Sistema de Gestión de Información y del Conocimiento para una empresa consultora de ingenieria

7/30/2019 Sistema de Gestin de Informacin y del Conocimiento para una empresa consultora de ingenieria

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JOS CARLOS TENORIO FAVERO

Licenciado En Ciencias de la Informacin (Universidad de la Habana),Cuenta con ms de 3 aos de experiencia en la implementacin de estrategias de

Gesn del Conocimiento; es actual responsable de Gesn del Conocimiento en

GMI S.A Ingenieros Consultores.

Parcipa acvamente como Docente Interno de dicha corporacin, imparendo

cursos de Gesn del Conocimiento, Gesn del Aprendizaje y Comportamiento

Organizacional. Ha estudiado los efectos de las tecnologas emergentes de las redes

sociales y la denominada Web 2.0 en los negocios y su impacto en la creacin de

entornos de aprendizaje en las organizaciones.

Actualmente opta por el grado de Master en Community Management y negocios

2.0 en la Escuela de Negocios de la Innovacin y Emprendedores (Espaa).

NILTON ZOCN ALVA

Ingeniero con once aos de experiencia profesional. Realiz un

MBA (Master en Direccin de Empresas) en la Escuela de Alta Direccin de la

Universidad Privada de Piura. Actualmente se desempea como Gerente de

Desarrollo Organizacional en GMI Ingenieros Consultores, donde desarrolla temas

de Gesn Humana, Gesn del Conocimiento, Comunicacin Interna, Gesn

del Desempeo, Planes de Capacitacin y Lneas de Carrera. Tiene experiencia enlas reas de Gesn de Tecnologas de la Informacin, Invesgacin y Desarrollo,

Gesn de Proyectos aplicando la gua PMBOK del Project Managment Instute,

Gesn de la Informacin y Sistema de Gesn de la Calidad ISO 9001. Es docente

en la Maestra de Empresas Inmobiliarias de Centrum MDI y en la Facultad de

Administracin de la Universidad San Ignacio de Loyola. Cuenta con la cercacin

Microso Cered Professional. Logr varios reconocimientos, como el primer

puesto en el Concurso de Proyectos del Congreso Intercom 2000 y el Premio

Creavidad Empresarial 2009 por el Sistema de Gesn del Conocimiento de GMI.


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SISTEMA DE GESTIN

DE INFORMACIN Y DELCONOCIMIENTO PARA UNAEMPRESA CONSULTORA DE

INGENIERA

Nilton Zocn Alva y Jos Carlos Tenorio FaveroGMI S. A. Ingenieros Consultores


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Nilton Zocn Alva y Jos Tenorio Favero

SISTEMA DE GESTINDE INFORMACIN YDEL CONOCIMIENTOPARA UNA EMPRESA

CONSULTORA DEINGENIERA

1. RESUMEN

Se describen los elementos, componentes, tecnologasy estrategias que conforman un sistema de gesn de

informacin y del conocimiento para una empresa

consultora de ingeniera, as como los indicadores del

uso eciente de la informacin y la transferencia del

conocimiento

Palabras claves: sistema de gesn del conocimiento,

sistema de informacin, gesn de informacin,

gesn del conocimiento, comunidades del

conocimiento

ABSTRACT

Describes the elements, components, technologies

and strategies that make up an informaon and

knowledge management system for an engineering

consultant rm, as well as the indicators related to the

ecient use and transfer of knowledge.

2. INTRODUCCIN

En la nueva economa del conocimiento, fruto dela globalizacin y los adelantos en las tecnologas,

garanzar el acceso y uso de la informacin es

fundamental para asegurar el desarrollo sostenible

de todas las organizaciones. Esto requiere crear los

mecanismos necesarios para que la informacin

pueda uir por todos los niveles de una organizacin y

que las personas la puedan aprovechar con el objevo

de maximizar la calidad y eciencia de su trabajo.

Para una empresa manufacturera, su principal insumo

es la materia prima que adquiere para converrla

en productos a travs de sus maquinarias y,

posteriormente, enviarlos a los respecvos mercados

(vase gura 1).

En cambio para una empresa consultora de ingeniera,

la informacin es la nueva materia prima. De la

informacin depende el xito de su trabajo, puesto

que a parr de la informacin es que se dene cmo

Figura 1

Transformacin delas materias primas

en un producto

Envo del producto alos mercados

Adquisicin de las

materias primas


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SISTEMA DE GESTIN DE INFORMACIN Y DEL CONOCIMIENTO PARA UNA EMPRESA CONSULTORA DE INGENIERA

ser el proceso de la ingeniera bsica, conceptual

y de detalle, la gesn de compras y la gerencia de

la construccin, as como tambin se determina las

exigencias del entorno, las tendencias del mercado, las

necesidades del cliente, etc. No se puede emprender

ningn proceso sin antes contar con la informacinnecesaria para poder desarrollarlo.

Esto no quiere decir que la informacin no sea

importante en las empresas manufactureras,

pero se acenta ms en empresas consultoras de

ingeniera cuyo negocio es vender conocimiento.

En estas organizaciones la informacin (normas,

especicaciones tcnicas, estndares, manuales, etc.)

es adquirida por los ingenieros y estos se apoyan en

sus conocimientos para converrla en una nueva

informacin estructurada que puede ser aplicada en la

realizacin de algn trabajo. Dicha informacin puede

consisr en memorias de clculo, estndares tcnicos,

planos, etc. (vase gura 2).

Es por ello que para maximizar su potencial y elevar

la eciencia y la calidad de sus trabajos, las empresas

consultoras de ingeniera deben preguntarse

como instaurar y conducir los procesos asociados

a la idencacin, adquisicin, organizacin y

transferencia de su informacin interna y externa, de

tal manera que se posicionen estratgicamente para

explotar el poder de sus conocimientos.

Por lo tanto, el conocimiento de las personas desplaza

a los elementos sicos como las maquinarias, insumos,

bienes y otros materiales para converrse en el

factor de xito (vase gura 2). El desao es que este

conocimiento no reside en libros, manuales o internet.

Como bien sealaba Drucker, el conocimiento solo se

encuentra entre dos orejas. Todo lo que encontramos

en los dems medios es informacin que puede

estar estructurada en diferentes grados y mientras

ms estructurada se encuentre la informacin

ser ms sencillo que la asimilen las personas y se

convierta dentro de ellas en conocimiento. Adems,

si se ene en cuenta que un proyecto de ingeniera

cubre e integra diversas disciplinas, su pologa de

informacin es extensa y diversa, pues considera

todas las normas, manuales, estndares que devienen

de las disntas reas como son: estructuras, civil,

mecnica, elctrica, geologa, arquitectura, etc. Es

por ello que se debe contar con un sistema de gesn

de informacin que permita registrarla de una forma

estandarizada y ecaz, de manera que todos los

colaboradores, independientemente de su ubicacin

geogrca, la puedan integrar y aplicar rpidamente

en sus proyectos.

Esto es posible al adoptar una estrategia de gesn

de informacin, la cual integra un conjunto de

componentes encaminados a idencar, coleccionar,

procesar y transferir informacin. Sin embargo,

esto representa un primer paso, puesto que no es

suciente gesonar la informacin. Como se mencion

anteriormente, la generacin del conocimiento es el

factor clave de xito.

Dado que el conocimiento solo reside en las personas,

no puede ser gesonado: lo que gesonamos

son los medios a travs de los cuales se transmite

este conocimiento. Por lo tanto, una empresa de

ingeniera no debe preocuparse nicamente por

gesonar su informacin, sino que tambin debe

generar y administrar espacios y elementos que

garancen la difusin, aplicacin y retencin de su

conocimiento a travs del desarrollo del talento

humano y el reconocimiento de los colaboradores

a parr de su parcipacin en la creacin de

una cultura de innovacin, trabajo en equipo y

Figura 2

Informacinestructurada

Informacin

Es utilizada por losingenieros

Para generar...


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mejoramiento connuo, como base para la eciencia

y la compevidad. Esto se logra idencando y

capturando las experiencias de los proyectos a travs de

lecciones aprendidas, reforzando las mejores prccas

e instaurando entornos de aprendizaje permanentes.

Todo esto se puede lograr implementando un sistemade gesn del conocimiento.

3. GESTIN DE INFORMACIN

Y DEL CONOCIMIENTO

La gesn de informacin comprende el conjunto de

procesos, tcnicas, tecnologas y mtricas encaminadas

a idencar, coleccionar, organizar, transferir y aplicar

la informacin necesaria para quienes lo necesitan,

del modo adecuado y en el empo oportuno, de una

manera eciente y sencilla (vase gura 3).

Transferir. Se proporcionan los mecanismos necesarios

que habiliten a los miembros de la organizacin

la oportunidad de acceder a la informacin que

ha sido ingresada al sistema y permir, a su vez,

que la informacin uya por todos los niveles de

la organizacin y llegue a todos los colaboradores

independientemente de su ubicacin geogrca.

Aplicar. Los procesos anteriores conllevan a que

la informacin est lista para ser ulizada por las

personas. Esta fase puede ser dividida en dos niveles: el

primero corresponde a la aplicacin de la informacin

a nivel organizacional y se vincula directamente con los

objevos de un proceso o tarea especca. El segundo

nivel corresponde a lo individual, cuando la persona

adquiere la informacin como parte de un proceso

invesgavo o de anlisis para incrementar su nivel de

experiencia en un rea determinada.

Una vez consolidados estos procesos dentro de la

organizacin se puede dar el siguiente paso, que

constuye la gesn del conocimiento. Sin embargo,

es necesario recordar que, para lograr un buen manejo

del conocimiento, debemos ser conscientes de que

vivimos en un mundo globalizado, que las condiciones

ya no son las mismas y se requiere un cambio de

actud.

Esto cobra mayor signicado si tenemos en cuenta el

paradigma del conocimiento: para muchas personas,

el conocimiento es lo ms valioso que posee; de su

conocimiento dependen cunto gana en su trabajo,

su reconocimiento en la sociedad y los benecios que

puede dar a su familia. Durante mucho empo nos han

repedo que el conocimiento es producto de nuestro

esfuerzo y, en muchos casos, tambin de sacricios,

por eso conservamos un rechazo natural a comparrlo

y perder el estatus de la diferenciacin. As mismo,

hay un miedo natural de exponerse ante otros cuando

no se cuenta con el conocimiento suciente para

desarrollar una labor determinada y optamos por no

preguntar.

Idencar. Consiste en la determinacin de la

informacin clave para la organizacin y la deteccin

de la faltante. En los proyectos de ingeniera se

requiere de informacin especializada como normas,

manuales, documentos tcnicos, etc. Poder idencar

esta informacin en el momento oportuno y ponerlo

a disposicin de los proyectos es vital para asegurar el

xito de los esfuerzos de los ingenieros.

Adquirir. Una vez idencada la informacin y evaluada

favorablemente, se debe gesonar su adquisicin para

que pueda formar parte de las bases de datos de la

organizacin.

Organizar. Antes de que la informacin pueda ser

ingresada a la organizacin, se debe realizar un

anlisis de la misma con el n de darle una descripcin

adecuada para facilitar su bsqueda y recuperacin y,

a su vez, estandarizar la manera en que la informacin

es almacenada en las bases de datos. Esto es muy

similar a la labor que realizan las bibliotecas o centros

de documentacin cuando catalogan e indexan la

informacin que reciben. Dicho proceso es importante

porque sin este anlisis previo es muy dicil que la

informacin pueda ser recuperada ecazmente.

Figura 3

Figura 4. El paradigma del conocimiento

Por qu tengo que compartir

mi conocimiento?

Si te digo lo que s, ser reemplazable.A m me cost aprender lo que s

l no sabe nada!

Medio

Emisor Receptor

Si pregunto creer que no s nada.

Los viejos no saben, son muy antiguos

No me interesa aprenderde ese tema, no lo necesito.

l no comparte lo que sabe!

Sala de reuniones

Foros

Ambientes de capacitacin

Artculos del conociemiento

Bibliotecas abiertas

Actividades de integracin


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Para que la transferencia del conocimiento se d

necesitamos a un receptor y un emisor dispuestos

a transferir y recibir el conocimiento. Para ello debe

exisr una actud y movacin real que inspire a las

personas a comparr o recibir ese conocimiento.

Por lo tanto, al hablar de gesn del conocimiento en

una organizacin tambin aludimos a su capacidad

de desarrollar la actud y compromiso en los

colaboradores, con respecto a integrarse, comunicarse,

comparr y seguir aprendiendo. Es imprescindible

comprender sus valores, ideales, juicios, expectavas,

etc., lo cual es percepble a travs de la gesn humana.

Al entender estos aspectos, podemos analizar el

entorno organizacional e idencar aquellas barreras

que atentan contra una transferencia del conocimiento

frucfera.

experiencias entre los ingenieros, dado que las

comunidades pueden responsabilizarse por realizar

ciertas acvidades como charlas o capacitaciones

en las cuales los ingenieros con mayor experiencia

pueden comparr sus conocimientos y experiencia

con su comunidad, de acuerdo con el negocio de la

empresa.

Para que una comunidad pueda ser exitosa debe

contar con los siguientes elementos:

Socializacin. Las comunidades son representavas

de las relaciones que se forman en entornos sociales

ms grandes como la sociedad civil, donde los avances

se propician a travs de las interrelaciones que se

establecen entre sus miembros, lo que fomenta

el dilogo y el intercambio de experiencias entre

cada uno de ellos. Mientras ms restringido sea ese

intercambio menos posibilidades existirn para que

sus miembros puedan compartir y se debilitarn

esos lazos, lo que impedir que las personas puedan

enriquecerse de las experiencias de los dems y

aprender como organizacin.

Aceptacin social. Los miembros de las comunidades

deben sentirse parte de ellas; se debe erradicar todo

sentimiento de aislamiento y promover la pertenencia

mediante el incentivo de la participacin y una

mente abierta. Las personas necesitan que sus ideas

sean escuchadas y aceptadas por los dems. Esto

es vital para asegurar su sentido de pertinencia y

participacin, lo que implica que todos sus miembros

deben desempear un papel de promotores de

inclusin social, fomentando las buenas relaciones y

la solidaridad entre ellos.

Control. Como en toda sociedad, se deben establecer

mecanismos, reglas o pautas encaminadas a promover

los valores y las actitudes necesarias para asegurar el

desarrollo armnico y sinrgico de sus actividades.

Dichas reglas y normas deben ser equilibradas de

tal manera que no restrinjan la participacin. Esto

implica evitar tomar decisiones detrs de puertas

cerradas y optar por un modelo donde los miembros

participan en la toma de decisiones y actividades que

se desarrollan dentro de ellas. No obstante, en un

principio, como en el origen de toda sociedad, se debe

partir desde un modelo autocrtico, asegurndose de

que las personas incorporen los valores y normas que

rige su actividad como miembros de una comunidad.

Adems, se debe contar con la participacin de un

lder que vele por el cumplimiento y desarrollo de su

comunidad.

En la medida que pasa el tiempo y se van instaurando

los valores y normas en sus miembros, se puede optar

por un modelo ms democrtico donde las personas

puedan elegir a qu comunidad van a pertenecer,

tomar decisiones ms amplias como, por ejemplo,

elegir los proyectos que van a emprender como

comunidad e, incluso, elegir a sus respectivos lderes,

etc. Una vez que se logra esto, se puede desarrollar

un modelo de comunidad multicultural donde las

Para promover ese cambio de actud en las personas

e impulsar la estrategia de gesn del conocimiento,

las organizaciones pueden establecer una estrategia

que agrupe a sus colaboradores en comunidades del

conocimiento.

4. COMUNIDADES DELCONOCIMIENTO

Las comunidades del conocimiento o comunidades

de prcca, como suelen denominarse, renen a las

personas tomando como referencia sus conocimientos

comunes. De esa manera se facilitan tanto la

distribucin de la informacin como el intercambio de

conocimientos.

Para una empresa de ingeniera es l agrupar a sus

colaboradores de acuerdo a sus especialidades:

estructuras, mecnica, geologa, elctrica,

instrumentacin, arquitectura, carreteras, civil,

etc. De esta manera se propicia el intercambio de

Figura 5. Componentes de la gestin del conocimiento

Gestin delconocimiento

Gestin deinformacin

Gestinhumana


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comunidades empiezan a relacionarse con otras,

emprendiendo actividades en conjunto y fomentando

un intercambio de experiencias mucho ms amplio

entre sus miembros, lo cual conlleva a fomentar un

sentido de transcendencia mucho ms fuerte dentro

de la organizacin.

Transcendencia. Las comunidades no deben perder

vista del objetivo global de sus actividades, que es el

de asegurar el desarrollo continuo de sus miembros,

identificando factores de xito, anticipndose el

conocimiento que va a necesitar la organizacin,

promoviendo el desarrollo profesional de sus

miembros, etc. Las actividades de una comunidad no

deben restringirse a su desarrollo interno, sino deben

apuntar a contribuir con otras comunidades. Esto

implica que el desarrollo de una comunidad debe ir a la

par del desarrollo organizacional y se debe promover

actividades encaminadas a lograr tal fin.

Reconocimiento. La cultura de trabajo es la parte

ms importante y compleja de desarrollar en una

organizacin, pues implica trabajar en las costumbres,

los valores, las creencias y la forma de pensar de las

personas. Esto es determinante para que la persona

acceda o no a compartir lo ms valioso que posee, que

es su conocimiento. Es por ello que se debe promover

una cultura de reconocimientos, en la que se premie

y destaque la participacin de los miembros cuando

aporten a resolver un problema determinado, enseen

a los dems a travs de la docencia interna, generen

lecciones aprendidas, etc. Esto es importante tambin

para que las personas entiendan cmo su participacin

influye para generar entornos de aprendizaje

permanentes, maximizar la eficiencia de los procesos,

asegurar la entrega de calidad al cliente, etc.

5. SISTEMA DE GESTIN DEL

CONOCIMIENTO

Todo lo mencionado anteriormente implica que

contar con un sistema de gesn del conocimiento

no signica nicamente construir un repositorio de

informacin, sino engendrar un instrumento con el

que las comunidades producen, encuentran y ulizaninformacin a n de generar un nuevo conocimiento y

fortalecer el ya existente. Es decir, se vuelven actores

en comparacin con la intranet, donde el rol de las

personas se limita al nivel de espectador en el plano

comunicavo.

El uso de las redes sociales, como Facebook, MySpace

y Twier han engendrado cambios signicavos en

nuestros eslos de comunicacin y han permido

espacios de intercambio muchos ms amplios y de

inters para una gran mayora de grupos sociales de

diversas regiones, edades e intereses. Estos medios,

en conjunto con otras herramientas que devienen

de la web 2.0, deben ser aprovechados para crear

entornos de comunicacin y aprendizaje mucho ms

exibles y dinmicos puesto que poco a poco se estn

convirendo en parte de nuestra vida codiana y las

venimos incorporando en nuestros eslos de vida y,

en algunos casos, hasta en nuestras runas laborales.

Hoy en da, existen muchas empresas que incorporan

sistemas de colaboracin al eslo de las redes

sociales para conectar a sus colaboradores con

vistas a que compartan informacin y experiencias,

y a su vez aprovechar estos espacios menos formales

para incrementar las oportunidades que enen la

personas de encontrarse y conocerse, de tal manera

que se fomenta el compaerismo y el senmiento de

pernencia. La idea es ir adaptndonos a los cambios

en el entorno y aprovechar las oportunidades nuevas

que van surgiendo y no simplemente optar por

rechazarlas o discriminarlas.

La nueva realidad es que cada vez ms son las

personas que abogan por el uso de las redes sociales

y otras herramientas de la web 2.0, que incorpora el

uso de tecnologas ms soscadas, como las tabletas,

smartphones, laptops, etc. Es por ello que debemos

encontrar un equilibrio entre estas oportunidades

para poder implementarlas en entornos laborales. La

idea no es crear un sistema al eslo del Facebook en

el cual las personas simplemente puedan comparr

temas anes o informacin libremente, sino situarlo

dentro de un espectro ordenado de normas y valores

donde lo que se busca es canalizar el intercambio de

experiencias e informacin entre colaboradores de

una manera ms dinmica y novedosa, para despertar

en ellos las ganas de querer comparr, aprender y

seguir creciendo.

En este sendo, es facble optar por un mix de

herramientas tanto formales como informales

para generar entornos de colaboracin que sean

representavos de nuestros eslos de vida actuales y

que permita a las organizaciones redenir su modo de

comunicacin con los colaboradores de una manera

mucho ms novedosa y dinmica.

Tomando en cuenta todo esto, un sistema de gestin

del conocimiento debe contar con herramientas

formales e informales.

5.1 Herramientas formales

Es importante que las herramientas del sistema estn

vinculadas al trabajo que realiza la organizacin, de tal

manera que se conviertan en parte del da a da de las

personas. Estas herramientas, denominadas formales,

cumplen con el propsito de atender las necesidades

diarias de los colaboradores y maximizar la eficiencia

de su trabajo. Pueden consistir en:

a. Herramientas de gesn

b. Sistemas de informacin


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c. Herramientas de comunicacin interna

d. Sistema de colaboracin proyectos-cliente

e. E-learning

f. Directorio de expertos

g. Foros de discusin

a. Herramientas de gesn

El sistema debe incorporar aquellas herramientas

empleadas en todos los proyectos de ingeniera, de

tal forma que se centralizan en un nico portal (por

ejemplo, sistema de control de proyectos, control

documentario, etc.).

b. Sistema de informacin

Uno de los objevos de un SI es permir a los

colaboradores contar con todos los documentosnecesarios para realizar sus labores, sin importar su

ubicacin geogrca.

Para desarrollar sus servicios, una empresa consultora

de ingeniera necesita fuentes de informacin

conable y cercada, y por eso debe brindarles a sus

ingenieros una fuente de informacin centralizada que

es actualizada constantemente y funciona como una

biblioteca virtual.

Para su mejor gesn, se debe tomar en cuenta los

siguientes elementos:

Estructuracin: consiste en la manera en quela informacin es ordenada en el sistema. La

estructuracin depender de la necesidades

y requisitos de cada empresa, pero para

una empresa consultora de ingeniera le

es l estructurar su informacin por sus

disciplinas (civil, estructuras, arquitectura,

infraestructura), donde la informacin

concerniente a cada una es ingresada

respecvamente. De esta manera se facilita su

recuperacin por parte de los ingenieros.

Metadatos: la informacin ingresada al

sistema debe pasar por un anlisis previo

donde se determinan los descriptores que

sern ingresados al sistema para facilitar su

bsqueda y recuperacin. Dichos descriptores,

por ejemplo, pueden consisr en tulo, autor,

vigencia, palabras claves, etc. Este elemento,

en conjunto con el anterior, estn vinculados

a la fase de organizacin de la gesn de

informacin.

Bsqueda: para facilitar la recuperacin de

la informacin, el sistema debe contar con

un buscador (por ejemplo, Google), el cual

permite realizar bsquedas no solo tomando

en cuenta el nombre del documento, sino

tambin los contenidos, apoyndose en los

metadatos empleados en la descripcin decada objeto informavo.

Registro de acvidad: se debe registrar todas

las descargas realizadas por un usuario, para

poder tener una referencia del uso de los

documentos del sistema.

c. Herramientas de comunicacin interna

El sistema debe converrse en un medio de

comunicacin ms, donde se les puede transmir a los

colaboradores la informacin acerca de las acvidades,

eventos y nocias ms importantes de la empresa. De

igual manera, el sistema le debe brindar la posibilidad

de comunicar sus apreciaciones o recomendaciones

para la mejora de la organizacin.

Adems, si se ene en cuenta que las organizaciones

deben promover constantemente una campaa

que move a sus colaboradores para que sean

ms participativos, el sistema debe sustentar esta

estrategia como medio de comunicacin donde secomparten estos valores y estilo de trabajo con los

colaboradores.

d. Sistema de colaboracin proyectos-cliente

Las empresas de ingeniera requieren una herramienta

que les permita formar equipos virtuales de trabajo

y contar con procesos de revisin on line. De esta

manera, tanto los colaboradores que se encuentran

en obra como los clientes pueden ver los documentos

que se van generando en sus proyectos. El sistema

debe mostrar los documentos indicando la fecha

de modicacin, las revisiones, etc. Adems, los

documentos deben ser visualizados en los disntosformatos que se ulizan en una empresa de ingeniera,

como son Word, Excel, PDF y DWG.

e. E-Learning

El e-learning es una herramienta de aprendizaje virtual

donde se da una aglomeracin entre las ciencias de la

pedagoga y las nuevas tecnologas de la informacin.

Los avances de estas, en conjunto con la inclusin

de la web 2.0, han permido generar espacios de

aprendizaje ms dinmicos, atenindose a la capacidad

de poder ampliar las herramientas y capacidad que

dispone un docente para realizar su curso.

Esto es importante para una empresa de ingeniera,

dado que puede contar con proyectos en diversas

regiones de un pas o hasta en el extranjero. A travs

del sistema se debe propiciar el acceso a diversos

cursos virtuales, promoviendo la capacitacin connua

y el desarrollo profesional de todos los colaboradores,

asegurndose un acceso pleno e igual para todos, a

las oportunidades de capacitacin que ofrece una

organizacin.

f. Directorio de expertos

Constuyen en una herramienta ecaz para hacer

visible los conocimientos de los miembros de una


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organizacin. Bsicamente, funcionan como una

especie de pginas amarillas, donde se incluyen todos

los datos de los colaboradores con respecto a sus

experiencias, informacin sobre los proyectos que

han parcipado, etc. De esta manera, se establece

una va ms que pueden ulizar los miembros de una

comunidad para encontrar a los conocedores de una

organizacin.

g. Foros de discusin

Esta herramienta constuye el medio virtual que

permite la asistencia a un miembro de la comunidad

ante cualquier duda tcnica o de gesn que

pueda tener. De esta manera se logra mantener un

intercambio de conocimientos ordenados sobre temas

de trabajo, con el objevo de idencar soluciones en

el menor empo posible.

Los usuarios deben tener la capacidad de crear un foro

independientemente del lugar donde se encuentren,

a travs de Internet. Y de la misma forma recibir la

informacin solicitada por parte de su comunidad.

Todos estos foros deben ser registrados para futuras

consultas sobre temas relacionados y pueden

estructurase de acuerdo con las disciplinas o lneas de

negocio de las organizaciones con vistas a mejorar el

acceso a ellos.

Los foros tambin deben contar con un buscador

que permita realizar bsquedas no solo tomando en

cuenta el nombre del propio foro, sino tambin los

contenidos.

Una vez que un foro logra encontrar la solucin se

debe generar un documento de leccin aprendida.

Las lecciones aprendidas de los foros son documentos

estructurados que renen la descripcin y solucin

a los problemas encontrados en un proyecto. Aquel

aprendizaje queda documentado para que en el futuro,

si ocurriera el mismo problema, este documento

ayude a los colaboradores a conocer exactamente los

pasos que siguieron para solucionarlo.

Adicionalmente, el administrador del sistema debe

realizar un seguimiento a los foros para asegurar

que se encuentre una solucin, transmiendo las

dudas tcnicas a los lderes de las comunidades para

que estos puedan transmirlo a su comunidad y dar

solucin al problema en cuesn.

5.2 Herramientas informales

Constuidas por las emanadas de la web 2.0 que

buscan la inclusin social otorgndoles a las personas

un mayor control sobre los contenidos de los sistemas

y que no necesariamente enen que estar vinculados

al trabajo que realiza la organizacin.

Entre estas herramientas se encuentran:

Blogs

Wikis

Blogs:Los blogs son un medio a travs del cual podemoscomparr con otros colaboradores informacin sobre

cualquier tema no relacionado al aspecto laboral. Su

objevo es generar mayor integracin y dilogo sobre

temas de inters para los dems, temas curiosos, de

actualidad, deportes, ventas de autos, etc. Es decir, se

busca que los colaboradores tengan un medio informal

de comunicacin y socializacin.

Wikis: Para una empresa de ingeniera, las wikis

consisten en espacios donde los ingenieros pueden

aportar arculos, invesgaciones u otra informacin

tcnica de inters general para todos. Estas a su vez

pueden ser complementadas por otros ingenieros

que pueden aportar sus ideas, comparr informacinadicional o hacer referencias a otros arculos o pginas

webs. La informacin que se genera en este medio,

en conjunto con las dems reexiones e informacin

que emanan de otros ingenieros, debe ser analizada

y recopilada para posteriormente ser registrada en el

sistema de informacin.

6. IMPACTO GENERADO

La gesn del conocimiento permite el ahorro

de recursos por el intercambio de informacin y

experiencia traducindose en los siguientes resultados,entre otros:

El IDC (Internaonal Data Corporaon) esma

que localizar una bsqueda de informacin puede

hacer perder hasta el 30% del empo que emplea

un colaborador para incrementar su conocimiento

y, segn empresas de Fortune 500, estas prdidas

pueden signicar hasta USD 8500 millones al ao

en producvidad perdida. Al contar con un sistema

de informacin los ingenieros pueden acceder a la

informacin que necesitan de una manera ecaz,

reduciendo signicavamente los empos de

bsqueda. Asimismo cuando se destaca un equipo

de ingenieros fuera del pas se tendra que realizarcopias de toda la bibliograa tcnica que pudiera

necesitar. Al contar con un sistema de informacin se

reducen estos gastos, dado que toda la bibliograa

se encuentra en un lugar centralizado y al alcance de

todos los colaboradores.

Contar con una fuente conable de informacin es

vital ya que, en base a ella, una empresa desarrolla sus

servicios. Una norma adulterada puede originar un

diseo errneo en una estructura, lo cual puede a su

vez ocasionar un gran problema durante la etapa de


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construccin; por eso es vital que todos los ingenieros

cuenten con una fuente de informacin ocial de

la empresa, cercada por el rea de Gesn del

Conocimiento.

Adicionalmente, a travs del sistema, los colaboradores

enen acceso a las experiencias de los proyectos

anteriores, la cuales se plasman de forma estructurada

en las lecciones aprendidas. Al aplicar una leccin

aprendida, se puede ahorrar numerosas horas

hombre por proyecto, dado que en l se encuentran

los procesos, metodologas, soluciones otorgadas

a situaciones especcas, etc. que son re-aplicados

en proyectos nuevos, de tal forma que se evitan los

errores comedos, se aplican las mejores prccas

evitando tener que reinventar la rueda y se asegura

la entrega de calidad al cliente.

Gracias a las capacitaciones virtuales se pueden

reducir los gastos de las capacitaciones dirigidos,

principalmente, a los colaboradores que se encuentran

en obra. Los costos asociados a pasajes, hospedajes

y vicos pueden ascender a los USD 1000 por

persona. De esta manera, al contar con un mecanismo

de aprendizaje virtual, se reducen estos gastos y

se asegura que todos los colaboradores puedan

acceder a las mismas capacitaciones que reciben los

colaboradores en las sedes principales.

La aplicacin de las experiencias e informacin que

recibe un miembro de la comunidad ante las dudas

tcnicas que plasma a travs de los foros le permite

tomar decisiones mucho ms rpido y, adicionalmente,

se asegura que no se detenga el proceso de produccin

de un equipo de trabajo.

CONCLUSIONES

Ante los desaos que impone la nueva economa del conocimiento, se requiere crear los mecanismos necesarios

para que la informacin pueda uir por todos los niveles de la organizacin y que todas las personas la puedan

aprovechar con el objevo de maximizar la calidad y eciencia de su trabajo. Sin embargo, esto no es suciente,

ya que las organizaciones no pueden preocuparse nicamente por asegurar el acceso a la informacin, tambin

deben asegurar el crecimiento connuo de sus colaboradores generando entornos de aprendizaje permanentes

sustentados por una cultura orientada al trabajo en equipo y el emprendimiento profesional.

No podemos concentrarnos nicamente en las herramientas y en los procesos. Debemos tener en cuenta quelo ms importante para una organizacin son las personas y su cultura organizacional. Es por ello que la gestin

del conocimiento busca optimizar el desarrollo de los colaboradores y generar una estrategia de cambio cultural

continua que transforme los paradigmas y convierta a los colaboradores en unas personas con actitud, sin miedo

a preguntar, con vocacin de investigar, de socializar, de aprender de los dems y con ganas de ser parte de una

comunidad de conocimiento, compartiendo sus experiencias y con la certeza de que no estn perdiendo nada,

sino ms bien estn contribuyendo a generar una organizacin donde todos ganan.

De esta formar podemos alcanzar los objetivos de aprender, ser, compartir y crecer que constituyen el

alma de la gestin del conocimiento.

Si logramos consolidar estos elementos en una organizacin, habremos dado el paso fundamental para que la

gestin del conocimiento sea verdaderamente fructfera y soporte las dems estrategias convirtindose en una

verdadera fuente de ventajas competitivas que habilite a una organizacin a posicionarse para enfrentar los retos

que nos ha impuesto la actual economa del conocimiento.


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FUENTES REFERENCIALES

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Sistema de Gestión de Información y del Conocimiento para una empresa consultora de ingenieria

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