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Gricelda Pérez Godoy 0928-23-93-854

ENSAYO SOBRE SISTEMA DE INFORMACION DE “EL COMITÉ

Resumen

El presente ensayo presenta un análisis sobre el sistema de información

utilizado en una organización no gubernamental (ONG), para conocer su

finalidad y entender la necesidad de implementar nuevas tecnologías en

cualquier organización que desee alcanzar sus objetivos. Es importante

destacar que el funcionamiento de estas ONG ha sido cuestionado últimamente

en Guatemala, por lo que se hace una reseña histórica de la organización,

seguida de una descripción de las herramientas que utiliza en su Sistema de

Gestión en cualquier país donde opera.

Los cambios tecnológicos constantes obligan a las compañías a ser

más competitivas si quieren sobrevivir en un mercado cada vez más complejo.

El uso de las computadoras que originalmente se utilizaba para el

procesamiento de datos, se ha convertido en un sistema de información

indispensable para la toma de decisiones de cualquier tipo de organización.1

En este caso el análisis del sistema de información se llevo a cabo en

una organización no gubernamental, porque considero importante conocer

como funciona y como operan este tipo de organización que funciona en

Guatemala bajo la figura de ONG, sobre todo cuando se cuestiona su finalidad

y se le relaciona con corrupción política.

Llamaré a esta organización “EL COMITÉ”, el cual fue constituido

formalmente en 1,983; con sede en Roma y opera en el campo de la

cooperación internacional y de la lucha contra la exclusión social. Sus

actividades principales son la realización de proyectos de ayuda humanitaria,

rehabilitación, desarrollo e investigación aplicada en más de 30 países

alrededor del mundo. Entre los cuales está Guatemala, cuya oficina central

está ubicada en Ciudad Capital y oficinas locales en Izabal, Zacapa y Las

Verapaces; ejecutando proyectos de beneficio para las comunidades más

vulnerables del país. Lamentablemente en nuestro país se les ha asociado con

escándalos de corrupción, vinculados a personajes de la política nacional.

Tal como escribe Helmer Velásquez, el poco conocimiento del origen,

naturaleza y fines de estas entidades, ha provocado que la población crea que

son aparatos jurídicos creados para facilitar el enriquecimiento ilícito.

…Nada más alejado de la verdad. Las ONG remontan su origen al

surgimiento mismo de la solidaridad humana, a la necesidad de cuerpos

sociales, capaces de brindar socorro y atención humanitaria en las

catástrofes […] La diferencia con otros organismos sociales está en su

1 Raymond McLeod, Jr., (2000), Sistemas de Información Gerencial. México: Prentice Hall

Hispanoamericana, S.A.

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carácter esencial: El servicio a sus semejantes y no tener finalidad de

lucro.2

Debido a que esta organización desarrolla sus actividades de distinta

naturaleza en diversos países, con legislación y normativas muy diferentes, El

Comité tiene que responder a las exigencias administrativas y procedimientos

requeridos por los donantes públicos y privados con los que colabora y de los

que recibe financiamiento y contribuciones, por lo que se rige en base a “El

Sistema de Gestión del Comité”3, que contiene tres documentos: Manual

administrativo-contable, código de comportamiento y el sistema de control.

El Manual Administrativo-Contable: Es un instrumento que brinda

información detallada sobre la estructura organizacional, responsabilidad de la

gestión administrativa, planificación de recursos, planificación financiera y la

cuidadosa elaboración de los proyectos con sus respectivos presupuestos.

Para las cuestiones contables y gestión de documentos justificativos,

está establecido el uso uniforme de formatos, que son instalados en

computadoras de cada oficina, bajo una estructura prediseñada. Además, se

establece la forma de llevar la gestión de las cuentas corrientes bancarias

locales, los pagos y transferencias de fondos y gestión de las compras.

El Código de Comportamiento, es el que regula las acciones del

personal contratado, la prioridad es dar a conocer los lineamientos que el

Comité tiene respecto a la conducta que se debe mantener, sobre todo con una

actitud imparcial en lo relativo a religión, política, estatus social.

Y finalmente, el Sistema de Control garantiza que los fondos asignados

para cada proyecto se estén ejecutando de acuerdo a los planes, por medio de

informes que son requeridos en forma trimestral.

En Guatemala, actualmente se están ejecutando varios proyectos, entre

los cuales se puede mencionar: Protección regional de la biodiversidad y 2 Extraído de El Periódico, “Para qué sirven las ONG?, el día 27/03/2008

http://www.elperiodico.com.gt/es/20080327/opinion/51057 3 Instrumento elaborado y revisado por juristas y expertos con el equipo directivo de Sede de El Comité.

promoción del medio ambiente para el mejoramiento de vida de las

comunidades del área costera del Golfo de Honduras, Redes de Comercio

Solidario y Gestión Ambiental, y dos proyectos de seguridad alimentaria (de

emergencia) en Los Amates, Izabal y en La Unión Zacapa. Todos los

proyectos están bajo la coordinación de un Director o Coordinador. Cada

proyecto tiene asignado un presupuesto4 que incluye los rubros de salarios,

vehículo, mobiliario y equipo, alquileres, gastos de transporte y los fondos para

construcción de obra o servicios que sean necesarios de acuerdo a los

alcances del proyecto; los cuales están identificados bajo un número de código

que en forma sistematizada descuenta cualquier gasto de la partida donde está

cargada.

Cada sistema de información se inicia en las oficinas locales, donde se

genera la entrada, almacenamiento y salida de datos, que brindan la

información que requiere el Director de Proyecto, Coordinador País y Consejo

de la Sede en Roma, para medir el alcance de los objetivos.

Cada Oficina cuenta con al menos dos computadoras de escritorio, con

impresora y fotocopiadora multifuncional en línea para el escaneo y

reproducción de los documentos requeridos por el personal técnico y

profesional, que a su vez son equipados con computadoras portátiles. Se

mantiene una red de comunicación vía skype, en todos los niveles y en muchas

oportunidades se realizan videoconferencias para resolver problemas o tomar

decisiones importantes.

La Oficina de Izabal específicamente cuenta con dos computadoras de

escritorio con las siguientes características: Pentium dual core CPU, E5300 @

2.60 GHz, 1.59 GHz, 1.99 GB de RAM.5, monitor de 14” pantalla plana, mouse,

teclado inalámbrico, USB 2.0 hub, dispositivos de almacenamiento de 4 GB,

conexión a fotocopiadora multifuncional Sharp (escáner, impresora y

fotocopiadora), impresora a color HP Deskjet D1660 para impresiones finales.

La información que se procesa, está en manos de un Asistente Administrativo,

4 Ver Anexo 1 (Presupuesto del Proyecto)

5 Ver Anexos 6, 7 y 8

5

que ingresa diariamente los ingresos y egresos de fondos del proyecto, en un

formato denominado Prima Nota (PN)6 especie de libro diario elaborado en

hojas electrónicas y que está compartido con el Director del Proyecto y el

contador general. Cada gasto debe ser justificado y elaborado de acuerdo a

los procedimientos establecidos, en el caso de las compras, depende del

monto y el tipo de obra y/o servicio, que puede incluir a uno o varios

proveedores, en este ultimo caso sería necesario: Solicitud de oferta, orden de

compra y tabla comparativa. Un error implicaría que se considerara un gasto

no elegible que obligaría a reintegrar los fondos al donante.7

Diariamente se almacena la información y al finalizar el mes se consolida

con la de Oficinas Centrales Guatemala, donde es revisada electrónicamente y

luego se acompaña la documentación física que soporta a la información

electrónica enviada previamente. Esta información es elemental para el

análisis y toma de decisiones, considerando el nivel presupuestario y alcance

de objetivos; para posteriormente enviarla traducida al idioma italiano a la Sede

en Roma, donde también es analizada la información.

En general el sistema de información se maneja en un 90% en forma

digital y en línea, aunque al inicio es complicado su manejo, los beneficios son

asombrosos en cuanto se cuenta con información inmediata para la toma de

decisiones. Además, cualquier trabajador de la organización en otro país,

entiende e interpreta la información pues el sistema es el mismo para todos,

sólo cambia el lenguaje y algunas restricciones legales propias de cada país.

La retroalimentación que brinda el sistema de información de este tipo

de organización está lejos de permitir el manejo inadecuado de fondos y menos

prestarse para fines políticos, no sólo porque lo prohíbe el código de

comportamiento de EL COMITÉ, sino porque a la firma de contrato se hace un

compromiso en cuanto al uso de recursos económicos e información y se

analizan cualidades como honradez, rectitud y principios, así como verificación

de antecedentes.

6 Ver Anexo 2 (Prima Nota PN)

7 Ver Anexo 3 (Solicitud de Oferta) Anexo 4 (Orden de Compra) Anexo 5 (Tabla Comparativa)

BIBLIOGRAFIA

Fernández Alarcón, Vincenz. (2006). Desarrollo de Sistemas de Información.

Ediciones UPG 2006.

Laudon, Kenneth & Laudon, Jane P. (2004). Sistema de Información Gerencial.

(8ª. Ed.). México: Pearson Educación.

Manual de Gestión de “El Comité” (2,009)

McLeod, Jr. Raymond, (2000). Sistemas de Información Gerencial. (7ª. Ed.)

México: Prentice Hall Hispanoamericana.

Pastor i Collado, Joan Antoni, Dirección y Gestión de los Sistemas de

Información en la Organización. UOC, La Universidad Virtual.

Velásquez, Helmer, Art. “Para qué sirven las ONG” (27/03/2008), extraído de http://www.elperiodico.com.gt/es/20080327/opinion/51057

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ANEXOS

Anexo 1: Presupuesto

Anexo 2: Prima Nota

Anexo 3: Solicitud de Oferta

Anexo 4: Orden de Compra

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Anexo 5: Tabla Comparativa

Anexo 6: Propiedades del Sistema usado por la Administración

Anexo 7: Propiedades del Sistema usado por la Administración

Anexo 8: Propiedades del Sistema usado por la Administración