SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN ADR – Agencia de ... · Calle 43 N° 57 – 41 CAN Bogotá,...

Calle 43 N° 57 – 41 CAN Bogotá, Colombia Línea de Atención al Ciudadano

PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

ADR – Agencia de Desarrollo Rural

Secretaría General

BOGOTÁ D.C.

MARZO DE 2018

http://www.adr.gov.co/


PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 2

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ________________________________________________________________________________________ 5

1. OBJETIVOS _______________________________________________________________________________________ 10

1.1 Objetivo General .............................................................................................. 10

1.2 Objetivos Específicos ...................................................................................... 10

2. ALCANCE _________________________________________________________________________________________ 11

3. ASPECTOS GENERALES ______________________________________________________________________ 12

3.1 Contexto Institucional ..................................................................................... 12

3.2 Responsabilidad .............................................................................................. 14

3.3 Definición del Sistema Integrado de Conservación – SIC. ............................ 15

3.4 Principios y Fundamentos del Sistema Integrado de Conservación – SIC. . 15

3.4.1 Principios .................................................................................................. 15

3.4.2 Fundamentos. ........................................................................................... 16

4. DISEÑO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (SIC) ______________________ 17

4.1 Plan de Conservación Preventiva Documental .............................................. 19

4.1.1 PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA ............. 19

4.1.1.1 Objetivo ..................................................................................................... 19

4.1.1.2 Metodología .............................................................................................. 19

4.1.1.3 Recursos ................................................................................................... 20

4.1.1.4 Responsables ........................................................................................... 21

4.1.2. PROGRAMA DE INSPECCIÓN, MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA DE LAS

INSTALACIONES FÍSICAS Y DOCUMENTOS. ....................................................... 22

4.1.2.1. Objetivos ................................................................................................... 22

4.1.2.2. Metodología .............................................................................................. 22

4.1.2.3. Recursos ................................................................................................... 31

4.1.2.4. Responsables ........................................................................................... 33

4.1.3. PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE LAS CONDICIONES

AMBIENTALES ........................................................................................................ 34

4.1.3.1. Objetivo ..................................................................................................... 34



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 3

4.1.3.2. Metodología .............................................................................................. 34

4.1.3.3. Recursos ................................................................................................... 36

4.1.3.4. Responsables ........................................................................................... 36

4.1.4. PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL ........................................ 37

4.1.4.1. Objetivo ..................................................................................................... 37

4.1.4.2. Metodología .............................................................................................. 38

4.1.4.3. Recursos ................................................................................................... 40

4.1.4.4. Responsables ........................................................................................... 40

4.1.5. PROGRAMA DE CONSERVACIÓN EN LA PRODUCCIÓN Y

MANIPULACIÓN DOCUMENTAL ............................................................................ 42

4.1.5.1. Objetivo ..................................................................................................... 42

4.1.5.2. Metodología .............................................................................................. 42

4.1.5.3. Recursos ................................................................................................... 48

4.1.5.4. Responsables ........................................................................................... 48

4.1.6. PROGRAMA PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE

DESASTRES 49

4.1.6.1. Objetivos ................................................................................................... 49

4.1.6.2. Metodología .............................................................................................. 50

4.1.6.3. Recursos ................................................................................................... 57

4.1.6.4. Responsables ........................................................................................... 58

4.2. Plan de Preservación Digital a Largo Plazo ................................................... 61

4.2.2. Objetivo ..................................................................................................... 61

4.2.3. Metodología .............................................................................................. 61

4.2.4. Recursos ................................................................................................... 67

4.2.5. Responsables ........................................................................................... 68

5. IMPLEMENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

CONSERVACIÓN ______________________________________________________________________________________ 70

5.1. Propuesta de Cronograma de Implementación y Socialización del Sistema

Integrado de Conservación - SIC. .......................................................................... 71

BIBLIOGRAFÍA ________________________________________________________________________________________ 72

GLOSARIO _____________________________________________________________________________________________ 73



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 4

LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración Nº 01 Organigrama.. .............................................................................. 17

Ilustración N° 02 Mapa de Procesos ....................................................................... 18

Ilustración N° 03 Plan de Conservación Preventiva Documental. ............................ 23

Ilustración N° 04 Plan de Preservación Digital a Largo Plazo ................................ 24



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 5

INTRODUCCIÓN

En el literal b) del Artículo 107 de la Ley 1753 de 2015, se confirieron facultades extraordinarias al Presidente de la República para la creación de una Entidad responsable de gestionar, promover, y financiar el desarrollo agropecuario y rural, para la transformación del campo y adelantar programas con impacto regional y tomando como base el Plan Nacional de Desarrollo 2014 - 2018 "TODOS POR UN NUEVO PAÍS" establecen la necesidad de adecuar la institucionalidad del Sector Agropecuario, Pesquero y de Desarrollo Rural, para asegurar la ejecución más eficiente de sus recursos y mejorar su capacidad de intervención en el territorio, permitiendo el desarrollo de los pobladores y productores rurales. Teniendo en cuenta lo anterior, se dicta el Decreto 2364 del 07 de diciembre de 2015, “Por el cual se crea la Agencia de Desarrollo Rural - ADR, se determinan su objeto y su estructura orgánica” como una agencia estatal de naturaleza especial, del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, técnica y financiera, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y con el objeto de ejecutar la política de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial, a través de la estructuración, cofinanciación y ejecución de planes y proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural nacionales y de iniciativa territorial o asociativa, así como fortalecer la gestión del desarrollo agropecuario y rural y contribuir a mejorar las condiciones de vida de los pobladores rurales y la competitividad del país En el ejercicio de sus actividades la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, genera documentación y expedientes de valores jurídicos, legales, administrativos, fiscales y contables; cuya administración documental debe regirse de acuerdo a lo establecido en la normatividad archivística vigente. En adición a la documentación generada, la ADR recibió 3.700 cajas de archivo del extinto INCODER, entidad liquidada en el año 2015, y de la cual siguen tramitando algunos procesos administrativos y misionales por parte de la ADR. El Sistema Integrado de Conservación, contemplado dentro de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, en el capítulo XI. La implementación del Sistema Integrado de Conservación es obligatoria para las Entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas. Este sistema pretende integrar las técnicas archivísticas con las herramientas de conservación a fin de ofrecer una metodología que pueda ser aplicada a cualquier documentación, desde su producción hasta su disposición final. Es decir que el SIC contribuye en la estandarización de prácticas orientadas a un adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión. La Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones", la cual insta



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 6

a las entidades para el cumplimiento de la función archivística, establece en su Artículo 16. Archivos. En su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación.

El Decreto 2609 de 20121 (hoy compilado en el Decreto 1080 de 20152), en su artículo 9º. Procesos de Gestión Documental numeral g), define la preservación a largo plazo como: “el conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento”.

El Acuerdo 006 del 15 de octubre de 20143, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI Conservación de Documentos de la Ley 594 de 2000”, define como OBJETO del SIC: “La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental”.

Por las razones anteriormente expuestas, la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, contrató con Colvatel S.A. E.S.P. para la elaboración del Sistema Integrado de Conservación - SIC, el cual formuló y diseñó este Instrumento Archivístico tomando como referencia el Diagnóstico Integral de Archivos y definiendo un conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la Entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su período de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa del ciclo vital.

El Sistema Integrado de Conservación de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, integra las técnicas archivísticas con las herramientas de conservación a fin de ofrecer una metodología aplicable a los documentos en todas las etapas del ciclo vital, desde su producción o recepción hasta su disposición final, está conformado por dos planes relacionados a continuación:

1. Plan de Conservación Preventiva Documental. 2. Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.

1 PRESIDENCIA DE COLOMBIA; Decreto 2609 de 2012; [EN LÍNEA].Disponible en:

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958 2 MINISTERIO DE CULTURAL; Decreto 1080 de 2015; Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura [EN

LÍNEA].Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62515 3 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN; Acuerdo 006 de 2014; [EN LÍNEA].Disponible en:

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=61770






PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 7

Por último, se presenta el Sistema Integrado de Conservación de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, cuya finalidad es establecer las directrices en lo referente al tema de conservación y preservación de los documentos y debe ser de uso obligatorio para todos los funcionarios encargados de la función de administrar los recursos documentales de la Entidad.

JUSTIFICACIÓN

El Decreto 2364 de 07 DE diciembre de 2015, “Por el cual se crea la Agencia de Desarrollo Rural - ADR, se determinan su objeto y su estructura orgánica” como una agencia estatal de naturaleza especial, del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, técnica y financiera, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y con el objeto de ejecutar la política de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial, a través de la estructuración, cofinanciación y ejecución de planes y proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural nacionales y de iniciativa territorial o asociativa, así como fortalecer la gestión del desarrollo agropecuario y rural y contribuir a mejorar las condiciones de vida de los pobladores rurales y la competitividad del país y cuyas funcione son:

1. Adoptar los planes de acción para la ejecución de las políticas de desarrollo agropecuario y rural integral, a través de la estructuración de proyectos estratégicos nacionales bajo los lineamientos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

2. Promover la elaboración y adopción de planes de desarrollo agropecuario y rural integral con enfoque territorial en las entidades territoriales e instancias de integración territorial, y establecer los criterios para su formulación, con base en las políticas que defina el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en coordinación con los demás sectores administrativos.

3. Definir los criterios de formulación y estructuración de proyectos estratégicos nacionales y de iniciativa territorial o asociativa, en términos de su viabilidad técnica, jurídica, ambiental y financiera, de acuerdo con las políticas del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

4. Formular, estructurar, cofinanciar y ejecutar proyectos estratégicos nacionales, así como aquellos de iniciativa territorial o asociativa, alineados a los planes de desarrollo agropecuario y rural integral con enfoque territorial y a la política formulada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

5. Establecer y definir las líneas de cofinanciación de los proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural integral con enfoque territorial.

6. Definir criterios para la calificación y selección de los proyectos integrales a ser cofinanciados por la Agencia, acorde con los lineamientos de política del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

7. Diseñar, adoptar y divulgar los instrumentos para la formulación, estructuración y adopción de planes y proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural con



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 8

enfoque territorial y asistir a las entidades territoriales e instancias de integración territorial en su implementación.

8. Ejecutar la política relacionada con la atención a la agricultura familiar y la atención a los pequeños agricultores de acuerdo con los lineamientos del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

9. Diseñar, adoptar y divulgar los instrumentos a través de los cuales la Agencia ofrece los bienes y servicios para la cofinanciación de los planes y proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial, en el marco de la normativa vigente.

10. Diseñar y promover modelos de operación para la ejecución de los de planes y proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial, a través de esquemas de asociación público-privada, concesiones, convenios marco de cofinanciación con entidades territoriales y contratos con operadores, entre otros.

11. Definir los requerimientos técnicos y las condiciones que deben acreditar los operadores encargados de la estructuración y ejecución de los proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial.

12. Adelantar procesos de coordinación inter e intersectorial para facilitar la intervención integral en el territorio, con base en la estrategia de articulación adoptada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y la política de coordinación del Gobierno nacional.

13. Coordinar con el Departamento para la Prosperidad Social y las demás entidades competentes, la prestación de los servicios relacionados con la superación de la pobreza y la pobreza extrema en las zonas donde intervenga la Agencia, con el fin de evitar duplicidades en su gestión.

14. Apoyar a las entidades territoriales e instancias de integración territorial, y a las organizaciones sociales, comunitarias y productivas rurales, para asegurar su participación en los procesos de estructuración, cofinanciación y ejecución de los proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial que impulse la Agencia.

15. Desarrollar e implementar el sistema de monitoreo, seguimiento y control a la ejecución de los proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural.

16. Diseñar y administrar el Banco de Proyectos de desarrollo agropecuario y rural el cual contendrá los proyectos que estructuren, entre otras, la Agencia, las entidades territoriales, las instancias de integración territorial y las organizaciones sociales, comunitarias y productivas rurales.

17. Adelantar la gestión contractual para la ejecución de los proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural financiados y cofinanciados por la Agencia.

18. Apoyar el proceso de formalización de organizaciones sociales, comunitarias y productivas rurales, entre otras, para facilitar su participación en los procesos de planeación y ejecución de planes de desarrollo rural con enfoque territorial.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 9

19. Propiciar mecanismos de veeduría y participación ciudadana para ejercer control social sobre los proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural.

20. Constituir con otras personas jurídicas de derecho público o privado, asociaciones, fundaciones o entidades para promover el desarrollo agropecuario y rural.

21. Las demás que le asigne la ley de acuerdo a su naturaleza y objetivos.

En el ejercicio de la anteriores actividades la Agencia de Desarrollo Rural - ADR, genera documentación y expedientes de valores jurídicos, legales, administrativos, fiscales y contables, siendo la gestión documental un deber institucional y comprometidos a garantizar la conservación y preservación de sus documentos en cualquiera que sea su soporte debido que estos hacen parte del patrimonio general de la nación, dada su importancia y valor para la ciencia, cultura e historia del sector agricultor colombiano, cuya administración documental debe regirse de acuerdo a lo establecido en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).

Teniendo en cuenta lo anterior y el resultado del Diagnóstico de Conservación Documental realizado durante la vigencia 2017, donde se evidencio que actualmente se cumple con el 21,5 % de las condiciones que impactan el entorno de la conservación documental (por ejemplo monitoreo de condiciones ambientales, limpieza de áreas y unidades de almacenamiento), áreas de almacenamiento documental en mal estado (redes eléctricas deficientes, locales comerciales adaptados como archivo) entre otros, la ADR, genera la necesidad de la elaboración, diseño e implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC para así garantizar la preservación y conservación de los documentos de archivo independiente del medio o tecnología con la cual se hallan elaborado, manteniendo sus atributos tales como, unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 10

1. OBJETIVOS

1.1 Objetivo General

Implementar el Sistema Integrado de Conservación – SIC de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, en su acervo documental durante todo el ciclo vital de los documentos, independientemente del formato en el que se generen, a través de programas con el propósito de garantizar la conservación y preservación del fondo documental de la ADR y cumplir con el Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación.

1.2 Objetivos Específicos

Establecer el Plan de Conservación Preventiva Documental y Plan de

Preservación Digital a Largo Plazo.

Determinar los programas específicos que se deben desarrollar en el plan de Conservación Preventiva Documental, necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Conservación.

Crear en la ADR conciencia y sensibilización en todos los funcionarios y colaboradores acerca de una adecuada manipulación y buenas prácticas de conservación preventiva necesarias garantizar la permanencia de la documentación a largo plazo.

Definir los recursos humanos, técnicos, logísticos y económicos requeridos por la ADR para el desarrollo del Sistema Integrado de Conservación – SIC.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 11

2. ALCANCE

El Sistema Integrado de Conservación – SIC, de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, aplica a todas las dependencias de la Entidad en la Sede del CAN, Edificio el WBP y Depósito ubicado en la Avenidas Las Américas con carrera 56. Inicia con el diseño de planes y programas para la preservación y conservación de los documentos de archivo, seguido de la implementación en toda la información independientemente del medio o tecnología con la cual se halla generado, procurando mantener los atributos tales como: la unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad y por ende termina con la aplicación de acciones para el cumplimiento de los objetivos planteados por parte de todas las dependencias y servidores de la ADR, que en ejercicio de sus funciones y responsabilidades asignadas, produzcan, tramiten o manejen algún tipo de información y/o documentación institucional.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 12

3. ASPECTOS GENERALES

3.1 Contexto Institucional

La estructura orgánica de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, fue constituida por el Artículo 1° del Decreto 2364 de 2015, sin embargo, durante el levantamiento de información se encontraron equipos funcionales los cuales a la fecha no han sido constituidos formalmente mediante algún acto administrativo, por lo cual es importante que la ADR, actualice su estructura Orgánica - Funcional, en donde se incluyan los grupos funcionales existentes.

Ilustración 1. Organigrama

Fuente: http://www.adr.gov.co/La-adr/Organigrama

Por otro lado, mediante el Acuerdo N° 06 de 2016 expedido por el Consejo Directivo de la ADR, “Por el cual se determina el número, ubicación y sede de las Unidades Técnicas Territoriales [...]”4, actualmente la Agencia de Desarrollo Rural cuenta con sedes a nivel

4 AGENCIA DE DESARROLLO RURAL; Acuerdo 006 de 28 de Septiembre de 2016 [EN LÍNEA].Disponible en:

https://adrgov-my.sharepoint.com/personal/hector_carrillo_adr_gov_co/Documents/ACUERDOS/ACUERDOS%2006%20de%202016.pdf?slrid=ba7a349e-2000-5000-b677-96437be7bf5a


http://www.adr.gov.co/La-adr/Organigrama





PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 13

nacional, en las ciudades de: Santa Marta, Cartagena, Montería, Cúcuta, Medellín, Manizales, Tunja, Ibagué, Popayán, Pasto, Neiva, Villavicencio y Bogotá.

Mapa de Procesos

El proceso de Gestión Documental es liderado por la Secretaría General y se ubica dentro del mapa de procesos en los Procesos de Apoyo.

Reseña Institucional

La Agencia de Desarrollo Rural – ADR - es la Entidad responsable de gestionar, promover y financiar el desarrollo agropecuario y rural, para la transformación del campo y adelantar programas con impacto regional.

Es una Agencia estatal de naturaleza especial, del sector descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, técnica y financiera, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 14

La ADR tiene como objeto ejecutar la política de desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial formulada por Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, a través de la estructuración, cofinanciación y ejecución de planes y proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural nacionales y de iniciativa territorial o asociativa, así como fortalecer la gestión del desarrollo agropecuario y rural y contribuir a mejorar las condiciones de vida de los pobladores rurales y la competitividad del país.

Misión

La Agencia de Desarrollo Rural – ADR tiene como misión la promoción, estructuración, cofinanciación y ejecución de planes y proyectos integrales de desarrollo agropecuario y rural, y generar capacidades para mejorar la gestión del desarrollo rural integral con enfoque territorial para contribuir a la transformación del campo colombiano.

Visión

En 2.030 la ADR será reconocida por haber generado condiciones para la transformación del sector rural colombiano, logrando que los pobladores rurales mejoren su calidad de vida mediante actividades competitivas y sostenibles, y por haber forjado las capacidades para una eficiente gestión del desarrollo agropecuario y rural con enfoque territorial.

Principios

La Agencia de Desarrollo Rural adopto un conjunto de principios y valores a los cuales se adscriben todas las personas y grupos de la organización, mediante la divulgación de normas internas e ideales institucionales que determinan la forma correcta en que la Entidad debe ser percibida, tanto internamente como frente a los grupos de interés externos. Esos principios son cuatro (4): transparencia, Orientación a resultados, Capital humano especializado y Trabajo en equipo.

Valores

Mediante resolución 1253 del 17 de Julio de 201, se adopta el Código de Ética de la ADR,

en el cual se establecen los siguientes valores:

- Integridad profesional, - Responsabilidad - Honestidad. 5

3.2 Responsabilidad

El Sistema Integrado de Conservación – SIC, de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, está a cargo de Secretaría General, asignada a la Dirección Administrativa y Financiera -Gestión Documental y es liderado por el funcionario responsable de la gestión documental, quien se apoyara con la Oficina de Tecnologías de la Información y en el evento en que se requiera con un conservador - restaurador e historiador. Por otro, dentro del proceso de implementación del Sistema Integrado de Conservación de Documentos, debe participar todas las dependencias y procesos de la ADR, desde los niveles

5 AGENCIA DE DESARROLLO RURAL; Marco estratégico [EN LÍNEA].Disponible en: http://www.adr.gov.co/La-adr/marco-

estrat%C3%A9gico


http://www.adr.gov.co/La-adr/marco-estrat%C3%A9gico

http://www.adr.gov.co/La-adr/marco-estrat%C3%A9gico


PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 15

directivos, profesionales, técnicos y auxiliares, así como a los usuarios, quienes deberán cumplir con las prácticas establecidas de conservación.

3.3 Definición del Sistema Integrado de Conservación – SIC.

El Sistema Integrado de Conservación – SIC, de la Agencia de Desarrollo Rural –ADR, de la está definido tal como lo establece el Artículo 3º del Acuerdo 006 de 2014, como “El conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital”

3.4 Principios y Fundamentos del Sistema Integrado de Conservación – SIC.

3.4.1 Principios

Según el Artículo 7º del Acuerdo 006 de 2014 del AGN, los principios que orientan la implementación del SIC, serán la planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica y protección de la información y los datos.

Los anteriores descritos, corresponden a los “Principios del Proceso de Gestión Documental” establecidos en el Artículo 5 º del Decreto 2609 de 2012 -hoy compilado en el Decreto 1080 de 20156. Adicionalmente, en un contexto y una perspectiva más amplia, la implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC, de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, se regirá y se orientará hacia:

Garantizar la memoria Histórica del Estado. Promover el derecho de acceso a la información pública. Contribuir a la gestión integral, efectiva y transparente de la información de la

Administración Pública. Recuperar, conservar y preservar la memoria institucional de la ADR. Proteger y custodiar el Patrimonio Documental del Estado. Contribuir al mejoramiento continuo de la función pública a tevés de Gestión

Documental.

6 MINISTERIO DE CULTURAL; Decreto 1080 de 2015; Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura [EN

LÍNEA].Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62515




PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 16

3.4.2 Fundamentos.

La implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, se vincula directamente a la Administración Documental bajo los siguientes fundamentos:

Volumetría Documental: Cantidad o el número total de unidades de conservación y documentales que se expresa archivísticamente en metros lineales.

Heterogeneidad: Diferentes formatos y soportes documentales, además de herramientas tecnológicas.

Funcionalidad: Función y uso el uso diario directo debe tener el material documental.

Estado de Conservación: Calidad de conservación de la documentación en cualquier soporte.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 17

4. DISEÑO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (SIC)

La implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC, de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, se formuló con el propósito de garantizar una adecuada producción y aseguramiento de la información a partir de las prácticas de la Conservación Preventiva, es decir, la aplicación de las medidas técnicas y administrativas trasversales necesarias, orientadas a evitar y reducir los riesgos de deterioro; las cuales se relacionan y deben estar en concordancia con el Programa de Gestión Documental de la Entidad, por lo tanto la conservación de los acervos documentales dependerá de la adecuada integración de estos en los diferentes procesos o procedimientos de gestión documental aplicado al ciclo vital del documento. Teniendo en cuenta lo anterior, el SIC de la ADR, funciona como un conjunto de actividades y procesos de preservación y conservación preventiva, diseñados de manera estratégica en articulación con el Programa de Gestión Documental - PGD, de acuerdo con los requerimientos de la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, con el objetivo de garantizar la integridad física y funcional de los soportes, desde el momento de su emisión, periodo de vigencia, hasta su disposición final, lo cual asegura la perdurabilidad de la información. El Sistema Integrado de Conservación planteado para la Agencia de Desarrollo Rural –ADR, está conformado por el Plan de Conservación Preventiva Documental con sus respectivos programas y Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, donde se definen las recomendaciones y actividades que se deben desarrollar para su ejecución, de acuerdo con los seis (6) programas de conservación preventiva, según el Acuerdo 006 de 2014 del AGN, los cuales son presentados a continuación:



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 18

Ilustración 3. Plan de Conservación Preventiva Documental.

Como se mencionó anteriormente, para la implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC, de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR es importante cumplir con los seis programas enumerados en el Acuerdo 006 de 2015 del Archivo General de la Nación, El Programa de Sensibilización y Toma de Conciencia: va dirigido a todos los funcionarios y colaboradores de la Entidad. El objetivo de la sensibilización es cumplir con las necesidades que se tienen sobre la ciudadanía y el manejo que se le debe dar a los soportes documentales para garantizar su correcta preservación en el ciclo vital del documento. Para cumplir con este objetivo es necesario que los funcionarios se comprometan a seguir las directrices expuestas capacitaciones, sensibilizaciones y/o talleres. En segundo lugar está el Programa de Inspección, Mantenimiento y Limpieza de las Instalaciones Físicas y Documentos, donde se describe las actividades de evaluación, mantenimiento y limpieza de las instalaciones de los espacios destinados para el almacenamiento de los acervos documentales. El Programa de Saneamiento Ambiental, el cual establece actividades de prevención y la proliferación de plagas, tomando medidas para erradicarlas.

El Programa de Monitoreo y Control de las Condiciones Ambientales, donde se determinan las actividades de evaluación y seguimiento del entorno climático y



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 19

microclimático de los espacios de almacenamiento de los acervos documentales, de los factores tales como luz, temperatura, humedad relativa, ventilación y contaminantes atmosféricos. El Programa de Conservación en la Producción y Manejo Documental, detalla las actividades para garantizar la permanencia y funcionalidad de los documentos, en todo su ciclo vital (gestión, central e histórico), de acuerdo con los procesos del PGD, mediante el uso de materiales adecuados de acuerdo con la normatividad vigente. Por último, el Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres, ya que existe la probabilidad de que la entidad tenga que hacer frente a una situación provocada por un gran desastre y ante la imposibilidad de evitar un desastre natural.

El Plan de Preservación Digital a largo plazo de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, se estableció a través de una conjugación de principios y comparativos con el mundo analógico y un enfoque exclusivo hacia los documentos electrónicos considerados como evidencia, tomando como base las unidades documentales de nivel inferior, es decir, simples y compuestas con unas secuencia de acciones dirigidas por los Procesos Archivísticos definidos en la Ley de Archivos, en el ciclo vital de los documentos, respetando el concepto de Archivo Total. 4.1 Plan de Conservación Preventiva Documental

Está compuesto por seis (6) programas de conservación preventiva (Ilustración 3), cuyo propósito es lograr una adecuada conservación a largo plazo de la documentación en todas las etapas del ciclo vital. El contenido de los programas con las actividades específicas para la implementación del Sistema Integrado de Conservación se presenta a continuación:

4.1.1 PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

4.1.1.1 Objetivo

Establecer una estrategia de sensibilización y toma de conciencia dirigida a todos los funcionarios y/o colaboradores de la ADR, en pro del aseguramiento, manejo, almacenamiento y preservación de la información y así generar una cultura tendiente a la toma de conciencia y recuperación de los valores históricos, culturales, testimoniales y documentales del acervo documental de la Agencia.

4.1.1.2 Metodología

Las acciones de sensibilización y toma de conciencia están orientadas a concertar mecanismos y acciones para el reconocimiento y valoración de las fuentes documentales y para crear conciencia sobre la responsabilidad en la conservación y organización de los archivos de la ADR, se deben cumplir con las siguientes actividades:

Incluir dentro del Plan Institucional de Capacitación de la Entidad, capacitaciones en las que se abarquen todos los temas establecidos por el Programa de Gestión Documental, en relación al Sistema Integrado de Conservación.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 20

Secretaría General - Gestión Documental debe recopilar la Normatividad Archivística y en conservación vigente, teniendo como base la Ley 594 de 2000, los diferentes decretos, acuerdos, circulares, y demás actos administrativos expedidos por el Archivo General de la Nación, con el fin de socializarla en las jornadas de capacitación y sensibilización.

Elaborar un cronograma de capacitaciones que se desarrolle durante todo el año, sin embargo las fechas pueden ser modificadas dependiendo de las necesidades de la entidad ya que pueden ocurrir cambios en la legislación o de personal.

Divulgar directrices y políticas relacionadas con la conservación de los documentos y para lo cual se utilizará los diferentes canales de comunicación interna establecidos por la ADR, esto se realizará conjunto la Oficina de Comunicaciones.

Realizar jornadas de capacitación que involucren a todo el personal de la Entidad y en los casos que aplica, a los usuarios, empleando diferentes estrategias de aprendizaje como: talleres, exposiciones, cursos, visitas e investigaciones, posters, entre otros, con el objeto de realizar una constante retroalimentación en materia archivística y de conservación, se deben tener en cuenta los siguientes temas: - Medidas preventivas y cuidado de la salud durante el trabajo en archivos

(Bioseguridad). - Manipulación adecuada de la documentación y las unidades de conservación. - Identificación, manipulación y separación de documentos afectados por los

agentes de biodeterioro. - Limpieza de áreas, mobiliario y documentos. - Manejo de los extintores y sistemas de alarma. - Atención de emergencias que involucren material documental. - Búsqueda y rescate de material documental. - Características de los soportes de archivo. - Manipulación de la documentación y las unidades de conservación.

4.1.1.3 Recursos

Los recursos requeridos para la implementación del Programa de Sensibilización y Toma de Conciencia de la Agencia de Desarrollo Rural:

RECURSOS

HUMANOS TÉCNICOS LOGÍSTICOS FINANCIEROS

1. Profesionales idóneos (restauradores, conservadores y archivista) con la experiencia para encargarse de las capacitaciones y sensibilizaciones.

1. Computadores 2. Video beam 3.Televisores 4. Carteleras 5. Página Web 6. Correos electrónicos institucionales.

1. Instalaciones 2. Cronograma con lugar, fecha y hora. 3. Formatos de asistencia 4. Evaluaciones.

Recursos económicos



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 21

RECURSOS


2. Directores de grupos, profesionales, técnicos, tecnólogos y auxiliares y todo el personal operativo, quienes recibirán las capacitaciones

4.1.1.4 Responsables

Los responsables del Programa de Sensibilización y Toma de Conciencia son:

RESPONSABLES

PERFIL RESPONSABLE FUNCIONES

Profesional en Archivística

Profesional Líder del Proceso Gestión

Documental.

1. Realizar cronograma de capacitaciones sobre los temas relacionados con gestión documental en los que se tenga necesidad. 2. Remitir el cronograma a la Dirección de Talento Humano de la entidad para su aprobación e inclusión en el Plan Anual de Capacitación. 3. Llevar a cabo las actividades de capacitación y sensibilización a todo el personal sobre lo relacionado a conservación documental.

Profesional microbiólogo,

restaurador y/o conservador

Contratista

Realizar capacitaciones sobre temas de conservación preventiva según las necesidades de cada dependencia de la Agencia.

Ingeniero de Sistemas

Contratista o funcionario de la

entidad

Coordinar con la Oficina de Tecnologías de la Información de la Agencia para realizar capacitaciones en lo referente a la conservación de documentos digitales.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 22

4.1.2. PROGRAMA DE INSPECCIÓN, MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA DE LAS

INSTALACIONES FÍSICAS Y DOCUMENTOS.

4.1.2.1. Objetivos

Mantener la infraestructura de las instalaciones aplicando procesos de limpieza para el control del polvo y la suciedad sobre las áreas y documentos en los depósitos donde se custodian los documentos para garantizar la conservación de la documentación y la seguridad del personal que labora en la ADR

Prevenir la ocurrencia de un deterioro sobre los documentos por causa de problemas en la infraestructura, tales como redes hidráulicas y eléctricas descompuestas, fisuras y grietas estructurales en los muros del inmueble, mobiliario en mal estado, insuficiente o inadecuado.

Establecer y socializar la manera adecuada de realizar limpieza a los soportes documentales, unidades de almacenamiento, estantería, áreas de trabajo, archivos de gestión y puestos de trabajo de manera que los documentos no sufran deterioro alguno.

4.1.2.2. Metodología

La Inspección, mantenimiento y limpieza de las instalaciones físicas y documentos, hace referencia a la evaluación periódica que se realiza al estado de conservación de los materiales constructivos, acabados del edificio, suciedad y polvo, indicaciones estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000 y el Acuerdo 008de 2014 del AGN. Secretaría General – Dirección Administrativa y Financiera - Gestión Documental en coordinación con Secretaría General – Dirección Administrativa y Financiera - Infraestructura, Mantenimiento y Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles, debe realizar las siguientes actividades:

Identificar y registrar los factores de alteración dentro del Archivo Central y Archivos de Gestión, haciendo uso de los planos de la edificación, a través de la evaluación periódica de las instalaciones.

Establecer las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparación o renovación que requieren las instalaciones.

Establecer las medidas de seguridad y protección sobre la documentación, tales como cubrir las cajas y la documentación suelta con telas impermeables o plástico, hasta que terminen las operaciones, las cuales deben ser dadas por personal capacitado en el tema, de tal manera que estas medidas se conozcan de manera oportuna.

- En caso de que el mantenimiento de la estantería o archivadores se reubicará la documentación, es necesario buscar una estantería provisional con el propósito de no ubicar la documentación en el suelo.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 23

- El mantenimiento, consiste en la reparación de los factores de alteración relacionados con las redes eléctricas, redes hidráulicas, materiales inflamables y focos de suciedad que produzcan gran cantidad de material particulado y polvo en las instalaciones de los Archivos, además de cambio de mobiliario deficiente y/o en mal estado.

Contactar el personal técnico o las empresas especializadas para la inspección y mantenimiento de las instalaciones, alertando oportunamente sobre las medidas de seguridad y protección sobre la documentación.

Una vez identificadas las necesidades de mantenimiento, éstas serán presentadas a la Alta Dirección de la Entidad, quien gestionará los recursos necesarios para realizar las mejoras en las instalaciones.

Medidas de seguridad para la limpieza y desinfección Entre los aspectos que cabe resaltar, están las medidas de protección personal que deben seguir los funcionarios y/o colaboradores que trabajan en los archivos y más aún si emprenden acciones de limpieza. Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de elementos de seguridad laboral, con el fin de implementar acciones y prácticas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón desinfectante líquido en cara y manos o el quitarse las batas u overoles de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir algún alimento en las horas de descanso. Estas actividades se pueden adelantar en conjunto con las acciones que los Comités Paritarios de Salud Ocupacional y Dirección de Talento Humano de la ADR, de acuerdo con el levantamiento de los panoramas de riesgo que se hacen en las oficinas teniendo en cuenta la situación y las necesidades de los archivos, se pueden establecer requerimientos de dotación y se pueden reglamentar prácticas de trabajo que redundarán en el beneficio, no sólo de la conservación de los documentos, sino de la salud de los funcionarios y/o colaboradores que trabajan en los archivos. La Agencia de Desarrollo Rural - ADR, deberá asegurar la dotación de los siguientes implementos para los funcionarios y/o colaboradores que custodian, manejan y administran los archivos:

- Overoles o batas (preferiblemente con cierre de cremallera y puño ajustado) - Tapabocas o respiradores desechables - Gorros desechables - Guantes desechables de nitrilo - Gafas protectoras plásticas transparentes - Jabón antibacterial líquido - Gel antibacterial

Cabe aclarar que esta dotación se debe suministrar a los funcionarios y/o colaboradores que van a emprender cualquier tipo de trabajo con el material documental, a cada funcionario y/o colaborador debe tener en cuenta y practicar las medidas de autocuidado:

- Extremar las medidas si se trata de material con alta concentración de polvo o material contaminado con microorganismos (hongos y bacterias).



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 24

- Usar siempre overol o bata de trabajo en buen estado y vestirlos mientras se ejecutan las labores en el área de archivo.

- Lavar la bata o el overol por separado, desinfectando por 30 minutos con

hipoclorito de sodio disuelto en agua antes de aplicar el jabón, por lo menos una vez a la semana, dependiendo de la suciedad que presente.

- Utilizar guantes y tapabocas desechables, los guantes de nitrilo, se pueden reutilizar, siempre y cuando se laven, se sequen y estén en buen estado.

- Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas transparentes protectoras y llevar recogido el cabello largo.

- Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes biológicos se debe Limpiar y desinfectar antes de emprender trabajos de organización archivística.

- Tener en cuenta que mientras trabaja deberá evitar el contacto directo de los dedos o de las manos con el resto del cuerpo, sobre todo con las partes que se encuentren descubiertas.

- Al interior de los depósitos o de las zonas de limpieza no se recomienda maquillarse, además no se debe consumir alimentos, ni fumar.

Mantenimiento de Instalaciones físicas

Llevar a cabo una inspección de las redes eléctricas e hidráulicas de las áreas técnicas, espacios de almacenamiento de documentación y oficinas, se recomienda entre 1 y 2 veces cada seis meses.

La inspección de las instalaciones de los depósitos y áreas técnicas se encuentra a cargo de la Oficina de Planeación de la ADR, y se debe realizar cada tres meses. Cuando se encuentre alguna anomalía se debe informar al líder del proceso de Gestión Documental y a la Dirección Administrativa y Financiera quienes toman los correctivos pertinentes.

La pintura de los depósitos se debe renovar cada dos (2) años y la de las oficinas y áreas de trabajo cada año para evitar que los restos de pintura desgastada caigan sobre la documentación y los funcionarios y además debe ser ignífuga para que proteja a la estructura de la edificación y a la documentación de un posible incendio.

La tubería expuesta en los depósitos debe ser rotulada y pintada en su totalidad siguiendo lo indicado en la NTC 34587, como se muestra en el siguiente cuadro:

CONTENIDO DEL TUBO COLOR

Agua Verde

Vapor Gris – Plata

Aire Azul claro

7 ICONTEC; NTC 3458; HIGIENE Y SEGURIDAD IDENTIFICACIÓN DE TUBERÍAS Y SERVICIOS [EN LÍNEA].Disponible

en: https://tienda.icontec.org/wp-content/uploads/pdfs/NTC3458.pdf


https://tienda.icontec.org/wp-content/uploads/pdfs/NTC3458.pdf


PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 25

CONTENIDO DEL TUBO COLOR

Otros líquidos Negro

Servicios eléctricos y conductos de ventilación Naranja

No debe existir tubería que transporte agua o cualquier líquido dentro de los

depósitos de almacenamiento para evitar cualquier situación que afecte a la documentación.

Para la iluminación artificial del archivo central es necesario contar con lámparas de luz fluorescente, las cuales deben estar protegidas por un acrílico, asimismo deben situarse sobre los pasillos y alejadas de la documentación y de esta manera se cumplir con lo estipulado en el Acuerdo 049 de 2000 del AGN.

Las ventanas deben estar cubiertas con una película que disminuya la cantidad de luz y radiación ultravioleta que entran a los depósitos o áreas de archivo.

La ventilación de los depósitos debe ser mecánica para mantener las condiciones de temperatura y humedad relativa controladas y evitar el ingreso de material particulado que se acumula sobre la estantería y unidades de almacenamiento complicando los procesos de limpieza.

Las vigas verticales de los depósitos deben mantenerse pintadas e instalar una protección contra los carros de carga y además señalizarlas para evitar su deterioro y un posible accidente.

Las puertas de los depósitos deben contar con guardapolvo para minimizar la entrada de polvo.

Contar con un cronograma de brigadas de limpieza, elaborado Gestión Documental, en el que se contemple puntos muertos y de difícil acceso dentro de los depósitos para evitar la acumulación de material particulado.

Instalar filtros o sellar las posibles entradas de materia particulado que existan en la edificación, entre ellas: puertas que no tienen control y ventanas mal selladas.

La estantería debe seguir lo estipulado en el Acuerdo 049 de 2000 del AGN, de la siguiente manera:

1. Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

2. Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable deberá tener una altura de 2.20 mt y cada bandeja soportar un peso de 100 kg/mt lineal.

3. La estantería total no deberá tener más de 100 mt de longitud. 4. Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben

utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad, en todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.

5. La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.

6. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso. 7. Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para

posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 26

8. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.

9. El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

10. La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.

11. El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.

12. La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la signatura topográfica.

13. Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

Se recomienda realizar una inspección general a toda la estantería cada seis (6) meses y cambiar las bandejas que se encuentren en mal estado. Procesos de Limpieza Siguiendo las normas establecidas por el Archivo General de la Nación consignadas en: Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de documentos de archivo de 2010, Instructivo AAD-P-04 Conservación Preventiva de 2013 y Manual Técnico de Conservación y Restauración de Patrimonio Documental de 2015, se establecen las siguientes actividades:

- Limpieza de depósitos (se recomienda 1 vez al mes) - Limpieza áreas de trabajo y oficinas ( se recomienda que sea diario)

Para realizar una buena rutina de limpieza de los depósitos, mobiliarios y materiales destinados a la limpieza de documentos, es indispensable contar con los siguientes materiales:

- Aspiradora. - Elementos como bayetillas blancas y traperos. - Baldes plásticos. - Detergente. - Productos desinfectantes. - Alcohol antiséptico al 70% dispuesto en aspersores. - Elementos de protección personal: bata u overol, guantes de nitrilo, gorro,

tapabocas, gafas, nebulizador o aspersor y cascos de seguridad.

Las actividades de limpieza de los depósitos se deben ejecutar bajo la supervisión del líder del Proceso de Gestión Documental, siguiendo las siguientes recomendaciones:

- Cubiertas, techos y cielorasos: Debe realizarse por lo menos tres (3) veces en el año, es necesario que la estantería, puestos de trabajo, equipos, unidades de almacenamiento y documentación sea cubierta entes de comenzar con esta



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 27

actividad para evitar que el material particulado que va a ser retirado de los techos caiga sobre ellos.

El procedimiento es el siguiente:

- Pasar la escoba en seco, deteniéndose en las esquinas y en los ángulos que forman las uniones del techo y la pared, realizando movimientos lineales en un solo sentido que ayuden a retirar el polvo, telarañas, pinturas descascaradas y hongos, permitiendo mantener los techos en condiciones adecuadas de higiene y se deben incluir los puntos de luz si éstos están en el techo.

- Realizar el lavado con un paño humedecido con una solución de hipoclorito de sodio, realizando movimientos lineales de pared a pared, deteniéndose en las esquinas y en los ángulos techo-pared.

- Si hay áreas muy sucias y contaminadas (que tenga crecimiento de hongos) utilizar el fregado a mano con un paño humedecido con una solución de hipoclorito más concentrada.

- Secar con un paño humedecido realizando los mismos movimientos. Paredes: Se recomienda limpiar las paredes de los depósitos y de las oficinas utilizando una aspiradora, sin embargo en caso de no contar con este implemento, utilizar una bayetilla seca y pasarlo desde la parte superior hacia la inferior y desde el fondo del depósito terminando en el área de ingreso, es necesario que se lleve a cabo tres (3) veces al año. Ventanas: Deben limpiarse con un paño ligeramente humedecido para quitar la suciedad, seguido de un paño seco para secar la superficie y evitar que la documentación que a pesar de estar cubierta se humedezca. Lámparas: Previamente la documentación y unidades de almacenamiento que se encuentran debajo de las lámparas deben ser cubiertas para evitar que el polvo caiga sobre esta. Utilizar una bayetilla ligeramente humedecida para limpiar la superficie de la lámpara y los protectores de acrílico se deben remover y lavar con agua y jabón fuera del espacio de almacenamiento dejándolos secar muy bien antes de ponerlos nuevamente en las lámparas. Mesas y trabajo y sillas: Limpiar las mesas de trabajo y sillas con una bayetilla limpia y seca, siempre hacia el mismo sentido y realizar una aspersión con alcohol al 70% dejándolo actuar durante cinco (5) minutos, si al cabo de ese tiempo aún quedan rastros de alcohol, este se debe retirar con una bayetilla diferente a la que se usó en la limpieza inicial. Pisos: Iniciar aspirando minuciosamente (teniendo también en cuenta la parte inferior de cada estante), las uniones de los muros del depósito, la aspiradora debe tener filtro de agua y se debe evitar barrer para minimizar el esparcimiento del material particulado que



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 28

se encuentra sobre el piso en caso de que no se cuente con aspiradora, se recomienda utilizar un trapeador ligeramente húmedo y pasarlo en zigzag sobre el piso. Trapear el piso con un producto desinfectante, utilizando traperos e implementos limpios, comenzando por el fondo del depósito y terminando en la zona de ingreso, permitir el secado de las áreas humedecidas durante la limpieza por medio de ventilación natural. Finalmente, lavar y desinfectar los traperos con detergente e hipoclorito, luego de cada limpieza de depósito. Todos los procedimientos mencionados deben hacerse comenzando desde el fondo de la bodega y terminando en la zona de ingreso de la misma y al finalizar cada jornada de limpieza, siempre se deben limpiar los implementos de trabajo. Limpieza de las unidades de almacenamiento y documentos Las unidades almacenamiento ubicadas en el depósito de la Avenida Las. Américas con carrera 56, debe realizase mínimo una vez a la semana para evitar la acumulación de material particulado y se ocasione deterioro en la documentación. Utilizando una aspiradora con cepillo redondo de cerdas suaves, retirando la caja de la estantería y aspirándola por todas sus caras, asimismo se deben aspirar de manera superficial los documentos, para esto se debe retirar la tapa de la unidad de almacenamiento y limpiarlos con la aspiradora. Se debe tener en cuenta que la estantería en la que reposan las unidades de conservación también se debe aspirar. Para llevar a cabo este proceso se deben seguir las siguientes recomendaciones:

- El proceso de limpieza de las unidades de almacenamiento SIEMPRE se debe hacer en seco. NUNCA aplicar ningún tipo de producto sobre los documentos.

- La limpieza debe hacerse únicamente en un solo sentido. Limpiar puntualmente cada folio o grupo de folios dependiendo del grado de suciedad, deslizando la brocha del centro hacia los extremos arrastrando el polvo hacia el exterior de la unidad.

- Dentro del desarrollo del proceso, las unidades documentales se deben ubicar en un sitio alejado de la caída de polvo. Así no solo se evita que se acumule más polvo sobre ésta, sino además, que se mezclen las unidades limpias con las sucias.

- Utilizar de forma adecuada todos los elementos de protección personal. - Limpiar puntualmente cada folio o grupo de folios dependiendo del grado de

suciedad, deslizando la brocha del centro hacia los extremos arrastrando el polvo hacia el exterior de la unidad.

- Eliminar material metálico como clips y grapas presentes en la unidad, de ser necesario, sustituir el material eliminado por clips con recubrimiento plástico.

- Una vez terminado el proceso de limpieza, proceder al almacenamiento de la documentación, colocar los folios limpios entre una carpeta de cartulina y si es necesario hacer amarre se debe sustituir la pita o la piola por cinta de tela (cinta faya).

- Ubicar las carpetas dentro de las cajas de archivo conservando el orden original de su custodia.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 29

- Una vez finalizada cada jornada de limpieza, se debe limpiar la mesa de trabajo con una mezcla de alcohol y agua en proporción 70:30.

Se recomienda realizar esta limpieza siguiendo el procedimiento que se muestra a continuación:

- Siempre se debe comenzar por la parte más alta de la estantería y el lugar más alejado de la entrada del depósito para realizar una buena limpieza de los estantes y las unidades de almacenamiento.

- Se debe poner una mesa limpia junto a los estantes que van a ser objeto de la limpieza para situar las unidades de almacenamiento que van a ser sometidas al proceso de limpieza.

- Las cajas deben limpiarse por todas sus caras con la hidroaspiradora y luego abrirlas para aspirar de manera superficial los documentos que albergan, mientras las bandejas de la estantería se encuentran libres y sin cajas se deben aspirar y luego realizar una aspersión con alcohol al 70% y retirar el exceso de este con una bayetilla limpia y seca, después de realizar este procedimiento las cajas deben ponerse en el mismo orden en el que se encontraban para evitar cualquier tipo de desorden la ubicación topográfica original.

Realizando esta labor es muy probable que se detecte documentación afectada por hongos, insectos o roedores, si es el caso, estos soportes documentales junto con su unidad de almacenamiento debe ser identificada con la palabra “Bodeterioro” y se debe aislar inmediatamente con el fin de evitar contaminación en el resto de unidades, en el caso de presentarse este tipo de situación en la ADR se tendrá en cuenta lo siguiente:

LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN PUNTUAL DE DOCUMENTOS EN PAPEL ATACADO POR HONGOS8

Materiales

- Aspiradora con cepillo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco.

- Brocha angosta o pincel grueso de cerda suave. - Mini-aspiradora. - Material plástico: clips – ganchos - Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o común blanca)

Cinta de faya de poliéster-algodón - Hojas de papel periódico blanco - Ventiladores de pie - Alcohol antiséptico al 70% - Aplicadores o hisopos de algodón - Papel absorbente o secante - Detergente

8 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN; Instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y de Documentos de Archivo; [EN

LÍNEA].Disponible en: http://www.unal.edu.co/una/docs/DT/Instructivo_Limpieza_Documental_AGN_2010.pdf


http://www.unal.edu.co/una/docs/DT/Instructivo_Limpieza_Documental_AGN_2010.pdf


PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 30

- Cámara de aislamiento El procedimiento es el siguiente:

- No mezclar las actividades de limpieza de material contaminado con material no contaminado, ya que se podría propagar el deterioro a toda la documentación.

- Realizar las jornadas de limpieza necesarias solo con el material contaminado y extremar las medidas de desinfección y limpieza de los espacios.

- Una vez identificado el material contaminado, éste debe colocarse en una carpeta de cartulina blanca con los datos de identificación para aislarlo del resto de la documentación y que no vaya a transmitir la infección al resto de los documentos. Es importante dejar un (1) folio testigo en el lugar de donde se hayan extraído los documentos, donde se anote cuál documentación fue extraída temporalmente y hacer un listado de relación.

- El material con ataque de hongos casi siempre va acompañado con concentración de humedad en los soportes, por lo tanto se hace necesario programar una desecación de los documentos durante un período de cuarenta y ocho (48) horas. Para ello, se deben dejar los folios extendidos sobre hojas de papel periódico blanco y en las horas laborales agilizar la ventilación usando ventiladores de pie, dirigidos contra los muros – nunca directamente sobre la documentación y lograr así que circule el aire.

- Una vez desecado el soporte se puede comenzar con la limpieza, la documentación afectada por problema biológico se puede limpiar mecánicamente con brocha o con miniaspiradora, siempre y cuando la resistencia del soporte lo permita, se debe realizar dentro de una cámara de aislamiento.

- Limpiar con aspiradora la parte externa de las unidades, a menos que éstas presenten fragilidad.

- Para realizar la limpieza puntual folio a folio, se debe deslizar cuidadosamente la brocha desde el centro del folio hacia afuera, conviene tener como mínimo dos (2) brochas y usar una exclusivamente para limpiar el material afectado por hongos, ésta se debe lavar con detergente, desinfectar con alcohol luego de cada jornada de trabajo y dejar secar bien antes de usarla de nuevo.

- El material afectado por hongos se puede desinfectar de manera puntual, pero resulta imprescindible realizar pruebas de solubilidad de las tintas con las que está escrita la información antes de llevar a cabo la desinfección, para ello, se pone un hisopo ligeramente impregnado con alcohol antiséptico sobre un área mínima del texto, se retira e inmediatamente se pone en contacto la zona con un copo de algodón o un fragmento de papel secante, si la tinta desprende, abstenerse de hacer el procedimiento.

- La desinfección puntual se debe realizar sobre una superficie lisa y limpia, colocando debajo del documento a tratar una hoja de papel absorbente y debajo de éste una hoja de acetato, sobre la zona a desinfectar, deslizar suavemente el hisopo impregnado de alcohol, sin frotar y evitando el contacto con las tintas; luego poner sobre la zona un plato transparente o una caja de petri por unos minutos para ayudar a que los vapores de alcohol entren en contacto con el papel; finalmente, prensar el área tratada con ayuda de papel secante y una pesa ligera para evitar la deformación del documento.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 31

- Para el desecho de los hisopos, los guantes y los tapabocas empleados, sumergirlos en una solución comercial de hipoclorito de sodio al 1%, siguiendo las precauciones escritas en las etiquetas y luego desechar el líquido por el sifón y los sólidos a la basura de no reciclables ni biodegradables.

- Una vez finalizados los procesos, reintegrar la documentación a las unidades originales de donde fue extraída, retirando los testigos dejados.

- Una vez finalizada cada jornada de desinfección puntual, se debe limpiar la mesa de trabajo con una mezcla de alcohol y agua en proporción 70:30.

La Dirección Administrativa y Financiera de la ADR, a través del Proceso de Gestión Documental definirá un cronograma para realizar la limpieza siendo este permanente y periódico, a las áreas de trabajo, oficinas y espacios de almacenamiento de material documental siguiendo las recomendaciones expresadas en el Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de documentos de archivo del AGN, como se muestra en el siguiente cuadro:

ESPACIO FRECUENCIA DE LIMPIEZA

Áreas de trabajo Diaria

Áreas de consulta Diaria

Oficinas Diaria

Estantería Diaria

Unidades de Almacenamiento Diaria

Limpieza superficial de documentos Diaria

Cubiertas, paredes, ventanas, lámparas Cada 3 meses

4.1.2.3. Recursos

Los recursos requeridos para la implementación del Programa de Inspección, Mantenimiento y Limpieza de las Instalaciones Físicas y Documento en la ADR:



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 32

RECURSOS


1. Profesionales en ingeniería con experiencia mantenimiento de instalaciones dedicadas al almacenamiento de material documental y oficinas.

2. Auxiliares, técnicos o tecnólogos que se encarguen de realizar las inspecciones, el mantenimiento y las reparaciones en los espacios de almacenamiento, áreas de trabajo y oficinas.

2. 3. Profesionales, funcionarios de la entidad, contratistas o empresas externas que se encarguen del mantenimiento o cambio de las canales, cubiertas, techos, filtros, estantería, vigas y demás aspectos estructurales de las edificaciones.

3. 4. Personal de servicios generales encargado de la limpieza de las oficinas y áreas de trabajo.

4. 5. Auxiliares, técnicos o tecnólogos que realicen la limpieza de la estantería y las unidades de almacenamiento de la documentación.

5. 6. Profesionales, técnicos con experiencia en limpieza

Materiales y elementos para realizar la limpieza de las instalaciones en cuanto a depósitos, estantería, áreas de trabajo y unidades de almacenamiento de documentación.

1. Formatos de registro y control de: - Limpieza de áreas de trabajo - Limpieza de oficinas - Limpieza de estantería y unidades de almacenamiento - inspección de áreas - mantenimiento de instalaciones 2. Cronograma de limpieza. 3. Cronograma de mantenimiento. 4. Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y documentos de archivo. 5. Planos de las instalaciones.

Presupuesto necesario para cubrir las necesidades de mantenimiento de las instalaciones y para contratar personal o empresas idóneas para realizar las actividades de limpieza, inspección y mantenimiento.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 33

4.1.2.4. Responsables

Los responsables de la implementación del Programa de Inspección, Mantenimiento y Limpieza de las Instalaciones Físicas y Documento en la ADR:

de espacios de almacenamiento de documentación, estantería y unidades de almacenamiento para realizar el control de calidad de esa actividad.

RESPONSABLES


Profesional en Microbiología o Restauración con experiencia en limpieza de material documental y espacios de almacenamiento.

Proceso de Gestión Documental

1. Capacitar al personal encargado de realizar los procesos de limpieza de unidades de almacenamiento y estantería. 2. Supervisar la correcta limpieza de la estantería y las unidades de almacenamiento. 3. Tomar las acciones necesarias, ya sean correctivas o preventivas para mejorar continuamente los programas de limpieza.

Profesionales en ingeniería con experiencia en mantenimiento de instalaciones

Proceso de Gestión Documental.

1. Coordinar las actividades de mantenimiento 2. Verificar los mantenimientos realizados por parte de funcionarios de la ADR o empresas externas

Contratistas, funcionarios o empresas especializadas en mantenimiento de instalaciones físicas.


Encargados de realizar las labores de mantenimiento de las instalaciones.

Tecnólogos, técnicos y auxiliares con experiencia en limpieza de material documental y espacios de almacenamiento


1. Realizar la limpieza de las unidades de almacenamiento y estantería de los depósitos. 2. Informar de manera oportuna las novedades en cuanto a daños estructurales o de cualquier tipo al líder del proceso de Gestión Documental.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 34

4.1.3. PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE LAS CONDICIONES

AMBIENTALES

4.1.3.1. Objetivo

Garantizar una óptima conservación de los documentos aplicando mecanismos y sistemas para el monitoreo y control de las condiciones ambientales en áreas de almacenamiento documental, en las fases del ciclo vital del documento.


El Proceso de Gestión Documental, es el encargado de la planeación, coordinación, control y seguimientos de las actividades que se desarrollan en torno al Programa de Monitoreo y Control de las condiciones ambientales, estableciendo compromisos específicos en donde anualmente se debe realizar el diseño de los cronogramas consensuados de capacitación, con las fechas para las visitas y/o video conferencias para el control y seguimiento, garantizando que haya una cobertura a todos los depósitos o áreas destinadas al almacenamiento de archivos propiciando la asimilación y adecuada implementación del programa. La ADR, cuenta con un diagnóstico de conservación, en el cual se identificaron aspectos que comprometen la conservación documental, a continuación se describen estos aspectos con sus acciones de mejora a implementar propuesto desde este Programa no se hace referencia específica, se deja abierto para que estas se ajusten de acuerdo a sus requerimientos:

FACTORES ACCIÓN DE MEJORA

ILUMINACIÓN

1. No permitir la incidencia de iluminación solar directa sobre la documentación, carpetas y/o cajas. 2. Uso de luz artificial con bombillas fluorescentes. 3. Instalar filtros UV en las ventanas, Esto aplica aunque no incida directamente en la documentación, carpetas y/o cajas.

HUMEDAD RELATIVA Y

TEMPERATURA

Disponer de un sistema mecánico, que controle la temperatura y ayude a la recirculación del aire.

RECIRCULACIÓN DE AIRE

1. Un espacio de almacenamiento preferiblemente no debe tener ventanas, la recirculación del aire debe ser mecánica, de tal forma que el aire acondicionado filtre.

2. Contar con purificadores de aire. 3. Intensificar las jornadas de limpieza de cajas, de ser necesaria

la apertura de las ventanas, propuesta en el programa de limpieza.

Personal de Servicios generales y aseo

Contratista, funcionario o empresa especializada

Encargados de hacer la limpieza de las áreas de trabajo y oficinas de la ADR.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 35

FACTORES ACCIÓN DE MEJORA

CONTAMINANTES ATMOSFÉRICOS

Disponer de un sistema de aireación mecánica para la recirculación del aire, abrir las ventanas cada cierto tiempo (por ejemplo una vez al día) para que haya recirculación del aire, debido a la ubicación del archivo al encontrarse cerca de una zona de alto tránsito vehicular, debe disponer de un sistema de aireación mecánica para la recirculación del aire, abrir las ventanas cada cierto tiempo (por ejemplo 1 vez al día) para que haya recirculación del aire.

Hacer el monitoreo de las características climáticas internas del archivo, para conocer los valores y fluctuaciones de los factores que tienen una influencia en la conservación documental. Como se mencionó en el cuadro anterior, los factores de mayor incidencia en la conservación de los documentos son:

Iluminación: En el espectro de radiación hay tres tipos: la ultravioleta (UV), la luz visible y la infraroja (IR), la UV e IR no son visibles y sus efectos son imperceptibles a corto plazo, sin embargo son estas dos las que deben limitarse o eliminarse, porque son degenerativas para el papel.

Humedad Relativa: El papel y en general los soportes orgánicos tienen la particularidad de ser higroscópico (absorben y liberan humedad). El equilibrio entre la humedad interna de con la humedad exterior se rompe cuando hay fluctuaciones altas de humedad.

Temperatura: Puede ser un catalizador de reacciones de oxidación, adicionalmente en asocio con la humedad favorecen las condiciones para el crecimiento microbiológico.

Estos dos últimos factores, se pueden medir de manera simultánea, teniendo en cuenta que su comportamiento es dependiente e inversamente proporcional, mediante el uso de equipos para la medición y registro de las condiciones ambientales como el luxómetro (luz), monitores UV y termohigrómetro (HR% y C°); es posible definir el comportamiento climático dentro del archivo, hasta lograr valores en equilibrio que garantice la perdurabilidad, conservación de los documentos, los monitoreos y seguimientos deben contemplarse dentro de los planes institucionales de la Agencia. Todas las mejoras que se den a partir de los conceptos técnicos emitidos por el Proceso de Gestión Documental, deben quedar completamente documentados, con registro fotográfico de la situación inicial, las razones o causas del requerimiento, el registro fotográfico durante el proceso y los resultados obtenidos, para lo cual es necesario contar con el apoyo y compromiso de todos los funcionarios y/o colaboradores de la Entidad. Las actividades establecidas para este programa son:



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 36

- Realizar diariamente el Monitoreo de Humedad Relativa y Temperatura, actividad a cargo del Proceso de Gestión Documental. Se toman dos (2) registros diarios uno en la mañana y otro en la tarde para tener diferentes variables a evaluar, estos datos son tomados de los termohigrómetro que deben ser adquiridos por la ADR. La evaluación de los datos la debe realizar personal capacitado del Proceso de Gestión Documental, quienes analizarán el comportamiento y emitirán el concepto técnico sobre los registros tomados de los equipos.

- Realizar el Monitoreo y medición de iluminación de los valores de iluminación y de radiación UV, esta actividad esta cargo del Proceso de Gestión Documental, es necesario definir un cronograma en el cual mínimo dos (2) veces al año se haga una verificación de los niveles de iluminación en los archivos, estos datos son tomados de los Luxómetro y medidor de UV que deben ser adquiridos por la ADR. Una vez realizadas las mediciones, realizadas por el personal capacitado, se debe emite un concepto técnico con el propósito de sugerir adecuaciones, cambios y mantenimiento del sistema de iluminación de los archivos, o bien, para hacer el seguimiento del comportamiento de la iluminación.

4.1.3.3. Recursos

Los recursos necesarios para la implementación del Programa de Monitoreo y Control de las Condiciones Ambientales son:

RECURSOS


Profesionales y/o técnicos idóneos que se encarguen realizar el monitoreo, seguimiento y control de las condiciones ambientales.

1. Equipos de medición de las condiciones ambientales: - Dataloggers - Luxómetro medidor UV 2. Computador y software para acceder a los datos registrados por el Datalogger y poder descargarlos para su análisis.

1. Cronograma para el monitoreo de las condiciones ambientales. 2. Registros para el control diario de humedad relativa y temperatura. 3. Procedimiento para realizar las mediciones. 4. Manuales para el funcionamiento de los equipos 5. Fichas técnicas de los equipos.

Los necesarios para la contratación de la personal encargado del monitoreo de las condiciones ambientales y para el desarrollo de cada una de las actividades del programa.


Los responsables del Programa de Monitoreo y Control de las Condiciones Ambientales:



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 37

4.1.4. PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL

4.1.4.1. Objetivo

Implementar un Programa de Saneamiento Ambiental que prevenga y proteja las áreas almacenamiento documental del ingreso o aparición de plagas manteniendo los espacios

RESPONSABLES


Profesional en Archivística Profesional en gestión documental o carreras afines.

Líder Proceso de Gestión Documental

1. Elaborar el cronograma y programar las actividades de monitoreo de las condiciones ambientales.

2. Solicitar al Líder del equipo de Conservación del Grupo Gestión de Proyectos del Archivo General de la Nación la asignación de profesionales adecuados para realizar el monitoreo y control de condiciones ambientales.

3. Solicitar el informe del monitoreo de las condiciones ambientales y llevar a cabo las acciones correctivas.

4. Asegurar que se cumpla con el cronograma establecido.

5. Supervisar que se revisen y registren diariamente los datos de humedad relativa y temperatura en el depósito de archivo.

Profesional en Microbiología

Contratista o funcionario de la entidad que cumplirá la función de supervisor.

1. Llevar el registro diario de la humedad relativa y temperatura e informar si se obtienen resultados constantes por encima de los límites máximos y mínimos establecidos.

2. Verificar el buen funcionamiento de los datalogger o termohigrómetro (equipos de medición de la humedad relativa y temperatura).

3. Realizar el monitoreo y control de condiciones ambientales según el cronograma establecido.

4. Elaborar un informe de los resultados obtenidos y presentarlo al Líder del equipo de Conservación del Grupo Gestión de Proyectos del Archivo General de la Nación, para que este lo remita el Gerente o líder del proyecto correspondiente.

Ingeniero Civil Empresa, Contratista o funcionario de la entidad

Supervisar que se lleven a cabo las actividades de mantenimiento de la infraestructura para mantenerlas en buenas condiciones y logra adecuadas condiciones ambientales



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 38

libres de agentes biológicos que puedan representar un riesgo para la salud del personal y para la conservación de los documentos.


Las actividades del Programa de Saneamiento Ambiental, se centra en garantizar un ambiente de salubridad para las personas y contribuir en el campo de la conservación preventiva del patrimonio documental que se custodia en las oficinas y los archivos de la ADR, previniendo que muchos microorganismos (hongos y bacterias), insectos, roedores y aves, entre otros, pueden de forma directa o indirecta generar deterioro sobre los soportes documentales, los cuales se ven reflejados como manchas, debilitamiento y faltantes estructurales, que son irreversibles y pueden generar daños graves e incluso la pérdida total del documento. El procedimiento de Saneamiento Ambiental incluye las siguientes actividades:

Identificar los focos de contaminación biológica y entradas de agentes bióticos en las áreas de almacenamiento y oficinas.

Buscar evidencias de la plaga como: individuos vivos o muertos, daños en los soportes documentales o unidades de almacenamiento, excrementos, huellas, plumas, huevos y larvas.

Mantener bajo control los niveles de humedad relativa y temperatura, esto es importante para prevenir la existencia de microorganismos e insectos.

Hacer limpieza periódica de pisos, estantería, cajas y documentos para evitar la acumulación del polvo y la proliferación de microorganismos e insectos.

Contratar el servicio especializado por empresas certificadas para el control de plagas; el cual se debe realizar mínimo dos (2) veces al año y el personal encargado debe disponer de todo el equipo de protección industrial.

Programar las actividades de desinfección, desinsectación y desratización preferiblemente los viernes después de la jornada laboral o los sábados cuando no funcionarios dentro de la entidad, con el fin de evitar la circulación de personas en las áreas.

Solicitar la ficha técnica y de seguridad de los productos utilizados (insecticidas, raticidas y desinfectantes), la cual debe indicar el tipo de producto, así como la frecuencia y modo de aplicación, lugares donde se aplica y tiempos de espera, así como las recomendaciones que se deben seguir después del tratamiento realizado en el depósito.

Solicitar el certificado de control de plagas y archivar todos los registros y certificados del control.

Elaborar un cronograma de saneamiento ambiental (desinfección, desinsectación y desratización) de áreas el cual debe ser periódico para evitar la propagación de plagas de insectos o de hongos.

Evaluar el estado de conservación de la documentación, grados de deterioro y actividad del agente contaminante.

Evitar la acumulación de basuras en el exterior e interior del depósito porque son una fuente de alimento y nidos para roedores e insectos.

Instalar elementos de protección contra plagas en los espacios de almacenamiento como rejillas, mallas, anjeos, entre otros.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 39

Realizar los procesos de desinfección, desinsectación y desratización en los depósitos de archivo teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

Desinfección:

- La desinfección debe realizarla un profesional con experiencia en este tipo de desinfecciones ambientales con una frecuencia mínima de cada tres (3) meses.

- Emplear productos desinfectantes cuyo principio activo sea un amonio cuaternario de quinta generación de radicales alquílicos y estabilizado con urea en una concentración que puede estar entre 400 y 800 ppm.

- Solicitar y verificar que la fumigación se realice por nebulización con tamaño de gota menor o igual a 50 micras, ya que otro tipo de técnica emplean equipos de dispersión de partículas (solución agua desinfectante) muy grande que pueden mojar la documentación almacenada en el archivo.

Desinsectación:

- Durante y después del tratamiento de desinsectación se deben seguir las medidas de seguridad recomendadas por la empresa que ejecuta el tratamiento.

- La desinsectación para depósitos de archivo y áreas de procesos técnicos debe realizarse mínimo una (1) vez al año.

- Los productos deben aplicarse con el depósito totalmente desocupado, es decir sin documentación, si no es posible por la cantidad de material almacenado, los insecticidas deben aplicarse con mucho cuidado sobre las esquinas de los pisos, paredes y techos evitando el contacto con la documentación. NO aplicar productos insecticidas directamente sobre el material documental.

- Emplear productos que no afecte la conservación de los documentos alterando las propiedades físicas y químicas, sin embargo, los productos insecticidas existentes en el mercado son químicos y tóxicos elaborados a base de piretrinas, fosfinas, bromuro de metilo, óxido de etileno, paradiclorobenceno, entre otros, por ello es importante realizar una adecuada limpieza y aireación previa antes de su aplicación para evitar que los productos aplicados queden impregnados mucho tiempo y representan un riesgo para la salud del personal que manipula la documentación.

- La desinsectación se realiza por aspersión, verificar que los productos empleados estén certificados por la Secretaría de Salud y sean de categoría toxicológica uno (1) o dos (2).

Desratización:

- Realizar en todas las áreas del edificio, incluyendo oficinas, áreas de trabajo y depósitos de almacenamiento de documentación, sean de gestión o centrales y también en los alrededores.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 40

- La presentación del rodenticida debe ser en forma de pellets o bloques, NO usar sustancias liquidas o polvos por que se pueden esparcir fácilmente hasta llegar a los documentos y podrían afectar la salud del personal que ingresa a los depósitos.

- Utilizar raticidas anticoagulantes con materia activa de bromadiolona y brodifacoum de tercera generación o categoría toxicológica, combinado con fipronil u otro componente que elimine también las pulgas de los roedores cuando mueren.

- Llevar a cabo mínimo cada tres (3) meses el control, tener en cuenta las características de cada una de las áreas y zonas climáticas objeto de tratamiento.

4.1.4.3. Recursos

Los recursos para la implementación del Programa de Monitoreo y Control de las Condiciones Ambientales son:

RECURSOS


1. Empresa certificada o profesional especializado en saneamiento ambiental en depósitos de archivo. 2. Profesionales, técnicos o quien designe el Líder para realizar el seguimiento al programa.

1. Implementos de limpieza 2. Trampas, jaulas, cebos, productos insecticidas, raticidas y desinfectantes, suministrados por la empresa que realiza el saneamiento ambiental.

1. Documento para la implementación del SIC en la ADR. 2. Cronograma para llevar a cabo el saneamiento ambiental. 3. Formatos para el seguimiento y control del saneamiento ambiental. 4. Fichas técnicas de los productos utilizados. 5. Registros generados por la empresa contratada.

Los necesarios para la contratación de la personal encargado del monitoreo de las condiciones ambientales y para el desarrollo de cada una de las actividades del programa.


Los responsables del Programa de Monitoreo y Control de las Condiciones Ambientales:



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 41


Profesional en Archivística Profesional en gestión documental o carreras afines.


1. Elaborar el cronograma y programar las actividades de monitoreo de las condiciones ambientales. 2. Solicitar al Líder del equipo de Conservación del Grupo Gestión de Proyectos del Archivo General de la Nación la asignación de profesionales adecuados para realizar el monitoreo y control de condiciones ambientales. 3. Solicitar el informe del monitoreo de las condiciones ambientales y llevar a cabo las acciones correctivas. 4. Asegurar que se cumpla con el cronograma establecido. 5. Supervisar que se revisen y registren diariamente los datos de humedad relativa y temperatura en el depósito de archivo.

Profesional en Microbiología o Restauración

Empresa, Contratista o funcionario de la entidad

1 Realizar el seguimiento y verificación de los procesos de desinfección mediante el control microbiológico de ambientes y superficies. 2. Realizar inspecciones visuales de la eficacia de los procesos de desinfección, desinsectación y desratización. 3. Buscar evidencias de plagas como individuos vivos o muertos, daños, excrementos, huellas caminos, alas, plumas, huevos, y larvas.

Empresa especializada y certificada para realizar el saneamiento ambiental

Empresa o contratista con certificación de la Secretaria de Salud

1. Llevar a cabo los procesos desinfección, desinsectación y desratización en todas las áreas de la entidad. 2. Contar con los permisos exigidos por la secretaria de Salud Pública 3. Proporcionar las fichas técnicas de los productos utilizados. 4. Entregar el certificado después del saneamiento realizado. 5. Proporcionar las recomendaciones antes, durante y después de realizar el saneamiento ambiental. 6. Llevar los productos y equipos de seguridad industrial para prestar el servicio.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 42



1. Supervisar que se lleven a cabo las actividades de mantenimiento de la infraestructura para mantenerlas en buenas condiciones y logra adecuadas condiciones ambientales.

4.1.5. PROGRAMA DE CONSERVACIÓN EN LA PRODUCCIÓN Y MANIPULACIÓN

DOCUMENTAL

4.1.5.1. Objetivo

Garantizar la conservación en la producción y manipulación documental en todo el ciclo vital y así minimizar los deterioros físicos en la documentación, mediante la difusión de buenas prácticas y el uso adecuado de las unidades de almacenamiento.


Es necesario implementar procesos de conservación durante el flujo documental en sus tres (3) etapas, para lo cual el Proceso de Gestión Documental, estableció las directrices en el Programa de Gestión Documental que debe ser observado por los responsables del proceso y deben ser cumplidas por todas las áreas, en los siguientes aspectos:

En el Artículo 47º de la Ley 594 de 2000, el cual señala “los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidos por el AGN”.

Se requiere normalizar la producción de tipos documentales, es decir, establecer unos lineamientos básicos en cuanto a los formatos, márgenes, calidad del papel libre de lignina, con un pH neutro o alcalino (pH ≥ 7), gramaje de mínimo 75 a 90 g/m2, impresiones y fotocopias calidad que conservara los documentos sobre todo esos que tienen valor histórico. Controlar y restringir el uso de material metálico, perforación, doblado de documentos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita y anotaciones sobre originales. Imprimir los documentos en impresora láser, este sistema utiliza tintas estables y su sistema de impresión al calor, brinda condiciones de permanencia para la documentación de archivo. Es necesario prescindir de micro puntas o bolígrafos de tinta húmeda; se recomienda el uso de tintas esferográficas, las cuales presentan estabilidad química y son absorbidas adecuadamente por el papel sin producir manchas.

Al momento de almacenar, se debe tener en cuenta las dimensiones de la documentación, si existen varios formatos debe tomarse el mayor como referencia para la adquisición de la carpeta, evitando los dobleces en los folios que con el



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 43

paso del tiempo y la manipulación terminan causando fragmentación e incluso pérdida.

Para la selección de las cajas y carpetas de almacenamiento de la documentación, se utilizará lo establecido en la NTC 5397:2005, donde se mencionan las características de calidad de la cartulina, del cartón con recubrimiento interno y del cartón de archivo; así como lo establecido por el AGN respecto a las especificaciones para cajas y carpetas de archivo. El Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación establece que en “En la organización de los archivos públicos NO se podrán utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la integridad física de los documentos” ya que por el alto volumen de folios que pueden almacenar, ocasionan problemas físicos a la documentación (rasgaduras en la zona donde son perforados), asimismo contienen material metálico que en presencia de humedad va a tender a oxidarse y a transmitir dicha oxidación a los folios. Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad máxima recomendada para la unidad de conservación, por ejemplo, una carpeta desacidificada de cuatro (4) aletas tiene una capacidad máxima de 250 folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del papel), por lo tanto, no deberá excederse esta cantidad de manera que la carpeta no pueda cerrarse, pues terminará deteriorándose rápidamente. Las carpetas no deberán cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los documentos, como “método de prevención” para que los documentos no se salgan, ya que la carpeta está diseñada para mantenerse cerrada. Para el caso de documentación de gran formato, como planos o mapas, es necesario recordar que el sistema de almacenamiento deberá variar, ha sido común la práctica de doblarlos para incluirlos dentro del expediente al que corresponden, sin embargo, este sistema de almacenamiento causa graves deterioros a la documentación. Para el almacenamiento, tanto en archivos de gestión y con más razón una vez se hagan transferencia primaria y secundaria, si es el caso, deberán utilizarse unidades de conservación (carpetas) y planotecas diseñadas para tal fin. No se recomiendan los sistemas de almacenamiento colgantes, ya que la posición colgante puede generar tensiones al papel, tampoco aquellos que requieren del uso de adhesivo para fijar los planos en la parte superior o de ganchos que pueden causar deterioro físico-químico irreversible. Se establecen las siguientes actividades:

Escogencia de los materiales para producción de documentos: Para minimizar el deterioro de los documentos, es importante que los materiales o insumos para la producción de documentos sean de excelente calidad, con el fin de garantizar la perdurabilidad de la información. Por tanto, según el tipo de soporte se deberá tener en cuenta la siguiente normatividad:



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 44

- NTC 1673:1983 - Papel y Cartón (papel para escribir e imprimir). Indica que el papel para escribir e imprimir (papel tipo bond), es destinado a la escritura y a la impresión tipográfica, ya que cuenta con buena resistencia al borrado mecánico y con superficies libres de pelusas.

- NTC 4436:1999 - Información y Documentación. Indica los papeles para los documentos de archivo, los requisitos para la permanencia y durabilidad (numeral 4), excepto el requisito relativo al gramaje que se acepta de setenta y cinco (75) g/m2.

Para las técnicas de impresión se debe tener en cuenta la siguiente normatividad:

- NTC 2223:1986 - Equipos y Útiles para Oficina. Indica que la tinta líquida para escribir ideal es la permanente, esta debe presentar un nivel despreciable de pérdida de color al ser expuesto a la luz del día, los rayos ultravioleta o sumergirla en agua o alcohol.

- NTC 2334:1987 - Equipos y Útiles de Oficina. Indica que los lápices negros de mina grafito son estables químicamente frente a solventes como agua, etanol, isopropanol y acetona.

- Circular Nota Interna N° 13 de 1999 (AGN) - Concepto Técnico del Grupo de Laboratorio de Restauración. Indica que no se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda, pues estos son solubles en agua y pierden su coloración en corto tiempo, aún en condiciones estables de almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad en la información.

- ISO 11798 Busca estandarizar las características óptimas de tintas o tóner para impresión por inyección.

- Escogencia de los Materiales para la Manipulación de Documentos de Archivo: La Gestión Documental, requiere el uso de diferentes materiales y elementos (carpetas, ganchos legajadores, cosedoras, clips), que no representen un riesgo para la conservación de los documentos.

Tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Prevenir el uso de elementos metálicos de sujeción tales como clips, ganchos de cosedora y ganchos legajadores. En el mercado se pueden conseguir clips con un recubrimiento que aísla el metal y para el caso de los ganchos de cosedora, debe ponerse un aislante entre el gancho y el documento que puede ser un trozo de papel pequeño.

- La NTC 5397:2005 mencionan las características de calidad para adhesivos,

cintas adhesivas, plásticos (para unidades de conservación) y borradores.

- Escogencia de las cajas y carpetas para el almacenamiento de la Documentación: Para la escogencia de las cajas y carpetas que se utilizarán para el almacenamiento de la documentación, debe tenerse en cuenta lo establecido en la NTC 5397:2005, donde se mencionan las características de calidad de la cartulina, del cartón corrugado con recubrimiento interno y del



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 45

cartón de archivo; así como lo establecido por el AGN respecto a las especificaciones para cajas y carpetas de archivo.

- Manipulación de documentos de Archivo Histórico: La documentación que conforma el Archivo Histórico, corresponde a aquella que ha sido selecciona como de Conservación Total según lo establecido en las TRD uno de los tipos documentales que comúnmente pertenece a este grupo es por ejemplo el de las Resoluciones, por lo que desde su producción al reconocer su disposición final, debe producirse y gestionarse con materiales de calidad de archivo, evitando el uso de cintas adhesivas, ganchos de cosedora, perforaciones para legajar u otro tipo de elementos que signifiquen un riesgo para su conservación.

Por tanto, el almacenamiento de esta documentación debe hacerse en carpetas con cartulina libre de ácido de cuatro (4) aletas y en cajas de cartón corrugado con recubrimiento libre de ácido, según las recomendaciones del AGN.

- Cambio de Cajas y Carpetas: Se deben realizar cuando se encuentren en un estado de deterioro avanzado y que ponga en riesgo la conservación de los documentos.

El cambio de carpetas debe hacerse cuando éstas presenten rasgaduras que dejen al descubierto la documentación de su interior, o cuando presentan suciedad acumulada, manchas u otro origen y/o deterioro biológico.

- Conservación de otros soportes: La información consignada en soportes de nuevas tecnologías requiere de la intervención de dos (2) disciplinas, la primera de conservación de la materialidad del objeto, la cual define lineamientos generales que magnifican la conservación de estos soportes a partir de acciones preventivas sobre las condiciones ambientales, el correcto embalaje y la manipulación. La segunda es la que concierne a la Oficina de Tecnologías de la Información, quien se encarga de la conservación y el acceso a la información, además de la prevención de incursión de virus informáticos.

- Soportes Ópticos: Está conformado por CD, DVD, BLURAY, entre otros, los cuales permiten el acceso a la información y su reproducción sin tener que recurrir al original, sin embargo, su tiempo de duración es corto (no más de cinco (5) años) por lo que requiere de un seguimiento constante y de la migración de información a nuevos soportes.

El concepto de documento original, para aquellos almacenados en soporte óptico, es relativo, ya que éste tipo de soporte permite la modificación del documento y por ende la manipulación de la información, frente a esto es necesario generar Sistemas de Seguridad Informática para garantizar la originalidad de la información.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 46

Por tanto, se recomienda el uso de este tipo de soportes, como transporte de información pero no como soporte de conservación total en remplazo del papel. La Oficina de Tecnologías de la Información será quien de acuerdo con las políticas de seguridad de la información de la ADR, deberá establecer los medios de conservación para el material de audio, video, electrónico y digital, además de los equipos que albergarán dicha información y los backup necesarios para ello. Para la conservación física de estos soportes se recomienda realizar:

- Limpieza del soporte: Debe realizarse en forma radial (no en círculos), de adentro hacia afuera con un paño limpio y seco, se recomienda la periodicidad máximo cada tres (3) meses.

- Transferencia de Datos: Debe hacerse a soportes de alta calidad, para lo cual es necesario verificar en el mercado cuales soportes ofrecen una mayor eficiencia, así mismo, se deberá llevar un control de la cantidad de transferencias y modificaciones (cambio de software) realizadas.

- Almacenamiento para soportes ópticos: Las cajas plásticas de almacenamiento son las más adecuadas y su disposición debe ser en sentido vertical, teniendo en cuenta que dependiendo el diseño de la caja, esta no deberá exceder el volumen de almacenamiento.

Manipulación: Las unidades o soportes ópticos tienen dos (2) caras, la cara superior comúnmente oscura u opaca, contiene la marca y las especificaciones técnicas del disco y la cara inferior de grabado, tiene una apariencia tornasolada. Para manipular el disco se debe coger por el agujero del centro o por las esquinas del borde, evitando colocar los dedos u objetos diferentes sobre su superficie y una vez utilizado, es preciso devolverlo a su unidad de almacenamiento. Para el caso que se requiera, debe marcarse únicamente en la cara superior, evitando el uso de etiquetas auto adhesivas, por lo que se recomienda utilizar marcadores permanentes libres de alcohol o cualquier otro solvente. Ambiente: Evitar su ubicación cerca de campos magnéticos, lugares húmedos, con incidencia de iluminación solar directa y/o alto ingreso de material particulado, según lo establecido en el Acuerdo AGN 049 del 2000, respecto a las condiciones ambientales ideales, teniendo en cuenta además una temperatura de dieciséis (16) a veinte (20) grados centígrados (°C) y una humedad relativa de treinta y cinco (35) a cuarenta y cinco (45) por ciento (%).

Estos soportes deben cumplir con las cualidades necesarias para la conservación de información, por lo que es importante adquirir materiales de buena calidad y adoptar programas de migración de datos, limpieza y almacenamiento adecuados, con el fin de garantizar una mayor vida útil del objeto, además de la perdurabilidad y el fácil acceso a la información. Otros aspectos



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 47

Para la proyección de un espacio adecuado para almacenar los archivos de la Entidad, es necesario tener cuenta los siguientes aspectos:

- La manipulación de la documentación debe realizarse en un sitio seguro y apropiado.

- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.

- El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.

- En este espacio sólo deberá estar ubicada la estantería, cajas y carpetas que contengan la documentación. No debe ser un espacio para almacenar elementos o mobiliario en desuso o dado de baja o para ubicar los puestos de trabajo del personal de archivos, o de contratistas en procesos de organización.

- Esto con el fin de evitar problemas de seguridad, inestabilidad de condiciones ambientales y de salud entre el personal debido a la presencia de agentes biológicos.

Por otro lado, la estantería metálica debe cumplir con las especificaciones técnicas y de distribución:

- La estantería más recomendable es la metálica, ya sea del tipo convencional fija, compacta o rodante, y deben tener un aprovechamiento del 100% de su capacidad.

- Altura de 2.20 m y cada bandeja soportar un peso de 100 kg/m lineal, por bandeja o balda.

- El sistema de entrepaños debe ser graduables o de altura regulable. - Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben

utilizar los párales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad, en todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.

- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.

- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso. - Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados

para evitar desgarres en la documentación. - La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio

mínimo de 15 cm, entre éstos y la estantería. - El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo

de 70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm. - La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la

documentación, acorde con la signatura topográfica. Asimismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulación, control y prevención, de nada servirá que se cumplan las especificaciones técnicas de edificios, estantes y sistemas de almacenamiento, pues la documentación y el edificio mismo terminarán deteriorándose rápidamente.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 48

Por último, es necesario establecer algunos lineamientos a la hora de consultar la documentación con el fin de protegerla:

- No mojar los dedos con saliva para pasar las páginas. - Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y

monogafas). - Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depósitos. - Controlar el préstamo de documentos y llevar un estricto control de quién la

consulta. - Lavarse las manos después de consultar. - No consumir alimentos ni bebidas ni fumar durante la consulta, ni en los espacios

destinados para el almacenamiento de la documentación.

4.1.5.3. Recursos

Los recursos para necesarios para la implementación del programa son:


El personal responsable de la implementación, seguimiento y control Conservación en la

Producción y Manipulación Documental:

RECURSOS


1. Profesionales y técnicos idóneos encargados de revisar los requisitos para Conservación en la Producción y Manipulación Documental

1. Mobiliario adecuado (estantería, planotecas, archivadores, contenedores) de acuerdo al formato o tamaño de la documentación.

2. Materiales calidad de archivo: cajas, carpetas, porta CD’s, ganchos legajadores, clips,

1. Depósito de archivo. 2. Fichas técnicas para la compra de materiales tales como: cajas, carpetas, ganchos legajadores

Recursos o Presupuesto



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 49

RESPONSABLES


Profesional en Archivística Profesional en gestión documental y carreras afines.


1. Verificar que se asigne los recursos suficientes para la compra de materiales. 2. Elaborar la lista y realizar la solicitud de los materiales necesarios y adecuados para el desarrollo del programa. 3. Garantizar que siempre existan materiales adicionales para realizar cambios continuamente. 4. Dar a conocer la normatividad y recomendaciones para la manipulación, almacenamiento de la documentación. 5. Solicitar apoyo de un profesional en Microbiología o Restauración que realicen el tratamiento del material que presenta biodeterioro.

Profesionales y técnicos en Gestión documental, archivística, administración de archivos y carreras afines

Contratista o funcionario de la entidad

1. Realizar el cambio de las unidades de almacenamiento (cajas, carpetas, sobres, porta-CD’s) que lo requieran y retirar o reemplazar cualquier elemento metálico presente en los documentos. 2. Informar al líder del Proceso de Gestión documental cada vez que se identifique documentación con algún tipo de biodeterioro.



1. Realizar la limpieza, desinfección o restauración del material que presenta biodeterioro. 2. Evaluar el estado de conservación de la documentación, grados de deterioro y actividad del agente contaminante. 3. Brindar recomendaciones o capacitaciones para la manipulación del material con signos de biodeterioro.

4.1.6. PROGRAMA PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES

4.1.6.1. Objetivos

Minimizar el riesgo de pérdida total o parcial de información de los archivos de la Agencia de Desarrollo Rural – ADR, ante una situación de emergencia causada por incendio, inundación, terremoto y/o vandalismo y aumentar la capacidad de respuesta de las personas ante una emergencia.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 50


Para fortalecer el Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres, de la ADR, se enfoca a los documentos con los siguientes principios:

Priorización de documentos: Donde se identifiquen y ubiquen aquellos que sean esenciales para la misión, visión, gestión de la Entidad y/o de valor histórico según las Tablas de Retención Documental.

Conservación Preventiva: la cual se refiere a todas las acciones previas a que ocurra un evento riesgoso.

Manejo de riesgos, la planificación, los recursos adecuados, la capacitación de personal, las asociaciones con la comunidad, los medios de comunicación y las entidades de rescate circundantes al inmueble tales como Bomberos, C.A.I, Defensa civil y otros.

Todo lo anterior con el fin de fomentar la prevención y mitigar o reducir los efectos y daños causados por una eventual emergencia, ocasionada por el hombre o por la naturaleza, en la que el acervo documental se pierda, evitando y disminuyendo los costos que a todo nivel implicaría un siniestro y/o un acto de vandalismo. Estas medidas se desarrollarán teniendo en cuenta lo estipulado en el Acuerdo 050 de 2000; a continuación se exponen algunos de los aspectos más importantes:

Programación: una planificación acertada permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia.

Coordinación: este programa debe ir de la mano con los programas adelantados por el COPASST y debe contar con un coordinador y un comité que apoye todas las medidas de reacción. La atención de las emergencias que se pueden presentar en los archivos, requiere de una organización, en donde cada persona involucrada conozca en forma clara sus funciones y responsabilidades. La elección de los integrantes del Comité de emergencias debe conformarse o renovarse una vez al año, para facilitar la continuidad de los programas preventivos y de reacción.

Prevención: ser parte de la identificación del panorama de riesgos, seguido de la evaluación de las amenazas potenciales y de esta manera, se establecerán las medidas preventivas pertinentes.

Las actividades se centralizan en: Identificación y Valoración del Panorama de Riesgos Consiste en un estudio profundo de los espacios para reconocer el contexto y sus características, estado, comportamiento, entre otros, y así determinar qué situación se convierte en amenaza para la conservación de los documentos, según el Acuerdo 050 de 2000 del AGN, para la identificación y valoración de los posibles riesgos, se deben estudiar los que provienen del exterior del edificio, de la estructura, por la inestabilidad de



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 51

los materiales que conforman los acervos documentales y los riesgos de tipo antropogénico (ataques vandálicos o terroristas). Algunos de los aspectos necesarios a responder que nos guían para completar la identificación de amenazas son:

Ubicar las instalaciones: en zona urbana, rural, industrial. Estudiar los posibles riesgos ambientales. Estudiar las características constructivas y el estado de conservación de las

instalaciones (pisos, techos, muros, sistemas hidráulicos, ventanas, sistema eléctrico).

Estudiar los medios de acceso, simulando emergencias que puedan presentarse. Evaluar las zonas de evacuación, el personal y materiales. Estudiar las instalaciones de suministros de luz, agua, aire acondicionado, Estudiar las instalaciones de los depósitos, salas de lectura, áreas de trabajo y

sistemas de protección. Estudiar las características del acervo documental. Estudiar los procesos que se llevan a cabo dentro de los espacios, desde acciones

de aseo y limpieza hasta la forma de almacenamiento. Medidas Preventivas Para la ADR, estar bien preparado es el mayor beneficio que pueden recibir los archivos para la conservación de su integridad física, para la entidad que los custodia en cuanto su patrimonio material y económico. Las acciones de prevención consisten en la aplicación de todas aquellas herramientas, programas, inspecciones, entre otros, que se realizan antes de un siniestro, lo cual da las pautas de acción para prevenir al máximo posible los daños que las emergencias pueden ocasionar, dentro de la prevención para emergencias de archivos se debe tener en cuenta los siguientes lineamientos:

Incluir dentro de la política de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, el compromiso para con la prevención y la preparación para emergencias.

Generar la conformación del Comité de Emergencias Documental y asignarle las funciones correspondientes a cada uno de los integrantes.

Capacitar y mantener activa la Brigada de emergencias documental, especialmente en evacuación y rescate.

Mantener actualizados los planos de las instalaciones de archivos en los que se muestre: La disposición de los acervos documentales, el equipo de emergencia como extintores y los puntos donde la electricidad y el agua pueden suspenderse, entre otros.

La constante identificación y valoración de riesgos para actualizar el plan de contingencia, el cual debe presentar unas metas concretas y recursos identificables para eliminar o reducir la mayor cantidad de riegos.

Implementar el programa de inspección y mantenimiento, como una de las medidas de prevención más eficaces.

Elaborar los formatos de inspecciones periódicas, para garantizar el buen estado de los equipos de control de incendios. Hacer la supervisión en el mantenimiento



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 52

de dichos equipos para garantizar su efectividad en caso de una eventual emergencia.

Se recomienda realizar mantenimiento de la estructura del edificio, con el fin de evitar el deterioro y respectivo debilitamiento de esta.

Tener a la mano un equipo de elementos básicos que contenga un radio portátil, una lista de teléfonos de las entidades para la atención de emergencias, silbatos, extintores del tipo requerido, copias de las llaves, copias de los documentos o formatos importantes a diligenciar, una linterna y un botiquín.

El proceso de evaluación debe tener en cuenta, los documentos más valiosos y el modo en que están protegidos, almacenados, asegurados y expuestos.

Si hay documentación que permanece en zonas vulnerables se pueden diseñar sistemas de embalaje o de protección que se empleen en temporadas o zonas de mayor riesgo o incluso como medida diaria.

La reproducción de los documentos (digitalización), facilita la difusión y las protege en el caso de un siniestro. Por eso, es bueno implementar un sistema de archivo alterno de la información preferiblemente externo a la edificación para llevar periódicamente copia o backup de la información vital de la Agencia y garantizar de esta forma, su continuidad en la operación.

Hacer la verificación constante de los sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas

Asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de agua en las áreas de almacenamiento.

Disponer de detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia.

Ubicar dentro de los espacios de archivo y dependencias, sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extintores manuales, sistemas de extinción fijos.

Asegurar que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.

Hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores o acciones que impliquen fuego.

Aislar los productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopias en áreas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.

Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con prioridad, donde se deben incluir los registros de inventario que son de los documentos que deben ser sometidos a tratamientos especiales.

Lista de los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el salvamento, cajas con materiales para intervenciones de emergencia.

Lista de recursos externos: restauradores, empresas especializadas para transporte eventual, lugares para almacenamiento.

Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se vayan a requerir para facilitar la toma de decisiones.

Reacción en Caso de Siniestro



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 53

Durante un siniestro se generan situaciones confusas que pueden dar lugar a la toma de decisiones no acertadas, sin embargo, el contar con una pauta que de lineamiento de acción, genera confianza, disminuyendo el impacto causado por el evento. Al desconocer el procedimiento, se recomienda dar alerta a quienes ya tienen capacitación al respecto, como los brigadistas y responsables del comité de emergencias o quien haga sus veces. Las actividades posteriores a un siniestro son:

Verifique que la autoridad competente haya sido notificada y que elabore el reporte correspondiente (Bomberos, policía,) para luego solicitar copia de dicho reporte.

Evaluar los daños en las instalaciones, equipos, elementos y documentación para hacer la remoción de todo lo que ha resultado deteriorado total o parcialmente y salvar aquello que no se afectó o que puede recuperarse.

Evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones de salvaguarda previstas, reuniendo de manera sistemática la información necesaria como fotografías de los documentos y de los locales e inventario del material afectado. Estos datos serán necesarios para el expediente de la aseguradora, en el caso de que exista y en la evaluación del siniestro.

Notifique a la compañía de seguros, detallando la magnitud y alcance de los daños y pérdidas.

Disminuir el riesgo latente ocasionado por situaciones de inestabilidad y desorden del área afectada.

Verifique que los servicios de energía, gas y agua estén suspendidos en el área. Facilitar la readecuación de las áreas afectadas, actividad realizada por personal

calificado. Evaluar el estado de conservación de la documentación. No hay que desechar

ningún documento por muy deteriorado que se encuentre. La remoción de escombros debe ser lo suficientemente rápida para minimizar el

tiempo de suspensión de labores facilitando la reparación y reinicio de las actividades.

La actividad de levantamiento de escombros requiere de cuidado y supervisión de personal calificado, para evitar personas lesionadas o daños adicionales al material de archivo, equipos e instalaciones y para no destruir pruebas.

Disponer de un espacio único de desechos. Hasta tanto se reciba la visita del funcionario de la compañía de seguros o sea

autorizado por esta, no se debe hacer la remoción de escombros. Acciones de Recuperación en Situaciones de Inundación El agua es uno de los factores de deterioro de mayor impacto para la conservación de los documentos, la estructura interna del papel absorbe la humedad hinchándose y volviéndose inestable, el encolante se disuelve perdiendo resistencia, las encuadernaciones en cuero y pergamino se deforman y las tintas con que se plasma la información puede borrarse o correrse, causando la pérdida total o parcial de la información. Las emergencias causadas por inundación pueden suceder como desastres



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 54

naturales hidrológicos, por efectos secundarios de otra catástrofe, por ejemplo en el caso de un terremoto que cause la caída de techos y/o por la falta de mantenimiento de redes hidráulicas que colapsan por suciedad o se rompen por desgaste. Por lo anterior, cuanto más rápida sea la acción de respuesta, menor será el índice de deterioro sobre los documentos, frente a estas situaciones, se recomiendan las siguientes acciones para recuperar el material de archivo:

Establecer los métodos de tratamiento según las cualidades y los tipos de documentos a tratar, su valor, presupuesto y las posibilidades locales de adelantar las actividades previstas.

Hay que disponer y adecuar espacios para el traslado de los documentos humedecidos.

Si hay que sacar el material de un zona damnificada antes de poder embalarlo, sé recurrirá a cadenas humanas y hacer uso de carretillas. A veces es posible hacer el embalaje en la propia zona afectada. Conviene que la manipulación previa al embalaje y el transporte del material sea mínima y que se realice con todos los elementos de protección personal establecidos por el AGN.

Desplazar primero el material más mojado, a continuación el que no lo esté tanto, y después el que esté simplemente húmedo.

Evitar que los materiales sufran daños irreversibles durante el proceso de recuperación.

Todo tratamiento debe efectuarse con sumo cuidado dado el estado de fragilidad y debilidad en que se deben encontrar luego de una inundación o incendio.

Hay que asegurar una buena circulación de aire, para lo cual el uso de ventiladores mecánicos puede ayudar, y si es posible, instalar técnicamente equipos de deshumidificación.

Se deberán poner en funcionamiento los equipos de trabajo previamente establecidos y verificar el almacenamiento y cantidad de los materiales de emergencia para suministrar rápidamente aquellos que hagan falta.

Bajar los niveles de humedad relativa para evitar la aparición y proliferación de organismos, pues se debe tener en cuenta que en tan sólo veinticuatro (24) horas puede presentarse una infestación.

Se recomienda realizar fumigaciones en el lugar de secado con un producto fungicida, que no tenga efectos nocivos para los soportes documentales, para adelantar esta actividad se debe contar con la asesoría de profesionales y empresas especializadas en el área.

Si el material de Archivo se lleva a otro lugar embalado en cajas, éstas deben enumerarse y rotularlas con toda la información pertinente, con tinta indeleble y de manera legible y clara.

Hay que llevar un cuidadoso registro y anotar cualquier otra información que pueda ser necesaria, como la clasificación del material, la importancia de los daños o las prioridades.

Los materiales mojados pesan mucho y por ello las cajas han de ser sólidas y no demasiado grandes, para facilitar su manejo, no hay que hacer pilas de más de tres cajas.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 55

Con el objeto de evitar nuevos daños, las cajas de cartón no deberán ubicarse directamente en el piso.

Recordar que los medios magnéticos o con soporte de película se deterioran rápidamente y es preciso atenderlos lo antes posible, si se quiere salvarlos.

Todos los documentos frágiles como las fotografías, manuscritos sobres de papel y sobres de pergamino deberán ser tratados por especialistas.

Las fotografías podrán enjuagarse con mucho cuidado en recipientes poco profundos con agua limpia y fría, no hay que frotarlas ni fregarlas en ningún caso. Las fotografías en color son mucho más propensas a sufrir daños y mucho menos recuperables.

Los microfilms y los rollos de películas pueden enjuagarse también con agua clara y fría, a continuación conviene enviarlos, en recipientes con agua clara a una entidad o profesional especialista y acreditado para adelantar el tratamiento requerido.

Los medios magnéticos pueden limpiarse, secarse al aire y reproducirlos para su posterior utilización. Esta actividad debe ser realizada por personal capacitado y/o profesional en el área.

Si el único método disponible es el del secado al aire, este se deberá hacer en las mejores condiciones posibles, es decir, sobre superficies secas y lisas, colocar hojas de papel absorbente, papel secante o cartón filtro, éstas se deben cambiar regularmente para controlar el secado y evitar que se saturen de humedad.

Distribuir los documentos sobre los papeles absorbentes, procurando que no quede ningún folio encima de otro. Si es posible, cubrir con otras hojas de papel absorbente los documentos. Si se trata de encuadernaciones, mantener los libros abiertos y en posición vertical, cambiando de páginas constantemente para que el secado sea uniforme. En las unidades documentales de pocos folios como plegables, pueden ubicarse sobre una cuerda.

Favorecer el secado general de los diferentes soportes con ventiladores de pie y un secado puntual, folio por folio, con un secador de cabello, el tipo de aire empleado debe ser preferiblemente frío.

Si los folios están pegados entre sí, se deben despegar sin lastimarlos con ayuda de herramientas como espátulas, ésta actividad debe realizarse por personal capacitado y estar supervisada por un profesional en el área.

Acciones de Recuperación de Documentos con Deterioro Biológico El deterioro biológico generalmente es un efecto generado posterior a un siniestro, donde está involucrado el humedecimiento de los documentos; por eso, es importante contemplar este tipo de afectación dentro las medidas preventivas y operativas, para que se controlen las condiciones que favorecen el crecimiento y proliferación de microorganismos y así evitar otro tipo de deterioros en los documentos. Las acciones tener en cuenta para el tratamiento de material contaminado biológicamente son:

Debe ser realizada por personal capacitado y bajo la supervisión de un profesional especialista en el tema, para garantizar los resultados y la recuperación de los soportes afectados.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 56

El riesgo que representa la documentación contaminada para la salud del personal es alta, por lo cual los procedimientos de manipulación e intervención requieren del uso de todos los elementos de protección personal como batas, gorros desechables, gafas de seguridad, tapabocas específicos para esta actividad y guantes de nitrilo.

El equipo mínimo con el que se debe contar para el tratamiento de documentos

con deterioro biológico, luego de una inundación incluye: - Algodón - Cajas plásticas, - Traperos y baldes - Cuerdas - Ganchos de ropa - Esponjas absorbentes - Etiquetas adhesivas - Lámparas de mano - Máscaras, guantes, overoles - Papeles y rollos de papel absorbentes. - Plástico en rollos - Extensiones eléctricas - Bolsas de basura - Termohigrómetros - Productos desinfectantes - Ventiladores y secadores de pelo.

En la mayoría de los casos, e independientemente del método de secado, será

necesaria una desinfección cuando todos los documentos estén secos. Esta se debe realizar tanto a los espacios como a la documentación.

Una ventilación adecuada puede establecerse con sistemas que permitan renovar el aire por medio de equipos sencillos, económicos y seguros para el cuidado de los fondos.

Acciones de Recuperación en Situaciones de Incendio El caso de deterioro por incendio, representa la pérdida total y/o parcial del soporte, teniendo en cuenta que el papel es un material altamente inflamable, también la pérdida de humedad de los soportes celulósicos genera resequedad lo cual representa de igual manera perdidas del soporte, para la recuperación del material afectado por incendios se debe tener en cuenta lo siguiente:

Hay que suponer que todo material expuesto a altas temperaturas es frágil. Si está mojado, lo será aún más, por lo tanto, la manipulación debe efectuarse con sumo cuidado y emplearse todos los elementos de protección personal.

Se recomienda tener una lámina de poliéster para que sirva como soporte auxiliar, mientras se traslada el material documental al depósito o área destinada para su tratamiento.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 57

El material quemado puede almacenarse en cajas, carpetas u otra unidad de almacenamiento, mientras se destinan los recursos necesarios para su recuperación e intervención.

La documentación que fue expuesta a un incendio debe ser evaluada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el objeto de establecer el valor del documento y determinar si es posible o no recuperarlo, de igual manera, este Comité debe establecer la disposición final de este material, el cual debe hacerse mediante un acta debidamente diligenciada y aprobada.

Al trasladar los documentos hay que depositarlos en sobres de acetato o plástico transparente, para observar el comportamiento y conocer el estado al momento de extraerlos del sobre, estos sobres deben tener medidas muy justas para que el documento no quede muy suelto dentro del mismo y permita durante el traslado el fraccionamiento o pérdida.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Agencia destinará los recursos suficientes para la intervención y recuperación de los soportes afectados, mientras se adelanta esta actividad, se debe restringir el acceso a esta documentación debido a que puede generar más daños a estos soportes.

La recuperación después de un incendio es costosa y difícil por eso la prevención es la alternativa menos costosa.

4.1.6.3. Recursos

Los recursos necesarios para la implementación del Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres de la ADR son:

RECURSOS


1. Profesionales en Microbiología para realizar la implementación del programa, limpieza, desinfección y restauración de la documentación afectada por un siniestro. 2. Personal para búsqueda y rescate del material documental. 3. Organismos de emergencia. 4. Brigadas de

1. Incendio: Sensores automáticos de dióxido de carbono (CO2), extintores para fuego tipo A, puertas corta fuego. 2. Vandalismo: Sensores de movimiento, alarma contra robo, botones de pánico, detector de metales, sistema de seguridad biométrico (huella digital, tarjeta o paso de entrada), circuito cerrado de televisión. 3.Inundación: Bombas de agua, papel absorbente o secante

1. Formatos para seguimiento y control de equipos de emergencia. 2. Fichas técnicas para adquisición de materiales. 3. Señalización de espacios de archivo. 4. Cronograma para inspecciones y mantenimiento los equipos e instalaciones. 5. Nuevo depósito para almacenamiento y tratamiento de la documentación afectada por un




PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 58

RECURSOS

emergencia. 5. Comité Institucional de Gestión y Desempeño o Comité Interno de Archivo

blanco, brochas, mesas, ventiladores, equipos para medición de condiciones ambientales, bata, gorro, guantes, tapabocas, gafas de seguridad, espátula, hilo, bayetillas, agua limpia, baldes, traperos, detergentes, desinfectantes.

siniestro. 6. Transporte para el traslado de la documentación afectada por el siniestro. 7. Profesional microbiólogo con experiencia en procesos de desinfección, desratización y desinsectación.


RESPONSABLES


Profesional en Archivística Profesional en gestión documental y carreras afines.


1. Solicitar y verificar que se asigne los recursos suficientes para la implementación del plan de emergencias documental. 2. Programar y verificar que se lleven a cabo las capacitaciones a todo el personal para afrontar una eventual emergencia. 3. Conformar el Comité de Prevención y Atención de Desastres para Documentos y cumplir con todas las funciones que le corresponden. 4. Coordinar la adquisición de un nuevo depósito, transporte de la documentación afectada, compra de materiales para la recuperación de la documentación de ser necesario. 5. Contactar al profesional en microbiología para llevar a cabo los procesos de limpieza, desinfección y restauración que sean necesarios. 6. Tomar las decisiones conjuntamente con los brigadistas antes, durante y después de una emergencia. 7. Coordinar la realización de los simulacros para todo el personal. 8. Informa al Comité Institucional de



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 59

RESPONSABLES


Gestión y Desempeño los planes y acciones necesarias para salvaguardar la documentación. 9. Dar aviso a los organismos de emergencia en caso de presentarse un siniestro.

Alta Gerencia Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Establecer la disposición final de los materiales afectados por un siniestro.

Profesionales y técnicos en Gestión documental, archivística, administración de archivos y carreras afines


1. Levantar un nuevo inventario documental después de una emergencia. 2. Colaborar con las actividades de búsqueda y rescate de la documentación afectada. 3. Participar en los simulacros. 4. Apoyar en el desarrollo de las actividades formuladas para el cumplimiento del programa.



1. Realizar la limpieza, desinfección o restauración del material afectado por un siniestro. 2. Evaluar el estado de conservación de la documentación y grados de deterioro. 3. Brindar recomendaciones o capacitaciones para la manipulación del material con signos de biodeterioro. 4. Brindar capacitación al personal para la manipulación de material afectado durante un siniestro. 5. Solicitar los insumos necesarios para la recuperación del material documental.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 60

RESPONSABLES



1. Inspección periódica de las instalaciones a fin de reparar cualquier imperfecto que se presente. 2. Evaluar los daños después de la emergencia y contactar al personal idóneo para realizar el mantenimiento o reparaciones necesarias.

Vigilante o guardia de seguridad

Empresa Contratista 1. Ejercer vigilancia y protección de todo el depósito de archivo, así como la protección de del personal que puedan encontrarse en los mismos. 2. Realizar controles de identidad antes del personal que requiera ingresar al depósito. 3. Mantener un listado con los números telefónicos de todos los organismos de emergencia. 4. Dar aviso a la autoridad competente en caso de sospecha o de presentarse acciones vandálicas. 5. Realizar rondas periódicas por todas las instalaciones para detectar y reportar cualquier situación de riesgo que se presente.

Brigadas de emergencia (Profesionales y técnicos en Gestión documental, archivística, administración de archivos, microbiólogo, ingeniero)


1. Actuar en coordinación con la brigada de atención del personal para asegurar en todo momento la seguridad del personal y de la documentación de la entidad. 2. Programar conjuntamente con los grupos de la entidad los entrenamientos continuos y los simulacros de manera periódica para actuar de manera apropiada en caso de incendios, terremoto, evacuación, rescate y llevar a cabo actividades de primeros auxilios. 3. Tomar el mando en las actividades en caso de emergencia, dirigiendo la evacuación del personal, salvamento de bienes de acuerdo con los procedimientos establecidos por la entidad. 4. Verificar periódicamente el funcionamiento óptimo los equipos y materiales para prevención de emergencias como: botones de pánico, extintores, sensores de movimiento.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 61

RESPONSABLES


5. Prestar primeros auxilios a las víctimas en el sitio de la emergencia.

6. Verificar que los riesgos se han eliminado o solucionen adecuadamente antes retomar las labores habituales. 7. Elaborar y mantener actualizado un listado de los organismos de apoyo externo tales como: bomberos, hospitales más cercanos, cruz roja, policía nacional, defensa civil y otros organismos ya que estos prestaran atención a los afectados por el siniestro.

Profesionales en Emergencias de Entidades Externas

Organismos de emergencia (Bomberos, hospitales más cercanos, cruz roja, policía nacional, defensa civil)

Brindar apoyo en la búsqueda y rescate, primeros auxilios, transporte de heridos ante la existencia de desastres o calamidades presentadas.

4.2. Plan de Preservación Digital a Largo Plazo

4.2.2. Objetivo

Formular las acciones para asegurar la autenticidad, el uso, la accesibilidad y comprensión del contenido intelectual de los documentos en soporte digital, por largos periodos de tiempo en la Agencia de Desarrollo Rural – ADR.

4.2.3. Metodología

La naturaleza del medio físico en el cual los datos digitales están almacenados, presenta uno de los mayores retos a la conservación del contenido digital. A ello contribuye la enorme variedad de tipos de soportes, a menudo su rápida obsolescencia y su vulnerabilidad ante la degradación física. Un almacenamiento inadecuado suele ser la razón más habitual que provoque un fallo prematuro en los medios. Los procesos de preservación preventiva para los documentos originales y sus reproducciones, deben ser normalizados por parte de la unidad, de esta manera se



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 62

minimiza el riesgo de deterioro que puedan sufrir mientras se realiza la digitalización. El personal a cargo de llevar a cabo la digitalización debe estar capacitado en buenas prácticas de manipulación de documentos. Una ventaja adicional que presentan los formatos digitales es la posibilidad de que la copia digital sea firmada electrónicamente, originándose así la autenticación de dicha copia y siendo susceptible, en tal caso, de entrar a formar parte de la producción documental derivada de la administración electrónica. Finalmente, la necesaria migración a otros soportes o cambios de formato es mucho más sencilla y rápida cuando se encuentran en formato digital. La digitalización y producción de documentos de manera digital ha adquirido gran importancia debido a la legislación nacional:

Acuerdo 07 de 1994: Reglamento General de Archivos: Capítulo VII Conservación de documentos.

Ley 594 de 2000: Título V Gestión de Documentos y Título XI Conservación de Documentos.

Decreto 2609 de 2012: Compilado en el Decreto 1080 de 2015 Artículo 27 Requisitos para la Preservación y Conservación.

Acuerdo 006 de 2014: Sistema Integrado de Conservación.

Esto muestra la necesidad e importancia de la digitalización de la información contenida en los archivos físicos y asimismo el compromiso que deben tener las entidades para cumplir la reglamentación nacional. Las actividades específicas para la preservación digital a largo plazo en la ADR, son: Los documentos digitalizados tienen las mismas características que los documentos físicos en cuanto a tiempos de retención, conservación y/o eliminación consignados en las Tablas de Retención Documental, por ello se establecen las actividades a seguir:

Realizar un estudio previo de la documentación susceptible de digitalización, se debe seleccionar la documentación que se va a abordar, establecer plazos, volumen y una metodología clara para este proceso. Las razones de la implementación de un Plan de digitalización pueden variar, pero en líneas generales se puede hablar de incrementar el acceso a los fondos documentales. Además, otra razón para digitalizar la documentación es reducir la manipulación y el uso de la documentación original y así se favorece por la preservación del documento, creando una copia de seguridad para el material que se encuentra frágil o deteriorado (Archivo General de la Nación Colombia, Guía N° 5).

Las prioridades en la digitalización de documentos vendrán dadas por las necesidades de los usuarios y los recursos disponibles en cada momento: estas condiciones permiten establecer los criterios mínimos, que sirven para establecer las líneas básicas en la política de digitalización de los archivos. Las prioridades así determinadas permitirán establecer una clasificación general de documentos para digitalizar (Archivo General de la Nación Colombia, Guía N° 3).



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 63

Los criterios para la priorización para el fondo documental son los siguientes: 1. Condiciones del documento:

- Derechos de propiedad. - Restricciones legales. - Existencia o no de versiones digitales con calidad de archivo.

2. Características Intrínsecas:

- Calidad del documento. - Estado de conservación. - Dimensiones.

3. Características Extrínsecas:

- Importancia de las series documentales. - Volumen de consulta. - Pertinencia.

Se entiende por digitalización documental lo concerniente al proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador (Archivo General de la Nación Colombia, Guía N°3) y debe tener los siguientes pasos:

- Cargar el documento de manera automática o manual. - La luz de la lámpara del escáner incide en el documento reflejando diferentes

intensidades que pueden ser gris, negro o color. - Las diferentes intensidades se convierten en señales eléctricas a través de un

sensor, actualmente esos dispositivos se denominan CCD. - Las señales eléctricas son codificadas en bits. - La imagen es comprimida y temporalmente almacenada. - La imagen es desplegada a través del software en una pantalla de computador

para realizar el control de calidad. - Los índices de la imagen (metadatos) son creados. - La imagen y sus respectivos índices son enviados al almacenamiento permanente

(Archivo General de la Nación Colombia, Guía N°3). Antes de comenzar con el proceso de digitalización se debe asegurar que la documentación no contenga material metálico (clips, ganchos de cosedora.), restos de adhesivo y de la misma manera se deben poner todos los folios en el mismo sentido (Archivo General de la Nación Colombia, Guía N° 6). El software utilizado para la digitalización deberá reconocer el formato en que sea guardado el documento, por esta razón y basándonos en la norma ISO 19005-1:2005 se recomienda guardar las imágenes en el formato denominado PDF/A-1 ya que este es un formato creado para suplir la necesidad de las entidades de preservar a largo plazo la documentación almacenada de manera digital.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 64

Las características del formato PDF/A-1 son las siguientes:

- Formato Abierto: es un estándar para el intercambio de información electrónico fiable, reconocido internacionalmente por empresas y organismos gubernamentales. Compatible con estándares ISO, como PDF/A, PDF/X y PDF/E.

- Multiplataforma: Accesible: los documentos PDF colaboran con las tecnologías de asistencia para facilitar el acceso a la información a personas con discapacidades. se puede ver e imprimir en cualquier plataforma Macintosh, Microsoft® Windows®, UNIX® y múltiples plataformas móviles.

- Mantenimiento de la integridad de la información: los archivos PDF tienen el mismo aspecto y muestran la misma información que los archivos originales, como, por ejemplo, texto, dibujos, 3D, gráficos en color, fotos e incluso lógica empresarial, independientemente de la aplicación utilizada para crearlos.

- Seguridad de la información: firme electrónicamente o proteja con contraseña los documentos PDF.

- Capacidad de búsqueda (OCR): contiene funciones de búsqueda de texto para encontrar palabras, marcadores y campos de datos en los documentos (ISO 19005-1, 2005).

Resolución: La resolución de las imágenes digitalizadas se expresa en términos de denominados DPI (puntos por pulgada por sus siglas en inglés), cuantos más DPI contenga el archivo, mayor será la resolución al igual que la capacidad de almacenamiento. Actualmente se utiliza en un rango de 100 a 1600 DPI, siendo el rango más común de 200 a 400 DPI (AGN, 2009). Es importante hacer claridad en que para agilizar la búsqueda de textos dentro de los documentos digitalizados utilizando el sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) la resolución mínima recomendad no puede ser inferior a 300 DPI (Archivo General de la Nación Colombia, Guía N°3). La resolución a utilizar en el proceso de la digitalización de las imágenes no debe ser menor a 300 DPI. Asimismo, la modalidad de color recomendad es “blanco y negro”, sin embargo, calidad del soporte puede variar y por esta razón se deben tener activas las opciones de escala de grises de 4 y 8 bits o a color de 24 bits. Cabe aclarar que cuánta más alta sea la cantidad de bits programados en el escáner el tamaño de la imagen va a ser superior (Archivo General de la Nación Colombia, Guía N°3). Compresión de Imágenes: Al digitalizar una imagen el tamaño puede llegar a ser bastante grande para su almacenamiento, por esta razón se usa el método de compresión que consiste en combinar o eliminar bits innecesarios sin afectar la calidad de la imagen, reduciendo el tamaño de la misma. El tipo de compresión de mayor utilización es el denominado CCITT Grupo 3, que reduce el tamaño en una proporción de 10:1 o Grupo 4 con una compresión de 20:1 (Archivo General de la Nación Colombia, Guía N°3). Metadatos: Según la norma ISO 15489-1:2008 los metadatos se definen como “datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos así como sugestión a lo largo del tiempo”. Asimismo, la norma ISO 23081-1:2006 define más a fondo este tipo de datos de la siguiente manera: “los metadatos son información estructurada y



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 65

semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación acceso, conservación y disposición de documentos a lo largo del tiempo”. Los metadatos aseguran la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad e integridad de los objetos de información a lo largo del tiempo posibilitando su gestión y comprensión. Sin embargo, también es necesario gestionar los metadatos. La norma ISO 15489 destaca la importancia de los metadatos en los procesos de gestión documental. Es importante resaltar que la norma ISO 23081 coinciden con las normas de descripción archivística ISAD (G) e ISAAR (CFP) ya que estas ya que estas también tratan de documentar el contexto y los procesos de gestión (ISO 23081 – Parte 1, 2006). Partiendo de la Guía de Metadatos del Archivo General de la Nación, los roles y responsabilidades frente a la creación, uso, implementación y mantenimiento de los metadatos para la gestión de documentos deben ser comunicados a todos los niveles de la institución. Los metadatos que se recomiendan utilizar en el proceso de digitalización de la documentación en la ADR son:

Archivo: nombre que custodia la unidad de descripción.

Código de Referencia: Código que identifica la unidad de descripción.

Número de Expediente: Número que identifica el expediente.

Serie Documental: Nombre de la serie documental a la que pertenece.

Título: Campo de texto que da nombre al objeto, se trata de una descripción breve del documento, expediente

Fechas Extremas: En caso de tratarse de una unidad documental simple, se reseñará la fecha de producción de la misma y en caso de tratarse de un expediente, se reseñará la fecha de apertura y de cierre del expediente.

Nombre del Productor: Nombre del órgano productor de la unidad de descripción.

Unidad Productora: Nombre de la oficina productora.

Descripción: Resumen del alcance cronológico, ámbito geográfico y contenido del expediente.

Número de Folios: Relacionar el número de folios que componen el documento.

Responsable de la Digitalización: Persona o institución responsable de la digitalización.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 66

Fecha de la Digitalización: Fecha en la que se ha realizado la digitalización de la unidad de descripción. Control de Calidad: Finalizado el proceso de escaneo se debe realizar un control de calidad a los documentos que hayan sido digitalizados para garantizar que se cumplan con las siguientes condiciones de autenticidad, integridad, inalterabilidad, disponibilidad y conservación:

- Resolución: Verificar en los metadatos de la imagen si la resolución aplicada a la digitalización corresponde a la requerida inicialmente.

- Legibilidad: La imagen digitalizada debe ser fiel al documento físico facilitando su lectura.

- Integridad: Los rasgos originales del documento físico deben apreciarse en el documento digital, estos pueden ser el texto, firmas, sellos e imágenes que contenga.

- Alineación: La imagen debe alinearse a la pantalla del computador o el elemento en el que se visualice si presentar ningún tipo de desviación.

- Rasgaduras, dobleces, faltantes: En el documento digitalizado no deben apreciarse los posibles dobleces, rasgaduras y/o faltantes que pueda tener el documento físico.

- Superposiciones: En la imagen digitalizada sólo se debe apreciar un único documento, sin que hayan partes de un folio diferente ni tampoco sombras en la parte de posterior del mismo.

- Líneas y sombras: En el proceso de digitalización se pueden presentar fallas las cuales pueden ser operativas del hardware o software y por esta razón podrían aparecer líneas y/o sombras sobre la imagen escaneada que no corresponden al documento original.

Seguridad de la Información: Se debe contar con la capacidad para controlar el acceso a los documentos digitalizados ya que estos pueden tener restricciones legales o de algún otro tipo, esto se debe realizar limitando el número de usuarios que puedan consultar la documentación, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos (Archivo General de la Nación Colombia, Guía de Metadatos, 2012): Restringir el acceso: Restringir el acceso a los documentos de archivo, expedientes y metadatos a determinados usuarios. Grupos de usuarios: Definir grupos de usuarios, un usuario puede pertenecer a varios grupos. Mecanismos de Autenticación: Contar con un mecanismo de autenticación, atribuido al perfil del usuario. Administración: El administrador controlara la gestión de usuarios y acceso.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 67

Búsquedas: Los resultados de las búsquedas solo mostraran documentos de archivo a los que tiene permiso y acceso. Auditoria de acceso: Registrar todos los accesos. Copias de Seguridad y Recuperación: Para poder acceder a la documentación y garantizar su preservación a través del tiempo es necesario que la documentación digitalizada tenga suficientes copias y estas se encuentren en lugares distintos, estos sitios de almacenamiento deberían ser: el computador al que se encuentra conectado el escáner, que asimismo debe contar con la capacidad suficiente para albergar la documentación, el servidor que periódicamente realiza copias de los archivos de la red de la entidad y CD’s. Los requisitos para este proceso se definen así. (Archivo General de la Nación Colombia, Guía de Metadatos, 2012): Automatización de copia: Proceso automatizado de creación de la copia de seguridad, de manera periódica, especificando la frecuencia y el contenido de la misma, este proceso es realizado automáticamente por el servidor al cual están conectados los computadores de la Entidad. Almacenamiento: Las condiciones de almacenamiento deben ser las adecuadas para cada uno de los equipos, discos duros, servidores y CD en los que se guarda la información. Esto tiene que ver con las condiciones ambientales descritas en el Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación. Integridad: Los documentos deben ser inalterables para garantizar su fidelidad, para esto se deben cumplir los parámetros de seguridad descritos anteriormente. Restauración: En caso de un siniestro que afecte las unidades de almacenamiento de documentación digital se deben seguir las especificaciones nombradas en el punto sobre manejo de desastres.

4.2.4. Recursos

Los recursos para necesarios para la implementación de este plan son:



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 68

RECURSOS


Personal idóneo para realizar la digitalización y control de calidad

1. Equipos de Cómputo: para realizar la captura de las imágenes y control de calidad. 2. Equipos de Digitalización: escáner documentos de tamaño oficio, carta, menor a carta y escáner para documentos de gran formato. 3. CD-RW, discos duros y Servidores

Licencias PDF/A-1: Para todos los equipos de cómputo involucrados en la digitalización de imágenes


4.2.5. Responsables

Los responsables de la implementación de este plan son:

RESPONSABLES


Profesional en Archivística

Profesional Líder de Proceso Gestión Documental.

1. Formar a todos los usuarios frente a la gestión y uso de metadatos y se encargará de la confiabilidad, autenticidad, disponibilidad e integridad de los metadatos asociados a los documentos. 2. Definir requisitos, políticas y estrategias asociadas a la creación de metadatos. 3. Asegurar que los controles internos funcionen adecuadamente con el fin de que los usuarios interesados y acreditados puedan confiar en la información producida. 4. Apoyar el uso de metadatos y las políticas relacionadas.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 69

RESPONSABLES


Profesionales y técnicos en Gestión documental, archivística, administración de archivos y carreras afines.


1. Realizar operaciones de digitalización 2. Controlar la calidad de los procesos de digitalización. 3. Verificar que los metadatos de la gestión de documentos, asociados a las funciones y actividades sean precisos y estén completos.

Ingeniero de sistemas


1. Responsable de la confiabilidad, autenticidad e integridad de los sistemas utilizados para crear y mantener los metadatos. 2. Asegurar que todos los metadatos estén asociados a los documentos y que los vínculos se mantengan. 3. Mantenimiento de los equipos de cómputo y digitalización.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 70

5. IMPLEMENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

La Agencia de Desarrollo Rural – ADR, deberá garantizar la conservación de su acervo documental en sus distintos soportes, durante todas las fases del ciclo vital de los documentos, en cumplimiento de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000, Título XI, y normas complementarias que rigen en materia de conservación documental. Desde el Proceso de Gestión Documental, se imparten las directrices tendientes a la implementación del Sistema Integrado de Conservación - SIC, a partir de la creación y aplicación de un Programa de Sensibilización y Capacitación, respecto de la importancia y responsabilidad que tiene la Entidad, en la conservación de sus archivos, y de la implementación de los distintos programas de Conservación Preventiva. Se recomienda crear mecanismos de participación de todos los servidores públicos en la aplicación de acciones del Plan de Mejoramiento, en la relación con la conservación de los archivos, a fin de generar un mayor compromiso en la preservación del acervo documental de la Entidad.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 71

5.1. Propuesta de Cronograma de Implementación y Socialización del Sistema

Integrado de Conservación - SIC.

Nota: El cronograma se ejecutara a partir de la gestión y la asignación de recursos económicos, tecnológicos y administrativos, por parte de la Agencia de Desarrollo Rural a la Dirección Administrativa y Financiera - Gestión Documental.

Secretaria general

Dirección Administrativa y Financiera

Profesional Líder de Proceso Gestión

Documental.



Documental.

Oficina de Tecnologías de Información



Documental.

Oficina de Tecnologías de Información


Dirección de Talento Humano

Oficina de Planeación.

Contratista, funcionario o empresa

especializada





especializada





especializada





especializada





especializada









especializada

10Implementación Plan de

Preservación Digital a Largo Plazo1/06/2018 31/12/2018

IMP

LE

ME

NT

AC

IÓN

4

Implementación del Programa de

Sensibilización y Toma de

Conciencia

1/06/2018 31/10/2018

5

Implementación Programa de

Inspección, Mantenimiento y

Limpieza de las Instalaciones

Físicas y Documentos

1/06/2018 31/12/2018

8


Conservación en la Producción y

Manipulación Documental

1/06/2018 31/12/2018

9

Implementación Programa

Prevención de Emergencias y

Atención de Desastres

1/06/2018 31/12/2018


Monitoreo y Control de las

Condiciones Ambientales

1/06/2018 31/12/2018

7Implementación Programa de

Saneamiento Ambiental1/06/2018 31/12/2018

6

2 Publicar en la página Web el SIC. 1/05/2018 31/05/2018

3

Socializar por los diferentes

canales de comunicación internos

el SIC.

1/06/2018 31/10/2018

30/04/2018

2

PROPUESTA DE CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO

DE CONSERVACIÓN - SIC

Nº FASE Nº ACTIVIDADES RESPONSABLES FECHA INCIAL FECHA FINAL

1

SO

CIA

LIZ

AC

IÓN

1Formalizar el SIC, mediante Acto

Administrativo.1/04/2018



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 72

BIBLIOGRAFÍA

Norma Técnica Colombia 1673:1983 - Papel y Cartón (papel para escribir e

imprimir).

Norma Técnica Colombia 5397:2005 – Materiales para Documentos de Archivo con Soporte en Papel.

Norma Técnica Colombia 2223:1986 - Equipos y Útiles para Oficina.

Norma Técnica Colombia 2334:1987 - Equipos y Útiles de Oficina.

Norma Técnica Colombia 4436:1999 - Información y Documentación.

Circular Nota Interna N° 13 de 1999 (AGN) - Concepto Técnico del Grupo de Laboratorio de Restauración.

Archivo General de la Nación. Guía para la implementación de un Programa de gestión Documental. Bogotá, 2005.

Concejo de Bogotá. Instructivo sistema integrado de conservación documental Bogotá, 2013.

Archivo General de la Nación. Acuerdo 006 de 2014 “Por el cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 73

GLOSARIO

Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Acetona: Líquido incoloro con un olor y un sabor característicos, se evapora fácilmente, es inflamable y se disuelve en el agua, se usa para hacer plásticos, fibras, medicamentos y otros productos químicos, también se usa para disolver otras sustancias.

Almacenamiento de Documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Ambiente: Cualquier área externa o interna delimitada físicamente que forma parte del establecimiento destinado a la fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento y expendio de alimentos.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo Central: Unidad Administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares, en general.

Archivo de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que las soliciten.

Archivo Histórico: Archivo conformado por los documentos que por decisión del correspondiente Comité Interno de Archivo, (Actualmente en la ADR, Comité Institucional de Gestión y Desempeño), deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la ciencia y la cultura.

Archivo Total: Concepto que integra en la gestión documental una administración a través del ciclo de vida de los documentos.

Balda: tabla horizontal dentro de una estantería el cual sirve para colocar documentación.

Biodeterioro: Conjunto de deterioros causados por agentes biológicos, tales como, hongos, insectos, roedores.

Caja Petri: instrumento de cristal o platica.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 74

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Comité de Archivo: Conformado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el cual es un grupo de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación Preventiva de Documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Custodia de Documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Datalogger: Dispositivo electrónico que registra datos en el tiempo o en relación a la ubicación por medio de instrumentos y sensores propios o conectados externamente.

Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Desasificada: Contiene un PH neutro que las hace libre de acidez, con menor tendencia al amarillamiento con el tiempo.

Deshumidificar: Aparato que reduce la humedad ambiental.

Desinfección: Reducción de los microorganismos presentes en el medio ambiente por medio de agentes químicos y/o físicos.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica a digital.

Disposición Final de Documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento Electrónico: Información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

Documento Electrónico de Archivo: Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a lo principios y procesos archivísticos.



PBX: (57)+ (1)+383 04 44 www.adr.gov.co

[email protected]

Página 75

Documento Digital: Información representada por medio de valores numéricos diferenciados, discretos o discontinuos, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.

Desratización: Técnica de saneamiento que tiene por objeto la eliminación de ratas y ratones de un determinado ambiente

Encolante: Recubrir con cola una superficie para pegar algo sobre ella.

Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

Hisopo: bastoncillo o varilla de papel.

Limpieza: Remoción de la suciedad orgánica e inorgánica de objetos y superficies de forma manual o mecánica utilizando agua con detergentes.

Monitoreo de Condiciones Ambientales: Medición y evaluación de los factores que influyen en el ambiente, como la humedad, la temperatura, calidad del aire, contaminación biológica y la iluminación.

Preservación digital: Conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario.

Preservación a Largo Plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio o forma de registro o almacenamiento.

Programa de Gestión Documental - PGD: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Tabla de Retención Documental - TRD: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenidos distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Unidad Documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).


SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN ADR – Agencia de ... · Calle 43 N° 57 – 41 CAN Bogotá,...

Documents

Transcript of SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN ADR – Agencia de ... · Calle 43 N° 57 – 41 CAN Bogotá,...