SEGUNDO INFORME TRIMESTRAL DE AUSTERIDAD EN EL GASTO ... · Decreto 1094 de 2001, por el cual se...

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SEGUNDO INFORME TRIMESTRAL DE

AUSTERIDAD EN EL GASTO VIGENCIA 2017

OFICINA DE CONTROL INTERNO

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE

CUNDINAMARCA - CAR

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 3

1. OBJETIVO ........................................................................................................................ 4

2. ALCANCE ......................................................................................................................... 4

3. NORMATIVA ..................................................................................................................... 4

4. ABREVIATURAS .............................................................................................................. 5

5. GASTOS DE PERSONAL ................................................................................................. 6

6. SERVICIOS PÚBLICOS .................................................................................................... 7

6.1. Servicio de energía ............................................................................................................ 7

6.2. Servicio de acueducto, alcantarillado y aseo ................................................................... 12

6.3. Asignación y uso de telefonía .......................................................................................... 17

6.3.1. Telefonía móvil ............................................................................................................. 17

6.3.2. Telefonía fija ................................................................................................................. 18

7. TRANSPORTE ................................................................................................................ 20

7.1. Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos ........................................................ 21

8. CONSUMO DE COMBUSTIBLE ..................................................................................... 23

9. IMPRESOS Y PUBLICACIONES .................................................................................... 25

10. GASTOS GENERALES .................................................................................................. 26

RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS ............................................................................... 27

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INTRODUCCIÓN

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 984 de 2012, el cual modifica el artículo 22 del

Decreto 1737 de 1998, la Oficina de Control Interno (OCIN) presenta el informe trimestral de

austeridad del gasto correspondiente al periodo comprendido entre 01 de abril al 30 de junio

de 2017.

El informe consolida los principales gastos en que incurrieron las dependencias de la

Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) para el normal cumplimiento de sus

funciones durante el periodo objeto de análisis. Así mismo, se presentan las diferentes

variaciones de los gastos, las novedades evidenciadas y gestiones realizadas por las diferentes

dependencias en cuanto al control y seguimiento del cumplimiento de las políticas de austeridad

del gasto.

El documento tiene como fuente principal la ejecución presupuestal de gastos de

funcionamiento de la CAR, así como la información suministrada por la Oficina de Talento

Humano (OTH), Dirección Administrativa y Financiera (DAF) y seguimientos efectuados por la

OCIN.

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1. OBJETIVO

Efectuar seguimiento y análisis a los gastos que realizó la Corporación Autónoma Regional de

Cundinamarca (CAR) durante el segundo trimestre de 2017, asociados al cumplimiento de

Decreto 1737 de 1998, Decreto 984 del 14 de mayo de 2012 y demás normas reglamentarias.

2. ALCANCE

Mediante el presente informe la OCIN realiza seguimiento y verificación de los gastos en que

incurrieron las dependencias de la CAR, para el normal funcionamiento y el desarrollo de sus

funciones, entre ellos, se relacionan los siguientes: (I) pagos realizados mensualmente por

concepto de nómina, horas extras, honorarios, servicios técnicos y servicios personales

indirectos; (II) consumos y gastos por concepto servicios públicos como son acueducto,

alcantarillado, aseo, energía, telefonía móvil y fija; (III) impresos y comunicaciones, (IV)

consumo de combustible y (V) mantenimiento. Lo anterior, con el fin de verificar el cumplimiento

de la normatividad asociada a la austeridad en el gasto.

3. NORMATIVA

Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998, por el cual se expiden medidas de austeridad y

eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de

las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público.

Decreto 1738 de 1998, por el cual se dictan medidas para la debida recaudación y

administración de las rentas y caudales públicos tendientes a reducir el gasto público.

Decreto 2209 de 29 de octubre de 1998, por el cual se modifican parcialmente los

Decretos 1737 y 1738 del 21 de agosto de 1998.

Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012, por el cual modifica del Decreto 1737 de 1998.

Decreto 1094 de 2001, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1737 del 21 de

agosto de 1998.

Decreto 1598 de 2011, por el cual se modifica el artículo 15 del Decreto 1737 de 1998.

Decreto 2445 de 2000, por el cual se modifican los artículos 8°, 12, 15 y 17 del Decreto

1737 de 1998.

Circular No 021 de octubre de 2011 de la Contraloría General de la República respecto

a la austeridad del gasto en patrocinio de eventos y publicidad.

Decreto 26 de 1998, por el cual se dictan normas de austeridad en el gasto público.

Directiva Presidencial 06 del 2 de 2014. Instrucciones para la reducción de gastos.

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4. ABREVIATURAS

DAF: Dirección Administrativa y Financiera.

DCASC: Dirección de Cultura Ambiental y

Servicio al Ciudadano.

DCDI: Dirección de Control Disciplinario

Interno.

DESCA: Dirección de Evaluación, Seguimiento

y Control Ambiental.

DGEN: Dirección General.

DGOAT: Dirección de Gestión del

Ordenamiento Ambiental y Territorial.

DJUR: Dirección Jurídica.

DMMLA: Dirección de Monitoreo,

Modelamiento y Laboratorio Ambiental.

DOI: Dirección Operativa y de Infraestructura.

DRAG: Dirección Regional Almeidas y

Guatavita (Sede Chocontá).

DRAM: Dirección Regional Alto Magdalena

(Sede Girardot).

DRBC: Dirección Regional Bogotá – La Calera

(Sede Girardot).

DRBM: Dirección Regional Bajo Magdalena

(Sede Guaduas).

DRCH: Dirección Regional Chiquinquirá (Sede

Chiquinquirá).

DRGU: Dirección Regional Gualivá (Sede

Villeta).

DRMC: Dirección Regional Magdalena Centro

(Sede Vianí).

DRRN: Dirección Regional Rionegro (Sede

Pacho).

DRSC: Dirección Regional Sabana Centro

(Sede Zipaquirá).

DRSO: Dirección Regional Sabana Occidente

(Sede Facatativá).

DRSOA: Dirección Regional Soacha (Sede

Soacha).

DRSU: Dirección Regional Sumapaz (Sede

Fusagasugá).

DRTE: Dirección Regional Tequendama (Sede

La Mesa).

DRUB: Dirección Regional Ubaté (Sede Ubaté).

FIAB: Fondo para las Inversiones Ambientales

en la Cuenca del Rio Bogotá.

GAL: Gestión de Apoyo Logístico.

OAC: Oficina Asesora de Comunicaciones.

OAP: Oficina Asesora de Planeación.

OCIN: Oficina de Control Interno.

OTH: Oficina de Talento Humano.

OTIC: Oficina de las Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones.

P.P.: Puntos Porcentuales.

SAC: Dirección de cultura ambiental y Servicio

Al Ciudadano.

SGEN: Secretaría General.

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5. GASTOS DE PERSONAL

Con corte a 30 de junio de 2017 el personal de planta de la Corporación estaba integrado por

621 servidores públicos y presentó la siguiente variación.

Tabla 1. Planta de personal CAR Trim. II – Vig. 2016 y 2017.

Mes

Vigencia 2016 Vigencia 2017

Va

ria

ció

n

Em

ple

ad

os

pú

bli

co

s

Tra

ba

jad

ore

s

ofi

cia

les

To

tal

Em

ple

ad

os

pú

bli

co

s

Tra

ba

jad

ore

s

ofi

cia

les

To

tal

Mar 588 2 590 612 2 614 4,07%

Jun 606 2 608 619 2 621 2,14%

Sep

Dic

Fuente: Datos suministrados por la OTH.

De acuerdo con lo manifestado por la Oficina de Talento Humano (OTH), la causa principal de

la variación corresponde a las situaciones administrativas de ingresos y retiros del servicio.

Por concepto de servicios personales se comprometió $34.140.852.211 y por concepto de

reservas presupuestales se constituyó $2.224.355.719 para un total de $36.365.207.930.

Con corte a 30 de junio de 2017 se efectuaron pagos por valor de $27.531.356.880 de los

cuales $1.994.403.502 corresponden a reservas presupuestales, así:

Tabla 2. Pagos Trim. II - Servicios Personales 2017.

Concepto

Vigencia 2017 Reservas constitutivas

To

tal

co

mp

rom

iso

s

To

tal

pag

os

% P

ag

os

Co

mp

rom

iso

s

Pa

go

s g

ira

do

s

Res

erv

as

co

ns

titu

tiv

as

Pa

go

s g

ira

do

s

Pagos de Nómina 22.775.291.178 22.450.030.478 62.395.540 21.803.386 22.837.686.718 22.471.833.864 98,40%

Honorarios 9.815.986.269 2.741.057.348 1.771.212.126 1.656.696.207 11.587.198.395 4.397.753.555 37,95%

Servicios técnicos 1.434.082.837 230.373.625 365.538.011 293.786.021 1.799.620.848 524.159.646 29,13%

Indemnización de vacaciones

66.188.637 66.188.637 12.605.021 12.605.021 78.793.658 78.793.658 100%

Horas Extras 49.303.290 49.303.290 12.605.021 9.512.867 61.908.311 58.816.157 95,01%

TOTAL 34.140.852.211 25.536.953.378 2.224.355.719 1.994.403.502 36.365.207.930 27.531.356.880 75,71%

Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos DAF (Ejecución a 31 de marzo de 2017 (pagos girados, incluye reservas)).

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Se aclara que en la tabla anterior, por concepto de pagos de nómina se incluye compromisos y

pagos asociados a prima técnica, bonificación por servicios prestados, subsidio de alimentación,

de transporte, prima de servicios, de vacaciones, de navidad y primas extraordinarias,

bonificación especial de recreación, vacaciones (descanso remunerado) y aportes parafiscales

(caja de compensación familiar, fondo nacional de ahorro, ICBF, SENA, aporte previsión y

seguridad social; aporte previsión y seguridad social).

6. SERVICIOS PÚBLICOS

Las actividades y tareas encaminadas a la planeación, control y pago de los servicios públicos,

se encuentran dentro del procedimiento GAL-PR-07 denominado servicios públicos. Estas

actividades están a cargo del proceso del proceso GAL.

A continuación se relaciona el balance de los servicios públicos de la Entidad con corte a 31 de

marzo de 2017.

6.1. Servicio de energía

En la siguiente tabla se puede observar el comportamiento del consumo de energía mes a mes

y por dependencia del año 2016 y 2017, con su respectiva variación del mismo periodo del año

anterior.

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Tabla 3. Consumo de energía (KWh) – Vigencia 2016 y 2017.

Mes

Vigencia 2016

Niv

el

Ce

ntr

.

DR

RN

DR

SO

A

DR

CH

DR

UB

DR

AG

DR

SU

DR

SC

DR

AM

La

b.

Am

b.

DR

SO

DR

BC

DR

MC

DR

TE

DR

BM

DR

GU

To

tal

Ene 39.672 1.258 798 1.760 2.336 1.462 957 3.163 5.580 10.440 1.644 2.803 935 1.932 1.793 864 77.397

Feb 35.568 781 788 1.760 2.115 1.488 1.007 2.612 5.612 7.640 1.783 2.205 747 1.763 1.851 822 68.542

Mar 23.100 1.023 852 1.520 1.985 1.253 1.012 2.608 5.326 7.440 1.704 2.113 589 1.601 1.597 874 54.597

Abr 32.184 1.233 761 1.520 2.055 1.251 1.379 1.675 5.136 7.960 1.676 2.155 522 1.535 1.442 910 63.394

May 32.148 1.071 801 1.680 2.055 1.251 1.235 2.348 5.439 7.960 1.826 2.155 627 1.649 1.541 835 64.621

Jun 34.200 946 867 2.000 1.873 1.360 1.208 2.413 4.801 12.160 1.864 1.998 579 1.719 1.536 875 70.399

Jul 32.832 1.314 823 1.760 2.020 1.500 1.165 2.440 6.235 5.280 1.917 2.167 685 1.720 1.721 877 64.456

Ago 34.884 1.135 871 1.840 2.040 1.608 1.345 2.567 6.833 3.600 2.091 2.172 686 1.962 1.763 880 66.277

Sep 35.568 1.118 1.009 1.720 2.201 1.552 1.341 2.557 6.132 4.160 2.109 2.332 1.047 1.769 2.056 814 67.485

Oct 34.200 1.283 1.141 1.960 1.903 1.630 1.230 2.560 5.808 4.360 2.019 2.113 1.039 1.870 1.806 929 65.851

Nov 35.568 1.287 1.112 2.160 2.026 1.508 1.269 2.450 5.433 3.800 1.828 2.282 1.017 1.903 1.546 814 66.003

Dic 36.936 1.123 1.097 2.000 2.262 1.596 1.275 2.550 6.208 3.400 1.960 2.332 1.050 1.764 1.574 909 68.036

Total 406.860 13.572 10.920 21.680 24.871 17.459 14.423 29.943 68.543 78.200 22.421 26.827 9.523 21.187 20.226 10.403 797.058

Mes

Vigencia 2017

Va

ria

ció

n

Niv

el

Cen

tr.

DR

RN

DR

SO

A

DR

CH

DR

UB

DR

AG

DR

SU

DR

SC

DR

AM

La

b.

Am

b.

DR

SO

DR

BC

DR

MC

DR

TE

DR

BM

DR

GU

To

tal

Ene 36.936 1.220 1.002 1.920 1.997 1.382 1.145 2.352 6.049 2.520 1.745 1.996 897 1.790 1.432 863 65.246 -15,7%

Feb 33.516 1.048 882 2.080 1.982 1.352 1.166 2.244 6.604 1.840 1.166 2.010 897 1.698 1.995 833 61.313 -10,5%

Mar 35.568 1.291 1.091 1.680 1.995 1.293 1.196 2.597 5.823 1.600 1.745 2.125 982 1.627 1.469 901 62.983 15,4%

Abr 34.200 1.290 982 1.760 2.005 1.401 1.273 2.279 6.022 1.200 1.732 1.854 1.052 2.125 1.498 874 61.547 -2,9%

May 38.304 1.176 980 2.000 33 1.003 1.310 2.475 6.120 1.120 1.922 2.131 1.052 1.523 1.498 732 63.379 -1,9%

Jun 32.148 1.322 1.121 2.000 2.535 1.147 1.120 2.064 6.554 35.640 1.656 1.757 983 0 732 1.072 91.851 30,5%

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

Total 210.672 7.347 6.058 11.440 10.547 7.578 7.210 14.011 37.172 43.920 9.966 11.873 6.844 8.763 8.624 5.275 407.300 2,1%

Variac. 7,0% 16,4% 24,5% 11,7% -15,1% -6,0% 6,1% -5,5% 16,5% -18,1% -5,1% -11,6% 71,1% -14,1% -11,6% 1,8% 2,1%

Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos GAL.

de 28

De acuerdo con lo anterior, el consumo de energía durante el segundo trimestre del 2017 fue de

216.716 kWh, es decir, 18.362 kWh más respecto al mismo periodo del 2016, el cual fue de

198.414 kWh.

Gráfico 1. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – Total Corporación.


Las tres dependencias que presentaron una mayor tendencia en el tiempo en cuanto al ahorro

de energía fueron:

Gráfico 2. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – DRTE.


Ahorro:

25,6%

Aumento:

9,3%

de 28

Gráfico 3. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – DRUB.


Gráfico 4. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – DRBM.


Ahorro:

23,6%

Ahorro:

17,5%

de 28

Así mismo, se identificó un aumento en el consumo de kWh en las siguientes Dependencias:

Gráfico 5. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – DRMC.


Gráfico 6. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – Laboratorio Ambiental.


Aumento:

78,6%

Aumento:

35,2%

de 28

Gráfico 7. Comportamiento consumo de energía (KWh) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – DRSOA.


6.2. Servicio de acueducto, alcantarillado y aseo

En la siguiente tabla se puede observar el comportamiento del consumo de agua de manera

bimestral y por dependencia del año 2016 y 2017, con su respectiva variación del mismo

periodo del año anterior.

Aumento:

26,9%

de 28

Tabla 4. Consumo de agua bimestral (m3) – Vigencia 2016 y 2017.

Mes

Vigencia 2016

Niv

el

Ce

ntr

.

DR

RN

DR

SO

A

DR

CH

DR

UB

DR

SU

DR

SC

DR

AM

La

b.

Am

b.

DR

SO

DR

BC

DR

MC

DR

TE

DR

BM

DR

GU

To

tal

Ene - Feb 885 50 55 3 85 39 80 60 161 57 28 20 31 20 86 1.660

Mar - Abr 847 0 45 3 0 40 0 72 266 0 47 20 31 18 86 1.475

May - Jun 912 50 54 0 55 32 93 36 55 40 53 20 31 22 43 1.496

Jul - Ago 912 50 33 16 74 22 84 41 239 36 53 21 31 25 43 1.680

Sep - Oct 947 50 50 0 140 48 79 66 345 36 64 33 31 25 53 1.967

Nov - Dic 993 50 44 0 106 33 77 66 408 50 59 31 31 20 86 2.054

Total 5.496 250 281 22 460 214 413 341 1.474 219 304 145 186 130 397 10.332

Mes

Vigencia 2017

Va

ria

ció

n

Niv

el

Cen

tr.

DR

RN

DR

SO

A

DR

CH

DR

UB

DR

SU

DR

SC

DR

AM

La

b.

Am

b.

DR

SO

DR

BC

DR

MC

DR

TE

DR

BM

DR

GU

To

tal

Ene - Feb 967 50 46 5 52 20 80 33 346 33 61 18 24 22 98 1.852 11,5%

Mar - Abr 936 50 47 4 52 20 85 33 379 32 62 31 16 19 81 1.844 25,0%

May - Jun 474 25 27 1 23 8 44 17 237 17 29 22 8 10 22 961 -35,8%

Jul - Ago

Sep - Oct

Nov - Dic

Total 2.376 125 120 10 127 48 209 83 961 81 151 71 48 51 200 4.657 0,6%

Variac. -10,1% 25,0% -22,4% 58,3% -9,6% -57,2% 20,5% -50,9% 99,4% -16,5% 18,0% 17,5% -48,9% -15,8% -7,0% 0,6%


de 28

De acuerdo con lo anterior, el consumo de agua durante el segundo trimestre del 2017 fue de

1.922 m3, es decir, 312 m3 menos respecto al mismo periodo del 2016, el cual fue de 2.234 m3.

Gráfico 8. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – Total Corporación.


Las tres dependencias que presentaron una mayor tendencia en el tiempo en cuanto al ahorro

de agua fueron:

Gráfico 9. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – DRSU.


Ahorro:

69,2%

Ahorro:

13,9%

de 28

Gráfico 10. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – DRTE.


Gráfico 11. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – DRAM.


Ahorro:

65,6%

Ahorro:

54,2%

de 28

Así mismo, se identificó un aumento en el consumo de agua en las siguientes Dependencias:

Gráfico 12. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – laboratorio Ambiental.


Gráfico 13. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – DRMC.


Aumento:

152,1%

Aumento:

46,7%

de 28

Gráfico 14. Comportamiento consumo de agua (m3) Trim. II – Vig. 2016 y 2017 – DRCH.


6.3. Asignación y uso de telefonía

6.3.1. Telefonía móvil

La Corporación cuenta con 60 líneas de celulares:

I. Línea Movistar, cuentan con un plan voz de 1.799 minutos a todo destino y plan de

datos de 4 GB Navegación.

II. Celu-Fijos, Direcciones Regionales (Plantas Celulares) con un plan de voz de 2.000

minutos a todo destino, sin plan de datos.

III. Celu-Fijos, Sede Central (Plantas Celulares) con un plan de voz de 4.150 minutos a

todo destino, sin plan de datos.

El valor autorizado máximo por la Corporación es:

I. Directivos Nivel Central (4 Nº de celular): $983.467.

II. Directivos Regionales: $186.859.

III. Celu-fijo Direcciones Regionales: $165.929.

Aumento:

33,3%

de 28

Durante el segundo trimestre de 2017 el valor del consumo de telefonía móvil fue de

$28.536.345 así:

Tabla 5. Pagos (COP) por concepto de telefonía móvil Trim. II – Vig. 2016 y 2017.

Mes


Vr.

Au

tori

za

d

Co

ns

um

o

Co

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um

o p

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To

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Dif

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Vr.

Au

tori

za

d

Co

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um

o

Co

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lan

tas

To

tal

Dif

ere

nc

ia

Ene 9.569.736 8.279.663 0 8.279.663 1.290.073 10.169.595 7.675.507 2.077.000 9.752.507 417.088

Feb 9.569.736 8.117.795 0 8.117.795 1.451.941 10.169.595 7.792.131 2.097.000 9.889.131 280.464

Mar 9.569.736 7.874.979 0 7.874.979 1.694.757 10.169.595 7.805.298 2.097.000 9.902.298 267.297

Abr 9.569.736 3.355.152 135.200 3.490.352 6.079.384 10.169.595 5.932.021 2.097.000 8.029.021 2.140.574

May 9.569.736 8.422.079 2.004.779 10.426.858 857.122 10.169.595 7.538.481 2.263.900 9.802.381 367.214

Jun 9.569.736 8.249.455 1.834.130 10.083.585 513.849 10.169.595 8.407.943 2.297.000 10.704.943 535.348

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

Total 57.418.416 44.299.123 3.974.109 48.273.232 9.145.184 61.017.570 45.151.381 12.928.900 58.080.281 2.937.289


De acuerdo con la información suministrada por el proceso de GAL, durante el segundo

trimestre del 2017 no se presentó un consumo mayor al autorizado por parte de los

funcionarios.

Del valor utilizado en el segundo trimestre del 2017 por los directivos del nivel central y

regionales, más lo consumido por las diez plantas de la Corporación, se observa un ahorro de

$1.972.440 con respecto al valor autorizado.

6.3.2. Telefonía fija

Para el control en el servicio de telefonía fija, la Corporación tiene implementado un sistema de

llamadas por discado directo nacional e internacional, a través de la utilización de códigos pre-

establecidos.

Con corte a 30 de junio de 2017, la Corporación cuenta con 71 líneas para el desarrollo normal

de las actividades.

Con corte a 30 de junio de 2017 se han generado cobros en facturación por valor de

$76.564.181.

de 28

Tabla 6. Comportamiento Gastos (COP) de telefonía fija Trim. II – Vig. 2016 y 2017

Mes Gasto 2016 Gasto 2017 Variación

Ene 14.150.671 12.714.435 -10,1%

Feb 14.518.390 12.940.403 -10,9%

Mar 14.373.800 12.727.334 -11,5%

Abr 14.444.958 12.727.335 -11,9%

May 14.293.213 12.727.336 -11,0%

Jun 14.314.355 12.727.337 -11,1%

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

Total 86.095.387 76.564.181 -11,1%


Durante el segundo trimestre de 2017 se evidencia que la tendencia del valor facturado en

telefonía fija es estable.

de 28

7. TRANSPORTE

La entidad tiene implementado el procedimiento GAL-PR-01 denominado servicio de transporte,

cuyo objeto es: “Programar, ejecutar y controlar la prestación del servicio de transporte para

cualquier parte de la jurisdicción o fuera de ella, cuando las necesidades del servicio así lo

requieran. Así como la adquisición, distribución y control de combustible, boletas de peaje,

refrendación de horas extras de los conductores y solicitud de viáticos”.

Por medio de Resolución 0070 de 16 de enero de 2012 la Corporación adoptó el reglamento

para la prestación del servicio de transporte e incorpora mecanismos de control interno a fin de

optimizar este servicio para garantizar el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de

Acción. Como política general del servicio de transporte en la CAR, se privilegia el servicio de

transporte contratado sobre el servicio de transporte propio, teniendo en cuenta que resulta más

conveniente desde el punto de vista económico y operativo.

En el marco del artículo 4 del Decreto 2445 de 2000 y de conformidad con lo establecido en la

Resolución CAR 0070 de 2012 se asigna vehículos al Director, Secretario General y

Subdirectores hoy Directores. Los demás directivos se acogen a la programación del servicio

para lo cual deberán remitir la solicitud del servicio a la DAF.

Durante la vigencia de 2016 la prestación del servicio de transporte se realiza en marco del

contrato 1498 suscrito el 21 de diciembre de 2015, con el Consorcio Transportes Especiales

SOMOS COLOMBIA 2016 y cuyo objeto es: “Contratar la prestación del servicio de transporte

público terrestre automotor especial de pasajeros y de carga - vehículos doble cabina 4x4 con

conductor para atender las necesidades de movilización de personal, materiales y equipos en

los municipios de la jurisdicción o fuera de ella cuando las necesidades lo requieran, con el fin

de atender los diferentes proyectos que adelanta la Corporación.”, con plazo de ejecución de

doce (12) meses y por valor de $9.841.213.319.

De acuerdo con lo anterior, en la vigencia 2016 se efectuó prórroga del contrato por cinco meses a partir del 21 de diciembre de 2016, por valor de $3.693.514.897, de los cuales el 14% corresponde a gastos de funcionamiento y el 86% a proyectos de inversión. Con corte a 31 de marzo de 2017, se ha efectuado pagos por valor de $1.751.489.892, que corresponde al 47.42% del valor del contrato.

Como controles implementados, los vehículos de contrato tienen un sistema satelital GPS,

permitiendo verificar en tiempo real la ubicación del vehículo o generar un histórico de los

recorridos para posterior seguimiento.

Así mismo, se ha establecido el formato GAL-PR-01-FR-05 planilla semanal de trabajo, en

donde se registra por vehículo la fecha en la cual se desarrolló la comisión, el destino, nombre

responsable comisión, dependencia responsable comisión, hora planificada de llegada, hora

real de llegada, firma responsable comisión y VoBo de la Oficina de Transportes, de igual

forma, se debe de registrar los kilómetros recorridos.

de 28

7.1. Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos

Para el primer trimestre de la vigencia 2017 la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo se realiza en el marco del contrato 1318 de 2014, y el contrato No. 1172 de 2016 cuyo objeto es: “Contratar el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, para los vehículos propiedad de la Corporación y para aquellos por los cuales es responsable; incluyendo baterías y lubricantes para vehículos, lanchas y maquinaria”. De los contratos antes mencionados, se constituyeron reservas presupuestales por valor de $276.891.763 de los cuales con corte a 31 de marzo de 2017, NO se han efectuado pagos, según el Informe Integral de Ejecución presupuestal. Según lo informado por el proceso GAL, los gastos asociados a la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor durante la vigencia de 2017 corresponden:

Tabla 7. Servicio de mantenimiento preventivo/correctivo vehículos parque automotor (COP) Trim. II – Vig. 2016 y 2017.

Mes


Va

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nti

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Pre

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nti

vo

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isio

ne

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ec

no

me

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nic

as

Rep

ara

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ne

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To

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Ene 2.800.000 250.000 3.300.000 6.350.000 3.689.624 264.375 9.494.123 13.448.122 112%

Feb 2.100.000 0 5.200.000 7.300.000 2.658.640 0 10.634.560 13.293.200 82%

Mar 1.750.000 0 2.900.000 4.650.000 2.060.008 0 8.240.033 10.300.041 122%

Abr 2.450.000 0 4.700.000 7.150.000 2.250.000 0 23.222.987 25.472.987 256%

May 2.100.000 0 28.500.000 30.600.000 3.000.000 0 14.589.826 17.589.826 -43%

Jun 1.400.000 0 2.970.000 4.370.000 3.250.000 0 22.000.000 25.250.000 478%

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

Total 12.600.000 250.000 47.570.000 60.420.000 16.908.272 264.375 88.181.529 105.354.176 74%


Con corte a 30 de junio de 2017, por concepto de mantenimiento preventivo, correctivo y revisión tecno mecánica de vehículos, los gastos ascienden a $105.354.176 de los cuales el 83,70% corresponde a reparaciones, 16,05% a mantenimientos preventivos y el 0,25% a revisión tecno mecánica.

de 28

Se evidencia un aumento del 74% en los gastos de mantenimiento del primer trimestre del 2017 ($60.420.000), con respecto al mismo periodo del año 2016 ($105.354.176). De acuerdo con lo descrito anteriormente, se identifica que el mayor porcentaje que se destina al parque automotor es para mantenimiento correctivo. El mantenimiento y reparación del parque automotor se realiza de conformidad con el procedimiento GAL-PR-02. De acuerdo con lo establecido en el artículo 53 de la Resolución CAR 0070 de 2012, el conductor de planta y contratado debe velar porque el vehículo asignado se encuentre en buenas condiciones de funcionamiento, por tanto debe solicitar oportunamente al Líder de Transporte el mantenimiento preventivo cada 5.000 Km, al igual que las reparaciones que requiera el vehículo. Se debe diligenciar el formato GAL-PR-02-FR-02, donde se describen las características del vehículo (marca, placas, tipo, modelo, ubicación, operador/conductor) y las reparaciones que se requiere. Los mantenimientos y kilometrajes son registrados en el sistema de mantenimiento implementado en la Corporación.

de 28

8. CONSUMO DE COMBUSTIBLE

Con corte a 30 de junio de 2017, la Corporación cuenta con veintiocho (28) vehículos propios, los cuales están a disposición de los directivos y funcionarios que requieran desplazarse con el fin de atender visitas técnicas, reuniones, talleres, seminarios y demás actividades propias para la adecuada gestión de las actividades de la entidad. Los camperos y las camionetas están asignados a la Dirección General, a la Secretaría General y a las diferentes direcciones del nivel central como regional. Las volquetas se encuentran en los Sistemas Hidráulicos de Manejo Ambiental y Control de Inundaciones, y el Parque Forestal Embalse del Neusa.

Tabla 8. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo vehículos parque Automotor – Vigencia 2017.

Ítems Tipo Placas Marca Modelo Tipo de Combustible

1 VOLQUETA OAA-410 DODGE 1980 CORRIENTE

2 VOLQUETA OAI-580 CHEVROLET 1988 CORRIENTE

3 CAMIONETA OBG 020 MAZDA 2006 CORRIENTE

4 CAMIONETA OBG-021 MAZDA 2006 CORRIENTE

5 CAMIONETA OBG-025 MAZDA 2006 CORRIENTE

6 CAMPERO OBG-026 MITSUBISHI 2006 CORRIENTE




10 CAMIONETA OBG-031 CHEVROLET 2006 CORRIENTE

11 CAMIONETA OBI-348 TOYOTA HILUX 2011 ACPM



14 VAN OBI-838 CHEVROLET 2011 CORRIENTE





19 VOLQUETA OBJ-773 CHEVROLET 1989 CORRIENTE

20 VOLQUETA OCK-417 HINO 2013 ACPM

21 CAMIONETA OCK-719 TOYOTA PRADO 2013 ACPM

22 CAMPERO OHK-194 MITSUBISHI 2009 CORRIENTE


24 CAMIÓN OHK-533 MITSUBISHI 2009 ACPM


26 CAMPERO OJG-110 MERCEDES BENZ 1996 ACPM

27 VOLQUETA OJG-704 HINO 2013 ACPM

de 28

Tabla 8. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo vehículos parque Automotor – Vigencia 2017.

Ítems Tipo Placas Marca Modelo Tipo de Combustible

28 CAMIONETA OJJ-938 TOYOTA HILUX 2001 CORRIENTE

Fuente: Cálculos de la OCIN con base en datos DAF.

El suministro de combustible se realiza en el marco del contrato 322 de 27 de febrero de 2017,

por valor de $307.800.000 cuyo objeto es: “Suministro por el sistema de precios unitarios de

combustible (gasolina corriente, ACPM), de acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas

para los vehículos, maquinaria y equipos de propiedad de la corporación y por los que es

responsable”.

Del contrato 1588-16 se constituyeron reservas presupuestales 2016, por valor de $68.945.500

de los cuales el 95% que corresponde a $65.206.141 se cancelaron a 30 de junio de 2017.

de 28

9. IMPRESOS Y PUBLICACIONES

En cumplimiento del artículo 9 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 1 del

Decreto Nacional 2672 de 2001, la CAR no realiza publicidad explícita de promoción de la

imagen de la entidad o de los funcionarios con cargo a recursos públicos.

De acuerdo con la ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento, con corte a 30 de junio de 2017, la apropiación definitiva por concepto de impresos y publicaciones asciende a $348.500.000 de los cuales se suscribieron compromisos por el 31% que corresponde a $108.027.000 distribuidos de la siguiente forma:

$4.252.000 para la constitución y apertura de caja menor.

$100.000.000 según contrato interadministrativo 488 de 2017 suscrito con la Imprenta

Nacional de Colombia cuyo objeto es la prestación del servicio de publicación en el

diario oficial de los acuerdos expedidos por el Consejo Directivo, resoluciones y demás

actos administrativos emitidos por la CAR.

$3.775.000 según contrato No. 1314 de 2017 con el objeto de publicar en el directorio de

despachos públicos de Colombia una página a blanco y negro con la información

institucional del nivel central como de las direcciones regionales.

De los anteriores compromisos, con corte a 30 de junio de 2017 se ha efectuado pagos por

$14.037.100 que corresponden al 13 % del total comprometido.

Adicionalmente, por concepto de reservas presupuestales se constituyó la suma de

$167.260.211 y se han efectuado pagos a junio 30 de 2017 sobre el 28.31 % del compromiso.

de 28

10. GASTOS GENERALES

En el periodo objeto de análisis, la entidad no destinó recursos para afiliación o pago de

cuotas de servidores públicos a clubes sociales o para el otorgamiento y pago de tarjetas

de crédito a dichos servidores, dando cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 10 del

Decreto 1737 de 1998.

La entidad no utiliza recursos para la realización de recepciones, fiestas, agasajos o

conmemoraciones cumpliendo lo establecido en el artículo 12 del Decreto 1737 de 1998

modificado por el artículo 6 del Decreto 2209 de 1998 y artículo 2 del Decreto 2445 de

2000.

En cumplimiento del artículo 3 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 1 del

Decreto 2209 de 1998, los contratos de prestación de servicios con personas naturales o

jurídicas se celebran cuando existe insuficiencia de personal de planta para realizar las

actividades que se contratarán; por lo anterior, la Corporación expide la respectiva

certificación en los términos establecidos por la normatividad vigente.

De acuerdo con la ejecución presupuestal de gastos, la Corporación no cuenta con la

vinculación de supernumerarios.

Según la ejecución presupuestal de gastos, con corte a 30 de junio de 2017 la apropiación

definitiva del presupuesto de gastos de funcionamiento – gastos generales- asciende a

$26.918.785.513, de los cuales se han suscrito compromisos del 41.77 % que corresponde

a $11.243.240.086 y efectuado pagos del 19.55 % es decir de $5.261.370.688.

El 14.41 % de la apropiación de gastos está representado en mantenimiento (vigilancia

sedes administrativas), mantenimiento (bienes muebles e inmuebles), materiales y

suministros, servicios públicos, y arrendamientos que presentan el 17,63 %, 10.33 %, 4.09

%, 16.50 % respectivamente.

Así mismo, en la vigencia 2017 por concepto de reservas presupuestales (2016) se

constituyó la suma de $3.565.564.567 y se han efectuado pagos del 56.14 % que

corresponde a $2.001.783.555. Del valor de las reservas constituidas el 15.23 %

corresponde a arrendamientos, el 35.37 % mantenimiento (bienes muebles e inmuebles) y

el 20.49 % a comunicaciones y transporte.

de 28

RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS

General

Ejecutar las reservas presupuestales establecidas y realizar seguimiento permanente al

cumplimiento de los gastos comprometidos para la vigencia actual.

Reiterar la importancia de acoger las recomendaciones de los informes presentados, ya

que estos buscan un mejor uso de los recursos de la Corporación.

Sensibilizar al personal de la Corporación acerca de la cultura de ahorro, en acciones como

la reutilización de papel, uso del correo electrónico para el manejo de documentos internos,

ahorro de energía, ahorro de agua, usar racionalmente el teléfono, entre otros.

Implementar por parte de las dependencias, una tabla de control para identificar variaciones

que se presenten en los consumos, e informar oportunamente al personal responsable, con

el fin de aplicar estrategias y tomar decisiones al respecto en tiempo real.

Dar mayor uso a la red interna para compartir información entre dependencias o usuarios,

disminuyendo de esta forma las impresiones y uso de papel.

Utilizar papel reciclado para las fotocopias e impresión de uso interno, realizar las

impresiones a doble cara, utilizando la opción de propiedades de ahorro de tinta.

Las respuestas a las solicitudes de los requerimientos remitidos por los entes de control,

sugerimos que se entreguen en medio digital, contribuyendo así al ahorro de papel, salvo

que el organismo de control requiera copia física de manera expresa.

Gastos de Personal

Racionalizar las horas extras de todo el personal, con el fin de que se autoricen las

estrictamente necesarias.

Como regla general, las vacaciones no deben ser acumuladas ni interrumpidas. Sólo por

necesidades del servicio o retiro podrán ser compensadas en dinero.

Servicios Públicos – General

Fortalecer el seguimiento al consumo de servicios públicos y privados, dejando

documentado el análisis realizado. Así mismo, cumplir con los puntos de control definidos

en el procedimiento GAL-PR-07 Servicios Públicos.

Servicios Públicos - Energía

En las Direcciones Regionales que cuentan con aire acondicionado, realizar oportunamente

el mantenimiento preventivo. Así mismo, dar un uso adecuado, ajustando la temperatura

del aire a las condiciones de confort, y garantizar que puertas y ventanas se mantengan

cerradas.

Aprovechar al máximo la iluminación natural en las oficinas y apagar las luces cuando no

sea necesario mantenerlas prendidas.

Utilizar las características de ahorro de energía en los equipos de cómputo, bajar el brillo

del monitor, utilizar funciones como “suspender”, “hibernar” o “apagar” según la actividad.

Garantizar que las fotocopiadoras, impresoras y cualquier otro tipo de dispositivo sean

apagados al finalizar la jornada, evitando el consumo de electricidad durante la noche, fines

de semana o periodos en los cuales no se preste el servicio.

de 28

Servicios Públicos – Agua

Informar de manera inmediata al área responsable las fugas de agua o mal funcionamiento

de las instalaciones sanitarias u otras.

Realizar una mejor supervisión e inspecciones periódicas con el fin de detectar fugas de

agua y e implementar soluciones inmediatas.

Servicios – Telefonía

Mantener la tendencia de no sobrepasar el valor máximo autorizado para el uso de la

telefonía.

En caso de pérdida, reportar inmediatamente para evitar que el consumo se realice por

personal no autorizado.

Transportes

Garantizar que todos los tacómetros de los vehículos se encuentren funcionando con el fin

de realizar un mayor control entre los kilómetros recorridos y el consumo de combustible.

Aumentar los mantenimientos preventivos de los vehículos de la Corporación, con el fin de

garantizar que los mismos funcionen adecuadamente, evitando incurrir en costos más

elevados por mantenimiento correctivo.

Consumo de Combustible

Reducir desplazamientos a reuniones y dar mayor prioridad el uso de medios virtuales.

Impresos y Publicaciones

Realizar supervisión al contrato interadministrativo 488 de 2017 suscrito con la Imprenta

Nacional de Colombia, con el fin de cumplir con los obligaciones legales establecidas allí.

Gastos Generales

Fortalecer los controles implementados de manera autónoma encaminados a la reducción

de los gastos generales, buscando cada vez más la economía y austeridad en los egresos.

Finalmente, la Oficina de Control Interno pone en consideración el presente informe, en ejercicio

del fomento a la cultura del autocontrol y en cumplimiento con lo establecido en la normativa.

Atentamente, CLAUDIA ROCIO SANDOVAL RUIZ Jefe Oficina de Control Interno (Original firmado) Elaborado por: Rodolfo S. y Felipe M.

SEGUNDO INFORME TRIMESTRAL DE AUSTERIDAD EN EL GASTO ... · Decreto 1094 de 2001, por el cual se...

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