MANUAL DE USUARIO

PERFIL DISTRIBUIDOR

SISTEMA WEB PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PEDIDOS

DE SERVICIO TÉCNICO Y GARANTÍA

2012

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MANUAL DE USUARIO - PERFIL DISTRIBUIDOR

Contenido 1.- Introducción. ............................................................................................................................ 3

2.- Solicitud de Servicio Técnico. ................................................................................................... 3

2.1.- Inicio ...................................................................................................................................... 3

2.2.- Apertura ................................................................................................................................ 4

2.3.- Transferencia del Pedido ...................................................................................................... 8

2.4.- Autorizar Servicio ................................................................................................................ 10

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1.- Introducción. El presente documento tiene como objetivo informar y orientar a los distribuidores en el uso

del módulo de Servicio Técnico y Garantía.

2.- Solicitud de Servicio Técnico. Para efectuar una solicitud de servicio técnico usted debe efectuar los pasos que se muestran

en el siguiente diagrama de flujos:

NOTA: En caso de ser una Garantía no será necesario efectuar el paso de Autorizar Servicio por

parte del distribuidor, ya que la reparación de los productos se efectuará directamente y de

forma gratuita.

2.1.- Inicio Para el ingreso al sistema, usted deberá acceder desde la pantalla principal de E-Pedidos al

link de Servicio Técnico y Garantía, luego usted debe digitar su usuario y contraseña para

ingresar presionando el botón “Entrar”. La pantalla de inicio de sesión al sitio es la que se

muestra en la siguiente imagen.

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2.2.- Apertura Una vez dentro del sistema usted podrá observar la pantalla principal como se muestra en la

imagen a continuación.

Para efectuar la apertura de la solicitud de servicio técnico debe ir a Orden de Servicio ->

Apertura, entonces usted debe hacer lo siguiente:

1. Inicialmente usted debe buscar las piezas que se desean procesar. Existen 3

alternativas de búsqueda de los ítem que se desean reparar, las cuales son: por Folio

del Pedido, Factura o de modo genérico indicando Marca, Familia, Colección,

Accionamiento y Control.

1°.- Apertura de

solicitud.

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a. Búsqueda por Folio del Pedido: Cuando se escoge esta búsqueda usted debe

ingresar el número del pedido (o parte de éste) para luego presionar el botón

“Buscar Pedidos”, entonces de acuerdo al parámetro se mostraran todos los

folios que coincidan con el criterio de búsqueda.

Luego usted debe escoger el pedido y presionar “Mostrar Ítems”, entonces

abajo aparecerán todos los ítems del pedido. Usted deberá escoger solamente

1 ítem a la vez y luego presione “OK” para continuar.

b. Búsqueda por Factura: Esta búsqueda es similar a la anterior, con la diferencia

que en lugar de ingresar el folio como parámetro, debe ser el número de

factura. Luego usted debe presionar Buscar Facturas.

1°.- Ingrese Folio o

parte de éste y

presione “Buscar

Pedidos”.

2°.- Seleccione folio

3°.- Seleccione el

ítem que debe ser

reparado

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Luego usted debe escoger el pedido y presionar “Mostrar Ítems”, entonces

abajo aparecerán todos los ítems del pedido. Usted deberá escoger solamente

1 ítem a la vez y luego presionar “OK” para continuar.

c. Búsqueda Genérica: Esta búsqueda es distintas a las 2 anteriores, en este caso

usted debe ingresar los distintos parámetros del ítem que se desea reparar,

similar al ingreso de un pedido en E-Pedidos.

Luego presione “OK” para continuar.

1°.- Ingrese Factura o

parte de éste y

presione “Buscar

Facturas”.

2°.- Seleccione Factura

3°.- Seleccione el

ítem que debe ser

reparado

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2. Seleccionar tipo de servicio técnico. Usted debe escoger si es servicio pago o garantía,

para luego agregar SERVICIO GENÉRICO y una observación en caso de ser necesario.

3. Si desea agregar un nuevo ítem, usted debe presionar “Agregar Pieza” y repetir los

pasos 1 y 2. Luego usted debe presionar “Finalizar” para terminar la generación del

pedido de servicio técnico.

1°.- Seleccione

defecto. 2°.- Defina si está

cubierto o no por

garantía. 3°.- Seleccione

“Servicio Genérico”.

4°.- Presione

“Incluir Servicio”.

5°.- Agregue descripción

(opcional).

6°.- Presione “OK” para

continuar.

7°.- Seleccione

sucursal.

8°.- Seleccione “Agregar

Pieza” para ingresar un

nuevo ítem, o “Finalizar”.

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2.3.- Transferencia del Pedido Luego de haber asignado los ítems que deben tener servicio técnico, usted debe transferir para

que un usuario interno de HD efectúe la gestión necesaria. Para realizar esto usted debe ir a

Transferencia -> Transferencia Cliente:

Posteriormente usted debe enviar los ítems físicamente en conjunto al documento de

Cotización de servicio técnico. Este documento se obtiene desde Orden de Servicio ->

Consulta.

A continuación se muestra un ejemplo del documento de Cotización que usted debe enviar

adjunto a los ítems físicos que deben ser reparados:

1°.- Ingrese parámetros de

búsqueda del pedido de

servicio técnico (folio, fecha

desde y hasta, estado).

2°.- Seleccione los

pedidos que desee

transferir.

3°.- Transfiera solicitud al

administrativo de servicio

técnico en HD

1°.- Ingresar parámetros de

búsqueda de la cotización.

2°.- Presionar icono de lupa para obtener

documento en formato PDF e imprimirlo y

enviarlo en conjunto a las cortinas a reparar.

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Datos del cliente.

Número, Razón

Social, Dirección de

entrega, Nº

Cotización, Ítem,

Fecha, Estado del

pedido, Valor Total.

Datos de la pieza

seleccionada: Número

de serie, Código y

Descripción del

producto, Estado del

ítem del pedido. Y

además hay una

descripción para

informar si la pieza

solicitada es en

Garantía o Services

Pago

Datos del servicio

solicitado. ID, Código,

Descripción, Cantidad,

Valor.

Datos de los

componentes

necesarios para realizar

el servicio técnico

(ingresado por personal

de HD).

Monto total de la

orden. (Inicialmente

0,01).

Talón de recepción

utilizado al momento

de llegar las piezas a

HD.

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En el Talón de recepción esta detallado los datos del cliente relacionado al ítem de la

cotización que corresponde a la pieza entregada para realizar las reparaciones de esta manera

el cliente se queda con el comprobante que la pieza fue entregada en una fecha determinada,

hora determinada con la firma y aclaración del representante de Hunter Douglas que

recepción la pieza.

2.4.- Autorizar Servicio Posterior a la transferencia del Pedido de servicio técnico usted debe esperar a que el personal

de HD evalúe el caso y envié el documento de Cotización de las reparaciones solicitadas con

los costos asociados (mano de obra y componentes utilizados en caso de no ser una garantía).

En caso de ser una garantía no será necesaria la autorización del distribuidor, ya que la

reparación se hará efectiva de manera automática y sin costos asociados.

El formulario de autorización usted lo puede encontrar en Autorizaciones->Autorizaciones

Pendientes:

La revisión tiene un

troquel con un talón en la

parte inferior en donde se

debe cortar y el mismo

servirá como

comprobante que la pieza

perteneciente a la

cotización fue entregada

al personal de Hunter

Douglas.

El personal que recepciona cada pieza

debe completar los siguientes datos:

Fecha de Recepción, Hora de Recepción,

Firma y Aclaración.

1. Si quiere buscar una

cotización en

particular se debe

ingresar el folio. Si no

se ingresa ningún

valor el sistema

mostrará todas las

cotizaciones que

contengan piezas por

autorizar

2. El rango de fechas

por defecto será de un

mes hacia atrás si

desea extenderlo se

debe modificar

presionando un Click

en la fecha que se

desee cambiar.

3. El estado de las

cotizaciones para ser

autorizadas será

AUTORIZACION

PENDIENTE

4. El botón buscar

llenara la grilla inferior

con todas las

cotizaciones halladas

5. Luego debe seleccionar las

piezas que se requieran aplicar

la decisión de autorización.

Para transferirlas activándolas

con un check.

7. Sí la decisión es no

autorizar las piezas

seleccionadas se debe

presionar el botón NO

AUTORIZAR

6. Sí la decisión es

autorizar las piezas

seleccionadas se debe

presionar el botón

AUTORIZAR