Sistema de Abastecimiento de Tiendas Para Acabados

8/10/2019 Sistema de Abastecimiento de Tiendas Para Acabados

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DISEO Y GESTIN DEABASTECIMIENTO DE

TIENDAS PARA

ACABADOS.

UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO. E.A.P: ING. INDUSTRIAL.

CULTURA AMBIENTAL.INTEGRANTES:.*IRWIN JESUS PONCERAEZ..*LIZETH JUFFANYGUIZADO PAUCAR..*TUCNO RODRIGUEZ,SHEYLA.


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RESUMEN.

Con la presente investigacin de tipo exploratoria descriptiva, se pretende describir los

aspectos fundamentales de la cadena de abastecimiento de la tienda especializada en

acabados de construccin como Cassinilli, entre ellos, su portafolio de servicios, las

categoras de productos que comercializa y las fuentes de aprovisionamiento que utilizan.

Para cumplir con los objetivos propuestos, se aplicaron recoleccin de informacin desde va

web, como tambin libros destinados a cadena de suministros con los cuales pudimos hacer

nfasis en algunos temas importantes para nosotros. Esto fue muy importante pues

necesitamos la teora para entender el comportamiento de los sistemas de abastecimiento yentender la aplicacin de estos.


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INTRODUCCIN.

En nuestro trabajo hemos querido dar a conocer la importancia de los sistemas de gestin de

abastecimiento, en el rea logstica de una cadena de tiendas especialista en Acabados, que se

dedica a una serie actividades econmicas, siendo importante la referida al comercio de

actividades al por mayor y menor de materiales de construccin, artculos de ferretera,

sanitario, equipos de calefaccin, etc. En Lima se tiene 6 tiendas ubicadas en Maranga,

Independencia, Surco, Surquillo, La Molina, San Juan y 4 autoservicios.

Notamos la importancia de tener las herramientas adecuadas en Gestin Logstica, que nos

permitan tener un mejor desempeo y efectividad en la gestin de los procesos principales de

logstica que son:

- Generacin de Pedidos.

-

Ingreso de Items.

-

Almacenamiento.

- Exhibicin.

- Salida de Mercadera.

Cada uno de los procesos tiene funciones para el jefe de Lnea en la seccin de compras

nacionales que son vitales en la toma de decisiones oportunas de acuerdo a las fluctuaciones del

mercado.

Las herramientas del sistema que a travs de la mejora continua se han ido implementando en la

empresa, nos permite cumplir con las funciones de una manera cada vez ms simple y en menor

tiempo analizando los reportes que genera el sistema para su mejor utilidad.


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DISEO Y GESTIN DE ABASTECIMIENTO DE TIENDAS PARA ACABADOS.

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CONTENIDO.

1.

CAPTULO I: MARCO CONCEPTUAL02

1.1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA03

1.1.1. FORMULACIN03

1.1.2.

JUSTIFICACIN.03

1.2.

OBJETIVOS.03

1.2.1.

OBJETIVOS GENERALES. .03

1.2.2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS04

1.2.3.

ANTECEDENTES04

2. CAPTULO II: MARCO TEORICO06

2.1.

ORGANIZACIN DE CASSINELLI.07

2.1.1.

VENTAJAS...08

2.1.2. DESVENTAJAS..08

2.2.

ORGANIZACIN LOGSTICA..09

2.3.

NEGOCIACIN09

2.4.

PROCESOS PRINCIPALES.10

2.4.1.

GENERACIN DE PEDIDOS.10

2.4.2. INGRESO DE ITEMS.11

2.4.3.

ALMACENAMIENTOS.11

2.4.4.

EXHIBICIN.11

2.4.5.

SALIDA DE MERCADERA12

2.5.

FUNCIONES DE EL JEFE DE LNEA12

2.5.1. FUNCIONES DE PEDIDOS12

2.5.2.

HERRAMIENTA PARA LA GENERACIN DE PEDIDOS.13

2.6.

MANTENIMIENTO DE EXHIBICIN15

2.7.

OFERTAS Y PROMOCIONES. ..15

2.8.

PUBLICACIONES

.162.9.DEVOLUCIONES .16

2.10.

BENCHMARKING .17

3. CAPTULO III: ANALISIS DEL PROBLEMA18

3.1.MEJORAS PARA EL SISTEMA LOGSTICO19

CONCLUSIONES 20


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1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

1.1.

FORMULACIN.

Nos plantearemos el problema de la siguiente manera, Cmo llevar una adecuada gestin

logstica de los productos ofrecidos en la cadena de tiendas especialistas en acabados de

construccin de una manera eficiente de modo que no se genere rotura de stock o sobre stock

en los almacenes?

1.2. JUSTIFICACIN.

Al tener una rotura de stock existira un desabastecimiento de la mercadera y por consiguiente

se tendra clientes insatisfechos y al tener un sobre stock tendramos espacio en los almacenes

con mercadera inmovilizada generando sobre costos de almacenamiento, devoluciones,

ocasionando un malestar a la administracin por una ineficiente gestin, por medio de

indicadores e informa a la gerencia calificando el desempeo.

Las herramientas de gestin Logstica apoyadas por una herramienta informtica que sirve de

soporte para el sistema implementado en la empresa es un sistema integrado que tiene los

procesos de venta, logsticos, contable y de personal. Hacen que la mejora continua sea una

prctica cotidiana lo que permite que los usuarios del sistema de las diferentes reas propongan

mejoras en los reportes, informes, documentacin del rea.

2. OBJETIVOS.

2.1. OBJETIVOS GENERALES.


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Buscamos la mejora continua en los procesos principales de la gestin logstica, obtener cada vez

herramientas ms simples en su obtencin y a la vez ms poderosas en su aplicacin, apoyadas

en un soporte informtico acorde a las exigencias del mercado para la toma de decisiones.

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

- Mejora continua de los procesos principales de la gestin logstica (generacin de

pedidos, ingreso de items, almacenamiento, exhibicin, salida de mercadera).

- Aplicacin de herramientas de gestin logstica como la obtencin de indicadores de

gestin.

3.

ANTECEDENTES.

La cadena de tiendas especialistas en Acabados de Construccin, como Cassinelli es una

organizacin ubicada en la ciudad de Lima, capital del Per. La cadena de tiendas

especializadas en acabados cuenta con 6 grandes tiendas que ocupan un total de superficie

de 23.428m2, estratgicamente ubicadas en las zonas ms representativas de la capital, una

de las principales tiendas ubicadas en Surquillo tiene una extensin de 10000m2.

Es importante destacar los departamentos de auto servicio que son tiendas que estn

ubicadas dentro de las tiendas con mayor afluentes de clientes, donde este puede adquirir

mercaderas de fcil traslado, con lo cual damos a nuestros clientes mayor comodidad y

rapidez en la obtencin de su compra.

En las tiendas de auto servicio se venden de preferencia productos de ferretera y

construccin, como pinturas, luminarias, cerraduras, griferas, fraguas, pegamentos,

limpiadores y todo tipo de complementos relacionados con el rubro, con lo cual les damos a

nuestros clientes mayor comodidad y rapidez en la obtencin de la compra.


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La cadena de tiendas especialistas en acabados muestra una imagen al pblico a travs de

sus tiendas, por medio de su infraestructura y de las exhibiciones que en ellas se desarrolla.

La cadena de tiendas especialista en acabados busca consolidar una nueva imagen que est

ms acorde con la envergadura actual.

La principal actividad es la de ventas de acabados para la construccin como lo son:

- Mayolica, Porcelanato, griferas, ovalines, inodoro, parqu, entre otros.


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2.1. ORGANIZACIN DE CASSINELLI.

Cassinelli que es la cadena de tiendas tiene una organizacin horizontal en donde los

departamentos son independientes y a la vez deben tener una comunicacin continua

para alinear las estrategias de accin de acuerdo a los cambios en el mercado y estar a la

vanguardia.

Cadena de

especialistas encavados.

Gerencia General

Administracin

Control

interno

Marketing

Marketing

Marketing

Marketing

Marketing

Marketing


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2.1.1. VENTAJAS.

-

Se puede tener una estrategia global en marketing para cada una de las tiendas.- La negociacin con los proveedores es de acuerdo al conglomerado de pedidos

acumulados de las tiendas lo que permite una mejor negociacin por los

volmenes del pedido.

-

Las operaciones efectuadas en todas las reas se registran en el sistema, lo cual

permite una mejor administracin y control.

- Las funciones estn definidas y los accesos al sistema estn delimitados de

acuerdo a sus responsabilidades, permitiendo cada vez simplificar y proponer

mejoras al sistema.

2.1.3. DESVENTAJAS.

- Cada una de las tiendas tiene una ubicacin estratgica abarcando diferentes mercados,

al tener una estrategia global se pierden oportunidades de negocio para cada zona, por

eso mismo se puede efectuar un estudio de mercado por zonas, analizando los tipos de

consumidores por distritos y analizar las estadsticas de compras por tiendas.

-

Los departamentos de marketing, logstica y sistemas se encuentran en tres sedes distintas lo cual

hace difcil la reunin de ellos para, pero es imprescindible que estos tres departamentos se

encuentren en un solo local.

-

Cada una de las tiendas tiene una organizacin independiente, y la problemtica de cada tienda

no es personalmente comunicada en reuniones formales, sino por correos, celular y otros, para

ello se establece un cronograma de reuniones que puedan acatar la problemtica existente.


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2.2. ORGANIZACIN LOGSTICA.

La toma de decisiones oportuna, para los cambios en el mercado requiere una gran flexibilidad y

a la vez de la simplificacin de procedimientos, as como la mejora contina de la gestin

logstica de la cadena de suministros. Los jefes de lnea se les asignan una cartera de

proveedores, el cual negocia y cumplir sus funciones de abastecimientos las tiendas y auto

servicios.

Una empresa entrega una Carta de Presentacin, pedida por algn jefe de lnea en su

bsqueda de nuevos proveedores o es entregada espontneamente por el posible proveedor.

2.3. NEGOCIACIN.

Se conoce la lnea de productos del proveedor y poner en claro las condiciones en las cuales

se harn las negociaciones con este proveedor en caso califique como proveedor sea de

productos nacionales o importados. Los principales puntos en la negociacin son: Catlogos,

Muestras, Especificaciones Tcnicas, Tipo de embalaje, Mltiplos, Matriz Costo Beneficio. Una

GERENCIA DE COMPRAS.

Gerencia de Compras

Nacionales

Gerencia de Importaciones

JEFES DE LNEA. JEFES DE LNEA.


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vez calificados los tems del proveedor se definirn las Condiciones de Pago: consignacin,

contado, letras; Lista de Precios al Pblico y los Mrgenes; Matriz Costo Beneficio.

Una vez definidas las condiciones de comercializacin el gerente de compras, determinar junto

con el gerente de compras nacionales o importadas quien ser el jefe de lnea a cargo del

proveedor segn la lnea de productos que hayan sido seleccionados.

El jefe de lnea por lo general tiene proveedores de acuerdo a la lnea de productos asignado,

teniendo empresas competidoras en su cartera. La negociacin con los proveedores ser

continua se coordinar las exhibiciones, catlogos, un consolidado de pedidos de las tiendas, y el

respectivo ingreso a los almacenes.

2.4. PROCESOS PRINCIPALES.

En la gestin logstica se realizan las siguientes actividades principales:

- Generacin de Pedidos.

- Ingreso de Items.

- Almacenamiento.

- Exhibicin.

-

Salida de mercadera.

2.4.1. GENERACIN DE PEDIDOS.

La generacin de pedidos se puede realizar de la siguiente manera:

- Reposicin de Stock.

-

Pendientes de despacho sin stock.

- Guiados.

- Abastecimientos de tiendas.

- Incorporacin de nuevas lneas.


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2.4.2. INGRESO DE ITEMS.

Se da por recepcin de mercadera en cada tienda de acuerdo a los horarios establecidos por la

tienda, este rol se pblica para el conocimiento de los proveedores. Seguimiento de las rdenes

pendientes, el ingreso de mercadera se realiza de la siguiente manera:

-

Ingreso del proveedor en los almacenes de las tiendas, esta mercadera que ingresa es

revisada por el colaborador en presencia del proveedor, y se procede a ingresar el

nmero de artculos pedidos.

-

Almacn central, se realizan mercaderas que estn en trnsito o compras que se hayan

realizado en grandes volmenes.

2.4.3. ALMACENAMIENTO.

Una vez decepcionada la mercadera los almacenes proceden a ubicarla de acuerdo al tipo deartculo, en las tiendas se tiene acondicionadas almacenes para pisos, cermicos, sanitarios,

artculos de ferretera, etc.

2.4.5. EXHIBICIN.

Consiste en la preparacin de la mercadera para su posterior exhibicin. Los encargados de

exhibiciones se encargan de gestionar la exhibicin de los artculos existentes en el jefe de lnea

y los proveedores. De acuerdo al plan de marketing y la publicacin de avisos.


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2.4.6. SALIDA DE MERCADERA.

En este procesos se pueden ver distintos tipos de salidas como lo son:

- Salida por ventas.

- Devoluciones.

-

Cambios.

- Salida por transferencia.

- Salida por merma.

- Consumo y uso interno.

Para las ofertas y promociones se debe tener el stock en las tiendas adecuado antes del

lanzamiento de las publicaciones en los anuncios publicitarios.

2.5. FUNCIONES DEL JEFE DE LNEA.

2.5.1. FUNCIONES DE PEDIDOS.

A)

ABASTECIMIENTO DE TIENDAS.

El abastecimiento de productos se efectuara teniendo en cuenta la condicin del

producto, habindose establecido los siguientes:

- Artculos de Stock.

-

Artculos de pedidos.

ABASTECIMIENTO DE ARTCULOS DE STOCK, Los artculos de stock podrn ser

adquiridos por la cadena de tiendas, solicitados al proveedor en contra entrega o en

consignacin.

Los artculos incluidos en esta categora tienen la condicin de stock permanente, es


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decir que en cada uno de los almacenes se deben contar con el stock suficiente para

atender la demanda de los mismos.

ABASTECIMIENTO DE ARTCULOS A PEDIDO, Se encuentran incluidos en estacategora aquellos artculos que la Cadena de Tiendas enva a fabricar o adquiere a

solicitud expresa del Cliente, en ninguno de los casos la empresa mantiene stock de

estos artculos.

Tambin se considera en esta categora, aquellos productos que encontrndose en la

categora de artculos de Stock, no son abastecidos en las fechas oportunas o se

encuentran desabastecidos por incremento en los volmenes de venta.

2.5.2. HERRAMIENTAS PARA LA GENERACIN DE PEDIDOS.

-

Estadstica de ventas.

- Stocks mnimo y mximo.

-

Reposicin de Stock.

- Reposicin de artculos a pedidos.

- Kardex.

-

Pedidos sugeridos.

- Organizacin de pedidos.

a) ESTADSTICA DE VENTA.

Por cada artculo, se ingresa el cdigo respectivo y se muestra la estadstica

de ventas durante los ltimos meses, el stock actual en cada una de las

tiendas y las rdenes de compra que estn pendientes por entrega. Por cada

proveedor se evala los tems que son necesarios para efectuar la orden de

compra.


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b) STOCK MNIMOS Y MXIMOS.

Por cada proveedor se saca del sistema el listado de artculos por tiendas y auto

servicios.

En el cual pueden visualizar el reporte de aquellos productos que se encuentrandebajo del stock mnimo requerido o estn por encima del mximo establecido.

c) REPOSICIN DE STOCK.

Este tipo de artculo se emplea para los artculos de alta rotacin que son

generados por los jefes de lnea y se utiliza solo para los proveedores directos. El

jefe puede convertir directamente estas cifras en orden de compra evitando as

digitaciones que demoren este proceso.

d) REPOSICIN DE ARTCULOS A PEDIDO.

La reposicin de los artculos a pedido se deber solicitar en forma diaria de 9:00

a 10:00 AM, respecto a los artculos vendidos a pedido el da anterior, salvo en el

caso de los das sbados, domingos en cuyo caso la reposicin se solicitara los das

lunes en el mismo horario, y para los feriados al da siguiente.

EL Jefe de Lnea deber solicitar en forma diaria a las 9am el reporte de

Pendientes de Despacho / Sin Stock (pedidos facturados).

Este reporte se solicitar al jefe de lnea, lo cual permitir conocer al jefe de

lnea las ventas efectuadas.

e)

GUIADOS.

Se realizan por mutuo acuerdo entre tiendas o por rdenes de transferencias

generadas por los compradores de la lnea de artculos para tems que

tengan problemas de stock en el proveedor, esta transferencia demercadera ser 1 vez por semana y en caso de emergencia utilizando el

transporte interno de la empresa.

2.6. MANTENIMIENTO DE EXHIBICIN.

El Mantenimiento de las exhibiciones en tiendas se podr efectuar a solicitud de:


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Administrador de Tienda, Jefatura de Ventas, Gerencia General (como resultado de

sus visitas a Tiendas).

Las solicitudes de mantenimiento para los dos primeros casos se efectuaran

mediante un requerimiento dirigido al Jefe de Lnea. Para las requeridas por laGerencia General bastara con la indicacin verbal o escrita.

Las solicitudes recibidas seguirn el siguiente proceso:

- El Jefe de Lnea generara el Formato de Solicitud Mantenimiento de

exhibiciones.

- Remitir esta informacin al proveedor, debiendo confirmar su recepcin. El

proveedor deber indicar fecha en la cual se efectuara el trabajo. Esta informacin ser

enviada al Administrador con la finalidad que este coordine el personal necesario para

la supervisin y limpieza.

- Una vez culminado el trabajo de mantenimiento de exhibicin, el Jefe de Lnea

deber solicitar al proveedor le remita el formato de solicitud de mantenimiento,

debidamente firmada y sellada por el Administrador, con lo cual se dar por atendido el

pedido. En caso de existir anotaciones de parte de Tienda respecto a la conformidad

de los trabajos el Jefe de Lnea deber coordinar en el plazo ms breve una nuevavisita a fin de dar por concluido el trabajo.

- El Jefe de lnea deber tener presente que el trabajo de exhibicin no se da por

concluido hasta que no se cuente con la aprobacin total de Tienda.

2.7. OFERTAS Y PROMOCIONES.

EL Jefe de Lnea deber coordinar con la Gerencia de Compras, toda oferta,

promocin, agasajo o cualquier otra accin propuesta por el proveedor que tenga

como fin incrementar las ventas. Estas debern ser a consideracin de la Jefatura de

Ventas.

2.8. PUBLICACIONES.


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El Jefe de Lnea deber remitir a la Gerencia de Compras en las fechas establecidas

en el cronograma de publicidad y propaganda.

Artculos propuestos para publicacin. Debern tener en cuenta que el artculo se

encuentre dentro de las lneas en expansin, que se cuente con stock suficiente paraatender la demanda, precios sean de oferta, u otro criterio que lo sustente.

Descripcin larga del artculo, as como la descripcin tal como se debe mostrar en

la publicacin.

Descuentos que se otorgaran al publico

La informacin remitida deber ser aprobada por la Gerencia de Compras, quien

canalizara el envi al Dpto. de Publicidad.

El Jefe de Lnea deber revisar los borradores de las publicaciones debiendo verificar que

la siguiente informacin se encuentre correctamente registrada, para lo cual deber

dejar constancia de las anotaciones en el borrador firmando y colocando fecha de la

revisin: Descripcin, Precio, Imagen, Lote.

2.9. DEVOLUCIONES.

Las devoluciones al proveedor solo podrn ser autorizadas por el Jefe de Lnea

responsable, para lo cual se proceder de la siguiente forma:

EL Jefe de Lnea comunicara a los Administradores de Tienda las aprobaciones de

las devoluciones debiendo indicar el tipo de devolucin: Nota de Crdito, Exhibicin

Consignacin, Stock Consignacin, Reparacin, Fallados.

Los das viernes de cada semana, los Jefes de Lnea procedern a revisar los

almacenes en trnsito por devolucin al proveedor (28), a fin de proceder a coordinar

con el proveedor el recojo de la mercadera. En ningn caso las devoluciones al

proveedor debern permanecer ms de 7 das en nuestros almacenes (transito.

Tratndose de cierres de mes se deber proceder al extorno de los vales generados

por este concepto, procediendo a su emisin el primer da til del mes siguiente.


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2.10. BENCHMARKING.

Un proceso para entender a los competidores o no competidores en sus estrategias

para llegar al consumidor final.

Toda la informacin que llega por los medios de comunicacin hablada y escrita es

analizada para tomar las decisiones oportunas.


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CAPTULO III:

ANALISIS DEL PROBLEMA.


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6.

Determinar los artculos de baja rotacin, a fin de proceder a su devolucin o

depuracin. Los indicadores son obtenidos mediante la extraccin de la base de datos.


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