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SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO TERCER CUATRIMESTRE 2016

SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

ENTIDAD: CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO

VIGENCIA: Tercer cuatrimestre 2016

FECHA DE PUBLICACIÓN: Enero 06 de 2017

COMPONENTE: Gestión de Riesgos de Corrupción

PROCESOS DESCRIPCIÓN DEL

RIESGO ACTIVIDADES

PROGRAMADAS ACTIVIDADES CUMPLIDAS

FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Compras y Contratación:

Favorabilidad en la elección de los proveedores

Segregación de funciones, con el fin de que las actividades asociadas al procedimiento de compras y contratación se encuentren en cabeza de varios funcionarios. Mantener actualizados a los funcionarios que intervienen en dicho procedimiento en cuanto a los

Se modificó el Manual de Funciones de la Contraloría Municipal mediante Acuerdo Nro.10 de marzo 17 de 2016 y se acató mediante la Resolución N°58 del 15 de Abril de 2016. Además, vienen planeando la capacitación para los funcionarios en el tema de contratación. Julio Diciembre 50%

Está pendiente que se realice el diplomado sobre contratación y

control fiscal para todos los funcionarios de la

Contraloría.







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

cambios normativos en materia de contratación.

Tesorería: Pagos indebidos

Revisión del procedimiento y puntos de control existentes para determinar la necesidad de la definición de nuevos controles.

La líder del procedimiento realizó los ajustes y verificó los controles establecidos en los mismos.

Julio Julio 100%

Esta actividad ya se ejecutó al 100%

Talento Humano: Perdida o

manipulación de la información recibida

Concientización de valores de ética y responsabilidad disciplinaria al funcionario

En el mes de diciembre se llevó a cabo el Programa de Inducción y Reinducción para todos los funcionarios de la Contraloría, en donde se reforzó el tema de los

Abril Diciembre 100%

Aunque la Entidad ya cumplió con la meta, vienen planeando otras actividades con el fin de que cada día en la







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

encargado (Capacitación)

principios y valores y se recalcó la importancia de estos para la Entidad.

Contraloría exista un buen clima laboral y los funcionarios actúen con ética de acuerdo a sus funciones.

CONTROL FISCAL

Sobornos por parte de los funcionarios

implicados en malos manejos

administrativos y financieros de los sujetos de control.

Programa de bienestar laboral y de capacitación elaborados encaminados a satisfacer las necesidades de la Entidad y de los funcionarios.

Capacitación a los auditores sobre el Control Fiscal micro y la Guía de Auditoria Territorial

Marzo Marzo 100%

Todos los funcionarios de la Entidad fueron capacitados con el propósito de que se entienda el alcance del Control Fiscal Micro y de la aplicación de la Guía Territorial Territorial - GAT.

Salarios acordes con la

profesionalización

Incremento salarial del 3% retroactivo

Anual Anual 100% La Contraloría realizó el incremento salarial del 3% como se planeó.







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

de los funcionarios fiscales

Los funcionarios actualmente cuentan con unos buenos salarios que permiten mitigar el riesgo del soborno.

El funcionario encargado de

tramitar los procesos

disciplinarios en primera instancia

debe resolverlos de manera oportuna

N/A Anual Anual 0%

A la fecha la Líder del proceso - Auditoria Fiscal, no ha recepcionado quejas disciplinarias en contra de los servidores de la Entidad ni de los funcionarios que pertenecen a las diferentes dependencias que son







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

sujetos de control por parte de la Contraloría Municipal de Envigado.

No ejercer la gestión de control micro a los

sujetos de control.

Definición del alcance y objetivos de cada auditoria

asociada a los riesgos identificados para cada sujeto de

control.

En el tercer cuatrimestre, la Contraloría a través del Plan General de Auditoría - PGA 2016 inició con cinco (5) auditorías, cuatro auditorías de tipo especial y una auditoría exprés a las siguientes entidades: Departamento Administrativo de Planeación - Mega Plan de Movilidad (Cálculo del Beneficio),Oficina Asesora Jurídica - Controversias

Anual Anual 76.74%

Para la vigencia 2016, planearon en el PGA 43 auditorías, de las cuales 12 se no ejecutaron, una se integró con otra. A su vez, realizaron auditoría de contratación al Municipio de Envigado donde tuvieron en cuenta varias secretarías de







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

judiciales y contratación prestación de servicios, Municipio de Envigado - Contratación vigencia 2015 - (Medio Ambiente, Seguridad y Convivencia, Movilidad, Secretaría General), Escuela Superior Tecnológica de Artes Débora Arango - Gestión Contractual 2015 y una auditoría exprés a la ESE Santa Gertrudis donde se revisó seis contratos que faltaban de la Auditoría General.

despacho y realizaron dos (02) que no estaban contempladas en el plan que fue el cálculo de la valorización y auditoría exprés a la Ese Santa Gertrudis (seis contratos que faltaban de la auditoría general).

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Recibir presión de los líderes comunitarios y veedores ciudadanos,

Promover campañas que tengan como fin

En las respuestas dadas a los ciudadanos que radicaron peticiones, quejas y denuncias se

Todo el año 100% Se tiene programado establecer nuevas estrategias







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

para obtener respuesta de sus trámites acorde a sus necesidades ya sea de tipos personal o que beneficie a un grupo en particular.

crear conciencia en la adecuada utilización de los mecanismos de participación ciudadana.

hizo énfasis en las leyes que regulan el trámite asociado a las PQRs, como mecanismo de promoción sobre el uso adecuado de las peticiones. Igualmente, realizaron mensajes alusivos a los Mecanismos de Participación Ciudadana como una forma de generar cultura sobre la materia en la ciudadanía. Adicionalmente, la Entidad utilizó los diferentes medios de comunicación para la difusión de estos mensajes.

encaminadas a fortalecer la imagen de las Entidad y sus principales acciones acordes con la función legal y constitucional que le compete.







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

Capacitar y formar a la ciudadanía sobre la razón de ser de la Contralaría Municipal de Envigado.

En los días 22, 29 de octubre y el 5 de noviembre, se llevó a cabo un seminario taller denominado "Control Social a la Gestión Pública", en este espacio la Contraloría expuso su razón de ser ante la comunidad asistente. Así mismo, la Entidad se vinculó a la Semana de la "Participación Ciudadana" realizada en el Municipio de Envigado, donde los docentes expusieron el quehacer de la Contraloría su competencia frente al control social participativo que promueve entre la comunidad. Además, es importante mencionar que la

Junio Noviembre 100%

Aunar esfuerzos con entidades del orden municipal y regional para fortalecer el Plan de Capacitación para la próxima vigencia. Así mismo, la Oficina de Participación Ciudadana realizará los ajustes tendientes a las temáticas de capacitación sugeridas en las evaluaciones y encuesta de satisfacción al cliente por la ciudadanía que participo en estos







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

Contraloría realizó la "Audiencia Pública del Estado de los Recursos Naturales y el Ambiente del Municipio de Envigado". Allí, se tuvo la oportunidad de dar a conocer adicional el estado ambiental del municipio, la razón de ser de la Contraloría en cuanto a su función de valorar los costos ambientales a la Ciudadanía.

espacios de capacitación.

RESPOSABILIDAD FISCAL

Sobornos por parte de los presuntos responsables fiscales, para que se adelante el trámite, o para que se lleve de forma lenta e irregular con el fin

Establecer mecanismos de sensibilización que permitan velar por el cumplimiento del Código de Ética.

El Código de Ética de la Contraloría Municipal, se ajustó, se socializó y se evaluó el entendimiento e importancia del mismo. Efectuaron varias socializaciones y se aprovecharon de los diferentes medio de

Agosto Agosto 100%

Esta actividad se cumplió tal como fue planeada por la Dirección Administrativa.







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

de que se falle a favor del presunto responsable fiscal o para que se configure la prescripción.

comunicación con los cuenta la Entidad para su difusión.

Falta de confianza por parte de la comunidad en el organismo de control

Establecer una regularidad para la publicación de los resultados de control fiscal.

Se tiene establecido en el procedimiento de control micro, la publicación de los resultados de las auditorías para el conocimiento de la comunidad en general en la página web de la Entidad

Anual Anual 100%

Esta actividad se realiza de manera permanente una vez se culmina los ejercicios de auditoría.

Aplicar los controles establecidos en el procedimiento RF-P-001 (Procedimiento de

Se actualizó el procedimiento por parte de la Contralora Auxiliar Fiscal, en lo referente a la responsabilidad fiscal y procedimiento ordinario y verbal.

Semestral Semestral 100%

En el mes de octubre se efectuó la aprobación por parte del Comité de Dirección







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

Responsabilidad Fiscal)

Amenaza por parte de los presuntos responsables fiscales, para que no se adelante el trámite, que se lleve de forma lenta e irregular o para que se falle a favor del presunto responsable fiscal.

Denunciar ante las autoridades

competentes.

Dar traslado oportuno de la denuncia del hecho irregular a la autoridad competente.

Cada que se presente

Cada que se presente

100% A fecha no se ha presentado ningún caso.

Perdida o extracción de fallos de expedientes de responsabilidad fiscal o jurisdicción coactiva

Controlar y verificar el contenido de los expedientes cuando se faciliten para expedición de

Foliaron adecuadamente los expedientes del área, cumplimiento con la norma y entrego informe al Contralor con el contenido de cada expediente.

Diariamente Diariamente 100%

Durante el segundo semestre, se refoliaron los expedientes, con el fin de tener un mayor control de los mismos.







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

copias y verificar la existencia del total de los expedientes tramitados en el proceso, digitalización de los expedientes que se encuentran en proceso.

MEDICIÓN ÁNALISIS Y MEJORA

No ejercer las actividades asociadas al proceso, con el fin

de permitir la manipulación de la

información o recursos de la entidad.

Cumplimiento de los controles definidos en el Proceso.

Con la visita de seguimiento por parte del ICONTEC durante la vigencia 2016, los líderes de los procesos ajustaron los procedimientos y reevaluaron las políticas de operación, los riesgos e indicadores con el fin de que los controles queden bien

Permanente Permanente 100%

Los líderes de procesos permanentemente están revisando los procesos y procedimientos con los que cuenta la Entidad.







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

establecidos y a su vez puedan realizar los respectivos seguimientos y controles.

Seguimiento por parte del Comité de dirección y del procedimiento de revisión por la dirección de los resultados de Medición, Análisis y Mejora.

El Comité de Dirección en les mes de octubre realizó seguimiento a los resultados del procedimiento de Medición, Análisis y Mejora con el fin que permanentemente se trabaje en la mejora continua y eficacia de los procesos y procedimientos de la Contraloría.

Octubre Octubre 100% Esta actividad se

cumplió en su totalidad.

Capacitación al funcionario responsable.

En el mes de noviembre todos los funcionarios de la Contraloría recibieron capacitación de la Norma ISO 9001:2015, riesgos, indicadores y auditoría, con el

Agosto Septiembre 100%

Esta actividad se cumplió en un 100% en lo referente a la capacitación, para la vigencia 2017 se estima







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

propósito de actualizarlos a las nuevas exigencias de la norma.

su implementación y puesta en marcha de las nuevas exigencias de la norma.

Programa de Bienestar Laboral orientado a las necesidades de los funcionarios.

En el mes de diciembre se llevó a cabo una actividad macro de integración para todos los funcionarios de la Contraloría a través de la Caja de Compensación Comfama (Liderazgo y trabajo en equipo, entre otros). A su vez, en este espacio se realizará el programa de inducción y reinducción.

Septiembre Septiembre 100% Esta actividad se

cumplió en un 100%

GESTIÓN DEL CONTROL

DISCIPLINARIO

Proceso susceptible de manipulación o

adulteración.

Actuar con imparciabilidad, asegurando y

En el mes de julio y noviembre del presente año se llevaron a cabo dos actividades con todos los

Julio Noviembre 100% Esta actividad se

cumplió en un 100%







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

garantizando los derechos de los sujetos disciplinables. Recordar 2 veces en el año la lectura y aplicación de las políticas contempladas en los Códigos de Ética y Buen Gobierno a todos los funcionarios de la Contraloría.

funcionarios de la Contraloría, donde se trabajaron los principios y valores de acuerdo al nuevo Direccionamiento Estratégico 2016-2019. Es importante mencionar que durante la vigencia no se presentó ningún proceso disciplinario en contra de los funcionarios de la Contraloría Municipal.







RIESGO ACTIVIDADES


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

Consolidado del Documento

Seguimiento de la Estrategia

Cargo: Directora Administrativa Cargo: Asesora de Control Interno

Nombre: Andrea Garcia Arboleda Nombre: Gloria María López Ochoa

Firma:

Firma:





COMPONENTE: Racionalización de Trámites

COMPONENTE

NOMBRE DEL TRÁMITE

PROCESO O PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES PROGRAMADAS

ACTIVIDADES CUMPLIDAS

FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓ

N

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Atención de Peticiones, Quejas,

Consultas y/o Denuncias

Optimización del trámite de PQDC por cambio del sistema de información que permite en tiempo real obtener información del estado del trámite; así mismo, cuando las denuncias y quejas ameriten un ejercicio de control fiscal (auditorías) automáticamente quedan integradas con el módulo de auditorías del Sistema Gestión Transparente que actualmente tiene el ente de control.

La Líder del proceso con el fin de dar cumplimiento a las directrices emanadas por la Entidad y en cumplimiento de lo establecido en la Ley de Transparencia y de la Estrategia de Gobierno en Línea, realizó el montaje de la información que da cuenta del trámite hecho a las PQDC. Efectuó los ajustes normativos y legales para el trámite correspondiente a las PQDC, lo anterior, por observación realizada por Auditoría General de la República y la Oficina de Control Interno.

Anual 02/08/2016 90%

Si bien se efectuaron los ajustes recomendados a la Oficina de Participación Ciudadana para el trámite de la PQDC, es importante que estos ajustes queden soportados en el procedimiento del SGI de la Entidad.





COMPONENTE: Racionalización de Trámites

COMPONENTE

NOMBRE DEL TRÁMITE

PROCESO O PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES PROGRAMADAS


FECHA INICIO

FECHA TERMINACIÓ

N

% DE AVANCE

OBSERVACIONES





Firma:

Firma:



VIGENCIA: Tercer cuatrimestre 2016 FECHA DE PUBLICACIÓN: Enero 06 de 2017 COMPONENTE: Rendición de Cuentas

COMPONENTE SUBCOMPOENENTES ACTIVIADADES


FECHA INICIO FECHA

TERMINACIÓN % DE

AVANCE OBSERVACIONES

RENDICIÓN DE CUENTAS

Información de calidad y en lenguaje

compresible

Informar de manera periódica a la comunidad y grupos de interés de la Contraloría sobre el desarrollo de actividades asociadas a su labor misional, garantizando con ello la transparencia en la información y el acceso de la misma por parte de dichos usuarios.

Durante el tercer cuatrimestre de 2016, la Entidad llevó a cabo la publicación de información donde se evidenció entre otras acciones, la apertura de las auditorías fiscales realizadas a los Sujetos de Control, la publicación de capacitaciones dirigidas a las entidades vigiladas y la ciudadanía entorno a la Ley de Transparencia y sobre el Control Social. Adicional a ello, de manera periódica y a través de las redes sociales, se informó a las partes interesadas


Es importante que se realicen los ajustes necesarios para garantizar a través del sitio WEB, la información que evidencien aún más el quehacer de la Entidad.






FECHA INICIO FECHA

TERMINACIÓN % DE


sobre las principales actividades desarrolladas por la Contraloría sobre el programa Contraloría Escolar.

Rendir los resultados de las acciones y gestiones del ente de control como estrategia de transparencia y derecho de acceso a la información.

El día 06 de octubre de 2016, la Contraloría Municipal realizó "Audiencia Pública de Rendición de Cuenta a Corte de 30 de septiembre de 2016" ante el Concejo Municipal y la Comunidad y grupos organizados que asistieron.

ene-16 dic-16 70%

Para el mes de enero de 2017, tienen planeado realizar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la vigencia 2016.






FECHA INICIO FECHA

TERMINACIÓN % DE


Publicar en la página Web el estado, avance y resultados asociados al trámite de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas allegadas a la Contraloría Municipal de Envigado.

La Líder de las PQDC realizó el consolidado que evidencia el trámite hecho a los requerimientos allegados a la Entidad. Este corresponde al periodo de julio a octubre de 2016.

Trimestralmente Trimestralmente 66.66%

Para el mes de enero de 2017, se publicará el consolidado de las PQDC que se tramitaron la vigencia 2016.

Promover los mecanismos de participación ciudadana a través de medios electrónicos con los que cuenta la

La Contraloría Municipal de Envigado a través de la Oficina de Participación Ciudadana, promovió el uso de los mecanismos de participación ciudadana, entre ellas el uso de la

Permanentemente Permanentemente 100%

La Oficina de Participación Ciudadana a través de las redes sociales, los cuales son su fortaleza al constituirse en el canal más inmediato para






FECHA INICIO FECHA

TERMINACIÓN % DE


Entidad. recepción de las peticiones, quejas, denuncias y/o consultas durante la vigencia 2016.

promocionar la participación ciudadana y evidenciar las realizadas sobre la materia.

Dialogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones

Realizar espacios de socialización con la labor misional de la Entidad.

La Entidad a través de "Audiencia Pública Ambiental" logró socializar su labor misional con referencia a la valoración de los costos ambientales, además utilizaron las redes sociales para convocar a la comunidad y grupos organizados para conocer los informes contable, financieros y de gestión que se llevaron a cabo por parte de la Entidad a los sujetos

Enero Diciembre 100%

La Entidad viene fortaleciendo su página Web para que la comunidad tenga un mejor acceso a la información pública, la cual debe ser proactiva, clara y oportuna.






FECHA INICIO FECHA

TERMINACIÓN % DE


vigilados.

Llevar a cabo la audiencia pública de rendición de cuentas.

El día 06 de octubre de 2016, la Contraloría Municipal realizó la "Audiencia Pública de Rendición de Cuentas con corte al 30 de septiembre de 2016", ante el Concejo Municipal y la comunidad y grupos organizados que asistieron.

Anual Anual 50%

Aplicar las instrucciones de la Guía Única de Rendición de Cuentas de la Presidencia de la República según Compes 3654 de 2010.

Realización de capacitación para los Veedores Ciudadanos y Contralores Escolares.

Durante el segundo semestre de 2016, la Oficina de Participación Ciudadana llevó a cabo una capacitación en Control Social a la Gestión Pública y se vinculó a los talleres y seminarios


Coordinar con las diferentes entidades del orden municipal, en la programación y definición de temas para el Plan de Capacitación de la vigencia 2017, lo anterior, con motivo de






FECHA INICIO FECHA

TERMINACIÓN % DE


contemplados en la semana de la Participación Ciudadana, destacándose de este último la participación de la población juvenil de Envigado.

no repetir y de convocar a la ciudadanía en temas similares e iguales como se presentó en la vigencia 2016.

Atención y orientación a la ciudadanía y organizaciones sociales en cuanto al ejercicio del control social participativo.

La Oficina de Participación Ciudadana ha orientado a la ciudadanía y organizaciones sociales en el ejercicio de control social participativo y en el uso de los Mecanismos de Participación Ciudadana, con el ánimo de garantizar el uso adecuado de los recursos públicos, la defensa de los intereses colectivos y de los


Como resultado de este ejercicio, la Veeduría en Seguridad Alimentaria tiene establecido para el mes de enero de 2017, la realización de su audiencia pública como parte de su labor veedora.






FECHA INICIO FECHA

TERMINACIÓN % DE


derechos individuales.

Incentivos para motivar la cultura de

la rendición y petición de cuentas

Realizar campañas intensas donde se inste a los servidores públicos acerca de la importancia de la rendición de cuentas.

En el segundo semestre del año 2016, la Contraloría en asocio con los órganos de control de Bello e Itagüí, llevó a cabo una capacitación basado en los fundamentos de la Ley de Transparencia, la cual insta a las Entidades Oficiales a rendir sus cuentas como un acto de transparencia y de interlocución permanente con la ciudadanía que tiene el derecho de conocer los resultados de la gestión pública. Igualmente, desde la

Julio Julio 100%

De acuerdo a lo planeado este Órgano de Control viene dando cumplimiento a las audiencias para divulgar los resultados de su gestión.

Motivar a las veedurías ciudadanas a la realización de procesos de rendición de cuentas de cara a la comunidad, a


Para el mes de enero se apoyará a la Veeduría de Seguridad Alimentaria en su primera Audiencia de Rendición de Cuentas.






FECHA INICIO FECHA

TERMINACIÓN % DE


través de capacitación y orientaciones, logrando con ello una mayor transparencia de su ejercicio social participativo.

Contraloría se motivó a las veedurías a la realización de su rendición de cuentas, logrando con ello que la veeduría en seguridad alimentaria presente su informe de acuerdo a su gestión realizada.

Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional

Evaluar y hacer seguimiento a los avances y resultados de las actividades descritas en el Plan de Acción del Área de Participación Ciudadana y Comunicaciones

Desde la Oficina de Participación Ciudadana se estableció para vigencia 2016, el Plan de Acción donde se plasmaron las actividades a desarrollar durante el año citado. Como consecuencia de lo anterior, se evidencia el cumplimiento de todas las acciones establecidas en


De acuerdo al Plan Estratégico de la vigencia 2016-2019, estiman diseñar el plan de acción del año 2017 y dar continuidad a los planes proyectos plasmados en el mismo.






FECHA INICIO FECHA

TERMINACIÓN % DE


de la Entidad. el mismo.

Evaluar la articulación de las actividades con los planes de acción de la Ley de Transparencia y la Estrategia de Gobierno en Línea.

Se logró la articulación y el cumplimiento de las actividades programadas por la oficina de Participación Ciudadana, con relación a las directrices establecidas en la Ley de Transparencia y la Estrategia de Gobierno en Línea.

Trimestral Trimestral 90%

Es necesario realizar la evaluación de los puntos señalados en los planes asociados a la Ley de Transparencia y de la Estrategia de Gobierno en Línea.





Firma:

Firma:





COMPONENTE: Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano

COMPONENTE NOMBRE DEL

TRÁMITE PROCESO O PROCEDIMIENTO

ACTIVIADADES PROGRAMADAS


FECHA DE

INICIO

FECHA DE DETERMINACIÓN

% DE AVANCE

OBSERVACIONES

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL

CIUDADANO

Estructura Administrativa y

Direccionamiento Estratégico

Estructurar el procedimiento de atención al ciudadano en el sistema de gestión integral.

Están en la etapa de recolección de información para estructurar el procedimiento de atención al ciudadano.

Enero oct-31 10%

Aún no se ha logrado definir por parte de la Entidad, cual es la política para atender al ciudadano sin que ello genere confusión interna y externamente de lo qué es el trámite para la PQDC.










FECHA DE

INICIO


% DE AVANCE

OBSERVACIONES

Fortalecimiento de los canales de

atención

Establecer los canales de comunicación para atender de manera oportuna y eficaz a la ciudadanía. Algunos de estos mecanismos son: el chat (instalado en la página web), foros de discusión entre otros.

Durante el año 2016, se utilizaron diferentes canales de comunicación entre ellos la atención personalizada, telefónica, correo electrónico y en los espacios de capacitación dados por la Contraloría. Así mismo, durante el año citado las redes sociales como facebook sirvió de canal de comunicación permanente con la ciudadanía en su momento requirió de los servicios de la Entidad.

ago-01 70%

Es importante señalar que si bien la Entidad mantuvo una comunicación constante con la ciudadanía, es necesario poner en funcionamiento otros espacios como el chat en la página web que permita un mayor contacto con la comunidad.










FECHA DE

INICIO


% DE AVANCE

OBSERVACIONES

Poner en funcionamiento el link de cartelera virtual del Sistema de Gestión Transparente, donde se inscriban las actividades programas por la Contraloría Municipal.

Mientras se terminan los ajustes de la nueva página web, en el portal actual se reubicará el link de cartelera virtual.

ago-01 40%

La Entidad está en la última fase de verificación de la estructura construida para el nuevo portal. La Contraloría está pendiente de que el proveedor entregue el sitio de prueba para su última aprobación.

Relaciones con el Ciudadano

Poner en funcionamiento en la página web de la Entidad el link de encuesta de satisfacción al cliente.

Aún esta actividad está pendiente de algunos ajustes de desarrollo del módulo de encuesta por parte del proveedor.

ago-01 50%

La Entidad está en la última fase de verificación de la estructura construida para el nuevo portal. La Contraloría está pendiente de que el proveedor entregue el sitio de prueba para su










FECHA DE

INICIO


% DE AVANCE

OBSERVACIONES

última aprobación.

Crear la política de protección de datos personales al ciudadano, articulándolo al procedimiento de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas del ente de control.

En la actualidad el sistema de información por medio del cual se ingresan las PQDC, cuenta con los niveles de seguridad requeridos para la protección de datos de los usuarios.

Diciembre 80% La política está en la etapa de construcción, toda vez que se pretende que la misma cumpla con la política de protección de datos.










FECHA DE

INICIO


% DE AVANCE

OBSERVACIONES





Firma:

Firma:

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