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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN OPERATIVA

(SIGO)

MÓDULO

CONTRATOS Y ADENDAS

MANUAL DE OPERACIONES

de 24 UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN


MÓDULO CONTRATOS Y ADENDAS

ÍNDICE

I. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 3

II. OBJETIVO ................................................................................................................................................. 3

III. ACCESO AL MÓDULO .............................................................................................................................. 3

IV. FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO .......................................................................................................... 4

4.1. CONTRATOS ..................................................................................................................................... 4

4.1.1. Búsqueda de Contratos ......................................................................................................... 4

4.1.2. Nuevo Contrato ..................................................................................................................... 6

4.1.3. Cronograma de entrega ........................................................................................................ 8

4.1.4. Estados de Contratos ............................................................................................................ 9

4.1.5. Garantías de Contratos ....................................................................................................... 10

4.1.6. Generar Contratos .............................................................................................................. 12

4.2. ADENDAS ....................................................................................................................................... 12

4.2.1. Búsqueda de Adendas ......................................................................................................... 12

4.2.2. Nueva Adenda ..................................................................................................................... 13

4.2.3. Modificar Adenda ............................................................................................................... 15

4.2.4. Cronograma de entrega Adenda ......................................................................................... 16

4.2.5. Estados de Adenda .............................................................................................................. 18

4.2.6. Datos de Adenda ................................................................................................................. 18




I. INTRODUCCIÓN

El Sistema Integrado de Gestión Operativa (SIGO) es un herramienta informática del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma que centraliza y almacena la información de las diferentes unidades operativas del programa a lo largo del territorio nacional. El SIGO cuenta con diferentes aplicativos que permiten administrar, monitorear y supervisar los diferentes procesos que realiza el programa de manera que actúa como soporte en el proceso de toma de decisiones para la alta dirección.

La Unidad de Tecnologías de la Información – UTI, del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma, ha desarrollado el Módulo Contratos dentro del Sistema Integrado de

Gestión Operativa - SIGO, con la finalidad de de Registrar, controlar, los contratos realizados con los diferentes proveedores en las diferentes Unidades Territoriales por el personal Supervisor de Contratos asignado.

El acceso a este módulo es mediante un navegador de Internet pudiendo ser: Internet Explorer, Google Chrome o Fire Fox.

II. OBJETIVO

El presente Manual, tiene como objetivo guiar al usuario del Sistema Integrado de Gestión Operativa sobre la operatividad y los procedimientos que deben ser aplicados para el correcto uso del Módulo de Contratos, de manera clara y precisa.

III. ACCESO AL MÓDULO

Para iniciar la ejecución del Módulo Contratos, el usuario deberá ingresar al aplicativo SIGO, colocando la siguiente URL en el explorador:

http://app.qaliwarma.gob.pe/Maestro/Account/Login

El Sistema Integrado de Gestión Operativa – SIGO, presentará la ventana para iniciar sesión, en la cual se deberá ingresar el usuario y contraseña correspondiente.




Seguidamente, hacer clic en .

Se presentará la ventana del SIGO mostrando los módulos disponibles, en la parte superior, de acuerdo a los permisos asociados a su cuenta.

Para acceder al Módulo se debe hacer clic en el módulo Transferencia Monetaria de la barra de sub sistemas. Hacer clic en el Módulo Contratos, ubicado en la barra de módulos.

Al ingresar, se mostrará la ventana principal del Módulo Contratos:

IV. FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO

4.1. CONTRATOS

4.1.1. Búsqueda de Contratos

Esta funcionalidad permite realizar la búsqueda de contratos por los siguientes filtros:

a) Búsqueda por proveedor

En la ventana de Proveedores, se encuentran los siguientes filtros:

Por RUC o razón social:




Se debe seleccionar que tipo de asociación cuenta el proveedor Asociación o Individual.

Indicar el periodo de búsqueda.

El sistema mostrará una lista dependiendo de los resultados buscados, indicando la asociación del proveedor y si cuenta con al menos un contrato.

b) Búsqueda por contrato

También pueden buscarse directamente por contratos. Ingresando el nombre completo de un contrato, o seleccionando la unidad territorial, comité de compra y modalidad (Producto o Raciones).




El sistema mostrará la relación de contratos según filtro seleccionado.

La sección contratos cuenta con 3 opciones adicionales:

Buscar: Mediante el filtro indicado mostrarán los contratos consultados.

Nuevo: Opción para crear nuevos contratos.

Exportar: Opción para descargar en formato Excel todos los contratos según filtro indicado.

4.1.2. Nuevo Contrato

Para registrar un nuevo contrato, se debe seleccionar un proveedor previamente, caso contrario el sistema mostrará el siguiente mensaje:

Luego de seleccionar el proveedor, el sistema mostrará un cuadro de dialogo Nuevo Contrato.




En esta ventana, el usuario debe realizar lo siguiente:

Seleccionar el proceso de compra.

Seleccionar una RDE, por defecto el sistema mostrará el proveedor seleccionado.

Se debe seleccionar la Unidad Territorial.

Seleccionar el Comité de Compra.

Seleccionar El comité de la RDE.

Seleccionar la Modalidad.

Seleccionar el Ítem Adjudicado.

Ingresar Fecha de Suscripción.

Indicar el número del contrato, inmediatamente después el sistema mostrará el nombre del contrato.

Ingresar el Nro. de Días.

Seleccionar el tipo de Garantía (Retenciones o Carta Fianza).

El usuario debe ingresar: - Los precios por Ración para Inicial, Primaria y Secundaria tanto para Desayuno como

para Desayuno y Almuerzo si fuera el caso. - Los montos totales de Inicial, Primaria y Secundaria, así como el Monto Adjudicado

Total.

Ingresar DNI del firmante y su nombre respectivo.

Indicar si es una meta General (Meta General) o Meta Especifica (Meta Inicial, Meta Primaria, Meta Secundaria).

Ingresar Número de Certificación.

Ingresar Memorando UPP.

Ingresar Nro de SIAF.




Una vez que se ingresen los datos requeridos, seleccionar la opción .

El sistema validará que se hayan ingresado los datos correctos y procederá con el registro de nuevo contrato.

4.1.3. Cronograma de entrega

Una vez registrado el contrato, se deberán ingresar los cronogramas de dicho contrato, haciendo clic en de l, ubicado en la columna “Cronograma de Entrega”.

El sistema mostrará el cuadro de dialogo Cronograma de Entrega.

Para registrar un nuevo cronograma se deberá realizar lo siguiente:




Ingresar un Número de Entrega.

Ingresar Fecha Inicio de Plazo de Entrega.

Ingresar Fecha Final de Plazo Entrega.

Ingresar Fecha Inicio de Atención.

Ingresar Fecha Final de Atención.

Ingresar Fecha Inicio de Presentación.

Ingresar Fecha Final de Presentación.

Ingresar Fecha tentativa de Devengado.

Ingresar Monto Programado.

Ingresando los datos, deberá seleccionar la opción .

El sistema validará la información ingresada y procederá con el registro de dicho cronograma.

4.1.4. Estados de Contratos

Para agregar estados a un contrato, se debe seleccionar la opción , ubicada en la columna “Estados”.

El sistema mostrará el cuadro de dialogo Estados de Contrato.




Para registrar un nuevo estado, se debe realizar lo siguiente:

Seleccionar el Tipo de Estado (Activo, Resuelto, Suspendido, Anulado).

Ingresar una Fecha de Estado.

Ingresar una Descripción.

Ingresar una Observación.

Una vez ingresados los datos, seleccionar la opción .

El sistema validará los datos ingresados y procederá al registro.

4.1.5. Garantías de Contratos

Para agregar garantías a un contrato, se debe seleccionar la opción Retenciones o Carta Fianza, en la columna “Garantías”.




El sistema mostrará un cuadro de dialogo.

Para registrar una nueva retención, se debe realizar lo siguiente:

Ingresar número de valorización.

Ingresar el Porcentaje de Retención.

Ingresar Importe de Retención.

Finalmente, seleccionar la opción .




El sistema validará los datos ingresados y procederá al registro.

4.1.6. Generar Contratos

Para generar contratos se debe seleccionar la opción Contrato Producto de la columna “Generar Contrato”.

El sistema generará un archivo pdf para que pueda ser impreso.

4.2. ADENDAS

4.2.1. Búsqueda de Adendas

Para ver las adendas con las que cuenta un contrato, se debe seleccionar primero el contrato.

Una vez seleccionado, el sistema mostrará todas las adendas correspondientes a dicho contrato.




El número de la adenda se indica en la columna “Número Adenda”.

Las adendas cuentas con 3 opciones:

Nueva Adenda ( ): Para la generación de nuevas adendas al contrato.

Exportar ( ): Se exporta en formato Excel las adendas que figuran en la lista.

Generar Adenda ( ): Opción para imprimir en formato PDF la adenda.

4.2.2. Nueva Adenda

Para generar una nueva adenda, se debe seleccionar la opción .

El sistema abrirá el cuadro de dialogo Nueva Adenda, mostrando de color plomo las opciones que no pueden ser modificadas.




El usuario deberá realizar lo siguiente:

Ingresar la Fecha de Suscripción.

Seleccionar el Nro. RD.

Ingresar el Número de Adenda, como ayuda el sistema te indica la numeración que corresponde.

Indicar si la adenda que se está creando es un Adscrito, si lo fuera, deberá marcar

con un check ( ) en el campo “¿Es un Adscrito?”. Si el usuario marca dicha opción la numeración de la adenda se borrará para que indique explícitamente a que adenda corresponderá dicho adscrito.

Deberá ingresar los precios de la ración de inicial, primaria, secundaria, de Desayuno y Almuerzos, según sea el caso, el sistema evaluará automáticamente: Monto Inicial, Monto Primaria, Monto Secundaria y Monto Adjudicado.

Ingresar DNI o Carnet Ext. del Representante (Proveedor) y su nombre completo.

Seleccionar al presidente del Comité.

Ingresados los datos requeridos, hacer clic en la opción .

El sistema validará los datos ingresados y procederá con el registro de la nueva adenda.

El sistema clonará los cronogramas de entrega del contrato o de la última adenda, los cierres temporales de IIEEs siempre y cuando no se haya marcado el check Adscrito.




4.2.3. Modificar Adenda

Para modificar una adenda, se debe hacer clic en .

El sistema mostrará el cuadro de dialogo Modificar Adenda.

El usuario podrá realizar las siguientes modificaciones:

Cambiar la fecha de Suscripción.

Cambiar los precios de ración de inicial, primaria, secundaria; de Desayuno y Desayuno y Almuerzo.

El DNI y nombre del representante.

Adicionalmente, si en la adenda se ha agregado reducciones de usuario, de días, cierres

de IIEE, variaciones, adscripciones, se debe seleccionar la opción , con esto el sistema actualizará los datos de usuarios, de IIEEs, de días, y actualizará los montos.




4.2.4. Cronograma de entrega Adenda

Para verificar, agregar y modificar cronogramas de entrega de la adenda, se debe seleccionar la opción de , de la columna “Cronograma de Entrega”.

El sistema mostrará el cuadro de dialogo Cronograma de Entrega.

El registro de nuevo cronograma de adenda, es el mismo que un cronograma de contrato. Si lo que se desea es modificar un cronograma de entrega, bastaría hacer clic en el registro, el sistema mostrará los datos de dicho registro para que el usuario pueda

modificar y seleccionar nuevamente la opción .




Si se desea agregar una fecha festiva, se debe seleccionar un registro del cronograma y

seleccionar la opción .

El sistema mostrará un cuadro de dialogo Fechas Festivas.

El sistema cargará las fechas festivas que tenga dicho cronograma, a su vez el usuario podrá ingresar una nueva fecha festiva. Para ello, se deberá seleccionar una fecha,

agregar una observación y seleccionar la opción .

El sistema validará los datos y procederá con el registro de la nueva fecha festiva.




4.2.5. Estados de Adenda

Para verificar los estados de la adenda, se debe seleccionar la opción , de la columna “Estados”.

El sistema muestra el cuadro de dialogo Estados de Adenda, el proceso es el mismo para los estados de un contrato (Ver ítem 1.4).

4.2.6. Datos de Adenda

Para visualizar y agregar datos a la adenda, se debe seleccionar la opción , de la columna “Datos de la Adenda”.




El sistema mostrará el cuadro de dialogo “Datos de la Adenda”.

Seleccionado el dato que se desea agregar, hacer clic en .

a) Objeto de la Adenda

Permite agregar los diferentes objetos que puede contener una adenda. El sistema mostrará todos los objetos ingresados para la adenda.

Para agregar un nuevo objeto, se debe seleccionar la opción .

El sistema mostrará una nueva vista donde el usuario deberá seleccionar primero el motivo de la adenda. Dependiendo de la opción seleccionada, se mostrarán diferentes controles que deberá ingresar el usuario. Una vez ingresados todos los datos

requeridos, seleccionar la opción .

Hacer clic

Hacer clic




b) Modificación de IIEEs/usuarios y Adscripciones

Permite registrar reducciones de usuario e IIEEs. El sistema mostrará la lista de todas las modificaciones que se vayan ingresando.

Para registrar una nueva modificación, se debe hacer clic en .




El sistema mostrará una nueva vista donde el usuario deberá realizar lo siguiente:

o Seleccionar motivo. o Seleccionar Tipo. o Seleccionar Ítem. o Ingresar Código Modular, el sistema mostrará el total de usuarios. o En el campo “Usuarios a Atender”, deberá ingresar la cantidad de usuarios que

quedará, si es que lo que desea es reducir usuarios. Por ejemplo: si la en la RD figuran 16 usuarios, y se reducen a 14 usuarios, entonces en el campo “Usuarios a Atender” se deberá colocar 14.

o En caso se desee reducir los días de atención, colocar un check ( ) en el campo “Reducción de Días de Atención”.

o En caso se desee modificar la dirección, colocar un check ( ) en el campo “Reducción de Días de Atención”.

Luego hacer clic en .

c) Retenciones

Permite registrar retenciones. El sistema mostrará las retenciones realizadas a la adenda.

Para registrar una nueva retención, se deberá hacer clic en .




El sistema mostrará una nueva vista donde el usuario deberá ingresar: Número de

Retención, Número de Entrega y Monto de Retención. Luego hacer clic en .

d) Variaciones/Monto Contractual Ejecutado.

El sistema mostrará las variaciones que se hayan registrado, para registrar una nueva variación, seleccionar la opción Nuevo Registro.




El sistema mostrará otra vista donde el usuario deberá realizar lo siguiente:

o Seleccionar las entregas afectadas (Del, Al). o Seleccionar Correlativo – Adenda, el sistema muestra una ayuda de los datos

anteriores. o Ingresar los días de atención de acuerdo a los requerimientos, Nro de IIEEs, Nro

de usuario y precio de la ración de acuerdo al nivel inicial, primaria y secundaria, de desayuno y desayuno y almuerzo, según sea el caso.

e) Registro de Horario de entrega de las Raciones

El sistema muestra una vista donde el usuario deberá ingresar los horarios de las raciones en las instituciones educativas, tanto del turno mañana como turno tarde.

f) Cláusulas de Adenda a imprimir

El sistema mostrará las diferentes cláusulas que el usuario podrá imprimir. Para ello, se deben seleccionar con un check ( ) las cláusulas modificadas que se desean imprimir.




Para imprimir la adenda, bastará con seleccionar la adenda (registro) que se desea

imprimir y seleccionar la opción .

El sistema evaluará que la adenda tenga seleccionadas las clausulas a imprimir y mostrará un cuadro de dialogo con el archivo en formato PDF.

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