Sistema de Manejo de Suministros Sistema de Manejo de Suministros HumanitariosHumanitarios

SUMASUMA

Organización Panamericana de la SaludOrganización Mundial de la Salud

La Ayuda HumanitariaLa Ayuda Humanitaria

• Problemas:Problemas:– Las donaciones en algunos casos se Las donaciones en algunos casos se

convierten en un “dolor de cabeza” por:convierten en un “dolor de cabeza” por:• no ser necesariasno ser necesarias• no ser requeridasno ser requeridas• no tener ninguna utilidadno tener ninguna utilidad• no existir capacidad de organización para su no existir capacidad de organización para su

recepción y administración.recepción y administración.

La Ayuda HumanitariaLa Ayuda Humanitaria• Los suministros de socorro no solicitados que Los suministros de socorro no solicitados que

llegan despues de un desastre pueden abrumar llegan despues de un desastre pueden abrumar a las autoridades nacionales de socorro.a las autoridades nacionales de socorro.

• El espacio, los medios de transporte y el tiempo El espacio, los medios de transporte y el tiempo son escasos.son escasos.

• Se carece de informacion técnica sobre los Se carece de informacion técnica sobre los suministros recibidossuministros recibidos

• Los donantes y los medios de comunicación Los donantes y los medios de comunicación reciben una impresion negativa.reciben una impresion negativa.

El Manejo de la Ayuda HumanitariaEl Manejo de la Ayuda Humanitaria

• Muchos creen que es fácilMuchos creen que es fácil• Algunos confían en la solidaridadAlgunos confían en la solidaridad• El Gobierno es el responsableEl Gobierno es el responsable• La empresa privada colaboraráLa empresa privada colaborará• Se contará con todos los recursos para trabajarSe contará con todos los recursos para trabajar

El Manejo de la Ayuda HumanitariaEl Manejo de la Ayuda Humanitaria

Muchos creen que es fácil...Muchos creen que es fácil...

• Existen definidas áreas de bodegaje?Existen definidas áreas de bodegaje?• Hay transportes disponibles?…Hay transportes disponibles?…• Se cuenta con bodegueros y equipos para Se cuenta con bodegueros y equipos para

manejar los suministros?…manejar los suministros?…• Quién coordina las acciones?...Quién coordina las acciones?...

El manejo de la ayuda humanitaria El manejo de la ayuda humanitaria

Algunos piensan que habráAlgunos piensan que habrásolidaridad...solidaridad...

• Hasta que…Hasta que…– Las aduanas dificultan la salida de las donacionesLas aduanas dificultan la salida de las donaciones– Las empresas aduaneras cobran grandes sumas Las empresas aduaneras cobran grandes sumas

para manejar la cargapara manejar la carga– No hay bodegas disponiblesNo hay bodegas disponibles– Todos opinan, pero nadie aporta solucionesTodos opinan, pero nadie aporta soluciones

El manejo de la ayuda humanitariaEl manejo de la ayuda humanitaria

El Gobierno es el responsable...El Gobierno es el responsable...• Pero…Pero…

- La mayoría de la ayuda humanitaria es - La mayoría de la ayuda humanitaria es originada de ONG’s...originada de ONG’s...

- En oportunidades los organismos de- En oportunidades los organismos de respuesta no están preparadosrespuesta no están preparados - No hay coordinación entre las instituciones - No hay coordinación entre las instituciones

para el manejo de la ayuda humanitariapara el manejo de la ayuda humanitaria

El manejo de la ayuda humanitariaEl manejo de la ayuda humanitaria

La empresa privada colaborará...La empresa privada colaborará...• Pero, bajo qué condiciones?Pero, bajo qué condiciones?• Con qué utilidad?Con qué utilidad?• Existen coordinaciones previas?Existen coordinaciones previas?• Hay credibilidad?Hay credibilidad?• En qué momento?En qué momento?• A través de quién?A través de quién?

Software Versión 5.1Software Versión 5.1

El Programa El Programa • Desarrollado por OPS/OMS Desarrollado por OPS/OMS inicialmenteinicialmente para para

las actividades de saludlas actividades de salud• En la actualidad incluye funciones para la En la actualidad incluye funciones para la

administración de suministros y manejo de administración de suministros y manejo de bodegas.bodegas.

• Constantemente actualizado para satisfacer los Constantemente actualizado para satisfacer los requerimientos de los países y agencias.requerimientos de los países y agencias.

• De fácil utilización por el usuario.De fácil utilización por el usuario.

Software Versión 5.1Software Versión 5.1

Evolucion del Sistema SUMA Evolucion del Sistema SUMA •

Software Versión 5.1Software Versión 5.1

Que permite el Sistema SUMA Que permite el Sistema SUMA • Demostrar la eficiencia en el manejo de la Demostrar la eficiencia en el manejo de la

ayuda humanitaria por las instituciones ayuda humanitaria por las instituciones usuarias.usuarias.

• Los donantes pueden recibir reportes en Los donantes pueden recibir reportes en tiempo real de sus aportes.tiempo real de sus aportes.

• Permite el intercambio de información entre las Permite el intercambio de información entre las ONG’s y los Organismos Públicos.ONG’s y los Organismos Públicos.

Software Versión 5.1Software Versión 5.1

Que permite el Sistema SUMA? Que permite el Sistema SUMA?

• SepararSeparar• ClasificarClasificar• InventarioInventario

SEPARARSEPARAR • URGENTEURGENTE

• Util para la emergenciaUtil para la emergencia

• NO URGENTENO URGENTE• Util despues de la emergenciaUtil despues de la emergencia• InútilInútil

CLASIFICARCLASIFICAR • Los suministros que pueden ser utilizados se Los suministros que pueden ser utilizados se

clasificaran según categorias técnicas clasificaran según categorias técnicas predefinidas:predefinidas:

CLASIFICARCLASIFICAR • Cada Categoria se divide en Sub-CategoriasCada Categoria se divide en Sub-Categorias

• Ejemplo - Ejemplo - Categoria MedicamentosCategoria Medicamentos::

CLASIFICARCLASIFICAR • Cada Sub-Categoria posee items de referenciaCada Sub-Categoria posee items de referencia

• Ejemplo - Ejemplo - Categoria MedicamentosCategoria Medicamentos• Sub- Categoria AntibióticosSub- Categoria Antibióticos::

INVENTARIOINVENTARIO • Todos los articulos son inventariados de Todos los articulos son inventariados de

acuerdo a sus características y cantidades acuerdo a sus características y cantidades permitiendo:permitiendo:

– Realizar reportes diarios a las autoridadesRealizar reportes diarios a las autoridades– Saber cantidades y ubicación de los insumosSaber cantidades y ubicación de los insumos– Tener control sobre las demandas y ofertas.Tener control sobre las demandas y ofertas.

INVENTARIOINVENTARIO • A quien le pertenece la información Obtenida?A quien le pertenece la información Obtenida?

– Cada destinatario tendra acceso a los datos de los Cada destinatario tendra acceso a los datos de los suministros enviados a ellos.suministros enviados a ellos.

– Las autoridades del país afectado decidirán quienes Las autoridades del país afectado decidirán quienes tendrán acceso a los datos durante la emergencia.tendrán acceso a los datos durante la emergencia.

– El Proyecto SUMA preparará estadísticas generales El Proyecto SUMA preparará estadísticas generales para mejorar la asistencia humanitaria para mejorar la asistencia humanitaria internacional (en futuros desastres)internacional (en futuros desastres)

Materiales y EquiposMateriales y Equipos • En la actualidad podemos disponer de equipos de En la actualidad podemos disponer de equipos de

computación, impresoras, fax, fotocopiadoras, etc. en computación, impresoras, fax, fotocopiadoras, etc. en casi cualquier oficina.casi cualquier oficina.

• Hay que preveer posibles fallas de los equipos o de la Hay que preveer posibles fallas de los equipos o de la interrupción de la corriente eléctrica, así como también interrupción de la corriente eléctrica, así como también errores al manipular los equipos, ya que:errores al manipular los equipos, ya que:

• Los humanos fallan, y las maquinas también…Los humanos fallan, y las maquinas también…• Un sistema de reserva utilizando formularios estará Un sistema de reserva utilizando formularios estará

disponible.disponible.

El Equipo Profesional SUMAEl Equipo Profesional SUMA • Personal Técnico previamente capacitado con Personal Técnico previamente capacitado con

experiencia en el area de manejo de suministros experiencia en el area de manejo de suministros en casos de emergencia:en casos de emergencia:

– voluntarios en el area de la saludvoluntarios en el area de la salud– voluntarios en otras ramas con experiencia voluntarios en otras ramas con experiencia

logisticalogistica

El Equipo Profesional SUMAEl Equipo Profesional SUMA • Nivel CentralNivel Central

– CoordinadorCoordinador– Equipo consultorEquipo consultor

• Unidades de CampoUnidades de Campo– Dos operadores por unidadDos operadores por unidad

• Modulo de BodegasModulo de Bodegas– Coordinador de BodegaCoordinador de Bodega– Dos operadoresDos operadores

El Equipo Profesional SUMAEl Equipo Profesional SUMA • En cuanto sea posible el personal debe ser En cuanto sea posible el personal debe ser

NACIONALNACIONAL

• La OPS puede prestar La OPS puede prestar asesoria técnicaasesoria técnica para la para la instalación del Sistema a las Organizaciones no instalación del Sistema a las Organizaciones no Gubernamentales, Entes Gubernamentales y a Gubernamentales, Entes Gubernamentales y a

todas aquellas agencias que manejen ayuda todas aquellas agencias que manejen ayuda humanitaria.humanitaria.

El Equipo Profesional SUMAEl Equipo Profesional SUMA

• Cooperacion Sub-regionalCooperacion Sub-regional – Personal de países de la misma sub-región se Personal de países de la misma sub-región se

movilizan, previa solicitud, para respaldar movilizan, previa solicitud, para respaldar temporalmente al equipo nacional.temporalmente al equipo nacional.

– La OPS/OMS moviliza el material necesario La OPS/OMS moviliza el material necesario para las operaciones de emergencia.para las operaciones de emergencia.

SUMA CENTRALSUMA CENTRAL

Organización Panamericana de la Salud

Organización Mundial de la Salud

VERSIÓN 5.1

FUNCIÓN FUNCIÓN ADMINISTRADOR CENTRAL DEL SISTEMAADMINISTRADOR CENTRAL DEL SISTEMA..

• Define parámetros de trabajo.Define parámetros de trabajo.• Crea Unidades de Campo.Crea Unidades de Campo.• Consolida información.Consolida información.• Apoya el proceso decisional de alto nivel.Apoya el proceso decisional de alto nivel.• Brinda mantenimiento a tablas del sistema.Brinda mantenimiento a tablas del sistema.

Requerimientos TecnicosRequerimientos Tecnicos.. • PROCESADORPROCESADOR 386 o superior386 o superior

• RAMRAM 4 Mb4 Mb

• Uso del MouseUso del Mouse RecomendadoRecomendado

• Versión D.O.S.Versión D.O.S. 3.1/ 5.1 o superior3.1/ 5.1 o superior

• Espacio en Disco duroEspacio en Disco duro 10 Mb mínimo10 Mb mínimo

• IMPRESORAIMPRESORA 132 y 80 col. 132 y 80 col.

• UNIDAD DE DISCOUNIDAD DE DISCO 3.5 “ / 1.44 MB3.5 “ / 1.44 MB..

InstalacionInstalacion..

• El Software SUMA CENTRAl consta de 3 diskettes de instalaciónEl Software SUMA CENTRAl consta de 3 diskettes de instalación..

– Inserte el diskette No. 1 en A: o B: y digite SETUPInserte el diskette No. 1 en A: o B: y digite SETUP– El programa solicitara los diskettes No. 2 y 3El programa solicitara los diskettes No. 2 y 3– Una vez terminada la instalacion digite desde C: CENTRALUna vez terminada la instalacion digite desde C: CENTRAL

El MenuEl Menu..

Procedimientos PreviosProcedimientos Previos..

•Pruebe que la computadora funcione correctamente.

•Corra algun programa antivirus

•Verifique que posea los 3 diskettes de instalación.

•Revise que no exista información de otra emergencia.

•Si existe, RESPALDELA.

•Si no existe, CONTINUE CON LA CONFIGURACIÓN.

ConfiguracionConfiguracion..

•.

Crear Unidades de CampoCrear Unidades de Campo..

•.

DISKETTE 1 DE 1

SUMA Unidad de Campo No.______

Sitio de Recepción.______________

•Introducir diskette en unidad A: o B:

•Teclee <ENTER>

•Siga instrucciones del programa.

•Etiquete el diskette.

OPCIÓN: Preparar Unidad de Campo

Incorporar datos de Unidades de Incorporar datos de Unidades de CampoCampo..

•.OPCIÓN: Unidad de Campo / Incorporar datos

•Introducir diskette con información de la

Unidad de Campo en unidad A: o B:

•Teclee <ENTER>

•Siga instrucciones del programa..

Consulta y modificacion de enviosConsulta y modificacion de envios.. OPCIÓN: Ver / Modificar

•Consultas sobre envíos específicos.

•Lista de envñios general.

•Lista de envíos por parámetros.

•Imprimir hoja del envío.

•Items por categoría.

•Items entregados por destino

Entrega de enviosEntrega de envios.. OPCIÓN: Entregar

•Entrega por:

A. Número de envío.

B. Lista de envíos general.

C. Lista de envíos por parámetros.

•Imprimir por lista de entregas general.

•Imprimir por lista de entregas por parámetros.

•Transferir al módulo de bodega.

ReportesReportes.. OPCIÓN: Reportes

•Reporte de envíos consolidados.

•Los reportes personalizados

•Items por categoría.

1. Escoger el rango de fechas.

2. Seleccione el modo de presentación.

3. Seleccione los campos que desea en el reporte,

Proteccion de la informacionProteccion de la informacion.. RESPALDO.

Seleccione la capacidad de almacenamiento de la Unidad de Disco.Seleccione unidad de disco. A: o B:Verifique que el diskette sea el correcto.Etiquete el diskette

RESTAURACIÓN

Inserte diskette en la unidad A: o B:Seleccione la unidad de disco en la pantalla y presione <ENTER>,

Proteccion de la informacionProteccion de la informacion..

Todos los donativos, sin importar su origen o su destinatario deberan ser procesados por el SistemaSUMA en el punto de entrada antes de ser entregadosal destinatario.