Carmen Barceló

Septiembre 2015

GESTIÓN DE RIESGOS EN PROYECTOS

Vivimos en un mundo incierto ...... en una época de incertidumbre .....

Y el resultado es ....... que tenemos estimaciones de tiempo y recursos que puedenvariar, son cálculos aproximados que pueden variar cuando se asignan los recursos ycomparar el plan con la realidad, ya que el alcance y la definición de los requisitos no escompleta ....Y sucede un imprevisto.... y pasamos una gran parte de nuestro tiempo trantando conproblemas y cambiando planes

En la definición de un proyecto .... no todos los actores han sido identificados, .... o .... puede que faltara incluir puntos importantes en el

alcance ..... o ......los requisitos no están completamente definidos.......

¿Qué tenemos que hacer?

Tenemos que enfrentarnos a la realidad de que vivimos en

un mundo incierto ...

y la estimación puede variar,

las cosas no suelen suceder como se esperaba y .....

tenemos que empezar a manejar los riesgos ...

https://www.youtube.com/watch?v=SJrkhNskaUs

La gestión del riesgo es la identificación, evaluación ypriorización de los riesgos (que se definen como el efecto de laincertidumbre sobre los objetivos, ya sea positivo o negativo),mediante la aplicación de los recursos disponibles y realizar unseguimiento y control de la probabilidad y / o impacto paraminimizar los eventos negativos o maximizar la realización deoportunidades.

Riesgo es un evento futuro que puede tener impacto en el tiempo, coste, alcance o calidad del proyecto

Puede suceder o puede que no.

Una incidencia es un problema presente que impacta en la triple restricción (tiempo, coste, alcance)

Un problema se produce cuando algo ha salido mal y tendrá un impacto en el tiempo, coste, alcance o calidad.

Un riesgo puede convertirse en una incidencia, pero una incidencia no es un riesgo, ya ha ocurrido!

El análisis de riesgos esuna técnica paraidentificar y evaluar losfactores que puedenponer en peligro eléxito de un proyecto oalcanzar una meta.

Esta técnica también ayuda adefinir las medidas preventivaspara reducir la probabilidad deque estos factores se produzcan.Y para identificar lascontramedidas paraenfrentarnos con éxito cuandosuceden y evitar los posiblesefectos negativos sobre lacompetitividad del proyecto oempresa.

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Risk analysis (RA) para todo el proyectoRA 1

RA PT 1

RA DT 2

RA DT 3

RA DT 4

RA 2

RA 3

RA 4

RA 5

Risk analysis (RA) para cadapaquete de trabajo

SIEMPRE, durante todo el proyecto, no solamente al principio.

Realizar un análisis de riesgos en el inicio del proyecto, y revisar en forma regular y realizar un análisis de riesgo para cada paquete de trabajo

TODO EL MUNDO!!!

Todas las partes interesadas, SPONSOR, equipo,clientes, otros jefes de proyecto

Realizar un análisis de riesgos con el equipooperacional y revisarlo con las diferentes partesinteresadas.

1. ¿Qué puede impactar el alcance, la calidad, los costes, el tiempo?

2. Revisar el plan y ver si puedes encontrar riesgos en:1. Tareas en las que el equipo no tiene mucha experiencia

2. Tareas con estimaciones distintas hechas por personas independientes

3. Tareas con estimaciones que parecen muy agresivas

4. Tareas para las que se necesitan recursos clave

5. Tareas donde se necesita adquirir conocimiento o innovación

6. Tareas con muchos predecesores o dependencias

7. Tareas con duraciones largas o un muchos recursos

3. ¿Revisar el plan y encontrar fuentes de riesgos, preguntarse , que necesito para realizar la tarea? Que puede para la tarea? Que puede ser un problema y cuando?

4. Fuentes de riesgos:1. Externa desconocida: Legislación, huelga, el clima

2. Externa conocida: material, la disponibilidad de materiales, proveedores

3. Interna no técnica: metodologías, organización / responsabilidades, aprobaciones.

4. Interna técnica: Cambios tecnologicos , los problemas de diseño, mantenimiento, servidores,

5. Legal: licencias, contratos, autorizaciones, el cumplimiento de leyes

5. Revisar las holguras y esperas (leads and lags) del proyecto

6. Revisar el acta de constitución del proyecto (project charter) y el alcance. ¿que está dentro y que está fuera del alcance? Preguntarse …y si….

7. Revisar la lista de implicados en el proyecto y la estrategia de comunicación

Para llevar

• Presentación sobre el alcance, fuera de alcance y plan inicial.

• Post-it

• Pedir a un compañero que sea moderador de la reunión

Para comenzar

• Invitar a un equipo mixto, con

todas las funciones implicadas

en el proyecto representadas.,

un equipo multifuncional

• Explicar lo que está dentro y

fuera del scope

1. Dar a todos los miembros de 10 minutos para anotar los riesgos que ve desde su punto de vista

2. Pedir a todos presentar el riesgo en una tabla o en una pared.

3. Entonces todo el mundo tiene 3 votos. Pueden optar por poner los votos en sus riesgos o en otros riesgos si quieren.

4. Concentrarse en los riesgos con más votos (de 5 a 7)

5. Quita los riesgos sin votos

6. Realizar la matriz de riesgos, de uno en uno.

Si este riesgosucede, ¿cúal vaa ser el impactopara el proyecto?

Medio Alto Crítico

AltoMedio

MedioBajoBajo

Bajo

Bajo Medio Alto

Bajo

Medio

Alto

PROBABILIDAD

IMPACTO

¿Cúal es la probabilidadde que esteriesgoocurra?

La votación debería realizarse en silencio y rápido para evitar las influencias o hablar sobre los riesgos. Habrá después más tiempo en la sesión de trabajo discusión.

Los votos representan la probabilidad Con círculos azules

Evaluar la probabilidad

con 10 votos Se pueden

distribuir como se quiera.

Votos representando el impacto con cuadrados rojos

Evaluar el impacto con 10

votos Se pueden distribuir

como se quiera.

Entonces trasladar todos los

votos a la matriz de riesgos…..

En primer lugar vamos a centrarnos en los riesgos críticos, y luego continuar con los de categoria alta... e identificar y plan de acción para ellos.... Y .... Si tenemos más tiempo con los de categoría media y baja .....

Medio Alto Crítico

AltoMedio

MedioBajoBaja

Baja

Baja Media Alta

Baja

Media

Alta

Después de haber determinado que existen riesgos para el proyecto y evaluar suimportancia, se tiene que elegir una estrategia para hacer frente a cada riesgo.

Diferentes tipos de respuestas:

Evitar: Eliminar el factor de riesgo

Transferir: Pagar a alguien para asumir parte o la totalidad del efecto del riesgo. Sepodría subcontratar o asegurar.

Mitigar: o reducir la probabilidad de que se produzca un riesgo, o reducir almínimo las consecuencias negativas en caso de producirse

» Minimizar probabilidad: Reducir al mínimo las posibilidades de que se produzca elriesgo. Adoptar medidas para reducir las posibilidades de que una situaciónindeseable se cumplirá.

» Minimizar impacto: Desarrollar contingencias para reducir al mínimo lasconsecuencias negativas por si sucede una situación indeseable.

Ejemplos

Para este riesgo:

Evitar:

Eliminar el factor de riesgo

Transferir:

Pagar a alguien para asumir parte o la totalidad delefecto del riesgo. Se podría subcontratar o asegurar.

Mitigar: reducir impacto o reducir la probabilidadde que se produzca un riesgo, o reducir al mínimo lasconsecuencias negativas en caso de producirse

O podemos ACEPTAR EL RIESGO…. Es más apropiado cuandoel coste de gestionar el riesgo es alto y el nivel de riesgo esbajo y es insuficiente para justificar el coste de evitar, mitigar,o transferir el riesgo es alto.

Pero a veces la estrategia de aceptar el riesgo podría ser malentendida con los siguientes métodos ...... no funcionan, por lo que no se deben utilizar.

Técnica del avestruz: Haciendo caso omiso de todos los riesgos, o pretender que no existan

Técnica de la oración:

Buscando a un superior para resolver todos sus problemas o para hacerlos desaparecer

Técnica de la negación: Reconociendo que ciertas situaciones pueden causar problemas para su proyecto, pero negándose a aceptar que

pueden ocurrir estas situaciones

Aunque puede requerir un poco de trabajo por adelantado, la gestión proactiva de los riesgos de su proyecto siempre paga dividendos en el futuro.

Hay que desarrollar planes de contingencia. Estos planes decontingencia están diseñados para reducir el impacto si elriesgo se materializa.

Parte de un buen plan de contingencia es una señal de alertatemprana.

ID Riesgo Probabilidad Impacto Plan de acción

Responsable

1

A partir de la evaluación de riesgos, tenemos una lista de los riesgos priorizados y seclasificó con un plan de acción asociado a cada riesgo. Es importante identificar a losresponsables para llevar a cabo el plan de acción.

Riesgo residual: El riesgo residual es el riesgo quepermanece después de que se haya adoptado unarespuesta a los riesgos.

Riesgos secundarios: Un riesgo secundario es unriesgo que surge como resultado de la aplicación deuna respuesta al riesgo. Si no se tuviera la respuestaal riesgo, no existiría el riesgo secundario.

Costes relacionados:

» Los costes del seguro

» Los costes de gestión de riesgo

» Los costes de prevención / protección

» El coste de la pérdida

La gestión de riesgosdebe incorporar unplan de financiaciónde riesgo

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!

¿alguna pregunta?