CAPÍTULO V: PROPUESTA

SISTEMA DE INDICADORES DE CONTROL DE GESTIÓN PARA EL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN DEL ÁREA DE POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL

EXPERIMENTAL FRANCISCO DE MIRANDA

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FUNDAMENTACIÓN

El Objetivo es diseñar un Sistema de indicadores de control de gestión

para el departamento de administración del área de postgrado de la

Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda.

El sistema tendrá como soporte teórico la metodología propuesta por

Beltrán (2005:33), el cual considera que “para lograr una gestión eficaz y

eficiente es conveniente diseñar un sistema de control de gestión que

soporte la administración y le permita evaluar el desempeño de la empresa”.

Con este sistema se le facilitará al Gerente Evaluador la planeación y control

de cada grupo operativo, la información permanente, integral y veraz sobre

su desempeño lo que permitirá autoevaluar su gestión administrativa y

financiera y tomar los correctivos necesarios.

Un indicador de gestión se define como “la relación entre variables

cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias

de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de

objetivos y metas previstos e influencias esperadas”. (Beltrán, 2005:36).

Igualmente los indicadores constituyen fuentes de información necesarias

para la gerencia de las organizaciones. Tales indicadores son valor agregado

para la institución. Esto es, que no son simples datos. Así, los indicadores

deben caracterizarse por:

- Ser exactos: presentar la situación como realmente es.

- Su forma: existen diversas formas de presentación (cualitativa, cuantitativa,

numérica, gráfica, impresa y otras). La elección depende de la situación y

necesidades.

- Frecuencia: que tan a menudo se requiere, se produce o se analiza.

- Extensión: referente al alcance por su cobertura del área de interés.

- Origen: la información puede ser de origen interno o externo. Importante es

que la fuente generadora sea la correcta.

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- Temporalidad: registra hechos o situaciones pasadas, actuales o proyecta

el futuro, según se requiera.

- Relevancia: la información es relevante si es importante para una situación

concreta.

- Integral: lo es si proporciona a quien lo requiere con un panorama completo

del fenómeno determinado que se intenta entender y analizar.

- Oportuna: se refiere a estar disponible cuando se necesita.

La propuesta está estructurada en fases y, a su vez, cuenta con un plan

de acción que contiene las actividades que derivan de los objetivos, los

indicadores, responsables y el tiempo estipulado para las acciones.

VENTAJAS

Existen diversas ventajas que posee el uso de indicadores de gestión;

Beltrán (2005:44) aporta los siguientes:

- Generar un proceso de innovación y enriquecimiento del trabajo diario.

- Impulsar la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades de cada

uno de los negocios.

- Disponer de una herramienta de información sobre la gestión de negocio,

para determinar qué tan bien se están logrando los objetivos y metas

propuestas.

- Identificar oportunidades de mejoramiento en actividades que por su

comportamiento requieren reforzar o reorientar esfuerzos.

- Contar con información que permita priorizar actividades basadas en la

necesidad del cumplimiento, de objetivos de corto, mediano y largo plazo.

- Evaluar y visualizar periódicamente el comportamiento de las actividades

clave de la organización y la gestión general de las unidades del negocio con

respecto al cumplimiento de sus metas.

- Reorientar políticas y estrategias, con respecto a la gestión de la

organización.

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FASES

La siguiente metodología a seguir para elaborar el sistema de indicadores

de gestión está basada en la propuesta por Beltrán (2005).

FASE 1.- DISPONER DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS.

Significa contar con objetivos claros, precisos, cuantificables y además,

con las estrategias para lograrlos. Cabe señalar que un objetivo cuantificado

es una meta, o el punto de llegada esperado. A esa meta deben asociarse

patrones que permitan tornarla verificable. Tales patrones incluyen:

significado de la meta, escala o unidades de medida especificas de la meta,

valor actual de la escala, el umbral o el valor a lograr, el horizonte o el

periodo en el que se espera alcanzar la meta, la fecha inicial y de

terminación y el responsable que tendrá a su cargo el logro de la meta.

OBJETIVO

Mejorar los procesos de apoyo del departamento de administración del área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda

ESTRATEGIA

Aplicar el Sistema de Indicadores de Control de Gestión al departamento de administración del área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda.

FASE 2.- IDENTIFICAR FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO.

Para el desarrollo de esta fase se tienen en cuenta los que harán parte de

la concepción, monitoreo y evaluación de la gestión. Tal y como se indicó, los

factores comprenden: eficiencia, eficacia, efectividad y productividad y su

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monitoreo debe ser integral. Es un aspecto que es necesario mantener bajo

control para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor.

FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO

FASE 3.- ESTABLECER INDICADORES PARA CADA FACTOR DE ÉXITO.

Una vez identificados los factores críticos de éxito, es necesario

establecer unos indicadores que permitan hacer el monitoreo antes del

proyecto, durante éste y después de la ejecución del proceso respectivo.

FACTOR INDICADOR

EF

ICA

CIA

Entrega de los materialesTMENTMES

Órdenes de pagoNSOPTOE.

Inspección de ComprasTICTCR

Órdenes de compraNSOCTOCE

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PROCESOS DE APOYO

OPERACIONAL

INSTITUCIONAL

EFICACIA

EFICIENCIA

Leyenda:

TMEN: Total de materiales entregado.

TMES: Total de materiales esperado.

NSOP: Nivel de seguimiento de órdenes de pago.

TOE: Total de órdenes ejecutadas.

TIC: Total de impresiones de Compras.

TCR: Total de Compras realizadas.

NSOC: Nivel de seguimiento de órdenes de compras.

TOCE: Total de órdenes de compras expedidas.

FACTOR INDICADOR

EF

ICIE

NC

IA

Cobertura de mantenimiento

CPCMRCPCMP

Tiempo promedio de entrega de dotaciones

TPEDRCPEP

Tiempo promedio de mantenimiento

TPMRTPMP

Leyenda:

CPCMR: Costo promedio de cobertura de mantenimiento real.

CPCMP: Costo promedio de cobertura de mantenimiento presupuestado.

TPEDR: Tiempo promedio de entrega de dotaciones real.

CPEP: Costo promedio de entrega presupuestado.

TPMR: Tiempo promedio de mantenimiento real.

TPMP: Tiempo promedio de mantenimiento presupuesto.

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FASE 4.- DETERMINAR PARA CADA INDICADOR ESTADO, UMBRAL Y

RANGO DE GESTIÓ

El estado: corresponde al valor inicial o actual del indicador. En algunos

casos no existe la información necesaria para calcular el valor inicial o actual

del indicador, que ocurre cuando no se tienen registros sobre el

comportamiento de las variables que conforman el indicador

El umbral se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o

mantener.

El rango de gestión es el espacio comprendido entre los valores mínimo y

máximo que el indicador puede tomar. Son los valores de referencia para

establecer el rango deseado para el comportamiento del indicador.

FACTOR

ES

TA

DO

UM

BR

AL

MÍN

IMO

AC

EP

TA

BL

E

SA

TIS

FA

CT

OR

IO

SO

BR

ES

AL

IEN

TE

MÁ

XIM

O

EF

ICA

CIA

Entrega de los materiales 0.0 1.0 0.95 0.96 1.0 1.0 1.0

Órdenes de pago 0.0 1.0 0.95 0.96 1.0 1.0 1.0

Inspección de Compras 0.0 1.0 0.85 0.90 0.95 1.0 1.0

Órdenes de compra 0.0 1.0 0.95 0.96 1.0 1.0 1.0

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FACTOR

ES

TA

DO

UM

BR

AL

MÍN

IMO

AC

EP

TA

BL

E

SA

TIS

FA

CT

OR

IO

SO

BR

ES

AL

IEN

TE

MÁ

XIM

O

EF

ICIE

NC

IA

Cobertura de mantenimiento

0.0 1.0 0.95 0.96 1.0 1.0 1.0

Tiempo promedio de entrega de dotaciones

0.0 1.0 0.75 0.95 1.0 1.0 1.0

Tiempo promedio de mantenimiento

0.0 1.0 0.80 0.85 0.9 1.0 1.0

FASE 5.- DISEÑAR LA MEDICIÓN.

Consiste en determinar fuentes de información, frecuencia de medición,

presentación de la información, asignación de responsables para la

recolección, tabulación, análisis y presentación de información.

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CANTIDAD

MÁXIMO

SOBRESALIENTE

SATISFACTORIO

ACEPTABLE

MÍNIMO ¡ALARMA!

AUTONOMÍA

TIEMPO

CUANDO LO CONVENIENTE ES QUE EL VALOR DEL INDICADORSE INCREMENTE O SEA CADA VEZ MAYOR

FASE 6.- DETERMINAR Y ASIGNAR RECURSOS.

A partir de las medidas a establecer, se determinan los requerimientos.

En ese sentido, conviene que la medición sea realizada por quien ejecuta el

trabajo correspondiente y de otro, que los recursos utilizados sean parte de

los necesarios para el desarrollo del trabajo o del proceso en medición.

RECURSOS HUMANOS

-Jefe del Departamento de administración.-9 Personal administrativo

RECURSOS MATERIALES

-Instrumentos de evaluación.-Fotocopiadora.-Hojas.-Lápices.-Calculadora.-Computador.-Impresora

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CANTIDAD

MÁXIMO

ACEPTABLE ¡ALARMA!

SATISFACTORIO

SOBRESALIENTE

MÍNIMO

AUTONOMÍA

TIEMPO

CUANDO LO CONVENIENTE ES QUE EL VALOR DEL INDICADORSE REDUZCA O SEA CADA VEZ MENOR

RECURSOS FINANCIEROS

-10000 Bs. (2012)- 20000 Bs. (2013)

FASE 7.- MEDIR, PROBAR Y AJUSTAR EL SISTEMA DE INDICADORES.

Es importante resaltar que la precisión adecuada de un sistema de

indicadores de gestión no se logra a la primera vez. Existen factores

necesarios de ajustar y cambiar:

-Pertinencia del indicador.

-Valores y rangos establecidos.

-Fuentes de información seleccionados.

-Proceso de toma y presentación de la información.

-Frecuencia de la toma de la información.

-Destinatario de la información, etc.

ACCIONES

-Aplicar el Sistema en forma Bimensual al inicio, esto obligará a realizar la evaluación en ese mismo período y no como se está haciendo de forma semestral.

-Revisar los indicadores en la primera aplicación para reestructurarlos si es necesario y así se adapten a las exigencias de las metas establecidas en el POA, a nivel administrativo y financiero de la Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda.

-Verificar los valores que arroje la aplicación del sistema de indicadores de control gestión.

-Reajustar el sistema de indicadores de forma anual.

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FASE 8.- ESTANDARIZAR Y FORMALIZAR.

Consiste en el proceso de especificación completa, documentación,

divulgación e inclusión entre los sistemas de operación del negocio de los

indicadores de gestión. En esta fase se desarrolla y quedan en limpio las

cartillas o manuales de indicadores de gestión de la organización.

ACCIONES

-Someter a revisión el Sistema de Indicadores de Gestión por parte del Jefe del departamento de administración del área de postgrado.

-Someter a revisión del Sistema de Indicadores de Gestión por parte del Decano del área de postgrado y someterlo a evaluación en el consejo.

-Luego de la revisión y aprobación, entregarlo a la Dirección de Administración, adscrito al Vicerrectorado administrativo de la UNEFM para su aplicación.

FASE 9.- MANTENER Y MEJORAR CONTINUAMENTE.

Esta fase es la última y obedece al hecho de que lo único que es

constante es el cambio. Como está probado, tal realidad genera una

dinámica especial en la actividad de las organizaciones, por lo que los

indicadores deben revisarse, junto con sus objetivos, estrategias y procesos.

Coincide esto con el mantenimiento, particularmente el preventivo, a que

deben someterse los equipos y los procesos de las empresas, para evitar

sorpresas indeseables. En últimas eso, en buena parte, es lo que transmite

el significado de mejorar continuamente.

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ACCIONES

-Revisar regularmente los objetivos, estrategias e indicadores para verificar que se adaptan a la realidad del Departamento.

-Darle continuidad operativa a la propuesta y efectuar los ajustes que se deriven del permanente monitoreo del sistema en el departamento y su entorno.

-Sensibilizar a todo el personal, el valor que posee el sistema, con el fin de que sea cada vez más preciso, oportuno, confiable y sencillo.

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Cuadro 11.Plan de AcciónÁREA: Departamento de administración del área de Postgrado de la UNEFM.OBJETIVO: Mejorar los procesos de apoyo del departamento de administración del área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda

META ESTRATEGIA ACCIONES INDICADORES RESPONSABLE TIEMPO RESULTADO ESPERADO

Mejora de los procesos de apoyo del departamento de administración del área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda

Aplicar el Sistema de Indicadores de Control de Gestión del departamento de administración del área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda.

-Aplicar los Indicadores de control de gestión para la mejora de los procesos de apoyo del departamento de administración del área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda

-Total de materiales entregado/ Total de materiales esperado.-Nivel de seguimiento de órdenes de pago/ Total de órdenes ejecutadas.-Total de impresiones de Compras/Total de Compras realizadas.-Nivel de seguimiento de órdenes de compras/Total de órdenes de compras expedidas.-Costo promedio de cobertura de mantenimiento real/ Costo promedio de cobertura de mantenimiento presupuestado.-Tiempo promedio de entrega de dotaciones real/Costo promedio de entrega presupuestado.-Tiempo promedio de mantenimiento real/ Tiempo promedio de mantenimiento presupuesto.

Jefe del Departamento del administración del área de postgrado de la UNEFM

Cada 2 meses

-Eficacia en los proceso de apoyo del departamento.

-Eficiencia en los proceso apoyo del departamento.

-Sensibilizar al personal al logro de metas del POA.

-Reorientar esfuerzos para mejorar las actividades administrativas y financieras realizadas.

Fuente: Gutiérrez (2013)

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