Simplificación Del Trabajo

7/17/2019 Simplificación Del Trabajo

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INTRODUCCION

La simplificación del trabajo posibilita la racionalización de las tareas, loque permite el abatimiento de costos, menor inversión de capital y el

mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en laempresa. Presupone el mejor método de trabajo" el más fácil; proporcionatambién un enfoque oranizado que no sólo !ace que la superación personal seamás fácil, sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y continua.e los #ndices parciales, el más usado es el de la productividad del trabajo, el cualrelaciona la producción obtenida durante un periodo determinado, respecto a losrecursos empleados para ello. $ambién puede e%presarse como el n&mero de

bienes o servicios producidos por cada empleado. La unidad de medida en laduración del trabajo puede ser de una !ora, un d#a, un mes, un a'o, entre otros. (l

trabajo en equipo es una técnica efectiva para el loro de los objetivos en lasoranizaciones, el cual implica un rupo de personas trabajando de maneracoordinada en la ejecución de un proyecto.

SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

()*+**-+



e acuerdo con el iccionario de la Lenua (spa'ola el término/simplificación0, en acepción &nica, equivale a 1acción y efecto de simplificar2, y/simplificar0 es, en primera acepción, 1!acer más sencillo, más fácil o menoscomplicado alo2e este modo, por /simplificación administrativa0, en unadefinición sencilla, puede entenderse toda actividad diriida a !acer /más sencilla,más fácil y menos complicada0

(s el uso oranizado del sentido com&n para encontrar formas más fácilesy mejores de realizar una tarea. La simplificación del trabajo posibilita laracionalización de las tareas, lo que permite el abatimiento de costos,menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestrosrecursos y de los interesados en la empresa. La simplificación del trabajo

presupone el mejor método de trabajo" el más fácil; proporciona también un

enfoque oranizado que no sólo !ace que la supe3 ración personal sea más fácil,sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y continua

La 4implificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente delóica y sentido com&n, también debe ser apoyada por técnicas administrativasque puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.

567($*854

• 9educir al m#nimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo unadeterminada tarea, ya sea mental o f#sica

• :ejorar el funcionamiento oranizacional, a través de métodos tales como

la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación defases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.

• 5ptimización y aprovec!amiento de los recursos disponibles.• :ejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la

interan.• 9educción del n&mero y el costo de lasoperaciones administrativas, media

nte la disminución de trámites y lacombinación, unión ó eliminación deformas impresas.

• :ejor aprovec!amiento del recurso !umano, al reducir desplazamientos y

tiempos innecesarios.3 4atisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea

• :ejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del

trabajador.3 :ejor atención al p&blico, al disminuir el tiempo dedicado alas actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.

• 9enovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una

comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con otros

trabajos dentro de la oficina.



,

fin de mejorar la simplificación de trabajo se deber#a desarrollar las siuientesfases<

• 4eleccionar el procedimiento a mejorar.• escribir la situación actual del procedimiento.• nalizar el procedimiento. Pautas técnicas para la 4implificación

dministrativa.• Proponer el nuevo procedimiento, /procedimiento simplificado0.• ise'o del nuevo procedimiento, aprobación y ejecución.

=n nuevo procedimiento simplificado debe responder a las siuientesinterroantes<

>?ué se !a eliminado, dónde y cuándo@

>?ué operaciones in&tiles se !an simplificado@

>?ué !a cambiado@

>?ué orden de cosas u operaciones se !an cambiado para !acer más simple el procedimiento@

>ómo se !an simplificado los formularios, las acciones y cualquier operación

por insinificante que parezca@

>ómo se !a ailizado el procedimiento o trámite@ >4e !a mejorado el empleo delos recursos del procedimiento Amaterial, económico y !umanoB@.

LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE SIMPLIFICACIÓN DEL

TRABAJO

esde la perspectiva de la dministración especialmente en las dos &ltimasdécadas, la simplificación se asume como una pol#tica p&blica, esto es, como unafunción o un contenido esencial e ine%cusable de la aenda de cualquier obierno,

administración u oranismo p&blico.

4e puede decir que es cualquier método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada yes concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto deminimizar las tareas ordinarias propias de toda oranización

La simplificación reduce al m#nimo la cantidad de esfuerzo requerido para llevar acabo una determinada tarea, sea mental o f#sica.. :ejora el funcionamiento, por medio de la redistribución de trabajo, la eliminación o redistribución de las



distintas fases de una labor, y el balance del prorama de trabajo. demás, mejorael uso del espacio disponible, situando más adecuadamente los elementos claves.

(s responsabilidad del supervisor efectuar la mejor labor posible en su trabajo. (s

verdad que la erencia decide lo que se va !acer y quien lo va a !acer, pero comose va !acer y cuan bueno y pronto se !ace, depende del supervisor .la enormelabor de papeleo

ada supervisor desea encontrar mejores métodos y procedimientos para trabajar.:étodos y procedimientos que eliminen retrasos, embotellamientos, que facilitenlas labores.

Para que un prorama tena é%ito, debe ser administrado adecuadamente. (n elcaso de un prorama de simplificación del trabajo, es necesario seuir ciertas

etapas que faciliten su administración llevándola por buen cauce. (stas etapas son<

• Planificación< debe prepararse un plan preliminar de evaluación tratando

de determinar la amplitud y nivel del estudio que se va a emprender, eltiempo que tomara realizar el mismo; y las técnicas y métodos necesarios

para llevarlo a cabo.

• 6&squeda de los datos necesarios< la b&squeda de información necesaria

puede llevarse acabo de varias maneras o procedimientos, entre ellos<

3(l estudio de los records e%istentes3Las entrevistas3Los cuestionarios3Las observaciones personales; medición y e%amen de la producción.

• 5rdenación de os datos< tan pronto se tena la información, debe anotarse

en la forma más sencilla y e%acta posible, de manera que cualquier persona pueda entenderla.

• nálisis e interpretación de los datos< una ves ordenados y clasificados los

datos es menester buscar las relaciones e%istentes entre ellos y ver como sesuplementan unos y otros. e ese análisis por lo eneral sale informaciónadicional< la interpretación del técnico.

• esarrollo de las mejoras< el pró%imo paso lóico, lueo del análisis e

interpretación de la información obtenida, consiste en derivar conclusionesy recomendaciones tentativas; o sea remedios para correir cualquier deficiencia !allada.



del trabajo, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de losaspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas podemos mencionar lassiuientes

L :(**-+ (L $9675

*ndica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando.

isponer de datos e%actos acerca del volumen de trabajo a menudo sinifica ladiferencia entre una solución realista y otra teórica. onociendo como se obtienecierta cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodosempleados para su realización, reajustar la asinación de tareas, aliviar en eneralla cara de trabajo y eliminar conestiones. $ambién ayuda a detectar rápidamentelos problemas, indicando dónde !ay desiualdad de responsabilidades.

La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un !orario, un plan o prorama que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario paralorar mayor eficiencia. demás ayuda a detectar los embotellamientos o cuellosde botella y a constatar los requerimientos del personal.

=95 ( *4$9*6=*-+ (L $9675.

(l principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todaslas facultades laborales y personales de los empleados. 4iempre que e%istan dos otres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de lasfunciones, por lo cual se deberá aplicar el ráfico de distribución del trabajo.

(ste cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de unrupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el

prorama de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, as#como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicasdel prorama.

(ste cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, quéempleados desempe'an las diversas actividades, as# como el tiempo necesario

para su ejecución. Permite !acer una redistribución más eficaz del trabajo

(4$=*54 ( $*(:P54 C :58*:*(+$54

Para realizar una adecuada medición del trabajo, es necesario realizar estudios detiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus actividadescomponentes, as# como también para las funciones independientes que se realicendentro del área.



La metodolo#a es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivoen el que se lleva a cabo cada actividad, función yDo proceso y determinar bajo

parámetros estad#sticos la eficiencia con la que se están realizando.

4e basa en los principios del balance de l#nea y de la econom#a de movimientos,que se refieren a la distribución del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo!umano y al dise'o y empleo de las !erramientas con la finalidad de realizar elmenor esfuerzo posible.

(l estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de laeficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman unaoranización; as# como también proporcionar a los directivos y empleados elespacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera

eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la oranizaciónobtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y

procurar que el arrelo del espacio facilite la circulación de las personas, larealización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado delelementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Planeación de la distribución del espacio.

Provienen de un análisis que contena los elementos de juicio suficientes parafijar prioridades, eleir entre alternativas y, establecer objetivos y metas paraordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correctaasinación de recursos, coordinación de esfuerzos y deleación precisa deresponsabilidades.

ianosticar situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y ladistribución requerida para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones deajuste orientadas a optimizarlo.

4e debe realizar un análisis de la oranización para determinar las funciones queésta desempe'a, qué actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentostécnicos como los oraniramas, cuadros de distribución del trabajo, estad#sticasde trabajo, socioramas, árboles de decisión, redes para el análisis lóico de

problemas y tablas de decisiones.

Para obtener una planeación efectiva se debe llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el arrelo del mobiliario y equipo debe apoyarse en unanálisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones pudiendo

representarse en forma de flujoramas también conocidos como rafica de



distribución de la oficina o rafica de trabajo en relación con la ubicación delequipo, en el que se puede percibir el arrelo actual de mobiliario y equipo dentrode un área, as# como el movimiento de los documentos en función de ese arrelo.La distribución actual del espacio, estudia la distribución que debe delimitar lasáreas de conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre lasdimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados, y una base paracomparar la distribución actual con la nueva.

Para obtener la representación fiel de la distribución actual, es necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. (n el

plano se representa la ubicación precisa y el tama'o de elementos como paredes,ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes, tuber#as,

contactos eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefónico, l#neas pararedes de computadoras, etcétera.

(s necesario elaborar una lista que incluya toda la información necesaria paraidentificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia, tomando encuenta cantidad, modelo, dimensión, clase, material, antiEedad, y otrasobservaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad oránica y

por puesto. ada unidad f#sica debe ser numerada durante esta etapa con el fin deutilizarlas en la distribución final.

4e debe realizar un plantilla de personal donde deberá reistrarse el n&mero deempleados de uno y otro se%o, por unidad oránica espec#fica, identificando

puestos y n&mero de plazas, de esta manera se podrán proyectar instalacionescomo casilleros, lavabos, sanitarios, comedores, entre otros.

*F9: ( P95(*:*(+$54 5 P95(454.

Los diaramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en sutotalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven parala b&squeda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente

con el personal operativo.

escribe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco fiuras distribuidas en columnasindependientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, deinspección, de almacenamiento y espera, su interrelación y los tiempos deduración de cada una de ellas.

(l cuadro de distribución del trabajo se'ala qué es lo que se está !aciendo en unaoficina, as# como la distribución de las tareas entre los empleados; mientras que el

diarama de procesos ense'a >cómo se !ace el trabajo en una oficina@



)L=75F9:4<

4in duda aluna surieron como consecuencia del diarama de procedimientos o procesos, su diferencia radica en que no se realiza el listado de actividades que

conforman el proceso, sino que se van describiendo directamente dentro de lasfiuras que se !an dise'ado para ilustrarlo.

Para su elaboración e%isten alrededor de quince fiuras, las cuales a su vez sirvende base para el dise'o de los mismos, sin embaro es com&n encontrar fiurasdiferentes creadas por el investiador, dependiendo del rado de complejidad delos procesos o la creatividad que desee introducir en ellos.

F9)* ( L *4$9*6=*-+ )G4* ( L 5)**+ C*4$9*6=*-+ (+ PL+$

La ráfica de distribución f#sica de la oficina pretende la optimización del c#rculode trabajo, distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de lasactividades que se deben realizar, utilizando la mejor combinación posible,adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de la manera másracional, para lorar los objetivos de la oficina evitando pérdidas de tiempo.

Por su parte la distribución en planta es la oranización del espacio f#sico en elcual se encuentran los recursos que servirán para la fabricación de un bien oservicio y que también consiste en determinar la ubicación de los sitios de trabajo

de la maquinaria, equipo y materiales en eneral, tomando en cuenta el posibleincremento en el nivel de la demanda y de la capacidad instalada.

mbas técnicas persiuen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es quela distribución f#sica de la oficina se basa en los puestos de trabajoadministrativos, mientras que la distribución en planta se basa en la maquinaria yequipo y materiales.

*F9: ( 9(599*5<

(l diarama de recorrido es una técnica básica para realizar la distribución f#sicade la oficina yDo distribución en planta, se fundamenta en la b&squeda de lafacilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades detransporte innecesarias y el análisis del traslado del personal, materiales,

productos y papeler#a en eneral dentro de las áreas interales de la oranización.

(laborar el diarama de recorrido ayuda a visualizar el por qué e%isten tiempos



ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir eficazmente los procesos dentro delas oficinas, planta de producción o empresa en eneral.(l diarama de recorrido es una especie de forma tabular del diarama de cordel.4e usa a menudo para el manejo de materiales y el trabajo de distribución. (lequivalente de este es el diarama de frecuencia de los recorridos.on toda probabilidad pueden encontrarse posibilidades de mejorar unadistribución de equipo en planta si se buscan sistemáticamente. eberándisponerse las estaciones de trabajo y las máquinas de manera que permitan el

procesado más eficiente de un producto con el m#nimo de manipulación. +o se!aa cambio aluno en una distribución !asta !acer un estudio detallado de todolos factores que intervienen el analista de métodos debe aprender a reconocer unadistribución deficiente y presentar los !ec!os al ineniero de fábrica o planta parasu consideración. Los proramas de computadora pueden proporcionar

rápidamente distribuciones que constituyen un buen principio en el desarrollo dela distribución recomendada.

uando se !acen nuevas disposiciones o se cambian las ya e%istentes, el analistadebe !acer recomendaciones que no sólo deban ser efectivas sino también reducir las dificultades para !acer cambios futuros. =n ejemplo es mantener los serviciosde planta, como el sistema eléctrico y el de ventilación principalmente. 5tro esmantener la fle%ibilidad en relación con el equipo de manejo de material ymantener todas las instalaciones fijas, como elevadores, en áreas que

probablemente nunca necesitarán ser cambiadas. Las áreas de almacenamientodeber#an ser localizadas en aquellos sectores donde se !an contemplado cambios o

pueden ocurrir en cierto tiempo, de manera que éstas sean las menos costosas dealterar.

F9)* ( F+$$

(s un método de planeación y proramación, se le denomina también ráfica de barras y tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividadesque se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que

lleva en las columnas el tiempo de duración y en los renlones la identificación delas actividades.

Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columnacorrespondiente a su fec!a de inicio y termina en la columna correspondiente a lafec!a prevista para su finalización, de manera que la lonitud del trazo representasu duración.

(stablece el orden de la ejecución de las actividades y la relación de dependenciaque e%iste entre cada una de ellas, además permite la revisión y control entre lo

ejecutado y lo planeado.



F9)* P:

(l P: es un método de trayectoria cr#tica, eficaz para la planificación, proramación y control de toda clase de proyectos. 4u estructura básica consiste

en un diarama o red de flec!as que representan ráfica, lóica y secuencialmenteel desarrollo de las actividades o tareas que componen el proyecto, con miras aeconomizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos disponibles, e indicar

previamente los cuellos de botella.

4u finalidad es determinar el tiempo más temprano posible en el que puedenconcluirse todas las actividades que lleuen a un evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de duración de todas las actividades que converen en unevento, se calcula de izquierda a derec!a y en forma proresiva sumando altiempo inicial el tiempo de la actividad posterior.

$ambién determina el tiempo má%imo o &ltima fec!a aceptable en que un evento pueda ser realizado sin atrasar el proyecto total, representa la menor cantidad detiempo de duración de un evento, se calcula de derec!a a izquierda en formareresiva, restando los tiempos de cada actividad.

F9)* P(9$

(l P(9$ es una técnica utilizada para el planeamiento, proramación y control de procesos productivos provistos de factores cuantitativos. omo el P: se basa en

el estudio de la trayectoria cr#tica, en el ráfico de flec!as que representan eltrabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo distinuiéndose de otrastécnicas por el rado y utilización de la estad#stica.

(stá orientado !acia la evaluación del proreso de un proyecto, pone demanifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporcionainformación precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar losobjetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.

l iual que el P:, estudia tiempos para la realización del análisis, los cuales

están divididos en $iempo normal que es el que se tardar#a en realizar la tarea oactividad cuando e%isten condiciones normales de trabajo; $iempo optimista es elque se utilizar#a para realizar una actividad bajo el supuesto que se presentencondiciones más favorables, sin dificultades o complicaciones; $iempo pesimistaes el que se necesitará para efectuar la actividad si se presentan dificultades,complicaciones o retrasos imprevistos; y tiempo estimado o esperado que es elque se obtiene de la probabilidad resultante de la interrelación estad#stica de lostiempos normal, optimista y pesimista.

*F9: (L P(45



(l Hiarama de *s!iIaJaH, también llamado diarama de causa3efecto, es una delas diversas !erramientas suridas a lo laro del silo KK en ámbitos de laindustria y posteriormente en el de los servicios, para facilitar el análisis de

problemas y sus soluciones en esferas como es la calidad de los procesos, los productos y servicios. )ue concebido por el ineniero japonés r.aoru *s!iIaJaen el a'o MNO. 4e trata de un diarama que por su estructura !a venido a llamarsetambién< diarama de espina de pescado, que consiste en una representaciónráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espinacentral, que es una l#nea en el plano !orizontal, representando el problema aanalizar, que se escribe a su derec!a.

(l problema analizado puede provenir de diversos ámbitos como la salud, calidadde productos y servicios, fenómenos sociales, oranización, etc. este eje

!orizontal van lleando l#neas oblicuas 3como las espinas de un pez3 querepresentan las causas valoradas como tales por las personas participantes en elanálisis del problema. su vez, cada una de estas l#neas que representa una

posible causa, recibe otras l#neas perpendiculares que representan las causassecundarias. ada rupo formado por una posible causa primaria y las causassecundarias que se le relacionan forman un rupo de causas con naturalezacom&n.

(ste tipo de !erramienta permite un análisis participativo mediante rupos demejora o rupos de análisis, que mediante técnicas como por ejemplo la lluvia de

ideas, sesiones de creatividad, y otras, facilita un resultado óptimo en elentendimiento de las causas que oriinan un problema, con lo que puede ser

posible la solución del mismo.

La primera parte de este iarama muestra todos aquellos posibles factores que puedan estar oriinando aluno de los problemas que tenemos, la seunda faselueo de la tormenta de ideas es la ponderación o valoración de estos factores a finde centralizarse espec#ficamente sobre los problemas principales, esta ponderación

puede realizarse ya sea por la e%periencia de quienes participan o por investiaciones in situ que sustenten el valor asinado.



CONCLUSION

omo pudimos ver el principio básico de una buena administración es elmantenimiento de una buena distribución del trabajo, de forma tal que seanutilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de losempleados.

(s necesaria la aplicación adecuada de las técnicas ya mencionada para lorar unfuncionamiento más eficaz y eficiente dentro de la empresa.

(n fin la simplificación del trabajo es necesaria dentro de cada oranización ya

que a través de esta son muc!os los beneficios que se obtiene

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http://www.buenastareas.com/materias/importancia...simplificacion...trabajo

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