Sistema de Manejo Logístico de Suministros Humanitarios … 5.1... · Conforme los países...

_______________________________________________________________Manual SMS Nivel Central

Mayo, 2000 1

Sistema de Manejo Logístico de Suministros Humanitarios

SUMA

SMS Nivel Central

MANUAL PARA EL USUARIO

VERSIÓN 5.1 para Windows

Organización Panamericana de la Salud Oficina Sanitaria Panamericana •

Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud

525 Twenty-third, N.W. Washington D.C. 20037, EUA

Mayo, 2000


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Índice

1. Introducción 4 Problemática del arribo de suministros no solicitados 4 Objetivo de SUMA 4 Componentes del sistema 5 SUMA CENTRAL 5 Unidad de Campo 6 Manejo de Bodega 6 El envío 8 Actividades del área de trabajo 9 Separar 9 Clasificar 10 Hacer inventario 11 2. Instalando y configurando SUMA CENTRAL 12 Requerimientos técnicos 12 Instalación de SUMA CENTRAL 12 Instalación desde CD-ROM 12 Instalación desde disquetes 13 El menú principal 16 Escogiendo opciones 16 Importancia de la protección de los datos 17 Finalizando la sesión de trabajo 17 Configuración de SUMA CENTRAL 17 Reinicializar el sistema 18 Información de la emergencia 19 Usuario del sistema 19 Clave del usuario 19 Sitios de recepción 21 Directorio 21 Lugares de origen 22 Tipo de cambio 22 Incorporar datos del Módulo Central ver. 5.0 o 5.1 para MSDOS

23

3. Creación de la Unidades de Campo 24 4. Incorporación de datos de las Unidades de Campo 26 5. La consulta y modificación de envíos 27 Consultas sobre envíos específicos 27 Lista de envíos general 29 Lista de envíos por parámetros 30 Ítems por categoría 31 6. La entrega de los envíos 34 Entregar por número de envío 34 Entregas parciales 36


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Entregas completas 38 Entrega por lista de envíos general 39 Entrega por lista de envíos por parámetros 40 Imprimir por lista de entregas general 41 Imprimir por lista de entregas por parámetros 43 Transferir al Módulo de Bodegas 43 7. Reportes 45 Envíos consolidados 46 Medicinas 47 Otros suministros 47 Ítems por categoría 48 Interfaz a Excel 49 8. Los utilitarios 50 Indexar archivos 50 Bitácora de envíos 50 Modificación de definidos por el usuario 51 Tablas del sistema 53 La protección de la información 54 SUMA, a system developed by the Pan American Health Organization, acknowledges the generous financial support of the Government of The Netherlands since 1992, and recently the European Community Humanitarian Office (ECHO).


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1. Introducción

El Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios (SUMA), nació como un esfuerzo colectivo de los países de América Latina y el Caribe, con la cooperación técnica de la Organización Panamericana de la Salud, Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud, y el apoyo financiero, desde 1992, del Gobierno y Pueblo de Holanda, para mejorar la administración de los suministros humanitarios en casos de desastre, ya sea que provengan de otras provincias y ciudades del país o de la comunidad internacional. Recientemente ECHO, la Oficina de Asuntos Humanitarios de la Unión Europea, ha contribuido a la iniciativa. SMS significa Software de Manejo de Suministros.

Problemática del arribo de suministros no solicitados

Uno de los principales problemas que se plantea a las autoridades nacionales en esta situación consiste en identificar con exactitud qué se ha recibido, dónde está y determinar que tan útiles son los suministros. Sucede a menudo que suministros totalmente inútiles consumen la atención y los recursos a expensas de otros artículos de primera necesidad debido a un bien intencionado pero equivocado impulso de solidaridad de los donantes. Esta situación es un problema técnico con repercusiones políticas1, que generalmente conlleva a los siguientes problemas:

1. El espacio, los medios de transporte y el tiempo son escasos 2. Se carece de información técnica sobre los suministros recibidos 3. Los donantes y los medios de comunicación reciben una impresión

negativa.

Objetivo de SUMA SUMA pretende dar solución a estos problemas, por medio de un enfoque sistemático del problema que incluye: personal capacitado, material para clasificación y una herramienta electrónica flexible y fácil de usar, de manera que los suministros puedan ser clasificados, inventariados, priorizados y almacenados, desde el mismo punto de entrada. De esta manera, los problemas básicos pueden resolverse de la siguiente manera:

Personal de salud debidamente entrenado separa y clasifica los suministros, A las cajas y paquetes se les pone etiquetas, con la siguiente información:

Prioridad de distribución Si es suministro de salud y/o medicamentos Necesidad de refrigeración

1 Desastres. Preparativos y Mitigación en las Américas, Enero de 1993. Suplemento Especial SUMA.


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Inventario de los suministros de valor que llegan, basados en criterios técnicos y operacionales Registro de donativos en el punto de entrada, utilizando un programa computarizado Reporte diario a las autoridades nacionales por donantes, destinatarios, tipo de suministros, etc. Demostración de eficiencia de los países utilizando tecnología avanzada Los visitantes tendrán una primera impresión favorable del manejo de la emergencia. Los donantes recibirán acuse de recibo inmediato (vía correo electrónico, fax, etc.), tan pronto como el destinatario reciba el envío.

Para lograr este objetivo todos los donativos sin importar su origen o destinatario deberán ser procesados por SUMA en el punto de entrada antes de ser entregados al destinatario. Esto implica la adopción de políticas y estrategias de coordinación y operación por parte de los organismos e instituciones relacionadas con la administración del socorro, sean gubernamentales o no gubernamentales, antes del desastre.

Conforme los países obtienen experiencia en la operación de SUMA, lo implementan para satisfacer ciertos requerimientos que tal vez no concuerden con la filosofía original de SUMA, como es el caso de la atención de los donantes locales o la utilización de una unidad de campo que recibe las donaciones y en el mismo lugar otra para administrar las salidas de esas donaciones. Sea cual sea el caso, debe recalcarse que SUMA no sólo se utiliza en las grandes emergencias que requieren apoyo internacional, sino que puede ser usado siempre que tengan que movilizarse o recibirse suministros.

Componentes de sistema

El sistema está conformado por tres niveles:

SUMA CENTRAL Unidad de Campo SUMA Manejo de Bodegas

SUMA CENTRAL está diseñado para operar en el lugar donde las autoridades nacionales están administrando el desastre o la emergencia. En este nivel las principales tareas son:


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Definición de los parámetros que utilizarán las Unidades de Campo, tales como: lugares de recepción, directorio de envíos, definición del usuario principal, etc.

Creación de las Unidades de Campo.

Incorporación de la información enviada por las Unidades de Campo (consolidación)

Soporte de consultas o confección de reportes que sirvan de apoyo al proceso de toma de decisiones y promuevan la coordinación interinstitucional.

Mantenimiento de las tablas (listados) del programa.

La UNIDAD DE CAMPO ha sido diseñada para trabajar en los puntos de entrada o lugares de recepción, ya sean fronterizos, puertos marítimos o fluviales y centros locales de recolección (a los cuales llegan los suministros durante la emergencia, tales como: aeropuertos, puestos de acopio, etc.).

Las principales tareas que se realizan en este nivel son: Separación e identificación mediante etiquetas de los suministros en las categorías de: URGENTE - DISTRIBUCIÓN INMEDIATA, DISTRIBUCIÓN NO URGENTE y ARTÍCULOS NO PRIORITARIOS. Clasificación de los suministros en categorías, subcategorías e ítems Consultas selectivas sobre ítems Confección de reportes sobre los envíos registrados en esa unidad de campo. Elaboración de recibos de entrega para los destinatarios Consolidación de datos en disquete, para remitir a SUMA CENTRAL

La Unidad de Campo SUMA utiliza formularios manuales, en el caso de que las computadoras fallen o la necesidad de recolección de datos así lo requiera.

El módulo de MANEJO DE BODEGA es una herramienta que registra las entradas y salidas de suministros, entre otras cosas, en los centros de almacenamiento o bodegas. Estas bodegas recibe los suministros y la información en disquetes de las Unidades de Campo y/o el nivel SUMA CENTRAL. Esto permite que las instituciones coordinen internamente el manejo de sus suministros, o en coordinación con otras entidades que trabajan en la emergencia. Las principales tareas que se desarrollan a este nivel son :

Balance de Inventario Local Elaboración de reportes de existencias y entregas por diversos parámetros Seguimiento de inventario de otras bodegas subordinadas


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El siguiente diagrama muestra una visión funcional del sistema:

Manejo de Bodegas

SUMA CENTRAL

Las Unidades de Campo producen información contenida en disquetes, por medio de los cuales comunican sus datos a SUMA CENTRAL y al módulo de Manejo de Bodega.

Capacidad para elaborar reportes para las autoridades nacionales o locales para el soporte del proceso de toma de decisiones.

Centro de Operaciones de Emergencia


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El envío:

Un envío es un conjunto de suministros que llegan en un mismo medio de transporte, al mismo tiempo y que tienen el mismo consignatario y el mismo destinatario. Es la unidad básica de referencia para el sistema. Toda la clasificación y manipulación de los datos sobre los suministros tendrá inevitablemente que considerar el envío.

El punto de entrada es el lugar al cual llegan los envíos: aeropuerto, puerto marítimo o fluvial, frontera terrestre, bodega, edificio, etc.

Veamos algunos ejemplos para ilustrar estos conceptos, partiendo de que los suministros llegan en el mismo medio de transporte:

♦ Llega un barco con un cargamento de ocho toneladas de trigo enviado por

el PMA/ONU a la Cruz Roja Costarricense. Es un solo artículo para un único destinatario, por lo tanto se registra como un solo envío.

♦ Llega un avión con envíos dirigidos a varios destinatarios en Honduras, de

consignatarios diferentes en México:

∗ La Defensa Civil le envía a Comisión Permanente de Contingencias suministros varios

∗ El Ministerio de Salud de México le envía suministros médicos a su

homólogo hondureño ∗ La Colonia Hondureña residente en México, D.F., le envía a la Cruz

Roja ropa y alimentos.

Aunque vienen en el mismo vuelo y del mismo país, tienen diferentes destinatarios y consignatarios, por lo que deben ser registrados como tres envíos diferentes.

También puede suceder que una misma organización envíe suministros a cuatro destinatarios diferentes en el mismo país o que por su tamaño, cantidad o facilidad de embarque, envíe a un mismo destinatario la ayuda en cuatro vuelos diferentes. Sea el primero o el segundo caso debemos registrarlos como cuatro envíos diferentes.


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Actividades en el área de trabajo

El trabajo con los suministros antes de su entrega a los destinatarios, implica tres fases generales:

- Separar - Clasificar - Hacer inventario

Separar

Asigna las prioridades de manejo y distribución, a partir de los requerimientos de suministros comunicados por la Administración de la Emergencia o por la definición del Coordinador del Equipo en el área de trabajo SUMA. La definición de estas prioridades depende del tipo de desastre y de las necesidades nacionales en ese momento. Por ejemplo, en caso de terremoto, los suministros médicos para el tratamiento de heridas y fracturas son urgentes, mientras que en el caso de las inundaciones lo es el agua y los alimentos. Todas las cajas y paquetes se rotularán con etiquetas que muestren claramente su nivel de prioridad. Adicionalmente, si es un suministro de Salud se le coloca una etiqueta de color verde. Para efectos de SUMA las prioridades y sus colores distintivos son: Prioridad 1: URGENTE. DISTRIBUCION INMEDIATA: requeridos de manera inmediata en la emergencia. Color ROJO. Prioridad 2: DISTRIBUCIÓN NO URGENTE: no son de uso inmediato en la fase de emergencia, pero posteriormente sí, como durante las fases de rehabilitación o reconstrucción. Color Azul. Prioridad 3: ARTÍCULOS NO PRIORITARIOS: Algunos suministros pueden estar vencidos, dañados, ser inútiles o desconocidos, además, pueden venir mezclados con otros artículos que dificulten su clasificación en el área de operaciones y ésta deba ser realizada posteriormente por el destinatario, cuando tenga el recurso humano y el tiempo necesario. Color Negro. Por ejemplo, en desastres sucedidos en América en la década pasada, de las donaciones de productos farmacéuticos:

∗ 15% se utilizaron inmediatamente ∗ 15% no eran utilizables en el momento, pero fueron utilizados

posteriormente, al ser almacenados en lugares adecuados y seguros. ∗ Aproximadamente 70% estaban caducos o eran inservibles.


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Clasificar

Los suministros se clasifican según 10 categorías técnicas :

Medicamentos Refugio/Vivienda/Electricidad/Construcción Agua y Saneamiento Ambiental Logística / Administración Salud Recursos Humanos Alimentos y Bebidas Agricultura / Ganadería Necesidades Personales/Educación No clasificados

Cada uno de los diferentes tipos de suministros que llegan en un envío conforma la unidad básica de registro denominada ítem, que significa artículo. El trigo, las sopas en lata, las aspirinas y la lidocaína son ejemplos de ítems. A cada ítem le corresponden una serie de características particulares que lo identifican, tales como su nombre comercial, marca, unidad de presentación y empaque (tabletas, kilogramos, cajas o bolsas) y la cantidad total recibida, entre otros.

Cada ítem está relacionado a una categoría y a una subcategoría específica dentro de ella. Por ejemplo, un ítem como Ambulancia se clasificará como un suministro de la categoría Salud, en la subcategoría Transporte de Pacientes.

Los medicamentos vencidos pueden mantener su efectividad por un período de tiempo representativo, generalmente de tres o seis meses después de la fecha indicada. Dependiendo de su importancia para la emergencia, podría considerarse el hecho de clasificarlo como un producto prioritario, de distribución inmediata, indicando su condición de vencimiento y procurando se realice un análisis de laboratorio para obtener una nueva certificación. En todo caso, las autoridades de salud toman estas decisiones.

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La opción de No Clasificados permite clasificar envíos con ítems vencidos, desconocidos, inútiles o demasiado variados como para ser clasificados en el lugar. Como lo comentamos anteriormente, la clasificación posterior la realiza el destinatario, una vez que disponga de recursos humanos y tiempo suficiente, durante o después de la emergencia.

Hacer inventario

Esta etapa permite generar reportes diarios a las autoridades nacionales o locales sobre los suministros ingresados, especificando consignatario, destinatario, categorías de clasificación, cantidad, etc. Esto le permite al destinatario tomar las decisiones apropiadas en el manejo de la emergencia y además hacer la confirmación de recibo con los donantes.

Nivel 1: Categorías

Nivel 2: Subcategorías

Nivel 3: Ítems

Cada categoría está compuesta por una serie de subcategorías relacionadas

Cada subcategoría está compuesta por varios Ítems

De esta manera el registro siempre se hace en tresniveles: Categoría, Subcategoría e Ítem. La excepción a laregla la constituye la categoría de No Clasificados, puessólo la hace en dos niveles: categoría y tipo general de suministro.


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2. Instalando y configurando SUMA CENTRAL

Requerimientos técnicos

1. Los requerimientos mínimos que debe poseer la computadora para instalar SUMA CENTRAL son:

Requerimientos de la Computadora

Procesador 486 o superior RAM 8 MB o superior Uso de Mouse Recomendado Sistema Operativo Win3.x, Win95, Win98 Espacio libre en disco duro 40 MB (mínimo) Impresora Matricial, de inyección o

láser Unidad de disquete flexible 3.5 pulg., 1.44 MB Unidad de CD ROM Unidad de CD

2. Verifique que la hora y fecha que reporta el sistema operativo sean las

correctas. Esta verificación es importante porque el programa utiliza estos datos al grabar o buscar información.

Instalación de SUMA CENTRAL Existen dos formas de instalar SUMA CENTRAL: puede ser hecha desde un CD ROM o desde un juego de disquetes de instalación. Los disquetes de instalación pueden ser preparados a partir de un CD con el software de SUMA, más adelante se explicará este proceso. Instalación desde un CD ROM: En el CD de SUMA encontrará una carpeta (directorio), con la siguiente estructura:


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.

Ingrese a la carpeta (directorio) \Disk_cen\Disk144\Disk1, según se muestra en el gráfico y ejecutar el archivo SETUP.EXE. Con esto se inicia el proceso de instalación de CENTRAL en forma automática. Se presentará una pantalla de configuración para que el usuario pueda cambiar el disco duro en donde desea realizar la instalación, por definición se hace en el disco duro C. Instalación desde disquetes:

1. Verifique que tenga los disquetes necesarios para la instalación 2. Inserte el disquete de instalación #1 dentro de la unidad de disquetes de 3.5

pulgadas, seleccionando A: o B: , según corresponda, 3. Localice el archivo SETUP.EXE en el disquete y ejecútelo con un doble clic

del mouse. Aparecerá información en pantalla sobre el proceso de instalación.

4. El programa le solicitará los disquetes en forma secuencial para continuar

con la instalación.

En cada uno de los directorios (carpetas) Disk#, se encuentra cada uno de los discos de instalación de SUMA CENTRAL para Windows

Aquí se encuentra el archivo SETUP.EXE, para hacer la instalación.


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Creación de un juego de disquetes de instalación con el CD ROM: Copie el contenido de cada uno de los directorios Disk# en un disquete diferente, el cual debe de numerar igual que los directorios: 1, 2, 3, etc. Así tendrá los disquetes de instalación. Para instalar siga el procedimiento explicado antes.

Al finalizar la instalación: Después de utilizar el último disquete, el sistema estará instalado en su disco duro y la pantalla mostrará una ventana pidiendo la Clave de Configuración del MÓDULO SUMA CENTRAL, digítela y seleccione <Aceptar>.

Si en algún momento de la instalación, aparece la ventana de MS-DOS, debe cerrarla haciendo clic u oprimiendo <ENTER> sobre la opción Cerrar del ícono de control de la ventana. Si no ha sucedido algún problema durante la instalación el programa iniciará, en caso contrarioproducirá un mensaje de error.

IMPORTANTE: Esta clave será requerida posteriormente por todas las opciones de configuración del MÓDULO SUMA CENTRAL. Debe usar una clave fácil de recordar.


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Reingrese la clave que escribió la primera vez y seleccione el botón <Aceptar>.

El sistema solicitará el nombre de la institución usuaria del sistema, por ejemplo: Cruz Roja, Defensa Civil, Ministerio de Salud, etc, digite el nombre apropiado y seleccione el botón <Salir> al terminar.

Seguidamente aparecerá el Menú Principal del MÓDULO SUMA CENTRAL Versión 5.1 para Windows.


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El menú principal

Los menús son los medios por los cuales usted puede comunicarse con el programa. En ellos se encuentran definidas la mayoría de operaciones y acciones necesarias para accesar los diferentes módulos para el ingreso y salida de los datos recolectados en el área de trabajo. Pueden ser activados y utilizados desde el teclado o utilizando un mouse.

Escogiendo opciones

Con el Teclado 1. Al ingresar al programa la primera opción predeterminada es UNIDAD DE

CAMPO SUMA. Para seleccionar otro encabezado, presione la tecla de la flecha izquierda (←) o la de flecha derecha (→) para moverse sobre la barra de menú y colocarse sobre el deseado.

2. Presione las teclas de flecha abajo (↓) o flecha arriba (↑) para colocarse

sobre la opción y luego presione <ENTER>. Otra alternativa es utilizar las letras resaltadas de los títulos de las opciones de la lista, como la L de Lista de envíos (teclas calientes o rápidas) para acceder directamente a ellas sin utilizar las teclas de flecha.


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Con el Mouse

1. Mueva el apuntador del mouse sobre el encabezado deseado y presione el

botón izquierdo del mouse una vez para mostrar la lista de opciones. 2. Apunte a la opción deseada y presione el botón izquierdo del mouse una

vez. Importancia de la protección de los datos

No existe una computadora o programa que pueda ofrecer seguridad perfecta para los datos y programas, especialmente si consideramos las condiciones que rodean al área de trabajo de los Equipos SUMA. La única manera de protegerlos es realizando respaldos regulares en disquetes. La versión 5.1 contempla un procedimiento de respaldo, así como la herramienta de recuperación en caso de problemas. Estas opciones serán tratadas luego en el capítulo Utilitarios.

Finalizando la sesión de trabajo

Para terminar la sesión de trabajo, seleccione el encabezado Salida de la barra de menú y luego la opción Salir de este programa, mostrada en la siguiente figura:

Configuración de SUMA CENTRAL

La configuración se refiere a los pasos que se deben seguir para preparar el programa para la información específica de la emergencia o desastre, e

Asegúrese de terminar siempre la sesión de trabajo con la opción Salida. Si apaga la computadora sin haber salido correctamente, puede causar daños o destruir los archivos e índices del programa que estaban en uso.


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incluye: ingresar la información sobre país, tipo y fecha donde se ha sucedido la emergencia, la definición de la claves de usuario para ingresar a las Unidades de Campo y los lugares de recepción, entre otros.

Las opciones para cumplir con este objetivo están listadas en el encabezado del Menú Principal denominado Configuración del Sistema.

Reinicializar el sistema

La reinicialización implica la preparación del programa para recibir la información de una nueva emergencia o desastre, eliminando de los archivos de la Base de Datos cualquier información de una emergencia o desastre anterior. Recuerde respaldar esa información anterior.

De existir datos sobre alguna emergencia anterior, el programa brinda la posibilidad de hacer un respaldo en disquetes, para guardar los datos y poder usarlos posteriormente.

Tenga mucho cuidado al utilizar esta opción. Puede destruir los datos de la actualemergencia, sin posibilidad de recuperación.


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Información de la emergencia

En esta sección se registra la información sobre el país afectado, el lugar, fecha del suceso y el tipo de desastre. Seleccione el idioma deseado.

Usuario del sistema (organización a cargo)

El usuario del sistema es la organización que tiene a su cargo la administración integral de la emergencia, y el procesamiento y distribución de la información elaborada por SUMA CENTRAL y las Unidades de Campo subordinadas a ella. Por lo general se refiere a la institución gubernamental nacional encargada de la atención de desastres (Comisión Nacional de Emergencia, Defensa Civil, etc.). Sin embargo, permite que si una institución desea usar el sistema para fines internos, pueda colocar su nombre en ese lugar. El nombre que se digite aparecerá siempre en el encabezado de las pantallas y en los reportes del programa.

Clave de usuario (persona que ingresa los datos)

Las Unidades de Campo tienen un mecanismo de seguridad, basado en una clave de 5 letras, que busca cumplir con dos objetivos generales:


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1. Controlar el acceso de usuarios no autorizados. 2. Llevar un control de auditoría sobre los usuarios del programa, de

manera que el administrador pueda saber cuándo y cuáles usuarios lograron acceso a las Unidades de Campo.

Es en SUMA CENTRAL donde se definen estas claves, por medio de la siguiente pantalla:

El menú en el área inferior tiene cuatro opciones de desplazamiento sobre la información de los usuarios registrados: < Primero> : lo lleva al primer registro de la lista de usuarios < Anterior> : lo lleva al registro que precede al actual (sobre el que

se encuentra en este momento), a excepción de si se encuentra en el primer registro

< Próximo> : lo lleva al siguiente registro del actual, a excepción de si se encuentra en el último registro

< Ultimo> : lo lleva al último registro de la lista de usuarios

La opción <Examinar> le muestra un listado para efectos de consulta de todos los posibles usuarios al momento registrados. Las otras opciones tienen las siguientes funciones: <Añadir> : permite el registro de un nuevo usuario (primera vez) < Grabar> : graba la información digitada < Cancelar>: no considera la información del último usuario

registrado < Salir>: lo lleva al menú principal


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Sitios de recepción

Los sitios o lugares de recepción son aquellos preestablecidos por el administrador de la emergencia en los cuales se instalarán las Unidades de Campo para recibir suministros.

Directorio

Por lo general, después de sucedido un desastre, los administradores nacionales saben, basados en experiencias similares anteriores, cuales países, organismos o agencias internacionales, empresas del sector privado nacional o internacional ayudarán con suministros. También se sabe cuáles instituciones típicamente los recibirán. La opción de Directorio permite de antemano crear una lista de esas instituciones u organismos, de manera que en la Unidad de Campo no se repita el ingreso de esa información. La siguiente pantalla captura esa información:


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Lugares de origen

La lista de lugares de origen corresponde a la gran mayoría de países conocidos y de algunas agencias internacionales, como el PNUD, FAO, etc. También la ayuda puede llegar de regiones o provincias dentro del mismo país, por lo que SUMA CENTRAL permite la definición de esos nuevos lugares.

Tipo de cambio La unidad monetaria que se ha utilizado tradicionalmente como valor de los envíos internacionales es el dólar de los Estados Unidos de América. SUMA permite el acceso a muchos tipos de moneda, y hace una conversión a dólares de manera automática basado en la relación del tipo de cambio entre esos dos tipos de moneda. SUMA CENTRAL por medio de la siguiente pantalla permite capturar el valor de esa relación:


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Por medio de la opción <Examinar>, del menú de pantalla, podemos accesar al listado de tipos preestablecidos con sus respectivos factores de conversión:

Si desea actualizar alguno de ellos, basta con colocar la barra de selección y presionar la tecla <ENTER>, para retornar a la pantalla de definición y escoger la opción <Modificar>. Se habilitarán dos opciones en el menú <Añadir> para grabar el cambio y <Cancelar> para cancelarlo.

Incorporar Datos del Módulo Central Versión 5.0 y Versión 5.1

La versión 5.1 para Windows, permite mediante la incorporación de datos de las versiones 5.0 y 5.1 en MS-DOS. Con ello se posibilita la actualización sin que se deba digitar de nuevo toda la información. Al utilizar cualquiera de estas dos opciones, el sistema presentará una pantalla de verificación, si continúa con el proceso, se verifica que la versión respectiva en MS-DOS exista y se carga la información en forma automática.


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3. Creación de las Unidades de Campo

La creación de las Unidades de Campo es un procedimiento posterior a la configuración inicial del programa.

El proceso inicia una vez que el usuario selecciona la opción Prep. Unidad de Campo del encabezado UNIDAD DE CAMPO SUMA en el Menú Principal

Una vez seleccionada la opción, el programa solicitará confirmar la continuación del proceso, mostrando una pantalla en la cual indica el número de terminal a crear y la verificación de continuación. Si el usuario decide cancelar, retornará al Menú Principal, en caso contrario el programa le solicitará cuál unidad de disquete desea utilizar y si esa unidad está lista para iniciar. En caso que el disquete esté defectuoso, tenga información grabada, no esté formateado o la unidad no esté lista se mostrará un mensaje de error y se retornará al Menú Principal.

La secuencia es la siguiente:

Recuerde de tener disponible 3 disquetes de 3½ pulgadas /1.44 MB formateados y en blanco.

Debe asegurarse que antes de crear una Unidad de Campo, se hayan definido lasclaves de usuario, los lugares de recepción y la información sobre la emergenciadurante la configuración inicial. En caso contrario cuando se intente iniciar, elsistema mostrará un mensaje de error.


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Por cada Unidad de Campo deberá repetir este procedimiento. Etiquete cada disquete de la siguiente manera:

Disquete No.: SUMA Unidad de Campo # :__________ Sitio de recepción:__________


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4. Incorporación de datos de las Unidades de Campo

Las opciones disponibles en los encabezados del Menú Principal: Ver/ Modificar, Entregar y Reportes requieren recibir los datos de las Unidades de Campo. Si al menos la información de una Unidad de Campo no ha sido incorporada, no podrán utilizarse y el programa le indicará que no tiene datos disponibles para procesar. Como hemos dicho en la introducción, la comunicación entre estos dos módulos se realiza a través de disquetes. La Unidad de Campo en el encabezado Utilitarios tiene disponible la opción Preparar datos para Nivel Central, con lo que graba toda la información hasta el momento digitada en dos disquetes iguales. Uno de ellos se utiliza de respaldo. SUMA CENTRAL incorpora esos datos y los de otras Unidades de Campo de una manera consolidada, por medio de la opción Incorporar datos del encabezado UNIDAD DE CAMPO SUMA.

Una vez seleccionada, el programa interroga sobre cuál unidad de disquete deberá leer para recuperar los datos. Al confirmar inicia el proceso de copiado interno, reindexa los archivos y verifica las unidades de medida utilizadas y las entregas. Al final regresa al Menú Principal. El usuario no podrá incorporar datos a un disquete ya consolidado. Si intenta hacerlo el programa le indicará que ya ha sido utilizado y lo devolverá al Menú Principal. Igual sucederá si intenta incorporar un disquete que no tiene información. Es importante que recuerde dos cosas al recuperar los datos:

∗ El medio por el cual se comunican los datos es el disquete. ∗ De los dos disquetes de 3½ pulgadas de 1.44 Mb, creados en la

Unidad de Campo, solamente requiere utilizar UNO. El otro lo almacena como respaldo de la información.


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5. La consulta y modificación de envíos

La opción Ver/Modificar permite acceso a la información sobre uno, varios o todos los envíos registrados. Si el envío es modificable, permitirá editar los datos. En caso contrario permite únicamente hacer consultas, pero informa que “El envío no es modificable en el nivel CENTRAL”

El encabezado Ver/Modificar del Menú Principal está compuesto por las siguientes opciones:

Estas opciones funcionan igual que en la Unidad de Campo.

Consultas sobre envíos específicos

La opción Número de envío ofrece un medio directo para llegar al envío. Recuerde que el número de terminal consta de cinco dígitos: los dos primeros representan el número de Unidad de Campo en la cual se ha registrado y los tres siguientes al consecutivo de registro asignado. El programa le presenta la siguiente ventana para que digite el número del envío:


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En caso de que el número no corresponda, el programa se devuelve al Menú Principal y presenta un mensaje notificando el error. Verifique el número. Si el número es válido, presenta la pantalla de ORIGEN/FUENTE:

Recuerde que la identificación del envío se compone de tres pantallas: ORIGEN/FUENTE, DESTINO e INFORMACION GENERAL. Si NO desea consultar o modificar alguna de esas pantallas seleccione Continuar.


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Para las consultas de los ítems existentes hay tres opciones: 1. Ver resumen por categoría 2. Ver todos los ítems de la categoría 3. Ver todos los ítems del documento Para la modificación de los ítems existentes, hay una opción: 1. Modificar ítem seleccionado

Lista de envíos general

Cuando el usuario no conoce el número de envío, puede realizar la consulta o la modificación por medio de Lista de Envíos. El programa presenta la siguiente pantalla, sobre la cual el usuario desplaza la barra hasta el envío buscado y presiona <ENTER> para seleccionarlo:

La opción Ir Items le ahorra tener que pasar por las pantallas de identificacióndel envío y lo lleva directamente a la pantalla de Selección de Items.


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Lista de envíos por parámetros

En ocasiones las consultas se hacen por rangos de fechas o por algún consignatario o destinatario. Para ello utilizamos Localizar form. de detalle del envío, la cual nos muestra una pantalla compuesta básicamente por dos áreas:

∗ La definición del rango de fechas: fecha inicial y fecha final, ∗ La selección de la procedencia y el destinatario.

Por ejemplo, si la consulta consiste en determinar si de Venezuela han llegado envíos dirigidos al Ministerio de Salud, en cualquier fecha durante la emergencia, pero no sabemos con certeza, entonces la pantalla de definición aparecerá como sigue:

Una vez que el usuario define los parámetros de la consulta y selecciona <Aceptar> el programa le muestra la lista de los envíos seleccionados. Si desea consultar sin considerar rangos de fechas, simplemente presione <ENTER> sobre los campos en blanco para seleccionar todas las fechas. También puede considerar la posibilidad de consultar todos los consignatarios o todos los destinatarios, seleccionando Todo en las respectivas áreas de escogencia.


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Items por categoría

En ocasiones es importante determinar si un tipo específico de ítem ha ingresado, en qué cantidad y quién lo tiene. Por ejemplo, podría ser necesario determinar si ha ingresado arroz u otro tipo de grano, tipos de antibióticos o materiales de construcción. Para ello existe la opción Ítems por categoría. Con ella se puede realizar una consulta selectiva sobre todos los envíos consolidados, buscando el ítem o subcategoría especificada. Al seleccionarla se obtiene la siguiente pantalla:

La escogencia del ítem o ítems de interés se realiza siguiendo el mismo procedimiento de clasificación en tres niveles discutido en la introducción. Para la escogencia de subcategorías o ítems tiene disponible la opción Todo que le permitirá desplegar toda la información registrada en esa categoría o subcategoría y atender consultas tales como:

• ¿Qué alimentos han entrado?, para lo cual debe escoger Todo en

subcategoría. • ¿Qué tipos y cantidad de granos han ingresado?, para lo cual

deberá escoger en subcategoría la opción para granos y Todo en ítems.

O consultas específicas, tales como:

• ¿Qué cantidad de arroz ha entrado y quién lo tiene?

Independientemente del tipo de consulta, el programa presenta una pantalla similar a las consultas anteriores, mostrando información relacionada con la subcategoría, ítem, cantidad, unidad de presentación,


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fecha de entrada, organización de procedencia y número del envío donde está registrado. Para moverse sobre la información tiene dos posibilidades:

∗ Avanzar sobre la línea hacia la derecha con la Tecla <TAB> y

hacia la izquierda con <SHIFT> +<TAB>, o, ∗ Cambiando la forma de visualización de los datos por medio de la

teclas <CTRL> + <W>. La pantalla resultante es:

Para moverse entre los campos puede hacerlo con las teclas de cursor arriba o abajo para avanzar campo por campo o por medio de la teclas <PgDn> o <PgUp> para hacerlo de uno en uno.

Al presionar la tecla <ESC> el programa le brinda la posibilidad de hacer un reporte sobre la consulta por medio de la siguiente pantalla:

Información sobre un ítem en un envío específico


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En la pantalla se ve el reporte o bien se puede presionar la tecla ESC, o la opción OK, con lo cual se presentará una pantalla para decidir si se envía a la impresora. Si escoge Imprimir el reporte asegúrese que la impresora esté conectada y lista para imprimir, si no, el programa mostrará un mensaje de error. Los detalles sobre los reportes se analizarán más adelante.


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6. La entrega de los envíos

La entrega de los envíos se hace generalmente desde la Unidad de Campo, pero en el Nivel Central también se puede hacer, por medio de las opciones en el encabezado del menú Entregar. El desplazamiento con el mouse o el teclado mantienen los mismos procedimientos que en las anteriores secciones de este manual. Las opciones disponibles son:

Entregar por número de envío

Al seleccionar esta opción el programa presentará una pantalla para que digite el número de envío; si existe, se le mostrará una pantalla con el resumen de los datos más relevantes del destinatario, consignatario y la información general del envío que usted digitó durante la fase de creación:

En caso contrario le mostrará un mensaje de error.


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La siguiente etapa es la preparación del formulario de entrega: ingrese el nombre, documento de identificación y número de identificación de la(s) persona(s) y vehículo(s) autorizada(s) a recoger los suministros. En la siguiente pantalla usted podrá ingresar estos datos una vez que seleccione Entregar:

Para efectos de entrega usted tiene dos opciones:

1. Entrega completa de todos los suministros de ese envío.

2. Entregas parciales de parte de los suministros de ese envío.


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Entregas parciales

Este tipo de entrega generalmente se realiza cuando los medios de transporte, recursos humanos, espacio de almacenamiento o condiciones ambientales, entre otros, impiden que los destinatarios puedan retirar todos los envíos dirigidos a ellos.

Básicamente lo que se hace es restar la cantidad de suministros por entregar de la cantidad que fuera registrada inicialmente y que se muestra en la columna Cant-restante (cantidad restante), de la siguiente pantalla. Bastará con digitar la cantidad a restar en la columna A SER ENTREGADO

Observe que en la columna de cantidad restante de la pantalla anterior algunos suministros tienen su valor en cero. Esto es debido a que esos ítems ya fueron entregados.

Luego de asignar las cantidades deseadas en la columna A SER ENTREGADO, se debe presionar la tecla ESC, seguidamente el sistema le pregunta si desea grabar la presente entrega:


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- Si se selecciona la opción No, se cancela en forma completa la entrega y se retorna al Menú principal.

- Si se selecciona la opción Cancelar, se retorna a la pantalla anterior, para hacer correcciones o cambios.

- Si se selecciona la opción Sí, se realiza la entrega e inmediatamente el sistema muestra en la pantalla un reporte de la entrega realizada. Si ahora se presiona ESC, o se hace clic con el mouse en la opción OK, sale un menú para escoger imprimir o ver en pantalla nuevamente el reporte:

Para un reporte impreso seleccione Impresora y luego Aceptar.

Antes de iniciar la impresión asegúrese de que la impresora tiene papel, está encendida y lista para imprimir (on-line). En caso contrario el programa mostrará un mensaje de error. Si al revisar o corregir estos aspectos la impresora no responde, revise la instalación del cable paralelo con la computadora.


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Entregas Completas La Entrega Completa o Completamente Entregado es otra opción para entregar todos los suministros disponibles del mismo envío.

Al seleccionar Completamente entregado del menú de Tipo de Entrega, el sistema muestra una pantalla con los ítems disponibles en el envío y en forma automática, asigna las cantidades restantes, en la columna A SER ENTREGADO:

La pantalla anterior muestra la entrega es completa, y no es editable, no se pueden hacer cambios ya que el sistema asignó las cantidades completas.


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Seguidamente si se presiona ESC, se presenta una pantalla de verificación:

- Si se selecciona la opción No, se cancela en forma completa la entrega y

se retorna al Menú principal. - Si se selecciona la opción Cancelar, se retorna a la pantalla anterior, para

hacer correcciones o cambios. - Si se selecciona la opción Sí, se realiza la entrega e inmediatamente el

sistema muestra en la pantalla un reporte de la entrega realizada. Si ahora se presiona ESC, o se hace clic con el mouse en la opción OK, sale un menú para escoger imprimir o ver en pantalla nuevamente el reporte:

Para un reporte impreso seleccione Impresora y luego Aceptar. Entrega por lista de envíos general

La diferencia entre este procedimiento y el anterior radica en el modo de acceso a los datos. Mientras en el primero se realiza por medio de la digitación de un número de envío, aquí se selecciona el nombre de un consignatario de una lista. En adelante el procedimiento de entrega e impresión del recibo son exactamente iguales.


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Entrega por listado de envíos por parámetros

Por medio de esta opción, el usuario puede seleccionar un envío por entregar de una lista que muestra un resumen de la información de identificación de los envíos registrados en una Unidad de Campo específica. Por medio de la siguiente pantalla, se define el criterio de búsqueda:

Con Fecha del registro se define el rango de las fechas entre las cuales buscar. Si no interesa hacerlo por fechas, entonces basta con dejar los espacios en blanco presionando <ENTER>: eso seleccionará todas las fechas. Luego se establece la búsqueda por Procedencia y por Destinatario. Los valores predeterminados para ambas opciones son Todo. Al colocarse


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sobre ellas y presionar <ENTER> o hacer clic con el mouse, se muestra una lista con los nombres de las organizaciones que envían y que reciben suministros. Al seleccionar una se muestra una pantalla con el resultado de la búsqueda, en caso contrario mostrará un mensaje de advertencia. Prosiga con los mismos procedimientos que se usan para Entrega por número de envío y Entrega por lista de envíos.

Imprimir por lista de entregas general

Cada vez que se realiza una entrega parcial o completa, el programa guarda los datos relacionados con el contenido de la entrega para efectos de control interno. Cuando se selecciona esta opción aparece una pantalla que muestra el resumen de todas las entregas realizadas:

Para ver la entrega de interés, coloque la barra de desplazamiento encima y presione <ENTER>. Al hacerlo, aparecerá una pantalla con el resumen de la información de identificación:


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Al seleccionar Continuar, el programa muestra un reporte en pantalla con la información de la entrega, que puede ser consultado en pantalla o impreso:


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Si en esta pantalla se presiona ESC o se hace clic con el mouse sobre el botón OK, se tienen tres opciones: 1-) imprimir el formulario de entrega, 2-) verlo nuevamente en pantalla, o 3-) transferir los datos de la entrega a un disquete para que se envíen a una bodega (este procedimiento se explica en detalle más adelante). Imprimir por lista de entregas por parámetros

Esta opción permite imprimir un formulario de entrega, localizando la entrega deseada por fecha y destino.

Transferir al Módulo de Bodega

El Módulo de Manejo de Bodega es la herramienta utilizada para administrar los suministros recibidos por la Unidad de Campo o incorporados por el nivel CENTRAL, de manera que los destinatarios puedan controlar la distribución y las cantidades de suministros en existencia. Así cada vez que se les entrega uno o varios envíos, el programa permite grabar la información del mismo en un disquete, para que los usuarios no tengan que digitar nuevamente toda la información. El procedimiento es :


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1. Seleccione la entrega por transferir, de manera similar a Imprimir por lista de entregas general

2. Luego de ver el formulario en pantalla, presione ESC y en la pantalla que pregunta si desea imprimir el formulario, seleccione Cancelar. El sistema le mostrará una pantalla para seleccionar la unidad a que se transferirán los datos:

3. Verifique que los disquetes estén formateados y en blanco 4. Introduzca el disquete en la unidad A: o B: 5. Siga las instrucciones


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7. Reportes

La elaboración de reportes impresos se realiza por medio de las opciones en el encabezado del menú Reportes:

En general, todos los reportes mantienen los mismos modos de presentación, ya explicados en el apartado de Entrega de los Envíos:

Antes de iniciar cualquier reporte impreso, verifique que su impresora esté conectada ala computadora, que tenga papel y lista para imprimir (on-line)


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Los reportes pueden ser enviados a la impresora o bien a la pantalla, para que el usuario vea el reporte sin necesidad de imprimirlo.

Envíos consolidados

Estos reportes identifican a cada uno de los envíos consolidados en el Nivel CENTRAL. Presenta información relacionada con el consignatario, destinatario, contenido del envío (medicamentos, salud, etc.), número de envío y condición de la entrega, y hay de dos tipos: por categorías presentes y por peso: Envíos consolidados / categorías presentes:

Este reporte presenta los envíos recibidos ordenados por categoría.


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Los filtros de selección del reporte le permiten escoger todas las opciones, el cual es el valor por definición, o valores específicos que puede seleccionar. Envíos consolidados categoría / peso:

Este reporte es similar al anterior y permite tener un resumen del peso en kilogramos recibidos por categoría principal.

Medicinas:

El reporte de medicinas presenta un listado de la información recibida las Medicinas, no se debe confundir con la categoría Salud. El reporte es por parámetros: se pueden incluir diferentes parámetros en la pantalla de definición del reporte y así obtener diferente tipo de información:

El modo de escogencia de parámetros y manejo de los campos permite identificar aquellos medicamentos cuya utilización es prioritaria por su clase y su fecha de vencimiento, ente otras cosas.

Otros Suministros: Este reporte presenta la información de los suministros de las otras categorías y que no sean medicamentos. Si en el campo Categoría de la siguiente pantalla, se selecciona la opción << Todo >>, el reporte incluirá la información de todas las categorías a excepción de medicamentos. Si se selecciona una categoría específica se obtiene solamente esa información:


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Ítems por categoría En este reporte se selecciona la categoría, subcategoría e ítem de una pantalla de definición de parámetros. Las unidades similares de los ítems se suman, presentando totales por esas unidades:


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Interfaz a Excel La versión 5.1 para Windows, permite que la información del sistema sea generada a archivos en formato tipo Excel, con lo cual se aumenta la flexibilidad general en el manejo de información, ya que el usuario puede manipular libremente estos archivos desde el programa Excel, para elaborar nuevos reportes o gráficos.

En la pantalla que se ve anteriormente, el usuario puede seleccionar cuales archivos desea generar, marcando la casilla de la izquierda, note que los nombres de los archivos están predeterminados bajo el encabezado Nombre Archivo, los archivos que se generen quedaran en el fólder(directorio), en donde la Central esta instalada en el disco duro en C:\SUMACW51.


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8. Los utilitarios

Los utilitarios son comandos que tiene el programa para resolver ciertos problemas específicos; son como una caja de herramientas para emergencias. El encabezado Utilitarios del Menú Principal, conduce al siguiente submenú:

Indexar archivos

Permite dar mantenimiento a los índices de los archivos de la base de datos, o sea, volver a ordenarlos, como en un archivo de oficina. Se puede utilizar si en algún momento se percibe algún problema en el funcionamiento, como por ejemplo: desorden en los listados, campos vacíos, mucha lentitud del programa, etc.. Esta tarea también se realiza automáticamente cuando se reinicializa el programa.

Bitácora de envíos

Es un utilitario que permite al administrador del programa determinar las fechas y nombres de las personas vinculadas al registro de información, basados en la clave del usuario. La siguiente figura muestra las dos pantallas necesarias para realizar la consulta:


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Como puede observar, la pantalla principal permite seleccionar rangos de fechas, seleccionar el usuario y el sitio de recepción o seleccionarlos todos.

Modificación de definidos por el usuario

Los Definidos por el usuario son los mecanismos utilizados en SUMA para clasificar un suministro no presente en las listas, previamente definidas, de ítems del programa. En ocasiones, por un error en la búsqueda se crea un Definido por el usuario cuyo genérico sí existe, resultando en una duplicación que puede causar problemas para las consultas específicas. El nivel SUMA CENTRAL permite modificarlos de manera que se elimine la duplicidad o se clasifique más apropiadamente por medio de la opción Modificación de definidos por el usuario. Al seleccionar esta opción, el programa muestra un listado con todos los ítems definidos por los diferentes usuarios:


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En la primera columna de la izquierda, se puede seleccionar presionando <ENTER>:

Una vez seleccionados los ítems a modificar, al presionar <ESC> el programa solicita la confirmación del proceso. Si decide continuar, le mostrará la información del primer ítem a verificar y secuencialmente los demás, conforme se modifiquen:


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Tablas del sistema

Cada vez que se configura SUMA CENTRAL, el programa permite adicionar, eliminar o editar los títulos u opciones presentes en las tablas del sistema. Por ejemplo, puede cambiar el nombre de un ítem. En lugar de llamarse bulbo, lo puede cambiar a foco o bombillo.

La primera alternativa que presenta el programa es la conformación del idioma en que se encuentran las tablas. Después de seleccionarlo en español, aparece la siguiente pantalla:

Tablas General: permite adicionar o editar nuevos sitios de recepción, monedas, categorías de donante o destinatario y la tabla de títulos del programa. Esta última corresponde a todos los rótulos o títulos que aparecen en todas las pantallas que el programa utiliza para guiar al usuario.

No se aventure a utilizar esta opción sin contar con conocimiento pleno del programa y tener claro qué desea hacer.


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Nivel: de clasificación, permite adicionar o editar nuevas categorías, subcategorías e ítems. Medicinas: permite modificar la información referente a la ruta de administración, concentración y presentación de un medicamento ya existente o de uno nuevo adicionado con la opción anterior de nivel de clasificación. Otros Suministros, se puede dar mantenimiento a las unidades de presentación de todos los suministros que no sean medicamentos.

La protección de la información

En la Introducción de este manual insistimos en la necesidad de proteger los datos del programa. Por este motivo, hay dos opciones para el respaldo y recuperación de los datos: Respaldo de Archivos y Restauración de Archivos respectivamente.

Para respaldar los datos con el Respaldo de archivos:

1. Seleccione en la pantalla la capacidad de almacenamiento de datos que tiene la unidad de disquete destinada para el respaldo, que por lo general es 360 Kb o 1.2 MB para disquetes de 5 ¼ pulgadas o 720 KB o 1.44MB para disquetes de 3½ pulgadas.

2. Seleccione la unidad de disquete; A: o B: 3. Verifique que el disquete sea el correcto, que esté en blanco,

formateado y colocado en la unidad respectiva. Cuando esté seguro, coloque el cursor sobre la opción <De Acuerdo> y presione <ENTER>.

4. Espere el proceso. Si es exitoso el programa mostrará un mensaje

de indicación y vuelve al Menú Principal, en caso contrario mostrará mensajes de error.

1. Dependiendo de la cantidad de información almacenada y de la capacidad dela unidad seleccionada, puede que requiera de más de un disquete. Estépreparado con disquetes adicionales, en blanco y formateados.

2. Etiquete claramente el disquete como de respaldo, anote la fecha y hora.

Debe ser cuidadoso a la hora de utilizar estas herramientas


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Para recuperar los datos con el comando Restaurar Archivos: 1. Inserte el disquete en la unidad de disquete 2. Seleccione la unidad de disquete de la pantalla desplegada y

presione <ENTER>.

Espere a que la transferencia se realice. Si es exitosa se ve un mensaje y regresa al Menú Principal.

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