SECCION DE TERCER CICLO - UDC · Sección de Tercer Ciclo El Servicio, por comunicación verbal...

INFORME FINAL

SECCION DE TERCER CICLO

Octubre de 2005

Informe Final de Evaluación . Sección de Tercer Ciclo. Página 2

INDICE

1.- INTRODUCCIÓN......................................................................................................3

1.1.- Presentación ......................................................................................................3

1.2.- Composición del Comité y plan de trabajo ........................................................5

2.- VALORACION DEL PROCESO DE EVALUACIÓN INTERNA ......................6

2.1.- Sobre el proceso de autoevaluación ...................................................................6

2.2.- Apoyo institucional y participación en la autorreflexión...................................7

2.3.- Valoración de la sección evaluada .....................................................................8

Política y estrategia ...............................................................................................8

Personas.................................................................................................................9

Alianzas y recursos..............................................................................................10

Liderazgo.............................................................................................................10

Procesos...............................................................................................................11

Resultados en los clientes....................................................................................11

Resultados en las personas ..................................................................................12

Resultados en la sociedad....................................................................................12

Resultados clave ..................................................................................................12

3.- VALORACION DEL PROCESO DE EVALUACION EXTERNA ...................13

3.1.- Plan de Trabajo y Composición del Comité ....................................................13

3.2.- Valoración de proceso......................................................................................14

4.- VALORACIÓN GLOBAL ......................................................................................14

4.1.- Principales fortalezas y debilidades .................................................................14

4.2.- Conclusiones: propuestas de mejora ................................................................15

Informe Final de Evaluación. Sección de Tercer Ciclo. Página 3

1.- INTRODUCCIÓN

1.1.- Presentación La Relación de Puestos de Trabajo (RPT) de la Universidad de A Coruña

(UDC) de 26 de agosto de 2003, vigente en la actualidad, presenta la siguiente

estructura del Servicio de Gestión Universitaria.

Sección de Asuntos Generales

Sección de Títulos y Gestión Académica

Sección de Estudiantes

Sección de Tercer Ciclo

El Servicio, por comunicación verbal pasa a depender funcionalmente del

Vicerrectorado de Organización Académica a partir del mes de enero de 2004.

La Unidad administrativa de tercer ciclo de la Universidad de A Coruña se crea

para apoyar a la Comisión de Doctorado en el cumplimiento de sus funciones. Aparecía

regulada en los primeros Estatutos de esta Institución, aprobados por el Decreto

253/1992, de 10 de septiembre, aparecen enumeradas sus funciones en el artículo 144.

En los nuevos Estatutos, aprobados por el Decreto 101/2004, de 13 de mayo, no se

menciona a la Unidad administrativa de tercer ciclo.

La Unidad administrativa de tercer ciclo tiene, entre otras, las siguientes funciones:

1. Llevar a cabo la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las

competencias de la Comisión de Doctorado, entre ellas:

Publicación de los programas de doctorado correspondientes al año académico

siguiente.

Aprobar los programas de doctorado tras las propuestas de los Departamentos

y remitirlos a la Junta de Gobierno para su conocimiento.


Designación de los Tribunales encargados de juzgar las tesis de doctorado

admitidas a trámite y remisión de dicha propuesta al Rector para su

nombramiento.

Recibir los ejemplares de las tesis e informar de su depósito a todos los

Departamentos e Institutos Universitarios de la UDC.

Recibir los informes de tesis emitidos por los miembros del Tribunal.

Archivar un ejemplar de cada tesis aprobada por su Tribunal y remitir al

Consejo de Universidades, al Ministerio de Educación y Cultura y al Consejo

Universitario Gallego la ficha correspondiente.

Supervisar el desarrollo de los programas de doctorado.

Resolver, previo informe del Departamento, las solicitudes de convalidaciones

de créditos.

Proponer al Rector los miembros de las Comisiones de Premios

Extraordinarios de Doctorado.

2. Matriculación de los estudiantes de tercer ciclo.

3. Tramitación necesaria en el caso de traslado de alumnos.

4. Custodia de las actas de calificación de los alumnos de tercer ciclo.

5. Custodia de los expedientes de los estudiantes de tercer ciclo.

6. Expedición de los certificados solicitados por los estudiantes de tercer ciclo:

certificados de haber superado el periodo docente, certificados de matrícula,

certificación supletoria del DEA, certificación supletoria del título de doctor,.....

7. Expedición de los certificados solicitados por los profesores que hayan impartido

cursos o TIT correspondientes a los programas de doctorado.

8. Organización y custodia del archivo de tesis doctorales que corresponda conservar a

la Comisión de Doctorado.

9. Tramitación de los títulos de Doctor y de los DEA


10. Registro de los títulos de Doctor.

11. Registro de entrada y salida de documentos en la Unidad administrativa de tercer

ciclo, auxiliar del Registro General de la Universidad de A Coruña.

12. Atención al público y telefónica.

13. Cualquier otra función que le encomiende la Comisión de Doctorado.

1.2.- Composición del Comité de Autoevaluación y plan de trabajo

El proceso de autoevaluación del Servicio de Gestión Universitaria se desarrolló

básicamente entre el 1 de febrero de 2005, fecha de la primera reunión del Comité de

Autoevaluación, en la que se constituye y el 15 de marzo de 2005 en que se celebra la última

reunión, en la que se consensúan los datos referentes al borrador final del informe de

autoevaluación, se perfilan y se da por cerrado éste.

El día l de febrero de 2005 se celebro la primera reunión, presidida por la

Vicerrectora de Organización Académica, con algunos miembros del Servicio de Gestión

Universitaria y representantes del profesorado; en la misma se constituye el Comité de

Autoevaluación del Servicio de Gestión Universitaria compuesto por las siguientes personas:

Dña. Pilar Uriz Tomé, Vicerrectora de Organización Académica.

D. Víctor Manuel Cabrera Sánchez, Jefe del Servicio de Gestión Universitaria.

Dña. Mercedes Varela Doval, Jefa de la Sección de Asuntos Generales.

Dña. Patricia Guimaraens Bauluz, Jefa de la Sección de Títulos y Gestión Académica.

Dña. Alicia Martínez Sanjurjo, miembro de la Sección de Estudiantes.

Dña. Beatriz García-Carro Peña, Profesora Titular de la Facultad de Ciencias

Económicas.

D. Óscar Cabeza Sánchez, Profesor Titular de la Facultad de Ciencias.

Se comunica por la Vicerrectora de Organización Académica que el informe de

autoevaluación se realizará en dos grupos: por uno se autoevaluará la Sección de Tercer


Ciclo, por sus especiales características y por otro las Secciones de Asuntos Generales, de

Títulos y Gestión Académica y de Estudiantes.

Se acuerda que la Vicerrectora de Organización Académica coordine el primer

grupo, y el Jefe de Servicio de Gestión Universitaria el segundo grupo; así el Comité de

Autoevaluación de la Sección de Tercer Ciclo pasa a estar constituido por

Nombre y apellidos Categoría

Pilar Uriz Tomé Vicerrectora de Organización Académica Julia Vázquez González Jefa de la Sección de Tercer Ciclo

USU

AR

IO

Óscar Cabeza Gras

Profesor Titular de Universidad (Departamento de Física)

No se consideró necesaria la participación de más usuarios dada la gran

descentralización de esta sección en beneficio de los departamentos.

Efectuadas las modificaciones de los cuestionarios que fueron suministrados por

la Unidad Técnica de Evaluación de la Universidad, para lograr una mejor adaptación a las

características propias del servicio a evaluar, se decide que éstos sean distribuidos por todo

el personal perteneciente al Servicio de Gestión Universitaria, así como las encuestas de

satisfacción, para que sean contestados en su totalidad

2.- VALORACION DEL PROCESO DE EVALUACIÓN

INTERNA

2.1.- Sobre el proceso de autoevaluación Como ya se mencionó anteriormente el proceso de autoevaluación se desarrolló

básicamente entre el 1 de febrero de 2005 y el 15 de marzo de 2005.

Como procedimiento de trabajo se optó por los siguiente:

a) Se desarrollará cada uno de los criterios del modelo EFQM mediante un cuestionario que permita detectar puntos fuertes, puntos débiles y propuestas de


mejora. A fin de conseguir la mayor participación se ha considerado que tales cuestionarios sean respondidos por todos los miembros del personal de la sección .

b) Para la elaboración del informe de evaluación de la sección de tercer ciclo se decide que cada uno de los miembros debe preparar un Borrador 0, a partir de ahí y tras sucesivas reuniones y discusiones, se llega a la elaboración del informe provisional de evaluación, que se entregó a la UTC el día 4 de marzo de 2005.

c) Con las sugerencias de la UTC se elabora el informe definitivo.

2.2.- Apoyo institucional y participación en la autorreflexión Respecto al proceso de autoevaluación se han suscitado dos importantes

cuestiones:

a) En primer lugar la conveniencia de que la evaluación se realizase precisamente en

este momento, por un doble motivo:

• por un lado, que se está en un proceso de negociación, acuerdo y ejecución de

una nueva RPT (RPT 2005) en la que, previsiblemente, se produciría una

reestructuración no sólo de las secciones, sino incluso del propio servicio;

• por otro lado, el profundo cambio legislativo tanto en el nivel de grado como en

el de postgrado y doctorado, que supondrá una importante modificación en los

cometidos y los procesos que se llevan a cabo en cada una de las diferentes

secciones. Es necesario considerar el grado de incertidumbre y cambio que

genera la nueva reglamentación nacional publicada en enero de 2005 y que

habrá de afectar a esta Sección que aunque figuraba en el Estatuto de la

Universidad de 1992 no figura en el de 2004.

Se hace constar por parte de los miembros del Comité de Autoevaluación que

los responsables institucionales de la Universidad entendieron la conveniencia de evaluar

el Servicio a fin de conocer mejor todas sus características, detectar los posibles fallos y

corregirlos

b) En segundo lugar, el hecho de realizarse el informe en un corto margen de tiempo.

Cabría valorar en este punto, como un aspecto a tener en cuenta para futuros


procesos de evaluación, si la premura de tiempo mencionada ha influido o no en la

rigurosidad de los métodos que se utilizaron, al no darse la circunstancia de tiempo

necesario para reflexionar sobre determinados aspectos del proceso (criterios,

encuestas, etc…) de los que se podría opinar sobre su bondad, adaptación a los

procesos reales, tiempos, condiciones y cualquier otra circunstancia que se creyese

oportuna, para evitar que los indicadores y otros elementos de trabajo que se

emplearon se pudieran haber convertido en meros instrumentos excesivamente

protocolizados y con lagunas o elementos innecesarios para el proceso.

En este sentido preocupante que los criterios en los que se obtienen menos

resultados sean aquellos que se refieren a los usuarios/clientes y a la sociedad. El no

disponer de datos en estos apartados, sea porque no gozaron de un planteamiento

adecuado, sea porque no existe una sistemática de recogida de información, podría

interpretarse como que no se ha sido posible reflexionar suficientemente en todo el

proceso y, particularmente, sobre resultados en la sociedad en general y en los

usuarios potenciales del Servicio en particular.

Se constata una muy alta implicación institucional en el proceso de

autoevaluación, con un gran apoyo del Vicerrectorado de Organización Académica y de la

Unidad Técnica de Calidad.

2.3.- Valoración de la sección evaluada En las páginas siguientes realizamos una valoración de la sección evaluada,

particularizando para cada uno de los diferentes criterios de interés.

Política y estrategia

La modificación de la normativa legal a nivel nacional ha provocado la lógica

incertidumbre respecto a la estrategia de la Sección para hacer frente a sus cometidos. Esta

también parece ser la justificación a la opinión de que la sección no percibe ningún avance

en su razón de ser y su evolución de futuro. Por ello, parece absolutamente necesario un

replanteamiento a corto plazo de todo el Tercer Ciclo sobre la base del nuevo Real

Decreto.


Al igual que otras secciones del Servicio de Gestión Universitaria se detecta la

ausencia de una política a seguir marcada desde la Jefatura del Servicio, que se considera

que debería fomentar el grado de coordinación no sólo entre las diferentes secciones de

este servicio, sino con las de otros servicios.

Sí parece existir mayor contacto con el Vicerrectorado de Organización

Académica; no obstante existir una buena comunicación se entiende necesario el

establecimiento de canales protocolizados de comunicación a todos los niveles y

direcciones, con indicadores de calidad, sistema de recepción de información de clientes y

proveedores, etc.

En contrapartida, la doble dependencia orgánica/funcional del Vicerrectorado de

Investigación, del que depende la aprobación de los programas de doctorado, y del de

Organización Académica, responsable de los aspectos académicos de los alumnos, parece

interferir en el nivel de eficacia de las actuaciones a realizar por la sección. Sería

conveniente una única dependencia, con mayor autonomía de la Comisión de Doctorado

para todos los aspectos académicos de estos estudios.

Personas

Ni en la actual Relación de Puestos de Trabajo (RPT), ni en las anteriores, ni en la

RPT 2005 hay una descripción de funciones de los puestos de esta Unidad; además se carece

de un manual de funciones de cada puesto. El personal de esta Unidad, al no disponer de

dicho manual de funciones atiende el buen funcionamiento de la misma basándose en la

experiencia, el conocimiento de los procesos y la aplicación de la normativa vigente en la

UDC.

Podemos afirmar que existe un ambiente de trabajo adecuado y positivo en la

Sección de Tercer Ciclo y también con la Comisión de Doctorado a la que la Sección apoya

administrativamente, tal como se indicó en la Introducción.

El trabajo se desarrolla de forma eficaz pero en ocasiones se comprueba que

ciertos cometidos exceden de las funciones propias del personal de esta sección y que el

personal no se encuentra suficientemente motivado.


Se requiere un manual de funciones, cursos de formación adecuados y específicos

para el desempeño de las mismas y un sistema para que el personal pueda hacer llegar sus

sugerencias y quejas a las instancias correspondientes.

Alianzas y recursos

La Sección de Tercer Ciclo da soporte administrativo a la mayoría de los procesos

que realiza el alumno desde que formaliza la preinscripción en el departamento

correspondiente hasta que obtiene el título de doctor, para lo cual es preciso disponer y

gestionar una información rápida y completa; ello supone tener un sistema de publicación

y actualización inmediata de la página web, en la que deben de colgar oferta académica,

normativa, impresos, etc.

Dada las características de la sección es muy necesaria la coordinación con las

otras unidades implicadas en los procesos y cometidos de la sección, con especial

incidencia en los Departamentos, con quienes se deben de planificar las actividades,

compatibilizar los sistemas informáticos de forma que se permita el acceso entre ambos

estamentos.

Aunque se considera que las instalaciones y la localización son las adecuadas para

la prestación de los diferentes procesos, el edificio no dispone de plan de evacuación;

igualmente hace notar la incomodidad del mostrador de atención al público.

Liderazgo

Desde la Jefatura del Servicio se deben establecer los cauces adecuados para

mantener reuniones periódicas a fin de poner sobre la mesa problemas y soluciones,

escuchar a las diferentes partes implicadas, prestar atención a sus necesidades y

expectativas, etc.

Los líderes deben de fomentar más el trabajo en equipo y, aunque se observa

un progreso en la gestión adecuada del conocimiento del personal, debe proseguirse en

el proceso de estructurar y distribuir las tareas a realizar por cada persona (con

definición y priorización de objetivos y designación de responsables de llevarlos a cabo)


Aunque se detecta un cierto avance en la cultura de la calidad no existen

indicadores que permitan realizar una adecuada valoración.

Procesos

Es necesario desarrollar un mapa de procesos y arbitrar un sistema de

automatización en la resolución de algunos de ellos, considerados de trámite, a fin de

evitar que la dependencia de la Comisión de Doctorado en estos asuntos retrase su

solución.

Se requiere establecer una clara programación anual de actividades, con plazos,

cometidos, etc., es decir, se necesita un mapa de procesos, con el consiguiente manual de

actuaciones, sistemas de indicadores de calidad, canalización protocolizada de

comunicación con proveedores y clientes, etc.

Se considera imprescindible un apoyo técnico informático permanente para llevar

a cabo los diferentes procesos que lo requieren.

Hasta ahora la Unidad no ha podido conocer peticiones de mejora ni de

clientes, ni de usuarios ya que no se ha sometido a ningún sistema de evaluación que

indique si los procesos se adecuan a los objetivos; creemos que, aunque hasta ahora los

contactos se han realizado habitualmente con toda normalidad, debe establecerse un

sistema adecuado y que funcione de manera periódica a fin de conocer las opiniones y

peticiones de usuarios y clientes.

Resultados en los clientes

Por lo que respecta a los alumnos es necesario contar con su opinión de una

manera regular y con los conductos adecuados. El mayor peso en la gestión a nivel

alumnado de Tercer ciclo lo desempeñan los departamentos y su auxiliar administrativo,

por lo que también es preciso mejorar los canales de comunicación con los mismos.

A juicio de los usuarios profesores y PAS la tramitación que se realiza desde la

Sección de Tercer Ciclo es correcta pero para algunos no se llegan a alcanzar a las

expectativas generadas.


La comunicación con la sección se realiza vía telefónica, no existiendo sistemas

protocolizados de exposición de quejas o propuestas de mejora.

Sería de gran utilidad comparar la sección con otras de similares características

tanto gallegas como del resto del país a fin de mejorar en todo lo que fuera posible y

revisar ciertas normas que pueden ser innecesarias o modificables para reducir la carga

burocrática.

Resultados en las personas

No parece haber una adecuada motivación en las personas.

Hay que analizar el grado de satisfacción del personal, haciéndole participar en la

toma de decisiones en la medida de las posibilidades legales y arbitrando un sistema para

que puedan hacer llegar sus sugerencias y quejas a las respectivas instancias superiores.

Resultados en la sociedad

El Servicio no dispone de programas activos de relación con los agentes

sociales, ni tampoco tiene relación con las autoridades locales u otras. Tampoco el

Servicio organiza actividades de tipo cultural y social. En todo caso, consideramos que,

dadas las características del mismo, no procede que se disponga de relaciones con

autoridades y agentes sociales, ni de que se organicen actividades de tipo cultural y

social (excepto las directamente relacionadas con la información relativa al Servicio).

Las ruedas de prensa y las comunicaciones de la oferta de tercer ciclo permiten

ofrecer unos resultados de las propuestas académicas de estos estudios.

Otra de las formas de llegar a la sociedad es mediante Internet, por eso conviene

insistir en lo dicho sobre la importancia de contar con una información amplia, detallada y

actualizada en la web.

Resultados clave

Las funciones se desempeñan de una forma correcta según la estructura de estos

estudios en la Universidad de Coruña; no obstante, es necesario mejorar la imagen de la

Sección, al menos de aquellos factores que hacen que el propio personal entienda que la

imagen que ofrecen no es la mejor.


Es necesario establecer indicadores para medir la eficacia y la eficiencia en la

gestión de los procesos más importantes, comparándolas con las de otras universidades

gallegas y de España.

3.- VALORACION DEL PROCESO DE EVALUACION

EXTERNA

3.1.- Plan de Trabajo y composición del Comité

El plan de trabajo se ajustó al siguiente cronograma:

Día Horario Actividad

9.00 a 10.00 h. Reunión interna del CEE para análisis de documentación del Servicio de Gestión

Universitaria y Tercer ciclo.

10.00 a 11.00 h. Reunión con el responsable y con el CA del Servicio de Gestión

Universitaria y de la Sección de Tercer Ciclo

11.00 a 12.00 h. Reunión con el personal del Servicio de Gestión Universitaria y de la

Sección de Tercer Ciclo que no forma parte del CA

12.00 a 13.00 h. Reunión con usuarios internos de la Sección de Tercer ciclo (PAS de

departamentos, coordinadores de programas y profesorado)

14.00 a 14.30 h. Visita a las instalaciones del Servicio de Gestión Universitaria y de la

Sección de Tercer Ciclo –Campus de Elviña

09/06/2005

16.00 a 17.00 h. Reunión con usuarios internos de la Sección de Tercer ciclo

(alumnado)

9.00 a 10.00 h. Visita a las instalaciones del Servicio de Gestión Universitaria en el

Rectorado de la Universidad-A Maestranza

10.00 a 11.00 h.

Audiencia Pública- Centro Universitario de Formación e Innovación

Educativa, Servicio de Gestión Universitaria y Sección de Tercer

Ciclo.

11.00 a 13.00 h. Reunión interna del CEE (preparación de los informes y distribución

de tareas)

10/06/2005

13.30 a 14.00 h. Informe preliminar oral al CA de la Sección de Tercer Ciclo


La composición del Comité Externo de Evaluación designado por la Axencia de

Calidade do Sistema Universitario de Galicia fue la siguiente:

• César A. Chamorro Alvarez. Catedrático Dpto. Biología Celular y Anatomía.

Decano de Estudios de Doctorado. Universidad de León.

• Carlos A. Benavides Velasco. Director de Secretariado de Calidad y

Planificación Estratégica. Universidad de Málaga.

• Francisco M. Castro Allegue. Subdirector Xeral de Protección de Patrimonio

Cultural. Consellería de Cultura, Comunicación social y Turismo. Xunta de Galicia

Las reuniones y la visita se desarrollaron sin ninguna incidencia digna de

especial mención.

3.2.- Valoración de proceso

El informe de evaluación externa se ajusta en su estructura al índice

especificado en la Guía para Evaluadores Externos de Servicios Universitarios de la

Agencia para la Calidad del Sistema Universitario de Galicia.

Respecto a este proceso destacamos que la fase de evaluación externa tiene un

papel fundamental en todo el proceso global, dado su potencial de orientación y

dinamización, así como de ayuda en la toma de decisiones. Por ello consideramos que, en

este caso, tanto el trabajo del comité externo como la estructura del mismo fue adecuado

para la complejidad de un servicio como el que aquí se evaluaba.

4.- VALORACIÓN GLOBAL

4.1- Principales fortalezas y debilidades Como puntos fuertes, puntos débiles y propuestas de mejora consideramos

tienen un peso destacado en la Sección los siguientes:

Principales fortalezas:

o Consolidación de la Unidad administrativa de tercer ciclo como una

Sección dentro del Servicio de Gestión Universitaria.


o Existencia de una buena comunicación informal.

o Satisfacción manifestada por los usuarios-profesores.

o En la mayoría de los procesos, el desempeño de las tareas se realiza de

forma eficaz y eficiente.

o Buenas relaciones interpersonales

o Accesibilidad de los responsables de la sección.

o Mejora en el reconocimiento del trabajo realizado y de los objetivos

logrados.

o Condiciones laborales adecuadas.

Principales debilidades:

o Doble dependencia de vicerrectorados, además de la Comisión de

Doctorado.

o Información incompleta y no actualizada en la web.

o Falta de sistematización en la comunicación entre el personal.

o Falta de un apoyo informático rápido.

o Falta de coordinación con Departamentos sin una compatibilidad de

bases de datos ni acceso factible de doble sentido entre estos y la Sección.

o No existe un mapa de procesos.

o No existen manuales de procedimiento

o Algunas normas se consideran innecesarias y burocráticas

o Inexistencia de indicadores de rendimiento y de análisis de cumplimiento

de objetivos basados en los mismos.

o Ausencia de formación específica del personal.

o Desarrollo de cometidos ajenos a la Sección.

o Ausencia de canales adecuados para que se pueda recibir información de

clientes y proveedores.

o Ausencia de plan de evacuación del edificio

4.2.- Conclusiones: propuestas de mejora o Publicar en la página web de la Universidad toda la normativa, impresos,

programas de doctorado, etc. con una actualización inmediata.


o Es necesario un replanteamiento de todo el Tercer Ciclo sobre la base del

nuevo Real Decreto

o Mayor autonomía de la Sección para los asuntos de trámite, tanto respecto

a la Comisión de Doctorado como de los Vicerrectorados.

o Eliminar la doble dependencia de vicerrectorados.

o Coordinación con las otras unidades implicadas en los procesos y

cometidos de la sección, con especial incidencia en los Departamentos,

con quienes se deben de planificar las actividades y compatibilizar los

sistemas informáticos de forma que se permita el acceso entre ambos

estamentos (Tercer Ciclo y Departamentos).

o Definición por escrito de los objetivos de la Unidad.

o Definición de indicadores de éxito o fracaso de los cometidos de la

Sección, eficacia y eficiencia.

o Sistematización de los procesos de comunicación entre el personal y con

los líderes.

o Elaboración de un mapa de procesos.

o Elaboración de manuales de procedimiento

o Revisión de los trámites para eliminar aquellos que no sean necesarios.

o Control en los cometidos desarrollados por las personas de la Sección.

o Cursos de formación adecuados a las tareas a realizar.

o Mejora de las condiciones del edificio, atención al público, etc.

o Reuniones periódicas con los diferentes responsables para plantear los

problemas, sugerencias y propuestas de mejora y hacer un seguimiento de

todo ello.

o Establecer sistemas de recogida de información protocolizada de los

alumnos, profesores y PAS.


Al igual que otras secciones del SUG se percibe como necesaria la existencia de

una política a seguir marcada desde la Jefatura del Servicio, con reuniones periódicas,

constatación de problemas y sugerencias, posibles soluciones, etc. En este sentido, es

necesario caminar en la adaptación al nuevo Real Decreto de Estudios de Postgrado, de

incuestionables influencias en el Servicio evaluado y en todas aquellas otras unidades que

tienen relación con el actual tercer ciclo.

En ocasiones se comprueba que ciertos cometidos exceden de las funciones

propias del personal de esta sección y que el personal no se encuentra suficientemente

motivado, por eso es necesario reestructurar los cometidos evitando aquellos que deben de

ser llevados a cabo por otras personas.

La necesidad de contar con unos recursos informáticos potentes y ágiles nos

hace incidir en lo importante de contar con una información completa y actualizada en la

web de la Sección así como desarrollar un apoyo informático rápido y eficaz para la

solución de necesidades y problemas, formación específica del personal de la Sección y

software adecuado a las tareas a acometer.

Al igual que ocurre con otros servicios hay que adaptarse y estructurar el

funcionamiento de la Sección sobre la base de la cultura de la calidad, con mapas de

procesos, manuales de procedimiento, indicadores de calidad, determinación de objetivos,

mediciones de la eficacia y eficiencia, etc.


PROPUESTA Nº 1

Denominación de la propuesta de mejora Elaboración de: manual de funciones y de un mapa de procesos

PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO Inexistencia de manual de funciones y de mapa de cada uno dprocesos.

ÁÁÁMMMBBBIIITTTOOO DDDEEE AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Gestión de procesos Recursos Información, comunicación, participación

RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vicerrectorado de Organización Académica y Gerencia

PPPLLLAAANNNIIIFFFIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN:::

*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA

AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN

- Mejora de procesos - Gestión y revisión de objetivos y funciones - Fomento de la implicación y participación del personal

*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - Discusión con Junta de Personal y Comité de Empresa - Propuesta y puesta en marche de los manuales

*** PPPEEERRRIIIOOODDDOOO DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN PPPRRREEEVVVIIISSSTTTOOO

- 12 meses

***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN

NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA

- Gastos: sin coste - Coste Total:

IIINNNDDDIIICCCAAADDDOOORRREEESSS DDDEEE EEEJJJEEECCCUUUCCCIIIÓÓÓNNN///AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN

Responsable de su seguimiento Gerencia y Jefe de Servicios de Gestión Universitaria

Nivel de cumplimiento de la acción

Resultados obtenidos/Acción

Grado de satisfacción

Acciones correctoras a desarrollar después de su implementación

Observaciones


PROPUESTA Nº 2

Denominación de la propuesta de mejora Establecer sistemas de recogida de información protocolizada de los alumnos, profesores y PAS.

PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO Falta de conocimiento de las opiniones, necesidades y de la satisfacción de los clientes y los proveedores


RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vicerrectorado de Organización Académica


*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN - ampliación de información de clientes y proveedores - -

*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - elaboración de cuestionarios de satisfacción de los clientes - creación de un sistema de recepción de reclamaciones y quejas de los usuarios del servicio


- 10 meses

***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA - Gastos: 6000 euros (elaboración cuestionarios, implementación en web, impresión papel)

- Coste Total:


Responsable de su seguimiento Comisión de Doctorado y Jefa de Sección de Tercer Ciclo





Observaciones


PROPUESTA Nº 3

Denominación de la propuesta de mejora Publicar en la página web toda la normativa, impresos, programas de doctorado, etc. y una actualización inmediata.

PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO - Carencia de un sistema eficaz de comunicación inmediata de información (mejora y actualización de la web de la Unidad). - Necesidad de apoyo técnico informático permanente.

ÁÁÁMMMBBBIIITTTOOO DDDEEE AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Gestión de procesos Recursos Información, comunicación,

participación

RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vicerrectorado de Calidad y Armonización Europea, Gerencia y Vicerrectorado de Organización Académica


*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA

AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN

- mejora de comunicación - mejora y simplificación de procesos y trámites - homogeneización y comparación

*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - actualización aplicaciones informáticas - revisión y mejora página web - homogeneización de bases de datos


- 20 meses

***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN

NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA

- Gastos: 30000 euros: 12000 en 2006 y 18000 en 2007 (contando contratación o mejora de aplicaciones, algún apoyo personal – becario – para la web y horas extras para desarrollo de nuevas aplicaciones en los servicios informáticos)

- Coste Total:


Responsable de su seguimiento Responsable de servicios informáticos; jefe de sección de 3º ciclo





Observaciones


PROPUESTA Nº 4

Denominación de la propuesta de mejora

Realización de actividades de formación y propuestas específicas para incorporar al plan de formación de la UDC.

PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO

No hay un plan de formación adecuado a las necesidades de la Unidad y de su personal, por lo que no se aprovechan como se debiera las oportunidades de innovación y aprendizaje.


RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vicerrectorado de Calidad y Armonización Europea


*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN - mejorara de la formación y de la cultura de calidad - facilitar el desempeño de las funciones y la promoción

*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - desarrollo de cursos de formación específicos


- 6 meses

***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA - Gastos: - Coste Total:


Responsable de su seguimiento Unidad Técnica de Calidad





Observaciones


PROPUESTA Nº 5

Denominación de la propuesta de mejora

Reuniones periódicas con los diferentes responsables para plantlos problemas, sugerencias y propuestas de mejora y hacer seguimiento de todo ello.

PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO Falta de sistematización en la comunicación entre el personal.


RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vic. Organización Académica


*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN - Mejora de la comunicación dentro del servicio y de la sección de tercer ciclo con los departamentos y los coordinadores de programas

*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - Establecimiento de esquema regular y periódico de reuniones y de un sistema protocolizado de transmisión de la información


- 9 meses

***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA - Gastos: 0 - Coste Total:


Responsable de su seguimiento Jefe de Servicio de Gestión Universitaria





Observaciones


PROPUESTA Nº 6

Denominación de la propuesta de mejora Mejorar las condiciones del edificio, atención al público, etc.

PPPUUUNNNTTTOOO DDDÉÉÉBBBIIILLL DDDEEETTTEEECCCTTTAAADDDOOO - No existe un plan de evacuación del edificio.


RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBLLLEEE DDDEEE SSSUUU AAAPPPLLLIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN Vicerrectorado de Infraestructuras y Gestión Ambiental


*** OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS DDDEEE LLLAAA AAACCCCCCIIIÓÓÓNNN - mejora de la seguridad de trabajo - mejora de la atención al público

*** AAACCCTTTUUUAAACCCIIIOOONNNEEESSS AAA DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLAAARRR - reestructuración de las dependencias de la sección - mejora de equipamientos


- 18 meses

***RRREEECCCUUURRRSSSOOOSSS,,, FFFIIINNNAAANNNCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN NNNEEECCCEEESSSAAARRRIIIAAA - Gastos: 24000 euros (acondicionamiento de espacios y nuevos equipamientos y mobiliarios)

- Coste Total:


Responsable de su seguimiento Servicio de Obras, Servicio de Prevención de Riesgos Laborales y Gerencia





Observaciones

SECCION DE TERCER CICLO - UDC · Sección de Tercer Ciclo El Servicio, por comunicación verbal...

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