SGP DDS SSO GUI 020 Administración Del Cambio

8/10/2019 SGP DDS SSO GUI 020 Administracin Del Cambio

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CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILEVICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE PROYECTOS

DIRECCIN DE DESAROLLO SUSTENTABLE

BUENAS PRCTICAS PARAADMINISTRACIN DEL CAMBIO

Gua

N Doc. :SGP-DDS-SSO-GUI-020

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____________________________________________________________________________Este documento es propiedad de CODELCO ChileSe prohbe su reproduccin y exhibicin total o parcial, sin el consentimiento de CODELCO Chile

NDICE

1. REVISIONES ..........................................................................................................................3

2. OBJETIVO.............................................................................................................................. 3

3. ALCANCE Y APLICACIN.................................................................................................... 3

3.1 ALCANCE ......................................................................................................................33.2 APLICACIN .................................................................................................................3

4. INFORMACIN GENERAL .................................................................................................... 4

4.1

DEFINICIONES .............................................................................................................44.2 INSTRUCCIONES GENERALES ..................................................................................4

4.3 RESPONSABILIDADES ................................................................................................5

5. BUENAS PRCTICAS EN LA ADMINISTRACIN DEL CAMBIO....................................... 6

5.1 GENERALIDADES ........................................................................................................65.2 PREPARACIN FORMULARIO DEFINICIN Y CONTROL DE MODIFICACIN.......75.3

PROCESO DE REVISIN DE MODIFICACIN ...........................................................7

5.4 EJECUCIN DE LA MODIFICACIN ...........................................................................95.5

INSPECCIN DE LA MODIFICACIN..........................................................................9

5.6 ENTREGA DE LA MODIFICACIN.............................................................................105.7 REGISTROS................................................................................................................10

6.

REFERENCIAS .................................................................................................................... 11

7. ANEXOS ............................................................................................................................... 12

N 1 Proceso de Control de Modificacin ..............................................................................12N 2 Formulario Definicin y Control de Modificacin............................................................12


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1. REVISIONES

REVISIN TIPO DE CAMBIO

FECHA

A Incorporacin lineamientos de la DDS 10-09-2007

BIncorporacin observaciones de Gerentesde Proyectos, Funcionales VCP y Staffingde sustentabilidad.

10-10-2007

0 Incorporacin observaciones del VCP. 31-10-2007

2. OBJETIVO

Definir buenas prcticas y responsabilidades, relacionadas con el control demodificaciones, las cuales deben ser un referente en temas relacionados y asociadas alos procesos, condiciones de trabajos, actividades y tareas, destinadas a asegurar quetodas las modificaciones se ejecuten con riesgos controlados para la seguridad, saludocupacional, medio ambiente y bienes fsicos.

3. ALCANCE Y APLICACIN

3.1 ALCANCE

Tiene como alcance la cartera de proyectos administrados por la VicepresidenciaCorporativa de Proyectos (VCP).

3.2 APLICACIN

Se aplica a todas las modificaciones de equipos, programas de control de planta,condiciones de operacin, actividades, tareas o preparaciones de proceso, incluyendolas modificaciones temporales. Para lo anterior, se deben aplicar a lo menos, lasmedidas de control descritas en este documento.


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4. INFORMACIN GENERAL

4.1 DEFINICIONES

CONCEPTOS

DEFINICIN

ModificacinIndustrial

Cualquier modificacin de tipo temporal o permanente en losequipos, materiales, especificaciones, servicios o programas decontrol de procesos, actividades, tareas, que puedan afectar elproceso, la seguridad de las personas o los bienes fsicos.

4.2 INSTRUCCIONES GENERALES

Este documento denominado Buenas Prcticas para la Administracin del Cambio, esel mnimo estndar a ser utilizado en la ejecucin (diseo, adquisiciones, construccin,montaje, puesta en marcha y entrega a operaciones) de Proyectos administrados por laVCP.


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4.3 RESPONSABILIDADES

UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD

VicepresidenteCorporativo de Proyectos Aprobar esta Gua de Buena Prctica.

Director de DesarrolloSustentable

Generar, administrar y mejorar la presente Gua de BuenaPrctica.

Asegurar que el Staffing de los proyectos conozcan yentiendan este estndar.

Orientar a los proyectos en la aplicacin de esta Gua de

Buena Prctica.

Gerentes / Jefes deProyectos VCP

Asegurar el cumplimiento de los requerimientos de estaGua de Buena Prctica.

Gerente / Jefe deDisciplina en Terreno

Asegurar la conformidad y corregir las desviaciones de laaplicacin de esta Gua de Buena Prctica.

Liderar la implantacin de esta Gua de Buena Prctica.

Encargado de

Sustentabilidad-Staffing(SSOA&C) del Proyecto

Asesorar al Gerente/Jefe del Proyecto VCP y Gerente/Jefe

de Disciplina de Codelco en la aplicacin de esta Gua deBuena Prctica.

Inspeccin Tcnica deObras (ITO)

Verificar la correcta implementacin de esta Gua deBuena Prctica.

Gerente EmpresaContratista

Aplicar esta Gua de Buena Prctica.

Asignar los recursos para el cumplimiento de los requisitosemanados de esta Gua de Buena Prctica.

Gerente o Jefe dePrevencin de Riesgos dela Empresa Contratista.

Participar y controlar la implementacin y aplicacin deesta Gua de Buena Prctica.

Supervisor de lnea Asegurar el cumplimiento de todos los requerimientosdescritos en ste estndar.

Trabajadores Conocer, respetar y cumplir los requisitos de este estndar.


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5. BUENAS PRCTICAS EN LA ADMINISTRACIN DEL CAMBIO

5.1 GENERALIDADES

Previo al proceso de preparacin o ejecucin de cualquier modificacin, esestrictamente necesario realizar un proceso de identificacin de peligros/aspectos y laevaluacin de los riesgos de ejecutar la modificacin y de las condiciones de operacinde la nueva planta, proceso, equipo, actividades o tareas, segn el ProcedimientoEstructural Identificacin de Peligros y Aspectos en Proyectos y Evaluacin del losRiesgos (SGP-DDS-SUS-PRO-001). De esta manera se determinar que los impactos

ambientales significativos y riesgos intolerables o moderados tienen sus medidas decontrol pertinentes.

El proceso de control de modificaciones se indica en el Anexo N 1 Proceso deControl de Modificacin .

El iniciador de cualquier modificacin debe completar el Formulario Definicin yControl de Modificacin (Anexo N 2) para determinar si el cambio propuestocorresponde a una modificacin de planta, Relevante o No Significativa .

De acuerdo con lo indicado en este estndar, en los casos en que todas las respuestassean "NO, el cambio propuesto es considerado como No Significativo, en este caso:

Se evala, tomando en consideracin la identificacin de peligros/aspectos y laevaluacin de los riesgos;

Se comunica a quienes pueden verse afectados; y

Se ejecuta.

Cuando la respuesta a cualquier interrogante sea S, se requerir aprobar lamodificacin propuesta antes de implementarla siguiendo las etapas del proceso deControl de Modificacin (Anexo N1), siendo esta modificacin considera comoRelevante.

Nota: Es posible que el trabajo propuesto requiera otras autorizaciones.


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5.2 PREPARACIN FORMULARIO DEFINICIN Y CONTROL DE

MODIFICACIN.

El iniciador del cambio debe efectuar lo siguiente:

Evaluar la propuesta para identificar los peligros/aspectos y evaluar lo riesgos a laspersonas e impactos.

Preparar la documentacin complementaria correspondiente (planos,especificaciones tcnicas, etc.);

Consultar con otras personas que puedan aportar conocimientos importantes(especialistas de disciplina); y

Por ltimo, completar las secciones pertinentes del Formulario Definicin y Controlde Modificacin y enviarlo al Jefe de Disciplina o al Encargado del rea.

El Gerente del Proyecto o quien corresponda, debe decidir si aprueba o rechaza elcambio.

Si se aprueba la solicitud de cambio, de acuerdo con lo indicado en el Formulario deDefinicin y Control de modificaciones, se debe comunicar a otras reas quetambin se involucren o se vean afectadas por esta propuesta.

Si se rechaza una modificacin, debe indicarse el motivo de tal rechazo en el

Formulario de Definicin y Control de Modificacin, que permanecer archivado enel registro de modificaciones y el iniciador debe ser oportunamente informado.

5.3 PROCESO DE REVISIN DE MODIFICACIN

En el caso de llegar a un acuerdo general, el Gerente del Proyecto o quiencorresponda, debe efectuar lo siguiente:

Designar a un encargado de modificaciones para que gestione la revisin decada modificacin;

Designar a un coordinador de proyecto (por lo general, slo para trabajosmayores) de la disciplina que requiere ms aportes de la revisin;

Precisar la fecha de trmino requerida para la revisin;

Obtener recursos para ejecutar el cambio.


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El proceso de revisin debe incluir un anlisis detallado y minucioso de la modificacin.

Debe ser realizado por un grupo experto, compuesto por personal de los departamentosde produccin, mantenimiento, ingeniera, tecnologa, seguridad y medio ambiente,dependiendo de los requisitos de la modificacin.

Para agilizar el proceso de revisin, el encargado de modificaciones debe realizar lassiguientes actividades:

Revisar el registro de modificaciones para analizar en forma previa la modificacinpropuesta;

Asegurar la difusin de la solicitud de modificacin entre los integrantes del equipo;

Realizar la o las reuniones de revisin que sean necesarias; Asegurar que se conteste el Formulario Definicin y Control de Modificacin y se

encomienden las acciones resultantes a los miembros adecuados del equipo;

Coordinar cualquier desarrollo de la propuesta de modificacin (pruebaspreliminares, mediciones, etc.); y

Documentar los procedimientos de revisin.

Todos los integrantes del equipo multidisciplinario deben asegurar que la modificacinpropuesta, tenga las siguientes caractersticas:

Cumplimiento de las especificaciones, estndares y los requisitos reglamentarios deCodelco;

Disponibilidad de los criterios de diseo reales y los clculos para anlisis;

Mantenimiento de la integridad de diseo al menos equivalente a la original;

Planteamiento a las partes interesadas, expertos y personal directamente afectadocomo: reas de produccin, mantenimiento, ingeniera, tecnologa e ingenieraecolgica; y

Anlisis de riesgos y operatividad (HAZOP), si procede.

Si los integrantes del equipo no estn seguros de que la propuesta cumpla con loanterior, deber solicitarse la asesora de un organismo externo acreditado.

Previo a la autorizacin, el coordinador de proyecto designado deber efectuar losiguiente:

Especificar todas las limitaciones, condiciones o requisitos especiales;


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Determinar el tipo y las fechas de las inspecciones;

Especificar las acciones de seguimiento, como modificaciones de planos,actualizacin de documentos, etc. y

Designar a las personas responsables de dichas acciones.

Si no se cuenta con la aprobacin de recursos, la modificacin debe ser rechazadaindicando su motivo en el Formulario de Definicin y Control de Modificacin, quepermanecer archivado en el registro de modificaciones. Adems, se debe informaroportunamente a quien haya solicitado la modificacin.

5.4 EJECUCIN DE LA MODIFICACIN

El ingeniero o supervisor a cargo de la ejecucin de la modificacin debe:

Administrar la implementacin del cambio autorizado;

Ningn proceso de modificacin debe realizarse sin enviar previamente e informarlos resultados a todos los empleados, que de una u otra forma, pudieran verseafectados por la modificacin.

Con el fin de capacitar a todos los empleados afectados, en lo necesario para

ejecutar los nuevos procedimientos de trabajo, actividades, tareas o sistemas decontrol de procesos originados por la modificacin, se debe determinar los requisitospara modificar el o los programas de capacitacin.

5.5 INSPECCIN DE LA MODIFICACIN

En las etapas designadas y/o la etapa de trmino, el ingeniero a cargo o coordinador deproyecto, debe inspeccionar el cambio para confirmar lo siguiente:

Que se hayan alcanzado los objetivos de la modificacin; Que los estndares de diseo y construccin cumplan con las especificaciones

correspondientes de Codelco y disposiciones legales;

Que se hayan incorporado los materiales adecuados para las condiciones deoperacin;

Que se cumplan las disposiciones de aprobacin de la modificacin;

Que se realicen las pruebas necesarias;


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Que se hayan retirado el exceso de materiales que no se utilicen, en el caso de que

sea imposible su consumo total; Que se actualicen los registros e instructivos que se vean involucrados por el cambio

(como planos, procedimientos de mantenimiento y operacin, rdenes de trabajo,estrategias de planificacin de mantenimiento, registros de suministro de materiales,equipo repetido, repuestos, especificaciones, etc.);

Que el personal involucrado, ya sea, de operacin, mantenimiento, de servicio uotros, reciba la capacitacin necesaria;

Que se adquieran los repuestos necesarios;

Si las etapas anteriores se cumplen se debe llenar y firmar el formulario de cierre de

modificacin en la etapa de trmino. En caso de no cumplimiento se debe corregir y solucionar las fallas.

5.6 ENTREGA DE LA MODIFICACIN

El Gerente Del proyecto o quien corresponda, debe:

Preparar un informe Consolidado de la Modificacin

Entregar el Informe al rea, departamento, o quienes se vean afectados por elcambio;

Mantener un registro del Informe de la modificacin; y

Completar el Formulario Definicin y Control de Modificaciones, con su respectivafecha y firma.

5.7 REGISTROS

Se debe mantener un registro de modificacin, de todas las solicitudes de modificacinaprobadas o rechazadas para el sitio.

Todos los formularios completados deben enviarse al rea que corresponda paraactualizar la informacin correspondiente en la base de datos de control demodificaciones.


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6. REFERENCIAS

Procedimiento Estructural Identificacin de Peligros y Aspectos en Proyectos yEvaluacin del los Riesgos (SGP-DDS-SUS-PRO-001).

Gua de Buenas prcticas Observacin de Planeada de Tareas SGP- DDS-SSO-GUI-009


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7. ANEXOS

N 1 Proceso de Control de Modificacin

N 2 Formulario Definicin y Control de Modificacin


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BUENAS PRCTICAS PARA

ADMINISTRACIN DEL CAMBIO

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N Doc. :SGP-DDS-SSO-GUI-020-Anexo N1

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ANEXO 1: PROCESO DE CONTROL DE MODIFICACIN

Inicio

Se requiereformulario de control

de modificacin?Realizar tarea

Preparar el formulario de controlde modificaciones y seguir lasetapas

Existeacuerdo?

No

S

Registro de motivo derechazo, notificacin ainiciador y archivo deformulario de control demodificacin

Realizar proceso derevisin de modificacin

No

S

Serequirecapital?

Obtener capital a travsde presupuestos deasignacin de capital

S

No

Ejecutar

Inspeccionar

Cumple?Corregir

falla

Firma

Preparar informe de resultados de modificaciny archivar formulario de control demodificaciones

S

No

Fondosaprobados?

S

Registro de motivo de noasignacin de fondos,notificacin a iniciador yarchivo del formulario decontrol modificaciones

No

Trmino

Trmino Trmino

Trmino

Fondos de reserva depresupuesto demantenimiento uoperaciones

Actualizar planos y listados demateriales cuando sea necesario

Llenar la solicitud nuevo plan demantenimiento

Llenar la solicitud de nuevo nmeroo cambio de equipo

Contestar formulario dedefinicin de modificacin

Llenar formulario de cierre demodificacin

Llenar la solicitud de nuevaubicacin o cambio de funcin


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CO

PIANO

CON

TROLADA

Cambio en Proceso Cambio en Programa de Control Cambio en Actividades Cambio de Materiales

Cambio en Equipos Cambio de Servicios Cambio de Tareas Otro (Especificar)

MODIFICACION RELEVANTE MODIFICACION NO SIGNIFICATIVA

Cuando la Modificacin sea "No Significativa":SI NO

Cuando el cambio sea Relevante:SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

EJECUCIN DE LA MODIFICACIN

INSPECCIN DE LA MODIFICACIN

Que se actualicen los registros e instructivos que se vean involucrados por el cambio (planos, especificaciones, etc.); Que el personal involucrado (de operacin, mantenimiento, de servicio u otros), reciba la capacitacin necesaria;

El ingeniero a cargo o coordi nador de proyecto, debe inspeccionar el cambio para confirmar lo siguiente: Que se hayan alcanzado los objetivos de la modificacin; Que los estndares de diseo y construccin, cumplan con las especificaciones correspondientes de Codelco y disposiciones legale

Que se hayan retirado el exceso de materiales que no se utilicen, en el caso de que sea imposible su consumo total;

Mantener la integridad de diseo, al menos equivalente, a la de la planta original;

PROCESO DE REVISIN DE MODIFICACIN

Designar unencargado de modificaciones para que gestione la revisin de cada modificacin;El Gerente del Proyecto o quien corresponda, debe efectuar lo siguiente:

Documentar los procedimientos de revisin.

Preparar la documentacin complementaria correspondiente (planos, especificaciones tcnicas, etc.); Consultar con otras personas que puedan aportar conocimientos importantes (especialistas de disciplina)

Aprobar la propuesta de cambio. Comunicar a otras reas que sean afectadas por esta propuesta.

El Gerente del Proyecto o quien corresponda, debe: Prepara un informe consolidado de la modificacin;

ENTREGA DE LA MODIFICACINEjecutado

Que se hayan incorporado los materiales adecuados para las condiciones de operacin; Que se adquieran los repuestos necesarios; Que se cumplan las disposiciones de aprobacin de la modificacin; Que se realicen las pruebas necesarias;

Entregar el Informe al rea, departamento o quienes se vean afectados por el cambio Mantener un registro del Informe de la modificacin.

Ejecutado

Ejecutado

Ejecutado

Evaluar la propuesta para identificar los peligros/aspectos y evaluar lo riesgos a las personas e impactos.El Iniciador del cambio debe cumplir con lo si guientes:

El Gerente del Proyecto o quien corresponda, debe:

En el caso de acuerdo:

Si se rechaza la modificacin, debe indicarse el motivo de tal rechazo y archivar en el registro de modificaciones;

DETERMINACIN DE MODIFICACION RELEVANTE O NO SIGNIFICATIV

El cambio propuesto se evala, tomando en consideracin la identificacin de peligros/aspectos y la evaluacin de los riesgos; Se comunica a quienes pueden verse afectados

Plantear la modificacin a las partes interesadas, expertos y personal directamente afectado;

Se ejecuta

Informar oportunamente al iniciador del cambio.

Precisar la fecha de trmino requerida para la revisin; y

El equipo multidis ciplinario debe asegurar que la modificacin p ropuesta cumpla las siguientes caractersticas:

Realizar un anlisis de riesgos y operatividad (HAZOP), si procede.

Cumplir con las especificaciones, estndares y los requisitos reglamentarios de Codelco;

El encargado de modificaciones, debe efectuar lo sigui ente:

Designar uncoordinador de proyecto de la disciplina que requiere ms aportes de la revisin;

Revisar el registro de modificaciones para analizar en forma previa la propuesta; Asegurar la difusin de la solicitud de modificacin entre los integrantes del equipo. Realizar la o las reuniones de revisin que sean necesarias;

Obtener recursos para ejecutar el cambio.

Coordinar cualquier desarrollo de la propuesta de modificacin (pruebas preliminares, mediciones, etc.);

Disponer de los criterios de diseo reales y los clculos para anlisis;

Especificar las acciones de seguimiento, como modificaciones de planos, actualizacin de documentos, etc. Designar a las personas responsables de dichas acciones.

Ejecutado

Ejecutado

Comunicar la modificacin, a todos los trabajadores que se pueden ver afectados, directa o indirectamente. Determinar los requisitos de capacitacin, para mejorar el programa de capacitacin de los trabajadores afectados por la modificaci

El ingeniero o supervisor a cargo, debe efectuar lo sigui ente: Administrar la implementacin del cambio autorizado.

El coordinador de proyecto (Previo a la autorizacin) debe: Especificar todas las limitaciones, condiciones o requisitos especiales; Determinar el tipo y las fechas de las inspecciones;

CARGO:__________________________________________________CARGO:__________________________________________________

Gerente / Supervisor a cargo de la entrega de la m odificacin

NOMBRE:_________________________________________

Gerente / Supervisor a cargo de la recepcin de la modificacin

NOMBRE:_________________________________________

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N Doc.: SGP-DDS-SSO-GUI-020-Anexo N2

Rev.: 0

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE PROYECTOS


FORMULARIO

DEFINICIN Y CONTROL DE MODIFICACIN

NOMBRE Y CARGO DEL INICIADOR DEL CAMBIO PROYECTO

RAZN PARA EL CAMBIO

FECHA: __________________________________________________

FIRMA:___________________________________________

FECHA: __________________________________________________

FIRMA:___________________________________________

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