Instituto de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Estado de Mxico y Municipios (Infoem)

Direccin de Informtica

Aviso de privacidad Revisin nmero 01. Fecha de aprobacin 18/09/2014

Los datos personales recabados sern incorporados, tratados y protegidos en el sistema de datos personales denominado Saimex, registrado con el nmero CBDP111BTCE013, el cual tiene su fundamento en los artculos 42, 52, fraccin II, 60, fraccin II, 72, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios, 36, fraccin III, de la Ley de Proteccin de Datos Personales del Estado de Mxico, as como numerales 36 y 37 de los Lineamientos para la recepcin, trmite y resolucin de las solicitudes de acceso a la informacin pblica, as como de los recursos de revisin, que debern observar los sujetos obligados a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios, cuyas finalidades son crear cuentas de acceso y trmite para procedimientos de acceso a la informacin pblica, para el ejercicio de derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y oposicin en materia de proteccin de datos personales, y para la promocin del recurso de revisin previstos por la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios y la Ley de Proteccin de Datos Personales del Estado de Mxico [a las cuales se denominar en el presente aviso de manera conjunta como leyes de la materia]; o en su caso, registrar el seguimiento de los procedimientos de referencia, cuando el trmite se efecte de manera fsica; as como las finalidades que se derivan de la funcin de los dems perfiles; tratamiento y proteccin de datos personales que deber apegarse a lo dispuesto por la Ley de Proteccin de Datos Personales del Estado de Mxico [en lo subsecuente y para efectos del presente aviso, se denominar como Ley], cuyos encargados son los responsables de las Unidades de Informacin de los sujetos obligados y dems servidores pblicos obligados en trminos de las leyes de la materia, a los cuales se les otorgue una cuenta de acceso; as como los servidores pblicos adscritos a la Direccin de Informtica del Infoem; sistema de datos personales bajo responsabilidad de la Direccin de Informtica, que se rige bajo los criterios, polticas y lineamientos que emita el Pleno del Instituto de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Estado de Mxico y Municipios (Infoem) o, en su caso, delegue a travs de sus reas respectivas.

Con el propsito de que usted pueda identificar el tratamiento de sus datos personales y el modo en que se interrelaciona la informacin registrada, se le informa que el acceso y manejo del sistema se realiza a travs de los perfiles de particular con cuenta en el Saimex, particular en modalidad fsica, responsable de Unidad de Informacin, responsable de Mdulo de Acceso, servidor pblico habilitado, comisionado, vigilancia, sistema que se encuentra administrado por la Direccin de Informtica del Infoem, a travs de la(s) cuenta(s) que se generan para tal efecto. En el caso del perfil del particular con cuenta en el Saimex, como requisito para crear una cuenta, se le solicitar proporcionar de manera obligatoria nombre, primer apellido y segundo apellido, generar nombre de usuario, generar y confirmar una contrasea de acceso, elegir una pregunta secreta y escribir una respuesta para la pregunta secreta, datos considerados como obligatorios, sin los cuales no ser posible generarle una cuenta de acceso; debido a que su tratamiento tiene por objeto la identificacin y autenticacin de usuarios para ingresar al Infomex-Saimex, as como proporcionarle medios para recuperar su contrasea de una manera gil y rpida. En el supuesto de que no pueda acceder a la cuenta que hubiera registrado en el Infomex-Saimex, debido al olvido de su usuario y/o contrasea, podr acudir ante la Direccin de Informtica del Infoem, a fin de que le sea proporcionada la informacin necesaria para el acceso a su cuenta. Por su parte, su personalidad jurdica, fecha de nacimiento, domicilio (calle, nmero exterior, nmero interior, colonia, estado, municipio, pas, cdigo postal), datos para contacto (telfono con cdigo de rea, telfono mvil, fax con cdigo de rea, correo electrnico, autorizacin para recibir avisos por correo electrnico) es facultativa para la creacin de una cuenta, la negativa a suministrarlos provoca que el sistema no le facilite de manera automtica dicha informacin para el ejercicio de las solicitudes de acceso a la informacin pblica, as como para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin u oposicin de datos personales. En el caso de los datos personales de los particulares que presentan solicitudes de manera fsica, la entrega de la informacin conducente para el trmite que sea requerido ser obligatoria, debido a que, si no proporciona los datos requeridos y/o no sea posible localizarle, se podr emitir un requerimiento para que complete y/o precise su solicitud. En ese entendido, los particulares que opten por esa modalidad autorizan su tratamiento de manera fsica a cargo de la Unidad de Informacin del sujeto obligado que corresponda.

En el ejercicio de los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin u oposicin de datos personales, resulta obligatoria e indispensable la veracidad y/o precisin de sus datos personales, as como la verificacin de la identidad del solicitante, ya que la omisin o defecto en la informacin proporcionada, eventualmente, producir que no se pueda dar curso a su solicitud. Finalmente, se indica que resulta facultativo proporcionar los datos estadsticos solicitados como sexo, rango de edad y ocupacin; asimismo, se hace de su conocimiento que, al momento en que se registra la cuenta y las solicitudes, a travs de las cookies instaladas en el explorador, se obtienen datos estadsticos como el pas desde el cual se realiza el acceso. Los datos a los cuales se hace referencia se obtienen a travs de un formulario electrnico, en el cual se obtiene su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en las finalidades previstas en el presente aviso de privacidad, en el momento en el cual usted pulsa el botn registrar. Resulta importante mencionar que la veracidad y exactitud de los datos que se proporcionan son responsabilidad de las personas que se registran y utilizan el sistema Infomex-Saimex, bajo el principio de buena fe, por lo cual el responsable del sistema de datos personales podr interrumpir el acceso, suspender o cancelar las cuentas que no cuenten con un titular cierto, determinado e identificado, cuando advierta un uso indebido o ilcito, suplantacin de identidad y, en general, cualquier afectacin a los derechos de terceras personas; en ese entendido, el Instituto de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Estado de Mxico y Municipios, as como los dems encargados del sistema de datos personales, no sern responsables del uso y manejo de cuentas de usuario annimas, pseudnimas o apcrifas y, por tanto, no estar obligado a reactivar u otorgar el acceso a las cuentas, cuando no se demuestre fehacientemente su titularidad. Las solicitudes que se efecten de manera fsica obtendrn datos personales por el mismo medio, en el cual debe constar la firma autgrafa o medio de autenticacin similar en el que se aprecie la voluntad del titular para iniciar el procedimiento y autorizacin para el tratamiento de los datos personales en el respectivo aviso de privacidad. En el caso de los perfiles denominados responsable de Unidad de Informacin, responsable de Mdulo de Acceso, servidor pblico habilitado, comisionado y vigilancia, se registran como datos personales el nombre del titular de la cuenta, cargo, direccin de oficina, telfono de oficina y correo electrnico oficial; dicha informacin

tiene carcter pblico, debido a que obedece a funciones relativas al servicio pblico; los nombres de usuario y contrasea son datos personales que mantienen el carcter de confidencial; obtencin y/o generacin de datos personales que no requiere consentimiento, ya que constituyen elementos para el ejercicio de una funcin de derecho pblico. Los datos relativos se registran directamente por el responsable del sistema de datos personales, salvo en lo que hace a las cuentas de Mdulo de Acceso y servidor pblico habilitado, que se generan a travs del sistema intranet, por el responsable de la Unidad de Informacin. Asimismo, resulta importante mencionar que el reguardo y uso del nombre de usuario y contrasea son responsabilidad exclusiva del titular de la cuenta y, por ende, son intransferibles, debido a que constituyen elementos de identificacin y autenticacin, por lo que cualquier trmite o acto realizados al amparo o bajo el uso de stas representa una extensin de la voluntad fsica y, por tanto, es susceptible de producir efectos jurdicos, as como de exigir su eventual responsabilidad en trminos de las disposiciones constitucionales, administrativas, civiles, penales o polticas que procedan. Cualquier vulnerabilidad o afectacin en la confidencialidad de dichos datos deber ser reportada ante el responsable del sistema de datos personales, a fin de que se establezcan alternativas de solucin, ya sean de carcter preventivo o correctivo. Los comisionados del Instituto tendrn acceso irrestricto a la informacin del Infomex-Saimex para la resolucin de los recursos de revisin, sistema de datos personales que constituye parte integrante del Infomex-Saimex; asimismo, las diversas reas del Infoem tambin tendrn acceso al sistema para funciones de administracin, control, vigilancia y sancin, as como las dems que resulten legamente procedentes. En ese entendido, al no manifestar su oposicin en los momentos y actos indicados, se entiende que existe consentimiento para el tratamiento de los datos personales listados, en los trminos citados en este aviso de privacidad. El Infomex-Saimex, por caractersticas de diseo, no trata informacin sensible, por lo que, en caso de que los titulares carguen o registren datos personales sensibles, ser bajo su ms estricta responsabilidad, deslindando de cualquier obligacin al Infoem; en caso de que eventualmente se realice la carga o registro de informacin sensible en el sistema, no faculta a los titulares para su tratamiento, por lo que deber protegerse en la medida en que resulte factible; para poder efectuar su tratamiento, carga o registro en el sistema, se deber recabar el consentimiento expreso de su titular; el Infoem podr eliminar o bloquear cualquier informacin de carcter sensible que se encuentre en el Infomex-Saimex cuando no se cuente con la

evidencia de la autorizacin expresa en trminos de los artculos 9 y 10 de la Ley de Proteccin de Datos Personales del Estado de Mxico. Asimismo, es importante mencionar que sus datos personales se consideran informacin confidencial, de conformidad con lo dispuesto por el artculo 25, fraccin I, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, con excepcin del nombre de los servidores pblicos, las relativas a las funciones de servicio pblico, la erogacin de recursos pblicos, as como, en general, cualquier otra informacin que permita transparentar las acciones y garantizar y respetar el derecho a la informacin pblica, en virtud de que constituye informacin susceptible de ser publicada y difundida, de conformidad con lo previsto por los artculos 7, prrafo tercero, y 12, fraccin II, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios. Del mismo modo, usted podr autorizar, en cualquier momento, la publicidad y difusin de los datos personales que se consideran confidenciales, incluyendo los sensibles, lo que deber constar de manera escrita, expresa e inequvoca. Sus datos personales confidenciales no sern transmitidos, salvo las excepciones previstas por el artculo 21 de la Ley. Se le informa que no se consideran transmisiones las efectuadas entre el responsable y el encargado de los datos personales y las realizadas entre unidades administrativas adscritas al mismo sujeto obligado en el ejercicio de sus atribuciones. Se hace de su conocimiento que los datos personales de los titulares sern susceptibles de proteccin durante el tiempo que dure su tratamiento, el cual ser por el tiempo en el cual su cuenta permanezca activa o, incluso, cuando estando inactiva, estn en proceso diversos juicios o procedimientos iniciados por las solicitudes; as, a partir de que se agote la temporalidad prevista en su finalidad, los datos personales sern conservados hasta por los veinte aos siguientes, plazo previsto por el artculo 8 de la Ley de Documentos Administrativos e Histricos del Estado de Mxico; una vez transcurrida esa temporalidad, los datos personales sern destruidos, solamente se conservarn datos histricos y, en su caso, estadsticos, si existe algn acuerdo que as lo funde y motive; lo anterior, de conformidad con lo dispuesto por el artculo 50, fraccin IV, de la Ley de Proteccin de Datos Personales del Estado de Mxico. El Infoem podr realizar procesos parciales y graduales de depuracin de datos personales contenidos en sus archivos, conforme a las polticas y criterios institucionales que en materia de archivos, documentos y registros que se emitan para tal efecto.

Se le informa que cuenta con la posibilidad de ejercer en el sistema de datos personales los siguientes derechos: acceso (derecho a solicitar y ser informado sobre datos personales que estn en posesin del sujeto obligado, el origen de dichos datos, el tratamiento del cual sean objeto, las cesiones realizadas o que se pretendan realizar, as como a tener acceso al aviso de privacidad al que est sujeto el tratamiento, en los trminos previstos en la Ley), rectificacin (cuando sean inexactos, incompletos, inadecuados o excesivos, siempre que sea posible y no exija esfuerzos desproporcionados), cancelacin (cuando se d un tratamiento a los datos personales en contravencin a lo dispuesto por la Ley, o los datos personales hayan dejado de ser necesarios para el cumplimiento de la finalidad o finalidades de la base de datos previstas en las disposiciones aplicables o en el aviso de privacidad, con las excepciones de la Ley de la materia) y oposicin (cuando existan motivos fundados para ello y la Ley no disponga lo contrario, en el supuesto en que los datos se hubiesen recabado sin su consentimiento); los cuales se podrn hacer valer a travs del Sistema de Acceso a la Informacin Mexiquense (Saimex, www.saimex.org.mx) o en la forma que ms le convenga al titular, ya sea de manera escrita o verbal, directamente o a travs de apoderado o representante legal, por correo certificado o servicio de mensajera, ante la Unidad de Informacin del Infoem, con domicilio en Instituto Literario Poniente nmero 510, colonia Centro, en la ciudad de Toluca, Estado de Mxico. Usted puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento que, en su caso, hubiera otorgado para el tratamiento de sus datos personales, sin que se le atribuya a la revocacin efectos retroactivos. Sin embargo, es importante considerar que no en todos los casos se podr atender y/o concluir dicha solicitud de forma inmediata, ya que es posible que, por alguna obligacin legal o administrativa, sea necesario continuar tratando sus datos personales; en ese orden de ideas, la revocacin solamente resulta procedente cuando el tratamiento de datos personales requiere consentimiento de su titular. Aunado a ello, debe considerar que esta accin puede ocasionar que no se le siga prestando el servicio solicitado o concluya el trmite que hubiera sido iniciado, debido a que la revocacin en el tratamiento de los datos personales se podr entender como desistimiento expreso en el procedimiento iniciado. Para solicitar la revocacin de sus datos personales, deber ingresar un escrito libre, dirigido ante el responsable del sistema de datos, en el cual indique lo siguiente:

Nombre completo. Sistema de datos personales en el cual obra la informacin respectiva. Datos personales sobre los cuales se solicita la revocacin y efectos que se

pretenden con su ejercicio. Manifestacin de que conoce las consecuencias que conlleva la revocacin y que las

asume a su entero perjuicio. Firma autgrafa o huella digital.

Una vez ingresado el escrito, deber comparecer personalmente ante la Unidad de Informacin que corresponda en el plazo de tres das hbiles siguientes a su presentacin, a efecto de que le sean explicadas las consecuencias de la revocacin y se ratifique su voluntad para llevar a cabo dicho acto, momento en el cual, en caso de ser procedente, se proceder a su bloqueo por el periodo de tres meses y su posterior cancelacin. Dada la naturaleza en el tratamiento de los datos personales, no se advierte la existencia de alguna opcin o medio para limitar el uso o divulgacin de sus datos, sin embargo, en caso de que usted considere que resulte viable implementar alguno, por favor hgalo del conocimiento del responsable del sistema de datos personales para su valoracin. El presente aviso de privacidad se identifica con el nmero de revisin 16, de fecha 18/09/2014, sin embargo, podr sufrir cambios y modificaciones, por lo cual, en caso de requerir consultar el aviso vigente, se le sugiere dirigirse al sitio de internet siguiente: www.infoem.org.mx, desde el cual podr consultar e imprimir el aviso de privacidad que corresponda. Se hace de su conocimiento que el responsable del sistema de datos personales es el ingeniero Ulises Ivn Lovera Villegas, quien se desempea como director de Informtica, persona que podr ser localizada en el Instituto Literario Poniente nmero 510, colonia Centro, en la Ciudad de Toluca, Estado de Mxico, a travs del telfono (722) 226 1980 o el correo electrnico ulises.lovera@infoem.org.mx. Finalmente, se le comunica que podr dirigirse al Instituto de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales del Estado de Mxico y Municipios, donde recibir asesora sobre los derechos que tutela la Ley, al telfono: 01 722 226 19 80; correo electrnico infoem@infoem.org.mx y, en su caso, presentar denuncia por violacin

en las disposiciones contenidas en el aviso de privacidad o a la normatividad que rige la materia.

Control de cambios Nmero de revisin

Pgina(s) modificada(s)

Descripcin del cambio Fecha

01 Todas

En congruencia con el principio de informacin, se consider conveniente desarrollar algunos supuestos en el aviso de privacidad

18/09/2014