SISTEMA DE ALMACENES.pdf

Sistema de Almacenes ____________________________________________________________________________________________

Oficina de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones

1

GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO

Oficina de Tecnologas de la Informacin

y Comunicaciones

MANUAL DE USUARIO

Sistema de Almacenes

Elaborado Por


Callao 14 de Octubre del 2008



2

INDICE

INTRODUCCION........................................................................................................................... 3 1. ATENCION POR USUARIO . .................................................................................................. 6

1.1 Pecosa Pedido....................................... .............................................................................................6

1.2 Pedido de Cdigos Nuevos....................................... ........................................................................13

2. INGRESO DE BIENES ......................................................................................................... 17 2.1 Ingresos por Oden de Compra....................................... ..................................................................17

2.2 Notas de Ingreso al Almacen NEA....................................... ............................................................19

3. DESPACHO DE BIENES ...................................................................................................... 26 3.1 Pecosa Despacho....................................... ......................................................................................26

4. INSTALACION DEL SISTEMA ............................................................................................. 31 4.1 Dsitribucin.e instalacin...................................... ..........................................................................31



3

INTRODUCCION

El objetivo de este manual es explicar en forma genrica el uso y operatividad de los

mdulo del Sistema de Almacn del SIGA (Sistema integrado de Gestin

Administrativa V.2008).

Los procesos bsicos y necesarios referidos en este manual estn dirigidos a dos tipos

de usuarios:

Usuario en General.-Son usuarios de todas las unidades orgnicas (formulan pecosas pedido y pedido de cdigos nuevos)

Usuarios Especializados : Son usuarios de la Unidad de Almacn, que son los encargados de la recepcin, despacho, custodia de los bienes y su

contabilizacin.

Para su mayor compresin consideramos que el usuario, como mnimo debe conocer lo

siguiente:

Los procesos propios de de la administracin publica.

Manejo de la estructura presupuestaria del Ao 2008 de la Regin Callao ( Nemotcnico, Cis, Fuente de Financiamiento, Cadena de Gasto , Marco

Presupuestal y Calendario).

Cualquier duda o aclaracin con respecto a la edicin el presente manual hacerlo llegar

a la Oficina de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones que estamos seguros

que ayudaran a mejorar la edicin del presente manual.



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Consideraciones generales

Para la navegar en las pantallas de actualizacin, consultas, men de opciones del sistema siempre acceder o avanzar usando el mouse y

presionado la tecla ENTER.

En la mayora de pantallas de tipo Browser pulsando Click Derecho con el mouse obtendr un men contextual (men desplegable) con opciones

disponibles.

Use las barras horizontales y verticales para navegar de arriba y abajo respectivamente en las pantallas de tipo Browser.

La impresin de todos los reportes le llevara a un nico formulario para la consulta del reporte, impresin y exportacin de la informacin a otros

formatos ( Excel texto etc,)

En la mayora de formularios de actualizacin en los cuales el sistema le

solicita registrar informacin existe un botn el cual le proporcionar la

ayuda correspondiente.

Cuando registra un documento que est conformado por datos generales (cabecera) y detalles, el sistema le solicitara que complete toda la

informacin (cabecera y detalles) antes que esta sea grabada.

Cambios considerados en esta versin

Estructura usada en por el sistema anterior se conforma por 8 dgitos.

Genrica Clase Secuencia

99 999 9999

Estructura usada por el nuevo sistema se conforma por un cdigo de 10 dgitos, al cual se le agrega un 0 (CERO) en la sexta posesin con respecto al cdigo anterior.

Tipo Genrica Clase Secuencia

X 99 999 0999

Digito

adicionado



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Inicio de Sesin

En el escritorio, use el mouse , ubique y acceda al acceso directo del Sistema del

Almacn.

\\ Inicio \ Todos los programas \ GRC \ Sistema de Almacn

Ingrese el usuario correspondiente, su clave de acceso y presione OK .

Sistema de

Almacn



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1.- ATENCION POR USUARIO

1.1 PECOSA PEDIDO

La funcin principal de este proceso es permitir al usuario formular a travs del

sistema la Pecosa Pedido con la finalidad de solicitar bienes y/o materiales

existentes en el Almacn.

En el men de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opcin:

\Atencin x Usuario \ Pecosas Pedido



7

Para acceder y ubicar informacin acerca de las Pecosas pedido use los

siguientes filtros

Por Oficina U/O , filtra informacin por Oficina y/o Unidad Orgnica.

Por Nmero , filtra informacin por nmero.



8

Para actualizar informacin de una Pecosa-Pedido ubique con el mouse en la fila y

pulse Click Derecho y obtendr el siguiente men contextual con las opciones

siguientes.

Nuevo : Para ingresar una nueva Pecosa-Pedido

Modificar : Para modificar una Pecosa-Pedido ya existente

Eliminar : No est disponible

Consultar : Para consultar una Pecosa-Pedido existente

Imprimir : Para imprimir una Pecosa-Pedido.

Para registrar el ingreso y/o modificacin de los datos generales una pecosa pedido

deber registrar la siguiente informacin

Fecha : Fecha del la Pecosa Pedido

Oficina U/O : Oficina / Unidad Orgnica

Solicitante : Cdigo del Servidor Solicitante.

Referencia : Referencia o Glosa.

Ent. en Obra : Indicador que indica

S: Entrega en Obra (Entrega al 100%)

N: No es entrega en Obra

1 : NEA

Num. Requer. : Nmero de Requerimiento ( solo para entrega en Obra ),

Numero de NEA.



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Para actualizar informacin de los detalles de una Pecosa pedido ubique con el mouse

en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendr un men contextual

con las opciones siguientes.

Nuevo tem : Para ingresar un tem de la Pecosa pedido

Modificar tem : Para modificar un tem de la Pecosa pedido ya existente

Eliminar tem : Para anular un tem de la Pecosa pedido existente

Consultar tem : Para consultar un tem de la Pecosa pedido.



10

Para registrar informacin de un tem de en una Pecosa pedido, debe consignar la

siguiente informacin :

Cdigo de tem : Cdigo del material solicitado (*).

Cant. Solicitada : Cantidad solicitada, el sistema validara la existencia de

Stock para el material solicitado, de lo contrario el sistema le

dar un mensaje de error(**).

Nemo : Nemotecnico / Meta.

Cis : Cdigo interno de seguimiento.

Tip. Anexo : Tipo de Anexo NE/OC/SA.

Num.Anexo : Nmero de Anexo.

Oficina / UO : Oficina / Unidad Orgnica

Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento.

Clas.Gasto : Clasificador de Gasto.

Importante: Luego de registrar la Cantidad Solicitada el sistema le muestra el

Stock disponible por Orden de Compra, requerimiento y Unidad Orgnica.



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(*) El dialogo de ayuda para el registro del cdigo de articulo/material, el cual le

muestra el stock disponible.

(*) El dialogo de ayuda para el registro de cantidad recibida, el cual le muestra el stock

disponible por anexo OC/NE/SA.



12

Para imprimir una Pecosa Pedido , ubquese con el mouse en nmero y pulse Click

derecho y en el men contextual elija la opcin Imprimir.

enviar a

impresora



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1.2 PEDIDO DE CODIGOS NUEVOS

La funcin principal de este proceso es permitir al usuario formular a travs del sistema

el pedido de creacin de cdigos nuevos en el catalogo de bienes y servicios.


\\ Pedidos \ Cdigos nuevos



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Para acceder y ubicar informacin acerca de los Pedidos de cdigos nuevos use los

siguientes filtros

Por oficina o Unidad Orgnica, filtra informacin por unidad orgnica.

Por Nmero, filtra informacin por nmero.

Por solicitante, filtra informacin por solicitante.



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Para actualizar informacin de un Pedido de Cdigos Nuevos ubique con el mouse en la

fila y pulse Click Derecho y obtendr un men contextual con las siguientes opciones.

Nuevo : Para ingresar un nuevo Pedido de Cdigos Nuevos

Modificar : Para modificar un Pedido de Cdigos Nuevos existente

Eliminar : Para anular un Pedido de Cdigos Nuevos

Consultar : Para consultar un Pedido de Cdigos Nuevos

Imprimir : Para imprimir un Pedido de Cdigos Nuevos.

Para registrar el ingreso y/o modificacin de los datos generales un Pedido de cdigos

nuevos debe registrar la siguiente informacin

Fecha : Fecha del pedido.

Oficina U/O : Oficina / Unidad Orgnica

Solicitante : Cdigo del trabajador/servidor solicitante.

Referencia : Referencia o glosa.

Para actualizar informacin de los detalles de un Pedido de cdigos nuevos ubique con

el mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendr un men

contextual con las opciones siguientes.

Nuevo tem : Para ingresar un tem del Pedido de cdigos nuevos

Modificar tem : Para modificar un tem del Pedido de cdigos nuevos

existente

Eliminar tem : Para anular un tem del Pedido de cdigos nuevos existente



16

Consultar tem : Para consultar un tem del Pedido de cdigos nuevos.

Para actualizar informacin de un tem de un Pedido de cdigos nuevos, debe consignar

la siguiente informacin:

Tipo de Bien/Servicio : Tipo de cdigo a solicitar B:Bien , S:Servicio.

Unidad de Medida : Unidad de medida.

Descripcin : Descripcin del cdigo.

Importante : En la descripcin , no considerar la marca de material/producto.



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2 INGRESO DE BIENES

2.1. INGRESO POR ORDEN DE COMPRA

La funcin principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema

el ingreso y/o recepcin de bienes al Almacn, cuyo origen es una Orden de

Compra que a su vez fue generado en el Sistema de Logstica.


\\ Ingresos \ Ingreso x O/C



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Para acceder y ubicar informacin acerca de los Ingresos por O/C use los siguientes

filtros

Por proveedor, filtra informacin por Proveedor/Razn social.

Por Nmero , filtra informacin por nmero de ingreso.

Por Nm.Ref , filtra informacin por nmero de Orden de Compra.

Para actualizar informacin de un Ingreso por O/C ubique con el mouse en la fila y

pulse Click Derecho y obtendr un men contextual con las siguientes opciones :.

Nuevo : Para ingresar un nuevo Ingreso por O/C

Modificar : Para modificar un Ingreso por O/C existente


Consultar : Para consultar un Ingreso por O/C

Imprimir : Para imprimir un Ingreso por O/C.

Procesar : Para procesar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA

Exornar : Para extornar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA

Anular : Para Anular una Nota de Ingreso al Almacn-NEA



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Para registrar el ingreso y/o modificacin de los datos generales un Ingreso por O/C

debe registrar la siguiente informacin

Fecha : Fecha de Ingreso / Recepcin.

Motivo de Ingreso : Motivo / Razn de Ingreso

Num. O/C : Nmero de Orden de Compra.

Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que Autoriza


Gua Rem. : Nmero de Gua de Remisin

Fecha Gua : Fecha de Gua de Remisin

Proveedor : Nombre o Razn Social



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Para actualizar informacin de los detalles de un Ingreso por O/C, ubique con el mouse

en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendr un men contextual

con las opciones siguientes.

Nuevo tem : Para ingresar un tem del Ingreso por O/C

Modificar tem : Para modificar un tem del Ingreso por O/C existente

Eliminar tem : Para anular un tem del Ingreso por O/C existente

Consultar tem : Para consultar un tem de un Ingreso por O/C.



21

Para registrar informacin de un tem de en un Ingreso por O/C , debe consignar la


Cdigo de tem : Cdigo del material solicitado.

Cantidad : Cantidad recepcionada.

Valor Unitario : Valor Unitario




Num. Anexo : Nmero de Anexo.


Fte. Financiam. : Fuente de Financiamiento.


Para imprimir informacin del Ingreso por O/C, ubique con el mouse en la numero y

acceda a la opcin imprimir del men contextual..



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2.2. NOTA DE INGRESO AL ALMACEN - NEA

La funcin principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema el

ingreso y/o recepcin de bienes al Almacn , se consideran ingresos cuyo origen son

donaciones, ajustes de inventario y caja chica.


\\ Ingresos \ Nota de Ingreso al Almacn



23

Para acceder y ubicar informacin acerca de una Nota de Ingreso al Almacn-NEA use

los siguientes filtros

Por proveedor, filtra informacin por Proveedor/Razn social.


Para actualizar informacin de una Nota de Ingreso al Almacn-NEA ubique con el

mouse en la fila del browser y pulse Click Derecho y obtendr un men contextual con

las siguientes opciones :.

Nuevo : Para ingresar una nueva Nota de Ingreso al Almacn-NEA

Modificar : Para modificar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA existente


Consultar : Para consultar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA

Imprimir : Para imprimir una Nota de Ingreso al Almacn-NEA

Procesar : Para procesar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA

Exornar : Para extornar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA

Anular : Para Anular una Nota de Ingreso al Almacn-NEA



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Para registrar el ingreso y/o modificacin de los datos generales una Nota de Ingreso al

Almacn-NEA debe registrar la siguiente informacin



Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que autoriza

Nomb.Proveedor : Nombre / Razn social de proveedor




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Para actualizar informacin de los detalles de una Nota de Ingreso al Almacn-NEA,

ubique con el mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendr

un men contextual con las opciones siguientes.

Nuevo tem : Para ingresar un tem de la Nota de Ingreso al Almacn-NEA

Modificar tem : Para modificar un tem de la Nota de Ingreso al Almacn-

NEA existente

Eliminar tem : Para anular un tem de la Nota de Ingreso al Almacn-NEA

existente

Consultar tem : Para consultar un tem de la Nota de Ingreso al Almacn-

NEA

Para registrar informacin de un tem de en una Nota de Ingreso al Almacn-NEA ,

debe consignar la siguiente informacin :


Cantidad : Cantidad recibida/recepcionada




Tip. Anexo : Tipo de Anexo NE.

Num.Anexo : Nmero de Anexo. por defecto el numero de anexo ser

el Ao seguido del Numero de Nea ( NE-2008000010). Oficina / UO : Oficina / Unidad Orgnica, por defecto 0600 Oficina de

Administracin,

Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento. por defecto 5.18.Q.

Clas.Gasto : Clasificador de Gasto, por defecto 531130



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Para imprimir informacin de la Nora de Entrada al Almacn, ubique con el mouse en la

numero y acceda a la opcin imprimir del men contextual..



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3 DESPACHO DE BIENES

3.1 PECOSA DESPACHO

La funcin principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema el

despacho y/o salida de bienes del Almacn, cuyo origen en una pecosa pedido que a su

vez fue generado por las oficinas y/o Unidades Orgnicas.


\\ Salidas \ Pecosa Despacho



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Para acceder y ubicar informacin acerca de las Pecosas Despacho use los siguientes

filtros

Por trabajador, filtra informacin por trabajador.


Por Nm.Ref , filtra informacin por nmero de Pecosa Pedido

Para actualizar informacin de una de las Pecosas Despacho ubique con el mouse en la

fila del browser y pulse Click Derecho y obtendr un men contextual con las

siguientes opciones :.

Nuevo : Para ingresar una Pecosa Despacho

Modificar : Para modificar una Pecosa Despacho existente

Eliminar : No esta disponible

Consultar : Para consultar una Pecosa Despacho

Imprimir : Para imprimir una Pecosa Despacho

Procesar : Para procesar una Pecosa Despacho

Exornar : Para extornar una Pecosa Despacho

Anular : Para Anular una Pecosa Despacho

Para registrar el ingreso y/o modificacin de los datos generales un Ingreso por O/C

debe registrar la siguiente informacin



Num. Pecosa Ped : Nmero de Pecosa pedido.

Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que autoriza

Solicitante : Funcionario o Trabajador que solicita




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Para actualizar informacin de los detalles de una Pecosa despacho, ubique con el

mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendr un men

contextual con las opciones siguientes.

Nuevo tem : Para ingresar un tem de la Pecosa despacho

Modificar tem : Para modificar un tem de la Pecosa despacho existente

Eliminar tem : Para anular un tem de la Pecosa despacho existente

Consultar tem : Para consultar un tem de la Pecosa despacho.



30

Para registrar informacin de un tem de en una Pecosa despacho , debe consignar la



Cantidad : Cantidad despachada, el sistema le validara si hay

disponibilidad de stock por tem y anexo ( OC/NE/SA).





Num.Anexo : Nmero de Anexo.


Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento.


Para imprimir informacin de la Pecosa despacho, ubique con el mouse en la numero y

acceda a la opcin imprimir del men contextual..



31



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4 INSTALACION DEL SISTEMA

4.1 INSTALACION Y DISTRIBUCION

La funcin principal de este proceso es permitir la instalacin y distribucin del sistema

en los equipos de los usuarios usuario.

En su escritorio use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opcin:

\\ Inicio \ ejecutar

En el dialogo ejecutar digite el nombre del servidor donde se ubica los instaladores.

\\ GRC05 \ Almacn



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Con el explorador ubique y acceda al archivo Publish.html y procesa a instalar el

sistema, acepte y confirme en todos los dilogos.



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35

Finalmente el sistema le instalara el sistema de almacn el men de programas.



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