Universidad Veracruzana

Facultad de Administración

 

Catedrático:

Dr. Carlos Arturo Torres Gastelú

Experiencia educativa:

Soluciones integrales en las organizaciones

Carrera:

Sistemas Computacionales Administrativos

Integrantes:

Aguilar Guatzozón Alejandra

Díaz Reyes Jocabed

Espejo Hernández Omar

Figueroa Duarte Karla Janzuni

Tema:

Empresa mexicana que llevó a cabo con éxito una integración empresarial.

Ejemplo: VIANA

Bloque: 8

              CASO DE ÉXITO

VIANA

Viana se fundó en el año 1953, con una sola tienda, hoy denominada "Tienda Matriz", ubicada en el Eje Central Lázaro Cárdenas # 10, frente al Salto del Agua y ocupando la mitad de la planta baja del actual edificio.

La razón social de la empresa fue "Viana y Compañía", y los productos que vendía eran estufas, refrigeradores y lavadoras (es decir, únicamente Línea Blanca), en su mayoría a crédito.

“Anteriormente, al no trabajar en línea, no contábamos con la información al día. Ahora, Intelisis ERP sustenta y abarca perfectamente bien la operación de Viana, nos permite obtener información inmediata,

por operación o por proceso, a través de la conexión de contabilidad automática; estas son ventajas increíbles de la herramienta.”   Julián Souza Legorreta Director de Sistemas   Viana, en los hogares mexicanos por generaciones. Viana es una compañía que cuenta con una presencia de más de 50 años dentro del mercado mexicano y que está enfocada a la distribución al mayoreo de muebles y artículos para el hogar en sus cinco líneas principales; blanca, electrónica, muebles, colchones y cocinas. Cuenta con una plantilla de más de 1200 empleados, asignados a sus 44 sucursales ubicadas a lo largo y ancho de toda la República Mexicana. Producto del crecimiento de la empresa y del avance de la tecnología a nivel mundial, surge en Viana, hace algunos años, la necesidad de modernizar el área de sistemas; comenta al respecto Julián Souza Legorreta, Director de Sistemas de Viana: “El potencial de crecimiento que llevábamos no era compatible con el equipo que teníamos, sabíamos que ya no podríamos sostenerlo y fue necesario cambiarlo. Tomamos la decisión de comenzar a investigar diversos sistemas ERP dentro del mercado.”   La búsqueda de nuevas tecnologías. Para el control de toda la operación y en un intento de satisfacer sus necesidades, Viana utilizaba diversos sistemas enlazados, algunos de ellos completamente acondicionados dentro de la compañía, esta situación esta muy fresca aún en la memoria de Julián, quien comenta: “Antes de conocer Intelisis ERP, Viana tenía muchísimas áreas de oportunidad en cuanto a sistemas de información, en realidad estábamos muy atrasados con nuestra tecnología. Manejábamos trece sistemas satelitales que, si bien se entendían entre sí por medio de interfases, manejaban cinco idiomas diferentes; esto nos llevaba a invertir demasiado tiempo para consolidar toda la información, lo cual retrasaba los resultados; por ejemplo, para obtener un estado financiero requeríamos de 20 a 30 días, con Intelisis esa realidad cambió por completo.”   Al momento de evaluar una propuesta de ERP para Viana, Intelisis no fue su primera opción, el Director de Sistemas relata como vivieron esa experiencia: “Inicialmente comenzamos analizando a las 4 firmas más destacadas del mercado de ese momento: SAP, Baan, People Soft y JD Edwards. Después de un largo análisis, de aproximadamente seis u ocho meses, decidimos contratar Baan. Trabajamos con ellos más de un año y medio aunque no conseguimos llegar a un acuerdo, por esta razón no podíamos iniciar y nos quedábamos atorados en la operación y en los procesos; todo se tornó aún más complicado, el servicio fue muy estricto y cerrado, con una mentalidad europea que no se ajustaba a la nuestra. Después de muchas dificultades decidimos abortar el producto e iniciar una nueva búsqueda”     En esta nueva etapa e intentando subsanar sus dificultades a nivel tecnológico, evaluaron otras opciones entre las cuales sobresalió Intelisis por sus características: “Lo más interesante de Intelisis ERP es que todos los módulos están incluidos en el mismo sistema, además el idioma es español mexicanizado y está elaborado con la ideología de la industria y el comercio de México”, agrega Julián Souza.     Beneficios inmediatos y perspectiva de futuro. Desde ese momento, tres años atrás a la fecha, Viana utiliza Intelisis ERP con excelentes resultados. La implantación se inició con el módulo contable y a través de estos años se han desarrollado los demás, terminando con ventas y nómina. En contraposición con otras herramientas del mercado, Intelisis ERP le dio a Viana un beneficio no esperado, al respecto comenta Julián: “Definitivamente otra de las ventajas de este ERP es su capacidad de ir creciendo junto a nosotros. Finalmente las únicas necesidades que tenemos son respecto al hardware, por el volumen de operaciones o procesos que manejamos.”   Conociendo Intelisis ERP y comprobando todas sus ventajas, Viana se proyecta ahora hacia el futuro en su relación con la herramienta y así lo expresa su Director de Sistemas: “Cuando se llevó a cabo la implantación del ERP manejamos una versión, con la cual estamos trabajando en este momento, por los

resultados obtenidos estamos ya en proceso de transición para actualizarla; con la nueva versión tendremos otra serie de beneficios, como son los tableros de control y otro tipo de reportes que nos proporcionarán información de manera aún más ágil y precisa.” Acerca de las mejoras visualizadas por Viana desde la llegada de Intelisis ERP indica Julián Souza: “La principal de todas, es la posibilidad de acceder a la información de los diferentes módulos de manera inmediata. En segundos los errores se detectan y podemos remediarlos en cuestión de media hora; antes de contar con Intelisis ERP nos tardábamos hasta un mes y medio en descubrir la fuente del error, eso es de absoluta importancia para nosotros, dado que las transacciones realizadas deben ser veloces y eficientes. Además, con Intelisis disminuimos notablemente el error humano donde hay procesos de captura, ya que el sistema mismo los detecta, posibilitándonos la corrección al instante.”   Momentos de cambios, momentos superados.   Para lograr que la incorporación de Intelisis ERP se llevara a cabo en el marco de una implantación exitosa y que su utilidad por parte de los usuarios lo fuera también, Viana utilizó una estrategia de sensibilización al cambio con todo su personal, iniciando desde la alta dirección y permeando hacia las diferentes áreas usuarias, principales actores en esta escena de cambio. Nos dice Julián: “A través de grupos de trabajo integrados por todas las áreas de la compañía y liderados por una persona designada por Viana e Intelisis, se dirigían las juntas basadas en cada uno de los módulos, de esta manera llegamos a todos los niveles de la compañía con información y retroalimentación. El proceso se llevó a cabo de manera paulatina, sensibilizando a todos de la llegada del cambio. Experimentamos en ciertos casos resistencia, pero lo superamos con cursos de capacitación, folletos y videos informativos que demostraban la facilidad y conveniencia de cambiar a Intelisis ERP, haciendo hincapié en lo amigable del sistema”.   Satisfacción total. Intelisis ERP colaboró eficazmente en la consolidación de la información y en eficientar muchos de los procesos que lleva actualmente Viana. A raíz del nivel de operaciones, avances y exigencias del mercado actual, Intelisis se ha convertido en una herramienta de primera necesidad, así opina Julián: “No entiendo cómo lográbamos trabajar sin Intelisis, eran muchos procesos manuales, muchas horas hombre. Actualmente la información la tenemos al día, la ventaja de tener todo en una base de datos y poder explotarla de muchas formas es realmente muy benéfico para la empresa y hoy, simplemente, Intelisis ERP es una herramienta indispensable para nosotros.” En general la impresión que Intelisis ha dejado en Viana, como empresa y como producto, es definitivamente positiva y así lo expresa su Director de Sistemas: “Creo que Intelisis es una empresa joven, muy dinámica y modernizada, cuyo empuje la ha llevado a un crecimiento realmente fuerte. Nosotros fuimos uno de sus primeros clientes y podríamos agregar que Intelisis y Viana comenzaron juntos. Estamos seguros de que compramos un producto atractivo y noble, ideado por una empresa con mentalidad de negocios, de industria y comercio en México.”   Intelisis ERP, un producto altamente recomendable. A lo largo de estos años, en los cuales Intelisis ERP forma parte activa de la operación de Viana, ha demostrado ser una herramienta recomendable por esta compañía, Julián Souza Legorreta lo reafirma con estas palabras: “Por ser Intelisis una empresa mexicana en su conjunto, en donde el profesionalismo de su gente aflora en todo momento, tanto en las negociaciones como en el servicio prestado, yo los recomiendo ampliamente, porque realmente dan un servicio profesional y ético, eso nos demuestra la disposición y participación, la intención de ser realmente un socio partícipe en nuestro propio negocio.”   Intelisis ERP, herramienta de clase mundial. “Definitivamente Intelisis ERP compite con firmas internacionales. Por un lado tiene las mismas funcionalidades por un precio mucho más económico, además con los diferentes tipos de capacitaciones que pone al alcance de sus clientes, logra que los usuarios, es decir, nuestra gente, llegue a realizar adecuaciones sencillas al sistema de manera prácticamente inmediata, sin necesidad de recurrir en cada ocasión al equipo de soporte de Intelisis, esto es muy importante porque nos libera, cuando en cambio otras empresas intentan hacerte depender totalmente de ellos para siempre”.                

El DRP de Intelisis, planeación y control total de la distribución. Un DRP (Distribution Resource Planning) es un planificador de los recursos de distribución de una empresa y como tal, se utiliza como una técnica para planear y controlar de manera integral el inventario en cada centro de distribución. El DRP de Intelisis le permite a las compañías determinar qué, cuánto y cuándo deben resurtir sus puntos de venta, convirtiendo a la herramienta en una estrategia proactiva.   El DRP de Intelisis en el crecimiento de Viana. Para Viana, el DRP de Intelisis, ha sido de mucha utilidad ya que maneja 40 localidades, un catálogo de productos de alrededor de 8,000 activos y surte a todas las tiendas con esa cantidad de artículos conforme a las ventas; hacerlo manualmente sería prácticamente imposible, realmente la herramienta los ha llevado a mantener niveles de inventarios óptimos, tanto en cada sucursal como en los almacenes centrales. Este proyecto se dividió en dos fases: la primera afectó a la distribución de las mercancías en las tiendas y la segunda a las compras en automático. Viana ha visto el beneficio del DRP tanto al nivel de las tiendas como de compras, a nivel compañía bajaron los niveles de inventario en relación a cómo los manejaban anteriormente y se optimizaron los procesos en ese sentido; ahora que Viana cuenta con el DRP de Intelisis maneja un surtido más oportuno y una mejor planeación de compras, de una manera más rápida y distribuyendo mejor la carga de trabajo de su personal. Nos comenta al respecto Miguel Barajas, Gerente de Operación y Desarrollo de Sistemas de Viana: “Antes de contar con el DRP de Intelisis los recibos de mercancía se hacían los viernes y sábados, pero la gente se volvía loca, el DRP nos ayudó a distribuir y recibir una cantidad de trabajo proporcional todos los días de la semana, pidiendo a la vez cantidades más pequeñas al proveedor y de manera más frecuente, lo cual nos lleva a trabajar bajo el enfoque “just in time”, en pocas palabras ya no estamos sobreinventariados y tenemos sólo lo que requerimos”.   Viana rompe los esquemas del tiempo de reposición de mercancía. Antes del DRP de Intelisis, en Viana, el área de Distribución formaba parte del área de Compras y el proceso de distribuir la mercancía era muy laborioso porque cada tienda tenía que pedir sus productos haciendo sus requerimientos a mano en un formato, y además se tenía que realizar un análisis de cierta información de reportes, lo cual requería muchas horas del personal por un lado, y por otro, al manejar otro sistema independiente al de Intelisis en el almacén, se necesitaba capturar dos o tres veces la misma información; con el DRP se logró evitar el análisis según el criterio de la gente y en su lugar se manejaron fórmulas exactas a nivel distribución. De este caso indica Miguel Barajas: “En temporadas fuertes, el DRP emite las órdenes de distribución y a más tardar al día siguiente las surtimos, es decir, de alguna manera lo que vendemos hoy, se repone a más tardar al tercer día”.   El Cliente tiene el poder de decisión con su compra. Para Viana, el comprador debe dedicarse más a la parte comercial y menos al trabajo del análisis de los números fríos y lo explica de esta manera: “El comprador realmente debe dedicarse a ver el mercado, la cuestión comercial y la competencia, con el DRP de Intelisis como herramienta el comprador puede dedicar su tiempo a aquello que es más importante para él, sin perderlo en el análisis de números”. “El DRP de Intelisis es, básicamente, una herramienta de compras y abastecimiento en automático, en la cual no se necesita la intervención del capital humano para determinar qué factores de inventario debemos tener en cuenta. Definitivamente el DRP de Intelisis nos ayudó en el análisis de los factores del sistema, pero sobre todo nos ayuda a la hora de dar una respuesta oportuna al usuario cuando tiene alguna duda.”                Para concluir se puede decir que los ERP nos ayudan para la integración de las organizaciones, así como la seguridad de los equipos, ayuda proteger de daños externos como espionajes, robo de información, etc. También cuenta con algunas desventajas las cuales pueden afectar para la instalación de este sistema una de ellas es su costo elevado, las renovaciones constantes y de alto precio por parte de los vendedores, puede causar dificultades en el uso del mismo y esto ocasionar que los usuarios tengan fallas y puede perjudicar en el funcionamiento de la empresa.