ANALISIS EMPRESA ASERRA LTDA - GRUPO 7

La empresa se constituyó de forma muy familiar y de amistad, y han ido trabajando de manera muy "informal" por lo que los procesos no están definidos y por ende no organizados, se van realizando actividades según necesidades y están siendo delegadas casi al azar, lo que no permite un control.

Si se están viendo amenazados y afectados por el entorno lo primero que debe hacer para sostenerse y crecer es organizar la empresa, funciones, procesos, definir responsables, no por afinidad sino por capacidad.

Si bien una de las mayores preocupaciones de sus dueños es la inversión para la implementación del SGC pueden empezar por saber que no es mucho el dinero pero si mucho el compromiso y cambios que pueden herir susceptibilidades, que hay que definir muchas cosas para poder implementarlas y exigir más de los miembros de la empresa y empleados para cumplir todo.

ANALISIS DOFA: Luego de leer detenidamente el caso de estudio pensamos que esta empresa debe implementar de forma inmediata o en el menor tiempo posible un sistema de gestión de calidad, ya que su expansión en el mercado, los clientes y el nivel de la competencia son bastante altos. En un mercado tan competitivo como lo es el de la empresa ASERRA LTDA implementar un SGC le beneficia en gran manera.

Tiene una serie de factores a su favor como lo son los bajos costos de la materia prima, la unión de amistad entre los directivos ya que es una empresa familiar o mejor dicho así se constituyo.

Las falencias más notorias dentro de esta empresa es que no hay un manual de funciones bien establecido, ya que hay trabajadores que tienen que realizar varias tareas que no tienen ninguna afinidad con la tarea para la que fueron contratados en la empresa.

ASERRA LTDA debe preparar al personal, tiene a simple vista un excelente grupo de trabajo que tiene mucha experiencia pero esto por sí solo no constituye una garante de éxito en un mundo y un mercado tan cambiante y cada vez más exigente, si la idea es implementar un SGC debe empezar por ahí, esta petición se la están dando unos clientes a lo cual se le debe dar gran importancia teniendo en cuenta sus objetivos y políticas de expansión.

En cuanto a procesos creemos que los que actualmente tienen, aunque poco definidos son:

Reparación y mantenimiento de maquinaria y vehículos Depósito (como bodega) y Entrega de Mercancías Cobros y Pagos (financiero)

Así como los departamentos o áreas existentes a grandes rasgos que serían:

Presidencia. Inversión (materia prima y activos físicos), apertura de mercados Financiera. Contabilidad, mercadeo y publicidad, nomina Personal (recursos humanos). Contratación y manejo del mismo Producción. Manejo y coordinación de productos Fabrica (elemento físico) mantenimiento Entrega de mercancías. Coordinación de entrega y mensajería interna

Por tal razón podemos decir que la implementación de procesos no existe, siendo esta empresa familiar muy pequeña y con una estructura física y humana muy justa.

Mirando cómo se maneja la empresa cada uno tiene una función separada y a su vez cada área desempeña funciones que no son muy acordes a lo que verdaderamente la función debería ser como por ejemplo la presidencia no debería estar tan involucrada con ventas.

Proceso de compras

Entradas : Según los pedidos que se tienen se compran los materiales para la producción Salidas : Producto elaborado empacado y verificado Dueño : encargado de área, Jefe de Producción. Proveedor : Interno el área financiera, Externo a quien compramos los materiales Clientes : Interno, jefe de producción y empleados que hacen requerimiento al área financiera.

PROCESO DE COMPRAS

Documentos de solicitud.

Proceso de ventas

Debilidades Empresa de tamaño pequeño. Áreas con multifunciones. Los departamentos no están ni estructurados ni enfocados. Al ser una empresa familiar se puede perder poder de decisión. Se encuentran en un mercado altamente competitivo y no está bien fundamentada en sus

Fortalezas Posibilidad de crecimiento bajo términos de endeudamiento. Posibilidad de acceder a mercados más dinámicos. Al ser empresa familiar se pueden generar acuerdos de capacitación del factor humano. Ganas de salir adelante. Compromiso de parte de los directivos.

Identificación de proveedores Formatos de inscripción

Contacto y acercamiento al posible

proveedor

Proceso de almacenamiento.

Solicitudes de compras (pedidos)

Recepción de la materia prima

Análisis de calidad, verificación de

documentos soportes

Empaque, embalaje, distribución.

Transportes, fletes, gastos aduaneros

Venta

Pedido Facturación

Inventarios

Contabilidad

Pago

Compra

Materia prima

Contabilidad

Necesidades

Pagos

Verificación

Almacenaje

Elementos de entrada en el proceso de venta.

Control de calidad para poner el producto al mercado.

Gestión de requisición del cliente (pedido).

Gestión de documentación para despacho.

Inventarios de productos terminados.

Kardex (entradas a almacén de productos terminados).

Devoluciones en venta por cualquier motivo.

Elementos de salida en el proceso de venta.

Distribución del producto final de acuerdo a los requerimientos de cada cliente.

Transporte del producto.

Documentación de entrega.

Seguimiento del nivel de satisfacción del cliente.

Análisis de tendencias para conocer hacia donde enfocar esfuerzos.

Proceso de finanzas (perdidas, ganancias, utilidades)

Dueño : encargado del área (comercial) Clientes y proveedores (compra de materia prima)

DIAGRAMA DEL PROCESO DE VENTAS

VENTAS

Es una orientación administrativa que supone que los consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas.

El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.

Funciones:

1.Desarrollo y manipulación del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicación, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminación de los productos pasados de moda, observación del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus características distintivas y su nombre.

2. Distribución física: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina estas con el tráfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fábrica hasta el consumidor, que comprende los costos y métodos de transporte, la localización de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reducción de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas.

3. Estrategias de ventas: son algunas prácticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos.

4. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crédito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribución de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores.

Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crédito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duración del período de crédito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la práctica crediticia.

5.Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el año.

6.Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hábitos de compra y su aceptación del producto o servicio es fundamental para una buena administración de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carácter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el análisis y la investigación de ventas, estudios estadísticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operación.

7. Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fábrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promoción y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboración con los comerciantes.

8. Planeación de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física; el personal de ventas, las fechas de los planes de producción, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas.

9. Servicios técnicos o mecánicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecánicos requieren de servicios de instalación y técnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio.

10. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas de la compañía y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas.

11. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera más eficiente el proceso de integración el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; así como de su compensación económica, supervisión, motivación y control.12.Administración del departamento de ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organización, determinar los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento.

CAMBIO DE CULTURA ORGANIZACIONAL

La empresa realmente debe cambiar muchas de sus actuales costumbres, crear una cultura organizacional en donde todos deben “ponerse la camiseta” y aportar para mejorar y cumplir los lineamientos que nos llevaran a certificarnos, entre otros, comenzar por la capacitación de los empleados para que puedan cumplir con el perfil, definir procesos y lideres de estos señalando limitaciones, alcances y responsabilidades, establecer la misión, visión, objetivos y política de calidad.Aunque es una pequeña empresa, conformada por familiares, se está proyectando para continuar y no quedarse atrás o amenazada por la competencia que cada vez está más difícil.

MISION

Garantizar a todos los clientes, la satisfacción de sus necesidades de panelitos durásicos de excelente calidad; ofreciendo confianza, oportunidad, buen servicio, precios competitivos y respaldo posventa en el mercado nacional e internacional, por medio de nuestro personal y directivos.

VISION

Seremos una empresa líder en la comercialización de panelitos durásicos, con cubrimiento a nivel nacional e internacional.

Nos ganaremos el respeto de nuestros clientes, mediante el trabajo y esfuerzo continuo por satisfacer sus necesidades.

Tendremos una organización sólida y estable, para tranquilidad de nuestros clientes, empleados y socios.

OBJETIVOS DE CALIDAD

Organizar la empresa de manera que logremos la certificación de calidad de nuestros productos. Realizar capacitaciones internas para lograr que nuestro personal cumpla con el perfil requerido

para el cargo. Ampliar el área de cobertura de nuestro mercado tanto a nivel nacional como internacional. Volvernos más competitivos. Garantizar la satisfacción de nuestros clientes con productos de excelente calidad. Garantizar la rentabilidad de la empresa. Posicionar la empresa.

POLITICA DE CALIDAD

Producir y comercializar panelitos durásicos de excelente calidad con el fin de satisfacer las necesidades y requisitos de nuestros clientes en cuanto a entregas oportunas, buen servicio, precios competitivos, disponibilidad de inventarios y garantía, para lo cual se cuenta con el personal idóneo y capacitado que nos permite permanecer y expandirnos en el mercado, posicionándonos y comprometiéndonos al mejoramiento continuo.

VALORES CORPORATIVOS

Nuestros valores hacen parte de la cultura organizacional y los promovemos porque hacen parte de nuestra cotidianidad:

Respeto Honestidad Lealtad Responsabilidad Calidad

Oscar Berthier Alzate González C.C. 791.443.758

Jaime Augusto Molano Hernández C.C. 79.915.096

Sonia Carolina Montañez Borja C.C. 43.866.968

Libardo Miguel Sánchez Espitia C.C. 10.999.0736