Responsable:Mdulo Logstico

Aprueba:Gerencia GeneralSILOG - CNMC MDN

Estandarizacin

En el boletn nmero 6 seestablecieron las normaspara implementar yunificar la marcacin delos activos fijos de lasFuerzas Militares yPolica a travs de lasimbologa BidimensionalDatamatrix.

En el boletn nmero 7 semuestran los procedi-mientos necesarios paragenerar los informes demovimientos de almace-nes para cada una de lascuentas contables con elfin de comparar y obtenerel reporte final depropiedad planta yequipo.

Bogot, Base Area CATAM - Telfono 4 25 50 50

Con el fin de reglamentar en el nuevo Manual de Bienes del MDN los procedimientosexistentes dentro del sistema de informacin SAP R/3, para la administracin de inventariosy todo lo referente a los movimientos de almacn, se crea el procedimiento para consolidar elinforme de Propiedad planta y equipo para las Unidades del Ministerio de Defensa.

Teniendo en cuenta que las Unidades requieren un informe para visualizar losmovimientos de los almacenes (Entradas-Salidas-Traspasos) por cada una de lascuentas contables y comparar esta informacin con las existencias de cadaalmacn (Interactuando simultneamente con diferentes reportes y transaccioneslogsticas y financieras del sistema), con el fin de obtener el reporte de propiedadplanta y equipo mensual, es obligatorio que los almacenes cumplan la poltica deespecialidad, es decir, que por ningn motivo deben existir materiales comunesentre almacenes del mismo centro. Dentro del proceso de revisin delprocedimiento establecido en la actualidad para las unidades del MDN que seencuentran en lnea en el sistema SAP R/3, se aprob el siguiente procedimientobasado en la Doctrina Logstica vigente:

PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR EL INFORME DEPROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Procedimiento

1. Verifique la transaccin ZMB5T

En la fecha determinada para hacer el cierre contable se debe bajar el reportegenerado por la transaccin ZMB5T (Visualizar Stock en Transito) tomando comoreferencia el centro correspondiente a cada Unidad Militar o de Polica en el primerreporte como centro suministrador y as mismo se debe generar otro reporte por latransaccin ZMB5T como centro receptor, estos dos reportes siempre deben salirsin materiales en transito, si en los reportes tiene algn material en transito sedeben hacer las entradas que estn pendientes como centro receptor, si sale al-gn material en transito como centro suministrador se debe hacer el trmitecorrespondiente para que la unidad a donde enviaron los materiales realice lasrespectivas entradas.

SI HAY MATERIALES EN TRANSITO COMO CENTRO SUMINISTRADOR OCENTRO RECEPTOR NO ES POSIBLE CONTINUAR CON ELPROCEDIMIENTO. LAS UNIDADES DEBEN ESTAR AL DA CON LOSMOVIMIENTOS TENIENDO EN CUENTA QUE SE ESTA TRABAJANDO CON UNSISTEMA DE INFORMACION TIPO ERP, QUE IMPLICA GENERAR REGISTROSEN LINEA Y TIEMPO REAL.

PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR EL INFORME DE PROPIEDADPLANTA Y EQUIPO

Noviembre 21 de 2007

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Nmero 7, Noviembre 21 de 2007

Ejemplo 1. Pantallas de centros sin materiales en transito

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Nmero 7, Noviembre 21 de 2007

Ejemplo 2. Pantallas centros con material en transito

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2. Verifique la transaccin MB5L

Despus de realizar el paso No. 1, descargue el reporte MB5L, esta transaccin se puede visualizarde tres formas diferentes:

Seleccin saldo a periodo actual (Al da de hoy fecha actual)Seleccin saldo a periodo anterior (Ultimo da mes anterior)Seleccin saldo ejercicio anterior (31 Diciembre ao anterior)

Esta transaccin muestra el resumen de las existencias de materiales por cuentas a nivel desociedad.

Ejemplo No 3. Pantalla seleccin de centro saldo periodo anterior

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Nmero 7, Noviembre 21 de 2007

EN ESTE REPORTE NO DEBEN EXISTIR DESVIACIONES, ES DECIR, SIEMPRE LA COLUMNADESVIACION MON DEBE TENER VALORES EN CERO.

Si se desea un reporte de materiales por cuenta, debe hacer doble clic en la cuenta y el sistemamostrara todos los elementos existentes en los almacenes de la Sociedad FI.

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Nmero 7, Noviembre 21 de 2007

Esta transaccin corresponde a los saldos demateriales y financieros, en las condiciones en quelo requiri el usuario y cruzan perfectamente conlos saldos en las cuentas de mayor, lascuales se pueden visualizar a travs de variastransacciones financieras como son la FS10N, F01entre otras.

3. Verifique las transacciones MCBC-ZMMPPE2

Despus de realizar el paso No. 2 baje el reporte dela transaccin MCBC. Esta transaccin permite vi-sualizar los saldos de cada uno de los almacenesdel centro.

As mismo es necesario que el rea financieracontrole los movimientos de los almaceneshaciendo uso de la transaccin ZMMPPE2, si serealiza el control diario, genera esta transaccin conel rango de fechas correspondiente y elsistema genera la informacin necesaria paracontrolar los almacenes da a da. En este reportepara que la informacin correspondiente a lossaldos inicial y final sea correcta, es necesario queNO se realicen ajustes manuales financieros a lascuentas asociadas a los materiales.

Si la unidad por alguna razn realiz movimientosde ajuste, la transaccin ZMMPPE2 le servir nicay efectivamente para el control de entradas ysalidas.

4. Verifique las transacciones ZMB51 - ZMMLX02- ZMM033

Mediante la transaccin ZMB51, se puedeobtener un reporte de movimientos de entradas ysalidas dentro de un rango de fechas y poralmacn de un centro especfico. Adicionalmente,los movimientos sern visualizados por cuentasde balance.

ESTA TRANSACCION ES LA HERRAMIENTAPARA QUE EL AUXILIAR DE BIENESCONFRONTE LOS MOVIMIENTOS DEENTRADAS Y SALIDAS DE CADA ALMACENEN FORMA PERIODICA.

Mediante la transaccin ZMMLX02, se puedeobtener un reporte del inventario por almacn a lafecha y con las respectivas cuentas de balance.

Mediante la transaccin ZMM033, se puede ob-tener un reporte del inventario por almacn enuna fecha pasada.

Con estos tres informes, se tiene el control de losmovimientos de los almacenes comparadopermanentemente con los registros financieros.

A travs del sistema SILOG se esta generandoinformacin en lnea de los movimientos de alma-cenes con sus respectivas afectacionescontables, que debe ser analizada y consolidadapor el rea financiera.