Sistema de Gestion Integrado

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Los Procesos en los Sistemas Integrados de Gestión

(ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y otros)

Impartida por:

Adriana de la Garza

www.abs-qe.com

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¿Qué es un sistema de gestión?

Sistema:Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente

contribuyen a determinado objeto

Gestión:Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo

cualquiera.

Referencia: Real Academia Española

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¿Por qué establecer un Sistema de Gestión?

En un mercado globalizado, las empresas requieren cada vez más ventajas competitivas, así como hacer un uso eficiente de todos sus recursos.

Un Sistema de Gestión puede ayudar a organizar y sistematizar los procesos para

la gestión y la mejora continua.

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¿Por qué establecer un Sistema de Gestión?

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Sistema Integrado de Gestión

La parte del sistema de gestión global que facilitaque facilita el manejo de la calidad, los aspectos ambientales, los riesgos de seguridad y desalud asociados con el negocio de la organización, según sea el caso.

Incluye la estructura organizacional, las actividades de planeación, las responsabilidades, las practicas, los procedimientos, los procesos y los recursos para el desarrollo, implantación y mantenimiento de la política de la organización.

(Versión Adaptada de ISO-9000, ISO-14001 y OHSAS-18001)

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Sistemas de GestiónISO-9001: especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad que

pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones. Se centra en la eficacia del sistema de gestión de la calidad para dar cumplimiento a los requisitos

del cliente.

ISO-14001: Especifica los requisitos para un sistema de administración ambiental, para hacer capaz a una organización de desarrollar e implantar una política y objetivos que tomen en cuenta los requisitos legales y la información acerca de los aspectos ambientales significativos.

OHSAS-18001: especifica los requisitos para sistemas de administración de seguridad y de salud profesional para permitir a una organización controlar sus riesgos de seguridad y de salud profesional y mejorar su desempeño.

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Modelo de un Sistema de Gestión

Política

Planeación

Implantación y Operación

Revisión de la Dirección

Verificación y Acción Correctiva

Mejora ContinuaMejora Continua

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Elementos ComunesElementos Comunes/ Elementos Básicos

Política DocumentadaObjetivos y MetasSistema de Administración DocumentadoRepresentante del Sistema de Administración Manual del Sistema de AdministraciónProvisión de RecursosDefinición de responsabilidades y autoridadesCompetencia, Entrenamiento y ConcienciaciónControl de DocumentosControl de OperacionesComunicación (Interna y Externa)Medición, Monitoreo y AnálisisProgramas de MantenimientoNo Conformidad y Acciones CorrectivasAcciones PreventivasControl de RegistrosAuditorias InternasRevisión por la DirecciónMejora Continua

Seguridad y Salud Calidad Medio Ambiente

OHSAS 18001 Elementos Unicos

Identificación de peligros, evaluación Propiedad del Cliente Aspectos e Impactos Ambientalesy control de riesgos Identificación y trazabilidad Requisitos Legales y OtrosRequisitos Legales y Otros Enfoque en el Cliente Preparación y Respuesta a EmergenciasConsulta con empleados Preservación del Producto / Servicio Evaluación de Cumplimiento LegalPreparación y Respuesta a Emergencias Realización del Producto / ServicioEvaluación de Cumplimiento Legal Diseño y Desarrollo del Producto / Servicio

Control de ComprasControl de Producto no Conforme

ISO 14001:2004 Elementos UnicosISO 9001:2000 Elementos Unicos

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Sistema Integrado de GestiónLa adopción de un Sistema Integrado de Gestión de la Calidad,

Seguridad, Salud y Medio Ambiente debería ser una decisión estratégica de la organización.

El diseño y la implementación del Sistema de Gestión de una organización están influenciados por:

Necesidades

Objetivos Particulares

Productos y/o Servicios Suministrados

Procesos

Empleados

Tamaño

Estructura de la Organización

Recursos

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Sistema Integrado de Gestión

Participación de un equipo multi-funcional:

Calidad, Diseño, Suministros, Salud, Seguridad, Medio Ambiente, Compras, Almacenes y

Producción.

• Elementos Comunes del SIG

• Procedimientos Comunes

• Definido por los usuarios

• Sentido de propiedad

• Procesos de la administración global

t

Logística

Requisitos de prevención de la contaminación

Requisitos de Salud

Requisitos de Seguridad

Especificaciones Técnicas y Referencias

Definición de Procesos

• Productividad

• Reducción de insumos

• Reducción de residuos

• Accidentes

• Incidentes

• Satisfacción del Cliente

Preguntas Claves

Ejemplos de Indicadores

• Riesgos reducidos

• Mejoras en CASS

• Mejoras en eficiencia

• Quejas

• Incumplimientos legales

Equipos y Suministros

Ambiental Salud y Seguridad

Necesidades del Negocio y Mejora Continua

Calidad

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Esquemas de Integración

Completamente Integrado: se espera que los procesos comunes entre sistemas sean llevados a cabo de forma única para todos los aspectos.

Traslapado: Algunos elementos comunes son utilizados de forma integral.

Referenciado: solo se hace referencia a algunos elementos entre un sistema y otro.

Nota: los términos utilizados solo son referencia, es decir, no hay ningún estándar internacional que lo establezca de este modo.

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Ventajas de la Integración de Sistemas

Reducción de Costos:

Reducción /Eliminación de redundancias en la documentación y registros

Un proceso / procedimiento puede cumplir con los requerimientos de todos los sistemas – Sistemas de Gestión de Calidad (ISO-9001), Sistemas de Gestión Ambiental (ISO-14001) y Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS-18001).

Reducción en Entrenamiento de Auditores – Utilizando los beneficios de ISO-19011

Reducción en la asignación de recursos para la resolución de problemas comunes.

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Reducción de Costos:

Reducción en la asignación de recursos para mantener los sistemas separados.

Reducción en la asignación de recursos para auditorias internas separadas.

Reducción en los gastos generados por la Certificación de los Sistemas.

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Cumplimiento con los requisitos del Cliente en materia de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud.

Mejoras en la Satisfacción del Cliente por respuestas a tiempo.

Resultados en el establecimiento de Objetivos y Metas de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud y su implementación a lo largo de la organización.

Mejoras en la comunicación interna y en el trabajo en equipo entre el personal de las áreas de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud.

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Ayuda a los empleados a lo largo de toda la organización, no solo aquellos responsables del mantenimiento del Sistema de Gestión Ambiental, a reconocer el impacto ambiental de sus actividades, productos y/o servicios.

Establece las bases para la migración hacia un Sistema Integrado en donde todas las disciplinas dentro de la organización estén incluidas.

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Retos de la Integración de Sistemas

Integración de esfuerzos como un paso estratégico y no solo como un ejercicio limitado en integración documental de sistemas.

Asegurar el apoyo de la Alta Dirección y su involucramientopara el desarrollo de una cultura y estructura organizacional apropiada.

Identificación de:Procesos / Prácticas Específicas de Aseguramiento de Calidad

Procesos / Prácticas Específicas de Gestión Ambiental

Procesos / Prácticas Específicas de Gestión de Seguridad y Salud

Procesos / Prácticas comunes para todos los aspectos.

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Retos de la Integración de Sistemas

Prevenir la generalización de procesos / prácticas donde se requiere la inclusión de requerimientos específicos.

Desarrollar auditores internos competentes para conducir auditorias integradas efectivas y que agreguen valor.

Identificar y asegurar servicios calificados de Consultoría y Cerficación.

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Auditorias Integradas

Una de las ventajas de los Sistemas Integrados de Gestión es llevar a cabo “Auditorías Integradas”.

Sin embargo, para que éstas se puedan realizar de manera exitosa es necesario que la organización esté preparada para contestar las siguientes preguntas, las cuales tienen como finalidad asegurar que el Sistema está basado en el ciclo PHVA (PDCA por sus siglas en inglés) y tiene el enfoque de procesos:

¿?

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En la etapa de Planeación¿Como se aseguran que los procesos cumplen con los requisitos?

¿Qué recursos se necesitan?

¿Cuáles son los objetivos / resultados esperados para el proceso?

¿Qué hacen cuando los recursos no se encuentran disponibles?

En la etapa de Ejecución¿Cómo van a correr el proceso?

¿Cuáles son los controles necesarios para este proceso?

¿Cómo se aseguran que los controles se encuentran en su lugar?

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En la etapa de verificación¿Cómo está planeado evaluar los resultados del proceso?

¿Qué recursos necesitas?

¿Qué se hace cuando algún recurso no está disponible?

¿Cómo se comunica a otro personal de la organización si los resultados no fueron alcanzados?

En la etapa de Actuar¿Qué factores permiten actuar basados en los resultados de

proceso?

¿Qué recursos se requieren para actuar?

¿Cómo se aseguran que el proceso está siendo continuamente mejorado?

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Un reto para realizar auditorias integradas es crear un Plan de Auditoría efectivo. Dicho plan debe tomar en consideración:

Calificación de los auditores

Nivel de integración del Sistema de Gestión de la Organización

Aspectos aplicables de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud.

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Auditores para Sistemas Integrados

El éxito de una auditoría integrada depende de la Calificación de los auditores. Todos los auditores deben entender de temas de calidad, medio ambiente, seguridad y salud relacionados con la organización.

En caso de no ser así, los auditores con conocimiento en un solo tema auditarán únicamente los requisitos específicos.

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Esquemas de Auditorias

Auditoría Totalmente IntegradaEl Sistema se encuentra totalmente integrado.

Los auditores son calificados para todos los sistemas.

La auditoría se realizar con todos los enfoques al mismo tiempo, a excepción de requisitos específicos.

Auditoría SimultáneaEl Sistema no está totalmente integrado, pero sí en su mayoría.

Los auditores son calificados para todos los sistemas.

La auditoría se realiza al mismo tiempo, más no con el enfoque a todos los aspectos.

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Esquemas de Auditorias

Auditoría traslapadaEl Sistema tiene algunos elementos en común.

Los auditores no requieren conocimiento de todos los aspectos, aexcepción de aquellos que auditarán elementos comunes.

Se requiere de mucha coordinación y guía por parte del auditor líder.

Auditoría secuencial:El Sistema solo ha referenciado a algunos elementos.

Los auditores no requieren tener conocimiento para todos los aspectos.

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Coordinación

Los Auditorias Integradas, Simultáneas o Traslapadas requieren de un nivel alto de coordinación entre los miembros del equipo auditor.

Es recomendable que el Auditor Líder mantenga reuniones diarias con el equipo auditor al inicio o final del día, así como durante el día.

No conformidades

Algunas no conformidades podrán ser

aplicables a todo el Sistema de Gestión

que está siendo auditado.

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Ventajas de las Auditorias Integradas

Reducción en el tiempo asignado por los administradores del Sistema, así como del personal en general para atender la auditoría.

Reducción en los costos asociados con la preparación para auditoría (comunicación, capacitación, entre otros).

El estrés generado en la organización por causa de auditoría se reduce al ser un solo ejercicio.

Se refuerza la conciencia en el personal de que no se requieren esfuerzos adicionales para satisfacer los requerimientos del cliente, cuidando el medio ambiente, la seguridad y salud.

Reducción de costos de viaje para los Auditores.

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Proveer productos /servicios con calidad, un lugar de trabajo

seguro, proteger la salud de lostrabajadores y preservar el MedioAmbiente es trabajo de TODOS.

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¿ Preguntas ?

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Gracias !!

Adriana de la [email protected]

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