Ruta crítica para el presupuesto 2010 de la Universidad de Guadalajara.

Ruta crítica para el presupuesto 2010 de la Universidad de Guadalajara

P3e 2010Ruta crítica y propuesta de simplificación para el proceso de captura.

P3e

Justificación

• La reciente actualización del Plan de Desarrollo Institucional conlleva realizar cambios en la estructura del P3e

• Se requiere una simplificación en la elaboración de los proyectos con la herramienta P3e

• Existen campos dentro de la estructura del proyecto que ha caducado su funcionalidad debido a la nueva estructura del PDI o a los requerimientos externos

P3e

Justificación

• Dada la brevedad de los tiempos para la construcción de los proyectos para el ejercicio 2010 no es conveniente hacer cambios de fondo en la herramienta, se presentan en este momento modificaciones sólo a la captura sin variar la estructura de la base de datos

• Durante los primeros meses de 2010 se iniciará un análisis que permita hacer cambios de fondo en el proceso P3e

• La ruta crítica y la simplificación del proceso de captura de P3e2010 fue aprobada por el Consejo de Rectores, como máximo órgano de planeación de la Red Universitaria

P3e

Alineación de los Planes de las entidades de la Red

P3e

Línea Estratégica

Misión Visión

Políticas Institucionales

Políticas de Línea Estratégica

Línea Estratégica

Misión Visión

Objetivo

Estrategias Indicadores y Metas

Institucional Entidades de la Red

Objetivo


Objetivo


Tabla de dispersión de proyectos, URES y chequeras

P3e

Proyectos

P3e

Lineamientos generales

• Los proyectos deberán ser congruentes con el Plan de Desarrollo Institucional, visión 2030 y con los objetivos de los planes de las entidades de la Red

• En caso de no haber concluido el plan de la entidad de la Red, los proyectos deberán alinearse de manera directa a los objetivos del Plan de Desarrollo Institucional, visión 2030

• Los proyectos asegurarán en su elaboración la disponibilidad de recursos para llevarlos a cabo

P3e


• Sólo habrá dos tipos de proyectos: gastos administrativos y funciones sustantivas

• Se eliminarán los proyectos de representación institucional, este tipo de gastos será incluido en los proyectos de gastos administrativos

• Se podrán capturar proyectos multifondos y se harán las modificaciones pertinentes al sistema para que genere los reportes requeridos por la Dirección de Finanzas y las dependencias de la Red Universitaria.

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• La tendencia en la elaboración de los proyectos ha sido del 75% para funciones sustantivas y 25% para los gastos administrativos

• La Vicerrectoría Ejecutiva estará evaluando de manera periódica el avance de las metas señaladas en el Plan de Desarrollo Institucional, conforme a la programación contenida en los proyectos

• Como hasta ahora, los contratos podrán estar consignados en ambos tipos de proyectos, sólo se pide no fraccionar las actividades de la persona, pero indicando de manera clara las acciones y proyectos que apoyarán en la descripción del contrato.

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Programación de gastos administrativos

• Son los recursos asignados a la operación cotidiana de una dependencia o entidad

• Consignan gastos en materiales y suministros, servicios de mantenimiento preventivo y correctivo

• También incluyen pagos por servicios básicos y servicios requeridos en los gastos de representación

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Programación de gastos administrativos

• Podrá haber tantos proyectos como la entidad lo requiera. En el caso de la administración general se sugiere uno solo por dependencia

• Los proyectos se programarán a nivel de título 62, 71, 72 y 75. La comprobación se aceptará conforme la dependencia atendió sus necesidades

• Los proyectos de gastos administrativos no contendrán objetivos particulares, metas, ni indicadores

• La programación no se realizará con base en ministraciones. Éstas serán de uso exclusivo para la solicitud de recursos, conforme a las necesidades de ejercicio de la dependencia.

P3e

Estructura simplificada de la programación de gastos administrativos

TÍTULO 71Materiales y suministros

TÍTULO 72Servicios generales

TÍTULO 75Bienes muebles e inmuebles

Monto anual

PROYECTO GASTOS

ADMINISTRATIVOSURESAño

Monto anual

Monto anual

Quincena 1

Quincena 2

Quincena 3

Quincena 4

Quincena 5

Quincena 6

Quincena 7

Quincena 8

Quincena 9

Quincena 10

Quincena 11

Quincena 12

Quincena 13

Quincena 14

Quincena 15

Quincena 16

Quincena 17

Quincena 18

Quincena 19

Quincena 20

Quincena 21

Quincena 22

Quincena 23

Quincena 24

P3e

Nota: Un objetivo particular, una meta y una actividad serán precargados por el sistema para que puedan navegar directamente a los recursos.

TÍTULO 62Bienes muebles e inmuebles

Monto anual

Proyectos de funciones sustantivas

General

• Los proyectos deben orientarse de manera primordial al desarrollo

de las funciones sustantivas, impulsando el desarrollo equilibrado de las entidades que conforman la Red Universitaria de Jalisco. Buscarán fomentar una cultura de innovación y calidad, promoviendo la internacionalización de todas las funciones. Deben tomar en cuenta además los compromisos sociales de la institución así como la búsqueda de la sustentabilidad financiera de la institución.

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Investigación• Los proyectos para esta línea estratégica deben orientarse al

aprovechamiento de áreas de oportunidad, el fomento de la investigación en todos los niveles educativos y el fomento al trabajo entre grupos de investigación al interior y exterior de las entidades de la Red

Formación y docencia• Para esta línea deberán generarse proyectos que permitan atender las

necesidades prioritarias de las entidades en cuanto a formación, capacitación y actualización del personal académico, y hacia el aseguramiento de la calidad e innovación de los programas educativos. Deben tomarse en cuenta también proyectos que busquen la formación integral de los alumnos, que estimulen la movilidad, y que propicien el uso de tecnologías de la información y la comunicación

P3e


Extensión y vinculación• Los proyectos en torno a la extensión y vinculación deben dirigirse

a la atención de los problemas del entorno, y considerar entre ellos los temas de promoción y difusión de la cultura, arte y deporte.

Gestión y gobierno• En esta línea los proyectos se orientarán al adecuado desarrollo y

mantenimiento de un sistema de gestión eficiente, transparente y desconcentrado. Al mismo tiempo, debe garantizarse un uso equilibrado de los recursos dando prioridad a las funciones sustantivas.

P3e


• Para el caso de los proyectos de funciones sustantivas se presupuestará a nivel de título y se comprobará a nivel de partida.

• En el proceso de planeación es importante enfatizar la captura de los periodos reales en los que se realiza una actividad.

• La programación no se realizará con base en ministraciones. Éstas serán de uso exclusivo para la solicitud de recursos, conforme a las necesidades de ejercicio de la dependencia.

• Pueden ser tantos proyectos como sean necesarios, alineados a los planes de la entidad de la red y al Plan de Desarrollo Institucional, visión 2030.

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Estructura simplificada de un proyecto de apoyo a las

funciones sustantivas y FIP’s

Objetivo Particular 1

Objetivo Particular 2

Objetivo Particular n

Meta

Actividad 1 con fecha específica

Actividad n con fecha específica

Recurso 1

Recurso 2

Recurso nPROYECTO APOYO A FUNCIONES SUSTANTIVAS

• Año• Línea estratégica• Objetivo• Estrategia• Objetivo PER• Objetivo General• Justificación

Descripción

Título

Fondo

Monto

Quincena

Recursos materiales destinados estrictamente a

satisfacer los requerimientos de las actividades.

Meta

Meta

Actividad 1


Actividad 1




P3e

Definición y elementos básicos de un proyecto de apoyo a las funciones sustantivas y FIP’s

Elaboración del proyecto:

El proyecto se definirá en función directa de los problemas, necesidades o demandas que detectamos. Supone la expresión de una hipótesis de solución entre otras posibles que, sin embargo, es la que valoramos como la más adecuada o eficaz.

La estructura del formato de proyecto obedece a la necesidad de organizar y orientar lógicamente las acciones, permitiendo al evaluador contar con la información lo más completa y precisa posible.

Objetivo general

Objetivo específico 1




Resultado 1 Resultado 2 Resultado 3 Resultado Final

Acción Acción Acción Acción Acción Acción Acción Acción

Definición y elementos básicos de un proyecto de apoyo a las funciones sustantivas y FIP’s

PROYECTO

Conjunto de acciones afines cuya finalidad es configurar la

realización concreta de un determinado propósito, el cual

debe de someterse a una evaluación, para poder llevar a cabo de manera eficiente y eficaz el o los fines concretos y específicos para los cuales

fue elaborado

JustificaciónBreve descripción de

los motivos fundamentales por los

que es necesario la realización del

Proyecto

Recursos

Acordes a lo establecido

en las actividades

MetaValor que se

pretende alcanzar en un tiempo

señalado acorde con las actividades

y los recursos programados.

Es el valor “meta” del indicador que

mide el avance del objetivo particular

IndicadorMide el avance del objetivo particular.Objetivo

general La descripción

cualitativa de lo que se pretende lograr a

través de la realización del

proyecto.

ActividadesAcciones que se llevan a cabo para cumplir los objetivos y metas de un proyecto, consistentes

en la ejecución de ciertos procesos o

tareas.

Deberán calendarizarse de acuerdo a los

requerimientos reales y no generalizarse del 1

de enero al 12 de diciembre.

Objetivo Particular

Expresión cualitativa de un propósito particularPara la realización del objetivo general.

Elaboración del proyecto:

Justificación

Para la construcción de la justificación, es importante responder lo siguiente: • ¿Qué importancia tiene?• ¿Qué problemas resuelve? • ¿Qué abona a las Misiones y Visiones de la entidad y de la institución?

Objetivo

Meta

Indicador

• Es la representación de una situación futura como propósito de acción.• Debe expresar la finalidad y no el medio.

• Empezar con un verbo en infinitivo que sea de acción o logro.• Declarar la meta susceptible de medición.• Evitar el por qué y el cómo.• Debe estar ligada al indicador.

• Debe medir efectivamente el avance del objetivo particular.• Debe de registrar variaciones significativas en lo medido.• Debe ser posible contar con la información necesaria para la construcción del indicador.

Actividades

Recursos

En elaboración de las actividades es necesario considerar las siguientes interrogantes:• ¿Qué actividades deben de hacerse en paralelo?• ¿Qué actividades requieren de que otras estén concluidas para poder empezarlas?• ¿Qué actividades deben de correlacionar sus resultados?

• Recursos Materiales . Deben ser acordes a lo establecido en las actividades.• Descripción/Fondo/Título• Contratos

Elementos básicos de un proyecto


Recomendaciones para desarrollar un objetivo general:• Mencione el principal problema, necesidad o demanda.• Piense qué significa el éxito para su proyecto y cómo se manifestaría• Use terminología clara y concisa• Explique la terminología que use. En este caso, incluya una definición en

paréntesis.


Recomendaciones para redactar los objetivos particulares.•Los objetivos específicos se refieren a los propósitos parciales deseados para el logro del objetivo general.

•Los objetivos particulares o específicos deben ser realizables y cuantificables dentro del alcance del proyecto.

•Los objetivos particulares deben especificar intervenciones, recursos y duración.

•Durante la etapa de implementación del proyecto, el personal deberá recopilar datos para determinar si los objetivos descritos en la propuesta se están alcanzando o se han logrado.

•Objetivos específicos bien escritos identifican:• A QUIÉN • QUÉ • EN QUÉ PLAZO • DÓNDE

•Evite verbos que se refieran a las actividades o a las estrategias de implementación.


Recomendaciones en la redacción de metas e indicadores para los objetivos particulares

•Cuando se establecen los objetivos específicos se pueden establecer metas numéricas

•Tenga cuidado al especificar una meta numéricas en su objetivo específico. Si la meta no es realista, su proyecto podría considerarse un fracaso si la meta no se cumple

•La meta debe corresponderse con el indicador que mide el avance del objetivo particular

•Evite redactar las metas como objetivos parciales del objetivo particular


Recomendaciones para elaborar las actividades•Las actividades son las que su organización y colaboradores proponen realizar para lograr los objetivos

•El término “actividad” generalmente se refiere a una labor específica•Cuando a las actividades se les refiere de forma amplia o cuando se agrupan, se llaman “estrategias” o “intervenciones”

•Cuando diseñe actividades, considere las aptitudes y la experiencia de su dependencia y sus colaboradores

•Las actividades deben especificar la temporalidad real en que se efectuarán, acorde con el alcance del objetivo particular al que pertenecen

Consideraciones generales

• En el caso de los Centros Universitarios, de acuerdo a las funciones administrativas definidas por el modelo de Red Universitaria, se sugiere que el mínimo nivel jerárquico necesario para ser administrador de proyectos sea el de jefe de departamento

• No es necesario capturar el monto total del proyecto, pues se está señalando en los dos tipos de proyectos que se programará a nivel de título, lo que conlleva a etiquetar recursos a cada título y que la suma de éstos formará parte del monto total del proyecto de manera automática

• Debido a las modificaciones, no se podrán clonar proyectos

• Para el nombre del proyecto, sólo se deben usar mayúsculas; para el resto de las secciones del proyecto, usar mayúsculas y minúsculas observando las reglas ortográficas

P3e

Modificaciones en SIIAU WEB P3e

P3e

Modificaciones en SIIAU WEB P3e • Cargar y activar el año 2010, a fin de disponer la

aplicación SIIAU WEB P3e en el año correspondiente.

P3e


• Modificar la etiqueta “Eje estratégico” por “Línea estratégica”.

Línea estratégica 4 GESTIÓN Y GOBIERNO

• Es necesario cambiar en las tablas del sistema el catálogo de Ejes por el de Líneas Estratégicas.

P3e


• Agregar un campo nuevo en la pantalla de identificación (datos generales) del proyecto, en el cual aparecerán los objetivos de los planes de las entidades de la Red.

Objetivo PER

P3e


Tipo de proyecto: disminuir el tipo de proyectos.

Programas: se elimina.

Programas FIP’s: se elimina.

No se hacen informes por programas desde 2006.La nueva estructura del PDI apunta las acciones a través de estrategias y objetivos estratégicos.

P3e


Tipos de proyectos:

Actualmente:- Proyectos para

gastos administrativos -> Programación de gastos administrativos

- Proyectos para gastos de representación

- Proyectos para funciones sustantivas

P3e


Cambiar la etiqueta de proyectos agrupadores a proyectos transversales.

Proyecto transversal

P3e

Modificaciones en SIIAU WEB P3e Meta Plan y Meta PDI : Eliminar porque trastocan los niveles práctico y estratégico, los indicadores y metas de un proyecto son para medir el avance de los objetivos particulares del propio proyecto.

Se elimina

P3e

Modificaciones en SIIAU WEB P3e Actividades: Eliminar el campo “Tipo de actividades”.

No es necesario, era un requerimiento para el Subsidio Público Federal hasta 2007.

P3e

Modificaciones en SIIAU WEB P3e Recursos

SÍ permite ejercicios multifondo por proyecto.

Se elimina el concepto de Ministraciones

P3e

Cronograma P3e 2010

P3e

Propuesta de cronograma para la elaboración del presupuesto 2010

P3e

28

Niveles de integración de los proyectosIn

tegr

ació

nIn

tegr

ació

n

Período Centros Universitarios SUV SEMSAdministración

General

NivelIII

Dictamen: Consejo de Centro

Cierre: Centro Universitario

Oficio al Rector General

notificando los proyectos

aprobados.Cierre: SUV

Dictamen: Consejo de Educación Media

SuperiorCierre: SEMS

Oficio al Rector General notificando los

proyectos aprobados del subsistema. (Vicerrectoría,

Secretaría General)Cierre: Subsistemas de

la AG

NivelII

Acta: Consejo DivisionalCierre: Divisiones y

SecretaríasCierre: Direcciones

Acta: Consejo de escuela

Cierre: Escuelas preparatorias

Cierre: Coordinaciones Generales y equivalentes

NivelI

Acta: Colegio Departamental

Cierre: Departamentos y URES de las Secretarías

Cierre: Coordinaciones

Captura normalCierre: Unidades y

equivalentes

Fin del período

de captura

Captura normal

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