SISTEMA DE CONTROL

DE LA LOGÍSTICA

INGENIERIA INDUSTRIAL FIUNA

DECIMO SEMESTRE 2013

ALEJANDRO ARGUELLOMARIA AMELIA OTAZO APONTE

I N G . R U B E N TA P I A – I N G . B L A S R I Q U E L M E – LO G Í S T I C A

Sistemas de control de la logísticaEl control de la actividad de la empresa no puede ser ejercido de forma correcta sin un buen soporte informativo que cumpla los siguientes requisitos:

+ Agilidad+ Fiabilidad

+ Sencillez+ Eficiencia

1. Control logísticoLa información de control debe facilitar el conocimiento de la

realidad de la empresa en el mínimo tiempo posible. Para ello debe resumirse la situación real de la empresa de forma muy reducida, procurando utilizar información lo más gráfica posible.

Esta información es de dos clases:

De seguimiento. Tiene dos objetivos:•Informar de la evolución de la actividad, por comparación con el

presupuesto mensual.•Detectar anomalías en el funcionamiento, por análisis de la evolución

diaria de los diferentes parámetros.

De evolución. Para:•Analizar la evolución de la situación.•Fijar objetivos.•Comprobar la consecución de los mismos.

1. Control logísticoPara gestionar adecuadamente la actividad logística se deben obtener los datos más significativos de la evolución de las funciones que engloba:

Aprovisionamiento Stock

Logística interna

Transporte de distribución

1. Control logístico

Cada una de estas funciones será analizada en aquellos aspectos que interese, como:

Aprovisionamiento Stock

Logística interna Transporte de distribución

•Volumen•Calidad•Rendimiento o productividad•CostoLa definición de los ratios que midan la

evolución del aspecto a controlar, debe cumplir dos requisitos:

•Facilidad de cálculo.•Consistencia.

1. Control logísticoEs interesante que la información de control represente la situación de forma clara y completa, facilitando la detección de problemas y la toma de decisiones.

2. AprovisionamientoSe

puede dividir

en Gestión de

aprovisionamiento

Transporte de aprovisionamiento

Gestión aduanera

2. AprovisionamientoGestión de aprovisionamiento

Aspectos para controlar una buena política de compras TAM Compras = Valor compras 12 últimos meses ($ y/o unidades) Costo pedido = Costo Dpto / nº pedidos ($/pedido) Concentración compra:

Valor compras / nº pedidos ($/pedido) Líneas pedido / nº pedidos (líneas/pedido)

Unidades compradas / líneas de pedido cursadas (unid./línea) Financiación del stock = saldo medio proveedores * 100 / stock medio (%) Plazo de espera medio = Valor pedidos pendientes * 360 / TAM compras (días) Índice de rupturas = nº rupturas * 100 / líneas pedido (%) Fiabilidad del proveedor = Valor pedidos retraso * 360 / TAM (días) Nivel servicio proveedor = Nº líneas pedido en plazo * 100 / total líneas pedido (%) Índice calidad del proveedor = Devoluciones * 100 / recepciones (%)

2. AprovisionamientoTransporte de aprovisionamiento

Si el transporte de aprovisionamiento depende del proveedor no será necesario ejercer un control sobre el mismo, siendo suficiente valorar y negociar su costo y calidad durante la propia gestión de compras.

Si el transporte depende del comprador, para controlar el costo y servicio en el caso de carga completa:

Costo del transporte ($/tn o m3 y km)

Servicio: porcentaje de retrasos

Aprovechamiento de los camiones (%)

Número de puntos de carga por ruta

2. AprovisionamientoGestión aduanera

En el caso de empresas con un flujo de comercio exterior importante, es interesante conocer las alternativas a la gestión habitual del agente de aduanas y evaluar el costo de las mismas; alternativas como despacho en factoría y almacén franco.

Las principales ventajas de la gestión aduanera propia son:

Servicio: tramitación mas ágil de las gestiones aduaneras, con lo cual se reduce el plazo de aprovisionamiento.

Costo: ahorro de gastos de agentes de aduanas, si la gestión la realiza la propia empresa a través de un sistema informático.

3. Gestión de stocks

En la actualidad se necesita cada día mas una buena gestión de stock, ya que la competitividad exige un continuo aumento de: Optimización de los recursos. Disminución de stocks. Relativo. Minimizar rotura de stock.

Esto requiere un seguimiento continuo basada en tres principales aspectos: Nivel de Stock Problemas puntuales Inventario

GESTION DE STOCK

Nivel de StockProblemas puntualesInventario

GESTION DE STOCK

Problemas puntualesInventario

Nivel de Stock

El aspecto mas básico a conocer para ejercer un control sobre la gestión de stocks es la cantidad de stock disponible.

Para analizar correctamente dicho nivel de stock es necesario disponer de información del mismo de dos maneras diferentes:

Nivel de Stock

Nivel de Stock

Absoluto• El valor del stock en unidades o ptas.

Naturalmente desglozado al nivel que se desee analizar

Relativo• En relación al consumo de dicho stock.

Para ello se utiliza normalmente uno de los dos índices siguientes:• Cobertura• Rotación de Stock

Nivel de StockRelativo

IC stockconsumo

IRconsumo anualstock

GESTION DE STOCK

Problemas puntualesInventario

Problemas puntuales

Problemas puntuales Es necesario disponer de información puntual de los

problemas que afecten a la gestión de stock.

Esta información debe facilitar datos de aquellos artículos que están por debajo del mínimo fijado y de los que están por encima del máximo, de forma diaria.

La calidad de stock se mide definiendo varios ratios, donde fundamentalmente interesan dos VALORES:CANTIDAD DE ARTICULOS AFECTADOS

REPERCUSION DE LOS MISMOS

Menor a Roturas de stock

Problemas puntuales PORCENTAJE DE ROTURA = Numero de referencias con stock

nulo 100/ Total de referencia BAJO MINIMOS : análogo al anterior, pero considerando las

referencias cuyo stock sea inferior al de seguridad (no solo = 0)

SOBRE MAXIMOS = numero de entregas / índice de rotaciónArtículos de los cuales se tiene exceso de stock, que están en

función del consumo y del ciclo de aprovisionamiento

RATIOS

Mayor a Sobre stock

Valor optimo el stock medio cubrirá la mitad

del consumo que se realiza entre dos pedidos

0,5

GESTION DE STOCK

Inventario

Para medir esta realidad y realizar los ajustes informáticos necesarios, se deben realizar los correspondientes inventarios físicos.

Actualmente la gestión de stocks informatizada requiere que el grado de ajuste entre stock físico e informático sea muy alto.

Inventario

“Medir el grado de ajuste entre el stock que se tiene y el que se cree tener”

Índices Desfase de inventario: Importe positivo o negativo, que

representa los ajustes que deban realizarse a consecuencia del inventario.

Errores de inventario: Importe absoluto que representan los ajustes de stock realizados.

Avance del inventario rotativo = Referencias inventariadas * 100/Referencias a inventariar (%)

Representatividad del inventario = Referencias contadas / referencias en stock (%)

InventarioLa información de control debe facilitar datos sobre las diferencias encontradas

sobre el grado de cumplimiento del plan de inventario.

Inventario4. Logística Interna

ALMACÉN

MANIPULACIÓN

PREPARACION DE PEDIDOS

Se debe disponer de dos tipos de información

Inventario

DISEÑO DEL ALMACEN

APROVECHAMIENTO DE LAS INSTALACIONES EXISTENTES

ALMACÉN

Estudio de ampliación o cambio de las instalaciones.

De manera a optimizar las ocupaciones y los costes del mismo.

RATIOS:• UTILIZACION: superficie o volumen útiles*100 / superficie o

volumen total (%)• CAPACIDAD: pallets / superficie total (pallets/m2)

DISEÑO DEL ALMACEN

InventarioALMACÉN

APROVECHAMIENTO DE LAS INSTALACIONES EXISTENTESRATIOS:• NIVEL DE OCUPACIÓN: Huecos libres * 100 / huecos totales (%)• COSTE ALMACENAJE: total coste anual almacén / capacidad en

n°pallets ($/pallet*año)• ROTACION DEL ALMACEN: nopales entrados al año / capacidad en

almacén de pallets “mide el promedio de pallets que ocupan un mismo hueco del almacén en un

año”

ReservaPicking

• COSTE PALET ALMACENADO: total coste anual almacén / n° pales entrados ($/palet)

Inventario

MANIPULACIÓN

InventarioES IMPORTANTE DISPONER DE INFORMACION ORIENTATIVA

SOBRE LA PRODUCTIVIDAD EN LA MANIPULACION DE PALETS.La información útil a extraer del análisis de ratios es un estudio de la

evolución de los mismos y la comparación del resultado obtenido por diferentes empleados en las mismas condiciones.

Esto puede aportar datos sobre la productividad de los diferentes empleados y la mejora aportada por la modificación del sistema de trabajo.

• ERRORES DE UBICACIÓN: n°errores de ubicación encontrados por pedido.

• % ROTURAS: n°desperfectos / n°movimientos.

MANIPULACIÓN

TAMBIEN ES IMPORTANTE CONOCER LA CALIDAD DEL TRABAJO, CON LO CUAL SERA UTIL DISPONER DE ALGUN

RATIO QUE INDIQUE LA EVOLUCION DEL NIVEL DE ERRORES EXISTENTE.

Inventario

PREPARACION DE PEDIDOS

Inventario

Aspectos a controlar

PREPARACION DE PEDIDOSVOLUMEN

PRODUCTIVIDAD

CALIDAD

VOLUMEN: El volumen de preparaciones se suele medir en numero de bultos o pallets y en lineas de pedido o albaranes preparados al dia.

PRODUCTIVIDAD:La medida de la productividad de preparacion de pedidos se debe realizar, analogamente a la manipulacion, por comparacion de los ratios de productividad obtenidos por diferentes preparadores y a lo largo del tiempo.• Pedidos por hora y hombre.• Lineas de pedido por hora y hombre.• Pallets, cajas o unidades por hora y hombre.

InventarioPREPARACION DE PEDIDOS

Al existir multiples factores que influyen de forma decisiva en el tiempo de preparacion de pedidos, resulta todavia mas dificil la comparación de los ratios, lo cual obliga a analizar de forma exahustiva la variacion de condiciones en los diferentes casos para evitar conclusiones erroneas.

Pero por medio de algunos ratios podemos justificar las diferencias obtenidas de los ratios anteriores como son:• Media de bultos por albaran o pedidos.• Media de lineas por pedido.• Media de unidades por linea de pedido.

Pese a la dificultad de analizar las causas que motivan una diferencia sustancial en la productivdidad de preparacion de pedidos, es interesante analizar esta problemática, ya que el esfuerzo realizado puede permitir una correcta evaluacion del coste que representa la preparacion de ciertos pedidos.

InventarioPREPARACION DE PEDIDOS

CALIDAD:Es importante llevar un control de los errores detectados en la preparacion de pedidos, asi como de las reclamaciones efectuadas por los clientes.

Los errores de preparacion se dividen en 4 tipos:

Además hay que conocer los siguientes datos:

•Plazo de preparacion: dias transcurridos entre peticion del cliente y la preparacion del pedido.•Demoras: porcentaje de pedidos pendientes de servir.

SUSTITUCIÓNCONTEOOMISIÓNINCLUSIÓN

Inventario5. Transporte de DistribuciónProductividad

Media de albaranes y bultos por vehículo Media de albaranes y bultos por repartidor Media de albaranes y bultos por ruta Media de albaranes y bultos por día

Costos $ / vehículo y día $ / kg (o bulto) y km (o entrega) $ / puntos de entrega o albaranes

Calidad del servicio Número de días de entrega % de bultos perdidos o deteriorados % de errores de envío

CARACTERISTICA MAS IMPORTANTE

AFECTA DIRECTAMENTE AL CLIENTE Y

CON ELLO A LA IMAGEN DE LA

EMPRESA

Inventario6. Cuadro de MandoLa información básica es la que debe formar parte del cuadro de mando. Las principales características que debe reunir éste son:

Brevedad: información mínima pero sin Claridad: información clara y actual Sencillez: lo mas simple posible

El cuadro de mando debe ser un resumen de la actividad logística

de la empresa.

CUADRO DE MANDO

VOLUMEN PRODUCCIÓN COSTE CALIDAD

APROVISIONAMIENTO

M$. pedidos Por hombre y día $ / pedido, línea T. S., Devoluciones

STOCK M$. Rotación, Obsoletos % ventas Inventario Rupturas

ALMACÉN Palets., ref. picking % Ocupación $ / palet Días, preparar. Demoras

TRAT. PEDIDOS Líneas, pedidos Por hombre y día $ / pedido, línea Tasa servicio, Errores

TTE. DISTRIBUCIÓN Bultos, albaranes Por ruta $ / ruta, albarán Días estregas. Errores

TOTAL LOGÍSTICO Facturación Por hombre y día % facturación Días y tasa servicio

Inventario7. Optimización Continua

El sistema de control será útil para la gestión logística en la medida en que permita la adopción de medidas encaminadas a mejorar la situación.

La mejora se debe reflejar en una DISMINUCIÓN DE COSTOS o en una MEJORA DEL SERVICIO.

La optimización continua pretende llevar a cabo esta mejora mediante:•El análisis de la situación,•La adopción de medidas correctoras y; •El posterior análisis de evolución de la situación.

AUDITORIA----------------------COMPARACIÓN

REALIDADINFORME

BUDGETCONTROL LOGÍSTICO----------------------COMPARACIÓN

REALIDADBUDGET

ABIERTODecisión humana

CERRADODecisión Automática

SISTEMAACCIÓN

CORRECTORA

INFORMES DE

ACTIVIDADACTIVIDADLOGÍSTICA

RATIOSDE

CONTROL