________________________ Contabilidad

CAPTULO XI PREPARACIN Y PRESENTACIN DEL BALANCE

Y ESTADO DE RESULTADOS

1. Fuente de Datos 2. Hoja de Trabajo, Ajuste y Regularizaciones 3. Presentacin del Balance 4. Presentacin del Estado de Resultados 5. Notas al Balance y Estado de Resultados 6. Representacin Grfica de los Informes Contables 7. Preguntas y Ejercicios

1. FUENTEDEDATOS

La fuente de datos para preparar el Balance y el Estado de Resultados es el Libro Mayor, ms especficamente los saldos de las cuentas contenidas en ese libro. Es frecuente, sin embargo, que por razones prcticas y facilidad de anlisis se obtenga la informacin desde las cuentas y saldos de las hojas de trabajo que para el efecto se emplean, las que incorporan simultneamente a los registros en libros los ajustes y regularizaciones peridicas que completan los registros del ejercicio y actualizan los saldos.

Estas hojas de trabajo corresponden a una extensin del Balance de Comprobacin y de Saldos que hemos tratado en el Captulo IV al estudiar el sistema de contabilidad. En efecto, en l se anotan las cuentas del Mayor con sus Dbitos, sus Crditos y los saldos respectivos; a continuacin se registran los cargos y abonos por ajustes y regularizaciones del ejercicio, obteniendo de este modo los saldos finales ajustados de las cuentas que integran el Balan-ce y el Estado de Resultados. En forma simultnea y paralela al registro en la hoja de trabajo los ajustes son asentados en el Libro Diario y traspasados al Mayor, actualizando Dbitos, Crditos y, consiguientemente, los saldos de las cuentas.

En la figura que sigue se ilustra lo descrito.

1 ~ Libro Libro - --i> Hoja de _ -7Balance y Estado Diario Mayor Trabajo de Resultados 1 "!'

Asientos 1 ---------de Ajustes

275

Balance y Estado de Resultados: __________________ _

2. HOJA DE TRABAJO, AJUSTES Y REGULARIZACIONES

La hoja de trabajo para preparar el Balance y el Estado de Resultados es igual en su primeras cinco columnas al formato del Balance de Comprobacin y de Saldos, esto es: primera columna para los nombres de las cuentas, segun-da y tercera para los Dbitos y Crditos de cada cuenta, y cuarta y quinta para los saldos. A continuacin se agregan dos columnas para los cargos y abonos de ajustes y regularizaciones, otras dos columnas para los saldos finales de las cuentas del Balance y, por ltimo, otras dos para los saldos ajustados de las cuentas de resultado.

En el ejemplo siguiente mostraremos el uso de esta hoja de trabajo, comenzando por los datos del Balance de Comprobacin y de Saldos, segui-dos de los antecedentes sobre regularizaciones peridicas, los asientos de ajustes y las anotaciones en la hoja de trabajo, para culminar con la distribu-cin de los saldos definitivos en las columnas destinadas al Balance y al Esta-do de Resultados.

Balance de Comprobacin y de Saldos

El Balance de Comprobacin y de Saldos siguiente corresponde al ejer-cicio anual terminado el 31 de diciembre de 2XX1, de la empresa Nuevos Conocimientos Ltda.

BALANCE DE COMPROBACIN Y DE SALDOSAL31 DE DICIEMBRE DE2XX1 SALDOS

CUENTAS DBITOS CAEDITOS DEUDOR ACREEDOR Caja S 815.000 725.000 90.000 Banco 928.000 832.000 96.000 Valores Negociables 415.000 311.000 104.000 Clientes 7.780.000 6.522.000 1.258.000 Estim. Deudas lnc 144.000 144.000 IVA Cr. Fiscal 817.000 777.000 40.000 Existencias 4.242.000 3.659.000 583.000 Seguros vigentes 680.000 200.000 480.000 Edificios 3.508.000 3.508.000 Vehculos 1.830.000 1.830.000 Muebles 717.000 717.000 Deprec. Acumulada 443.000 443.000 D de Llaves 880.000 880.000 Proveedores 5.329.000 5.829.000 500.000 Doc. por Pagar 2.111.000 2.111.000 IVA Ob Fiscal 1.018.000 1.221.000 203.000 Prov. Imp. Renta 417.000 417.000 Prov. Gastos 143.000 143.000 lng. Diferidos 720.000 720.000 Deuda Hipotecaria 1.914.000 2.332.000 418.000 Doc. por Pagar LP 1.420.000 1.950.000 530.000 Capital 2.280,000 2.280.000 Reservas 1.170.000 1.170.000 Revaloriz. Cap. Propio 150.000 150.000 Costo de Ventas 6.522.000 6.522.000 Remuneraciones 3.415.000 3.415.000 Gtos. Distribucin 575.000 575.000 Publicidad 1.290.000 1.290.000 Gtos. Generales 2.411.000 2.411.000 Intereses Pagados 213.000 213.000 Ventas 17.507.000 17.507.000 Intereses Ganados 241.000 241.000

TOTALES 49.684.000 49.684,000 24.012.000 24.012.000

276

________________________ Contabilidad

Los Dbitos, Crditos y saldos de este Balance registran todas las opera-ciones del ao, excepto las originadas en ajustes y regularizaciones de fin de ao.

Ajustes y Regularizaciones Peridicas

Las regularizaciones peridicas de nuestro ejemplo se refieren a los seis temas estudiados en los Caprtulos IX y X, esto es:

- Correccin Monetaria -Estimacin de Deudas Incobrables - Depreciaciones - Amortizaciones - Ingresos Diferidos, y - Provisiones

Adems, hay que considerar los ajustes en las cuentas de IVA y el traslado al pasivo de corto plazo de doc1,1mentos registrados en el largo plazo cuyo vencimiento es inferior al plazo de un ao. El detalle de las regularizaciones y ajustes es el que sigue:

1) Correccin Monetaria

a) De las cuentas de Activo

-Valores Negociables $ 17.000 - Existencias 114.000 -Seguros Vigentes 120.000 -Edificio 420.000 -Vehculo 162.000 -Muebles 104.000 -Depreciacin Acumulada (86.000} - Derecho de Llaves 60.000

$ 911.000

b} De las cuentas de Pasivo

- Deuda Hipotecaria $ 77.000 - Doc. por Pagar Largo Plazo 106.000

$ 183.000

e) De las cuentas de Patrimonio

-Capital $ 456.000 -Reservas 234.000

$ 690.000

277

Balance y Estado de Resultados _________________ _

d) De las cuentas de Resultado Prdida -Costo de Ventas - Remuneraciones -Gastos de Distribucin -Publicidad - Gastos Generales -Intereses Pagados

975.000 512.000

71.000 163.000 410.000

32.000

$ 2.163.000

e) De las cuentas de Resultado Ganancia -Ventas -Intereses Ganados

1.511.000 22.000

$ 1.533.000

2) Estimaciones de Deudas Incobrables Para este ejercicio la empresa estima como incobrables el 1% del saldo

de la cuenta Clientes.

3) Ajuste de \VA En el Balance debe figurar el pasivo neto a favor del Fisco por el impuesto

al Valor Agregado, lo que requiere del ajuste de saldos de las cuentas de este impuesto.

4) Amortizaciones El saldo de Seguro Vigente proviene de un seguro contratado e\1 de julio

que vence el 30 de junio del ao prximo. El Derecho de Llaves se amor-tiza en 5 aos, de los cuales haban transcurrido 3 aos al 31 de diciembre del ao anterior.

5) Depreciaciones de Activo Fijo La depreciacin para el ao es:

-Edificio -Vehculo -Muebles

$ 102.000 366.000

74.000

$ 542.000

6) Ingresos Diferidos Los ingresos diferidos corresponden a intereses recibidos por adelantado,

de los cuales se ha ganado el 80% al cierre del presente ejercicio.

7) Pasivos de Largo a Corto Plazo En los documentos por pagar de largo plazo hay $ 420.000 que vencen

durante el prximo ejercicio.

278

________________________ Contabilidad

8) Provisiones

Para impuesto a la renta se estima en$ 890.000 y para gastos generales (luz, agua, gas y telfono) se calculan en$ 122.000.

Asientos de Ajustes y Regularizaciones

Los asientos en el Libro Diario por los ajustes y regularizaciones antes sealados son los siguientes:

-1-Valores Negociables Existencias Seguros Vigentes Edificio Vehculos Muebles Derecho de Llaves

Depreciacin Acumulada Correccin Monetaria

Correccin monetaria cuentas de activo

-2-Correccin Monetaria

Deuda Hipotecaria Documento por Pagar LP

Correccin monetaria cuentas de pasivo

-s-Correccin Monetaria

Capital Reservas

Correccin monetaria cuentas de patrimonio

-4-Costo de ventas Remuneraciones Gastos distribucin Publicidad Gastos generales Intereses pagados

Correccin monetaria Correccin monetaria cuentas de resultado prdida

17.000 114.000 120.000 420.000 162.000 104.000 60.000

183.000

690.000

975.000 512.000 71.000

163.000 410.000

32.000

86.000 911.000

77.000 106.000

456.000 234.000

2.163.000

279

Balance y Estado de Resultados

-5-Correccin Monetaria 1.533.000

Ventas 1.511.000 Intereses Ganados 22.000

Correccin monetaria cuentas de resultado ganancias

-6-IV A Dbito Fiscal 40.000

IVA Crdito Fiscal 40.000 Ajuste para reflejar el IVA neto a pagar al Fisco

-7-Deudas Incobrables 12.580

Estimacin Deudas lncob. 12.580 Estimacin del 1% sobre saldos por cobrar a clientes

-8-Amortizaciones 770.000

Seguros Vigentes 300.000 Derecho de Llaves 470.000

Traslado a gastos seguros vencidos y cuota anual de derecho de llaves

-9-Depreciaciones 542.000

Depreciaciones Acumuladas 542.000 Depreciacin anual del activo fijo

-10-Ingresos Diferidos 576.000

Intereses Ganados 576.000 80% de inters ganado en el presente ejercicio

-11-Documentos por pagar LP 420.000

Documentos por pagar CP 420.000 Tras paso al corto plazo de documentos con vencimientos en prximo ao

280

________________________ Contabilidad

-12-Gastos Generales Impuesto Renta

Provisin Gastos Generales Provisin lmpto. Renta

Provisin de gastos generales e Impuesto a la Renta

122.000 890.000

122.000 890.000

Es preciso advertir que si los informes finales en preparacin correspon-den al Balance y Estado de Resultados anual, cuyo ejercicio termina el 31 de diciembre, estos asientos se registran tanto en la hoja de trabajo como en los Libros de Contabilidad. Pero, si se trata de informes de periodos inter-medios: (mensuales, trimestrales, semestrales u otros), los asientos de ajustes y regularizaciones van slo a la hoja de trabajo y no a los libros, pues se trata de clculos parciales para informes de perodos intermedios en los que no pro-cede el cierre de las cuentas ni de los libros.

Hoja de Trabajo

Los cargos y abonos por ajustes y regularizaciones se incorporan en la columna de ajustes de la hoja de trabajo, en la lnea de las cuentas afectadas. Las nuevas cuentas que surjan de estos ajustes se agregan al final, a conti-nuacin de las que iniciaron la hoja de trabajo.

El paso siguiente consiste en actualizar los saldos deudores y acreedores con los cargos y abonos de los ajustes y anotar los saldos finales ajustados en las columnas para el Balance y para el resultado, segn corresponda.

Al efectuar la separacin entre los saldos de las cuentas del Balance y de resultado, se observa que la suma del Debe y Haber de las columnas del Balance son diferentes. Esta misma diferencia se aprecia entre el Debe y Haber en las columnas del resultado. Si en las columnas del Balance el Debe es mayor que el Haber la diferencia es la utilidad y esta utilidad se verifica en las columnas de resultado en donde el Debe es menor que el Haber, como ocu-rre en la hoja de trabajo de nuestro ejercicio. En caso de prdida se produce la situacin inversa, o sea, en las columnas del Balance el Debe es menor que el Haber y en las de resultado el Debe es mayor que el Haber.

La utilidad o prdida as determinada, se anota al final de los nombres de las cuentas y el valor de la misma, si se trata de utilidad, se suma al Haber de las columnas del Balance y al Debe de las columnas del resultado. En caso de prdida, su monto se suma al Debe de las columnas del Balance y al Haber de las columnas del resultado, con lo cual las sumas finales del De-be y Haber del Balance se igualan, como tambin se igualan las sumas del Debe con el Haber en las columnas del resultado.

La hoja de trabajo de la pgina siguiente muestra lo descrito. Los asientos tienen referencia numrica para identificarlos con los cargos y abonos efec-tuados en la hoja de trabajo.

281

"' "' "'

CUENTAS

Caja Banco Valores Negociables Clientes Estim. Deudas lncob. {EDI) lva CA Fiscal

E~islencias Seguros Vigentes Edificios Vehculos Muebles Deprec. Acumulada Derecho de Llaves Proveedores Doc. por Pa\"lar lva Dbito F1scal Provis. Impla. Renta Provisin Gastos Ingresos Diferidos Deuda Hipotecaria Doc. por Pagar LP Capital Reservas Reva!oriz. Capital propio Costo de Ventas Remunerociones Gastos distribucin Publicidad Gastos Generales

Intereses Pagados Ventas Intereses Ganados

TOTALES

Correccin Monetaria

Deudas incobrables Amortizaciones de Activos Deprec. Activo Fljo Impuesto Renta SUMAS UTILIDAD DEL EJERCICIO SUMAS TOTALES

DBITOS CRDITOS 815.000 725.000 928.000 832.000 415.000 311.000

7.780.000 6.522.000 144.000 144.000 817.000 777.000

4.242.000 3.659.000 680.000 200.000

3.508.000 1.830.000

717.000 443.000

880.000 5.329.000 5.829.000 2.111.000 2.111.000 1.018.000 1.221.000

417.000 417.000 143.000 143.000

720.000 1.914.000 2.332.000 1.420.000 1.950.000

2.280.000 1.170.000

150.000 150.000 6.522.000 3.415.000

575.000 1.290.000 2.411.000

213.000 17.507.000

241.000

49.684.000 49.684.000

HOJA DE TRABAJO PARA BALANCE Y ESTADO DE RESULTADOS EjercfcioAnuallermlnado el31 de diciembre de2XX1

SALDOS AJUSTES DEUDOR ACREEDOR DEBE HABER

90.000 96.000

104.000 17.000 {1) 1.25B.OOO

12.580 (7) 40.000 40.000 (6)

583.000 114.000 (1) 480.000 120.000 r 300.000 (B) 3.508.000 420.000 1)

1.830.000 162.000 1n 717.000 104.000 1 86.000 1~1 443.000 542.000 880.000 60.000 (1) 470.000 (B)

500.000 420.000(11)

203.000 40.000 (6) 890.00012) 122.000 12)

720.000 576.000(10) 418.000 77.000 1') 530.000 420.000(11) 106.000 2)

2.280.000 456.000 3) 1.170.000 234.000 3)

6.522.000 975.000 1'1 3.415.000 512.000 4

575.000 71.000 4 1.290.000 163.000 4 2.411.000 [ 410.000 4)

122.000(12) 213.000 32.000 (4)

17.507.000 1.511.ooo 5) 241.000 { 22.000 5)

576.000(10) 24.012.000 24.012.000

~ 163.000 2) 911.000 1!1 690.000 3) 2.163.000 .533.000 5)

12.580 7) 770.000 8) 542.000 9) 890.000 (12)

8.938.580 8.938.580

BALANCE DEBE HABER

90.0(}0 96.000

121.000 1.258.000

12.580

697.000 300.000

3.928.000 1.992.000

821.000 1.071.000

470.000 500.000 420.000 163.000 890.000 122.000 144.000 495.000 216.000

2.736.000 1.404.000

}

9.773.000 8.173.580 1.599.420 1.599.420 9.773.000 9.773.000

RESULTADO DEBE HABER

7.497.000 3.927.000

646.000 1.453.000 2.943.000

245.000 19.018.000

839.000

668.000

12,580 770.000 542.000 890.000

18.925.580 20.525.000

20.525.000 20.525.000

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________________________ Contabilidad

Por ltimo, las cuentas que presentan saldos finales en las columnas del Balance y del Resultado, deben respaldarse con los anlisis de saldos en los que se indica la composicin de los mismos. Estos anlisis se reflejan en los arqueos de dinero y documentos en caja, en las conciliaciones bancarias, en inventarios de deudas por cobrar y por pagar con identificacin de deudores, acreedores, antigedad, vencimientos y montos; en inventarios fsicos de bienes y su valorizacin para el rubro existencias, para activos fijos y otras inversiones fsicas; como tambin en descripciones, relaciones o explicaciones para saldos de cuentas que representan a los dems activos, pasivos y patrimonio.

Cabe sealar, igualmente, que algunos formatos de hojas de trabajo para Balance y Estado de Resultados no incluyen los Dbitos ni Crditos, inicindose con las columnas de los saldos. Y en algunos casos se sustituyen las expresiones debe yhaberde las columnas del balance parlas de activo y pasivo respectivamente; o el Debe y Haber de las columnas de resultado por las de prdidas y ganancias. Estos cambios en el formato no alteran el propsito de la hoja ni modifican las explicaciones aqu contenidas. Son tan slo formas distintas.

3. PRESENTACIN DEL BALANCE El balance, como ya se sabe, es un informe de Contabilidad que muestra

la situacin econmica-financiera de una empresa a una fecha determinada. Tal situacin econmica-financiera se refleja en los recursos y obligaciones, denominados tcnicamente: activos, pasivos y patrimonio respectivamente.

Recordando lo estudiado en capitulas anteriores, el activo est constituido por todos los recursos econmicos y financieros con que cuenta un negocio o empresa para el desarrollo de su objetivo social. El pasivo, en tanto, est formado por las obligaciones (deudas) de la empresa a favor de terceros. Y, el patrimonio corresponde a la propiedad neta de el o los dueos de la empresa.

La variedad de recursos que se presenta en el activo, as como la diversidad de obligaciones en el pasivo y los distintos conceptos que integran el patrimonio, han originado la formulacin de diversas clasificaciones para activos, pasivos y patrimonio, as como diseos diferentes de formatos para la presentacin del Balance.

En nuestro caso recurriremos a la clasificacin financiera de las partidas del Balance, en la que se ordenan los activos de acuerdo a su liquidez o disponibilidad y los pasivos conforme a su exigibilidad; diferenciando los recursos y obligaciones de corto plazo, representados por el activo corriente o circulante y pasivo corriente o circulante, de los de largo plazo, integrados por el activo no corriente (activo fijo y otros activos de largo plazo) y por el pasivo no corriente y el patrimonio; todo lo cual da forma a la siguiente estructura del Balance:

RECURSOS OBLIGACIONES

-Activo Corriente -Pasivo Corriente -Activo No corriente -Pasivo No corriente

-Patrimonio

En cuanto a los formatos para la presentacin de este informe el ms usado en nuestro pais es el exigido a las sociedades annimas por la

283

Balance y Estado de Resultados _________________ _

Superintendencia de Valores y Seguros, contenido en las Circulares N 1.501/ 2000 y N 1879/2008 de esa institucin. Dichos formatos responden al criterio de la clasificacin financiera de activos, pasivos y patrimonio.

Siguiendo estos esquemas y tomando los saldos de las cuentas del Balance en la hoja de trabajo de nuestro ejercicio, ordenadas y clasificadas, obtenemos el siguiente Balance.

NUEVOS CONOCIMIENTOS LTDA.

ACTIVO

CORRIENTE

BALANCE Al 31 de diciembre de 2XX1

Caja $ 90.000 96.000

121.000

PASIVO Y PATRIMONIO

CORRIENTE Proveedores $ 500.000

Banco Valores Negociables Clientes Est. Deudas Incobrables Existencias Seguros Vigentes

NO CORRIENTE

Propiedad, Planta y Equipo

0 9 de Llaves

Total

1.2..;a.ooo ( 12.580) 697.000 300.000

2.549.420

5.670.000 (1)

470.000 6.140.000

$ 8.689.420

Doc. por Pagar IVA Db. Fiscal Provisin lmpto. Renta Provisin Gastos Ingresos Diferidos

NO CORRIENTE Deuda Hipotecaria Doc. por Pagar

PATRIMONIO Capital Reservas Utilidad del Ejerc.

Total

Algunos comentarios sobre este informe:

420.000 163.000 890.000 122.000 144.000

2.239.000

495.000 216.000 711.000

2.736.000 1.404.000 1.599.420 5.739.420

$8.689.420

1) Como se puede observar, el total de activos es igual al total del pasivo ms el patrimonio, lo que responde fielmente a la igualdad en la ecuacin de inventario que antes hemos estudiado.

2) La utilidad reflejada al final de la hoja de trabajo, se ha incorporado al patrimonio en este formato de balance, por tratarse del componente que muestra el aumento neto en la propiedad de los dueos.

(1) Propiedad, Planta y Equipo es la denominacin que asignan las NIIF a las diversas partidas del activo fijo y su depreciacin.

284

________________________ Contabilidad

3) No debe sorprender el valor distinto que tiene el total de activo en el Balance si se le compara con el total de la columna Debe del Balance en la hoja de trabajo, pues en esta ltima hay dos cuentas de activo con saldo acreedor: Estimacin Deudas Incobrables y Depreciacin Acumulada, las que en su condicin de cuentas complementarias del activo se presentan rebajando a las cuentas principales. En este caso su saldo acreedor rebaja el saldo deudor de las cuentas Clientes y cuentas del Activo Fijo.

4) En ocasiones cuando hay cuentas complementarias en el activo, pasi-vo o patrimonio, se presentan en el Balance slo los valores netos; es decir, el saldo de la cuenta principal rebajado por el saldo de la cuenta complemen-taria, sin que figure esta ltima. Por ejemplo, la cuenta Clientes pudo presen-tarse a su valor neto de $ 1.245.420, como resultado de restar al saldo de la cuenta principal (Clientes) el saldo de la cuenta complementaria (Estimacin Deudas Incobrables):

Clientes -Estimacin Deudas Incobrables

Clientes (neto)

$ 1.258.000 12.580

$ 1.245.420

De similar manera se puede proceder en casos de cuentas de activos diferidos y sus cuentas complementarias de amortizaciones acumuladas, o en cuentas de pasivo como Bonos por Pagar y su cuenta complementaria Bonos a Emitir, o en el patrimonio de sociedades de personas en que al capital social se restan los saldos de las cuentas obligadas de los socios, o en las sociedades annimas en las que se rebaja del capital autorizado el capital por suscribir y por pagar que figure en las cuentas complementarias Acciones por Suscribir o Accionistas.

5) Es posible tambin que en las cuentas de activo fijo la depreciacin acumulada se presente rebajando a cada una de las cuentas principales de manera individual, a diferencia de la cifra global de presentacin por la que optamos en nuestro Balance.

6) Por ltimo, al Balance se llevan slo las cuentas que tienen saldos, ya que estos son los que representan a los recursos o a las obligaciones. Por consiguiente, las cuentas saldadas no se incluyen, aun cuando hayan tenido movimiento de cargos y abonos durante el ejercicio, como ocurre con la cuenta IVA Crdito Fiscal que qued saldada con los ajustes del trmino del ejercicio, o como la cuenta Revalorizacin del Capital Propio que ya estaba saldada. Ambas cuentas estn en la hoja de trabajo pero no en el Balance.

4. PRESENTACIN DEL ESTADO DE RESULTADOS (2) Para la presentacin del Estado de Resultados hemos optado por la forma

vertical descrita en el Captulo 11. El formato de esta presentacin ofrece ms

(2) El Estado de resultados, segn las NIFF, considera tres tipos de informacin diferenciada. - Los ingresos, costos y gastos que originan el resultado. - La distribucin de la utilidad por accin o derechos en sociedades, y - Partidas que aumentan o disminuyen el patrimonio sin afectar el resultado.

285

Balance y Estado de Resultados __________________ _

claramente al lector las dos secciones que muestran el origen y detalle del resultado obtenido, esto es: el resultado operacional y el resultado no opera-cional, ambos con sus respectivos ingresos econmicos y costos y gastos asociados.

Como hemos visto en captulos anteriores, el Estado de Resultados es un informe de contabilidad que presenta el resultado econmico de una empresa correspondiente a un perodo determinado. El Estado de Resultados tiene informacin analitica del resultado obtenido-el que se presenta en una sola linea en el Balance-, indica Jos diversos rubros que generaron Jos ingresos econmicos del perodo y Jos costos y gastos necesarios para producirlos.

Para la preparacin de este informe recurrimos a las columnas de resul-tado de la hoja de trabajo en donde encontramos las cuentas que, ordenadas y clasificadas en el formato elegido, constituyen el siguiente Estado de Re-sultados para nuestro ejercicio:

NUEVOS CONOCIMIENTOS LTDA. ESTADO DE RESULTADOS

Periodo del 1' enero al 31 de diciembre de 2XX1

Ventas -Costo de Ventas

Margen Operacional - Gastos Operacionales

Utilidad Operacional + Ingresos no operacionales - Gastos no operacionales + Correccin Monetaria

Utilidad antes de impuesto - Impuesto Renta

Utilidad del Ejercicio

$ 19.018.000 (7.497.000) 11.521.000

(1 0.293.580) 1.227.420

839.000 (245.000) 668.000

2.489.420 (890.000)

1.599.420

Algunos comentarios sobre este informe:

1) El margen operacional no es una cuenta sino que se obtiene por dife-rencia entre el monto de las ventas y el costo de venta de las mismas. Refleja el excedente bruto de las ventas destinado a absorber los gastos de opera-ciones y a generar el resultado de las actividades del giro del negocio.

2) Bajo la denominacin de Gastos Operacionales se incluyen las sumas de los gastos de remuneraciones, distribucin, publicidad, generales, deudas incobrables, amortizaciones, depreciaciones, todos los cuales han sido con-

286

________________________ Contabilidad

siderados como propios de las actividades operacionales del negocio. Es posi-ble clasificar y presentar los gastos operacionales en dos conceptos: gastos de administracin y gastos de comercializacin. O bien, presentar la relacin completa de conceptos que originan estos gastos. Una u otra forma es acepta-da, aunque hemos preferido sintetizar la informacin de los gastos operacio-nales para no distraer la atencin de las partidas ms relevantes, sin perjui-cio de acompaar los detalles en informes anexos.

3) La utilidad operacional es el resultado generado en las actividades propias del giro del negocio y se obtiene por diferencia entre el margen operacional menos los gastos de las operaciones.

4) A continuacin estn las partidas no operacionales o extraordinarias con los nombres genricos ms frecuentemente empleados. En ingresos no operacionales se incluy el valor de los intereses ganados y en gastos no operacionales, el monto de los intereses pagados, ambas partidas considera-das como extraordinarias, ajenas al giro habitual del negocio. Figura tambin en esta seccin la utilidad por correccin monetaria.

5) La utilidad antes de impuesto corresponde a la suma de la utilidad operacional ms la utilidad no operacional. De ella se rebaja el impuesto a la renta provisionado para obtener el resultado final, en este caso utilidad, la misma que nos entrega la hoja de trabajo.

5. NOTAS AL BALANCE Y ESTADO DE RESULTADOS

El principio contable de Exposicin seala que "los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del ente a que se refieren".

No siempre resulta suficiente a los usuarios o lectores de los estados financieros la informacin contenida en las cuentas y saldos del Balance y Estado de Resultados, precisan de informacin adicional que complemente adecuadamente las revelaciones informativas de estos, particularmente cuando se trata de usuarios externos, tales como: acreedores, inversionistas, entidades fiscalizadoras y, aun, para los propios miembros de la adminis-tracin del ente.

Esta informacin adicional se conoce con el nombre de notas a /os esta-dos financieros y forma parte integrante de stos. El alcance actual de la expresin contable estados financieros en conjunto supone la existencia de los tres informes bsicos de contabilidad, a saber: Balance, Estado de Resulta-dos y Estado de Flujo de Efectivo, adems de las notas explicativas a los mis-mos.

El nmero de notas explicativas es variable entre una y otra empresa, como lo son las materias y detalles que cubren; refirindose en general a te-mas como: procedimientos contables en uso, mtodos de valorizacin

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Balance y Estado de Resultados _________________ _

empleados en las existencias, en las inversiones, en el activo fijo, en deudas, en depreciaciones y amortizaciones; cambios en las prcticas contables; indemnizaciones y contingencias; sanciones y hechos posteriores al cierre del ejercicio u otras materias que faciliten la comprensin e interpretacin de estos informes.

Sobre el particular, la Superintendencia de Valores y Seguros (SVS), en la citada Circular N 1.501/2000 (*)expresa que: "las notas a los estados financieros representan la divulgacin de cierta informacin que no est directamente reflejada en dichos estados y que es de utilidad para que los usuarios de la informacin financiera tomen decisiones con una base objetiva. Esto implica que estas notas explicativas no sean en si mismas un estado financiero, sino que forman parte integral de ellos, siendo obligatoria su presentacin".

A rengln seguido, entrega una pauta que contiene 41 notas, las que transcribimos en su mismo orden, referidas a los siguientes temas:

1) Inscripcin en el registro de valores 2) Criterios contables aplicados 3) Cambios contables 4) Valores negociables 5) Deudores corto y largo plazo 6) Saldos y transacciones con entidades relacionadas 7) Existencias 8) Impuestos diferidos e impuestos a la renta 9) Contratos de leasing 10) Otros activos circulantes 11) Compromisos de compra, venta y retrocompra 12) Activos fijos 13) Transacciones de ventas con retroarrendamiento 14) Inversiones en empresas relacionadas 15) Inversiones en otras sociedades 16) Menor y mayor valor de inversiones 17) Intangibles 18) Otros activos 19) Obligaciones con bancos ... C/P 20) Otros pasivos circulantes 21) Obligaciones con bancos ... UP 22) Obligaciones con el pblico ... 23) Provisiones y castigos 24) Indemnizaciones al personal por aos de servicios 25) Otros pasivos UP 26) Inters minoritario 27) Cambios en el patrimonio

(*) La Circular N' 1.879/2008 y normas complementarias de la SVS establecen slo 1 O notas para los Estados Financieros preparados con NIIF, ms otras necesarias, de acuerdo con el tipo de empresa.

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________________________ Contabilidad

28) Otros 1 y E fuera de la explotacin 29) Correccin monetaria 30) Diferencia de cambios 31) ltemes extraordinarios 32) Gastos de emisin y colocacin de tftulos accionarios y ttulos de deuda 33) Estado de flujo de efectivo 34) Contratos de derivados 35) Contingencias y restricciones 36) Cauciones obtenidas de terceros 37) Moneda nacional y extranjera 38) Sanciones 39) Hechos posteriores 40) De las sociedades sujetas a normas especiales 41) Medioambiente

Concluyen estas instrucciones sobre notas de la SVS agregando: "adems de las notas a los estados financieros mencionadas anteriormente, se debern incluir todas aquellas que proporcionen suficiente informacin para comprenderlos e interpretarlos".

Si bien estas instrucciones estn dirigidas a las sociedades annimas y las dems sociedades inscritas en el registro de valores, su aplicacin se ha extendido a todo tipo de empresa en nuestro pas.

Los datos para preparar las notas se obtienen principalmente de los anlisis de saldos de las cuentas, adems de antecedentes contenidos en la documentacin fuente que respalda las contabilizaciones o documentacin legal y reglamentaria.

6. REPRESENTACIN GRFICA DE LOS INFORMES CONTABLES

La Contabilidad como lenguaje de negocios es un conocimiento especializado que no todas las personas dominan-ni tienen obligacin de conocer, como sucede con todos los temas tcnicos-en razn de sus mltiples tecnicismos, convenciones, principios, metodologas, frmulas, normas y procedimientos. Algunos tienen dominio sobre las materias contables, otros slo algn conocimiento y otros los ignoran.

En este universo de dismiles conocimientos, la capacidad de los lectores de estados financieros para interpretar la situacin econmica-financiera de las empresas es tambin dismil, sobretodo tratndose del pblico o personas no especialistas en materias contables, pero que tienen inters en la marcha de los negocios por su condicin de accionistas, socios, comunicadores sociales o simples observadores de la economa.

Por cierto que los grandes inversionistas, bancos, acreedores o el Fisco no slo tienen conocimientos suficientes sobre materias contables sino que disponen tambin de un grupo de asesores especializados en el anlisis e interpretacin de los estados financieros.

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Balance y Estado de Resultados __________________ _

Con todo, la Contabilidad contempla formas adicionales o complementarias a la presentacin de los estados financieros y sus notas, para exponer y revelar la situacin econmica-financiera, el resultado econmico y los cambios en la situacin financiera de los negocios o empresas. Por ejemplo, el uso de la narrativa, mediante la que se describe, explica o compara la informacin; o el empleo de grficos que proporciona la estadfstica descriptiva, en los que se dibujan los datos e informacin contable.

La forma narrativa es ampliamente usada en las notas a los estados financieros, en donde especialistas y no especialistas econmicos, financieros o contables encuentran los antecedentes que les hacen comprensibles las revelaciones informativas de los estados financieros.

Por su parte, el uso de grficos para representar informes contables se aprecia en las memorias anuales de las empresas, en publicaciones de prensa, en conferencias, en imgenes de TV o en publicaciones de orden didctico. Los grficos de mayor empleo son los de puntos, de barras y los circulares.

Grficos de Puntos

Los grficos de puntos se emplean para representar series continuas de datos; por ejemplo: saldos mensuales del efectivo, de cuentas por cobrar o por pagar, de inventarios, de ventas, de remuneraciones u otras cuentas. Permiten ver el comportamiento ocurrido en un periodo de tiempo, que puede ser del ejercicio contable o de varios ejercicios. En estos grficos es posible representar ms de una variable o dato, sobre todo si se requiere informacin comparada.

Por ejemplo, se pueden presentar las ventas y los costos de las ventas mensuales, para observar el comportamiento de uno respecto del otro y las tendencias de ambas variables.

El grfico siguiente ilustra esta ltima situacin con los siguientes datos.

MES VENTAS COSTO DE VENTAS

Enero M$ 120.000 M$ 85.000 Febrero 130.000 90.000 Marzo 110.000 80.000 Abril 120.000 100.000 Mayo 110.000 80.000 Junio 110.000 85.000

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________________________ Contabilidad

M$

140 130 120 110 100

90 80

10

--

Ene

-VENTAS

--COSTO VENTAS

Feb Mar Abr May Jun

VENTAS Y COSTO DE VENTAS DEL PRIMER SEMESTRE

Grficos de Barras

Este tipo de grficos se emplea para representar datos a travs del tiempo, como pueden ser los activos de varios ejercicios, las utilidades o el patrimonio. Tambin se usan para presentar informacin comparativa como pueden ser la venta de uno o varios perodos con los costos y gastos de los mismos periodos. O bien, representar los diversos componentes del Balance u otros informes.

En la figura que sigue se muestran de manera comparativa los componentes de un Balance, cuyos antecedentes son:

1) Activo Circulante 2) Activo Fijo 3) Otros Activos

M$ 500

400

300

200

100

-

-

-

-

-

=

1

M$ 290.000 410.000 120.000

M$ 820.000

=

2 1~1 Activos

4) Pasivo Circulante 5) Pasivo Largo Plazo 6) Patrimonio

F

4

(=

5 6 Pasivos y

Patrimonio BALANCE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2XX1

M$ 240.000 180.000 400.000

M$ 820.000

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Balance y Estado de Resultados _________________ _

Grficos Circulares

Los grficos circulares o tortas se encuentran en las presentaciones de informacin que muestran las diversas partes de un todo, o los elementos en que ste se divide. Por ejemplo, la distribucin de la utilidad del ejercicio, los diferentes activos dentro del activo total o la participacin de los socios en una empresa.

Una de estas ltimas situaciones representamos a continuacin con los datos siguientes.

Socios

11 AA" "NN" "ZZ"

Participacin Patrimonial

M$ 7.200.000 6.300.000 4.500.000

M$18.000.000

"AA" 40%

"NN" 35%

% de la Participacin

40 35 25

100

PARTICIPACIN DE LOS SOCIOS EN EL PATRIMONIO

Otros grficos empleados son la Ojiva para representar datos acumulados, como la acumulacin de ingresos econmicos o de gastos en las cuentas de resultado; los Histogramas para presentar informacin comparativa; u otros cuadros de similares caractersticas a los sealados.

Naturalmente que estas formas adicionales o complementarias de presentar o representarla informacin contable no sustituyen ni menos eliminan la exposicin de cuentas y saldos en los estados financieros, sino ms bien es una ayuda a usuarios y lectores para interpretar y comprender ms fcilmente la informacin. Tampoco por si solos resuelven la falta parcial o absoluta de conocimientos sobre materias de Contabilidad, de negocios o de los asuntos que se estn representando.

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________________________ Contabilidad

7. PREGUNTASVEJERCICIOS

Preguntas

1) Cul es la fuente de datos para preparar el Balance? 2) En qu consiste la Hoja de Trabajo empleada para preparar el Estado de

Resultados? Sirve tambin para preparar el Balance? 3) Los asientos de ajustes y de regularizaciones se registran simultneamente

en los libros de contabilidad y en la hoja de trabajo cuando se trata de estados financieros de perodos intermedios? Porqu? Cul sera su recomenda-cin?

4) Seale los asientos estndares empleados en el registro de los ajustes y regularizaciones del ejercicio

5) En el caso de ajustes y regularizaciones del activo fijo, los bienes de este grupo primero se deprecian y luego se corrigen. Comente.

6) Cmo se determina el resultado (utilidad o prdida) en la hoja de trabajo? 7) Cmo se clasifican los activos en el Balance? Cul es el criterio empleado? 8) Qu significa que los pasivos se ordenen de acuerdo a su exigibilidad? 9) Cul es la estructura del formato del Balance y del Estado de Resultados que

exige la Superintendencia de Valores y Seguros a las sociedades bajo su control?

10) Mencione a lo menos cinco principios de Contabilidad que se identifiquen directamente con expresiones o partidas del Balance.

11) Qu cuentas de activo, de pasivo y de patrimonio tienen o pueden tener cuentas complementarias?

12) Recomendara Ud. presentar en el Balance los valores netos en las cuentas o sugerira presentar los saldos de las cuentas principales y los de sus cuentas complementarias restando a los primeros? Por qu?

13) Qu significa la presentacin Vertical del Estado de Resultados? Qu ventajas ofrece?

14) A qu se refiere el Principio Contable de Exposicin? 15) Explique porqu el resultado (utilidad o prdida) que se presenta en el Estado

de Resultados debe ser igual al que figura en el Balance.

Ejercicios 1) Con la siguiente informacin del Libro Mayor al 31 de marzo, clasifique las

cuentas y saldos y presente el Balance correspondiente

Cuentas -Efectivo -Vehculos -Clientes -Bienes Races -Letras por Cobrar -Acreedores -Provisin Impuesto Renta

Saldos M$ 1.800

4.000 700

8.000 800 900

80

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Balance y Estado de Resultados _________________ _

-Intereses Recibidos Anticipados -Letras en Garanta -Mercaderas -Sueldos -Seguros - Leyes Sociales -Capital -Amortizaciones -Ventas -Seguros Pagados Anticipados -Depreciacin Acumulada Muebles -Letras por Pagar -Vacaciones -Proveedores -Gastos de Organizacin -Estimacin Deudas Incobrables -Costo de Ventas

70 900

1.800 1.300

130 40

10.000 200

10.300 570 200 400 250 200 500

-Depreciacin Acumulada Bienes Races

70 5.000

800 -Revalorizacin Capital Propio -Intereses Ganados -Letras en Cobranza - Provisin Servicios Bsicos -Gastos Bancarios -Correccin Monetaria (S.Acreedor) -Letras Protestadas -Depreciaciones -Castigo de Mercaderas -Depreciacin Acumulada Vehculo -Intereses -Impuesto Renta - Prstamos Bancarios - Servicios Bsicos -Deudas Incobrables -Provisin Vacaciones -Muebles

2.000 120 300 100 80

2.000 700 400 40

1.000 30 80

1.000 800

70 250

1.000

M$ 58.980

2) Con los antecedentes entregados en el punto anterior prepare y presente el Estado de Resultados del primer trimestre del ao.

3) Prepare la Hoja de Trabajo y determine la utilidad o prdida al31 de diciembre del ao 2XXO. Para ello utilice los siguientes antecedentes obtenidos en el Libro Mayor y la informacin adicional que se acompaa sobre las regulariza-ciones del ejercicio:

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