SEMINARIO DE TESIS II - dspace.uce.edu.ec · ii López Morocho, Yadira Alexandra (Año 2016)....

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA APLICADA A LA EMPRESA

EGAS TAMAYO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA., QUE BRINDA

SERVICIOS DE ASESORÍA CONTABLE Y TRIBUTARIA POR EL

PERIODO 2014, UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO.

AUTORA:

YADIRA ALEXANDRA LÓPEZ MOROCHO

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA.

DIRECTOR:

MGT. NELSON GUSTAVO CÁCERES GARCÍA

[email protected]

QUITO, D.M. ABRIL 2016

ii

López Morocho, Yadira Alexandra (Año 2016). Auditoría

Administrativa aplicada a la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía.

Ltda., que brinda servicios de asesoría contable y tributaria por el

periodo 2014, ubicada en la ciudad de Quito. Trabajo de investigación

para optar por el grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría,

Contadora Publica Autorizada. Facultad de Ciencias Administrativas.

Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 156 p.

iii

DEDICATORIA

El trabajo va dedicado para todas las personas que fueron un aporte positivo en mi vida personal y

universitaria; pero principalmente el logro de este sueño se lo dedico:

A mi madre, Cecilia; por su esfuerzo y dedicación para brindarme todo lo necesario y hacer de mí

una persona con principios y valores que han servido para mi vida personal y profesional; este

sueño es de las dos, y lo logramos a pesar de que fue difícil el camino.

A mis hermanos: Cristian y Josué; por ser una inspiración para ser un ejemplo para ellos, jamás me

rendí porque sé que ellos siguen mis pasos.

A mi tía Fanny y a mis abuelitos María y José; quienes siempre me dieron palabras de aliento ante

las dificultades que viví, agradezco por la comprensión que siempre recibí en los momentos más

difíciles de mi vida.

A la familia Espinosa: Patricio, Patricia, María, Carlitos y Gaby; por acogerme en su hogar durante

la realización de mi tesis, en todo momento me brindaron su ayuda, su ánimo y gracias a ellos

aprendí el cariño desinteresado; los llevaré siempre en mi corazón.

A mis amigas: Gaby, Cristina, Susana y Lorena; las personas que vivieron conmigo esta etapa

universitaria y siempre recibí de ellas su apoyo incondicional, su ayuda en todo sentido,

aprendiendo juntas el significado de una verdadera amistad.

Yadira Alexandra López Morocho

iv

AGRADECIMIENTO

A Dios, por ser mi fiel compañero en toda mi vida, gracias por las bendiciones recibidas y la fuerza

para superar momentos difíciles, sé que con la ayuda de él todo es posible.

A la gloriosa Universidad Central del Ecuador y a sus docentes por la enseñanza que me brindaron

durante mi trayectoria estudiantil, han contribuido a mi formación profesional con conocimientos

sólidos, pero sobretodo con principios y valores que nos prepara para una vida competitiva.

Un especial agradecimiento a mi Director de Tesis: Dr. Gustavo Cáceres, quien a pesar de que no

tuve la oportunidad de conocerlo en mi vida estudiantil, con su inmenso profesionalismo y

acertadas recomendaciones ha sabido guiarme para culminar mi trabajo.

Yadira Alexandra López Morocho

v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL




Yo, YADIRA ALEXANDRA LÓPEZ MOROCHO en calidad de autor del trabajo de

investigación realizada sobre “AUDITORÍA ADMINISTRATIVA APLICADA A LA

EMPRESA EGAS TAMAYO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA., QUE BRINDA SERVICIOS DE

ASESORÍA CONTABLE Y TRIBUTARIA POR EL PERIODO 2014, UBICADA EN LA

CIUDAD DE QUITO”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL

ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen

esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,

seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás

pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, 08 abril de 2016

Yadira Alexandra López

172171180-0

vi

APROBACIÓN DEL DIRECTOR




Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por la Srta.

YADIRA ALEXANDRA LÓPEZ MOROCHO, para optar el Título de Ingeniería en

Contabilidad y Auditoría cuyo tema es:

“AUDITORÍA ADMINISTRATIVA APLICADA A LA EMPRESA EGAS TAMAYO Y

ASOCIADOS CÍA. LTDA., QUE BRINDA SERVICIOS DE ASESORÍA CONTABLE Y

TRIBUTARIA POR EL PERIODO 2014, UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”, la

misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el

tribunal calificador.

En la ciudad de Quito, a los 08 días del mes de abril de 2016

Atentamente,

MGT. Nelson Gustavo Cáceres García

vii

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

viii

CONTENIDO

DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR ................................................................................................... vi

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................ vii

CONTENIDO ................................................................................................................................. viii

LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................ xii

LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiii

ANEXOS......................................................................................................................................... xiv

RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................................ xv

ABSTRACT .................................................................................................................................... xvi

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1

CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2

1. LA EMPRESA .................................................................................................................... 2

1.1. EL PROBLEMA ................................................................................................................. 2

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................... 3

1.3. OBJETIVOS DEL PROBLEMA ........................................................................................ 3

1.3.1. Objetivos General ............................................................................................................... 3

1.3.2. Objetivos Específicos ......................................................................................................... 3

1.4. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................ 4

1.5. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA............................................................... 5

1.5.1. Reseña Histórica ................................................................................................................. 7

1.5.2. Base Legal de la Empresa ................................................................................................... 7

1.5.3. Estructura Organizacional................................................................................................... 8

1.5.4. Misión ................................................................................................................................. 9

1.5.5. Visión .................................................................................................................................. 9

1.5.6. Objetivos de la Empresa ................................................................................................... 10

1.5.6.1. Objetivo General ............................................................................................................... 10

1.5.6.2. Objetivos Específicos ....................................................................................................... 10

1.5.7. Políticas............................................................................................................................. 10

1.5.8. Estrategias ......................................................................................................................... 11

1.5.9. Valores .............................................................................................................................. 12

1.5.10. Servicios ........................................................................................................................... 13

1.5.11. Organismos de Control ..................................................................................................... 14

1.5.12. Matriz FODA .................................................................................................................... 16

ix

CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 20

2. MARCO TEÓRICO ......................................................................................................... 20

2.1. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................ 20

2.1.1. Definición de la Auditoría Administrativa ....................................................................... 20

2.1.2. Antecedentes de la Auditoría Administrativa ................................................................... 20

2.1.3. Importancia de la Auditoría Administrativa ..................................................................... 21

2.1.4. Orientación de la Auditoría Administrativa ...................................................................... 21

2.1.5. Campos de Aplicación de la Auditoría Administrativa .................................................... 21

2.1.6. Características de la Auditoría Administrativa ................................................................. 22

2.1.7. Objetivos de la Auditoría Administrativa ......................................................................... 23

2.1.8. Fases de la Auditoría Administrativa ................................................................................ 23

2.1.8.1. Fase I – Planificación ........................................................................................................ 23

2.1.8.2. Fase II - Ejecución del Trabajo ......................................................................................... 26

2.1.8.3. Fase III - Comunicación de resultados, informe de auditoría ........................................... 28

2.1.8.4. Fase IV - Seguimiento y Monitoreo ................................................................................. 32

2.2. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................ 35

2.2.1. Cédulas Sumarias o de Resumen ...................................................................................... 35

2.2.2. Cédulas Analíticas ............................................................................................................ 35

2.2.3. Control Interno .................................................................................................................. 35

2.2.3.1. Definición de Control Interno ........................................................................................... 35

2.2.3.2. Importancia del Control Interno ....................................................................................... 35

2.2.3.3. Enfoque del Control Interno ............................................................................................. 36

2.2.3.4. Componentes del Control Interno ..................................................................................... 36

2.2.4. Hallazgos de Auditoría ..................................................................................................... 39

2.2.5. Indicadores de Gestión...................................................................................................... 40

2.2.6. Índices de Auditoría .......................................................................................................... 41

2.2.7. Marcas de Auditoría.......................................................................................................... 41

2.2.8. Métodos De Evaluación De Control Interno .................................................................... 42

2.2.8.1. Cuestionario de Control Interno ....................................................................................... 42

2.2.8.2. Descriptivo o Narrativo .................................................................................................... 42

2.2.8.3. Flujo gramas ..................................................................................................................... 43

2.2.8.4. Matrices ............................................................................................................................ 43

2.2.9. Papeles de Trabajo ............................................................................................................ 43

2.2.10. Programas de Auditoría .................................................................................................... 43

2.2.11. Pruebas de auditoría .......................................................................................................... 44

2.2.12. Referencias de Auditoría .................................................................................................. 45

2.2.13. Riesgos de Auditoría ......................................................................................................... 45

x

2.3. MARCO LEGAL .............................................................................................................. 47

2.3.1. Ley de Compañías ............................................................................................................ 47

2.3.2. NIAS Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento ......................................... 47

2.3.3. Normativa ......................................................................................................................... 49

CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 51

3. DIAGNÓSTICO DEL ENTORNO ORGANIZACIONAL ............................................. 51

3.1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA ..................................................... 51

3.1.1. Influencias Macroeconómicas .......................................................................................... 51

3.1.1.1. Factores político – legales................................................................................................. 52

3.1.1.2. Factores económicos ......................................................................................................... 52

3.1.1.3. Factores tecnológicos ........................................................................................................ 56

3.1.2. Influencias Microeconómicas ........................................................................................... 57

3.1.2.1. Clientes ............................................................................................................................. 58

3.1.2.2. Proveedores ....................................................................................................................... 59

3.1.2.3. Competencia ..................................................................................................................... 60

3.2. ANÁLISIS DE CONTROL INTERNO ........................................................................... 61

3.2.1. Área Administrativa .......................................................................................................... 61

3.2.1.1. Talento Humano - Situación actual .................................................................................. 61

3.2.2. Área de Servicios .............................................................................................................. 63

3.2.2.1. Tributario Contable - Situación actual .............................................................................. 64

3.2.2.2. Consultoría Empresarial - Situación actual....................................................................... 64

3.2.2.3. Sistemas - Situación actual ............................................................................................... 65

3.3. MATRIZ DE HALLAZGOS ............................................................................................ 65

CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 67

4. DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO ....................................................................... 67

4.1. PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA .............................................................................. 77

4.1.1. Planificación Preliminar ................................................................................................... 77

4.1.2. Planificación de Auditoría ................................................................................................ 88

4.2. EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ...................... 100

4.2.1. Programa de Auditoría Administrativa ........................................................................... 100

4.2.2. Análisis de la Encuesta ................................................................................................... 101

4.2.3. Evaluación de Sistema de Control Interno...................................................................... 111

4.2.4. Hallazgos de Auditoría ................................................................................................... 127

4.3. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS E INFORME ................................................. 135

4.3.1. Carta de Presentación de Informe ................................................................................... 135

4.3.2. Informe a Gerencia ......................................................................................................... 136

4.3.3. Informe de Auditoría ...................................................................................................... 142

xi

4.4. SEGUIMIENTO Y MONITOREO ................................................................................ 143

4.4.1. Matriz de Recomendaciones ........................................................................................... 143

CAPÍTULO V ................................................................................................................................ 145

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................. 145

5.1. CONCLUSIONES .......................................................................................................... 145

5.2. RECOMENDACIONES ................................................................................................. 146

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 149

ANEXOS........................................................................................................................................ 152

xii

LISTA DE TABLAS

Tabla 1.1 Clientes de la empresa ........................................................................................................ 6

Tabla 1.2 Extracto de Constitución .................................................................................................... 8

Tabla 1.3 Organismos de Control .................................................................................................... 14

Tabla 1.4 Matriz F. O. D. A. ............................................................................................................ 17

Tabla 1.5 Matriz de Estrategias ........................................................................................................ 19

Tabla 2.1 Hoja de Hallazgos ............................................................................................................ 40

Tabla 2.2 Indicadores de Gestión ..................................................................................................... 41

Tabla 2.3 Índices de Auditoría ......................................................................................................... 41

Tabla 2.4 Marca de Auditoría .......................................................................................................... 42

Tabla 2.5 Referencias de Auditoría .................................................................................................. 45

Tabla 2.6 Nivel Confianza vs. Nivel Riesgo .................................................................................... 46

Tabla 2.7 Sección NIAS ................................................................................................................... 47

Tabla 2.8 Matriz de Sistemas de Control Interno ............................................................................. 50

Tabla 3.1 Aspecto Político-Legal ..................................................................................................... 52

Tabla 3.2 Porcentaje de inflación ..................................................................................................... 53

Tabla 3.3 Tasa de interés activa ....................................................................................................... 53

Tabla 3.4 Tasa de interés pasiva ....................................................................................................... 54

Tabla 3.5 Aspectos económicos ....................................................................................................... 55

Tabla 3.6 Aspecto Tecnológico ........................................................................................................ 56

Tabla 3.7 Matriz de hallazgos .......................................................................................................... 66

Tabla 4.1 Población y Muestra ......................................................................................................... 96

Tabla 4.2 Matriz de Recomendaciones .......................................................................................... 144

Tabla 5.1 Beneficio / Costo ............................................................................................................ 148

xiii

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1 Ubicación de la empresa ................................................................................................... 5

Figura 1.2 Estructura Organizacional ................................................................................................. 8

Figura 2.1 Campos de Aplicación .................................................................................................... 22

Figura 2.2 Flujograma Fase Planificación ........................................................................................ 24

Figura 2.3 Flujograma Fase Ejecución ............................................................................................. 27

Figura 2.4 Actividades Fase II ......................................................................................................... 28

Figura 2.5 Actividades Fase III ........................................................................................................ 28

Figura 2.6 Flujograma Fase Comunicación e Informe ..................................................................... 29

Figura 2.7 Características del informe de auditoría ......................................................................... 31

Figura 2.8 Flujograma Fase Seguimiento y Monitoreo .................................................................... 32

Figura 2.9 Actividades Fase IV ........................................................................................................ 33

Figura 2.10 Aseguramiento de calidad ............................................................................................. 33

Figura 2.11 Sistema Ecuatoriano de Calidad ................................................................................... 34

Figura 2.12 Componentes de Control Interno .................................................................................. 36

Figura 2.13 Proceso comunicación de problemas ............................................................................ 38

Figura 2.14 Técnicas de auditoría .................................................................................................... 44

Figura 2.15 Riesgo de Auditoría ...................................................................................................... 49

Figura 3.1 Macroambiente ............................................................................................................... 51

Figura 3.2 Canasta Familiar ............................................................................................................. 54

Figura 3.3 Barril de petróleo ............................................................................................................ 54

Figura 3.4 Riesgo país ...................................................................................................................... 55

Figura 3.5 Microambiente ................................................................................................................ 57

Figura 3.6 Talento Humano ............................................................................................................. 61

Figura 3.7 Servicios de la empresa ................................................................................................... 64

Figura 4.1 Flujograma del Área Administrativa .............................................................................. 94

Figura 4.2 Flujograma del Área de Servicios ................................................................................... 95

Figura 5.1 Relación Beneficio / Costo ........................................................................................... 148

xiv

ANEXOS

Anexo A Escritura de Constitución ................................................................................................ 152

Anexo B Plan Estratégico .............................................................................................................. 153

Anexo C Reglamento Interno de Trabajo....................................................................................... 154

Anexo D Manual de Procedimientos ............................................................................................. 155

Anexo E Planilla del Personal ........................................................................................................ 156

xv

RESUMEN EJECUTIVO



TRIBUTARIA POR EL PERIODO 2014, UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”.

El trabajo de titulación se basa en la realización de una auditoría administrativa para conocer los

problemas que dificultan el desarrollo operativo y no permite llevar con eficiencia el control

interno y el cumplimiento de normas en sus procedimientos; detalla antecedentes, estructura

organizacional, componentes del direccionamiento estratégico y el análisis de la matriz FODA.

El marco teórico se compone de: referencial, conceptual y legal donde se enfoca principalmente a

comprender íntegramente la auditoría administrativa, su normativa y sus fases: Planificación,

Ejecución y Comunicación de resultados.

El análisis situacional considera influencias macroeconómicas y microeconómicas de la empresa;

se identifican los problemas, sus causas y propone soluciones adecuadas e implanta una mejora en

la situación actual de la empresa mediante una matriz de hallazgos.

La propuesta de auditoría administrativa aplicada a la empresa “Egas Tamayo y Asociados Cía.

Ltda.”, donde se desarrollan las fases de auditoría y se emite el informe a la Gerencia, con el

análisis del resultado de la evaluación para considerar mejoras en los procedimientos operativos.

PALABRAS CLAVES

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

CONTROL INTERNO

TALENTO HUMANO

PROCESO CONTABLE

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

xvi

ABSTRACT

"AUDIT COMPANY APPLIED TO ADMINISTRATIVE EGAS TAMAYO Y ASOCIADOS

CÍA. LTDA. CONSULTANCY SERVICES PROVIDED AND TAX ACCOUNTING FOR

THE PERIOD 2014, LOCATED IN THE CITY OF QUITO ".

Titling work is based on conducting a management audit to identify the problems that hinder

development and operating efficiently not allowed to bring internal control and compliance in their

procedures; detailed history, organizational structure, components of strategic management and

SWOT analysis matrix.

The theoretical framework consists of: referential, conceptual and legal where it focuses primarily

on fully understand the management audit, its rules and its phases: planning, execution and

communication of results.

The situational analysis considers macroeconomic and microeconomic influences of the company;

problems, their causes are identified and appropriate solutions proposed and implemented an

improvement in the current situation of the company through an array of findings.

The proposed administrative audit applied to the company "Egas Tamayo y Asociados Cia. Ltda.”,

where the phases are developed audit and the report is issued to management, the analysis of the

results of the evaluation to consider improvements in operating procedures.

KEYWORDS

• ADMINISTRATIVE AUDIT

• INTERNAL CONTROL

• HUMAN TALENT

• ACCOUNTING PROCESS

• ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT

• QUALITY ASSUREMENT

1

INTRODUCCIÓN

La auditoría administrativa constituye una herramienta que facilita los lineamientos necesarios para

evaluar el cumplimiento de metas, objetivos, políticas, normas adoptadas por la administración y

demás elementos del direccionamiento en una empresa, quien busca satisfacer necesidades de los

clientes mediante la prestación de servicios de calidad preparándose para asumir retos, desarrollar

estrategias que permita ser cada vez más competitivos y eficientes en el mercado.

El plan de trabajo de titulación permitirá conocer, analizar y desarrollar una auditoría

administrativa, donde se estudiará la administración en el manejo de controles internos, detectará

potenciales problemas que pueden presentarse en cada área y permitirá establecer políticas para

mejorar los procesos. El objetivo es realizar una auditoría administrativa a través del desarrollo de

técnicas y herramientas de la Auditoría, para optimizar las operaciones mediante el establecimiento

de medidas correctivas que mejoren los procesos enmarcados en estándares del sector en el que se

desenvuelve.

En el capítulo I se identifica el campo de aplicación del trabajo de titulación, en esta sección se

describe aspectos generales de le empresa relacionado con su estructura organizacional, servicios,

empresas reguladoras; y parte de su direccionamiento estratégico.

En el capítulo II se realizará el Marco Teórico, es decir, la forma general los aspectos teóricos de la

auditoría administrativa así como elementos, componentes y fases a seguir para el desarrollo del

siguiente capítulo.

En el capítulo III se realizará el estudio de la empresa enfocado para la preparación de la auditoría

administrativa.

En el capítulo IV se desarrollará el ejercicio práctico aplicando las diferentes fases de la auditoría

administrativa: planificación, ejecución comunicación de resultados (informe), monitoreo y

seguimiento.

En el capítulo V se determinaran las conclusiones, causas de hallazgos encontrados, y

recomendaciones, potenciales soluciones de mejora, del trabajo de investigación desarrollado como

acciones correctivas de los procesos de la empresa.

2

CAPÍTULO I

1. LA EMPRESA

1.1. EL PROBLEMA

Egas Tamayo y Asociados fue creada con la finalidad de ser un medio de solución en problemas

tributarios, contables - financieros brindando sus servicios profesionales en contabilidad y

tributación, tanto a personas naturales como jurídicas dentro de las cuales se puede dar asesoría

gerencial, administrativa y financiera.

Gracias al desarrollo del mercado, la empresa ha ido evolucionando favorablemente lo que ha

permitido incrementar personal para cubrir necesidades con servicios adicionales como: asesoría en

nómina, asesoría empresarial e implementación de un sistema contable financiero que brinda a sus

clientes.

La empresa desde su fecha de Constitución no ha efectuado una Auditoría Administrativa, por lo

que se ha presentado durante años algunas deficiencias en el área administrativa y el área de

servicios; mediante una investigación directa se ha identificado los problemas que dificulta el

normal funcionamiento de las actividades o por lo menos no permite lograr la excelencia en la

calidad de los servicios que presta, entre los más sobresalientes se menciona los siguientes:

Una administración gerencial con ausencia de los componentes del direccionamiento

estratégico que son misión, visión, objetivo general y específicos, políticas, estrategias y

valores corporativos.

Falta de supervisión apropiada en las tareas y actividades que cumplen los miembros de

la empresa.

Inadecuada asignación de tareas específicas para las personas encargadas del área de

servicios de la empresa.

Deficiencias en el sistema contable financiero propio de la empresa que brinda a los

clientes para el desarrollo de sus operaciones.

Los problemas identificados necesitan atención puntual para mejorar el desarrollo de las

actividades en cada área y verificar el cumplimiento de procedimientos de control interno.

3

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Debido a los antecedentes mencionados anteriormente, se seleccionó el tema de investigación que

fue definido en los siguientes términos: “Auditoría Administrativa aplicada a la empresa Egas

Tamayo y Asociados Cía. Ltda., que brinda servicios de asesoría contable-tributaria por el periodo

2014, ubicada en la ciudad de Quito.”

Gracias a esta rama de la auditoría interna, es muy probable que el tema planteado permitirá

solucionar a varios problemas a través de la investigación; adicionalmente, esta auditoría se

elaborará por medio de indagaciones a la empresa auditada, para lo cual se utilizará varias

herramientas investigativas como: encuestas, entrevistas, documentación fuente, entre otras.

La obtención de los datos se encuentra a disposición para la investigación, debido a que se pretende

solucionar problemas y fortalecer a la empresa. La información obtenida será fácilmente

interpretada gracias a la aplicación de esta auditoría, para lo cual la investigación se centrará en una

empresa delimitada por áreas. La información es suficiente, se encuentra a disposición de la

auditoría, lo que garantizará los resultados obtenidos por medio de la auditoría sean reales; el

propósito de la investigación es presentar conclusiones y recomendaciones para mejorar su

estructura organizacional, así como sus procedimientos de control interno de la empresa.

1.3. OBJETIVOS DEL PROBLEMA

1.3.1. Objetivos General

Realizar una Auditoría Administrativa aplicada a la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.,

que brinda servicios de asesoría contable y tributaria por el periodo 2014, ubicada en la ciudad de

Quito, a través del desarrollo de técnicas, además de herramientas de la auditoría, para optimizar

sus operaciones mediante el establecimiento de medidas correctivas que mejoren los procesos de

gestión enmarcados en estándares del sector que se desenvuelve la empresa.

1.3.2. Objetivos Específicos

Describir a la compañía, su desarrollo y participación en el mercado actual para definir

aspectos relevantes que sean útiles durante el proceso de Auditoría.

Definir el marco teórico basándose en el modelo que se aplicará la auditoría administrativa

para mantener el contexto del estudio.

4

Realizar un análisis situacional de las operaciones realizadas por la empresa en ámbito interno

y externo, mediante la aplicación de técnicas de estudio para recolectar información suficiente

que brinde resultados óptimos en el proceso.

Desarrollar el modelo de estudio en base a un marco referencial, demostrando que con la

Auditoría Administrativa se puede conseguir que la organización este inmersa en un proceso de

cumplimiento de las expectativas y satisfacción de sus clientes.

Proponer conclusiones y recomendaciones basadas en el informe de auditoría para lograr el

correcto cumplimiento o mejora de los procesos de la empresa, la aplicación de medidas

correctivas o a su vez planes de mejoramiento continuo para la empresa.

1.4. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

La aplicación de Auditoría Administrativa a la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. tiene

como fin principal, proporcionar soluciones a los problemas encontrados dentro del periodo 2014,

dando lugar a la definición de objetivos y metas trazadas basadas en normas, leyes y reglamentos;

permitirá un análisis total o parcial de la empresa con la finalidad de precisar el nivel de

mejoramiento para de esta forma realizar una innovación de los procesos, dando lugar a la

adquisición de una ventaja competitiva frente a los demás.

Mediante esta investigación se pretende presentar un informe de auditoría donde se emita una

opinión sobre mejora de los procesos administrativos, financieros y de servicios, poniendo énfasis

en el grado de efectividad, así también de eficiencia con que se han utilizado los recursos mediante

modificaciones de políticas, controles operativos, acciones correctivas con el propósito de

desarrollar la habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores que expliquen

síntomas adversos evidentes en la eficiencia.

Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los

objetivos y metas de la empresa, la detección temprana de desviaciones o áreas susceptibles de

mejoras en los procesos administrativos y servicios, la aplicación de medidas que sean necesarias

para el mejoramiento de la empresa.

5

1.5. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

Razón Social: EGAS TAMAYO & ASOCIADOS CÍA. LTDA.

RUC: 1791871057001

Tipo de empresa: Servicios Contables, Tributarios y Financieros

Representante Legal: Pablo Marcelo Egas

Categoría de la empresa: Servicios

Ubicación: Av. Diego de Almagro N29-54 y Pradera

Cantón: Quito

Provincia: Pichincha

Figura 1.1 Ubicación de la empresa

En: (Google Maps, 2016)

Egas Tamayo & Asociados Compañía Limitada es una empresa del sector privado, ubicada en el

cantón Quito, con promedio de cuarenta y cinco empleados, así como setenta mil dólares en

ingresos anuales, la empresa genera los mismos ingresos que el promedio de empresas que brindan

servicios de contabilidad, auditoría y teneduría de libros en Quito.

6

Fue creada por personas que poseen una amplia experiencia en el campo de la auditoría,

contabilidad, administración de negocios, asesoría tributaria, societaria y consultoría gerencial, así

como en sus respectivas áreas afines; con la finalidad, de ser un medio de solución en problemas

tributarios, contables – financieros para todas las empresas del medio laboral, pues su actividad

económica son brindar servicios profesionales de asesoría a personas naturales, así como de

personas jurídicas dentro del ámbito gerencial, administrativo y financiero.

La cartera de clientes más importantes para la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. en el

mercado ecuatoriano es:

Tabla 1.1 Clientes de la empresa

EMPRESA SERVICIO VALOR

Boehringer Ingerheim Cía. Ltda. Elaboración de impuestos $ 8.000,00

Logística de Importaciones

Elaboración de nómina

Emisión de balances mensuales

Club Rancho San Francisco Supervisión de impuestos $ 8.000,00

Elaboración de nómina

Emisión de informes mensuales

Análisis y depuración de cuentas

Glaxo Smith Kline del Ecuador Cía. Ltda. Supervisión de impuestos $ 7.000,00

Análisis y depuración de cuentas

Elaboración de reportes de tesorería

Distribuidora Vacunas S. A. Supervisión de impuestos $ 4.000,00

Soporte Técnico de sistema contable

Corpomédica Cía. Ltda. Supervisión de impuestos $ 4.000,00

Soporte Técnico de sistema contable

Total clientes más importantes $ 31.000,00

Análisis

Se ha decidido realizar una auditoría administrativa a la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía.

Ltda. En el periodo de 01 enero al 31 de diciembre de 2014, con el fin de identificar posibles

deficiencias en las áreas de control interno, cumplimiento y gestión de las operaciones de la

empresa con el objetivo de emitir un informe razonable y con recomendaciones aplicables.

7

1.5.1. Reseña Histórica

La compañía “Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.” fue constituida hace 6 años, su objetivo

principal es la prestación de servicios profesionales de asesoría tributaria, contable - financiera.

Desde el año 2008 se inició un proceso histórico cuando los contadores, Pablo Marcelo Egas

Velásquez y Sandra Elizabeth Tamayo decidieron proyectarse profesionalmente y formar una

empresa contable, donde crearon la empresa de asesoría tributaria, contable - financiera enfocada

en guiar al cliente y posicionarse en el mercado de servicios, generando crecimiento financiero,

mejoramiento de infraestructura y el desarrollo de un competente talento humano, el cual interactúa

garantizando a los clientes una excelente calidad en los servicios profesionales.

Actualmente es la empresa de asesoría tributaria, contable – financiera reconocida como una

empresa dedicada a la prestación de servicios, consultoría contable y administrativa, con un éxito

en el mercado nacional, cuyo espíritu empresarial concentra su esfuerzo en la satisfacción de

nuestros clientes.

CPA. Pablo Marcelo Egas Velásquez, representa a la empresa, ya que al llevar muchos años

trabajando en el sector financiero contribuyó a obtener suficiente experiencia para administrar y

llevar independientemente las finanzas de personas jurídicas, así como de personas naturales.

Gracias a la aceptación de la mayoría de clientes se dio la necesidad de incrementar personal

profesional calificado para distribuirlos, y debido al transcurso del tiempo, el número de empleados

y clientes fue incrementando positivamente.

La empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. incluyó en este mercado el servicio de análisis

financiero como valor agregado, es decir, además de la entrega de reportes mensuales se emite

informes donde indica cualitativamente la situación de cada empresa, para tomar medidas

correctivas a tiempo y sobretodo mantenerse al día con las obligaciones Fiscales.

1.5.2. Base Legal de la Empresa

En la ciudad de San Francisco de Quito, Capital de la República del Ecuador, el día 21 de

noviembre de 2008, ante el Notario Vigésimo Primero Del Distrito Metropolitano De Quito,

Doctor Jorge Machado Cevallos, comparecen el señor Pablo Marcelo Egas Velásquez y la señora

Sandra Elizabeth Tamayo López; por sus propios y personales derechos, domiciliados en esta

ciudad de Quito, a constituir la Compañía que se regirá por la Leyes Ecuatorianas y por las

disposiciones contenidas en estatutos.

8

A continuación se presenta un resumen del Extracto de la Escritura de Constitución de la Compañía

de la empresa:

Tabla 1.2 Extracto de Constitución

Razón Social Egas Tamayo y Asociados

Tipo de compañía Compañía Limitada

Domicilio Pichincha, Quito, Av. Diego de Almagro N29-54 y Pradera

Objeto Social Prestación de servicios de asesoría tributaria- contable y financiera

Capital $ 1.000,00 dólares americanos

Plazo Duración 50 años

1.5.3. Estructura Organizacional

“Una estructura organizacional es un concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación

dentro de las empresa es que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común, los cuales se

representan en organigrama estructural y funcional.” (Enciclopedia Financiera, 2014)

Figura 1.2 Estructura Organizacional

En: Egas Tamayo y Asociados

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

GERENCIA GENERAL

ÁREA

ADMINISTRATIVA

TALENTO HUMANO

ÁREA

FINANCIERA

CONTABILIDAD

FACTURACIÓN

COBRANZAS

ÁREA DE SERVICIOS

TRIBUTARIA CONTABLE

CONSULTORÍA EMPRESARIAL

SISTEMAS

SECRETARÍA

9

Análisis

Egas Tamayo Cía. Ltda. aplica como Estructura Organizacional el Organigrama Estructural, basado

en los áreas según el nivel jerárquico.

Para la realización de la Auditoría en la empresa, se tomará en cuenta la Área Administrativa

donde busca verificar el cumplimiento de los elementos del direccionamiento estratégico o su

planteamiento a través del Reglamento Interno de Trabajo y la Área de Servicios donde busca la

evaluación cualitativa de los procedimientos, así como la aplicación de los componentes del control

interno y los resultados para una viable mejora continua.

1.5.4. Misión

Es el propósito o razón de la existencia de ella. Declara lo que la empresa proporciona a la sociedad,

ya sea un servicio o un producto. Una declaración de la misión bien concebida define el propósito

exclusivo y fundamental que distingue a una empresa de otras de su tipo e identifica el alcance de

sus operaciones con respecto a los productos y servicios que ofrece al mercado. (Fred, 2011)

Misión de Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

Existimos para apoyar a nuestros clientes en su búsqueda de respuestas a inquietudes de carácter

empresarial y contable, asesorías tributarias, con el apoyo de profesionales calificados y que cuentan

con valores innatos como la responsabilidad, la honradez, puntualidad e independencia. (Egas, 2015)

1.5.5. Visión

“La visión de una empresa es el conjunto de ideas que se tiene a futuro para alcanzarlo en el

desarrollo de la organización, es por ello que es el sueño más apreciado a largo plazo.” (Fred, 2011)

Visión de Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

“Queremos ser reconocidos por las empresas líderes y los clientes más exigentes como los mejores

consultores en temas tributarios, contables – financieros en el plazo de 24 meses, como tiempo

máximo para lograr establecernos en el mercado.” (Egas, 2015)

10

1.5.6. Objetivos de la Empresa

1.5.6.1. Objetivo General

“Son los resultados globales que una organización espera alcanzar en el desarrollo y operación

concreta de su misión y visión. Por ser general, este objetivo debe cubrir e involucrar a toda

organización”. (Fred, 2011)

Objetivo general de Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

“Brindar asesoría a nuestros clientes de manera eficaz en temas contables, financieros y tributarios

para cumplir con las obligaciones fiscales.” (Egas, 2015)

1.5.6.2. Objetivos Específicos

“Presentan de manera operacional que se desea determinar, comparar, conocer o analizar en

función del objetivo general, pues involucra todas las áreas de la empresa.” (Fred, 2011)

Objetivos específicos de Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.:

a) Facilitar la coordinación administrativa y de gestión para un mejor servicio a nuestros

clientes.

b) Cumplir con los deberes fiscales mediante el cumplimiento oportuno de las obligaciones

tributarias de cada cliente para asegurar el servicio prestado.

c) Construir relaciones duraderas con nuestros clientes a través de la prestación de servicios

que generen valor agregado.

d) Optimizar el tiempo en dar respuestas a los problemas sistemáticos, mediante un análisis

del área requerida por el cliente.

1.5.7. Políticas

“La política de una organización es una declaración de principios generales que la empresa se

compromete a cumplir. Se basa en definir reglas y directrices básicas acerca del comportamiento

que se espera de los empleados.” (Fred, 2011)

11

Políticas de Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

Como políticas que expresan la cultura organizacional, Egas Tamayo y Asociados cuenta con las

siguientes: (Egas, 2015)

Mantener una buena imagen de la empresa, ofreciendo servicio de calidad mediante

puntualidad y profesionalismo.

Dar prioridad a los servicios solicitados por los clientes, manteniendo una buena relación que

permita lograr confianza mutua.

Establecer horarios de trabajo, acorde a lo que establece la gerencia general y el trabajo que

realiza cada empleado.

Fijar estándares de evaluación para medir el trabajo realizado por las personas pertenecientes a

cada grupo de acuerdo a la actividad que realizan dentro de la empresa.

Realizar evaluaciones periódicas con el jefe de cada grupo de trabajo y con cada empleado.

1.5.8. Estrategias

“Estrategia es un conjunto de acciones que alinean los objetivos de una empresa. Para definir una

estrategia se debe contemplar los valores de la empresa.” (PnlPalermo, 2014)

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

“La empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. posee estrategias que le han permitido crecer

como organización y consolidarse poco a poco como una empresa asesora de calidad dentro de las

que tenemos las siguientes”: (Egas, 2015)

Contar con personal altamente calificado y capacitado el cual cumpla con los requerimientos de

servicio y atención al cliente en todas las etapas de nuestro servicio, contando con eficiencia y

eficacia en todo el proceso.

Alcanzar a cubrir la demanda insatisfecha cumpliendo normas de calidad establecidas por la

gerencia y a la vez realizar retroalimentación a cada proceso en especial el de capacitación a

nuestro personal para así tener clientes totalmente satisfechos con sus requerimientos, dando un

servicio exclusivo y acorde a sus necesidades.

Como estrategia de crecimiento tendremos la expansión de nuestro servicio hacia todo el país

prestando servicios innovadores y mejorando los costos con relación a nuestra competencia, lo

que nos beneficiaría en el crecimiento de nuestra organización.

12

1.5.9. Valores

“Los valores corporativos son elementos de la cultura empresarial, principios de cada compañía,

dadas sus características competitivas, las condiciones de su entorno, su competencia y al

expectativa de los clientes. “ (Enciclopedia Financiera, 2014)

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

La empresa Egas Tamayo y Asociados se distingue entre las demás empresas de asesoría contable,

ya que cuenta con personal altamente calificado y que con el tiempo han demostrado la calidad de

su trabajo aplicando siempre valores como:

a) Integridad: Los auditores mantienen una actitud intachable dentro y fuera de la empresa.

b) Objetividad: Poseen una actitud imparcial y sobre todo sin perjuicio alguno.

c) Independencia: No dejan que intereses propios interfieran en el desarrollo de su trabajo.

d) Responsabilidad: Es innato en nuestros profesionales ya que saben que lo más importante

son nuestros clientes y el cumplimiento de tareas.

e) Confidencialidad: El secreto profesional permite que la relación con el cliente se manejen

un ambiente apropiado y sin dudas de la información otorgada.

f) Respeto y Observancia de las disposiciones normativas y reglamentarias: Es elemental el

cumplimiento de todas las tareas dentro de lo establecido en la Ley esto permite que sea

eficaz el desarrollo de la misma.

g) Competencia y actualización profesional: Dentro del desarrollo de un trabajo de calidad,

está en la capacitación constante de Normativas vigentes y la actualización en tecnologías

propias de la profesión.

h) Compromiso: Cumplimos con los servicios que ofrecemos aceptamos las metas y

estrategias como algo propio. Cumplimos oportunamente nuestro compromiso de

cobertura, continuidad y calidad del servicio. (Egas, 2015)

Análisis

Los componentes del direccionamiento estratégico: misión, visión, objetivo general - específicos,

políticas, estrategias y valores corporativos de la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

Está en proceso de aprobación, pues la gerencia ha planteado dichos términos como imagen de la

empresa; sin embargo, se oficializará cuando se emita el Reglamento Interno de Trabajo para poner

en conocimiento del personal.

13

1.5.10. Servicios

“Un servicio es un conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades de un cliente.”

(Consuegra, 2011)

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. brinda los siguientes servicios profesionales:

TERCERIZACIÓN CONTABLE

Responsable de los Estados Financieros bajo NIIF Completa o PYMES

Análisis Mensual de la Rentabilidad del Negocio y sus Indicadores de Gestión

Elaboración de todo el proceso de reportes a la Superintendencia de Compañías

Preparación de Flujo de Caja – Decisiones de Inversión

Análisis y emisión de informativo de cuentas contables

TERCERIZACIÓN ÁREA TRIBUTARIA

Responsables de presentar declaraciones mensuales/anuales al SRI de acuerdo con los

Estados Financieros – Normas Tributarias.

Planificación Tributaria

Elaboración de Anexos del SRI para sociedades

Elaboración de Anexos de Gastos Personales para personas naturales

SISTEMAS CONTABLE – FINANCIERO

Implementación de Sistema Contable SMAU (Base de Datos: MYSQL)

Sistema SMAU: Solución Integral para empresas Medianas (Contabilidad, Inventarios,

Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Nómina, Facturación Electrónica)

Soporte Técnico del Sistema Contable

ELABORACIÓN NÓMINA

Preparación Integral de Rol de Pagos

Cumplimiento de todos los procesos con el Ministerio de Trabajo

Cumplimiento de todos los procesos con el Servicio de Rentas Internas (Anexo RDEP)

Cumplimientos de los procesos con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)

14

1.5.11. Organismos de Control

En Ecuador existen varios organismos de control para las empresas que ejercen en el país, con la

finalidad de ser un ente de vigilancia de las normas establecidas por la ley.

La empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Está regulada por instituciones del Estado como:

Superintendencia de Compañías

Servicio de Rentas Internas

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Ministerio de Relaciones Laborales

Tabla 1.3 Organismos de Control

Obligaciones que mantiene la empresa con los organismos de control

Superintendencia De Compañías:

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Debe presentar el primer trimestre de cada año (periodo

fiscal) las siguientes obligaciones:

Estado de Situación Financiera (Balance General)

Estado de Pérdidas y Ganancias (Estado de Resultados)

Estado de Flujo de Efectivo

Estado de Cambios en el Patrimonio

Notas a los Estados Financieros

Nómina de administrador, representante legal, socios o accionistas de la empresa

SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS SERVICIO DE RENTAS INTERNAS

Organismo que controla funcionamiento, disolución y

liquidación de las compañías.

Organismo fiscal recaudador de impuestos que destina dichos

fondos al fomento de la cohesión social.

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DEL TRABAJO

Ofrece enlaces sobre historia laboral, empleadores, afiliados,

préstamos, pensionistas, e inversiones.

Organismo que fiscaliza las políticas para de las relaciones

laborales, la capacitación laboral y la Seguridad Social.

15

Servicio de Rentas Interna:

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Tiene las siguientes obligaciones tributarias tanto en

declaración y pago de impuestos como presentación de anexos:

Declaraciones de formularios

Declaración y pago mensual del Impuesto al Valor Agregado y Retención del IVA

Formulario 104)

Declaración y pago mensual de la Retención en la Fuente del Impuesto a la Renta

(Formulario 103)

Declaración y pago anual en abril del Impuesto a la Renta (Formulario 101)

Anticipo del Impuesto a la Renta (primera cuota en julio y segunda cuota en septiembre)

Presentación de anexos

Anexo Transaccional Simplificado - ATS

Anexo de Impuesto a la Renta en Relación de Dependencia - RDEP

Anexo de accionistas, partícipes, socios, miembros de directorio y administradores – APS

Anexo de Dividendos (ADI)

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social:

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Tiene como obligaciones patronales lo siguiente:

Pagar las planillas mensuales

Enviar avisos de salida y entrada de los trabajadores

Registro patronal en el sistema de historia laboral

Afiliar a sus trabajadores, desde el primer día de trabajo

Actualizar los datos de la empresa y su representante legal

Actualizar los datos del domicilio del afiliado y sus dependientes

Reportar novedades los afiliados, relacionados con incremento de salarios, permisos y

registros de horas extras trabajadas

16

Ministerio de Trabajo:

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Tiene como obligaciones con este organismo lo siguiente:

Contratos de Trabajo

Actas de Finiquito

Envío de Formulario de Décimo tercera remuneración

Envío de Formulario de Décimo cuarta remuneración

Envío de Formulario de Participación de Utilidades

Análisis

Gracias al avance tecnológico del país, se abre un mundo digital donde ya no es necesario acudir a

cada institución a declarar, presentar o legalizar documentos, pues cada plataforma de los

organismos de control han implementado la opción de “Servicio en línea” lo cual permite realizar

todo proceso de obligaciones fiscales por internet.

1.5.12. Matriz FODA

Es una herramienta estratégica de análisis de la situación de la empresa. El principal objetivo, es

ofrecer un diagnóstico para poder tomar las decisiones oportunas y mejorar en el futuro. Su nombre

se deriva de las iniciales: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. (Espinosa, 2013)

Análisis

En conclusión, la matriz FODA es un instrumento de análisis que sirve para identificar factores de

la empresa generales o por cada área como Fortalezas, Debilidades del ambiente interno que

pueden ser controlados y Oportunidades, Amenazas del ambiente externo que no pueden ser

controlados en la empresa; posteriormente, será útil para tomar acciones correctivas para aspectos

negativos y mejorar los aspectos positivos, así como ayudará a definir estrategias para mitigar

amenazas y reducir debilidades, hacer uso de fortalezas y aprovechar oportunidades en la empresa.

Factores Externos

Son aquellos que provienen de afuera de la empresa, los cuales son claves como nuevas conductas

de clientes, competencia, tecnología, economía, etc.

17

Oportunidades: Representan una ocasión de mejora de la empresa. Las oportunidades son factores

positivos y con posibilidad de ser explotados por parte de la empresa.

Amenazas: Pueden poner en peligro la supervivencia de la empresa. Si se identifica una amenaza

con suficiente antelación se podrá evitarla o convertirla en oportunidad. (Espinosa, 2013)

Factores Internos

Identifica los factores que provienen de adentro de la empresa, los cuales son claves como

financiación, marketing, producción, organización, etc. En conclusión, se realiza una

autoevaluación, dónde se detalla los puntos fuertes y los puntos débiles de la empresa.

Fortalezas: Son todas aquellas capacidades y recursos con los que cuenta la empresa para explotar

oportunidades y conseguir construir ventajas competitivas.

Debilidades: Son aquellos puntos que la empresa carece, que se es inferior a la competencia o

simplemente de aquellos en los que se puede mejorar. (Espinosa, 2013)

Análisis

El estudio de los factores internos y externos en la matriz FODA es importante ya que permite

obtener un diagnóstico para conocer el impacto que provoquen y así definir la situación actual del

área de estudio de la empresa. Los aspectos pueden darse positivo, negativo; interno, externo;

relevante, irrelevante según el ambiente real donde se desenvuelva las actividades.

Tabla 1.4 Matriz F. O. D. A.

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

ÁREA ADMINISTRATIVA

Habilidades del personal en el manejo de

recursos tecnológicos.

Calidad en imagen, nivel de servicio y

atención del personal hacia el cliente.

Compromiso con las responsabilidades de

la empresa.

Formación del personal con valores morales

y éticos.

Formulación de direccionamiento

estratégico claros y realizables.


Experiencia laboral del personal

dominando todas las especialidades.

Capacitación al personal sobre leyes

vigentes.

Condiciones de trabajo favorables para los

empleados.

Todos los empleados gozan de beneficios

de ley.

Posibilidades de crecimiento profesional

en cada cliente asignado.

18

ÁREA DE SERVICIOS

Experiencia laboral en los servicios que

presta a los clientes

El servicio tributario cuenta con supervisión

continua.

Asesoría sobre la decisión de inversión de

las ganancias obtenidas.

Gerencia genera un valor agregado en

cultura organizacional al cliente.

La empresa cuenta con propio sistema

tributario contable.

Soporte técnico para el sistema tributario

contable

ÁREA DE SERVICIOS

Aumento de clientes debido al trato de

calidad por parte de los empleados

Ingreso en nuevos mercados o segmentos

Incremento de clientes, específicamente

grandes empresas que son gran aporte en el

mercado.

Reuniones de evaluación y desempeño

entre alta gerencia y el cliente.

DEBILIDADES AMENAZAS


El Reglamento Interno de Trabajo está en

proceso de aprobación.

La evaluación de desempeño no se realiza

adecuadamente debido a la inexistencia de

un Manual de Procedimientos.

No se aplican los procesos adecuados para

reclutamiento de personal.

Falta de rotación del personal

El personal, en minoría no está afiliado al

Colegio de contadores para acceder a

cursos de capacitación.

ÁREA DE SERVICIOS

Aplicación inadecuada de procedimientos

para supervisar el servicio prestado.

Elaboración de reportes sobre análisis de

cultura organizacional de los clientes

direccionado a poco personal.

Gran número de inconsistencias operativas

en el sistema contable-tributario.

Soporte técnico no cubre demanda de

inconsistencias del sistema tributario

contable que se da diariamente.


Poca acogida al Colegio de Contadores por

parte del personal debido a condiciones de

ingreso

Falta de personal calificado que cumpla las

políticas de la empresa

Tiempo de duración del trabajo corto por

falta de adaptación a rígidas normas

laborales.

ÁREA DE SERVICIOS

La competencia en el mercado debido a la

creación de pequeñas empresas que prestan

el mismo servicio en general

Cambios constantes en la legislación

relacionados a todos los campos contables

financieros.

Información sobre las políticas de la

empresa a la competencia.

Análisis

Para la empresa es muy importante el análisis de la matriz FODA porque se considera como base

para el proceso de Auditoría Administrativa de la empresa, ya que esta matriz se definirá aspectos

internos y externos que pueden ser positivas o negativas, lo cual se puede medir los riesgos y

aplicar técnicas adecuadas para este proceso.

(Continúa) Tabla 1.4. Matriz F. O. D. A.

19

Al definir en la las debilidades y amenazas de la empresa ayudarán a identificar los aciertos para

posteriormente realizar la matriz de hallazgos que explicará de manera resumida todas las

observaciones que se han encontrado al momento de analizar la situación de la empresa.

Para la mitigación o fortalecimiento de los factores se crea una matriz de estrategias con el

propósito de generar estrategias factibles. Esta matriz consiste en combinar factores entre sí para

crear una táctica y así mitigar o mejorarla para lograr un impacto positivo para la empresa.

Tabla 1.5 Matriz de Estrategias

ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DA

FO Realizar evaluaciones periódicas de

desempeño del personal

DA Realizar conciliaciones semanales para

detectar errores a tiempo

FO Fomentar la ética y valores a través de

un documento formal DA Definir en un documento formal las

normas para su conocimiento y aplicación

FO Realizar incentivos al personal como

pausas activas DA Incluir a una sola persona responsable

del área de Talento Humano

ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DO

FA Realizar de un estudio para determinar

la posible incursión a un nuevo segmento

DO Tratar con el directorio sobre una escala

de sueldos de acuerdo a la experiencia laboral

FA Elaborar un buzón de sugerencia para

averiguar lo que piensan los clientes DO Brindar nuevos equipos y programas

computarizados actualizados

FA Estudiar a la nueva competencia en

cuanto a atención, precio, y aceptación. DO Realizar capacitaciones de atención al

cliente y formación profesional

Análisis

Mediante la definición de la matriz FODA se pudo integrar un análisis cualitativo con el fin de

formular acciones correctivas y de mejoramiento por medio de una matriz de estrategias, que es el

resultado del conocimiento de la situación de la empresa para proponer respuestas reales y

aplicables para los procesos para mantener un buen nivel de competencia en el mercado, al igual

que un estricto cumplimiento de los controles internos de la empresa.

20

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO

2.1. MARCO REFERENCIAL

2.1.1. Definición de la Auditoría Administrativa

“Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el

propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor

y lograr una ventaja competitiva sustentable.” (Benjamín Franklin, 2010, pág. 11)

“Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración

sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con

el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados.” (Rodríguez Valencia, 2010, pág. 20)

“La auditoría administrativa nos proporciona una evaluación cuantificada de la eficiencia, que cada

área de la empresa desarrolla las etapas del proceso administrativo.” (Blogger Spot, 2012)

Análisis

En conclusión, la auditoría administrativa es un examen objetivo de la estructura organizativa que

evalúa el cumplimiento de los procesos y el desempeño del control interno para tomar acciones

correctivas o mejoras continuas, logrando aseguramiento de calidad en el servicio de la empresa.

2.1.2. Antecedentes de la Auditoría Administrativa

En el año de 1948, Arthur H. Kent, auditor interno de la Standard Oil Company Of California,

escribió un artículo denominado Audits of Operations. Las inquietudes derivaron en encomendar

The Institute of Internal Auditors a su director de investigación y educación, se abocará a investigar

y presentar una propuesta formal sobre la auditoría administrativa. (Benjamín Franklin, 2010)

Análisis

La auditoría administrativa nace como una nueva rama de especialización para los procesos

administrativos y operativos ya que únicamente se daba mayor importancia a la auditoría

financiera; fue creada con la idea de evaluar los controles internos para dar propuestas de

corrección, cumplimiento o mejora logrando los objetivos y demás normas de la empresa.

21

2.1.3. Importancia de la Auditoría Administrativa

La auditoría administrativa es una herramienta que nos permite descubrir las deficiencias y áreas de

oportunidad en una organización, ya que muchas veces el trabajo diario no nos permite ver que

existen aspectos sujetos a mejora. Es importante realizar una auditoría administrativa, al menos una

vez al año, para descubrir cuáles son las fallas, en qué se puede mejorar y qué se está haciendo bien

para fortalecerlo. (Arens, Randal, & Beasley, 2010)

Análisis

La Auditoría Administrativa es importante para evaluar el cumplimiento de las normas y el

adecuado funcionamiento de los procesos de la empresa para que mediante un informe de auditoría

se proponga medidas correctivas y de mejora. Actualmente, es necesario evaluar el desempeño de

las personas que son parte de la empresa y la calidad de los procesos que realizan para brindar un

servicio de calidad al cliente.

2.1.4. Orientación de la Auditoría Administrativa

En la auditoría administrativa la información está dirigida hacia todas las operaciones de la empresa

en el presente con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano. Al realizar una auditoría

administrativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son

inevitables. Una evaluación de la efectividad de los procesos y prácticas requiere de cierta revisión o

estudio preliminar con el fin de conocer cómo funcionan dichos procesos y prácticas para formarse

una idea con respecto a su efectividad y utilidad. (Suarez Revollar, 2011)

Análisis

La auditoría administrativa está orientada a todo tipo de empresa, por lo cual es aceptable la

aplicación a Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. pues por tener actividades de servicio también

lleva procesos los cuales necesitan evaluación del control interno y cumplimiento de las normas

establecidas por la empresa.

2.1.5. Campos de Aplicación de la Auditoría Administrativa

La auditoría administrativa examina a una empresa o parte de ella, una actividad, programa o

proyecto, se centra únicamente en áreas críticas, operaciones administrativas en cualquier periodo.

Por lo que refiere a su área de influencia, comprende su estructura, ámbitos de operación, nivel de

autoridad, relación de coordinación y líneas generales de estrategia. (Gómez Rondon, 2012)

22

Figura 2.1 Campos de Aplicación

Análisis

Según el campo de aplicación, Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. se identifica en el Sector

privada, el tamaño de la empresa es pequeña, de acuerdo a la actividad que realiza es de servicios y

por su naturaleza de operaciones se define como nacional lo cual es permitido realizar una auditoría

administrativa para emitir un informe sobre acciones correctivas o mejoras a sus procedimientos.

2.1.6. Características de la Auditoría Administrativa

Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de la organización.

Ayuda a tener visión de largo plazo a quienes toman la decisión, así pueden planificar mejor.

Puede practicarse la auditoría administrativa en forma parcial, considerando una o más áreas

específicas periódica y rotativamente.

La Auditoría Administrativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario, donde cada

profesional debe incorporar sus conocimientos. (Benjamín Franklin, 2010)

Análisis

Las características de la auditoría administrativa van direccionadas al personal de todas las áreas de

la empresa en el sentido administrativo, pues busca definir los lineamientos a seguir para tomar

medidas correctivas o a su vez lograr constantemente mejora continua en los procesos.

23

2.1.7. Objetivos de la Auditoría Administrativa

De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento

organizacional en relación con estándares preestablecidos.

De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de

acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

De organización: Determinan su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones

y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio: Representa la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un

proceso que vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de clientes.

De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus

contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

De cambio: La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la empresa.

De toma de decisiones: Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de

soporte al proceso de gestión de la organización. (Rodríguez Valencia, 2010)

Análisis

El objetivo general de la auditoría administrativa es evaluar el rendimiento cuantitativa y

cualitativamente las operaciones de la empresa para beneficiar con implementación de correcciones

o mejoras continuas a todas las áreas involucradas, y estas sean receptivas al cambio para lograr

niveles altamente competitivos.

2.1.8. Fases de la Auditoría Administrativa

2.1.8.1. Fase I – Planificación

De acuerdo a la Norma Internacional de Auditoría y Aseguramiento 300, la Planificación de una

Auditoría implica establecer la estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza,

oportunidad y alcance esperados de la auditoría.

Planificación Preliminar

“El objetivo principal del estudio preliminar, consiste en obtener información general de todos los

aspectos importantes de la empresa, esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y

consecución de resultados de auditoría a un tiempo razonable.” (Benjamín Franklin, 2010)

http://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/cinematica-dinamica/cinematica-dinamica.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/compro/compro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtml

http://www.monografias.com/trabajos2/mercambiario/mercambiario.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/sistemas-control/sistemas-control.shtml

24

FASE I – PLANIFICACIÓN

Figura 2.2 Flujograma Fase Planificación

Análisis

En el estudio preliminar se obtiene conocimiento integral de la empresa, es decir, el auditor se

familiariza con el ambiente en que se desenvuelve interna y externamente la empresa para notar las

posibles deficiencias y realizar un buen diagnóstico, inicia este proceso con una visita a las

instalaciones para realizar observación directa; en la planificación específica se analiza la

información obtenida y se evalúa las características del sistema de control interno relacionado con

cada área a auditar para realizar los programas de auditoría.

Revisión archivos de la

empresa

Fin

Análisis de la

información obtenida

INICIO

Visita a las instalaciones de la

empresa para observación

¿Cuentan con

los

documentos?

NO SI

Equipo de auditoría

Archivo

permanente y

corriente

Entrevista con funcionarios

Elaboración de

programas de auditoría

Obtención

de hallazgo

25

Para lograr un conocimiento real de la empresa, el auditor debe realizar actividades como:

Visita a las instalaciones de la empresa, lo cual permitirá observar directamente el

funcionamiento de las distintas áreas a ser auditadas en cuanto a su infraestructura, recursos

materiales y talento humano

Entrevistas con funcionarios administrativos, para conocer información general de la empresa y

el contexto en que se desenvuelven las actividades

o Gerencia General

o Jefes de área administrativa y de servicios

o Personal de la empresa de cada área

Revisión de archivos de la empresa como:

o Archivo permanente

o Archivo corriente

El archivo permanente contiene información útil para auditorías posteriores, como papeles de

trabajo que se utilizan durante varios años y que no requieren prepararlos cada proceso de auditoría

debido a que no presenta cambios periódicamente, entre estos se puede describir los siguientes:

Escritura de constitución para realizar un resumen de la empresa donde contenga una

breve historial, antecedentes y propósitos de las actividades

Directivas, estatutos, reglamentos o documentos similares

Actas de asamblea y juntas directivas del 01 enero al 31 diciembre 2014

Manuales de procedimientos y de funciones de la empresa del área administrativa y de

servicios

En el archivo corriente consta papeles de trabajo relacionados con la auditoría específica en el

periodo, entre estos se puede describir los siguientes:

Cartas de gerencia

Programas de auditoría

Memorando de planificación

Cuestionarios de control interno

Hallazgos de auditoría

Informe de auditoría administrativa

26

Planificación Específica

La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo por

desarrollar; la revisión debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes

determinados, procedimientos de auditoría, responsables y la ejecución del examen, también debe

preverse la determinación de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de

trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión. (Benjamín Franklin, 2010)

Análisis

Para el desarrollo de esta fase, se fundamenta en la información obtenida en la planificación

preliminar, pues su objetivo principal es evaluar el control interno y cuantificar los riesgos de

auditoría para seleccionar los procedimientos a ser aplicados, en esta fase se desarrollan los

programas de trabajo donde indica responsabilidades y cronograma de las actividades.

Las principales actividades en la fase de planificación son las siguientes:

Revisión y análisis de la información o documentación obtenida en la fase preliminar, para

obtener un conocimiento integral del objeto de la empresa, comprender la actividad principal,

tener los elementos necesarios para la evaluación de control interno y para la planificación de

la auditoría administrativa.

Evaluación de las características del sistema de control interno relacionada con cada área, que

permitirá determinar el grado de confianza del mismo; a base de los resultados de esta

evaluación el auditor determina la naturaleza y alcance del examen, confirma la estimación de

los requerimientos del personal, prepara los programas específicos de la siguiente fase y fija los

plazos para concluir la auditoría.

2.1.8.2. Fase II - Ejecución del Trabajo

El objetivo de esta etapa es obtener y analizar toda la información del proceso que se audita, con la

finalidad de obtener evidencia suficiente, competente y relevante, es decir, contar con todos los

elementos que le aseguren al auditor el definir de conclusiones fundadas en el informe acerca de las

situaciones analizadas: el nivel efectivo de exposición al riesgo, causas que originan, efectos o

impactos que se podrían ocasionar al materializarse un riesgo y, en base a estos análisis, generar

recomendaciones que debería acoger la Administración. (Jímenez Ojeda, 2012)

27

FASE II – EJECUCIÓN

Figura 2.3 Flujograma Fase Ejecución

Análisis

En esta fase es donde se aplica los programas de auditoría establecidos en la etapa anterior en cada

área de la empresa; administrativa y de servicios, el cual consta de el objetivo de aplicar dicho

programa, una lista de procedimientos a realizar, persona responsable, la referencia y la fecha en la

que se audita, pues en esta instancia se va descubriendo los hallazgos, obteniendo la evidencia

necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente, relevante) basada en los criterios

de auditoría, así como en los procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las

conclusiones y recomendaciones del informe.

Redacción de hojas de resumen

de hechos significativos

Fin

Comunicación de

resultados parciales a

alta dirección

INICIO

Aplicación de los programas de

auditoría

¿Cuentan con

pruebas

suficientes?

NO SI

Equipo de auditoría

Hoja de

Hallazgos

Elaboración de papeles de

trabajo

Estructuración de

informe borrador

Emisión de

informe con

salvedad

Fin

28

La mayoría de los papeles de trabajo son desarrollados en esta fase, pues son el principal sustento

de las conclusiones emitidas en el informe de auditoría.

Las principales actividades de esta fase son:

Figura 2.4 Actividades Fase II

Análisis

Esta fase es muy importante, ya que el trabajo de auditoría debe realizarse conforme a los objetivos

de la planificación; además es necesario, que el auditor ejerza la jefatura del equipo y que este

revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y objetivos trazados mediante

hojas de hallazgos con suficiente evidencia.

2.1.8.3. Fase III - Comunicación de resultados, informe de auditoría

Las actividades principales que se llevan a cabo son las siguientes:

Figura 2.5 Actividades Fase III

Redacción del informe de auditoría, con la participación de los especialistas y auditores

en la parte que se considere necesario.

Comunicación de resultados; el borrador del informe antes de su emisión debe ser discutido

con los responsables relacionados con el examen.

Definición del informe de auditoría, con referencia a los papeles de trabajo, hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada área examinada, expresados en los comentarios.

Preparación de los papeles de trabajo, que contiengan evidencia suficiente, competente y relevante.

Aplicación de los programas detallados a las áreas de la empresa, mediante técnicas de auditoría como inspección física, observación, cálculo, indagación, análisis, etc.

29

Comunicación de resultados

En esta fase evalúa de forma integral el borrador del informe y los hallazgos obtenidos en la etapa de

ejecución; el jefe del equipo de auditoría comunica oportunamente los hallazgos a las personas

involucradas a fin de que en un plazo determinado, presenten aclaraciones o comentarios

documentando para evaluación y consideración en el informe de auditoría. (Jímenez Ojeda, 2012)

FASE III – COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Y EMISIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

Figura 2.6 Flujograma Fase Comunicación e Informe

Revisión y autorización del

informe

Fin

Convocatoria a lectura

del informe de auditoría

INICIO

Comunicación de resultaos

mediante borrador del informe

¿Están de

acuerdo con

el informe?

NO SI

Jefe de auditoría

Discusión

con alta

dirección

Fin

Alta Dirección

Informe de auditoría

Alta Dirección y

personal

30

Análisis

La comunicación de resultados implica la presentación del informe final al cliente con conclusiones

y recomendaciones respectivas a cada hallazgo encontrado en el proceso de auditoría. Este informe

está dirigido a la alta autoridad de la empresa para que pueda tomar decisiones correctivas o

propuestas de mejora según sea el caso.

Al finalizar la fase de ejecución de la auditoría, el auditor debe comunicar los resultados obtenidos

mediante la emisión del borrador de informe de auditoría con las siguientes características:

a) El borrador del informe contendrá los resultados obtenidos al término de la auditoría, con

redacción clara, evitando terminología especializada, párrafos largos y expresiones

confusas.

b) El borrador del informe incluirá comentarios, conclusiones y recomendaciones, que

deberán sustentarse con papeles de trabajo, documentos que respaldan el análisis realizado

por el auditor.

c) Los resultados del examen constarán en el borrador del informe y serán dados a conocer en

la conferencia final por el auditor, a la alta dirección de la empresa auditada.

Emisión del informe de auditoría

Es el resultado de la investigación y análisis efectuado por los auditores durante la realización de la

auditoría, que expresa por escrito opinión sobre el área o actividad auditada en relación con los

objetivos fijados, señalan debilidades de control interno y formula recomendaciones para eliminar

las causas de tales deficiencias y establecer medidas correctivas adecuadas. (Jímenez Ojeda, 2012)

Análisis

La emisión del informe de auditoría es el último proceso de la comunicación de resultados,

compone la entrega oficial de este documento a la alta dirección de la empresa auditada y a los

empleados que a juicio del auditor debe conocer, divulgar y tomar las acciones correctivas o

propuestas de mejora.

El informe de auditoría administrativa constituye el producto final del trabajo del auditor en el cual

se presentan las observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos, los criterios

de evaluación utilizados, opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue

relevante para la comprensión del mismo.

31

Las características del informe de auditoría administrativa:

Figura 2.7 Características del informe de auditoría

En: (Benjamín Franklin, 2010)

Objetividad: Cada informe presentará los comentarios, conclusiones y recomendaciones de

manera veraz, objetiva, clara e imparcial.

Oportunidad: El auditor deberá presentar el informe oportunamente después de la conclusión

del trabajo de campo.

Claridad: Para que exista una adecuada comunicación del informe se presentará en una forma

clara y simple, es importante considerar la claridad de los datos contenidos en el informe.

Utilidad: La formulación del informe de auditoría estará constituido por el análisis minucioso

de los objetivos establecidos y los usuarios del informe.

Calidad: El objetivo fundamental del informe de auditoría, es conseguir que las actividades se

desarrollen con eficiencia, eficacia y efectividad, por lo que el informe debe estar dirigido a

provocar una reacción favorable.

Lógica: el informe debe contener de forma lógica y clara las conclusiones de auditoría que son

juicios profesionales del auditor, pues se refiere a irregularidades, deficiencias o aspectos

negativos encontrados en las actividades examinadas. Las recomendaciones son sugerencias

positivas para dar soluciones prácticas a los problemas o deficiencias encontradas con la

finalidad de mejorar las actividades de la empresa.

32

2.1.8.4. Fase IV - Seguimiento y Monitoreo

“Consiste en verificar el cumplimiento del cronograma de recomendaciones, así como evaluar los

niveles de eficiencia, eficacia y el mejoramiento institucional.” (Jímenez Ojeda, 2012)

FASE IV – SEGUIMIENTO Y MONITOREO

Figura 2.8 Flujograma Fase Seguimiento y Monitoreo

Análisis

El seguimiento consiste en hacer un plan de trabajo por parte de los directivos de la empresa con

acciones específicas donde defina lineamientos aplicables para la corrección o mejora de

Designan responsables para

aplicación de recomendaciones

Fin

Redacción de informe

de seguimiento

INICIO

Entrega de opinión sobre

hallazgos con conclusiones,

recomendaciones

¿Están cumpliendo

recomendaciones?

NO SI

Jefe de auditoría

Discusión

con alta

dirección

Fin

Alta Dirección

Informe de auditoría

Alta Dirección y

personal

33

Documentación que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones y probatoria de las acciones correctivas

Papeles de trabajo relativos a la fase del monitoreo

Comunicación de la determinación de responsabilidades

observaciones dadas en el informe de auditoría; en este plan de trabajo se debe establecer plazos

para el cumplimiento oportuno de las recomendaciones a implementarse.

El auditor puede efectuar el seguimiento de recomendaciones, acciones correctivas y determinación

de responsabilidades derivadas en la empresa, para cumplir con lo siguiente:

Comprobar la recepción de hallazgos de la administración, conclusiones y recomendaciones

presentadas en el informe y efectúa el seguimiento inmediato a la terminación de la auditoría.

De acuerdo al impacto de los hallazgos y la importancia de los resultados presentados en el

informe de auditoría, debe realizar otra comprobación luego de concluido la auditoría.

De esta fase podemos obtener la siguiente información:

Figura 2.9 Actividades Fase IV

Aseguramiento de Calidad

Un auditor debe acatar la normas de control de calidad que sean obligatorias en el país emitidas por

autoridades de control; además, está en la obligación de implementar por escrito las normas o

procedimientos de controles de calidad que aplicará para el desempeño de sus funciones. (ALGI, 2011)

Figura 2.10 Aseguramiento de calidad

Adaptado de (ALGI, 2011)

34

Análisis

El aseguramiento de la calidad, es un conjunto de actividades planificadas en un Sistema de

Calidad para que el servicio sea satisfecho. Entre estas actividades hay la medición sistemática, la

comparación con estándares, el seguimiento de los procesos, todas actividades asociadas con bucles

de realimentación de información, las mismas contribuyen a la prevención de errores, lo cual se

puede contrastar con Control de Calidad, que se centra en las salidas del proceso. Su

implementación proporcionaría mayor nivel de calidad en la prestación de servicios de la empresa.

Hay organismos de supervisión del cumplimiento de principios, políticas y entidades relacionadas

con las actividades vinculadas con la evaluación de la conformidad del cliente, y estos son:

Comité Interministerial de la Calidad

INEN (Instituto Ecuatoriano de Normalización)

OAE (Organismo de Acreditación Ecuatoriano)

MIPRO (Ministerio de Industrias y Productividad)

Entes de regulación

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. está sujeto a entes de regulación para asegurar la calidad del

servicio, pues los otros organismos aplican en su mayoría a empresas de bienes.

Figura 2.11 Sistema Ecuatoriano de Calidad

Adaptado de (Madrid, 2013)

35

2.2. MARCO CONCEPTUAL

2.2.1. Cédulas Sumarias o de Resumen

“Son aquellas que contienen el primer análisis de datos relativos a uno de los renglones de las hojas

de trabajo y sirven como anexo a las cédulas analíticas.” (Universidad del Cauca, 2014)

2.2.2. Cédulas Analíticas

“En estas cédulas se detallan rubros contenidos en las cédulas sumarias; contienen análisis y

comprobación de datos, desglosando información específica con pruebas o procedimientos

aplicados para la obtención de evidencia suficiente y competente.” (Universidad del Cauca, 2014)

2.2.3. Control Interno

A finales de los años 80 la Comisión de Organismos Patrocinadores EUA dio origen al sistema COSO

(Committee Of Sponsoring Organization), con la finalidad de fortalecer el control interno de las

empresas, incluyendo el mejoramiento técnico y el alcance de funciones en el diseño de control interno

tanto para el sector público y privado. (Fonseca Borja, 2014)

2.2.3.1. Definición de Control Interno

“El control interno es una herramienta administrativa que comprende el plan de organización, y

procedimientos estructurados para la obtención de información financiera correcta y segura, la

salvaguarda de los activos y la eficiencia de las operaciones.” (Fonseca Borja, 2014)

Análisis

El control interno es un conjunto de métodos y procedimiento que permite el cumplimiento de los

objetivos planteados, la detección de riesgos, salvaguarda activos, evita irregularidades y evalúa el

desarrollo de las normas y políticas vigentes en la empresa.

2.2.3.2. Importancia del Control Interno

“Como proceso integrado a las actividades operativas de la empresa es muy importante, pues

permite la confianza en los controles que realiza la empresa.” (Fonseca Borja, 2014)

36

Análisis

El control interno da beneficios en la empresa al convertir este proceso en una acción estratégica;

en el área administrativa genera información de calidad para la toma de decisiones y reduce

posibilidades de pérdidas por irregularidades o inconsistencias en los procesos operativos.

2.2.3.3. Enfoque del Control Interno

“El control interno es el proceso basado en un plan y métodos impulsados por la alta dirección,

donde se espera que las políticas y procedimientos definidos se cumplan para la mejora de los

procesos operativos, obligaciones legales y contractuales de la empresa.” (Fonseca Borja, 2014)

2.2.3.4. Componentes del Control Interno

Figura 2.12 Componentes de Control Interno

Ambiente de control interno

“El ambiente de control se determina en función de la integridad y competencia del personal de una

empresa. Entre sus factores incluye como gerencia confiere autoridad y asigna responsabilidades,

organiza y desarrolla al personal. El ambiente de control incluye factores de integridad, valores

éticos y competencia del personal en la empresa.” (Estupiñán Gaitán, 2011, pág. 4)

Análisis

Se refiere al entorno y a la actitud global en que se desarrollan las actividades de la empresa; Egas

Tamayo & Asociados Cuenta con personal con valores éticos, humanos y morales, con respecto a

competencia, los empleados tienen preparación profesional para el desarrollo de actividades y en

liderazgo de la alta dirección cuenta con el cumplimiento de las funciones de cada jefe de área.

Actividades de Control

Evaluación de Riesgos

Ambiente de Control Interno

Monitoreo Información y Comunicación

37

Evaluación de riesgos

Es la identificación y análisis de los riesgos que se relaciona con el logro de objetivos, la empresa debe

cuantificar su magnitud, proyectar su probabilidad y sus posibles consecuencias.

En la actualidad es importante tomar en cuenta:

Los avances tecnológicos

Los cambios en los ambientes operativos

Las nuevas líneas de negocio

La reestructuración corporativa

La expansión o adquisiciones extranjeras

El personal nuevo

El rápido crecimiento (Estupiñán Gaitán, 2011, pág. 6)

Análisis

En este componente se maneja dos términos muy importante que son riesgo y objetivos. Egas

Tamayo no cuenta con procedimientos preestablecidos para evaluar riesgos y no tiene definido en

un documento formal (Reglamento Interno de Trabajo) objetivos de control interno, por ejemplo:

objetivos de operación para lograr máxima efectividad, eficiencia y calidad en las operaciones y

objetivos de cumplimiento como leyes, reglamentos y políticas emitidas por la alta dirección.

Actividades de control

Son políticas y procedimientos que ayudan a garantizar un adecuado proceso operativo de la

empresa. Contribuyen a garantizar que las acciones sean tomadas para direccionar riesgos y

ejecución de los objetivos de la empresa. Las actividades de control ocurren en todos los niveles y

en todas las funciones de la empresa; en esto incluye un rango de actividades diversas como

aprobaciones, autorizaciones.

Las actividades de control se clasifican:

Controles preventivos

Controles directivos

Controles correctivos

Controles manuales o de usuarios

Controles de cómputo o de tecnología de información

Controles administrativos

38

Insonsistencia del sistema

Soporte Técnico

Solución a tiempo

“Las actividades de control deben ser apropiadas para minimizar los riesgos, el personal realiza

cada día actividades específicas para asegurar que la empresa se adhiera a los planes de acción y al

seguimiento de la consecución de los objetivos.” (Estupiñán Gaitán, 2011, pág. 7)

Análisis

Este componente se refiere a las acciones que el talento humano realiza en las actividades de la

empresa para obtener un proceso efectivo, es decir, Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Cumple

con las firmas de responsabilidad en todas las áreas como:

o Autorización, aprobación – M E

o Verificación – V M

o Supervisión – X B

o Segregación de funciones – S T

Información y comunicación

La información y comunicación debe ser identificada en estructura de tiempo con el fin de facilitar a

las personas a cumplir con todas las responsabilidades ya que se debe comunicar a gerencia la

información que arrojan los sistemas informáticos en la parte operacional, financiera y

suplementaria lo cual permita controlar la empresa. (Estupiñán Gaitán, 2011, pág. 8)

Análisis

En Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. este componente se cumple ocasionalmente, pues

oportunamente se comunica a la alta dirección cuando existen problemas con el sistema que maneja

la empresa; sin embargo, no siempre se da la solución a tiempo debido a que depende también de

un colaborador externo, cuando el área de sistemas puede dar soporte técnico lo hace a tiempo.

Figura 2.13 Proceso comunicación de problemas

39

Monitoreo

El control interno debe ser monitoreado constantemente para asegurar que el proceso opere según lo

planificado y comprobar de efectividad ante los cambios. Los sistemas de control interno requieren

supervisión, es decir, un proceso que compruebe que mantiene el adecuado funcionamiento del

sistema a futuro; esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada o evaluaciones

periódicas. El alcance y frecuencia de evaluaciones periódicas dependerán de una evaluación de

riesgos y eficacia de los procesos de supervisión continuada. (Estupiñán Gaitán, 2011, pág. 8)

Análisis

Monitoreo es la supervisión permanente del sistema de control interno que maneja la empresa para

la detección y corrección oportuna de alguna deficiencia; Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. A

pesar que diariamente mantiene control de dicho sistema, no abastece esta actividad en su totalidad

porque únicamente hay una persona en dicho cargo de supervisión.

2.2.4. Hallazgos de Auditoría

Un hallazgo de auditoría es algo que un auditor ha observado o encontrado irregular en el examen.

Es el resultado de la información desarrollada en base de la reunión lógica de datos y la presentación

objetiva de los hechos. Sirve de base para desarrollar las conclusiones y recomendaciones.

(Universidad Nacional Mayor de San Marcos, 2013)

Las características de un hallazgo son entre otras las siguientes:

Tener un título que revele su contenido en forma resumida y llame la atención al lector, este

será a identificará la idea del contenido del mismo.

Su contenido debe estar justificado por la labor efectuada y por la evidencia obtenida.

Su presentación no debe conducir a conclusiones erróneas.

Para su determinación, se debe tomar en cuenta las circunstancias en que ocurrió el hecho, la

complejidad, magnitud del problema, grado de generalización, forma objetiva y conveniente.

Los atributos de un hallazgo de Auditoría son:

CONDICIÓN – Situación actual encontrada – “Lo que es”.

CRITERIO – Unidades de medida o normas aplicables – “Lo que debe ser”.

CAUSA – (Conclusión) Las razones de la decisión – “Por qué sucedió”.

EFECTO – (Recomendación) Importancia del asunto – “La diferencia entre lo que es y debe ser”.

40

Los mecanismos para establecer un hallazgo son los siguientes:

Identificar la condición de los asuntos deficientes.

Reconocer las líneas de autoridad y responsabilidad de la empresa.

Verificar las causas, efectos e importancia de la deficiencia.

Determinar si la deficiencia es un caso aislado o una condición determinante.

Identificar y solucionar los asuntos legales.

Obtener comentarios de involucrados, que puedan estar afectados por el hallazgo.

Establecer las conclusiones de Auditoría en base de la evidencia obtenida.

Determinar las posibles acciones correctivas

El modelo de Hoja de Hallazgos que usará Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Es el siguiente:

Tabla 2.1 Hoja de Hallazgos

HOJA DE HALLAZGOS

TITULO DEL HALLAZGO

COMENTARIO

CONCLUSIÓN

RECOMENDACIÓN

2.2.5. Indicadores de Gestión

“Es una herramienta de control expresada de manera cuantitativa o cualitativa sobre el

comportamiento o desempeño de un proceso.” (Terán, 2013)

Análisis

El uso de indicadores de gestión permite medir la eficiencia y eficacia en el manejo de recursos, así

como el grado de satisfacción de las necesidades de los clientes o usuarios a quienes van dirigidos

y el cumplimiento de las metas y objetivos planteados en la empresa.

41

Existen tipos de indicadores de gestión como:

Tabla 2.2 Indicadores de Gestión

INDICADOR DEFINICIÓN DETERMINANTE

Eficacia Mide la capacidad de cumplir los objetivos y

metas planteadas con los recursos

Metas alcanzadas / Metas

programadas

Eficiencia Mide la optimización de recursos para

alcanzar las metas establecidas

Costo real / Costo planificado

Productividad Determina el rendimiento de uno o más

colaboradores en la consecución de una meta

en unidad de tiempo

Volumen de producción / #

trabajadores involucrados

Calidad Representa la forma de satisfacer al cliente,

llamado también mejora continua

Volumen de producción

conforme / Volumen total

producido

2.2.6. Índices de Auditoría

Los índices son claves de tipo alfabético, numérico o combinado, que permiten clasificar y ordenar

los papeles de trabajo de una manera lógica para facilitar su identificación.

Para la auditoría administrativa de Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Se utilizará los siguientes

índices:

Tabla 2.3 Índices de Auditoría

ÍNDICE SIGNIFICADO

PP Planificación Preliminar

PE Planificación Específica

EA Ejecución de Auditoría

IA Informe de Auditoría

SM Seguimiento y Monitoreo

2.2.7. Marcas de Auditoría

“Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra.” (Carbellido, 2015)

42

Análisis

Las marcas son símbolos que el auditor utiliza en los papeles de trabajo para indicar la naturaleza y

el alcance de procedimientos aplicados, las cuales facilitan la revisión de dichos documentos.

Tabla 2.4 Marca de Auditoría

SÍMBOLO SIGNIFICADO

Φ Circularizado

¢ Comparado en auxiliar

© Conciliado

ʗ Confrontado correcto

˨ Corrección realizada

§ Cotejado con documento

√ Cumple con atributo clave de control

£ Falta firma de autorización

∞ Falta documentación

Ψ Inspeccionado

Ø No reúne requisitos

N Nota aclaratoria

S Solicitud de confirmación enviada

∑ Sumatoria (Horizontal – Vertical)

2.2.8. Métodos De Evaluación De Control Interno

2.2.8.1. Cuestionario de Control Interno

Los cuestionarios de Control Interno tienen un conjunto de preguntas orientadas a verificar el

cumplimiento de las normas de control interno y demás normativas.

2.2.8.2. Descriptivo o Narrativo

Se compone de una serie de preguntas que a diferencia del método anterior las respuestas describen

aspectos significativos de las diferentes controles que funcionan.

43

2.2.8.3. Flujo gramas

Es la presentación gráfica secuencial del conjunto de operaciones relativas a una actividad o

sistema determinado, su conformación se la realiza a través de símbolos convencionales. Este

método es más técnico y remediable para la evaluación ya que tiene una secuencia lógica y

ordenada que permite ver totalmente el circuito de un proceso.

2.2.8.4. Matrices

Es una herramienta que permite una mejor localización de debilidades de control interno, lo cual es

necesario contar con cuestionarios segregado por áreas básicas completo, indicando el nombre del

responsable y el periodo para el cumplimiento y una evaluación colateral de control interno.

Análisis

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Para el proceso de auditoría administrativa aplicará el método

de cuestionarios de control interno formulando preguntas abiertas y cerradas que serán de ayuda en

análisis de los procesos para obtener conclusiones reales en la emisión del informe, así como el

planteamiento de flujogramas de las áreas administrativa y de servicios de la empresa.

2.2.9. Papeles de Trabajo

“Los papeles de trabajo son documentos que sirven para registrar los elementos de juicio especifico

que se emplean para acumular las evidencias necesarias que sean la base para fundamentar la

opinión o dictamen que emite el Auditor”. (Benjamín Franklin, 2010)

Análisis

Los papeles de trabajo son una herramienta realizada por el auditor que son base para las

conclusiones emitidas, debe contener información y hechos concretos donde incluirá la evaluación

del control interno, programas, cuestionarios para evaluar los procedimientos.

2.2.10. Programas de Auditoría

Son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos

relativos a las actividades operativas sujetas a examen, donde el auditor obtiene bases para

fundamentar su opinión, recopila evidencia que respalda hallazgos (Benjamín Franklin, 2010)

44

Análisis

Los programas de auditoría son documentos que detallan los procedimientos a seguir en la

ejecución de forma ordenada y clara ya que sirve como guía de las pruebas que se realizará en cada

área a auditar, así como forma parte de los papeles de trabajo del archivo corriente.

2.2.11. Pruebas de auditoría

Para la realización de la auditoría administrativa es necesario realizar varias pruebas mediante

técnicas de investigación aplicadas a las áreas a auditar para obtener evidencia suficiente y

fundamente su opinión. Las pruebas de auditoría a aplicar serán mediante las siguientes técnicas:

Técnica de auditoría

“Técnicas de Auditoría son recursos particulares de investigación, utilizados por el auditor para

obtener datos necesarios para corroborar información que ha obtenido.” (Benjamín Franklin, 2010)

Análisis

Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar

su opinión en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos, mediante

varias técnicas de aplicación simultánea o sucesiva. Las técnicas de auditoría son procedimientos

para obtener evidencia suficiente y realizar pruebas de las mismas en la fase de ejecución.

Las técnicas más utilizadas que se aplicarán en Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. para

conseguir evidencia suficiente son:

Figura 2.14 Técnicas de auditoría

En: (Whittington Ray, 2010)

45

Técnicas de muestreo

“El auditor puede recurrir al muestreo de atributos para calcular la frecuencia de aparición de una

característica dada en la masa (universo) de datos a partir de los resultados que arroje una muestra.”

(Benjamín Franklin, 2010)

Análisis

La técnica de muestreo que se aplicará en Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. consiste en

seleccionar una proporción de todo el universo del área a auditar, en este caso, el personal del área

administrativa y de servicios, con el objetivo de proporcionar un alto nivel de confianza del análisis

de la muestra seleccionada; el muestreo se dará mediante cálculo con elementos estadísticos.

2.2.12. Referencias de Auditoría

Las referencias de auditoría son aclaraciones que constan en los papeles de trabajo para la

localización de la información; son de gran importancia para el orden de documentos porque indica

el origen del mismo, por lo que se debe tener cuidado en asignar números o letras a las cédulas para

evitar similitud en número que posteriormente tengan que ser cambiados.

Tabla 2.5 Referencias de Auditoría

REFERENCIA SIGNIFICADO

AP Archivo Permanente

AC Archivo Corriente

PT-1 Papel de Trabajo PP

PT-2 Papel de Trabajo PE

PT-3 Papel de Trabajo EA

PT-4 Papel de Trabajo IA

HH Hoja de Hallazgo

2.2.13. Riesgos de Auditoría

Los riesgos de auditoría es la probabilidad que el auditor emita una opinión de auditoría no

apropiada al ejecutarse la auditoría; no estará exenta de errores y omisiones importantes que afecten

los resultados del auditor expresados en el informe. Por lo que se deberá planificar la auditoría que

presenten expectativas razonables de detectar aquellos errores que tengan importancia relativa.

(Corral, 2011, pág. 61)

46

Formula del Riesgo de Auditoría

Determinación de nivel confianza vs. nivel de riesgo

Tabla 2.6 Nivel Confianza vs. Nivel Riesgo

NIVEL DE CONFIANZA

BAJA MEDIA ALTA

15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%

85% - 50% 49% - 25% 24% - 5%

ALTO MEDIO BAJO

NIVEL DE RIESGO

𝐍𝐂 = (𝐶𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙

𝑃𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙) ∗ 100

NR= 100%- NC%

DONDE:

NC= NIVEL DE CONFIANZA

NR= NIVEL DE RIESGO

Análisis

El riesgo de auditoría es el producto de Riesgo Inherente, Riesgo de Control y Riesgo de

Detección; mediante la determinación de nivel de confianza y el nivel de riesgo de auditoría, se

podrá evaluar en su ejecución a la empresa mediante un porcentaje permitido como aceptable según

el resultado obtenido en el análisis.

RA= RI*RC*RD

47

2.3. MARCO LEGAL

2.3.1. Ley de Compañías

RESUELVE:

EXPEDIR LA SIGUIENTE CODIFICACIÓN DE LA LEY DE COMPAÑÍAS

SECCIÓN I

DISPOSICIONES GENERALES

Art. 1.- Contrato de compañía es aquél por el cual dos o más personas unen sus capitales o

industrias, para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades. Este contrato se

rige por las disposiciones de esta Ley, por las del Código de Comercio, por los convenios de las

partes y por las disposiciones del Código Civil.

Nota: Incluido Fe de Erratas, publicada en Registro Oficial. No. 326 de 25 de noviembre de 1999.

Art. 2.- Hay cinco especies de compañías de comercio, a saber:

* La compañía en nombre colectivo;

* La compañía en comandita simple y dividida por acciones;

* La compañía de responsabilidad limitada;

* La compañía anónima; y,

* La compañía de economía mixta.

Estas cinco especies de compañías constituyen personas jurídicas. La Ley reconoce, además, la

compañía accidental o cuentas en participación. (Superintendencia de Compañías, 2013)

Análisis

Según la clasificación de empresas en la Ley de Compañías, Egas Tamayo y Asociados pertenece a

la de Responsabilidad Limitada, pues significa que pueden perder solamente lo que hayan invertido

en el negocio, lo que significa que los acreedores no pueden hacer uso de los activos personales del

dueño para cubrir las pérdidas del negocio; además cada participe de la inversión del negocio se

denomina socios.

2.3.2. NIAS Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento

Tabla 2.7 Sección NIAS

400 – 499 Control Interno

400 Evaluación de riesgos y control interno

401 Auditoría en un ambiente de sistemas de información computarizado.

402 Consideraciones de auditoría relativas a empresas que utilizan

organizaciones de servicios

Adaptado de (Cuéllar, 2012)

http://fccea.unicauca.edu.co/old/niascontrolinterno.htm

48

400. Evaluación de riesgo y control interno

El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría es establecer normas y proporcionar

lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno

sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de

detección. (Cuéllar, 2012)

Riesgo inherente

Al desarrollar el plan global de auditoría, el auditor debería evaluar el riesgo inherente a nivel de

estado financiero. Al desarrollar el programa de auditoría, el auditor debería relacionar dicha

evaluación a nivel de aseveración de saldos de cuenta y clases de transacciones de importancia

relativa, o asumir que el riesgo inherente es alto para la aseveración.

Ambiente de control: El auditor debería obtener una comprensión del ambiente de control

suficiente para evaluar las actitudes, conciencia y acciones de directores y administración, respecto

de los controles internos y su importancia en la empresa.

Procedimientos de control: El auditor debería obtener una comprensión de los procedimientos de

control suficiente para desarrollar el plan de auditoría. Al obtener esta comprensión el auditor

consideraría el conocimiento sobre la presencia o ausencia de procedimientos de control obtenido

de la comprensión del ambiente de control y del sistema de contabilidad para determinar si es

necesaria alguna comprensión adicional sobre los procedimientos de control.

Riesgo de Control

Evaluación preliminar del riesgo de control: La evaluación preliminar del riesgo de control es el

proceso de evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de una

empresa para prevenir o detectar y corregir representaciones erróneas de importancia relativa.

Siempre habrá algún riesgo de control a causa de las limitaciones inherentes de cualquier sistema

de contabilidad y de control interno.

Pruebas de control: El auditor debe obtener evidencia de auditoría por medio de pruebas de

control para soportar cualquiera evaluación del riesgo de control que sea menos que alto. Mientras

más baja la evaluación del riesgo de control, más soporte debería obtener de los sistemas de

contabilidad y de control interno están adecuadamente diseñados y operando en forma efectiva.

49

Riesgo de detección

El nivel de riesgo de detección se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del

auditor. La evaluación del auditor del riesgo de control, junto con la evaluación del riesgo

inherente, influye en la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos que

deben desarrollarse para reducir el riesgo de detección, y por tanto el riesgo de auditoría, a un nivel

aceptablemente bajo. Algún riesgo de detección estaría siempre presente aún si un auditor

examinara 100 por ciento del saldo de una cuenta o clase de transacciones porque, por ejemplo, la

mayor parte de la evidencia de auditoría es persuasiva y no concluyente.

Figura 2.15 Riesgo de Auditoría

En: (Cuéllar, 2012)

2.3.3. Normativa

Coso I

El COSO I permite evaluar el control interno por medio de auditoría para mejorar la efectividad de

las funciones con el fin d ofrecer servicios eficientes, de calidad y con valor agregado. Este sistema

ayuda al análisis de los componentes efectuando procesos y proporcionando a la administración una

seguridad razonable con respecto al logro de los objetivos deseados dentro de la empresa.

El propósito de este sistema es asegurar el cumplimiento d los objetivos de la empresa tanto

operacionales, financieros y normativos. (Estupiñán Gaitán, 2011, pág. 18)

50

Tabla 2.8 Matriz de Sistemas de Control Interno

COSO SIGLAS PROPÓSITO COMPONENTES

COSO I Committee of

Sporsoring

Organization

Asegurar el cumplimiento de

los objetivos de la empresa

tanto operacionales

financieros y normativos.

Ambiente de Control



Información y Comunicación

Monitoreo

COSO II

o ERM

Enterprise Risk

Managment

Identificar, evaluar, medir y

reportar amenazas y

oportunidades que afectan al

logro de los objetivos

corporativos.

Ambiente de Control

Establecimiento de Objetivos

Identificación de Riesgos


Respuesta al Riesgo



Monitoreo

COSO

MICIL

Marco Integrado

de Control

Interno

Latinoamericano

Evaluar las áreas estratégicas

de la empresa permitiendo

conocer el resultado de los

procesos internos donde son

aplicados.

Ambiente de Control y Trabajo

Evaluación de Riesgo



Supervisión

COSO

CORRE

Control de

Recursos de

Ecuador

Alcanzar los objetivos,

minimizar riesgos

corporativos basados en

valores, conducta ética,

integridad y competencia de,

pues es importante mantenerlo

permanentemente y más aún

en la dirección.

Ambiente de Control

Establecimiento de Objetivos

Identificación de Eventos


Respuesta al Riesgo



Supervisión y Monitoreo

COSO

COCO

Criteria Of

Control

Committee

Mejorar el CI por medio de

procedimientos más sencillos

y concisos para dar respuesta a

todas las actividades.

Objetivos

Compromiso

Aptitud

Evaluación y Aprendizaje

Análisis

En Egas Tamayo y Asociados se aplicará COSO I, mediante un resumen para la alta dirección, que

introduce las principales actividades de la empresa, donde se analizarán en detalle los 5 pilares del

Control Interno.

51

CAPÍTULO III

3. DIAGNÓSTICO DEL ENTORNO ORGANIZACIONAL

3.1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA

La realización de un análisis de la situación de la empresa tiene como objetivo determinar

oportunidades y amenazas pues la empresa no cuenta con el control de estos factores,

consecuentemente este análisis permite conocer el impacto (positivo o negativo) que tenga debido a

estas situaciones deberán ser aprovechadas o evitadas por la empresa.

3.1.1. Influencias Macroeconómicas

Son fuerzas que rodean a la empresa, sobre las cuales la misma no puede ejercer ningún control; se

puede citar, rápido cambio de tecnología, tendencias demográficas, políticas gubernamentales,

cultura de la población, fuerza de la naturaleza, las tendencias sociales, etc.; fuerzas que pueden

afectar significativamente y de las cuales la empresa puede aprovechar las oportunidades que ellas

presentan y a la vez tratar de controlar las amenazas. (Tapia Barrera, 2010)

Figura 3.1 Macroambiente

En: (Ficuni, 2011)

Análisis

Las influencias macroeconómicas están compuestas por las fuerzas que generan oportunidades o

presentan una amenaza para la empresa, estas fuerzas, para la empresa, se consideran las políticas,

económicas, tecnológicas.

52

3.1.1.1. Factores político – legales

“Los factores político-legales se refiere a la importancia de los aspectos referentes a ideologías y

partidos políticos relevantes, con respecto a impuestos directos o indirectos, de forma que esto

beneficie a los empresarios y por tanto a la empresa”. (Best Business Service, 2012)

Análisis Situacional

Tabla 3.1 Aspecto Político-Legal

FACTOR CONDUCTA IMPACTO EN

LA SOCIEDAD

RESPUESTA DE LA

EMPRESA

PODER

EJECUTIVO

Inestable Creación o cambio de leyes Difícil invertir por inestabilidad

política, puede impactar

negativamente

(IVA) 12% Estable Porcentaje de IVA fijo para

precio de venta al publico

Facturación a clientes estable

IMPUESTO A

LA RENTA

Estable Recaudación de impuestos

anuales

Generación de mínima utilidad y

crédito tributario

Análisis

En el factor político legal, la empresa analiza las leyes que se encuentran vigentes en el país lo que

influyen en el funcionamiento adecuado con el fisco. El cambio o modificación de leyes no permite

la inversión; sin embargo, la empresa no cumple con este factor, la estabilidad de los impuestos

permite movimiento de transacciones estable sin ningún impacto en la empresa.

3.1.1.2. Factores económicos

Son factores que afectan a las relaciones de producción, distribución y consumo de una empresa. El

poder de compra depende del ingreso, precio, ahorros y el crédito del momento; los expertos en

mercados deben conocer las principales tendencias económicas, tanto en el ingreso como en los

cambiantes patrones de gastos de consumidores. (Crece Negocios, 2010)

Análisis

Este ambiente está relacionado con la situación económica general, reflejada en las grandes

magnitudes macroeconómicas se puede determinar como una de las variables más importantes, ya

que define la capacidad adquisitiva de compra del cliente en este caso particular. Existen varios

factores positivos como la Inflación, Tasa de interés activa y pasiva, Canasta Básica, Barril de

petróleo y Riesgo País.

53

Inflación

“Es la elevación sostenida de los precios que tiene efectos negativos para la economía de un país.”

(Diccionario Económico, 2012)

Tabla 3.2 Porcentaje de inflación

AÑO PORCENTAJE DE INFLACIÓN

2011 3,33%

2012 5,41%

2013 4,16%

2014 2,70%

2015 3,67%

En: (Banco Central del Ecuador, 2015)

Tasa de interés activa

“Es el porcentaje que instituciones bancarias, de acuerdo a condiciones de mercado y

disposiciones del banco central, cobran por los servicios de crédito a los usuarios de los mismos.

Son activas porque son recursos a favor de la banca.” (Diccionario Económico, 2012)

.

Tabla 3.3 Tasa de interés activa

AÑO PORCENTAJE DE TASA ACTIVA

2011 8,25%

2012 8,17%

2013 8,17%

2014 8,19%

2015 9,11%


Tasa de interés pasiva

“Es el porcentaje que paga una institución bancaria a quien deposita dinero mediante cualquiera de

los instrumentos que para tal efecto existen.” (Diccionario Económico, 2012)

54

Tabla 3.4 Tasa de interés pasiva

AÑO PORCENTAJE DE TASA PASIVA

2011 4,51%

2012 4,53%

2013 4,53%

2014 5,18%

2015 4,98%


Canasta Básica

“Conjunto de alimentos que se considera que satisface las necesidades de calorías y proteínas de un

hogar promedio: padre, madre y dos hijos.” (Diccionario Económico, 2012)

Figura 3.2 Canasta Familiar

Adaptado de: (Instituto Nacional de Estadisicas y Censos, 2015)

Barril de Petróleo

Figura 3.3 Barril de petróleo

En: (Instituto Nacional de Estadisicas y Censos, 2015)

55

Riesgo país

“El riesgo país es el riesgo de una inversión económica debido sólo a factores específicos y

comunes a un cierto país.” (Diccionario Económico, 2012)

Figura 3.4 Riesgo país



Tabla 3.5 Aspectos económicos

FACTOR COMPORTAMIENTO IMPACTO EN LA

SOCIEDAD

RESPUESTA DE

LA EMPRESA

INFLACIÓN Asciende Disminuye poder

adquisitivo

Mantener los precios estables

por los servicios prestados

TASA INTERÉS

ACTIVA

Bajo incremento Aumenta poder

adquisitivo

Al 31 diciembre 2014, según

estados financieros no se

registran préstamos otorgados o

recibidos

TASA INTERÉS

PASIVA

Incremento Aplicación de

porcentaje a

depósitos recibidos

Captación baja de intereses a

favor de la empresa

CANASTA BÁSICA Incremento Genera menor

poder Adquisitivo

Minimizar gastos innecesarios

BARRIL

PETRÓLEO

Inestable Despidos masivos

del sector público

No afecta

RIESGO PAÍS Incrementa Falta de inversión

extranjera

Empresa no invierte en el

exterior

56

Análisis

De acuerdo a datos proporcionados por Banco Central del Ecuador e Instituto Nacional de

Estadísticas y Censo, refleja que existe variación considerable con respecto al año anterior;

representa amenaza debido a que el precio de los productos y servicios tiende a incrementar, por

ende el valor del servicio tiende a ser más costoso y como consecuencia de este impacto, bajaría la

contratación de parte de los clientes, optando quizá por tener personal de planta y no tercerizados.

En la actualidad el país atraviesa una crisis global que afecta a todos los sectores empresariales,

pues se ha dado despidos de personal masivos en el sector público y a su vez de menor impacto en

el sector privado debido a relaciones laborales entre estos; sin embargo, se debe optimizar recursos

pues no es posible su incremento o la posible inversión en el país.

3.1.1.3. Factores tecnológicos

Se constituye una dimensión fundamental que debe tener en cuenta la empresa debido a que

constantemente puede generar oportunidades y amenazas para la misma. El factor tecnológico en las

organizaciones es indispensable dado que mediante este se pueden establecer lineamientos que

benefician la realización de las actividades debido a que se pueden reducir tiempos con la

implementación de la tecnología. (Best Business Service, 2012)


Tabla 3.6 Aspecto Tecnológico

FACTOR COMPORTAMIENTO IMPACTO EN

LA SOCIEDAD

RESPUESTA DE

LA EMPRESA

SOFTWARE

SISTEMA CONTABLE

SMAU 9

Mejora del sistema Desarrollo tecnológico Mejora continua de

sistema contable

FACTURACIÓN

ELECTRÓNICA

Implementación Obligatoriedad de

facturación electrónica

Implementación de

facturación electrónica

SOPORTE TÉCNICO Servicio como valor

agregado

Desarrollo intelectual

tecnológico

Mayor margen de

competitividad

HARDWARE

EQUIPOS DE

COMPUTACIÓN

Equipos actualizados Apertura de mercado

tecnológico

Innovación de nuevos

equipos

Análisis

El factor tecnológico representa una oportunidad para la empresa pues cuenta con equipos y

programas actualizados, lo que ayuda a brindar un servicio de calidad y a optimizar los recursos,

tanto materiales como humanos.

57

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. cuenta con nuevos equipos tecnológicos y con programas

contables, de antivirus actualizado; lo que ayuda al desarrollo de las actividades con el fin de

brindar un mejor servicio al cliente optimizando tiempo y demás recursos de la empresa; sin

embargo, no todo el personal acierta con el buen manejo de este recurso tecnológico para lo cual no

hay la iniciativa de capacitaciones. Con respecto a la implementación de facturación electrónica fue

aplicada con éxito, no obstante siempre se presentan deficiencias que son detectadas pero no son

resueltas a tiempo cuando depende de la fuente externa como asesor.

3.1.2. Influencias Microeconómicas

Las influencias Microeconómicas son todas las fuerzas que una empresa puede controlar y mediante

las cuales se pretende lograr el cambio deseado. Entre ellas tenemos a los proveedores,

competidores, servicios, clientes. A partir del análisis del Microambiente nacen las fortalezas y las

debilidades de la empresa. (Tapia Barrera, 2010)

Figura 3.5 Microambiente

En: (Ficuni, 2011)

Análisis

En el ambiente microeconómico se analizará todos los factores relacionados a la empresa, pues

tanto clientes, proveedores, los servicios y la competencia dan un impacto positivo o negativo para

la empresa. En este análisis se realizará por áreas: administrativo donde es parte Talento Humano y

de servicios, donde es parte la sección Tributaria - Contable, Consultoría Empresarial y Sistemas.

58

3.1.2.1. Clientes

“Son los consumidores reales y potenciales de un producto o servicio.” (Consuegra, 2011)

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Cuenta con clientes como:

Personas Jurídicas

* Boehringer Ingerheim Cía. Ltda. * Vacunamed S. A.

* Glaxo Smith Kline Cía. Ltda. * Corpomédica Cía. Ltda.

* Club Rancho San Francisco * Zabdiholding S. A.

* Elite Medical Cía. Ltda. * Corporación Peniel

*Crescente Cía. Ltda. * Jornadas Deportivas

* Edificio Consorcio Profesional * Brightstar

* Sanofi Aventis * Logieverest

* Safety * Sivix, entre otros

Personas Naturales

* Lolita Sánchez

* Xavier Cisneros

* César Guerra

* María Fernanda Rodríguez

* Marina Ptchequina, entre otros…

Análisis situacional

Objetivos

Lograr ser pioneros en atención al cliente, llegando más rápido que la competencia y obtener

éxito explorando nuevos mercados en forma competitiva para posicionar el servicio

Perfeccionar la relación con el cliente, buscando construir una relación de compromiso más

allá de la prestación de servicio con el fin de obtener clientes satisfechos y fieles.

Ofrecer al cliente un servicio de calidad, y un precio adecuado para satisfacer las necesidades y

deseos del cliente incrementando ingresos de 10% al 20% por cada periodo.

59

Estrategias

Mejorar la atención al cliente para conseguir mayor satisfacción de las necesidades alrededor

del servicio profesional mediante consultorías, asesorías y soporte técnico del sistema contable.

Mejorar la relación con el cliente utilizando herramientas, como call center, páginas web y

redes sociales; este tipo de comunicación permitirá anticiparnos a necesidades de los clientes.

Generar confianza y lealtad en los clientes para que estos recomienden con potenciales clientes.

3.1.2.2. Proveedores

“Los proveedores son empresas que proporcionan a la empresa los recursos necesarios para

satisfacer necesidades de la misma y de los clientes. Las decisiones de los proveedores repercuten

sustancialmente en las operaciones de la empresa”. (Consuegra, 2011)

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Cuenta con los siguientes proveedores:

* JCF Servicios

* Dr. Marcelo Erazo

* Ofiexpress

* JCB Modas

* Corporación Favorita, entre otros…


Objetivos

Mejorar la distribución de productos de acuerdo a requerimientos de la empresa en cada área

Determinar los insumos necesarios que necesita la empresa con el fin de seleccionar los

mejores proveedores el mejor precio

Definir lineamientos de relación con los proveedores para fortalecer relaciones comerciales

Estrategias

Optimizar la comunicación con los proveedores para que exista una excelente distribución de

los materiales que requiera la empresa

Realizar el pago puntual a los proveedores y en las fechas establecidas para conservar los

créditos pactados

Solicitar cotizaciones a los distintos proveedores con el fin de escoger la mejor opción en

cuanto a calidad, distribución y precio.

60

3.1.2.3. Competencia

“La competencia es la concurrencia de un grupo de vendedores en un mercado.” (Consuegra, 2011)

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Tiene como competencia:

Estrella y Apolo Consultores

Acevedo y Asociados Cía. Ltda.

Adecco Bussiness

Pérez Bustamante Cía. Ltda.

Team Auditores Cía. Ltda.


Objetivos

Diseñar un proceso de innovación que combine tecnología, calidad, personal altamente

capacitado y con crecimiento continuo de la empresa, con el propósito de satisfacer las

necesidades del cliente

Renovar la rentabilidad de la empresa, por mayor que sea el número de competidores con el fin

de crear beneficios y utilidad a la empresa.

Incorporar tecnología en equipos de forma eficaz para aumentar la calidad del servicio y llegar

a dominar el mercado.

Obtener información de la competencia siempre y cuando esta sea legal, para conocer sus

debilidades y fortalezas.

Estrategias

Fortalecer creatividad y observación para diseñar un proceso de innovación que, determine los

elementos que se deben eliminar, reducir, crear o incrementar en los procesos de servicio

Realizar un estudio de los precios en la relación con la competencia ya que la empresa no

puede bajar precios, por mayor que sea el número de competidores

La empresa debe incrementar la tecnología en cada uno de sus equipos de computación para

brindar un servicio de calidad al cliente, y tener una ventaja competitiva.

Conseguir información de la competencia a través del internet, folletos y trípticos los cuales

nos proporcionaran de información para un mejor control de los servicios que ofrecen.

61

3.2. ANÁLISIS DE CONTROL INTERNO

3.2.1. Área Administrativa

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., aplica el plan estratégico a pesar de que se encuentra en

proceso de aprobación del Reglamento Interno de Trabajo pre establecido; sin embargo, el personal

tiene conocimiento sobre normas de conducta, valores éticos.

3.2.1.1. Talento Humano - Situación actual

Las actividades que se realizan en el área administrativa, en la sección de Talento Humano son:

Detección de la necesidad del personal

Convocatoria por medio de medios de comunicación para adquirir nuevo personal

Aprobación o rechazo de la solicitud para cada cargo, de acuerdo a los perfiles de

competencias definidos

Revisión, análisis y comparación de perfiles establecidos e identificación de las personas

aptas o no para el cargo

Citación para entrevista de los aspirantes pre-seleccionados

Entrevista por medio de preguntas relacionadas con la situación laboral, personal,

experiencia laboral y sobre conocimiento del cargo al cual están aspirando

Realización de una prueba psicotécnica a los entrevistados

Consolidación de la información y de selección de personal.

La gerencia autoriza su ingreso

Elaboración de contrato y firma de las partes; además, se afilia al nuevo empleado al IESS

Inducción al nuevo trabajador al área asignada

Figura 3.6 Talento Humano

Clima Laboral

Contratación personal

Reclutamiento personal

Condiciones de Trabajo

Perspectiva de desarrollo profesional

62

A) Clima laboral

1) Egas Tamayo & Asociados cuenta con personal profesional que actúa con valores éticos,

morales y humanos lo cual genera un buen ambiente de trabajo; el personal se maneja con

buena conducta aplicando los valores corporativos de la empresa (integridad, objetividad,

independencia, responsabilidad, confidencialidad, respeto, competencia y compromiso).

2) El Talento Humano se considera una parte primordial para el desarrollo de las actividades de

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., razón por la cual el pago de remuneraciones y demás

beneficios sociales al personal es puntual, así como el pago del seguro general para que

cuenten con el servicio ante algún caso de emergencia que tenga algún empleado.

3) El área de Talento Humano no tiene establecido en documento formal los componentes del

direccionamiento estratégico: misión, visión, objetivos, estrategias, valores, políticas y

procedimientos que se apliquen en cada área, pues falta la aprobación de la Junta General de

Socios del Reglamento Interno de Trabajo.

B) Contratación personal

1) Los contratos individuales que Egas Tamayo & Asociados celebra por primera vez, tendrán

necesariamente un periodo de prueba de noventa días. En este periodo o al término del mismo,

cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato.

2) Egas Tamayo & Asociados podrá celebrar contratos a plazo fijo, por tiempo indefinido,

ocasionales, eventuales, o cualquier otro determinado por la ley, en la medida que considere

necesario y estipulando las condiciones particulares en cada caso será necesaria la autorización

Junta Universal de Socios a través del Gerente General.

C) Reclutamiento de personal

1) La selección y asignación del personal se encarga la alta dirección, siendo parte de esta,

Marcelo Egas y Sandra Tamayo, quienes toman la decisión mediante análisis del perfil

profesional, peticiones del cliente y evaluación de conocimiento general del empleado.

2) La Gerencia General será responsable de reclutar los candidatos a través de contactos con la

propia empresa, Universidades, Medios de comunicación como la Prensa; sin embargo, la

primera opción toma un gran valor, pues cuando se cuenta con referencia del empleado facilita

a la aceptación directa a la empresa, trayendo esto personas no fijas en su lugar de trabajo.

63

D) Condiciones de Trabajo

1) El horario establecido para Egas Tamayo y Asociados es de 9h00 a. m. hasta las 18h00; sin

embargo, el personal que se encuentre donde el cliente, podrá acoplarse al horario establecido

por esa empresa.

2) El horario extraordinario de trabajo será remunerado de acuerdo al Ministerio de Trabajo

siempre y cuando este cuente con autorización de la alta dirección.

E) Perspectiva de desarrollo profesional

1) El empleado es asignado a sus actividades de acuerdo al conocimiento, experiencia y necesidad

del cliente, pero se maneja un puesto estático porque el trabajador permanece en su función sin

tener la oportunidad de aplicar a otras áreas que son equivalentes o relacionadas a lo realizado.

2) Todo empleado contratado deberá tener un buen perfil profesional o a su vez cursar los últimos

niveles de estudio de tercer nivel, pues la empresa da oportunidad de terminar los estudios

facilitando a la persona con “horario de estudiante” que no es igual al asignado al personal que

cuenta con título profesional.

3) Capacitación personal: El personal mantiene conocimientos actualizados en tributación y

contabilidad por la suscripción a “Ediciones Legales”, quien informa leyes vigentes,

resoluciones, enviando base legal a los correos corporativos registrados para el servicio.

4) El 75% de los empleados encuentra afiliado al “Colegio de Contadores Públicos” para recibir

capacitaciones sobre leyes vigentes, pero el 25% no asiste a dichos cursos porque no están

afiliados a la institución.

5) Evaluación personal: Egas Tamayo y Asociados confía en las capacitaciones que brinda al

personal con respecto a leyes vigentes, por lo mismo no ha diseñado un manual de evaluación

de desempeño para el personal y se lo realiza sin que conste en algún documento formal.

3.2.2. Área de Servicios

La empresa cuenta con clientes fijos gracias a la calidad de la prestación del servicio; sin embargo,

necesita la captación de nuevos mercados o segmentos, pues la negociación la hace directamente la

alta dirección. La fijación de precio al servicio prestado se establece de acuerdo a valores

promedios del mercado o por negociación con el cliente con la alta administración, mas no por

estudio o análisis individual del servicio que brinda la empresa al cliente.

64

Figura 3.7 Servicios de la empresa

3.2.2.1. Tributario Contable - Situación actual

A) Distribución de profesionales tributarios

1) El servicio tributario se da de forma in-situ, pues la alta dirección asigna al personal, de

acuerdo al perfil profesional solicitado por el cliente. La distribución del personal corresponde

a 80% donde el cliente, rigiéndose tanto a las normas de la empresa como del cliente y

contando con la supervisión de un jefe externo. El 20% del personal maneja las operaciones del

cliente en la oficina de la empresa a pedido del cliente debido al poco movimiento o falta de

espacio físico, pues corresponde en su totalidad a empresas pequeñas o personas naturales.

2) Todos los servicios cuentan con supervisión de un jefe de área y autorización final de gerencia

mediante una firma o correo de confirmación, caso contrario se lleva un análisis antes de

presentar resultados al cliente.

3) El servicio contable de Nómina se realiza en la oficina de Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

Manejando información enviada por el cliente para la realización de reportes, informes, roles

de nómina, planillas IESS, carga de obligaciones patronales actas de finiquito, entradas -

salidas de empleados y demás actividades relacionadas con el personal del cliente.

3.2.2.2. Consultoría Empresarial - Situación actual

A) Desarrollo organizacional

Los servicios en esta área consisten en organizar la estructura, la gente y las competencias

requeridas por la estrategia empresarial para crear una cultura organizacional que la apoye para

lograr objetivos de cambio en corto tiempo y con menor riesgo.

Consultoría empresarial

Sistemas

Tributaria y Contable

65

B) Tecnología de la información

Los servicios en esta área ayudan a desarrollar estrategias para utilizar la tecnología de información

para crear ventajas competitivas y valor para el negocio como implementación y controles del

sistema contable, administración y digitalización de documentos.

C) Gestión global de riesgos

Los servicios en esta área permiten que los clientes puedan reconocer, administrar, y obtener

ventajas del potencial del riesgo para aportar ganancias a los valores de los accionistas.

3.2.2.3. Sistemas - Situación actual

A) Sistema contable tributario SMAU

El personal cuenta con experiencia laboral competente por la práctica diaria, gracias a esto no

resulta difícil la adaptación de nuevos cálculos o procedimientos en el proceso contable del cliente,

ya que además la empresa tiene un sistema contable tributario llamado SMAU que permite generar

reportes confiables y prácticos para el análisis de cada cuenta contable.

B) Soporte técnico

La empresa cuenta con soporte técnico al sistema contable tributario; cada vez que presenta fallas

el cliente cuenta con asistencia del personal especializado para solventar por medio de acceso

remoto al servidor.

3.3. MATRIZ DE HALLAZGOS

La siguiente matriz de hallazgos tiene como objetivo explicar en forma resumida todas las

observaciones que se han encontrado al momento de analizar la situación organizacional de la

empresa internamente en las áreas administrativa y de servicios.

Esta matriz justifica los posibles hallazgos al realizar los procedimientos de auditoría

administrativa para la emisión del informe y comunicación de recomendaciones y así lograr

mejoramiento de los procesos en la empresa.

66

Matriz de Hallazgos de la empresa

Tabla 3.7 Matriz de hallazgos

NÚM.

REF.

HALLAZGO CAUSA EFECTO CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN


TALENTO HUMANO

HH-01 3.2.1.1

(A) (3)

Aprobación del Reglamento

Interno de Trabajo

El Reglamento Interno de

Trabajo está en modificación

Los empleados no se podrán regir

a un RIT actualizado

El RIT está en proceso de aprobación;

sin embargo, el personal aplica normas

de conducta, valores éticos.

Autorizar RIT mediante una junta

general para el conocimiento del

personal

HH-02

3.2.1.1

(C) (3)

Reclutamiento de candidatos La alta dirección solicita

personal por contactos de la

misma empresa

Al no realizar reclutamiento se

coloca a las personas en

actividades inapropiadas

No solicitan referencias personales y

profesionales en el reclutamiento de

candidatos

Reclutar a personas con conocimientos

para determinados cargos y no por

compromisos

HH-03 3.2.1.1

(E) (3)

Desarrollo de actividades del

personal

El personal mantiene funciones

permanentes

El personal no rota, esto impide

que los empleados adquieran

experiencia

El personal no tiene rotación de acuerdo

a la capacidad intelectual

Rotar las funciones con el fin de que

todos conozcan acerca de las diferentes

actividades

HH-04 3.2.2.1

(E) (4)

Capacitación personal No todos los empleados están

afiliados al Colegio de

Contadores

El personal no asistiría a cursos a

cursos de leyes actualizadas

El empleado mantiene conocimientos

actualizados

Pedir como requisito de contratación la

afiliación a Contadores Públicos

HH-05 3.2.2.1

(E) (5))

Evaluación de Desempeño

del personal

La empresa no se rige a un

manual al evaluar al personal

La Gerencia no puede evaluar a

sus colaboradores

No existe manual de procedimientos

para evaluar el desempeño del personal

Crear un manual donde defina

frecuencia y criterios de evaluación; este

debe ser aprobado por dirección

ÁREA DE SERVICIOS

TRIBUTARIO Y CONTABLE

HH-06 3.2.2.1

(A) (1)

Distribución de profesionales El servicio tributario cuenta con

supervisión y aprobación

El personal se relaciona con el

cliente directamente contando

constantemente con supervisión

El servicio se da de forma in-situ, la alta

dirección asigna al personal, de acuerdo

al perfil profesional

Controlar estrictamente el personal

distribuido al cliente para asegurar la

calidad del servicio


HH-07 3.2.2.2

(A) (1)

Desarrollo organizacional Gerencia da un valor agregado

al servicio en cultura

organizacional

Mantiene activas estrategias para

la competencia y el control de

riesgos

El servicio consisten en organizar la

estructura, la gente y las competencias

requeridas por la estrategia empresarial

Crear cultura organizacional para lograr

objetivos de cambio en corto tiempo y

con menor riesgo

SISTEMAS

HH-08 3.2.2.3

(B) (1)

Soporte Técnico Se brinda al cliente soporte

técnico al sistema contable y

tributario

Personal que da solución práctica

y oportuna ante deficiencias del

sistema

La empresa cuenta con el personal

especializado para dar soporte técnico

del sistema

Dar mantenimiento semanal al sistema

para mitigar riesgos de la información

contable ingresada del clientes

67

CAPÍTULO IV

4. DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO



TRIBUTARIA POR EL PERIODO 2014, UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO.”

EGAS TAMAYO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA.


AL 31 DICIEMBRE 2014

68

ÍNDICE

Marcas y Referencias

Archivo Permanente (Académico)

Propuesta de Auditoría Administrativa

Contrato de Prestación de Servicios

Flujograma de Fases de Auditoría Administrativa (Académico)

4.1 PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

4.1.1 Planificación preliminar

Programa de Auditoría

Visita Preliminar

Notificación de inicio de auditoría

Entrevistas

Carta de Requerimiento

Revisión de leyes y normativa

Informe preliminar

4.1.2 Planificación específica

Cronograma de Actividades

Evaluación de Matriz de factores internos

Flujogramas de cada Área

Determinación de muestra de auditoría

Cuestionario de Control Interno

Memorando de Planificación

4.2 EJECUCIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

4.2.1 Programa de Auditoría

4.2.2 Análisis de la Encuesta

4.2.3 Evaluación de Sistema de Control Interno

4.2.4 Hallazgos de Auditoría




69

4.3 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS E INFORME

4.3.1 Carta de Presentación

4.3.2 Informe a Gerencia

4.3.3 Informe de Auditoría

4.4 SEGUIMIENTO Y MONITOREO

4.4.1 Matriz de Recomendaciones




70

MARCAS

(Ref. Tabla 2.3) Según NIAS, menciona Marcas de Auditoría estándar; sin embargo, las marcas

que se emplearán en la fase de ejecución de la auditoría administrativa son:

MARCAS SIGNIFICADO

@ Analizado

© Comparado

√ Cumple con atributo clave de control

∞ Falta documentación

£ Falta firma de autorización

Ø No existe/No cumple

N Nota aclaratoria

∑ Sumatoria (Horizontal – Vertical)

¥ Verificado físicamente

REFERENCIAS

(Ref. Tabla 2.4) Las referencias que se emplearán en la fase de ejecución de la auditoría

administrativa son:

REFERENCIA SIGNIFICADO

AP Archivo Permanente

AC Archivo Corriente

PT-1 Papel de Trabajo Planificación Preliminar

PT-2 Papel de Trabajo Planificación Específica

PT-3 Papel de Trabajo Ejecución de Auditoría

PT-4 Papel de Trabajo Informe de Auditoría

HH Hoja de Hallazgo

PT-1

1/1




71

PROPUESTA DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Quito, 10 noviembre de 2015

Ingeniero:

Marcelo Egas

GERENTE GENERAL

Presente

De mi consideración:

En cumplimiento de las disposiciones de la constitución de la Ley Orgánica de Educación, mucho

reconoceré de usted, disponer la entrega de información suficiente, competente y pertinente a fin de

realizar una Auditoría Administrativa a la empresa de su representación. Debo indicar que el

procedimiento referido constituye un requisito previo a la obtención del título de Ingeniera en

Contabilidad y Auditoría CPA.

La propuesta comprende:

Objetivo

El objetivo del examen es precisar su nivel de desempeño con el fin de perfilar oportunidades de

mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva. Por esta razón, dicho proceso se basa

en aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables de acuerdo con las circunstancias

propias de auditoría, la selección de instrumentos de medición, pruebas selectivas en virtud de que

los procedimientos estén diseñados específicamente para descubrir irregularidades, incluyendo

actos ilegales, en caso de ser detectados serán informados de inmediato.

Alcance

El trabajo consiste en una Auditoría Administrativa que se realizará a la Empresa Egas Tamayo y

Asociados Cía. Ltda., ubicada en la Av. Diego de Almagro N29-54 y Pradera, correspondiente al

periodo terminado el 31 diciembre 2014, a través de la aplicación de cuestionarios de control

interno, el análisis se realizará en base a Modelo COSO I y las Normas Internacionales de

Auditoría y Aseguramiento.

PT-2

1/3




72


La ejecución de la Auditoría Administrativa se realizará con la siguiente segmentación:

1. Área Administrativa

i. Talento Humano

2. Área de Servicios

i. Tributario Contable

ii. Gestión empresarial

iii. Sistemas

Actividades

El servicio es personalizado, y se encuentra estructurado de por varias etapas para la realización de

este proceso:

Visita Previa

Visita a las instalaciones de la empresa

Determinación de las pruebas a ejecutar

Cuestionarios de acción para la auditoría

Inicio De La Auditoría

Planificación de la auditoría

Evaluación de procedimientos

Ejecución de pruebas y análisis sustantivos

Evaluación y análisis

Comentarios

Informe y presentación de resultados

Presentación de informe

Seguimiento de recomendaciones

PT-2

2/3




73


Plazo

La persona encargada de la Auditoría Administrativa se compromete a terminar con todo lo

planificado en el término de un mes, de acuerdo al siguiente cronograma de actividades:

Honorarios

Los honorarios correspondientes al trabajo realizado ascenderán a USD 3.500,00 (Tres mil

quinientos con 00/100 dólares) más IVA, para lo cual se establecen la siguiente forma de pago:

El 40% en la aceptación del servicio de Auditoría Administrativa.

El 60% en la entrega del informe de la Auditoría Administrativa.

Nota: Se conviene valor por este servicio por formalidad del contrato de prestación de servicios; sin

embargo, por tratarse de un trabajo de investigación, la auditoría administrativa a la empresa se

hará voluntariamente por una persona como auditora independiente.

Esperando que nuestra propuesta sea aceptada por ustedes anticipamos nuestros agradecimientos.

Atentamente,

_____________________________


Encargada de Auditoría

2 Semana 3 Semana

PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

EJECUCIÓN

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

1 Semana 4 Semana

PT-2

3/3




74

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

COMPARECIENTES:

A la celebración de, por una parte la compañía YADIRA ALEXANDRA LÓPEZ; que para

efectos del contrato se denomina AUDITORA ENCARGADA; y por otra parte la empresa EGAS

TAMAYO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA., legalmente representada por el Sr. MARCELO EGAS

en su calidad de GERENTE GENERAL, que para efectos de contrato se denomina EL

CONTRATISTA; quienes libre y voluntariamente convienen en suscribir el presente contrato.

CLÁUSULAS

PRIMERA.- ANTECEDENTES

La firma Contratista, mediante oficio de 30 octubre dirigido al Gerente de la Empresa Egas

Tamayo y Asociados Cía. Ltda., solicita brindar la apertura necesaria para realizar el trabajo de

investigación previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA;

mediante oficio N° 30-10 de conocimiento a lo suscrito la aceptación de petitorio realizado.

SEGUNDA: OBJETO DEL CONTRATO

Por medio del presente contrato, el Contratista se compromete con la empresa Contratante, a

realizar la Auditoría Administrativa de la Empresa EGAS TAMAYO Y ASOCIADOS CÍA.

LTDA., a través de la revisión y evaluación del control interno. El examen a practicarse y sus

resultados se concluirá con la presentación del informe correspondiente de acuerdo a las Normas

Internacionales de Auditoría y Aseguramiento, el mismo que será de conocimiento y uso exclusivo

del Gerente de la empresa Contratante, para efecto de lo anterior, el Contratante proporcionará al

Contratista los instrumentos necesarios para el buen desempeño de sus actividades, los cuales

quedan bajo custodia hasta la terminación de este contrato.

TERCERA.- PRECIO

Las partes han acordado, que por los servicios profesionales de Auditoría Administrativa detallados

en la segunda cláusula y en la carta de la propuesta, el valor de USD 3.200,00 (Tres mil doscientos

dólares) incluido IVA; los mismos que serán desglosados 40% inicio y 60% final del servicio.

PT-3

1/2




75

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

En el precio por los servicios prestados están incluidos los costos de movilización y estadía del

personal asignado para el trabajo, es decir, la empresa no reconocerá pago adicional alguno por

ningún concepto.

CUARTA.- PLAZO

El presente contrato tiene una duración aproximadamente de un mes, 30 días contados a partir de la

fecha de suscripción de este contrato.

QUINTA.- CONDICIONES

Para un desempeño y cumplimiento adecuado del trabajo de auditoría EL CONTRATISTA,

deberá poner a disposición de la persona encargada de auditoría, todos los documentos que solicite

de forma oportuna los cuales deberán reflejara la situación presente de la compañía; los mismos

que permitirán determinar las posibles conclusiones y a su vez sus respectivas recomendaciones.

SEXTA.- TERMINACIÓN

Las partes, convienen que se puede dar por terminado el contrato en cualquier momento de su

vigencia, siendo las causas el incumplimiento a lo establecido en el contrato lo que dará motivo a

su recisión y aplicación de disposiciones legales correspondientes.

Una vez, fiadas las cláusulas del presente contrato y con previo entendimiento de las partes se

procede a firmar el mismo, en

Quito, 18 de Noviembre del 2015

________________________

Yadira Alexandra López Ing. Marcelo Egas

Encargada de Auditoría Gerente General

PT-3

2/2




76

FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Análisis

El flujograma de las fases de auditoría, detalla cada actividad que se va a cumplir en el proceso de

Auditoría Administrativa a la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. En el periodo

comprendido entre 01 enero hasta 31 diciembre 2014, durante un plazo de 30 días a partir de la

fecha del contrato de prestación de servicios. (Ref. PT-3 2/2)

FASE II FASE III FASE IV

PLANIFICACIÓN

PRELIMINAR

PLANIFICACIÓN

ESPECÍFICAEJECUCIÓN

COMUNICACIÓN

DE RESULTADOS

SEGUIMIENTO Y

MONITOREO

PROCESO DE AUDITORÍA

FASE I

INICIO


Preliminar

Visita preliminar a la empresa

Notificación inicio de auditoría

Entrevista al Gerente General

Entrevista al jefe de área

Recopilación deinformación (carta

requerimiento)

Revisión de leyes y normativa

empresa

InformePreliminar


Preliminar

Evaluación de Matriz FODA

Evaluación nivel de Riesgo y

Control

Determinación Muestra

Flujogramas deProcesos

Elaboraciónpreguntas para

encuesta

Preparacion cuestionarios de control interno

InformePreliminar

Memorando deplanificación

Programa de auditoría

Realización de encuesta paratrabajadores

Aplicación cuestonario

personal

Analisis de resultadosoptenidos

Hojas de Hallasgos

Informe deAuditoría

Administrativa

Matriz deRecomendaciones

FIN

PT-4

1/1




77

4.1. PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA

4.1.1. Planificación Preliminar

PROGRAMA DE AUDITORÍA


OBJETIVO: Obtener información respecto a la legislación, normativa, giro del negocio,

conocimiento general, políticas, manuales para que se puede documentar el trabajo a ser ejecutado.

No. PROCEDIMIENTOS REF P/T RESPONSABLE FECHA

TALENTO HUMANO

1 Efectúe visita al área a auditar Fig. 2.2 Y.A.L.M 19/11/15

2 Comunique el inicio de la auditoría Fig. 2.2 Y.A.L.M 19/11/15

3 Realice entrevista al gerente general Fig. 2.2 Y.A.L.M 19/11/15

4 Realice entrevista al jefe de área Fig. 2.2 Y.A.L.M 19/11/15

5 Solicite información documentaria a

través de carta de requerimientos Fig. 2.2 Y.A.L.M 19/11/15

6 Revise leyes y normas que rigen a la

empresa Fig. 2.2 Y.A.L.M 20/11/15

7 Elabore informe preliminar Fig. 2.2 Y.A.L.M 25/11/15

PP-1

1/2




78

PROGRAMA DE AUDITORÍA

ÁREA DE SERVICIOS

OBJETIVO: Obtener información respecto a los servicios, conocimiento de políticas, manuales de

manera que se puede documentar el trabajo a ser ejecutado.

No. PROCEDIMIENTOS REF RESPONSABLE FECHA

TRIBUTARIA Y CONTABLE

1 Efectúe una visita al área a auditar Fig. 2.2 Y.A.L.M 19/11/15

2 Comunique inicio de la auditoría Fig. 2.2 Y.A.L.M 19/11/15

3 Solicite información documentaria a


4 Revise manuales de procedimientos y

funciones Fig. 2.2 Y.A.L.M 20/11/15



2 Comunique inicio de la auditoría Fig. 2.2 Y.A.L.M 19/11/15

3 Solicitar información documentaria a




SISTEMAS


2 Comunique del inicio de la auditoría Fig. 2.2 Y.A.L.M 19/11/15

3 Solicitar información documentaria a




PP-1

2/2




79

VISITA PRELIMINAR

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

1. DENOMINACIÓN: Empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

2. DOMICILIO: Av. Diego de Almagro N29-57 y Pradera.

3. TELÉFONO : 022 905-714 / 022 905-713 / 022 905-708

4. HORARIO DE ATENCIÓN: 9h00 AM a 18h00 PM

5. OBJETIVO PRINCIPAL

Misión: “Apoyar a los clientes en su búsqueda de respuestas a inquietudes de carácter

empresarial y contable, asesorías tributarias, con el apoyo de profesionales calificados que

cuentan con valores innatos como la responsabilidad, la honradez, puntualidad e

independencia.” (Ref. Sec. 1.5.4)

6. ORGANIZACIÓN: La empresa está conformado por un organigrama estructural que se

menciona a continuación: (Ref. Figura 1.2)

NIVEL EJECUTIVO

GERENCIA GENERAL ING. M. E.

NIVEL DE APOYO

SECRETARÍA SRA. E. V.

ÁREA ADMINISTRATIVA ING. S. T.

ÁREA FINANCIERA ING. M. P.

NIVEL OPERATIVO

ÁREA DE SERVICIOS ING. V. L.

PP-2

1/1




80

NOTIFICACIÓN DE INICIO DE AUDITORÍA


Señor:

MARCELO EGAS

GERENTE GENERAL EGAS TAMAYO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA.

Presente


En cumplimiento con el contrato suscrito con la Empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.,

notifico a usted que a través de la persona encargada, ha iniciado una Auditoría Administrativa a la

empresa por el año 2014; en tales instancias, sírvase socializar con Talento Humano (Área

Administrativa y de Servicios) de la empresa y disponer la entrega oportuna de la información que

sea necesaria con el transcurso del examen.

Atentamente,

____________________________



C. C. Área Administrativa

S. T.

C. C. Área de Servicios

V. L.

X. B.

J. J.

PP-3

1/1




81

Narrativa

COMPONENTE: Entrevista al Gerente General

ENTREVISTADO: M E

ÁREA: Administrativa

SECCIÓN: Talento Humano

OBJETIVO: Conocer los procedimientos de la administración, para determinar la eficiencia y

eficacia de los mismos.

1. ¿Dispone la empresa un organigrama estructural del personal?

La empresa cuenta con un organigrama general estructural, donde consta el nivel jerárquico de

cada trabajador; esto se lo efectuó con la necesidad de identificar el personal de cada área.

2. ¿Se ha realizado el análisis del FODA?

Egas Tamayo y Asociados ha realizado el análisis de la matriz FODA, donde se observa los

factores internos y externos de la misma.

3. ¿Las actividades se desarrollan en base a un Reglamento Interno de Trabajo?

Egas Tamayo y Asociados tiene definido un Reglamento Interno de Trabajo que está en periodo de

aprobación por la Junta General, pues tuvo modificaciones en el mismo

4. ¿La empresa cuenta con manual de procedimientos y funciones?

La empresa no tiene manual de procedimientos ni funciones; sin embargo, verbalmente se establece

las actividades y funciones de cada cargo que se ejecutan de acuerdo al acontecimiento diario.

5. ¿Cuáles son sus expectativas en torno a esta auditoría?

Al término de la auditoría se espera conocer las deficiencias que existen en torno a las áreas

administrativas, para tomar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

PP-4

1/2




82

Narrativa

COMPONENTE: Entrevista al jefe de área

ENTREVISTADO: S. T.

ÁREA: Administrativa


OBJETIVO: Conocer los procedimientos del área administrativa, para determinar la eficiencia y

eficacia de los mismos.

1. ¿Tiene la empresa un manual de procedimientos para el área administrativa?

El manual de procedimientos que tiene definido el área administrativa no está plasmada en

documento formal por lo que está en proceso de aprobación.

2. ¿Existe un correcto manejo del personal de la empresa?

Para el manejo del personal de la empresa existe una sección de Talento Humano; las actividades

no las cumple una persona específica haciéndose responsable de los asuntos del personal.

3. ¿Existe un cronograma periódico con el gobierno corporativo para tratar asuntos

importantes?

Las reuniones que mantiene la alta dirección se llevan a cabo en la reunión de Junta de Socios que

determinada los estatutos de la empresa.

4. ¿Se realizan de forma anual o semestral evaluaciones de desempeño para el personal?

La evaluación de desempeño del personal no se realiza mediante un documento formal

5. ¿Qué se pretende obtener en la finalización de esta auditoría para el área?

Al término de la auditoría se espera conocer deficiencias que existen en torno al área

administrativa, para tomar acciones preventivas, correctivas y de mejora al brindar el servicio.

PP-4

2/2




83


Señor

MARCELO EGAS

GERENTE GENERAL EGAS TAMAYO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA.

Presente


En cumplimiento con la segunda cláusula del contrato y a la notificación de inicio de auditoria;

solicito a usted se digne disponer a quien corresponda la entrega de la siguiente información para

continuar con el proceso de la auditoría:

ARCHIVO PERMANENTE (Académico)

INFORMACIÓN NORMATIVA

Escritura de constitución de la empresa

Nombramiento

Misión, visión, objetivos

Ley y códigos que rigen la creación de la compañía

Reglamentos e instructivos de aplicación interna

Actas de Asamblea y Juntas Directivas


Reglamento Interno de Trabajo

Manual de procedimientos

Manual de funciones

Normas internas, políticas

Planilla del personal

PP-5

1/2




84


ÁREA DE SERVICIOS

Manuales de procedimientos

Manual de funciones

Normas internas, políticas

Ley y códigos actualizados

Información de los servicios: Tributario Contable

Gestión empresarial

Sistemas

Cualquier otra información que sea requerida para la auditoría será solicitada a usted por escrito,

esperando sea atendida con la mayor agilidad.

Atentamente;

_______________________



PP-5

2/2




85

Leyes y Normas de aplicación básica de la Empresa

INFORMACIÓN SI NO P/T OBSERVACIÓN

INFORMACIÓN NORMATIVA

Escritura de Constitución X A-1

Nombramiento X A-2

Misión, visión, objetivos X A-3

Ley y códigos que rigen la creación de la compañía X √ Ref. 2.3.1

Reglamentos e instructivos de aplicación interna X ∞

Actas de sesión X ¥ Ultima acta año 2013

INFORMACIÓN ÁREA ADMINISTRATIVA

Reglamento Interno de Trabajo X A-4 En aprobación

Manual de procedimientos X Ø

Manual de funciones X Ø

Normas internas, políticas X ¥ Documento informal

Planilla del personal X A-5

INFORMACIÓN ÁREA DE SERVICIOS

Manuales de procedimientos X Ø

Manual de funciones X Ø

Normas internas, políticas X ¥ Documento informal

Ley y códigos actualizados X √ Ref. 1.5.11

Información del servicio X @

Análisis

Mediante la carta de requerimiento, se obtiene los documentos que aporten al conocimiento de la

empresa y así emitir una hoja resumen sobre cada área y personal involucrado en este proceso de

auditoría administrativa del año 2014. En conclusión, la empresa cuenta con la mayoría de

documentos solicitados lo que indica que lleva buen manejo de la legislación de la empresa; sin

embargo, documentos internos se encuentran en periodo de aprobación.

PP-6

1/1




86

INFORME PRELIMINAR

Quito, 25 de noviembre del 2015

Ingeniero

Marcelo Egas

GERENTE GENERAL


Presente.-

Luego de haber realizado la visita previa a la compañía EGAS TAMAYO Y ASOCIADO CÍA.

LTDA. se ha efectuado un análisis de las áreas que van hacer objeto de examen a fin de determinar

la eficiencia y eficacia con la que se desarrollan las actividades de la empresa, obteniendo los

siguientes resultados preliminares.


Talento Humano

Las actividades que realiza el personal se basa a un Reglamento Interno de Trabajo por

aprobar, lo cual es posible que no se permita aplicar correctamente sanciones en el caso se

existir. A pesar de esto, el los trabajadores practican normas de conducta, valores éticos y

morales.

La empresa no cuenta con manual de procedimientos de evaluación de desempeño para el

personal, lo cual no permite realizar evaluaciones del trabajo realizado para la aplicación de

sanciones o gratificaciones según su desempeño en sus actividades.

La empresa cumple con las respectivas capacitaciones al personal sobre leyes vigentes, una de

esta se logra con la afiliación de los empleados al Colegio de Contadores de Pichincha, pero no

todo el personal goza de este beneficio pues no ha obtenido el carnet como Contador Público

Autorizado.

PP-7

1/2




87

INFORME PRELIMINAR

ÁREA DE SERVICIOS

Tributario Contable

El servicio tributario cuenta con supervisión y aprobación del jefe de área, en algunas ocasiones

carece de este proceso porque el supervisor no visita periódicamente a su encargado en esta área.

Gestión Empresarial

Gerencia brinda informes a sus clientes con el análisis de los resultados obtenidos en el periodo,

donde indica estrategias empresariales; sin embargo, no es difundido el conocimiento para que

realicen los demás involucrados de la empresa.

Sistemas

La empresa cuenta con un sistema contable y financiero llamado SMAU, lo cual oferta al cliente

para su implementación, además la empresa cuenta con personal que da soporte técnico del sistema

sobre deficiencias por actualizaciones a los clientes.

La información presentada en el presente informe será utilizada como base para fines futuros

respecto al trabajo de Auditoría de Administrativa presente.

Atentamente,

Alexandra López

ENCARGADA DE AUDITORÍA

PP-7

2/2




88

4.1.2. Planificación de Auditoría

Cronograma de Actividades

OBJETIVO

Definir las actividades y el cumplimiento de objetivos, políticas y normas de la Empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., en el área administrativa y de

servicios, con el fin de determinar los puntos débiles para sugerir las recomendaciones respectivas a través del informe.

No.

PROCEDIMIENTOS

ÁREA

ADMINISTRATIVA ÁREA DE SERVICIOS

REF P/T RESPONSABLE FECHA

TALENTO

HUMANO

TRIBUTARIO

CONTABLE

GESTIÓN

EMPRESARIAL SISTEMAS

1 Realice evaluación de matriz FODA X X X X PE-2 2/1 Y.A.L.M 26/11/15

2 Defina parámetros de calificación X X X X PE-3 1/1 Y.A.L.M 26/11/15

3 Realice Flujogramas de cada área X X X X PE-4 1/2 Y.A.L.M 26/11/15

4 Determine la muestra de auditoría X X X X PE-5 1/1 Y.A.L.M 27/11/15

5 Elabore preguntas para la encuesta X X X X PE-6 1/2 Y.A.L.M 27/11/15

6 Prepare de cuestionario de control interno X X X X PE-6 2/2 Y.A.L.M 27/11/15

7 Emita Memorando de Planificación X X X X PE-7 1/1 Y.A.L.M 30/11/15

PE-1

1/1




89

Evaluación de Matriz FODA - Factores Internos

ÁREA A AUDITAR: Área Administrativa


Para la evaluación del desenvolvimiento de los factores internos de la empresa Egas Tamayo y

Asociados Cía. Ltda., la ponderación será la siguiente:

Cada factor tendrá una ponderación, la misma que fluctuará entre 0 hasta 1, por lo que la suma será

igual a 1.

Los parámetros que se utilizaran son clasificados así:

1 = debilidad grave o muy importante

2 = debilidad menor

3 = fortaleza menor

4 = fortaleza importante

El resultado ponderado se obtiene entre la ponderación y el parámetro asignado. Se suma el

resultado ponderado a cada uno de los factores.

Para los resultados internos la calificación será entre 4 máximo, que implica que la empresa está

estable y 1 mínimo que indica que la empresa tiene problemas, la media es igual a 2.5.

Cuando el resultado es inferior al promedio se tiene más debilidades que fortalezas, y si el

resultado es mayor al promedio se posee más fortalezas que debilidades.

PE-1

1/1 PE-1

1/1 PE-1

1/1

PE-2

1/4




90

Factores Internos Área Administrativa

Análisis

En base al resultado de 2.10 que es menor al valor promedio, se interpreta que el área de talento humano

tiene más debilidades que fortalezas. Se deberá tomar medidas de precaución y mejora para que las

debilidades se conviertan en fortalezas.

No. FACTORES INTERNOS CLAVES PONDER.

(a)

CLASIFIC.

(b)

RES. POND

c= (a)x(b)

FORTALEZAS

1 Habilidades del personal en el manejo

de recursos tecnológicos 0.10 3 0.30

2 Calidad en imagen, nivel de servicio y

atención del personal hacia el cliente. 0.10 3 0.30

3 Compromiso con las responsabilidades

de la empresa 0.10 3 0.30

4 Formación del personal con valores

morales y éticos. 0.10 3 0.30

5 Formulación de direccionamiento

estratégico claros y realizables. 0.10 3 0.30

DEBILIDADES

1 El Reglamento Interno de Trabajo está

en proceso de aprobación 0.10 2 0.20

2 La evaluación de desempeño no se

realiza adecuadamente debido a la

inexistencia de un Manual de

Procedimientos.

0.10 1 0.10

3 No se aplican los procesos adecuados

para reclutamiento de personal. 0.10 1 0.10

4 Falta de rotación del personal 0.10 1 0.10

5 El personal, en minoría no está afiliado

al Colegio de Contadores para acceder a

cursos de capacitación.

0.10 1 0.10

TOTAL 1.00 21 2.10

PE-2

2/4




91

Evaluación de Matriz FODA - Factores Internos

ÁREA A AUDITAR: Área de Servicios

SECCIÓN: Tributario Contable

Gestión Empresarial

Sistemas

Para medir las influencias externas sobre la empresa, de cualquier cambio del medio externo que se

experimente, se elabora la siguiente matriz: se evalúa a cada factor mediante una ponderación, la

misma que fluctuara entre 0 hasta 1, por lo que la suma será igual a 1.

Los parámetros que se utilizaran son clasificados así:

1 = amenaza importante o mayor

2 = amenaza menor

3 = oportunidad menor

4 = oportunidad importante

El resultado ponderado se obtiene entre la ponderación y el parámetro asignado. Se suma el

resultado ponderado a cada uno de los factores.

Para los resultados externos la calificación puede ser entre 4 máximo que implica que la empresa

está estable y 1 mínimo que indica que la empresa enfrenta amenazas importantes, la media es

igual a 2.5.

Cuando el resultado es inferior al promedio se tiene más amenazas que oportunidades, y si el

resultado es mayor al promedio se posee más oportunidades que amenazas.

PE-2

3/4




92

Factores Internos Área de Servicios

No. FACTORES EXTERNOS CLAVES PONDER.

(a)

CLASIFIC.

(b)

RES.

PONDERADO

c= (a)x(b)

FORTALEZAS

1 Experiencia laboral en los servicios que

presta a los clientes 0.10 4 0.40

2 El servicio tributario cuenta con

supervisión continua. 0.10 4 0.40

3 Asesoría sobre la decisión de inversión de

las ganancias obtenidas. 0.10 3 0.30

4 Gerencia genera un valor agregado en

cultura organizacional al cliente. 0.10 3 0.30

5 La empresa cuenta con propio sistema

tributario contable. 0.10 3 0.30

6 Soporte técnico para sistema tributario

contable 0.10 3 0.30

DEBILIDADES

1 Aplicación inadecuada de procedimientos

para supervisar el servicio prestado. 0.10 1 0.10

2 Elaboración de reportes sobre análisis de

cultura organizacional de los clientes

direccionado a poco personal.

0.10 1 0.10

3 Gran número de inconsistencias

operativas en el sistema contable-

tributario.

0.10 2 0.20

4 Soporte técnico no cubre demanda de

inconsistencias del sistema tributario

contable que se da diariamente.

0.10 1 0.10

TOTAL 1 10 2.5

Análisis

Con el análisis se obtuvo el siguiente resultado de 2.5 lo cual se interpreta que el área de

Servicios tiene igual fortalezas que debilidades, lo que demuestra que esta área tiene

estabilidad; sin embargo, hay que mitigar las debilidades.

PE-2

3/4




93

EVALUACIÓN DE NIVEL DE CONFIANZA - RIESGO

ÁREA A AUDITAR: Área Administrativa y de Servicios

La evaluación del nivel del riesgo es un proceso subjetivo y depende totalmente del criterio, el

buen juicio del auditor y experiencia del mismo. Por lo tanto debe ser un proceso cuidadoso y

realizado por quienes poseen la mayor experiencia, capacidad y criterio en un equipo de auditoría.

Para la evaluación del nivel de confianza vs nivel de riesgo de la empresa Egas Tamayo y

Asociados Cía. Ltda., se considerará la siguiente matriz:

CONFIANZA

BAJA MEDIA ALTA

15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%

ALTO MEDIO BAJO

RIESGO

𝐍𝐂 = (𝐶𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙

𝑃𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙) ∗ 100

NR= 100%- NC%

DONDE:

NC= NIVEL DE CONFIANZA

NR= NIVEL DE RIESGO

Cuando el resultado en nivel de confianza es inferior al nivel de riesgo, se considera no

aceptable para la empresa, lo cual es necesario aplicar medidas correctivas para su

mejoramiento.

Cuando el resultado en nivel de confianza es superior al nivel de riesgo, se considera aceptable;

sin embargo, mediante propuestas de mejora se puede obtener resultados más óptimos.

Cuando el resultado en nivel de confianza es igual al nivel de riesgo, se considera aceptable,

pero con el compromiso de realizar una sociabilización para cubrir el nivel de confianza.

PE-3

1/1




94

FLUJOGRAMA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

Figura 4.1 Flujograma del Área Administrativa

CLIENTE JEFE DE ÁREA GERENTE ASPIRANTE


TALENTO HUMANO

INICIO

Solicitud clientenuevo personal

Determina la necesidad

Solicita hojas de vida

Desarrolla pruebas de

ingreso

Calificaevaluación

Realiza entrevista

Cita a entrevista

Firma documentos

FIN

Recibe y analiza hojas de vida

Personal apto

si

no

Aprueba

Induccion

PE-4

1/2




95

FLUJOGRAMA DEL ÁREA DE SERVICIOS

Figura 4.2 Flujograma del Área de Servicios

CLIENTETRIBUTARIO

CONTABLE

GESTIÓN

EMPRESARIALSISTEMAS

ÁREA DE SERVICIOS

INICIO

Solicitud clienteservicio

Determina la necesidad

Asignaciónprofesional

Obtiene estados financieros

Emite reporte con analisis

Declaraimpuestos

Elabora reportes de impuestos

FIN

Ingreso información

Supervisor aprueba

si

no

Aprueba cliente

Reunión con cliente

FIN

Implementa sistema

Implementafacturación electrónica

Desarrolla pruebas técnicas

Brinda soporte técnico

Aprueba

Toma medidascorrectivas

FIN

INICIO INICIO

si

no

PE-4

2/2




96

DETERMINACIÓN DE MUESTRA DE AUDITORÍA

ÁREA AUDITADA: Área Administrativa y Área de Servicios

Tabla 4.1 Población y Muestra

Nº DESCRIPCIÓN CANTIDAD REF.

1 Área Administrativa 5 A-5

2 Área Financiera 5 A-5

3 Área de Servicios 35 A-5

Total 45

En: Egas Tamayo y Asociados

MUESTRA

n = Tamaño de la Muestra

N = Universo (35 trabajadores del Área de Servicios)

PQ = Cuartil de la Población (0,25)

(N-1) = Constante Relativa (35-1)

E = Error Máximo Admisible 0.10

K = Constante de Variabilidad es 2

PQK

EN

NPQn

2

2

1

25,02

10,0135

3525,0n

2

2

335,0

75,8n 26n

Análisis

De acuerdo a la segmentación que se realizó en el capítulo I (Ref. Fig. 1.2), el área

financiera no es considerada para la determinación de la muestra de auditoría; por lo tanto

se considera como total de la población el número de empleados del área servicios que son

35 trabajadores, según el cálculo del tamaño de la muestra, se aplicará la encuesta a 26

personas; ya que por criterio de auditoría para el área administrativa se tomará en cuenta

las 5 personas que conforman este área, siendo un total de 31 trabajadores como muestra

de auditoría.

PE-5

1/1




97


AREA AUDITADA: Área Administrativa


OBJETIVO: El objetivo de la encuesta, es medir el grado conformidad de los trabajadores y

determinar eficiencia y eficacia de los empleados en Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

INSTRUCCIONES: Lea detenidamente cada una de las preguntas y seleccione la respuesta que

más se apegue a su realidad.

1. ¿El horario de entrada y salida a la empresa es fijo?

Si 25

No 1

2. ¿En caso de trabajar horas extras, suplementarias o nocturnas está conforme con el pago?

Si 22

No 4

3. ¿Tiene usted contrato firmado eventual (prestación de servicios externos) o fijo (bajo relación

de dependencia) con la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.?

Fijo 23

Eventual 3

En caso de que su respuesta sea Fijo favor contestar la siguiente pregunta.

4. ¿Para qué tiempo tiene firmado su contrato?

3 meses 2

1 año 8

Indefinido 13

PE-6

1/2




98


AREA AUDITADA: Área de Servicios

OBJETIVO: El objetivo de la encuesta, es medir el grado conformidad de los clientes y determinar

eficiencia y eficacia en el área, en la atención que prestan en Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

INSTRUCCIONES: Lea detenidamente cada una de las preguntas y seleccione la respuesta que

más se apegue a su realidad.

1. ¿Es enviado de manera oportuna declaración de impuestos de cada cliente?

Si 13

No 11

A veces 2

2. ¿Los reportes tributario contables cuentan con aprobación del supervisor de área?

Si 13

No 3

A veces 10

3. ¿Existe evaluación de resultados de las actividades del cliente?

Si 22

No 4

4. ¿Se entrega oportunamente informes y reportes a la terminación del servicio?

Si 23

No 3

5. ¿Considera que la implementación del sistema tributario contable es una herramienta útil para

el cliente?

Si 24

No 2

6. ¿Existe demora al momento de resolver un inconveniente en el sistema?

Si 2

No 24

PE-6

2/2




99

Memorando de Planificación


PARA: Gerente Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.

DE: Yadira Alexandra López

En base a las áreas administrativas y de servicios de la empresa se efectuará la revisión, estudio y

análisis de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento. Estas normas

requieren una planificación para otorgar una seguridad razonable en el grado de cumplimiento de

los objetivos, metas, planes y procedimientos planteados por la empresa. Además conocer el nivel

de confianza que la empresa puede colocar sobre su sistema de control interno.

Control Interno

Se realizará un cuestionario de control interno fundamentado en la estructura del COSO I, con el

objetivo de identificar y evaluar los procesos del ambiente de la empresa.

Cumplimiento

Se realizará una encuesta a los trabajadores tomando una muestra de la población total de la

empresa, y posteriormente la tabulación e interpretación de resultados.

Gestión

Se realizará la evaluación de la matriz FODA, en especial de los factores internos de la empresa,

donde involucren las actividades y sus procedimientos.

____________________________


Encargada de la Auditoría Administrativa

PE-7

1/1




100

4.2. EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

4.2.1. Programa de Auditoría Administrativa

OBJETIVO

Evaluar las actividades y el cumplimiento de objetivos, políticas y normas de la Empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., en el área administrativa y de

servicios, con el fin de determinar los puntos débiles para sugerir las recomendaciones respectivas a través del informe.

No.

PROCEDIMIENTOS

ÁREA

ADMINISTRATIVA ÁREA DE SERVICIOS

REF P/T RESPONSABLE FECHA

TALENTO HUMANO

TRIBUTARIO

CONTABLE

GESTIÓN

EMPRESARIAL SISTEMAS

1 Realice encuesta a trabajadores X X X X EA-2 4/4 Y.A.L.M 01/12/15

2 Aplique cuestionario a trabajadores X X X X EA-4 1/16 Y.A.L.M 07/12/15

3 Analice de resultados obtenidos X X X X EA-4 1/16 Y.A.L.M 11/12/15

4 Elabore la hoja de hallazgos X X X X HH-1/HH-8 Y.A.L.M 15/12/15

EA-1

1/1




101

4.2.2. Análisis de la Encuesta

Área Administrativa

Talento Humano

1. ¿El horario de entrada y salida a la empresa es fijo?

OPCIONES RESULTADO PORCENTAJE

Si 25 96%

No 1 4%

Ref. PE-2 1/1 26 100%

Análisis interpretación

En la encuesta realizada a los trabajadores de Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., el 96%

manifiesta que el horario de entrada y salida es fijo; el 4% indica que no existe un permanente

horario de trabajo.

Cálculo del Indicador de Gestión

𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑬𝒇𝒊𝒄𝒊𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂 =# empleados no cumplen horario

# empleados

𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑬𝒇𝒊𝒄𝒊𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂 =25

26 𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑬𝒇𝒊𝒄𝒊𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂 = 96%

96%

4%

HORARIO DE ENTRADA Y SALIDA

SI NO

EA-1

1/3

EA-2

1/4




102

Análisis

Del total de empleados seleccionados en la muestra de auditoría, el 96% cumple con su horario de

trabajo reflejando una participación muy aceptable del personal en sus actividades.

2. ¿En caso de trabajar horas extras, suplementarias o nocturnas está conforme con el pago?


Si 22 85%

No 4 15%

Ref. PE-2 1/1 26 100%

Análisis e interpretación

En la encuesta realizada a los trabajadores de Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., el 85%

manifiesta que están conformes en los valores que reciben por trabajar horas extraordinarias; el

15% indica que no está conforme con esa remuneración extra de trabajo.


𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑬𝒇𝒊𝒄𝒊𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂 =# empleados remunerados horas extras

# empleados



85%

15%

NIVEL DE SATISFACCIÓN DE PAGO DE

HORAS EXTRAS

SI NO

EA-2

2/4




103

Análisis

El indicador demuestra que el 85% del personal está de acuerdo con la remuneración extra que

recibe, lo cual significa aceptación de mayoritaria de cumplir con actividades extras de la empresa.

3. ¿Tiene usted algún contrato eventual firmado con la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía.

Ltda.?


Fijo 23 88%

Eventual 3 12%

Ref. PE-2 1/1 26 100%


En la encuesta realizada a los trabajadores de la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., el

88% manifiesta que mantienen contratos firmados con la empresa mientras que el 12% indica que

tiene contrato por periodo de prueba.


𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑬𝒇𝒊𝒄𝒂𝒄𝒊𝒂 =# contratos del personal

# empleados

𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑬𝒇𝒊𝒄𝒂𝒄𝒊𝒂 =23

26 𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑬𝒇𝒊𝒄𝒂𝒄𝒊𝒂 = 88%

88%

12%

TRABAJADORES EVENTUALES O FIJOS

Fijo Eventual

EA-2

3/4




104

Análisis

En relación a los contratos que mantiene la empresa con sus empleados, refleja un 88% como

contrato fijo, lo cual se refleja cumplimiento de las leyes en la empresa.

4. ¿Para qué tiempo tiene firmado su contrato?


1 meses 2 9%

1 año 8 35%

Indefinido 13 56%

Ref. PE-2 1/1 23 100%


La encuesta realizada a los trabajadores de la empresa Egas y Tamayo Cía. Ltda., el 56%

manifiesta que tiene firmado contrato por tiempo indefinido, el 33% indica que tiene firmado

contrato de 1 año y el 11% restante manifiesta que tiene contrato firmado de 3 meses como periodo

de prueba.

9%

35% 56%

TIEMPO DE LOS CONTRATOS

3 meses 1 año Indefinido

EA-2

4/4




105

Área de Servicios

Sección Tributario Contable

1. ¿Es enviado de manera oportuna declaración de impuestos de cada cliente?


Si 13 50%

No 11 42%

A veces 2 8%

Ref. PE-2 1/1 26 100%


En la encuesta realizada, el 50% manifestó que el envío de declaración de impuestos de cada

cliente se lo realiza oportunamente, el 42% indica que no se lo realiza a tiempo y 8% restante

manifiesta que ocurre eventualmente.


𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑪𝒂𝒍𝒊𝒅𝒂𝒅 =# reportes de impuestos

# clientes

𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑪𝒂𝒍𝒊𝒅𝒂𝒅 =13

26 𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑪𝒂𝒍𝒊𝒅𝒂𝒅 = 50%

50%

42%

8%

ENVIO A TIEMPO DE IMPUESTOS

SI NO A VECES

EA-3

1/6




106

Análisis

De los 26 empleados, la mitad de ellos cumplen a tiempo la entrega de reportes de impuestos de

cada cliente para la declaración de impuestos, representa el 50%, lo cual hay que tomar medidas

correctivas y de mejora para este servicio.

2. ¿Los reportes tributario contables cuentan con aprobación del supervisor de área?


En la encuesta realizada, el 50% manifiesta que los reportes tributario-contables cuentan con

aprobación del supervisor del área, el 38% indica que esto ocurre en ocasiones y el 8% restante

manifiesta que no se cuenta con aprobación de los reportes.


𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑬𝒇𝒊𝒄𝒊𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂 =# supervisión de impuestos

# supervisores empresa



50%

12%

38%

APROBACIÓN DE REPORTES

TRIBUTARIO CONTABLES

SI NO A VECES


Si 13 50%

No 3 12%

A veces 10 38%

Ref. PE-2 1/1 26 100%

EA-3

2/6




107

Análisis

De los 26 empleados, la mitad de ellos cumplen a tiempo la supervisión de su jefe de área antes de

enviar declaración de impuestos de cada cliente, representa el 50%, lo cual hay que tomar medidas

correctivas y de mejora para este servicio.

Sección de Gestión Empresarial

3. ¿Existe evaluación de resultados de las actividades del cliente?


Si 22 85%

No 4 15%

Ref. PE-2 1/1 26 100%


En la encuesta realizada a los trabajadores de Egas Tamayo Cía. Ltda. El 85% manifiesta que si

existe evaluación de resultados de las actividades del cliente y el 15% indica que no ocurre.


𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑬𝒇𝒊𝒄𝒊𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂 =# evaluación resultados

# clientes empresa



85%

15%

EVALUACIÓN DE RESULTADOS

SI NO

EA-3

3/6




108

Análisis

El indicador demuestra un 85% que se realiza la evaluación de resultados de cada cliente, se debe

mitigar el 15% para cumplir en su totalidad el servicio.

4. ¿Se entrega oportunamente informes y reportes a la terminación del servicio?


Si 23 88%

No 3 12%

Ref. PE-2 1/1 26 100%


En la encuesta realizada a los trabajadores Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., el 88% manifiesta

que la entrega de informes al término del servicio es oportuna; el 12% indica lo contrario.


𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑪𝒂𝒍𝒊𝒅𝒂𝒅 =# informes del servicio

# clientes empresa

𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑪𝒂𝒍𝒊𝒅𝒂𝒅 =23


88%

12%

ENTREGA OPORTUNA DE INFORMES

Si No

EA-3

4/6




109

Análisis

El indicador demuestra un 88% se realiza los informes al término del servicio prestado; el 12%

debe aplicarse medidas correctivas para cumplir con la totalidad de esta actividad.

Sección de Sistemas

5. ¿Consideran que la implementación del sistema tributario contable es una herramienta útil para

el cliente?


Si 24 92%

No 2 8%

26 100%


En la encuesta realizada a los trabajadores Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., el 92% manifiesta

que el sistema tributario contable es una herramienta útil para el cliente; el 8% indica lo contrario.


𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑬𝒇𝒊𝒄𝒊𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂 =# servicio sistema contable tributario

# clientes empresa



92%

8%

SISTEMA TRIBUTARIO CONTABLE

COMO HERRAMIENTA ÚTIL

Si No

EA-3

5/6




110

Análisis

El indicador demuestra un 92% de aceptación del sistema contable tributario, lo cual es una

respuesta favorable ante este servicio que presta la empresa al cliente.

6. ¿Existe demora al momento de resolver un inconveniente en el sistema?


Si 2 8%

No 24 92%

Ref. PE-2 1/1 26 100%


En la encuesta realizada a los clientes de la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., el 92%

manifestó que no existe demora en la solución de inconvenientes, el 8% indica lo contrario.


𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒅𝒆 𝑬𝒇𝒊𝒄𝒊𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂 =# informes del servicio

# clientes empresa



Análisis

El indicador demuestra un 92% que los clientes reciben una respuesta inmediata sobre soporte

técnico del sistema contable tributario, mitigar el 8% con medidas correctivas al servicio.

8%

92%

DEMORA EN RESOLVER

INCONVENIENTES

Si No

EA-3

6/6




111

4.2.3. Evaluación de Sistema de Control Interno

Área Administrativa y de Servicios

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

COMPONENTE: Ambiente de Control (COSO I) (Ref. 2.2.3.3)

ALCANCE: Integridad y Valores Éticos

OBJETIVO: Determinar si la empresa establece valores éticos basados en estándares de conducta,

es decir si mantiene una cultura de organización, que debe ser comunicada y puesta en práctica.

A) INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS

N° PREGUNTAS Ref. # Administrativa Servicios OBSERVACIONES

SI NO SI NO

1 ¿Tiene la empresa un

Reglamento Interno de Trabajo?

1.5.9 1 1 En aprobación

2 ¿Existe pronunciamientos

relativos a los valores éticos?

1.5.9 1 1

3 ¿Mantienen comunicación y

fortalecimiento sobre tema de

valores éticos y de conducta?

1.5.9 0 1

4 ¿En la dirección ven a una

persona a liderar?

1.5.9 0 0

5 ¿Existen sanciones para quienes

no respetan los valores éticos?

1.5.9 0 0

6

¿Hay un ambiente laboral

basado en valores humanos

(respeto, confianza, honestidad,

etc.)?

1.5.9

1 1

TOTAL 3 0 4 0 7

NIVEL DE RIESGO

NIVEL DE CONFIANZA = CP / CT = (7/ 12) * 100

CONFIANZA = 58% RIESGO = 42%

Análisis

La empresa no cuenta con reglamento interno de trabajo aprobado; sin embargo, el personal está

sujeto a valores éticos, humanos y de conducta, manteniendo un buen ambiente laboral, lo que

indica que el riesgo 58% se presenta en un grado inferior y el nivel de confianza 42% es aceptable;

si existe hallazgo.

RIESGO 51% a 100% Aceptable

(Ref. 2.2.12)

EA-3

1.1/6

EA-3

1.2/6

EA-4

1/16




112



ALCANCE: Compromiso por la competencia profesional del personal

OBJETIVO: Evaluar si gerencia se interesa por el grado de competencia profesional existente y el

nivel de habilidad y conocimientos que se requieren.

B) COMPROMISO POR LA COMPETENCIA PROFESIONAL DEL PERSONAL

N° PREGUNTAS Ref. # Administrativa Servicios

OBSERVACIONES SI NO SI NO

1 ¿La empresa cuenta con un manual

de funciones?

3.2.1 0 0 No en documento

formal

2 ¿El personal del área cumple con los

requisitos del perfil del cargo que

desempeña?

3.2.1 0 0

3 ¿Se efectúan evaluaciones de

desempeño laboral de manera

permanente?

3.2.1 0 0

4

¿La empresa se preocupa por la

formación profesional del personal

que les permitan actualizar sus

conocimientos y desarrollar de

forma eficiente sus funciones?

3.2.1

1 1

5 ¿El personal del área tiene deseo de

superarse académicamente para

contribuir con la empresa?

3.2.1 1 1

TOTAL 2 0 1 1 4

NIVEL DE CONFIANZA = CP / CT

= (4 / 10) * 100


Análisis

La empresa no posee en un documento formal el manual de funciones y parte de trabajadores no

cuentan con el perfil profesional para el cargo que desempeñan; a pesar de eso si se tiene

capacitación permanente y se preocupan por la superación académica. Considerar un nivel de

riesgo de 60% lo que indica que hay que tomar medidas correctivas, pues es menor el nivel de

confianza 40% que proporciona a la empresa. Si existe hallazgo.

EA-3

2/6

EA-4

2/16




113



ALCANCE: Filosofía Administrativa y Estilo de Operación

OBJETIVO: Determinar si los factores más relevantes en el área son las actitudes mostradas hacia

la operación del proceso y a los principios y criterios del mismo.

C) FILOSOFÍA ADMINISTRATIVA Y ESTILO DE OPERACIÓN



1

¿Se realiza un análisis previo de

los riesgos en los que se puede

incurrir al tomar una decisión en

la contratación del personal?

3.2.1

1 0

2 ¿Se aplican normas, principios y

políticas para realizar el proceso

de contratación de personal?

3.2.1 1 1

3 ¿Existe una adecuada delegación

de autoridad y de

responsabilidad?

3.2.1 1 0

4 ¿Se da rotación de personal en el

área?

3.2.1 0 0 No se rota personal

5

¿Los expedientes de los

trabajadores contienen la

información requerida como lo

establece la empresa?

3.2.1

1 1

6

Cada expediente de los

trabajadores cuenta con un

informe de lo que contiene donde

se exprese claramente la

trayectoria en la empresa

3.2.1

1 0

7 ¿Se confirma la información

proporcionada por el trabajador,

verifica sus datos?

3.2.1 0 0

8 ¿Todos los trámites de

contratación cuentan las firmas de

responsabilidad?

3.2.1 1 1

9 ¿La información mantiene en red? 3.2.1 1 1

10 ¿Existen archivos de documentos

que respalden la información?

3.2.1 1 1

11 ¿El sistema computarizado

utilizado para la contratación de

personal es adecuado?

3.2.1 1 0

12 ¿El sistema arroja reportes diarios

de los contratos realizados?

3.2.1 0 0

TOTAL 9 0 5 0 14

EA-3

3.1/6

EA-4

3/16




114


= (14 / 24) * 100


Análisis

El personal de la empresa no tiene rotación en el área de Talento Humano, tampoco se verifican los

datos proporcionados por el trabajador. El nivel de confianza es 58%; sin embargo, hay que

proponer una acción de mejora para mitigar el 42% de riesgo. Si existe hallazgo.



ALCANCE: Estructura Organizativa

OBJETIVO: Verificar si con la estructura organizativa se puede controlar las actividades que

realiza el área y que al mismo tiempo la información fluya de manera comprensible.

D) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA



1 ¿La estructura organizativa es

apropiada?

1.5.3 0 1

2 ¿La definición de responsabilidades

de principales directivo es adecuada?

1 1

3 ¿La principal autoridad del área

refleja conocimientos necesarios para

cumplir con sus responsabilidades?

1 1

4 ¿El organigrama estructural define

claramente las líneas de autoridad,

responsabilidad y dependencia?

1.5.3 1 1

5 ¿Hay empleados con capacidad de

dirección y supervisión?

1 1

6 ¿Conoce que áreas integran la

Empresa Egas Tamayo y Asociados?

1.5.3 1 1

TOTAL 5 0 6 0 11


= (11 / 12) * 100


Análisis

El nivel de confianza 92% sobre la estructura organizativa es aceptable, consecuentemente existe

un bajo nivel de riesgo 11% para la empresa.

EA-3

4/6

EA-4

4/16




115



ALCANCE: Asignación de Autoridad y Responsabilidad

OBJETIVO: Establecer si se toma en cuenta la asignación de autoridad y responsabilidad en el

área y se efectúa el establecimiento de relaciones de jerarquía y de las políticas de autorización.

E) ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD



1 ¿Se toma en cuenta la antigüedad de

trabajo de los empleados para

delegar responsabilidad y autoridad?

3.2.1.1 0 1

2 ¿El encargado revisa cumplimento

de funciones designadas?

3.2.1.1 1 1

3 ¿Se encarga funciones en base al

desenvolvimiento de cada

individuo?

3.2.1.1 0 1

4 ¿El encargado de funciones se lo

realiza en forma escrita?

3.2.1.1 0 0

5 ¿Cree tener conocimiento y

habilidad para desempeñar otras

funciones?

3.2.1.1 1 1

6 ¿Se le ha delegado autoridad y

responsabilidad?

3.2.1.1 0 0

7 ¿Existe el número adecuado de

personal para cumplir con todas las

responsabilidades que tiene el área?

3.2.1.1 0 0

8 ¿Se paga puntual roles de pago? 3.2.1.1 1 1 Quincena y mensual

9 ¿Aplica el sistema de

remuneraciones y otros beneficios?

3.2.1.1 1 1

10 Elabora los roles de pago y

comprueba su veracidad, prepara las

planillas de aportes y descuentos.

3.2.1.1 1 1

11 Mantiene actualizado los registros y

expedientes del personal

3.2.1.1 1 1

12 Prepara, autoriza y tramita la

documentación del IESS

3.2.1.1 1 1

13 Elabora, en coordinación con las

diferentes áreas, el calendario anual

de vacaciones

3.2.1.1 0 0

14 Coordina el cumplimiento de los

programas y acciones de Seguridad

Ocupacional

3.2.1.1 0 0

15 Informa mensualmente a la

Dirección sobre el cumplimiento de

las funciones asignadas

3.2.1.1 0 0

16 Cumple con otras actividades que le

determine la Dirección

3.2.1.1 1 1

TOTAL

8 0 10 0 18

EA-3

5.1/6

EA-4

5/16




116



= (18 / 32) * 100


Análisis

El nivel de confianza 56% es aceptable con respecto a asignación de autoridad y responsabilidades;

sin embargo, el nivel de riesgo 44% representa tomar acciones correctivas para este componente; si

existe hallazgo.



ALCANCE: Políticas y Prácticas en Materia de Talento Humano

OBJETIVO: Poner en práctica políticas que permitan un mejor reclutamiento de personas que se

mantengan y que sean competentes dentro de los planes que tiene la entidad.

F) POLÍTICAS Y PRÁCTICAS EN MATERIA DE TALENTO HUMANO



1 ¿Para la selección de personal se

convoca a concurso?

3.2.1.1 1 1 Para llenar vacantes

2 ¿Tiene políticas y procedimientos

para contratar el personal?

3.2.1.1 0 0 Maneja alta dirección

3 ¿Se procede con la entrevista previa,

pruebas de conocimiento y técnicas?

3.2.1.1 0 0

4 ¿Se averigua sobre las referencias

personales y profesionales en el

reclutamiento del personal?

3.2.1.1 0 0

5 ¿Se les incentiva a los empleados a la

constante preparación y

actualización?

3.2.1.1 1 1

TOTAL 2 0 2 0 4


= (4 / 10) * 100


Análisis

El resultado de nivel de riesgo 60% no es favorable para la empresa, esto implica definir políticas,

procedimientos, pruebas, entrevistas, y lo más importante verificar la referencia y profesionalismo

para la contratación del personal, para lograr un nivel de confianza aceptable superior a 40%. Si

existe hallazgo.

EA-3

5.2/6

EA-3

6/6

EA-4

6/16




117


COMPONENTE: Evaluación de Riesgos (COSO I) (Ref. 2.2.3.3)

ALCANCE: Objetivos Globales de la Entidad

OBJETIVO: Determinar si los objetivos institucionales se encuentran bien definidos de manera

que permitan realizar una adecuada valoración de riesgos y proponer actividades de control.

G) OBJETIVOS GLOBALES DE LA EMPRESA



1 ¿Conoce la misión, visión y

objetivos de la entidad?

1.5.4 1 0

Hasta el 2013 está

vigente el plan

estratégico.

2 ¿Los objetivos de la entidad son

claros y conducen al

establecimiento de metas?

1.5.6 1 1

3 ¿Los objetivos se han definido en

base a su estructura

organizacional?

1.5.4 1 1

4 ¿La gerencia evalúa el

cumplimiento de los objetivos de

la estructura organizacional?

1.5.4 1 1

5 ¿La entidad cumple con leyes y

regulaciones establecidas en el

país?

1.5.11 1 0

Se rige a leyes

fiscales

6

¿Cuándo los objetivos de la

entidad no están siendo cumplidos

la gerencia toma las debidas

precauciones correctivas?

1.5.4

1 1

7

¿Se aplican evaluaciones con

índices que permitan medir la

gestión y cumplimiento de

objetivos?

1.5.4

0 0

TOTAL 6 0 4 10


= (10 / 14) * 100


Análisis

El personal de la empresa muestra un nivel de confianza 71% aceptable de acuerdo con los

Objetivos Globales, lo que se debe mantener la misma valoración y seguir con el mismo control

para que el nivel de riesgo 29% sea menor.

EA-4

1/4

EA-4

7/16




118



ALCANCE: Objetivos Específicos para cada Actividad

OBJETIVO: Determinar si el área tiene definido los objetivos ya que es una condición previa para

la valoración de riesgos, se constituye un prerrequisito para hacer posible el control.

H) OBJETIVOS ESPECÍFICOS PARA CADA ACTIVIDAD



1 ¿Conoce la misión, visión y

objetivos del área?

1.5.4 0 0

2 ¿Los objetivos del área son claros

y conducen al establecimiento de

metas?

1.5.4 0 0

3 ¿Es confiable la preparación de

reportes en el área?

1.5.4 1 1

4 ¿El área de Talento Humano

cumple con leyes y regulaciones

establecidas en la empresa?

3.2.1 1 1

TOTAL 2 0 2 0 4


= (4 / 8) * 100


Análisis

El resultado indica un nivel de confianza medio, es decir el personal de la empresa conoce pero no

tiene claro la misión, visión, objetivos y metas que se establecen en cada área; se propone realizar

la sociabilización de estos componentes para cubrir el nivel de confianza con el de riesgo 50%.

EA-4

2/4

EA-4

8/16




119



ALCANCE: Riesgos

OBJETIVO: Evaluar y medir los posibles impactos y consecuencias de los riesgos

identificados en el proceso.

I) RIESGOS



1 ¿Se identifican los riesgos y se

discuten abiertamente con el

Gerente?

3.1.2.3 1 0

2 ¿Se clasifican los riesgos según el

nivel de importancia?

3.1.2.3 1 0

3

¿Se recopila y comunica

oportunamente la información

interna y externa importante a

aquellos que deben tomar acción?

3.1.2.3

1 1

4 ¿Identificado un riesgo en el área

se involucra a toda la organización

para que sea tomado en cuenta?

3.1.2.3 1 1

5 ¿Se analizan los riesgos y se

toman acciones para debilitar?

3.1.2.3 1 0

6 ¿Se valora la probabilidad de

ocurrencia del riesgo?

3.1.2.3 1 0

7

¿En caso de cumplirse un

determinado riesgo existen

medidas de precaución para

actuar?

3.1.2.3

1 0

TOTAL 7 0 2 0 9


= (9 / 14) * 100


Análisis

El nivel de confianza 64% es aceptable ante este componente de evaluación pues se cuenta con

medición de impactos y consecuencias de los riesgos identificados, es por eso que se propone

priorizar eventos de riesgo para que el nivel sea menor a 36%

EA-4

3/4

EA-4

9/16




120



ALCANCE: Manejo del Cambio

OBJETIVO: Verificar si los ambientes económicos, políticos y reguladores cambian y envuelven

la actividad de la entidad.

J) MANEJO DEL CAMBIO



1

¿Se ha determinado sistemas de

información que capturen,

procesen y reporten información

sobre hechos que indiquen

cambios?

3.1.1

0 1

2 ¿Existen controles que aseguren si

las acciones del área se llevan a

cabo correctamente?

3.1.1 1 1

3 ¿Se le comunica al personal sobre

los riesgos posibles que puedan

afectar al área?

3.1.1 1 1

4 ¿Está en la capacidad de

reaccionar frente a los riesgos el

personal?

3.1.1 1 1

5 ¿Se controla el cumplimiento de

las medidas precautelares tomadas

frente a un riesgo?

3.1.1 1 1

6 ¿Existe algún mecanismo para

anticiparse a los cambios que

puedan afectar al área?

3.1.1 0 0

TOTAL 4 0 5 0 9


= (9 / 18) * 100


Análisis

El resultado del cuestionario indica 67% de nivel de confianza, lo que significa que la empresa

mantiene un aceptable manejo de cambio ante los ambientes económicos, políticos y reguladores;

sin embargo, se debe buscar estrategias para que el nivel de riesgo disminuya de 33% con respecto

a factores externos de la empresa.

EA-4

10/16




121


COMPONENTE: Actividades de Control (COSO I) (Ref. 2.2.3.3)

ALCANCE: Tipos de Actividades de Control

OBJETIVO: Interpretar a los controles preventivos, controles para detectar, controles manuales,

controles computarizados y controles administrativos.

K) TIPOS DE ACTIVIDADES DE CONTROL



1

¿Las tareas y responsabilidades

relacionadas a autorización y

revisión de las operaciones las

realizan personas diferentes?

3.2.2

1 0

2 ¿Cada área opera coordinadamente

con las otras áreas de la entidad?

3.2.2 0 1

3 ¿Para las diversas actividades del

área se tiene primero la

autorización del Gerente?

3.2.2 0 0

4

¿Las operaciones o hechos se

registran en el momento de su

ocurrencia y se procesan de

manera inmediata?

3.2.2

1 1

5

¿El acceso a los recursos, activos,

registros y comprobantes, están

protegidos por los mecanismos de

seguridad y limitados a las

personas autorizadas?

3.2.2

1 1

6 ¿Se cuenta con indicadores de

desempeño para supervisar y

evaluar la gestión administrativa?

3.2.2 0 0

TOTAL 3 0 3 0 6


= (6 / 12) * 100


Análisis

De acuerdo al resultado obtenido en el cuestionario, indica un nivel de confianza 50% lo que

significa que si se interpretan los controles preventivos, detección, manuales, computarizados y

administrativos en la empresa y posiblemente a futuro ayude a minimizar el 50% de nivel de riesgo

ante este componente; sin embargo, si existe hallazgo.

EA-5

1/2

EA-4

11/16




122


COMPONENTE: Actividades de Control (COSO I) (Ref. 2.2.3.3)

ALCANCE: Tipos de Actividades de Control

OBJETIVO: Interpretar a los controles preventivos, controles para detectar, controles manuales,

controles computarizados y controles administrativos.

L) CONTROL SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN



1 ¿El paquete de software posee una

estructura para diseño e

implementación del sistema?

3.2.2.3 1 1

2

¿El sistema cuenta con medidas de

seguridad que alcancen a las

entradas, proceso, almacenamiento y

salida de datos?

3.2.2.3

1 1

3 ¿El sistema ayuda a registrar,

supervisar acciones y eventos en el

momento que ocurren?

3.2.2.3 1 1

4 ¿Monitorea los controles en el

momento en que se desarrolla el

proceso de contratación?

3.2.2.3 0 0

5 ¿Se capacita al personal para el

manejo de sistemas informáticos?

3.2.2.3 0 1

6 ¿Existen operaciones de auditoría en

el software de la entidad?

3.2.2.3 0 0

7 ¿Se limita el acceso a los módulos de

acuerdo a responsabilidades?

3.2.2.3 1 1

8 ¿El sistema previene de errores de

entrada al sistema, los detecta y

corrige donde se encuentren?

3.2.2.3 1 0

9 ¿El sistema refleja la información de

manera completa y exacta, para la

toma de decisiones?

3.2.2.3 0 0

Detecta pero no

ayuda

10 ¿El uso o conocimiento de la clave lo

tiene solamente el usuario?

3.2.2.3 1 0

11 ¿Se respalda la información que

maneja el área?

3.2.2.3 1 1

12 ¿El encargado del Personal cuenta

con el hardware adecuado para

realizar el trabajo?

3.2.2.3 1 1

13 ¿Todos los equipos cuentan con un

programa antivirus?

3.2.2.3 1 1

14 ¿Se realiza mantenimiento preventivo

a los equipos?

3.2.2.3 1 1

15 ¿Se efectúa una planificación? 3.2.2.3 1 1

TOTAL 11 0 11 0 22

EA-5

2.1/2

EA-4

12/16




123



= (22 / 30) * 100


Análisis

El resultado de la aplicación de este cuestionario indica un nivel de confianza 70% con respecto a

los sistemas de información, lo que significa que el sistema cubre las expectativas de acuerdo a las

necesidades operacionales; sin embargo, se debe tratar el nivel de riesgo 30% hasta minimizarlo

por completo con respecto a los sistemas de información de la empresa.


COMPONENTE: Información y Comunicación (COSO I) (Ref. 2.2.3.3)

ALCANCE: Información

OBJETIVO: Capturar información pertinente, relacionada con actividades tanto internas como

externas.

M) INFORMACIÓN



1

¿En un determinado proceso se

identifica, captura, procesa y

comunica información pertinente en la

forma y tiempo indicado?

2.2.3.4

0 1

2 ¿Se coordina los sistemas de

información con otras áreas?

2.2.3.4 1 1

3 ¿Se utilizan reportes para brindar

información en niveles de la empresa?

2.2.3.4 1 1

TOTAL 2 0 3 0 5


= (5 / 6) * 100


Análisis

El nivel de confianza indica 83% respecto a la información y 17% de nivel de riego lo cual es

aceptable para la empresa.

EA-6

1/2

EA-5

2.2/2

EA-4

13/16




124


COMPONENTE: Información y Comunicación (COSO I) (Ref. 2.2.3.3)

ALCANCE: Comunicación

OBJETIVO: Apoyar la difusión y sustentación de sus valores éticos, así como los de su misión,

políticas, objetivos y resultados de su gestión.

N) COMUNICACIÓN



1 ¿La información que recibe el

personal es comunicada con

claridad y responsabilidad?

2.2.3.4 1 1

2 ¿Existen canales abiertos de

comunicación de abajo hacia

arriba?

2.2.3.4 1 1

3

¿El encargado del personal

mantiene actualizado al Gerente

del desempeño y ocurrencias del

área?

2.2.3.4

0 0

4 ¿Existe comunicación abierta con

los auditores?

2.2.3.4 1 0

TOTAL 3 0 2 0 5


= (5 /8) * 100


Análisis

El resultado del cuestionario indica 63% de nivel de confianza de acuerdo a la difusión y

sustentación de los valores éticos, así como su misión, políticas, objetivos y resultados de gestión;

se debe mitigar el 37% que existe en nivel de riesgo.

EA-6

2/2

EA-4

14/16




125


COMPONENTE: Supervisión (COSO I) (Ref. 2.2.3.3)

ALCANCE: Actividades de Monitoreo

OBJETIVO: Determinar si las actividades de monitoreo sobre la efectividad del control interno

son prácticas y seguras en las operaciones diarias del área.

O) ACTIVIDADES DE MONITOREO



1

¿Se supervisa al personal en las

actividades regulares que

desempeña?

2.2.3.4

0 1

2 ¿Se realiza verificaciones de

registros con la existencia física?

2.2.3.4 1 1

Cada uno es

responsable

3 ¿Se analizan los informes de cada

cliente a emitir?

2.2.3.4 0 0

4

¿El Gerente realiza una evaluación

por sus medios para verificar la

situación?

2.2.3.4

0 0

TOTAL 1 0 2 0 3


= (3 /8) * 100


Análisis

La aplicación del cuestionario indica nivel de confianza 38% lo cual es aceptable y nivel de riesgo

de 62% lo que indica que es necesario mantener seguimiento y monitoreo adecuado para el

personal y sus actividades dentro de la empresa. Si existe hallazgo.

EA-7

1/2

EA-4

15/16




126


COMPONENTE: Supervisión (COSO I) (Ref. 2.2.3.3)

ALCANCE: Reporte de Deficiencias

OBJETIVO: Comunicar las debilidades y oportunidades de mejoramiento del sistema de control,

junto con la magnitud del riesgo y la probabilidad de ocurrencia.

P) REPORTE DE DEFICIENCIAS



1 ¿Se consideran informes provenientes

de fuentes externas para valorar el

sistema de control interno?

2.2.3.4 0 0

2

¿Se comunica los hallazgos de

deficiencias a los superiores

inmediatos y a los responsables de la

función o actividad implicada?

2.2.3.4

0 0

3

¿Cuándo los hallazgos cruzan los

límites organizacionales, se informa

al nivel directivo para que se tomen

las medidas necesarias?

2.2.3.4

1 1

4

¿Se efectúa un seguimiento del

cumplimiento de recomendaciones

que permitan superar las

deficiencias?

2.2.3.4

0 1

TOTAL 1 0 2 0 3


= (3 /8) * 100


Análisis

El resultado del cuestionario indica nivel de confianza 38% lo que no es aceptable ante debilidades

y oportunidades de mejoramiento de sistema de control, junto con la magnitud del nivel de riesgo

62% y la probabilidad de ocurrencia que la empresa presenta para el respectivo cambio; Si existe

hallazgo.

EA-7

2/2

EA-4

16/16




127

4.2.4. Hallazgos de Auditoría

HOJA DE HALLAZGOS

TITULO DEL HALLAZGO

Reglamento Interno de Trabajo por aprobar (EA-4 1/16)

COMENTARIO

La empresa cuenta con el Reglamento Interno de Trabajo por aprobar de la Junta General de

Socios; como requisito legal del Ministerio de Trabajo, la empresa debe tener escrito y aprobado

dicho documento con el fin de que los empleados se rijan a este realizando todas las actividades

con ética profesional y personal. Inobservando el Art. 64 del Código de Trabajo. (Académico)

CONCLUSIÓN

El Gerente General no ha convocado a una reunión a la Junta General de Socios para tratar la

aprobación del Reglamento Interno de Trabajo y así difundir al personal para su conocimiento y

aplicación del mismo en la empresa.

RECOMENDACIÓN

Al Gerente General de la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.:

Realizar una Junta General de Socios para la aprobación del Reglamento Interno de Trabajo

mediante acta, y así posteriormente sea distribuido al personal para su conocimiento sobre normas

a seguir o faltas disciplinarias de cualquier índole y que no limite la toma de decisiones en cuanto

al desempeño de los empleados.

HH-1




128

HOJA DE HALLAZGOS

TITULO DEL HALLAZGO

Manual de Procedimientos de Evaluación de Desempeño (EA-4 2/16)

COMENTARIO

La empresa no cuenta con manual de procedimientos de evaluación de desempeño para el personal,

lo cual no permite realizar evaluaciones del trabajo realizado para la aplicación de sanciones o

gratificaciones según su desempeño en sus actividades. Inobservando el Art. 8 del Reglamento

Interno de Trabajo por aprobar. (Académico)

CONCLUSIÓN

El Área Administrativa no ha diseñado un manual de evaluación de desempeño para el personal y

esto limita a no sancionar o gratificar a sus colaboradores de acuerdo a su comportamiento dentro

de la empresa mediante un documento formal.

RECOMENDACIÓN

Al jefe del Área Administrativa de la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.:

Crear un manual de procedimientos de evaluación de desempeño, donde se especifique la

frecuencia y los criterios de evaluación, el mismo debe ser aprobado por la alta dirección con

conocimiento de la Junta General de Socios.

HH-2




129

HOJA DE HALLAZGOS

TITULO DEL HALLAZGO

Reclutamiento de personal (EA-4 6/16)

COMENTARIO

En reclutamiento de personal se lleva a cabo mediante convocatoria por la prensa; sin embargo,

toma mayor importancia cuando algún empleado de la empresa refiere personal o

profesionalmente a algún candidato para seleccionar personal, pues los empleados dan referencia y

alta dirección decide la contratación. Inobservando el Art. 7 del Reglamento Interno de Trabajo por

aprobar. (Académico)

CONCLUSIÓN

La convocatoria para reclutamiento de personal realizada por la prensa no da mayor aceptación por

los posibles candidatos lo que permite la sugerencia de los empleados para este proceso y

consecuentemente la colocación del personal en cargos que no pueden desenvolverse por falta de

conocimiento o experiencia.

RECOMENDACIÓN


Establecer políticas sobre el proceso de reclutamiento del personal, así como buscar otros medios

de comunicación (página web, red de empleo, radio) para convocatoria de candidatos y cumplir con

un proceso estándar de reclutamiento.

HH-3




130

HOJA DE HALLAZGOS

TITULO DEL HALLAZGO

Rotación de personal (EA-4 3/16)

COMENTARIO

El personal de la empresa realiza sus actividades en una sola área a pesar de contar con

conocimientos sólidos de las ramas del mercado contable, es decir no hay rotación a funciones

similares lo cual no permite obtener conocimiento global de la especialidad. Inobservando el Art. 7

del Reglamento Interno de Trabajo por aprobar. (Académico)

CONCLUSIÓN

El jefe del área de Talento Humano, no considera como estrategia la rotación del personal en

funciones similares con el fin de que cada empleado adquiera conocimientos globales de la

especialidad y así evaluar la competitividad profesional.

RECOMENDACIÓN


Realizar periódicamente rotación al personal de acuerdo a la experiencia y conocimiento

profesional para que participen en todas las áreas del mismo campo de acción, logrando valorar

habilidades o destrezas en la especialidad.

HH-4




131

HOJA DE HALLAZGOS

TITULO DEL HALLAZGO

Capacitación al personal (EA-4 5/16)

COMENTARIO

La empresa cumple con las respectivas capacitaciones al personal sobre leyes vigentes, una de esta

se logra con la afiliación de los empleados al Colegio de Contadores de Pichincha, pero no todo el

personal goza de este beneficio pues no ha obtenido el carnet como Contador Público Autorizado.

Inobservando el Art. 51, Lit. (s) del Reglamento Interno de Trabajo por aprobar. (Académico)

CONCLUSIÓN

El personal de la empresa que no está afiliado al Colegio de Contadores se limita a asistir a los

cursos otorgados por esta entidad, no se ha realizado el trámite correspondiente para cumplir con la

afiliación total de los empleados.

RECOMENDACIÓN


Capacitar al personal en la entidad afiliada u otras que brinden precios razonables para tener un

equipo de trabajo profesional y competitivo, y a su vez exigir como requisito de contratación al

personal la afiliación al Colegio de Contadores de Pichincha.

HH-5




132

HOJA DE HALLAZGOS

TITULO DEL HALLAZGO

Supervisión y Aprobación de Reportes Tributario contable (EA-4 11/16)

COMENTARIO



Inobservando el Art. 51, Lit. (b) del Reglamento Interno de Trabajo por aprobar. (Académico)

CONCLUSIÓN

La asignación del personal al cliente ocasiona supervisión eventual para varias personas, lo que

provoca que no se dé siempre la aprobación respectiva a tiempo debido a que no hay organización

de los jefes de área.

RECOMENDACIÓN

Al jefe del Área de Servicios de la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.:

Realizar un calendario de visitas de supervisión para el personal que se encuentra en el cliente y

cumplir con dichas actividades para evitar el envío de información sin aprobación y asegurar el

servicio al cliente

HH-6




133

HOJA DE HALLAZGOS

TITULO DEL HALLAZGO

Desarrollo organizacional (EA-4 15/16)

COMENTARIO



realicen los demás involucrados de la empresa. Inobservando el Art. 51, Lit. (o) del Reglamento


CONCLUSIÓN

Para la evaluación de resultados de la empresa Gerencia realiza el análisis empresarial para emitir

estrategias de negocio sin permitir que haya más involucrados en esta área, por ser la única persona

que domina esta área en la especialidad.

RECOMENDACIÓN

Motivar e incentivar a empleados de la empresa a que se preparen profesionalmente de tal manera

que puedan realizar el análisis de los resultados de las operaciones del cliente independientemente

y así lograr los mismos resultados de los involucrados.

HH-7




134

HOJA DE HALLAZGOS

TITULO DEL HALLAZGO

Sistema Contable y Tributario (EA-4 16/16)

COMENTARIO



sobre deficiencias por actualizaciones a los clientes. Inobservando el Art. 51, Lit. (r) del

Reglamento Interno de Trabajo por aprobar. (Académico)

CONCLUSIÓN

En el sistema contable y tributario se presentan deficiencias mínimas debido a las constantes

actualizaciones o requerimiento de reporte de los clientes que son controladas por el personal de

soporte técnico.

RECOMENDACIÓN

Realizar las suficientes pruebas del sistema para evitar deficiencias del sistema y cumplir las

expectativas del cliente y dar mantenimiento semanal al sistema para mitigar riesgos de la

información contable ingresada del cliente

HH-8




135

4.3. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS E INFORME

4.3.1. Carta de Presentación de Informe

CARTA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME

Ingeniero:

Marcelo Egas

GERENTE DE LA EMPRESA EGAS TAMAYO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA.


Se he efectuado el estudio y análisis de la Empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Mediante

una Auditoría Administrativa para el Área Administrativa y de Servicios, a través de la aplicación

de encuestas (tabulación e interpretación de resultados) y cuestionario de control interno (método

COSO I), entre otras técnicas de auditoría como observación directa, entrevista, revisión; emitiendo

resultados al 18 de diciembre de 2015.

En el informe que se adjunta constan los resultados obtenidos en base a análisis, incluyendo las

respectivas recomendaciones que de seguro serán en beneficio para la entidad, concluyendo así el

proceso de auditoría administrativa en esta empresa.

Atentamente,

_____________________________






136

4.3.2. Informe a Gerencia

INFORME A GERENCIA

ANTECEDENTES

La Empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., desde su fundación el 21 noviembre de 2008, ha

recorrido con éxito un arduo camino para alcanzar las metas propuestas de servicio a la

colectividad, en las mejores condiciones técnicas y económicas. Egas Tamayo y Asociados es una

sociedad de responsabilidad limitada que se rige por las leyes del Ecuador y por su Estatuto. Tiene

por objeto la prestación del servicio privado de asesoría contable, la cual se encuentra constituida

por socios nacionales, su domicilio está establecido en el Norte de la Ciudad de Quito.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

General

La administración de todas las áreas de la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., está a

cargo del gerente general, dentro de sus funciones está dirigir de manera eficiente los sistemas de

gestión de la empresa, de esta manera proporcionar información oportuna, confiable y fidedigna,

basada en reportes objetivos que apoyen los procesos de toma de decisiones asegurando una

revisión oportuna de las exposiciones de riesgo.


Reglamento Interno de Trabajo por Aprobar (HH-1)

COMENTARIO

La empresa cuenta con el Reglamento Interno de Trabajo por aprobar de la Junta General de

Socios; como requisito legal del Ministerio de Trabajo, la empresa debe tener escrito y aprobado

dicho documento con el fin de que los empleados se rijan a este realizando todas las actividades

con ética profesional y personal. Inobservando el Art. 64 del Código de Trabajo. (Académico)

CONCLUSIÓN

El Gerente General no ha convocado a una reunión a la Junta General de Socios para tratar la

aprobación del Reglamento Interno de Trabajo y así difundir al personal para su conocimiento y

aplicación del mismo en la empresa.




137

INFORME A GERENCIA

RECOMENDACIÓN


Realizar una Junta General de Socios para la aprobación del Reglamento Interno de Trabajo

mediante acta, y posteriormente sea distribuido al personal para su conocimiento sobre normas a

seguir o faltas disciplinarias y que no limite la toma de decisiones del desempeño de los empleados.

Manual de Procedimientos de Evaluación del Desempeño del Personal (HH-2)

COMENTARIO

La empresa no cuenta con manual de procedimientos de evaluación de desempeño para el personal,

lo cual no permite realizar evaluaciones del trabajo realizado para la aplicación de sanciones o

gratificaciones según su desempeño en sus actividades. Inobservando el Art. 8 del Reglamento


CONCLUSIÓN

El Área Administrativa no ha diseñado un manual de evaluación de desempeño para el personal y

esto limita a no sancionar o gratificar a sus colaboradores de acuerdo a su comportamiento dentro

de la empresa mediante un documento formal.

RECOMENDACIÓN


Crear un manual de procedimientos de evaluación de desempeño, donde se especifique la

frecuencia y los criterios de evaluación, y aprobarlo por la alta dirección y Junta General de Socios.

Reclutamiento de Candidatos (HH-3)

COMENTARIO

En reclutamiento de personal se lleva a cabo mediante convocatoria por la prensa; sin embargo,

toma mayor importancia cuando algún empleado de la empresa refiere personal o

profesionalmente a algún candidato para seleccionar personal, pues los empleados dan referencia y

alta dirección decide la contratación. Inobservando el Art. 7 del Reglamento Interno de Trabajo por





138

INFORME A GERENCIA

CONCLUSIÓN

La convocatoria para reclutamiento de personal realizada por la prensa no da mayor aceptación por

los posibles candidatos lo que permite la sugerencia de los empleados para este proceso y

consecuentemente la colocación del personal en cargos que no pueden desenvolverse por falta de

conocimiento o experiencia.

RECOMENDACIÓN


Establecer políticas sobre el proceso de reclutamiento del personal, así como buscar otros medios

de comunicación (página web, red de empleo, radio) para convocatoria de candidatos y cumplir con

un proceso estándar de reclutamiento.

Rotación del Personal (HH-4)

COMENTARIO

El personal de la empresa realiza sus actividades en una sola área a pesar de contar con

conocimientos sólidos de las ramas del mercado contable, es decir no hay rotación a funciones

similares lo cual no permite obtener conocimiento global de la especialidad. Inobservando el Art. 7

del Reglamento Interno de Trabajo por aprobar. (Académico)

CONCLUSIÓN

El jefe del área de Talento Humano, no considera como estrategia la rotación del personal en

funciones similares con el fin de que cada empleado adquiera conocimientos globales de la

especialidad y así evaluar la competitividad profesional.

RECOMENDACIÓN


Realizar periódicamente rotación al personal de acuerdo a la experiencia y conocimiento

profesional para que participen en todas las áreas del mismo campo de acción, logrando valorar

habilidades o destrezas en la especialidad.




139

INFORME A GERENCIA

Capacitación del Personal (HH-5)

COMENTARIO

La empresa cumple con las respectivas capacitaciones al personal sobre leyes vigentes, una de esta

se logra con la afiliación de los empleados al Colegio de Contadores de Pichincha, pero no todo el

personal goza de este beneficio pues no ha obtenido el carnet como Contador Público Autorizado.

Inobservando el Art. 51, Lit. (s) del Reglamento Interno de Trabajo por aprobar. (Académico)

CONCLUSIÓN

El personal de la empresa que no está afiliado al Colegio de Contadores se limita a asistir a los

cursos otorgados por esta entidad, no se ha afiliado a todos los empleados.

RECOMENDACIÓN


Capacitar al personal en la entidad afiliada u otras que brinden precios razonables para tener un

equipo de trabajo profesional y competitivo, y a su vez exigir como requisito de contratación al

personal la afiliación al Colegio de Contadores de Pichincha.

ÁREA DE SERVICIOS

SECCIÓN TRIBUTARIA CONTABLE

Supervisión y Aprobación de Reportes (HH-6)

COMENTARIO



CONCLUSIÓN

La asignación del personal al cliente ocasiona supervisión eventual para varias personas, lo que

provoca que no se dé siempre la aprobación respectiva a tiempo debido a que no hay organización

de los jefes de área. Inobservando el Art. 51, Lit. (b) del Reglamento Interno de Trabajo por





140

INFORME A GERENCIA

RECOMENDACIÓN

Al jefe del Área de Servicios de la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.:

Realizar un calendario de visitas de supervisión para el personal que se encuentra en el cliente y

cumplir con dichas actividades para evitar el envío de información sin aprobación y asegurar el

servicio al cliente

SECCIÓN GESTIÓN EMPRESARIAL

Desarrollo Organizacional (HH-7)

COMENTARIO



realicen los demás involucrados de la empresa. Inobservando el Art. 51, Lit. (o) del Reglamento


CONCLUSIÓN

Para la evaluación de resultados de la empresa Gerencia realiza el análisis empresarial para emitir

estrategias de negocio sin permitir que haya más involucrados en esta área, por ser la única persona

que domina esta área en la especialidad.

RECOMENDACIÓN


Motivar e incentivar a empleados de la empresa a que se preparen profesionalmente de tal manera

que puedan realizar el análisis de los resultados de las operaciones del cliente independientemente

y así lograr los mismos resultados de los involucrados.




141

INFORME A GERENCIA

SECCIÓN SISTEMAS

Sistema Contable y Tributario (HH-8)

COMENTARIO



sobre deficiencias por actualizaciones a los clientes. Inobservando el Art. 51, Lit. (r) del

Reglamento Interno de Trabajo por aprobar. (Académico)

CONCLUSIÓN

En el sistema contable y tributario se presentan deficiencias mínimas debido a las constantes

actualizaciones o requerimiento de reporte de los clientes que son controladas por el personal de

soporte técnico.

RECOMENDACIÓN

Al jefe de sistemas de la Empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.:

Realizar las suficientes pruebas del sistema para evitar deficiencias del sistema y cumplir las

expectativas del cliente y dar mantenimiento semanal al sistema para mitigar riesgos de la

información contable ingresada del cliente

Quito, 18 de diciembre 2015

Atentamente,

_____________________________






142

4.3.3. Informe de Auditoría

INFORME DE AUDITORÍA

Al Gerente General de la Empresa Egas Tamayo y asociados Cía. Ltda.:

1. Se ha efectuado el examen de Auditoría Administrativa a la Empresa Egas y Tamayo y

Asociados Cía. Ltda., a través de la aplicación de pruebas de auditoría como cuestionario de control

interno (método COSO), entre otras técnicas de auditoría (observación directa, entrevista, encuesta,

revisión) durante el año 2014. El establecimiento y mantenimiento de una buena gestión es

responsabilidad de la Gerencia de la empresa.

La responsabilidad de auditoría, consiste en emitir una opinión sobre la seguridad razonable en

cuánto al logro de los objetivos, eficacia y eficiencia de las actividades.

2. El análisis se realizó en base a las Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento. Estas

normas requieren que planifique y ejecute la evaluación de las actividades, de tal manera que pueda

obtener una seguridad razonable de que la aplicación del sistema de control interno es el adecuado.

La evaluación incluye el entendimiento y el estudio de los componentes. Se considera que el

estudio proporciona una base razonable para expresar la opinión.

3. En mi opinión, sobre el sistema de control interno y cumplimiento de procedimientos de la

Empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda., se presenta razonablemente en todos los aspectos

importantes en el área administrativa y de servicios.

Nota: En el estricto concepto de la palabra, los informes de resultados con “opinión”, son

utilizados para otros tipos de auditoría.

Quito, 21 de diciembre de 2015

_____________________________






143

4.4. SEGUIMIENTO Y MONITOREO

En esta etapa de las observaciones que se producen como resultado de la auditoría se realizará el

seguimiento y monitoreo, no solo para orientar la corrección de las falencias detectadas sino

también para evitar su recurrencia.

El seguimiento no se limitará a determinar observaciones o deficiencias sino a aportar elementos de

crecimiento para la empresa, y así se hará posible:

La verificación de las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a

la practica en los términos y las fechas establecidas conjuntamente con los responsables de

área, función, proceso, programa, equipo o recurso revisado fin de alcanza los resultados

esperados.

Facilitar al directorio de la empresa la toma de decisiones.

Constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones. Al

finalizar la revisión se rendirá un nuevo informe referente al grado y forma como se

atendieron.

4.4.1. Matriz de Recomendaciones

A continuación se propone una matriz de recomendaciones, la cual indica las potenciales respuestas

a los cambios de los hallazgos encontrados en el proceso de auditoría dirigido a una persona

específica, encargada de que se cumpla dicha recomendación; además se estable un periodo de 3

meses para la aplicación de la mejora para la empresa, y finalmente hay observaciones, en el caso

de que existiera alguna novedad sobre el seguimiento a cada recomendación.




144

Tabla 4.2 Matriz de Recomendaciones

RECOMENDACIÓN RESPONSABLE MESES

OBSERVACIONES ENERO FEBRERO MARZO

TALENTO HUMANO

Realizar Junta General de

Socios para aprobación

RIT

Al Gerente

General X

Ref. 4.3.3

Crear un manual de

procedimientos para

evaluación del personal

Al jefe de Talento

Humano X

Ref. 4.3.3

Rotar con el fin de que

todos conozcan acerca de

las diferentes actividades

Al jefe de Talento

Humano X

Ref. 4.3.3

Llevar un proceso estándar

para reclutar personal

Al jefe de Talento

Humano X

Ref. 4.3.3

Requerir al personal la

afiliación al Colegio de

Contadores

Al jefe de Talento

Humano X

Ref. 4.3.3

ÁREA DE SERVICIOS

Contar con la supervisión

y aprobación de los

reportes tributarios

Al jefe de

Servicios X

Ref. 4.3.3

Motivar e incentivar a

empleados de la empresa a

que se preparen

profesionalmente

Al Gerente

General y personal

de la empresa X

Ref. 4.3.3

Mantener soporte técnico

constante en el sistema

contable

Al jefe de Sistemas

X

Ref. 4.3.3

Análisis

Esta matriz de recomendaciones establecida por auditoría se realizará el seguimiento verificación

de cumplimiento en la próxima auditoría, o de otra manera al término del periodo de sus

actividades de la empresa para asegurar acciones correctivas y de mejoramiento.

145

CAPÍTULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. CONCLUSIONES

Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda. Cuenta con su estructura organizacional donde no existe

una Unidad de Auditoría Interna como nivel de apoyo, lo que imposibilita las actividades de

control interno o la aplicación de medidas correctivas a procesos de la empresa.

La empresa Egas Tamayo y Asociados cumple con los procedimientos contables; sin embargo,

no trata con mayor énfasis en control al área administrativa y de servicios pues no tiene

fortalecido su control interno.

La auditoría administrativa se enfoca al control interno y cumplimiento de los procedimientos

de las actividades de la empresa; no obstante, el énfasis no se orienta a la gestión de cada

proceso para brindar servicio de calidad, y que por ende incremente la productividad,

competitividad, eficiencia.

El análisis de la empresa Egas Tamayo y Asociados se hizo con el estudio de los factores

internos y externos de acuerdo a las actividades operacionales, mediante una matriz FODA en

formal general de la empresa.

La aplicación de la auditoría administrativa conlleva a la obtención de papeles de trabajo que

deben sustentar los hallazgos encontrados en el examen, lo cual no tuvo total evidencia física o

documental de cada área auditada.

En la ejecución de la auditoría administrativa se aplican los procedimientos establecidos en la

planificación preliminar, de acuerdo a una visita previa y al objetivo que tiene este proceso,

para definir procedimientos para cada área, lo cual no hubo total participación en esta fase.

El flujograma del área administrativa, de la sección de Talento Humano se encuentra

incompleta debido a que no se refleja el proceso completo de Contratación Personal.

El informe de auditoría enfoca la situación actual de la empresa (deficiencias en sus

procedimientos) y recomendaciones respectivas para su corrección y mejora de cada área

auditada, lo cual no es asimilado por todos los integrantes de la empresa.

146

5.2. RECOMENDACIONES


Crear la Unidad de Auditoría Interna en la empresa para ejercer las actividades de evaluación

independiente y objetiva para agregar valor y mejorar los procesos contables, financieros y

administrativas de Egas Tamayo y Asociados proporcionando así un servicio efectivo a los más

altos niveles de la administración.


Realizar una auditoría administrativa a las áreas de servicio y administrativa de la empresa

para mantener una opinión global acerca de sus procedimientos y aplicar las recomendaciones

para mejorar la calidad de servicio que se presta al cliente.

A la Unidad de Auditoría Interna de la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.:

Orientar la auditoría administrativa a todos sus componentes que comprenden Control interno,

cumplimiento y gestión para así obtener una auditoría integral de la empresa logrando así

aseguramiento de calidad en la prestación del servicio.

A la Unidad de Auditoría Interna de la empresa Egas Tamayo y Asociados Cía. Ltda.:

Proponer una matriz de estrategias de FODA para cada área de la empresa, tanto en su

ambiente interno y externo para obtener un buen estudio organizacional.

Al Encargado de Auditoría Administrativa:

Realizar entrevistas, cuestionarios y encuestas para cada área a auditar esto asegura el análisis

completo de los procedimientos y así la obtención de papeles de trabajo que sustenten las

conclusiones y recomendaciones emitidas.


Establecer procedimientos de acuerdo a las NIAS en la sección 500-599 donde establece

técnicas de auditoría (verificación ocular, oral, escritura, documental y física) para obtener

evidencia suficiente en este proceso.


Reestructurar el flujograma del área administrativa, de la sección de Talento Humano con el

proceso completo de Contratación de Personal (Convocatoria, Selección, Inducción,

Capacitación, Evaluación y Rotación).

147


Emitir un informe aplicando las características de objetividad, independencia, integridad para

obtener una buena asimilación del mismo, dando recomendaciones aplicables a la empresa

verificando que sea comunicado a todo el personal.

148

RELACIÓN BENEFICIO/COSTO

“Es una herramienta financiera que mide la relación entre los costos y beneficios asociados a

inversión con el fin de evaluar su rentabilidad. (Crece negocios, 2013)

Figura 5.1 Relación Beneficio / Costo

En: (Crece Negocios, 2011)

Análisis

El objetivo de la relación beneficio/costo en la aplicación de auditoría administrativa, es determinar

los recursos utilizados en el servicio de la empresa y los resultados obtenidos en la finalización de

este proceso (por un dólar de costo se obtiene un dólar de beneficio) con la aplicación de las

recomendaciones y el seguimiento para lograr un servicio de calidad.

A continuación se realiza una comparación entre beneficio-costo para determinar los resultados.

Tabla 5.1 Beneficio / Costo

BENEFICIO COSTO

∆ Mejora del Control Interno Servicio de auditoría USD 3.000,00

∆ Cumplimiento de plan estratégico Movilización USD 150,00

∆ Gestión de calidad en ingresos Suministros USD 50,00

(=) Rentabilidad para la empresa (=) Costo total USD 3.200,00

Análisis

La relación beneficio/costo para Egas Tamayo y Asociados representa más beneficio comparado

con el costo de la auditoría administrativa, pues se enfoca a la aplicación de mejora continua al

servicio para el cliente obteniendo así un incremento de ingresos de 10% a 20% en cada periodo.

(Ref. # 3.1.2.1)

149

BIBLIOGRAFÍA

ALGI. (2011, Noviembre 11). Aseguramiento de calidad. Recuperado el Marzo 12, 2016, de

www.algi.net: http://algi.net/es/quality-assurance

Arens, A., Randal, E., & Beasley, M. (2010). Auditoria, un enfoque integral (3a ed.). México DF:

Pearson Educacion.

Banco Central del Ecuador. (2014, Marzo 27). Tasas de interés activa y pasiva. Recuperado el

marzo 8, 2014, de www.bce.fin.ec: http://www.bce.fin.ec/index.php/boletines-de-prensa-

archivo/item/782-producto-interno-bruto-tuvo-un-crecimiento-anual-de-38%20

Banco Central del Ecuador. (2015, Marzo 27). Riesgo pais. Recuperado el mayo 18, 2015, de

www.bce.fin.ec: http://www.bce.fin.ec/index.php/boletines-de-prensa-archivo/item/782-

producto-interno-bruto-tuvo-un-crecimiento-anual-de-38%20

Benjamín Franklin, E. (2010). Auditoría Administrativa Gestión Estratégica del Cambio (2a ed.).

México DF: Pearson Education.

Best Business Service. (2012, Septiembre 12). Factores tecnológicos. Recuperado el Febrero 28,

2016, de www.todoempresa.com:

http://www.todoempresa.com/Cursos/Planificacion%20Estrategica%20demo/Factores%20t

ecnologicos.htm

Blogger Spot. (2012, Febrero 08). Conceptos de Audotoría. Recuperado el Marzo 08, 2016, de

www.blogspot.com: http://estrategiasdecambio09.blogspot.com/2012/02/conceptos-de-

auditoria-administrativa.html

Carbellido, S. (2015, Marzo 26). Catálogo de marcas de auditoría. Recuperado el Marzo 11, 2016,

de www.academia.edu:

http://www.academia.edu/7327086/CAT%C3%81LOGO_DE_MARCAS_DE_AUDITOR

%C3%8DA_Silvestre_Carbellido

Consuegra, Y. (2011, Enero 10). Elementos del microambiente. Recuperado el Febrero 28, 2016,

de www.mailxmail.com: http://www.mailxmail.com/curso-comunicacion-interna-

organizacion/elementos-macro-micro-ambiente-organizacion

Corral, A. (2011, Noviembre 22). Manual de auditoría. Recuperado el Marzo 26, 2016, de

www.contraloria.gob.ec:

http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/manual%20de%20auditoria%20d

e%20gestion.pdf

Crece Negocios. (2010, Mayo 12). Análisis externo. Recuperado el Abril 01, 2015, de

www.crecenegocios.com: http://www.crecenegocios.com/analisis-externo-oportunidades-

y-amenazas/

Crece Negocios. (2011, Julio 21). Relación Costo Beneficio. Recuperado el Marzo 28, 2016, de

www.crecenegocios.com: http://www.crecenegocios.com/el-analisis-costo-beneficio/

150

Crece negocios. (2013, Mayo 28). Relación costo beneficio. Recuperado el Marzo 26, 2016, de

www.crecenegocios.com: http://www.crecenegocios.com/el-analisis-costo-beneficio/

Cuéllar, G. (2012, Octubre 18). NIAS - Normas internacionales de auditoría. Recuperado el

Febrero 28, 2016, de fccea.unicauca.edu.co:

http://fccea.unicauca.edu.co/old/evaluacion.htm

Diccionario Económico. (2012, Julio 12). Inflación. Recuperado el Marzo 13, 2016, de

definicion.de: http://definicion.de/inflacion/

Egas, M. (2015, Febrero 28). Valores Corporativos. (A. López, Entrevistador) Quito.

Enciclopedia Financiera. (2014, Julio). Estructura Organizacional. Recuperado el Febrero 27,

2016, de www.enciclopediafinanciera.com:

http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/estructura-

organizacional.htm

Espinosa, R. (2013, Julio 29). Matriz de análisis FODA. Recuperado el Febrero 28, 2016, de

www.robertoespinosa.es: http://robertoespinosa.es/2013/07/29/la-matriz-de-analisis-dafo-

foda/

Estupiñán Gaitán, R. (2011). Administración de riesgos y la auditoría interna (4a ed.). Bogotá:

ECOE Ediciones.

Ficuni, D. (2011, Diciembre 10). Macro y Microambiente. Recuperado el Febrero 28, 2016, de

www..slideshare.net: http://es.slideshare.net/valeriaochoac/el-campo-del-marketing-

22396257

Fonseca Borja, R. (2014). Un enfoque moderno de planificación, ejecución y control (3a ed.).

Guatemala: Artes Gráficas Acrópolis.

Fred, D. (2011). Conceptos básicos de administracion estratégica (1a ed.). México DF: Pearson

Educación.

Gómez Rondon, F. (2012, Diciembre 06). Auditoria administrativa. Recuperado el Febrero 28,

2016, de www.monografias.com :

http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml

Google Maps. (2016, Enero). Croquis de Quito. Recuperado el Febrero 28, 2016, de

www.google.com.ec:

https://www.google.com.ec/maps/place/Avenue+Diego+de+Almagro,+Quito/data=!4m2!3

m1!1s0x91d59a7054bab793:0xa4d3a16c92ece7a?sa=X&sqi=2&ved=0ahUKEwiA4s6D9o

LNAhXE5yYKHS-1AOgQ8gEIGTAA

Instituto Nacional de Estadisicas y Censos. (2015, enero 17). Canasta básica 2014. Recuperado el

marzo 03, 2016, de www.ecuadorencifras.gob.ec:

http://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/web-inec/EMPLEO/Empleo-

Diciembre/Nuevo_Marco_Conceptual/Informe_Ejecutivo-Dic_2014.pdf

151

Jímenez Ojeda, Y. (2012, Septiembre 13). Fases Auditoría Administrativa. Recuperado el Marzo

23, 2016, de www.contraloria.gob.ec:

http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/MANUAL%20AUD-

GESTION%202.pdf

Madrid, C. (2013, Julio). Sistema ecuatoriano de la calidad. Recuperado el Marzo 22, 2016, de

www.slideplayer.es: http://slideplayer.es/slide/1076517/

PnlPalermo. (2014, Abil 24). Visión, misión, objetivos, estrategias. Recuperado el Febrero 27,

2016, de www.pnlpalermo.com.ar:

http://www.pnlpalermo.com.ar/pnl_articulos/significado-de-vision-mision-objetivos-

metas-estrategias-y-tacticas/.

Rodríguez Valencia, J. (2010). Sinopsis de auditoría administrativa (4a ed.). Bolívar: Instituto

Universitario.

Suarez Revollar, C. (2011, Mayo 06). Auditoría Administrativa. Recuperado el Febrero 28, 2016,

de www.monografias.com : http://www.monografias.com/trabajos7/auop/auop.shtml

Superintendencia de Compañías. (2013, Julio 13). Tipos de Compañías. Recuperado el Marzo 11,

2016, de www.supercias.com: http://www.oas.org/juridico/pdfs/mesicic4_ecu_comp.pdf

Tapia Barrera, C. L. (2010, Marzo 10). Definición macroambiente y microambiente. Recuperado el

Febrero 28, 2016, de es.scribd.com: http://es.scribd.com/doc/28148913/Macroambiente-y-

microambiente#scribd

Terán, L. (2013, Octubre 12). Que es un indicador de gestión. Recuperado el Marzo 16, 2016, de

es.scribd.com: http://es.scribd.com/doc/18823470/Que-son-los-Indicadores-de-

Gestion#scribd

Universidad del Cauca. (2014, Noviembre 14). Cédulas sumarias y analíticas. Recuperado el

Marzo 11, 2016, de fccea.unicauca.edu.co:

http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse126.html

Universidad Nacional Mayor de San Marcos. (2013, Noviembre 22). Hallazgos de auditoría.

Recuperado el Febrero 28, 2016, de www.unmsm.edu.pe:

http://www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/Glosario/indh.htm

Whittington Ray, O. P. (2010). Auditoría un enfoque integral (5a ed.). Bogotá: McGraw-Hill.

152

ANEXOS

Anexo A Escritura de Constitución

153

Anexo B Plan Estratégico

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO “EGAS TAMAYO Y ASOCIADOS CÍA. LTDA.”

MISIÓN OBJETIVOS VALORES

“Existimos para apoyar a nuestros

clientes en su búsqueda de respuestas

a inquietudes de carácter empresarial

y contable, asesorías tributarias, con

el apoyo de profesionales calificados

y que cuentan con valores innatos

como la responsabilidad, la honradez,

puntualidad e independencia.”

GENERAL

“Brindar asesoría a nuestros clientes de manera eficaz en

temas contables, financieros y tributarios para cumplir

con las obligaciones fiscales.”

ESPECÍFICOS

Facilitar la coordinación administrativa y de gestión

para un mejor servicio a nuestros clientes.

Cumplir con los deberes fiscales mediante el

cumplimiento oportuno de obligaciones tributarias de

cada cliente para asegurar el servicio prestado.

Construir relaciones duraderas con nuestros clientes

a través de la prestación de servicios que generen

valor agregado.

Optimizar el tiempo en dar respuestas a los

problemas sistemáticos, mediante un análisis del área

requerida por el cliente.

Integridad

Objetividad

Independencia

Responsabilidad

Confidencialidad

Respeto

Competencia

Compromiso

VISIÓN

“Queremos ser reconocidos por las

empresas líderes y los clientes más

exigentes como los mejores

consultores en temas tributarios,

contables – financieros en el plazo de

24 meses, como tiempo máximo para

lograr establecernos en el mercado.”

154

Anexo C Reglamento Interno de Trabajo

155

Anexo D Manual de Procedimientos

156

Anexo E Planilla del Personal

MASCULINO FEMENINO

1 ADMINISTRATIVA Presidente 1 - 1

Gerente General 1 - 1

Jefe Área Talento Humano - 1 1

Asistente Talento Humano - 1 1

Secretaria - 1 1

2 FINANCIERA Contador 1 - 1

Supervisor 1 - 1

Asistente Contable 1 2 3

Jefe de Área 1 2 3

3 SERVICIOS Sección Tributario Contable 5 20 25

Sección Gestión Empresarial 1 1 2

Sección Sistemas 4 1 5

Total 45

ORDEN ÁREA CARGOGENERO

TOTAL


RESUMEN DE PLANILLA DE PERSONAL

SEMINARIO DE TESIS II - dspace.uce.edu.ec · ii López Morocho, Yadira Alexandra (Año 2016)....

Documents

Transcript of SEMINARIO DE TESIS II - dspace.uce.edu.ec · ii López Morocho, Yadira Alexandra (Año 2016)....