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Resolución de 1 de febrero de 2006 por la que se convoca la IV edición de premios a las Prácticas de Mejora en el Instituto Nacional de la Seguridad Social

IINNSSTTIITTUUTTOO NNAACCIIOONNAALL DDEE SSEEGGUURRIIDDAADD SSOOCCIIAALL

DDiirreecccciióónn PPrroovviinncciiaall ddee CC OO RR DD OO BB AA

SS..II..RR..AA..

SSSIIISSSTTTEEEMMMAAA IIINNNTTTEEEGGGRRRAAADDDOOO DDDEEE

RRREEEGGGIIISSSTTTRRROOO AAAUUUTTTOOOMMMÁÁÁTTTIIICCCOOO

AAnnttoonniioo  JJaavviieerr  SSáánncchheezz  RRuuiizz  

AREA RELACIONAL Y ORGANIZATIVA

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………………..24………………..26

……………….. 4

……………….. 3……………….. 3……………….. 3

……………….. 6……………….. 7……………..…. 9………………… 9………………..14………………..18………………..22

FuncionesActividades

Unidades Administrativas

Situación Anterior y problemas que planteaba

IntroducciónObjetivos de la Mejora

Actividades preparatorias El componente SIRA.OCX

OFISIRA (Oficio SIRA en MS-Word)Comunicaciones del Terminal

Herramientas Informáticas

Estadística mensualRanking de uso

………………..28………………..28

Almacenamiento de la imagenLa firma electrónica

 

    

 

            

AACCCCIIOONN DDEE MMEEJJOORRAA

FFUUNNCCIIOONNEESS,, AACCTTIIVVIIDDAADDEESS,, YY UUNNIIDDAADDEESS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAASS AAFFEECCTTAADDAASS

DDIIAAGGNNOOSSTTIICCOO PPRREEVVIIOO DDEE SSIITTUUAACCIIOONN

RREESSUULLTTAADDOOSS

IINNDDIICCEE

EELL FFUUTTUURROO DDEE SS..II..RR..AA..

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FFuunncciioonneess

Actividades

Unidades Administrativas

  

La presente mejora se denomina Sistema Integrado de Registro

Automático (desde ahora S.I.R.A.) y trata de un proyecto que permite automatizar el Registro de Salida.

   

Entre las actividades que se encuentran afectadas se podrían

mencionar:

o Registro de Salida masivo, de mayor o menor cantidad, pero relacionado con la impresión de oficios producidos por aplicaciones locales.

o Registro de Salida de oficios individuales, realizados mediante procesador de textos

o Registo de Salida de oficios, realizados mediante impresión online del Terminal.

o Tratamiento de otras herramientas informáticas que generan comunicaciones.

Destacar, que el porcentaje de escritos realizados por medio

de aplicaciones locales, en esta Dirección Provincial es cuantioso, siendo al día de hoy unas 30 aplicaciones las que imprimen comunicaciones, con un volumen en el último año (recuento hasta mayo de 2006) de 34.261 oficios.

Las Unidades Administrativas afectadas, dadas las características

de la mejora, son todas las de la Dirección Provincial de Córdoba.

FFUUNNCCIIOONNEESS,, AACCTTIIVVIIDDAADDEESS,, YY UUNNIIDDAADDEESS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAASS AAFFEECCTTAADDAASS

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Situación Anterior y problemas que planteaba

      

La implantación de la aplicación desarrollada por IECISA

(Informática del Corte Inglés S.A.) “InveSICRES” basada en la normativa SICRES (Sistema de Información Común de los Registros de Entrada y Salida que da cumplimiento a los aspectos relacionados con los registros informáticos que figuran en la Ley 30/92) generó un desajuste bastante importante en el tránsito de documentos de la Unidad de Registro de Entrada y Salida al resto de las secciones de la Dirección Provincial. Esta retención de documentos se produjo al cambiar el rápido sistema antiguo, que sólo imponía un sello al escrito que salía y se quedaba con una copia (haciendo otro tanto con la documentación que entraba), por un sistema en el cual había que introducir toda la información en un ordenador, así como escanear los documentos para guardar una imagen.

Lo anterior, naturalmente afectaba a los plazos que en todos los

casos había que cumplir en la gestión. La decisión inicial que se adoptó para paliar este problema estaba encaminada a distribuir de una forma más racional esta nueva modalidad de registro, por lo que la primera medida fue su asignación a cada una de las Subdirecciones Provinciales con lo que se pretendía conseguir repartir la carga de trabajo y facilitar su entrega, por cuanto que serían las propias secciones las que harían el registro. Pero esta medida tan sólo trasladó el problema de lugar, por cuanto que las características del nuevo sistema provocaban nuevas retenciones, al asumir un volumen de documentos que no podían dar salida con los puestos de que se disponía.

Dado que esta situación no se mejoraba, en octubre de 2001, se

decide buscar alternativas que permitieran, en base a la aplicación recibida InveSICRES, dar solución a la problemática que la misma había provocado, retornando, en ese período de tiempo y con carácter provisional a la práctica registral que existía con anterioridad a la implantación de InveSICRES.

Con respecto al Registro de Entrada, se mantuvo la aplicación

InveSICRES sin utilizar la fase de escaneo de documentación que generaba igualmente numerosos problemas, quedando en segundo lugar, también a la espera de un tratamiento que mejorara su funcionamiento.

DDIIAAGGNNOOSSTTIICCOO PPRREEVVIIOO DDEE SSIITTUUAACCIIOONN

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A partir de esta fecha, se hicieron los primeros intentos por parte de esta Dirección para mejorar estas medidas provisionales. En Febrero de 2002, tras conversaciones con los responsables del proyecto InveSicres de IECISA y la Dirección General, se consiguió que la empresa propietaria nos facilitara una pequeña herramienta para el registro masivo, que tomaba datos de listados generados por las aplicaciones locales, así como un componente ActiveX para su incrustación en aplicaciones locales. Tras el estudio y empleo de estas herramientas, se llegó a la conclusión de que no se lograban alcanzar las soluciones que con ellas se pretendía.

De otra parte, el contínuo aumento de aplicaciones locales y cruces

centralizados, hizo que la generación de documentos masivos se incrementara, produciéndose en el supuesto de los cruces (en el 2004 superó la cifra de 7.300 comunicaciones por este concepto) situaciones de auténtico desbordamiento en el Registro de Salida, lo que de alguna manera exigía el mantenimiento de medidas que dieran con la solución deseada.

En tal sentido se ultimó que podría alcanzar el objetido deseado, el dotar a las aplicaciones locales de un sistema mediante el cual quedaran impresas en las comunicaciones emitidas, los mismos números de registro, que previamente habían sido solicitados telefónicamente a la Unidad de Registro.

Pero también esta medida no alcanzó el grado de suficiencia deseado, por lo que en mayo de 2005 se decide pensar y diseñar el sistema que permita dar solución a la problemática del Registro de Salida, automatizándolo en la medida de lo posible.

Así es como comienza la elaboración de esta acción de mejora, que se representa bajo la denominación de SIRA.

    

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Introducción

  

Para tratar de resolver el problema del registro, lo primero que se hizo fue fijar unos objetivos a conseguir, determinar los medios y establecer las fases necesarias para su consecución. En ese sentido se convoca una reunión, celebrada en mayo de 2005, entre la Dirección, responsables del Registro y responsables informáticos. Tras analizar la situación existente, su problemática y posibles soluciones, se llegan a las siguientes conclusiones y se elabora el siguiente documento:

Objetivo: Sustituir el registro de salida manual por un registro

automático. Dejar el registro de entrada para un estudio posterior. Medios: Utilizar los menores recursos posibles usando los paquetes

informáticos que existan en la Dirección Provincial para conseguir los mejores resultados.

Fases para su consecución:

FASE 1 : Las tiradas de escritos masivos, entendiendo por tales

aquellos que comprendan un número de comunicaciones con identidad de contenido o materia, siempre que fueran más de 25 unidades, provenientes del tratamiento de aplicaciones locales, se le aplicará el sistema de petición de número a la Unidad de Registro por teléfono para que éste se imprima de forma automática.

Simultáneamente, los registros de salida de tiradas inferiores se harán mediante la aplicación InveSicres.

FASE 2 : Mediante la implantación de la página web de

InveSICRES, se posibilitará el registro en cada uno de los puestos de cada Sección. La Unidad de Registro tan sólo lleva la de los registros masivos, la recuperación de una copia y el archivo de la misma.

FASE 3 : Las “tiradas masivas” pasarán a un registro que no requiere la petición de números a la Unidad de Registro. De otra parte, también se suprimirá la limitación de tiradas inferiores a 25 unidades,

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Objetivos de la Mejora

quedando integradas en este sistema la totalidad de “tiradas masivas”, independientemente de su número. El registro de la documentación que no provenga de aplicaciones locales continuará realizándose mediante la página web de InveSICRES, desde las secciones.

FASE 4 : El registro no incluido en aplicaciones locales se hará

mediante una aplicación genérica de registro automático o mediante el empleo de página web, quedando con ello sustituido el registro manual por el automático.

 Entre los objetivos de la mejora, dada la experiencia de la

implantación de InveSicres, estaba con carácter prioritario el de su implementación de la forma más rápida y menos agresiva posible, con el fin de alterar de forma mínima el normal funcionamiento de las áreas implicadas.

Por lo tanto, dentro de los dos grandes apartados que contempla la

normativa SICRES, uno relacionado con el sistema de registro en soporte informático y el otro el almacenamiento de imágenes, tomamos como primera fase la implantación del registro automático en soporte informático, para dejar a una segunda fase el almacenamiento de la imagen. Este proyecto que aquí se expone trata por tanto del almacenamiento en soporte informático del Registro de Salida, dejando la segunda fase de almacenamiento para cuando se trate en un futuro próximo la firma electrónica. Entre los requisitos exigidos al proyecto estaban los siguientes:  

Universalidad: debe ser capaz de registrar cualquier documento que se emita en la Dirección provincial, tanto si procede de aplicaciones locales, de procesadores de textos individuales o emisiones por medio de Terminal. El programa que se desarrolle deberá poder ser integrado en todas aquellas aplicaciones que sean desarrolladas bajo entorno Windows y que admitan controles ActiveX.

Simplicidad: que precise de la menor cantidad de datos posible y su utilización sea fácil y rápida.

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Claridad: Que las propiedades y métodos utilizados sean claras y simples y que no haya que ser un experto para poder implementarlo en aplicaciones locales, ya que serían varios programadores los que lo usarían. Asimismo, la presentación final al usuario debía ser tal que mostrara la menor toma de decisiones posible, dejando al sistema el control de las mismas.

Exportabilidad: Que pueda ser implantado fácilmente para todos los usuarios de la Dirección Provincial, así como la posibilidad de llevarlo a otras Direcciones de forma fácil.

Reutilización: Al tratarse de un control ActiveX, todas las aplicaciones desarrolladas en una provincia funcionarían con el mismo control, de forma que las modificaciones efectuadas sobre éste afectarán a todas las aplicaciones que lo contienen.

Uniformidad: El control deberá permitir que el registro de salida de la Dirección provincial sea único. Por tanto, los registros introducidos automáticamente y los manuales deberán registrarse en el mismo banco de datos.

Independencia: El propio control actuará como interface entre la aplicación que lo contiene y el sistema SICRES, sin tener en cuenta el tipo de aplicación de que se trate. Esto quiere decir, que si cambiase la aplicación InveSICRES, al cambiar el componente no habría que modificar las aplicaciones que lo contienen.

Transparencia: Para el usuario final, el registro de salida es como si no existiera. Todas las operaciones que se realicen se validarán internamente y se ejecutarán con rapidez. Simplemente, al imprimir un oficio, éste sale registrado.

Fijación de evaluacion y control de calidad: Se establecerá un sistema que permita controlar la evolución del sistema de registro de forma cuantificable.

Escalabilidad: Las sucesivas fases del proyecto se harán basándose en las anteriores, sin necesidad de reconstruir las fases consolidadas.

Eficiencia y eficacia: El sistema se creará con los medios disponibles en la Dirección Provincial, tanto hardware como software, y se compatibilizará su elaboración con los trabajos habituales.

   

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Actividades preparatorias

El componente SIRA.OCX

  En un primer momento se hicieron reuniones entre el responsable

informático del proyecto, el Jefe de la Sección de Coordinación informática, el Analista y el Administrador de SARTIDO, para tomar una decisión acerca de crear un nuevo sistema, o utilizar el producto InveSicres de IECISA. Una vez analizados todos los puntos, se llegó a la conclusión que se debía estudiar el sistema de almacenamiento InveSicres y anotar en él nuestros registros de salida automáticos.

El Proyecto se dividió en cuatro apartados:  1) Preparación del componente para incrustar en las aplicaciones

locales (SIRA.OCX). 2) Preparación para solucionar los documentos individuales de

procesadores de textos (OFISIRA.DOT).

3) Estudio de comunicaciones hechas con paquetes informáticos como Lotus Approach.

4) Estudio de documentos emitidos por el Terminal, como las

cartas de CARPA, de IRIS o de PUMA.    

  El componente, desarrollado en Visual Basic en esta Dirección

Provincial, se creó en mayo de 2005, tras el estudio minucioso de las tablas de InveSicres 6, que se hizo conjuntamente con el administrador de SARTIDO.

El resultado fue un componente ActiveX, cuyo funcionamiento es el

siguiente: - Recibe unos datos de entrada mínimos: Usuario,

Destinatario, Sección de Origen y resumen del escrito. - Devuelve mediante un método un número de registro.

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Para esta simple operación, era necesario acceder a más de cinco tablas de InveSICRES, para garantizar la compatibilidad de los registros efectuados por SIRA.OCX y la aplicación original.

Una vez confeccionado el componente, la dificultad que planteaba

era someterlo a una prueba de carga para ver qué ocurriría y qué comportamiento tendría cuando fueran muchos usuarios los que simultáneamente solicitaran un registro en SICRES.

Se realizó una aplicación que, sobre un servidor de pruebas,

registraba 500 números de salida. Una vez concluida la prueba con éxito, se procedió a ejecutar varias veces la aplicación en el mismo ordenador, con idéntico resultado. Por último se ejecutó diez veces la aplicación de prueba en dos ordenadores diferentes, de forma simultánea (solicitando por tanto 10.000 registros), no produciendo ningún error, por lo que se concluyó que la prueba de carga era satisfactoria. Asimismo se comprobó la rapidez del componente y la seguridad en la determinación de los números, punto éste de especial importancia en la viabilidad del proyecto. 

Se dotó al componente de una página de propiedades que

permitiera identificar el código de las unidades administrativas sin necesidad de consultar en InveSicres.

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Asimismo, se creó la aplicación que contemplaba el control de calidad y seguimiento del proyecto, llevando éste en marcha desde Junio de 2005.

Desde esta fecha, se comenzó a elaborar mensualmente una

estadística donde se reflejaban no sólo los registros introducidos por SIRA, sino aquellos efectuados por los SS.CC. y los que aún se anotaban de forma masiva en la Unidad de Registro. Con todo ello se confeccionó un gráfico de barras, que se expondrá más adelante.

En este sistema de control, se controlaba la continuidad de los

registros, así como los datos separados por meses correspondientes tanto a los registros automáticos por secciones y por aplicaciones, así como aquellos realizados de forma manual, de modo que se pudiera obtener una comparativa de crecimiento.

 

  A partir de este momento, se comenzó a incluir el componente

SIRA en las aplicaciones desarrolladas por el responsable informático del proyecto, para así poder comprobar los resultados en sus propias aplicaciones. Como se puede observar en la ilustración anterior, las primeras aplicaciones implantadas fueron DEVENGO , N3D14 y 3-D-13 de la sección de Control de Pensiones, INEM52 de Informes de Cotización e IMPAGADOS que afectaba a Control de Pensiones, Protección Familiar y

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Subsidios. Dando a lo largo de este primer mes de Junio 2005 un total de 333 oficios que dejaron de ser registrados de forma manual.

Posteriormente, se fue introduciendo hasta Septiembre de 2005 en

el resto de aplicaciones del responsable informático del proyecto SIRA, finalizando en esta fecha la fase de prueba de este aplicativo.

Finalmente se confeccionó un “manual del funcionamiento para el

programador” y se incorporaron paulatinamente el resto de aplicaciones de la Dirección Provincial.

Su resultado fue: ‐ El SIRA.OCX queda incorporado a pleno rendimiento en 30

aplicaciones locales que han generado desde sus comienzos hasta 31 de mayo de 2006 34.261 registros automáticos.

‐ No necesidad de petición telefónica de números de Registro de

Salida a la Unidad de Registro.

‐ No se requiere por parte de la Unidad de Registro de salida ningún tipo de actividad registral, por cuanto ésta se realiza automáticamente o de forma individual por los propios usuarios del sistema. Este hecho queda concretado en Octubre de 2005.

‐ No se necesita emitir la tercera copia de papel que se enviaba a

registro. Esta copia sustituía el libro de registro, que al hacerse de forma informática es del todo innecesaria y por tanto SE AHORRA UN TERCIO DE PAPEL DE TODOS LOS OFICIOS QUE SALEN DE LA DIRECCION PROVINCIAL, siendo hasta la fecha como antes se indica un total de 34.261 A4.

  

 Actualmente, las aplicaciones en las que se encuentra incrustado el

SIRA son, por orden de tirada, las siguientes:

GENESIS: En Control de Pensiones CITAS IT: En la U.ME.V.I.  SALOMON: En Control de Pensiones y Protección Familiar  N3D14: En Control de Pensiones  HACIENDA: En Protección Familiar  RP: En Reclamaciones Previas de Jubilación Muerte y Supervivencia y en Reclamaciones Previas de de Incapacidad Permanente. 

INEM52: En Informes de Cotización 

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CARTASCARPA: En Trámite de Incapacidad Permanente  3-D-13: En Control de Pensiones  DEVENGO: En Control de Pensiones  IMPAGOS: En Control de Pensiones, Protección Familiar y Subsidios  PROCEDENTES: En Control de Pensiones  ESCRITOSJUZGADO: En Reclamaciones de Invalidez  RETENCIONES: En Control de Pensiones  CARTASIRIS: En Convenios Internacionales  MINUS: En Protección Familiar  RECPF: En Protección Familiar  RETENREG: En Control de Pensiones  FEPEX: En Control de Pensiones  A13: En Control de Pensiones  PETIDOC: En Protección Familiar  ESCRITOSJUZGADOSUB: En Subsidios  VTOFAMILIA: En Protección Familiar  INCOMPAR: En Subsidios  CARENCIA: En Subsidios  SANCIONADOS: En Subsidios  CHBANK: En Protección Familiar  ART131: En Subsidios  ALTASIT: En la U.ME.V.I.  MINIMOS: En Control de Pensiones 

  

 Detalle de la incrustación del SIRA en la aplicación IMPAGOS 

 

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OFISIRA (Oficio SIRA en MS-Word)

  

  El sistema de control de calidad del SIRA, nos estaba indicando

que el volumen de oficios registrados manualmente era aún muy elevado, siendo en Septiembre, una vez incorporado el SIRA a todas las aplicaciones locales de un 50,29% (2.710 oficios).

Lo anterior demostraba, como se planteó en las premisas del proyecto, que habría muchos escritos que no serían generados por las aplicaciones locales, aunque el volumen nos sorprendió.

En este punto, nos dispusimos a trabajar sobre el último

procesador de textos enviado por Servicios Centrales, en este caso Microsoft Word, e intentamos introducir en él el componente SIRA.OCX.

El resultado fue que la compatibilidad era del 100% y se consiguió

incrustar en el procesador de textos y además permitió incorporar algunas mejoras tales como:

‐ Los datos del destinatario se toman directamente del oficio. ‐ La unidad y el resumen se mantienen para el siguiente registro. ‐ Los datos que se introducen en el oficio son aprovechados por

un gestor de Acuses de Recibo que asimismo se incorpora en el procesador de Textos.

Se diseñó una plantilla de MS-Word llamada Ofisira.dot, que

contenía todo el código y las macros de Word necesarias para la utilización del registro de salida automático.

La plantilla se sometió a un proceso de prueba que acreditara sus

posibles mejoras y disfunciones. También fue sometido a una prueba de blindaje que imposibilitara las posibles modificaciones de los usuarios antes de distribuirlo. Desde aquí agradezco a Rafael Moreno Medina y al resto de los compañeros su colaboración desinteresada.

En Septiembre, en la fase de pruebas, se consiguió registrar por

este método de forma exitosa 52 oficios. Paulatinamente se han ido incorporando a las diversas unidades, alcanzando en el mes de mayo de 2006 la cifra de 1.556 oficios.

El resultado ha sido una plantilla de MS-WORD compacta, rápida

de utilizar, con la imagen institucional bloqueada para que no se manipule, y los datos necesarios ofrecidos en campos.

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El formato que se dio a la plantilla presenta una comunicación con

campos donde introducir los valores correspondientes, dejando al usuario el resto de documento para que introduzca lo que desee (texto en diversas fuentes, tablas, gráficos, etc.).

El sistema de distribución de la plantilla, fue el que se emplea para

el resto de los componentes de esta Dirección Provincial, el denominado “egqTHOR”, que se encarga de distribuir las variaciones de los componentes y permitir el acceso a determinadas aplicaciones locales. Se ubicaron las plantillas en la carpeta “c:\windows\system32” para su uso, y se seleccionó en MS-WORD esta vía como la correspondiente a “plantillas de grupo”.

Ofisira.dot 

El aspecto que presenta es el de la figura anterior. En ella

podemos observar los campos del formulario, la información de cada campo en la barra inferior de estado y el sello de registro, aún vacío. También aparece arriba a la derecha la barra de menú del SIRA, donde figuran tres iconos: el de registro, el que suprime el registro del oficio (para guardarlo como modelaje) y el gestor de acuses de recibo.

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El funcionamiento es muy sencillo: Al terminar de hacer un escrito,

se pulsa sobre un botón situado en la barra de herramientas y se obtiene un número de registro de salida de InveSICRES, devolviéndolo al oficio de MS-Word. Seguidamente, lo imprimimos y si lo deseamos lo guardamos como documento para que nos sirva de modelo de escrito. Además, como se guardan en un fichero los últimos datos introducidos, no debemos volver a incorporar la Sección o el resumen si se mantienen los mismos.

Si además tenemos señalada la opción de incorporación a la bolsa

de acuses de recibo, en el mismo acto de registrar, se vuelcan los datos a una tabla, que será manipulada por el gestor de acuses que aparece en la barra de herramientas antes citada.

El gestor de acuses de recibo, como se muestra en el gráfico

siguiente, contiene un listado por usuario de todas las comunicaciones que se han registrado con la marca de “Incorporar a la bolsa de acuses”. Se distribuye por usuario y tiene una validez de 10 días, tras los cuales, se borran de la tabla de “bolsa de acuses”.

Además de permitir imprimir los acuses de recibo de la bolsa, el

gestor de acuses es una solución integral sobre este particular, ya que permite añadir nuevos, borrar o modificar los acuses existentes. Por último, el usuario eliminará su bolsa de acuses una vez tratados.

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Hay que destacar, que en esta Dirección Provincial, se están

dotando las secciones de “impresoras dedicadas a acuses”. Lo que evita tener que cambiar y cuadrar el papel cada vez que se imprimen acuses junto con otros documentos en la misma impresora.

Respecto a la integridad de los datos, y teniendo en cuenta que la

opción por defecto es acumular acuses, es de reseñar que los mismos se mantienen en la bolsa de acuses durante 10 días, procediéndose a la eliminación de éstos transcurrido dicho plazo. También destacar, que el mantenimiento de estos datos, aunque fuera por 10 días nos ha obligado a dar de alta la aplicación en la Agencia de Protección de Datos.

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Comunicaciones del Terminal

Entre las comunicaciones estudiadas por su registro manual mediante la aplicación de control de calidad, aparecieron escritos generados por el sistema CARPA, IRIS y PUMA on line.

Las primeras de ellas, las cartas de CARPA se imprimían en papel

contínuo, sin cabecera y sin registrar. El resto, en impresora láser con membrete, pero también sin registrar. Todo lo anterior obligaba a someter a la totalidad de estas comunicaciones a su registro manual. COMUNICACIONES DE CARPA Del conjunto de las comunicaciones, nos llamó especialmente la atención las relativas al ámbito de la Incapacidad Permanente, que en los tres primeros meses del año ya acumulaba 838 escritos registrados manualmente, lo que determinó que priorizáramos sobre esta área el estudio de la implantación del registro automático. Estas comunicaciones, al ser realizadas en papel continuo, cualquier variación que se hiciera en la posición del carro de la impresora, producía un desplazamiento en las señas del escrito, provocando muchos problemas en el ensobrado, ante la dificultad de situar en la ventana del sobre los datos del destinatario. Se elaboró en marzo de 2006 una herramienta llamada CARTASCARPA que permitió dar solución a toda la problemática anteriormente descrita. En tal sentido dejar constancia de que en marzo se registraron 56 escritos, en abril 320 y en mayo 786, haciendo un total de 1162 escritos que son registrados dentro de los objetivos pretendidos.

La herramienta diseñada redirigía la impresión hacia una impresora láser, con el fin de imprimir los oficios con membrete oficial, solucionando además el problema del cuadre en el ensobre.

El nuevo oficio de cartas del CARPA, contiene por un lado los datos

extraídos de la carta original, y por otro lado el cuerpo, que se imprime exactamente igual que como ha llegado, incluso con el mismo tipo de letra. Del mismo se extraen los datos oportunos para obtener el resumen del escrito que será incorporado a SICRES, así como el destinatario.

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 Detalle de CartasCarpa 

  

 El antiguo oficio de CARPA 

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 El Nuevo oficio de CARPA 

COMUNICACIONES DE IRIS También se observó que el aplicativo IRIS, en Convenios Internacionales, tenía similares problemas a los examinados con el aplicativo CARPA (940 oficios en los tres primeros meses del año), lo que obligó a analizar y estudiar las posibles soluciones a que estas comunicaciones había que someter para su registro automatizado.

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Al ser el planteamiento diferente al aplicativo CARPA, ya que no se recibía el documento como texto, sino que venía con imagen institucional, la solución, aunque similar, tenía que ser diferente a la que ya se expuso en el aplicativo CARPA. Lo anterior obligó a crear una solución diferente, llamada CARTASIRIS. Esta aplicación se divide en dos partes:

1) La primera de ellas, la encargada de impresión, toma el escrito, lo registra de salida y lo imprime, con el simple acto de imprimir desde el Terminal.

2) La segunda, muestra a cada usuario individual los escritos que

ha generado, de forma que pueda repetir alguno de ellos, en caso de necesidad, sin tener que registrar de nuevo de salida.

Cada usuario autorizado verá su propio listado de cartas, podrá comprobar si la misma ya ha llegado o está pendiente de ser recibida y podrá repetir un escrito sin necesidad de imprimir de nuevo por el Terminal. Es de destacar que se ha tenido en consideración la posibilidad de que el usuario, bien por necesidad o bien por error imprima más de una vez un oficio dirigido a la misma persona. Pues bien, la aplicación CartasIris detecta antes de registrar si existe un escrito de las mismas características y dirigido a la misma persona dentro del mismo día, y si es así, le pone el mismo número de registro.

Detalle de la aplicación CARTASIRIS 

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HERRAMIENTAS INFORMATICAS

La aplicación tiene también un minucioso sistema de calibración del sello de registro y su localización dentro del escrito. El número de comunicaciones efectuadas por esta aplicación hasta la fecha es de 425, habiéndose puesto en explotación a finales de abril de 2006.

COMUNICACIONES DE PUMA Algo parecido a lo ocurrido con el aplicativo IRIS sucedía con el denominado PUMA, en la Sección de Protección Familiar. La solución en este caso, fue tomar unas medidas muy similares, haciendo un aplicativo casi igual.

No se computa en las estadísticas presentadas en el apartado “Resultados S.I.R.A.” ya que las mismas están computadas hasta mayo de 2006 y el pase a explotación de la herramienta CARTASPUMA se ha producido en el mes de Junio, habiendo registrado hasta el momento 11 comunicaciones.

Detalle de la aplicación CARTASPUMA 

   

Finalmente, en el análisis minucioso con el objetivo de registrar

automáticamente la totalidad de las comunicaciones que tienen salida en esta Dirección Provincial, nos hemos encontrado con algunas pequeñas aplicaciones que hacían determinados cálculos y emitían oficios, sirviéndose para ello de herramientas ofimáticas como Lotus Approach o Lotus WordPro.

Para dar solución a esta problemática se han valorado dos posibles

soluciones:

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o Utilización del OfiSira, para aquellas aplicaciones sin consulta que sólo generaban escritos y acuse de recibo. Esta ha sido la solución empleada, por ejemplo en la Sección de Subsidios, para el caso concreto de una aplicación de Lotus Approach que imprimía escritos y acuses relacionados con la prórroga de IT.

o Sustitución de esta herramienta por una nueva aplicación en Visual

Basic, donde se incrustara el componente SIRA.ocx. La posibilidad de incrustar el componente en Lotus Approach se descarta por la confidencialidad de los datos (no garantizada con estas herramientas), el ser herramientas en desuso y la dificultad de bloquear el acceso de los usuarios.

Las aplicaciones afectadas por la anterior problemática han sido las

que a continuación se relacionan y que han visto con la solución expuesta, resuelta la necesidad de registrar automáticamente, las comunicaciones que emitían:

o Pensiones Procedentes de otra Provincia o Registro de Retenciones Judiciales o Falta de Carencia de IT o Incomparecencias o Escritos Juzgado o Vtos de Familia Numerosa o Artículo 131 bis o Expedientes de IT sancionados

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Estadística mensual

     

 Desde que se puso en marcha el proyecto SIRA, en Junio de 2005,

se han estado elaborando mensualmente estadísticas que son muy significativas. Para ello se ha empleado una pequeña aplicación de estadística, que al 31 de mayo ofrece los siguientes resultados:

                         2005            2006 

Rendimiento Junio Julio Agosto Septiemb. Octubre Noviem. Diciem. Enero Febrero Marzo Abril Mayo TOTAL

Sec.Registro 1778 654 818 135 0 0 0 0 0 0 0 0 3385

InveSicres 3703 2836 2453 2627 2216 2372 1699 1890 1295 1535 736 652 24014

SIRA 333 977 579 2678 2655 5188 2045 2771 5606 5643 5238 7412 41125

Total 5814 4467 3850 5440 4871 7560 3744 4661 6901 7178 5974 8064 68524

% InveSicres 63,69 63,49 63,71 48,29 45,49 31,38 45,38 40,55 18,77 21,38 12,32 8,09 35,04

% SIRA 5,73 21,87 15,04 49,23 54,51 68,62 54,62 59,45 81,23 78,62 87,68 91,91 60,02

 

0100020003000400050006000700080009000

Juni

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Julio

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REGISTRO DE SALIDA INSS

Sección Registro Registro Manual InveSicres S.I.R.A. 

 Como se desprende de la tabla anterior, en octubre se consolida el

aplicativo SIRA con un 54,51% del registro, porcentaje que al término de esta memoria, en mayo de 2006, alcanza la muy aceptable cifra de un 91,91% de registro automático de todos los escritos emitidos en la Dirección Provincial de Córdobas registrados automáticamente por SIRA y

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por consiguiente, la disminución de oficios registados en InveSicres de forma manual.

  Además, como podemos deducir igualmente, el ahorro teórico de

papel es considerable en todo el período. Por otro lado, en estos 12 meses, hemos evitado a los funcionarios

que registren de salida 41.125 oficios, con lo cual el ahorro de tiempo es considerable. Si tardáramos una media 1 minuto en cada registro, el total de tiempo ahorrado a los funcionarios sería de 685,42 horas, es decir, cerca de 98 días de trabajo de un funcionario de siete horas diarias, lo que supone casi cinco meses de trabajo.

Para poder calibrar mejor los resultados, destacar que el trabajo

llevado a cabo para la consecución de estos fines, ha sido realizado tan sólo por un funcionario, que ha compatibilizado su elaboración con los trabajos habituales. El coste de su implementación es cero, al no precisar de equipos especiales, ni la adquisición de software, ya que está desarrollado en esta Dirección Provincial con los medios de que se dispone.

También destacar que tras la implantación del SIRA, las consultas

de los usuarios han sido mínimas, lo que demuestra su bondad. Asimismo y hasta la fecha, el sistema es muy estable, no habiéndose producido ninguna incidencia que haya supuesto su detención del sistema en ningún momento.

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Ranking de uso  

  

SIRA: RANKING POR APLICACIONES

Aplicación Registros GENESIS 10361 MS-WORD 6928 CITAS DE IT 5894 SALOMON 2829 N3D14 2689 HACIENDA 2102 RECLAMACIONES PREVIAS 2039 INEM52 1167 CARTASCARPA 1162 3-D-13 843 DEVENGO 749 IMPAGOS 701 PROCEDENTES 578 ESCRITOSJUZGADO 567 RETENCIONES 445 CARTASIRIS 429 MINUS 415 RECPF 283 RETENREG 244 FEPEX 230 A13 176 PETIDOC 114 ESCRITOSJUZGADOSUB 104 VTOFAMILIA 87 INCOMPAR 49 CARENCIA 36 SANCIONADOS 32 CHBANK 13 ART131 10 AltasIT 3 MINIMOS 1

  

 

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SIRA: RANKING POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS S E C C I O N Registros CONTROL DE PENSIONES 19629UNIDAD MEDICA VALORACIÓN DE INCAPACIDADES 6563PROTECCIÓN FAMILIAR 4095SUBSIDIOS 3302RECLAMACIONES PREVIAS DE INVALIDEZ 2612TRÁMITE DE INVALIDEZ 1434INFORMES COTIZACIÓN 1208CONVENIOS INTERNACIONALES 1137RECLAMACIONES PREVIAS DE JUBILACIÓN, MUERTE Y SUPERVIVENCIA 674TRÁMITE DE JUBILACIÓN 163COORDINACIÓN AGENCIAS 137SUBDIRECTOR PROVINCIAL DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA, INFORMES COT. Y SUBSIDIOS 92TRÁMITE DE MUERTE Y SUPERVIVENCIA 64SECCION DIRECCIÓN 54RECURSOS HUMANOS 50SUBDIRECTOR PROVINCIAL DE INVALIDEZ Y CONTROL DE PENSIONES 21REGISTRO 19SUBDIRECTOR PROVINCIAL DE JUBILACIÓN, MUERTE Y SUPERVIVENCIA 18ELABORACIÓN, SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO Y ESTADÍSTICO 4COORDINACIÓN INFORMÁTICA 2INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA 2SARTIDO 1

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FIRMA ELECTRONICA

ALMACENAMIENTO DE IMAGEN

       La siguiente fase de la evolución del proyecto S.I.R.A. comprende,

el almacenamiento de la imagen en SICRES 6. En este sentido, ya se hicieron las oportunas pruebas en el año 2.002, para el envío de imágenes vía FTP mediante el mismo sistema que utiliza InveSicres.

Se prevé que esta fase pueda comenzar a consolidarse a finales

del presente año, una vez que se haya alcanzado el porcentaje de automatización que se estime oportuno.

El almacenamiento de la imagen conlleva la modificación del

componente SIRA.OCX, de tal forma que, al realizar una impresión, deberá generar simultáneamente una imagen de la misma en disco local, donde, posteriormente se envíe con las codificaciones oportunas al sistema InveSicres. La generación de la imagen, ya la efectuaba el proyecto SIRA del 2002.

En el caso del OFISIRA, en un apartado que será posterior, se

deberá proceder mediante impresión interna ajena a WORD, o bien mediante la redirección de la impresora. En este sentido se han hecho ya pruebas con la impresora que viene instalada desde MS-OFFICE por el puerto Microsoft Office Imagin Writer Monitor, aunque también se está estudiando la posibilidad del almacenamiento, en vez de en imágenes, en ficheros PDF (Adobe Acrobat Reader), o en ficheros DOC, que igualmente son soportados por el sistema InveSICRES.

   Existen algunos oficios que se registran de forma manual en

SICRES, que responden a problemas de organización: ¿Qué ocurre con aquellos escritos registrados, que a la hora de firmar son rechazados? ¿Qué ocurre con aquellos escritos registrados hoy que se firman a lo largo de la semana?

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La solución a estos problemas viene dada por la incorporación de la firma electrónica. Crear un sistema que gestione las imágenes con registro de salida, que han sido grabadas en SICRES y que posteriormente han de ser sustituidas por unas nuevas porque el escrito ha sido rechazado en la firma, supone un gran esfuerzo de análisis y programación. Ahora bien, si esos escritos estuvieran firmados antes de ser registrados, no habría problema.

El sistema propuesto, y que tras la fase de grabación de la imagen

será estudiado, es el siguiente:

Gráfico del análisis de la fase FIRMAS 

Al igual que viene ocurriendo como hasta ahora, el usuario, en su

aplicación local, imprimiría los documentos, pero en esta ocasión, no saldrían por ninguna impresora. Los documentos se generan en imagen y se almacenan en una base de datos de SQL. Lo mismo ocurriría si estuviera utilizando el procesador de textos MS-WORD, con la diferencia de que en este caso lo que guardamos es una copia del documento .DOC.

APLICACIONES LOCALES

MS - WORD

imagen .DOC SQL

(almacenamiento temporal)

PROGRAMA FIRMAS IMAGEN

FIRMAS

IMAGEN DE ESCRITO CON

FIRMA Y SELLO

PROGRAMA DE IMPRESIÓN DE

ESCRITOS REGISTRADOS

SICRES

SARTIDO

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El usuario podría consultar estos escritos en una aplicación local y podría eliminarlos del estado de espera de firma en que se encuentran. El directivo correspondiente, dispondría de otra aplicación de firmas, donde podría ver los oficios que tiene pendientes. Podría seleccionarlos por grupos o visualizarlos uno a uno, y una vez seleccionados, directamente firmarlos. Para ello la aplicación se conectaría con una tabla que contiene las firmas digitalizadas e insertaría en la imagen de la base de datos su firma, además de utilizar el sistema SIRA.OCX para registrar el escrito de salida. Aquellos escritos que no se ajusten a las exigencias, podrán ser rechazados, y el usuario podrá ver que pasan de pendientes de firma a rechazados de firma, y tomar las medidas oportunas de corrección.

Desde el momento que se firman, pasan a estar en estado de

pendientes de impresión, y el usuario que emitió los escritos ya puede tomar las imágenes y enviarlas a impresora con el sello de registro y la firma.

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Ejemplo de las pruebas de firma realizados en MS‐WORD    

En un futuro más lejano, una vez firmado el documento, además de guardar una copia en SICRES, será posible guardar una copia en su expediente de SARTIDO, en los casos que proceda, con lo cual, podremos eliminar en estos supuestos la segunda copia e imprimir sólo aquella que va dirigida al interesado, con lo cual también se ahorra tiempo y trabajo a SARTIDO.