SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL MANUAL...

SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

MANUAL INSTITUCIONAL DE INDICADORES

Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195

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PROCESO: MEJORA CONTINUA

PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN Y MEDICIÓN DE INDICADORES


Código: M-MC-MI01

Versión: 2 Fecha: 02/11/2012 Página: 2 de 32

CONTENIDO

1. MARCO GENERAL ................................................................................................... 4

1.1. Presentación del Manual ........................................................................ 4 1.2. Objetivo del Manual ................................................................................ 4 1.3. Marco institucional de la evaluación. .................................................... 5

1.3.1. Misión de la Secretaría Distrital de Integración Social .................... 5 1.3.2. Visión de la Secretaría Distrital de Integración Social ..................... 5 1.3.3. Principios Institucionales........................................................................... 5

1.4. Beneficios de los indicadores................................................................ 6 1.5. Características deseables de los indicadores. ..................................... 6

2. UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN MEDIANTE INDICADORES ................. 8 2.1. Construir objetivos y resultados de los procesos ............................... 8 2.2. Desagregar el mapa estratégico. ........................................................... 9 2.3. Seleccionar aspectos relevantes. .......................................................... 9 2.4. Construir indicadores. .......................................................................... 10

2.4.1. Identificar indicadores ............................................................................... 13 2.4.2. Definición de tiempos de medición ...................................................... 13 2.4.3. Determinación de Metas de los indicadores ..................................... 14 2.4.4. Rangos de gestión. ..................................................................................... 16

2.5. Oficialización de indicadores ............................................................... 16 2.6. Realizar reporte y análisis de indicadores .......................................... 18 2.7. Formular acciones de mejora. ............................................................. 18 2.8. Evaluar indicadores. ............................................................................. 19

3. CONCEPTOS ......................................................................................................... 23 3.1. Destinatario del indicador. .................................................................................... 23 3.2. Efectividad. ............................................................................................................. 23 3.3. Eficacia. .................................................................................................................. 23 3.4. Eficiencia. ............................................................................................................... 23 3.5. Enfoque basado en los procesos. ........................................................................ 23 3.6. Evaluación. ............................................................................................................. 24 3.7. Factor crítico de éxito. ........................................................................................... 24 3.8. Fuente de datos. ..................................................................................................... 24 3.9. Gestión.................................................................................................................... 24 3.10. Indicador. ........................................................................................................ 24 3.11. Índice ............................................................................................................... 25 3.12. Interpretación y análisis de tendencia. ......................................................... 25 3.13. Línea base. ...................................................................................................... 25 3.14. Medición. ......................................................................................................... 25 3.15. Meta. ................................................................................................................ 25 3.16. Monitoreo (Seguimiento) ............................................................................... 25 3.17. Objetivo: .......................................................................................................... 26 3.18. Objetivo del indicador. ................................................................................... 26 3.19. Para qué del objetivo. .................................................................................... 26 3.20. Periodicidad. ................................................................................................... 26 3.21. Porcentajes ..................................................................................................... 26 3.22. Proporción. ..................................................................................................... 26


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3.23. Proyecto. ......................................................................................................... 27 3.24. Revisión .......................................................................................................... 27 3.25. Rangos de gestión. ........................................................................................ 27 3.26. Razón. ............................................................................................................. 27 3.27. Revisión. ......................................................................................................... 27 3.28. Tasa. ................................................................................................................ 27 3.29. Verificación. .................................................................................................... 27 3.30. Validación ....................................................................................................... 28 3.31. Trazabilidad. ................................................................................................... 28 3.32. Tipo de Indicadores. ....................................................................................... 28 4. MARCO DE LOS INDICADORES............................................................................ 29 4.1. Indicadores de procesos. ...................................................................................... 29 4.2.1. Formulación de Objetivos: ............................................................................ 31 4.2.2. Formulación de Metas. ................................................................................... 31


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1. MARCO GENERAL

1.1. Presentación del Manual

El Sistema Integrado de Gestión es un modelo basado en el ciclo PHVA, (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), tal como lo definen el Modelo Estándar de Control Interno, y la Norma Técnica de la Calidad en el Sector Público. Los indicadores, desde el verificar, proporcionan información que permite comparar el Hacer con el Planear, es decir determina el grado de cumplimiento de las metas, o ejecución de las acciones planeadas, el uso de los recursos empleados en esa ejecución y el logro de los impactos esperados, de manera tal que los gerentes puedan influir en su comportamiento para incrementar las posibilidades de éxito de su gestión. La toma de decisiones es el impacto esperado de este manual, para ello es determinante su articulación con el procedimiento de acciones de mejora, en el cual la identificación de la causa raíz de las no conformidades originadas en la medición de indicadores, y la formulación, ejecución y seguimiento de acciones que las corrijan, constituyen la completitud del mencionado ciclo PHVA con lo cual se logra la pretendida mejora continua basada en la medición de indicadores. Se contribuiría entonces sustancialmente en la mejora de los servicios y por consiguiente en la satisfacción del cliente, fin último de la Norma Técnica de la Calidad para la Gestión Pública 1000:2009; igualmente se contribuiría a garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales, propósito del Modelo Estándar de Control Interno. 1.2. Objetivo del Manual El Manual Institucional de Indicadores es la guía para la formulación, medición, evaluación y reformulación de los indicadores de gestión de la Secretaría de Integración Social, herramienta que provee a los directivos información oportuna para la toma de decisiones respecto al comportamiento de las variables de eficiencia, eficacia y efectividad, definidas por ellos mismos como “factores críticos de éxito” de su gestión. Como toda herramienta para la toma de decisiones, este manual solo puede ser útil si se toman decisiones, si existen planes y objetivos concretos y la convicción de monitorear su cumplimiento.


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1.3. Marco institucional de la evaluación. 1.3.1. Misión de la Secretaría Distrital de Integración Social Somos una entidad distrital de integración social conformada por un equipo humano ético al servicio y cuidado de lo público, que lidera y articula la territorialización de la política social con acciones integrales y transformadoras para la disminución de la segregación, a través de la garantía de los derechos, el reconocimiento y la generación de oportunidades con redistribución, en el ejercicio pleno de las ciudadanías de todas y todos en lo urbano y lo rural de Bogotá. 1.3.2. Visión de la Secretaría Distrital de Integración Social A 2016, la Secretaria Distrital de Integración Social será reconocida como una entidad confiable y transparente, generadora de procesos sociales y de cuidadanía, que transforman las condiciones de exclusión y segregación en los territorios de Bogotá 1.3.3. Principios Institucionales Solidaridad: Consiste en promover el sentido de las otras y de los otros. Se manifiesta en el compromiso del Estado y de la Sociedad para superar la adversidad, privilegiando a las personas que se encuentran en situación de pobreza y vulnerabilidad. Es un valor esencial para la convivencia. Reconocimiento de la diversidad: Reasigna valor a las diferencias étnicas, de géneros, generacionales y culturales y busca su reconocimiento. Participación: Involucra a los ciudadanos y ciudadanas en la toma de decisiones públicas, y promueve el fortalecimiento de las organizaciones sociales y la construcción de capital social.

Universalidad: Propende por la realización para todas las personas sin distinción, de los derechos humanos consagrados en los tratados y acuerdos internacionales suscritos por Colombia, en la Constitución y las leyes nacionales.

Probidad: Se fundamenta en actuar con rectitud en el ejercicio de lo público, en particular en el manejo de los recursos públicos, fortaleciendo los mecanismos de rendición de cuentas, veeduría y control ciudadano para garantizar la mayor cercanía de quienes habitan la ciudad a las acciones y resultados de la gestión del Estado.

Equidad: Promueve la igualdad de oportunidades mediante políticas progresivas de redistribución, con prioridad en las poblaciones que están en mayores condiciones de pobreza y vulnerabilidad.


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Corresponsabilidad: Busca promover el reconocimiento del compromiso y la responsabilidad que todas y todos tenemos frente a la construcción de una ciudad moderna y humana: individuo, familia, sociedad y Estado. Efectividad: Es resultado eficaz y eficiente que se busca en el ejercicio cotidiano de la labor institucional, en concordancia con los principios de economía, celeridad, imparcialidad y publicidad definidos para la función administrativa en la Constitución Política. 1.4. Beneficios de los indicadores. § Hacen parte del mejoramiento continuo de los procesos. § Apoya el logro de los objetivos de los procesos, los proyectos y la estrategia

institucional. § Permite a los servidores públicos conocer el estado de la gestión de la

entidad y de la suya en particular. § Hace visible la gestión de la entidad a su interior y hacia los diferentes

actores involucrados con ella (partes interesadas), mediante la medición de sus resultados.

§ Proporciona bases cuantificables y objetivas para la evaluación. § Fortalece la participación ciudadana brindando información útil para su

control e intervención en la gestión, contribuyendo a que los procesos de la entidad se orienten a las demandas, expectativas, y necesidades de la ciudadanía.

1.5. Características deseables de los indicadores.

De acuerdo con la dinámica institucional de la Secretaría de Integración Social las características deseables de los indicadores, que deben ser usadas como lista de chequeo para determinar la procedencia de implementar un indicador, son:

§ Participación. El indicador debe ser construido o diseñado por los propios

responsables de los procesos o actividades a medir, y debe ser socializado entre quienes intervienen en el proceso de ejecución o tienen alguna injerencia en el manejo de las variables involucradas; esto facilita su implementación y da mayor utilidad a sus resultados.


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§ Claridad: Es indispensable que el indicador sea específico y de fácil comprensión tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación que sólo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.

§ Representatividad: El indicador debe expresar efectivamente lo que se

quiere medir o determinar y debe guardar relación con los principales procesos de la entidad.

§ Temporalidad: Debe estar relacionado con un período de tiempo

previamente definido. § Cuantificación: Implica que el resultado de la aplicación del indicador

pueda ser convertido en cifras, números, estándares que permitan su medición.

§ Confiabilidad: Las variables utilizadas para su cálculo deben ser reales,

concretas, propias y verificables, que sustenten su resultado. § Que agregue valor: El contenido del indicador debe permitir a la

organización identificar alertas para la toma de decisiones. Si un indicador no facilita la toma de decisiones, no debe mantenerse.

§ Oportunidad: Para ser considerada oportuna, una información debe estar

disponible y actualizada cuando se la necesita.


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2. UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN MEDIANTE INDICADORES1

Una vez se cuente con la estrategia de la entidad, es posible diseñar un mecanismo que permita monitorear su operación, entendida como la ejecución de los procesos y proyectos de la entidad. Este monitoreo se lleva a cabo mediante la instauración del ciclo de control (PHVA) que permite retroalimentar el control en la gestión de la entidad facilitando el desarrollo de una capacidad de autogestión propia del MECI y de la gestión de la calidad. ¿Cómo diseñar y poner en funcionamiento estos ciclos de control para todos aquellos aspectos que sean relevantes para la gestión de una entidad? Las etapas del método que aquí se presenta junto con sus herramientas características pueden sintetizarse tal como aparece en la siguiente figura: (Figura N°1) Etapas y herramientas del método propuesto para construir un sistema de control de gestión mediante indicadores.

Etapas Herramientas sugeridas Construir objetivos y actividades de procesos Desagregar el mapa estratégico Selecciona aspectos relevantes Construir indicadores Realizar reporte y análisis Formular acciones de mejora Evaluar indicadores

Instructivo Caracterización de procesos. Rutas estratégicas – Acuerdos de gestión Factores críticos de éxito Hoja de vida de indicadores Hoja de vida de indicadores Instrumento acciones de mejora – 5 porqué Formato evaluación de indicadores

2.1. Construir objetivos y resultados de los procesos Según el Manual de implementación del MECI expedido por la USAID y el DAFP, la caracterización de los procesos consiste en “la determinación de sus rasgos distintivos; esto es, cuando se identifican sus interrelaciones frente a los demás procesos de la entidad determinando sus proveedores (procesos internos o instancias externas) que entregan insumos y clientes que reciben un producto o servicio. La caracterización de los procesos es entonces, el esquema que permite ver en contexto de manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del proceso frente al aporte que hace al logro de los objetivos institucionales. Fundamental en la caracterización del proceso es la definición de su objetivo, el cual debe estar claramente alineado con los objetivos estratégicos o institucionales y establecer claramente lo que el proceso pretende hacer (qué y cómo) y los impactos que espera generar con esas actividades (para qué).

1 VEEDURÍA DISTRITAL. Guía para la implementación del MECI con enfoque sistémico. Bogotá. P99


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Igualmente en la caracterización de las etapas de los procesos se definen los resultados (información, productos o servicios) que resultan como valor agregado del proceso a la gestión de la entidad.

2.2. Desagregar el mapa estratégico. La gestión de indicadores puede limitar su alcance a una simple medición aislada de factores cuyo comportamiento aporta en un sentido u otro a los objetivos institucionales, este aporte puede potenciarse si la entidad cuenta con una adecuada alineación estratégica de cada uno de los procesos y proyectos a través de sus objetivos y metas con los objetivos estratégicos de la entidad; integrados a su vez con la misión y visión. La posibilidad de articular un sistema de indicadores que de cuenta no solo de los factores críticos de éxito de determinado proceso, proyecto, meta u objetivo, depende de una definición articulada de los diferentes elementos que componen la plataforma estratégica de la entidad desagregados mediante un clara línea de causalidad que permita a través de sus indicadores ver el grado de cumplimiento de la misión y nivel de avance en el logro de la visión.

2.3. Seleccionar aspectos relevantes. En las dos etapas anteriores hemos definido lo que hacemos y como queremos hacerlo, al contar con planes y procesos relacionados en una jerarquía claramente definida, es posible formular indicadores útiles para realizar un seguimiento a su gestión y una evaluación de su impacto, es decir, un monitoreo de su operación. Antes de definir estos indicadores, es importante determinar cuáles son los aspectos más relevantes que serán objeto de observación para el sistema de control de gestión que se está diseñando. Esta pregunta puede abordarse mediante la identificación de factores críticos de éxito. Se entiende por factor crítico de éxito la variable o aspecto clave de un proceso o proyecto de cuyo resultado depende el logro de los objetivos del mismo. Es aquel aspecto que es necesario mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor que se pretende adelantar. Son factores considerados vitales y que, por tanto, requieren ser monitoreados a fin de garantizar un control íntegro y equilibrado de sus funciones y su operación. Para mayor claridad tomemos como ejemplo el proceso de Gestión de bienes y servicios, cuyo objetivo es “Dar soporte a los demás procesos de la entidad, mediante la gerencia de los bienes y de los servicios de apoyo, con el fin de tener una cultura organizacional de uso eficiente de los recursos”, en reuniones con el


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equipo del proceso se definió que la Calidad y oportunidad de los bienes y servicios proveídos por el proceso condicionan el cumplimiento de ese objetivo. Los factores críticos de éxito son aquellos aspectos esenciales para la viabilidad de la entidad. En otras palabras, si la gestión en uno de estos factores falla, es probable que la existencia misma de la organización esté en entredicho. Los factores claves de éxito son aquellos aspectos en los cuales la gestión debe ser exitosa para asegurar que la estrategia de la administración de la entidad ha sido desarrollada a cabalidad. En el sector público, los factores claves de éxito están normalmente asociados con las estrategias que define cada administración para cumplir con las metas que se ha fijado de acuerdo con sus propias prioridades, normas legales, tiempos de entrega, requisitos establecidos por el usuario o la entidad. En la formulación de indicadores se debe identificar, mediante talleres participativos donde se consulta el criterio profesional los respectivos equipos y prima la decisión técnica del líder de cada proceso o proyecto, los factores críticos de éxito para: - El uso de los recursos (Humanos, físicos, tecnológicos, de información o de

tiempo), - La ejecución de las tareas o actividades o metas y el cumplimiento de sus

características esperadas. - El logro de los efectos o impactos esperados de la gestión. - El proceso de la entidad al cual le aporta el desarrollo de la actividad a medir. Posterior a la identificación se debe efectuar una priorización de los factores críticos de éxito previniendo identificar un gran número de aspectos que valdría la pena observar, pero que no pueden usarse en procesos efectivos de gestión debido a las limitaciones en la capacidad institucional.

2.4. Construir indicadores. Los indicadores constituyen la base de observación del sistema de control de gestión de la entidad. Por tanto, cada uno de los factores críticos de éxito definidos y priorizados en la etapa anterior debe tener asociado uno o más indicadores que permitan observar su gestión. Cada uno de los líderes de proceso, subdirección técnica responsable de proyecto, o coordinador de ruta estratégica, junto con su equipo de trabajo, debe diseñar, aplicar y evaluar sus propios indicadores. Para ello deben contar con la siguiente información que determina las características de los indicadores: § Los objetivos institucionales que se pueden encontrar en el Plan Estratégico

Institucional;


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§ Los objetivos y metas planteados en sus correspondientes acuerdos de gestión.

§ Los objetivos y metas de los proyectos de la entidad que se encuentran establecidos en el Plan de Acción Institucional que se desarrolla para cada vigencia.

§ El objetivo de cada proceso institucional. § La alineación de los objetivos de los proyectos, de los procesos y de las

rutas estratégicas con los objetivos institucionales. § Las variables que maneja el proceso, expresadas en términos de recursos y

resultado esperado (Metas). A pesar de que estos elementos aparecen por separado, esta información es complementaria entre sí. Los indicadores deben ser formulados diligenciando el instrumento “Hoja de Vida de Indicador de Gestión” a excepción de los campos: Dato 1, Dato 2, Resultado, Grafica de tendencia, e Interpretación y análisis de tendencia, los cuales serán registrada en el momento del reporte. La Dirección de Análisis y Diseño Estratégico prestará el apoyo y la asesoría necesarios en la conceptualización, levantamiento y definición de criterios comunes y coordinados, de tal manera que se asegure la implementación de un Sistema de Indicadores de Gestión Institucional.


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(Figura N°2): Formato “Hoja de vida de Indicador de Gestión”


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2.4.1. Identificar indicadores El formato de hoja de vida de indicadores (F-MC-IN-001), pide especificar inicialmente el elemento de gestión que se pretende apoyar con el indicador y su objetivo, en el cual debe poderse reconocer su “que” y su “para que”; de igual manera se especifica el objetivo estratégico al cual aporta el proceso, proyecto o reto estratégico. Los indicadores definidos para apoyar el monitoreo y control de la gestión institucional deben reflejar su accionar desde su caracterización y las acciones estratégicas definidas en los proyectos de inversión a través del seguimiento a metas. Para cada factor crítico de éxito establecemos el valor agregado que esperamos generar al formular y medir un indicador y lo registramos en el “objetivo del indicador”, luego definimos las variables con las cuales se puede dar cuenta del comportamiento del factor critico de éxito, determinamos sus fuentes, que deben ser documentos asequibles y verificables y las registramos en el campo “fuente de datos” y la forma en que esas variables se interrelacionan para calcular el resultado del indicador, la cual registramos en el campo “Formula de cálculo”. El tipo de factor crítico de éxito determina la clasificación del indicador así: - El uso de los recursos (Humanos, físicos, tecnológicos, financieros, de

información o de tiempo), Indicador de Eficiencia. - La ejecución de las tareas o actividades o metas y el cumplimiento de sus

características esperadas, Indicador de Eficacia. - El logro de los efectos o impactos esperados de la gestión. Indicador de

Efectividad. 2.4.2. Definición de tiempos de medición Todo indicador debe producir una medición periódica que permita observar el cambio en el estado del un factor crítico de éxito. Esto lleva a preguntarse por la frecuencia apropiada para realizar esta medición. En efecto, la pregunta por la frecuencia de medición de un indicador tiende a responderse rápidamente afirmando que es necesario medir en tiempo real, pero ¿qué significa esto? ¿Quiere decir que debemos medir en el instante mismo en que ocurre un evento? Para responder a esta pregunta es necesario considerar el tiempo del ciclo de control que se refiere al tiempo que transcurre desde el momento en que el responsable del proceso se percata de que existe una diferencia entre el valor actual del indicador y el valor esperado del mismo, hasta


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el momento en que las decisiones que toma afectan nuevamente el valor del indicador. Este tiempo depende de la naturaleza de los fenómenos observados así pues, si pretendemos medir el impacto generado por un proyecto de seguridad alimentaría esperar un periodo de tiempo suficiente que nos permitan observar el cambio en el estado nutricional de población objetivo del mismo; no así cuando la medición es de la ejecución presupuestal de un proyecto el cual reporta datos con periodicidad inmediata y presenta cambios sustanciales en su comportamiento. la periodicidad de medición en la Secretaría de Integración Social, puede ser mensual, bimensual, semestral o anual, debiendo todas ellas contar con períodos que inicien en enero y con períodos que culminen en diciembre, para hacerlos congruentes entre si.

2.4.3. Determinación de Metas de los indicadores La fijación de metas debe hacerse en las mismas unidades de medida resultantes de aplicar la formula del indicador, y ser alcanzable pero retadora, y constituye como tal un compromiso del gerente público que la establece para su proceso, proyecto, ruta estratégica o cualquier otro elemento de gestión objeto de medición futura con los indicadores. Para la construcción de las metas se utilizan su valor actual y su valor óptimo efectivo, para llegar a la propuesta de su valor óptimo potencial, el cual debe estar plenamente alineado con los diversos elementos del mapa estratégico de la Secretaría y debe ser el reflejo de las expectativas o propuestas que el directivo, responsable del elemento de gestión a acompañar con el indicador, se compromete con la entidad a desarrollar durante su gestión. El valor actual (Línea base) es el que tomó el indicador en un momento determinado; puede, por tanto, variar en cada instante de medición. Se encuentra relacionado con la operatividad y el día a día de la entidad. El valor óptimo efectivo (Meta final del indicador) es el máximo valor (o el mínimo, según sea el sentido de interpretación del indicador), que puede tomar las restricciones actuales de la entidad y sin expectativas de mejora originadas en la gestión planeada. El valor óptimo potencial de un indicador es el máximo valor (o el mínimo, según sea la interpretación del indicador) que este tomaría si la gerencia de la entidad invirtiera para reducir (o eliminar) las restricciones actuales. Este valor es el resultado de un proceso de negociación de recursos y refleja los compromisos adquiridos. Nótese que mientras que el valor actual se obtiene cada vez que se mide el indicador, los valores de óptimo efectivo y de óptimo potencial se asignan. Por ejemplo el suministro de raciones en comedores comunitarios presenta una cobertura de la demanda del 70% para el mes x, ese es el valor actual, si se mantuvieran los limitantes de presupuesto y las condiciones actuales de uso de


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recursos, la expectativa para el me Xn sería del mismo 70%, lo cual es el válor optimo efectivo, pero si esas condiciones se optimizan y se gestiona presupuesto adicional dicha cobertura podría llegar al 90%, que sería el valor optimo potencial Existen por lo menos tres formas para estimar el valor óptimo efectivo (meta final) para un indicador dado. La primera está relacionada con la experiencia que tenga la persona responsable de la gerencia del proceso al que está asociado el indicador. Si esta experiencia le permite reconocer las restricciones estructurales que tiene la entidad en el proceso correspondiente y que justifican que el valor del indicador esté restringido, esta persona podrá definir el tope máximo (o mínimo según sea la definición del indicador) de este indicador. Este tope corresponderá con su valor de óptimo efectivo. La segunda forma consiste en utilizar el comportamiento histórico del valor del indicador correspondiente. En este caso, se observa el comportamiento del indicador en los últimos períodos y se toma el mayor valor obtenido en este período (o menor, según sea la interpretación del indicador), una vez descartados los valores que correspondan a situaciones coyunturales. La tercera forma de estimar el valor óptimo efectivo hace uso de la técnica del benchmarking. En este caso, se selecciona el máximo valor (o el mínimo, según sea la interpretación del indicador) de un indicador similar luego de observar una actividad análoga que se realiza en otro sistema organizacional. Es importante que esta actividad se desarrolle en un contexto similar al de la actividad objeto de estudio. 2.4.3.1. Meta Final.

Es el valor del indicador que se pretende alcanzar al final del período de gestión. Puede ser acumulativa y situarse en un horizonte lejano de tiempo, cíclica y fijarse al final de periodos definidos de tiempo (Regularmente al final de la vigencia fiscal, del período de gobierno o del horizonte de tiempo definido en la planeación estratégica), o permanente y pretender un comportamiento estable durante todos los períodos de medición. Debe indicarse en la misma unidad de medida del indicador, y su determinación se basa en el valor óptimo potencial definido en el punto anterior.

2.4.3.2. Metas de los períodos.

Es el valor del indicador que se pretende alcanzar en cada uno de los períodos de medición, debe guardar plena congruencia con la meta final, es decir, para un meta final constante debemos contar con metas de períodos constantes, si la meta final es cíclica las metas de los períodos deben plantearse de tal manera que progresivamente se llegue al cumplimiento de la meta para cada ciclo, y para


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metas finales acumulativas deben presentarse metas de los períodos que muestre una única tendencia creciente hasta llegar al su cumplimiento total. Debe indicarse en la misma unidad de medida del indicador, y su determinación se basa en el valor óptimo potencial. 2.4.4. Rangos de gestión. Es la escala de valor para clasificar los resultados de medición de los indicadores, define los valores máximos y mínimos entre los cuales el resultado del indicador es sobresaliente, satisfactorio o deficiente respecto a la meta fijada para el período. Los rangos de gestión deben ser dados en términos de porcentajes del valor de la meta del período. Con el ánimo de articular los resultados de los diferentes indicadores utilizados en la Secretaría de integración social, se determinan los siguientes rangos a utilizar: • Sobresaliente: ≥ 90% de la meta del período, color verde • Satisfactorio: > 70% y < 90% de la meta del período, color amarillo. • Deficiente: ≤ 70 de la meta, color rojo. Cuando el resultado del indicador se

encuentra en este rango, se constituye una no conformidad que debe gestionarse acorde a procedimiento vigente en la entidad para tal fin.

2.5. Oficialización de indicadores Los indicadores se oficializan y modifican mediante circular del Secretario o Secretaría de despacho, consolidada por el Director o Directora de Análisis y Diseño Estratégico, de acuerdo con las solicitudes enviadas por los líderes de los procesos acorde al siguiente procedimiento:


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Flujograma procedimiento de formulación y medición de indicadores (Figura N° 3)

Inicio

Líder de proceso o Subdirector responsable del proyecto

Director (a) de Análisis y Diseño Estratégico.

1. Identificar los objetivos que el indicador pretende apoyar

2. Desagregar el objetivo, definiendo el qué y el para qué, e identificar los factores críticos de éxito.

3. Diligenciar la hoja de vida del indicador

4. Solicitar aprobación, modificación o supresión de indicadores a la DADE.

5. Evaluar los indicadores formulados.

6. Proyectar circular para la firma de la Secretaria(o)

¿Aprueba?

8. Reportar las mediciones de los indicadores y la interpretación de los resultados.

9. Incorporar el reporte en la batería de indicadores.

10. Elaborar el informe de gestión basado en la medición y análisis de los indicadores.

Si

Fin

No

Secretario(a) de Integración Social

7. Expedir circular de adopción de los indicadores

Procedimiento Acciones de Mejora (Oficina de Control Interno)

11. Avalar el informe de gestión basado en la medición y análisis de indicadores

12. Presentar conclusiones y recomendaciones en Consejo Directivo.


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2.6. Realizar reporte y análisis de indicadores

Dentro de los diez primeros días calendario de los meses de marzo, mayo, julio, agosto, septiembre, noviembre y enero se debe hacer, vía electrónica, el reporte de los indicadores cuyo periodo de ejecución culminó en el mes inmediatamente anterior, a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico. La responsabilidad del reporte y análisis de tendencia e interpretación siempre es del líder del proceso, o del coordinador del proyecto o reto estratégico. El reporte consiste en registrar los datos 1 y 2 en las correspondientes casillas ubicadas frente al período de medición y diligenciar el espacio destinado a “Interpretación y análisis de tendencia”. La responsabilidad de la veracidad de los datos recae sobre el líder de proceso, coordinador de proyecto o jefe de oficina quien efectúa el reporte, debiendo tener y mantener soportes verificables de los datos reportados. La interpretación y el análisis de tendencia debe girar en torno al estado de la gestión reflejado en el resultado del indicador y su comportamiento histórico, debe plantear las decisiones que se toman con los resultados, las cuales pueden comprender desde mantener el curso de la gestión gracias a los buenos resultados, hasta modificaciones en la gestión o en las expectativas de los planes debido a las desviaciones de los resultados frente a lo planeado. Cuando el resultado del indicador se ubique en rango deficiente debe registrarse, en la interpretación y el análisis de tendencia un análisis de causa raíz de la no conformidad, basado en la metodología de los 5 porqué, el cual servirá de base para la formulación de las acciones de mejora para subsanar la causa de la no conformidad. 2.7. Formular acciones de mejora. El objetivo de los indicadores es completar el ciclo de gestión, alcanzando la mejora continua, las decisiones tomadas por los gerentes basados en la medición de los indicadores son el medio para la mejora, cuyo primer momento lo constituye la interpretación y análisis de tendencia tal como se planteó en el numeral anterior, y de manera mas formal, la formulación de las acciones de mejora para los indicadores cuyo resultado se ubica en rango deficiente. La Norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno establecen las acciones de mejora preventivas y correctivas como mecanismo formal para dar cumplimiento al “Actuar” del ciclo PHVA, la medición de indicadores cuyo resultado se ubique en rango deficiente respecto a la meta del período objeto de medición es uno de los


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orígenes de esas acciones de mejora, el responsable del indicador estará obligado a formularlas en los términos establecidos por el procedimiento pertinente, (ver procedimiento de acciones de mejora en la intranet) con la finalidad de subsanar las causas que originaron la falencia en el resultado. En principio, la reformulación de los indicadores no debe ser una acción de mejora a emprender ante un resultado deficiente de su medición, a menos que se demuestre con hechos y datos la incongruencia del indicador con las expectativas de los objetivos que pretende apoyar.

2.8. Evaluar indicadores. Una vez al año los líderes de los procesos, los coordinadores de proyectos, los jefes de dependencias y sus respectivos equipos de trabajo deben realizar la evaluación de sus indicadores mediante la aplicación del formato anexo definido para tal fin, y basados es sus resultados determinar la necesidades de su modificación o continuidad, así como la de implementar acciones para mejorar su grado de apropiación. Mediante la aplicación del instrumento se evalúa el conocimiento y la apropiación de los indicadores entre los distintos actores de los procesos y proyectos, su impacto en términos de decisiones que afecten los objetivos que pretenden apoyar y la pertinencia de su medición en razón a su costo contrastado con la utilidad. Analizar la tendencia de los indicadores durante la serie histórica de su medición nos presenta un descriptor de su utilidad y nos permite evaluar la pertinencia de las metas formuladas para los diferentes períodos.


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FORMATO DE EVALUACIÓN DE INDICADORES (Diligencie 1 para cada indicador)

Nombre del indicador: Marque una X frente a la afirmación que considere correcta: - El destinatario del indicador (líder del proceso o coordinador del proyecto o jefe de

dependencia): No conoce el indicador y no está enterado de sus resultados Lo conoce y está al tanto de los resultados de su medición pero no los utiliza. Conoce el indicador y utiliza sus resultados como insumo para la toma de decisiones.

- Los funcionarios de los equipos de trabajo cuya labor influye en los resultados del

indicador: No conocen el indicador Conocen el indicador y sus resultados pero no participan en estrategias para mejorar sus resultados

Participan en estrategias para mejorar los resultados de los indicadores.

- En las reuniones de su grupo de trabajo:

El indicador y sus resultados no son utilizados Se socializan los resultados de los indicares pero no son insumo para la toma de decisiones.

Los resultados de los indicadores han sido objeto de análisis, o insumos para la toma de decisiones.

- Recolección de los datos:

Los obtención de datos es demasiado costosa respecto a la utilidad presentada por el indicador, se producen de manera inoportuna o no son confiables

Los datos registrados en los reportes del año son confiables y oportunos pero demasiado costosos.

Los datos para el reporte del indicador son oportunos y confiables y su costo es bajo respecto a la utilidad del indicador

- Impacto de los indicadores

No se ha tomado ninguna decisión basada en los resultados del indicador Se tomaron decisiones pero el resultado del indicador no se ha mejorado Se tomaron decisiones y como resultado de ellas se mejoraron los resultados de los indicadores.


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Metas: - ¿Las metas fijadas para cada uno de los períodos han sido retadoras?, es decir su

cumplimiento y el de la meta final del indicador aseguran el logro de las metas, retos y objetivos estratégicos y de procesos o de proyectos. SI__ NO__

- ¿Las metas fijadas han sido viables?, es decir fueron formuladas en proporción a los recursos que ellas requerían (tiempo, presupuesto, personas, conocimiento del tema, etc.)

- SI__ NO__

Tendencia de los indicadores (Seleccionar y diligenciar solo una de las tendencias para cada indicador):

- Tendencia 1: Se ha obtenido siempre una meta superior a la establecida. o ¿El indicador en verdad apoya el logro de los objetivos del proyecto,

proceso o servicio y los de la entidad? SI__ NO__

o ¿Se está logrando el objetivo del indicador (definido en la hoja de vida del

indicador)? SI__ NO__

o ¿El factor crítico de éxito (definido en la hoja de vida del indicador) se

está comportando de manera consecuente con los resultados obtenidos por el indicador?

SI__ NO__

- Tendencia 2: Se han obtenido resultados en rango deficiente o Ha tomado medidas para mejorar los resultados

SI__ NO__

En caso afirmativo marqué con una X la afirmación o las afirmaciones que considere verdaderas:

o Las decisiones tomadas apuntan a:

§ Optimizar el uso de los recursos ___ § Modificar la gestión para mejorar el cumplimiento de metas o

tareas ___ § Reenfocar la gestión para modificar los impactos obtenidos

___ § Modificar las metas del indicador para mejorar el rango de

gestión de los resultados. ___

- Tendencia 2: creciente:


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o ¿La medición del indicador ha sido determinante para la mejora en los resultados? SI ____ NO ___

o La mejora en los resultados del indicador ha implicado mejoras en la gestión de su proyecto, proceso o servicio. SI ____ NO ___

2.9. Aspectos Legales

§ Ley 190 de 1995, Art. 48, “Las entidades del Estado deben elaborar un

manual de indicadores de eficiencia para la gestión de los servidores públicos, de las dependencias y de la entidad en su conjunto, que deberán responder a indicadores generalmente aceptados.”

§ Ley 42 del 27 de enero de 1993. Sobre la organización del sistema de

control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. El Art. 9° señala: Para el ejercicio del Control Fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno, de acuerdo con lo previsto en los artículos siguientes.

§ Ley 87 de 29 de noviembre de 1993. Por la cual se establecen normas para

el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

§ Ley 872 de diciembre 30 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión

de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. El artículo 4° Requisitos para su implementación establece en el literal h) realizar el seguimiento, el análisis y la medición de estos procesos.

§ Decreto 4110 de 2004, mediante el cual se adopta la norma técnica de

calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 § Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 del Departamento Administrativo de

la Función Pública. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

§ Decreto 607 del 28 de diciembre de 2007. Por el cual se determina el

Objeto, la Estructura Organizacional y Funciones de la Secretaría Distrital de Integración Social.

§ Decreto 4485 del 18 de Noviembre de 2009, Por medio del cual se adopta

la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. § Resolución 438 del 4 de mayo de 2007. Deroga las resoluciones 0603/06 y

0642/06. Establece el Sistema Integrado de Gestión en la SDIS.


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3. CONCEPTOS 2

3.1. Destinatario del indicador.

Persona que utilizará las mediciones del indicador para la toma de decisiones.

3.2. Efectividad.

Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. La medición de la efectividad se define en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto. Es la medida del logro del “para qué” del objetivo.

3.3. Eficacia.

Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. La medición de la eficacia se define en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.

3.4. Eficiencia.

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

3.5. Enfoque basado en los procesos.

Identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como “enfoque basado en los procesos”.

2 Algunas de las definiciones fueron extraídas de la Ley 872 de 2003 y del manual de indicadores de gestión y Resultados del Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones Energéticas del año 2002.


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3.6. Evaluación. Acción de estimar, apreciar, calcular o señalar el valor de algo. La evaluación es la determinación sistemática del mérito, el valor y el significado de algo o alguien en función de unos criterios respecto a un conjunto de normas. La evaluación a menudo se usa para caracterizar y evaluar temas de interés en una amplia gama de las empresas humanas, incluyendo las artes, la educación, la justicia, la salud, las fundaciones y organizaciones sin fines de lucro, los gobiernos y otros servicios humanos.

3.7. Factor crítico de éxito.

Es la variable o aspecto clave de cuyo resultado depende el logro de los objetivos o metas. Es aquel aspecto que es necesario mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor que se pretende adelantar. Son factores considerados vitales y que, por tanto, requieren ser monitoreados a fin de garantizar un control íntegro y equilibrado.

3.8. Fuente de datos.

Documentos físicos o electrónicos de donde se obtienen los datos oficiales para el cálculo del indicador.

3.9. Gestión.

Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad. La gestión se interpreta como una cadena de acciones definidas en el proceso administrativo y representada en el ciclo PHVA, (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). La Gestión no solo es acción sino también efecto.

3.10. Indicador.

Relación entre variables que mide la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado respecto de objetivos y metas previstos. El indicador es una herramienta que nos permite conocer el estado y/o evolución de una organización, objeto, situación, etc., en un momento determinado, proveyendo la información necesaria para la toma de decisiones.


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En general, un indicador es el resultado de una función calculada periódicamente en un dominio de acción. El valor que se obtiene de aplicar la función indica el estado en que se encuentra el aspecto que mide el indicador en ese dominio de acción; por ejemplo, la cobertura de educación básica primaria en las escuelas públicas en el Distrito Capital en un mes y un año determinados.

3.11. Índice

Es la combinación de indicadores individuales que expresan aspectos puntuales, para expresar de manera simplificada una realidad multidimensional.

3.12. Interpretación y análisis de tendencia.

Descripción y explicación del comportamiento del indicador a través de los periodos evaluados, y de su comportamiento ante las metas.

3.13. Línea base.

Medida del indicador en momentos previos a su primera medición. Debe plantearse en la unidad de medida del indicador.

3.14. Medición. La medición es un proceso básico de la ciencia que consiste en comparar un patrón seleccionado con el objeto o fenómeno cuya magnitud física se desea medir para ver cuantas veces el patrón esta contenido en esa magnitud.

3.15. Meta.

Es la concreción de los resultados a través de su cuantificación en tiempo y unidades. Ejemplo: Capacitar mensualmente 60 madres de niños y niñas de las Casas Vecinales en Hábitos Alimenticios Saludables. El seguimiento al cumplimiento de las metas de los proyectos constituyen indicadores de eficacia.

3.16. Monitoreo (Seguimiento) Ejercicio destinado a identificar de manera sistemática la calidad del desempeño de un sistema, subsistema o proceso a efecto de introducir los ajustes o cambios pertinentes y oportunos para el logro de sus resultados y efectos en el entorno. Así, el monitoreo permite analizar el avance y proponer acciones a tomar para


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lograr los objetivos; Identificar los éxitos o fracasos reales o potenciales lo antes posible y hacer ajustes oportunos a la ejecución.

3.17. Objetivo:

Enunciado que expresa el propósito y en especial el logro deseado con un proceso, plan, programa o proyecto. Es necesario que se formule en términos claros, concretos y que sea medible. Debe contener por lo menos dos componentes: QUE y PARA QUE, donde el QUE es un propósito y el PARA QUE indica el logro, fin, resultado, cambio esperado o acción terminada. En la formulación de objetivos se deben usar verbos FUERTES como: erradicar, reducir, aumentar, ordenar y no DÉBILES como: coordinar, apoyar, asistir, contribuir, participar, fomentar.

3.18. Objetivo del indicador.

Es el fin para el cual se formuló el indicador, la utilidad, o valor agregado que se espera obtener al efectuar la medición.

3.19. Para qué del objetivo.

Componente del objetivo referido al impacto generado por las acciones realizadas en desarrollo del proceso, el proyecto o la ruta estratégica.

3.20. Periodicidad.

Frecuencia con la que se realizará la medición del indicador, en la Secretaría Distrital de Integración Social los reportes de indicadores a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico pueden ser Trimestrales, Semestrales o Anuales, sin embargo al interior de los procesos y proyectos las mediciones podrán hacerse de manera más frecuente.

3.21. Porcentajes El porcentaje es una proporción multiplicada por cien.

3.22. Proporción. Las proporciones son una clase particular de razones en las que el denominador es la cantidad que representa al total de un determinado grupo bajo investigación y el numerador es un sub conjunto del total. Por ejemplo, para observar la proporción de la población en edad escolar que pertenece al sexo femenino, el numerador serían las niñas en edad escolar y el denominador el total de la


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población (niños y niñas) en edad escolar. Como en el caso de las razones, las proporciones no tienen unidad.

3.23. Proyecto. Es la unidad operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un período determinado y con una ubicación definida para resolver problemas o necesidades de una población. Debe formar parte de un programa; los proyectos son las unidades a través de las cuales se materializan y ejecutan los planes y programas.

3.24. Revisión Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

3.25. Rangos de gestión. Son los valores máximos y mínimos en los cuales el resultado del indicador es considerado sobresaliente (asociado al color verde), satisfactorio (asociado al color amarillo), o deficiente (asociado al color rojo).

3.26. Razón.

Es la relación entre dos cantidades medidas en la misma unidad. Se expresa como el valor de una cantidad dividido entre el valor de la otra. El resultado no tiene unidades –ya que la unidad del numerador y el denominador se cancelan la una a la otra.

3.27. Revisión. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

3.28. Tasa.

Cuando la relación entre dos cantidades se mide como un cociente en el que el numerado y el denominador se expresan en unidades diferentes, entonces ese cociente se denomina tasa.

3.29. Verificación.


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Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. La confirmación puede comprender acciones tales como: la elaboración de cálculos alternativos; la comparación de una especificación de un diseño nuevo con una especificación de un diseño similar probado; la realización de ensayos / pruebas y demostraciones; y la revisión de los documentos antes de su aceptación.

3.30. Validación

Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos, para una utilización o aplicación específica prevista.

Nota 1 El término "validado" se utiliza para designar el estado correspondiente.

Nota 2 Las condiciones de utilización para validación pueden ser reales o simuladas.

3.31. Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. Nota: Al considerar un producto y/o servicio, la trazabilidad puede estar relacionada con: el origen de los materiales y las partes; la historia del procesamiento y la distribución y localización del producto después de su entrega.

3.32. Tipo de Indicadores.

Los indicadores deben ser clasificados de acuerdo con lo que se pretende medir, teniendo como parámetros los siguientes: § Indicadores de Eficacia o Resultado: Mide el logro de las metas propuestas,

el cumplimiento de las acciones definidas dentro del objetivo del plan, proceso o proyecto. (Mide el qué del objetivo).

§ Indicadores de Eficiencia: Se define como la utilización de los recursos de

acuerdo con un programa establecido. La eficiencia tiene que ver entre otros con los siguientes recursos: financieros, técnicos, humanos y tiempo, los cuales se miden en pesos, horas-máquina, horas-hombre, y horas, días, meses, etc., respectivamente.


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§ Indicadores de Efectividad o Impacto: Miden los cambios o modificaciones positivas o negativas que se han producido en el entorno o sobre la población objetivo como consecuencia de la ejecución del plan o el cumplimiento de las funciones asignadas. Estos están relacionados con las contribuciones de los resultados generados a la satisfacción de las necesidades o a la solución de los problemas existentes en el área de intervención de la entidad. Mide el “para qué” del objetivo.

4. MARCO DE LOS INDICADORES Hay múltiples indicadores que pueden ser tomados en cuenta a la hora de intentar comprender un fenómeno. La utilización de uno en particular depende del uso que se le quiera dar y de quien lo va a utilizar, de tal manera que el indicador sea tenido en cuenta como un elemento de importancia al momento en que la institución realice el ejercicio de observar e intervenir para luego reorganizarse. Para medir la eficiencia, eficacia y efectividad en nuestra Institución hemos enmarcado nuestro Sistema de Indicadores dentro los siguientes aspectos:

4.1. Indicadores de procesos. Los procesos institucionales son un elemento fundamental dentro de una organización ya que estos constituyen la cadena de valor; se definen a partir de su constitución y buscan producir un resultado específico o un grupo coherente de resultados concretos en un tiempo determinado para la ciudadanía, de tal manera que la definición de sus indicadores, enriquece de manera significativa el ejercicio del control de la gestión y la evaluación de resultados. Los indicadores de procesos de la Secretaría de integración deberán formularse por los correspondientes líderes en función del logro del objetivo planteado en la caracterización oficial del proceso y de su contribución al logro de los objetivos estratégicos de la entidad adicionalmente la inversión de los recursos que se realiza a través de la formulación, ejecución y operación de proyectos.

Un proyecto se puede definir como una propuesta de inversión, documentada y analizada técnica y económicamente, destinada a la obtención de bienes y servicios para satisfacer las necesidades físicas y psicosociales de una comunidad, en un tiempo y espacio definidos. Los indicadores de proyectos de la Secretaría de integración deberán formularse en función del logro del objetivo, el cumplimiento de las metas y de la generación del impacto, y deberán ser asociados a los procesos de la entidad de acuerdo con la naturaleza de los.


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Responsabilidades de los Líderes de proceso:

• Definir a cuál o cuáles de los objetivos estratégicos de la entidad contribuye su proceso.

• Formular en conjunto con su equipo de trabajo por lo menos un indicador de cada tipo, eficiencia, eficacia y efectividad, para su proceso.

• Definir la meta final y de los periodos de cada indicador. • Reportar dentro de los diez días hábiles siguientes a la terminación del

período, la medición de los indicadores del proceso con su correspondiente interpretación y análisis de tendencia.

• Formular ante la Oficina de Control Interno las acciones de mejora para los indicadores que resulten en rango de gestión deficiente.

(Figura N°4) Mapa de procesos de la Secretaría Distrital de Integración Social


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4.1.1. Formulación de Objetivos: El objetivo se debe formular en términos claros, concretos y que sea medible. Debe contener por lo menos dos componentes: QUÉ y PARA QUÉ, donde el QUÉ es un propósito y el PARA QUÉ indica el logro, fin, resultado, cambio esperado o acción terminada. En la formulación de objetivos se deben usar verbos FUERTES como: erradicar, reducir, aumentar, ordenar y no DÉBILES como: coordinar, apoyar, asistir, contribuir, participar, fomentar. Para la formulación de los objetivos y metas de proyecto es necesario contar con el diagnóstico del problema o necesidad que se pretende solucionar o satisfacer, obteniendo la siguiente información: Localización del problema. Clara delimitación espacial del grupo en riesgo social y/o institucional, según sea el caso. Indicadores del problema. Identificar y calcular indicadores que dimensionan el problema o grado de carencia de la necesidad básica. Para esto se deben usar valores referenciales. Involucrados. Identificar y caracterizar las poblaciones referencial, directa e indirectamente afectadas, y focal. Causas y efectos: Definir la causalidad del problema, así como los efectos provocados en la población, e identificar las causas posibles de ser intervenidas, se recomienda utilizar la técnica de árbol de problemas o necesidades Análisis de la oferta actual e histórica. Identificar y caracterizar programas existentes. Es importante determinar la capacidad de absorción de nuevos beneficiarios, en caso de ser conveniente esta inclusión. También es conveniente analizar los programas terminados que tengan relación con el problema en estudio.

4.1.2. Formulación de Metas. Una vez se cuente con el objetivo del proyectos, se definen las metas, mediante las cuales determinamos Qué debe producir el proyecto. Las obras, estudios, servicios, y capacitaciones o servicios específicos que se producirán por el proyecto dentro del presupuesto que se le asigna.


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Cada uno de las metas del proyecto tiene que ser necesaria para lograr su objetivo, y es razonable suponer que si las metas se producen adecuadamente, se logrará el Objetivo. Para ser efectivas las metas deben ser cuantificables, alcanzables, relevantes, delimitadas en el tiempo y deben definirse como resultados, es decir, como obras, estudios, o capacitaciones terminados o servicios prestados. Resultado de la programación de las metas cada proyecto debe producir un documento de sustentación de las cantidades y los tiempos definidos para cada una de ellas, el cual deberá basarse en diagnósticos previos, datos históricos y en general en documentos que los justifiquen.

Responsabilidades de los Directivos coordinadores de proyectos: • Definir a cuál o cuáles de los objetivos estratégicos de la entidad contribuye

su proyecto. • Formular en conjunto con su equipo de trabajo por lo menos un indicador de

cada tipo, eficiencia, eficacia y efectividad, para su proyecto. • Definir la meta final y las metas de los periodos de cada indicador. • Reportar a la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, dentro de los diez

días hábiles siguientes a la terminación del período, la medición de los indicadores del proyecto con su correspondiente interpretación y análisis de tendencia.

• Formular ante la Oficina de Control Interno las acciones de mejora necesarias para los indicadores que resulten en rango de gestión deficiente.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE Benjamín Perez Acosta Ginna Catalina Cruz

Jose William Arrubla Claudia Ximena Hormaza

Alcira Malagón

Luz Mary Zuluaga Gómez Elizabeth Cortez

CARGO

Profesionales Equipo de Gestores

DADE

Subdirector de Diseño Análisis y

Sistematización.

Coordinadora equipo de Gestores DADE

Gestora del Proceso de Mejora

Continua

Líder del Proceso de Mejora Continua Líder de Direccionamiento Estratégico

SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL MANUAL...

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