Análisis y Diseño de Sistemas

Documentación

Un sistema debe contemplar una

documentación adecuada y

completa para mantenerlo y

actualizarlo de manera satisfactoria;

sin embargo muchos analistas hacen

caso omiso de este aspecto.

Al documentar un sistema se debe

buscar cubrir los siguientes

objetivos:

Estandarizar la documentación

Facilitar el desarrollo de la

misma.

Ahorrar tiempo.

Una vez contemplados los puntos

anteriores, es necesario aplicar estas

ventajas para realizar la

documentación del sistema, debido

a que si se logra una

documentación eficiente del sistema

se tendrán las siguientes ventajas:

Será una herramienta didáctica

para nuevos miembros de la

organización y por lo tanto

nuevos usuarios.

Es requisito básico para quien

tenga la responsabilidad del

mantenimiento del sistema o

modificación del mismo.

Ayuda a los analistas a trabajar

en áreas relativas, evitando

redundancias y facilitando la

integración de todos los

sistemas.

Asegura que el sistema opere

correctamente con el mínimo de

errores.

Los recursos se usan de forma

más eficiente.

Sustentación y Apoyo al Usuario

El crecimiento del número de

ordenadores y su establecimiento en

todos los ámbitos de la sociedad

han influenciado profundos cambios

en el software en general y en los

soportes de ayuda al usuario en

particular, soportes que actualmente

constituyen un objetivo crítico en el

desarrollo de software y hardware

de cara al éxito comercial del

producto.

Los sistemas de apoyo al usuario

ofrecen numerosas ventajas frente a

la distribución de manuales y

documentación impresos.

Los sistemas de apoyo o soporte al

usuario suelen clasificarse en tres

tipos: tutoriales, documentación y

ayuda en línea.

El soporte al usuario ha de cumplir

una serie de características de

facilidad de acceso, simplicidad en la

búsqueda de la información,

consistencia y robustez, lo que

permitirá que la interacción del

usuario con la aplicación sea

intuitiva y brinde un entorno

amigable de trabajo.

Manual de Usuarios

El manual de usuario es un

documento técnico de un

determinado sistema que intenta dar

asistencia a sus usuarios. Los

manuales de usuario generalmente

son incluidos a dispositivos

electrónicos, hardware de

computadora y aplicaciones. El

manual de usuario puede venir

tanto en forma de libro como en

forma de documento digital, e

incluso poder ser consultado por

internet.

En general, un manual de usuario

debería poder ser entendido por

cualquier usuario principiante, como

así también serle útil a usuarios

avanzados. Un manual de usuario

completo suele tener:

Un prefacio, con información

sobre cómo usar el propio

manual.

Un índice.

Una guía rápida sobre cómo usar

las

funciones

principale

s del

sistema.

Una

sección para la resolución de

problemas.

Una FAQ.

Información de contacto.

Un glosario.

Manual de Operación

El manual de operación es el

conjunto de elementos acerca de las

especificaciones e instrumentos en

donde debe operar el sistema y la

forma de hacerlo para lograr un uso

óptimo.

Este manual sirve para ayudar a

capacitar al personal que trabaja con

un producto, herramienta o aparato

nuevo con el fin de comprobar su

funcionamiento, saber operarlo o

darle mantenimiento.

El manual está dirigido

principalmente a los usuarios. Debe

iniciar con una narración general

que describa al sistema

.

Manuales de Sistema

Los manuales son la documentación

relacionada con el análisis diseño e

implementación de un sistema de

información. Son una guía para su

correcto funcionamiento. Existen

muchos tipos y muchas

metodologías, los más útiles son:

Manual de usuario: para que los

usuarios entiendan como operar

en el sistema.

Manual funcional: para el analista

o programador en caso de

alguna modificación en su

funcionamiento.

Manual de Procedimiento

El manual de procedimientos

consiste en un documento que

describe una serie de pautas que

deben seguirse para realizar

funciones específicas dentro de un

proceso.

Para determinar cómo se van a

ejecutar ciertos procedimientos de

trabajo, según la función y sus

métodos, es imprescindible la

realización de manuales que

contengan información y ejemplos

de formularios, políticas, instructivos

que puedan auxiliar a la apropiada

ejecución de las actividades dentro

de un sistema. Sus ventajas son:

Permite evaluar la operatividad

de las unidades del sistema.

Facilita las labores de las

auditorias.

Es de gran ayuda para el

entrenamiento de personal

nuevo dentro de la empresa.

Controla los procedimientos de

manera ordenada según los

puestos de responsabilidad

facilitando la reingeniería de los

procesos.

Interviene en la consulta del

personal.

Guías de ayuda para la Implantación

La implantación involucra a todas las

actividades que se dan al pasar de

un sistema viejo a uno nuevo. Se

pueden encontrar las siguientes

situaciones al hablar de

implantación:

El sistema es totalmente nuevo y

reemplaza al que ya existe, sea

de forma manual o

automatizada.

Puede ser una modificación hacia

algunos de los componentes del

sistema que actualmente se usan.

Cualquiera que sea la forma en

la que se haya modificado a la

organización, la implantación es

un elemento determinante para

el buen funcionamiento del

sistema y que permita lograr sus

objetivos. Para ello es necesario

tomar en cuenta los siguientes

aspectos:

1. Capacitación de personal:

El elemento del cual necesitamos

para el buen funcionamiento y

cumplimiento de los objetivos del

nuevo sistema se encuentra en la

capacitación que tiene el personal

para la adecuada operación y

confiabilidad del sistema.

La capacitación deberá incluir a

todos aquellos que de alguna u otra

manera se encuentren involucrados

con el sistema, es decir, desde los

técnicos, operarios y demás

usuarios.

Al realizar la capacitación se debe

centrar básicamente en dos puntos:

El sistema de procesamiento,

que involucra que el usuario

se familiarice con él para su

adecuado manejo.

La aplicación del sistema que

se refiere a la forma de

impacto del sistema a la

organización (toma de

decisiones).

2. Pruebas del sistema:

Antes del proceso de la

implantación del sistema es

necesario un periodo de prueba

para poder determinar si aún existen

problemas no resueltos y no hacer

un doble trabajo de

acondicionamiento al sistema. Las

pruebas por las cuales deberá pasar

el sistema antes de ser implantado

son:

Pruebas de recuperación: Se

consideran en este tipo de

prueba los posibles fallos en el

procesamiento de los datos

involucrando tiempo específico;

aquí se determina que el sistema

sea confiable en cuestiones

referentes a seguir su

funcionamiento cuando alguno

de los componentes falle.

Pruebas de seguridad: De esta

prueba dependerá la

vulnerabilidad que tiene el

sistema en la intromisión de

personal no autorizado para su

uso y manejo, debido a que se

intentará violar sus métodos de

protección de datos. Esta prueba

es necesaria para conocer los

puntos de control más

susceptibles del sistema.

Pruebas de resistencia: La prueba

de resistencia permite observar la

demanda que tiene el sistema en

cuanto a cantidad de recursos,

frecuencia o volúmenes

anormales. Los tipos de

resistencia a las cuales se somete

el sistema son:

o Diseño de pruebas

sobre interrupciones

por segundo.

o Aumento de la

frecuencia de datos de

entrada.

o Pruebas que requieran

uso excesivo de

memoria u otro

recurso.

o Pruebas sobre el

sistema operativo u

otro software.

o Crear excesivas

búsquedas de datos.

Pruebas de rendimiento: esta

prueba está diseñada para

probar el rendimiento del

software en tiempo de ejecución

dentro del contexto del sistema

integrado. Las pruebas de

rendimiento se unen a las

pruebas de resistencia y

requieren de verificar el hardware

y software, es decir, la utilización

de recursos de forma exacta.

Preparación y Planificación de Adiestramiento

Es la integración del conjunto de

actividades, medios y recursos en

una estructura de acción, de

acuerdo a los objetivos propuestos,

para mejorar el desempeño de los

trabajadores de la organización a

través de la realización de

actividades de adiestramiento. Para

la preparación y planificación de

adiestramiento se necesita de:

Plan anual: Es el documento que

recoge el total de las acciones de

adiestramiento cuya ejecución

está prevista en un plazo

determinado, considerando los

recursos.

Recursos: son los elementos

fundamentales para la

elaboración de un plan

(humano, financiero, materiales y

de tiempo).

El programa de entrenamiento exige

una planeación que incluya los

siguientes aspectos:

Enfoque de una necesidad

especifica cada vez.

Definición clara del objetivo de

entrenamiento.

División del trabajo por

desarrollar, en módulos,

paquetes o ciclos.

Elección de los métodos de

entrenamiento y de la tecnología

disponible.

Definición de los recursos

necesarios para la

implementación del

entrenamiento, como el tipo de

entrenador o instructor, recursos

audiovisuales, maquinas, equipos

o herramientas necesarias,

materiales, manuales, etc.

Tipos de adiestramiento:

Inducción: Es la orientación

general, que se le da al

empleado para adecuarlo al

puesto, al grupo y a la

institución. Este tipo de

formación tiene por meta crear

una actitud favorable del

empleado y facilitar su proceso

de integración.

Adiestramiento a través de la

experiencia: Consiste en reunir un

grupo de personas en base a

tareas o áreas similares para

intercambiar experiencias,

métodos, recursos y otros.

En tales espacios se debe

establecer un flujo informativo

precisando objetivos,

expectativas, dinámicas,

metodología, aspectos

organizativos y el código para el

análisis.

Este tipo de formación podría ser

muy útil, ya que de la experiencia

de los individuos o grupos se

enriquece el trabajo y se

comparten vivencias muy

significativas.

Adiestramiento "en" y "para" la

organización: Consiste en

desarrollar al máximo el

potencial humano de la

institución por vía de la

implementación de un sistema

de educación permanente que

abarque las siguientes etapas:

A. Preparación y actualización

para el mejor desempeño del

cargo.

B. Preparación para otros cargos

que pudiera ocupar el empleado.

C. Preparación para el desarrollo

general integral.

D. La capacitación en las

instituciones deben basarse en

las siguientes condiciones:

Centros de adiestramiento y

especializados: Habiendo

procesado de antemano las

necesidades actuales y futuras

del personal, se puede ofrecer la

oportunidad de formación y

entrenamiento en un centro de

capacitación, para que el

empleado asuma con mayor

responsabilidad y eficacia el

trabajo que desempeña.

Plan de seguimiento

Durante la ejecución del proyecto y

no en otras etapas del ciclo del

mismo, es necesario hacer el

seguimiento de lo que se va

avanzando y compararlo con lo

planificado inicialmente, para que,

en caso de que haya desviaciones

negativas, se introduzcan las

medidas correctivas o, en su caso, se

reformule el proyecto. El plan de

seguimiento es el conjunto de

procedimientos, mecanismos e

instrumentos, que se utilizan para

obtener información periódica sobre

la situación del proyecto.

Un plan de seguimiento bien

diseñado dará respuesta a las

siguientes preguntas:

-Qué información es relevante para

nosotros (indicadores)?

-Cómo debería ser recolectada y

analizada (métodos)?

-Quién se involucrará en cada fase

(responsabilidad)?

Igualmente, con el plan de

seguimiento se perseguirán los

siguientes objetivos:

Proporcionar indicadores, a corto

plazo, sobre el progreso o

retraso en el logro de los

objetivos y en la consecución de

resultados.

Tomar decisiones sobre medidas

que permitan corregir los

problemas que se presenten

durante la ejecución del

proyecto.

Posibilitar el fortalecimiento de

los resultados positivos logrados

en la ejecución del proyecto.

Determinar si el proyecto

concebido es o no pertinente.

Conversión

Es un cambio físico de un sistema

de información viejo por el nuevo.

Hay cinco estrategias de conversión:

Conversión directa: Significa que

a partir de una fecha específica,

el sistema es desechado y el

sistema nuevo es puesto en uso.

Ventajas: no hay costo adicional

que no sea del nuevo sistema,

los usuarios no tiene posibilidad

de usar el sistema antiguo, la

adaptación es una necesidad.

Desventaja: pueden darse largos

retrasos si suceden errores,

debido a que no hay forma

alterna para lograr el

procesamiento, si por

eventualidad no funciona es un

riesgo muy grande que puede

afectar a terceros. Si el sistema

no es crítico y la empresa puede

funcionar sin la información se

puede hacer.

Conversión en Paralelo: Se refiere

a ejecutar el sistema antiguo y el

sistema nuevo al mismo tiempo,

en paralelo. La ventaja es que

proporciona una seguridad a los

usuarios, no están forzados a

hacer un cambio abrupto. La

desventaja es el costo de

ejecutar dos sistemas al mismo

tiempo y duplicar la carga de

trabajo de los empleados

durante la conversión, además

del que debe controlar las

similitudes y diferencias entre los

sistemas.

Conversión gradual: En este plan,

el volumen de transacciones

manejado por el nuevo sistema

aumenta gradualmente conforme

el sistema avanza en sus fases, se

implementa el sistema por

partes, la ventaja es que permite

a los usuarios involucrarse con el

sistema paulatinamente, la

desventaja es que lleva

demasiado tiempo poner el

nuevo sistema en su lugar. En el

momento del traspaso final debe

estar presente auditoría para

verificar los saldos al momento y

las coincidencias.

Conversión por prototipos

modulares: Conforme cada

módulo es modificado y

aceptado, es puesto en uso. Una

ventaja es que cada módulo es

probado a fondo antes de ser

usado.

El hecho de que la construcción

de prototipos no sea factible tan

frecuentemente elimina

automáticamente este enfoque

para muchas conversiones.

Conversión distribuida: Se realiza

una conversión completa, con

cualquiera de los enfoques

anteriores en un lugar. Cuando

esa conversión ha sido terminada

satisfactoriamente se realizan las

conversiones para otros sitios. La

ventaja es que los problemas

pueden ser detectados y

detenidos, en vez de afectar

simultáneamente a todos los

sitios. Una desventaja es que

aunque una conversión sea

satisfactoria, cada sitio tendrá sus

propias peculiaridades sobre las

que hay que trabajar.

Conversión distribuida: Se realiza

una conversión completa, con

cualquiera de los enfoques

anteriores en un lugar. Cuando

esa conversión ha sido terminada

satisfactoriamente se realizan las

conversiones para otros sitios. La

ventaja es que los problemas

pueden ser detectados y

detenidos, en vez de afectar

simultáneamente a todos los

sitios. Una desventaja es que

aunque una conversión sea

satisfactoria, cada sitio tendrá sus

propias peculiaridades sobre las

que hay que trabajar.