sistema de abastecimiento

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION

INFORME DE PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES

REALIZADO EN:

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO

GERENCIA DE ADMINISTRACION- SUBGERENCIA DE LOGISTICA – ALMACEN

PRESENTADO POR:

DINA DORIS HUANCHI QUISPE

PARA OPTAR EL GRADO ACADEMICO DE BACHILLER EN ADMINISTRACION

PUNO – PERU

2015

Informe de Prácticas Pre- Profesionales

2

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

INFORME DE PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES

REALIZADO EN:

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO

GERENCIA DE ADMINISTRACION - SUB GERENCIA DE LOGISTICA – ALMACEN

PRESENTADO POR:

DINA DORIS HUANCHI QUISPE

PARA OPTAR EL GRADO ACADEMICO

BACHILLER EN ADMINISTRACION

DECANO: Dr. EDGAR CALLOHUANCA AVALOS

DIRECTOR DE ESTUDIOS Dr. TOMAS VELIZ QUISPE

COORDINADOR DE PRÁCTICAS

PRE PROFESIONALES E. P. A.

ADMINISTRACIÓN:

MSC. MANUEL ANCHAPURI QUISPE

ASESOR: LIC. ADM. GERMAN MOLINA CABALA

EGRESADA: DINA DORIS HUANCHI QUISPE


3

Dedicatoria

Dedico este informe de prácticas

Pre –Profesionales, a mis queridos

padres por apoyarme en todo momento,

dándome las fuerzas necesarias para

seguir adelante.


4

INDICE

RESUMEN ......................................................................................................................................... 6

INTRODUCCION .............................................................................................................................. 7

CAPITULO I. ..................................................................................................................................... 8

1. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................................... 8

1.1. UBICACIÓN GEOGRAFICA ........................................................................................... 8

1.2. INFORMACION INSTITUCIONAL. ................................................................................ 9

1.2.1. DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACION. ................................................ 9

1.2.2. NATURALEZA. ......................................................................................................... 9

1.2.3. FINALIDAD. ............................................................................................................... 9

1.2.4. BASE LEGAL .......................................................................................................... 10

1.2.5. ALCANCE. ............................................................................................................... 10

1.3. MISION Y VISION, OBJETIVOS DE LA INSTITUCION .......................................... 10

1.4.1. DESCRIPCION Y ESTRUCTRA ORGANICAY ADMINISTRATIVA. ................. 13

1.5. GERENCIA DE ADMINISTRACION............................................................................ 16

1.5.1. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION .... 16

1.5.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL GERENTE DE

ADMINISTRACION ................................................................................................................ 17

1.5.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL SUB GERENTE DE

LOGISTICA ............................................................................................................................. 19

1.6.7. FUNCIONES DEL ESPECIALISTA EN ALMACÉN .......................................... 24

CAPITULO II. .................................................................................................................................. 26

2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS ........................................................... 26

2.1. ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA. .................................. 26

2.2. ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE INTERNAMIENTO ................... 28

2.3. ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS COMPROBANTES DE

SALIDA (PECOSA) ........................................................................................................................ 29

CAPITULO III .................................................................................................................................. 32

3. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL................................................................................. 32

3.1. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................. 32


5

3.1.1. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ...................................................................................... 32

3.1.2. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO .............................................................................. 33

3.1.3. ALMACÉN ....................................................................................................................... 34

3.1.4. PROCESO TÉCNICO DE ALMACENAMIENTO ....................................................... 34

3.1.4.1. DOCUMENTOS DE INGRESO ................................................................................ 38

3.1.5. PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION ............................................................... 39

a) Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) ....................................................................... 43

4.1. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA ...

4.2. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE

INTERNAMIENTO ...................................................................................................................... 46

4.3. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS

COMPROBANTES DE SALIDA ............................................................................................... 48

CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 51

RECOMENDACIONES.................................................................................................................. 52

........................................................................................................................................................... 59

........................................................................................................................................................... 60


6

RESUMEN

El presente informe de prácticas pre – profesionales realizado en la Municipalidad

Provincial de Puno, en la sub gerencia de Logística – área almacén, durante un

periodo de cuatro meses (del 31 de septiembre del 2014 al 31 de diciembre del

2014)

Tiene como finalidad fundamental de dar a conocer las actividades realizadas;

analizar y conocer la problemática, para luego proponer soluciones. El informe

consta de cuatro capítulos:

Capítulo I: se detalla la descripción de la organización; Municipalidad Provincial

de Puno, como la ubicación geográfica, información institucional, datos generales,

Naturaleza, Finalidad, base legal, alcance, descripción de la estructura orgánica

de la Municipalidad Provincial como del área de Almacén; y las funciones de cada

área.

Capítulo II: se desarrolla la descripción de las actividades realizadas como el

registro de orden de compra, elaboración de guías de internamiento, elaboración

de pedido comprobante de salida y el archivamiento de orden de compra.

Capítulo III: se describe el marco teórico y conceptual sobre las actividades

desarrolladas durante el periodo de prácticas.

Capítulo IV: se analiza cada una de las actividades antes descritas, para luego

plantear soluciones que contribuyan los objetivos del área de almacén.

Al final del informe se pone a consideración las conclusiones y se proponen las

recomendaciones que podrán tomarse en cuenta para mejorar la labor de dicha

área. De igual manera se anexa algunos documentos y/o formularios utilizados

durante el proceso de cada actividad.


7

INTRODUCCION

La Municipalidad Provincial de Puno, es persona jurídica de derecho público

interno, tiene sede en la ciudad de Puno. Se rige por las normas contenidas en la

Constitución Política del Perú, la Ley Orgánica de Municipalidades, su Reglamento

de Organización y Funciones y Disposiciones y Reglamentos Internos. La

personería y representación legal de la Municipalidad Provincial de Puno es

ejercida por su Alcalde.

Hoy en día se habla mucho sobre la gestión de almacén, el cual se entiende

como un criterio para seleccionar el material que ha de salir del almacén para

atender una petición concreta y de forma oportuna. El almacén instalará por un

determinado tiempo lo que se habrá pedido con la orden de compra, para luego

entregar a las diversas oficinas y obras ejecutadas por la municipalidad Provincial

de Puno, a través del documento fuente el Pedido Comprobante de Salida –

PECOSA.


8

CAPITULO I.

1. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN

1.1. UBICACIÓN GEOGRAFICA

La Municipalidad Provincial se encuentra ubicado en la Provincia y

Departamento de Puno.

En el gráfico N° 01 se aprecia el plano de la ciudad, el cual está delimitado

por el norte con la provincia de San Román por el sur con la provincia de

Collao, por el oeste con la región de Moquegua y por el este el Lago

Titicaca.

GRAFICO Nº 01:

LIMITES DE LA PROVINCIA DE PUNO

Fuente: Plan Estratégico Institucional 2011-2014. MPP


9

1.2. INFORMACION INSTITUCIONAL.

1.2.1. DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACION.

La Municipalidad Provincial de Puno es el órgano de Gobierno Local, es

también una persona jurídica de derecho público con autonomía política,

económica y administrativa en los asuntos de su competencia encargadas

de prestación de servicios de ámbito local y del desarrollo integral,

sostenible y armónico de sus circunscripciones. Es la institución que se

encarga de la administración local en un pueblo o ciudad, representando al

vecindario, promueve la adecuada prestación de los servicios públicos y

locales y promotor del desarrollo local.

1.2.2. NATURALEZA.

La Municipalidad Provincial de Puno, goza de autonomía política,

económica y administrativa en los asuntos de competencia con sujeción al

ordenamiento jurídico conforme estable la Constitución Política del Estado,

la Ley Orgánica de Municipalidades y demás normas legales vigentes a la

fecha.

1.2.3. FINALIDAD.

La Municipalidad Provincial de Puno, es el órgano responsable de ejercer la

Administración Municipal de la Provincia de Puno.

Son Fines:

Representar al vecindario de su jurisdicción.

Promover y conducir el desarrollo económico social de la Provincia sobre la

base de una adecuada programación y planificación de sus necesidades.

Garantizar la adecuada prestación de los servicios públicos locales.

Propiciar la participación de los vecinos en las acciones del Gobierno Local,

en armonía con las políticas y planes nacionales y regionales del desarrollo.


10

1.2.4. BASE LEGAL

La Municipalidad Provincial de Puno, actúa en base a:

Constitución Política del Perú.

Ley Orgánica de Municipalidades Nº 27972.

Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado Nº 27658.

Decreto Supremo Nº 074-95-PCM, Transferencia de Funciones de Ex INAP.

1.2.5. ALCANCE.

La Municipalidad Provincial de Puno, tiene como ámbito de aplicación a

toda la provincia de Puno.

1.3. MISION Y VISION, OBJETIVOS DE LA INSTITUCION

DESCRIPCIÓN DE LA VISIÓN AL 2021

“Provincia de Puno con su lago sagrado de los incas, líder de la integración

y capital del Turismo Regional, promotora de potencialidades humanas y

culturales; con uso sostenible de sus recursos naturales y ecológicos;

emprendiendo actividades económicas competitivas para el mercado

interno y externo; su ciudadanía es organizada, participativa y democrática,

con localidades ordenadas, saludables y articuladas por redes viales

asfaltadas”.

VISIÓN INSTITUCIONAL.

“Es una institución moderna que brinda servicios de calidad, eficiencia y

eficacia, con gestión transparente, su personal es solidario, competente,

identificado con su provincia y ciudad, elevada vocación y mística de

servicio y que ha logrado Confianza de sus contribuyentes”.


11

MISIÓN INSTITUCIONAL.

“La Municipalidad Provincial de Puno representa al vecindario, promueve la

adecuada prestación delos servicios públicos locales y el desarrollo integral

sostenible y armónico de su circunscripción (Ley 27972). Planificando,

ejecutando e impulsando a través de los organismos competentes el

conjunto de acciones destinadas a promover el desarrollo económico local y

proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado para la satisfacción de sus

necesidades vitales de vivienda, salud, educación, recreación, transportes y

comunicaciones”.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS.

a. Promotora de Potencialidades Humanas y Culturales.

b. Líder de la Integración y Capital del Turismo.

c. Emprendimiento de Actividades Económicas Naturales y Ecológicas

con Localidades Saludables.

d. Localidades Ordenadas, Saludables, Seguras y Articuladas por

Redes Viales Asfaltadas.

e. Uso Sostenible de Recursos Naturales y Ecológicos con Localidades

Saludables.

f. Ciudadanía Organizada, Participativa y Democrática.


12

1.4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE

PUNO

GRAFICO Nº 02: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE PUNO

Fuente: Manual de Organización y Funciones. MPP.


13

1.4.1. DESCRIPCION Y ESTRUCTRA ORGANICAY ADMINISTRATIVA.

La Estructura Orgánica de la Municipalidad Provincial de Puno, según la

modificación aprobada por la Ordenanza Municipal Nº 317-2011-CMPP de

fecha 19 de Diciembre del 2012 es la Siguiente:

CUADRO Nº 01:

DESCRIPCION DE LA ESTRCUCTURA ORGANICA Y ADMINISTRATIVA DE

LA MUNICIPALIDAD DE PUNO

ÓRGANOS DE

GOBIERNO

MUNICIPAL

Concejo Municipal

Alcaldía

ÓRGANOS DE

COORDINACION

Comisiones Permanentes

Comisiones Especiales

Consejo de Coordinación Local Provincial

Comité Provincial de Defensa Civil

Comité Provincial de Seguridad Ciudadana

Comité Provincial del Medio Ambiente

Comité Provincial de Administración del PVL

ÓRGANO DE

DIRECCIÓN

Gerencia Municipal

ÓRGANO DE

CONTROL INTERNO

Oficina de Control Institucional

ÓRGANO DE

DEFENSA JUDICIAL

Procuraduría Pública Municipal

Gerencia de Asesoría Jurídica

Gerencia de Planificación y Presupuesto

o Subgerencia de Planificación y Programación de


14

ÓRGANO DE

ASESORAMIENTO

Inversiones

o Subgerencia de Presupuesto

o Subgerencia de Desarrollo Organizacional

o Subgerencia de Cooperación Técnica Internacional y Pre

o Inversión

Oficina de Supervisión y Liquidación de Inversiones

ÓRGANOS DE

APOYO

Secretaria General

o Unidad de Imagen Institucional y Protocolo

o Unidad de Registro Civil

o Unidad de Archivo

Oficina de Ejecución Coactiva

Oficina de Tecnología Informática

Oficina de Atención y Orientación al Vecino

Gerencia de Administración

o Subgerencia de Personal

o Subgerencia de Logística

o Subgerencia de Tesorería

o Subgerencia de Contabilidad

Gerencia de Administración Tributaria

o Subgerencia de Recaudación Tributaria

o Subgerencia de Finanzas y Operaciones

Gerencia de Desarrollo Urbano

o Subgerencia de Planeamiento y Control Urbano

o Subgerencia de Catastro

Gerencia de Transportes y Seguridad Vial (*)

o Subgerencia de Registro de Transportes

o Subgerencia de Inspecciones de Tránsito

Gerencia de Turismo y Desarrollo Económico

o Subgerencia de Turismo y Comercio Exterior

o Subgerencia de Actividades Económicas


15

ÓRGANOS DE

LÍNEA

o Subgerencia de Promoción Empresarial y Desarrollo

Económico Rural

Gerencia de Medio Ambiente y Servicios

o Subgerencia de Gestión Ambiental y Salud Pública

o Subgerencia de Parques, Jardines y Conservación de

Áreas Verdes

o Subgerencia de Protección Ciudadana y Defensa Civil

Gerencia de Ingeniería Municipal

o Subgerencia de Estudios Definitivos

o Subgerencia de Obras Públicas y Mantenimiento

o Subgerencia de Desarrollo Humano y Participación

Ciudadana.

o Subgerencia de Promoción Social y Participación

Ciudadana.

o Subgerencia de Promoción de Educación, Cultura y

Deporte.

o Subgerencia de Desarrollo de la Mujer, Niño, Adolescente y

Adulto Mayor

o Subgerencia de Programas Sociales

ORGANOS

DESCONCENTRADOS

Programa Especial de Operación y Mantenimiento de Maquinaria

y Equipo.

Programa Especial Policlínico Municipal

Programa Especial Terminal Terrestre

Programa Especial de Centros Comerciales

Programa Especial de Complejos Culturales y Recreativos

Programa Especial de Proyectos Estratégicos

Programa Especial de la Bahía del Lago

EMPRESAS

MUNICIPALES

EMSA-Puno

Instituto Vial Provincial Puno “IVP-Puno”

Fuente: Elaboración propia. Abril. 2015


16

1.5. GERENCIA DE ADMINISTRACION.

La Gerencia de Administración, es el Órgano de apoyo responsable de la

administración de los recursos humanos, materiales, económicos,

financieros y logísticos de la Municipalidad, depende de la Gerencia

Municipal. Está a cargo de un Gerente, quien coordina sus actividades con

las unidades orgánicas a su cargo, demás dependencias de la institución y

para el mejor cumplimiento de sus funciones orgánicamente cuenta con las

siguientes subgerencias:

- Subgerencia de Personal.

- Subgerencia de Logística.

- Subgerencia de Tesorería.

- Subgerencia de Contabilidad.

1.5.1. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION

GRAFICO Nº 03: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Fuente: Manual de Organización y Funciones. MPP. Abril 2015


17

1.5.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL GERENTE DE

ADMINISTRACION

Conducir y dirigir la formulación de las políticas públicas de gastos con

austeridad y el Plan de Modernización de la Administración de Recursos

Disponibles y Logística de la Municipalidad, tomando como base la visión,

misión y objetivos estratégicos del Plan de Desarrollo Provincial Concertado

de Puno de largo alcance y/o del Plan Estratégico Institucional “PEI”, Plan

Operativo Institucional “POI” y metas del Presupuesto Institucional de

Apertura “PIA” o del “PIM”.

Dirigir la programación, ejecución, evaluación y seguimiento de los objetivos

y metas aprobadas para la administración de personal, de bienes

materiales, económicos, financieros, presupuestarios y de logística de la

Municipalidad, concordantes con la Ley General del Sistema Nacional de

Presupuesto Nº 28411, Ley Anual de Presupuesto de la República,

Reglamentos y Directivas vigentes sobre la materia.

Optimizar el uso racional y austero de los recursos públicos disponibles de

la Municipalidad, destinados a gastos corrientes y gastos de capital,

conforme el crédito presupuestario autorizado para el ejercicio fiscal

vigente, prohibiendo autorizaciones de gastos sin el financiamiento

correspondiente, con arreglo a la legislación aplicable.

Ejercer y supervisar el control interno previo y simultáneo a las autoridades,

funcionarios y servidores públicos de la Municipalidad, como responsable

de la administración de los sistemas de personal, logística, tesorería y

contabilidad.

Dirigir y disponer la implementación del presupuesto municipal por

resultados a nivel de programas pilotos con su respectiva estructura

funcional programática, a fin de obtener determinados objetivos específicos,

mejorando el apoyo a la administración de los servicios públicos

municipales con calidad, eficiencia y evaluando los resultados obtenidos.


18

Orientar y/o asesorar al Titular de Pliego, al Gerente Municipal, gerentes,

directores, subgerentes y jefes de unidades, sobre la responsabilidad de

lograr que los objetivos y las metas establecidas en los planes de desarrollo

local concertados y el presupuesto institucional, se reflejen en las

funciones, programas, subprogramas, actividades y proyectos u obras

planificadas.

Supervisar y controlar el destino y la ejecución del crédito presupuestario

para la que haya sido autorizado en los presupuestos anuales, o la que

resulte de las modificaciones presupuestarias aprobadas conforme las

prioridades establecidas en los planes de desarrollo local concertados.

Establecer y actualizar las normas y directivas reglamentarias para la

óptima administración de los recursos humanos, materiales, económicos y

financieros de la Municipalidad.

Proveer oportunamente los recursos y servicios necesarios a las diferentes

dependencias de la Municipalidad, para el cumplimiento de sus objetivos y

metas establecidas en los planes de desarrollo local concertados y el

presupuesto institucional anual vigente.

Participar en las licitaciones, concursos públicos y/o de méritos y en las

adjudicaciones directas que convoque la Municipalidad.

Supervisar la correcta aplicación de las normas a los sistemas de personal,

logística, tesorería y contabilidad gubernamental.

Dirigir la programación y ejecución anual y mensual o trimestral de los

compromisos económico-financieros para su pago, de acuerdo a las

prioridades de la Alta Dirección, manteniendo el control de la liquidez

presupuestal.

Presentar y exponer la información económica, financiera, presupuestaria y

contable a las sesiones del Concejo Municipal y/o al Alcalde, dentro de los

plazos previstos por la Alta Dirección y las disposiciones legales vigentes.


19

1.5.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL SUB GERENTE DE

LOGISTICA

Dirigir la formulación o modificación, publicación, ejecución y evaluación del

Plan Anual de Contrataciones “PAC” de la Municipalidad Provincial de

Puno, así como las políticas de contrataciones de bienes, servicios u obras,

acordes con la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y otras

normas legales vigentes que rigen sobre la materia.

Consolidar y proponer al Titular de Pliego o máxima autoridad

administrativa delegada, el proyecto del Plan Anual de Contrataciones “PAC

para su aprobación correspondiente, el cual deberá prever todas las

contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirán durante el

año fiscal vigente, que están comprendidos en el Presupuesto Institucional

de

Apertura “PIA” o modificadas en el Presupuesto Institucional Modificado

“PIM”. Una vez aprobada, éste PAC deberá ser publicado en el Sistema

Electrónico de Contrataciones del Estado “SEACE”.

Coordinar y/o solicitar asesoramiento al Organismo Supervisor de las

Contrataciones del Estado “OSCE”, sobre el uso o administración eficiente

del Registro Nacional de Proveedores “RNP”, a través del cual podrán

participar los postores y/o contratistas inscritas en él y que no estén

impedidos, sancionados ni inhabilitados para contratar con el Estado. Cuya

publicación del RNP debidamente actualizado se encuentra en el portal de

la OSCE. La Municipalidad Provincial de Puno, en su Subgerencia de

Logística, sólo podrá llevar y mantener un listado interno de proveedores,

consistente en una base de datos que contenga la relación de aquellos, sin

que estén ausentes. Discriminados o excluidos las micro y pequeñas

empresas de la localidad o Región de Puno.

Dirigir y coordinar la elaboración de las bases de selección, para la licitación

pública, el concurso público, adjudicación directa y adjudicación de menor

cuantía.


20

Calificar los requisitos para convocar al proceso de selección, bajo sanción

de nulidad, constatando los siguientes instrumentos públicos vigentes o

existentes:

- Plan Anual de Contrataciones “PAC”.

- Expediente de contratación, debidamente calificado y

aprobado.

- Disponibilidad de recursos con su fuente de financiamiento.

- Bases de selección, debidamente aprobadas; salvo las

excepciones autorizadas.

Supervisar y controlar la custodia y seguridad de los expedientes de

contrataciones, con todas las actuaciones realizadas, desde el

requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, debiendo

incluir las ofertas no ganadoras.

Calificar y procesar los requerimientos de bienes, servicios u obras sobre la

base del Plan Anual de Contrataciones, las especificaciones técnicas

señaladas por el área usuaria, expediente técnico aprobado y disponibilidad

física del terreno en el caso de obras o lugar donde se ejecutará la misma,

teniendo en cuenta los plazos de duración establecidos para cada proceso

de selección, con el fin de asegurar la oportuna satisfacción de las

necesidades del área usuaria que requiere su contratación.

Supervisar y controlar la aplicación de los procedimientos técnicos

establecidos para la prohibición de fraccionamiento y exoneración de

procesos de selección de las contrataciones de bienes, servicios y la

ejecución de obras, conforme la nueva Ley de Contrataciones del Estado y

su Reglamento.

Determinar y/o definir en coordinación con las áreas usuarias, el valor

referencial de las contrataciones, con el fin de establecer el tipo de proceso

de selección y gestionar la asignación de los recursos presupuestales

necesarios, determinados sobre la base del estudio que ofrece el mercado,

y para el caso de proyectos de inversión el valor referencial.


21

1.6. AREA DE ALMACEN

Es la parte de la subgerencia de logística en la estructura orgánica y

funcional de la municipalidad provincial de puno con objetivos bien

definidos, de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales.

Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que

corresponden a los procesos técnicos de abastecimiento y distribución de

materiales a las distintas unidades orgánicas y obras de inversión pública,

ejecutadas por la municipalidad por la modalidad de administración directa.

1.6.1. VISION

Ser una unidad líder dentro de los almacenes de las instituciones públicas

de la región, a través de su éxito en el logro de sus objetivos, innovación,

tecnología y habilidad para competir exitosamente dentro de la

municipalidad provincial de puno

Destacando además por su dedicación a la formación, capacitación y

desarrollo de su recurso humano, respeto integral al medio ambiente y

compromiso con el desarrollo de la región.

1.6.2. MISION

El compromiso de almacén central de la municipalidad provincial de puno

es la satisfacción de las necesidades y expectativas del usuario de la

entidad suministrándole soluciones integrales en atención de

requerimientos de materiales racionalmente bajo el principio de justo a

tiempo utilizando la más avanzada tecnología en todos los campos de

logística garantizando su eficiencia y eficacia en el tiempo para

mantenernos como líderes en atención de materiales y rentabilidad.


22

1.6.3. OBJETIVOS

a. Mejorar las actividades de gestión de almacenes y atención de

requerimientos del usuario.

b. Proporcionar capacitaciones en gestión de almacenes al personal de

almacén para lograr una gestión eficiente de almacenes, un aumento

promedio en el logro de las metas y objetivos.

1.6.4. LOS PRINCIPIOS BASICOS DE ALMACEN

El almacén de la municipalidad provincial de puno se rige bajo los

siguientes principios:

1. La custodia fiel y eficiente de los materiales debe encontrarse siempre

bajo la responsabilidad de una sola persona en almacén.

2. El personal de cada almacén debe ser asignado a especialistas en

recepción, almacenamiento, registro, revisión, custodia, y control de

inventarios.

3. Debe existir una sola puerta de entrada y salida bajo estricto control.

4. En cada almacén se debe llevar registros obligatorios, kárdex y bincar o

control visible de almacén manual o computarizado, mantener al día el

movimiento de materiales y control interno de entradas y salidas.

5. Informar a la unidad orgánica de control de inventarios y a contabilidad

de los movimientos mensuales de entradas y salidas de almacén.

6. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al

almacén

Todo movimiento de materiales de entrada y salida debe ser respaldada por

documento firmado “PECOSA” valido para la Municipalidad Provincial de

Puno.


23

1.6.5. ESTRUCTURA ORGANICA

GRAFICO N° 05: ESTRUCTURA ORGANICA

DEL AREA DE ALMACEN

Fuente: informe N°037-2014-MPP/GA/SGL-AA. Área almacén. Abril 2014

1.6.6. FUNCIONES DEL AREA DE ALMACEN

Para proporcionar un servicio eficiente, son funciones de almacén:

1. Recepción de materiales

2. Registro de entradas y salidas de almacén

3. Almacenamiento de materiales

4. Mantenimiento de materiales y almacén

5. Despacho de materiales

6. Emisión y tramite de pedido comprobantes de salida “PECOSA” por toda

fuente de financiamiento.

7. Emitir y remitir mensualmente la información consolidada por toda

fuente de financiamiento el movimiento de entradas y salidas de

almacén a la sub gerencia de contabilidad.


24

1.6.7. FUNCIONES DEL ESPECIALISTA EN ALMACÉN

Aplicar los procesos, subprocesos y procedimientos técnicos planificados

para el microsistema de almacenamiento de bienes y servicios en caso de

impresión de boletajes y recibos o similares; tanto para gastos corrientes y

gastos de capital u obras de la Municipalidad.

Recibir y registrar las órdenes de compra “O/C” y órdenes de servicio “O/S”

provenientes como resultado de licitación pública, concurso público, de

adquisiciones directas o de compras de menor cuantía ejecutados.

Apoyar en la emisión de informes de conformidad, sobre los bienes

recepcionados en el almacén.

Efectuar el almacenamiento de bienes y servicios (en casos de boletajes,

recibos o similares) en el almacén o lugares autorizados, clasificándolos por

productos y según el catálogo de bienes.

Aplicar los procesos, subprocesos y procedimientos técnicos establecidos

para el registro y su mantenimiento en kárdex o tarjetas de control, sobre

los ingresos, salidas y saldos de bienes y servicios, tanto en orden

alfabético y según catálogo vigente.

Recibir los requerimientos de bienes y servicios de las diferentes unidades

orgánicas de la Municipalidad.

Elaborar las pecosas para distribuir los bienes y servicios requeridos por las

diferentes dependencias u obras de la Municipalidad, en forma oportuna,

racional, sistemática y eficiente.

Tramitar y hacer seguimiento de las pecosas conforme los procedimientos

establecidos.


25

Centralizar y alistar información sobre el movimiento integral del almacén

de la Municipalidad.

Apoyar la tarea de procesamiento de la información contable.

Aplicar los procesos, subprocesos y procedimientos técnicos de

almacenamiento y distribución de los bienes materiales por actividades y

obras o proyectos de inversión municipal.

Custodiar los bienes de la Municipalidad, conforme las normas y

procedimientos internos de seguridad y conservación establecidos.

Verificar la ubicación y disposición física de los bienes en el almacén o en

los lugares autorizados.

Verificar la existencia de los bienes materiales en forma diaria, semanal o

mensualmente, a fin de dar el suministro regular, oportuno y eficiente en el

movimiento del almacén.

Organizar los ambientes o instalaciones autorizados para almacenar los

bienes materiales.

Recepcionar, tramitar y archivar documentos recibidos y remitidos de su

competencia.

Remitir al responsable del control patrimonial, copia de las órdenes de

compra de bienes duraderos o de inmuebles nuevos adquiridos.

Otras funciones específicas permanentes que le asigne el Especialista en

Almacén.


26

CAPITULO II.

2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS

2.1. ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA.

Una de las primeras actividades que consta en llevar a cabo el registro de

órdenes de compra en el libro correspondiente; los cuales son documentos

en el que se detallan los bienes adquiridos, las especificaciones de los

bienes, su meta, su afectación presupuestal y su precio (ver anexo 01).

Los bienes que se adquieren a través de la orden de compra son para las

dos sub áreas: almacén de operación (los cuales están relacionados con

las necesidades internas de la organización como por ejemplo útiles de

escritorio); y almacén de inversión (están relacionados a los materiales de

construcción para las diferentes obras que se están desarrollando).

Dicho registro se realiza en un cuaderno de actas con cuadros diseñados

manualmente como se precia en el cuadro N° 02, en el que se consignan

los siguientes datos:

Nombre del proveedor o razón social

Numero de orden de compra

Número SIAF

Monto de la orden de compra

Fecha de ingreso de la orden a almacén

Para realizar el registro es necesario hacer lo siguiente:

1) Anotar el nombre del proveedor. (persona natural o jurídica)

2) Anotar el número de orden de compra.

3) Copiar el número SIAF con el que fue registrado la adquisición.

4) Anotar también el monto de la adquisición.

5) Es muy importante anotar la fecha de registro para poder ubicar en que

parte del proceso se encuentra una orden de compra.


27

CUADRO Nº 02:

LIBRO DE REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA

N° PROVEEDOR N° O/C N° SIAF MONTO FECHA

…

1065 INFOTEL NET 4332 1086 809.73 15/11/14

1066 GORDILLO PEREZ

WIKE

4600 3521 10

140.00

21/11/14

…

Fuente: Elaboración Propia. Abril 2015

Cabe resaltar que después del registro de la orden de compra

correspondiente, el siguiente paso consta en adjuntar los siguientes

documentos:

copia de la orden de compra, documento clave para la

elaboración de guías de internamiento, que después es archivado

en las oficinas del área de almacén.

Original de la Guía de remisión, es importante porque en él se

consignan las firmas de los responsables del pedido de cada área;

como en el caso de almacén de inversiones donde se consignan las

firmas del residente de obra, del asistente administrativo y de la

entidad; dichos datos ayudaran para la elaboración del Pedido

Comprobante de Salida “PECOSA”.

Factura, es necesario contar con la factura cuando el monto supera

los S/. 10, 000 soles.

Contrato de la entidad con el proveedor, de la misma manera es

importante contar con el contrato cuando el monto es muy alto o

mayor a los S/. 10, 000 soles.

La guía de remisión, la factura y el contrato se encuentran adjunto

en la orden de compra.


28

2.2. ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE INTERNAMIENTO

Las Guías de Internamiento son documentos que respaldan que un bien ha

ingresado al almacén, en él se consignan el nombre del bien, la cantidad,

el precio y la fecha de ingreso (ver anexos 02).

Para esta actividad contamos con el siguiente material que nos fue

asignado por el jefe de almacén para realizar esta actividad:

Una computadora corei5, debidamente equipada

Un escritorio de oficina

Una impresora laser

Útiles de escritorio

Cabe resaltar que esta oficina cuenta con el sistema de almacén

denominado “Aliaga Ingenieros” que nos ayuda en el proceso de

internamiento de órdenes de compra para lo cual se debe seguir los

siguientes pasos:

GRAFICO N° 06: PROCESO DE INTERNAMIENTO

DE ORDEN DE COMPRA

1. Apertura del sistema

2. Ingresar usuario y contraseña

3. Ingresar a la pestaña "aplicaciones"

4. click en el ítem órdenes de compra elegir la opción guías de internamiento

5. identificar e ingresar el número de orden de compra

6. Internar los bienes de manera conjunta, o por partes segun sea el caso

7.guardar los datos consignados en el formato

8. ingresar la fecha de internamiento la cual será la fecha que tiene la factura que remite el proveedor

9. Por ultimo verificar que todos los datos estén debidamente ingresados y guardar.


29

Esta operación se deberá realizar para cada orden de compra que

deseamos internar, siempre teniendo en cuenta la fecha de internamiento y

que el monto a internar sea igual al de la orden de compra para no cometer

ningún error.

Además este registro es importante debido a que sin él, no se pueden

elaborar los pedidos comprobantes de salida.

2.3. ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS COMPROBANTES DE

SALIDA (PECOSA)

Este documento evidencia de que el bien ha salido del almacén, este puede

ser un bien de operación o de inversión; es decir, materiales de oficina o

materiales de construcción para las diferentes obras. Para validar el

documento, es de suma importancia que se consigne la firma del

administrador, subgerente de logística, subgerente de contabilidad y jefe

de almacén (ver anexos 03)

Para la emisión de este documento es necesario que se obtengan y

verifiquen los documentos auxiliares requeridos como la orden de compra,

guías de remisión y otros. Para cada orden de compra se debe formular una

PECOSA, se imprimen seis ejemplares los cuales se distribuyen para las

siguientes áreas: Tesorería, Contabilidad, Abastecimiento, Administración,

Almacén y Logística.

Este documento con la firma de los responsables del pedido es la evidencia

de que el bien ha sido entregado al destinatario correspondiente. Además

un ejemplar de este documento queda archivado en la Oficina de Almacén.

Los cuales son empastados a fin de año bajo estricto orden numérico.


30

Para efectos de la elaboración del documento, esta oficina cuenta con el

sistema de almacén denominado “Aliaga Ingenieros” que nos ayuda en el

proceso de elaboración de pedido comprobante de salida en el cual se debe

seguir los siguientes pasos:

GRAFICO N° 07: PROCESO DE ELABORACIÓN DE PEDIDO

COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA)

1. Apertura el sistema de almacén

2. Ingresar el usuario y contraseña

3. Ingresar a la pestaña "aplicaciones

4. Click en el ítem de pedido comprobante de salida (PECOSA ) opcion nuevo

5.consignar datos como el área usuaria, persona que hizo el requerimiento, la fecha, la afectación presupuestal, etc.

6. Una vez llenado la pecosa, hacer click en

guardar, luego en imprimir

7. Se imprime por seis copias que

posteriormente se distribuyen y archivan


31

2.4. ACTIVIDAD Nº 04: ARCHIVAMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA

Para esta actividad se necesita que las órdenes de compra estén

debidamente internadas y que cuenten con pedido comprobante de salida.

Se debe utilizar los archivadores de órdenes de compra que son un total

de ocho archivadores en los cuales se debe archivar una vez que haya

culminado todo su trámite.

Junto a cada orden están adjuntas una copia de las Guías de remisión y su

factura.

Las órdenes son archivadas en estricto orden numérico, para realizar

cualquier consulta si se presentase.

Para lo cual debemos tener en cuenta lo siguiente:

para cada orden haya sido expedido su pedido comprobante de salida y

que cuente con su número de registro que nos ayudara a su rápida

ubicación cuando surja alguna consulta.

cada orden de compra cuente con su respectiva guía de remisión.

cada orden de compra este archivado en el lugar que le corresponda

según número correspondiente en el archivador.

Ubicar el archivador en el lugar adecuado correspondiente.


32

CAPITULO III

3. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL

3.1. MARCO TEÓRICO

3.1.1. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Para Faura, (1999) La administración pública es un conjunto de ideas,

actividades, normas, procesos institucionales y otras formas de conducta

humana que determina como se distingue y ejerce la autoridad política y

como se atiende los intereses públicos. (P.23)

Además clasifica la Administración pública en el Perú según el área donde

desarrolla sus actividades se clasifican en:

Administración Nacional, que abarca todas las dependencias

ministeriales, las instituciones públicas y las empresas estatales.

Administración Regional, que cubre el área de las regiones y de

las circunscripciones departamentales.

Administración Local, que cubre el área denominada Municipal

o Comunal. (P.24)

Mientras que para Sanchez, (1999) es la organización a traves de la cual

se ejerce la funcion de Gobierno y se desarrolla los procesos productvos

de bienes y servicios que el gobierno decide tomar o mantener a su cargo.

Comprende los organos correspondientes al Gobierno Nacional, los

Gobiernos locales, los organismos Publicos descentralizados y los sistemas

Administrativos. (P. 30).


33

3.1.2. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Según la el Decreto Ley Nº 22065, el sistema de Abastecimiento es el

conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones,

procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o

suministro, empleo y conservación de medios materiales; así como

acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad

de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la

Administración Publica.

Por su lado Castañeda, (1996) lo conceptúa como uno de los sistemas

auxiliares, en cualquier tipo de organización, que tiene por finalidad proveer

todas las necesidades de bienes y servicios que requiere la organización

para su normal desempeño o desenvolvimiento, siguiendo un orden lógico o

metodología establecida:

a. Programación

b. Adquisición

c. Almacenamiento

d. Distribución

e. Despacho (p. 28).

Para Andia, (2012) en todas las entidades de la administracion publica

existira un organo responsable basicamente del desarrollo y conduccion de

los procesos tecnicos para el abasecimiento tanto de bienes, como de

servicios.por lo que son procesos tecnicos de abastecimientos:

a. Catalogación

b. Registro de proveedores

c. Programación

d. Registro y control

e. Adquisición

f. Recuperación de bienes

g. Almacenamiento

h. Seguridad

i. Distribución (P.203)


34

3.1.3. ALMACÉN

Anaya, (2008) define como: lugar donde físicamente se almacenan los

stocks de productos comerciales o industriales que posteriormente van a

ser objeto de distribución o transformación (P. 20)

Por su lado Castillo, (2014) señala que el almacen es un area fisica

seleccionada bajo criterios y tecnicas adecuadas, destinadas a la custodia y

conservacion de los bienes que van a emplearse para la producion de

servicios o de bienes economicos.

Asi mismo menciona que las actividades que en el se realizan

esencialmente son las que corresponden a los procesos tecnicos de

Abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribucion.

3.1.4. PROCESO TÉCNICO DE ALMACENAMIENTO

Según la Resolución Jefatural N° 335-90 INAP/DNA indica que: El

almacenamiento es un proceso técnico de abastecimiento, las actividades

concernientes a este proceso están referidas a la ubicación temporal de

bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia como vía

para trasladarlos físicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan.

Consta de las fases siguientes: recepción, verificación y control de calidad,

internamiento, registro y control y custodia.

FASES:

a) Recepción

Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del

momento que los bienes han llegado al local del almacén y termina con

la ubicación de los mismos en el lugar designado para efectuar la

verificación y control de calidad.

La recepción se efectúa teniendo a la vista los documentos de recibo

(orden de compra o Guía de remisión u otro documento análogo)


35

Las operaciones concernientes a la recepción se ejecutaran

conforme a lo siguiente:

- Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega:

los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc. A fin de informar

sobre cualquier anormalidad.

- Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y

asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los

documentos de recibo.

- Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las Guías y en el

exterior del mismo bulto.

Esta acción no será necesaria cuando el número y características

de los bienes recepcionados permitan efectuar una verificación

cuantitativa sin problema alguno,

- Anotar en la documentación de recibo:

Nombre de la persona que hace la entrega

Nombre de la persona que recibe la mercadería

Número y placa del vehículo utilizado en el transporte

(cuando sea pertinente)

Fecha y hora recepción

b) Verificación y control de calidad

Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser

ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de

almacenaje, comprende las acciones siguientes:

- Retirar los bienes de los embalajes

- Una vez abiertos los bultos se procederá a revisar y verificar su

contenido en forma cuantitativa y cualitativa

- La verificación cuantitativa se efectuara para comprobar que las

cantidades recibidas son igual a las que se consignan en la


36

documentación de recibo. Incluye las comprobaciones

dimensionales de identificación, tales como: longitud, capacidad,

volumen, peso, gravedad, presión, temperatura, etc.

- La verificación cualitativa, denominada control de calidad se

realizara para verificar que las características y propiedades de

los bienes recepcionados estén de acuerdo con las

especificaciones técnicas solicitadas.

- La verificación y control de calidad se efectúa en presencia de la

persona que hace la entrega cuando la cantidad y características

de los bienes permitan realizar la verificación cuantitativa y

cualitativa en el momento de la recepción

- Si por el número y características de los bienes recepcionados

fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y

control de calidad, el jefe de almacén suscribirá la guía respectiva

dando conformidad solo por el número de bultos recibidos y el

peso bruto respectivo.

- Tratándose de bienes que por sus características ameritan ser

sometido a prueba de conformidad, las pruebas o exámenes

serán encargados por el jefe de órgano abastecimiento a

especialistas o entes especializados del mismo organismo u otros

organismos del sector público y excepcionalmente a las del

sector no público.

- La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable

de almacén en el rubro de la orden de compra y guía respectiva.

Se sustenta en la verificación que este realice o con el informe

favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el

párrafo anterior.


37

c) Internamiento

Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los lugares

previamente asignados. Se ejecutaran las labores siguientes:

- Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento,

dimensión, etc.

- Ubicar los bienes en el lugar que previamente se le ha designado

en la zona de almacenaje. Se hará de tal manera que su

identificación sea ágil y oportuna.

- Si el almacén de Abastecimiento no cuenta con los equipos o

ambientes especiales para la conservación de determinados

bienes, estos se internaran a través de otros órganos u

organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la

custodia corresponde a estos últimos. El jefe de almacén efectúa

la constatación del ingreso y da conformidad del mismo.

d) Registro y control

Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje. Se procederá a

registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible – Bincard, la misma

que se será colocada junto al grupo de bienes registrados. Para

aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros

conceptos distintos de la compra se procederá previamente a formular

la correspondiente Nota de Entrada de Almacén.

Copia del documento de ingreso (Orden de Compra – Guía de

internamiento o Nota de Entrada a Almacén) será remitida al área

respectiva para efecto del registro del ingreso en la tarjeta de Existencia

Valorada de Almacén – Kardex.

e) Custodia

Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los

bienes almacenados conserven las mismas características físicas y

numéricas en que fueron recibidos.


38

3.1.4.1. DOCUMENTOS DE INGRESO

a) Orden de Compra

Según Hargadon, Bernard, & Munera, (1996) definen como:

Documento que dispone a un vendedor entregar mercaderías o

materiales descritos a un precio determinado. Al momento de la

aceptación por parte del vendedor, una orden de compra se

transforma en un contrato. Son elaboradas en el área de

abastecimiento.

La Orden de Compra es una autorización al proveedor para entregar

los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados

por una compañía deben acompañarse de las Órdenes de Compra,

que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su

uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos:

Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el

pedido

Numero de Orden de Compra

Nombre y dirección del proveedor

Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

Términos de entrega y pago

Cantidad de artículos solicitados

Numero de catalogo

Descripción

Precio unitario y total

Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo

total de la orden

Firma autorizada.

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al

departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y

otra copia para el departamento de compras. (P. 21)


39

3.1.5. PROCESO TECNICO DE DISTRIBUCION

Para Castillo, (2013) Comprende las acciones que se realizan en almacén

con el objeto de distribuir bienes a las diferentes Unidades Orgánicas de la

entidad, de acuerdo a los requerimientos formuladas en el CUADRO DE

NECESIDADES, priorización de actividades y disponibilidad presupuestal

de las dependencias. En la distribución se utiliza el documento fuente

llamado PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA, en la primera parte del

formulario “pedido” la dependencia solicitante consigna la cantidad, nombre

de los bienes requeridos y en la segunda parte “comprobante de salida” el

almacenero anota la cantidad precio unitario y total de bienes adquiridos.

Por su parte Baily & Garcia, (1984) lo define como un Conjunto de

actividades de naturaleza técnico-administrativo referida a la directa

satisfacción de necesidades. Se sustentan de la coordinación y toma en

cuenta las constantes variaciones de necesidades, existencias no

informadas; tanto dentro y fuera de la entidad, incluye las operaciones de

traslado interno referidas a los bienes y servicios.

Según el Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento el

Proceso técnico de Abastecimiento, es un conjunto de actividades de

naturaleza técnico – Administrativa, referida a la directa satisfacción de

necesidades por parte del área usuaria, en este proceso se formula el

pedido comprobante de salida de materiales, por parte del área solicitante,

donde también, es un documento fuente mediante el cual facilita la atención

y despacho de los materiales o bienes solicitados por la sección o

dependencia correspondiente contabilizándose en forma inmediata.

Consta de las fases siguientes: formulación del pedido, autorización de

despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega

al usuario.


40

FASES:

a) Formulación del pedido

- Se emplea el Formulario Pedido – Comprobante de Salida

- Se formularan en base a los respectivos cuadros de necesidad

debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la

entidad y disponibilidad de bienes en almacén.

- El órgano de abastecimiento establecerá un calendario para la

presentación de pedidos de aquellas dependencias cuyo

consumo de bienes sea constante.

- Los pedidos de bienes que no son de consumo regular serán

presentados de acuerdo al periodo consignado en el

correspondiente cuadro de necesidades.

- La formulación del pedido – comprobante de salida corresponde

a la unidad usuaria y la autorización para la atención, al jefe del

órgano de Abastecimiento.

- Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la

atención de los pedidos a un grupo de bienes, el órgano de

abastecimiento puede asumir la formulación de pedido –

comprobante de salida.

- Una vez suscrito por el jefe de la dependencia solicitante, los

pedidos – comprobante de Salida serán remitidos al Director o

jefe de abastecimiento para recabar la respectiva autorización de

despacho.

b) Autorización de Despacho

La autorización se otorgara para aquellos bienes que figuran en el

respectivo cuadro de necesidades.

Se autorizara pedidos no programados solo en el caso que se deriven

de situaciones de emergencia calificadas por el Director General de

Administración o quien hace uso de sus veces en la entidad; y se

atenderá con cargos a los stocks de seguridad.


41

Esta fase comprende lo siguiente:

Numeración y registro de pedido – comprobante de Salida

Aprobación del director o jefe de abastecimiento

Valorización del pedido – comprobante de salida

Registro de las salidas autorizadas en las Tarjetas de Existencia

Valoradas de Almacén

c) ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES

- El responsable de almacén recibirá los pedidos - comprobante

de salida y aprobados, dispondrá el acondicionamiento de los

bienes para su entrega.

- Retirar los bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar

destinado para el despacho.

- En el caso de distribución con destino a localidades fuera del

perímetro de ciudad será necesario determinar el tipo de

embalaje a utilizar para lo cual se tomara en cuenta los factores

siguientes:

Destino de la carga

Transbordos a que se someterá la carga durante la

travesía

Características físicas del material a embalarse.

Peso y volumen de la carga.


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d) CONTROL DE MATERIALES

- En cada almacén se establecerá un control de salida de

materiales, el que será encargado al personal de seguridad o

vigilancia, o una persona que para tal función se designe.

- El encargado de acarreo o transporte de los bienes, presentara

al salir del almacén pedido – comprobante de salida a la persona

encargada del control de salida de materiales, quien verificara si

el contenido de los bultos concuerda con el documento y retendrá

una copia del mismo, la que será entregada al área respectiva del

control del stocks.

- Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad

utilizando medios de transporte, el transportista presentara en los

puestos de vigilancia de la entidad copia del pedido –

comprobante de salida respectivo.

e) ENTREGA DE MATERIALES

- En el momento de hacerse entrega de materiales, se cuidara que

la persona que realiza la recepción lo haga en forma serena y

consciente.

- Será precaución del responsable de almacén que la dependencia

de destino devuelva el pedido – comprobante de salida con la

conformidad respectiva y en forma oportuna.

- Es función inherente al almacén que los bienes a despachar fuera

del perímetro de la ciudad, estén amparadas por una cobertura

de seguro.


43

3.1.5.1. DOCUMENTOS DE SALIDA

a) Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)

Documento fuente que tiene por objetivo establecer el pedido y el

despacho de los artículos que cada dependencia solicita, así

como informa las cuentas efectuadas por el movimiento de

bienes.

Según Uturuncu, (2002) se emiten por:

Ajuste de faltantes de Inventario

Baja de Bienes

Y por cualquier otro concepto que signifique salida física o

documentaria de bienes

Para la emisión de este documento es necesario que se

obtengan y verifiquen los documentos auxiliares requeridos y se

formulara en original y cuatro copias, distribuidas de la siguiente

forma:

Original, para remitir a la unidad de contabilidad y tesorería

de la oficina de Administración.

1ra. Copia, para el beneficiario o Gerencia Local de destino

2da. Copia para el archivo de Administración de la Gerencia

Local.

3ra. Copia para el archivo del Almacén de la Gerencia Local.

4ta. Copia, para el Área de Proyectos de la Gerencia Local

(solo en caso de distribución secundaria)


44

3.2. MARCO CONCEPTUAL

ABASTECIMIENTO: orientada suministrar bienes, los cuales se emplean

para la producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes

económicos a través de las distintas entidades que constituyen la

Administración Publica.

ALMACEN: Es una área física seleccionado bajo criterios y técnicas

adecuadas, destinado a la custodia y conservación de los bienes que se

van a emplear para la producción de servicio o de bienes económicos.

DISTRIBUCION: consiste en la entrega de los bienes y artículos

almacenados, a cada uno de las dependencias o áreas usuarias

solicitantes.

BIENES:

Productos materiales o inmateriales que poseen un valor económico,

susceptibles de ser valuados en términos monetarios y que satisfacen

alguna necesidad o producen beneficios económicos.

SERVICIOS: son aquellas actividades identificables, tangibles, que son el

objeto principal de una operación que se concibe para proporcionar la

satisfacción de necesidades de los consumidores.

ORDEN DE COMPRA: formulario por el cual se solicita al proveedor la

atención de un pedido de bienes.

PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA: documento a través del cual se

materializa la distribución de los bienes que salen del Almacén con destino

al usuario final.


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CAPITULO IV

4. ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS

4.1. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 01: REGISTRO DE ÓRDENES DE

COMPRA

PROBLEMÁTICA:

Actividad que se encuentra dentro del Proceso técnico de Almacenamiento,

las tareas que se realizan en este proceso técnico están referidas a la

ubicación temporal de los bienes, teniendo como documento fuente la

Orden de Compra.

Según Hargadon, Bernard, & Munera, (1996) “La Orden de Compra es una

autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una

factura”. Por lo general se incluyen 11 aspectos, de los cuales tres

aspectos importantes no se encuentran en los términos de la Orden de

Compra de la entidad en estudio los cuales son:

- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de

la orden

Son aspectos importantes que deberían estar considerados sobre todo la

fecha, que es uno de los factores que determina el tiempo de entrega de los

bienes, el hecho de que este término no esté en la orden de compra hace

que la entrega de bienes puede tardar como anticipar en llegar al almacén.

Lo que si se toma en cuenta es la hora y fecha de recepción; pero no se ve

el pacto de la fecha de pedido y entrega. Además, no se determina el costo

total de la orden; lo que si en las empresas privadas es un factor importante

conocer su costo de envío, el seguro que está relacionado a los bienes que

se está trasladando hasta llegar al almacén. En entidad pública, no le dan la


46

debida importancia porque las metas están direccionadas a la directa

satisfacción de las necesidades de la comunidad puneña.

Otro punto por mejorar en esta actividad es que no existe un formato

impreso que cuente con los ítems para registrar las Órdenes de Compra,

por lo que los servidores públicos, deben improvisar en cuadernos de actas

y elaborar manualmente sus cuadros y muchas veces el registro no es

legible por lo que se retrasa aún más en la búsqueda del registro del

documento atendido, por ende demora la ubicación del archivo del

documento según sea la carga laboral, el cuaderno de registro de la orden

de compra ayudara en todo el proceso de almacenamiento.

SOLUCION QUE SE PLANTEÓ:

Implementar un control electrónico; es decir, que el formulario debe estar

diseñado virtualmente con los ítems debidamente definidos y enumerados

lo cual mejoraría mucho el tiempo de registro de órdenes de compra y por

ende, la búsqueda y ubicación de los documentos requeridos; que también

deberían estar escaneados. Además aportaría a que el registrador sea aún

más ordenado con dichos documentos y archivos.

4.2. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 02: ELABORACION DE GUÍAS DE

INTERNAMIENTO

PROBLEMÁTICA:

Las Guías de Internamiento son documentos que respaldan que un bien ha

ingresado al almacén, esta operación se realiza para cada orden de compra

que deseamos internar, teniendo en cuenta la fecha de internamiento, la

cual será la fecha que tiene la factura que remite el proveedor. La

problemática más resaltante de esta actividad es que los órdenes de

compra adjuntos con la guía de remisión y la factura, deberían llegar a esta

oficina por fechas de manera correlativa, a medida que se generan órdenes


47

de compra se deberían ir internando las órdenes de compra tomando en

cuenta la fecha, para luego emitir pecosas; sin embargo, se recepciona las

órdenes de compra con fechas diferentes incluso existen ordenes con

fechas de meses anteriores, además hay órdenes de compra sin la

documentación completa como el cuadro de necesidad, o muchas veces la

falta es por parte del proveedor al no contar con la factura correspondiente,

por ende queda pendiente el internamiento y el proceso de pago también es

demoroso; estos son los aspectos que obstaculiza el proceso de

internamiento teniendo en cuenta que la fecha es de vital importancia para

este proceso.

Por otra parte, se tuvo la oportunidad de utilizar el sistema o software de

almacén que se encuentra instalado en todas las computadoras del

almacén central, que es utilizado, para realizar el internamiento de bienes

que ingresan al almacén de la municipalidad provincial de Puno por lo que

se pudo apreciar que necesita actualizar algunos aspectos del sistema o

software, para hacerlo más fácil de manipular, como el tamaño de la

ventana y el tamaño de las letras, que son muy pequeñas y otras

características, lo cual hace ilegible los datos por lo que se puede cometer

un error de registro.


Se propuso internar las órdenes de compra que se recepciona en el

momento oportuno, las órdenes que lleguen a destiempo deberán der

internados el próximo mes; de manera que no perjudique el proceso de

internamiento y la emisión de PECOSAS.

Se propuso realizar o solicitar modificación de algunos aspectos del

software de almacén a los proveedores de dicho sistema, el cual aportara a

un mejor registro y por ende a un mejor funcionamiento del sistema de

almacén evitando así los malos registros que traerían conflictos entre los

servidores públicos y los administrados


48

4.3. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 03: ELABORACION DE PEDIDOS

COMPROBANTES DE SALIDA

PROBLEMÁTICA:

La elaboración del pedido comprobante de salida es una actividad que

forma parte del proceso técnico de distribución, que tiene como objetivo

distribuir bienes a las diferentes Unidades Orgánicas de la entidad, cuyo

documento fundamental para dicha distribución es el PEDIDO

COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA), mediante el cual facilita la

atención y despacho de los materiales o bienes solicitados.

Según Uturuncu, (2002) las PECOSAS se emiten por:

Ajuste de faltantes de Inventario

Baja de Bienes

Y por cualquier otro concepto que signifique salida física o

documentaria de bienes

Se concuerda con el autor ya que estas tres actividades significan la salida

física de un bien y la pecosa se emite únicamente si estos han salido del

almacén.

Por otro lado en estos tres casos es de mucha importancia emitir el Pedido

Comprobante de Salida; ya sea para acreditar que un bien ha salido del

almacén, con la finalidad de cumplir con las necesidades o simplemente

para respaldar que un bien físico ha salido del almacén como es el caso de

ajuste faltante de inventario y baja de bienes. Cabe resaltar que este debe

contar con la firma del solicitante, ya que evidencia que el bien ha sido

recepcionado satisfactoriamente. Todo esto debe ser realizado dentro de un

tiempo establecido y respetando las normas que regulan este

procedimiento, sin embargo, he notado que generalmente el PEDIDO

COMPROBANTE DE SALIDA es elaborada cada fin de mes y no en su

oportunidad, debido a que el jefe de Abastecimiento no autoriza el

despacho de los bienes en forma pertinente y el almacenero no elabora la


49

PECOSA como debe ser, solo se entrega materiales con una hoja de

requerimiento para posteriormente ser regularizado y firmado la PECOSA.

Esto se generaría irregularidades en el manejo de bienes.

Este hecho además genera que la devolución de las PECOSAS sean

deficientes y no como lo indica la Resolución Jefatural N° 335-90 INAP/DNA

“Será precaución del responsable de almacén que la dependencia de

destino devuelva el pedido – comprobante de salida con la conformidad

respectiva y en forma oportuna”. Estos hechos perjudican y retrasan

significativamente el proceso de emisión de pecosas y su respectivo

archivamiento, ocasionando a veces la elaboración de duplico de pecosas

por perdidas de documento.

Por otro lado el sistema de almacén “aliaga ingenieros” se encuentra

desactualizada, pues no se puede incluir la numeración de pecosa de

manera virtual; actualmente la numeración es incluido manualmente con

un enumerador y necesita tiempo extra, es molestoso debido que no se

encuentra en óptimas condiciones lo que hace ineficiente este proceso.


Mejorar el aspecto de trabajo en equipo y una buena organización, lo

recomendable es elaborar las pecosas virtualmente en el sistema “aliaga

ingenieros”, al momento en que las órdenes de compra llegan al área de

almacén. Una vez que el jefe de Abastecimiento autorice el despacho de

los bienes, solamente se pasa a emitir la PECOSA actualizando la fecha,

para su posterior entrega a los solicitantes de manera que la devolución por

parte de estos también sea oportuna.

Además se debe mejorar el aspecto del sistema de almacén así como

configurar algunos ítems como la enumeración, la fecha, etc. para evitar

que el sistema colapse y a la vez evitar la enumeración manual del pedido

comprobante de salida, lo que aportara a realizar en tiempo record los

pedidos comprobantes de salida (PECOSA).


50

ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Nº 04: ARCHIVAMIENTO DE ORDEN DE

COMPRA

PRÓBLEMATICA:

El archivamiento de órdenes de compra se realiza de manera adecuada en

los correspondientes archivadores los cuales una vez culminado el año son

enviados a empastar gracias a esto, se mantienen organizados y se pueden

ubicar fácilmente estos documentos, que se necesitan consultar; sin

embargo, estos documentos empastados no se encuentran adecuadamente

ubicados dentro de la oficina del almacén.


Se debe poner en claro al momento de notificar la orden de compra al

proveedor, que los materiales a internar deben estar completos, según las

características, en los plazos determinados y establecidos en el contrato.


51

CONCLUSIONES

1. En cuanto al registro de Órdenes de Compra actualmente no existe un

formato impreso que cuente con los ítems, para registrar, por lo que los

servidores públicos, deben improvisar en cuadernos de actas y elaborar

manualmente dichos cuadros y muchas veces el registro que realizan no es

legible.

2. Las órdenes de compra que se recepciona en la oficina de Almacén no son

por fechas correlativas. El software de “Aliaga Ingenieros”, utilizado para la

elaboración de las Guías de Internamiento, es de vital importancia dentro

del almacén. sin embargo es importante su actualización para hacerlo más

fácil de manipular, por los servidores públicos que muchas veces necesitan

de ayuda cuando se presenta un imprevisto con el sistema, lo que demanda

un tiempo extra en la elaboración de dicho documento.

3. Mejorar el aspecto de trabajo en equipo y una buena organización, se debe

elaborar las pecosas virtualmente en el sistema “aliaga ingenieros”, una vez

aprobado el despacho de materiales por parte del jefe de abastecimiento,

se procede a su emisión. El software de “Aliaga Ingenieros”, necesita

actualizar algunos aspectos como la fecha, la numeración y su aspecto,

debido a que toma mayor tiempo, tener que añadir manualmente la fecha y

la numeración.

4. El archivamiento de Órdenes de Compra se realiza adecuadamente en los

respectivos archivadores, que una vez culminado el año son enviados a

empastar; sin embargo estos empastados no cuentan con una adecuada

ubicación ya que los gabinetes para los archivos están repletos de

documentos similares.


52

RECOMENDACIONES

1. En cuanto al registro de Órdenes de Compra, se debe implementar un

control electrónico, que dinamice dicha labor y se debe tener cuidado con la

documentación, porque se trata de una institución pública, por lo que se es

responsable de todo cuanto acontezca dentro de la misma, por lo que se

recomienda, revisar periódicamente si la documentación se encuentra

completa y en su adecuada ubicación.

2. Se recomienda internar las órdenes de compra que se recepciona, en el

momento oportuno, las órdenes que lleguen a destiempo deberán der

internados el próximo mes. Además se debe solicitar al proveedor del

software “Aliaga Ingenieros” la modificación de algunos aspectos como el

tamaño de las letras, ventanas debido a que son ilegibles; lo cual

dinamizara, evitando los malos registros, que traerían conflictos entre los

servidores públicos.

3. Es recomendable que se trabaje en equipo y una buena organización es lo

que hace falta en todo el sistema de Abastecimiento. Se debe solicitar al

proveedor del software “Aliaga Ingenieros” la actualización de algunos

aspectos como la enumeración automática y la fecha, además es necesario

realizar una pequeña capacitación sobre el uso y manejo de dicho software,

esto aportara a desarrollar una labor más productiva.

4. Con respecto al archivamiento de Órdenes de Compra y documentos

similares se debe implementar más gabinetes para su adecuada

conservación además se debe tener muy en cuenta a quienes se facilita

estos documentos por que podrían sufrir alteraciones, perdidas, etc.


53

BIBLIOGRAFÍA

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (MOF) ACTUALIZADO MUNICIPALIDAD

PROVINCIAL DE PUNO. (2013). PUNO.

REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF) ACTUALIZADO

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO. (2013). PUNO.

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WWW.MUNIPUNO.GOB.PE/MISION-VISION

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Abastecimiento.

Normas Legales

Manual De Administración De Almacenes Para el Sector Público

Nacional aprobado por Resolución Jefatural Nº 335- 90- INAP/DNA.

Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento 1997

Trabajos de Investigación

Castillo Humpiri, J. (2013). Analisis de los Procesos Tecnicos de

Abastecimiento del Gobierno Regional Puno. Puno


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ANEXOS


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ANEXO 01 A

ORDEN DE COMPRA – AREA DE INVERSION


56

ANEXO 02

GUIA DE REMISION REMITENTE


57

ANEXO 03

PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA AREA DE INVERSION


58

ANEXO 04

INFORME FINAL DE ALMACEN AÑO 2013


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