REVISTA DEL ARCHIVO NACIONAL FUNDADA POR DON RICARDO FERNÁNDEZ GUARDIA

DIRECTORA VIRGINIA CHACÓN ARIAS

San José - Costa Rica, enero a diciembre 2016 Año LXXX - Número 1-12

SUMARIO

ARCHIVÍSTICA

El legado colonial en la producción documental de Costa Rica.Fanny Valverde Hernández ................................................................................... 9-41

Legislación indiana relacionada con los documentos y los archivos.Luis Fernando Jaén García ..................................................................................... 43-58

Gestión estratégica: Diseño e implementación del cuadro de mando integral - CMI - para unidades de archivo. Caso de aplicación: Oficina de Administración Documental (OAD) - Universidad de los Andes. Bogotá, Colombia.Marlén Torres Bohórquez / Paola Cortes Fula /

Jairo Rafael Jiménez Pedrozo ................................................................................ 59-77

Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA) en Costa Rica.Rafael Alonso Cedeño Molina / Nancy Granados Peraza /

Gabriela Guevara Acón / Carlos Eduardo Montero Paniagua ...................... 79-116

COLABORACIONES

Las primeras partidas de bautismo de Cartago.Pablo Durand Baquerizo ......................................................................................... 119-128

ALA: orígenes y evoluciónVirginia Chacón Arias / Jaime Antúnes da Silva ............................................. 129-147

TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

Congreso. Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845.Vinicio Méndez Mora ............................................................................................... 151-188

MISCELÁNEA

Exposición “Pacífico, España y la aventura de la Mar del Sur”.Maureen R. Herrera Brenes .................................................................................... 191-200

ISSN 1409-0279

Las opiniones vertidas en los ensayos o artículos que se publican en la Revista del Archivo Nacional, reflejan las ideas o criterios de los autores y no necesariamente los de la Dirección General del Archivo Nacional.

Impresa en: Litografía e Imprenta Hermanos Segura S.A.

Se terminó de imprimir en noviembre de 2016.

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL

ARCHIVO NACIONAL

Dennis Portuguez Cascante Presidente

Edgar Gutiérrez López Vicepresidente

Lilliam Alvarado Agüero Secretaria

Rocío Vallecillo Fallas Tesorera

Luz Alba Chacón León Primer Vocal

Lina Mata Guido Segundo Vocal

Raquel Umaña Alpízar Fiscal

Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva

Carmen Campos Ramírez Subdirectora General

COMISIÓN EDITORA

Virginia Chacón Arias Archivo Nacional de Costa Rica

Luz Alba Chacón León Academia de Geografía e Historia de Costa Rica

Carmen Campos Ramírez Archivo Nacional de Costa Rica

María Teresa Bermúdez Muñoz Sección de Archivística, Escuela de Historia,

Universidad de Costa Rica

Sol Argüello Scriba Escuela de Filología de la Universidad de Costa Rica

CONSEJO ASESOR DE LA COMISIÓN

EDITORA

Eduardo Fournier García (Costa Rica) Profesor emérito de la Escuela de Historia de la

Universidad de Costa Rica

María Eugenia Bozzoli Vargas (Costa Rica) Integrante de la Academia de Geografía e Historia

de Costa Rica

Manuel Araya Incera (Costa Rica) Presidente de la Academia de Geografía e Historia

de Costa Rica

Carlos Zapata Cárdenas (Colombia) Asesor del Banco de la República de Colombia

Jaime Antúnes Da Silva (Brasil) Ex Director del Archivo Nacional

Antonia Heredia Herrera (España) Integrante de la Comisión de normas españolas de

descripción archivística

Margarita Vásquez (España) Consultora de la Fundación Ramón Areces del Corte

Inglés

Ramón Alberch i Fugueras (España) Director de la Escuela Superior de Archivística

y Gestión de Documentos de la Universidad

Autónoma de Barcelona

José Ramón Cruz Mundet Profesor de la Universidad Carlos III de Madrid

Julia María Rodríguez Barredo (España) Jefe del Archivo del Ayuntamiento de Alcobendas

Aida Luz Mendoza Navarro (Perú) Coordinadora de la carrera de Archivística y

Gestión Documental, Universidad Católica

Sylvie Durán Salvatierra Ministra de Cultura y Juventud

Virginia Chacón Arias Directora General del Archivo Nacional

Revista del Archivo Nacional

Revista anual en Archivística y ciencias afines, de la Dirección General del Archivo Nacional de

Costa Rica, Ministerio de Cultura y Juventud. La sección de Archivística es dedicada a trabajos

originales de investigación; la sección de Colaboraciones para artículos de los profesionales en

otros campos de las Ciencias Sociales; una sección de Transcripción de documentos y la sección

Miscelánea para trabajos de divulgación de patrimonio documental que conserva el Archivo

Nacional de Costa Rica.

Fundada por Ricardo Fernández Guardia en 1936.

DirectoraVirginia Chacón Arias

Dirección General del Archivo Nacional

Unidad de Proyección InstitucionalMaureen R. Herrera Brenes

Catalina Zúñiga Porras

Gabriela Soto Grant

Diseño gráficoGabriela Soto Grant

La revista del Archivo Nacional se encuentra incluida en Latindex – Sistema Regional de Información en Línea para Revistas Científicas de América Latina, el Caribe, España y Portugal.

Los artículos que se reciban son sometidos a una evaluación interna con profesionales del Archivo Nacional y externa con especialistas en los campos de la archivística, historia y ciencias afines.

Dirección de la revista: los manuscritos pueden ser enviados por correo postal o electrónico, o entregados personalmente a la siguiente dirección:

Revista del Archivo Nacional

Dirección General del Archivo Nacional de Costa RicaCurridabat, San José, Costa Rica.Apartado Postal: 41-2020 Zapote Teléfono: (506) 2283-1400Fax: (506) 2234-7312Correo electrónico: ancost@ice.co.crPágina web: www.archivonacional.go.cr

Revista del Archivo Nacional - ISSN 1409-0279 - Año LXXX (1-12): 1-6, 2016 5

EDITORIALPresentación Detrás de cada ejemplar de la Revista del Archivo Nacional (RAN) siempre se ubica el trabajo de gran cantidad de personas: autores, Comisión Editora, funcionarios implicados en su edición y finalmente la interpretación de quienes leen y aportan de esta forma un sentido final a todo el esfuerzo. Esta edición no escapa a dicho proceso colectivo; sin embargo en un sentido es distinta: se trata del número 80 de la RAN.

En el panorama cultural y académico costarricense este es un logro significativo; valga la oportunidad para recordar que es la segunda revista más antigua de su tipo en Costa Rica. Se han impreso 138 ediciones desde noviembre de 1936 cuando circuló la primera. A este logro se suma otro y es que desde 1986 se publica anualmente, sin interrupción. Se trata de un compromiso serio adquirido por el Archivo Nacional que sería imposible de cumplir sin los autores, socios fundamentales en esta aventura académica. De hecho, ojalá y estas palabras introductorias sirvan para estimular a más profesionales –sobre todo del campo de la Archivística, pero también de otras profesiones- para que se animen a investigar y a compartir con la sociedad el resultado de su trabajo por medio de las páginas de la RAN.

En este número nos complace incluir el texto ganador del Premio José Luis Coto Conde a la mejor investigación archivística 2016. Se trata de un trabajo sobre un tema de gran actualidad, titulado “Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA) en Costa Rica”. Sus autores son Rafael Alonso Cedeño Molina, Nancy Granados Peraza, Gabriela Guevara Acón y Carlos Eduardo Montero Paniagua.

La sección Archivística de la RAN también comparte con ustedes los artículos “El legado colonial en la producción documental de Costa Rica”; de Fanny Valverde Hernández, y “Legislación indiana relacionada con los documentos y los archivos”, de Fernando Jaén García. A estos textos se suma uno escrito fuera de Costa Rica. Se trata de “Gestión estratégica: diseño e implementación del cuadro de mando integral –CMI- para unidades de archivo. Caso de aplicación: Oficina de Administración Documental Universidad de Los Andes, Bogotá, Colombia”, a cargo de Marlén Torres Bohórquez, Paola Cortes Fula y Jairo Rafael Jiménez Pedrozo.

En el caso de las colaboraciones, encontrarán en esta edición dos aportes. El primero de ellos es “Las primeras partidas de bautismo de Cartago”, de Pablo Durand Baquerizo, y el segundo se titula “ALA: orígenes y evolución”, escrito por Jaime Antúnes da Silva y esta servidora.

Revista del Archivo Nacional - ISSN 1409-0279 - Año LXXX (1-12): 1-6, 20166

En la Sección Transcripción de Documentos, continuamos con la temática iniciada desde hace varios años. Es así como este número de la RAN ofrece las Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845.

Finalmente, la Sección Miscelánea presenta una selección de información e imágenes de la exposición “Pacífico, España y la aventura de la Mar del Sur”, además de una entrevista al curador Antonio Fernández quien visitó nuestro país para supervisar directamente el montaje de este trabajo que se diseñó en España. Se trata de un montaje que ofrecimos al público para celebrar la conmemoración de nuestro aniversario 135. Esta muestra es diferente a otras exhibidas en nuestra institución: por una parte es de una dimensión sensiblemente mayor a lo que usualmente presentamos y, por otra, ofrece una combinación de recursos que magnifican la experiencia de quien ha cruzado la puerta para visitarla. Efectivamente, se ofrecen videos con entrevistas a expertos españoles en el tema, materiales interactivos, hologramas, música y una iluminación que le da una ambientación muy particular al sitio.

Esperamos que disfruten la oferta y que celebren con nosotros estas 80 ediciones. Nuestra expectativa es que vengan muchas más, para enriquecimiento de lectores y de quienes trabajan vinculados con el quehacer archivístico. Nuestro deseo es mejorar continuamente, así que si tienen alguna sugerencia, por favor no duden en hacérnosla llegar.

Virginia Chacón Arias Directora General

Archivo Nacional de Costa Rica

archivística

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Revista del Archivo Nacional - ISSN 1409-0279 - Año LXXX (1-12): 9-41, 2016

El legado colonial en la producción documental de Costa Rica

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El legado colonial en la producción documental de Costa Rica

Fanny Valverde Hernández1

Recibido: 07/05/2015 · Aprobado: 18/09/2015

RESUMEN. El propósito de la presente investigación es analizar la producción documental en Costa Rica durante el período de la colonia para comprobar el legado monárquico en la gestión actual. De este modo, se estudian las disposiciones sobre tipos documentales, papel sellado y el ejercicio de los escribanos y notarios. Para este fin, el artículo se divide en dos secciones. La primera comprueba el vínculo con el Reino de España, la función de los documentos para declarar las actividades de la provincia en su gobernanza y el contexto histórico que respalda cada tipología. En la segunda se verifica la aplicación y vigencia de los elementos expuestos, lo cual comprueba esta herencia, a excepción de las Probanzas de méritos y servicios. El procedimiento investigativo consistió en el análisis de fuentes primarias y secundarias: documentos pertenecientes a los fondos y colecciones del Archivo Histórico de Costa Rica, libros y revistas nacionales e internacionales, legislación y otra normativa colonial y vigente.

PALABRAS CLAVES. Costa Rica, documentos coloniales, notariado, papel sellado, producción documental.

ABSTRACT. The purpose of this research is to analyze the document production in Costa Rica during the colonial period to check the monarchical legacy in the current management. Thus, the provisions on document types, stamped paper and the exercise of the scribes and notaries are studied. To this end, the article is divided into two sections. The first checks the link with the Kingdom of Spain, the function of the records to declare the activities of the province in its governance and the historical context that supports each type. In the second application and validity of the above elements is verified, which proves this heritage, except for the Proofs of merits and services. The research procedure consisted of the analysis of primary and secondary sources: records pertaining to funds and collections of the Historical Archives of Costa Rica, national and international books and magazines, and other colonial laws and regulations in force.

KEY WORDS. Costa Rica, colonial records, notarized, stamped paper, document production.

1 Bach. en Archivística, egresada de la Licenciatura en Archivística, Universidad de Costa Rica. Licda. en Administración de Empresas. Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica. Correo electrónico: fhvalver@yahoo.com

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INTRODUCCIÓNEsta investigación tiene un impacto para la Diplomática, Historia y Archivística respecto a los caracteres, requisitos y funcionalidad de algunos tipos documentales vigentes, así como el contexto que generó ciertas tipologías, ya que Costa Rica fue una colonia del Imperio español durante aproximadamente 246 años, desde 1575 hasta la declaración de la Independencia en 1821, por ello, preexiste un vínculo entre esta subordinación y los documentos que se generaron en la provincia, lo cual es un indicativo funcional de la gobernanza bajo las leyes y decretos de España.

En consecuencia, el objetivo de esta investigación es analizar la producción documental en Costa Rica durante el período colonial para comprobar el legado monárquico en la gestión actual. Además, se orienta respecto a la normativa que ampara las necesidades de los usuarios en cuanto al valor administrativo, legal, jurídico e histórico de los documentos. De este modo, se demuestra la eficacia jurídica que otorga la legislación al uso correcto de la documentación oficial.

Para este fin, el artículo se divide en dos secciones: a) en la primera se presentan regulaciones sobre la producción documental en la Gobernación de Costa Rica, aspecto que a la vez, facilita comprender el contexto en que se originaron ciertos tipos de documentos y su dependencia hacia la Corona; b) en la segunda se comprueba el legado colonial a través del análisis de la función de las tipologías, ejercicio notarial y papel sellado.

Para asentar que el vínculo y legado colonial se conservó como país independiente en la producción documental, uso del papel sellado y el ejercicio notarial se llevó a cabo la revisión de las siguientes fuentes primarias y secundarias: a) documentos disponibles en el Archivo Histórico del Archivo Nacional de Costa Rica; característica que prueba el valor de los archivos como fuentes para las generaciones futuras, b) libros, diccionarios y revistas nacionales e internacionales, y c) normativa de la época colonial y nacional en vigencia.

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El legado colonial en la producción documental de Costa Rica

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I PARTE: PERÍODO COLONIAL1. La Gobernación de Costa RicaLa administración en las colonias se ejecutaba principalmente a través de los cabildos, no obstante, España intentó disminuir su poder y jurisdicción con las Leyes Nuevas de 1542-1543 Ordenanzas para la gobernación de las Indias y buen tratamiento y conservación de

los indios. Y se organizó mediante reales audiencias y gobernaciones dependientes de un virreinato.

Costa Rica al ser una provincia, tenía como capital la ciudad de Santiago en Guatemala y estaba subordinada a la presidencia de esta Audiencia, tal como se aprecia en la siguiente imagen (Figura 1). En vista a ello:

El territorio de la Gobernación de Costa Rica formaba parte de una división

administrativa mayor llamada la Audiencia de Guatemala, aunque también se la

conocía como el “Reino de Guatemala”. Esta estaba compuesta por lo que hoy día

es Centroamérica; es decir, Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua y Costa

Rica (…). Pero la Audiencia de Guatemala comprendía también al actual estado de

Chiapas (…) (Solórzano Fonseca, 2000, 117).

A nivel territorial, iniciaba al norte desde los ríos Tempisque y San Juan y finalizaba “en la isla del Escudo de Veragua en Bocas del Toro por el lado del Caribe y hasta el río Chiriquí en el Pacífico” (Solórzano Fonseca, 2000, 116-117).

Durante este tiempo, los alcaldes, regidores y gobernadores de Costa Rica se asentaban en la ciudad de Cartago. Los dos primeros se seleccionaban del grupo de fundadores de la ciudad, quienes en su mayoría fueron líderes en las expediciones de conquista y se convirtieron

Figura 1: Administración de la Gobernación de Costa Rica. Fuente: Elaboración a partir de la administración de las colonias de España.

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en los primeros pobladores. “Provenían de los centros político administrativos del norte de Hispanoamérica, tales como las ciudades de Santiago de Guatemala, León, Granada, San Salvador e inclusive México” (Botey Sobrado, 2000, 91). Aplicaba también para los terceros, porque para ser gobernador era requisito haber participado en la conquista, aunque, la potestad para nombrarlos residía en el Rey, por ello, los podía remover a su voluntad.

En conclusión, la división administrativa de las colonias facilitaba su dominio. Por lo tanto, la producción documental estaría supeditada a este orden, es decir, los lineamientos siguen el mandato vertical desde la Corona.

2. Disposiciones generales para la producción documental 2.1. Uso de papel

Existía normativa instruida por “Felipe IV en 15 de diciembre de 1636, hasta el Real Decreto de 12 de setiembre de 1864” (Marty Caballero, 1862, XIII), sobre el otorgamiento en papel con el sello oficial para todos los títulos y despachos reales, escrituras públicas, contratos, instrumentos, cédulas privadas, autos y actuaciones judiciales, partidas de libros, instancias y solicitudes al rey.

Dicho sello oficial consistía en las armas o escudo real con el nombre del rey, sus

títulos, el año en que debía servir el papel, la clase y su precio; el sello debía variarse

cada año, reservándose el rey la fabricación e impresión de éste. (Secos Campos,

1991, 109).

Por ello, era monopolio de España y de uso exigido, “imponiendo multas a los contraventores e incluso castigos corporales y el mismo trato punitivo a los falsificadores de papel sellado que a los falsificadores de moneda exigido” (Secos Campos, 1991, 109). Lo cual aplicaba también, en caso de olvido o impresión, salvo algunos privilegios particulares para no emplearlo2.

A favor de este control, el 12 de diciembre de 1750 se exige la devolución el papel errado y sobrante con el fin de evitar los fraudes. El 30 de octubre de 1763, se conocen causas procesales debido a excesos de los escribanos. Asimismo, el 11 de febrero de 1815 por Real cédula de su majestad y señores del Consejo se nombra un subdelegado general a cargo, ya que del ingreso de la venta, se pagaba a los Ministros de los Tribunales de la Corte y provincias; en consecuencia, le correspondía al Ministerio de Hacienda velar por su cumplimiento.

2 Por ejemplo, Luis Marty (1862: XIII-XIV) menciona que el 29 de junio de 1642 se declara el privilegio particular para no usarlo en la provincia de Guipúzcoa. También, Isabel Secos (1991:112) señala el empleo de papel blanco rubricado de forma oficial cuando faltaba el papel sellado.

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El legado colonial en la producción documental de Costa Rica

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Sin duda, las medidas de Felipe IV sobre la regulación del uso del papel sellado se enmarcan dentro de las primeras directrices “de velar por la autenticidad de los documentos públicos y privados” (Secos Campos, 1991, 109).

De esto hay constancia en la Gobernación de Costa Rica en 1775, cuando por Auto del Consejo de su Majestad, el alcalde de la Real Audiencia y juez privativo del Rey3 llama la atención a los procuradores, juzgados, alcaldes del reino y escribanos, sobre el uso de papel común, sea por ignorancia o malicia: a) se dicta su prohibición para escrituras, instrumentos públicos y otros despachos, por menor que sean, b) se exige usar uno de los cuatro sellos con la forma y calidades del año correspondiente, y c) se advierte sanción y condena en caso de incumplimiento, acorde con la Ley de Indias.

Sobre los cuatro sellos, el mismo auto los instituye de acuerdo a la calidad, dignidad o rango del cargo de la persona o Despacho:

a) Sello primero: para los despachos de gracia y mercedes en las provincias de Indias, realizadas por virreyes, consejos, audiencias, Tribunal de Cuentas, gobernadores, capitales generales, ministros de Justicia, Guerra y Hacienda. Se ubica en la plana superior; sí la comunicación tenía más de un pliego, los demás se escribían con el sello tercero.

b) Sello segundo: para todos los instrumentos, escrituras, testamentos, contratos y cartas otorgadas legítimamente ante escribanos. De la misma forma, se ubica en la plana superior, y de haber más de un pliego, los restantes se continuaban con el sello tercero.

c) Sello tercero: para aquellas sin protocolo, sobre asuntos judiciales ante las jurisdicciones de monseñor, virreyes, cancillerías, audiencias, tribunales, jueces y Justicias. Va en la mitad de la plana, y sí se tiene más de un pliego, los restantes se escribían en papel común.

d) Sello cuarto: para todos los despachos de oficio y públicos de los pobres de solemnidad y de los indios, tales como: testimonios, memoriales, escrituras sin proveimientos, autos, notificaciones, declaraciones. También van en la mitad de la plana. Otras diligencias se han de escribir en papel de sello tercero.

Además, de la vigilancia en el uso del papel sellado, surge el tipo documental cartas-cuenta, la cual es un documento que se expone más adelante.

3 Archivo Nacional de Costa Rica. Auto de Joaquín de Plaza y Villa, Juez privativo del real derecho de papel sellado del reino de Guatemala. Sección Cartago, N° 634, 1775-03-03.

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2.2. Lineamientos para los Escribanos

La historia de la escribanía se remonta a los servicios egipcios y romanos; incluso en la Biblia se les confiere la función de documentar. Ahora bien, en la delimitación al período colonial, ellos desempeñaron una función significativa, al punto que “en el siglo XVI, año 1573, apenas terminada la conquista, se creó la primera organización (…) de la Nueva España” con sede en México (Pérez Fernández del Castillo, 1983, 46). De hecho, por Real Cédula de Carlos III del 19 de junio de 1972, se constituyó el Real Colegio de Escribanos.

Asimismo, según las Leyes de Indias este era un oficio que se podía comprar, no obstante:

De acuerdo con las Leyes de Partidas, Novísima Recopilación y Leyes de Indias, además

de haber comprado el oficio, los requisitos para ser escribano eran: ser mayor de

veinticinco años, lego, de buena fama, leal, cristiano, reservado, de buen entendimiento,

conocedor del escribir y vecino del lugar (Pérez Fernández del Castillo, 1983, 42).

Aunque, no bastaba saber escribir sino efectuarlo “con buena letra y en castellano, sin abreviaturas ni guarismos y actuar personalmente” debido a su repercusión pública (Pérez Fernández del Castillo, 1983, 42). Otro requisito era el uso de papel sellado y una vez ejecutada la redacción del instrumento, se leía en voz alta y rubricaba por las partes. Finalmente, para completar su valor probatorio, el escribano colocaba su firma y sellaba con su signo:

El rey señalaba el signo que debía usar cada escribano. Si un instrumento público

tenía la firma del escribano, pero no así el signo, el documento no tenía valor

probatorio alguno, pues le faltaba la autoridad del Estado, representado por aquél.

(Pérez Fernández del Castillo, 1983, 43).

Por esta función se daba fe pública y ante su incumplimiento se imponían sanciones. En efecto, el mismo Monarca en más de una ocasión advirtió y ordenó expedir los testimonios solicitados en la provincia de Costa Rica. Esto consta en la solicitud de un privado de libertad de apellido Villegas ante el Rey Felipe en el año 1610 en la cual expresa que por enemistades con el escribano de la provincia de Costa Rica, se le negaba los testimonios de las reales provisiones, autos y otros requeridos para probar su inocencia ante la Corte de la Cancillería Real de Santiago de Guatemala4.

Igualmente en 1630 por pedimento del Real Canciller, mediante una Real Provisión se exige al escribano la confirmación de los oficios y encomiendas mediante su protocolización; acto que es admitido el año siguiente por el Capitán Bartolomé con la indicación de “que se guarde y cumpla como su Magd. lo manda y que en su obedecimiento esta puesto cumplir con lo que por ella su Magd. le manda, [sic.]”. (Archivo Nacional de Costa Rica, 1630-1631). 4 Expediente N° 1078, folios 90-96. (Archivo Nacional de Costa Rica, 1610-03-26).

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El legado colonial en la producción documental de Costa Rica

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Lo precedente sirve para atestiguar el uso del protocolo, el cual contenía los instrumentos, por ejemplo: contratos y últimas voluntades; aunque se llaman testimonios cuando se expide su escritura. Inmediatamente, se debían describir, tal como se manifiesta en el Inventario de protocolos y demás instrumentos públicos del Archivo de Cartago de 1806-18135.

3. Producción de documentos según los tipos documentalesEl Diccionario de términos archivísticos refiere a tipos documentales de la siguiente forma:

También llamado tipo documental, es el carácter o atributo de un documento de

archivo que se origina en la actividad administrativa a la que sirve este documento,

se manifiesta en una diagramación, formato y contenido distintos y sirve para

clasificarlo, describirlo y, en general, para procesarlo (Arévalo Jordán, 1995, 229).

Desde tal perspectiva, se marca que “existen distintos tipos documentales porque cada uno está hecho a la medida de una actividad administrativa. Entonces, es normal que haya tantos tipos documentales, como actividades” (Arévalo Jordán, 1995, 229). Por ello, su análisis posibilita familiarizar el contexto en que fueron creados, ya que en este caso, los documentos son el reflejo de las acciones del imperio español en un momento determinado e impactaron en la producción documental de la Gobernación de Costa Rica, en consecuencia, se transforman en fuentes que “pueden ser cartas, actas, informes, documentos legales, (…) historias orales, registros/informes de conferencias, u otros materiales que proveen documentación de actividades y eventos. Si esos registros faltaran, el relato de la historia sería incompleto e impreciso” (Lund Smalley & Seton, 2003, 3).

Por lo tanto, esta investigación ofrece una orientación acerca de las disposiciones en la producción documental y el origen de ciertas tipologías; algunas exclusivas de una determinada dependencia y otras, en su gran mayoría de uso general, e incluso, inducen el surgimiento de nuevas. En vista a lo ello, a continuación se anotan según su procedencia.

3.1. Tipos documentales provenientes de la CoronaUna característica notoria de los documentos provenientes de la Corona es que en muchos casos no se revela el nombre del monarca, sino que inician a secas con el título El Rey, y en los siguientes párrafos se introduce directamente el comunicado; además, concluyen de forma semejante con la manifestación de: Yo el Rey. Otro rasgo particular es el título Real, tal como se presentan en las cédulas, provisiones y ordenanzas.

3.1.1 Real Cédula

Este tipo documental proviene del soberano y como tal, representa disposiciones sobre determinados asuntos. Usualmente, se comunicaba o acompañaba de otra tipología llamada Real Provisión.

5 Inventario que describe los protocolos de instrumentos públicos, causas civiles y criminales, entre otros. (Archivo Nacional de Costa Rica, 1806).

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Un ejemplo del contenido y función de esta tipología se manifiesta en las disposiciones para el resguardo de los documentos de la Gobernación, tal como se muestra en el contenido cuatro de este apartado, ya que por una Real Cédula se instauró la custodia de los documentos en un arca de tres llaves.

3.2. Tipos documentales provenientes de la Real Audiencia3.2.1. El Resguardo del prestamista

Este tipo documental se nombra para responder a un hecho histórico que surge durante los años 1808 a 1814 cuando la monarquía libra una guerra de independencia contra Francia, al punto que en 1808 el Rey católico de España y de las Indias, Don Carlos IV, abdica en su hijo Fernando VII, bajo la presencia de tropas francesas y sobre la marcha de Napoleón. Subsiguientemente, se achaca el secuestro de la familia real, lo que genera la sublevación del pueblo de Madrid el 2 de mayo, y luego es seguida por otras localidades con repercusión hasta la Gobernación de Costa Rica:

En la tarde del 15 de enero de 1809 la fiesta tomó lugar en Cartago. Era una celebración

atrasada pretendía, según disposición real, festejar la llegada de Fernando VII al trono

español (…). Así, a fuerza de demostrar su lealtad al rey que se encontraba cautivo, los

cartagineses se empeñaron en llevar adelante la jura de su obediencia, aunque fuese

tardía, y la demostración de su rencor a Bonaparte. (Díaz Arias, 2005, 7).

Tal era la efervescencia por las acciones de Bonaparte y el afecto al monarca que las fiestas continuaron durante ocho días y se extendieron a otras poblaciones de la provincia: “cada grupo social expresó, a través de distintas formas, su adhesión al rey de España y con ello intentó demostrar su recién jurada fidelidad (…), se expuso un canto de alabanza al Rey cautivo y una imprecación a Napoleón” (Díaz Arias, 2005, 8).

Lo anterior se acompaña con las indicaciones para esta serie documental, ya que a través del Mariscal de Campo de los Reales Ejércitos del Consejo, Gobernador y Capitán General del Reino de Guatemala, se inserta en la Gaceta de México, la Real Orden del 12 de marzo de 1809, dirigido al Virreinato por don Francisco de Saavedra, Secretario de Estado y del Despacho Universal de Hacienda, en el cual se exterioriza como se ha de conformar, su valor, los requisitos legales y el plazo de presentación:

El resguardo de cada Prestamista será un documento impreso con mi firma y sello

de mis armas y la del Ministro ó Ministros de Real Hacienda, o del Comisionado

que recibiere, teniendo éstos documentos la misma fuerza y valor que las escrituras

otorgadas con los requisitos legales y expresándose en ellas la Renta especialmente

hipotecada, y la Tesorería ó Caja Real obligada á los rèditos, á la cual se deberán

presentar dentro de quince días a su fecha para la correspondiente tóma de razón,

[sic]”. (Archivo Nacional de Costa Rica, 1809, 5).

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El legado colonial en la producción documental de Costa Rica

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El fin de este documento era reflejar un empréstito adquirido para “contribuir de recobrar su Rey, mantener la independencia, mejorar su constitución, castigar los insultos que ha recibido, y ensalzar la gloria de Dios, y la Religión Católica [sic.]” (Archivo Nacional de Costa Rica, 1809, 6). Así, los adquirientes realizaban este crédito con la finalidad de materializar un donativo patriótico a la guerra frente a Napoleón Bonaparte. Hecho que la Gobernación de Costa Rica ratifica en los siguientes folios y solicita mediante su publicación que sea practicado6.

3.2.2. Resoluciones

Las resoluciones constituyen otra serie documental relacionada con esta Audiencia y la Gobernación. Cumplen una función importante en 1631 cuando Costa Rica solicita separarse de Guatemala y subordinarse a Panamá, razón por la cual, el fiscal de México revela que “parece que se podrá tomar resolusion conformándose con los dichos informes de que la agregación de la dicha provincia de Costarrica se haga a la orcha Aud de Panamá, [sic.]” (Archivo Nacional de Costa Rica, 1631).

Esta disposición establece que las resoluciones se conforman por informes, y así reflejan el fallo de una autoridad.

3.2.3. Informes

En relación con el tipo documental anterior, el fiscal de México dispone que los informes, tal como su calificativo lo exterioriza, tienen el fin de: “informar razones, conformidades y conveniencias” (Archivo Nacional de Costa Rica, 1631), por lo tanto, son los insumos de las resoluciones.

3.3. Tipos documentales de la Gobernación de Costa Rica3.3.1. Actas

Esta tipología generalmente, responde a los actos en cabildos, aunque manifiestan la dirección de la Gobernación como máxima autoridad española, ya que el gobernador tenía dominación política y judicial en todo el territorio asignado a su cargo.

Esta función se expresa en las votaciones de municipios, tal como lo muestran las Actas de Elecciones de Cabildo de fechas extremas de 1805 – 1852, las cuales pertenecen al Cabildo Eclesiástico del Pueblo de San Juan Evangelista de Tobosí, del Guarco de Cartago; en este caso, constituyen el sufragio de mayordomo y oficiales del poblado. También es interesante la connotación religiosa, pues inician con la consecutiva introducción: “En el nombre de la Santísima Trinidad Padre, Hijo y Espíritu Santo, tres personas distintas y un solo Dios verdadero” (Archivo Nacional de Costa Rica, 1810-1936).

6 El empréstito se comunica en el folio 6; en el siguiente consta su publicación en Cartago el 5/10/1809, y en folio 8 se dicta el 8/11/1809, que se ha de practicar. Archivo Nacional de Costa Rica. Complemento Colonial, Nº 37. Igualmente, se hace referencia en el Expediente Nº 2074 del Año 1809 del mismo fondo.

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Inmediatamente, se indica el lugar, fecha y tipo de elección. Luego prosigue con la referencia a una celebración religiosa:

(…) esta es la elección de mayordomo y oficiales del Pueblo de Sn Juan evangelista de

tobosí, g.e ha de selebrar a la gloriosa virgen Santa Rosa de vitexio, el año entrante de

mil ochosientos diez y el del tenox siguiente [sic.]. (Archivo Nacional de Costa Rica,

1810-1936).

Durante el año 1820, esta forma de instauración también se refleja en Nicoya, la cual pese a ser una provincia distinta a Costa Rica, continuaba con el uso de evocaciones religiosas en diversas actas de la Junta de los Nueve Electores, con un texto similar al siguiente: “En el Nombre de Dios todo Poderoso Amen. En el Pueblo de Nicoya (…) [sic.]”7 (Archivo Nacional de Costa Rica, 1820-1821). Asimismo, se menciona que por Real Decreto estos documentos se han de oficiar “en papel sellado del Nuevo Sello que luego venga oho papel sesigan las Actas como está mandado [sic.]”8 (Archivo Nacional de Costa Rica, 1820-1821).

Esto último comprueba la existencia de un decreto real con las indicaciones para la producción de esta tipología y por lo tanto, tendría impacto en todas las colonias. Además, en caso de no ser efectuada por escribanos, se hacía constar en el documento y se subsana a través de dos o más testigos para otorgarle el valor jurídico. Así lo exterioriza Thomas de Acosta9, Gobernador y Comandante General de la provincia de Cartago, en el acta del 17 de setiembre de 1800 que “firmo con testigos de asistencia con quienes actuo por falta de escribano, lo que certifico [sic.]” (Archivo Nacional de Costa Rica, 1800).

3.3.2. Autos

Los autos reseñan a causas judiciales. El diccionario de términos coloniales lo define como el “documento levantado legalmente y que da fe en alguna causa civil o criminal” (Velázquez Bonilla, 2005, 14).

La evidencia documental muestra que tratan sobre hechos como los sucesivos: 1) probanza de la nobleza de familias10, 2) cumplimiento de Reales Ordenes11, 3) recaudación de tributos en los pueblos de indios12 y 4) decomisos y remates13. En consecuencia, esta tipología resulta

7 Acta del 31/12/1820, Nicoya.8 Acta del 08/09/1821, Nicoya.9 En algunos documentos coloniales se refiere al nombre de Tomas Acosta.10 Ejemplo: el Auto de las familias Muñoz de la Trinidad y Oreamuno para probar hidalguía del segundo. (Archivo

Nacional de Costa Rica, 1790-04-05).11 Muestra: por Real Cédula del 14 de setiembre de 1736 y del 3 de julio de 1737, se ordena impedir las hostilidades,

introducciones y extracciones de comercio por buques ingleses y holandeses; motivo por la cual, el Gobernador de Costa Rica, realiza los Autos que le permitan cumplir con ello y tomar medidas para la defensa de las costas. (Archivo Nacional de Costa Rica, 1738-05-05).

12 Ejemplo: el visitador General de las Provincias del Reino de Nueva España, solicita se ejecute esta recaudación, para lo cual incluye la tasación de pueblos indígenas de esta Gobernación: San Bartolomé de Barba, Pacaca, Aserrí, Curridabat, Quircot, Cot, Tobosi, Quepo, Laborios y Boruca. (Archivo Nacional de Costa Rica, 1734-11-20).

13 Muestra: los autos sobre desembarco de mercancías de Felipe Llorente de Zaragoza, quién murió camino de Matina a Cartago, razón por la cual sus fardos fueron decomisados y vendidos en remate. (Archivo Nacional de Costa Rica, 1731-07-14).

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de importancia para los colonos y su administración, por ello, se llevaba su registro.

Ejemplo de este registro consta en el Inventario de los autos, causas y demás documentos

judiciales de los años 1791-179214, confeccionado por el Gobernador Alejandro Lampar, el cual se compone de un listado con los subsecuentes elementos: a) tipo de acto, b) partes y c) cantidad de folios; finalmente, se cerraba con alguna indicación y rúbrica para proveerle autenticidad, confiabilidad y validez, tal como se sigue: “Con lo que se concluye este Inbentario, y para que conste lo firmo [sic.]” (Archivo Nacional de Costa Rica, 1791, 3).

3.3.3. Cartas-cuenta

Esta tipología es “también llamada Relación Jurada o Tanteo. Era un resumen ejecutivo de las entradas y salidas de dinero de una tesorería específica. Las cartas cuenta contienen el total de cada período fiscalizador, ordenado para cada uno de los ramos” (Colegio de México, s.f.).

La información base para este resumen se obtenía del Libro Manual y de los Libros Mayores. Por ello, las cartas-cuenta “eran la información fiscal básica que circulaba por el entramado burocrático colonial y eran confeccionadas por los tesoreros de las Cajas Reales (unidades menores de la estructura fiscal)” (Martín Cuesta, 2008, 160).

Consiguientemente, los oficiales a cargo utilizaban este tipo documental para registrar la existencia de los ramos, por ejemplo: porcentaje de plata, diezmos, alcabalas, tributos reales de indios, depósitos, venta de papel sellado, sueldos, entre otros. Y se remitía de modo obligatorio a las Cajas Principales ubicadas en la capital del virreinato y de allí a la Península. “Ningún territorio americano pudo eludir ese trámite que suponía un férreo control fiscal” (Secos Campos, 1991, 111).

3.3.4. Memorial de servicios

Este es un documento ligado al gobernador, como lo muestra el licenciado Velázquez Ramiro en 1597, con el Memorial de los servicios del Gobernador y Comisario en las provincias

de Costa Rica15. Esta serie, se asemeja a una probanza de méritos y servicios, solo que toma

la forma de un informe de labores, ya que usualmente, el gobernante lo realizaba luego de finalizada su gestión.

3.3.5. Oficios

Se encuentra como un tipo documental que se envía de manera oficial. Y a la hora de contestarlo o hacer la referencia, se identifica con el remitente, destinatario y la fecha en que se generó. Así se utiliza en el siguiente ejemplo, para el Acta Municipal de San José número 18 del 25 de agosto de 1820, sobre los nombramientos de la Junta Electoral:

14 Otros documentos contenidos en el inventario son los autos, mortuales y unos identificados con el nombre de diligencias.

15 Expediente N°5134. Memorial de los servicios que hizo el Licenciado Velázquez Ramiro Gobernador y Comisario en las provincias de Costa Rica, el 19-03-1597. Colección Complementario Colonial, Archivo Nacional de Costa Rica.

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En la Sala Capitular de esta ciudad, hallándose el Ayuntamiento en Cabildo

Ordinario tomando en consideración los dos oficios del señor Governador dirigidos

al Cuerpo con fechas veintidós y veinticuatro del presente mes, ha acordado que

para satisfacer a Su Señoría sobre los particulares que contiene se le haga la presente

contestación, [sic]. (Archivo Nacional de Costa Rica, 1820).

Por otro lado, contrario a las actas, no se muestra una introducción religiosa, aunque en 1809, se observa un cierre con la sucesiva plegaria: “Dios guie a VIII. nv as Leon, [sic]”16 (Archivo Nacional de Costa Rica, 1809). No obstante, 200 años antes, la reverencia al reinado es evidente, a modo de ejemplo, se observa un caso que previo a la firma y junto con las iniciales: “C.R.M Besa los reales pies y manos de V. M su humilde y leal vasallo, [sic]”17 (Archivo Nacional de Costa Rica, 1579).

3.1.6. Provisiones

Las provisiones las generaba el Monarca o los escribanos de la Gobernación. Sí eran del primero, se conocen como Real Provisión; no obstante el fin de ambas es el mismo: comunicar una Real Orden, de modo que, este tipo documental contiene mandamientos, títulos, designaciones, merced, indultos o confirmaciones en nombre de su majestad.

Como muestra en 1602, el escribano de Costa Rica recibe una Real Provisión en la que se le comunica por Real Cédula del 9 de setiembre de 1587, la orden de expedir los testimonios que les soliciten; esto debido a una queja interpuesta por un súbdito18. Asimismo, se declara una llamada de atención hacia el cumplimiento público del ejercicio de estos funcionarios.

3.1.7. Ordenanzas

Al igual que el anterior, este es un tipo documental que generaba el Monarca pero también eran reproducidos por los escribanos de una Gobernación, de modo que sí provienen directamente del primero, se añade el calificativo Real.

Este tipo documental contiene disposiciones para reglamentar un determinado asunto. Surgen en la gobernación cuando se decide ratificar reales provisiones o cédulas. De esta forma, solían producirse en un territorio colonial para responder a mandatos del rey.

A modo de ejemplo, en 1792 la Junta Superior de Real Hacienda comunica al gobernador que ordene publicar el artículo 142 de la Ordenanza de Intendentes, con el fin de prevenir y evitar que los escribanos de los alcaldes mayores expidan instrumentos de donación a favor de eclesiásticos, sin que proceda el permiso de la junta, ya que según este:

16 Oficio del 19 de abril de 1809.17 Carta del Cabildo de Cartago al Rey, 08/09/1579.18 El señor Jerónimo Bustos interpone la queja. Archivo Nacional de Costa Rica. Expediente Nº 1078. Año 1602.

Colección Cartago.

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Esperas para la paga de Tributos: quién la ha de conceder en los casos que se

expresan, y en qué forma; y aun quando las causas que concurran exijan rebaja

de ellos, ó total relevación, á quién quedan reservadas estas gracias [sic.]. (Archivo

Nacional de Costa Rica, 1792).

3.4. Tipos documentales de índole personal3.4.1. Probanzas de servicios

Este tipo documental, al igual que la probanza de méritos, no es producto de las funciones de Gobernación, pero se emplea para acceder a un puesto o lograr alguna concesión, gracias a los servicios de un exfuncionario.

Las probanzas de servicios se conforman de manera semejante a un expediente de personal de los funcionarios de la Corona, con el propósito de evidenciar el período laborado y cargos desempeñados. Este se ejecuta por un familiar del servidor fallecido que desea, de acuerdo con las leyes de la Corona, beneficiarse del trabajo de su antepasado.

Así que, se adjuntan testimonios de notables personajes, en su mayoría de avanzada edad, que dan fe de los puestos el servidor. Esto se aclara en 162319, cuando Manuel Fernández hace la petición sobre su padre fallecido, ante el Gobernador y Capitán General de Costa Rica, don Alonso de Guzmán, y presenta las declaraciones de cinco personas, en el cual indica que:

(…) y estando Andres Fernandez sirviendo en la Provincia de Costarrica rebentó

un volcan cercano de dicho pueblo de Mombacho y del fuego y piedras que despidió

abraso y asoló de dicho pueblo y toda la gente que en el había (…). [sic.]. (Archivo

Nacional de Costa Rica, 1579) .

3.4.2. Probanzas de méritos

Las probanzas de méritos se asemejan a la anterior, en el sentido de que es utilizado por los familiares de algún servidor de la Corona para obtener un favorecimiento al resaltar las hazañas del ancestro; con la diferencia de que se emplea hacia los sucesores de los conquistadores y colonizadores con destacada actuación.

En muchos casos, se efectuaban junto con las probanzas de servicios, y pasaban a llamarse Probanzas de méritos y servicios. De este modo, el solicitante se aseguraba adquirir un mayor beneficio y alcanzar la gracia del rey.

La necesidad de solicitar al rey la concesión de encomiendas y la provisión de cargos

tanto políticos como militares, o la aspiración de ingresar a las órdenes nobiliarias, por

lo tanto, generó que los méritos y servicios efectuados se constituyeran en fundamento

para ser dignos de ameritar aquello que buscaban (Siegrist & Zapico, 2010, 74).

19 Según consta en esta misma unidad documental, esta probanza es ratificada y confirmada por el Gobernador el 5 de enero de 1624. (Archivo Nacional de Costa Rica, 1579).

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Significa que la probanza de méritos y servicios refleja un derecho reconocido por el rey, y respetado por la sociedad; el cual se extendía a favor de los hijos y sus descendientes para adquirir importantes concesiones o puestos, incluso eclesiásticos, a pesar de no ser hidalgos de nacimiento. Además, luego de varias generaciones podrían optar por un título de noble. Debido a que “la Nobleza podía alcanzarse en España por los méritos personales (Nobleza de Privilegio) o por la herencia (Nobleza de Sangre)” (Siegrist & Zapico, 2010, 75).

4. Custodia de los documentosLa conservación de los documentos es una etapa posterior a la producción documental, sin embargo, vale mencionarlo ya que los documentos reales así como los oficiales, debían ser guardados en un arca con tres llaves custodiadas por distintas personas. Aunque, solamente se evoca en esta primera parte con la finalidad de aportar un ejemplo de la función del tipo documental Real cédula.

En efecto, durante el año 1577 se dirige Real cédula a los oficiales de la Real Hacienda con el objeto de proveerles el poder y facultad para cobrar los tributos, rentas y demás dineros de su majestad20, por ello se solicita que todas las ejecuciones, prisiones, ventas y remates de bienes, y otros, sean dispuestos en un arca de tres llaves, inclusive, asienta la forma de llevar su registro “mediante una anotación detallada, numerada y rubricada en los libros de cargo; mientras en los libros de data se detallaba igualmente todo lo que salía de las Cajas Reales” (Achig Subía, 2009, 15).

A raíz de esto, los documentos coloniales detallan la importancia de seguir los lineamientos para elaborar y mantener la Caja, pues esta equivalía a un “organismo perteneciente a la Real Hacienda que fue instituido por la Corona Española para registrar y administrar, tanto los ingresos como los egresos de una determinada jurisdicción colonial” (Archivo Nacional de Costa Rica, 1577, 15). Además esta caja contenía los papeles sellados, reales cédulas, y otros documentos relacionados con el ejercicio de la gobernanza.

Y dado que, las decisiones de la Junta Real de Hacienda eran presididas generalmente por el Gobernador, a él le correspondía asegurar la tributación. Aunque su administración e inventario caía sobre el contador y tesoro.

20 Archivo Nacional de Costa Rica. Expediente Nº 27. Año 1577. Colección Cartago.

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II PARTE: EL LEGADO COLONIAL EN LA PRODUCCIÓN DOCUMENTALLa primera parte de esta investigación mostró tres aspectos: 1) la relación de la colonia con el Imperio español en la producción documental, 2) la función de los documentos para declarar las actividades de la provincia en su gobernanza y 3) el contexto histórico que respalda cada tipología.

Ahora, este segundo apartado tiene el objetivo de comprobar si ese vínculo se mantiene en la actualidad, para ello, se analiza la sección anterior en vista a la normativa vigente.

1. El uso de papel selladoEl uso del papel sellado es un legado colonial y regulado ampliamente desde el año 1885 por el Código Fiscal (CF). En el artículo primero expresa que es una de las entradas del Tesoro Nacional y según el número 239, su valor lo determina el Poder Ejecutivo por medio del Ministerio de Hacienda, previa consulta al Banco Central de Costa Rica.

El CF en el artículo 238 explica el papel sellado:

Art. 238- Habrá un solo tipo de papel de oficio de buena calidad, que consistirá en una hoja simple de treinta y dos centímetros de largo por veintidós de ancho, y que llevará siempre un sello de agua con el escudo nacional; tendrá el anverso orlado en el centro de la parte superior con la siguiente inscripción: Papel de Oficio, e impresas dos líneas verticales, colocadas una a tres centímetros del borde izquierdo y la otra a dos centímetros del borde derecho; entre ellas tendrá impresas treinta líneas horizontales, fuera de las cuales no deberá escribirse, y separadas una de otra por un espacio de ocho y medio milímetros de la hoja. En el reverso será igual, salvo que no llevará la inscripción anteriormente indicada.

No obstante, el artículo 6 del Código Procesal Civil (CPC)21 expresa que se empleará papel tamaño carta en la tramitación judicial en materia civil, comercial y contencioso administrativo. En el resto de gestiones indicadas en el CF, se conserva la dimensión de oficio. Y al igual que sucede en el período colonial, se define en qué casos no es prescindible utilizarlo, sino que se reintegra a través del timbre fiscal o mediante el pago de un entero a favor del Gobierno de la República, según el Art. 239 del CF:

Los particulares podrán utilizar papel de buena calidad, de las mismas dimensiones

establecidas en el artículo anterior, que no sea papel de oficio con el sello de agua que

21 Esta reforma rige a partir de 1997 por acuerdo del Artículo XLVII de la Sesión del Consejo Superior No.42-96 de 30 de mayo de 1996 y por la Circular No.38-97 de 14 de abril de 1997, publicada en el Boletín Judicial No.78 de 24 de abril de 1997.

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ordena ese mismo artículo, para la tramitación judicial, los testimonios de escrituras

públicas y certificaciones notariales, siempre que se reintegre con los timbres de los

valores que se establecen en los artículos siguientes y en las demás disposiciones

legales similares (Asamblea Legislativa, 31/10/1885).

Para ello, el Capítulo II del CF menciona el uso del papel y el monto de los reintegros según del tipo de acto o contrato; similar a los valores y tipos de sellos practicados en la época colonial. En caso de que se constate que el importe de entrega es menor, el artículo 262 faculta al empleado judicial o administrativo a solicitar al interesado la reposición de la diferencia; si no se restituye, da pie a la suspensión del acto jurídico. Según el Art. 268, sí la falta la comete el funcionario público se expone a una multa:

Artículo 268.- El funcionario público que por razón de su oficio actúe, cartule o expida documentos en papel de menor valor que el indicado por la ley, y que no haya sido reintegrado oportunamente conforme con lo dicho en el capítulo anterior, o que atendiere gestiones, o que en lo civil reconociere la validez de documentos en los cuales se ha defraudado el impuesto de papel sellado, conforme con las disposiciones de esta ley, incurrirá en favor del fisco en una multa equivalente a diez veces el impuesto defraudado.

Por consiguiente, se mantiene la obligatoriedad del uso del papel sellado o su reintegro. De hecho, este Código lo impone también para documentos privados:

Artículo 256.- El documento privado, de los gravados por esta ley, que no haya sido escrito en el papel sellado respectivo, no servirá para fundar en él acción alguna, mientras no se reintegre debidamente. Si hubiere sido recibido o admitido en los tribunales u oficinas públicas, seguirá el trámite establecido en el párrafo primero del artículo anterior.

Por último, el papel que emplean los fedatarios, así como el de sus protocolos, ha de cumplir con las normas de seguridad establecidas por el Código Notarial y la Dirección Nacional de Notariado.

2. De los escribanos a los notariosEn Costa Rica, el ejercicio notarial ha sido una constante desde los años 1561 cuando:

(…) llega a Costa Rica el primer escribano mayor de la ciudad de Castilla de García

Muñoz, el distinguido señor Francisco Ruano. Esté y otros escribanos públicos de

cabildo, de gobernación, notariales, o eclesiásticos, tales como, Gaspar de Chinchilla,

Jerónimo Felipe, Luis Machado, Manuel de Flores, [sic]. (Colegio de Abogados y

Abogadas de Costa Rica, 2015).

Posterior a la independencia, el 12 de octubre de 1887, se promulgó la primera Ley Orgánica del Notariado:

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(…) que instaura que el notariado será ejercido por los notarios públicos que

soliciten ese título ante el Colegio de Abogados y Abogadas, el cual lo extendería

automáticamente a los Licenciados y Bachilleres en Leyes, y otras ciencias, pero

tal incorporación se realizaría bajo el requisito de un previo examen práctico en la

materia de Derecho Civil. (Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica, 2015).

Y dos meses después, el 7 de diciembre de 1887, luego de realizar un examen previo y privado, “se solicitan y conceden títulos de abogados notarios a los Licenciados Quirós Flores, Orozco González y otros, por reunir las condiciones que la ley exigía” (Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica, 2015).

Ahora, el ejercicio notarial se encuentra ampliamente regulado y se modificaron los requisitos provistos en la legislación de 1887. De forma resumida, destacan dos leyes:

a) Ley Orgánica del Notariado, N° 39 del 05 de enero de 1943. Desde el primer artículo se enuncia que el notario tiene fe pública.

b) Código Notarial, Ley N° 7764 del 17 de abril de 1998.

El artículo 2 lo define como un profesional en Derecho, especialista en Derecho Notarial y Registral, poseer residencia fija –salvo los notarios consulares-, oficina abierta al público, hablar, entender y escribir correctamente el español, (salvo las excepciones del Art. 5). Según el siguiente numeral, se destaca dentro de los requisitos:

Artículo 3. c) Ser licenciado en Derecho, con el postgrado en Derecho Notarial y Registral, graduado de una universidad reconocida por las autoridades educativas competentes; además, haber estado incorporado al Colegio de Abogados de Costa Rica al menos durante dos años y, con la misma antelación, haber solicitado la habilitación para ejercer el cargo.

Además, en este artículo y siguiente, se impide a quienes tengan limitaciones que los inhabiliten, condenados por delitos, declarados en quiebra, concurso civil o interdicción, funcionarios del sector público con prohibición y los morosos en el Fondo de garantía. Y en el numeral 34 se establecen los alcances de la función.

El artículo 33 normaliza el uso del protocolo, que debe ser autorizado y ajustado a las formalidades y limitaciones previstas. Lo mismo sucede con los índices notariales, los cuales se impone su presentación quincenal al Archivo Notarial, dentro de los primeros cinco días hábiles con la enumeración completa de los instrumentos.

De igual manera, el artículo 112 expresa que las reproducciones de los instrumentos públicos pueden consistir en testimonios, certificaciones y copias auténticas. Y en el sucesivo se explica que la expedición de los primeros, únicamente la hará el notario sobre los otorgados en su protocolo, aunque, lo puede efectuar cuando actúa en la modalidad de

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conotariado22. También se remiten por el funcionario a cargo del resguardo del tomo; así ocurre en casos especiales, en el cual el Archivo Notarial realiza los ulteriores a solicitud de las partes o del notario.

Ahora similar a la época colonial, aparte de contar con requisitos académicos, el notario se rige por principios éticos, y su actuación profesional se guía a través de la legislación y Lineamientos Generales para la prestación y control del ejercicio y servicio notarial. Asimismo, continúa la designación de instrumentos para los actos y contratos notariales, y tal como se detalló anteriormente, el Código Fiscal y el Notarial indican el uso de papel sellado u oficio con reintegro según tipo y valor. Igualmente, se denomina testimonio a las escrituras que se expidan.

3. Tipos documentales coloniales de aplicación actual 3.1 Real Cédula

Ante todo, se debe hacer una distinción para la Real Cédula, pues según se expuso en la primera sección, son de autoría exclusiva del monarca. Si bien se pueden extrapolar a Costa Rica contemporánea, resulta relevante señalar que “en sendos procesos judiciales de conocimiento del Tribunal Contencioso Administrativo se discute la eficacia jurídica de las Reales Cédulas y se aduce la adjudicación e inscripción luego de fundado el Registro Nacional” (Solano Pérez, 2015). Esto consta en los expedientes números 10-4086, 10-2671, 10.1886-10- 398 y 10-164-1017.CA para la cesión de tierras en la zona marítima costera entre la Municipalidad de Liberia, Guanacaste, la Sociedad Inversiones Román Ocampo y Octavio Zúñiga Ramírez.

Por lo tanto, debido a la restricción de acceso a expedientes privados, en virtud de que aún no hay sentencia firme, se imposibilita el análisis sobre la aplicación y vigencia de la Real Cédula. Una vez finalizado dicho proceso, se logrará conocer si este tipo documental es efectivo aún en Costa Rica o en caso contrario, se podría analizar si la función de esta tipología se hereda a otra.

3.2. ActasEn el caso de las actas de cabildos se mantiene su elaboración en los municipios. Así lo instituye el Código Municipal para otorgar fe plena de los acontecimientos, deliberaciones y acuerdos. Por ejemplo, los Arts. 34 y 47 mencionan quién debe firmarlas; también éste último junto con los artículos 48 y 53, puntualizan acerca de la producción, contenido y procedimiento para aprobarlas.

22 Los “Lineamientos Generales para la prestación y control del ejercicio y servicio notarial” en el artículo 26, define la modalidad de conotariado como un servicio notarial excepcional que representa la autorización únicamente de instrumentos públicos por dos más notarios públicos activos en el Registro Nacional de Notarios.

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Asimismo, la Contraloría General de República a través del Auditor interno, tiene la función de autorizar con su firma, la apertura y cierre de los libros de actas de la respectiva municipalidad o entidad pública.

Se llama la atención en que las actas de las sesiones, según lo ha reconocido

reiteradamente la doctrina y nuestra jurisprudencia administrativa, son documentos

que contienen los acuerdos a que ha llegado el órgano colegiado en sus sesiones, los

motivos que llevaron a su adopción y cómo se llegó a ese acuerdo; permiten controlar

el respeto de las reglas legales relativas al funcionamiento del órgano colegiado, y

constituyen una formalidad substancial. (Procuraduría General de la República,

05/08/2014).

Por lo tanto, existe mayor normativa nacional que impone su obligatoriedad y lineamientos hacia todos los órganos colegiados, tal como lo atribuye desde el año 1978 la Ley General de la Administración Pública (LGAP). Y posteriormente, la Ley General de Control Interno en el Artículo 22 inciso e, autoriza su apertura para el fortalecimiento del sistema de vigilancia.

En esta línea, a inicios del año 2014, la Comisión de Archivos Municipales promulgó la Directriz sobre la elaboración de actas municipales, en la cual se especifica la estructura, encabezado, cuerpo, formato del tomo, rotulación, tamaño de la hoja, numeración y sellos, tinta y papel, legalización, razón de cierre, controles y registros, producción en soporte electrónico y digitalización.

Un año después, la Junta Administrativa del Archivo Nacional publicó en el diario oficial La Gaceta, Nº5 del 08 de enero de 2015, la Directriz general para la normalización

del tipo documental actas municipales23, en la cual se reafirman los mismos elementos de la

antecesora24.

En síntesis, la regulación y obligatoriedad de este tipo documental demuestra su empleo desde el período colonial, dado que “el acta condiciona no sólo la existencia sino también la eficacia y la validez de la deliberación colegial” (Ortiz Ortiz, 2002, 81).

23 Acuerdo Nº 6 tomado en la sesión Nº 31-2014, celebrada el 8 de octubre de 201424 Está directriz se dicta de acatamiento obligatorio para las municipales que conforman el Sistema Nacional de Archivos,

sin embargo, enfrenta oposición debido a la autonomía de los gobiernos locales establecida en el Art. 170 Constitucional. Dicha dualidad se evidencia en las Actas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional: Nº 24-2015 (Arts. 5 y 6), Nº 27-2015 (Arts. 4, 5 y 6), y Nº 29 (Arts. 13, 13.a, 13.b, 13 .c y 13.d). No obstante, para efectos de esta investigación se obtiene que este es un tipo documental significativo, presente desde la colonia y por lo tanto, existe normativa que lo regula. Al respecto y tal como se expuso al inicio del tema, el Código Municipal lo legaliza a través de los artículos 34, 47, 48 y 53.

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3.3. Autos

Similar al período colonial, esta tipología refiere a causas judiciales. La LGAP en el artículo 205 menciona su existencia para los juicios administrativos. El CPC en los Arts. 92 y 93 lo define como el expediente original ubicado en un juzgado, el cual se solicita en caso de ser evaluado de prueba. El enumerado 153 expresa que las resoluciones de los tribunales se denominan Autos sí contienen un juicio valorativo o criterio del juez, y son con carácter de sentencia cuando deciden sobre excepciones o pretensiones incidentales que ponen fin al proceso.

También, en el artículo 153 se inviste con carácter de sentencia cuando decide sobre excepciones o pretensiones incidentales que finalizan el proceso, y en vista al numeral 154 deberá ser firmado por:

a) El juez, el actuario o el alcalde y el secretario.

b) El secretario y todos los integrantes en los tribunales colegiados.

c) En ausencia del secretario o del prosecretario de un juzgado o alcaldía, lo refrendan dos testigos.

En conclusión, los Autos es una tipología documental que mantiene su función desde el período colonial.

3.4. Cartas-cuenta

El registro de las entradas y salidas de dinero es un control que se mantuvo desde la colonia. Costa Rica lo ampara mediante el Código Fiscal, Ley Nº 8 del 31 de octubre de 1885:

Artículo 578- El jefe de sección pasará al Presidente de la República y al Ministro de Hacienda, a las diez de la mañana, todos los días hábiles, un estado de la caja nacional, con especificación de las existencias en oro, plata, papel moneda, cobre, etc., tanto en San José como en las agencias, y valor de los efectos en cartera: las entradas y salidas del día; éstas con la especificación de los vales a pagar, sueldos y detalles de gastos diversos.

La sucesión de las cartas-cuentas reside en los Flujos de efectivo, lo que atestigua su función para la hacienda del país, a través de un estado contable.

La Norma Internacional de Contabilidad NIC 7 (2007:93-94), desglosa el significado de esta tipología de la siguiente forma:

- Flujos de efectivo: son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes de efectivo.

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a) Efectivo: comprende la existencia de dinero en caja y los depósitos bancarios a la vista.

b) Equivalentes de efectivo (Cash equivalents): son inversiones a corto plazo de gran liquidez. Son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo cuando están sujetos a un riesgo despreciable de cambios en su valor.

Dicha norma internacional la sigue Costa Rica desde el año 1999 y por lo tanto, ha sido acogida por la legislación nacional con el fin de estandarizar la aplicación de los Estados de flujo de efectivo en las instituciones públicas del país (Figura 2).

Figura 2: Costa Rica. Línea de tiempo sobre la adopción de la Norma Internacional de Estado de Flujos de Efectivo. Fuente: Elaboración a partir de normativa costarricense para la adopción de Normas Internacionales de Contabilidad.

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3.5. El resguardo del prestamista

El resguardo del prestamista tenía el propósito de recaudar ingresos para la Tesorería o Caja Real con el objetivo de financiar la guerra frente a Napoleón Bonaparte. Tal situación llevó a la emisión de obligaciones a corto plazo, lo cual es una función que se mantiene en la actualidad bajo el nombre de letras del tesoro.

Las letras del tesoro son títulos valores que emite la tesorería de un país para cubrir un déficit fiscal, por un determinado tiempo. La Ley General de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131 del 18 de setiembre de 2001, en el artículo 61 inciso d, establece que la Tesorería Nacional tiene la función y deber de emitirlas. Y los Arts. 75 y 76 especifican su alcance:

Artículo 75.- Letras del tesoro. Cuando por una situación especial de caja esté amenazado el interés público ante eventuales incumplimientos de pago por parte del Gobierno, el Ministerio de Hacienda, por medio de la Tesorería Nacional, previa resolución que lo justifique, podrá emitir obligaciones de corto plazo a cargo del Estado denominadas letras del tesoro. El Banco Central de Costa Rica podrá adquirirlas por el monto necesario para cubrir el déficit temporal. La suma total de dichas obligaciones pendientes de pago no podrá ser superior a un veinteavo del presupuesto ordinario de la República.

El pago de los intereses de las letras del tesoro deberá cargarse a las partidas presupuestarias para el servicio de la deuda interna.

No podrán emitirse letras del tesoro para financiar la cancelación de otras ya emitidas.

Artículo 76.- Vencimiento de las letras del tesoro. Las letras del tesoro se emitirán con vencimiento hasta de noventa días; pero, en ningún caso, su vencimiento podrá exceder del 31 de diciembre del año en que se emitan.

Por lo tanto, la función de recaudar ingresos para la Tesorería vista en el Resguardo del prestamista, se mantuvo a través de las letras del tesoro para responder a situaciones especiales de déficit fiscal en las que se amenace el interés público ante la incapacidad de pago del Gobierno.

3.6. Informes

En la colonia este documento era base para sustentar una resolución, al igual que ahora en los asientos de conocimiento administrativo o judicial y declarar un recurso, ya que, contienen información técnica o legal de diversa naturaleza. Por ejemplo, la Ley de la Jurisdicción Constitucional N° 7135, del 11/10/1989, indica que la Sala Constitucional para tomar resolución, “el Magistrado instructor pedirá informe a la autoridad que se indique

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como infractora, informe que deberá rendirse dentro del plazo que él determine y que no podrá exceder de tres días” (Artículo 19). Además, son utilizados para la transparencia de la administración pública, presupuesto y asuntos en lo que se requiera tomar decisión.

Lo mismo se plantea en la LGAP:

Art. 236.4. - El superior u órgano llamado a resolver, podrá recabar los informes y ordenar las otras pruebas que considere oportunos dentro del plazo improrrogable de cinco días, y resolverá en la forma y términos señalados en los artículos anteriores.

También, esta ley muestra otros asuntos que requieren de este tipo documental, por ejemplo, el artículo 28 impone a los ministros su presentación ante la Comisión Permanente de Asuntos Hacendarios para informar sobre la ejecución del presupuesto correspondiente al ejercicio fiscal en curso. El enumerado 262 plantea los informes técnicos y de otro orden, y según los Arts. 301 y 302, se reservan al funcionario responsable.

3.7. Memorial de servicios

En el tiempo de la colonia, el memorial de servicios era un informe que debía rendirse y se solicitaba una vez concluido un mandato administrativo, como en el caso de los gobernadores de la provincia. Esta función fue acogida en Costa Rica desde su Constitución Política: el artículo 11 aclara que los funcionarios públicos son simples depositarios de la autoridad, sometidos al principio de legalidad, a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas.

En vista a lo anterior, la Ley General de Control Interno N° 8292 del 31 de julio de 2002, impone en el artículo 12.- Deberes del jerarca y de los subordinados en el sistema de control interno, lo siguiente:

Artículo 12.-e) Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa.

Al respecto, la Contraloría General de la República en la Resolución R-CO-61 del 24 de junio de 2005, comunica las Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar

el informe final de su gestión según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General

de Control Interno, D-1-2005-CO-DFOE. Y define este tipo documental de la forma sucesiva:

Informe de fin de gestión: Es un documento mediante el cual el jerarca o titular

subordinado rinde cuentas, al concluir su gestión, sobre los resultados relevantes

alcanzados, el estado de las principales actividades propias de sus funciones y el

manejo de los recursos a su cargo. (Contraloría General de la República, 2005, 3).

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Entre otros requisitos, dicha directriz puntualiza los aspectos mínimos a considerar para su confección:

a) Presentación: al respectivo destinatario mediante un resumen ejecutivo.

b) Resultados de la gestión: referencia sobre la labor sustantiva, cambios, fase de la autoevaluación y acciones del sistema de control interno, principales logros, estado de los proyectos, administración de los recursos financieros, sugerencias, observaciones y etapa de cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones de control interno y externo.

En conclusión, el Memorial de servicios es un documento que se conserva con el nombre de Informe de fin de gestión para la rendición de cuentas sobre los resultados obtenidos en

cumplimientos de las funciones, bajo la responsabilidad de los jerarcas y titulares subordinados de

la Administración activa.

3.8. OficiosDurante la colonia, este documento se empleaba para comunicaciones oficiales y se identificaban con el nombre del destinatario, remitente y fecha, lo cual son elementos que se mantienen a la hora de registrar la correspondencia. Aunque el nombre contemporáneo de este tipo documental es carta.

Esta tipología está ampliamente regulada en la legislación nacional. Si bien, es frecuente que las personas las refieran como oficio, éste solo es un número consecutivo “que le da una identificación única entre las demás cartas y facilita el control de este medio de comunicación.” (Ministerio de Agricultura y Ganadería, 2013, 2).

En consecuencia, las cartas son el medio de comunicación, pero requieren contar con el número identificador, y esta característica se salvaguarda a través de la normativa nacional; sin embargo, es tanta la regulación y utilización de esta tipología que conviene considerar la Propuesta de normalización del tipo documental “carta” en la Administración Pública

Costarricense25, realizada por la Dirección General del Archivo Nacional, quién por medio

de su Junta Administrativa, es la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos ya que por el artículo 11, inciso f) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N° 7202, le compete formular las recomendaciones técnicas sobre la producción y gestión documental.

Esta propuesta tiene el objetivo de “establecer y unificar, en las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, los criterios y requisitos para la elaboración del tipo

25 A raíz de las modificaciones solicitadas por la Junta Directiva en los oficios Nº JA-806-2014 de 25 de noviembre de 2014 y JA-329-2015 de 16 de abril de 2015, el Departamento de Servicios Archivísticos Externos se encuentra en la elaboración de la Directriz para la elaboración del tipo documental “carta” en las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, 2015.

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documental “carta” (Dirección General del Archivo Nacional , 2013, 3). Así que explica su estructura, distribución y descripción de las partes, márgenes, estilos de puntuación, diseño, papel y tinta; incluso expone lo referente al soporte electrónico.

Dentro de la sección 4. Definiciones, la propuesta indica que la carta es la “comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales y administrativas entre organizaciones públicas, privadas y personas naturales; así como en las relaciones entre éstas y sus colaboradores” (Dirección General del Archivo Nacional , 2013, 3). Y sobre el número de oficio se especifica que “es la identificación alfanumérica secuencial unívoca con que se producen las cartas. Incluye las siglas de la entidad que la originó y el número consecutivo correspondiente” (Dirección General del Archivo Nacional , 2013, 7).

Asimismo, se establece es un código de referencia con un número consecutivo anual, de tres o más dígitos y se ha de ubicar en la parte superior izquierda de la carta, debajo de la fecha.

Como resultado, el oficio se conserva desde la época colonial, en las cartas que cumplen con el requisito del número consecutivo anual. Y además se añaden las siglas del ente productor para formar un código alfanumérico.

3.9. Ordenanzas

Como nación independiente, los antecedentes regulatorios para las ordenanzas se ubican en diversa normativa, aunque en la actualidad algunas no están vigentes, entre estas se encuentra:

a) Ordenanzas de Aduanas, Decreto N.° 6, de 31 de agosto de 1854, publicado en los Boletines Oficiales de 26 de octubre, 2, 9, 16 y 23 de noviembre, y 6, 13, 16 y 20 de diciembre de 1854.

b) Ordenanzas Municipales, Ley N° 2 del 24 de junio de 1867, hasta 1970 cuando se promulga el primer Código Municipal, y es derogada por la Ley N° 7794 del 30 de abril de 1998.

Y están vigentes en la legislación, encabezada por la Carta Magna:

a) Constitución Política de Costa Rica, artículo 140: al Presidente y respectivo Ministro de Gobierno les corresponde dar y expedir los reglamentos y ordenanzas necesarios para la pronta ejecución de las leyes.

b) Ley de Aguas, Ley N° 276 del 27/08/1942, artículos 29, 47 y 122: la autoridad, los dueños de predios, servidumbres y otros, están sujetos a ordenanzas y reglamentos.

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c) Ley General de Migración y Extranjería, Ley N° 8764 del 19/08/2009, artículo 18, inciso 7: la Policía Profesional de Migración y Extranjería deberá ejecutar las ordenanzas, disposiciones y resoluciones de la Dirección General, el Tribunal Migratorio Administrativo, otras dictadas por autoridades jurisdiccionales costarricenses.

En resumen, desde el período colonial las ordenanzas contienen disposiciones para reglamentar un determinado asunto. De la legislación vigente se desprende una relación estrecha entre éstas y los reglamentos, razón por la cual, es probable que este tipo documental llegue a ser reconocido simplemente con el nombre de reglamento, máxime que ambos tienen la misma función de dictar mandatos y disposiciones.

3.10. Probanzas de méritos y servicios

La probanza de méritos y la de servicios son dos tipos documentales similares que se encuentran de manera separada o conjunta en la colonia. En la actualidad existen documentos que reflejan un proceso semejante, por ejemplo el expediente de personal; pero la función no se puede comparar debido a que los primeros se ejecutaban por algún familiar de un servidor fallecido, con la finalidad de favorecerse a sí mismos y obtener concesiones o puestos, incluso títulos de nobleza.

Hoy en día, utilizar este tipo de favorecimiento se considera tráfico de influencias, de modo que, emitir recomendaciones podría constituir un hecho ilícito. En este sentido, existe diversa legislación que regula esta actuación en la administración pública, por ejemplo:

a) Ley General de la Administración Pública, Ley N° 6227 del 02/05/1978.

b) Ley de Contratación Administrativa; Ley N° 7494 del 02/05/1995.

c) Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley N° 8131 del 18/09/2001.

d) Ley General de Control Interno, Ley N° 8292 del 31/07/2002.

e) Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422 del 06 de octubre de 2004.

En conclusión, las probanzas son tipos documentales que no se emplean en la actualidad, por el contrario, solicitar el favorecimiento por la cercanía con algún familiar, así sea un exfuncionario fallecido, se prohíbe a través de la legislación nacional.

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3.11. Provisiones

Durante la colonia, este tipo documental cumple la función de transmitir confirmaciones, mandamientos, títulos, designaciones, merced o indultos en nombre de su majestad, generalmente, impuestas por una Real Orden. En la época actual, han mantenido esta atribución a través de las providencias.

Según el Diccionario Jurídico de Cabanellas, la provisión es una “providencia, medida o disposición para lograr un objetivo” (Caballenas de Torres, 2006). El Código Procesal Civil en el artículo 153.1 y el 341 de la LGAP, las define como resoluciones de mero trámite. El Código Procesal Penal en el enumerado 141, agrega que también aplican para autos y demás casos judiciales, tal como lo manifiesta el Art. 753 del CPC y en su numeral 154 explica que deben ser firmadas por el juez, el actuario o el alcalde y el secretario; y en el caso de los tribunales colegios, les corresponde al presidente y secretario.

Por ser de mero trámite, el CPC reconoce la improcedencia de recurso alguno, aunque el artículo 533 explica que el juez las puede revocar o modificar dentro de los tres días posteriores a su notificación, de oficio o en virtud de observaciones escritas de la parte interesada. El Art. 582, cita que esto es posible, siempre y cuando se fundamente los motivos; no obstante, por el enumerado 449 del Código Procesal Penal, procede solamente contra aquellas gestiones procesales resueltas sin sustanciación, para que así, el tribunal examine nuevamente la cuestión y dicte la resolución correspondiente.

En extracto:

Las provisiones son lo que hoy se conoce como providencias o resoluciones de mero

trámite. Las cuales constituyen actos en lo administrativo y judicial que informan

al interesado sobre el traslado de un asunto o decisión, que debe acaecer por parte

del administrado o del decisor. En consecuencia, no deciden sobre el fondo del tema

tratado, pero propician las actuaciones posteriores, que en algunos casos, es previa

al anuncio que dictará la resolución final, o en su efecto, adjunta a la resolución de

fondo, es decir, la medida tomada. (Solano Pérez, 2015).

Por consiguiente, las provisiones se mantienen en la actualidad bajo el nombre de providencias, con la misma función de comunicar asuntos de mero trámite o trasladar otro de fondo.

3.12. Resoluciones

Desde la colonia, este es un documento que demuestra el fallo de una autoridad, tal como está vigente en las resoluciones constitucionales. La misma Ley de la Jurisdicción Constitucional N° 7135, del 11 de octubre de 1989, dispone que la Sala declarará en

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resolución fundada cuando “considere que las actuaciones u omisiones impugnadas están razonablemente fundadas en normas vigentes, hayan sido éstas atacadas o no también como violatorias de los derechos o libertades reclamado” (Artículo 48).

Asimismo, la LGAP en el Art. 121 inciso 3, da la siguiente definición: “Los acuerdos que decidan un recurso o reclamo administrativo se llamarán resoluciones” (Asamblea Legislativa, 1978-05-02). En el artículo 216.1, se expresa que la Administración deberá adoptarlas “dentro del procedimiento con estricto apego al ordenamiento y, en el caso de las actuaciones discrecionales, a los límites de racionalidad y razonabilidad implícitos en aquél” (Asamblea Legislativa, 1978-05-02). Prosigue con el numeral 127, para enunciar que agotada la vía administrativa en virtud del silencio o de algún acto presunto, la misma debe dictar resolución de fondo. Y el número 227 indica que el órgano director la dará sobre el procedimiento.

Por consiguiente, las resoluciones constituyen el documento que analiza los hechos, la prueba y el derecho de las partes, y así, permiten emitir la decisión correspondiente. De este modo, se mantiene la función de este tipo documental desde el período colonial. Incluso en algunos casos, una vez dictada y en firme la definitiva, el artículo 358 inciso 5 de la LGAP, impone que contra ésta no habrá lugar a recurso alguno.

CONCLUSIONESEsta investigación permitió conocer el origen de las disposiciones para la producción de documentos desde el período colonial, las cuales se han mantenido y regulado a través de la normativa como nación independiente. Únicamente se hace una separación con respecto a la Real Cédula, pues su eficacia se encuentra en discusión en el Tribunal Contencioso Administrativo, razón por la cual, es un análisis pendiente de la emisión de la sentencia en firme.

De esta forma, se comprobó que solo dos tipos documentales no se heredan, debido a que por su naturaleza, las Probanzas de méritos y servicios no aplican para un Estado de Derecho. Asimismo, se mantiene el uso del papel sellado y el ejercicio notarial.

Por lo tanto, a casi 200 años de soberanía, actualmente existen documentos que conservan sus atributos y reflejan las mismas actividades administrativas desde la colonia; incluso, la mayoría tampoco ha variado en su designación. A la par de esto, se evidencia la importancia de los archivos para la conservación del patrimonio documental, dado que constituyen fuentes que permiten realizar este tipo de estudio.

En conclusión, el país posee un legado en la producción documental que proviene de la monarquía española. Reconocer esta herencia es de gran utilidad en el quehacer cotidiano actual, pues permite: a) identificar los tipos documentales, b) mantener la función específica

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de cada uno, c) velar por el cumplimiento de sus requisitos técnicos, legales y de las partes interesadas, d) normalizar la producción de documentos, y e) cumplir con la legislación vigente. De este modo se asegura que los documentos obtengan el impacto requerido, reflejen los hechos y el contexto en que se generan.

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Legislación indiana relacionada con los documentos y los archivos

Luis Fernando Jaén García1

Recibido: 20/04/2016 · Aprobado: 01/09/2016

RESUMEN. En este artículo se presentan y comentan las disposiciones legales indianas referentes a los documentos y los archivos, las cuales tuvieron incidencia directa en España y en el Nuevo Mundo. Esos preceptos legales fueron emitidos por los reyes Carlos I de España y V del Sacro Imperio Romano Germánico, Felipe II, Felipe III, Felipe IV y Carlos III y tratan sobre el acceso y conservación, entre otros, de los documentos y la organización de los archivos.

PALABRAS CLAVES. Legislación Indiana; Legislación Archivística; Archivística; documentos; archivos.

ABSTRACT. This article is to present and to comment the Indian rules related to the documents and the archives. This rules had direct influence on Spain and on the New World. The rules were given by the kings Carlos I from Spain and V from the Holly Roman German empire, Felipe II, Felipe III, Felipe IV and Carlos III. The rules deal with the access and the organization of the archives

KEY WORDS. Indian legislation; Archivists legislation; Archivists; documents; archives.

1 Doctor en Documentación por la Universidad Carlos III de Madrid, España. Académico de Número de la Academia de Geografía e Historia de Costa Rica. Profesor Catedrático en la Sección de Archivística de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica. jaen66@hotmail.com

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INTRODUCCIÓN La conquista y colonización del Nuevo Mundo trajo consigo, entre otras cosas, la aplicación de diversas normas legales que habían sido emitidas por los monarcas españoles, con la finalidad de someter, regular y controlar las tierras de ultramar. Al respecto, Quirós Vargas argumenta que “desde los primeros años de ocupación de los territorios indianos, la Corona española emprendió la promulgación de Leyes y disposiciones jurídico-administrativas, obviamente con el fin de legitimar y asegurar su proceso de expansión colonial” (1992, p. 67).

Los soberanos españoles se vieron en la necesidad de recurrir a una prolija “labor legislativa” para gobernar y administrar sus nuevas colonias; de esta manera, por medio de una serie de leyes dieron solución a problemas antes desconocidos; asimismo, sistematizaron -durante más de tres siglos- a la naciente sociedad del Nuevo Mundo.

En este trabajo se presentan y comentan las disposiciones legales atinentes a los documentos y los archivos emitidas durante los reinados de Carlos I de España y V del Sacro Imperio Romano Germánico, de Felipe II, de Felipe III, de Felipe IV y de Carlos III. Tal legislación está relacionada con el tratamiento, acceso y conservación de los documentos generados y recibidos en las instituciones indianas. Así como, con la organización de los archivos y los servicios que estos proporcionaban.

El presente texto es un avance de la investigación “Historia de los Archivos en Costa Rica”, que a la fecha está realizando el autor, como parte de la Licencia Sabática otorgada por la Vicerrectoría de Docencia de la Universidad de Costa Rica del 1 de enero al 30 de junio de 2016.

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RECOPILACIÓN DE LAS LEYES DE LOS REYNOS DE LAS INDIAS Las regulaciones sobre la producción, organización, custodia, conservación y acceso a los documentos, quedaron plasmadas en preceptos legales de cumplimiento obligatorio por las instituciones indianas y peninsulares, emitidos por las cortes españolas. Es por ello que, “el celo de las autoridades españolas dentro del naciente imperio, movió desde los inicios mismos de la conquista, a la adopción de medidas reguladoras en todos los órdenes (…) entre ellas las tendientes a regular la conservación de la documentación, particularmente la oficial, tales como cédulas y provisiones a favor de las ciudades y entidades administrativas” (Archivo Nacional, 1981, p. 6).

Para efectos del análisis de la legislación indiana, relacionada con los documentos y los archivos, se utilizó como principal fuente de información el texto titulado “Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias”, que consiste en una compilación del cuerpo legal promulgado por los reyes de España para regular las nuevas posesiones en América y los dominios de la Península Ibérica.

Desde inicios del siglo XVI, se dictan sendas leyes para satisfacer las necesidades del gobierno y de la vida económica y social de los nuevos territorios. No obstante, con el pasar de los años, surge un desorden legislativo por la complejidad y el número de leyes, lo que dificulta su conocimiento y aplicación.

Resulta invaluable el trabajo sobre la compilación de dichas leyes, realizado por Antonio de León Pinelo y Juan de Solórzano Pereira y aprobado por Carlos II de España (1665-1700) el 18 de mayo de 1680, ya que de esta manera, se pudo tener a buen recaudo las disposiciones legales para la regulación de la vida social, económica y política de los pobladores de los territorios de ultramar.

La obra está estructurada en 4 tomos y dividida en 9 “libros” o secciones temáticas, que contienen 6.385 leyes agrupadas en 218 títulos y resulta indispensable para conocer los principios políticos, religiosos, sociales y económicos que inspiraron las acciones de gobierno de las monarquías españolas. Cada ley descrita en dicho texto indica el nombre del rey que la promulga, la fecha y el lugar de expedición. Los libros son los siguientes:

1. Libro Primero: de la Santa Fe Católica.2. Libro Segundo: de las Leyes, Provisiones, Cédulas y Ordenanzas Reales.3. Libro Tercero: del dominio y jurisdicción real de las Indias.4. Libro Cuarto: de los descubrimientos.5. Libro Quinto: de los términos, división y agregación de la gobernaciones.6. Libro Sexto: de los indios.

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7. Libro Séptimo: de los pesquisidores y jueces de comisión.8. Libro Octavo: de las contadurías de cuentas y sus ministros.9. Libro Noveno: de la Real Audiencia y Casa de Contratación que reside en Sevilla.10. Erratas: Fe de Erratas.

En la imagen 1 se muestra la portada de la IV reimpresión de la “Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias”, elaborada en 1943.

DISPOSICIONES LEGALES EMITIDOS POR EL REY CARLOS I DE ESPAÑA Y V DEL SACRO IMPERIO ROMANO GERMÁNICOCarlos de Austria o Habsburgo (24 de febrero de 1500 - 21 de setiembre de 1558) rey de España con el nombre de Carlos I (1516[]-1556), y Emperador del Sacro Imperio Romano Germánico como Carlos V (1520-1558). Hijo de Juana I de Castilla (Juana La Loca) y Felipe I de Habsburgo (Felipe el Hermoso). Casado con Isabel de Portugal (24 de octubre de 1503 – 1 de mayo de 1539). La imagen 2 presenta a Carlos I, pintado por Tiziano.

Imagen 2: Carlos V, Emperador del Sacro ImperioRomano Germánico, Tiziano (1548). Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Carlos_I_de_Espa%C3%B1a

Imagen 1: Portada de la IV reimpresión. Fuente: Propiedad del autor.

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Imágenes 3 y 4: Ejemplo de un arca de tres llaves, que también se utilizaba para el recaudo de dinero. “Arca de caudales o arca de tres llaves de hierro fundido y forjado, del siglo XVI. Perteneció al Cabildo de Buenos Aires (1580-1821), Argentina. Actualmente, forma parte de la colección del Museo del Cabildo de Buenos Aires. Fuente: Propiedad del autor.

El 24 de julio de 1530, el rey Carlos I ordena a los cabildos2 y regimientos3 de las ciudades y villas4, que custodiaran las reales cédulas5, reales provisiones6 y otros documentos en un archivo o “arca de tres llaves”. Una llave la custodiaría el alcalde ordinario7, otra el regidor8 y la otra el escribano9 del cabildo.

La célebre disposición del “arca de tres llaves”, establece que los documentos debían inventariarse antes de su custodia en el archivo, como medida de control para saber qué es lo se tiene y qué es lo que se va a guardar. Además, contempla lo relacionado con la seguridad, pues define que únicamente tres personas con rango determinado dentro del cabildo eran las autorizadas para abrir el arca y extraer los documentos.

2 Institución de gobierno local de las ciudades españolas, organizadas de acuerdo con el modelo castellano. Lo conformaban los alcaldes ordinarios, los regidores, el procurador, el alférez real y otros funcionarios de menor jerarquía. (Velásquez, 2005, p. 23).

3 El cuerpo de regidores en el consejo o ayuntamiento de cada ciudad, villa o lugar. (Barcia, 1882c, p. 641).4 La población que tiene algunos privilegios con que se distingue de las aldeas y lugares. (Barcia, 1883d, p. 508)5 Procedimiento jurídico básico mediante el cual la Corona buscaba la resolución de algunos de los problemas

fundamentales ligados a las tareas del gobierno de las colonias. Generalmente funcionaba como el medio a través del cual el Rey entraba en relación con las autoridades indianas. (Meléndez-Chaverri, 1993, p. 9). Es el medio documental de que se vale el monarca con sus súbditos; solo la da el Rey, la Reina o un tribunal superior para proveer en nombre de aquél. A primera vista se reconoce la Cédula por llevar destacada del texto y en la cabeza del mismo la intitulación, que se expresa, como en las misivas: EL REY. LA REYNA. EL REY e la REYNA (Ali-Pernia, 1990, p. 257).

6 Despacho o mandamiento expedido en nombre del Rey para que se ejecutase lo que por ellos se ordenaba (seculares y eclesiásticos) y mandaba. Era el medio para promulgar títulos, designar cargos, mercedes, indultos y confirmaciones. (Velásquez, 2005, p. 107).

7 Integrante de los cabildos españoles que tenía jurisdicción civil y criminal de primera instancia. (Velásquez, 2005, p. 6).8 Consejal que no ejerce ningún otro cargo municipal. (Velásquez, 2005, p. 107).9 Funcionario de la administración colonial que desempeña el papel de notario y, por lo tanto, daba fe pública de los

documentos que rubricaba. Podía ser escribano de cabildo, gobernación, real hacienda, eclesiástico, etc. (Velásquez, 2005, p. 54).

7. Libro Séptimo: de los pesquisidores y jueces de comisión.8. Libro Octavo: de las contadurías de cuentas y sus ministros.9. Libro Noveno: de la Real Audiencia y Casa de Contratación que reside en Sevilla.10. Erratas: Fe de Erratas.

En la imagen 1 se muestra la portada de la IV reimpresión de la “Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias”, elaborada en 1943.

DISPOSICIONES LEGALES EMITIDOS POR EL REY CARLOS I DE ESPAÑA Y V DEL SACRO IMPERIO ROMANO GERMÁNICOCarlos de Austria o Habsburgo (24 de febrero de 1500 - 21 de setiembre de 1558) rey de España con el nombre de Carlos I (1516[]-1556), y Emperador del Sacro Imperio Romano Germánico como Carlos V (1520-1558). Hijo de Juana I de Castilla (Juana La Loca) y Felipe I de Habsburgo (Felipe el Hermoso). Casado con Isabel de Portugal (24 de octubre de 1503 – 1 de mayo de 1539). La imagen 2 presenta a Carlos I, pintado por Tiziano.

Imagen 2: Carlos V, Emperador del Sacro ImperioRomano Germánico, Tiziano (1548). Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Carlos_I_de_Espa%C3%B1a

Imagen 1: Portada de la IV reimpresión. Fuente: Propiedad del autor.

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De dicha disposición se pueden desprenden otras actuaciones a la luz de la Archivística contemporánea, a saber:

1. Reunión y custodia de los documentos en un solo lugar.2. Categorización de tipos documentales.3. Acceso a los documentos.4. Responsable o encargado del archivo.5. Aplicación de los procesos técnicos archivísticos de conservación, transferencia y

descripción; este último, a partir de los inventarios. 6. Recuperación de la documentación.

La imagen 5 ofrece la transcripción de la disposición sobre el arca de las tres llaves.

Por otra parte, el 17 de octubre de 1535, el Rey ordena que las cédulas, cartas y escrituras relacionadas con la Hacienda Real se custodiaran en la “caja real” y que no se extrajeran de ese lugar.

Imagen 5: Transcripción de la orden del emperador Carlos I sobre la custodia de documentos en un “arca de tres llaves”. Fuente: Recopilación de las Leyes de las Indias, libro segundo, título primero.

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El 15 de abril de 1540, Carlos I establece que de todas las reales cédulas y reales provisiones despachadas por él, los virreyes10 y los presidentes gobernadores11, se realice una copia y se entreguen en las ciudades, villas y lugares de sus distritos para que se custodien en los archivos de los cabildos. De esta manera, todos los pobladores de los territorios de la Corona estarían informados de los mandatos de sus majestades. Además, de la custodia de dichos documentos en el archivo.

Por último, el 3 de diciembre de 1548, Carlos I ordena a las Audiencias Reales12 que se guarden, por un periodo de dos años, las ordenanzas producidas en las ciudades, villas y poblaciones. Una vez cumplido el periodo de custodia, se tenían que remitir al Consejo de Indias13.

DISPOSICIONES LEGALES EMITIDOS POR EL REY FELIPE IIFelipe II de Austria o Habsburgo (el Prudente) (21 de mayo de 1527 - 13 de septiembre de 1598). Fue rey de España desde el 15 de enero de 1556 hasta su muerte; de Nápoles y Sicilia desde 1554 y de Portugal y los Algarves (como Felipe I) desde 1580. Fue asimismo rey de Inglaterra e Irlanda, entre 1554 y 1558, por su matrimonio con María I.

Hijo de Carlos I de España e Isabel de Portugal. Casó en primeras nupcias con María Manuela de Portugal (15 de octubre de 1527 - 12 de julio de 1545), en segundas con María I de Inglaterra (María Tudor) (18 de febrero de 1516 - 17 de noviembre de 1558), en terceras con Isabel de Valois (2 de abril de 1545 - 3 de octubre de 1568) y en cuartas con Ana de Austria (1.o de noviembre de 1549 – 26 de octubre de 1580). La imagen 6, muestra a Felipe II, pintado por Sofonisba Anguissola.

10 Máxima autoridad del estado español en las Indias y que estaba a la cabeza de un virreinato. (Velásquez, 2005, p. 128).11 El jefe superior de la administración de cada provincia. (Barcia, 1881b, p. 970).12 El organismo más importante de la administración de la justicia colonial. La Corona les atribuyó, además, funciones

políticas y administrativas. (Velásquez, 2005, p. 13).13 Tribunal superior que intervenía en los asuntos concernientes a las colonias españolas de ultramar. (Velásquez, 2005, p.

36). Se creó con la idea de asesorar al monarca sobre las decisiones y los nombramientos que hiciera para el continente pues se convertían en leyes. (Molina-Vargas y González-Ayala, 2015, p.14).

Imagen 6: Felipe II, por Sofonisba Anguissola (1565).Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Felipe_II_de_Espa%C3%B1a

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El 21 de setiembre 1571, Felipe II (que reinaba los territorios donde nunca se ocultaba el sol: España, América y Filipinas), acuerda que en cada una de las secretarías del Conejo de Indias hubiese un libro para anotar el traslado de las bulas14 y breves15 apostólicos relacionados con las Indias. Los documentos originales debían custodiarse en el archivo del Consejo o en el de Simancas. Además, autoriza la realización de copias de esos documentos para enviarlas a los interesados, para evitar la manipulación de los originales y, por ende, impedir su deterioro.

La ordenanza de 1572 (no indica el día, ni el mes de expedición) establece que antes de anotar cualquier información en el “libro común”, se debía enumerar y firmar cada uno de los folios de dicho libro. Podemos decir, que este es el antecedente de lo que hoy día conocemos como la foliación de los documentos.

El interés por perpetuar todos los acuerdos que se emanaban en los cabildos, conllevó a que el 26 de mayo de 1573 el rey manda que en los cabildos y regimientos de cada ciudad existiera un libro en el que se anotaran los acuerdos tomados. Hoy día, esa medida forma parte de la buena gestión administrativa, la transparencia y la rendición de cuentas.

El 27 de febrero de 1575, Felipe II ordena que las cartas de los virreyes, ministros y oficiales se asentaran en el libro del cabildo y que fueran custodiadas en el arca de las tres llaves. Esta disposición es el mecanismo de control, que equivale, actualmente, a un registro de entrada de documentos.

El 25 de junio 1578, el Rey exige a los virreyes, audiencias16 y gobernadores que los documentos relacionados con la historia, gobierno, guerra y descubrimientos, sean enviados (originales o copias autenticadas) al Consejo de Indias; con la finalidad de escribir la historia general de las Indias. Es evidente el interés de este monarca por reunir, custodiar y conservar las fuentes documentales que siglos después sustentará los estudios retrospectivos sobre el Nuevo Mundo.

El 3 (no indica el mes) de 1579 se establece que antes de recibir las llaves de los oficiales reales, debían presentar ante el gobernador o “justicia mayor” todos los “libros” que tuvieran a su cargo. Asimismo, en presencia del escribano tenían que contar, numerar y firmar las hojas de los libros, para que de esta forma “haya en ellos la claridad, fidelidad, y

14 Letra apostólica despachada por la curia romana en que contiene alguna gracia o providencia. (Velásquez, 2005, p. 21). Es un documento pontificio expedido para determinados asuntos eclesiásticos de importancia e interés. Por razón de las características que reviste, puede ser definida: La carta apostólica que lleva un sello de plomo con una cruz en el centro y las imágenes de San Pedro y San Pablo, y en el reverso el nombre del papa reinante con los títulos de EPISCOPUS, SERVUS SERVORUM DEI y el año del pontificado. (Ali- Pernia, 1990, p. 60).

15 Los breves (del latín brevis, corto) eran bulas pequeñas, más sencilla, se escribían en letra itálica, en papel, después en pergamino, y la escritura, se estampaba por el lado áspero de la lámina, diferente a las bulas en que se utiliza la parte suave. (Ali-Pernia, 1990, p. 58).

16 El organismo más importante de la administración de la justicia colonial. Como alto tribunal de justicia, estaba integrada por un presidente y varios jueces u oidores, quienes fallaban en las apelaciones presentadas contra las autoridades subalternas. La Provincia de Costa Rica estaba bajo la jurisdicción de la Audiencia de Guatemala. (Velásquez, 2005, p. 13).

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buen recaudo, que a nuestro servicio conviene” (Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias, 1943b, p. 449).

En el caso de no existir el arca de las tres llaves, el Rey dispuso, en la ordenanza 4 de 1579, las características para su construcción, a saber, “…que sean grandes, de buena madera, pesadas, gruesas, bien fornidas, y de hierro por los cantos, esquinas, y fondo… se le pondrán, y echarán tres cerraduras, con guarda, y llaves diferente…” (Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias, 1943b, p. 450).

La ordenanza 14, del mismo año 1579, estipula que los oficiales reales debían tener un libro encuadernado y titulado “Libro de acuerdos de la Hacienda Real”, donde se asentaran todos los acuerdos y resoluciones relacionadas con la Real Hacienda.

El 1 de mayo de 1586, Felipe II ordena que si algún juez ordinario o delegado requería de documentos o escrituras que estuvieran custodiadas en los archivos, los debía consultar o copiar en dicho archivo, en ningún caso podían salir del cabildo. Es evidente la necesidad e importancia de establecer controles para lo que actualmente conocemos como servicios de consulta y préstamo, para evitar la pérdida, extravío o hurto de los documentos y sentar responsabilidades ante cualquier eventualidad que les ocurriera.

El 18 de agosto de 1596, dispone que los libros de la Hacienda Real, debían numerase y rubricarse en todos sus folios por parte del gobernador o, en su defecto, firmarlos el lugarteniente, corregidor, justicia mayor u oficial real.

La ordenanza 19 (no señala la fecha), indica que el prior y el cónsul debían de tener un archivo con tres llaves en la Casa de Contratación de Sevilla. Una llave la tendría el prior y las otras dos los cónsules. Para efectos de extraer algún documento tenían que presentarse las tres personas a la vez con sus respectivas llaves; asimismo, debían anotar en un libro los documentos prestados. Nuevamente, queda evidenciada la importancia y necesidad de llevar instrumentos de control, en este caso, sobre el servicio de préstamo.

DISPOSICIONES LEGALES EMITIDOS POR EL REY FELIPE IIIFelipe III (el Piadoso) (14 de abril de 1578 - 31 de marzo de 1621). Fue rey de España y de Portugal[] desde el 13 de septiembre de 1598 hasta su muerte. Hijo de Felipe II y Ana de Austria. Casó con Margarita de Austria-Estiria (25 de diciembre de 1584 - 3 de octubre de 1611). La imagen 7, muestra a Felipe III, retratado por Frans Pourbus.

El 27 de marzo de 1606, Felipe III ordena a los arzobispos, obispos y prelados regulares de las Indias que dieran instrucciones a los religiosos para que estos dispusieran de “libros” donde se anotaran los nacimientos y bautismos de los indígenas, y otros para llevar el registro de las defunciones.

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Esta disposición, tenía como finalidad instaurar controles demográficos de la población indígena, para la buena recaudación de los tributos entre otras. Para lo cual, era imprescindible contar con registros actualizados de los pobladores, tal como los llamados “libros de bautismo” y “libros de defunciones”.

El 8 de enero de 1609, el Rey dispone que la Casa de Contratación de Sevilla debía tener un archivo para la custodia los documentos relacionados con las Indias, un inventario de la documentación resguardada en dicho archivo y que una copia de ese instrumento debía enviarse al Consejo de Indias.

El 17 de mayo de 1609, se decreta que las cédulas y ordenanzas17 originales se custodiaran en los archivos de las Reales Audiencias. Asimismo, que a los contadores de los Tribunales de Cuentas, se les proporcionaran copias autorizadas y que los originales quedaran en el archivo.

El 27 de febrero de 1620, se exige que ningún oficial real podía extraer libros y documentos del Archivo de la Real Hacienda.

DISPOSICIONES LEGALES EMITIDOS POR EL REY FELIPE IVFelipe IV (el Grande o Rey Planeta) (8 de abril de 1605 - 17 de septiembre de 1665). Fue rey de España desde el 31 de marzo de 1621 hasta su muerte, y de Portugal desde la misma fecha hasta diciembre de 1640. Hijo de Felipe III y Margarita de Austria-Estiria. Casó en primeras nupcias con Isabel de Borbón (22 de noviembre de 1602 - 6 de octubre de 1644), en segundas con Mariana de Austria (24 de diciembre de 1634 - 16 de mayo de 1696). Filipe IV, retratado por Diego Velázquez, en la imagen 8.

El 5 de julio de 1627, Felipe IV ordena que los virreyes y presidentes dispusieran de un “libro” donde se consignaran los repartimientos de indios, ese libro debía custodiarse en el archivo “con los demás papeles de gobierno” (Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias, 1943c, p. 560).17 Disposición para reglamentar determinado asunto. (Velásquez, 2005, p. 92).

Imagen 7: Felipe III por Frans Pourbus. Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Felipe_III_de_Espa%C3%B1a

Imagen 8: Felipe IV, por Diego Velázquez. Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Felipe_IV_de_Espa%C3%B1a

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El 16 de enero de 1628, manda que los libros, tasaciones, fianzas, cédulas reales y otros documentos relacionados con la Real Hacienda, se custodiaran en el Archivo de la Real Caja; además “...que no se saquen de allí, sino quando fueren necesarios, y entonces se vean en la misma Sala, y Archivo, y se saque la razón, ó testimonios, que conveniere…” (Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias, 1943b, p. 462). En el contexto archivístico contemporáneo, esta disposición vendría a regular los servicios de referencia, mejor conocidos como salas de consulta, así como lo relacionado con el préstamo de la documentación.

El 15 de junio de 1628, asienta que las reales cédulas, reales provisiones, ordenanzas e instrucciones enviadas a las Indias se custodiaran en las arcas de las tres llaves de los cabildos, villas y lugares. De nuevo, se manifiesta la importancia de la disposición de Carlos I de España y V de Alemania sobre la conveniencia de resguardar los documentos en un archivo, para asegurar el buen gobierno y el cobro de la real hacienda; hoy la transparencia administrativa y la rendición de cuentas sobre el gasto público.

El 3 de diciembre de 1630, manda a los virreyes y presidentes que las cédulas reales y otros documentos se guardaran en los archivos.

En 1636, Felipe IV emite las siguientes ordenanzas destinadas a los documentos y los archivos, a saber:

1. La 26 que en el Consejo de Indias exista un libro de acuerdos y otro sobre las consultas que se hacen a dicha entidad. Ambos libros se debían custodiar en el Consejo bajo estrictas normas de seguridad. Asimismo, tenía que haber un libro de inventario y otro de descripciones de los documentos provenientes de las Indias, y otro libro para el traslado de la bulas y breves apostólicos. Esta ordenanza contempla aspectos relacionados con el proceso técnico archivístico de la descripción, que permite el control y el acceso a los documentos, y con el servicio de consulta.

2. La 27, que las cartas de los virreyes, audiencias y otras personalidades provenientes de las Indias y dirigidas a la Casa de Contratación de Sevilla, debían leerse en el Consejo

Esta disposición, tenía como finalidad instaurar controles demográficos de la población indígena, para la buena recaudación de los tributos entre otras. Para lo cual, era imprescindible contar con registros actualizados de los pobladores, tal como los llamados “libros de bautismo” y “libros de defunciones”.

El 8 de enero de 1609, el Rey dispone que la Casa de Contratación de Sevilla debía tener un archivo para la custodia los documentos relacionados con las Indias, un inventario de la documentación resguardada en dicho archivo y que una copia de ese instrumento debía enviarse al Consejo de Indias.

El 17 de mayo de 1609, se decreta que las cédulas y ordenanzas17 originales se custodiaran en los archivos de las Reales Audiencias. Asimismo, que a los contadores de los Tribunales de Cuentas, se les proporcionaran copias autorizadas y que los originales quedaran en el archivo.

El 27 de febrero de 1620, se exige que ningún oficial real podía extraer libros y documentos del Archivo de la Real Hacienda.

DISPOSICIONES LEGALES EMITIDOS POR EL REY FELIPE IVFelipe IV (el Grande o Rey Planeta) (8 de abril de 1605 - 17 de septiembre de 1665). Fue rey de España desde el 31 de marzo de 1621 hasta su muerte, y de Portugal desde la misma fecha hasta diciembre de 1640. Hijo de Felipe III y Margarita de Austria-Estiria. Casó en primeras nupcias con Isabel de Borbón (22 de noviembre de 1602 - 6 de octubre de 1644), en segundas con Mariana de Austria (24 de diciembre de 1634 - 16 de mayo de 1696). Filipe IV, retratado por Diego Velázquez, en la imagen 8.

El 5 de julio de 1627, Felipe IV ordena que los virreyes y presidentes dispusieran de un “libro” donde se consignaran los repartimientos de indios, ese libro debía custodiarse en el archivo “con los demás papeles de gobierno” (Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias, 1943c, p. 560).17 Disposición para reglamentar determinado asunto. (Velásquez, 2005, p. 92).

Imagen 7: Felipe III por Frans Pourbus. Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Felipe_III_de_Espa%C3%B1a

Imagen 8: Felipe IV, por Diego Velázquez. Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Felipe_IV_de_Espa%C3%B1a

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de Indias. De esta manera, se hacía del conocimiento de todos, lo que acontecía en aquellas tierras. También que no podían dejarse documentos en los escritorios de los funcionarios del Consejo, pues siempre tenían que estar custodiados en el arca de las tres llaves.

3. La 64 que en el Consejo de Indias se debía crear un archivo, pues por su inexistencia muchos documentos se habían perdido o deteriorado, situación que afectaba la buena gestión administrativa. La llave y custodia de dicho archivo debía estar a cargo de un consejero y del secretario más antiguo. Un aspecto interesante es que en esta ordenanza se establece por primera vez, la figura del archivero, “… que la llave y cuidado de él esté á cargo de uno de los del dicho Consejo, y pueda haber otro Ministro Oficial que sea Archivero…” (Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias, 1943a, p. 249).

4. La 65, que en el Archivo del Consejo se guarden las cartas de navegar, derroteros, mapas, descubrimientos y demás documentos relacionados con la tierra y mar de las Indias.

5. La 66, que en el Archivo del Consejo debían existir dos libros; el primero para que se asentaran los documentos recibidos y, el segundo, para los enviados. Además, de otros para los documentos prestados, en este caso se tenía que anotar quién hacía el préstamo y para qué “se tome conocimiento de las personas á quien se dieren y entregaren, y los conocimientos se asienten y pongan en el libro, para que por él se puedan ver los que faltan, y saberse quien los tiene, y á quien se han de pedir” (Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias, 1943a, p. 250). Otra vez, se insiste en regular lo atinente al servicio de préstamo de documentos, así como a los responsables de brindar ese servicio.

6. La 67, que cuando el Archivo del Consejo estuviera muy “lleno de papeles”, se remitieran “los menos importantes” al Archivo de Simancas, dejando constancia de eso en el libro que para tal efecto tenía el archivo. Resulta muy particular, y vale la pena transcribir un fragmento de la redacción de dicha ordenanza: “Quando pareciere que el Archivo está muy embarazado de papeles…se desembarace de los papeles menos importantes, los cuales se lleven y entreguen en el nuestro Archivo de Simancas…” (Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias, 1943a, p. 250).

7. La 95, que las cartas y provisiones que se despachen en la Chancillería18 y en el Consejo de Indias, se tenían que registrar en el libro correspondiente y el registrador debía firmar lo registrado y guardar muy bien el libro.

18 Tribunal superior de justicia, donde, además de los pleitos que en él se introducían, se conocía por apelación de todas las causas de los jueces de las provincias que estaban dentro de su territorio, y propiedades de mayorazgo. (Barcia, 1881a, p. 117).

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8. La 96, que el registrador tenía que custodiar los registros de las cartas y provisiones por diez años; pasado ese tiempo se debía trasladar al Archivo de Simancas para la custodia definitiva y su préstamo a los interesados.

9. La 97, que cuando se iba a utilizar un documento archivado, tenía que hacerse siempre en presencia del registrador, y que no podía sacarse del lugar donde se encontraba el archivo.

10. La 107, que el fiscal del Consejo de Indias debía tener un libro para copiar todos los asientos y capitulaciones que se tomaran en dicho Consejo.

11. La 161, que los secretarios del Consejo debían tener los libros de su cargo debidamente encuadernados y se tenían que guardar en el arca de las tres llaves. Nadie los podía acceder, salvo personas autorizadas; menos borrar lo escrito o escribir algo adicional.

12. La 162, que los secretarios tenían que hacer inventarios de la documentación a su cargo. Esta debía estar bien organizada, de tal manera que facilitara su localización.

13. La 163, que los libros, bulas, breves y otros documentos relacionados con las Indias y custodiados en el Consejo de Indias y la Casa de Contratación de Sevilla, que ya no eran necesarios en dichas entidades, se debían trasladar al Archivo de Simancas. Asimismo, estos no se tenían que mesclar entre ellos y se debían custodiar por separado de la otra documentación. Esta ordenanza tiene relación directa con el principio teórico por excelencia de la Archivística; el “Principio de Procedencia”; que fue instaurado el 24 de abril de 1841 por el francés Natalys de Wally. Dicho principio señala, en términos generales, que los archivos o fondos de archivos de una misma procedencia no deben mezclarse con los de otras procedencias; es decir, los documentos se tienen que mantener agrupados pero sin mezclarse con otros.

14. La 164, que cada fin de año, los secretarios del Consejo debían leer en los tribunales, los inventarios de los documentos que tenían en custodia; de esta manera, podían tomar la decisión de cuáles iban a ser transferidos al Archivo de Simancas.

15. La 165, que el envío de los documentos al Archivo de Simancas tenía que realizarse por medio de dos inventarios, los cuales debían indicar el contenido y las fechas de cada uno de los documentos. Dichos inventarios eran firmados por el secretario del Consejo de Indias y por el encargado del archivo. Además, una copia se custodiaba en el Archivo de Simancas y la otra en el del Consejo. Esta ordenanza no dista mucho del actual procedimiento para la remisión o transferencia de los documentos de un archivo a otro.

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16. La 234 que el cronista mayor del Consejo de Indias debía escribir la historia de las Indias. Para tal efecto, eran fundamentales los documentos custodiados en el Archivo del Consejo de Indias. Asimismo, que lo que se escribiese sobre dicha historia debía custodiarse en el Archivo del Consejo y no se podía publicar nada sin el visto bueno de ese Consejo. Además, indicaba que “…el Consejero que tuviere a su cargo el Archivo, sea siempre Comisario de la historia, al qual el Cronista acuda y dé cuenta de lo que pretendiere escribir, para que le dé los papeles que hubiere en el Archivo, ó los que de ellos le pareciere” (Recopilación de las leyes de los Reynos de las Indias, 1943a, p. 319).

El 30 de diciembre de 1649, Felipe IV ordena a los virreyes, gobernadores, oficiales reales, arzobispos, obispos, deanes19 y cabildos eclesiásticos que envíen al Consejo Real de las Indias, copias de las cédulas y ordenanzas que ellos produjeron. Asimismo, que se consignaran las fechas de la emisión de los documentos, pues en algunos casos no se disponían o se establecían erróneamente, lo que muchas veces dificultaba la localización de la documentación.

Por último, y sin fecha, Felipe IV, ordena al Consejo de Indias que se nombre personal de confianza para copiar y poner en orden los documentos que eran transferidos a dicho archivo.

DISPOSICIONES LEGALES EMITIDOS POR EL REY CARLOS IIICarlos III (el Político o el Mejor Alcalde de Madrid) (20 de enero de 1716 - 14 de diciembre de 1788). Fue duque de Parma, Plasencia y Castro como Carlos I, entre 1731 y 1735. Rey de Nápoles como Carlos VII y rey de Sicilia como Carlos V, de 1734 a 1759. Rey de España desde 1759 hasta su muerte. Hijo de Felipe V (19 de diciembre de 1683 - 9 de julio de 1746) e Isabel de Farnesio (25 de octubre de 1692 - 10 de julio de 1766). Casó con María Amalia de Sajonia (24 de noviembre de 1724 - 27 de setiembre de 1760). El retrato de Carlos III se aprecia en la imagen 9.

El 7 de octubre de 1764, el Rey Carlos III promulgó una real cédula para que no se sustrajeran los libros y los documentos

19 El que hace de cabeza del cabildo después del prelado, y preside aquel en las más de las iglesias catedrales. (Bárcia, 1881a, p., 27).

Imagen 9: Carlos III , por Anton Raphael Mengs. Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Carlos_III_de_Espa%C3%B1a

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archivados en las reales oficinas de las Indias. Asimismo, que estos no se entregaran a otras personas que no fueran las responsables de su custodia.

CONSIDERACIONES FINALESLa legislación indiana tenía como finalidad dar lineamientos, entre otros, para la buena práctica de la organización y la conservación de los documentos producidos y recibidos en todas las instancias y territorios pertenecientes a la Corona española. Esto permitió la creación de diferentes archivos y, por ende, la preservación de los documentos para, en primera instancia, la adecuada administración de las instituciones en el Nuevo Mundo y, en segundo lugar, para escribir la historia de estas tierras.

La grandeza de Carlos I de España y V de Sacro Imperio Romano Germánico, como Rey, Emperador y estratega, lo llevó a emitir las primeras disposiciones legales relacionadas con la organización de la documentación en las instituciones indianas, para la buena administración de los nuevos territorios.

Dentro de todos los preceptos legales emitidos por los reyes Carlos I de España y V del Sacro Imperio Romano Germánico, Felipe II, Felipe III, Felipe IV y Carlos III, cabe destacar el significado que tiene para la Archivística Hispanoamericana la disposición del “arca de las tres llaves” de Carlos I, pues constituye la primera regulación sobre la creación de los archivos, el tratamiento de los documentos que se iban resguardar en él y lo concerniente a la organización, custodia, seguridad y servicios del archivo.

El tratamiento archivístico de los documentos, no es un asunto contemporáneo, pues su origen primigenio se remonta al siglo XVI cuando se dan las primeras disposiciones legales para regular dicho tratamiento. Con el pasar del tiempo esas prácticas se perfeccionan y se respaldan teóricamente, para dar fundamento a la teoría y a la metodología que da origen a la Archivística.

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Gestión estratégica: Diseño e implementación del cuadro de mando integral – CMI – para

unidades de archivo. Caso de aplicación: Oficina de Administración Documental (OAD) –

Universidad de los Andes. Bogotá, Colombia Marlén Torres Bohórquez1

Paola Cortes Fula2

Jairo Rafael Jiménez Pedrozo3 Recibido: 18/07/2016 · Aprobado: 01/09/2016

RESUMEN. Este artículo describe el diseño e implementación del Cuadro de Mando Integral – CMI, como herramienta de control estratégico que busca mejorar la gestión que se realiza en unidades dedicadas al manejo de información, específicamente en archivos, teniendo en consideración elementos como la calidad, la estrategia, y el servicio en los que están inmersas dentro de su entorno. Por lo anterior, la aplicación de este diseño se lleva a cabo en la Oficina de Administración Documental (OAD) de la Universidad de los Andes, dado la cercanía con la información y el conocimiento propio de estos elementos. La primera parte comprende los fundamentos teóricos, definiendo un conjunto de conceptos técnicos y aspectos generales en los que se basa el trabajo para su resultado, la segunda parte justifica la metodología empleada para realizar el CMI, los resultados y el análisis de su implementación, finaliza con las conclusiones que inciden directamente en la generación de valor, por su implementación, a los procesos y servicios con los que la OAD cuenta, siendo fuente para su constante evolución.

PALABRAS CLAVE. Cuadro de Mando Integral – CMI, Planeación Estratégica, Indicadores, Costos, Archivo Institucional, Oficina de Administración Documental – OAD.

1 Especialista en Gerencia de Proyectos, Universidad Piloto de Colombia, Colombia. Profesional en Sistemas de Información y Documentación, Universidad de la Salle, Colombia. Coordinadora de Procesos Documentales, Oficina de Administración Documental - OAD, Universidad de los Andes. Colombia. mtorresb@uniandes.edu.co

2 Estudiante VIII Semestre Ingeniería Industrial, Universidad de América, Colombia, Practicante Ingeniera Industrial, Oficina de Administración Documental - OAD, Universidad de los Andes. Colombia. 2016-1.

3 Estudiante VIII Semestre Ingeniería Industrial, Universidad de América, Practicante Ingeniera Industrial, Colombia, Oficina de Administración Documental - OAD, Universidad de los Andes. Colombia. 2016-1.

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ABSTRACT. The following article describes the design and implementation of the Balanced Scorecard as a tool of strategic control that looks for the improvement of the management realized in Units dedicated to information handling, in archive specifically, having in count factors such as quality, strategy, and service in it, within its environment is involved. Therefore, the application of this design is developed in the Oficina de Administración Documental – OAD of the Universidad de los Andes, due to the nearness to the information and the own knowledge of these elements. The first part of this article will have a theory framework defining a set of technical concepts and general definitions, the second part justifies the methodology used to develop the results and the respective analysis of its implementation, and finally, the article ends with the conclusions affecting directly to an added value of the processes and services that the OAD counts, being a source of a constant evolution.

KEYWORDS. Balanced Scorecard – BSC, Strategic Planning, Indicators, Costs, Institutional Archive, Oficina de Administración Documental – OAD.

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INTRODUCCIÓNDurante los años 2007 y 2008, el entonces llamado Archivo Institucional de la Universidad de los Andes, realiza un diagnóstico general de los servicios que estaban en funcionamiento, dando como resultado la necesidad de modernizar su enfoque para mejorar la efectividad y cobertura. Gracias a este resultado y pensando en reformular la estrategia, se genera una reingeniería del área y es en abril del 2009 cuando el Comité Directivo de la Universidad, aprueba el cambio de nombre a Oficina de Administración Documental (OAD), dando un giro a su organización, con el propósito de administrar la documentación producida por la Universidad de los Andes, con especial énfasis en la prestación de servicios que permitan realizar gestión, recuperación y acceso por parte de la comunidad Uniandina, de tal forma que esta sea un apoyo a la investigación histórica y la constitución de la memoria institucional.

Para este propósito, la OAD implementa un enfoque basado en procesos, recopilando los principales aspectos y documentos del Sistema de Gestión de Calidad- SGC, y con el objetivo de medir y costear los servicios y procesos para efectos de evaluación de los cambios realizados, rendición de cuentas a la administración central, y dimensionamiento de los resultados alcanzados. En los años 2012 y 2013 se inician los primeros esfuerzos y es hasta el 2015 cuando se consolida este trabajo a través de una herramienta denominada Cuadro de Mando Integral – CMI, proporcionando resultados consolidados que permiten medir la gestión y el desarrollo que la Unidad ha teniendo durante este proceso.

El objetivo de esta iniciativa es implementar un Cuadro de mando Integral – CMI, para la Oficina de Administración Documental en la Universidad de los Andes, generando un precedente en la aplicación de herramientas de medición de tipo cualitativas y cuantitativas por parte de archivos universitarios, así como un referente para otros interesados en implementar sistemas de control para el análisis de sus procesos y validación de sus resultados por medio de indicadores de gestión y esquemas de costeo, asociados directamente a los procesos que realizan, de tal forma que puedan revisar en tiempo real las posibles variaciones, y así ayudar en su control y mejoramiento continuo.

FUNDAMENTOS TEÓRICOS Desde 1990 comienza el auge de hablar de Cuadro de Mando Integral- CMI, término en inglés denominado (Balanced Scorecard). Robert S. Kaplan junto con David P. Norton, son unos de los primeros autores en trabajar el tema, quienes en 1992 escriben sobre la medida del rendimiento de las organizaciones en un artículo que para la revista Harvard “The Balanced Scorecard”4 traducido como: Cuadro de Mando Integral, en él se muestra,

4 Kaplan, R.S; Norton, D.P.: “The Balanced Scorecard - Measures That Drive Performance”. Harvard Business Review 1992; 70 (1): 71.

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un conjunto de indicadores que abarcaban todos los parámetros que se pueden medir para obtener el éxito de una empresa, este no solamente actuaba como una herramienta de supervisión, sino que tenía un fuerte impacto hacia la consecución de los objetivos.

Estos autores afirman que el CMI “es un instrumento de gestión que ayuda a comunicar y a poner en funcionamiento la estrategia de una organización, es decir, es un marco que contiene un sistema de medidas financieras y no financieras, seleccionadas para ayudar a la organización a poner sus factores claves de éxito en ejecución, los cuales se definen en la visión estratégica de la compañía” según Robert S. Kaplan, David P. Norton (1992)5.

Así Kaplan y Norton crean e introducen aspectos no financieros en los que se tiene en cuenta a los clientes, los procesos, el aprendizaje y el crecimiento para establecer una mejor medición, formulando un concepto en conjunto que ayuda a las organizaciones a ser competitivas capaces de mantenerse en el tiempo. Estas perspectivas se deben ver reflejadas en la implementación del CMI.

En la siguiente tabla se muestra estos medidores de forma sintética para un mejor desarrollo dentro del artículo.

5 Ibid 14 p.71

Tabla 1: Medidores del Funcionamiento. Fuente: Robert S. Kaplan, David P. Norton. 2000. Cuadro de Mando Integral - CMI.

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También en Francia y España empiezan a implementar esta herramienta a través de un conjunto de indicadores que analizaban el rendimiento de la gestión empresarial. Otro autor muy reconocido que escribe sobre el tema es Peter Drucker, quien asegura que “medir los resultados de una empresa para el buen resultado de su gestión no es nada fácil, pues se conforman con los datos contables que se generan y su información no va más allá” (…). “No se puede gestionar lo que no se mide”. Según Druker (1992).

En la actualidad, medir la gestión de una organización a través de la implementación de indicadores y costos ha venido tomando auge por los sistemas de gestión de calidad; potencializando y fortaleciendo su aplicación y uso.

Para medir existen diferentes métodos y herramientas, la más conocida es a través de indicadores, aunque no son los únicos, unido a ellos se pueden implementar matrices de diagnóstico que ayudan a una organización a medir.

Entre las más conocidas y aplicadas están:

Tabla 2: Matriz de diagnóstico organizacional según David, Fred. Fuente: David, Fred. 2013. Conceptos de Administración Estratégica.

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A través de estas matrices se pueden realizar mediciones de resultados de gestión, realizar comparativos, y generar toma de decisiones ayudando a la sostenibilidad de una organización.

CASO DE APLICACIÓN:CUADRO DE MANDO INTEGRAL EN LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL, UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. BOGOTÁ, COLOMBIA.De acuerdo con los autores antes mencionados, implementar herramientas de medición es inevitable para estar a la vanguardia de una sociedad que cada día es más competitiva, con nuevos retos para ser sostenible dentro de ella.

Al implementar el CMI en la Oficina de Administración Documental, aparecen grandes retos, pues no cabe duda que hay que romper paradigmas en los que están inmersas las Unidades de Información, es por eso que la OAD siendo pionera en esta implementación, propone una herramienta que sirve para la toma de decisiones, recogiendo un conjunto de indicadores y costos que proporcionan información relevante a la dirección, sobre la ejecución de los procesos/ funciones, así como los responsables, y por ende una visión clara de los productos y servicios que se gestan.

Con este Cuadro de Mando Integral la OAD pretende:

• PresentarelcumplimientodelosobjetivosestratégicosdelaUnidad.

• Unirlasestrategiasylosobjetivos.

• Realizarmejoramientocontinuo.

• Analizarlainformaciónbajodiferentesescenarios.

• Establecerfortalezasymejorasdelosprocesosanalizados.

• Determinarposiblesriesgosparamitigarlos.

De acuerdo a estas premisas, el CMI se articula con la misión, visión y objetivos de la Unidad, materializando y cuantificado lo que en ellas se estipula, dando un significado concreto con la implementación de costos e indicadores, como punto de partida para el mejoramiento continuo, a través del seguimiento a los procesos de calidad que sigue la Unidad; todo ello toma relevancia adicional cuando los estándares para ser reconocido como competidor son cada día más exigentes, así mismo, a nivel interno permite a la Unidad estar alineada a las políticas de la Universidad, dispuestas en el Programa de Desarrollo Integral- PDI.

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METODOLOGÍAEl Cuadro de Mando Integral - CMI de la Oficina de Administración Documental – OAD, se construye de manera estructurada, visto desde dos perspectivas, una estructura de costos directamente articulada al presupuesto dispuesto por la Universidad para el funcionamiento de la Unidad, y su distribución entre los productos y servicios que la Unidad tiene para su comunidad; por otra parte los indicadores como medidas de gestión y cumplimiento de los procesos en la Unidad. Lo anterior responde a la necesidad de tener un Sistema Integral Interno – SII, efectivo que sirva de apoyo a un sistema de toma de decisiones óptimo.

Para una explicación adecuada a continuación se relaciona cada uno de sus componentes:

INDICADORES Aplicar indicadores, nace de la necesidad de medir, controlar y mejorar el estado de los procesos misionales de la Oficina de Administración Documental, con el objetivo de llevar un registro histórico, apoyando un sistema de toma de decisiones mucho más dinámico y efectivo, reflejando las fortalezas, dando mayor importancia a las oportunidades, disminuyendo las debilidades y reaccionando rápidamente contra las amenazas.

Los indicadores de gestión, fueron construidos teniendo en cuenta la tipología (modelo de clasificación) y procesos con los que cuenta la OAD para su posterior implementación y análisis.

Ilustración 1: Tipología Indicadores. Fuente: Oficina de Administración Documental – OAD.

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Acorde con las tipologías ya mencionadas, se clasifican según sus características:

• Segúnsumedición:

- Cualitativos: indicadores que representan resultados singulares y descriptivos sobre las variables medidas (Procesos, insumos, entre otros). En la OAD, los indicadores cualitativos se sub-clasifican en dos: los categóricos (adecuado, inadecuado, bueno, moderado, malo, entre otros) y los binarios (si o no).

- Cuantitativos: son aquellos indicadores que reflejan un resultado numérico del análisis realizado; son los indicadores más utilizados, pues sirven de apoyo para la estipulación y cumplimiento de metas en la Oficina.

• Según su jerarquía: indicadores que sirven para la medición y control del funcionamiento interno y la interrelación entre los insumos y los procesos.

• Según su nivel de intervención: indicadores de intervención a los procesos, generados para medir la ejecución en un ciclo de mejora.

• Según el nivel de calidad: indicadores de eficiencia y eficacia, determinando las posibles falencias en la ejecución de los procesos, optimizando el desarrollo de una Unidad.

Ilustración 1: Clasificación por nivel de calidad. Fuente: Oficina de Administración Documental – OAD.

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Para el desarrollo de una gestión efectiva, es necesario centrarse en que los procesos deben tener un alto nivel de eficiencia y eficacia. Es por ello que específicamente, la Unidad será:

• Eficiente:aprovechando de forma adecuada todos los recursos con los que cuenta para cumplir sus objetivos y lo será aún más cuando cumpla los mismos objetivos con la utilización de menos recursos.

• Eficaz:empleando menos tiempo, realizando servicios de calidad.

Indicadores de GestiónLos indicadores de gestión diseñados en la OAD, se desarrollan teniendo en cuenta dos objetivos fundamentales:

• Primerobjetivo:diseñar indicadores que generan valor agregado, estos pretenden alcanzar como meta el 70% o más para ser productivos6. La importancia de tener este tipo de indicadores, es que cada vez que la Oficina mejore, la meta también aumentará para el siguiente periodo de análisis.

• Segundo objetivo: diseñar indicadores para evitar restar o destruir valor, estos pretenden mantener un nivel de máximo el 30% o estar por debajo de este número para mantener la productividad . Éste indicador es fundamental para la Oficina, pues no basta sólo con aprovechar los resultados favorables.

Instructivo de funcionamiento Para el registro periódico de los indicadores, se diseñó un formato denominado “hojadevida de los indicadores” en el que se ingresan los datos en Microsoft Excel y se realizan los cálculos pertinentes para la obtención de los resultados.

La hoja de vida de los indicadores se descompone en:

6 SÁNCHEZ VANEGAS, Alexander; LAGUNA SOTAQUIRA, Julian Camilo. Guía para el diseño y aplicación de indicadores, Oficina de Administración Documental – OAD, Universidad de los Andes. Bogotá: 2013. 14 p.

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Ilustración 3: Explicación de la Hoja de vida de los indicadores OAD. Fuente: Oficina de Administración Documental – OAD.

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ESTRUCTURA DE COSTOSEs el segundo componente de la estructura del CMI, se diseña a partir de la necesidad de contar con una herramienta que refleje resultados cuantitativos asociados a los costos de cada servicio prestado por la Oficina, además de mostrar los datos acompañados de unidades de medición específicas.

Diseño Para la materialización de esta estructura, se ha definido su presentación en forma de calculadora de costos, diseñada teniendo en cuenta:

Estudiodetiemposymovimientos:

Necesario para dimensionar los tiempos que cada persona del área destina a un determinado servicio, según su rol y actividad dentro del proceso. El análisis de tiempos, se basó en la metodología de la WestingHouse7 Herramienta basada en el registro de un Tiempo Cronometrado (TC) y Tiempo Observado (TO) para compararse con Tiempo Normal (TN) de las diferentes actividades que conforman el proceso, para posteriormente, registrar los datos obtenidos en un formato.

El formato contiene casillas para el registro de los suplementos (elegidos por el observador de acuerdo a su experiencia) necesarios para el análisis dentro de las tablas para la calificación en factores como habilidad o destreza, esfuerzo, condiciones y consistencia, con el objetivo de obtener una calificación; tal y como se representa en la siguiente ilustración:

7 Tomado de: Tabla de evaluación de desempeño Westinghouse Electric Company, como escala de valoración de desempeño dentro de las actividades.

Ilustración 4: Tablas de calificación de factores Metodología WestingHouse. Fuente: Manual de Uso CMI – OAD, Universidad de los Andes, Colombia.

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Según la valoración dada por el observador se identifican las características de habilidad o destreza, esfuerzo, condiciones y consistencia, es decir, en habilidad se evalúa la capacidad que tiene el operario frente a la actividad, a mayor valoración, mayor aptitud posee para realizarla, frente a esfuerzo, evalúa la cantidad de trabajo a realizar, se puede identificar por el empeño en realizar la actividad, ligado a condiciones de trabajo o del operario, conforme al esfuerzo las condiciones tratan de igual forma la situación o ambiente del trabajo para realizar la actividad y consistencia evalúa la repetitividad de la actividad.

Tabladeporcentajedeparticipación:

Se registran los nombres directos de los responsables de desarrollar las actividades y los equipos tecnológicos utilizados para el proceso.

Costos:

Se contemplan los siguientes costos para el análisis:

• Mano de Obra: calculando el costo por hora de cada uno de los participantes o responsables de las actividades ejecutadas.

• Dispositivos electrónicos: se determina el tiempo que permanece en el proceso productivo y el valor actual teniendo en cuenta la depreciación del activo.

• Servicios, papelería, y otros.

Todos los datos de los ítems mencionados, se utilizaron para la construcción de la “Matriz de costos”, formato que contempla todos los campos y fórmulas necesarias para poder hallar los costos unitarios de cada uno de los servicios a cuantificar.

ContenidoLa calculadora puede cuantificar los valores de los costos de 14 procesos de Nivel III (procesos que detallan los macro procesos y procesos de nivel I y II, como niveles de detalle al cual se llega de los procesos, conforme a la unidad de la organización, en ellos aparecen documentos), distribuidos en las áreas de la siguiente manera:

Procesos Documentales

Tabla 3: Proceso - Unidad de medida (Área: Procesos Documentales). Fuente: Manual de Uso CMI . OAD, Universidad de los Andes, Colombia.

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Sistema Integrado de Archivo (SIA)

Servicios Documentales

Instructivo de funcionamiento Para utilizar la calculadora de costos, la OAD ha dispuesto el uso del Software Excel diseñando un módulo de fácil y rápido acceso denominado –CMI, cuando el usuario oprime el botón “Iniciar” y posterior en la opción “Calculadora”, el sistema despliega una ventana con cada una de las áreas de la Oficina, sus respectivas áreas y dentro de cada una de las áreas, los respectivos procesos. Ver ilustración 5.

El funcionamiento de esta herramienta consta de una sencilla intervención por parte del usuario, en el que digitaliza la cantidad a evaluar en la celda en Microsoft Excel, como se muestra a continuación:

Tabla 4: Proceso - Unidad de medida (Área: SIA). Fuente: Manual de Uso CMI – OAD, Universidad de los Andes, Colombia

Tabla 5: Proceso - Unidad de medida (Área: Servicios Documentales). Fuente: Manual de Uso CMI – OAD, Universidad de los Andes, Colombia

Ilustración 5: Calculadora de Procesos Documentales - OAD. Fuente: Oficina de Administración Documental – OAD.

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PRESENTACIÓN DEL CONTENIDOEl Cuadro de Mando Integral- CMI diseñado brinda a los usuarios dos herramientas. La primera consiste en una calculadora de costos, la cual permite determinar el valor en pesos colombianos de cada proceso misional de la Oficina de Administración Documental, por otro lado se cuenta con un navegador de los indicadores estratégicos de la Oficina, permitiendo llevar un control de los diferentes factores que afectan el funcionamiento de la oficina.

Para acceder al CMI es necesario conocer las tres áreas de la Unidad; la primera es Procesos documentales, encargada de generar directrices y lineamientos documentales; la segunda área es el Sistema Integral de Archivos – SIA, encargada de implementar las directrices y lineamientos en los documentos institucionales, y la última denominada Servicios documentales, encargada de gestionar el proceso de divulgación de los servicios que presta la OAD. Los anteriores procesos son la base para que exista una navegación exitosa.

A continuación se muestra gráficamente la ventana en la que el usuario puede generar y visualizar el contenido, encontrando en ella dos botones de acceso a la calculadora e indicadores:

Ilustración 6: Contenido del CMI - OAD. Fuente: Oficina de Administración Documental - OAD.

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RESULTADOS OBTENIDOS Dentro del Cuadro de Mando Integral se pueden evaluar los costos de cada proceso que realizará la Oficina de Administración Documental- OAD, teniendo en cuenta la unidad de medida de la cantidad que se desee evaluar.

Por ejemplo, si se quiere conocer cuánto cuesta realizar una organización documental, el dato que se ingrese en la calculadora debe estar en metros lineales, mas no en expedientes o cajas. Cabe resaltar que las unidades de medida que se encuentran en la calculadora de cada proceso son las usuales en el manejo de documentos. A continuación se presentan la unidad de medida de casa proceso junto con su costo por unidad.

Por otro lado, la evaluación de los indicadores de gestión contribuye a la identificación de las fortalezas y debilidades de los procesos y un posterior fortalecimiento de aquellos que lo requieran para cumplir los objetivos estratégicos de la oficina. A continuación se presentan los objetivos estratégicos que justifican los indicadores que se encuentran en el cuadro de mando integral.

Tabla 6: Costo por unidad de cada proceso misional de la Oficina de Administración Documental. Fuente: Oficina de Administración Documental – OAD

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La OAD ha definido esta estrategia como la búsqueda de mejora continua, optimizando cada uno de los procesos que desarrolla en cuanto a la eficiencia y eficacia. Implementar los indicadores de gestión permite medir el nivel de desempeño, de forma cuantitativa y cualitativa, tomando como base los procesos que se llevan en la unidad y así poder evaluar el estado en que se sitúa la organización, siendo efectivo el proceso de mejoramiento continuo. Por lo anterior se procede a presentar los sucesos vinculados a los indicadores de gestión junto con una descripción y breve análisis de dichos indicadores.

Tabla 7: Objetivos estratégicos para el CMI. Fuente: Oficina de Administración Documental – OAD

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CONCLUSIONES • LainformaciónqueproveeelCuadrodeMandoIntegrallepermitealasáreasmisionales

realizar una adecuada planeación estratégica, con mayor eficiencia en la asignación de los recursos humanos, financieros y tecnológicos, incrementando el desarrollo de sus procesos definiendo los aspectos que son claves y de interés para los stakeholders9.

• Esta investigación arroja resultados de medición de los procesos misionales quecomponen la OAD, visto a través de varios frentes,

- Generar planes de acción para el mejoramiento continuo de los procesos y servicios que lo componen.

8 TRD orgánicas: Tablas de retención documental elaboradas antes del año 2009.9 Stakeholders son aquellos grupos de interés que pueden influenciar, debilitar, bloquear u obstaculizar las acciones para

el logro de proyectos o programas desarrollados por la OAD, éstos pueden ser clientes, empleados, proveedores e inversores.

Tabla 8: Evaluación de los indicadores de gestión. Fuente: Oficina de Administración Documental – OAD.

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- Conocer la gestión realizada por las diferentes áreas al interior de la OAD, afianzando las relaciones y trabajos entre procesos/actividades que ayudan al dinamismo e interrelación que benefician a la Unidad.

- Producir fuentes de resultados que muestran cifras y datos para presentar ante las Directivas de la Universidad, mostrando de maneja cuantitativa y cualitativa la gestión realizada de la Unidad, viendo el cumplimiento y desarrollo de los objetivos.

• LaOADdebeestarenconstantecrecimientoencuantoaproductosyserviciosestandoa la vanguardia de lo que el entorno muestra, con el firme propósito de servir como fuente de desarrollo e incesante evolución que se interrelaciona con los demás procesos y actividades al interior de la Universidad.0020

• EsteCuadrodeMandoIntegral-CMIconstituyeunaporteparaseguirestableciendoherramientas de medición en los procesos y servicios que se gestan desde las Unidades de Información, sirviendo como punto de partida para romper paradigmas, en los que muy seguramente saldrán debilidades y amenazas que se deben mejorar pero también existirán oportunidades y fortalezas para seguir creciendo, dejando de lado el estigma de los archivos como lugares en lo que sólo se guardan documentos.

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Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un sistema de gestión de documentos

electrónicos de archivo (SGDEA) en Costa RicaRafael Alonso Cedeño Molina1

Nancy Granados Peraza2

Gabriela Guevara Acón3

Carlos Eduardo Montero Paniagua4

Recibido: 01/07/2016 · Aprobado: 01/09/2016

Esta investigación recibió el Premio José Luis Coto Conde 2016 a la mejor investigación en el campo archivístico.

RESUMEN. Mediante la comparación entre las normas y modelos internacionales seleccionados sobre sistemas de gestión para documentos electrónicos de archivos (SGDEA), se logra la identificación de los requisitos archivísticos para un modelo adaptado a la realidad y normativa costarricense, que contemple la captura, clasificación, descripción, acceso y seguridad, evaluación, conservación, trazabilidad, administración del sistema, y metadatos. Para su ejecución se recomienda la gestión de un proyecto institucional sobre el diseño e implementación de un SGDEA, sugiriendo una integración de diversos enfoques como: administración de proyectos, el archivístico (conforme a normas internacionales), y el informático.

PALABRAS CLAVE. Gestión de documentos, requisitos archivísticos, documento electrónico, Sistema de gestión, normalización.

ABSTRACT. By comparison of selected international norms and standards on systems for electronic record management ( ERMS ), the identification of archival requirements is achieved for a model adapted to reality and Costa Rican law, which provides for the capture, classification, description, access and security, evaluation, preservation, traceability, system administration, and metadata. To execute the management of an institutional project on the design and implementation of an ERMS is recommended, suggesting an integration

1 Licenciado en Archivística por la Universidad de Costa Rica. Coordinador de la Unidad de Archivo Central del Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (INCIENSA), y Profesor Licenciado en la Sección de Archivística de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica. rafaelalonsoucr@gmail.com

2 Licenciada en Archivística por la Universidad de Costa Rica. Archivista del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, y Profesora Licenciada en la Sección de Archivística de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica. nangrape@gmail.com

3 Licenciada en Archivística por la Universidad de Costa Rica. Archivista de la Corte Interamericana de Derechos Humanos. sakuchidi@gmail.com

4 Licenciado en Archivística por la Universidad de Costa Rica. Encargado de Continuidad Televisiva en Canal UCR. cmontero20@gmail.com

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of various approaches such as project management, archival (according to international standards), and the computer processing.

KEYWORDS. Record management, archivist requisites, electronic record, managements system, normalization

INTRODUCCIÓN La gestión de documentos sistematizada es una necesidad inminente en las instituciones del país ya que, en un contexto de gobierno electrónico, requieren ser transparentes, rendir cuentas y tomar decisiones basadas en información auténtica e íntegra, garantes del libre acceso a los documentos y el resguardo de los derechos de los ciudadanos conforme al servicio público que brindan.

La falta de criterio archivístico en el desarrollo de diversas aplicaciones informáticas, para la gestión de los documentos, en específico documentos electrónicos de archivo, se dan sin seguir un modelo nacional que establezca los requisitos mínimos a cumplir para su gestión de manera normalizada e interoperable, resultando en documentos que no cumplen con su condición de autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad.

Este artículo, producto del Trabajo Final de Graduación que lleva el mismo título, estructurado de acuerdo a los siguientes objetivos:

1. Analizar de manera comparativa una muestra de Modelos de Requisitos Archivísticos y Normas Internacionales relacionados con Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos, para identificar requisitos y procesos de la gestión documental comunes que permitan proponer un Modelo de Requisitos Archivísticos para un SGDEA aplicable en la Administración Pública de Costa Rica.

2. Proponer un Modelo de Requisitos Archivísticos para un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo aplicable por parte de la Administración Pública de Costa Rica, como marco referencial para garantizar el diseño e implementación de un SGDEA normalizado que gestione documentos auténticos, íntegros, fiables y usables.

Además, expone los requisitos archivísticos mediante la propuesta de un modelo adaptado a la realidad costarricense que contempla los procesos de la gestión de documentos electrónicos que constituirían un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), recomendando su puesta en práctica a través de la gestión de un proyecto institucional que integre los criterios de administración de proyectos, archivístico y el informático, conforme a normas internacionales.

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Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA) en Costa Rica

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Metodología de investigación El desarrollo de la propuesta considera el periodo de tiempo entre el 2005 y 2012, debido a que la “Ley 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos” publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 197 del 13-10-2005 y su Reglamento dado por Decreto N° 33018-MICITT publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 77 del 21-04-2006, se constituye como la base normativa costarricense que conceptualiza y permite la implementación del documento electrónico en el país. Mientras que la emisión a consulta pública de la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” por parte de la Dirección de Certificadores de Firma Digital del MICITT, en el 2012, da inicio al proceso de normalización de los formatos de firma digital a nivel nacional, lo cual contribuye con la normalización en materia de producción de documentos electrónicos.

Además, la propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un SGDEA en Costa Rica, toma como base las normas ISO 15489, Información y Documentación. Gestión de Documentos, ISO 30300, Información y Documentación. Sistemas de Gestión para los Documentos.

Fundamentos y Vocabulario e ISO 30301 Información y documentación. Sistema de gestión para los

documentos. Requisitos; además se valoran los modelos como: Modelo de Requisitos para la Gestión

de Documentos Electrónicos de Archivo (MoReq 2001 y 2010) y el Modelo de Requisitos para

Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos Brasileño (e-ARQ Brasil) cuyos enfoques son a nivel de sistema de gestión de documentos y no de software informático.

Una vez determinadas las normas y modelos para el desarrollo de la propuesta se elabora un análisis que compara elementos como: antecedentes, objetivos, ámbito de utilización, límites de la especificación, normas de referencia y organización de la especificación; y los requisitos que componen los procesos archivísticos para posteriormente elaborar la propuesta de un SGDEA para Costa Rica.

A partir del análisis, se seleccionan los requisitos archivísticos aplicables a la realidad archivística nacional, definiendo el modelo de un SGDEA para Costa Rica.

La ilustración 1 muestra el resultado del análisis, pues presenta los requisitos en común de las normas y modelos y la propuesta para el modelo a nivel nacional.

Es partir del análisis que se presentan requisitos de captura de documentos que incluye la incorporación y registro de documentos en el sistema, de clasificación de documentos por proceso, de descripción de documentos que utiliza parte de los metadatos que se incluyen a lo largo del ciclo de vida del documento, de acceso y seguridad de documentos, de evaluación documental que incluye los procesos de valoración, selección, transferencia o eliminación de documentos de acuerdo al proceso que los genera; de conservación de documentos que determina su almacenamiento y conservación a largo plazo, de trazabilidad del documento y de administración del sistema para facilitar el uso y aplicar medidas de control de calidad.

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Además, de los requisitos de acuerdo a los procesos archivísticos se incorpora un apartado de metadatos que permite al usuario establecer un esquema de metadatos mínimos en el sistema que faciliten la identificación, uso y acceso a los documentos y series documentales.

Generalidades del modelo La propuesta del Modelo de Requisitos Archivísticos para un SGDEA establece un conjunto de requisitos archivísticos para que las instituciones del Sistema Nacional de Archivos lo puedan implementar de acuerdo con su contexto administrativo, legal y tecnológico.

El principal objetivo del modelo es establecer los requisitos archivísticos para el diseño y desarrollo de un SGDEA.

La propuesta está dirigida únicamente para el desarrollo de sistemas que gestionan documentos electrónicos de archivo.

Para la implementación de la propuesta de modelo, las instituciones deben contar con los siguientes insumos:

Ilustración 1: Requisitos de la propuesta del modelo. Fuente: Elaboración propia.

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• Identificadordelainstitución;• políticasyprocedimientosinstitucionalesparalagestióndocumental;• inventariodesistemasdegestiónydeinformaciónexistentesenlainstitución;• listadosdenormasvinculantesalainstituciónquegenerenrequisitossobrelagestión

de documentos; • documentaciónquedescribalasactividadesyprocesosdelainstitución;• documentaciónsobregestiónderiesgos;• mapadelosprocesosdelainstituciónquemuestrelospuntosenlosqueseproduceno

se reciben los documentos a consecuencia de las actividades de la institución; • cuadro de clasificación de la institución que muestre las funciones, actividades y

operaciones; • vocabularioscontrolados;• categoríasdeaccesodocumental(perfilyroldeusuarios);• plazosdeconservacióndocumental;• esquemademetadatosparadocumento,actor,acción,regulaciónyrelaciones;• estrategiasdepreservación;• programasdeformacióndeusuariosengestióndocumental;

Las instituciones deben definir las responsabilidades de los involucrados en la gestión de documentos con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos del SGDEA, a continuación se presentan responsabilidades básicas:

1. Jerarcas de la institución: son responsables de apoyar la aplicación de la normativa de gestión de documentos, brindando los recursos necesarios a los niveles inferiores y fomentando el cumplimiento en toda la institución.

2. Archivistas: responsables de la gestión de documentos de archivo en la institución, del diseño, implementación, y administración de la normativa relacionada a la gestión de documentos de archivo; así como de apoyar la formación de usuarios en materia de gestión de documentos.

3. Los administradores de sistemas de información: responsables de garantizar la integridad y usabilidad de los documentos de archivo que se generen en los sistemas.

4. Informáticos: responsables de garantizar la legibilidad de los documentos y su seguridad, además de dar mantenimiento al software del SGDEA para su integridad y usabilidad.

5. Todo el personal que produce, recibe y mantiene documentos de la institución: responsable de aplicar las políticas, procedimientos y normas establecidas sobre gestión documental.

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Requisitos de Gestión Documental La propuesta desarrolla los requisitos de manera lineal, sin embargo, en la implementación y ejecución del SGDEA, varios procesos pueden operar de forma simultánea y con un orden diferente al presentado.

Los documentos producidos y recibidos por las instituciones se gestionan en el SGDEA como documentos de archivo, y registrándolos luego de su producción de acuerdo a sus flujos de trabajo y provenientes de distintas plataformas informáticas.

I. CAPTURALa captura, determina cuando un documento se considera como documento de archivo5 y forma parte del sistema procurando mantener durante el tiempo que se requiera su contexto administrativo-legal, su relación con los demás documentos capturados por el sistema y la ejecución de las acciones requeridas para su gestión archivística.

El SGDEA debe garantizar la captura de un documento cuando:

- Fija actividades propias de la institución. - Implica acción o responsabilidad. - Registra una decisión o un proceso de toma de decisiones. - Cumple con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y usabilidad.

De esta manera, la captura se constituye de dos etapas:

1. Incorporación:corresponde a la fase de la identificación de si un documento es de archivo y si debe formar parte del SGDEA, lo cual se basa en el análisis del contexto interno y externo de la institución, su relación o relaciones con dicho entorno, la identificación de las funciones y actividades de la institución, la identificación de los requisitos administrativos, legales, técnicos y tecnológicos de los documentos y las necesidades de los usuarios.

2. Registro: corresponde a la fase de verificación del cumplimiento de los requisitos documentales establecidos en la fase de incorporación, formalizando la existencia del documento de archivo mediante la asignación de los datos respectivos sobre registro.

5 Información creada, recibida, y conservada como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. (Asociación Española de Normalización (Diciembre, 2011) Norma Internacional ISO 30300: Información y Documentación. Sistemas de Gestión para los Documentos. Fundamentos

y Vocabulario).

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El registro involucra acciones sobre la asignación de un identificador único al documento dentro del SGDEA, su relación con su código de clasificación, sus condiciones de acceso, su plazo de conservación y los mecanismos requeridos para su conservación digital.

Incorporación El SGDEA incorpora únicamente los documentos producto de los procesos de la institución, generados a lo interno o recibidos, siendo el usuario autorizado o mecanismos automáticos del sistema quienes verifiquen el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos, tecnológicos y de las necesidades de los usuarios de cada documento previamente establecidos, esto con el fin de considerarlo como uno de archivo y así proceder con su registro para que forme parte del SGDEA.

Registro El registro consiste en formalizar la existencia del documento de archivo en el SGDEA, esto porque cumple con los requisitos documentales y las necesidades de los usuarios.

El SGDEA debe registrar los documentos, sin limitar su cantidad (pieza documental o expediente completo) y su frecuencia de ingreso, durante el horario establecido por la institución, permitiendo establecer diferentes horarios conforme a los requisitos documentales o de trámite establecidos.

Durante el registro, el SGDEA le asigna automáticamente a cada documento, con base en los datos que componen el registro, un identificador único a los documentos producidos (numérico o alfanumérico) el cual lo identificará unívocamente desde ese momento hasta su destino final dentro del sistema.

Dicho identificador no podrá ser modificado bajo ninguna circunstancia, y podrá ser numérico o alfanumérico, pudiéndose constituir por los siguientes datos que son parte del registro:

- Siglas de la institución y de la oficina; - tipo documental; - consecutivo; y - año de creación.

El establecimiento de la fecha y hora oficial en la que se registra un documento se asigna con el sello de tiempo emitido por la Autoridad de Estampado de tiempo a nivel nacional. En caso de fallo en la conexión con la Autoridad de Estampado de Tiempo, la institución debe implementar un mecanismo institucional seguro para asignar la fecha y hora de registro oficial.

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El sistema puede solicitar como parte del registro6 de los documentos los siguientes datos básicos, los cuales pueden ser dados automáticamente y otros ingresados de forma manual:

Automáticos

- Aplicación de software y la versión que se utilizó para la creación o incorporación del documento

- Asiento de foliación - Autor del documento - Categoría de acceso - Código de Clasificación - Fecha y hora de aprobación - Fecha y hora de creación7

- Fecha y hora de despacho o salida - Fecha y hora de recepción - Fecha y hora del registro - Formato - Identificador único - Remitente: persona o institución - Destinatario: persona o institución- Plazo de conservación (en oficina y archivo central) - Sistema desde el que se incorporó el documento - Título del documento8

- Trámite (lectura, respuesta o archivo)

Manuales

- Alcance y Contenido (resumen del asunto)

Además de los anteriores, la institución puede determinar otros datos sobre el contexto y la estructura de los documentos que resulten útiles para los fines de la gestión.

Como parte del proceso de registro en el SGDEA, intervienen otras acciones específicas referentes a la relación con su clasificación, acceso y evaluación.

La clasificación en la etapa de registro consiste en la asignación de un código de clasificación con base en el Cuadro de Clasificación Documental, que permita reflejar una estructura y relación lógicas en que se producen los documentos como respuesta a las funciones y procesos institucionales. Por ello, se asignan los metadatos correspondientes que evidencien esa relación desde el registro.

6 Los datos del registro son aplicados de acuerdo con el tipo de documento que se recibe o se envía, de igual manera de acuerdo con si éste es digitalizado con firma digital avanzada o producido fuera o dentro del SGDEA.

7 Solo aplica para los documentos producidos en el SGDEA. Los documentos digitalizados no poseen fecha de creación.8 Se refiere al nombre del documento; ejemplo: Plan Anual Operativo, éste se extrae del cuadro de clasificación.

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El acceso implica la asociación de restricciones o categorías de acceso al documento capturado, garantizando que el documento sea visualizado por los usuarios autorizados durante el tiempo que sea establecido.

El Sistema debe asignar la condición de acceso de la serie documental al documento cuando es registrado, con base en el Tabla de Acceso y Seguridad establecida por la institución.

La evaluación en esta etapa de registro consiste en que, desde ese momento, el sistema relacione el plazo de conservación que posee la serie documental al documento registrado, conforme a la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos vigente en la institución.

Como resultado de la incorporación y el registro, el SGDEA dará por capturado un documento de archivo.

La ilustración 2 muestra el proceso de captura de acuerdo a las fases que presenta.

Ilustración 2: Proceso de Captura. Fuente: Elaboración propia.

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II. CLASIFICACIÓN La clasificación documental se constituye como la estructura organizativa central que determina el funcionamiento del SGDEA, de forma que se debe establecer el cuadro de clasificación de acuerdo a niveles de clasificación documental de forma lógica y basados en métodos de análisis de funciones y procesos, para determinar las series documentales y así asociarles su condición de acceso, plazo de conservación y de usabilidad.

La clasificación define la ubicación de las series documentales y los documentos dentro del sistema. Los documentos siempre deben estar asociados con un nivel del cuadro de clasificación.

El cuadro de clasificación debe ser:

a) Estable, ya que debe perdurar en el tiempo de forma que soporte los cambios que afecten la estructura de la institución;

b) flexible, pues debe admitir actualizaciones de acuerdo a los cambios que se den en la institución;

c) simple, porque debe contener las subdivisiones necesarias para evitar el exceso de jerarquización; y

d) único, pues debe contener los documentos que recibe y envía la institución.

Se recomienda una estructura y niveles de clasificación por procesos, ya que obedece a los más altos estándares de calidad propuestos en las ISO 9000, de manera que los documentos se clasifican de acuerdo al proceso que los genera, además de los flujos de trabajo utilizados por la organización; sin embargo, el archivista de la institución debe valorar qué tipo de cuadro de clasificación es el que se ajusta a sus necesidades institucionales.

La definición del cuadro de clasificación, se determina de acuerdo a factores como responsabilidades, naturaleza de las actividades y complejidad de la institución; el enfoque propuesto para este modelo es basado en procesos, que permite la vinculación de los documentos con su contexto de creación y trámite, de forma que se identifican las series y unidades documentales (simples o compuestas) de acuerdo con la descomposición de las actividades de la institución. Los niveles de clasificación por procesos son los siguientes:

Tabla 2: Niveles de clasificación por Procesos. Fuente: Elaboración propia.

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Una vez definidos los niveles de clasificación, es posible estructurar el cuadro bajo la siguiente estructura lógica:

a) La institución posee macro procesos: estratégicos, esenciales (clave para su funcionamiento) y de apoyo.

b) Cada macro proceso se compone de procesos c) Cada proceso se puede componer de subprocesos d) Cada subproceso se compone de actividades e) Cada actividad genera operaciones

Con los niveles de clasificación definidos, la interacción de las series documentales y documentos, con otros procesos de la gestión documental es posible, facilitando la definición de los plazos de conservación documental, las categorías de acceso, niveles de seguridad y medidas de conservación, de acuerdo con el proceso que genera los documentos de archivos.

Seguido, se presenta un ejemplo, de la representación de un cuadro de clasificación, utilizando como base el macro proceso de Gestión Financiera materia regulada a nivel nacional por la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No. 8131 y el Manual de Normas Técnicas sobre Presupuesto de la Contraloría General de la República.

En este caso en particular, sobre el proceso de Gestión Presupuestaria, únicamente se identifica la serie documental “Expedientes de Presupuestos Anuales”, por lo que, su código no hereda la codificación de los subprocesos. En caso de que de alguno o de todos los subprocesos se obtengan series documentales diferentes, dichas series sí heredarían el código del subproceso.

Ejemplo: Cuadro de Clasificación por Procesos: Proceso de Gestión Presupuestaria. Fuente: Elaboración propia.

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En el cuadro de clasificación, se incluyen únicamente los documentos que corresponden al expediente, es decir aquellos que cumplen con los requisitos documentales de captura; los documentos de trabajo o borradores no se incluyen; ya que si bien es cierto son producto de los procesos, no corresponden a un documento final, tal es el caso del proyecto de presupuesto, que es un documento elaborado para que sea aprobado o rechazado y según la decisión que se tome, este documento deja de ser borrador y se convierte en el presupuesto anual de la institución

Configuración y administración del Cuadro de Clasificación El SGDEA debe permitir la aplicación de los requisitos que permitan gestionar el cuadro de clasificación a los usuarios autorizados, por lo tanto debe permitir aplicar las siguientes actividades de gestión:

• Movercontenidos(procesos,subprocesos,series)deunniveldeclasificaciónaotro.• Actualizacióndelosnivelesconformeacambiosdelcuadrodeclasificación.• Creacióndenivelesdeclasificacióndentrodeotrosniveles.

Aunado a ello, debe permitir la gestión de los niveles de clasificación, manteniendo y/o gestionando las relaciones entre los niveles de clasificación, tomando en cuenta las referencias cruzadas entre los expedientes, reclasificaciones que se puedan dar de acuerdo a los procesos de la institución. Además debe mantener un historial sobre la ubicación de los documentos en todo momento, incluso cuando son reclasificados, debe guardar la información sobre la ubicación previa y posterior del documento.

Administración de Expedientes Los requisitos relacionados con la administración de expedientes son aquellos que permiten la creación de expedientes de acuerdo a la serie documental que establezca el cuadro de clasificación, así como las acciones que permitan gestionar los expedientes dentro del sistema, los expedientes deben ser ilimitados ya que estos se adaptan al contexto institucional.

El Sistema debe mantener la integridad de los expedientes y documentos que se conservan, para ello se deben incluir los datos que permitan su clasificación:

• Títulodelexpediente• Códigodeclasificación• Fechadeclasificacióndelosdocumentos• Fechadeaperturayclasificacióndelexpediente

El SGDEA, debe tomar en cuenta requisitos para la creación y mantenimiento de un control de expedientes (inventario o lista) y el control del estado del expediente (activo o inactivo).

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Foliación electrónica La foliación se refiere al proceso de asignación de un número de asiento consecutivo a cada documento que conforma un expediente con el fin de controlar su agregación en el mismo, para asegurar un orden lógico de documentos dentro del expediente, los documentos se ordenan de forma cronológica. Para ello, se utiliza un número de asiento automático a cada documento registrado y agregado al sistema.

Para el control de los documentos que se incorporan en el expediente, el sistema debe crear automáticamente un índice de consecutivos de asientos que contenga el expediente, que incluyen los siguientes datos:

• Identificadorúnicodeldocumento.• Títulodeldocumento.• Númerodeasiento.• Númerodepáginasdeldocumento.

III. Descripción El proceso de descripción permite la identificación y explicación del contexto y contenido de los documentos de archivo con la finalidad de garantizar su usabilidad.

En los medios electrónicos, es requerido que los formularios descriptivos se completen desde la creación del documento, por medio de la adhesión de los metadatos en los diferentes procesos de la gestión documental.

Tabla 3: Índice electrónico. Fuente: Elaboración propia.

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Generalidades El SGDEA debe permitir la descripción multinivel de acuerdo a las norma ISAD-G, se recomienda el uso de la estructura planteada por la norma EAD9, (Encoded Archival Description Standard) y la Norma Internacional para la Descripción de Funciones (ISDF).

Además, el sistema debe incluir herramientas que faciliten la recuperación, búsqueda, navegación y recuperación por medio de los instrumentos descriptivos, para ello debe permitir la creación de bases de datos colectivas a nivel nacional donde se permita compartir los diferentes datos sobre los documentos de archivo.

Indización y vocabularios controlados Un medio que facilita la descripción documental y contribuye a completar la clasificación es el uso de lenguajes controlados, como los tesauros e índices, destinados a explicitar las definiciones y el uso específico de los términos en las instituciones, por lo que el SGDEA debe admitir su uso y permitir medios de recuperación de texto libre de acuerdo a las necesidades de los usuarios.

IV. ACCESO Y SEGURIDAD Acceso El acceso a los documentos de archivo está condicionado a la normativa que regula el actuar de las instituciones, a lo que se requiere establecer categorías de acceso, roles y perfiles de usuarios como parte de un sistema que gestione documentos.

La definición de las condiciones de acceso a los documentos se establece mediante una tabla de acceso documental que comprende una categorización, según el marco jurídico-administrativo de la institución o empresa con el objetivo de proteger la información personal y la intimidad; posibles secretos de estado, los derechos de propiedad intelectual, el secreto comercial, el secreto bancario, la protección de datos personales y la seguridad pública.

Así, un SGDEA debe garantizar el acceso durante su vigencia según la tabla de plazos de conservación del documento, facilitando el acceso y la recuperación de los documentos mediante perfiles de acceso establecidos en la tabla de acceso, asociados a diferentes perfiles de usuario y tipos documentales o series documentales.

9 Se determina el uso del estándar EAD, debido a que es una estructura de datos normalizada, que reproduce en medios electrónicos los instrumentos descriptivos utilizados en la Archivística, permitiendo la representación de la vinculación entre los diferentes niveles de descripción archivística.

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Un perfil de usuario es el conjunto de accesos autorizados que se le dan a determinados grupos de usuarios dentro del SGDEA. Cada perfil se diferencia de otros por los roles que le corresponden. Los roles de cada uno se dividen en las funciones simples o acciones que deben cumplir para que el SGDEA funcione, y pueden ser los mismos roles para perfiles diferentes, así como una persona puede tener más de un perfil. Los administradores del SGDEA poseen la capacidad exclusiva de gestionar perfiles de usuarios.

En el momento del registro de los documentos en el SGDEA, se les debe asignar las categorías de acceso según los perfiles y roles determinados para los usuarios en función de las competencias que ejecutan. A nivel práctico, las principales categorías de acceso se categorizan en:

• Lectura,dondeelusuariosólopuedevereldocumento.• Escritura,dondeelusuarioapartedeverlopuedemodificarlo.

Las categorías de acceso mencionadas anteriormente van ligadas con la continuidad del documento durante su gestión, variando según el usuario. Por ejemplo, cuando el documento está en estado borrador, puede ser modificado, y cuando se encuentre en estado de conservación solamente puede leerse. Además, si un usuario lleva a cabo una búsqueda, pero por su perfil de acceso esté restringido a ciertos documentos, el SGDEA nunca debe incluirlos en los resultados.

Seguridad La seguridad se traduce en el conjunto de mecanismos que permiten el acceso y la conservación del documento por el tiempo que sea necesario.

Para la seguridad del sistema es necesario contar con un Plan de Continuidad de Negocio, una estrategia institucional, políticas, procedimientos o sistemas establecidos, que garantizan que después de un fallo, se puede levantar el sistema y las actividades institucionales en un tiempo determinado, donde este lapso depende de la criticidad del sistema que se está levantando.

Como parte de este Plan de Continuidad de Negocio, los SGDEA deben contar con mecanismos de seguridad, mediante diversos procedimientos como: respaldos, deltas, (un delta solo guarda los cambios que se le hacen al documento, no todo el documento), respaldos calendarizados y otros que la institución considere pertinente de acuerdo a su contexto.

Se pueden tomar como referencia normas ya existentes que abarcan el tema de la seguridad de los sistemas, tales como la Familia de Normas ISO/IEC 27000 o las Normas Técnicas de la Contraloría General de la República (COBIT/ITIL).

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La institución debe analizar los riesgos producto de cada proceso de la gestión de documentos dentro del SGDEA con el fin de establecer una estrategia de mitigación de riesgos o recuperación temprana de los documentos almacenados en el Sistema en caso de desastre, permitiendo proporcionar la continuidad del negocio, como por ejemplo: la existencia de rutinas de respaldos, que se definirán de acuerdo con las necesidades de la institución.

Además, para reforzar la seguridad es necesario que el SGDEA permita que se cumpla con la normativa nacional vigente que se establezca para los formatos oficiales de firma digital, así como el sellado de tiempo, exigiendo que el usuario con capacidad de editar o ingresar documentos esté identificado y autenticado mediante firma digital antes de que comience cualquier operación en el sistema.

La seguridad en el SGDEA garantiza la integridad de los documentos de archivo durante todo su plazo de conservación y los protege contra modificaciones no autorizadas.

V. TRAZABILIDAD La trazabilidad en un SGDEA se representa como un mecanismo de seguridad, ya que permite conocer las acciones y movimientos realizados en el sistema, o en la serie, expediente o unidad documental, quién las realizó y cuándo.

La trazabilidad se da en dos niveles mínimos: a nivel de sistema (acciones o movimientos realizados en la operativa del sistema y que afecta su funcionamiento) y a nivel documental (acciones o movimientos realizados a una serie documental o documento), permitiendo evidenciar y auditar las acciones realizadas.

El SGDEA debe contemplar la inclusión de bitácoras de trazabilidad en las que se registren de manera automática las acciones y movimientos que se definan en cada institución, como mínimo, para el SGDEA y para las series y unidades documentales.

La información debe estar disponible o debe ser recuperable por medio de búsquedas, en caso de que requiera ser revisada o auditada por aquellos usuarios que tengan el acceso o el permiso de realizar la revisión.

La institución debe definir qué datos quedarán trazados en la bitácora, como mínimo se debe registrar la acción o movimiento, responsable y fecha en la que se realizó, pudiendo un usuario autorizado agregar o cambiar los datos que se trazarán.

Sin embargo, es recomendable que, una vez que se registró un movimiento o acción, éste no pueda ser modificado por ningún usuario.

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A nivel de SGDEA, la trazabilidad debe registrar de manera automática y sin posibilidad de ser modificadas, aquellos cambios realizados en los parámetros administrativos, como por ejemplo: cambiar la vigencia de una serie documental de 2 a 5 años o actualizar algún nivel del cuadro de clasificación.

Debe registrar también irregularidades que se den en el funcionamiento del sistema, como los tiempos donde se ha perdido conexión con la red.

A nivel de serie o documento, la bitácora deber ser igualmente automática e inalterable y registrar aquellas acciones o movimientos realizados, como la eliminación de documentos por la aplicación de las tablas de plazos o la asignación del código de clasificación a una serie documental.

VI. EVALUACIÓN La evaluación se refiere a la aplicación de plazos de conservación documental ligados a las series documentales, con el fin de que los plazos permitan la selección para transferir o eliminar los documentos gestionados en el sistema.

La evaluación incluye las etapas de valoración, selección y eliminación documental.

Los responsables de la valoración documental en Costa Rica son: el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de las instituciones que pertenecen al Sistema Nacional de Archivos (SNA), encargados de determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos, y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), encargados de determinar los documentos con valor científico-cultural.

Las instituciones que pertenecen al SNA, elaborarán las tablas de plazos según lo dispuesto por la CNSED y las someterán a análisis para establecer qué se conserva, qué se transfiere y qué se puede eliminar en el SGDEA y en qué momento.

De manera que, una vez que las instituciones tienen las tablas de plazos aprobadas y vigentes, el SGDEA debe permitir a un usuario autorizado la inclusión y actualización de las vigencias para cada serie documental con el fin de que sean aplicadas a aquellos documentos cuando se capturan en el sistema.

Ilustración 3: Proceso de Evaluación. Fuente: Elaboración propia.

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El SGDEA debe de manera automática rastrear la vigencia establecida para cada serie, la cual debe iniciar una vez que se cierra el expediente y notificar al usuario autorizado aquellos documentos que cumplieron su vigencia para realizar la transferencia o la eliminación según corresponda, dejando registro en la bitácora de trazabilidad de cualquiera de los dos movimientos.

Para las series documentales que tienen relación con otras y que tienen documentos en común pero vigencias diferentes, el SGDEA debe permitir la aplicación de la vigencia más larga a los documentos que tengan esas series en común.

En caso de que se deba seleccionar una muestra de las series a eliminar, el SGDEA debe permitir esa selección.

La institución debe definir el tipo de selección y eliminación que ejecutará el SGDEA, sea manual, automática o mixta. Para cualquiera de las tres debe generarse en el caso de la transferencia la lista de remisión con el detalle de lo que se va a transferir y en el caso de la eliminación, el acta de eliminación documental con el detalle de los documentos a eliminar, garantizando que son irrecuperables en un futuro.

Para la transferencia documental, se debe tomar en cuenta, transferencias a otros sistemas e inclusive a sistemas de organizaciones externas, como en el caso de documentos con valor científico cultural, que serán transferidos en su momento a la Dirección General del Archivo Nacional.

VII. CONSERVACIÓN Se define conservación al proceso de la gestión documental relacionado con las estrategias y mecanismos que garantizarán la permanencia intelectual y técnica de documentos de archivo con todos sus atributos a lo largo del tiempo.

La conservación de los documentos electrónicos de archivo supone la selección y puesta en práctica de una política que permita garantizar la inalterabilidad de la autenticidad e integridad de los documentos. Así, las estrategias de conservación deben abarcar las siguientes acciones:

• Colaborarconlosproductores(creadoresyreceptores)delosdocumentosparaqueapliquen normas que prolonguen la vida efectiva de los medios de acceso y reduzcan la variedad de problemas desconocidos que deben ser tratados;

• Implementarunaevaluacióndocumentalyaquenoesnecesarioconservarlotodo;• Disponer de la infraestructura tecnológica requerida para la conservación de los

documentos;

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• Implementarunesquemademetadatosquefaciliteelaccesoalosdocumentosademásde su integridad;

• ProtegerlaintegridadyautenticidaddelainformacióncontenidaenelSGDEA;• Elegirlosmediosapropiadosparagarantizarelaccesoalainformación,• Gestionarlapolíticadeconservaciónparaquealcancenlosobjetivosinstitucionalesde

continuidad del negocio de manera económica, eficiente y eficaz.

Por consiguiente, para conservar los documentos electrónicos en un SGDEA, se requiere que cada institución defina e implemente decisiones sobre:

• Lasostenibilidadtecnológicaylosaspectoseconómicosqueestoconlleva(Ej.:costodel sistema, costo de mantenimiento y soporte);

• Lasresponsabilidadesinstitucionalesqueseasumiránylosequiposinterdisciplinariosde trabajo (Ej.: equipos de trabajo técnico y administrativo para la administración del SGDEA, funciones para cada uno de ellos y demás involucrados en el Sistema);

• Losaspectos legalesquedaríanvalideza losmecanismosdepreservaciónutilizadosen el Sistema (Ej.: revisión programada para la verificación del cumplimiento de los requisitos legales, para la integración de requisitos nuevos, para la eliminación de requisitos anteriores.);

• Los aspectos técnicos referentes a los mecanismos de preservación a utilizar y lasimplicaciones de la evolución tecnológica.

De este modo, el SGDEA debe contar con un Repositorio Electrónico de Archivo para la conservación de los documentos electrónicos durante el tiempo que requiera la institución.

Así, los dispositivos o mecanismos de almacenamiento seguros y confiables que son utilizados por el SGDEA deben funcionar adecuadamente durante al menos el plazo de conservación estipulado para los documentos, y tener suficiente capacidad de almacenamiento conforme a esos plazos.

La capacidad de almacenamiento puede ser monitoreada desde el SGDEA debe contar con las facilidades respectivas.

El SGDEA debe informar automáticamente al administrador y a los responsables asignados cuando los mecanismos de almacenamiento alcancen niveles críticos de ocupación, teniendo prevista la expansión en la capacidad de los mecanismos de almacenamiento y que el sistema continúe funcionando normalmente.

El sistema también debe contar con funciones que permitan comparar automáticamente, a intervalos regulares, los respaldos generados dentro de los mecanismos de seguridad, para recuperar la última versión respaldada del sistema.

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Las actualizaciones del sistema se darán sin alterar la integridad y autenticidad de los documentos de archivo, y de manera preventiva siempre que se haga predecible la obsolescencia de la tecnología utilizada.

El SGDEA debería utilizar normas que gocen de aceptación general y con especificaciones abiertas y de dominio público en materia de codificación, almacenamiento y estructuras de bases de datos.

Cuando el sistema utilice sistemas propietarios de codificación, almacenamiento o bases de datos, éstos deben estar bien documentados y el administrador debe poder acceder a tal documentación para solicitar las actualizaciones necesarias.

Para la longevidad de los documentos electrónicos de archivo el sistema puede implementar formatos estandarizados, que cumplan con el principio de neutralidad tecnológica, incorporación de múltiples firmas en el documento, mecanismos de firma confiable y de validación del documento.

La integridad de los documentos de archivo con firmas digitales es garantizada por funciones del sistema, debiendo almacenar junto con el documento de archivo:

• Lafirmaolasfirmasdigitalesasociadasataldocumentodearchivo;• Elcertificadooloscertificadosdigitalesquevalidenlafirma;• Cualquierrefrendodeverificaciónañadidoporlaautoridadcertificadora,detalforma

que pueda recuperarse con el documento de archivo.

El SGDEA debe implementar mecanismos de Restampado de Tiempo conforme a los formatos avanzados de documentos electrónicos firmados digitalmente, cada cierto periodo de tiempo definido por la Institución, y cada vez que estos sean transferidos al Archivo Central, verificando periódicamente la integridad de la información almacenada.

En caso de fallo el sistema debe utilizar mecanismos de recuperación y de conservación de los documentos de archivo considerados de vigencia permanente en la Institución, y de la información propia del sistema.

VIII. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA El SGDEA al ser parte de una institución se ve expuesto a sufrir cambios en casos en que las organizaciones también cambien. Los instrumentos de apoyo y mantenimiento de los SGDEA permiten enfrentar esta posibilidad, estableciendo las condiciones de mantenimiento e identificación de las herramientas de gestión de documentos, asegurando su disponibilidad, garantizando la efectividad e integridad junto a la administración de los cambios.

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Asimismo, se requiere incluir los elementos que permitan la funcionalidad adecuada del Sistema, los cuales no se abarcan en los otros procesos de la gestión documental, como aspectos técnicos que permiten la interacción, manejo, control, cambios, retroalimentación del Sistema, procurando su buen funcionamiento conforme se utiliza.

Esta sección abarca requisitos archivísticos para los procesos de un SGDEA referentes a Generalidades, rendimiento y escalabilidad, requisitos de carácter normativo y legislativo e Informes.

Generalidades El SGDEA debe permitir a los usuarios autorizados, de forma controlada, recuperar, visualizar y reconfigurar parámetros del sistema y opciones escogidas en el momento de la configuración y ser capaz de recuperar los documentos de archivo y los metadatos tal y como eran en un momento determinado, mediante los mecanismos de seguridad combinados con las bitácoras.

Con respecto a cambios en el cuadro de clasificación deben realizarse con una correcta y completa manipulación de todos los metadatos y de la bitácora, de forma que sea posible hacer tipos de modificaciones en la organización del cuadro, como la división de un proceso de la institución en dos, la combinación de dos procesos de la institución en uno solo o la creación o supresión de procesos debido a cambios en las funciones de la institución.

Estos cambios deben reflejarse en los expedientes, donde los expedientes cerrados han de mantenerse en ese estado y conservar las referencias al cuadro de clasificación previo al cambio. Por su parte, en el caso de los expedientes abiertos se puede optar por cerrarlos, de forma que conserven las referencias al cuadro de clasificación previo al cambio y se constituyan referencias cruzadas a un nuevo expediente del cuadro de clasificación modificado; o bien remitirlos al cuadro de clasificación modificado, pero manteniendo todas las referencias al cuadro de clasificación previo al cambio (Heredar las referencias anteriores).

La interoperabilidad debe contemplarse en el SGDEA, ya que permite interactuar con otros sistemas externos relacionados (por ejemplo: otros SGDEA, sistemas financieros, etc.), y ligado al correo electrónico de la institución, de forma que los usuarios puedan enviar documentos electrónicos de archivo y expedientes electrónicos por canales electrónicos sin necesidad de salir del SGDEA .

Además, las interfaces de usuario del SGDEA deben ser adecuadas a usuarios con necesidades especiales, esto es, ha de ser compatible con el software especializado que se pueda utilizar y con las directrices pertinentes sobre interfaz de usuario ofreciendo al usuario final y al administrador en todo momento funciones de uso fácil e intuitivo.

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Rendimiento y escalabilidad Aquí se dan parámetros sobre tiempos de respuesta adecuados, tiempos de disponibilidad, capacidad de realizar búsquedas sencillas en el menor tiempo posible, expansión controlada de usuarios del SGDEA sin que afecte la continuidad y la eficacia del servicio, escalabilidad del sistema y características que no impidan su uso en instituciones con muchas o pocas funciones, con muchos o pocos usuarios (todo esto de acuerdo a las necesidades y realidad de la institución).

Carácter normativo y legislativo Abarca el cumplimiento de las normas jurídicas y de fuerza probatoria de los documentos electrónicos de archivo aplicables en cada caso con el fin de no presentar características incompatibles con la legislación en materia de protección de datos o de acceso a la información.

Informes Con respecto a informes, la propuesta de modelo establece la disposición de herramientas que proporcionen al administrador estadísticas sobre distintos aspectos de la actividad en el cuadro de clasificación, incluido el número de expedientes activos, expedientes inactivos, documentos creados o eliminados en un período determinado, incluyendo instrumentos de elaboración de informes a los que puedan recurrir los usuarios autorizados. Informes de:

• Captura• Clasificación• AccesoySeguridad• Trazabilidad• Evaluación• Preservación• AdministracióndelSistema

Además de informes basados en las bitácoras, con la selección de:

• Seriesdocumentalesoexpedientes• Documentosdearchivo.• Usuarios.• Intervalosdetiempo.• Categoríasdeacceso.• Gruposdeusuarios.• Otrosmetadatos.

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Aunado a lo anterior, es de vital importancia que el SGDEA incluya documentación que refleje y ayude en su desarrollo.

IX. METADATOS Se consideran los requisitos mínimos de metadatos para la configuración de un esquema de metadatos; los cuales se asignan en cualquier proceso de gestión documental, en cualquier momento de la permanencia del documento, deben interrelacionarse y mantenerse según la vigencia del documento en el Sistema. Los metadatos contienen los siguientes datos y combinaciones: Alfabético, Alfanumérico, Numérico, Caracteres no Alfanuméricos y Caracteres Especiales.

El SGDEA debe utilizar metadatos para admitir y permitir el uso de los documentos capturados, permitiendo reconocer cuando un metadato incide en la gestión de las entidades dentro del Sistema; es decir, permite relacionar acciones con usuarios o documentos, así como normativa con documentos y/o usuarios.

Además, el SGDEA debe configurarse de forma que permita la gestión del esquema de metadatos y utilizar cualquier elemento de los metadatos como campo en una búsqueda, reconociendo los valores que el usuario ingresa, es importante que las instituciones valoren el uso de la herencia de metadatos de las series documentales a los documentos de acuerdo a los procesos que los generan.

Los metadatos mínimos del sistema que se proponen son los siguientes:

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El SGDEA como un proyecto institucional Para el diseño e implementación de un SGDEA en las instituciones, se recomienda que se aborde mediante la gestión de un proyecto institucional que integre el trabajo interdisciplinario de profesionales en materia archivística, de tecnologías de información, administración y de alta dirección o gerencia.

La recomendación se basa en la integración e implementación de tres enfoques: administración de proyectos, extraído de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK); archivístico extraído de las Normas ISO 15489 e ISO 30301 sobre sistemas de gestión para documentos; e informático utilizando la metodología para el desarrollo de soluciones informáticas.

Con base en estos enfoques se presenta una propuesta de las actividades que se deben desarrollar en cada etapa de un proyecto institucional (Ilustración 5).

Tabla 4: Metadatos mínimos de acuerdo a los procesos archivísticos. Fuente: Elaboración Propia.

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Las etapas utilizadas se proponen con el definido por la administración de proyectos (Guía del PMBOK) considerándose su uso como general.

Tal y como se indicó en las Generalidades del modelo, las instituciones deben elaborar de previo a la implementación de un SGDEA ciertos insumos como parte del diseño, desarrollo e implementación.

La institución debe definir si el diseño y desarrollo del SGDEA es realizado por el personal de la institución o si se contratará personal externo para ello.

Los insumos que se requieren son producto de la investigación preliminar, el análisis de las actividades de la institución, la identificación de los requisitos, la evaluación de los sistemas existentes y la identificación de las estrategias para cumplir con los requisitos.

Ilustración 5: Relación de enfoques para el desarrollo del proyecto. Fuente: Elaboración propia.

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Las siguientes son las etapas que puede comprender un proyecto institucional para el diseño y desarrollo de un SGDEA:

a. Iniciación

El proyecto debe estar liderado por un equipo interdisciplinario conformado por administradores, archivistas, asesores legales e informáticos, que presenten ante la alta dirección la necesidad de implementar un SGDEA en la institución y que conozcan el problema, los alcances y los objetivos del proyecto. Su objetivo es obtener el compromiso e involucramiento de la institución, a la vez del recurso económico y humano que necesitan junto a la definición de responsabilidades de las partes involucradas.

b. Planificación

En la planificación se define la justificación del proyecto, los alcances, los entregables, la gestión de tiempo, costos, calidad y recurso humano y el establecimiento de riesgos.

En caso de que la institución decida contratar la adquisición del proyecto, en esta etapa se elabora del cartel de licitación y se realiza el proceso de contratación.

Además, es en esta etapa donde se analiza la propuesta de modelo de requisitos archivísticos para un SGDEA y se adapta al contexto propio de cada institución, lo cual implica la definición de los requisitos archivísticos que implementarán.

La institución debe establecer los documentos que se gestionarán en el sistema, las interfaces y módulos del SGDEA y la plataforma que lo soportará, ya que se deben ejecutar los casos de uso con diferentes escenarios y los posibles riesgos.

Como parte de la planificación, se inicia con la programación informática y las pruebas del sistema antes de su implementación.

c. Implementación

Se debe definir un plan de operación que establezca cómo se implementará el SGDEA en la institución, tomando en cuenta la capacitación de los usuarios que integrarán, el plan piloto en un primer momento y posteriormente, la capacitación de los funcionarios a nivel institucional.

Una vez que se lleva a cabo el plan piloto y se realicen los ajustes necesarios, se procederá con la implementación a nivel institucional o en los procesos institucionales seleccionados.

d. Medición de resultados

Posterior a la implementación institucional del SGDEA, cada institución definir los instrumentos mediante los cuales realizarán revisiones que permitan medir la eficacia y el cumplimiento de los objetivos del proyecto y del sistema.

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e. Control y seguimiento

Esta etapa se ejecuta a lo largo del proyecto. Permite conocer variaciones o desviaciones durante su ejecución, permitiendo adoptar acciones preventivas o correctivas, minimizando el impacto o el incumplimiento de objetivos.

Con esta etapa finaliza la ejecución del proyecto, lo cual no implica que el SGDEA deje de funcionar, únicamente se dan por cumplidos los objetivos del proyecto como tal.

El SGDEA seguirá funcionando y por medio de evaluaciones periódicas se le implementarán medidas correctivas que permitan continuar con el cumplimiento de los objetivos para los cuales funciona.

CONCLUSIONES Los requisitos archivísticos presentados para un SGDEA inciden sobre documentos cuyo diseño, creación y producción es electrónico, por lo que, las instituciones deberán implementar las políticas y procedimientos necesarios para la gestión de documentos de archivo en soporte físico.

Además, las instituciones deben tomar en cuenta que el SGDEA debe interoperar o al menos consumir e intercambiar información con los diversos sistemas de gestión existentes en la institución y con los que tenga relación a nivel nacional con el fin de capturar todos los documentos de archivo.

La captura como proceso de la gestión documental define a un documento como uno de archivo al garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos, tecnológicos y de usuario y al formalizar que dicho documento forma parte del SGDEA.

A partir de la clasificación por procesos, se conoce el contexto y flujo de los documentos a través de los procesos, actividades y operaciones que lo generan, facilitando la organización del trabajo para el cumplimiento de los objetivos y estrategias de la institución.

Para asegurar la correcta clasificación de los documentos en el SGDEA, es requiere la implementación de un cuadro de clasificación por procesos, ya que obedece a las buenas prácticas establecidas en la serie de normas ISO 9000, además de permitir flexibilidad, cambio e innovación en el manejo de los documentos.

La descripción documental, permite la identificación, descripción del contexto y el contenido del documento, para gestionar su explicación y localización.

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La descripción es paralela al proceso de clasificación documental, ya que al realizar un análisis de las funciones y de las acciones se requiere la descripción de las funciones y los procesos institucionales; complementada con el uso de vocabularios controlados, tesauros e índices.

La gestión de los metadatos será esencial en todos los procesos de la gestión documental, para garantizar la integridad del contexto y contenido de los documentos.

El acceso se rige por el marco normativo a nivel nacional e institucional con el fin de no atentar contra los derechos constitucionales de los ciudadanos.

En la tabla de acceso se requiere mencionar la normativa que se está aplicando, con el fin de que aporte una referencia específica que explique la restricción de acceso que se otorga al documento en cuestión.

En la seguridad del SGDEA, el plan de continuidad del negocio es el que responde ante cualquier fallo o pérdida de información, para que no suceda o si se da el inconveniente de que pase, que el Sistema pueda restaurarse. Debe abarcar todos los mecanismos de seguridad pertinentes para cumplir este objetivo.

Para la seguridad del SGDEA se requiere implementar requisitos estipulados en normas específicas como la familia de Normas ISO 27000 u otras que determine la institución, con el fin de garantizar la continuidad del Sistema, además de la actualización constante conforme a los avances tecnológicos.

La seguridad del sistema debe ser visualizada e implantada como un sistema paralelo al SGDEA que le permita garantizar la integridad del mismo, su funcionalidad y la obtención de documentos auténticos, íntegros, fiables y usables.

La trazabilidad permite conocer las acciones o movimientos realizados a los documentos y al Sistema para garantizar la evidencia en los procesos de auditorías.

La evaluación permite conocer los plazos de transferencias y eliminaciones de los documentos permitiendo implementar los tipos de estrategias y mecanismos de preservación durante el tiempo que se requiera.

La preservación debe dirigirse a la definición e implementación de las estrategias y mecanismos institucionales suficientes que garanticen los principios de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad de los documentos de archivo.

La definición e implementación de las estrategias y mecanismos institucionales para la preservación de los documentos de archivo debe consensuar los criterios archivístico, informático y administrativo. Además, garantizarán la integridad del contexto de los documentos y su disponibilidad durante el tiempo que se requiera.

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Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA) en Costa Rica

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Las estrategias y mecanismos institucionales para la preservación de los documentos de archivo deben estar dados desde la captura.

El medio material por el cual se implementarán las estrategias y mecanismos institucionales para la preservación de los documentos será el repositorio de documentos electrónicos de archivo; además, la escogencia de los mecanismos de almacenamiento deberá actualizarse según los avances tecnológicos con el fin de garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad de los documentos de archivo.

Es recomendable que el diseño e implementación de una SGDEA se realice a través de la gestión de un proyecto institucional, que incluya los enfoques metodológicos de la gestión de tecnologías de información, de sistemas de gestión, de sistemas de gestión documental y sobre la administración de proyectos, procurando mantener la mejora continua y actualización del SGDEA para garantizar el óptimo funcionamiento del sistema institucional.

Finalmente, a partir de la presente investigación se logra integrar normas y modelos aplicados en diferentes latitudes tomando en cuenta el contexto nacional, sin embargo, cada institución deberá tomar en cuenta su contexto propio al establecer el modelo necesario para la institución.

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Las primeras partidas de bautismo de Cartago

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Las primeras partidas de bautismo de Cartago

Pablo Durand Baquerizo1

Recibido: 19/05/2016 · Aprobado: 01/09/2016

RESUMEN. Este artículo pretende destacar la importancia de las más antiguas partidas de bautismo de Costa Rica que han llegado hasta nosotros, procedentes de la parroquia colonial de Cartago y conservadas en el Archivo Histórico Arquidiocesano de San José, así como establecer su datación y fijar su texto con la mayor exactitud posible.

PALABRAS CLAVE. Bautismo, Transcripción de textos, Archivos eclesiásticos, Parroquias, Demografía histórica.

ABSTRACT. This article aims to highlight the importance of the oldest baptismal records of Costa Rica that have come down to us from the colonial parish of Cartago and preserved in the archdiocesan archives of San Jose, as well as establish its date and set its text.

KEY WORDS. Batism, transcriptions, ecclesiastics archives, parishes, historical demography.

INTRODUCCIÓNEl objeto del presente artículo es transcribir las primeras partidas bautismales conservadas en Costa Rica, procedentes de la parroquia de Santiago Apóstol de Cartago, cuyo contenido se remonta a la década de 1590, contenido por tanto solo dos décadas posterior al inicio del asentamiento definitivo de la ciudad Cartago en el año 1575 (Meléndez Chaverri, 1964). Asimismo me interesa hacer algunas consideraciones acerca de la datación, tradición y estructura documental de esta fuente. Estos registros de bautismos se conservan en el Archivo Histórico Arquidiocesano Monseñor Bernardo Augusto Thiel y son una pequeña muestra de la riqueza de los libros sacramentales que resguarda este archivo.

Como es bien conocido, el Concilio de Trento (1545-1563) estableció la obligatoriedad, para todas las parroquias del mundo católico, de la práctica de llevar libros de bautismos, matrimonios y defunciones, práctica que cuenta con numerosos ejemplos anteriores a Trento y sobre la que ya habían insistido sínodos y concilios de diversos lugares, al menos

1 Licenciado en Historia por la Universidad de Oviedo y Máster en Archivística por la Universidad Carlos III de Madrid, España. Jefe del Archivo Histórico Arquidiocesano de San José.

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Pablo Durand Baquerizo

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desde el siglo XIV. El Concilio de Trento universalizó el registro de los sacramentos, universalización en la que debió de colaborar la Real Cédula dada por Felipe II el 12 de julio de 1564, por la que se otorgaba rango de ley en todo el ámbito hispano a las disposiciones de Trento (Ansón Calvo, 1996, pp. 11-15; García Pérez, 2009, p. 3; Varea, 2009, pp. 57-60). En Costa Rica, de la lectura del documento que aquí transcribimos se infiere que el registro de los bautismos es anterior, al menos, al año 1595.

La importancia de esta fuente, que a mi juicio justifica sobradamente su publicación, radica al menos en las siguientes razones:

- Primero, contiene los primeros registros conservados de una serie documental tan importante como los libros de bautismos de la Parroquia principal de Cartago, que con notable continuidad van desde esas fechas iniciales hasta nuestros días. Esta parroquia, como es conocido, cambió su advocación en 1925 por la de Nuestra Señora del Carmen (Quirós Castro, 1991, p. 21) y actualmente es la Catedral de la Diócesis de más reciente creación en Costa Rica.

- En segundo lugar, por el propio contenido de la fuente, desde el punto de vista demográfico y social. Llama la atención, a primera vista, cómo desde fechas tan tempranas la sociedad colonial costarricense se nos presenta como multirracial, con presencia de indios, por supuesto, pero también de negros y de mulatos. Cabe mencionar aquí la reiterada presencia de la palabra moreno, en otro lugar interpretada como apellido (Argüello, 1957) y que yo he transcrito como adjetivo porque me parece que así se deduce del contexto en las distintas ocasiones en que se usa el término, tanto en el documento que ahora transcribimos como en partidas bautismales posteriores2.

Las partidas objeto de este artículo están escritas en dos folios, de aproximadamente 21 centímetros de ancho por 31 de largo3, y forman parte actualmente del Libro I de Bautismos de Cartago (1602-1680), primero al menos en la numeración de nuestro archivo, porque de la lectura del documento que publicamos se deduce que hubo un libro anterior que no se ha conservado4 y del que procederían las partidas que aquí transcribimos.

Efectivamente, las partidas de bautismo aquí transcritas hacen referencia, ciertamente, a la última década del siglo XVI, pero son una copia realizada en 1602 y certificada por el bachiller Lope de Chavarría, párroco de Cartago, y por Lucas Cordero, sacristán mayor de

2 En el documento de 1602 que transcribimos el término moreno aparece en 5 ocasiones, referido seguramente a 3 personas de nombre Isabel, Francisco y Ana, todos ellos padrinos de los bautizados. En los años siguientes el término se usa al menos en dos ocasiones más: El 22 de julio de 1606 referido a una madrina “morena libre”, citada junto a un padrino, “negro libre” (página 6, asientos 9-10); y el 10 de agosto de 1609 igualmente referido a una madrina (fol. 17, asiento 25).

3 Medidas tomadas con exclusión del papel de restauración injertado en los bordes.4 La existencia de un libro de bautismos anterior a los conservados ya fue constatada, al menos, por los dos obispos

historiadores que ha tenido San José, es decir, Bernardo Augusto Thiel (Thiel, 2002, p. 49) y Víctor Sanabria Martínez (Sanabria Martínez, 1957, pp. XXIII y XXIV).

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Las primeras partidas de bautismo de Cartago

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la parroquia y notario del juzgado de la Vicaría Foránea de Cartago:

“E yo, Lucas Cordero, sacristán mayor desta sancta yglessia por el bachiller [Lo]/pe

de Chavarría, cura benefiçiado desta dicha yglessia, e como notario de su [juz]/gado,

saqué este traslado de un libro de baptismos que el dicho vicario [me] / entregó y por

su mandado lo fize escrivir según que dicho es [en] / diez y nueve días del mes de

junio de mill y seyscientos y dos [añ]os / y lo firmó el dicho vicario”.

Acto seguido, a continuación de esta certificación, ambos siguieron anotando en el libro las partidas bautismales desde 1602 en adelante.

Además de esta nota final escrita en el vuelto del folio 2 certificando el conjunto de los asientos copiados, al final de las páginas 1 recto, 1 vuelto y 2 recto se encuentra la firma del bachiller Lope de Chavarría, ligeramente debajo del texto transcrito y alineada a la derecha. De la firma existente en el vuelto del primer folio se conservan básicamente los alzados de las letras, debido a la pérdida del borde inferior del folio.

Los dos folios que conservamos de esa copia certificada son el final de la misma. Comienzan con dos partidas cuyo año no podemos saber con certeza5, pues al expresar el año en que están fechadas hacen referencia al indicado en asientos anteriores, que no se han conservado, y siguen dos partidas del año 1595 (la primera de octubre y la segunda de agosto), 24 partidas del año 1599 (todas en perfecto orden cronológico) y una última inconclusa y fechada el 16 de junio (sin año), escrita junto a la nota final fechada el 19 de junio de 1602. Son por tanto el testimonio del final de un libro de Bautismos que no ha llegado hasta nosotros y que ya hacia el año 1602 debía de estar en tan malas condiciones de conservación que el párroco decidió hacer una copia, la cual por desgracia tampoco ha llegado hasta nosotros más que sus dos últimos folios. No está demás resaltar que cuando a finales del siglo XIX Mons. Thiel preparó sus datos cronológicos para la Historia Eclesiástica de Costa Rica los registros bautismales más antiguos que se conservaban entonces de Cartago eran los mismos que se conservan en la actualidad (Thiel, 2002, p. 49).

La redacción de estas partidas bautismales es muy sucinta, aunque de gran riqueza como fuente histórica. Consta inicialmente de una nota marginal compuesta por un calderón como signo de párrafo y el nombre de la persona bautizada, generalmente abreviado. El cuerpo del asiento comienza con la data crónica (el día y el mes, ya que el año aparece centrado al comienzo del conjunto de asientos de ese año), el verbo que expresa la acción de bautizar (“baptizé”), el nombre de la persona bautizada, su filiación y sus padrinos, indicándose el origen racial de cada una de estas personas cuando es distinto del español, así como en algunos casos la circunstancia de estar ligadas al servicio de otra persona. Es interesante resaltar la importancia de que en estas inscripciones constara el nombre de

5 Thiel y Sanabria fechan las primeras dos partidas de bautismos de Cartago en 1594 (Thiel, 2002, p. 49; Sanabria Martínez, 1957, p. XXIII), y lo mismo puede verse en autores más recientes, pero a mi juicio es más exacto afirmar que de esas dos partidas bautismales no nos consta el año y que son anteriores a 1595.

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los padrinos, pues el padrinazgo constituía un parentesco espiritual que era impedimento de matrimonio (Imolesi, 2010; Sánchez Diego, 2012). El origen racial se asentaba, entre otras razones, porque los no europeos se beneficiaban de una ampliación de los grados de parentesco dentro de los cuales podían contraer matrimonio (Sanabria, 1957, p. XVII).

En libros de bautismos de fechas tempranas procedentes de otras latitudes, concretamente de España, igualmente nos encontramos redacciones muy sencillas que contienen básicamente los mismos elementos informativos que acabamos de ver: Fecha cronológica del bautizo, nombre del bautizado, padres, padrinos y rúbrica del sacerdote que oficia el bautismo. Así lo hemos comprobado consultando libros de bautismos de distintas parroquias de Asturias y por la bibliografía consultada sabemos que al menos en las diócesis de Pamplona y Calahorra la redacción de estas partidas era también muy escueta en los primeros años (Varea, 2009, p 61; Ortega López, 2002, p. 127). De la región asturiana podemos citar los dos primeros libros de bautismos de la Parroquia Nuestra Señora de la Asunción (Llanes), cuyas fechas extremas son 1549-15606 y 1560-15857, con la particularidad en este caso de la existencia de más de dos padrinos, especialmente hasta 1559, algo propio de los bautismos anteriores al Concilio de Trento (Sánchez Diego, 2012, p. 15), más la presencia de testigos en múltiples asientos a partir de ese año; y los primeros años del primer libro de bautismos de la Parroquia de San Tirso (Oviedo), fechado entre 1614 y 16998, y del primer libro de bautismos de la parroquia de San Isidro (Oviedo), fechado entre 1632 y 16899, incluyéndose en estos dos últimos libros la mención de la legitimidad del recién nacido. Tanto en la parroquia de Cartago como en las dos citadas de Oviedo se constata que con el paso de los años la redacción de las partidas de bautismo se fue enriqueciendo con nuevos elementos.

Complementariamente, cabe mencionar la existencia de ciertos añadidos en los márgenes superiores del primer folio: Unas pruebas de escritura en tinta azul, en el recto del primer folio, y una efigie humana en el vuelto del mismo, dibujada en una tinta ocre similar a la usada por el bachiller Lope de Chavarría para firmar cada uno de los folios.

En cuanto al estado de conservación, nuestro Libro I de Bautismos de Cartago fue restaurado en el Archivo Nacional de Costa Rica en la década de 1990 y recientemente ha sido digitalizado por la misma institución. El texto del documento original, aquí transcrito, en general está íntegro, con pérdidas de texto en los bordes laterales, que afectan a las notas marginales en el recto de cada folio y puntualmente, en ambos bordes laterales, a alguna letra del texto, pérdidas generalmente reconstruidas entre corchetes en esta edición, más la pérdida parcial ya indicada de la firma del bachiller Lope de Chavarría en el borde inferior del vuelto del primer folio.

6 Archivo Histórico Diocesano de Oviedo, 30.9.1.7 Archivo Histórico Diocesano de Oviedo, 30.9.2.8 Archivo Histórico Diocesano de Oviedo, 39.15.1.9 Conservado actualmente en la propia parroquia.

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Las primeras partidas de bautismo de Cartago

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Por otro lado, es necesario indicar que el libro está encuadernado con notable desorden, de ahí que esta copia de 1602, que debería encabezar el libro, se encuentra actualmente en la segunda mitad del volumen. Todo el volumen cuenta con una foliación y numeración de asientos reciente, que comienza en esta copia certificada. En muchos folios puede observarse, además, una foliación más antigua. Sería deseable en un futuro revisar el orden que actualmente tienen los folios de este volumen, tomando en cuenta para ello la copia en microfilm que de este libro se conserva en nuestro archivo, realizada entre los años 1980 y 1981 (Fournier García, 2000, p. 3), así como la detallada descripción que de la serie de registros bautismales de Cartago realizara Monseñor Sanabria en la introducción a sus genealogías de Cartago (Sanabria, 1957, pp. XXIII-XXX), descripción que muestra que las partidas bautismales del actual libro I de Bautismos de Cartago se encontraban originalmente repartidas en varios legajos.

La Academia Costarricense de Ciencias Genealógicas publicó en su día el contenido esencial, en forma de extracto, de todo el Libro I de Bautismos de Cartago (Argüello, 1957). No obstante, nos parece conveniente publicar el texto íntegro, al menos, de este documento de 1602 que ha permitido que lleguen hasta nosotros las más antiguas partidas bautismales conservadas en Costa Rica.

En nuestra transcripción seguimos las Normas para la transcripción de documentos históricos

hispanoamericanos, aprobadas en la Primera Reunión Interamericana sobre Archivos celebrada en Washington en 1961. Además, hemos numerado cada partida bautismal, así como las firmas del bachiller Lope de Chavarría al final de las páginas 1 recto, 1 vuelto y 2 recto y la nota final certificando el contenido de la copia, y señalado con barra oblicua (/) el final de cada una de las líneas del texto original. Los comienzos de cada página están indicados entre corchetes, con expresión del número de folio y el recto (r) o vuelto (v). Las diferencias con la lectura que muestra el extracto publicado por la Academia Costarricense de Ciencias Genealógicas se han señalado en notas a pie de página (con la indicación del autor del extracto y la página).

Debe advertirse, finalmente, que la transcripción es del documento original tal y como se conserva. Ciertamente, la copia en microfilm no padece algunas de las pérdidas de texto que sí están presentes actualmente en el original. Toda reconstrucción del texto del original, efectuada por deducción mía o con apoyo de la copia en microfilm, está transcrita entre corchetes.

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TRANSCRIPCIÓN[f. 1r.]10

[1] En 11 días del dicho mes baptizé a Bartolomé, hijo de Juana, escla/va de Peñaaranda. Fueron padrinos Francisco Goncález e Ysabel, morena11 de [G]oncalo de Palma.

[2] En 29 días de otubre baptizé a Juan, hijo12 de Pedro y de Madalena, / su muger. Fueron Padrinos Juan Gutiérrez Xaramillo y Madalena, su / hija.

(1595)

[3] [Al margen: Hieró/nima]. [E]n 4 días del mes de otubre de mill y quinientos y nobenta y cinco / [b]aptizé a Hierón[i]ma, hija de Juan García y de Juana García, su muger. Fueron pa/drinos Hierónimo de Retes y su muger María de Ortega. Martín Muñoz13.

[4] En 16 días del mes de agosto baptizé a Catalina, hija de Juan y María. Fueron padri/nos don Anton[i]o de la Queva14 y Catalina de Palaçios.

(1599)

[5] En 28 días del mes de abrill de mill y quinientos y noventa y nueve a/ños baptizé a Úrsula, hija de Juan y de Angelina. Fueron padrinos Felipe Mon/[g]e15 y Francisca López, su muger. El bachiller Lope de Chavarría16.

[6] [E]n treze días del mes de mayo deste dicho año baptizé a Violan/[t]e, hija de Juan y Çeçilia, su muger. Fueron padrinos Feliz de Prendas y Be/[a]triz Hernández, su muger.

[7] [E]n 21 de mayo baptizé a Merchor17, Gaspar, Catalina, naturales de Chirri/[p]ó, del capitán Pereyra. Fueron padrinos Hierónimo Felipe Hernando / de Aguilar y María, yndia.

10 Apenas se han conservado las notas marginales en el recto del primer folio, tanto en el original como en la copia en microfilm. La nota marginal del asiento n° 3 está reconstruida a partir del microfilm.

11 Argüello, 1957, p. 13: Isabel Morena de Gonsalo de Palma.12 Argüello, 1957, p. 13: Juana, hija.13 Según Mons. Thiel, Martín Muñoz fue párroco de Cartago al menos en los años 1594 y 1595 (Thiel, 2002, pp. 47 y 50).14 Argüello, 1957, p. 13: Antoño de la Qüeva.15 Argüello, 1957, p. 13: Montero.16 Según Mons. Thiel, el Bachiller Lope de Chavarría era párroco de Cartago en 1599 (Thiel, 2002, p. 51). Es el responsable

de la copia que aquí transcribimos.17 Argüello, 1957, p. 13: Mercher.

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[8] [Al margen] [M]ada/[le]na. En 6 días de junio deste dicho año babtizé a Madalena, hija / de Luys y Pasquala18, su muger. Fueron padrinos Andrés de Çuaço19 e Ysabel, / yndios.

[9] El bachiller Lope de Chavarría [rubricado].

[f. 1v.]

[10] [Al margen] Francisca. En este dicho día, mes e año baptizé a Francisca, criada de Francisco Ra[mi]/ro. Fueron padrinos Andrés, mulato, y Ana, su madre.

[11] [Al margen] Catalina. En este mismo día baptizé a Catalina, del serbicio de Francisco Ra[miro]. / Fueron padrinos Francisco, moreno de Palma, y Ana, morena de Ramiro20.

[12] [Al margen] Petrona. En catorze de junio del dicho año baptizé a Petrona, hija [de] / Gabriel y de Petrona, su muger, de Pedro de la Portilla. Fueron padr[inos] / Pedro Gómez y Catalina Pereyra.

[13] [Al margen] Antón. En 20 días del mes de jullio baptizé un negro llama[do An]/ton21. Fueron padrinos Baltazar de Grado y Juan de Cárdenas.

[14] [Al margen] María22. En 28 del dicho mes baptizé a María, hija de Diego y de Cat[alina su] / muger. Fueron padrinos Francisco de Alfaro y Catalina Gutiérrez, su madre.

[15] [Al margen] Francisca. En 30 del dicho mes e año baptizé a Francisca, hija de Juan y de Iné[s su] / muger, criados de Alonso Ximénez. Fueron padrinos Andrés, mul[ato], / y Ana, morena, su madre.

[16] [Al margen] Juan y Margarita. En 20 días de agosto baptizé a Juan, hijo de Antón y María, [su muger], / y Margarita, hija de Alonso y de Yssabel, su muger, del servic[io de] / el capitán Alonso Pérez. Fueron padrinos Salvador de Torres e Ynes [Pé]/rez, su muger.

[17] [Al margen] Elvira. En 22 del dicho mes e año baptizé a Elvira, hija de Francisc[a], / del servicio de Ynés de Anpuero. Fueron padrinos Diego Farfán e / Ynés de Anpuero.

18 Argüello, 1957, p. 13: Pasquela.19 Argüello, 1957, p. 13: del Uaco.20 Argüello, 1957, p. 13: Francisco Moreno de Palma y Ana Morena de Ramiro.21 Argüello, 1957, p. 13: Yon.22 Argüello, 1957, p. 13: Ana Ma.

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[18] [Al margen] Isabel. En este día baptizé a Ysabel, hija de María, mulata del capitán Juan So/lano. Fueron padrinos Martín23 Solano y Juana de Cárdenas.

[19] [Al margen] María. En 28 de septiembre baptizé a María, hija de Ynés de Aquña. Fueron padri/nos Ambrossio de Brenes y María de Aquña.

[20] El bachiller Lope de Chavarría [rubricado].

[f. 2r.]24

[21] [Al margen: Petrona]. En este día baptizé a Petrona, hija de Hierónimo y de Catalina, / su muger. Fueron padrinos Juan García y Catalina, Yndia.

[22] [Al margen: Francisco]. En 18 de otubre baptizé a Francisco, hijo de Marta, criada del ca/pitán Juan Solano. Fueron padrinos Lázaro y Elvira, su muger.

[23] [Al margen: María]. En 23 de otubre baptizé a María, hija de Ana, esclava de Juan López. / Fueron padrinos Pedro, mulato, y María, negra.

[24] [Al margen: Hierónima]. En este día baptizé a Hierónima, hija de Beatriz, esclava de / Juan López. Fueron padrinos Pedro de Herrera e Yssabel, esclava del / capitán Palma.

[25] [Al margen: Catalina]. En este día baptizé a Catalina, muchacha, siendo primero catetiza/da. Fueron padrinos Ana, morena, y Andrés, su hijo e e [sic] de el serviçio de / Francisco Ramiro.

[26] [Al margen] [Crist]óval. En dos días del mes de noviembre del dicho año baptizé a Cris/tóval, hijo de Beatriz, del serviçio de Francisco Hidalgo. Fue su padrino el dicho.

[27] [Al margen: Francisco]. En 8 días del dicho mes baptizé a Francisco, hijo de María, del servicio / de Juan Gutiérrez25. Fueron padrinos Juan Sánchez y Petrona.

[28] [Al margen: Francisca]. En este día baptizé a Francisca, hija de Angelina. Fueron padrinos el ade/lantado don Gonzalo Bázquez y Francisca26 Núñez.

[29] [Al margen] [An]drés. En 29 de nobiembre baptizé a Andrés, hijo de Yssabel, del / servicio de Pedro García Carrasco. Fueron padrinos Alonso G. Ximénez27 y Juana Gar/cía.

23 Argüello, 1957, p. 14: Ramón.24 Las notas marginales del recto del segundo folio se han reconstruido a partir del microfilm, excepto las de los asientos

26 y 29.25 Argüello, 1957, p. 14: Quirós.26 Argüello, 1957, p. 14: Franca.27 Argüello, 1957, p. 14: Alonso Ximenez.

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[30] El bachiller Lope de Chavarría [rubricado].

[f. 2v.]

[31] [Al margen] Andrés. En 9 días de diziembre deste dicho año baptizé a A[ndrés], / hijo de Ysabel, natural de Teotique, del serviçio de Pedro Luys de Medin[a. Fue]/ron sus padrinos el dicho y Francisca Nuñez.

El bachiller Lope de Chavarría.

[32] [Al margen] María. En 16 de junio baptizé a María, yndia de las de Francisco Hidalgo. Fueron sus padrinos Die[go …]./

[33] E yo, Lucas Cordero, sacristán mayor desta sancta yglessia por el bachiller [Lo]/pe de Chavarría, cura benefiçiado desta dicha yglessia, e como notario de su [juz]/gado, saqué este traslado de un libro de baptismos que el28 dicho vicario [me] / entregó y por su mandado lo fize escrivir según que dicho es [en] / diez y nueve días del mes de junio de mill y seyscientos y dos [añ]os / y lo firmó el dicho vicario.

El bachiller Lope de Chavarría [rubricado]. Lucas Cordero [rubricado].

BIBLIOGRAFÍA:Argüello, Marcelino. 1957. “Libro Primero de Bautizos de la Ciudad de Cartago”. En Revista

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28 Argüello, 1957, p. 14: del.

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VVAA. 1961. Normas para la transcripción de documentos históricos hispanoamericanos.

Washington: Primera Reunión Interamericana sobre Archivos.

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ALA: orígenes y evolución

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ALA: orígenes y evoluciónVirginia Chacón Arias1

Jaime Antúnes da Silva2

Recibido: 29/07/2016 · Aprobado: 01/09/2016

RESUMEN. El artículo contiene una retrospectiva general de los orígenes de la Asociación Latinoamericana de Archivos, los archivistas que la han dirigido, así como los invaluables logros alcanzados en los últimos 40 años, en beneficio de los archivos iberoamericanos.

PALABRAS CLAVE. Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA); archivos iberoamericanos; logros; archivistas.

ABSTRACT. This article contains a general retrospective of the origins of the Latinamerican Archive Association, the archivists that have been in charge, as well as the invaluable achievements obtained during the last 40 years, in benefit of the iberoamerican archives.

KEYWORDS. Latinamerican Archive Association (ALA); iberoamerican archives; archievements; archivists.

INTRODUCCIÓNEn la coyuntura de conmemorarse el 55 Aniversario de la primera Reunión Interamericana de Archivos en Washington DC en 1961 y el 40 Aniversario de la aprobación de los primeros estatutos y la legalización de ALA, Asociación Latinoamericana de Archivos, en Santa Fe de Bogotá en 1976, hemos considerado oportuno realizar esta breve reseña histórica del invaluable quehacer de la Asociación Latinoamericana de Archivos, en beneficio de los archivos y archivistas de Iberoamérica.

Es pertinente que los archivistas iberoamericanos conozcan la trayectoria e importantes logros de ALA a lo largo de 40 años, que han sido posibles gracias a la unión y el trabajo comprometido de archivistas de todos los países, y que consideramos ha logrado fortalecer el desarrollo archivístico de todos los miembros.

1 Directora General del Archivo Nacional de Costa Rica.2 Ex Director General del Archivo Nacional de Brasil.

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Virginia Chacón Arias, Jaime Antúnes da Silva

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ORÍGENESHace 55 años se efectuó la primera Reunión Interamericana de Archivos (PRIA) que como se sabe se efectuó en Washington DC-USA en octubre de 1961. Entre otros muchos logros de este relevante encuentro, conocemos la publicación de interesantes manuales, tales como el Manual de archivología hispanoamericana de Aurelio Tanodi; el Manual sobre la situación actual de los archivos latinoamericanos de Gunnar Mendoza, así como los manuales sobre Técnicas descriptivas de archivos y Principios archivísticos de ordenación, ambos de Theodor R. Schellenberg, que tanta influencia han tenido en nuestra región para el desarrollo de la archivística.

En esta relevante reunión por primera vez se propone y se aprueba el 17 de octubre de 1961 la creación de una asociación que agrupe a los archivistas del continente americano “Asociación Interamericana de Archivistas”, e incluso, los presentes se declararon miembros fundadores de esa asociación y crearon un Consejo interamericano técnico para archivos con el fin de ejecutar las recomendaciones del Congreso, en tanto la recién creada asociación pudiera funcionar.

Asimismo, como se ha mencionado, se aprobaron otras resoluciones de invaluable importancia para el desarrollo archivístico de Hispanoamérica, tales como las Normas hispanoamericanas para la transcripción de documentos, la famosa declaración de principios sobre archivos; las propuestas sobre formación profesional para los archivistas, que sabemos fueron la semilla para los conocidos cursos en Córdoba-Argentina y en Madrid que beneficiaron a cientos, si no miles de becarios de Hispanoamérica y a sus respectivos países.

Cuatro años más tarde, la Organización de Estados Americanos (O.E.A) creo un programa archivístico, y entre otras acciones contrató a Vicenta Cortés Alonso como consultora y en ese cargo doña Vicenta visitó varios países americanos y presentó el Programa para el desarrollo de los archivos latinoamericanos, y, su apoyo y asesoría fueron determinantes para la Reunión Técnica sobre el desarrollo de los archivos de la región, auspiciada por la O.E.A. y que se efectuó en la sede de dicho organismo internacional en Washington DC del 24 al 28 de julio de 1972. Entre muchas otras importantes metas con el objetivo de promocionar la enseñanza de la archivística se designó la Escuela de Archiveros de la Universidad de Córdoba – Argentina como Centro Multinacional de Formación de Archiveros y que ésta también se hiciera cargo de la publicación de un Boletín Interamericano de Archivos en el que se difundiera material didáctico, manuales, guías nacionales, censos, etc. Asimismo se aprobó la Carta de los Archivos Americanos y de nuevo se recomienda crear una asociación de archivistas de América Latina.

La oportunidad de hacer realidad esta recomendación se presentó al año siguiente, con motivo de la celebración del Seminario Multinacional sobre planificación y reorganización

Guillermo Durand Florez, Presidente de ALA 1974-1982. Fuente: http://puntoedu.pucp.edu.pe/opinion/guillermo-durand-florez-la-figura-archivistica-del-peru/

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ALA: orígenes y evolución

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de los Archivos Nacionales, que se efectuó en Lima-Perú, organizado por su Director Guillermo Durand Florez y con el patrocinio de la O.E.A. En este evento, el 6 de abril de 1973, se acordó crear la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) y fue electo un Comité Ejecutivo Provisional al que se encargó elaborar los estatutos de esta nueva organización y su formalización, el cual se integró con los directores de los Archivos Nacionales o Generales de Argentina: Brasil, Venezuela, Puerto Rico: Luis Manuel Rodríguez Morales, como Presidente y Perú: Guillermo Durand Florez, como Vicepresidente.

Al año siguiente, en 1974 en una reunión del Comité de Archivos del Instituto Panamericano de Geografía e Historia (IPGH) en Ottawa, incluso se efectuó una asamblea y se eligió un Comité Director provisional de ALA:

Presidente: Guillermo Durand Florez (Perú)Primer Vicepresidente: Raúl do Rego Lima (Brasil)Segundo Vicepresidente: Federico Castro Nervaes (Argentina)Secretario General: Fray Alberto Lee López (Colombia)Vocales: Luz Alba Chacón León (Costa Rica) y Emilia Trocones de Veracoechea (Venezuela)

Sin embargo, no es sino hasta 1976, hace 40 años, durante una Reunión de especialistas para el desarrollo de los archivos nacionales en Santa Fe de Bogotá convocada por la UNESCO se presentaron y aprobaron los estatutos de ALA, se procedió a legalizarla en Colombia, que se convirtió en una entidad de derecho internacional privado de carácter profesional y cultural, cuyo objetivo es “servir de instrumento para una efectiva colaboración entre los asociados mediante la unificación de criterios y el intercambio de experiencias que aceleren el desarrollo integral del trabajo archivístico y aseguren una efectiva conservación y utilización del patrimonio documental latinoamericano”. Más adelante se creó la figura del Secretario Ejecutivo, cargo que ocupó estos primeros años el archivero peruano César Gutiérrez Muñoz.

En 1980 en Ottawa se celebró una nueva Asamblea General y se efectuaron algunos cambios en el Comité Director y se plantearon modificaciones a los estatutos que fueron aprobados en 1981.

Presidente: Guillermo Durand Florez (Perú)Primer Vicepresidente: Luz Alba Chacón León (Costa Rica)

ORÍGENESHace 55 años se efectuó la primera Reunión Interamericana de Archivos (PRIA) que como se sabe se efectuó en Washington DC-USA en octubre de 1961. Entre otros muchos logros de este relevante encuentro, conocemos la publicación de interesantes manuales, tales como el Manual de archivología hispanoamericana de Aurelio Tanodi; el Manual sobre la situación actual de los archivos latinoamericanos de Gunnar Mendoza, así como los manuales sobre Técnicas descriptivas de archivos y Principios archivísticos de ordenación, ambos de Theodor R. Schellenberg, que tanta influencia han tenido en nuestra región para el desarrollo de la archivística.

En esta relevante reunión por primera vez se propone y se aprueba el 17 de octubre de 1961 la creación de una asociación que agrupe a los archivistas del continente americano “Asociación Interamericana de Archivistas”, e incluso, los presentes se declararon miembros fundadores de esa asociación y crearon un Consejo interamericano técnico para archivos con el fin de ejecutar las recomendaciones del Congreso, en tanto la recién creada asociación pudiera funcionar.

Asimismo, como se ha mencionado, se aprobaron otras resoluciones de invaluable importancia para el desarrollo archivístico de Hispanoamérica, tales como las Normas hispanoamericanas para la transcripción de documentos, la famosa declaración de principios sobre archivos; las propuestas sobre formación profesional para los archivistas, que sabemos fueron la semilla para los conocidos cursos en Córdoba-Argentina y en Madrid que beneficiaron a cientos, si no miles de becarios de Hispanoamérica y a sus respectivos países.

Cuatro años más tarde, la Organización de Estados Americanos (O.E.A) creo un programa archivístico, y entre otras acciones contrató a Vicenta Cortés Alonso como consultora y en ese cargo doña Vicenta visitó varios países americanos y presentó el Programa para el desarrollo de los archivos latinoamericanos, y, su apoyo y asesoría fueron determinantes para la Reunión Técnica sobre el desarrollo de los archivos de la región, auspiciada por la O.E.A. y que se efectuó en la sede de dicho organismo internacional en Washington DC del 24 al 28 de julio de 1972. Entre muchas otras importantes metas con el objetivo de promocionar la enseñanza de la archivística se designó la Escuela de Archiveros de la Universidad de Córdoba – Argentina como Centro Multinacional de Formación de Archiveros y que ésta también se hiciera cargo de la publicación de un Boletín Interamericano de Archivos en el que se difundiera material didáctico, manuales, guías nacionales, censos, etc. Asimismo se aprobó la Carta de los Archivos Americanos y de nuevo se recomienda crear una asociación de archivistas de América Latina.

La oportunidad de hacer realidad esta recomendación se presentó al año siguiente, con motivo de la celebración del Seminario Multinacional sobre planificación y reorganización

Guillermo Durand Florez, Presidente de ALA 1974-1982. Fuente: http://puntoedu.pucp.edu.pe/opinion/guillermo-durand-florez-la-figura-archivistica-del-peru/

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Segundo Vicepresidente: César García Belsunce (Argentina)Secretario General: Jorge Palacios Preciado (Colombia) y Celina Vargas do Amaral Peixoto (Brasil)Primer Vocal: María Soledad Floren (República Dominicana)Segundo Vocal: Emilia Troncones de Veracoechea (Venezuela)

En 1982, se efectuó una nueva Asamblea General en la que se debatieron directrices para un plan de desarrollo a corto y mediano plazo, la posibilidad de publicar un boletín y una nueva modificación de estatutos. Asimismo se declaró Presidente Honorario Vitalicio a Guillermo Durand Florez (Presidente de ALA de 1974 a 1982) y en este período se integró a ALA como una rama regional del C.I.A.

Presidente: César García Belsunce (Argentina)Primer Vicepresidente: Ofilio Gómez Posada (El Salvador)Segundo Vicepresidente: Celina Vargas do Amaral Peixoto (Brasil)Secretario General: Javier González Echenique (Chile)Primer Vocal: Edith Erazo de Osorio (Panamá)Segundo Vocal: Pilar Moreno de Angel (Colombia)

Durante estos primeros años se efectuaron diversos encuentros profesionales tales como el primer Congreso Brasileiro de Arquivología (1972), el primer Congreso Nacional de Archivos de la República Argentina (1977), el primer Seminario Internacional sobre Administración de Archivos en Méjico (1975), el primer Seminario de Profesores de Paleografía en Perú (1975), el Seminario Latinoamericano sobre Archivos de Trámite en Costa Rica (1976) y el Seminario de Intercambio de Tecnología Archivística en Perú (1979), entre otras que denotan que en la década de los años 70 se dio un sensible aumento en los encuentros profesionales y en el estudio de asuntos de interés. Destacan la reunión en Toledo en 1979 para la Coordinación de Programas Internacionales sobre el desarrollo de Archivos Iberoamericanos, en 1980 el Coloquio sobre el Estatuto profesional del Archivero en América Latina, efectuado en Río de Janeiro-Brasil y el Coloquio de ALA sobre formación profesional de los archiveros en Buenos Aires-Argentina en 1981. Asimismo en 1982 se aprobó en Madrid una reforma importante de los estatutos de ALA.

Hay que resaltar que con presupuesto de la O.E.A. a partir de 1974 fueron becados de todos los países miembros 15 archiveros en ejercicio cada año, para seguir en Córdoba – Argentina cursos para la actualización de sus conocimientos en archivística, bajo la

Cesar García Belsunce, Presidente de ALA 1982-1985. Fuente: http://www.lagaceta.com.ar/nota/217852/

Celina Vargas do Amaral Peixoto, Presidenta de ALA 1985-1988. Fuente: Revista ALA.

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dirección de Aurelio Tanodi. Asimismo a partir de 1973, con patrocinio de España y la O.E.A. se impartió el curso Organización y Administración de Archivos Históricos para becarios de América Latina y otras procedencias cada año, bajo la coordinación de Vicenta Cortés Alonso.

Ambos cursos beneficiaron por más de 15 años a cientos de becarios latinoamericanos en la capacitación archivística que requería la región, y fortalecieron los proyectos de creación de centros de formación profesional en diversos países. Asimismo, fueron un factor determinante para alcanzar los objetivos de ALA, que se honra en contar con don Aurelio y doña Vicenta como miembros honorarios.

Es importante detallar todas las actividades de asistencia técnica archivística en este período, en las que mediante visitas de especialistas, trabajo sobre el terreno y donación de equipos beneficiaron a países tales como México, Venezuela, Costa Rica, Perú, El Salvador, Cuba, Argentina, entre otros.

Período de consolidaciónEntre 1985 y 1987 el Comité Director de ALA estuvo integrado por:

Presidente: Celina Vargas do Amaral Peixoto (Brasil) Vicepresidente: Leonor Ortiz Monasterio (México)Vicepresidente: Juan Freile Granezo (Ecuador)Secretario: Hernán del Valle Pérez (Guatemala) Vocales: José Manuel Mata Castellón (España) y Luz Alba Chacón León (Costa Rica)

En este período se debe destacar quizás como el logro más relevante la creación de la Revista de ALA, cuyos primeros 12 números se publicaron a partir de 1986 bajo la responsabilidad y coordinación del Archivo General de la Nación de México.

Asimismo, se declaró Presidente Honorario a César García Belsunce; se efectuaron encuentros profesionales como el “Seminario latinoamericano de modernización: formación profesional” en 1987 y surgieron algunos proyectos que se desarrollarán en los años siguientes, tales como una exposición documental en España con motivo del V Centenario del descubrimiento de América; censo de archivos de América Latina; reunión del grupo de trabajo ALA-IPGH, entre otros.

Segundo Vicepresidente: César García Belsunce (Argentina)Secretario General: Jorge Palacios Preciado (Colombia) y Celina Vargas do Amaral Peixoto (Brasil)Primer Vocal: María Soledad Floren (República Dominicana)Segundo Vocal: Emilia Troncones de Veracoechea (Venezuela)

En 1982, se efectuó una nueva Asamblea General en la que se debatieron directrices para un plan de desarrollo a corto y mediano plazo, la posibilidad de publicar un boletín y una nueva modificación de estatutos. Asimismo se declaró Presidente Honorario Vitalicio a Guillermo Durand Florez (Presidente de ALA de 1974 a 1982) y en este período se integró a ALA como una rama regional del C.I.A.

Presidente: César García Belsunce (Argentina)Primer Vicepresidente: Ofilio Gómez Posada (El Salvador)Segundo Vicepresidente: Celina Vargas do Amaral Peixoto (Brasil)Secretario General: Javier González Echenique (Chile)Primer Vocal: Edith Erazo de Osorio (Panamá)Segundo Vocal: Pilar Moreno de Angel (Colombia)

Durante estos primeros años se efectuaron diversos encuentros profesionales tales como el primer Congreso Brasileiro de Arquivología (1972), el primer Congreso Nacional de Archivos de la República Argentina (1977), el primer Seminario Internacional sobre Administración de Archivos en Méjico (1975), el primer Seminario de Profesores de Paleografía en Perú (1975), el Seminario Latinoamericano sobre Archivos de Trámite en Costa Rica (1976) y el Seminario de Intercambio de Tecnología Archivística en Perú (1979), entre otras que denotan que en la década de los años 70 se dio un sensible aumento en los encuentros profesionales y en el estudio de asuntos de interés. Destacan la reunión en Toledo en 1979 para la Coordinación de Programas Internacionales sobre el desarrollo de Archivos Iberoamericanos, en 1980 el Coloquio sobre el Estatuto profesional del Archivero en América Latina, efectuado en Río de Janeiro-Brasil y el Coloquio de ALA sobre formación profesional de los archiveros en Buenos Aires-Argentina en 1981. Asimismo en 1982 se aprobó en Madrid una reforma importante de los estatutos de ALA.

Hay que resaltar que con presupuesto de la O.E.A. a partir de 1974 fueron becados de todos los países miembros 15 archiveros en ejercicio cada año, para seguir en Córdoba – Argentina cursos para la actualización de sus conocimientos en archivística, bajo la

Cesar García Belsunce, Presidente de ALA 1982-1985. Fuente: http://www.lagaceta.com.ar/nota/217852/

Celina Vargas do Amaral Peixoto, Presidenta de ALA 1985-1988. Fuente: Revista ALA.

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De 1988 a 1991 el Comité Director de ALA estuvo integrado por:

Presidente: Leonor Ortiz Monasterio (México)Primera Vicepresidenta: Berarda Salabarría Abraham (Cuba)Segundo Vicepresidente: José María Jardim (Brasil)Secretaria: Luz Alba Chacón León (Costa Rica)Vocales: María Paz Arrigarriaga (Chile) y Margarita Vásquez de Parga (España)

En este período se continuó la publicación semestral de la Revista de ALA, se creo el Grupo Iberoamericano de Gestión de documentos integrado por representantes de Brasil, Cuba, España, México y Portugal cuya primera reunión se efectuó en Chile en 1991, donde se discutieron diversos temas tales como problemática de los archivos administrativos, descripción e identificación de fondos. Volvieron a reunirse en 1994 en Lisboa; se coordinó en 1989 la participación de representantes de varios países de la región en el Curso Tendencias para la preservación de documentos en Archivos Nacionales en la Universidad de Austin – Texas; se efectuó en setiembre de 1991 el Seminario sobre Censo Guía de Archivos Latinoamericanos con el patrocinio español, y, en Noviembre del mismo año se coordinó el Seminario sobre clasificación y descripción en Chile con el apoyo de la UNESCO y del C.I.A.

Es importante destacar que la Subdirección de Archivos Estatales de España a partir de 1990 promocionó y patrocinó la elaboración del Censo Guía de los Archivos Iberoamericanos en el que participaron entre 1990 y 1998 por lo menos 10 países de la región y que en este período también se inició el proyecto del Diccionario de Terminología Archivística Iberoamericana, así como el recordado Sistema Red Latinoamericano en materia de conservación documental.

Finalmente recordamos que en 1989, la O.E.A. determina un cambio en los cursos que se impartían para becarios del continente en la Universidad de Córdoba – Argentina desde 1974 y decide que a partir de ese año, se impartirán para becarios de Norte, Centroamérica y el Caribe en el Archivo Nacional de Costa Rica y para becarios de Suramérica en el Archivo General de la Nación de Perú. Asimismo a partir de 1990 la Subdirección de Archivos Estatales de España, ya sin apoyo de la O.E.A., imparte anualmente la Escuela Taller de Archivos para becarios de Iberoamérica.

Leonor Ortiz Monasterio, Presidenta de ALA 1988-1991. Fuente: Revista ALA.

Berarda Salabarría Abraham, Presidenta de ALA 1991-1995. Fuente: https://www.facebook.com/berarda.salabarria

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Entre 1991-1994 el Comité Director de ALA queda constituido por:

Presidenta: Berarda Salabarría Abraham (Cuba)Primer Vicepresidente: Jorge Palacios Preciado (Colombia)Segundo Vicepresidente: Jorge Hidalgo Lehude (Chile)Secretaria: Virginia Chacón Arias (Costa Rica)Vocales: Margarita Vásquez de Parga (España) y Leonor Ortiz Monasterio (México)

Durante este período se continúa la publicación semestral de la Revista, a partir de esa fecha bajo la dirección y coordinación del Archivo General de la Nación de Colombia, así como con los proyectos del censo-guía de archivos iberoamericanos y la finalización del Diccionario de Terminología Archivística iberoamericano. Se colaboró estrechamente por parte de varios países con la muestra documental “Ciencia y Técnica entre el Viejo y el Nuevo Mundo. Siglos XV-XVIII” que se expuso en 1992 en el Palacio de Velásquez en el parque del Buen Retiro en Madrid, con motivo del V Centenario del descubrimiento de América. Con copias de estos documentos, se organizó una exposición itinerante que recorrió entre 1993 y 1995 los Archivos Nacionales o Generales de México, Colombia, Panamá, Ecuador, Cuba y Costa Rica.

Se efectuó la inauguración de nuevos edificios para el Archivo Nacional de Costa Rica y para el Archivo General de la Nación de Colombia y se realizó en 1993 un Seminario sobre conservación y edificios para archivos en Costa Rica con el apoyo de ALA y el CIA. Asimismo, también en 1993, en México se efectuó el Seminario de ALA “Normas internacionales para la descripción archivística, y la XXIX Citra del Consejo Internacional de Archivos (por primera vez en Latinoamérica).

A partir del segundo semestre de 1990 con el apoyo de la Subdirección de Archivos Estatales de España se inició el proyecto Guía de Fuentes para la historia de América con la participación de varios países iberoamericanos (el cual fue impulsado desde los años 60 por el Consejo Internacional de Archivos y por la primera reunión interamericana de archivos en Washington en 1961).

De 1988 a 1991 el Comité Director de ALA estuvo integrado por:

Presidente: Leonor Ortiz Monasterio (México)Primera Vicepresidenta: Berarda Salabarría Abraham (Cuba)Segundo Vicepresidente: José María Jardim (Brasil)Secretaria: Luz Alba Chacón León (Costa Rica)Vocales: María Paz Arrigarriaga (Chile) y Margarita Vásquez de Parga (España)

En este período se continuó la publicación semestral de la Revista de ALA, se creo el Grupo Iberoamericano de Gestión de documentos integrado por representantes de Brasil, Cuba, España, México y Portugal cuya primera reunión se efectuó en Chile en 1991, donde se discutieron diversos temas tales como problemática de los archivos administrativos, descripción e identificación de fondos. Volvieron a reunirse en 1994 en Lisboa; se coordinó en 1989 la participación de representantes de varios países de la región en el Curso Tendencias para la preservación de documentos en Archivos Nacionales en la Universidad de Austin – Texas; se efectuó en setiembre de 1991 el Seminario sobre Censo Guía de Archivos Latinoamericanos con el patrocinio español, y, en Noviembre del mismo año se coordinó el Seminario sobre clasificación y descripción en Chile con el apoyo de la UNESCO y del C.I.A.

Es importante destacar que la Subdirección de Archivos Estatales de España a partir de 1990 promocionó y patrocinó la elaboración del Censo Guía de los Archivos Iberoamericanos en el que participaron entre 1990 y 1998 por lo menos 10 países de la región y que en este período también se inició el proyecto del Diccionario de Terminología Archivística Iberoamericana, así como el recordado Sistema Red Latinoamericano en materia de conservación documental.

Finalmente recordamos que en 1989, la O.E.A. determina un cambio en los cursos que se impartían para becarios del continente en la Universidad de Córdoba – Argentina desde 1974 y decide que a partir de ese año, se impartirán para becarios de Norte, Centroamérica y el Caribe en el Archivo Nacional de Costa Rica y para becarios de Suramérica en el Archivo General de la Nación de Perú. Asimismo a partir de 1990 la Subdirección de Archivos Estatales de España, ya sin apoyo de la O.E.A., imparte anualmente la Escuela Taller de Archivos para becarios de Iberoamérica.

Leonor Ortiz Monasterio, Presidenta de ALA 1988-1991. Fuente: Revista ALA.

Berarda Salabarría Abraham, Presidenta de ALA 1991-1995. Fuente: https://www.facebook.com/berarda.salabarria

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De 1995 a 1999 fue dirigida por:

Presidente: Jorge Palacios Preciado (Colombia)Primera Vicepresidenta: Virginia Chacón Arias (Costa Rica)Segunda Vicepresidenta: Aída Luz Mendoza Navarro (Perú)Secretaria: Olga Sánchez de Machado (Paraguay) y Jaime Antúnes da Silva (Brasil)Vocales: Margarita Vásquez de Parga y Elisa C. Santos Canalejo (España) y María Eugenia Barrientos Harbin (Chile)

Fue un período extraordinario de grandes retos y muchas actividades por parte de ALA. En Asamblea General del 2 y 3 de marzo de 1995 en Cartagena de Indias se revisaron y reformaron los estatutos de la Asociación para adaptarlos a las reformas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos en Montreal en 1992 y posteriormente en Asamblea General de 1997 (24 de abril) en Buenos Aires se reformó el Artículo 38.

La Revista ALA continuó publicándose durante los 4 años bajo la responsabilidad del Archivo General de la Nación de Colombia, así como se inició la publicación de la traducción al español de una selección de 8 estudios RAMP, así como los estatutos de ALA, el Diccionario de Terminología Archivística. Para una estrategia de desarrollo archivístico, Archivos Administrativos Iberoamericanos: Modelo y perspectivas de una tradición archivística, estos últimos 3 son productos del trabajo de tres comisiones de ALA.

ALA organizó o copatrocinó importantes eventos de actualización profesional con la participación de numerosos representantes de los países de la región. Entre ellos destaca el Seminario Internacional de descripción archivística (sobre la Norma ISAD-G) en Colombia (1995); Primer Encuentro iberoamericano de microfilmación en Cuba (1996); Encuentro centroamericano de archivos en Costa Rica (1996); Seminario internacional sobre sistemas nacionales de archivos en Argentina (1997); Primer Seminario Internacional de Archivos “Hacia un Plan de desarrollo de los Archivos Latinoamericanos en Colombia (1998) y el Seminario Políticas de Archivos en Chile (1998).

En este período también se contó con la visita del Comité Ejecutivo del C.I.A. que efectuó su reunión en San José-Costa Rica y varios de sus miembros después visitaron el Archivo General de la Nación de Colombia y el Archivo Nacional de Brasil en 1998.

Jorge Palacios Preciado, Presidente de ALA 1995-1999. Fuente: Revista ALA.

Virginia Chacón Arias, Presidenta de ALA 1999-2003. Fuente: Revista ALA.

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Se inició el desarrollo del proyecto de automatización de archivos usando la plataforma Win/isis con el apoyo de UNESCO, así como con financiamiento de España la reproducción y unificación de los archivos de ALA y la preparación de la historia de ALA (lamentablemente no se publicó). Se inició a partir de este período una fuerte presión al C.I.A. para no incrementar las cuotas de afiliación de los países miembros de ALA y para incluir el español como lengua oficial y se efectuó una reforma a los estatutos de ALA.

Asimismo como producto de las cumbres de Presidentes y Jefes de Estado de iberoamérica de Isla Margarita y Oporto en 1998, se creó el fondo multilateral para promover el desarrollo de los archivos de iberoamérica. El exitoso Programa ADAI-Iberarchivos que utiliza desde sus inicios la personería de ALA para hacer efectivas las ayudas. Finalmente es importante destacar que a partir de 1996 se han desarrollado con gran suceso los Congresos de Archivología de MERCOSUR, muchos de ellos con el patrocinio de ALA.

1999-2003

Presidenta: Virginia Chacón Arias (Costa Rica)Primer Vicepresidente: Jaime Antúnes da Silva (Brasil)Segunda Vicepresidenta: Elisa Carolina de Santos Canalejo (España)Secretario: Orient Bolívar (Nicaragua) y por tres años María Eugenia Barrientos Harbin (Chile)Primer Vocal: María do Carmo Díaz Farinha (Portugal)Segundo Vocal: Berarda Salabarría Abraham (Cuba)

Fue este también un período muy fructífero para la Asociación que llegó a contar en estos años con un importante número de miembros activos: 16 miembros clase A (Archivos Nacionales o Generales), 5 clase B (Asociaciones Profesionales), 5 clase C (otros archivos), 5 Clase D (Centros de formación archivística) y 70 clase E (archivistas).

A partir de la Revista de 1998 esta se continuó publicando, pero con una periodicidad anual, debido básicamente a los costos y problemas de distribución. Sin embargo se inició la publicación de un Boletín informativo semestral de ALA que se remitió a todos sus afiliados, con el objetivo de mejorar la comunicación con sus miembros y mantenerles informados de proyectos, eventos y noticias de interés y con el apoyo del Programa ADAI y del Archivo Nacional de Costa Rica en 2003 se diseñó el Sitio Web de la Asociación, cuya administración se trasladó al Archivo Nacional de Chile en 2010.

De 1995 a 1999 fue dirigida por:

Presidente: Jorge Palacios Preciado (Colombia)Primera Vicepresidenta: Virginia Chacón Arias (Costa Rica)Segunda Vicepresidenta: Aída Luz Mendoza Navarro (Perú)Secretaria: Olga Sánchez de Machado (Paraguay) y Jaime Antúnes da Silva (Brasil)Vocales: Margarita Vásquez de Parga y Elisa C. Santos Canalejo (España) y María Eugenia Barrientos Harbin (Chile)

Fue un período extraordinario de grandes retos y muchas actividades por parte de ALA. En Asamblea General del 2 y 3 de marzo de 1995 en Cartagena de Indias se revisaron y reformaron los estatutos de la Asociación para adaptarlos a las reformas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos en Montreal en 1992 y posteriormente en Asamblea General de 1997 (24 de abril) en Buenos Aires se reformó el Artículo 38.

La Revista ALA continuó publicándose durante los 4 años bajo la responsabilidad del Archivo General de la Nación de Colombia, así como se inició la publicación de la traducción al español de una selección de 8 estudios RAMP, así como los estatutos de ALA, el Diccionario de Terminología Archivística. Para una estrategia de desarrollo archivístico, Archivos Administrativos Iberoamericanos: Modelo y perspectivas de una tradición archivística, estos últimos 3 son productos del trabajo de tres comisiones de ALA.

ALA organizó o copatrocinó importantes eventos de actualización profesional con la participación de numerosos representantes de los países de la región. Entre ellos destaca el Seminario Internacional de descripción archivística (sobre la Norma ISAD-G) en Colombia (1995); Primer Encuentro iberoamericano de microfilmación en Cuba (1996); Encuentro centroamericano de archivos en Costa Rica (1996); Seminario internacional sobre sistemas nacionales de archivos en Argentina (1997); Primer Seminario Internacional de Archivos “Hacia un Plan de desarrollo de los Archivos Latinoamericanos en Colombia (1998) y el Seminario Políticas de Archivos en Chile (1998).

En este período también se contó con la visita del Comité Ejecutivo del C.I.A. que efectuó su reunión en San José-Costa Rica y varios de sus miembros después visitaron el Archivo General de la Nación de Colombia y el Archivo Nacional de Brasil en 1998.

Jorge Palacios Preciado, Presidente de ALA 1995-1999. Fuente: Revista ALA.

Virginia Chacón Arias, Presidenta de ALA 1999-2003. Fuente: Revista ALA.

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Asimismo en el período se declararon Miembros Honorarios de ALA a Aurelio Tanodi, Vicenta Cortés Alonso, Jorge Palacios Preciado y Jorge Pedro Esponcel.

Fue también un período donde se desarrollaron numerosas actividades de actualización profesional, entre ellas el Seminario Internacional de Archivos iberoamericanos en Costa Rica (1999), el Primer Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica “Usos y Usuarios de Archivos” en Brasil (2000), (estos seminarios tienen la particularidad de que participan archivos africanos hispano y luso parlantes), asistencia de más de 600 archivistas de iberoamérica al Congreso Internacional de Archivos de Sevilla en 2000 a partir del cual asumió la presidencia del C.I.A. la vicepresidenta de ALA; Seminario sobre normalización archivística en Chile (2002); Segundo Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica sobre Documento electrónico (2002); Tercer Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica “Infraestructura y conservación” en Puerto Rico (2003); reunión de análisis y experiencias de la norma ISAAR-CPF en Puerto Rico (2003). Asistencia y apoyo a los Congresos de MERCOSUR en 1999 en Uruguay, en 2001 en Paraguay y en Argentina en 2003.

Otros proyectos destacados fueron el Diagnóstico general de la situación archivística en iberoamérica, cuyos resultados fueron expuestos en el Congreso de MERCOSUR de 2003 y luego fue publicado en la Revista del Archivo Nacional de Costa Rica de 2007. Con el financiamiento del C.I.A. se efectuaron dos reuniones de expertos en conservación e infraestructura archivística en México en 2001 y Brasil en 2002, cuyo producto fue la publicación del Manual “Edificios de archivos en clima tropical y bajos recursos” en 2003 (más adelante traducido a otros idiomas por el C.I.A.). Asimismo con el apoyo del Programa ADAI se efectuaron dos encuentros de directores de Archivos Nacionales o Generales de Centroamérica, Panamá y República Dominicana para impulsar el desarrollo archivístico de estos países (en Costa Rica en 2000 y 2002) y dos cursos regionales sobre conservación en Archivos Históricos para representantes de los mismos países, también en Costa Rica en 2000 y 2002. Se finalizó la reunión de Archivos de ALA y la investigación sobre la historia de ALA en el Archivo General de la Nación de Colombia. Se constituyó la Red Iberoamericana de Escuelas de Archivos Universitarios (RIBEAU) que ha efectuado varios encuentros de profesores universitarios de archivística. Asimismo se finalizó el desarrollo del software para descripción normalizada en WIN/ISIS y se distribuyó a los miembros de ALA y a todos los países de América Latina y se apoyó y se colaboró con la muestra con documentos de archivos de iberoamérica que se expuso con motivo del Congreso Internacional de Archivos en Sevilla. ALA administró durante estos 4 años poco más de $825.000 USA del programa ADAI. Se presionó al C.I.A. para el uso del español y el control de las cuotas de afiliación de los miembros de ALA.

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AÑOS MÁS RECIENTES2003 - 2007Presidenta: Sara González Hernández 2003-2005 (Colombia) y Jaime Antúnes da Silva 2005-2007 (Brasil)Primer Vicepresidente: Jaime Antúnes da Silva (Brasil) y María Eugenia Barrientos Harbin (Chile)Segunda Vicepresidenta: Elisa Carolina de Santos Canalejo (España)Secretario: Jorge Ruiz Dueñas (México)Vocales: Karin Carona de Jesús (Puerto Rico) y Berarda Salabarría Abraham (Cuba)

Lamentablemente, a partir de este período se dejó de publicar la Revista de ALA. Sin embargo se efectuaron el 4º Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica “Cooperación Internacional en Archivos” en Portugal en 2005 y el 5º Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica “Los archivos al servicio de la sociedad” en Costa Rica en 2007.

En octubre de 2004 se efectuó en el Archivo General de la Nación de Colombia el Seminario-Taller iberoamericano de conservación preventiva en archivos. También en 2004 en el Congreso de Viena del C.I.A. se hizo una presentación del nuevo Sitio Web de ALA. En 2005 en Lisboa se retoman las quejas por las altas cuotas de membresía del C.I.A. y el no uso del español en las actividades y publicaciones, así como el inminente retiro de varios países de América Latina del C.I.A. y se presentaron propuestas concretas al organismo en el documento conocido como Carta de Lisboa del 24 de octubre de 2005, por cierto aún no resueltas. En 2006 durante la Citra de Curacao, A.L.A. coordinó la Mesa “Compartiendo la Memoria común: acciones integradoras en los países de iberoamérica”. En 2007 en Uruguay se efectuó el Seminario Internacional “Documentos electrónicos: estado de la cuestión”. En la Asamblea ordinaria de Costa Rica en julio de 2007, se declaró Miembro Honoraria de A.L.A a la señora María Berarda Salabarría Abraham de Cuba. Durante el período se continuó apoyando el funcionamiento del programa Iberarchivos-ADAI.

Sara González Hernández, Presidenta de ALA 2003-2005. Fuente: Revista ALA.

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2007 - 2011

Presidente: Jorge Ruiz Dueñas (México); José Luis Moreno (Argentina), Severiano Hernández Vicente (España) y Osvaldo Villaseca (Chile)Primer Vicepresidente: María Eugenia Barrientos Harbin (Chile), José Luis Moreno (Argentina) y Jaime Antúnes da Silva (Brasil)Segundo Vicepresidente: José Ramón Cruz Mundet y Severiano Hernández Vicente (España)Secretaria: Martha Ferriol Marchena (Cuba)Vocales: Silvestre de Almeida Lacerda (Portugal) y Marcela Inch Calvimonte (Bolivia)

En el año 2008 en Sao Paulo, Brasil, se efectuó una Asamblea General de ALA el día 10 de setiembre, donde se aprobó una reforma importante a sus estatutos con motivo de los problemas recurrentes no resueltos por el C.I.A. Se incluyó la posibilidad de afiliarse a ALA a instituciones archivísticas y organismos profesionales de lengua española y portuguesa de cualquier lugar del mundo; se actualizaron sus objetivos; se indicó que ALA actuará como rama regional del Consejo Internacional de Archivos, pero se rige por sus propios estatutos y no por los del C.I.A. y sus miembros no tienen obligación de afiliarse al C.I.A.; entre otros. En 2009 se efectuó el 6º Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica “Archivos y ciudadanía: tendencias actuales en el uso de la información” en Chile y en 2011 el 7º Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica “Funciones archivísticas y preservación de documentos” en Brasil. El Archivo Nacional de Chile asumió a partir de 2010 el rediseño y administración del sitio web de ALA.

Asimismo en 2008 se efectuó el Seminario Internacional “El mundo de los trabajadores y sus archivos en Sao Paulo” y se continuó apoyando el funcionamiento del exitoso programa Iberarchivos-ADAI.

Lamentablemente entre 2003 y 2011 la Asociación tuvo algunos problemas de funcionamiento, debido a la inestabilidad de los directores que ocuparon la presidencia

Jorge Ruiz Dueñas, Presidente de ALA 2007-2008. Fuente: Revista ALA.

Osvaldo Villaseca Reyes, Presidente de ALA 2009-2011. Fuente: https://plus.google.com/102636953642990494477

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y otros cargos del Comité Director; problemas para la inscripción legal de ALA en sus países y de administración de los recursos de la asociación, así como problemas con el C.I.A. por la ausencia del español en sus actividades, cuotas de membresía excesivamente altas, entre otros.

2011 - 2015Presidente: Jaime Antúnes da Silva (Brasil)Primera Vicepresidenta: Virginia Chacón Arias (Costa Rica)Segundo Vicepresidente: Severiano Hernández Vicente (España)Secretaria: Aurora Gómez Galvarriato (México), sustituida por Carlos Zapata Cárdenas (Colombia) en 2013 y también

sustituido por Rocío Pazmiño Acuña (Ecuador) de abril a junio de 2015

Vocales: Silvestre de Almeida Lacerda (Portugal); José Dager (Perú), sustituido por Alicia Casas de Barrán (Uruguay) en 2012

Durante el período se recobró la estabilidad y se llevaron a cabo importantes proyectos, dentro de los que destacan la reestructuración del programa de comunicación de ALA con financiamiento del C.I.A.: nuevo sitio web, revista electrónica, envío de newsletter. Se continuó apoyando el programa Iberarchivos-ADAI y se incrementó el número de miembros de la Asociación, que en 2015 contaba con 22 afiliados clase A; 8 clase B (Asociaciones Profesionales); 5 clase C (otros Archivos) y 74 clase E (Archivistas).

Se crearon la Comisión Técnica de gestión y preservación digital con expertos de 5 países y la Comisión Sinergía-ALA, con la participación de 13 países. Asimismo se efectuaron relevantes encuentros profesionales, entre los que destacan el Seminario Internacional “El patrimonio documental digital en Iberoamérica” en Bogotá-Colombia en 2012; el Octavo Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica “La transparencia del Estado: gestión, conservación y acceso a los documentos públicos” en Bogotá-Colombia en 2013; la Conferencia Superior Internacional de Estudios de Archivos-CISA en París-Francia en 2013; el Seminario Iberoamericano de Conservación, Diseminación y Seguridad de Archivos en Bogotá-Colombia en 2014; el Noveno Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica “Sistemas Nacionales de Archivos en Iberoamérica: Balances y Perspectivas (1970–2014)” en Quito-Ecuador en 2015; Reunión de especialistas de diversos países sobre el tema del tráfico ilícito de documentos patrimoniales, entre otros. En la

Jaime Antúnes da Silva, Presidente de ALA 2005-07 y 2011-2015. Fuente: Revista ALA.

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Asamblea General Ordinaria de 2015 en Quito-Ecuador se declaró Miembro Honorario de ALA a la Archivista Julia María Rodríguez Barredo de España.

2015 - 2018En la Asamblea General de 2015 fue electo el nuevo Comité Director

Presidenta: María de las Mercedes Vega Armijo (México)Primer Vicepresidente: Rocío Pazmiño Acuña (Ecuador)Segundo Vicepresidente: Alicia Casas de Barrán (Uruguay)Secretario: Emma de Ramón Acevedo (Chile)Vocales: Silvestre de Almeida Lacerda (Portugal) y Sara Carvajal (Panamá)

No es posible finalizar esta breve reseña histórica sin destacar la importancia del Programa de Cooperación Iberarchivos-ADAI producto de las Cumbres de Presidentes y Jefes de Estado de Iberoamérica, que ha operado exitosamente desde 1999 con el apoyo de ALA y el uso de su personería jurídica para hacer efectivas las ayudas.

Este programa ha sido determinante para el desarrollo archivístico regional y para la preservación y difusión del patrimonio archivístico iberoamericano. Se han efectuado 18 reuniones anuales del Comité Intergubernamental del Programa en las que participan los representantes de los países miembros, en donde se seleccionan y apoyan los mejores proyectos, e incluso en los últimos años, se aprovechan también para efectuar Seminarios y encuentros profesionales que benefician los archivos y archivistas del país sede.

CONCLUSIÓNAl finalizar esta retrospectiva muy general de ALA, es nuestra esperanza que sea de provecho para los archivistas iberoamericanos y les induzca a profundizar la investigación en diversos temas.

Asimismo consideramos un acto de justicia, dar a conocer al lector los importantes logros de la Asociación, y el exhaustivo esfuerzo de tantos archivistas a lo largo de cuatro décadas, que debería servir de ejemplo para las jóvenes generaciones de profesionales, que continuarán los esfuerzos para consolidar la Asociación, fortalecer sus valores y

María de las Mercedes Vega Armijo, Presidenta de ALA 2015-2018. Fuente: https://www.ct-lc.org/node/53

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competencias, y de esta forma, servir a la sociedad, garantizando la debida conservación del patrimonio documental, y, el acceso a la información pública, la transparencia de los Estados y la adecuada rendición de cuentas de nuestros gobernantes.

ANEXO 1MIEMBROS HONORARIOS

• GuillermoDurandFlorezdePerú(desde1982).• CésarGarcíaBelsuncedeArgentina(desde1985).• AurelioTanodideArgentina(desde2000).• VicentaCortésAlonsodeEspaña(desde2000).• JorgePalaciosPreciadodeColombia(desde2002).• JorgePedroEsponceldeBrasil(desde2002).• MaríaBerardaSalabarríaAbrahamdeCuba(desde2007).• JuliaMaríaRodríguezBarredodeEspaña(desde2015).

ANEXO 2FOTOGRAFÍAS

Reunión del nuevo comité director de ALA. México DF, 1991. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

Revista del Archivo Nacional - ISSN 1409-0279 - Año LXXX (1-12): 129-147, 2016

Virginia Chacón Arias, Jaime Antúnes da Silva

144

Seminario internacional y asamblea general de ALA. Cartagena, Colombia, 1995. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

Seminario internacional y asamblea general de ALA. San José, Costa Rica, 1999. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

Revista del Archivo Nacional - ISSN 1409-0279 - Año LXXX (1-12): 129-147, 2016

ALA: orígenes y evolución

145

Reunión del comité intergubernamental de Iberarchivos-ADAI y comité director de ALA. Santa Cruz de la Sierra, Bolivia, 2002. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

Reunión del comité intergubernamental de Iberarchivos-ADAI y comité director de ALA. Antigua, Guatemala, 2006. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

Revista del Archivo Nacional - ISSN 1409-0279 - Año LXXX (1-12): 129-147, 2016

Virginia Chacón Arias, Jaime Antúnes da Silva

146

Reunión del comité intergubernamental de Iberarchivos-ADAI y comité director de ALA. Quito, Ecuador, 2015. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

Revista del Archivo Nacional - ISSN 1409-0279 - Año LXXX (1-12): 129-147, 2016

ALA: orígenes y evolución

147

BIBLIOGRAFÍAPUBLICACIONES:

CORTES Alonso, Vicenta. “Balance de veinte años de la labor archivística en las américas,

1961-1981”. En: Revista de ANABAD NºXXI Madrid, 1981.

CORTES Alonso, Vicenta. 1985 “Diez años de cooperación archivística iberoamericana”. Organización de Estados Americanos e Instituto de Cooperación Iberoamericana.

SALABARRIA, Berarda. 2001. “ALA Asociación Latinoamericana de Archivos. Una contribución

a la unidad iberoamericana”. En Comma, International Journal on archives. Consejo Internacional de Archivos, 2001 – ½.

VARGAS do Amaral Peixoto, Celina. 1986. En Revista ALA, número promocional. Archivo General de la Nación de México, 1986.

Revista del Archivo Nacional 1/6 NºXXVI, San José, Costa Rica, 1962.

Revista del Archivo Nacional 1/12 NºXXXIX. San José, Costa Rica, 1975.

Revista de la Asociación Latinoamericana de Archivos ALA, Nº20. Santa Fe de Bogotá. Archivo General de la Nación de Colombia, 1997.

Revista de la Asociación Latinoamericana de Archivos ALA, Nº23. Santa Fe de Bogotá. Archivo General de la Nación de Colombia, 2000.

Revista de la Asociación Latinoamericana de Archivos ALA, Nº26. Santa Fe de Bogotá. Archivo General de la Nación de Colombia, 2004.

DOCUMENTOS:

Fondo documental de ALA en los Archivos Nacionales de Brasil y Costa Rica.

Revista del Archivo Nacional - ISSN 1409-0279 - Año LXXX (1-12): 129-147, 2016148

Virginia Chacón Arias, Jaime Antúnes da Silva

transcriPción dE documEntos

150 Revista del Archivo Nacional - ISSN 1409-0279 - Año LXXX (1-12): 149-150, 2016

Revista del Archivo Nacional - ISSN 1409-0279 - Año LXXX (1-12): 151-188, 2016

Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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ACTAS DE SESIONES DEL CONGRESO CONSTITUCIONAL

NOVIEMBRE Y DICIEMBRE 18451

Vinicio Méndez Mora2

Recibido: 29/07/2016 · Aprobado: 01/09/2016

La transcripción que se presenta en las siguientes páginas constituye la continuación de las actas de sesiones del Congreso Constitucional publicadas en la Revista del Archivo Nacional, Año LXXIX, números 1-12, enero a diciembre de 2015. Comprende las actas de sesiones del Congreso Constitucional, concretamente de la Cámara de Senadores, celebradas durante los meses de noviembre y diciembre de 1845. Corresponde a las sesiones ordinarias números 143 a 184.

En estas sesiones se encuentran entre otros temas: numerosas dimisiones, por ejemplo la renuncia que el señor Francisco Aguilar, vecino de la ciudad de Cartago, hace del destino de alcalde primero; de Juan Arias como Procurador Síndico de Heredia y de Darío Orozco de Alcalde 1º Alajuela. Además, discusión y aprobación de artículos del proyecto general sobre el valor de las monedas extranjeras, precio de la pólvora, nombramiento del presidente accidental de esta Cámara hecho en la persona del senador Juan Mora, salida del país de eclesiásticos, dimisión de José María Castro del cargo de representar a Costa Rica en dieta Centroamericana, autorización para establecer en el Estado una lotería pública mensual, reedificación de la casa de Cabildo de Esparza, causa contra el Jefe Político accidental del departamento de la ciudad de Heredia, señor Manuel Zamora, por injurias graves inferidas a un miembro de la corporación de aquella ciudad y exceso en el ejercicio de sus funciones con infracción de las leyes; y contratación del señor José Martínez profesor de música, para la enseñanza de los jóvenes que componen la música marcial.

i. ACTAS DE SESIONES DEL CONGRESO

ii. CÁMARA DE SENADORES

iii. 01 DE NOVIEMBRE DE 1845 – 31 DE DICIEMBRE DE 1845

Sesión 143 de la Cámara de Sena dores celebrada el sábado 1° de nobiembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.1 Costa Rica. Dirección General del Archivo Nacional. Fondo: Congreso 13588, Actas de sesiones de la Cámara de

Senadores, folios 51 f. a 90 v. Transcrito por Vinicio Méndez Mora, de acuerdo con las Normas para la transcripción de documentos históricos hispanoamericanos. Texto revisado de manera conjunta con Franklin Alvarado Quesada.

2 Licenciado en Historia por la Universidad de Costa Rica. Profesional Departamento Archivo Histórico, Archivo Nacional de Costa Rica.

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Archivo Nacional - Vinicio Méndez Mora

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2° Se leyó 2ª vez el dictamen que produjeron las comisiones de Hacienda y Legislación, acerca de la exposición del Ejecutivo de 27 del próximo pasado sobre que se le indique la senda que debe seguir para terminar de una vez la cuestión de moneda que afecta demaciado los intereces del comercio, y aún los de la economía doméstica; y se señaló su discución para la sesión inmediata, terminada la presente.

Juan de los Santos Madriz [rubricado] Senador Presidente accidental

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 144 de la Cámara de Senadores celebrada el lunes 3 de noviembre de 1845.

1° Leyda y aprovada la [sic] acta anterior, fue firmada.

2° Se dio cuenta con una nota del Ministerio de Relaciones datada en 1 de último octubre, a la que acompaña el decreto número 38 emitido por la Cámara de Representantes en aquella fecha suspendiendo sus sesiones extraordinarias, que con el pase del ejecutivo ha sido dirijido, y se mandó archivar, presumiendo que de su recivo se dé el que corresponde.

3° Adjunto a una nota de 1° del que rije [entrerrenglones: se recibió] del Ministerio de Relaciones con el cúmplase de ley, el decreto número 39 expedido por la Cámara de Representantes en aquel día, abriendo sus sesiones extraordinarias, y se mandó archivar, y que se acuse el recivo de estilo.

4° Se leyó por 1ª vez el dictamen que la Comisión Especial de Peticiones ha vertido acerca de la renuncia que el señor Francisco Aguilar, vecino de la ciudad de Cartago, hase del destino de alcalde primero de la misma para que ha sido nombrado por impedirle su desempeño las varias enfermedades de que se haya complicado.

5° Fue leído por 1ª vez el dictamen que produjo la Comisión Especial de Peticiones relativo a la renuncia que el señor Ramón Gonsáles, vecino de la ciudad de Alajuela, hase del destino de alcalde primero de la propia ciudad por hallarse enfermo, según lo hace constar.

6° Leído y puesto en discución el dictamen con que dieron cuenta las comisiones de Hacienda y Legislación a consecuencia de la exposición del Ejecutivo del 27 del próximo pasado octubre, sobre que se le indique la senda que debe seguir para terminar de una vez las cuestiones de moneda que afecta demaciado los intereses del comercio y aún los de la economía doméstica, la Cámara de Senadores acordó que vuelva el expediente a las comisiones para que amplíen el proyecto de decreto que proponen que debe ser como emanado de esta Cámara y no en la forma que lo han verificado dichas comisiones. Y terminó la sesión.

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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Juan de los Santos Madriz [rubricado] Senador Presidente accidental

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 145 de la Cámara de Senadores celebrada el martes 4 de noviembre de 1845.

1° Habiéndose leído y aprovado la acta [sic] anterior, se firmó.

2° Se procedió al despacho de los negocios que motibó la misma.

3° Con nota del Presidente Municipal de Villa de Escazú de 2 del que rige, se recibió un acuerdo que aquella corporación tubo en 27 de próximo pasado octubre, en que dispuso manifestar a esta Cámara que habiéndose tomado en virtud de disposición gubernativa cuatrocientos pesos en dinero efectivo, los cuales se recibieron en los fondos de esta ciudad, a pesar de haber hecho varios reclamos a la municipalidad de la misma al Mando Político y por último al Gobierno Supremo para que se hiciese la devolución, no se ha conseguido y se paró a dictamen de la Comisión de Justicia mandándose acusar recibo.

4° Se dio 2ª lectura del dictamen que la Comisión Especial de Peticiones ha vertido a consecuencia de la renuncia que el señor Francisco Aguilar, vecino de la ciudad de Cartago, hase del destino de Alcalde 1° de la misma por hallarse enfermo según hace constar con la declaración jurada de dos facultativos en medicina, y se señaló su discución para la sesión inmediata si hubiere lugar.

5° Se leyó 2ª vez el dictamen que presentó la Comisión Especial de Peticiones acerca de la renuncia que el señor Ramón González, vecino de la ciudad de Alajuela, hase del destino de alcalde primero de la misma por hallarse enfermo, según lo acredita con la declaración jurada que han dado los señores don José María Montealegre y licenciado Cruz Alvarado y se señaló su discución para cuando haya lugar.

6° Fue leído y puesto en discución el dictamen presentado nuevamente por las comisiones de Hacienda y Legislación, a donde se mandó volver el expediente que contiene la exposición del Ejecutivo de 27 del último octubre sobre que se le indique la senda que debe seguir para terminar de una vez la cuestión de moneda que afecta demasiado los intereses del comercio y aún los de la economía doméstica y habiéndose aprovado el proyecto en general se procedió a la discución y aprovación de cada uno sus artículos en particular y la obtuvieron los siguientes. Artículo 1° Las pesetas españolas a ecepción [sic] de las de Isabel 2ª continuarán corriendo a razón de dos reales cada una, es decir cuatro por un peso. En este artículo salvo su voto el senador señor Juan Mora, Artículo 2º Los tenedores de pesetas de dicha clase las presentarán a la Casa de Moneda dentro del previo término de sesenta días contados desde esta fecha, para que sean reconosidas y habilitadas mediante

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Archivo Nacional - Vinicio Méndez Mora

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una marca especial que el Gobierno dispondrá al efecto. Artículo 3° Esperando el plazo que se prefija, se destruirá el troquel con que se han marcado para evitar la habilitación de nuevas cantidades de dicha especie, debiendo correr las que no lleben semejante contraseña a razón de real y medio cada pieza. Artículo 4° El Gobierno cuidará de amortizar tan luego como lo presentan las circunstancias de erario, la porción de pesetas españolas que hubiera sido habilitadas conforme al artículo 2°, pagándolas por el mismo valor con que se permiten ahora circular. Artículo 5° Las piezas Not Americanas [sic] de a veinte centavos, los francos enteros franceses, las pesetas españolas de Isabel 2ª y los doses de moneda provisional recientemente acuñados en la Nueva Granada que todas se acercan próximamente a nuestra pieza de a dos reales común, correrán a razón de real y medio. Artículo 6° Las piezas Not Americanas [sic] de a diez centavos, los medios francos franceses, las medias pesetas españolas de Isabel 2ª y los reales provicionales de la Nueva Granada acuñados con la ley de ocho dineros, que todos próximamente se acercan al tamaño y peso de nuestro real común, correrán a razón de tres cuartillos de real cada uno. Artículo 7° Las piezas Not Americanas [sic] de cinco centavos, los cuartos de francos franceses, los cuartos de peseta española, y los medios de moneda provisional de la Nueva Granada, que poco menos son como nuestro medio común, se computarán dos por tres cuartillos. Artículo 8° Todas las demás monedas españolas y de las repúblicas hispanas americanas de sur y del norte que tengan la misma ley y peso que las monedas nacionales, se repuntarán por dinero circulante legal como hasta aquí; y se comprenden con esta disposición, el peso fuerte de cinco francos franceses; el peso fuerte, medio peso, cuarto y octavo de Norte América, y los chelines y medios chelines ingleses, que valdrán respectivamente lo mismo que nuestros pesos, reales, doses y cuartos. Artículo 9° Los reales, doses, cuartos y pesos de moneda macuquina que existen en el Estado, [entrerrenglones: dicha moneda o cualquiera otra legítima] continuarán corriendo por su valor nominal, siempre que no sean estafados o falsos, bajo la pena de ocho reales de multa aplicables al Fondo de Propios del pueblo respectivo, al que recista recibir, y de ser además obligado a tomar cualquiera que sea la cantidad que (de esta especie de moneda) se dé en pago; y ninguna otra clase que las especificadas en el presente decreto y las nacionales se recibirán en las oficinas del Estado, no se repuntarán como moneda legal. Artículo 10. Queda derogado el artículo 4° del decreto número 2° expedido por esta Cámara el 24 del último setiembre; y el decreto gubernativo número 1° de 14 del próximo pasado octubre que es su consecuencia emitió el ejecutivo. Y terminó la sesión.

Juan de los Santos Madriz [rubricado] Senador Presidente accidental

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 146 de la Cámara de Senadores celebrada el miércoles cinco de noviembre de 1845.

1° Leída y aprovada la anterior acta, se firmó.

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Se leyó y puso en discusión el dictamen que la Comisión Especial de Peticiones emitió a consecuencia de la solicitud que el señor Francisco Aguilar, vecino de la ciudad de Cartago, hase para que se le inhiva del destino de alcalde 1° de aquella ciudad para que fue nombrado sustituyendo al señor Feliz Echavarría; y la Cámara de Senadores estimando legal la escusa [sic] que alega de que se halla enfermo por haberlo hecho así constar con la declaración jurada de los señores licenciados Lucas Alvarado y don Francisco Clark, tubo a bien declararlo por renuncia de aquel destino y que en consecuencia la Junta Electoral respectiva proceda a reponerlo debiendo tener presente lo que disponen los artículos 9° y 10° de la Ley de 23 de octubre de 1827, para cuando vaca [sic] dentro del año algún destino municipal.

4° Leído y puesto en discusión el dictamen con que dio cuenta la Comisión Especial de Peticiones producida en virtud de la renuncia que el señor Ramón González, vecino de la ciudad de Alajuela, ha hecho del destino de Alcalde 1° de la misma por hallarse enfermo, según lo acredita con la declaración jurada de los señores doctor José María Montealegre y licenciado Cruz Alvarado, la Cámara de Senadores encontrando suficientemente comprobada su esepción [sic], acuerda declararlo inhivido del destino, y que en consecuencia se prevenga a la Junta Electoral respectiva que proceda a reponerlo, debiendo tener presente lo que establecen los artículos 9° y 10° de la ley de 23 de octubre 1827, para cuando vaca [sic] dentro del año algún destino municipal. Y terminó la sesión.

Juan de los Santos Madriz [rubricado] Senador Presidente accidental

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 147 de la Cámara de Senadores celebrada el jueves 6 de noviembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de los negocios que motibó la misma. Y terminó la presente.

Juan de los Santos Madriz [rubricado] Senador Presidente accidental

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 148 de la Cámara de Senadores celebrada el viernes 7 de noviembre de 1845.

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1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior se firmó, terminando la presente sesión.

Juan de los Santos Madriz [rubricado] Senador Presidente accidental

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 149 de la Cámara de Senadores celebrada el lunes 10 de noviembre de 1845.

1° Leída que fue la [sic] acta anterior, se aprovó y firmó.

2° Con nota de la secretaría de la Cámara de Representantes datada en 6 del que rije, se recibieron con el expediente respectivo tres ejemplares del decreto número 40 expedido por la misma Cámara en dicho día 6, reformando los artículos 1096 y 1097 capítulo 1°, artículo 7°, libro 3°, parte 1ª, del Código Jeneral del Estado que hablan del retracto de consaguinidad [sic]; y se pasó un ejemplar con el expediente de que se ha hecho mensión a informe del Poder Ejecutivo.

3° Se hizo mosión por el senador señor Juan Mora, sobre que se pida a la Cámara de Representantes conocimiento de la renovación que se haya practicado de presidente vice presidente y secretario de dicha Cámara, según lo dispone el reglamente de 6 de abril de 1832; y se acordó por el senado diferir la discución de este negocio para la sesión inmediata.

4° Leído y puesto en discución el dictamen vertido por las comisiones de Comercio y Legislación, reunidas acerca del decreto expedido en 29 del último julio por la Cámara de Representantes, en que se declaran en toda su fuerza y vigor las ordenanzas de Bilbao y sus adicciones que regían de la publicación del Código Jeneral, en lo que no se opongan al mismo código, se acordó vuelva a dichas comisiones, para que amplíen su dictamen con presencia de las consideraciones que se han expuesto en la sesión de este día, terminando la misma.

Juan de los Santos Madriz [rubricado] Senador Presidente accidental

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 150 de la Cámara de Senadores celebrada el martes 11 de noviembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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3° Se recibió una nota del Jefe Político de la ciudad de Alajuela datada en 8 del que rije, avisando de recivo de la comunicación que con fecha 5 del mismo, se le dirigió anunciándole habérsele admitido la renuncia de Alcalde 1° al señor Ramón Gonsáles y lo más que expresa, y se mandó archivar.

4° Se leyeron y pusieron en discusión los dictámenes vertidos por las comisiones de Comercio y Legislación, reunidas a consecuencia del decreto número 33 expedido por la Cámara de Representantes en 23 del último julio, por el que se declara en toda su fuerza y vigor las Ordenanzas de Bilbao y sus adicciones que regían antes de la publicación del Código Jeneral, en todo lo que no se opongan al mismo código; y habiéndose aprovado dichos dictámenes, el Senado acordó negarle la sanción al citado decreto, tanto por las consideraciones expuestas por el Ejecutivo, cuanto porque las funciones que en la parte económica y de policía de puertos y caminos jenerales que se atribuyen por las mismas ordenanzas a instituto consular, se hallan radicadas por el decreto de 25 de noviembre de 1843, que crió [sic] la Junta Itineraria, la que en tal concepto también administra e invierte los fondos que se señalaban a aquel instituto; y se ocupan en ella las personas más idóneas que debieran servir los destinos de aquel; por lo que parese no puede conciliarse la existencia del consulado en estos conceptos con la de la Junta Itineraria. Y terminó la sesión.

Juan de los Santos Madriz [rubricado] Senador Presidente accidental

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 151 de la Cámara de Senadores celebrada el miércoles 12 de noviembre de 1845.

1° Leída la [sic] acta anterior se aprovó y firmó.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Se acordó tomar en consideración la mosión que hizo el senador señor Juan Mora en la sesión del lunes 10 del que rije, sobre que no habiendo conocimiento de la renovación que se haya practicado en la Cámara de Representantes, de presidente vice presidente y secretario, según lo disponen los artículos 18 y 24 del Reglamento de 6 de abril de 1832, se pida dicho conocimiento a quien convenga y en consecuencia; se acordó manifestar al Ejecutivo que debiendo haberse practicado ya en la ante expresa Cámara aquellos nombramientos y no habiendo en ellos ningún conocimiento en el Senado, se le hase presente para que los ponga en noticia del mismo a fin de reconocer la autenticidad y legitima emisión de los decretos, resoluciones y comunicaciones que emanan de aquella Cámara. Y terminó la sesión.

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Juan de los Santos Madriz [rubricado] Senador Presidente accidental

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 152 de la Cámara de Senadores celebrada el jueves 13 de noviembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la[sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de los negocios que motibó la misma.

3° Adjunto a una nota de la secretaría de la Cámara de Representantes fecha de este día, se recibió con el expediente respectivo y sancionado, el decreto número 7° expedido por ésta en 4 del corriente, fijando el valor que se debe dar a las monedas que circulan en el Estado, y se mandó archivar.

4° Con nota del Ministerio de Relaciones [entrerrenglones: de 11 del que rije] e informado por el Ejecutivo, se recibió el expediente promovido por los vecinos de Atenas, solicitando separarse de la administración eclesiástica y civil de Alajuela, y se pasó a dictamen de la Comisión de Negocios Eclesiásticos, mandándose acusar recibo.

5° Se recibió una nota del Ministerio de Relaciones datada en 11 del presente, a la que acompaña ejemplares impresos del citado que manifiesta las causas fenecidas en la Corte Suprema de Justicia, desde 1° de enero hasta fin de mayo del presente año; y hecha la distribución correspondiente, los ejemplares sobrantes se mandaron archivar y que se acuse recibo.

6° Se leyó una nota del Ministerio de Relaciones fechada de ayer, acusando recibo del decreto de la Cámara de Representantes número 33 de 29 del último julio, a el [sic] que esta Cámara le negó la sanción; y se mandó archivar.

7° Informado por el Ejecutivo y con nota del Ministerio de Relaciones del día de ayer, se recibió el decreto de la Cámara de Representantes número 40 expedido en 6 del que cursa, reformando los artículos 1096 y 1097 parte 1ª del Código Jeneral que hablan del retracto de consanguinidad; y se pasó con el expediente respectivo a dictamen de la Comisión de Legislación.

8° Con nota del Ministerio de Relaciones fecha de hoy se recibieron varios papeles públicos de los otros estados, dirigidos a aquel ministerio por el correo del exterior que llegó a esta ciudad en este día; y se mandaron archivar y avisar de enterado. Terminando la sesión.

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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Juan de los Santos Madriz [rubricado] Senador Presidente accidental

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 153 de la Cámara de Senadores celebrada el viernes 14 de noviembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior se firmó.

2° Se procedió al despacho de los negocios que motibó la misma. Y terminó la presente.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 154 de la Cámara de Senadores celebrada el lunes 17 de noviembre de 1845.

[entrerrenglones: Por enfermedad del Presidente accidental, presbítero don Juan de los Santos Madriz, se procedió al nombramiento de presidente y resultó con 3 votos el senador señor Juan Mora, absteniendo uno el senador señor Ramón Castro].

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se dio cuenta con una nota de la secretaría de la Cámara de Representantes datada en 14 del que rije, a la que con los expedientes respectivos acompañan por triplicado una declaratoria y decreto expedidos por la misma Cámara en 12 y 13 del que rije; bajo los números 43 y 44. En la primera se espresa [sic] que los conductores de balija pueden retirarse con el gose de una quinta parte de su dotación por cada diez años de servicio sin tacha y continuado; y en el segundo autorizando al ejecutivo para establecer en el estado una lotería pública mensual de mil pesos con lo más que expresa; y se pasó un ejemplar de cada una de dichas piezas con los expedientes que las motiban a informe del Ejecutivo.

3° Adjunto a una nota de la secretaria de la Cámara de Representantes de 14 del actual, se recibió sancionado por dicha Cámara, el decreto número 6° expedido por esta en 30 de octubre último, fijándole precio a la pólvora que se venda en las receptorías de alcabalas; y se mandó archivar.

4° Se dio cuenta con una nota del Ministerio de Relaciones de 14 del que curza, en la que incerta la comunicación que los señores secretarios de la Cámara de Representantes dirijieron a aquel ministerio, en la que consta el nombramiento de presidente, vice

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presidente y secretarios de la misma, cuyo conocimiento fue pedido por el Senado; y se mandó archivar.

5° Con nota del Ministerio de Relaciones de este día, se recibió el decreto número 45 expedido por las Cámara legislativas en 14 del corriente, prorrogando a cinco días más el actual periodo de sesiones de la Cámara de Representantes; y se mandó archivar, y que se acuse el recibo de estilo.

6° Del Ministerio de Hacienda se recibió en competente número de ejemplares impresos, el decreto expedido por esta Cámara en 4 del corriente estableciendo el valor de las monedas que circulan en el Estado; y hecha la distribución correspondiente, los sobrantes ejemplares se mandaron archivar y que se acuse el recibo de estilo.

7° Del Ministerio de Relaciones se recibieron los decretos números 38 y 39 que en competente número de ejemplares impresos han sido dirijidos: el primero que es expedido en 31 de octubre próximo pasado, suspendiendo la Cámara de Representantes sus sesiones extraordinarias para continuarlas cuando haya terminado su periodo ordinario, y el segundo emitido en primero de noviembre, declarándose la misma Cámara en sesiones ordinarias desde aquella fecha; y hecha la distribución correspondientes [sic] los sobrantes ejemplares se mandaron archivar y que se acuse el recivo del caso.

8° Se dio 1ª lectura al dictamen que la Comisión de Legislación ha vertido a consecuencia del decreto número 40, expedido por la Cámara de Representantes en 6 del corriente, reformando los artículos 1096 y 1097 de la 1ª parte del Código Jeneral del Estado.

9° A mosión del presidente de esta Cámara, se acordó dejar autorizada la secretaría para que ponga en conocimiento de los Supremos Poderes el nombramiento de Presidente accidental hecho en la persona de Juan Mora. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 155 de la Cámara de Senadores celebrada el martes 18 de noviembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Se recibió una nota del Ministerio de Hacienda fecha de este día, avisando de inteligencia del nombramiento de Presidente accidental de esta Cámara hecho en la persona del senador

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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señor Juan Mora, por enfermedad del que la obtenía señor presbítero Juan de los Santos Madriz; y se mandó archivar.

4° Se dio 2ª lectura al dictamen vertido por la Comisión de Legislación a consecuencia del decreto número 40 expedido por la Cámara de Representantes en 6 del corriente, por el que se cumplían y reforman las disposiciones de los artículos 1096 y 1097 de la 1ª parte del Código Jeneral del Estado que hablan del retracto de consaguinidad [sic]; y se señaló su discución para la sesión inmediata, terminando la presente.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 156 de la Cámara de Senadores celebrada el miércoles 19 de noviembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior, se firmó.

2° Con nota de la secretaría de la Comisión de Representantes datada en 17 del que rije, y con el expediente de la materia, se recibieron tres ejemplares del Reglamento de Justicia, expedida por dicha Cámara en 4 del presente mes, bajo el número 41, y se pasó un ejemplar con el mencionado expediente a informe del Poder Ejecutivo.

3° Adjunto a una nota del Ministerio de Relaciones fecha de ayer se recibió con el cúmplase de ley, un ejemplar del decreto número 46 emitido por la Cámara de Representantes en 17 del corriente, declarando haber lugar a formación de cauza contra el representante suplente por la Villa de Barba, señor José María Zamora; y se mandó archivar y que se acuse el recivo de estilo.

4° Informado por el Ejecutivo y con nota del Ministerio de Relaciones; se recibió con el expediente del caso, el decreto número 44 de 19 del presente, que autoriza el Ejecutivo para establecer en el Estado una lotería pública mensual de mil pesoz con lo más que expresa, y de paso con el referido expediente a dictamen de la Comisión de Legislación.

5° Del Ministerio de Hacienda se recibió una nota datada en este día, a la que con el expediente respectivo devuelve informado por el Ejecutivo el decreto número 43 dado por la Cámara de Representantes en 12 del corriente, declarando que los conductores de balija, pueden retirarse con el gose de una quinta parte de su dotación por cada diez años de servicio sin tacha y continuado, y se pasó a dictamen de la Comisión de Hacienda.

6° Se recibió una nota del Ministerio de Hacienda fechada el día de ayer acusando recibo del

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decreto número 43, expedido por la Cámara de Representantes en 12 del corriente que se pasó a informe del Poder Ejecutivo, y se mandó archivar.

7° Se leyó una nota del Ministerio de Relaciones fecha de ayer avisando de inteligencia de haber sido nombrado Presidente accidental de esta Cámara al senador señor Juan Mora, por enfermedad del que lo era senador presbítero don Juan de los Santos Madriz, y se mandó archivar.

8° Se hizo lectura de una nota de la secretaría de la Corte Suprema de Justicia participando haber dado conocimiento a aquel supremo tribunal del nombramiento de presidente accidental de esta Cámara, hecho en la persona del senador señor Juan Mora, y se mandó archivar.

9° Leído y puesto en discusión el dictamen vertido por la Cámara de Legislación a consecuencia del decreto expedido por la Cámara de Representantes en 6 del que rije, numerado con el número 40, por el que se amplían y reforman las disposiciones contenidas en los artículos 1097 y 1097 del capítulo 1° , título 7°, libro 3° parte 1ª del Código Jeneral del Estado que hablan del retracto de consaguinidad [sic]; habiéndose aprovado dicho dictamen, la Cámara de Representantes acordó otorgarle la sanción al ante expuesto decreto. Y se terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 157 de la Cámara de Senadores celebrada el jueves 20 de noviembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de los negocios que motibó la misma.

3° Con nota de la secretaría de la Cámara de Representantes datada el día de ayer se recibieron tres ejemplares del decreto número 42, expedido por dicha Cámara en 12 de corriente, a los cuales se acompañó el expediente de la materia y con este se pasó un ejemplar a informe del Poder Ejecutivo, ordenándose que se acuse el recivo a la secretaría de la Cámara de Representantes.

4° Del Ministerio de Hacienda se recibió un competente número de ejemplares impresos del decreto número 6° expedido por esta Cámara en 30 de octubre último, que fija los precios a que debe venderse la pólvora en las receptorías de alcabalas de cada ciudad; y

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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hecha la distribución correspondiente, los sobrantes ejemplares se mandaron archivar y que se acuse el resivo de estilo, terminando la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 158 de la Cámara de Senadores celebrada el viernes 21 de noviembre de 1845.

1° Leyda y aprovada la [sic] acta anterior, se firmó.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Se dio cuenta con un escrito presentado por el señor Gabriel Solís de este vecindario, haciendo dimición del destino de cuarto regidor de la municipalidad del mismo, por hallarse enfermo, según lo hace constar por la información seguida judicialmente de facultativos en medicina; y se pasó dicho escrito con los recados que acompaña a la Comisión Especial de Peticiones, terminando la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 159 de la Cámara de Senadores celebrada el lunes 24 de noviembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior, terminando la presente.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 160 de la Cámara de Senadores celebrada el martes 25 de noviembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior, terminando la presente.

2° Con nota de la secretaría de la Cámara de Representantes datada en 24 del que rije, se recibió sancionado el decreto número 4°, que la de Senadores emitió en 14 de octubre

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próximo pasado, permitiendo a la municipalidad de la Villa de La Unión, reducir a dominio particular una caballería de tierra hacia la parte occidental, para subenir [sic] a los gastos que demanda el travajo de la iglesia parroquial de dicha villa con la más que expresa; y se mandó archivar, acusándose el recibo de estilo.

3° Adjunto a una nota de la secretaría de la Cámara de Representantes fecha de ayer, se recibió con el expediente respectivo sancionado por aquella Cámara, el decreto número 5° expedido por la de senadores en 28 de octubre último, criando [sic] en cada parroquia un mayordomo de fábrica nombrado por el cura y la municipalidad con lo más que relaciona; y se mandó archivar, y que dé su recibo se dé el [sic] que corresponde.

4° Con nota de 21 del que cursa y con los expedientes del caso, se recibieron por triplicado de la secretaría de la Cámara de Representantes dos decretos que la misma Cámara ha expedido bajos los números 47 y 48 en 21 citado: el primero sobre que ningún eclesiástico podrá salir fuera del Estado, sin licencia por escrito del Vicario del mismo, y lo más que contiene, y el segundo contrahído a que el Poder Ejecutivo acreditará cerca del gobierno de la Gran Bretaña un enbiado que represente a Costa Rica: designará de acuerdo con el Senado la persona que debe desempeñar esta misión, y nombrará un secretario que le acompañe; y se pasó a informe del Ejecutivo un ejemplar de cada uno de los decretos ante indicados con los expedientes de que emanan.

5° Se leyó una nota del Ministerio de Relaciones fecha de ayer, anunciando haber el Ejecutivo ordenado el cumplimiento del decreto número 40 dado por la Cámara de Representantes en cinco del corriente; y se mandó archivar.

6° Se dio cuenta con una nota del Ministerio de Relaciones datada el día de ayer, en que participa que desidió el Poder Ejecutivo de estender [sic] las comunicaciones del Estado con las repúblicas del continente americano, y especialmente con las vecinas. Se dirigió en carta de 7 de marzo último al gobierno de Nueva Granada por medio del señor Gobernador de Veraguas, haciéndole la manifestación que comprende la copia número 1° que acompaña, por el último correo de David, se ha recibido la contestación que abraza la copia número 2°; y que queriendo el senador Gefe Supremo llegue todo a conocimiento de este alto cuerpo para los fines que puedan convenir, es que se da cuenta con las referidas copias, recervándose informar lo conducente cuando se presente la ocación; y se pasó dicha nota con los antecedentes que se acompaña a la Comisión de Relaciones Diplomáticas nombrándose por individuos de ella a los señores senadores Nicolás Ulloa y Juan Bautista Bonilla, mandándose acusar el recibo del caso.

7° Con nota del Ministerio de Relaciones del día de ayer se recibió con el expediente de la materia, informado por el Ejecutivo, el Reglamento de Justicia expedido por la Cámara de Representantes en 4 del corriente, bajo el número 41 y se pasó a dictamen de la Comisión de Legislación.

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8° Del Ministerio de Relaciones se recibieron en competente número de ejemplares impresos los decretos números 45 y 46, expedidos el primero por la Asamblea General en 14 del presente prorrogando a cinco días más el actual periodo de sesión de la Cámara de Representantes, y el segundo de 17 del estado mes en que la ante expresa Cámara declara haber lugar a formación de causa contra el represente suplente por la villa de Barva, señor José María Zamora, y hecha la distribución correspondiente los sobrantes ejemplares se mandaron archivar, y que se acuse recivo.

9° Fue leído por 1ª vez el dictamen que la Comisión Especial de Peticiones ha vertido a consecuencia de la renuncia que el señor Gabriel Solís, vecino de esta ciudad, hace del destino de cuarto regidor del cuerpo municipal de la misma por hallarse enfermo, según lo hase constar con la declaración dada judicialmente por dos facultativos en medicina. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 161 de la Cámara de Senadores celebrada el miércoles 26 de noviembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior, fue firmada.

2° Se procedió al despacho de los negocios que motibó la misma.

3° Con nota de la secretaría de la Cámara de Representantes fecha de ayer se recibió sancionado por dicha Cámara el decreto número 3°, emitido por la de senadores en 24 de setiembre próximo pasado, en que se le señala al escribiente de la secretaría del Senado la dotación de trescientos cincuenta pesos anuales; y se mandó archivar dicho decreto con el expediente que lo motiba, acusándose el recibo de estilo.

4° Se dio 2ª lectura al dictamen que produjo la Comisión Especial de Peticiones a consecuencia de la renuncia que el señor Gabriel Solís, vecino de esta ciudad, hase del destino de cuarto regidor de la municipalidad para la sesión inmediata, terminando la presente.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

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Sesión 162 de la Cámara de Senadores celebrada el jueves 27 de noviembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior, terminando.

2° Se procedió al despacho de negocios.

3° Con nota del Ministerio de Hacienda de 25 del que rije, se recibió con el expediente de la materia, informado por el Ejecutivo el decreto número 42 emitido por la Cámara de Representantes el 12 del citado mes; y se pasó a dictamen de la Comisión de Hacienda.

4° Se leyó y firmó en discución el dictamen producido por la Comisión Especial de Peticiones a consecuencia de la renuncia interpuesta por el señor Gabriel Solís, vecino de esta ciudad, haciendo dimisión del destino de cuarto regidor de la municipalidad de este vecindario por hallarse enfermo; y aprovado que fue dicho dictamen el Senado acordó: que habiendo hecho constar dicho señor Solís con la declaración que han dado judicialmente los señores licenciado Cruz Alvarado y doctor José María Montealegre, que padese hase tiempos un dolor de cabeza de naturaleza crónica, que se le repite muy a menudo, impidiéndole todo ejercicio mental o corporal por haberlo así obcervado en las varias épocas que le han suministrado medicamentos con objeto de curarlo; siendo esto bastante para exeimirlo [sic], se le declara esento [sic] de servir el destino de cuarto regidor en la corporación de esta ciudad; y en esta virtud se dispuso prevenir al Gefe Político de este departamento, que haciendo reunir la Junta Electoral respectiva, proceda a reponer el ante nominado señor Solís.

5° Se dio primera lectura al dictamen que vertió la Comisión de Legislación acerca del Reglamento de Administración de Justizia en 4 del corriente, bajo el número 41. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 163 de la Cámara de Senadores celebrada el 28 de noviembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de negocios.

3° Con nota de los señores secretarios de la Cámara de Representantes datada en 26 del que rije, se recibió por triplicado con el expediente de la materia el decreto número 5° expedido

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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por aquella Cámara en 24 del mismo, y se pasó un ejemplar con el mencionado expediente a informe del Poder Ejecutivo.

4° Adjuntos a una nota del Ministerio de Relaciones fecha de ayer, se recibió un ejemplar de cada uno de los decretos expedidos por la Cámara de Representantes en 24 del presente bajo los números 49 y 51, los que se mandaron archivar y que se acuse el recivo de estilo.

5° Se dio 2ª lectura al dictamen que la Comisión de Legislación virtió [sic] a consecuencia del Reglamento de Justicia expedido por la Cámara de Representantes en 4 del corriente bajo el número 41; y se señaló su discusión para la sesión inmediata.

6° Se hizo mosión por el señor Presidente accidental de esta Cámara, sobre si no habiéndose recibido comunicación alguna de la de representantes que anuncie haber continuado en sesiones extraordinarias, si deba el Senado tenerlas diarias, como lo previene el artículo 20 capítulo 3°, del Reglamento de 27 de junio del año próximo pasado; y habiéndose trahído a la vista el decreto de 31 de octubre expedido por la Cámara de Representantes, se resolvió que no hay necesidad de aquel aviso en concepto de lo que espresa [sic] el artículo único de dicho decreto. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 164 de la Cámara de Senadores celebrada el lunes 1° de diciembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior, se firmó.

2° Se procedió al despacho de negocios que motibó la misma.

3° En competente número de ejemplares impresos se recibieron del Ministerio de Relaciones los decretos números 4° y 5°, emitidos por esta Cámara en 14 y 28 de octubre próximo pasado; y el expedido por la de Representantes en 6 de noviembre último bajo el número 40, y hecha la distribución correspondiente, los sobrantes ejemplares se mandaron archivar; acusándose el recibo de estilo.

4° Con nota del Ministerio de Relaciones de 29 de noviembre anterior, se recibió una colección de los barios impresos que han sido dirigidos a aquel ministerio por el correo del exterior que acaba de llegar a esta ciudad, y se mandó avisar de enterado y que se custodie todo en el archivo.

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5° Informado por el Ejecutivo se recibió con nota del Ministerio de Relaciones de 28 del último noviembre y con el expediente de la materia el decreto número 47, expedido por la Cámara de Representantes en 21 del citado noviembre, y se pasó a dictamen de la Comisión de Legislación.

6° De la Gefatura Política occidental de esta ciudad se recibió una nota datada en 28 del pasado noviembre, acusando recibo de la resolución de esta Cámara, que se le comunicó en 27 del mismo, anunciándole habérsele admitido la renuncia que hizo el señor Gabriel Solís de regidor de la municipalidad de esta ciudad, y se mandó archivar.

7° Se hizo lectura de una representación del señor Manuel Inocente Picado, vecino de la ciudad de Heredia, en que manifiesta: que en 11 de agosto del corriente año se presentó ante el Cuerpo Municipal de aquella citada ciudad, denunciando un terreno en La Legua correspondiente a su tesoro respecto a que aquel se hallaba inculto y sin matricularse por persona alguna, cuyo derecho municipal se ha usurpado hasta la fecha; que dicha solicitud fue postergada hasta tanto tubo lugar el que el señor Santiago Cordova interesado en el terreno presentara otro escrito disculpando la usurpación, y que por esto y por las más razones que alega suplica a esta Cámara se sirva desacer [sic] la providencia que contra el tenor de la razón y la justicia ha pesado contra él, y que los munícipes que votaron por aquel acuerdo le indegnicen [sic] los perjuicios que se le han seguido por su causa; y se pasó dicha representación con los atestados que acompaña bajo los números 1°, 2° y 3° a la Comisión de Justicia.

8° Se dio lectura a todo el proyecto de decreto que comprende el Reglamento de Justicia, expedido por el Cámara de Representantes en 4 del próximo pasado noviembre marcado con el número 41; y se levantó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 165 de la Cámara de Senadores celebrada el martes 2 de diciembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de negocios.

3° Con nota de los señores secretarios de la Cámara de Representantes datada el día de ayer, se recibió por triplicado con el expediente respectivo el decreto número 52, expedido por aquella Cámara en 27 del próximo pasado noviembre, por el que se admite al señor don José María Castro la dimisión que ha hecho del cargo de representar a Costa Rica en

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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la próxima dieta Centroamericana para el que fue electo por decreto de 11 de julio del corriente año; y nombrando en consecuencia para que se subrogue, al señor Rafael Moya; y se dispuso por el señor Presidente de esta Cámara que se tomaría en consideración en la sesión inmediata.

4° Se leyó una nota del Ministerio de Hacienda fechada de ayer, acusando recibo del decreto número 50 expedido por la Cámara de Representantes en 24 de noviembre último; cuyo decreto se pasó con el expediente de la materia en 28 del citado noviembre a informe del Poder Ejecutivo.

5° Se leyó por 1ª vez el dictamen que la Comisión de Legislación virtió a consecuencia del decreto número 44, expedido en 13 del próximo pasado por la Cámara de Representantes que autoriza al Ejecutivo para establecer en el Estado una lotería pública mensual de mil pesos con la más que espresa [sic].

6° Se dio primera lectura al dictamen de la Comisión de Legislación producido en virtud del decreto número 47, emitido por la Cámara de Representantes en 21 de noviembre anterior, que previene que ningún eclesiástico podrá salir fuera del Estado, sin licencia por escrito del Vicario del mismo, con la más que contiene.

7° Fue leído por 1ª vez el dictamen con que dio cuenta la Comisión de Justicia acerca de la acusación hecha por el Regidor 2° de la Municipalidad de la ciudad de Heredia, señor Antonio Vindaz, contra el Presidente Municipal, señor Manuel Zamora Jefe Político accidental de aquel departamento por injurias graves inferidas a dicho Regidor, y por infracción de las leyes en el ejercicio de su destino.

8° Se procedió a la lectura del Reglamento de Administración de Justicia, y fueron aprovados uno a uno los artículos 1° y subsiguientes hasta el 34 que están comprendidos en tres capítulos. Terminando la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 166 de la Cámara de Senadores celebrada el miércoles 3 de diciembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Del Ministerio de Relaciones se recibieron en suficiente número de ejemplares impresos los decretos números 40 y 51, expedidos por la Cámara de Representantes en 24 de noviembre próximo anterior; e igualmente que de la circular de 27 del citado mes, en que

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el Ejecutivo ha tenido a bien reconocer y recibir al señor Marcos Idigoras por enviado extraordinario del señor Vicepresidente en ejercicio del Poder Ejecutivo del Estado del [sic] Salvador cerca del Supremo Gobierno de éste; y hecha la distribución correspondiente, los sobrantes ejemplares se mandaron a archivar y que se acuse el recibo de estilo.

3° Con nota del Ministerio de Relaciones fecha de este día, se recibieron varios papeles públicos del Estado de Guatemala recibidos en aquel Ministerio por la vía de Puntarenas; y se mandó custodiar todo en el archivo y dar el aviso de enterado.

4° Del Ministerio de Hacienda se recibió en suficiente número de ejemplares impresos, el decreto número 3° expedido por esta Cámara en 24 de setiembre del corriente año, y habiéndose distribuido entre los individuos de la misma, los sobrantes ejemplares se mandaron archivar, y se acuse el correspondiente recibo.

5° Se dio cuenta con una nota del Presidente de la Municipalidad de Esparza en que manifiesta: que siendo de primera necesidad la reedificación de la casa de cabildo de aquella ciudad, y habiendo dirigido a la Jefatura Política departamental varios ocursos sin efecto; y aproximándose ya el tiempo oportuno para verificarlo, ocurre al Senado implicado se digne dictar las medidas que estime oportunas para la reedificación, por no existir en aquella ciudad fondos de que pueda disponer el cuerpo municipal para el objeto dicho; y se pasó a la Comisión de Policía para que vierta el dictamen correspondiente.

6° Se hizo lectura de una representación del señor Enrique Cooper, agrimensor y vecino de la ciudad de Cartago, en la que expone que la Municipalidad de aquella ciudad ha mandado suspender los efectos de la resolución de esta Cámara y se le comunicó en nota marcada con el número 281, en 1° de octubre del presente año, en la que se le mandaba pagar por los fondos municipales la cantidad de doscientos cesenta y nueve pesos con la diferencia de quince con tres y medio reales que se le cuestionan; y se mandó pasar con los atestados que agrega a dictamen de la Comisión de Justicia.

7° El Senado tomó en su alta consideración el decreto número 52 expedido por la Cámara de Representantes en 27 del próximo pasado noviembre, por el que se admite al señor don José María Castro la dimisión que ha hecho del cargo de representar a Costa Rica en la próxima Dieta Centroamericana, para el que fue electo por decreto de 11 de julio del corriente año; y nombrando en consecuencia para que le subrague al señor Rafael Moya, y habiéndose procedido a la aprovación de ambos objetos que se ven abrazadas en los dos artículos que contiene dicho decreto, la obtubieron; en cuya consecuencia queda sancionado, mandándose pasar un ejemplar al Ejecutivo: devolverse otro con el expediente de la materia a la Cámara de Representantes; y otro custodiarse en el archivo.

8° Se dio 1ª lectura al dictamen producido por la Comisión de Hacienda a consecuencia de la Ley Reglamentaria de la Ymprenta del Estado espedida [sic] por la Cámara de Representantes en 12 del último noviembre bajo el número 42.

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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9° Se dio 2ª lectura al dictamen con que dio cuenta la Comisión de Legislación acerca del Decreto número 44 emitido en 13 del próximo pasado por la Cámara de representantes, por el que se autoriza al Ejecutivo para establecer en el Estado una lotería pública mensual de mil pesos con lo más que expresa; y se señaló su discusión para cuando haya lugar.

10° Fue leído 2ª vez el dictamen vertido por la Comisión de Legislaciones en virtud del decreto número 47 dado por la Cámara de Representantes en 21 de noviembre anterior, en que se previene que ningún eclesiástico podrá salir fuera del Estado, sin licencia por escrito del vicario del mismo, y lo más que contiene; y se señaló su discusión para la sesión en que haya lugar.

11° Se leyó 2ª vez el dictamen de la Comisión de Justicia producido a consecuencia de la acusación hecha por el Regidor 2° de la municipalidad de la ciudad de Heredia, señor Antonio Vindas, contra el presidente municipal, señor Manuel Zamora Gefe Político accidental de aquel departamento, por injurias graves inferidas a dicho regidor, y por infracción de las leyes en el ejercicio de su destino; y se señaló su discusión para la sesión inmediata.

12° Se continuó la discusión del Reglamento de Administración de Justicia, expedido por la Cámara de Representantes en 4 de noviembre último bajo el número 41, dando principio al capítulo 4° del título 2°, y fue aprobado el artículo 35 de dicho capítulo, y los artículos 36 y siguientes hasta el 50 de los títulos 3° y 4°. Terminando la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 167 de la Cámara de Senadores celebrada el jueves 4 de diciembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Ynformado por el Supremo Poder Ejecutivo, se recibió con nota del Ministerio de Hacienda fecha de ayer el decreto número 50, expedido por la Cámara de Representantes en 24 del mes anterior; y se pasó a dictamen de la Comisión de Hacienda y Guerra.

4° Se leyó 2ª vez el dictamen de la Comisión de Hacienda vertido a consecuencia de la Ley Reglamentaria de la Ymprenta del Estado, expedida por la Cámara de Representantes en 12 del próximo pasado noviembre, bajo el número 42; y se señaló su discusión para la próxima sesión en que haya lugar.

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5° Puesto en discusión el dictamen con que dio cuenta la Comisión de Justicia acerca de la acusación hecha por el Regidor 2° de la Municipalidad de la ciudad de Heredia, señor Antonio Vindas, contra el Presidente Municipal de la misma, señor Manuel Zamora, Gefe Político accidental de aquel departamento, por injurias graves inferidas a dicho regidor, y por infracción de las leyes en el ejercicio de su destino; Habiéndose aprobado dicho dictamen, el Senado tuvo a bien nombrar en 1er lugar: que habiendo la municipalidad de la ante espresa [sic] ciudad de Heredia en la dieta que celebró en 24 de marzo del corriente año, dispuesto en el artículo 4° que los abastecedores de carne debían dar dos libras de pulpa y hueso por medio real, o libra y media de pulpa, también por medio real, no respetó lo que prescriben los artículos 1° y 13 de la Constitución, pues el primero dice que todo costarricense tiene derecho procurarse por cualquier medio honesto su bienestar, y en el 13 se previene que ningún Poder [entrerrenglones: podrá] tomar la propiedad en el libre uso de sus bienes; que observándose igualmente al artículo 2° de la que tuvo en 4 de agosto último, que en la condición novena, impone una multa de cinco a veinticinco pesos al señor Esteban Morales, en caso de contravenir a alguna de las condiciones que acordó en aquel día la corporación, cuya responsabilidad le debía excijir [sic] el Juez de Galera, siendo esto contra la autorización que le concede a las municipalidades el artículo 1° de la ley de 20 de marzo de 1835 que [entrerrenglones: sólo] les permite imponer multas hasta diez pesos, el Senado habiéndolo considerado todo, no puede ver con fría indiferencia semejantes abances; y por lo mismo dispuso reprender a aquella Corporación previniéndole siña [sic] en lo sucesivo sus disposiciones a las facultades que le conceden las leyes, no desviándose de más; y sí respetándolas, como es debido. Seguidamente tomó en consideración el proyecto de decreto presentado por la indicada Comisión y fueron aprobados los artículos siguientes. Artículo 1° Ha lugar a formación de causa contra el Gefe Político accidental del departamento de la ciudad de Heredia y presidente de la municipalidad de la misma ciudad, señor Manuel Zamora, por injurias graves inferidas a un miembro de aquel cuerpo, y excesos en el ejercicio de sus funciones con infracción de las leyes. Artículo 2° En consecuencia queda el expresado Zamora suspenso de su destino, y sujeto a que lo juzgue el Tribunal establecido por el artículo 122 capítulo 10 de la Ley de 15 de mayo de 1832. Comuníquese al Poder Ejecutivo para que la haga imprimir, enviarla y publicarla. Dado en la ciudad de San José etcétera. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 168 de la Cámara de Senadores celebrada el viernes 5 de diciembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de los negocios que motivó la misma, y terminó la sesión.

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 169 de la Cámara de Senadores celebrada el martes 9 de diciembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Con nota del Ministerio de Relaciones datada en 4 del que rige, se recibió informado por el Ejecutivo el decreto número 48, expedido por las Cámara de Representantes en 21 del próximo pasado noviembre; y se pasó a dictamen de la Comisión de Relaciones Diplomáticas.

3° Continuada la discusión del Reglamento de Administración de Justicia, que bajo el número 41 expidió la Cámara de Representantes en 4 de noviembre último, se aprovaron los artículos 51 y siguientes hasta el 59, reservándose la discución del artículo 60 para considerarlos a la luz de las disposiciones que comprende la Carta Fundamental; y prosiguiéndose a discutir los artículos subsecuentes al 60, fueron aprovados uno a uno los que se ven hasta el 66, en cuya parte final de este, salvó su voto el Presidente accidental señor Juan Mora por estar en diametral oposición con el inciso 2° del artículo 155 de la Ley Fundamental. Acto seguido se prosiguió discutiendo el artículo 5° y título 6° de dicho reglamento, y fueron aprovados los artículos 67 y siguientes hasta el 96 en que se levantó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 170 de la Cámara de Senadores celebrada el miércoles 10 de diciembre de 1845.

1° Leída que fue la [sic] acta anterior, se aprovó y firmó.

2° Del Ministerio de Relaciones se recibió en competente número de ejemplares impresos, el decreto número 52, expedido por la Cámara de Representantes en 27 de noviembre último, y hecha la distribución correspondiente, los sobrantes ejemplares se mandaron archivar; y que se acuse el recivo de estilo.

3° Con nota del Ministerio de Relaciones datada el día de ayer, se recibió el expediente promovido por el joben Juan Abelino Borbón de la ciudad de Heredia, solicitando permiso

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del Supremo Gobierno para administrar sus bienes; y se acordó pasar a la Comisión de Legislación, acusándose el recibo correspondiente.

4° Con nota del Ministerio de Hacienda fecha de ayer, se recibió una exposición del Ejecutivo de la propia fecha, y cuatro copias adjuntas manifestando en dicha exposición: que habiendo llegado a esta ciudad por una rara casualidad el señor José Martínez, profesor consumado en el arte de la música y muy particularmente en la de viento. Con noticia este señor de que en otras épocas ha solicitado el Gobierno con empeño un maestro extranjero que arreglara las bandas militares del Estado y en vista del atraso en que estás se hallan actualmente, se presentó a aquel despacho ofreciendo sus servicios, y los de los tres jóbenes músicos que le acompañan; que no habiéndole parecido prudente al Gobierno desechar las proposiciones del señor Martínes, le manifestó que sería muy conveniente las hiciera por escrito, lo que verificó así, presentándolas y en copia se acompañan a dicha exposición, sobre lo cual el Ejecutivo desea oír el dictamen del Senado para saber si está facultado o no para el caso en cuestión y cualquiera otro de igual naturaleza por la fracción 9ª artículo 135 de la Constitución; y se mandó pasar todo a dictamen de las comisiones de Legislación y Hacienda reunidas, y que se acuse el recibo del caso.

5° Se dio cuenta con una representación del señor Juan Arias, vecino de la ciudad de Heredia, en la que hase dimisión del destino de Procurador Síndico de la corporación de dicha ciudad, que ha estado ejerciendo en todo el año corriente, fundando su escusa en la declaración jurada que han dado dos facultativos en medicina quienes aseguran que se halla enfermo; y se pasó a la Comisión Especial de Peticiones.

6° Se continuó la discusión del Reglamento de Justicia que bajo el número 41 expidió la Cámara de Representantes en 4 de noviembre anterior y fueron aprovados uno a uno los artículos 97 y siguientes hasta el 143 comprendidos en los títulos 6°, 7°, 8° y 9° de dicho reglamento. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 171 de la Cámara de Senadores celebrada el jueves 11 de diciembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de los negocios que motibó la misma.

3° Del Ministerio de Relaciones se recibió impreso en competente número de ejemplares el decreto número 8 expedido por esta Cámara en 4 del corriente, declarando haber lugar

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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a formación de causa contra el Gefe Político accidental del departamento de la ciudad de Heredia, y presidente municipal de la misma, señor Manuel Zamora; y hecha la distribución correspondiente, los sobrantes ejemplares se mandaron archivar, y que se acuse el recivo de estilo.

4° A consecuencia de haberse recibido impreso y con el Ejecútese del Supremo Gobierno, el decreto número 8 expedido por esta Cámara en 4 del presente, declarando haber lugar a formación de causa contra el Gefe Político accidental del departamento de la ciudad de Heredia, señor Manuel Zamora, por injurias graves inferidas a un miembro de la corporación de aquella ciudad y exceso en el ejercicio de sus funciones con infracción de las leyes, el Senado en cumplimiento del artículo 2° de dicho decreto acordó se pase el expediente de acusación a la Corte Suprema de Justicia, agregándose previamente un ejemplar impreso del ante indicado. Decreto con el cual consta ya el mencionado expediente de setenta y una fojas útiles.

5° Del Ministerio de Relaciones, se recibió una comunicación en la que se transcribe lo que con fecha 9 del corriente le han dirigido los señores secretarios de la Cámara de Representantes, anunciando haber procedido dicha Cámara en conformidad del artículo 18 del Reglamento Interior a la renovación de Presidente, Vicepresidente, Segundo Secretario y Prosecretario de cuyo acto resultan electos, para el primer cargo el representante presbítero señor Juan Rafael Reyes, para el segundo el representante señor Manuel Palma, para el tercero el representante señor Telésforo Peralta; y para el cuarto, el representante señor Jesús Vargas; y se acordó avisar de enterado y que se archive la nota indicada.

6° Se hizo lectura de una exposición del senador presbítero doctor señor Juan de los Santos Madriz por la que solicita de esta Cámara se digne concederle el permiso de retirarse a temperamento caliente por el término de dos meses con objeto de restablecer la salud quebrantada como es notoriamente sabido, y se pasó a dictamen de la Comisión Especial de Peticiones.

7° Se hizo lectura de un escrito presentado por el señor Darío Orozco, vecino de la ciudad de Alajuela, haciendo dimisión del destino de Alcalde 1° que debe servir catorce meses en reposición del señor Ramón González; fundando su causa en la declaración que han dado dos facultativos en medicina, quienes aseguran que se halla enfermo; y se pasó a dictamen de la Comisión Especial de Peticiones con sus antecedentes.

8° Continuada la discusión del Reglamento de Justicia expedido por la Cámara de Representantes en 4 de noviembre anterior, bajo el número 41, fueron aprovados uno a uno los artículos 144 y subsiguientes hasta el 157 de los títulos 10 y 11 de dicho reglamento. Y terminó la sesión.

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Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 172 de la Cámara de Senadores celebrada el viernes 12 de diciembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior, fue firmada.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Se continuó la discusión del Reglamento de Justicia decretado por la Cámara de Representantes en 4 de noviembre anterior bajo el número 41, y fueron aprovados los artículos 158 y siguientes hasta el 167 de los capítulos 2° y 3° del título 11, y los artículos 168 y subsiguientes hasta el 177 de los títulos 12 y 13 del ante expreso reglamento. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 173 de la Cámara de Senadores celebrada el lunes 15 de diciembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior, se firmó.

2° Habiéndose continuado la discución del Reglamento de Administración de Justicia Jeneral, decretado por la Cámara de Representantes en 4 de noviembre último, bajo el número 41, fueron aprovados los artículos 178 y 179 del capítulo 2°, título 13 y los artículos 180 y 181 del capítulo 3º título citado. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 174 de la Cámara de Senadores celebrada el martes 16 de diciembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior, se fue firmada.

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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2° Del Ministerio de Relaciones se recibió con nota datada el día de ayer, una colección de varios papeles públicos dirigidos por el Ministerio de Relaciones del gobierno de Nicaragua, cuya colección remite por disposición suprema; y se acordó avisar de enterado y que se custodie todo en el archivo.

3° Se dio cuenta con una nota de la Secretaría de la Corte Suprema de Justicia, fecha de ayer en que anuncia haber dado cuenta a aquel supremo tribunal con el expediente de acusación hecha contra el señor Manuel Zamora, Gefe Político accidental y Presidente de la municipalidad de la ciudad de Heredia; y se mandó archivar.

4° Continuada la discusión del Reglamento de Administración de Justicia, expedido por la Cámara de Representantes en 4 del mismo noviembre, bajo el número 41, fueron aprovados los artículos 182 y siguientes hasta el 186 de los capítulos 4° y 5° del título 13, y los artículos 187 y subsiguientes hasta el 200 de los títulos 14 y 15 del ante expreso reglamento. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 175 de la Cámara de Senadores celebrada el miércoles 17 de diciembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Se dio cuenta con una nota del Ministerio de Hacienda de 13 del que rige, a la que acompaña un ejemplar impreso y empastado del formulario de actuaciones judiciales para el servicio de la oficina de esta Cámara; y se mandó custodiar en el archivo, y acusar el recivo correspondiente.

4° Se dio 1ª lectura del dictamen vertido por la Comisión Especial de Peticiones acerca de la renuncia que el señor Juan Arias, vecino de la ciudad de Heredia, hace del destino de Procurador Síndico para el que fue nombrado en el año anterior, cuyo cargo ha desempeñado en todos los meses transcurridos del presente; pero que hallándose enfermo, no puede continuar prestando este servicio al pueblo su comitente.

5° Se leyó por 1ª vez el dictamen que la Comisión Especial de Peticiones ha producido a consecuencia de la dimisión que el señor Darío Orozco, vecino de la ciudad de Alajuela, hace del destino de Alcalde 1º que debe desempeñar catorce meses en reposición del señor Ramón González a quien le fue admitida su renuncia, alegando por causa, dicho Orozco,

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que se halla enfermo, como lo hace constar con la declaración de dos facultativos en medicina.

6° Se continuó la discusión del Reglamento de Administración de Justicia, decretado por la Cámara de Representantes en 4 del último noviembre bajo el número 44, y fueron aprovados los artículos 201, 202 y 203 del título 15 y los artículos 204 y siguientes hasta el 220 de título 16, capítulo 1º y 2º. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 176 de la Cámara de Senadores celebrada el jueves 18 de diciembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior, se firmó.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Con nota de la Secretaría de la Cámara de Representantes datada el día de ayer, se recibieron con el expediente de la materia, tres ejemplares del decreto número 53 que la misma Cámara emitió en 25 de noviembre último; y se pasó un ejemplar con dicho expediente a informe del Poder Ejecutivo.

4° Se dio cuenta con una nota de la Municipalidad de la ciudad de Heredia, fechada el día de ayer, acusando recibo de la resolución que esta Cámara tubo a bien acordar en 4 del corriente acerca de la queja que puso el Regidor 2º, señor Antonio Vindas contra el Presidente Municipal y Gefe Político, señor Manuel Zamora; y se mandó archivar.

5° Fue leído el dictamen que la Comisión de Legislación produjo en el expediente en que el menor Juan Abelino Borbón, vecino de la ciudad de Heredia, solicita permiso del Supremo Gobierno para administrar sus bienes; y el mismo Gobierno en observancia de la fracción 11ª artículo 135 de la Constitución dispuso oír el dictamen del Senado; y habiéndose acordado por éste, tomar el presente negocio del momento en consideración, acordó igualmente: que no obstante que el joven Juan Abelino acredita con tres testigos contestes su buena conducta y capacidad para administrar sus referidos bienes, a foja 9 vuelta, 10 frente y su reverso aparece una manifiesta oposición de parte del tutor ad bona, y en tal hipótecis debe devolverse el expediente al Ejecutivo para que disponga que dicho tutor acredite las razones alegadas en su oposición, verificándolo dentro el [sic] término legal establecido por la ley, en cuyos términos quedó aprovado el dictamen de la Comisión.

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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5° [Repetido] Se leyó 2ª vez el dictamen que la Comisión Especial de Peticiones virtió acerca de la dimisión que el señor Juan Arias, vecino de la ciudad de Heredia, hase del destino de Procurador Síndico para que fue nombrado en el año anterior, cuyo cargo ha desempeñado en todos los meces trascurridos del presente¸ pero que hallándose enfermo, como lo hace constar con la declaración que han dado dos facultativos en medicina, no puede continuar prestando aquel servicio al pueblo su comitente; y fue señalada su discusión para la primera sesión en que haya lugar.

6° Fue leído por 2ª vez el dictamen que la Comisión Especial de Peticiones produjo a consecuencia del ocurso que ante esta Cámara ha hecho el señor Darío Orosco vecino de la ciudad de Alajuela, renunciando el nombramiento que en su persona hizo la Junta Electoral de aquella ciudad para Alcalde 1º de la misma, que debe desempeñar catorce meses en reposición del señor Ramón González a quien le fue admitida la dimisión que hizo aquel destino, alegando por escusa [sic] dicho Orosco que se halla enfermo, como lo acredita con la declaración dada judicialmente por dos facultativos en medicina; y se señaló su discución para la primera sesión en que haya lugar.

7° Continuada la discución del Reglamento de Administración de Justicia, decretado por la Cámara de Representantes en 4 de noviembre anterior bajo el número 41, fue aprovado el artículo 221 del capítulo 2º, título 46 y los artículos 222 y siguientes hasta el 230 del capítulo 3º, título citado. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 177 de la Cámara de Senadores celebrada el viernes 19 de diciembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Se leyó por 1ª vez el dictamen producido por las comisiones de Legislación y Hacienda a consecuencia de la exposición del Ejecutivo del 9 del que rije, sobre contratar al señor José Martínez para la enseñanza de la música marcial.

4° Se dio 1ª lectura al dictamen con que dio cuenta la Comisión de Relaciones Diplomáticas, vertido acerca del decreto número 48 expedido por la Cámara de Representantes en 21 de noviembre, sobre que el Ejecutivo acredite cerca del gobierno de la Gran Bretaña un enviado que represente a Costa Rica.

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5° Puesto en discusión el dictamen de la Comisión Especial de Peticiones vertido en virtud de la dimisión que hace el señor Juan Arias, vecino de la ciudad de Heredia, del destino de Procurador Síndico para que fue nombrado en el año anterior, cuyo cargo ha desempeñado en todos los meses transcurridos del presente; habiéndose aprovado dicho dictamen, el Senado acordó: excimir [sic] al ante espreso [sic] señor Arias de aquella carga consegil por haber acreditado con la declaración dada ante la autoridad competente por dos facultativos en medicina que se haya enfermo, previniendo en consecuencia que se reponga aquella elección por la Junta Electoral correspondiente, acordando asimismo dejar autorizada la secretaría para el despacho de este negocio.

6° Puesto en discución el dictamen con que dio cuenta la Comisión Especial de Peticiones en la renuncia que del señor Darío Orosco, vecino de la ciudad de Alajuela, ha hecho del destino de Alcalde 1º de la misma que recayó en él en reposición del señor Ramón Gonsález; habiéndose aprovado el dictamen referido, el Senado tubo a bien admitir aquella renuncia por haber el espresado [sic] Orosco acreditado su execpión [sic] de enfermedad con la declaración dada ante la autoridad judicial por dos facultativos en medicina, acordando igualmente prevenir a la Junta Electoral reponga esta elección, dejando autorizada la secretaría para que dé curso a este negocio.

7° Continuada la discusión del Reglamento de Justicia expedido por la Cámara de Representantes en 4 de noviembre próximo pasado bajo el número 41, fueron aprovados los artículos 231 y siguientes hasta el 240 de los capítulos 4º, 5º, 6º y 7º del título 16, y los artículos 241 y subsecuentes hasta el 258 del título 17 del reglamento referido, habiendo salvado su voto el senador presidente, señor Juan Mora en el artículo 255 por considerarlo en oposición con el artículo 63 de la Carta Fundamental y con el interés público, no quedando con las formas de sanción el reglamento ante espreso [sic] por estar aún sin aprovarse el artículo 60 del mismo. Y terminó la sesión

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 178 de la Cámara de Senadores celebrada el lunes 22 de diciembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se dio cuenta con una nota del Ministerio de Hacienda datada en 19 del que rige en que anuncia haber puesto en conocimiento del Ejecutivo, el decreto número 53 expedido por la Cámara de Representantes en 23 de noviembre último, que con el expediente de la materia se pasó a informe del mismo Ejecutivo.

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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3° Se hizo lectura de un escrito presentado por el señor Ramón Fernández, vecino de la ciudad de Alajuela, renunciando el destino de Alcalde 1º de la misma ciudad que recayó en el en reposición del señor Darío Orosco para servir la administración de justicia en el resto del corriente mes y el año venidero de 1846, alegando por escusa haber sido electo Representante Suplente por la Sección Oriental de la ante expresa ciudad de Alajuela; y se pasó a dictamen de la Comisión Especial de Peticiones, con la nota orijinal que acompaña en la que consta la calificación de dicha elección de Representante suplente.

4° Se dio 2ª lectura al dictamen con que dieron cuenta las comisiones de Legislación y Hacienda en punto a la exposición del Ejecutivo del 9 del que rije, sobre contratar con el profesor señor José Martínez la enseñanza de los jóvenes que crea necesarios para formar la múcica del Ejército del Estado; y se señaló su discución para la primera sesión en que haya lugar.

5° Se leyó 2ª vez el dictamen de la Comisión de Relaciones Diplomáticas vertido a consecuencia del decreto número 48 expedido por la Cámara de Representantes en 21 de noviembre último, para que el Ejecutivo acredite cerca del gobierno de la Gran Bretaña un enviado que represente a Costa Rica; y se señaló su discusión para la primera sesión en que haya lugar.

6° Se puso en discusión el artículo 60 del capítulo 3º, título 1º del Reglamento de Administración de Justicia, expedido por la Cámara de Representantes en 4 de noviembre próximo anterior, bajo el número 41 y fue aprovado dicho artículo; y estándolo en su totalidad todos los que comprende el antes citado reglamento, se le puso a cada uno de los ejemplares remitidos las fórmulas de sanción, mandándose hacer la distribución prevenida por la Constitución.

7° Se dio lectura a la Ley Reglamentaria de la Ymprenta del Estado, expedida por la Cámara de Representantes en 12 de noviembre pasado, bajo el número 42; y fue aprovado el proyecto en jeneral, terminando la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 179 de la Cámara de Senadores celebrada el martes 23 de diciembre de 1845.

1° Leída la [sic] acta anterior, se aprovó y firmó.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

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3° Con nota del Ministerio de Hacienda [entrerrenglones: fecha de ayer] se recibió informe por el Ejecutivo con el expediente de la materia, el decreto número 53 emitido por la Cámara de Representantes en 23 del último noviembre que comprende el reglamento adicional para el gobierno de los puertos; y se pasó dicho expediente a dictamen de la Comisión de Legislación.

4° Se dio cuenta con una nota fecha de ayer, del Presidente de la municipalidad de la ciudad de Heredia, anunciando haber acordado aquella corporación que el abasto de carne de la ante espresa [sic] ciudad quedase como antes; libre para toda persona que quisiese ocuparse de él, con sujeción solamente a las disposiciones de la materia, y se dispuso contestarle de enterado.

5° Se puso en discusión la Ley Reglamentaria de la Ymprenta del Estado, expedida bajo el número 42 por la Cámara de Representantes en 12 de noviembre anterior, y fueron aprovados todos los artículos que comprende, a ecepción [sic] de los artículos 6º, 19 y 25, cuya discución quedó recervada para otra sesión. Terminando la presente.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 180 de la Cámara de Senadores celebrada el miércoles 24 de diciembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior, se firmó.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Se dio cuenta con una nota del Ministerio de Relaciones en que anuncia haber el Ejecutivo el día de ayer puesto el execuátur de ley al Reglamento de Administración de Justicia, expedido por la Cámara de Representantes en 4 de noviembre próximo pasado; y se mandó archivar.

4° Se hiso lectura de un escrito presentado por el señor Ramón Fernández, vecino de la ciudad de Alajuela, alegando de nulidad de la elección de Alcalde 1° de aquella ciudad, hecho en su persona por haberse reunido fuerza armada al tiempo en que se practicaba la elección, y se pasó con sus antecedentes a la Comisión Especial de Peticiones.

5° Se leyó un escrito presentado por el señor Ylarión Ximénes renunciando el destino de regidor para que ha sido electo por la Junta Electoral del pueblo de Curridabat; y se pasó a dictamen de la Comisión Especia de Peticiones.

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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6° Continuada la discución del Reglamento de la Ymprenta del Estado, expedido por la Cámara de Representantes en 12 de noviembre último, bajo el número 42 en el cual quedaron sin aprovar los artículos 6º, 19 y 25, fue aprovado el artículo 6° que dice así: Artículo 6º El Gobierno procurará reunir en una sola persona los empleos de Director y de Redactor del Periódico Ministerial, tan luego como las circunstancias lo permitan; y tomados en consideración los ante citados artículos 19 y 25 el Senado resolvió que vuelva el proyecto a la comisión para que abra de nuevo su dictamen fundándolo en las consideraciones que se han tenido presentar al tiempo de la discución de dicha ley.

7° Puesto en discución el dictamen vertido por las comisiones de Legislación y Hacienda, acerca de la exposición del Ejecutivo de 9 del que rije sobre que se le diga sí en virtud de la atribución 9ª, artículo 135 de la Constitución, que dice que el Ejecutivo puede promover el progreso de las ciencias, artes, agricultura y comercio, valiéndose para todo de los medios y recursos que sean a su alcance, puede contratar con el señor José Martínez profesor de música, la enseñanza de los jóvenes que componen la música marcial, habiéndose aprovado dicho dictamen el Senado con unanimidad de votos acordó se le satisfaga diciéndole: que por la atribución 15ª, artículo 106 de la Carta Constitutiva corresponde al Poder Legislativo crear establecimientos de toda clase para la enseñanza y progresos de las ciencias y artes, señalando rentas para cubrir sus erogaciones; y que esto supuesto, es aquella atribución del Poder Legislativo y no del Ejecutivo. A acto continuo se puso en discusión el proyecto de decreto propuesto por las mismas comunicaciones en punto a este negocio y habiéndose aprovado el proyecto en jeneral, lo fueron también los artículos siguientes: Artículo 1º Se faculta al Ejecutivo para que bajo las bases más adecuadas que estuviesen a su alcance contrate con un profesor la enseñanza de los jóvenes que crea necesarios para formar la música del Ejército del Estado, pudiendo asignarle hasta la cantidad de doscientos pesos mensuales que se pagarán del tesoro público. Artículo 2º Se le faculta igualmente para comprar los instrumentos que se necesiten para dicha música, tomando del mismo tesoro la cantidad correspondiente. A la Cámara de Representantes. Dado etcétera. En ambos artículos salvó su voto el señor Senador Presidente Juan Mora. Terminando la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 181 de la Cámara de Senadores celebrada el viernes 26 de diciembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior, se firmó.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Con nota del Ministerio de Guerra fecha 24 del que rije, se recibió una exposición del

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Ejecutivo sobre que el Senado se sirva presentarle la forma correspondiente para prover [sic] la Comandancia Jeneral en propiedad conforme lo previene el inciso 4º, artículo 126 de la Constitución y por hallarse servido aquel destino accidentalmente; y se pasó a dictamen de la Comisión de Guerra.

4° Se hiso lectura de un escrito presentado por el señor Nicolás Ramírez, renunciando al destino de Alcalde 2º para que ha sido nombrado por la Junta Electoral de la Villa de La Unión, alegando no ser vecino de dicha villa, y si de esta ciudad, sobre lo que acompaña una información y un certifico [sic]; y se pasó todo a dictamen de la Comisión Especial de Peticiones.

5° Se leyó un ocurso que hase el señor Asención Ydalgo dimitiendo el destino de Alcalde 2º del pueblo de Curridabat por no ser vecino ahí y por ser Primer Teniente de la 1ª Compañía de la Brigada de Artillería, según lo hace constar con sus despachos que pide se le devuelvan; y se pasó con ellos dicho ocurso a dictamen de la Comisión Especial de Peticiones.

6° Se dio 1ª lectura a una proposición presentada por el Senador señor Nicolás Ulloa, relativa a que ésta Cámara en uso de la fracción 3ª, artículo 126 de la Constitución, amplíe la actual convocatoria extraordinaria de la Cámara de Representantes para que tome en consideración el decreto número 9º, expedido por la de Senadores en 24 de presente que habla, de contratar un profesor de música que enseñe los jóvenes que deben componer la del Ejército de Estado. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 182 de la Cámara de Senadores celebrada el lunes 29 de diciembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior, se firmó.

2° Se dio cuenta con una nota del Ministerio de Relaciones, fechada en 27 del que rije, a la que acompaña dos ejemplares impresos del registro oficial del Estado de Nicaragua que han sido dirijidos a aquel Ministerio por el último correo; y se mandaron custodiar en el archivo y avisar de enterado.

3° Se leyó un escrito presentado por el señor Pedro Benavides, vecino de Esparza, renunciando el destino de Alcalde 2º para que ha sido nombrado por aquella Junta Electoral por favorecerle el párrafo 16 de la instrucción de 10 de agosto de 1842 por ser subteniente de la 1ª compañía de las milicias de la ciudad citada de Esparza, para lo que acompaña su

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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despacho que pide se le devuelva; y se pasó el escrito con el recado adjunto a la Comisión Especial de Peticiones para que dictamine.

4° Se dio 2ª lectura a la proposición presentada por el Senador señor Nicolás Ulloa sobre que ésta Cámara en uso de la atribución 3ª que le concede el artículo 126 de la Constitución, amplíe la actual convocatoria extraordinaria de la Cámara de Representantes para que tome en consideración el decreto número 9º expedido por la de Senadores en 24 del que rige, por el que se faculta al Ejecutivo para que bajo las baces más adecuadas que estubiesen a su alcanse, contrate con un profesor la enseñanza de los jóvenes que crea necesarios para formar la música del ejército del Estado; y observándose lo prevenido en el artículo 34, capítulo 5º de la Ley Reglamentaria de veintisiete de junio del año próximo pasado, se preguntó si se admitía a discución, y fue admitida en cuya virtud se mandó pasar a la Comisión de Constitución y Legislación.

5° Fue leído por primera vez el dictamen con que dio cuenta la Comisión de Constitución y Legislación en punto a la proposición hecha por el senador señor Nicolás Ulloa, para que se amplíe la actual convocatoria de la Cámara de Representantes para que tome en consideración el decreto número 9º expedido por la de Senadores en 24 del que rije; y habiendo el Senado acordado tomar en consideración el primer punto que la Comisión propone, la misma Cámara aprovando el dictamen citado en esta parte, tuvo a bien disponer se manifieste al Ejecutivo: que acordada por el Senado la iniciativa de ley facultándole para que bajo las bases más adecuadas que estubiesen a su alcance, contrate con un profesor la enseñanza de los jóvenes que crea necesarios para formar la música del Ejército del Estado, se hace necesaria la ampliación de la actual convocatoria extraordinaria de la Cámara de Representantes, para que tome en consideración aquel decreto, en cuyo caso el Senado desea oír el juicio del Ejecutivo, conforme lo previene el artículo 103 de la Constitución, para en vista de lo que exponga, expedir el decreto de ampliación para aquel objeto, en uso de la atribución 3ª, artículo 126 de la citada Carta Constitutiva, o de contrario: quedando autorizada la secretaría para el despacho de este negocio. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 183 de la Cámara de Senadores celebrada el martes 30 de diciembre de 1845.

1° Se leyó, aprovó y firmó la [sic] acta anterior.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Se dio cuenta con una nota del Ministerio de Hacienda fecha de este día, en que

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satisfaciendo la mosión que el Senado hizo al Ejecutivo con fecha de ayer, se le contesta: que en juicio del mismo Ejecutivo es necesaria y urjente la ampliación que se le indica de la actual convocatoria extraordinaria de la Cámara de Representantes para conocer de la iniciativa de ley en la que se le faculta con el fin de contratar la enseñanza de los jóvenes que crea necesarios para componer la música marcial del Estado; y que en tal concepto debiera expedirse de preferencia, no ser que terminen las sesiones extraordinarias y se frustre la contrata que se ha propuesto el Gobierno sobre el objeto expreso.

4° Se dio cuenta con una nota del Presidente Municipal de Guanacaste datada en 23 del que rije, a la que incluye copia de la [sic] acta de nombramiento de Alcalde 1º y 2º Constitucionales, incluso un Regidor Segundo de aquella ciudad; y se mandó archivar, acusándose el recivo de estilo.

5° Se dio 1ª lectura al dictamen producido por la Comisión Especial de Peticiones en la renuncia que hase el señor Asención Ydalgo del destino de Alcalde 2º del pueblo de Curridabat para que le dio sus votos la Junta Electoral del mismo.

6° Se dio cuenta con un escrito presentado por el señor Benito Dengo, vecino de esta ciudad, dimitiendo el destino de Procurador Síndico para que ha sido electo, por alegar tener seis hijos varones, como lo hase constatar por medio de una información; y se pasó todo a dictamen de la Comisión Especial de Peticiones.

7° Se leyó un ocurzo [sic] del señor Gregorio Escalante de este vecindario haciendo renuncia del nombramiento del Alcalde 1º para el año entrante de 1846 que recayó en su persona, alegando por escusa ser capitán de la 3ª Compañía de Casadores del Batallón número 3º, para lo que acompaña una certificación de los ministros del Superior Tribunal de Cuentas, y no el despacho original por decir habérsele confundido; y se pasó con el recado adjunto a dictamen de la Comisión Especial de Peticiones.

8° Se dio 2ª lectura al dictamen presentado por la Comisión de Constitución y Legislación acerca de la proposición hecha por el senador señor Nicolás Ulloa, sobre que se amplíe la actual convocatoria extraordinaria de la Cámara de Representantes para que tome en consideración el decreto número 9° expedido por esta Cámara en 24 del que rije, facultando al Ejecutivo para que bajo las bases más adecuadas y estuvieren a su alcance, contrate con un profesor la enseñanza de los jóvenes que crea necesarios para formar la música del Ejército del Estado; y el Senado a mosión de uno de sus individuos, acordó se pusiese en discución en la presente sesión, en cuya virtud fue aprovado el proyecto de decreto en jeneral y también su artículo único en particular que dice así: Artículo único. Se amplía la actual convocatoria extraordinaria de la Cámara de Representantes para que tome en consideración el decreto número 9º expedido por la de Senadores en 24 del que rije. Comuníquese al Poder Ejecutivo para que lo haga imprimir, circular y publicar. Dado en la ciudad de San José etcétera; despachándose en el acto el decreto al Ejecutivo.

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Actas de sesiones de la Cámara de Senadores, actas de la número 143 a la 184, de los meses de noviembre y diciembre de 1845

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9° Leído y puesto en discución el dictamen producido por la Comisión de Legislación, a consecuencia del decreto número 44 expedido por la Cámara de Representantes en 13 de noviembre próximo pasado, por el que se autoriza al Ejecutivo para establecer en el Estado una lotería pública mensual de mil pesos, sobre cuyo capital se fija el impuesto de un quince por ciento en favor de los fondos de San Juan de Dios, autorizándole igualmente para señalar el lugar en donde deba ubicarse aquel establecimiento, sin sujeción a lo dispuesto por el inciso 1º, artículo 3º del decreto de 3 de julio del presente año, fue aprovado dicho dictamen; en cuya virtud, se le pusieron las formalidades de sanción al ante espreso [sic] decreto, mandándose hacer la distribución prevenida por la Carta Constitutiva. Y terminó la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

Sesión 184 de la Cámara de Senadores celebrada el miércoles 31 de diciembre de 1845.

1° Leída y aprovada la [sic] acta anterior, fue firmada.

2° Se procedió al despacho de los negocios.

3° Se dio 2ª lectura al dictamen producido por la Comisión Especial de Peticiones a consecuencia de la renuncia interpuesta por el señor Asención Ydalgo, dimitiendo el destino de Alcalde 2º del pueblo de Curridabat para que ha sido electo.

4° Se leyó por 1ª vez el dictamen con que dio cuenta la Comisión Especial de Peticiones relativo a la renuncia que el señor Ylarion Jiménes hase del destino de regidor de la Municipalidad de Curridabat.

5° Fue leído por 1ª vez el dictamen presentado por la Comisión Especial de Peticiones, en punto a la renuncia que el señor Nicolás Ramíres hase del destino de Alcalde 2º de la Villa de La Unión para que ha sido electo por la Junta Electoral de la misma.

6° Fue leydo por 1ª vez el dictamen que abrió la Comisión Especial de Peticiones con motivo de la renuncia que hase el señor Benito Dengo, vecino de esta ciudad, del nombramiento de Procurador Síndico de la misma, y el Senado a mosión de uno de sus individuos acordó se tomara en consideración dicho dictamen, en cuya virtud se puso en discusión y fue aprovado excimiendo [sic] al ante expreso señor Dengo del destino de Procurador por favorecerle la fracción 15ª de la Instrucción de Municipalidades decretada en 10 de agosto de 1842, en concepto a haber provado que tiene seis hijos lejítimos varones vivos, en cuya

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virtud se previno al Gefe Político accidental de esta ciudad mande reunir la Junta Electoral para que se reponga la elección de Síndico Procurador de la misma.

7° Se dio cuenta con un escrito del señor José María Pérez, vecino de la ciudad de Heredia, renunciando al destino de Procurador para que ha sido nombrado por la Junta Electoral de la misma ciudad, fundándose en que lo favorece la fracción 15ª de la Instrucción [sic] de Municipalidades de 10 de agosto de 1842 por hacer solo quince meses que contrajo matrimonio; según lo hase constar con la certificación del cura de la ante espresa [sic] ciudad; y se pasó a dictamen de la Comisión Especial de Peticiones. Terminando la sesión.

Juan Mora [rubricado] Senador Presidente

Juan de Dios Zéspedes [rubricado] Secretario

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Exposición “Pacífico. España y la aventura de la Mar del Sur”

Maureen R. Herrera Brenes1

Recibido: 29/07/2016 · Aprobado: 01/09/2016

El año 2016 marcó un aniversario especial en el Archivo Nacional, por cuanto se conmemoró el 135 aniversario de su creación. Con el fin de celebrar este hecho se llevaron a cabo una serie de actividades y entre ellas destacó el montaje de la exposición “Pacífico. España y la aventura de la Mar del Sur”, que estuvo abierta al público de abril a diciembre de 2016.

Esta exposición se diseñó originalmente en España, en 2013, con el fin de conmemorar el V Centenario del avistamiento y descubrimiento, por parte de los europeos, del Océano Pacífico. Desde entonces, una versión de la exposición se fue exhibiendo en diferentes sedes dentro de España y otra viajó como producto itinerante a varios países. El montaje en Costa Rica se llevó a cabo gracias al trabajo conjunto del Archivo Nacional y del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España a través del Archivo General de Indias en Sevilla y Acción Cultural Española (AC/E), así como del Centro Cultural de España y de la Embajada de España en Costa Rica.

En la inauguración se dieron cita una serie de funcionarios, entre ellos: Mercedes Peñas Domingo, Primera Dama de la República; Sylvie Durán Salvatierra, Ministra de Cultura y Juventud; Jesús M. Rodríguez-Andía, Embajador de España en Costa Rica; Salvador Vayà Salort, Director del Centro Cultural de España-AECID y Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional.

Pacífico. España y la Aventura de la Mar del Sur se centra en el descubrimiento y la exploración del Océano Pacífico durante el siglo XVI, un proceso histórico que tuvo como consecuencia la transformación del océano más grande de la Tierra en una vía de comunicación entre los pueblos. La información ofrecida se base en documentos del Archivo de Indias y la museografía combina diferentes recursos: video, entrevistas, iluminación, música, objetos y reproducciones documentales que el público puede manipular.

La curaduría de la exposición estuvo a cargo de Antonio Fernández Torres y Antonio Sánchez de Mora. El primero de ellos, quien viajó a Costa Rica para el montaje, es historiador, así como fundador y propietario de Estudio Puerta de Tannhauser S.L. (Tannhauser Estudio), equipo creativo multidisciplinar de diseño y creación de contenidos.

1 Coordinadora de la Unidad de Proyección Institucional, licenciada en Ciencias de la Comunicación Colectiva con énfasis en Periodismo, Universidad de Costa Rica, proyeccion@dgan.go.cr

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Durante su visita, el curador tuvo un encuentro con funcionarios del gremio museístico costarricense, así como ofreció una entrevista en la cual fue posible ahondar en su trabajo y perspectivas sobre la tarea de montar exposiciones. En las siguientes páginas se ofrece el texto que reseña la conversación, así como una serie de fotografías sobre el montaje.

¿Cómo nació su gusto por el montaje de exposiciones?Realmente haciendo una exposición. Yo no lo sabía, hasta ese momento. Quizás mi relación cultural era a través de la literatura, yo laboraba con un periódico, escribía crónicas y relatos. Entonces tuve la oportunidad de hacer una exposición y con esta primera experiencia descubrí que eso era lo que quería hacer. Tuve que lanzarme a hacer esa primera exposición para descubrir lo que quería.

¿Cuál fue el primer montaje que tuvo a cargo?El primero fue todo un viaje que pude hacer durante dos años navegando alrededor del mundo en una réplica de la Nao Victoria, que fue el barco que le dio la vuelta al mundo entre 1519 y 1522.

En el año 2004 yo ya era navegante casi profesional en competición, había estudiado Historia y me dedicaba a competición de barcos. Entonces surgió la posibilidad de este proyecto y me enrolé en él. Construimos una réplica de la Nao Victoria y le dimos la vuelta al mundo en ella, una réplica de la nave del siglo XVI. Durante el viaje yo iba escribiendo para un periódico español, Diario El Mundo, unas crónicas que se publicaban semanalmente; las enviaba vía satélite por un pequeño teléfono que teníamos y yo iba contando lo que nos iba ocurriendo. Eramos chavales jóvenes.

Cuando regresé del viaje me ofrecieron hacer un libro con todas las crónicas que escribí, pero teníamos muchísimo material visual básico del recuerdo que nos habían regalado, había sido una experiencia muy intensa, había mucho documento. Se me ocurrió así hacer una exposición, sin haber hecho antes nunca ninguna; me rodeé de un equipo cercano con arquitecto, con personas que creí que me harían falta para el proyecto. Como siempre, lo más difícil fue buscar la financiación y el dinero para hacerla, pero al final la empresa que decidió apoyarnos fue RENFE, la compañía de trenes españoles, específicamente Alta Velocidad Española (AVE).

¿Y ya tenía experiencia como empresario?Con el tema de los barcos sí. Teníamos una pequeña empresa que se dedicaba a dar servicio técnico, tripulaciones y demás. Cuando me lancé a hacer la exposición, encontré un equipo muy bueno que fue la clave, disfruté mucho haciéndola y cuando terminé, antes de que entrara el público, di una vuelta y observé el resultado. Me di cuenta en ese momento que era un formato que me gustaba mucho; podía jugar con muchos elementos, redactar, jugar con la literatura, con la luz, con el sonido, con el olor, con el espacio. Entonces realmente

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decidí intentarlo, dedicarme a esto. Salió otro trabajo pronto. Así, me dediqué a formarme específicamente en el diseño y en la curaduría de exposiciones. En los siguientes años fui trabajando pero también me dediqué a estudiar mucho y formarme.

Para cuando usted montó esta exposición ya conocía mucho sobre el tema. Sin embargo, ¿encontró alguna sorpresa, apareció algo que no había vislumbrado?Por lo general era todo bastante familiar para mí, porque ya venía de años de trabajar en el tema, y desde el principio tuve claro que era una exposición que tenía que ser para todos los públicos. Tenía que ser una exposición no solo para especialistas; quería que fuera muy divulgativa. Por esto no hemos profundizado prácticamente en casi ningún tema; hacemos un recorrido rápido, sobre todo de las consecuencias. Pero en el proceso de estudio sí descubrí cosas, muchos detalles. Sin embargo ha sido más el esfuerzo por hacer un discurso claro, comprensible y ameno.

También he aprendido mucho con las entrevistas que se ven a lo largo de la exposición, porque estamos hablando de investigadores, historiadores y archiveros de primera fila que llevan muchísimos años estudiando todos estos temas. Aunque son muy distendidas, realmente dan la clave para entenderlo todo muy bien. Ellos definen las cosas de una forma muy sencilla. El resto tendríamos que desarrollar mucho, pero ellos lo tienen muy claro. Fue una suerte poder contar con todos estos especialistas.

Antonio ¿qué es lo que usted quiere que la gente sienta cuando entra a la exposición?Mi intención siempre ha sido que la gente experimente que está haciendo un viaje: está viajando en la historia, en el Pacífico. Y quisiera que la gente sea capaz de ver el esfuerzo que se oculta entre estos documentos y que se imagine un poco lo que es realizar estas travesías, estos largos viajes que vemos en los mapas de aquel momento, donde no había ninguna comodidad. Los viajes eran de una incertidumbre brutal, era navegar en lo desconocido. Deseo que se imaginen estos viajes en una noche oscura, la mentalidad y lo que va pasando por las cabezas de esas personas que iban ahí navegando en el océano más grande de la tierra desconocida.

Yo creo que la exposición nos ayuda a darle valor a algo que protagonizamos el pueblo español y latinoamericano. Solo para hacernos una idea, este proceso que estamos contando aquí, la exploración del Pacífico, solo podemos entenderlo si vamos al espacio. Ahora que Marte está tan de moda, me parece que los astronautas a lo mejor podrían experimentar lo que sintieron los primeros navegantes que se adentraban en el océano para buscar algo similar, ese es un tema que se comenta en las entrevistas aquí. Nos tenemos que ir a eso, a esa incertidumbre que nos hace saber del peligro y la interrogante. A mí me gustaría que quien visita esta exposición la vea con esos ojos.

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¿Qué le diría a un archivista que quisiera incursionar al campo de montaje de exposiciones, pero que no tiene experiencia o formación, qué consejo le daría?Mi consejo siempre será que lo haga, que dé un paso adelante; que si cree que tiene una buena historia y un buen discurso, que monte la exposición. Hay veces en que se puede hacer mejor, otras peor; pero lo importante es tener un discurso, tener algo que contar y contarlo bien. Aunque la exposición es un formato que puede complejizarse mucho a nivel técnico y presupuestario, creo que cuando hay un discurso fuerte y una intención, no importan los medios que se tengan.

Una exposición puede ser una habitación sin nada. Lo que tenemos que conseguir es despertar al visitante y transmitirle la pasión que nosotros tengamos en eso que estamos contando. Si tenemos un buen discurso, tenemos pasión. Solo hay que transmitirlo y con los medios que tengamos.

Y en su proceso de formación aprendiendo a montar exposiciones ¿qué cosas fueron claves, qué personas o qué experiencias?Para mí clave ha sido trabajar en equipo, con personas de una formación muy diferente a la mía. Para mí es un privilegio poder sentarme con un diseñador, con un arquitecto, con un periodista y compartir, hablar sobre un tema concreto, trabajar un poco, contarles el discurso, discutir qué interpretación hacemos cada uno. Yo creo que la exposición es un trabajo multidisciplinario, siempre hay que intentar involucrar a personas de otra formación. Esta puede ser una unión muy fructífera, la del especialista con un comunicador o las personas que vengan del formato audiovisual, con el informático o incluso con escolares. Esto nos ayuda a dar discursos simplificado y aprendemos cómo lo contarían ellos.

Esa es una de las cosas que me atraen de las exposiciones, pueden ser la suma de muchas cosas. Esta es una ventana cuando alguien -un archivero o un bibliotecario- decide hacer una exposición y aprovechar esa ventana que le da este recurso. Muchas veces trabajamos en círculos cerrados, con gente de la misma exposición. Sin embargo, si eres archivero aprovecha para juntarte con un diseñador gráfico, para sentarte con una persona de audiovisuales. Cuando uno hace un trabajo de este tipo siente que tiene tiempo ilimitado, papel ilimitado; pero a lo mejor se sienta con un periodista informativo que tiene que contar las cosas en 20 segundos y es capaz de sintetizar. Por esta razón es importante abrir esa ventana hacia otras profesiones y pedir su colaboración.

¿Cómo mantener el entusiasmo del primer montaje, cómo seguir teniendo ilusión por este quehacer?Yo creo que esto es una cuestión de actitud ante la vida, que es importante no perder la ilusión de lo que uno hace y que esto vale para cualquier trabajo. Hay muchas personas,

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del archivo y de bibliotecas, a quienes les apasiona su trabajo. En la vida cotidiana no nos damos cuenta y no lo pensamos; en el trabajo hay días mejores y días peores. Pero quizás es necesario volver a eso que te emocionaba al principio, recordar ese momento en que descubriste algo, cuando encontrase algo que andabas buscando, o te diste cuenta de un razonamiento, de algo importante.

Creo que son esos momentos los que hay que buscar, para seguir y coger un poco de fuerzas. A mí me sirve volver al principio a las primeras exposiciones, recodar que hago esto porque es lo que me gusta hacer, y busco estar contento y disfrutar. Porque además al montar una exposición hay momentos muy tensos, de mucho problema. Pero intento volver a la idea de que cada vez que puedo hacer una exposición, tengo una oportunidad. Cada vez que me dejan coger un tema, diseñarlo, elaborarlo, es una oportunidad que tengo que hacerlo bien. Por supuesto que hay mucho esfuerzo y soy muy exigente. Trato de que la excelencia esté presente, intento hacer lo mejor posible con los medios que tengamos; pero intento disfrutar siempre. Para mí es un privilegio poder dedicarme a esto.

¿Alguna palabra final, Antonio?La verdad que muy contento de que la exposición haya venido aquí, me gusta como idea para el final del proyecto que después de tres años de itinerar se muestre en un archivo y que sea en Costa Rica, un país con costa en el Pacífico y Atlántico, un país estratégicamente clave en esta historia que estamos hablando.

La idea me gustaba mucho y una vez que hemos venido aquí, hemos podido trabajar con todo el equipo del archivo que ha hecho un gran esfuerzo. La verdad ha sido un placer y espero que la exposición vaya muy bien y que la gente venga y la disfrutemos todos.

Banner de la Exposición “Pacífico. España y la aventura de la Mar del Sur”. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

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Tres funcionarios españoles viajaron a Costa Rica para supervisar y coordinar el montaje de la exposición. En la imagen, de izquierda a derecha: Antonio Fernández Torres, fundador y propietario de Tannhauser Estudio, así como curador de la exposición; Alma Guerra, de Acción Cultural Española y Carlos Fernández de Angulo Sancho, de Tannhauser Estudio. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

Lo que tradicionalmente había sido el Salón Multiusos del Archivo Nacional se transformó en una sala de exposiciones. Aquí se observan las cuadernas, que remiten a la estructura de un barco. Funcionarios de la Unidad de Servicios Generales y del Departamento de Conservación se encargaron del montaje, de la mano con los funcionarios españoles que viajaron a Costa Rica. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

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El día anterior a la inauguración se efectuó un recorrido exclusivo para la prensa. De izquierda a derecha: Antonio Fernández, curador de la exposición; Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo Nacional y Salvador Vayà Salort, director del Centro Cultural de España. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

Antonio Fernández, curador de la exposición, acompaña a los periodistas en una visita guiada por la exposición. Se aprecia el nivel de calidad de las reproducciones exhibidas. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

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Corte de cinta el día de la inauguración, 13 de abril. De izquierda a derecha: Jesús M. Rodríguez-Andía, embajador de España en Costa Rica; Antonio Fernández, curador; Sylvie Durán Salvatierra, ministra de Cultura y Juventud; Mercedes Peñas Domingo, Primera Dama de la República y Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo Nacional. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

Recorrido el día de la inauguración. Antonio Fernández, curador, explica detalles a Jesús M. Rodríguez-Andía, embajador de España en Costa Rica; Sylvie Durán Salvatierra, ministra de Cultura y Juventud y Mercedes Peñas Domingo, Primera Dama de la República. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

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La exposición ofrece extractos de entrevistas con especialistas españoles que aporten una mirada actual al tema en estudio. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

Uno de los atractivos del montaje reside en el hecho de que combina la reproducción de documentos con música, videos y una iluminación trabajada cuidadosamente. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

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Gran cantidad de estudiantes han visitado el montaje. Solo en la celebración del Día Internacional de los Archivos, los días 9 y 10 de junio, alrededor de 850 personas disfrutaron de la exposición. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

Los mapas interactivos son uno de los elementos que más gustan a los visitantes. Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica.

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Normas de presentación para la publicación de artículos

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4.5. El artículo debe incluir un resumen tanto en español como en inglés, que no debe tener más de doscientas palabras, en letra Times 10 minúscula, su título en español será “Resumen” y en inglés será “Abstract”. Al final de cada resumen en renglón aparte deben ponerse cinco palabras clave.

Ejemplo resumido:

LOS ARCHIVOS EN COSTA RICA

Juan Carlos Espinoza Avendaño1

RESUMEN

(En este apartado se pone el resumen del artículo en español)

Palabrasclave:

ABSTRACT

(En este apartado se pone el resumen del artículo en inglés)

Keywords:

4.6. Los subtítulos de los diferentes componentes de la estructura del artículo deben aparecer en letra Times 12 mayúscula negrita. Las demás subdivisiones deben aparecer en letra Times 12 minúscula negrita. En caso de que existan más divisiones de los subtítulos se pondrán en letra Times 12 negrita. Todos los títulos deben ir numerados con números arábigos continuos de la siguiente forma:

TÍTULO

1. SUBTÍTULO

1.1. DIVISIONES DEL SUBTÍTULO

1.1.1. Otras subdivisiones del subtítulo

1.1.1.1 Otras subdivisiones adicionales

4.7. Los títulos, subtítulos y divisiones de subtítulos, no se deben cerrar con punto.

4.8. Deben dejarse dos espacios entre el título, subtítulo y divisiones del subtítulo.

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Normas de presentación para la publicación de artículos

4.9. La enumeración de ejemplos, en caso de que se haga, debe ir señalada por letras minúsculas del alfabeto latino, o bien en números arábigos en caso de que los ejemplos rebasen la posibilidad del alfabeto latino.

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- El orden de los autores debe ser estrictamente alfabético.

- Si se trata de un libro el orden de la referencia es el siguiente: Apellido(s) y nombre(s) del autor. Año. Título del libro (en negrita). Ciudad: editorial.

VÁZQUEZ Murillo, Manuel. 2003. Política de la Administración de

Documentos y Archivos. Córdoba: Editorial Instituto Superior Bancario.

- Si los autores de la obra son dos o tres, los nombres del segundo y tercer autor deben aparecer antes de los apellidos.

QUESADA Camacho, Juan Rafael y Ana V. García De Benedictis. 1990. Centenario de la Parroquia de San Joaquín de Flores. 1888-1988. San José: Editorial Imprenta Nacional.

- Si los autores son más de tres, deben aparecer solamente los apellidos del primer autor, su nombre y, seguido en letra cursiva, la abreviatura et al.

OVARES, Flora et al. 1993. La casa paterna. Literatura Nación en Costa

Rica. San José: Editorial de la Universidad de Costa Rica.

- Si se trata de un artículo de revista, el orden de la referencia es el siguiente: Apellido(s) y nombre(s) del autor. Año de publicación. Título de la obra (entre comillas e itálica). Título de la revista (en negrita). Número del volumen (en números romanos), número del número (entre paréntesis y en números arábigos, si fuera pertinente): el número de las páginas en que está incluido el artículo (en números arábigos).

UGALDE Romero, María Patricia. 2005. “Manuales de Procedimientos y Diagramas

de flujo en la Administración de Archivos”. En: Revista del Archivo Nacional, LXIX (1-12): 11-42.

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- Si se trata de una tesis, el orden de la referencia es el siguiente: Apellido(s), Nombre(s) del autor. Año de publicación. Título de la obra (en negrita). Identificación de la obra como tesis. Tesis doctoral. Tesis de Maestría o Tesis de Licenciatura. Nombre de la Universidad en español.

VEGA Blanco, Marvin. 2000. Propuesta de una Base de Datos para

automatizar la Descripción Documental en el Archivo Arquidiocesano

de San José. Tesis de Licenciatura. Universidad de Costa Rica.

4.12. Las notas se incluirán al final del texto antes de la bibliografía. Estas deben aparecer en letras Times 12.

1. El disco compacto constituye un documento, tanto como continente como contenido, con valor jurídico, de conformidad con nuestro ordenamiento jurídico.

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