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Sistema de Gestión Comercial

Desarrollo de Sistemas a Medida

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SISTEMA DE GESTION COMERCIAL

ORIENTADO A PYMES

Desarrollado por:

CARLOS AREVALO AMENERO

STORAGE es propiedad de MULTISOFT EIRL con dirección comercial en Urb. Cocharcas AltoD-6 Chorrillos – Lima Suc. Mz A Lt 13 V.Guadalupe Km. 7 Pucallpa – Celular 961-908938

RPM * 254305E-mail: [email protected]

www.multisoftperu.com

LIMA - PERU




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INDICE

1. AGRADECIMIENTOS

2. INTRODUCCIÓN

3. BIENVENIDOS

4. REQUERIMIENTOS E INSTALACION

5. CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES

6. PRIMER VISTAZO

7. EJECUCION DEL STORAGE

8. CONTENIDO DEL STORAGE




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1. AGRADECIMIENTOS

A mis padres, quienes crearon una filosofía viva y única en mi ser el cual perdurará para siemprehasta el final de mi existencia.También a todas las empresas que adquirieron este software en su versiones anteriores, quienescontribuyeron a mejorarlo de una u otra forma, mediante la solicitud de sus propios requerimientos,haciendo de Storage una potente herramienta en el mercado nacional.

Carlos Arévalo A.2. INTRODUCCIÓN

Hoy en día como resultado del gran avance tecnológico e informático, las empresas competitivasdeben contar con un Sistema Informático que les permita obtener información real y oportuna, tantoa nivel gerencial como administrativo; para así poder tomar decisiones que satisfagan y beneficiensus propios intereses. Por todo ello y pensando en el gerente moderno se creó STORAGE.

STORAGE es un Sistema para la administración de negocios, orientado a pequeñas y medianasempresas (PYMES) del sector comercial y de servicios. Es una herramienta muy valiosa con el cualpodrá llevar a cabo un eficiente control de su empresa.

STORAGE está diseñado para aplicarse a empresas de diferentes Rubros del sector comercial yprestación de servicios, cuya función específica es el Control de Existencias (stock de mercaderías).Está diseñado para manejar múltiples almacenes y a la vez efectuar transacciones en monedanacional y en dólares, los procesos de registro de documentos actualizan automáticamente los saldosfísicos y cuentas corrientes de clientes y proveedores. La facturación puede llevarlo a cabo en tiemporeal o mediante registro diferido.

Pensando en los constantes cambios y evolución de las empresas competitivas, nosotros tambiénmejoramos día a día nuestro Software para brindar un mejor producto a nuestros clientes.

El presente manual proporciona información sobre el manejo del SISTEMA de una manera sencilla ydidáctica.

3. BIENVENIDOS

Bienvenidos a STORAGEMultisoft felicita a las personas que participaron en la toma de decisión para la adquisición deSTORAGE, cuyo contenido responde sin duda alguna a las necesidades y requerimientos de suempresa o de la empresa que administra.

STORAGE está diseñado con técnicas y criterios de calidad total, garantizándole un perfecto controly manejo de su Empresa.

4. REQUERIMIENTOS E INSTALACIÓN.

Requerimientos Hardware (mínimo)a. Una PC con un procesador Pentium Db. 256 de Memoria RAM o 512 recomendadoc. 200 MB de espacio en Disco Durod. Un CD-ROM o DVD-ROMe. Un monitor Super VGA con resolución 1260 x 720




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Requerimientos SoftwareEl sistema se ejecuta bajo sistema operativo Windows 95 y versiones posteriores.

Instalación desde CD-ROM

Inserte el CD de STORAGE, y automáticamente se procederá a instalar mediante el AUTORUN, casocontrario hacer doble clic en SETUP.EXEDespués que instale STORAGE debe hacer:

a. Configure en el archivo APPCONFIG.INI las rutas específicas de los archivos y bases dedatos, parámetros del sistema. Use esta configuración para el servidor de red o máquinaprincipal donde se encuentra instalada la base de datos del sistema.

CONFIGURACION PARA INSTALACION EN UNA PC O EN EL SERVIDOR DE RED

[Defaults]RUTAREDPC = DATARUTATLIBRES = TLIBRESRUTABITMAPS = BITMAPSRUTAIMAGENES = IMAGENESRUTAFOTOGRAFIAS=FOTOGRAFIASRUTAFORMATOS = FORMATOS

*[Ruta de backup]RUTATEMPO = C:\TEMPOSTORAGERUTABACKMOVIL = C:\BACKUP_MOVILBACKUPDATA = C:\BACKUP_STORAGE\DATABACKUPTLIBRES = C:\BACKUP_STORAGE\TLIBRESBACKUP_USB = G:\DATAPRODUCTOS

*[archivos de presentacion]FONDOMAIN = XFONDO-STORAGE-GEN.JPGFONDOWINDOW = GRANITO.GIFxLOGOEMPRESA = LOGO-MUZURRIETA.JPGSTATUSCONTROL = 2010-TMP-WSSTATUSBAR = GEN

*[Parametros de formatos de impresion]PRINTFACTBOL_DOS = NPRINTGUIA_DOS = NPRINTGUIAVTAS_DOS= NPRINTRECIBOS = SG_REDONDEOPRECIO = 2PRINT_PREVI = S

*[frases para cotización - pie de página]FRASECOTIZACION1 = CTA.CTE S/. 480-1169512-0-35 BCO.CREDITOFRASECOTIZACION2 = CTA.CTE S/. 00-513-000472 BCO.DE LA NACIONEMAIL_EMPRESA [email protected]

*[Opciones especiales]CIA_ASERRADERO= NCIA_ARTEFACTOS= SMOTOSERVICIOS = SSHOWMODELO = SIMPUESTOSELECTIVO=NBOTONESGIF = S




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MANEJARESERVAS= N

*[Opciones de ticketera]PRINTTICKETS = NPRINTCORTEPAPEL=SPRINTPARTESVARIOS=SPRINTNOMBRECORTO=NMARCATICKETERA =EPSONMANEJACAJERO_BCP=N

*[Parametros de creditos]FACTORCREDITOS=SREPETIRCODIGO=N

*[parametros de logos]COLOR_FONDO=COLOR_BLUECOLOR_LETRAS=COLOR_YELLOWNOMBRE_LOGOTIPO=BANNER-FERROCEL.JPGBOVMBEPDVN/FMJNJOBEBUB/QFOUSFHBS = 00001

Nota: Las carpetas DATA, TLIBRES, BITMAPS, IMÁGENES, REPORTS Y FORMATOS deben estardentro de la carpeta del sistema.Data contiene la base de datos y las tablas principales y Tlibres las tablas secundarias y/o deconfiguración.Guarde en IMÁGENES todas las fotografías de los productos en FORMATOS los archivos deformatos de los documentos que se emiten (facturas, boletas y guías) y REPORTS contiene losarchivos de informes (FRX Y FRT).

CONFIGURACION PARA INSTALACION EN TERMINALES DE RED

Similar a la del servidor solo cambia, las dos primeras líneas, las mismas que direccionan a launidad física del servidor.

[Defaults]RUTAREDPC = \ \ S E R V I D O R \ D \ S T O R A G E \ D A T ARUTATLIBRES = \ \ S E R V I D O R \ D \ S T O R A G E \ T L I B R E S

Para el caso de terminales de RED con servidores dedicados asigne la unidad lógica a la que estáconectada la PC.

Por ejemplo: RUTAREDPC = I:\STORAGE\DATARUTATLIBRES = I:\STORAGE\TLIBRES

Donde I es la unidad lógica del Servidor y STORAGE\DATA es la ruta o carpeta donde seencuentra instalada la base de Datos del sistema.

b. Crear la carpeta TEMPOSTORAGE en todas las PCs.c. La carpeta BACKUP_STORAGE\BASEDEDATOS crearlo solo en el servidor desde donde seefectuará dicho proceso.d. Si instaló en red eliminar las carpetas DATA Y TLIBRES de las terminales o en todo casorenombrarlos




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Carpeta Principal del Sistema Carpetas y Archivos del Sistema

5- CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES

Consideraciones Generales

a) Acceso a Menús, Storage presenta un menú contextual desplegable, sencillo y práctico, utilicelas teclas de dirección o el Mouse para seleccionar una opción, luego pulse ENTER o haz clic paraacceder a ella.

b) Teclas Programadas:

F3, para cambiar el tipo de moneda en que está facturando o cotizandoF4, activo en el módulo de facturación, para cambiar el tipo de documento Fact/Bol/Fact.F5, utilice esta tecla para ver la descripción completa del ítem, costos, precios y tipo de cambio.F6, sirve para activar o desactivar la casilla de INAFECTO a IGVF7, Sirve para ingresar la glosa o detalle de una factura (productos o servicios)F8, Activa la casilla para eliminar los ítems no deseados de la lista.F9, elimina los ítems marcados de la lista.F10, utilice esta tecla para imprimir cualquier reporte por impresora en modo Matricial.Ctrl-A Acceso directo a Generar documentos como anulados.Ctrl-B Acceso directo a Movimientos Bancarios.Ctrl-D Acceso directo a Configuración de Documentos y sus correlativos.Ctrl-E Elimina físicamente un documento de venta ya registrado.Ctrl-F Acceso directo a Facturación de Mercadería y/o Servicios.Ctrl-G Acceso directo a Guías de Remisión.Ctrl-H Acceso directo a Mantenimiento de Clientes.Ctrl-I Acceso directo a Registro de compras - Proveedores.Ctrl-K Acceso directo a Actualización de Costos y Precios.Ctrl-M Acceso directo a Consulta de Precios y Stock.Ctrl-N Acceso directo a Impresión de Notas Contables.Ctrl-P Acceso directo a Mantenimiento de Productos.




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Ctrl-R Acceso directo a Imprimir documentos de Venta.Ctrl-T Acceso directo a Registro de Gastos x Terceros.Ctrl-X Acceso directo a Transferir correlativo de documentos mal impreso.Ctrl-Z Acceso directo para activar documentos de venta para su re-impresión.Ctrl-W Acceso directo a Pre-Ventas-Cotizaciones.Alt-K Acceso directo a Reporte de Kardex Físico x ítem.Alt-S Acceso directo a Reporte de Stock.Alt-Q Cerrar sesión de usuario, para salir.ESC, pulsando esta tecla puede abandonar o cancelar cualquier operación o módulo en ejecución.

c) Botones Comunes

Ingresar Nuevo Movimiento Modificar Movimiento o Datos

Ver Datos Ingresados Eliminar Datos

Graba o Cancela un movimiento u operación

d) Botones Interactivos (en el menú principal)

Impresora Consultar Guía rem Compras Clientes Productos

T. Cambio Calculadora Facturación Guía Crédito Gastos proveedores

e) Botones de ayuda Muestra una ventana con alternativas de respuesta.

f) Botones de posición de Registros

Primero Avanza Retrocede Ultimo

g) Botones del módulo de Facturación al momento de grabar una factura.

2- Consideraciones y Validaciones en los módulos de movimientos




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a) Todos los movimientos de ingresos y salidas auto generan el número correlativo de documentos,solo tiene que pulsar ENTER en dicho campo sin antes haber digitado dato alguno. Configure losnúmeros correlativos o de inicio de cada documento, utilizando la opción Documentos del menúMantenimiento / Entidades y Documentos/ Documentos.

b) Puede registrar los documentos sin mantener la correlatividad, es decir primero puede registrar lafactura 0000001, luego el 0000005 y posteriormente el 0000002, siempre y cuando la facturaciónno se lleve en tiempo real.

c) Todos los movimientos (ingresos y salidas) pueden ser consultados invocando el número dedocumento con el que fue grabado. En los módulos de Compras y Pedidos, puede añadir Ítems enla lista, después de haber grabado uno o más artículos. En el caso del módulo de Compras solo esposible si aun no ha efectuado el ENVIO DE STOCK A ALMACEN.

d) Validación de fechas, todos los movimientos le proporcionan automáticamente la fecha del sistemacon solo pulsar ENTER en dicho campo. Si está configurada para facturar el tiempo real la fecha nopodrá ser cambiada.

e) Verificación de Costos y Precios, no podrá cotizar o facturar un artículo si este no tiene precio o siel precio es inferior al costo.

f) Movimiento sin stock, es posible facturar un artículo sin disponer de stock suficiente en el sistema,modifique los valores en la opción Tipos de Movimientos del menú Mantenimiento/Configuración vea la figura siguiente.

g) Validación de movimientos, el sistema efectúa validaciones de Stock, actualización de saldos,almacén de procedencia de mercadería, guía de remisión, documento de referencia. Modifiqueestos parámetros por cada tipo de operación en el menú Mantenimiento / Configuración /Tipos de Movimiento. Active las casillas de Valida Stock y Actualiza Stock si desea venderúnicamente artículos con stock.

h) Todos los Movimientos grabados como ANULADOS, pueden ser REVERTIDOS, en la mismafecha de su creación. Las cantidades registradas en dichos movimientos actualizanautomáticamente los saldos tanto al anular como al revertir.

i) Solo los documentos de venta pueden ser ANULADOS FISICAMENTE con la finalidad de volverloa registrar correctamente (en casos de haberlo registrado mal) clave ANULADOCUM.




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j) Puede efectuar bonificaciones al momento de efectuar una factura o guía al crédito, para ello solo

tiene que activar la casilla y luego marcar la casilla del ítem respectivo en l listade productos que esta facturando; en este caso el ítem toma valor cero (0).

3- Recomendaciones Muy Importantes. (Ejecutar desde el Menú UTILITARIOS)

a) Se recomienda efectuar el proceso de INDEXADO DE TABLAS después de un apagado incorrectodel Servidor de Red o de la PC principal donde está instalado la base de datos del sistema, paraefectuar este proceso ejecute la opción Generar Índices del Sistema del menú UTILITARIOS. Siopera en modo multiusuario (EN RED) los demás usuarios deberán SALIR del Sistema.

b) Efectúe VALIDAR BASE DE DATOS del menú Utilitarios en caso de apagones intempestivos, o encaso que el sistema no le permita grabar información por encontrarse con datos corruptos. Marcarlos dos (2) check.

c) Efectúe BACKUP (copias de seguridad) de las carpetas DATA Y TLIBRES en CD-ROM, mediantelos programas NERO o cualquier otro COPIADOR similar. También puede efectuar Backup en eldisco duro de manera comprimida utilizando el paquete WINZIP o WINRAR (Crear carpetas deBackup por fechas RECOMEDABLE en la unidad D y que no esté congelada con el utilitarioDEEPFREE).

d) Si trabaja en Red, NUNCA APAGUE EL SERVIDOR si las demás terminales están usando el sistema.

e) Nunca efectúe la opción ELIMINAR INFORMACION del menú Utilitarios si no está seguro dehacerlo, caso contrario ya no podrá recuperar la información por ningún medio. Consultar con elencargado de área.

f) Efectúe obligatoriamente el REPROCESO DE SALDO MENSUAL Y GENERAR COSTOS PROMEDIOSPOR MES del Menú Utilitarios, al cierre de cada mes (Todos los primeros de cada mes ).

g) También ejecute PROCESAR SALDO MENSUAL en caso de tener diferencias de STOCK FISICOS.Pudiendo efectuar desde el mes de enero hasta antes del mes en curso, por ejemplo si esta en elmes de abril reprocese saldo mensual desde enero hasta marzo y luego ejecute la opciónPROCESAR SALDO ACTUAL en el Menú Utilitarios. Del mismo modo para casos de manejo de Stockpor Series (Artefactos y vehículos) ejecute PROCESAR STOCK DE SERIES ACTUAL.

h) Efectúe PROCESAR SALDO DE CUENTA DE CLIENTES en caso de tener diferencias de importes desaldos por cobrar de los clientes. Se recomienda efectuarlo diariamente en caso de trabajar concréditos. De igual modo ejecute la opción PROCESAR DEUDA DE PROVEEDORES para actualizarlas deudas pendientes de pago a los proveedores.

i) Cada fin de año GENERE LAS TABLAS DE STOCK y SERIES (menú Utilitarios / Crear tablas paranuevo Periodo), reprocese el saldo mensual (mes de diciembre) y el saldo actual ubicándose en lafecha 31 de diciembre, luego transfiera los saldos finales al periodo o año siguiente. Las tablas sedeben crear en el nuevo periodo al igual que los índices de tablas.

6. PRIMER VISTAZO

Diseño y Características

STORAGE está desarrollado en VISUAL FOXPRO para plataforma de WINDOWS en todas susversiones, está diseñado para operar con múltiples almacenes o ubicaciones por empresa, esbimonetaria (moneda nacional y dólares),Codificación de artículos de 1 a 15 caracteres alfanuméricos, clasificación de artículos por familias ylíneas, el acceso es parametrizable por usuario; como la accesibilidad a menús, tipos de




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movimientos, serie de documentos, motivo de movimientos, acceso a almacenes, etc. También lepermite abrir múltiples ventanas en forma interactiva sin necesidad de cerrar las ventanas activas ysi desea puede operar sin hacer uso del Mouse.

STORAGE utiliza base de datos y tablas libres DBF con índices compactos CDX, claves encriptadasque solo pueden ser leídas por el propio Sistema.

7. EJECUCION DEL STORAGE

Para ejecutar el sistema, ubique el icono de storage en el escritorio; y haz doble clic en elpara visualizar la siguiente ventana, luego ingrese el código de usuario y su contraseña; finalmenteseleccione la empresa y el almacén o tienda asignada (datos previamente creados por el responsablede área).El icono puede cambiar de acuerdo a la versión instalada o también a la preferencia del usuario.

ICONO DE STORAGE

PANTALLA DE ACCESO (Código y Clave de Usuario)

8. CONTENIDO DE STORAGE (MENÚ PRINCIPAL)

El sistema contiene 7 menús: Mantenimientos, Facturación-Vtas., Cuentas por cobrar y Pagar, Compras yPedidos, Partes y Guías, Informes y Utilitarios.




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01. Mantenimientos.Este menú contiene módulos de Tipo de cambio, Clientes, Productos, Proveedores, Zonas,

Transportistas, datos de la empresa, codificación de almacenes, usuarios, accesos y perfiles de usuarios,configuraciones y parámetros del Sistema, etc. También contiene el módulo para configurar losdocumentos con sus respectivas series y correlativos.

02. Facturación - Ventas.Este menú contiene módulos de facturación, anulación, activación de facturas impresas, corrección

de fechas de documentos, eliminación física de facturas y boletas y transferencia de documentos malimpresos. Así mismo contiene módulos de notas de crédito, débito y proformas.

03. Cuentas por Cobrar y PagarEste menú contiene módulos para registrar las cobranzas tanto de facturas como de letras, conocer

la situación de deudas vencidas según rango de fechas, conocer el estado de letras pendientes,amortizadas y canceladas. También le informa la situación del cliente al momento de efectuar la venta, lepermite realizar reportes de cobranzas por rango de fechas, vendedor, cliente y zonas.Permite registrar cheques emitidos y devueltos, registrar anticipos de clientes.También le permite registrar todas las facturas y letras por pagar por proveedor, conocer la situaciónde deudas vencidas según rango de fechas, conocer el estado de letras pendientes, amortizadas ycanceladas, programación de Pagos. Le permite realizar reportes de pagos por rango de fechas yproveedor.




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04. Compras y Pedidos.Le permite registrar Órdenes de Compras y Partes de Ingresos de Mercaderías, actualizando los

saldos, costos y precios de venta en tiempo real. Las compras puede efectuarse con prorrateo de gastos(fletes, embalajes, descarga, etc.) aplicando un factor, que le permitirá obtener costos netos y reales.Puede parametrizar el registro de costos con o sin IGV, genera reportes de compras por proveedor y porproducto.

05. Partes y Guías.Este menú contiene módulos para registrar los ingresos diversos (inventarios, ajustes, traslados por

transferencias, etc.) y salidas diversas, como ajustes por inventario, salidas por la devoluciones o cambiode producto. También efectuar guías de remisión por motivos de traslado de mercadería vendida,traslados entre establecimientos, ventas al crédito y otros tipos de motivos que puede crearlo.

06. Informes.Este menú contiene todos los informes de las diferentes operaciones efectuadas, como ventas,

compras, inventarios, cuentas por pagar y cobrar, listas de precios, gastos, liquidación de caja,movimientos bancarios. Muchos de los informes se envían a Excel.




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07. UtilitariosEste menú es de gran utilidad, sirve para actualizar el stock, saldos de cuentas corrientes, validar la

base de datos, generar índices de las tablas, efectuar backup de datos, generar los cierres de saldosmensuales, crear las tablas principales en la base de datos para cada periodo o año.

Utilizando el Sistema.

Que hacer primero?

Ni bien ingresa al sistema debe actualizar el tipo de cambio del dólar, y si desea trabajar conapertura de caja, ingrese dicho monto en soles y dólares.

Actualice el tipo de cambio del Dólar todos los días, es necesario sin ello no podrá efectuar losmovimientos diarios y tampoco podrá actualizar los costos y precios de los artículos que secomercializan en dólares. No se olvide que el tipo de cambio comercial es propio de la empresa, más nobancario.




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Hacer clic en el botón Nuevo para añadir el tipo de cambio del día caso contrario hacer clic en el botónmodificar para actualizar o modificar el tipo de cambio ya registrado.

Como Codificar un Producto o Servicio

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /Mantenimiento de Productos (Ctrl-P)

En este módulo se codifican familias, líneas y artículos; también puede consultar y modificar losrespectivos datos.

Consideraciones:

a. La codificación de los artículos es por Empresa y puede efectuarse de dos maneras:Correlativa y Alfanumérica; si es correlativa el ancho es de 6 dígitos y si es alfanumérica,puede codificar desde 1 a 15 caracteres como máximo, pudiendo aprovechar la codificaciónde barra de los productos que lo poseen.

b. Por defecto el sistema genera códigos correlativos (000001, 000002, 000003, etc.). Si deseacodificar siempre en forma alfanumérica, modifique el código 014 de Parámetros Globalescon VALOR “N”, en el menú de Mantenimiento / Seguridad y parámetros / ParámetrosGlobales. También puede hacerlo activando la casilla de Codificación alfanumérica o debarra en la misma pantalla de Mantenimiento de productos (Ctrl-P).




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c. Para corregir el correlativo de códigos de PRODUCTOS y FAMILIAS ingrese a la opciónMantenimiento / Entidades y documentos / Empresas y pulse el botón Modificar detalle.

d. Las familias y Líneas tienen una codificación correlativa de tres dígitos.e. Para crear un código deberá existir necesariamente la familia y la línea de familia.f. Puede crear códigos de artículos, servicios, descuentos y pagos a cuenta. Solo los códigos de

mercadería ACTUALIZAN los saldos físicos.g. Ningún código de familia, línea y artículo puede ser modificado después de su creaciónh. Puede anular un código de artículo siempre y cuando éste no haya tenido movimiento

alguno (facturación, compras, inventarios, etc.).i. Si desactiva un código este quedará inhabilitado en los módulos de movimientos (no

permite efectuar descargos).j. Puede consultar un artículo digitando su código o digitando parte del nombre del artículo

seguido de la coma (,). Ej. y pulse [ENTER] el sistema le mostrará una ventana de ayuda, allíbusque con las teclas de cursor el artículo deseado y pulse [ENTER] para capturarlo.

k. No puede modificar las unidades de venta si este ya tuvo movimiento, porque alteraría lossaldos, salvo si la presentación en unidades fuere la misma. (Por Eje: Caja X Paquete oUnidad X Pieza)

l. Si desea agregar un artículo similar a uno existente, jale el artículo existente y haz clic en elbotón Código Rápido y cambie solamente los datos necesarios (tamaño, modelo, unidad deventa, etc.).

m. El campo ubicación sirve para asignar una ubicación física a la mercadería ya sea vitrina,stand, almacén, etc.

n. Si la empresa comercializa vehículos y artefactos deberá activar las casillas de las siguientesopciones:

OTROS:

a. Puede insertar IMAGENES del producto haciendo clic en el icono de la cámara,debe tener presente que las fotografías deberán estar ubicadas en la carpeta IMAGENESdentro de la carpeta del sistema.

D:\SISTEMAS\STORAGE_HONDA\IMAGENES (ver configuración de archivo APPCONFIG.INI).

b. Capture el código de barra ubicando el cursor en el recuadro de Búsqueda por Código debarras.

Como codificar con el lector de Barras.

Si tiene instalado un lector de código de barra, active la casilla Codificación alfanumérica o debarra. Luego haz clic en el botón Nuevo y el cursor se ubicará en el campo Código, seguidamentepase el lector por el código de barra del producto y de inmediato efectuará la lectura respectiva.No se olvide que el lector debe estar correctamente configurado para poder capturar el código debarras.

Sugerencias:

Si trabaja con códigos correlativos, se recomienda codificar los artículos de manera ordenadaestableciendo criterios de:- Descripción, en orden alfabético.- Tamaño o medida del artículo, de menor a mayor.- Marca, el de mayor a menor rotación.




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Ejemplos de cómo codificar (Codificación Correlativa)

000005 Cordón Mellizo # 12 Indeco000006 Cordón Mellizo # 14 Indeco000007 Cordón Mellizo # 16 Indeco000020 Aceite vegetal ½ Lt. Friol000022 Aceite vegetal 1 Lt. Friol000030 Baygón 550cc Bayer000032 Baygón 870cc Bayer

Ejemplo de codificación Alfanumérica o códigos de barra.

(CODIGOS CREADO POR EL USUARIO)

CGL_125 Motocicleta Honda CGL 125ELITE125 Motocicleta Honda Elite 125

(CODIGOS DEL FABRICANTE)

16076-ND5-004 Anillo de Pistón Honda52400-HC5-970 AMORTIGUADOR POSTERIOR -HM5-85108E96-MZ0-A00 ANTENA RADIO DE MOTOCICLETA CB 08E96-MZ0-100

Codificación de productos que se expenden por Unidad y Cajas o Presentaciones por variasunidades. (ABARROTEROS, FARMACIAS, DISTRIBUIDORAS, MAYORISTAS, ETC.)

Solo un código de producto pero con varias presentaciones o unidades de venta.

000100 Leche Gloria x 720ml x Lata000100 Leche Gloria x 720ml Caja x 24 Latas000100 Leche Gloria x 720ml Caja x 48 Latas

000200 Azúcar Blanca x Kg.000200 Azúcar Blanca Bolsa x 10 Kg.000200 Azúcar Blanca Saco x 50 Kg.

000300 Panadol para niños x Unidad000300 Panadol para niños Caja x 10 Uds.




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Descripción de Botones.

Código rápido.- Este botón le permite añadir nuevos Artículos de modo rápido, tomando comoplantilla los datos de un código existente y similar. De gran uso para artículos similares o de la mismafamilia y línea.Nuevo.- Este botón le permite agregar un nuevo producto o servicio.Ver Datos.- Le permite ver la lista de productos registradosModificar.- Este botón le permite modificar todo el detalle del producto, mas no el código.Eliminar.- Permite eliminar un articulo siempre y cuando este no haya tenido movimiento alguno.Búsqueda por Código o Descripción.- Permite buscar un artículo por código o por descripción.Filtrar por descripción.-Hace un filtro específico en forma interactiva de la frase o nombre delproducto que esta digitando.Búsqueda por Código de barras.- Permite buscar un artículo mediante la aplicación del lector decódigo de barras.

Como capturar un Código de Producto?

Hay 4 formas de hacerlo:

1. Digitando el código completo del artículo en el mismo campo




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2. Digitando parte de la descripción del artículo

En este caso la ventana de productos mostrará aquellos ítems que empiezan con la descripciónMICA.

3. Efectuando filtros por Familias y Líneas, para el caso de farmacias por Laboratorios y PrincipiosactivosSi es por filtros pulse ENTER antes de digitar código o descripción alguna, en este caso el sistema lepermitirá acceder a tres ventanas alternadamente; la primera corresponde a la Familia, la segundaa las líneas que contiene cada familia y la tercera a los artículos involucrados en la líneaseleccionada, utilice las teclas de movimiento de cursor para seleccionar el artículo deseado.

4. Filtros Dinámicos, filtra solo aquellos productos que contienen dentro de la descripción la frase opalabra especifica, frase. Es práctico para búsquedas de productos que contienen medidas. PorEjemplo: ,1/8 X 2 filtrará todos aquellos artículos que tienen dentro de su descripción el valor ofrase respectiva.

Un ejemplo de filtro de familia Lubricantes y La Línea Aceites

Un ejemplo de filtro de la familia Motocicletas Honda y la Línea Motos Todo Terreno




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Como Crear Familias y Líneas

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /Familias y Líneas

Familias y Líneas.- En este módulo se crean las familias y líneas de los productos.Se entiende por familias al grupo de productos que se identifican dentro de ella, y las líneas son lostipos o clases de productos que pertenecen o se identifican con la familia.

Para codificar una línea debe estar creada la familia. Seleccione la familia creada luego hacer clic en lapestaña Líneas y codificar la línea respectiva tal como se aprecia en la figura Línea-1.

Caso Práctico:Familia 004 Motocicletas

Líneas: 004-001 RTM004-002-SUMOTO004-003-YAN-ZU004-004-HAOJIN

Familia 005 EléctricosLíneas: 005-001 Fluorescentes.

005-002 Interruptores005-003 Cables Eléctricos.

Nuevo.- Permite crear una nueva familia de artículos y crear una nueva línea de una familia.Ver Familias/Líneas.- Permite visualizar la lista de familias y líneas.Modificar.- Permite modificar una Familia y/o una línea.Eliminar.- Permite eliminar una familia y/o línea.




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Como crear Marcas.

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /MarcasEste módulo permite crear las marcas de los productos, las mismas que se asocian al

momento de crear un código en el maestro de Productos.

Como crear Unidades de Medida.

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /Unidades de Medida

| Vamos a explicar este módulo mas detalladamente debido a su importancia en el sistema,por que depende de ello se llevará a cabo un registro exacto de los saldos mediante el correctoingreso de compras y facturación de ventas de cada producto (para productos con diferentesunidades de venta en abarrotes, librerías, farmacias, etc.). Por ejemplo si tenemos el producto arroz,este se vende por kilos y sacos, entonces deberíamos codificar este ítem con dos unidades de venta;




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primero la mínima unidad de venta (kilo) y luego la mayor (saco) indicando la cantidad de kilos quecontiene éste.

Como se puede observar la cantidad por presentación máxima es de 50 kilos y la cantidad mínima avender de este saco es de 0.50 ósea ½ saco (25 kilos). Ahora veamos cómo se muestra este artículoarroz en el Maestro de Artículos.

Codificación de productos para empresas con Múltiples unidades de venta (Bodegas, farmacias,distribuidoras, etc.)

click




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Otro caso: Si un producto tuviese tres o más unidades de venta, como el caso del Yogurt paquete de24 sache x 100ml y se vende por unidad, docena y paquete x 24, entonces su unidad de medidadeberá ser de la siguiente manera:

Unidad x 1 , docena x 12 y paquete x 24

Como se puede observar la cantidad por presentación mínima es de 1 unidad y la máxima es de 24unidades. Ahora veamos cómo se muestra este artículo de Yogurt en el Maestro de Artículos:

PUEDE INGRESAR UNIDAD, DOCENA, PAQUETE, ETC. POR CADA PRODUCTO




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Como Consultar Precios y Stock

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /Consultar Stock y Precios (CTRL-M)

Esta pantalla muestra los precios (unitarios y por mayor) y el stock físico porcada almacén. Si losprecios fueron registrados en dólares, también le mostrará en moneda nacional al tipo de cambio deldía.

Como Actualizar los Costos y Precios

Mantenimiento/Productos – Familias y Líneas /Actualizar Precios y Costos (Ctrl-K)

Acceso Restringido solo para Usuarios Autorizados

Este módulo sirve para actualizar los nuevos costos y/o precios de venta de los productos, sin sernecesario el registro de una nueva factura de compra.La utilidad mínima sirve para imposibilitar la venta al precio costo y así mantener una utilidad.

Ubique el producto que desea actualizar mediante código, nombre o filtros de familia y línea, luegohaz clic en el botón Modificar y proceda a cambiar los valores de costos % utilidad y precios que creaconveniente. El Costo Proveedor puede considerarse con o sin IGV, queda a criterio o política de laempresa. El Costo Neto incluye IGV además fletes si lo crea conveniente, la actualización de precios esen base al Costo Neto; queda a criterio de la empresa establecer costo neto igual a Costo Proveedor.




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El sistema maneja dos precios (unitario y por mayor) si no desea ingresar precios por mayordigite valor cero (0) en el campo Precio por Mayor. Para casos de usuarios del rubro ABARROTES,LUBRICENTROS o BOTICAS el sistema maneja hasta 5 precios por artículo según sea su forma deventa, el mismo que se define al momento de codificar el producto (ver Mantenimiento deProductos).




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Pantalla de actualización de costos y precios para distribuidoras y/o mayoristas (abarroteros,farmacias, markets, etc.)

Como Registrar Clientes

Menú Mantenimiento/Clientes - Acceso rápido (Ctrl-H)

Codifique los clientes por número de RUC, DNI o un CORRELATIVO autogenerado por elsistema, el ancho del código es de 8 caracteres para DNI y correlativo y 11 para RUC. Hacer clic en elbotón Nuevo.Pulse TAB en los campos que no desea ingresar información o en todo caso complete coninformación correspondiente.Es muy importante ingresar todos los datos sobre todo para el manejo de créditos y así poderobtener información necesaria para su ubicación. Puede modificar todos los datos registrados aexcepción del código.

NOTA: Si va a efectuar una venta al crédito primero registre al cliente.

La opción Búsqueda Rápida te permite ubicar un cliente de 02 maneras: 1 por código y 2 por nombre.1.- Por Código. Digite el código y presione ENTER, como se muestra e la imagen anterior.2.- Digitando parte del Nombre del Cliente y ENTER. como se ve en el ejemplo el sistema

muestra todos los clientes que tienen el nombre Carlos.




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Nuevo.- Sirve para registrar un cliente Nuevo, donde usted deberá ingresar todos los datoscorrespondientes. Hay algunos datos opcionales de ingreso. Para terminar el ingreso deberáseleccionar el Botón Grabar o caso contrario la opción cancelar.

Ver Datos.- Permite visualizar los datos de un cliente seleccionado de la siguiente manera.Modificar.- Permite modificar los datos de un cliente excepto el código del cliente, como se muestrala siguiente ventana, para terminar la modificación seleccione grabar o cancelar en caso contrario.




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Eliminar.- Seleccione un cliente y presione el botón eliminar, el sistema le pedirá confirmar laeliminación; si el cliente ya registra movimiento alguno, su petición será denegada.

Como crear Proveedores

Mantenimiento/Proveedores

En este módulo se registran los proveedores, la codificación puede ser correlativa oalfanumérica.La codificación por defecto es correlativa, cambie el código 022 “Ingreso de código automáticoS/N“de Parámetros Globales a VALOR “N” (Menú Mantenimiento) para codificar en modoalfanumérico.Puede registrar proveedores de mercadería como proveedores de gastos o servicios adquiridos.




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Como crear Empresas de Transportes

Menú Mantenimiento/transportes

En este módulo se registran las empresas de transportes, válidos para el registro de la Guíade Remisión. Puede crear, modificar, eliminar y visualizar los datos respectivos.




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Como crear Zonas

Mantenimiento/Zonas

En este módulo se registran las zonas o localidades, las mismas que están asociadas a ladirección de los clientes. Es de gran utilidad para poder clasificar los clientes.

Como configurar datos de su empresa

Mantenimiento/Entidades y Documentos/Datos de empresa

La razón social o nombre comercial de la empresa lo registra únicamente el distribuidor de estesoftware al momento de la venta (mediante una clave); el usuario final solo podrá modificar datosde dirección, teléfono, ruc en caso que lo deseara.Debe tener en cuenta que la licencia de este software es por empresa según estipula el reglamentode derechos del autor INDECOPI y acuerdos tomados con el cliente.

Pulse el Botón Modificar e ingrese los datos respectivos, el almacén o ubicación puedecrearlo después.Correlativos independientes por Empresa. Consulte para múltiples empresas.Cada empresa maneja de manera independiente los correlativos de clientes, familias, código deartículos, código de proveedores y series.Todos los datos pueden ser modificados posteriormente, la tienda o ubicación se visualiza solo porempresa, en caso de no existir puede aceptar dato en blanco hasta su posterior codificación.




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Definición de Almacenes o Puntos de Venta

Primero debe crear la empresa para poder crear el almacén o puntos de venta, se sugiereasignar códigos 100, 101, 102, etc, para casos de la empresa 001 o; 200, 201, 202, etc; para laempresa 002.No se olvide que los códigos de productos, clientes, familias se crean por empresa, aun siendo elmismo producto o cliente.

Definición de Documentos y Correlativos

Mantenimiento/Entidades y Documentos/Documentos y Correlativos (CTRL+D)

Seleccione un tipo de documento de la Lista y haz clic en Modificar, NO CAMBIE los valoresestablecidos en las casillas y opciones de registro de ventas, registro de compras, documento de Cta.Cte., y los signos de RV Y RC respectivamente.




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Validaciones del documento:

CORRELATIVOS

Seleccione una serie luego hacer clic en el botón Modificar Serie.Asigne documentos a cada tienda o almacén indicando el tipo de venta (contado o crédito parafacturas y boletas), el numero de correlativo inicial, el número de items que contiene dicho formato yactive la casilla si la serie debe iniciarse por defecto al momento de hacer un documento.

Active la casilla de Documento de cuenta corriente, si el documento sirve para dar créditos y asíobtener información de cuentas por cobrar.

FORMATOS

Si la facturación utiliza impresión de formatos con modo gráfico inserte el nombre delformato de la factura, boleta y guía de remisión en el campo NOMBRE DE FORMATO. Estos formatosdeben estar ubicados en la carpeta FORMATOS previamente diseñados según el modelo delcomprobante que dispone la empresa y configurados según el modelo de impresora. Archivogenerado por el proveedor del sistema.

CORRELATIVOS ESPECIALES

Sirve para inicializar los correlativos de códigos autogenerados de: clientes, proveedores,familias, productos, series de artefactos o vehículos y correlativo de líneas de transporte (soloagencias de transporte).

CONFIGURACION DEL SISTEMA




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El sistema posee tablas con valores fijos y tablas con valores parametrizables. Las con valores fijos nopueden ser modificados ni eliminados, ya que podrían alterar la operatividad correcta del sistema,salvo que lo considere necesario el responsable de área.

TABLAS FIJASNo pueden ser modificados las tablas de: Tipos de venta, Tipos de pago y Grupo de Operaciones.

MonedasPuede modificarse el nombre y signo de la moneda nacional (por defecto NUEVOS SOLES S/.)ejemplo.

Impuestos

Puede Modificar el Impuesto General a las Ventas IGV (valor x defecto 1.19)Y otros tipos de impuesto que designe el gobierno.

TIPOS DE MOVIMIENTO

Puede definir los tipos de movimiento tanto de ingresos como de salidas y con quedocumento puede efectuarlo y a la vez definir si dicho movimiento actualiza los saldos, verifica stock,si pide almacén, si descarga solo con guías, etc. Usted puede parametrizarlo según su política denegocio.

Los tipos de movimientos tanto de ingreso y salida están asociados a una serie devalidaciones por motivo de movimiento y por tipo de documento, es por ello una vez instalado yconfigurado el sistema, estos valores ya no deberían ser modificados.

Validaciones por Motivo Movimiento:

Validación de Stock Actualización de Stock Pide tienda de envío Movimiento solo con guías Validación de Documento de referencia y Actualización de Stock dependiendo del documento de referencia.




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Seleccione un tipo de movimiento luego hacer clic en el botón Modificar, donde se mostrará lasiguiente ventana.

Validaciones por Tipo de Documento

Estos parámetros sirven para validar un documento al momento de registrarlo.

Seleccione el tipo de documento (principal o de referencia) luego clic en el Botón Nuevo detalle oModificar detalle de la ventana anterior (tipos de movimiento) para acceder a esta ventana. Activelas casillas de verificación que crea conveniente para dicho documentoAsí mismo digite el tipo de código de cliente (RUC / DNI / Correlativo) que pedirá dicho documentopor Ej. RC para facturas (RUC y Correlativo), DC para boletas (DNI y Correlativo).




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Tipos de VentaLos tipos de venta ya están definidos y parametrizados (Contado y Crédito). Configure lasformas de pago por cada tipo de venta, por ejemplo si la venta es al contado puede pagar conefectivo, cheque, anticipo, VISA, etc.

CONTADO

CREDITO




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Como se puede observar cada tipo de venta tiene sus formas de pago y sus parámetros (pidecliente, permite crear cliente y pide días de plazo de crédito).Puede crear, modificar y eliminar más tipos de venta y asignarle sus formas de pago.

Tipos o formas de Pago

Defina los parámetros para cada forma de pago. Por ejemplo si el pago es con cheque deberáactivar la casilla:Pide banco de referencia, si es con tarjeta de crédito, deberá activar Pide tarjeta de Crédito y asísucesivamente hasta completar todos los items.También puede crear mas formas de pago y asignarles sus respectivos parámetros teniendo encuenta el tipo de venta (contado o crédito)

Tipos de Operaciones de Cobranzas (Ingreso o Egreso de dinero)

En este módulo se registran los conceptos de ingreso o egreso de dinero. Conceptosaplicados al momento de generar una venta, efectuar cobranzas, registrar adelantos, etc.




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Conceptos de Gastos por Compras

En este modulo se registran todos los conceptos de gastos que se generan al realizar unacompra. Estos gastos se prorratean generando así costos netos y reales de un determinado producto.

Feriados.Esta opción permite ingresar los días feriados del año, con la finalidad que al momento de generarletras se corra al siguiente día útil la fecha de vencimiento. Podemos eliminar, modificar ydesplazarnos con las flechas Ejemplo.

TABLAS GENERICAS Clave (CHEKCONFIG)

Puede añadir lista de opciones y valores para las tablas de:

Área de origen Bancos Cargos de Personal Tipos de Clientes Estado de clientes Estado de Letras Tarjetas (visa) Tipo de Trabajador Marca de vehículos




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Tipos de documentos Tipos de automóviles

Lista de Tablas Genéricas

Seguridad y Parámetros

Como Registrar Usuarios y/o Empleados

Para registrar un usuario debe seguir estos 5 pasos:

1. Registrar Usuario o empleado2. Asignar su Password (solo si va a usar el sistema)3. Asignar una tienda o almacén4. Asignarle parámetros para facturar (como opción a modificar precios, dar descuentos,

etc.)5. Dar permisos para efectuar movimientos diversos (como transferencia, inventarios,

ajustes)

Registro de Usuarios y Empleados

Codifique y/o actualice los datos de los usuarios y empleados que laboran en su empresa,asigne el código 10 en el campo Cargo para el personal de Ventas. La codificación es alfanuméricapor Ej. CODIGO: CAREVALO, C001, USU001, ETC.




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Password y Perfiles de acceso (clave de acceso)

Asigne un Password (clave) y un perfil (menú) de acceso a cada usuario, el password puedeser alfanumérico de 1 a 12 caracteres. Se dispone de varios perfiles, cada uno de ellos conteniendomódulos específicos a la que tendrá acceso cada usuario según el rango o área de trabajo.

El menú de gerente tiene acceso a todo el sistema, el menú de vendedor solo puede efectuarfacturas y/o boletas, el menú de cajero tiene opción a efectuar ventas y procedimientos para anular,volver a imprimir, generar documentos como anulados, efectuar consultas y reportes relacionadoscon caja.

ASIGNACION DE CLAVES Y PERFIL DE USUARIO

Modificación de Claves

Solo el usuario activo puede modificar su clave.




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Perfiles de Accesos

Utilice este módulo para crear o modificar los perfiles de acceso al Sistema. El Perfiles un Menú que contiene módulos específicos de acuerdo a la necesidad de cada área ousuario. Puede crear nuevos perfiles y asignarle los módulos que crea conveniente. Si marcaAcceso Total obviamente el usuario tendrá acceso a todo el Sistema a un teniendo activo unsolo módulo.

Perfiles definidos

Almacenes o Puntos de Venta por Usuario

Asigne a cada usuario el código de tienda, almacén o punto de venta a la que tendráacceso, si no tiene asignado ninguna tienda no podrá acceder al sistema. Cada usuariosolo podrá hacer movimientos en el almacén o tienda asignado.




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Serie de documentos por Usuario - “IMPORTANTE”

Puede asignar una serie de documentos para cada usuario pero no es obligatorio.Configure solo si maneja varias series de documentos y si la facturación es en tiempo real ycon varios puntos de ventas (cajas). En este caso cada usuario se convierte en cajero yresponsable de sus documentos asignados.

Por Ejemplo en una Farmacia o Ferretería:

Usuario 01= Cajero 1 factura 001 Impresora # 1Usuario 01= Cajero 1 boleta 001 Impresora # 1

Usuario 02= Cajero 2 factura 002 Impresora # 2Usuario 02= Cajero 2 boleta 002 Impresora # 2

Sin embargo cada usuario puede tener asignado varias series de documentos.

IMPORTANTE: Si va a designar series a cada usuario primero debe configurar la opciónParámetros por usuario en el asigne a cada usuario el código de tienda, almacén o punto deventa a la que tendrá acceso, si no tiene asignado ninguna tienda no podrá acceder al sistema.Cada usuario solo podrá hacer movimientos en el almacén o tienda asignado.

Tipos de Movimiento por Usuario para efectuar partes y guías

Los movimientos de ventas y compras no hacen referencia a ningún Motivo de Movimiento,sin embargo los movimientos de Ingresos diversos (PINGV), Salidas diversas (SALINT) y Guíasde remisión (GUIA) si lo hacen, es por ello que debe asignar por lo menos a un usuario los tipos




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de movimiento permitidos para estos documentos caso contrario será imposible efectuar elregistro de los mismos.

TIPOS DE MOTIVOS ESTABLECIDOS (valores ya determinados)

Seleccione un usuario de la Lista y añada el tipo de movimiento pulsando el botón

Parámetros para Facturar por Usuario

Estos parámetros sirven para otorgar permisos en la facturación, como:

01. Serie de Fact. / Bol / NC / ND individual por Usuario en la venta.02. Modificar Precio Unitario en la Venta.03. Modificar % de Dscto. por Producto en la Venta.04. Permitir que el usuario modifique el % de Dscto. mayor al actual en la venta.05. Permitir mostrar por defecto el % de Dscto. del producto en la Venta.06. Permitir Seleccionar el %Descuento Normal y Especial07. Imprimir factura/boleta en impresora Local.08. Solo editar precios por mayor y menor con anticlic.09. Impedido para efectuar operaciones de pagos.

Seleccione un usuario de la lista y asigne los parámetros activando el campo Valor SI.




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Parámetros Globales (configuración del sistema) – Clave (CHEKSECURIT)

Configure el sistema de acuerdo a la política administrativa de su empresa. Ingrese al menúMantenimiento / Seguridad / Parámetros Globales. Seleccione el ítem respectivo y haz clicen el botón Modificar para cambiar los valores establecidos.

A continuación se detalla los valores establecidos:

001 – Permite facturar en DOLARES S/N?002 – PORCENTAJE DE UTILIDAD MINIMA P.PUBLICO003 – Manejar pendientes de despacho en la venta S/N?004 – Efectuar ventas sin tener precios establecidos S/N?005 – Facturar con precios inferior al costo S/N? *006 – Formato de precios en la facturación (número de decimales - 99999.99).007 – Moneda 1=Soles 2= Dólares008 - GRABAR SIN FORMA DE PAGO (MODO RAPIDO) S/N?009 - VENDER CON PRECIOS REBAJADOS S/N?010 – Código de Documento de Venta por defecto 001= Factura y 002= Boleta011 – Valor no modificable (10)012 – Pide Vendedor en la factura (S) o (N)013 – Impuesto general a las ventase (00= impuesto exonerado, 01= 1.19)




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014 – Si desea codificar los artículos correlativamente cambie el valor por S015 – Si la localidad está exonerada de impuestos cambie el valor a S016 – Si desea trabajar con múltiples formas de pago en la facturación cambie valor a S017 – Valor no modificable018 – Valor no modificable019 – Valor no modificable020 - NUMERO DE DIAS DE GRACIA PARA LAS LETRAS021 - Valor no modificable022 – Ingreso de código de proveedores automático S/N?023 – Numero de decimales para costear de 3 a 5

024 – Costo Neto incluye IGV S/N?025 – Impresión de documentos en tiempo Real S/N?026 - EFECTUAR VENTAS CON TICKETS (DCMTO CONTABLE)?027 - REG. COMPRAS CON REINTEGROS TRIBUT. (AMAZONIA)?028 - GENERAR TRASLADO AUTOMAT. TRANSFER. MERC. S/N?029 - VISUALIZAR UTILIDADES MENOS IMPTO. RENTA S/N?030 - PORCENTAJE (FACTOR) IMPTO. A LA RENTA (99.99)031 - SISTEMA CON CODIGO DE BARRAS S/N?034 - ACEPTAR FECHA <> SISTEMA (SOLO P/DIGITACION) S/N?036 - IMPRIMIR FACTURAS/BOLETAS EN FORMATO GRAFICO S/N?039 - VALIDAR NUMERACION CORRELATIVA DE DOCUM. S/N?040 - LOCALIDAD AFECTO A IGV S/N?045 - MANEJA RECARGO AL CONSUMO SELECTIVO S/N?046 - ANULAR FACT/BOL SIN PEDIR CLAVE?047 - PUERTO IMPRESION DE TICKETS ( LPT1,LPT2,LPT3)048 - CODIGO DE CARGO DE MECANICO049 - FULL CONTROL DE VENTAS CON Y SIN FACTURA S/N?050 - VALIDA SALDOS C/ASTERISCOS - SEGURICOMP (S/N)060 - CONTROL DE CREDITOS C/FACTOR S/N?061 - ANULAR G/R AL CREDITO AL GENERAR FACTURA065 - JALAR PRECIO X MAYOR AUTOMATICO SEGUN CANTIDAD066 - COLORES DE PREFERENCIA EN PANEL DE EMPRESA S/N

¿ Como Facturar ?

Ventas - Facturación - Acceso rápido (Ctrl-F)

Para acceder al modulo de facturación ingrese al menú Ventas y elija la opción Facturación deMercaderías. También puede acceder de manera rápida pulsando CTRL-F.Para hacer una factura o boleta haz clic en el botón Nuevo, el sistema le mostrará por defecto lossiguientes valores:

01. Documento = Factura02. Tipo de Venta = Contado03. Plazo de Crédito = 0 días04. Almacén o Tienda = el código de tienda o almacén a la que ingresó.05. Ubicación = Local (siempre) opcional

Si desea visualizar un documento ya grabado, haz clic en el botón Consultar e ingrese el tipo dedocumento y número respectivo.




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Cambie los valores que aparecen por defecto, haciendo clic en los botones de ayuda de cada campo,pulse F4 para cambiar el tipo de documento de venta y F3 para cambiar el tipo de moneda.

Luego ingrese:

a. Código de Cliente ( RUC / DNI / Correlativo )b. Nombre ( Nombre del Cliente o Razón Social )c. Dirección (opcional para boletas)d. Vendedor (opcional)

Consideraciones:1) En el Campo Cliente digite el código (RUC o DNI), si el cliente ya está registrado el

sistema mostrará automáticamente el Nombre y Dirección del cliente, pudiendo sermodificado esta ultima.

2) Para efectuar una venta al crédito el cliente deberá estar previamente registrado,caso contrario deberá hacerlo en el menú de Mantenimiento / Clientes.

3) Si desea registrar el código de vendedor, deberá parametrizar el código 012=PideVendedor en la facturación S/N de Parámetros Globales a VALOR “S”, casocontrario el sistema asumirá como vendedor al usuario activo.

4) Si desea facturar en moneda extranjera pulse F3 y si la empresa factura siempre endólares cambie el código 007= Código de moneda por defecto en la facturación deParámetros Globales a VALOR “2”.

Ingreso de Items.

a. Código de Artículo o Serviciob. Descripción (muestra al jalar código de artículo)c. Cantidadd. Unidad de Venta (solo para abarroteros, farmacias y distribuidoras)e. Precio Unitario (jala el precio establecido al capturar el código)f. % Descuentog. Total por Ítem (cálculo automático)

Captura de códigos.- Los códigos pueden ser ingresados de tres maneras, primero digitandodirectamente el código (Ej. 000010), segundo efectuando filtros de familia y línea, para ello pulseENTER en el campo código sin haber digitado antes valor alguno y efectúe la búsqueda con la flecha




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del cursor en la ventanas de Familia, Línea y Artículos respectivamente, y tercero, digitando parte dela descripción del artículo mas el signo coma (,) por Ej. ARROZ, mostrará en la ventana de consultastodos los productos que se escriben con la frase ARROZ.Al capturar el código también visualiza el precio unitario y el % de descuento, valores que pueden sermodificados siempre y cuando el usuario (vendedor) esté autorizado y disponga de dicho permisoen el sistema.

Un producto no puede ser facturado:

Si no tiene precio de venta. Si el código se encuentra desactivado. Si no tiene stock suficiente y si está configurado para facturar solo con stock.

Ingreso de Cantidad.- Digite la cantidad del producto que va a facturar con valores positivos.

1.000 equivale a 1 unidad 10.000 equivale a 10 unidades 100.000 equivale a 100 unidades 1000.000 equivale a 1000 unidades

También considere: 0.500 equivalente a la mitad (1/2) de metro, kilo, litro, docena, ciento, millar, plancha,

galón, etc. 0.250 equivalente a un cuarto (1/4) Kg., Gl., Cto, Mll. 0.125 equivalente a un octavo (1/8) Kg.,Gl. 0.064 equivalente a un dieciséis (1/16) Gl. 0.032 equivalente a un treinta y dos (1/32) Gl.

Para empresas que distribuyen productos con medidas de ½, ¼, 1/8, 1/16, 1/32 envasados oempaquetados, debe considerarse como unidad de venta LA UNIDAD, es decir 1/8 de unidad deGl. o 1/32 de Unidad de Gl., etc. Vale decir que al momento de codificar debe considerarse lamedida en la descripción, por Ej.:

DESCRIPCIÓN UND. VTA.

PINTURA ESMALTE ROJO 1/32 GL. UNIDAD

Ingreso del Precio Unitario.- El sistema dispone de dos precios; unitario y por mayor, sinembargo el sistema jala por defecto el precio unitario, siendo posible su modificación por otroinferior o superior (solo si el usuario tiene permiso para hacerlo).Para jalar los precios establecidos (unitario y por mayor) pulse anticlic dentro del campo PrecioUnitario y el sistema le mostrara una ventana con tres opciones para elegir uno de ellos(ferreterías y afines). Para Distribuidoras mostrara 4 precios 2 para minorista y 2 para mayoristaal crédito y contado respectivamente.Para abarroteros y farmacias mostrara hasta 5 precios dependiendo las unidades de ventaasignadas a cada producto.

Ingreso del % Descuento.- Es posible ingresar o modificar un porcentaje de descuento porítem, siempre y cuando el usuario cuente con este permiso, caso contrario el sistema le mostraráporcentaje cero (0), aun teniendo dicho producto un % de descuento establecido.

Como Eliminar un ítem de la Lista de artículos.

Para eliminar uno o varios items de la lista de detalle, pulsar F8 para activar la casilla de eliminaciónluego hacer clic en los items que desea eliminar y finalmente pulsar la tecla F9 para borrar de la lista.




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Como grabar el documento

Después de haber registrado todos los datos de cabecera (tipo de venta, fecha, cliente,dirección, etc) y el detalle de artículos hacer clic en el Botón Forma de Pago, seleccione el tipo depago respectivo si la venta es al CONTADO tiene las siguientes opciones de pago: EFECTIVO,CHEQUE, NOTA DE CREDITO, TARJETA DE CREDITO O SALDO A FAVOR (ANTICIPOS), si la venta esal CREDITO tiene 2 modalidades de cancelar con LETRAS Y CREDITO DIRECTO en el caso deseleccionar LETRAS deberá hacer clic en botón de Crear Letras ingrese allí el numero de letrasindicando el plazo y monto por cada una de ellas, luego hacer clic en el botón Grabar / Imprimir elsistema le mostrara una ventana con opción de Despacho, seleccionar Entregado Totalmente si es elcaso, de lo contrario el stock no será descargado. Finalmente pulse ACEPTAR para grabar eldocumento y si trabaja en tiempo real el sistema le preguntará si desea imprimir el formato(Fact/Boleta).NOTA: El Botón Forma de pago se configura para mostrar Activado, caso contrario este se mostraráinhabilitado, dando por defecto el tipo de venta Contado y forma de pago Efectivo.

Opción de Créditos

Si la venta es al Crédito seleccionar la opción de Crédito en la forma de Pago y si el crédito es conletras seleccionar la opción LETRAS luego hacer clic en el botón LETRAS para registrar el número deletras, plazo en días y monto por cada letra.Para amortizar o cancelar los créditos ver el menú de Ctas. Corrientes de clientes.




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PANTALLA DE INGRESO DE LETRAS ( EN CASO DE CREDITOS CON LETRAS)

Como se despacha la mercadería pendientes de entrega?

Para efectuar el despacho de mercaderías pendientes ir al menú de Partes y Guías e Ingresar almódulo de Guías de Remisión y efectuar la salida por Despacho de Facturas/Boletas pendiente dedespacho (opción 11) haciendo referencia al número de documento de venta.Una venta puede ser despachada con varias guías hasta completar la cantidad vendida.

Facturación de Guías Emitidas por Venta

Utilice este módulo para generar facturas jalando datos desde una guía de remisión. Elprocedimiento es similar al módulo de facturación, solo deberá ingresar el número de guía deremisión y confirmar. Este documento es asumido como venta contado la cual no afecta a caja porningún motivo.

Imprimir documentos de Venta – CTRL.- R

Utilice este modulo para imprimir las facturas y boletas enviadas a cola de impresión.Seleccione el tipo de documento (FACTURA / BOLETA / TICKET), luego pulse ENTER en la fecha yclic en el botón Imprimir primer documento.




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Finalmente hacer clic en el botón Imprimir caso contrario Cancelar.

Puede utilizar la opción de vuelto ingresando el importe total del billete.

Transferir correlativos por error de Impresión

En caso que una factura o boleta fuere mal impresa por falla mecánica de la impresora,atasco del formato en el rodillo, corte intempestivo de corriente, etc., utilice esta opción para anularlo

mprimir




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y al mismo tiempo transferirlo al correlativo siguiente y así no volver a rehacerlo, simplementetendrá que imprimirlo.Si opera en red y la emisión de facturas está dirigida a una sola impresora, debe tener mucho cuidadopara no interferir con la creación de la siguiente factura generada por otro usuario. Luego de efectuarla transferencia al nuevo número de documento, remítase al módulo anterior Imprimir documentosde Venta.

Generar documentos como Anulados

Sirve para registrar los documentos anulados (su uso es exclusivamente para aquellasempresas que no operan con facturación en tiempo real). Al efectuar este proceso el sistemaregistra el documento sin ítems y automáticamente incrementa el correlativo en 1.

Activar documentos de venta ya impresos

Utilice este módulo para activar un documento ya impreso y volverlo a imprimir. Solo esposible si el documento está en estado OK (activado para volver a imprimir) y si es del presentedía.

Eliminación de Facturas y Boletas (físicamente)

La eliminación física de un documento se refiere a borrar totalmente un movimiento de labase de datos, es útil para anular un documento mal registrado en el sistema. No se olvide que estenúmero de documento deberá ser registrado nuevamente pero con los datos correctos.Al ELIMINAR un documento se actualizan automáticamente los saldos de los artículos. No seolvide que el correlativo se mantiene igual, si es necesario deberá modificarlo para poder rehacerel documento SIGUIENTE.

CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR

Como efectuar la cancelación de créditos.

Hay dos formas de cancelar un crédito:

1. Por documento y2. Por grupo de documentos (forma masiva)

Los créditos se pueden efectuar con facturas, boletas, tickets y/o guías de remisión, siendo estaultima factible si su configuración en el sistema esta activada.

1. CANCELACION DE CREDITO POR DOCUMENTO

Estos documentos pueden ser cancelados en su totalidad o amortizados, en ambos casoshaciéndose uso de recibos de cobranza o recibos de ingreso de dinero a caja.

Ingrese el numero de recibo, luego el numero del documento de venta (f/b/g) y luegohacer clic en el botón Aceptar para mostrar los datos respectivos del documento, luego ingrese elimporte a pagar y la forma de pago (efectivo, cheque, VISA, Saldo a favor-Anticipo).




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Pulse F2 para buscar documentos por nombre del cliente, seleccione uno y luego hacer clic en elbotón Aceptar para mostrar todos los documentos por cancelar de dicho cliente, finalmente endicha ventana seleccione un documento y pulse ENTER para visualizar los datos respectivos deldocumento.

Respecto a las formas de Pago.

Si el cliente tiene saldo a favor en la empresa, quiere decir que tiene ANTICIPOSrealizados que están por aplicarse, en este caso tiene la opción de pagar con el anticipo siempre ycuando disponga del valor suficiente de la compra, caso contrario no podrá cancelar dichodocumento. Si el pago es con cheque, deberá registrar el banco y numero de cheque y si es contarjeta de crédito VISA deberá registrar el tipo de VISA y número del voucher.

2. CANCELACION DE CREDITOS MASIVO (valido solo para guías)

Si el cliente tiene varias guías de crédito y desea cancelar todas, ingrese en este módulo todaslas guías de crédito a cancelar, siempre y cuando éstas no tengan amortización alguna.

Si las guías van a ser canceladas solo con recibo digitar la serie respectiva del recibo (001,002, etc.), caso contrario digitar la serie 999 (serie virtual) para casos de empresas que cancelancon factura.Si las guías se cancelan con facturas, deberá ingresar el número de factura al momento deConfirmar Cobranza, la misma que debe estar registrada previamente y con el monto igual a lasumatoria de guías.

IMPORTANTE:

1. Para los créditos cancelados sin recibos aplicar la serie 999 de RECIBOS y poner el numero defactura o boleta al momento de Confirmar Cobranza.

2. Se recomienda cancelar cada guía de crédito con un recibo PG (para Librería)3. La cancelación Masiva también puede ser con cheques, VISA, anticipos.4. Si después de la cancelación de guías de crédito el cliente pide factura, deberá hacerse por el

módulo de Facturación de guías por ventas haciendo referencia solo a una guía y poniendo elmonto total de la sumatoria de guías (no válido para detallar todos los productos vendidos). Si




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el cliente desea la factura detallada, entonces deberá hacerse una factura por cada guía decrédito.

5. El grupo de guías al tener factura quedan CANCELADAS, quedando la factura como créditopendiente el mismo que será cancelado por el módulo PG el día de su cancelación.

Pantalla de Cancelación Masiva de Créditos

Los ítems pueden ser quitados y reemplazados por otras guías antes de su confirmación decobranza. También puede imprimir del detalle de documentos aplicados a dicho recibo haciendoclic en el botón Imprimir.

MENU – COMPRAS Y PEDIDOS

Registrar Gastos – Generar Factor

En este módulo se registran los gastos que genera una compra, llámese flete, embalaje,gastos administrativos, almacenaje, descarga, etc. con la finalidad de obtener un factor para elprorrateo de costos reales de la mercadería. Si su empresa no considera estos gastos como partedel costo, no es necesario efectuar esta operación.

Obtención de Factor:A = 200.00 B = 12.00 C = ( A + B ) / ADonde A es el monto de la factura de compra (sin IGV) y B es el importe neto de Gastos

(incluido IGV).

Como registrar los gastos

a) Ingresar el importe total de la factura de gastos (flete, seguro, embalaje, etc), en la mismamoneda de la factura de compra de mercadería.

b) Ingresar el importe de la factura de mercadería sin IGVc) Ingresar el número de la factura del proveedord) Ingresar como referencia el nombre del proveedor y transportista.




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Luego ingrese el detalle de gastos, pulse el botón Nuevo Item; seleccione el tipo de gasto eingrese el importe neto del mismo.Puede añadir nuevos conceptos de gastos e imprimir el detalle de gastos por cada compra.

Como registrar las compras de Mercaderías – PIC

Debe ir al menú Compras y Gastos / Registrar Compras - Proveedores. o sinó hacer clic en el

botón .

Registre las compras facturadas en este módulo, si desea obtener costos reales primero deberáingresar los gastos que generó dicha compra como flete, embalaje, descarga u otros tipos de gastos;para ello remítase al módulo de Registrar Gastos por Compras del menú Compras y Gastos.

INGRESO DE DATOS EN BASE AL DOCUMENTO DEL PROVEEDOR

INGRESO DE DATOS DE CABECERA (Según documento Proveedor)

a. Hacer clic en el botón y seleccionar la serie del parte de ingreso por compra(PIC) y de modo automático obtendrá el número correlativo.

b. Ingrese el Tipo de cambio del dólar (venta) correspondiente a la fecha de factura.c. Fecha de Registro (fecha de digitación).d. Si registró Pedido digite el número respectivo, caso contrario dejar en blanco. Si existe el número

de pedido visualizará de inmediato el detalle de productos registrados.e. Digite la moneda del documento de Compra (1= Moneda Nacional y 2= Dólares)f. Ingrese tipo de documento, serie y número.g. Ingrese la Fecha de emisión de la factura.h. Ingrese Guía de remisión del Proveedor.i. Hacer clic en el Botón de Proveedor y luego digite las primeras letras de la razón social para

localizarlo en la ventana de ayuda, y si el proveedor no existe codifíquelo yendo a la opción

Mantenimiento / Proveedores o cliqueando el botón .j. Si la factura de compra tiene flete o gastos hacer clic en la opción Con Factor, y jale el número de

factor generado previamente en el módulo de Registro de Gastos (factor) del menú Compras yGastos. Este factor prorratea los gastos por cada ítem, generando un costo real.

k. Ingrese la condición de pago de la Factura (contado o crédito). Si es crédito indique los días deplazo y en el campo observación detalle si es con letras o efectivo.

l. Finalmente cliquear en el botón Grabar para salvar los datos de cabecera y pasar a la pantalla dedetalle de productos donde se activará la botonera de ítems.

INGRESO DE ITEMS (Detalle del Documento Proveedor)




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a. Hacer clic en el botón Nuevo Ítem y digite el código del artículo o buscar por nombre.b. Si el producto no existe, debe salir de esta ventana pulsando ESC y luego hacer clic en

para codificar el producto, una vez codificada volver a esta ventana de ítems (vercomo codificar productos).

c. Ingrese la cantidad en unidades mínimas como unidad, metros, kilos, etc.d. Ingrese el costo unitario del proveedor sin IGV, si registró gastos (factor) automáticamente

visualizará el costo neto (con flete prorrateado).

e. Si la factura está afecto al IGV active la opciónf. Ingrese el valor venta sin IGV (parametrizable según localidad afecto a IGV)g. Ingrese el porcentaje de descuento al público, valor aplicable sobre el valor ventah. Ingrese el porcentaje de utilidad correspondiente o modifique el valor mostrado, no se olvide que

al modificar, automáticamente se modificará el valor venta.i. Si el sistema está configurado para registrar serie de producto, se activará el botón

siempre y cuando el artículo esté codificado para series.j. Si maneja series ingresará a una ventana donde registrará la serie del producto en caso de

vehículos le pedirá serie de chasis, serie de motor, color de vehículo y año de fabricación; paraequipos y otros artefactos solo registre la serie.

Después de ingresar la utilidad visualizará la opción para grabar dicho ítem, confirme y prosiga hastaculminar con la totalidad de ítems de la factura.

Una vez ingresado todos los ítems del documento verificar que los datos estén bien registrados para

luego ser cargados al Stock haciendo clic en y si desea puede provisionarlo para llevarel estado de cuenta por pagar.

VENTANA DE INGRESO DE ITEMS




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Observaciones:

Los costos de proveedor, descuento y utilidad son obtenidos de la base de datos, siempre y cuandoéste artículo ya haya tenido movimiento, valores sobre los cuales se puede modificar dependiendo delos nuevos costos de la factura y la utilidad que desea obtener.

Puede Corregir los datos de un ítem volviendo a seleccionar el código respectivo y haciendo clic en elbotón Modificar.

Puede Eliminar un ítem para ello debe seleccionar el artículo respectivo y luego hacer clic en el botónEliminar.

Consultar un PIC

Puede Consultar un parte de ingreso ya registrado y efectuar modificaciones respectivas siempre ycuando este no haya sido enviado a stock para ello elija la opción consultar y visualizará una ventanacon todas las compras registradas, seleccione uno de ellos y pulse enter para mostrar en pantalla.

Anular / Revertir un PIC

Puede Anular y a la vez revertir un parte de ingreso para ello seleccione la opción Anular e ingreseel número de parte respectivo. Debe tener presente que para anular éste parte no debe estar enviado astock cabe mencionar que al momento de ingresar los ítems no se actualiza el stock, sinoposteriormente.Si anuló un parte de ingreso ya enviado a Stock, deberá ejecutar obligatoriamente la opciónReprocesar Saldos del menú Utilitarios.

Imprimir un PIC

Hacer clic en el botón Imprimir para efectuar la impresión del parte de compra deseado, indicando laopción por rango de documentos (PIC) o por rango de fechas (de facturas) y si desea de un proveedoren especial hacer clic en el botón de Proveedores, caso contrario seleccionar “Todos los Proveedores” yfinalmente hacer clic en el botón Ejecutar e Imprimir.

Provisionar un Pago

Hacer clic en el botón Provisionar para registrar la deuda de modo automático ya sea por compra alcontado o al crédito. Para ver esta provisión remítase al módulo de Registro de Facturas por pagardel menú Compras y Gastos. Digite el número de provisión generado en el parte de ingreso para verlos datos respectivos. Si desea efectuar la cancelación del documento (deuda) remítase al módulo de

Amortización y Cancelación de Deudas o cliquear en el botón .

IMPORTANTE:

Si la compra ya fue enviado a Stock y efectuó correcciones en el campo de Cantidades, le sugerimosnuevamente enviar a Stock y luego ejecutar la opción de Reprocesar Saldo Actual en el menú deUtilitarios.

VENTANA DE INGRESO DE SERIES DE PRODUCTOS




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Ingrese aquí las series de los productos según las cantidades ingresadas en la ventana de ítems,grabe serie por serie y luego hacer clic en el botón salir.

Como agilizar el ingreso de series?

Si va a registrar varias series puede fijar los valores ingresando la primera serie de chasis o equipo, seriede motor, color y año de fabricación del producto, es de gran utilidad cuando existen series que solocambian los últimos dígitos o caracteres. En otros casos los colores y año de fabricación son los mismospara todos.

Cada vez que grabe una serie, estos valores permanecen fijos solo tiene que cliquear en el botón yautomáticamente se pega en el campo respectivo.Puede efectuar modificaciones o borrar series antes de salir.

Como registrar un Parte de Ingresos y Salidas diversas.

Ingresos Diversos (Productos)

Debe ir al menú Compras y Gastos / Ingresos diversos (PIV)

Efectúe el ingreso de mercadería en calidad de inventarios, ajustes, devoluciones u otros conceptosque no corresponden a una compra.

Este movimiento solo actualiza los saldos no tiene vinculación alguna con la liquidación de caja ni deudacon los proveedores.




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¿Cómo deberá registrar un Parte de Ingresos?

a) Hacer clic en el botón Nuevo/Buscar ingrese la serie y el sistema le proporcionará de modoautomático el numero de movimiento.

b) Pulse enter en el campo Motivo, seleccione el motivo de Ingreso, cabe mencionar que estos motivosdeben estar establecidos y definidos para un usuario. Si no existe ningún motivo para el usuarioactivo, remítase al módulo de Seguridad y parámetros / Tipos de movimiento en Partes y Guíasdel menú Mantenimiento y agregue los motivos permitidos según autorización del responsable oadministrador de sistemas.

c) Ingrese el código de almacén o tienda quien remite la mercadería, (permitido solo paratransferencias entre establecimientos).

d) Ingrese el código de Proveedor o captúrelo desde el botón de ayuda.

Ingreso de Ítems desde la grilla

Ingrese el código de producto o busque por nombre para jalar desde la ventana de ayuda,en caso de no existir el producto deseado remítase al módulo de Productos y Servicios del menúProductos y regístralo.

Columna de ingreso de códigos de productos

Ingrese la cantidad de productos en unidades, metros o kilos (según su unidad de venta)registrada en el maestro de productos.




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Ingrese el costo y precio de venta solo si el ingreso es por ajuste de inventario o inventario(motivos 009 y 018), caso contrario omítalo dejando valores en cero (0).

Efectúe la carga de productos hasta completar un máximo de 15 ítems por numero de parte deingreso, luego hacer clic en el botón Grabar para guardar los datos, caso contrario hacer clic enel botón Cancelar.

.

CONSIDERACIONES:

Si ingreso mal los campos de cantidad, costo y precio de un ítem, ubíquese con el cursor en el ítemrespectivo y rectifíquelo.

Si ingreso un código incorrecto elimínelo y vuelva a ingresar, para eliminar pulse la tecla defunción F8 luego marque el casillero haciendo clic en el ítem y luego pulse F9 para quitarlo de lalista.

Casilla de eliminación Botones de Función

Salidas Diversas (Productos)

Debe ir al menú Compras y Gastos / Salidas diversas (PS)

Efectúe la salida de mercadería por concepto de instalación de servicio, venta sin facturas (solo conrecibo), ajuste de inventarios, devoluciones de préstamos, ajuste por pérdida o deterioro, u otrosconceptos que ordene el responsable de almacén.

Este movimiento solo actualiza los saldos de los materiales, tampoco tiene vinculación alguna con laliquidación de caja ni deuda por cobrar a los clientes.También tiene la opción de poder imprimir el parte en formato prediseñado.La operatividad de este módulo es similar al módulo de Ingresos Diversos (PIV), con la diferenciaque en éste se efectúan descargos de Stock (salidas).El parte de salida puede imprimir las veces que lo requiera. Hacer clic Consultar para jalar el número departe deseado y luego hacer clic en Imprimir.

Muy Importante…

a) Antes de grabar un movimiento debe revisar que los datos sean los correctos ya que despuésde ello no podrá modificarlo, en todo caso deberá anularlo todo el parte y volverlo a generar conotro número de movimiento.

b) Tanto los movimientos de ingresos como de salida autogeneran un kardex, con el cual podráverificar los movimientos efectuados por fechas y para que usuario fueron emitidos; dichosproductos. Vea reporte de kardex en el menú Informes.

Guías de Remisión (G/R)

Efectúe guías de remisión similar a los movimientos de partes y guías, no descarga Stock niopera con precios, su función es únicamente para registrar e imprimir el documento fuente paraefectos de traslado de mercadería o quizás llevar un control interno de ventas al crédito.




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Si es por traslado de Stock, jale el numero del documento de venta como referencia paramostrar los productos contenidos en esta y que se vera en la guia.

Guías de Remisión por ventas al Crédito (G/R)

Registra guías de remisión similar al modulo anterior, SI descarga Stock. Es útil para las ventasal crédito, no se olvide que esta guía deberá ser facturada en el modulo de Facturación de Guíasemitidas por ventas en el menú de Facturación.

Los precios pueden ser referenciales y al momento de efectuar la facturación puede ingresarprecios mas altos.

Mas sobre Créditos con guías…

Puede manejar créditos con G/R denominado en este caso Guía de Crédito, en este caso lasempresas que trabajan bajo esta modalidad deberán tener en cuenta las siguientesconsideraciones:

1. Todo crédito de mercadería es con Guías (Documento Descarga Stock)2. El cliente debe estar previamente registrado (DNI o RUC), sinó existe deberá registrarlo por el

menú de Mantenimiento/Clientes.3. Debe ingresar el plazo de cancelación en días.4. Puede manejar con un solo código genérico de mercadería denominado PRODUCTOS VARIOS

(000001) siempre y cuando la empresa no lleva control de Stock. En este caso se digita elcódigo de Productos varios, Cantidad = 1.00 y el monto total de la guía en la columna de preciounitario.

5. Si lleva control de Stock debe registrar los productos tal como indica la guía para su descargorespectivo en almacén, indicando cantidad y precio unitario.

6. Si el cliente pide factura o boleta de venta, deberá hacerlo por el módulo de Facturación deguías por ventas, haciendo referencia al numero de guía emitido, este módulo NO DESCARGASTOCK.

7. Una factura hace referencia únicamente a una guía, es decir si el cliente tiene 3 guías deberáemitirle 3 facturas. Si el caso es por productos varios entonces puede hacer una sola facturapor el monto total de las guías haciendo referencia solamente a una guía.




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8. Si la factura emitida aun esta pendiente de cancelación, entonces debe registrarse comofactura al crédito

Menú de Facturación - Facturación de guías. Emitidas por ventas

CONSULTAS Y REPORTES

Efectúe consultas y reportes de compras y stock en este menú, para ello simplemente digite losrangos de fecha y/o número de documento para obtener dichos reportes.

REPORTE DE VENTAS

Consultar documentos emitidos

Utilice este módulo para consultar los documentos de ventas emitidos. El proceso es por rango defechas, mostrando el estado de cada documento, cliente, importe, moneda, etc.

Reporte diario de Ventas por tipo de ubicación

Genera un reporte consolidado de ventas, indicando totales de: importe bruto, descuentos, valorventa, impuestos e importe total. El proceso es por rango de fechas, efectuando filtros personalizados como:Ventas de una o todas las tiendas, Tipo de moneda (soles o dólares), condición de venta (contado, crédito oambos).

Reporte Diario de Ventas con formas de Pago

Emite un reporte consolidado de ventas el proceso es por rango de fechas, ubicación de clientes(Local o Provincias), condición de pagos (Contado, Crédito y Ambos), tipo de documento (Facturas,boletas, tickets y todos) y moneda (Soles, Dólares y Ambos).

Es un módulo de uso exclusivo para el responsable de Caja, este reporte sirve como informe diariode ventas, ver reporte.

Reporte de documentos anulados

Utilice este módulo para obtener un reporte de todos los documentos de venta anulados. Elproceso es por rango de fechas.

Registro de Ventas

Obtenga el registro de ventas al nivel de empresa. Los importes son en moneda nacional y si existenfacturas en dólares, estos son registrados al tipo de cambio del día de su emisión. Puede obtener los reportespor rango de fechas.

Rotación de Artículos General

Imprime un reporte consolidando la cantidad total de unidades vendidas de todos los artículos en undeterminado periodo (solo aquellos que tuvieron movimientos).




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Rotación de Artículo por Item

Imprime un reporte consolidado de la cantidad total vendida de un artículo en un determinadoperiodo. Se consideran solamente facturas, boletas y tickets de venta (contado y crédito).

Récord de Ventas por Vendedor

Imprime una estadística de ventas efectuadas por un vendedor tanto en soles como en dólares,mostrando su récord acumulado y la comisión que generó de acuerdo al porcentaje asignado por tipo demoneda. Si no ingresa código de vendedor el proceso se efectuará para todos los vendedores, en este caso elporcentaje de comisión será igual para todos sin excepción.

Récord de Ventas por Cliente

Imprime una estadística de ventas efectuadas a un determinado cliente con opción de filtros deventas al contado y al crédito. Este reporte nos permite conocer cuanto compró un cliente en un determinadoperiodo y en ambas monedas.

Reporte de productos consumidos por cliente

Imprime una estadística de los artículos adquiridos por cliente y en un determinado periodo. Tiene laopción de procesar por cliente o todos los clientes y efectuar filtros por líneas de productos.

Reporte de Comisión de Vendedores

Genera un reporte de comisión por vendedor por rango de fechas y según tipo de moneda. Lascomisiones son procesadas únicamente del valor venta.

Resumen de Ventas Netas

Genera un reporte consolidado de ventas, indicando totales de: importe bruto, descuentos, valorventa, impuestos e importe total. El proceso es por rango de fechas y por tiendas; ver reporte.

Reporte de Utilidades brutas

Genera un reporte de utilidades brutas, producto de las ventas efectuadas en un determinadoperiodo y en ambas monedas. El proceso se efectúa en función a los precios de venta y a los costosregistrados por cada artículo; cabe mencionar que los costos y precios se consideran sin IGV.Si los costos no son reales, la información que obtenga también será real; le sugerimos que verifique yactualice sus costos netos por cada ítem.

Reporte Comparativo de compras y Ventas

Genera un reporte de carácter estadístico mensual y por periodo, de las compras y ventas efectuadastanto al contado como al crédito.




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REPORTE DE CUENTAS POR COBRAR

Reporte de Cobranza de Créditos (CC)

Emite un reporte consolidado de cobranzas por ventas al crédito el proceso es por rango defechas, ver reporte.

Al cierre de caja, el cajero o responsable deberá reportar ambos informes (RDV) y (RDC)totalizados, los mismos que darán como resultado el monto neto de dinero en caja; llámese en efectivo,letras, cheques o valores.

Reporte de Cuentas Corrientes

Emite un reporte por cliente con información de pagos por cada documento de venta incluyendocréditos. Este reporte muestra el número de documento de venta, fecha de emisión, importe de venta,moneda, referencia de pagos en el caso de ser un cheque, pago a cuenta, tarjeta visa, depósito en banco, etc.Al final le indica el total de ventas efectuadas a dicho cliente, su saldo pendiente (deuda) y su saldo a favor(anticipos) en ambas monedas.

Reporte de Cuentas por Cobrar

Emite múltiples reportes de cuentas por cobrar según los filtros que lo proporciona según rango defechas de emisión o vencimiento, código de cliente, zona, tipos de documentos, etc.

Le permite exportar a Excel para fines de cálculos o informes personalizados.




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REPORTE DE STOCK

Kardex físico y valorizado con costo promedio

Este módulo genera y emite un reporte de kardex físico por artículo y en modo mensual. Localice elcódigo del articulo y luego ingrese el periodo de movimientos de dicho articulo, este proceso puede efectuarseen cualquier día del año.

Kardex por rango de fechas

Es similar al kardex anterior, pero el proceso es por rango de fechas y muestra solo cantidades.

Reporte de Stock Físico y Valorizado

Genera un reporte de stock valorizado por familias y totalizado, pudiendo ser en moneda nacional oen dólares. No se olvide que para obtener este reporte, deberá actualizar los saldos mensuales (inventarios decierre) y Generar los costos por mes.

Reporte de Stock Inicial

Genera un reporte de stock físico y valorizado inicial, clasificado por familias y líneas con filtrospersonalizados de la situación de stock.

Reporte de Artículos por reponer

En este módulo se obtiene un reporte de todos los artículos cuyo stock actual se encuentran pordebajo del stock mínimo, valor que se ingresa al momento de codificar un artículo. Sirve para efectos dereposición de stock mediante la ejecución de compras. El reporte puede efectuarlo por Líneas y Sub-líneas.

REPORTE DE COMPRAS

Reporte de Compras Analítico




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Imprime una estadística de cómo, cuanto y a quien se compró un determinado artículo, permitiendoefectuar un análisis de costos por proveedor y conociendo el importe total invertido en dicho producto.

Resumen de Compras

Genera un reporte consolidado de compras, indicando el importe total por cada factura, detallandolos costos de proveedor y gastos realizados en dicha compra. El proceso es por rango de fechas, efectuandofiltros personalizados como: Compras de una o todas las empresas, Tipos de proveedores (nacionales,extranjeros y ambos), o quizás un proveedor específico. Usted podrá conocer cuanto le compró a undeterminado proveedor en un determinado periodo y moneda específica.

Registro de Compras

Obtenga el registro de compras por tienda al nivel de empresa. Los importes son en moneda nacionaly si existen compras en dólares, estos montos son registrados al cambio según la fecha de emisión de factura.

Para obtener montos reales de las facturas en dólares, es recomendable que registre el tipo de cambioestablecida por SUNAT.

UTILITARIOS

Reprocesar Saldo Actual

Este módulo solo actualiza el saldo del mes en curso, tomando para tal efecto el stock inicial y todoslos movimientos generados en el presente mes del periodo o año seleccionado. Este proceso puede efectuarlolas veces que crea conveniente

Reprocesar Saldo Mensual – Cierre de Inventario Mensual

Este proceso deberá efectuarlo obligatoriamente todos los meses (al iniciar un nuevo mes), parallevar a cabo el cierre de stock del mes seleccionado y a la vez aperturar el stock inicial del siguiente mes omes en curso.Importante, si actualmente está en el mes de mayo y reprocesó el saldo de febrero, tendrá que reprocesarobligatoriamente los saldos de los meses siguientes (marzo y abril) y luego ejecutar Reprocesar saldo Actual,de lo contrario su stock actual se verá alterado e inconsistente.

Generar Costos promedios por mes

Genera el costo promedio de cada artículo para el cierre valorizado mensual, el mismo que seobtiene de las compras efectuadas durante el mes. Si un artículo no se compró en el mes, el sistema arrastra elcosto promedio o último costo del mes anterior o del costo registrado en el inventario inicial.

El proceso debe efectuarlo mes a mes obligatoriamente, y el tipo de valorización y moneda (CostoPromedio o Ultimo Costo, Soles o dólares; respectivamente).




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Acerca de STORAGE

STORAGE es un Producto Peruano diseñado y desarrollado Por CARLOS AREVALO AMENERO, cuyaprimera versión apareció en el año 1,993 con el nombre de SYSSTOR a solicitud del Grupo Quiroga, Cía.importante del Norte de país (PIURA) dedicado al Rubro ferretero.

De ahí a la fecha STORAGE ha ido mejorando constantemente siendo consecuente de los cambios que día a díaaparecen en el mercado y sobre todo obedeciendo a los requerimientos de decenas de Empresas y dediferentes Rubros que adquirieron este producto.

Por todo ello el Autor agradece infinitamente a cada uno de las Empresas que actualmente vienen laborandocon STORAGE y que a la vez incentivan a seguir mejorándolo.

CARLOS AREVALO AMENEROAUTOR

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