2.1 Planeación

“Es considerada como una actividad dentro de la cual tiene lugar el desarrollo y no

simplemente el de una actividad cuyos resultados pueden contribuir a éste.”

(Ackoff, 1983, 1983)

Existe una diferencia todavía más radical entre quienes creen en la planeación y

quienes no creen en ella, independientemente del concepto que tengan de esta

actividad. Planear o no planear parece ser siempre una cosa de temperamento.

Para los planeadores profesionales la planeación significa tener en cuenta los

deseos, esperanzas y expectativas de los demás. El concepto de planeación que

se desarrollará en este libro difiere en otro modo significativo de los conceptos

convencionales. El tipo de planeación propuesto aquí propone ir del todo a la

interacción de las partes y finalmente, a las partes mismas. En síntesis, en este

libro se considera a la planeación como un modo participativo de resolver un grupo

de problemas interrelacionados, cuando se cree que emprende la acción

apropiada, se puede propiciar los resultados deseados.

La mayor parte de la planeación convencional la realizan los planeadores

profesionales, y está dirigida a los demás. Para ellos la planeación participativa

significa tener en cuenta los deseos, esperanzas y expectativas de los demás, en

forma que ellos, como expertos, lo ven.

El concepto de planeación que se desarrollará en este libro difiere en otro modo

significativo de los conceptos convencionales. La mayoría de los que planean

creen que un plan es una agregación de soluciones para cada integrante en un

grupo de problemas, los cuales son enfrentados independientemente. Así, un plan

corporativo es considerado como una colección de planees preparados

separadamente por cada una de las partes del todo.

Un conjunto de dos o más problemas interdependientes constituye un sistema. A

este tipo de sistemas se les denomina problemáticas. Una problemática, como

cualquier sistema, tiene propiedades que no tiene ninguna de sus partes. Estas

propiedades desaparecen cuando el sistema es desmembrado. Además, cada

1

parte de un sistema tiene propiedades que se pierden cuando se consideran

separadamente. La solución para una problemática depende de cómo interactúen

las soluciones para las partes.

Ensayo

En las definiciones de planeación se logró una manera de presentarlo de la

manera más aceptable.

La planeación que se presenta hace referencia a la solución de problemas,

aquellos que se nos manifiestan, ya sea dentro de nuestra área laboral o en

nuestra vida personal.

Estos problemas se pueden resolver de dos maneras: manera grupal o manera

individual, pero se quiere marcar más lo que es la planeación en conjunto.

Se menciona que para los planeadores profesionales es un concepto

completamente diferente al que acabamos de mencionar, ya que ellos dicen que

planear es tener en cuenta los deseos, esperanzas y expectativas de los demás.

Dentro del texto podemos encontrar que la planeación es una cosa que depende

del temperamento del planeador, por lo que podemos concluir que se puede

planear o no planear.

El tipo de planeación que está presentado en el libro de Planeación de la Empresa

dar una idea de las partes que se van a presentar, primero desde una manera

externa o superficial, hasta una manera un poco más “interna”.

La mayoría de las personas que planean creen que el plan es una agrupación de

propuestas hacia soluciones designada para cada uno de los integrantes.

Ya que hemos entrado al tema de problemas, se tiene que hablar sobre lo que son

las problemáticas. En el libro se describe como un conjunto de dos o más

problemas independientes que juntos forman un sistema, del cual estos sistemas

se les llama problemáticas. Las problemáticas, si es que se logra deshacer o

2

separar, nosotros podemos usar la planeación para poder librarnos de estas

problemáticas de las cuales estamos sujetos cada que se propone algún proyecto.

Claro está, la problemática depende de cómo los integrantes reaccionen ante tales

problemas.

Así se concluye que la planeación es una manera estratégica a la resolución de

problemas que se nos presentan día con día.

2.1.1 Elementos y principios de la planeación

2.1.2 Estrategias

Es el proceso de estructurar y esclarecer los caminos que debe tomar la

organización y los objetivos a alcanzar. (Amaru Maximiano, 2004, pág. 183)

Dicho proceso de planeación estratégica, se aplica a la empresa en su totalidad y

a cada una de sus partes: estrategias de producción, de marketing, de recursos

humanos, etc.

A las formas de poner en práctica las estrategias corporativas y los relativos a las

áreas funcionales se les puede llamar estrategias operativas.

La estrategia llega hasta el nivel del individuo. Usted, como persona o funcionario

de una empresa, puede tener su propio plan estratégico, al definir el camino que

quiere seguir en su vida o profesión y los objetivos que se pretende realizar.

Es necesario identificar los problemas que se enfrentan con el plan estratégico y

distinguir de ellos los propósitos que se alcanzarán con dichos planes. Una cosa

es un problema y otra un propósito. Uno de los propósitos pudiera ser resolver el

problema, pero otro pudiera ser agravar el problema. Todo depende del "vector de

intereses del actor" que hace el plan. Entonces la estrategia en cualquier área:

militar, negocios, política, social, etc. puede definirse como el conjunto sistemático

y sistémico de acciones de un actor orientado a resolver o agravar un problema

determinado. Un problema es una discrepancia entre el ser y el deber ser, todo

problema es generado o resuelto por uno o varios actores.

3

Ensayo

Las estrategias se utilizan para proporcionar una dirección general a una

compañía, es decir hacia dónde va a ir enfocada una empresa u organización.

También puede ser utilizada en una amplia variedad de actividades

desde campañas electorales, competiciones deportivas y juegos de estrategia

como el ajedrez, etc.

Se refiere a una guía simple para que todos los departamentos de la empresa

juntos lleguen a un final deseada ya sea ser la mejor empresa en cierta área el

próximo año o el producto más innovador, pero se trata de que vaya alineada con

forme a la visión de la empresa y que sea una estrategia clara y sencilla.

Las estrategias pueden ser cumplidas siempre y cuando se utilicen las

herramientas adecuadas.

Las empresas crean las estrategias para tener una idea de lo que quieren llegar

hacer para cumplir la visión de la empresa.

La estrategia puede ser aplicada en la vida diaria, cada joven elige lo que quiere

ser de grande, es decir la carrera que quiere estudiar, desde que uno va

creciendo y hasta determinada edad, cuando se está a finales de la preparatoria

debe elegir la carrera que va a cursar, pues ahí aplicamos lo que es la estrategia,

cuando nos planteamos ser ingenieros, ser doctores, abogados, etc. Cuando

elegimos lo que queremos ser en un futuro estamos aplicando las estrategias en

nuestra propia vida.

2.1.3 Técnicas

Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan

al administrador, optimizar los recursos y lograr resultados eficientes. (Munch

Galindo, García Martínez, 2005, pág. 104)

4

La finalidad de las técnicas de planeación es que el administrador que las utilice

tome las decisiones más adecuadas de acuerdo con la situación específica del

medio y de la organización en donde actúe, la complejidad de estas técnicas varía

y su utilización dependía de los recursos, tamaño y factores inherentes a cada una

de las empresas.

Ensayo

Existen diversa herramientas o técnicas que auxilian al ejecutivo, administrador o

empresario para efectuar el proceso de planeación con bases científicas, lógicas y

racionales. Las técnicas de planeación son importantes para anticiparnos al futuro

y así poder minimizar los riesgos para la empresa al igual que para optimizar

recursos, además de que pueden utilizarse en todas las etapas del proceso

administrativo, y funcionales o especificas cuando se utilizan en cada área de la

organización.

En todas las técnicas de planeación, se reitera que todas estas herramientas

pueden utilizarse en las diversas fases del proceso administrativo.

Las técnicas de planeación pueden ser cualitativas cuando se aplican métodos

matemáticos o estadísticos, y cualitativos cuando se utilizan métodos no

matemáticos, el criterio o la experiencia.

También es indispensable conocer el entorno en la empresa, como lo es la

situación económica en la que se encuentra la misma, el país donde se sitúa.

Existen diferentes técnicas de planeación, algunas son generales y estas son

aplicables para toda la organización al igual que existen técnicas específicas las

cuales son utilizadas en los diferentes departamentos de la organización.

2.1.4 Planeación estratégica y operativa

2.2 Organización

El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de

los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y

5

agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones

del grupo social. (Münch, García. 2005. Página 109).

La organización debe tener:

Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el

que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la

correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los

objetivos.

Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben

coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar, implica la

necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la

especialización.

Jerarquía: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer

niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es

establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera

posible.

Existen varios principios para lograr una organización racional y son:

Objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización

deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la

existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente

objetivos.

Especialización. El trabajo se realizará más fácilmente si se subdividen en tareas

claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más especializado sea el campo

de acción de un individuo, mayor será su capacidad y destreza.

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Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad que emanen la

comunicación necesaria para lograr los planes. La autoridad y responsabilidad

fluyen en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el

más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.

Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad

conferido, debe corresponder el grado de autoridad para cumplir dicha

responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por

determinado trabajo si no se le ha otorgado la autoridad necesaria para poder

realizarlo.

Unidad de mando. Este principio establece que se cree un centro de autoridad y

decisión para cada función.

Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las acciones de cada

puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse, por

escrito, a disposición de todos los agentes y miembros que tengan relación con la

misma.

Amplitud o tramo de control. Hay un límite en el número de subordinados que

deben reportarse a un ejecutivo para que éste pueda realizar todas sus funciones

eficientemente.

De la coordinación. Las unidades de una organización deberán mantenerse en

equilibrio.

Continuidad. Una vez que se ha establecido la estructura organizacional requiere

mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

Ensayo

La organización es una buena manera de hacer un grupo con el fin de lograr un

objetivo en común con otros individuos ya que es calidad del humano el cooperar

para hacer algo.

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Con esta necesidad de cooperar, la organización rápidamente se hace la solución

óptima al momento de hacer algo en conjunto, pero al crear una organización esta

debe, valga la redundancia, estar bien organizada ya que esto puede hacer el

trabajo mucho más fácil y menos costoso.

La estructura de una organización debe ser diseñada de tal forma que sea claro

para que los individuos en la organización puedan realizar determinadas tareas y

para quienes sean responsables de organizar a dichos individuos para poder tener

resultados favorables. Gracias a esto se reduce el margen de error que pueda

ocurrir en el momento de asignar responsabilidades o algún problema en la

comunicación o toma de decisiones.

Dicha estructura organizacional ha sido una norma para lograr el éxito de una,

tener una jerarquía, seguir un sistema de responsabilidades sobre un cargo

específico logrando una buena división del trabajo puede hacer que un individuo

se especialice en un área específica y así lograr la máxima eficiencia posible. En

una empresa, o bien, también en una organización informal esta división de

trabajo es siempre crucial por lo que se busca personal capacitado en tal área

para lograr tales objetivos de la mejor manera posible.

La organización es sin duda alguna una buena forma de colaborar y lograr hacer

desde un producto hasta sistemas de gestión empresarial.

2.2.1 Concepto e importancia de la organización.

Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre

las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un

organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los panes y

objetivos señalados. (Reyes, 1992, pág. 212).

Su importancia

1. La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge,

complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la

planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa.

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2. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones

ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la

administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la

primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y

empírico.

3. Tiene también gran importancia por construir el punto de enlace entre los

aspectos teóricos y los aspectos prácticos.

Ensayo

En toda acción que llevamos a cabo tenemos un punto de partida, teniendo

posteriormente un Método que consiste en el procedimiento o el conjunto de

acciones que se llevan a cabo para demostrar o refutar este punto de partida, y un

objetivo que presenta la llegada a una conclusión en particular.

Esta forma de se conoce como organización, siendo importante la aplicación de

una estructura para poder llegar en forma ordenada a un objetivo.

La organización es importante por su aspecto de carácter continuo dado que la

empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes, por lo que frecuenta

la existencia de la necesidad de efectuar cambios en la organización.

Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos

del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente, con un mínimo de esfuerzos. Evita la lentitud e ineficiencia en las

actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o

elimina esfuerzos innecesarios, al delimitar funciones y responsabilidades.

La organización de las empresas cumple un papel muy importante ya que maneja

tres niveles que son institucionales, intermedios, operacionales. El primer nivel se

refiere a la superestructura de la empresa, el formato organizacional y los

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procesos de comportamiento, el segundo se refiere a la agrupación de unidades

de subsistemas, como lo son departamentos o divisiones. Y el tercero se refiere a

la estructura de las posiciones y las actividades en los cargos.

2.2.2 Procesos de organización, tipos y técnicas de organización

Un proceso clásico de organización es el establecimiento de roles, relaciones,

autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y

eficacia requerida para alcanzar los objetivos.(Strickland, 1994, pág. 38).

Lo que se espere de un proceso de organización es disponer de una estructura

organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el

logro de objetivos comunes.

Tipos de organización

Los tipos de organización están clasificados segun sus objetivos, estructura y

características principales, con la finalidad de brindar un panorama amplio,

ordenado y comprensible acerca de este importante tema.

Organizaciones según sus fines: Principal motivo para realizar sus actividades.

1. Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno

de sus principales fines generar una determinada ganancia o utilidad para

su propietario y/o accionistas.

2. Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin

cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una

ganancia o utilidad de ello.

Organizaciones según su formalidad: Dicho en otras palabras segun tengan o no

estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la

comunicación y el control. Estas se dividen en:

1. Organizaciones formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por

tener estructuras y sistemas oficiales definidos para la toma de decisiones,

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la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hacen definir de

manera explícita donde y como se separan personas y actividades y como

se reúnen de nuevo.

2. Organizaciones informales: este tipo de organizaciones consiste en medios

no oficiales pero influyen en la comunicación, en la toma de decisiones y el

control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una

organización.

Organizaciones según su grado de centralización: Es decir, según la medida en

que la autoridad se delega. Se dividen en:

1. Organizaciones centralizadas: en una organización centralizada, la

autoridad se concentran en la parte superior y es poca la autoridad, en la

toma de decisiones se, que se delega en los niveles inferiores.

2. Organizaciones descentralizadas: La autoridad de toma de decisiones se

delega de en la cadena de mando hasta que sea posible. La

descentralización es característica de organizaciones que funcionan en

ambientes complejos e impredecibles. Las empresas que enfrentan

competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de

respuesta y creatividad.

Técnicas de organización

Son las necesarias para llevar a cabo una organización racional.

Los organigramas conocidos también como gráficas de organización o cartas de

organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura

formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los

niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella.

Los organigramas pueden clasificarse en:

Por su objetivo:

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1. Estructurales. Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa.

2. Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y

sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

3. Especiales. Se destaca alguna característica.

Por su área:

1. Generales. Presentan toda la organización; se llaman también cartas

maestras.

2. Departamentales. Representan la organización de un departamento o

sección.

Por su contenido:

1. Esquemáticos. Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el

público, no contienen detalles.

2. Analíticos. Más detallados y técnicos.

Existen tres formas de representar los organigramas:

Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia

abajo.

Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia

la periferia

Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

Los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y

sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales,

de acuerdo con su contenido, pueden ser:

• De políticas,

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• Departamentales,

• De bienvenida,

• De organización,

• De procedimientos,

• De contenido múltiple,

• De técnicas y

• De puesto.

Son de gran utilidad ya que uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones

de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la

eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe

hacer. Son una fuente de información, pues muestran la organización de la

empresa. Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de

responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos

al incrementar la eficiencia.

Formato e índice de los manuales

El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria e temas:

Índice.

Objetivos y antecedentes del manual.

Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y

quede vigente.

Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.

Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.

Redacción clara, concisa y ordenada.

Complementarse con gráficas.

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En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes símbolos:

Un círculo: que significa operación. Se dice que hay operación cuando algo está

siendo creado, cambiando o añadiendo, es decir, cuando se modifican las

características de ese algo.

Un rectángulo: que significa inspección. Cuando algo es revisado, verificado o

inspeccionado, sin ser alterado en sus características.

Una flecha hacia la derecha: que significa acto de mover de un lugar a otro.

Media elipse: significa espera o demora, etapa en que algo permanece ocioso en

espera de que algo acontezca. También se le llama almacenamiento o archivo

temporal.

Triangulo: Almacenamiento. Cuando se almacena o archiva algo para ser

guardado con carácter definitivo.

Ensayo

Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter tal

que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y control de

los miembros de la organización. A demás deben figurar los niveles de autoridad y

de responsabilidad.

Existen diversas formas de organizar las actividades. Las unidades funcionales

pueden ser: dirección, departamento, secciones, grupos, subgrupos y unidades.

Una forma de tomar en cuenta para organizar es por funciones; se reconocen

cinco: Producción, ventas, Finanzas, relaciones y organización; todas son

indispensables.

Toda organización se crea para lograr un conjunto de propósitos, todas las

finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente, para que se logren las

metas de la organización las tareas deben ser establecidas primero.

Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser ejecutadas en forma

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lógica, por una persona o grupo de personas. Las organizaciones se crean porque

el trabajo que debe realizarse no puede hacerlo una persona, de ahí que el trabajo

deba dividirse adecuadamente entre sus miembros.

Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros que un poco

unitario y armonioso. A medida que los individuos y departamentos realizan sus

actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la organización o bien

surgir conflictos entre los miembros.

Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una evaluación

periódica de los cuatro pasos precedentes. A medida que la organización crece y

cambia las situaciones hay que evaluar su estructura a fin de asegurarse de que

sea compatible por una operación eficaz y eficiente para satisfacer las

necesidades presentes. La división del trabajo es fraccionar una tarea, de modo

que cada individuo sea responsable y realice un conjunto de actividades y no toda

la tarea.

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Bibliografía.

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Fundamentos de administración, Teoría general y proceso administrativo/ Antonio

Cesar Amaru, Pearson, Editorial Prentice Hall, Primera Edición, 2004, México, 103

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Editorial Trillas, sexta edición, 2005, México, 246 págs.

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Galindo, Lourdes. García Martínez José

Administración de empresas: teoría y práctica segunda parte. México Editorial

Limusa Reyes Ponce, Agustín. Año 1992.

Agustin Reyes Ponc, Administracion de empresas. Teoria y Pratica. (Segunda

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Strickland Thompson, Direccion y Administracion Estrategicos, Prentice Hall,

Argentina 1994.