Sistema de Reservas Online para Restaurantes de ConMenu.com

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CONFIGURAR Y ADMINISTRAR EL SISTEMA DE RESERVAS ONLINE DE ConMenu.com

INTRODUCCIÓN Y NOCIONES PREVIAS

ConMenu.com proporciona a los restaurantes suscritos un Sistema de Reservas Online

automatizado y con confirmación en tiempo real.

El Sistema de Reservas de ConMenu.com es GRATUITO para los restaurantes suscritos y, a

diferencia de otros sistemas, SIN COMISIÓN POR RESERVA NI COSTES DE CONFIGURACIÓN,

ALTA Y/O MANTENIMIENTO.

El Sistema de Reservas además de permitir las reservas a los usuarios registrados en

ConMenu.com en los restaurantes que configuren y activen el sistema, también puede ser

utilizado por los restaurantes en su propia web, con tan sólo incluir un pequeño código html

(un iframe) en la página o páginas donde se desee disponer de él. Así mismo, además de

gestionar las reservas online, se puede emplear para gestionar las reservas internas del

restaurante.

El Sistema de Reservas permite la captación de nuevos clientes y aporta a tus clientes actuales

un servicio de valor añadido al posibilitarles la reserva online en tu establecimiento,

conociendo en el momento y desde cualquier lugar y dispositivo los horarios y disponibilidad

del mismo.

A diferencia, también, de otros sistema El Sistema de Reservas de ConMenu.com NO ES UNA

CENTRAL DE RESERVAS. Es decir, el usuario de ConMenu.com reserva en el restaurante de su

elección, no en el sugerido o priorizado por el sistema. El usuario de ConMenu.com realiza la

reserva a través de la ficha de tu restaurante.

Al poder establecer la cuota o personas máximas que pueden reservar desde el sistema El

Sistema de Reservas de ConMenu.com es completamente COMPATIBLE con otros sistemas

de reservas de los que tu restaurante pueda disponer.

Si lo quieres emplear también para anotar las demás reservas (tanto de otros sistemas como

las propias del establecimiento que te realicen por teléfono, email o en persona) te permitirá

conocer desde cualquier lugar y en cualquier momento la situación de reservas de tu

restaurante. En cualquier caso el uso que desees hacer del sistema, si lo activas, es el creas

más conveniente para tu restaurante.

El Sistema de Reservas de ConMenu.com está basado y es una modificación e integración del

sistema OpenSource (de código abierto) mySeat Restaurant Reservation System.


El Sistema de Reservas de ConMenu.com es un sistema de reservas de restaurantes muy

sencillo de utilizar. Su arquetipo es el clásico diario de reservas del restaurante en papel. Su

fácil utilización hace que sea muy sencillo de utilizar por ti y tus empleados.

El sistema está desarrollado para controlar la capacidad no para controlar las mesas. Un

algoritmo artificial calcula efectivamente la disponibilidad de cada comedor o evento en una

fecha y hora determinada. Tan sólo has de indicar la capacidad máxima del comedor o evento,

el número de mesas de que dispones y el límite de reservas online que quieres aceptar, el

sistema hace el resto. No tienes que definir cada mesa, sus sillas, dibujar o especificar el

esquema del comedor, ni ningún otro proceso complicado. Su configuración no te llevará más

que un par de minutos.

El Sistema de Reservas de ConMenu.com te permite crear tanto distintos comedores (salones

o zonas físicas) como eventos reservables.

Entre otras características del sistema están:

Validación de los datos de la reserva para garantizar que se realice correctamente.

El sistema es inteligente y recuerda reservas antiguas y te advierte ante reservas

duplicadas y críticas reduciendo el riesgo de que el cliente no se presente.

Las reservas a través de ConMenu.com sólo pueden realizarla usuarios registrados

pudiendo contactar con ellos para verificación personal y manual de la reserva.

El sistema penaliza y bloquea la posibilidad de futuras reservas a los usuarios que sin

cancelación previa de la reserva no se hubiesen presentado.

Integra un sistema de gestión de mesas pudiendo asignar las reservas a mesas y

controlar los asientos y estado.

El sistema de control de tiempo te muestra mediante un gráfico de barras la ocupación

en todo momento para facilitar la visualización y evitar solapamientos con clientes del

restaurante.

Permite la creación y gestión de reservas offline.

Completas estadísticas de ocupación de cada espacio y/o evento.

Histórico de las reservas de un cliente.


CREACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE RESERVAS

Para crear y configurar el Sistema de Reservas para tu restaurante has de dirigirte a la zona de

administración del establecimiento y en el desplegable “Configuración del Sistema de

Reservas” pulsar en el botón “Crear y Configurar el Sistema de Reservas”.

En la siguiente pantalla hay una serie de datos que debes de completar y seleccionar.


Nombre de Usuario: Se asigna automáticamente en base al alias de tu establecimiento. Es el

nombre de usuario que utilizarás para identificarte en el Sistema de Reservas de

ConMenu.com

Contraseña: Debes indicar una contraseña para acceder al Sistema de Reservas junto con tu

nombre de usuario. Reescribela para verificar que la has escrito correctamente.

Persona de Contacto: Indica tu nombre o el de la persona que sea responsable de las reservas

para podernos dirigir al él ante notofocaciones.

Email: El email de contacto para notofocaciones de ConMenu.com con respecto al Sistema de

Reservas.

Intervalo de tiempo: Este valor significa los tramos de tiempo reservables. Estableciendo, por

ejemplo, este valor cada 15 minutos se pude hacer una reserva a las 13:00, 13:15, 13:30,

13:45, 14:00,... Estableciendo este valor cada 30 minutos se pude hacer una reserva a las

13:00, 13:30, 14:00,... Atención: Esta configuración de intervalo de tiempo reservable no

puede cambiarse posteriormente ya que afectaría a todo el sistema y a las reservas ya

realizadas. Elige el valor apropiado a las necesidades de tu restaurante.

Número máximo de personas permitidas en una reserva: Tal y como indica auál es el número máximo de personas (pax) que puede realizarse en una reserva. ¿Puede reserva un grupo de 40, de 20, de 12,…? Configúralo conforme a tus necesidades. Este número si puede ser modificado en cualquier momento. Por último pulsa el botón “Activar”. En la nueva pantalla se muestran los datos de acceso y la dirección URL del Sistema de Reservas de ConMenu.com.


VER Y EDITAR LA CONFIGURACIÓN INICIAL DEL SISTEMA DE RESERVAS Desde el desplegable “Configuración del Sistema de Reservas” de la zona de administración del establecimiento podemos ver y editar la configuración pulsando en el botón “Ver y Editar Configuración del Sistema”.

En la nueva pantalla podemos recuperar los datos de acceso y también editar algunos aspectos de la configuración.


ENTRAR AL SISTEMA DE RESERVAS DE ConMenu.com Una vez creado y configurado el sistema podemos entrar al mismo desde la URL: http://conmenu.com/reservations o bien haciendo click en el botón “Entrar al Sistema de Reservas” del desplegable “Configuración del Sistema de Reservas” de la zona de administración del establecimiento.

En la nueva ventana que se abre debemos identificarnos con nuestro nombre de usuario

y contraseña (que previamente hemos creado para el Sistema de Reservas)

http://conmenu.com/reservations


Entrar por HTTPS en vez de HTTP, es decir, a través de

https://conmenu.com/reservations/PLC/index.php si queremos navegar de forma segura.

Una vez identificados accederemos al sistema.

https://conmenu.com/reservations/PLC/index.php


PRIMERA VISITA AL SISTEMA DE RESERVAS CREAR Y CONFIGURAR UN COMEDOR PARA EL QUE REALIZAR RESERVAS En la primera visita al Sistema de Reservas de ConMenu.com tenemos que crear al menos nuestro primer comedor (salón o espacio) o evento para el que realizar reservas. Lo normal es crear un comedor o el comedor genérico del restaurante. El Sistema permite la creación de múltiples comedores, espacios y/o salones reservables así como eventos. Nuestro restaurante puede tener uno o varios espacios para los que queremos permitir reservas independientes. Por ejemplo podría reservar en el Comedor Interior o en la Terraza. Así mismo puedes crear eventos reservables. Por ejemplo, reserva para las “Jornadas Gastronómicas de las setas”. A estos efectos el funcionamiento es igual, lo que tienes que crear es “algo” reservable. Para crear nuestro comedor iremos al botón “Sistema” del menú superior y en la nueva ventana pulsamos en el botón “Crear”.

En la siguiente pantalla debemos completar los distintos datos del comedor (o evento) tales como nombre, capacidad, días disponible, horarios, etc…. Tal y como veremos a continuación.


Nombre (1): El nombre de nuestro comedor, espacio o evento. Es descriptivo y visible y seleccionable por el usuario que va a efectuar una reserva. Por ejemplo Comedor Estándar, Comedor del Primer Piso, Terraza Cubierta, Jornadas Gastronómicas de la Caza, Comedor a la Carta,…


Email de confirmación (2): Al email al que nos llegarán las notificaciones de reservas para este comedor (o espacio o evento). NO EQUIVOCARSE. Indicar correctamente la dirección de email. Podemos indicar una dirección diferente para cada comedor o evento o indicar la misma en los distintos comedores (si los hubiera). A este email, además de aparecer en el sistema, nos llegarán las notificaciones de nueva reserva. Asientos máximos (3): El número total de plazas del restaurante (si sólo hay un comedor) o del comedor o evento. Es el número total disponible físicamente (aforo), no cuantas queremos hacer reservables por el sistema. Mesas máximas (4): El número total de mesas del restaurante (si sólo hay un comedor) o del comedor o evento. El número total, no cuantas queremos hacer reservables online. Máx. clientes online (5): El número máximo de clientes que queremos que puedan realizar reservas online para un determinado momento en todo el restaurante (si sólo hay un comedor) o para éste comedor o evento específico. Por ejemplo: Dispongo de una capacidad total de 120 plazas (asientos) y de un total de 30 mesas y quiero que se pueda reservar online el 30% del restaurante (o del comedor o evento), indicar en este caso “40” clientes online máx. Duración de la estancia (6): Estimación de la duración de la estancia del cliente en base a nuestra experiencia. ¿Cuánto tarda el cliente de media desde que se sienta hasta que se va? Evidentemente este parámetro influye a la hora de remontar mesas y a la ocupación y disponibilidad de las reservas. Introducir un valor real y objetivo y no pillarse los dedos puesto que si indicamos que la estancia es de 1:00 hora y luego resulta que todos los clientes suelen estar 2:00 horas nos vamos a encontrar con que los clientes de la segunda remesa van a tener que esperar. Contraseña (7): Por defecto dejar en blanco. Nos permite establecer una contraseña que se nos solicitará al introducir reservas internas manualmente. Reservas online (8): Tachar/Marcar esta casilla para que las reservas online estén disponibles para este comedor o evento. IMPORTANTE!!! Si no marcamos esta casilla sólo podremos realizar reservas introduciéndolas manualmente. Si éste último fuera nuestro deseo dejar sin marcar. Comienzo de temporada (9): Fecha de comienzo de nuestra temporada, por defecto Enero 01. Si nuestro restaurante no abre hasta una determinada fecha (por ejemplo, sólo abre en verano) indicar ésta. Final de temporada (10): Fecha de finalización de nuestra temporada, por defecto Diciembre 31. Como en el caso anterior si no es el caso y sólo abrimos una determinada época indicar la fecha correcta. IMPORTANTE!!! La fecha de final de temporada ha de ser mayor que la de inicio, sino se producirán errores en el sistema.


Año (11): Si el restaurante sólo abre en unas fechas especiales o temporada y dichas fechas no se repiten cada año indicar aquí el año correspondiente. En caso contrario dejar en blanco == Día sin reservas (12): El día o días en los que no queremos reservas, ya sea porque el establecimiento está cerrado o simplemente porque no queremos permitir reservas online para dichos días. Hora de apertura y hora de cierre General (13): La hora general, para toda la semana, para las que se pueden hacer reservas. No los horarios de apertura y cierre, sino el comienzo del horario reservable y el final del mismo. Configurar con el valor mínimo y máximo de la semana. Es decir, la hora del día que más pronto puedo reservar y como fín la hora del día que más tarde puedo reservar. Hora de apertura y cierre específico (14): Los horarios de inicio y fin de reservas de cada día en concreto. Se configura en conjunción con el siguiente punto (Pausa). Por ejemplo, si nuestro restaurante abre ininterrumpidamente y queremos que pueda haber reservas durante toda la jornada indicar la hora de inicio y fin y la pausa dejar en blanco. Si por ejemplo queremos que se pueda reservar de 13:00 a 16:00 y de 20:30 a 23:30 indicar hora de inicio 13:00, hora de cierre 23:30 y en el siguiente punto (Pausa) indicar 16:00 – 20:30. Pausa (15): Tal y como indicamos en el punto anterior supone el horario de pausa o corte en las reservas de cada día. Una vez indicados todos los dats pulsar el botón “Guardar”

Una vez creado correctamente el comedor nos aparecerá listado en la pestaña “Comedor o Evento” a la que accedemos en “Sistema”. Pulsando sobre el comedor o evento correspondiente de la lista podemos ver su información y si es necesario editarlo.


En esta pantalla se muestran además de los detalles del comedor o evento los enlaces a las reservas tanto del restaurante como de este comedor o evento concreto. Estos enlaces son los que debemos indicar en el iframe para integrar el sistema en nuestra web. En un capítulo más adelante está explicado el procedimiento. En la parte superior izquierda tenemos un botón “Editar” que es el que debemos pulsar para modificar los datos de este comedor o evento.


EDITAR / MODIFICAR UN COMEDOR O EVENTO Desde “Sistema” > Pestaña “Comedor o Evento” pulsamos sobre el correspondiente enlace del comedor o evento a editar y en la nueva pestaña en el botón “Editar”, tal y como indicabamos anteriormente. Una vez en esta nueva pantalla proceder a modificar los datos deseados. Recordar pulsar el botón “Guardar” para almacenar los cambios o en el botón “Volver” para descartarlos.


ELIMINAR UN COMEDOR O EVENTO Desde “Sistema” > Pestaña “Comedor o Evento” pulsamos sobre el botón bajo el título “Eliminar” del correspondiente Comedor o Evento que queramos eliminar. Confirmar la eliminación.


VISUALIZANDO Y TRABAJANDO CON LAS RESERVAS Cuando accedemos al Sistema de Reservas ya configurado, o si estamos en cualquier sección del mismo, pulsando sobre el botón “Panel de Control” del menú superior se nos muestra la vista general de las reservas.

En la parte superior disponemos de un calendario para seleccionar la fecha para la que queremos visualizar las reservas (1). Por defecto nos mostrará la fecha actual. El siguiente apartado o sección nos muestra las reservas para toda una semana a partir de la fecha seleccionada en el apartado anterior (2). Aquí podemos ver las reservas para cada día de cada comedor o evento reservable de que dispongamos. En cada día nos muestra separadamente las reservas de la mañana o comidas y las de la tarde o cenas.

Por ejemplo si nuestra significa que tenemos 10 reservas por la mañana y 30 reservas para la tarde-noche. En realidad no reservas, sino plazas reservadas. En la última sección de debajo (3) podemos ver el listado de las reservas confirmadas para dicha fecha. Nos muestra el número de plazas, el tipo de reserva, nombre del cliente,… Desde aquí podemos asignar mesa a la reserva, editarla, cambiar el estado, etc… Veamos en profundidad cada una de las opciones de los apartados más significativos.


EL PANEL DE OCUPACIÓN POR SEMANA / CLIENTES

Pulsando sobre los datos de reservas de un día en un comedor vamos a los detalles de las reservas en ese comedor ese día.

Desde aquí veremos las reservas recientes, los detalles de la reserva, podemos editar las reservas, ver las reservas canceladas, añadir reservas manualmente, etc…


Desde aquí también podemos modificar las condiciones de las reservas para ese dia. Al pulsar sobre el botón “Detalles específicos” podemos cerrar ese día o cambiar los límites de capacidad.

En este panel en la parte superior derecha disponemos de tres botones

El primero por la izquierda nos muestra un detalle estadístico. El botón central nos muestra la visualización actual. El botón derecho nos muestra la ocupación mensual de cada comedor. A continuación puedes ver unas capturas de pantalla de los tres escenarios:


Desde cada uno de los distintos paneles tienes distintas opciones para ver, editar, cancelar y modificar el estado de las reservas. Navega por las distintas opciones para familiarizarte con el funcionamiento del Sistema de Reservas de ConMenu.com.


EXPORTAR LAS RESERVAS Haciendo click en el botón “Exportar” del emnú superior del Sistema de Reservas entramos en el panel de exportación de reservas. Esta utilidad nos permite exportar las reservas en formato Excel conforme a distintos criterios y filtros (entre dos fechas, por tipo de cliente, por comedor o evento,…)


ESTADÍSTICAS DE LAS RESERVAS Desde el botón “Estadísticas” del menú superior del Sistema de Reservas de ConMenu.com accedemos a una página de estadística sobre las reservas presentadas de forma muy visual.

En las estadísticas: HG: (Hotel Guest) Cliente del Hotel | PASS: Cliente Online | WALK: Cliente Externo


CAMBIAR DE COMEDOR O EVENTO ACTIVO Desde determinados paneles la información que se nos presenta es para un comedor determinado. Pulsando en el botón izquierdo “Comedores o Eventos” del menú superior de navegación del Sistema de Reservas se despliegan los distintos comedores que tenemos creados para cambiar la visualización de los datos de uno a otro.


AÑADIR MANULAMENTE UNA RESERVA Seleccionando el comedor o evento reservable correspondiente bajo el botón “Comedor o Evento” del menú superior del Sistema de Reservas nos aparece un panel de visualización de las reservas de dicho comedor o evento con tres pestañas. La primera “Reservas” nos muestra los datos de las “Reservas”, la segunda “Añadir Reserva” nos permite añadir manualmente una reserva a dicho comedor o evento.


CANCELAR RESERVAS / VER RESERVAS CANCELADAS En el panel de visualización de las reservas que comentabamos en el punto anterior, accesible desde el seleccionable del comedor o evento reservable correspondiente bajo el botón “Comedor o Evento” del menú superior del Sistema de Reservas, podemos visualizar las reservas canceladas entrando en la tercera pestaña “Reservas canceladas”.

Para cancelar una reserva desde la pestaña “Reservas” vemos que bajo el listado de Reservas Confirmadas nos aparecen las distintas reservas. A la derecha de la correspondiente reserva disponemos del botón para cancelar la correspondiente reserva.


CREAR EVENTOS O ANUNCIOS ESPECIALES El Sistema de Reservas de ConMenu.com nos permite crear anuncios de eventos especiales que se mostrarán a los clientes cuando van a realizar una reserva para el día del evento. Para crear una Evento Especial pulsamos sobre el botón “Sistema” del menú superior de navegación y en la nueva pantalla vamos a la pestaña “Evento especial” y desde alli al botón “Crear”.


En la pantalla de creación del Evento especial introducir los datos.

1. Seleccionar la fecha del Evento Especial

2. Seleccionar el comedor del evento. Si son todos seleccionar “General”

3. Introducir un título o Asunto

4. Introducir la descripción del evento.

5. Si el evento tiene un precio o descuento determinado indicar en el campo precio, en caso contrario dejar en blanco. Por ejemplo: “18 EUR con espectáculo”, “10% dto. Sobre carta”,…

6. Indicar por último el horario de apertura (inicio) y cierre (fin) del evento

Una vez creado el evento desde la pestaña “Evento especial” nos aparecen listados los distintos eventos. Desde aquí podemos verlos, editarlos y eliminarlos.


ACCEDER AL FORMULARIO DE RESERVAS ONLINE DESDE FUERA DE LA WEB APP INTEGRAR EL FORMULARIO DE RESERVAS ONLINE EN LA WEB DEL RESTAURANTE Desde el botón “Sistema” del menú superior de navegación accedemos a la pantalla para la gestión de los comedores y eventos existentes. Pulsa sobre el correspondiente comedor o evento. En la pantalla de visualización del comedor o evento podemos ver que se nos proporcionan dos enlaces: El correspondiente al comedor. Enlaza con el formulario web para reserva online en éste comedor concreto. El correspondiente al restaurante. Enlaza con el formulario web para reserva online en el restaurante, permitiéndonos elegir en que comedor o evento queremos realizar la reserva si hay más de un comedor o evento reservable.

Para integrar el sistema en nuestra web podemos crear un enlace directamente a la dirección del formulario de reservas deseado o incluir éste dentro de un iframe, tal y como indicaremos a continuación.


INTEGRAR EL FORMULARIO EN LA WEB DE TU RESTAURENTE MEDIANTE UN IFRAME El elemento HTML iframe inserta un marco dentro de un documento. Para insertar un iframe en una página de tu web debes insertar en el código HTML un código similar al del siguiente ejemplo: <iframe height="1300" width="560" src="https://conmenu.com/reservations/api/reserve.php?propertyID=1006 " scrolling="no" >

<p>Tu navegador no soporta iframes.</p> </iframe> Debes sustituir la URL del atributo src del iframe (en rojo) por la URL correspondiente al formulario de reservas online que quieras mostrar, tal y como vimos en la página anterior. Si no tienes conocimientos en HTML contacta con el desarrollador de tu web para que realice esta integración. No le llevará más que unos minutos.


EL FORMULARIO DE RESERVAS ONLINE EXTERNO A LA WEB APP En el formulario para realizar reservas online desde tu web o externo a la Web App ConMenu.com los clientes operarán de la siguiente forma:

1. Selección del comedor o evento para el que reservar en el restaurante. Si sólo hay un comedor o evento o la URL que indicas es la del comedor en concreto este paso se salta.

2. Selección de la fecha de la reserva. Sólo nos permite seleccionar entre las fechas disponibles.

3. Selección del número de personas para la reserva. Limitado al Número máximo de personas permitidas en una reserva que configuramos inicialmente (ver página 4 de este manual)

4. En base a las selecciones anteriores nos muestra las horas disponibles. Seleccionaremos la hora deseada.

5. Introducción de los datos del cliente Tras realizar la reserva nos aparece una ventana con los datos de la reserva.

Así mismo al cliente le llega un mensaje de confirmación de la reserva con los datos de la misma y con un enlace para que pueda cancelar la reserva si ocurre alguna circunstancia para éste hecho. Al restaurante le llega también un email con el anuncio y datos de la nueva reserva al email que se haya indicado al crear el comedor o evento correspondiente. Antes de activar definitivamente el Sistema de Reservas de ConMenu.com en la Web App puedes utilizar este formulario, si quieres, para hacer pruebas.


ACTIVAR EL SISTEMA DE RESERVAS EN ConMenu.com Y EN LA FICHA DE TU RESTAURANTE Tras haber activado el Sistema de Reservas de ConMenu.com y haber procedido a configurarlo hemos visto que debemos de crear al menos un comedor o evento reservable, configurarlo, realizar, si queremos, las pruebas oportunas,… Por ello y para evitar que mientras estamos configurando y aprendiendo a funcionar con el Sistema de Reservas algún usuario pueda realizar una Reserva Online desde la ficha de tu restaurante en ConMenu.com esta opción permanece inhabilitada.

Para habilitar que los usuarios puedan realizar Reservas Online en tu restaurante en ConMenu.com hemos de activar esta opción. Desde la zona de administración del establecimiento en ConMenu.com vamos al desplegable “Configuración de datos del establecimiento” y hacemos click en el botón “Información de contacto”.


En la nueva pantalla, en la que podemos editar los datos de contacto, tras comprobar que hemos configurado el restaurante en el Sistema de Reservas y hemos creado al menos un comedor o evento y este está activo para reservas online nos aparece la opción “Activar Reservas?”. Seleccionar “SI” y pulsar el botón “Editar”.

Ahora la opción aparecerá habilitada en la ficha de tu restaurante permitiendo a los usuarios de ConMenu.com realizar reservas online en tu establecimiento.

Sistema de Reservas Online para Restaurantes de ConMenu.com

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