SECCIÓN DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL...Manual de Normas y Procedimientos de la...

Manual de Normas y Procedimientos para la Subasta Pública de Bienes del RIC

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MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS SECCIÓN DE CONTABILIDAD

UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

AGOSTO DE 2019

Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad, Unidad Administrativa Financiera

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD.

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA.

UNIDAD DE ADMINISTRATIVA FINANCIERA.

SECCIÓN DE CONTABILIDAD.

REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE GUATEMALA.

VISTO BUENO.

NOMBRE PUESTO FIRMA Y SELLO

Ing. Ag. Axcel Efraín de León Ramirez.

Director Ejecutivo Nacional del RIC.

Licda. Sandra Suseth Fuentes Miranda.

Gerente Administrativa Financiera.

Lic. Luis Fernando España Yoll.

Encargado de la Unidad Administrativa Financiera.

Lic. Victor Manuel Navarro Godínez.

Jefe de la Sección de Contabilidad.

Guatemala, Agosto de 2019.


ÍNDICE.

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 1

1. GENERALIDADES DEL MANUAL ............................................................................. 2

1.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................ 2

1.2 ESPECÍFICOS ............................................................................................................. 2

1.3 CAMPO DE APLICACIÓN ....................................................................................... 2

1.4 NORMAS GENERALES DE USO ............................................................................... 2

1.5 USUARIOS DEL MANUAL ......................................................................................... 3

1.6 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA, LA

UNIDAD DE ADMINISTRCIÓN FINANCIERA Y LA SECCIÓN DE

CONTABILIDAD………………………………………………………………………….3

1.7 MOTIVOS DE ACTUALIZACIÓN .............................................................................. 3

1.8 VIGENCIA DEL MANUAL ......................................................................................... 4

2. DEFINICIONES BÁSICAS Y SIMBOLOGÍA UTILIZADA ............................................. 4

2.1 DEFINICIONES BÁSICAS........................................................................................... 4

2.1.1 Proceso ..................................................................................................................... 4

2.1.2 Procedimiento ......................................................................................................... 4

2.1.3 Diagrama de flujo ................................................................................................... 5

2.2 SIMBOLOGÍA ............................................................................................................ 5

3. GUÍA DE UTILIZACIÓN .............................................................................................. 6

3.1 INTERPRETACIÓN DEL FORMATO ........................................................................... 6

3.1.1 Descripción del formato ........................................................................................ 6

4. ASPECTOS GENERALES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE

GUATEMALA……………………………………………………………………………..7

4.1 ANTECEDENTES ........................................................................................................ 7

4.2 MISIÓN ...................................................................................................................... 8

4.3 VISIÓN ....................................................................................................................... 8

4.4 FUNCIONES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL .............................. 9


4.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL RIC ....................................................................... 10

5. ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y

UBICACIÓN DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD .............................................. 13

6. SECCIÓN DE CONTABILIDAD ............................................................................... 15

6.1 PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN CONTABILIDAD ........................................ 16

Registro de Ingresos Privativos por Venta de Productos y Servicios

Catastrales ............................................................................................................. 17

Registro de Ingresos por Aportes de Gobierno Central, Transferencias de

Capital, Donaciones e Ingresos Propios. .......................................................... 20

Registro de Egresos ............................................................................................... 23

Registro de Honorarios por Servicios Técnicos y/o Profesionales. ................. 29

Registro de Nóminas de Sueldos de Personal con Cargo a los Renglones

de Gasto 011 y 022. .............................................................................................. 36

Registro de Prestaciones Laborales e Indemnización. ................................... 41

Registro de Rendición de Fondos Rotativos ..................................................... 48

Elaboración de Conciliaciones Bancarias ....................................................... 52

Regularización de Pagos en Línea .................................................................... 55

Registro para el Pago de Sentencias Judiciales ............................................. 59

GLOSARIO .............................................................................................................................. 64


1

INTRODUCCIÓN.

El Manual de Normas y Procedimientos, es una herramienta administrativa –

financiera, a través de la cual se compila información de las normas, requisitos y

actividades que serán de utilidad a la Sección de Contabilidad y demás

dependencias que se interrelacionan en los mismos con la finalidad de

armonizar las actividades, evitar errores, duplicidad de funciones y optimización

del recurso humano y material.

Contar con el Manual de Normas y Procedimientos, permite dar cumplimiento a

las Normas Generales de Control Interno Gubernamentales y contribuye a la

realización de las actividades de manera eficiente y eficaz; debido a que reúne

la información de manera lógica, técnica, sistemática y estandarizada en cada

uno de sus procedimientos.

En el presente manual, se integra por las generalidades del manual, definiciones

básicas y la simbología utilizada en los flujogramas, guía de utilización del

formato de procedimiento, aspectos generales del Registro de Información

Catastral, Estructura funcional y procedimientos de la Sección de Contabilidad.


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1. GENERALIDADES DEL MANUAL.

1.1 OBJETIVO GENERAL.

Establecer los procesos administrativos - financieros del Registro de Información

Catastral de Guatemala -RIC-, en complemento a las disposiciones legales,

determinando las pautas a seguir en cada uno de los procedimientos que se

derivan de las funciones asignadas al funcionario o trabajador.

1.2 ESPECÍFICOS.

Estandarizar las actividades básicas que garanticen la integridad de la

información contable de los ingresos y egresos que se gestionen durante la

ejecución financiera en cada ejercicio fiscal del RIC.

Normar el proceso para el registro de ingresos y egresos presupuestarios y

contables del Registro de Información Catastral de Guatemala y la

generación de información que sirva para la toma de decisiones.

1.3 CAMPO DE APLICACIÓN.

El presente manual será de observancia y aplicación para la Sección de

Contabilidad, la Unidad de Administración Financiera -UDAF- y la Gerencia

Administrativa Financiera -GAF-, asimismo será de aplicación para todas las

unidades administrativas y Gerencias del RIC que intervengan en los

procedimientos.

1.4 NORMAS GENERALES DE USO.

El presente Manual será de uso exclusivo de la Gerencia Administrativa

Financiera, la Unidad de Administración Financiera y la Sección de

Contabilidad, este documento se encuentra estructurado y diseñado


3

técnicamente, para que cada usuario o equipo de trabajo que intervienen en

los procedimientos, tengan fácil comprensión y aplicación del mismo.

1.5 USUARIOS DEL MANUAL.

Gerencia Administrativa Financiera;

Unidad de Administración Financiera;

Sección de Contabilidad;

Unidades Administrativas;

Gerencias del RIC.

1.6 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA, LA

UNIDAD DE ADMINISTRCIÓN FINANCIERA Y LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD.

Para el efecto se desarrollarán las actividades siguientes:

Socializar el contenido del presente Manual;

Bridar copia impresa y/o digital del mismo al personal que interviene en

registro de las operaciones contables.

Capacitar al personal que tenga interacción con el presente Manual;

Velar que se ejecuten los procedimientos establecidos;

Consolidar las propuestas de actualización;

Solicitar a la instancia que corresponda, la actualización del Manual;

Tramitar ante la instancia correspondiente, la autorización del Manual.

1.7 MOTIVOS DE ACTUALIZACIÓN.

Se consideran motivos de actualización del presente Manual los siguientes:

Cuando se apruebe la creación de nuevos puestos de trabajo;

Cuando se dé la aprobación de nuevas unidades organizacionales para

atender nuevos lineamientos;

Por procesos de reingeniería y actualización de procedimientos.


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1.8 VIGENCIA DEL MANUAL.

El Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Contabilidad del RIC,

cobrará vigencia a partir de la aprobación del Consejo Directivo del RIC, a

solicitud del Dirección Ejecutiva Nacional1.

Deberá de revisarse y actualizarse, por lo menos, anualmente debido a que es

una herramienta administrativa - Financiera que contiene procedimientos

dinámicos.

2. DEFINICIONES BÁSICAS Y SIMBOLOGÍA UTILIZADA.

2.1 DEFINICIONES BÁSICAS.

En esta sección se describen las definiciones que facilitan la comprensión de

aspectos importantes que se desarrollan en el presente Manual.

2.1.1 Proceso.

Es un conjunto de procedimientos establecidos a nivel Institucional o en una

dependencia, con la finalidad de potencializar la eficiencia, eficacia y

aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y materiales.

2.1.2 Procedimiento.

Es una descripción narrativa, secuencial y cronológica de los pasos que se

deben ejecutar en un proceso a fin de concretar un resultado2.

1 Decreto 41-2005, Ley del Registro del Registro de Información Catastral, del Congreso de la República, artículo 13,

literal g. 2 Asesoría Administrativa. Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-. Año 2019.


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2.1.3 Diagrama de flujo.

Es la representación gráfica de una serie de pasos estructurados y vinculados

entre sí, que marcan la dirección del flujo y establecen el recorrido del

procedimiento.

2.2 SIMBOLOGÍA.

Para alcanzar la eficiencia en los procesos, así como la fácil comprensión de los

Diagramas de Flujo, se utiliza la simbología del Instituto Nacional Estadounidense

de Estándares, por sus siglas en ingles -ANSI-, que se describe a continuación:

Simbología a utilizar para elaboración de flujogramas.

RepresentaSimbolo

Inicio o Fin. Indica el principio o el fin del flujo

Actividad. Describe las acciones que desarrolla la persona involucrada en el procedimiento

Decisión o Alternativa: Indica un evento dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas

Archivo: Indica que se resguarda un documento de manera temporal o permanente

Conector: Ilustra el seguimiento de las actividades dentro del procedimiento

Conector: Representa una conexión o enlace del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo

Fuente: Normas ANSI para elaborar diagramas de flujo administrativo.


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3. GUÍA DE UTILIZACIÓN.

Para que el presente Manual pueda alcanzar sus objetivos, es necesario que se

cumpla con lo siguiente:

3.1 INTERPRETACIÓN DEL FORMATO.

Para lograr una adecuada interpretación del formato de normas y

procedimientos se indica lo siguiente:

3.1.1 Descripción del formato.

a) Encabezado: indica la dependencia y la unidad administrativa de la misma.

b) Versión: identifica el número de la versión del manual.

c) Código del Procedimiento: Éste consta de las siglas que identifican la

Gerencia, Coordinación, Unidad o Sección a la que corresponden y el

número de procedimiento para identificar y facilitar su ubicación.

d) Número de Pasos: Indica la cantidad de pasos que tiene el procedimiento

para su realización.

e) Identificación del procedimiento: Describe de manera precisa el nombre del

procedimiento.

f) Hojas No.: Identifica el número de hojas que conforman el procedimiento;

g) Inicia en: Indica el cargo del trabajador donde inicia el procedimiento;

h) Termina en: Indica el cargo del trabajador donde finaliza el procedimiento;

i) Descripción: Describe brevemente el procedimiento;

j) Objetivo: Indica brevemente la finalidad del procedimiento;

k) Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del procedimiento:

Detalla la normativa legal aplicable al procedimiento;

l) Descripción de los requisitos para el cumplimiento del procedimiento: Detalla

los requisitos necesarios para la realización del procedimiento;

m) Descripción de la actividad: Indica una breve descripción de las acciones a

desarrollar dentro de cada paso;


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n) Responsable: Identifica el título del cargo que desempeña el trabajador que

desarrolla la acción.

4. ASPECTOS GENERALES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE

GUATEMALA.

El Registro de Información Catastral de Guatemala es una institución del Estado

de reciente establecimiento, que ha ido forjando su gestión gubernamental con el

enriquecimiento de la experiencia de muchos de los colaboradores y

trabajadores que la han integrado.

De esa cuenta, en los siguientes párrafos se desarrollan los antecedentes de su

establecimiento, su Visión y Misión que orientarán los esfuerzos hacia un futuro.

4.1 ANTECEDENTES.

La Constitución Política de la República de Guatemala establece como deberes

del Estado la justicia, la seguridad, la paz y el desarrollo integral de la persona; sin

embargo, es hasta la firma de los Acuerdos de Paz en 1996, específicamente en

uno de los puntos fundamentales del Acuerdo sobre Aspectos Socioeconómicos y

Situación Agraria, que el Gobierno de Guatemala adquirió el compromiso de

promover cambios legislativos que permitan el establecimiento de un sistema de

registro y catastro descentralizado, multiusuario, eficiente, financieramente

sostenible y de actualización fácil y obligatoria, surgiendo como una prioridad

social el cumplimiento de la emisión de leyes y la creación de instituciones que

permitan la consecución de este compromiso, tanto en el tema agrario, seguridad

jurídica en la tenencia de la tierra y el desarrollo sostenible en el campo en

condiciones de igualdad.

Bajo esta aspiración social, el 15 de junio de 2005, el Congreso de la República de

Guatemala aprobó la Ley del Registro de Información Catastral -RIC- mediante el

Decreto No. 41-2005, en la que se crea la institución estatal autónoma y de


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servicio, con personalidad jurídica, patrimonio y recursos propios, cuyo objeto es el

establecimiento, mantenimiento y actualización del catastro nacional.

El RIC, como una institución del Estado, inició el 8 de junio de 2006 su gestión,

construyendo las bases y lineamientos del trabajo a largo plazo, partiendo de la

elaboración de consenso y aprobación de documentos técnicos, legales y

administrativos con el propósito de socializar el proceso catastral.

El Registro de Información Catastral de Guatemala, es la autoridad competente

en materia catastral, que tiene por objeto establecer, mantener y actualizar el

catastro nacional, según lo preceptuado en el Decreto Número 41-2005 del

Congreso de la República de Guatemala.

Actúa en coordinación con el Registro General de la Propiedad, sin perjuicio de

sus atribuciones específicas. Tiene su domicilio en el Departamento de

Guatemala, su sede central en la ciudad de Guatemala y tiene la potestad para

establecer los órganos técnicos y administrativos que considere obligadamente

necesarios.

4.2 MISIÓN:

Establecer, mantener y actualizar el catastro nacional para constituir un registro

público orientado a la certeza y seguridad jurídica de la propiedad, tenencia y

uso de la tierra.

4.3 VISIÓN:

Somos una institución de servicio auto sostenible que genera y administra

información catastral confiable, para múltiples fines, como base para el desarrollo

de la nación.


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4.4 FUNCIONES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL.

a) Establecer, mantener y actualizar el catastro nacional de acuerdo a lo

preceptuado en su Ley y su reglamento;

b) Definir políticas, estrategias y planes de trabajo en materia catastral;

c) Registrar y actualizar la información catastral como responsabilidad exclusiva

del Estado, y extender certificados catastrales y copias certificadas de los

mapas, planos y de cualquier otro documento que esté disponible;

d) Definir políticas para percibir y administrar los ingresos provenientes de la

prestación de servicios y venta de productos catastrales;

e) Proveer al Registro de la Propiedad la información que en los análisis realizados

en el proceso catastral se determine que es susceptible de saneamiento,

coordinando las actividades para tal efecto;

f) Coadyuvar en los estudios necesarios para la definición de los problemas

nacionales relativos a la propiedad y tenencia de la tierra y en las propuestas

jurídicas de su solución;

g) Promover el intercambio y la coordinación de la información básica del RIC

con la de otras instituciones, a efecto de obtener su máximo aprovechamiento

en beneficio del desarrollo nacional;

h) Coordinar con el Registro de la Propiedad la información básica registro-

catastro;

i) Evaluar periódicamente todos los procedimientos del proceso catastral para

proveer a su actualización tecnológica;

j) Coordinar con el Instituto Geográfico Nacional para la elaboración de la base

cartográfica y la obtención de información de límites municipales y

departamentales;

k) Proveer informes y estudios técnicos de las zonas en proceso catastral o

catastrado a las instituciones responsables de la resolución de conflictos

agrarios, a aquellas encargadas de programas de adjudicación de tierra y de

regularización de la tenencia de la misma y a cualquiera otra institución estatal

o privada que lo solicite;


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l) Cooperar con las autoridades administrativas, judiciales, municipales y otros

entes públicos cuando éstas requieran informes en materia catastral;

m) Apoyar a los órganos jurisdiccionales en los expertajes necesarios para la

solución de conflictos en los que exista dificultad de ubicación espacial de

fincas, siempre que se trate de zonas en proceso catastral, zonas declaradas

catastradas o zonas que hubieran sido objeto de catastro focalizado;

n) Celebrar convenios con las autoridades administrativas, municipales y otros

entes públicos y privados que requieran información o estudios catastrales, o

bien proporcionar información y asesoría gratuita de interés para los usuarios

catastrales;

o) Promover y divulgar el proceso catastral en coordinación con las

municipalidades, las autoridades comunitarias y las organizaciones de la

sociedad civil, por todos los medios posibles y en los distintos idiomas que se

hablan en el país, cuando así se requiera;

p) Coordinar con las oficinas de ordenamiento territorial y control inmobiliario de

las municipalidades o las oficinas que cumplan dichas funciones, para la

aplicación de la presente Ley y sus reglamentos;

q) Planificar y ejecutar un proceso permanente de formación y capacitación

para el desarrollo territorial y catastral;

r) Autorizar a técnicos y/o profesionales egresados de carreras afines a la

Agrimensura, para la realización de operaciones catastrales, de los cuales

llevará un registro;

s) Otras no especificadas que sean inherentes al proceso catastral.

4.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL RIC.

La estructura organizacional y funcional del RIC, cuenta con tres niveles de

responsabilidad, que presentan asimismo niveles que identifican la autoridad y

compromiso.


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Derivado de la resolución número cuatrocientos cuarenta y siete guión cero cero

uno guión dos mil diecisiete (447-001-2017) de fecha siete (07) de marzo de dos mil

diecisiete, (2017) el Consejo Directivo del Registro de Información Catastral de

Guatemala, resuelve en su “Artículo 1. Aprobar la actualización de la estructura

orgánica y funcional del Registro de Información Catastral de Guatemala” de la

manera siguiente:


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Consejo Directivo

del RIC

Auditoría Interna

Consejo Técnico

Asesor

Dirección Ejecutiva

Nacional

Gerencia Técnica

del Proceso

Catastral

Gerencia Jurídica

del Proceso

Catastral

Gerencia de

Tecnología de la

Información

Gerencia

Administrativa

Financiera

Gerencia de

Programación y

Cooperación

Gerencia de

Proyectos

Direcciones

Municipales

Registro Público

Coordinación de

Recursos

Humanos

Unidad de

Productos y

Servicios

Catastrales

ESCAT

Unidad de Gestión

del Proceso

Catastral

Unidad de

Estudio de Casos

Especiales

Unidad de

Coordinación de

Asuntos

Municipales y Uso

Multifinalitario

Unidad de

Producción y

Análisis de

Información

Registral

Unidad de

Investigación y

Análisis Jurídico

Unidad de

Regularización y

Estudios

Generales

Unidad de

Infraestructura

Tecnológica

Unidad de Soporte

e Implementación

de Aplicaciones

Unidad de

Desarrollo

Unidad de

Administración de

Base de Datos

Unidad de

Administración

Financiera

Unidad

Administrativa

Unidad de

Adquisiciones

Unidad de

Planificación,

Seguimiento y

Evaluación

Unidad de Gestión

Técnica

Unidad de

Coordinación

Interinstitucional

Unidad de

Estrategias y

Políticas

Unidad de

Ejecución de

Proyectos

Registro de

Agrimensores

Unidad de Uso

Multifinalitario

Unidad de SIG

Unidad de

Actualización y

Mantenimiento

Unidad de

Externalización y

Asesoría Jurídica

Unidad

Adminsitrativa

Unidad de

Comunicación y

Apoyo Social

Unidad de Gestión

Financiera

Unidad

Levantamiento

Catastral

Unidad de

Mosaico de Fincas

y Análisis

Catastral

Unidad de

Monitoreo

Unidad de

Saneamiento y

Copropiedades

Unidad de

Diagnósticos de

Propiedad

Unidad de Gestión

de Calidad del

Proceso Catastral

Asesoría

Jurídica

Secretaría

General

Unidad de

Operaciones

Ventanilla de

Productos y

Servicios

Líneas de Referencia:

Color Negro: Jerarquía, Responsabilidad, Autoridad

Color Azul: Coordinación

Relaciones

Públicas

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

APROBADO EL 7 DE MARZO DE 2017

Coordinación de

Comunicación y

Apoyo Social

Fuente: Resolución 447-001-2017, de fecha 07 de marzo de 2017.


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5. ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y

UBICACIÓN DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD.

La estructura organizacional utilizada en la Gerencia Administrativa Financiera,

considera a la Unidad Administrativa Financiera como uno de los pilares para su

funcionamiento. Dentro de su estructura se encuentra la Sección de Contabilidad,

esto facilita determinar la cadena de mando, jerarquías, líneas de responsabilidad

y autoridad para la toma de decisiones. Esta situación se puede visibilizar en el

siguiente organigrama que a continuación se presenta:


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ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA.

Fuente: Resolución 447-001-2017, de fecha 07 de marzo de 2017.


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6. SECCIÓN DE CONTABILIDAD.

Esta sección se encarga de realizar el registro de las operaciones de ingresos y

egresos de los recursos financieros de carácter privativo, de los aportes de

gobierno central, transferencias de capital y donaciones e ingresos propios; tendrá

un Jefe de Sección y Asistentes o Auxiliares de acuerdo al volumen de

operaciones; las funciones principales de esta sección son las siguientes:

a) Participar en la formulación de la política financiera, que elabore la Gerencia

Administrativa Financiera.

b) Aplicar, conforme a su naturaleza jurídica, características operativas y

requerimientos de información, la metodología contable y la periodicidad,

estructura y características de los estados financieros, de acuerdo a las Normas

de Contabilidad Integrada Gubernamental que dicte la Dirección de

Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.

c) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validación y aprobación en

el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- para la ejecución

presupuestaria de ingresos y gastos.

d) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validación y aprobación en

el SICOIN, de las operaciones de origen extra-presupuestario.

e) Efectuar los análisis necesarios sobre los Estados Financieros y producir los

informes para la toma de decisiones para su envío a la Gerencia Administrativa

Financiera, Dirección Ejecutiva Nacional, Consejo Directivo, Ministerio de

Finanzas Públicas y a las entidades que conforme a la Ley Orgánica del

Presupuesto y otra legislación aplicable se establezcan.

f) Administrar el Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, que permita

conocer en tiempo real la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, así

como los resultados operativo, económico y financiero de la Institución.

g) Mantener actualizado el registro integrado de los bienes durables del RIC.


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h) Trasladar al Área de Archivo General del RIC, la documentación financiera

generada como producto del cumplimiento de sus actividades para su

resguardo y mejor control.

i) Definir la metodología contable a aplicar, así como la periodicidad, estructura

y características de los estados contables.

j) Con base en datos financieros y no financieros, generar información relevante

y útil para la toma de decisiones de los distintos niveles del RIC.

k) Asegurar que los sistemas auxiliares contables que se diseñen, puedan ser

desarrollados e implantados por las distintas unidades que se establezcan en el

RIC y en cumplimiento a las disposiciones legales específicas y del sector

público.

l) Realizar operaciones de ajuste y cierres contables y producir anualmente los

estados financieros para su remisión de la GAF, Dirección Ejecutiva Nacional,

Consejo Directivo y otras entidades de seguimiento y control.

m) Llevar el control, por medio de los procedimientos para el mantenimiento de

archivos, de documentación financiera que corresponde el soporte de los

registros.

n) Otras que le sean asignadas por la GAF.

6.1 PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN CONTABILIDAD

De conformidad con las actividades de la Sección de Contabilidad, se desarrollan

diez (10) procedimientos, mismos que se describen de manera lógica, técnica y

sistemática y se representan de forma gráfica, a través de flujogramas, como se

indican a continuación:


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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD

Versión 2.

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO

No. DE PASOS

IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.

GAF-UDAF-C-001 06 Registro de Ingresos Privativos por Venta de Productos y Servicios Catastrales

01 de 03

Inicia en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad

Descripción: Se describen los pasos para el registro y control de los ingresos, por venta de productos y servicios catastrales.

Objetivo: Establecer el procedimiento detallado para el registro y control de los ingresos por venta de productos y servicios catastrales.

Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento.

a. Resolución No. 001-2003, “Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No Financiero”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.

b. “Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental”, Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.

c. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley Orgánica del Presupuesto”.

d. “Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, 6ª. Edición”.

e. Resolución 176-001-2010 del Consejo Directivo del RIC, “Reglamento para la Administración del Fondo Catastral Privativo del Registro de Información Catastral”.

g. Resolución 219-001-2011 del Consejo Directivo del RIC, “Reglamento del Arancel General del Registro de Información Catastral”.

f. Resolución 489-001-2018 del Consejo Directivo del RIC, “Reformas al Reglamento para la Administración del Fondo Catastral Privativo del Registro de Información Catastral”.

Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento. a. Todos los ingresos percibidos por el RIC, deberán ser depositados y administrados

únicamente en las cuentas autorizadas y aprobadas por el Ministerio de Finanzas Públicas y/o la Dirección Ejecutiva Nacional del RIC.

b. El ingreso debe estar respaldado por el recibo 63-A2 electrónico, o bien en el que en un futuro autorice Contraloría General de Cuentas.

c. El Asistente o Auxiliar de Contabilidad, es el responsable de la elaboración del -CUR- y procederá a su elaboración al contar con la información y/o documentos de soporte de ingresos.

d. El Asistente o Auxiliar de Contabilidad, con la supervisión del Jefe de Contabilidad, es el encargado de revisar y validar los datos del CUR contra el resumen de ingresos diarios generado con datos tomados del Sistema de Ventanilla -SISVEN- y por el estado de cuenta bancario proporcionado por la Sección de Tesorería.

e. Al Jefe de Contabilidad, le corresponde la aprobación del CUR de Ingresos.


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Versión 2.


No. DE PASOS



02 de 03


No. Pasos Descripción de la actividad Responsable

01

Recibe del Encargado de la UDAF, integración diaria de los recibos electrónicos enviados por el Banco; el estado de la cuenta bancaria por parte de la Sección de Tesorería y genera el resumen de ingresos con información proporcionada por el Sistema de Ventanilla -SISVEN-.

Asistente o Auxiliar de Contabilidad.

02

Coteja y revisa la información del Banco y el resumen de ingresos de -SISVEN-: Si es correcto, genera y solicita el CUR de ingresos. No es correcto, realiza las comunicaciones necesarias para la corrección.


03 Traslada el CUR de ingresos al Jefe de Sección de Contabilidad para su revisión.


04

Recibe y verifica aleatoriamente que la información del banco fue cotejada. Si esta correcto, aprueba en SICOIN el CUR de ingresos e instruye para su impresión. No es correcto, devuelve la documentación para su corrección.

Jefe de Sección de Contabilidad.

05 Imprime el CUR de ingresos aprobado y gestiona la firma del Jefe de contabilidad.


06 Archiva la documentación. Asistente o Auxiliar de Contabilidad.

FIN.


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Versión 2.


No. DE PASOS



03 de 03

Jefe de Sección de Contabilidad

Asistente o Auxiliar de Contabilidad

INICIO

01Recibe la

documentación de soporte del ingreso

02Coteja y revisa la

información

Analisa

No

Indica los cambios

Si

Traslada el CUR de ingresos

03Recibe y revisa el CUR de ingresos

Analisa

Solicita las correccion

es

No

Continúa con el

proceso

Si

04Aprueba en SICOIN el CUR de ingresos e

instruye para su impresión

05Imprime el CUR

aprobado y gestiona firma

06 Archiva

FIN


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UNIDAD FINANCIERA SECCIÓN DE CONTABILIDAD

Versión 2.


No. DE PASOS


GAF-UDAF-C-002 06 Registro de Ingresos por Aportes de Gobierno Central, Transferencias de Capital, Donaciones e Ingresos Propios

01 de 03


Descripción:

Describe los pasos para el registro y control de los ingresos, por aportes de gobierno central, transferencias de capital originadas por convenios o contratos de préstamos externos, donaciones y otros ingresos propios.

Objetivo: Establecer el procedimiento detallado para el registro y control de los ingresos por diferentes fuentes de financiamiento y otros ingresos propios.

Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento





Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento

a. Todos los ingresos percibidos por el RIC, deberán ser depositados y administrados únicamente en las cuentas autorizadas y aprobadas por el Ministerio de Finanzas Públicas y/o la Dirección Ejecutiva Nacional del RIC.

b. El ingreso debe estar respaldado por el recibo 63-A2 físico, o bien en el que en un futuro autorice Contraloría General de Cuentas.

c. La Sección de Tesorería es responsable de la elaboración de los recibos 63-A2 físicos y del -CUR- de Ingreso, con base a la documentación de soporte que se genera y requiera en cada caso.

d. El Asistente o Auxiliar de Contabilidad, con la supervisión del Jefe de Contabilidad, es el encargado de revisar y validar los datos del CUR, contra la documentación de soporte proporcionada por la Sección de Tesorería.

e. Al Jefe de Contabilidad le corresponde la aprobación del CUR de Ingresos.


21



Versión 2


No. DE PASOS



02 de 03



01 Recibe de la Sección de Tesorería el -CUR- y la documentación de soporte del ingreso que se ha producido.


02

Coteja y revisa la información contenida en los documentos entregados por la Sección de Tesorería: Si es correcto, traslada el CUR de ingresos al Jefe de Sección de Contabilidad. No es correcto, realiza las comunicaciones necesarias para su corrección.


03

Revisa el CUR y la documentación de soporte del ingreso. Si está correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve la documentación para su corrección.


04 Aprueba en SICOIN el CUR de ingresos e instruye para su impresión.


05 Imprime el CUR de Ingresos aprobado y gestiona la firma del Jefe de contabilidad.


06 Archiva la documentación. Asistente o Auxiliar de Contabilidad.

FIN


22



Versión 2.


No. DE PASOS



03 de 03



06 Archiva

02Coteja y revisa la información del

Banco y de SISVEN

Si

Comunica los

cambios a realizar

No

Analisa

FIN

05Imprime el CUR

aprobado y gestiona firma

Genera y solicita CUR de ingresos

No

INICIO

04Recibe y revisa el CUR de ingresos

Solicita las correcciones

Analisa

01Recibe la

integración de los recibos electrónicos y genera resumen

de ingresos

Instruye para su impresión

Si

03Traslada el CUR de

Ingresos para revisión


23



Versión 2.


No. DE PASOS


GAF-UDAF-C-003 17 Registro de Egresos 01 de 06


Descripción:

Describe las actividades para el registro y control de los egresos derivados de pagos a proveedores de servicios, materiales, suministros y bienes que se efectúen con cargo a las distintas fuentes de financiamiento que se incluyan en el presupuesto aprobado para el RIC.

Objetivo: Establecer el procedimiento detallado para el registro y control de los egresos.






e. Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Contrataciones del Estado”.

f. Decreto 27-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley del Impuesto al Valor Agregado”.

g. Decreto 10-2012 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Actualización Tributaria”.

h. Decreto 37-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.”

Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento.

a. Previo a la elaboración del CUR de egresos, se deberá contar con la partida presupuestaria correspondiente.

b.

La documentación de respaldo y las etapas de elaboración, aprobación y liquidación de la orden de compra, serán desarrolladas y ejecutadas como sigue:

Compra y adquisición de bienes y servicios, corresponde a la Unidad de Compras y Contrataciones;

Pago de los servicios básicos, corresponde a la Unidad Administrativa Financiera.


24



Versión 2.


No. DE PASOS




a. La Sección de Contabilidad es la encargada de la elaboración y aprobación de los CUR de egresos.

b. El Encargado de la Unidad Financiera, será responsable de realizar la solicitud de pago en SICOIN.

c. Los expedientes para el pago de servicios, deberán contar con la documentación de respaldo, según lista Anexo 2 Adquisiciones de Materiales, Suministros y Bienes.

d. Los expedientes para el pago de adquisición de materiales, suministros y bienes deberán de contar con la documentación de respaldo, según Anexo 2 Adquisiciones de Materiales, Suministros y Bienes.

e.

El Asistente o Auxiliar de Contabilidad será el responsable de descargar en SIGES, las constancias de Retención del Impuesto al Valor Agregado -IVA- (Régimen de Pequeño Contribuyente) de las facturas aplicables y adjuntarlas al expediente de pago.

f. La Sección de Tesorería será responsable de elaborar las constancias de Retención del Impuesto Sobre la Renta -ISR- (Régimen de Opcional Simplificado sobre Ingresos de Actividades Lucrativas) de las facturas aplicables y su entrega a los proveedores.


25



Versión 2.


No. DE PASOS





01

Recibe orden de compra de la Unidad de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios o de la Unidad Administrativa. Revisa la orden de compra que cuente con la documentación de respaldo. Si está correcta, continúa con el procedimiento. No está correcta, elabora conocimiento de devolución para adjuntar la documentación o corregir la deficiencia.


02

Elabora el CUR de gasto en etapa de comprometido, conforme al proceso de registro de SIGES, solicita CUR de compromiso y traslada para su aprobación.


03

Revisa y verifica el CUR de compromiso, coteja la documentación y datos registrados en mismo: Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su corrección.


04 Aprueba el CUR de Compromiso y devuelve el expediente de egreso al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.


05

Traslada mediante libro de control de conocimiento, la devolución del expediente de egresos a la Unidad de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios o la Unidad Administrativa, para que continúe con la etapa de liquidación de la orden de compra en SIGES.


06 Elabora, aprueba e imprime la Liquidación de Orden de Compra, conforme el procedimiento de SIGES.

Unidad de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios o la Unidad Administrativa.

07 Traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para la elaboración del CUR de devengado.

Unidad de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios o la Unidad Administrativa.


26



Versión 2

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO No. DE PASOS




08

Revisa y verifica la liquidación de la orden de compra: Si la misma esta correcta y cuenta con la documentación de respaldo, continua con el procedimiento. No está correcta, devuelve mediante conocimiento para su corrección.


09 Elabora y solicita el CUR de gasto en la etapa de devengado, conforme al proceso de registro de SIGES y traslada para su Aprobación.


10

Revisa y verifica el CUR de devengado, y coteja la documentación y datos registrados en el CUR. Si es correcto, aprueba el CUR de devengado. No es correcto, devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.


11 Traslada el expediente de egreso al Encargado de la Unidad Financiera para que realice la solicitud de pago en SICOIN.


12

Recibe y revisa el expediente de egreso: Si es correcto, realiza la solicitud de pago en SICOIN y continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve expediente para corrección.

Encargado de la Unidad Financiera.

13 Devuelve el expediente de egreso al Asistente o Auxiliar de Contabilidad e instruye para impresión del CUR de devengado.


14 Imprime el CUR de devengado y gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y del Encargado de la Unidad Financiera.


15

Descarga en SIGES, las constancias de Retención de IVA (Régimen de Pequeño Contribuyente) y las adjunta al expediente de pago.


16

Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para el proceso de pago correspondiente y elaboración de constancias de retención de ISR. (Régimen de Opcional Simplificado sobre Ingresos de Actividades Lucrativas.)


Fin.


27



Versión 2.

CÓDIGO DEL





Encargado de la Unidad Financiera

Unidad de Compras y Contrataciones


INICIO

01Recibe Orden de

Compra y revisa la documentación

SiNo

Esta completa contínua

Elabora conocimiento de devolución

Revisa

02Elabora el CUR de gasto

en etapa de comprometido y solicita CUR de compromiso y

traslada

05Recibe el CUR

aprobado y lo traslada para continúe con la etapa de liquidación

07Traslada para la

elaboración del CUR de devengado

08Recibe y revisa la

liquidación de la orden de compra

Si

Continua con el

proceso

No

Devuelve mediante

conocimiento

Revisa

09Elabora y solicita el CUR

de gasto en la etapa de devengado y lo

traslada para aprobación

10Recibe y revisa el CUR y

coteja la documentación y datos

registrados

03Recibe y verifica el CUR de compromiso, coteja

la documentación

Si

11Traslada para que

realice la solicitud de pago en SICOIN

A

Correcto continúa el

proceso

Revisa

SiNo

Verficia

No

Devuelve para

corrección

04Aprueba el CUR de

compromiso y devuelve el expediente

Devuelve para

corrección

Aprueba el CUR de

devengado

06Elabora, aprueba e imprime liquidación


28



Versión 2. Resolución

No.:


No. DE PASOS





Unidad de Compras y Contrataciones


A

12Recibe y revisa el

expediente de pago

Verficia

Realiza la solicitud de

pago

Si

Devuelve para

corrección

No

13Devuelve el expediente

e instruye para impresión del CUR de

devengado

14Imprime el CUR de

devengado y gestiona las firmas

15Descarga en SIGES las constancias de

retenciones de IVA y las adjunta al expediente

16Traslada el

expediente para el proceso de pago

FIN


29



Versión 2.


No. DE PASOS


GAF-UDAF-C-004 16 Registro de Honorarios por Servicios Técnicos y/o Profesionales

01 de 07

Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad

Descripción:

Describe los pasos para el registro y control de los egresos derivados de pagos de honorarios de los renglones de gasto 029 y Subgrupo 18, que se efectúen con cargo a las distintas fuentes de financiamiento y que se incluyan en el presupuesto aprobado para el RIC.

Objetivo: Registrar en SICOIN el pago de honorarios de los renglones de gasto 029 y Subgrupo 18.







f. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas, Normas para la Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales con Cargo al Renglón Presupuestario 029 “Otras Remuneraciones de Personal Temporal.”


a. Previo a la elaboración del CUR de egresos, se deberá contar con la partida presupuestaria correspondiente.

b. La elaboración de los listados de pago de honorarios, es responsabilidad de la Sección de Nóminas y Planillas de la Coordinación de Recursos Humanos.

c. La Sección de Nóminas y Planillas y la Coordinación de Recursos Humanos, serán los responsables de adjuntar la documentación de respaldo y de realizar las etapas de registro, autorizado y aprobado de la orden de compra.

d. La Sección de Contabilidad será la responsable de:

La elaboración y aprobación de la liquidación de la orden de la compra. La elaboración y aprobación de los CUR de egresos.


30



Versión 2.


No. DE PASOS



02 de 07


a. El Encargado de la Unidad Financiera, tiene como función la solicitud de pago de honorarios por servicios técnicos y/o profesionales en el sistema SICOIN.

b. La documentación que se deberá adjuntar al proceso de pago de honorarios, corresponde a la que se indica en el Anexo 3 Pago de Honorarios R.029 y Subgrupo 18.

c.

El Asistente o Auxiliar de Contabilidad, será el responsable de descargar en SIGES, las constancias de Retención del IVA (Régimen de Pequeño Contribuyente) de las facturas aplicables y su envío en formato digital, a través de correo institucional al enlace de cada dependencia, quien las entregará a los prestadores de servicios técnicos o profesionales, según lo indicado en el listado de Retenciones de IVA, proporcionado por la Sección de Nóminas y Planillas.

d.

La Sección de Tesorería será responsable de elaborar las constancias de Retención del ISR (Régimen de Opcional Simplificado sobre Ingresos de Actividades Lucrativas) de las facturas aplicables y su envío en formato digital, a través de correo institucional, al enlace de cada dependencia, quien las entregará a los prestadores de servicios técnicos o profesionales, según lo indicado en el listado de Retenciones de ISR, proporcionado por la Sección de Nóminas y Planillas.


31



Versión 2.


No. DE PASOS



03 de 07



01

Recibe del Encargado de la Unidad Financiera el expediente de pago de honorarios y sus documentos de respaldo, y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.


02

Recibe el expediente de pago de honorarios y sus documentos de respaldo, así como la orden de compra aprobada por la Coordinación de Recursos Humanos y verifica que esté correcta, previo a la elaboración de CUR en etapa de Compromiso Si está correcta, continúa con el procedimiento. No está correcta, elabora conocimiento de devolución para adjuntar la documentación o corregir la deficiencia.


03

Elabora el CUR de gasto en etapa de comprometido, conforme al proceso de registro de SIGES, solicita el CUR de compromiso, y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación


04

Revisa los datos registrados en el CUR de compromiso: Si están correctos, continúa con el procedimiento. No están correctos, devuelve el CUR de compromiso al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.


05

Aprueba el CUR de Compromiso y devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para que elabore la liquidación de la orden de compra en SIGES.


06

Elabora la liquidación de la orden de compra, ingresa las deducciones y datos de la factura según requerimientos de SIGES y traslada para su aprobación.



32



Versión 2.


No. DE PASOS



04 de 07


07

Revisa la liquidación de la orden de compra. Si está correcta, aprueba la liquidación y la devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su impresión. No está correcta, devuelve la liquidación para su corrección.


08

Imprime la liquidación de la orden de compra y gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, Encargado de la Unidad Financiera y Gerente Administrativo Financiero.


09

Elabora el CUR de gasto en etapa de devengado, conforme al proceso de registro de SIGES, solicita el CUR de devengado y traslada al Jefe de Contabilidad para su aprobación.


10 Revisa el CUR de devengado. Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve a para su corrección.


11

Aprueba el CUR de devengado y traslada el expediente al Encargado de la Unidad Financiera para que realice la solicitud de pago en el sistema SICOIN.


12

Recibe el expediente y revisa el CUR de devengado: Si es correcto, realiza la solicitud de pago en SICOIN. No es correcto, devuelve el expediente y CUR de devengado para su corrección.


13 Devuelve el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad e instruye para impresión del CUR de devengado.


14 Imprime el CUR de devengado y gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y del Encargado de la Unidad Financiera.



33



Versión 2.


No. DE PASOS



05 de 07


15

Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para efectuar el proceso de pago de honorarios por servicios técnicos y/o profesionales y elaboración de constancias de retención de ISR (Régimen de Opcional Simplificado sobre Ingresos de Actividades Lucrativas) de las facturas aplicables.


16

Descarga en SIGES, las constancias de Retención de IVA (Régimen de Pequeño Contribuyente) de las facturas aplicables y las envía en formato digital, a través de correo institucional al enlace de cada dependencia.


FIN.


34



Versión 2.


No. DE PASOS



06 de 07



Jefe de la Sección de Contabilidad

INICIO

01Recibe el expediente

de pago de honorarios y sus documentos de respaldo y trasalda

02Recibe el expediente

de pago y sus documentos de

respaldo y verifica que este correcta

Verficia

Elabora conocimiento de devolución

Si

Correcta continua con el

proceso

No


en etapa de comprometido y solicita el CUR de compromiso

y traslada

04Revisa los datos

registrados en el CUR de compromiso

SiNo

Devuelve el CUR para corrección

Revisa

Correcta continua con el

proceso

05Aprueba el CUR de

compromiso y devuelve para que elabore

liquidación

06Recibe el CUR

aprobado y elabora la liquidación y traslada

07Revisa la liquidación de

la orden de compra

Correcta aprueba la

liquidación y devuelve

No

Devuelve la liquidación corrección

Revisa

Si

08Imprime la liquidación y

gestiona las firmas


en etapa de devengado y lo

traslada para aprobación

10Revisa el CUR de

devengado

No

Correcto continúa con

procedimiento

Devuelve para su corrección

Si

Revisa

11Aprueba el CUR de

devengado y traslada para solicitud de pago

A


35



Versión 2.


No. DE PASOS



07 de 07




A

12

Recibe el expediente y

revisa el CUR de

devengado

Devuelve el

expediente y CUR

SiNo

Revisa

Correcta realiza

la solicitud de

pago

13

Devuelve el expediente e

instruye impresión del

CUR de devengado

14

Imprime el CUR de

devengado y gestiona las

firmas

15

Traslada el expediente del

del proceso de pago

16

Descarga en SIGES las

constancias de retención y

las envía en formato

digital a través de correo

institucional

FIN


36



Versión 2.


No. DE PASOS


GAF-UDAF-C-005 13 Registro de Nóminas de Sueldos de Personal con Cargo a los Renglones de Gasto 011 y 022

01 de 05


Descripción:

Se describen los pasos para el registro y control de los egresos derivados de pagos de nómina de sueldos de personal permanente y por contrato, renglones de gasto 011 y 022, que se efectúen con cargo a las distintas fuentes de financiamiento que se incluyan en el presupuesto aprobado para el RIC.

Objetivo: Realizar el registro y control de los egresos derivado de pagos de nómina de sueldos de personal permanente y por contrato individual de trabajo a plazo fijo, en los sistemas SIGES y SICOIN.






e. Decreto 1441 del Congreso de la República de Guatemala, “Código de Trabajo”. f. Resolución No. 142-001-2009, “Reglamento Interno de Trabajo del Registro de

Información Catastral de Guatemala”.

g. Decreto 37-2001 del Congreso de la República de Guatemala, “Bonificación Incentivo”.

h. Acuerdo Gubernativo número 327-90, “Bonificación Profesional”.

i. Decreto 10-2012 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Actualización Tributaria”.


a. Previo a la elaboración del CUR de Egresos, se deberá contar con la partida presupuestaria correspondiente.

b. La elaboración de la nómina y recibos de pagos de sueldos, es responsabilidad de la Sección de Nóminas y Planillas de la Coordinación de Recursos Humanos.


37



Versión 2.


No. DE PASOS



02 de 05


a.

La Sección de Contabilidad será la responsable de: • La elaboración y aprobación de la orden de pago. • La elaboración y aprobación de la liquidación de la orden de pago. • La elaboración y aprobación de los CUR de egresos.

b. El Encargado de la Unidad Financiera tiene como función, la solicitud de pago de sueldos en el sistema SICOIN.

c. La documentación que se deberá adjuntar al proceso de pago de nóminas de sueldos, corresponde a la que se indica en la lista de chequeo de expedientes para pago. Anexo 04.


38



Versión 2.


No. DE PASOS



03 de 05



01

Recibe del Encargado de la Unidad Financiera, la nómina de sueldos y sus documentos de respaldo y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.


02

Recibe la nómina de sueldos y sus documentos de respaldo, verifica que esté correcta previo a la elaboración de orden de pago. Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, elabora conocimiento de devolución a la Sección de Nóminas y Planillas de la Coordinación de Recursos Humanos, para adjuntar la documentación o corregir la deficiencia.


03

Registra la orden de pago conforme al proceso de SIGES, detallando los renglones de gasto y retenciones y traslada al Jefe de Contabilidad para su aprobación.


04

Revisa la orden de pago y la documentación de respaldo. Si está correcta, continúa con el procedimiento. No está correcta, devuelve la orden de pago al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su corrección.


05 Aprueba la orden de pago y la devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su impresión.


06

Imprime la orden de pago y gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, Encargado de la Unidad Financiera y Gerente Administrativo Financiero. Asimismo, gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, y Gerente Administrativo Financiero en la Nómina de sueldos y listados de deducciones.



39



Versión 2.


No. DE PASOS



04 de 05


07

Elabora el CUR de compromiso y devengado -CYD-, ingresa las partidas presupuestarias conforme el proceso de registro en SIGES y traslada el CUR al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.


08

Revisa las partidas presupuestarias registradas en el CUR de CYD: Si están correctas, aprueba el CUR de CYD. No están correctas, devuelve el CUR de CYD al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.


09 Traslada el expediente al Encargado de la Unidad Financiera para que efectúe la solicitud de pago del CUR de CYD en SICOIN.


10

Revisa el expediente: Si está correcto, realiza la solicitud de pago del CUR de CYD en SICOIN y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad. No está correcto, devuelve el expediente al Jefe de Sección de Contabilidad para su corrección.


11

Imprime el CUR de CYD y gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y del Encargado de la Unidad Financiera y entrega el expediente al Jefe de Sección de Contabilidad.


12 Elabora la carga en la Banca Virtual para el acreditamiento en cuenta bancaria del trabajador.


13 Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para el proceso de pago por acreditamiento en cuenta bancaria o pago mediante cheque.


Fin.


40



Versión 2.

CÓDIGO DEL




05 de 05




INICIO

01Recibe la nómina de

sueldos y sus documentos de

respaldo, traslada

02Recibe la nómina y

verifica que este correcta previo a la

elaboración de orden de pago

Revisa

Devuelve y elabora

conocimiento

No

Correcta continúa con

el proceso

Si

03Registra la orden de pago conforme el proceso de SIGES

04Revisa la orden de

pago y la documentación de

respaldo

No

Continúa con el

proceso

Devuelve la orden de

pago

Si

Revisa

05Aprueba la orden de pago y la devuelve para su impresión

06Imprime la orden de pago y gestiona las

firmas

07Elabora el CUR de

compromiso y devengado y traslada

08Revisa las partidas

presupuestarias registradas

Correcta aprueba el

CUR

Devuelve el CUR para

corrección

Si

Revisa

No

09Traslada el expediente

para que efectué solicitud de pago


expediente

Devuelve el expediente

para su corrección

Revisa

No Si

Realiza la solicitud de

pago y traslada

11Imprime el CUR y

gestiona las firmas, traslada el expediente

12Elabora la carga en

Banca Virtual para el acreditamiento

13Recibe el expediente y

lo traslada para los pagos por medio de

cheque

FIN


41



Versión 2.


No. DE PASOS


GAF-UDAF-C-006 17 Registro de Prestaciones Laborales e Indemnización

01 de 07


Descripción:

Se describen los pasos para el registro de egresos derivados de pagos por prestaciones laborales e indemnizaciones (cuando aplique) de los trabajadores de los renglones de gasto 011 y 022, que se efectúen con cargo a las distintas fuentes de financiamiento que se incluyan en el presupuesto aprobado para el RIC.

Objetivo: Realizar el registro de egresos derivados de pagos de prestaciones laborales e indemnizaciones de los trabajadores.






e. Resolución No. 142-001-2009, “Reglamento Interno de Trabajo del Registro de Información Catastral de Guatemala”.

f. Decreto 1633 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley de Aguinaldo para Empleados Públicos”.

g. Resolución No. D-2013-0206, emitida por la Oficina Nacional del Servicio Civil.



b. La elaboración de los cálculos de prestaciones laborales, indemnización y el finiquito, es responsabilidad de la Sección de Nóminas y Planillas de la Coordinación de Recursos Humanos.

c.

La Sección de Contabilidad será la responsable de: • La elaboración y aprobación de la orden de compra y orden de pago. • La elaboración y aprobación de la liquidación de la orden de compra y

liquidación de la orden de pago. • La elaboración y aprobación de los CUR de egresos.


42



Versión 2.


No. DE PASOS



02 de 07


d. El Encargado de la Unidad Financiera, tiene como función la solicitud de pago de prestaciones laborales e indemnización en el sistema SICOIN.

e. La documentación que se deberá adjuntar al proceso de pago de prestaciones laborales e indemnización, corresponde a lo indicado en el Anexo 5 Pago de Nómina Personal 011 y 022.

f.

El pago de las prestaciones laborales e indemnización se registraran de acuerdo a lo siguiente: Prestaciones laborales (Aguinaldo, bonificación anual y bono vacacional) serán

cargados al grupo 0 “servicios personales”, de egresos del Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala.

Indemnización y compensación económica por vacaciones no disfrutadas, serán cargados al grupo 4, “Trasferencias corrientes”, de egresos del Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala.

g. El pago de las prestaciones laborales e indemnización, deberá realizarse a través de cheque.


43



Versión 2.


No. DE PASOS



03 de 07



01

Recibe del Encargado de la Unidad Financiera el proceso de pago de las prestaciones laborales, indemnización (cuando aplique) y sus documentos de respaldo, y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.


02

Revisa el expediente de pago y la documentación de respaldo, previo a la elaboración de orden de compra y orden de pago. Si está correcto, continúa con el procedimiento. No está correcto, devuelve el expediente por medio de oficio a la Sección de Nóminas y Planillas para los cambios correspondientes.


03

Elabora y solicita en SIGES las órdenes de compra y de pago según el grupo y renglón de gasto asignado y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para aprobación.


04

Revisa el expediente y la documentación de respaldo con los datos registrados en las órdenes de compra y de pago: Si están correctos, continua con el procedimiento No están correctos, devuelve las órdenes de compra y de pago al Asistente o Auxiliar de Contabilidad, para su corrección.


05 Aprueba la orden de compra y de pago y las devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su impresión.


06 Imprime la orden de compra y de pago. Asistente o Auxiliar de Contabilidad


44



Versión 2.


No. DE PASOS



04 de 07


07

Elabora el CUR de CYD de la Orden de Pago y el CUR de Compromiso de la Orden de Compra conforme el proceso de registro de SIGES, en estatus de solicitado y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.


08

Revisa el CUR de CYD y el CUR de compromiso: Si están correctos, continua con el procedimiento No están correctos, devuelve el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para su corrección.


09 Aprueba el CUR de CYD y CUR de compromiso y devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad.


10 Elabora la liquidación de orden de compra y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.


11

Aprueba la liquidación de la orden de compra, devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad para impresión de la liquidación de la orden de compra y elaboración CUR de devengado.


12

Imprime la liquidación de la orden de compra, gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, Encargado de la Unidad Financiera y Gerente Administrativo Financiero en orden de compra, liquidación de orden de compra y orden de pago. Asimismo, gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y Gerente Administrativo Financiero en hoja de cálculos de Prestaciones Laborales.


13 Elabora y solicita el CUR de devengado y devuelve el expediente al Jefe de Sección de Contabilidad.


14

Aprueba el CUR de devengado y traslada el expediente al Encargado de la Unidad Financiera para que efectúe la solicitud de pago en el sistema SICOIN.



45



Versión 2.


No. DE PASOS



05 de 07


15

Revisa el CUR de CYD y devengado: Si están correctos, solicita el pago en el sistema SICOIN y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad, para su impresión. No están correctos, devuelve el expediente para corrección


16 Imprime el CUR de CYD y devengado y gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y del Encargado de la Unidad Financiera.


17 Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para proceso de pago a través de cheque.


FIN.


46



Versión 2.


No. DE PASOS



06 de 07




INICIO

01Recibe el proceso de

pago y traslada


expediente previo a la elaboración de la orden de compra

Correcto continua el

proceso


SiNo

Revisa

03Elabora y solicita en SIGES las ordenas de

compra y pago

04Recibe y revisa el expediente y la documentación

Si

Continua el proceso

Revisa

No

Devuelve las ordenes

05Aprueba la orden de

compra y pago devuelve el expediente

06Imprime la orden de

compra y pago

07Elabora el CUR CyD de la orden de pago y el

CUR de compromiso de orden de compra

08Revisa el CUR de CyD y el CUR de compromiso

Correcto continua el

proceso

No

Revisa

Si


09Aprueba el CUR de CyD y CUR de compromiso y

devuelve

10Elabora la liquidación

de orden de compra y traslada

11Aprueba la liquidación de orden de compra y devuelve el expediente

12Imprime la liquidación de orden de compra y

gestiona las firmas


de devengado y devuelve el expediente

A


47



Versión 2.


No. DE PASOS



07 de 07




A

15Revisa el CUR de C y D y

devengado

Si


para corrección

No

Correcto solicita el pago en SICOIN

Revisa

14Aprueba el CUR de

devengado y traslada

16Imprime el CUR de

CyD y devengado y gestiona firmas

17Traslada el

expediente para el proceso de pago a través de cheque

FIN


48



Versión 2.


No. DE PASOS


GAF-UDAF-C-007 08 Registro de Rendición de Fondos Rotativos 01 de 04


Descripción:

Se describen los pasos para efectuar el registro de los egresos derivados de la rendición de fondos rotativos, aprobados por la Dirección Ejecutiva Nacional, conforme a los renglones autorizados que se efectúen con cargo a las distintas fuentes de financiamiento que se incluyan en el presupuesto aprobado para el RIC.

Objetivo: Realizar el registro de los egresos derivados de la rendición de fondos rotativos aprobados por la Dirección Ejecutiva Nacional.






f. Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Contrataciones del Estado”.

g. Decreto 27-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley del Impuesto al Valor Agregado”.

h. Decreto 10-2012 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Actualización Tributaria”.

i. Resolución No. 509-002-2018, del Consejo Directivo del Registro de Información Catastral de Guatemala “Reglamento de Fondos Rotativos Internos del Registro de Información Catastral de Guatemala”.

j. Resolución No. 509-001-2018, del Consejo Directivo del Registro de Información Catastral de Guatemala “Reglamento de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos del Registro de Información Catastral de Guatemala”.

k. Resolución No. 540-001-2019, del Consejo Directivo del Registro de Información Catastral de Guatemala “Reforma al Reglamento de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos del Registro de Información Catastral de Guatemala”.


49



Versión 2.


No. DE PASOS




a. En el manejo y rendición de Fondos Rotativos, debe aplicarse lo establecido en los Manuales y Normas de Fondo Rotativo, emitidos por el Ministerio de Finanzas Públicas y los Manuales de Fondos Rotativos del RIC.

b. Previo a la elaboración de las rendiciones de fondos rotativos, se deberá contar con la partida presupuestaria correspondiente. El responsable de la solicitud de la partida presupuestaria es el encargado del fondo rotativo.

c. La responsabilidad de la elaboración de la rendición del Fondo Rotativo es del encargado del manejo del mismo.

d. El Asistente o Auxiliar de Contabilidad, será el responsable de la aprobación de la rendición de los fondos rotativos en la respectiva aplicación de SICOIN.

e. El Jefe de la Sección de Contabilidad, será el responsable de la aprobación del CUR de gasto y CUR contable de reposición.

f. La documentación de soporte que deberá adjuntarse al expediente para la reposición de fondo rotativo, es la establecida en los anexos 01 y 02, en lo aplicable.

g. Para el caso de rendición final, se deberá de proceder de la misma forma que la rendición parcial, con la excepción que no se realizará la reposición.

h. Los responsables del manejo del fondo rotativo, deberán cumplir con el plazo establecido para la rendición final que se establecen en las Normas de Cierre.


50



Versión 2.


No. DE PASOS





01 Recibe la rendición del fondo rotativo con sus documentos de respaldo y traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad, para su revisión.


02

Revisa la rendición de gastos del fondo rotativo y la documentación de respaldo: Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, elabora conocimiento de devolución al responsable de administrar el Fondo Rotativo, para adjuntar la documentación o corregir la deficiencia.


03

Aprueba la rendición gastos en el módulo de fondos rotativos “FR03” de SICOIN y traslada el expediente al Jefe de la Sección de Contabilidad, para revisión y consolidación de la rendición en el sistema SICOIN.


04 Realiza la consolidación gastos en el módulo de fondos rotativos “FR02” del SICOIN.


05 Aprueba el CUR de gasto en el módulo de ejecución de gastos del SICOIN.


06 Realiza la reposición de fondo rotativo generando el CUR contable de reposición en el módulo de ejecución de gastos del SICOIN.


07 Aprueba el CUR contable de reposición en el módulo de contabilidad y traslada el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.


08

Recibe el expediente e imprime el CUR de gasto, CUR contable y gestiona la firma del Jefe la Sección de Contabilidad en ambos CUR y traslada el expediente a la Sección de Tesorería para la reposición del fondo rotativo.


Fin


51



Versión 2.


No. DE PASOS





INICIO

01Recibe la rendición del

fondo rotativo y sus documentos de

respaldo, traslada

02Recibe y revisa

No

Devuelve y elabora

conocimiento

Revisa

Si

Continua con el

procedimiento

03Aprueba la rendición

de gastos en SICOIN y traslada el expediente

04Recibe y realiza la

consolidación de gastos en SICOIN

05Aprueba el CUR de gasto en el SICOIN

06Realiza la reposición de

fondo rotativo generando el CUR

contable de reposición

07Aprueba el CUR

contable de reposición y traslada el expediente

08Recibe el expediente e

imprime el CUR de gasto, CUR contable y

gestiona la firma y traslada el expediente

FIN


52



Versión 2.


No. DE PASOS


GAF-UDAF-C-008 07 Elaboración de Conciliaciones Bancarias 01 de 03

Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Jefe de Sección de Contabilidad

Descripción: Se describen las actividades a desarrollar para la elaboración de las conciliaciones bancarias en forma mensual, de las cuentas operativas del Registro de Información Catastral de Guatemala.

Objetivo: Conciliar en forma mensual las cuentas bancarias del Registro de Información Catastral de Guatemala.







a.

El Jefe de la Sección de Contabilidad, es el responsable de la elaboración de las conciliaciones bancarias, pudiendo delegar la elaboración de las mismas en los asistentes o auxiliares de contabilidad, conforme al número y volumen de operaciones.

b. El Encargado de la Unidad Financiera, revisará y aprobará las conciliaciones bancarias.

c.

El Jefe de la Sección de Tesorería, es el responsable de la elaboración de los libros de bancos y deberá de trasladar a más tardar el quinto día hábil de cada mes la documentación siguiente:

Estado de cuenta del mes anterior, impreso o digital. Libro de bancos del mes anterior, en formato digital.

d.

Los documentos necesarios para la elaboración de la conciliación bancaria son los siguientes:

Libro de Bancos. Estados de cuenta impresos. Conciliación bancaria y anexos del mes anterior.


53



Versión 2.


No. DE PASOS



Inicia en: Jefe de Sección de Contabilidad Termina en: Jefe de Sección de Contabilidad


01 Recibe de la Sección de Tesorería el libro de bancos y los estados de cuenta para la elaboración de la conciliación bancaria.


02 Verifica los cheques emitidos contra los pagados por el banco y establece los que se encuentren en circulación.


03 Verifica las notas de débito registradas en libro de bancos contra los débitos efectuados por el banco y establece e identifica diferencias.


04 Verifica los ingresos registrados en el libro de bancos contra los depósitos, según estado de cuenta y establece e identifica diferencias.


05

Imprime en hojas autorizadas, la conciliación bancaria final, la firma y traslada al Encargado de la Unidad Financiera para firma correspondiente.


06

Revisa la conciliación bancaria: Si esta correcta, firma la conciliación bancaria y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para archivo. No está correcta, devuelve el proceso de conciliación bancaria para su corrección.


07 Recibe y archiva la conciliación bancaria. Jefe de Sección de

Contabilidad.

FIN


54



Versión 2.


No. DE PASOS





INICIO

01Recibe el libro de

bancos y estados de cuenta para la

elaboración de la conciliación bancaria

02Verifica los cheques emitidos contra los

pagados y establece los que están en

circulación

03Verifica las notas de débito registradas

contra los débitos y establecer diferencias

04Verifica los ingresos

registrados contra los depósitos según estado de cuenta e identifica

diferencias

05Imprime la conciliación bancaria final en hojas autorizadas, la firma y traslada para la firma

correspondiente


conciliación bancaria

No

Ffirma la conciliación y

traslada

Devuelve para su

corrección

Revisa

Si

FIN

07Archiva


55



Versión 2.


No. DE PASOS


GAF-UDAF-C-009 15 Regularización de Pagos en Línea 01 de 04

Inicia en: Jefe de Sección de Tesorería Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad

Descripción: Se describen los pasos para la regularización (registro) de los pagos de servicios básicos, impuestos y otros, que por su naturaleza y vencimiento se requiera que sean pagados en línea (internet).

Objetivo: Efectuar la regularización (registro) de los pagos de servicios básicos, impuestos y otros, realizados en línea.







f. Decreto 27-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley del Impuesto al Valor Agregado”.

g. Decreto 10-2012 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley de Actualización Tributaria”.

h. Decreto 37-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus reformas, “Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.”


a. La Unidad Administrativa, será la responsable de solicitar el pago en línea de servicios básicos.

b. El Jefe de Sección de Tesorería, será responsable de realizar el pago en línea, quien deberá contar con los perfiles necesarios para realizar el mismo.

c. La Sección de Contabilidad, será la responsable de la regularización de la etapa de (registro) de los pagos en línea.

d. Los documentos necesarios para el registro contable, serán en lo aplicable, los solicitados según los Anexos 01 y 02 de la Lista de chequeo de expedientes para pago.


56



Versión 2.


No. DE PASOS



Inicia en: Jefe de Sección de Tesorería Termina en: Asistente o Auxiliar de Contabilidad


01

Recibe la solicitud, revisa que la documentación de respaldo esté completa, realiza el pago en la Banca Virtual y traslada la constancia y documentos del proceso de pago al Asistente de Tesorería, para que traslade el expediente a la Unidad Administrativa y/o Unidad solicitante en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles.

Jefe de Sección de Tesorería.

02

Recibe el proceso de pago y registra en el libro de control de conocimiento de traslado a la Unidad Administrativa y/o Unidad solicitante del pago.

Asistente de Tesorería.

03

Recibe y verifica la documentación del expediente de pago en línea conformado y realiza el proceso de orden de compra en SIGES, aprueba la orden de compra y traslada el expediente de pago al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.

Asistente Administrativo o Unidad solicitante del pago.

04

Recibe y verifica la documentación del expediente de pago en línea conformado. Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve para su corrección.


05 Elabora el CUR de compromiso y traslada el expediente de pago en línea al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.


06

Recibe y revisa los datos registrados en el CUR de compromiso. Si es correcto, continúa con el procedimiento. No es correcto, devuelve para su corrección.


07 Aprueba el CUR de compromiso y traslada el expediente de pago en línea al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.


08 Realiza la liquidación de orden de compra y traslada al Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.



57



Versión 2.


No. DE PASOS




09 Revisa la liquidación de la orden de compra. Si está correcta, continúa con el procedimiento. No está correcta, devuelve para su corrección.


10

Aprueba la liquidación de la orden de compra, devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad para impresión de la liquidación de la orden de compra y elaboración CUR de regularización del devengado.


11

Imprime la liquidación de la orden de compra y gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, Encargado de la Unidad Financiera y Gerente Administrativo Financiero.


12 Elabora y solicita el CUR de regularización del devengado y lo traslada para su aprobación.


13

Aprueba el CUR de regularización del devengado, devuelve el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad e instruye para su impresión.


14 Imprime el CUR de regularización del devengado y gestiona la firma del Jefe de Sección de Contabilidad.


15 Traslada el expediente de pago en línea a la Sección de Tesorería para su archivo.


FIN.


58



Versión 2.


No. DE PASOS



Asistente Auxiliar de Contabilidad


Asistente Administrativo o Unidad Solicitante

Asistente de TesoreríaJefe de la Sección de

Tesorería

08Realiza la liquidación de

orden de compra y traslada

02Recibe el proceso

de pago y registra el traslado

INICIO

01Recibe la solicitud y

revisa que este completa y realiza

el pago en la Banca Virtual y traslada

No

Devuelve para su

corrección

No

Devuelve para su

corrección


liquidación de la orden de compra

06Recibe y Revisa el CUR

de compromiso

07Aprueba el CUR de

compromiso y traslada el expediente de pago

Revisa

Si

Si

Revisa

Correcto continua

con el proceso

Correcto continua

con el proceso

10Aprueba la liquidación de la orden de compra

y devuelve para impresión

11Imprime la liquidación y

gestiona firmas


de regularización del devengado y lo

traslada

13Aprueba el CUR de regularización del

devengado y devuelve

14Imprime el CUR de regularización del

devengado y gestiona firma

15Traslada el expediente

de pago en línea

FIN

Si

Correcto continua

con el proceso

Devuelve para su

corrección

No

04Recibe y verifica la

documentación

05Elabora el CUR de

compromiso y traslada el expediente para su

aprobación

Revisa

03Recibe y verifica la documentación,

realiza y aprueba la orden de compra


59



Versión 2.


No. DE PASOS


GAF-UDAF-C-010 18 Registro para el Pago de Sentencias Judiciales

01 de 05


Descripción: Se describen los pasos para el registro de egresos derivados por el pago de sentencias judiciales, ordenadas por Juez competente.

Objetivo: Realizar el registro de egresos derivados del pago de sentencias judiciales ordenadas por Juez competente, para la emisión del cheque a nombre de la parte demandante.








b. La Coordinación de Recursos Humanos, será la responsable de conformar y trasladar el expediente de solicitud para emisión de cheque por el pago de sentencia judicial, ordenada por Juez competente.

c.

La Sección de Contabilidad será la responsable de: • La elaboración y aprobación de la orden de compra. • La elaboración y aprobación de la liquidación de la orden de compra. • La elaboración y aprobación del CUR de egreso.

e. La solicitud de pago en el SICOIN, es función del Encargado de la UDAF.

f. La documentación que debe constar en los expedientes para el pago de sentencias judiciales será la que se indica en el Anexo 6: “Lista de chequeo de Expedientes para pago.”


60



Versión 2.


No. DE PASOS



02 de 05



01 Recibe del Encargado de la Unidad Financiera el expediente de pago de sentencia judicial y lo traslada al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.


02

Recibe el expediente de pago de sentencia judicial, verifica la documentación de respaldo. Si está correcta, continúa con el procedimiento. No está correcta, devuelve el expediente por medio de oficio a la Sección de Nóminas y Planillas de la Coordinación de Recursos Humanos para completar o corregir la deficiencia.


03 Elabora y solicita orden de compra en SIGES y traslada el expediente al Jefe de Contabilidad para aprobación de la orden de compra.


04

Revisa la documentación de respaldo del expediente y coteja los datos registrados en la orden de compra. Sí está correcta, continua con el proceso No está correcta, devuelve al Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.


05 Aprueba la orden de compra y devuelve el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.


06 Elabora y solicita CUR de Compromiso en SIGES y traslada el expediente para su aprobación.


07

Revisa el CUR Compromiso: Si es correcto, continúa con el proceso. No es correcto, devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.


08 Aprueba CUR de Compromiso y devuelve el expediente al Asistente o Auxiliar de Contabilidad.


09 Elabora la liquidación de la orden de compra y traslada el expediente para su aprobación.



61



Versión 2.


No. DE PASOS



03 de 05


10

Revisa la liquidación de la orden de compra: Si es correcto, continúa con el proceso. No es correcto, devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad para corrección.


11

Aprueba la liquidación de la orden de compra, devuelve a Asistente o Auxiliar de Contabilidad para impresión de la liquidación de la orden de compra y elaboración CUR de devengado.


12

Imprime la liquidación de la orden de compra y gestiona las firmas del Jefe de la Sección de Contabilidad, Encargado de la Unidad Financiera y Gerente Administrativo Financiero en orden de compra y liquidación de orden de compra.


13 Elabora y solicita CUR de Devengado y traslada a Jefe de Sección de Contabilidad para su aprobación.


14 Aprueba CUR Devengado y traslada para solicitud de pago en SICOIN.


15

Recibe y verifica el expediente: Si es correcto, continúa con el proceso. No es correcto, devuelve expediente para corrección.


16 Realiza la solicitud de pago en SICOIN y devuelve el expediente para impresión del CUR de Devengado.


17 Imprime CUR de Devengado y gestiona las firmas del Jefe de Sección de Contabilidad y Encargado de la Unidad Financiera.


18 Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para proceso de pago.


Fin.


62



Versión 2.


No. DE PASOS



04 de 05




INICIO

01Recibe el expediente de pago de sentencia

judicial y lo traslada

02Recibe el expediente de pago de sentencia

judicial

Revisa

Correcto continua

con el proceso

No


Si

03Elabora y solicita orden de compra en SIGES y traslada el expediente


documentación de respaldo y coteja los

datos

No Si


Revisa

Correcto continua

con el proceso

05 Aprueba la orden de compra y devuelve el

expediente

06Elabora y solicita orden de compra en SIGES y traslada el expediente

07Revisa el CUR de

compromiso

Revisa


Correcto continua

con el proceso

SiNo

08Aprueba el CUR de

compromiso y devuelve el expediente

09Elabora la liquidación

de la orden de compra y traslada el expediente

10Revisa la liquidación de

la orden de compra


No

Correcto continua

con el proceso

Si

Revisa

11Aprueba la liquidación de la orden de compra

y devuelve

A


63



Versión 2.


No. DE PASOS



05 de 05




A

12Imprime la liquidación

de la orden de compra y gestiona firmas

13Elabora y solicita el CUR Devengado y traslada

14Aprueba el CUR

Devengado y traslada para solicitud de pago

15Recibe y verifica el

expediente

SiNo

Revisa


Correcto continua

con el proceso

16Realiza la solicitud de

pago en SICOIN y devuelve el expediente

17Imprime CUR de

Devengado y gestiona las firmas

18Traslada el expediente para proceso de pago

FIN


64

GLOSARIO

CUR: Comprobante Único de Registro.

CYD: Compromiso y devengado.

FONDO ROTATIVO:

ISR: Impuesto Sobre la Renta.

IVA: Impuesto al Valor Agregado.

Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala:

Módulo de fondos rotativos “FR02” del SICOIN:

Normas de Contabilidad Integrada Gubernamental para el Sector Público No

Financiero:

Orden de compra:

SICOIN: Sistema de Contabilidad Integrada.

SISVEN: Sistema de Ventanilla.

Trasferencias corrientes:

UDAF: Unidad de Administración Financiera.


65

ANEXOS


66

ANEXO 01 LISTA DE CHEQUEO DE EXPEDIENTES PARA PAGO

PAGO DE SERVICIOS

DOCUMENTACIÓN SÍ NO SOLICITUD DE COMPRA

Correlativo y sección. Descripción del servicio. Términos de referencia. Especificaciones técnicas (Cuando el servicio lo requiere,

ejemplo. Alquiler de vehículos, mantenimiento de infraestructura).

Nombre, cargo, sello y firma del solicitante. Nombre, cargo, sello y firma del autorizador de la solicitud. CDP (cuando aplique). Estructura presupuestaria.

ORDEN DE COMPRA Redacción y detalle del servicio. Sello y firmas de autorización.

COTIZACION Firma del proveedor. Cuadro comparativo de ofertas (Cuando aplique).

ADJUDICACION FACTURA

A nombre del RIC. NIT. Régimen. Descripción del servicio. Fechas de servicio. Firma y sello del autorizador del gasto. Timbres (cuando aplique).

INFORMES Lista y firma de participantes.

Informe del administrador de instalación (cuando sea un servicio en instalaciones).

Firmas de autorización. Deducciones. Retención de IVA (pequeño contribuyente/Monto>30,000). Retención de ISR.

Observación: Revisar la cronología de la fecha en el proceso de compra.


67


PAGO ADQUISICIONES DE MATERIALES, SUMINISTROS Y BIENES

DOCUMENTACIÓN SÍ NO

SOLICITUD DE COMPRA

Correlativo y sección.

Descripción de bien.

Especificaciones técnicas.

Nombre, cargo, sello y firma del solicitante.

Nombre, cargo, sello y firma del autorizador de la solicitud.

CDP (cuando aplique).

Estructura presupuestaria.

ORDEN DE COMPRA

Redacción y detalle de los bienes.

Sello y firmas de autorización.

COTIZACIÓN

Firma del proveedor.

Cuadro comparativo de ofertas (Cuando aplique).

FACTURA

A nombre del RIC.

NIT.

Régimen.

Descripción del bien.

Firma y sello del autorizador del gasto.

DEDUCCIONES

Retención de IVA (pequeño contribuyente/Monto>30,000).

Retención de ISR.

FORMULARIO 1H

Sello de Inventario (cuando aplique).

Observación: Revisar la cronología de la fecha en el proceso de compra.


68


PAGO HONORARIOS RENGLÓN 029 Y SUBGRUPO 18


LISTADO DE PAGO DE HONORARIOS

Número de contrato.

Número de factura.

Monto.

Deducciones.

Nombre, cargo, sello y firma de elaboración y Vo.Bo.

FACTURA

A nombre del RIC.

NIT.

Régimen.

Descripción del servicio.

Firma y sello del autorizador del gasto.

Timbres (cuando aplique).

INFORME MENSUAL

Nombre, cargo, sello y firma del técnico o profesional.

Nombre, cargo, sello y firma de aprobación.

INFORME FINAL (AL VENCIMIENTO DEL PLAZO DEL CONTRATO)

Constancia de Retención ISR.

Constancia de Retención IVA.


69

ANEXO 4

LISTA DE CHEQUEO DE EXPEDIENTES PARA PAGO

PAGO NOMINA PERSONAL 011 Y 022


NOMINA

Detalle de sueldo devengado.

Deducciones.

Listados de deducciones para pago.

Listado de líquido a recibir.

Nombre, cargo, sello y firma de elaboración.

Nombre, cargo, sello y firma de revisión.

Nombre, cargo, sello y firma de aprobación.


70

ANEXO 5


PAGO PRESTACIONES LABORALES


Acta de entrega de cargo.

Carta de Renuncia o Despido (cuando aplique).

Documentos que respalden el periodo laborado.

Certificación periodo vacacional pendiente de goce.

Fotocopia de DPI del empleado ó Consulta de CUI en página de la SAT.

Hoja de cálculo de prestaciones laborales.

Hoja de partidas presupuestarias a afectar.

Finiquito.

Solvencia General.


71

ANEXO 6


PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES

DOCUMENTACIÓN SÍ No

Resolución del Juez donde ordena el pago, e integración del monto a pagar.

Dictamen (Opinión) de Asesoría Jurídica del -RIC-, donde hace constar que no existe proceso o amparo por resolver y es procedente el pago ordenado por el Juez.

Impresión de la consulta del NIT y DPI del beneficiario en la página de la SAT.

Finiquito, emitido por Recursos Humanos del -RIC-.

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