REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 19 de Mayo de 2010

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓNSISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

19 de Mayo de 2010

SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES

TABLA

• Evaluación de las Oportunidades de Mejora

• Necesidad de Efectuar cambios en el SGC

• Revisión de la Política de la Calidad

• Revisión de los Objetivos de la Calidad

• Resultados de las Auditorías Internas de la Calidad

• Retroalimentación del Cliente de los sistema incluidos dentro del alcance del SGC

• Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos

• Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

• Acciones de Seguimiento de Revisiones por la Dirección Previas

• Cambios que podrían afectar al SGC

• Recomendaciones para la Mejora

• Necesidad de Recursos

Evaluación de las Oportunidades de MejoraEvaluación de las Oportunidades de Mejora

1.- Ampliación Regional del Sistema Unificado de Gestión de la Calidad.

Implementación 2010

2° año del Plan Trienal SGC

Regiones

2010

Etapa Programa de

Trabajo

Atacama

Actualización Informe de

Diagnóstico de los procesos

de la Subtrans.

Coquimbo

Valparaíso

O´Higgins

Maule

Araucanía

Los Ríos

Los Lagos

2.- Homologación de Procesos de Bienes y Servicios.

ESCUELAS DE CONDUCTORES

AUTORIZACIÓN DE GABINETE PSICOTÉCNICOS

PERMISOS INTERNACIONALES

REGISTRO

CORESETFISCALIZACIÓNEISTU

PROCESOS SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES

ATENCIÓN CIUDADANA


3 CV DED

TRANSFERENCIAS EFE

3.- Homologación de Procesos de Apoyo.

PROCESOS SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES

SISTEMA DE HIGIENE Y SEGURIDAD –

MEJORAMIENTO DE AMBIENTES DE TRABAJO

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

INVENTARIO

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

INFORMÁTICA

BIENESTAR


SERVICIOS GENERALES

ASESORIA JURIDICA

Necesidad de Efectuar Cambios en el SGCNecesidad de Efectuar Cambios en el SGC

1. Revisión de la integración existente entre los sistemas de OIRS Virtual; Sistema de Registro; Formularios, Sistema Interoperable, a fin de poder revisar la coherencia y consistencia entre estos sistemas.

SIAC – Marco Avanzado 6%

SIAC – Marco de la Calidad 6%

2. Definir las funciones y atribuciones de los Seremitt frente a los procesos del programa de Fiscalización para iniciar los procesos sancionatorios.

3. Definir Encargado del Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público.

4. Definir representantes de la Autoridad en los Sistemas del SHYSMAT (Comité Paritario) y SC (Comité Bipartito de Capacitación).

Revisión de la Política de la CalidadRevisión de la Política de la Calidad

Política de la Calidad de la Subsecretaría de Transportes

La Subsecretaría de Transportes asume el compromiso de incentivar el desarrollo de sistemas de transporte de acuerdo a su misión.Para esto, se compromete a cumplir con los requisitos legales,

reglamentarios y normativos aplicables en su Sistema de Gestión de Calidad; a establecer y aplicar procedimientos transparentes y

eficientes enfocados a la satisfacción del cliente, que garanticen instancias de diálogo y participación de la comunidad; a mejorar continuamente la eficiencia de sus procesos; y a establecer un

ambiente laboral y un desarrollo de las competencias que permitan desplegar todo el potencial de su personal.

Versión 03, Diciembre 2009

Revisión de los Objetivos de la CalidadRevisión de los Objetivos de la Calidad

CLIENTE

PERSONAL

MEJORAMIENTO CONTINUO

Cultura de Servicio

Comunicación

Gestionar el desarrollo de competencias e idoneidad del personal.

Mejoramiento de espacios laborales.

Mejoramiento de espacios laborales.

Procesos y Procedimientos

Trabajo pro-activo con proveedores

Co

mp

rom

iso

co

n

Evaluación de la Satisfacción

Plan Comunicacional.

Sitio intranet SGC.

Disminución de Brechas.

Evaluación de Desempeño del Personal a Contrata y Planta.

Realizar las actividades indicadas en el Programa de Trabajo del Comité Paritario de Higiene y Seguridad.

Realizar las recomendaciones efectuadas por el Comité Paritario en las investigaciones de accidentes.

Evaluación de los sistemas dentro del alcance.

Internos

Externos

Mejoramiento de espacios laborales. Mejoramiento de espacios laborales.

Propuesta Objetivos de la CalidadPropuesta Objetivos de la Calidad

CLIENTE

PERSONAL

MEJORAMIENTO CONTINUO

Establecer y aplicar procedimientos transparentes y eficientes enfocados a la satisfacción del cliente.

Mantener una constante comunicación con los usuarios del SGC, transparentando los procedimientos y acciones del mismo.

Gestionar el desarrollo de competencias e idoneidad del personal de la Subsecretaría de Transportes.

Mejorar continuamente la calidad de los Procesos y Procedimientos, del SGC

Homologar Procesos de Bienes y Servicios, relacionados al Transporte a Nivel Nacional.

Co

mp

rom

iso

co

n

Evaluación de la Satisfacción PBS

Plan Comunicacional.

Sitio intranet SGC.

Disminución de Brechas de Competencias del personal de la SUBTRANS.

Nivel de Satisfacción Laboral

Disminuir la generación de NC de cada uno de los Sistemas

Homologar la totalidad de procesos de Bienes y Servicios implementados.

Generar las condiciones necesarias que permitan mantener un alto nivel de satisfacción del ambiente laboral.

1.- Auditoría Interna de Calidad, marzo- abril 2010

Sistema auditados: Sistema de Fiscalización NC, Valparaíso, O´Higgins; SIAC E.A de CEDOC- 3CV- UOCT- CONASET, O´Higgins y Maule ; SED Valparaíso, Metropolitana y O´Higgins; y SHYSMAT NC.

Auditorías Internas de la Calidad 2010Auditorías Internas de la Calidad 2010

N° de Hallazgos Auditoría Marzo- Abril

0

2

4

6

8

10

12

14

Fiscalizaciónregiones

FiscalizaciónNC

SIAC EA RM SIACregiones

SED SHYSMAT

Hallazgos(33) Obs/ Op. mejora (32)

Resultados de las Auditorías Internas de la Resultados de las Auditorías Internas de la CalidadCalidad

Requisitos Vulnerados en Auditoría de Marzo- Abril

21%

44%

22%

6% 7%

Realización del producto Requisitos de la documentación

Medición, análisis y mejora Responsabilidad de la dirección

Gestión de recursos

Hallazgos cerrados: Verificados por equipo auditor.Plan de acción: Hallazgos que se encuentran con acción/es que deben ser verificadas por equipo auditor, muchas de ellas los plazos aun no vencen, y otras presentan problemas de implementación. Los del 2010 son los hallazgos obtenidos en la última auditoría de marzo- abril.

Estado de Acciones Correctivas y PreventivasEstado de Acciones Correctivas y Preventivas

AC/ AP 2009- 2010

195

1

77

40

0

50

100

150

200

250

2009 2010

Año

Nª

hal

lazg

os

Cerradas

Plan de acción

LO QUE VIENE 2010…LO QUE VIENE 2010…

MES TIPO DE AUDITORÍA DE LA CALIDAD

SISTEMAS

Junio (fechas propuestas: semana del 09 al 17 de junio)

Interna SGC

SC

SPCG

SCCP

SAI

SED NC

SIAC NC

Octubre Auditoría de implementación procesos de bienes y servicios con Enfoque de género y perspectiva territorial.

Procesos de bienes y servicios implementados 2010, que certifican el 2011. (Información depende de diagnóstico final)

1.- Procesos de Apoyo y Estratégicos:

La comunicación con en cliente Externo a sido acorde a los requisitos Técnicos y Medios de Verificación solicitados por los organizmos validadores.

Medio de Verificación: Matrices de Consistencia Actualizadas

El SPCG según su cronograma de actividades en febrero realizó la encuesta de Satisfacción de Clientes Internos y Externos, solamente se ha obtenido la evaluación Interna: 3,66, Bueno.

Debilidades del Sistema:

1.- Sistema tiende a perfeccionar las actuales prácticas que se realizan en la Subsecretaría sin cuestionar/analizar la coherencia entre ellas desde una visión estratégica. 2.- En consecuencia, el sistema contribuye muy lentamente en el avanzar de una mejora continua, al carecer de una adecuada planificación estratégica. 3.- El sistema no hace control de gestión de manera extensiva en toda la Subsecretaría, sino que solamente en donde es posible hacerlo.

Fortalezas del Sistema:

1.- Equipo de alta calidad técnica. 2.- Comunicación. 3.- Sistema de Indicadores.

Retroalimentación con el Cliente

Retroalimentación con el Cliente

2.- Procesos de Bienes y Servicios

SIAC - OIRSAplicación de Encuesta de Satisfacción de Clientes Externos (Usuarios del Transporte público) Buzones ciudadanos

SPF – Programa de FiscalizaciónRegión de O´Higgins – Plantas de Revisión Técnica (mayo)Región de Valparaíso – Plantas de Revisión TécnicaRegión Metropolitana - Plantas de Revisión Técnica

3CVAplicación Encuesta de Satisfacción Clientes Externos

DEFINICIÓN DEL CONSEJO:

“MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE CLIENTE(A)S , USUARIO(A)S Y BENEFICIARIO(A)S DE LA SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES”.

1.- Sistema Programa de Fiscalización - SPF

Hito de CumplimientoPeriodo de Ejecución

Plazo

Implementación de Cámaras para la fiscalización en PRT

1° Semestre 2010 1° Semestre 2010

Acuerdo implementación de

cámaras de enlace Terminal San

Borja

Nueva Sede Operaciones

(Cienfuegos)

Ampliación oficinas CEF

Implementación de vehículos 4x4

para el apoyo a la fiscalización

de transporte subsidiado

Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos

Implementación 2010 Marco de la Calidad – SPF:Regiones: Atacama, Coquimbo, Los Ríos, Los Lagos, Aysén y Magallanes

DEFINICIÓN CONSEJO:“Araucanía”


2.- Sistema de Planificación /Control y Gestión - SPCG

Hito de cumplimiento Periodo de Ejecución

Plazo

1.- Medición de Indicadores de Desempeño del Formulario H 2010. Avance al primer trimestre

31 de marzo Informe fue emitido y enviado a Jefatura del servicio en abril. Se generó y procesó hallazgo: indicador evasión de tarifas en transporte público, se encuen-tra no cumplido en este avance.

2.- Revisión de las Definiciones Estratégicas de la Subtrans para 2011 (Formulario A1)

Mayo - Junio 2da Semana de JulioProyecto presupuestario 2011

3.- Revisión de metas y/o proposición de nuevos Indicadores del Formulario H para 2011

Mayo - Junio

2da Semana de JulioProyecto presupuestario 2011

4.-Medición de Indicadores de Desempeño del Formulario H 2010. Avance al segundo trimestre

30 de junio 2da Semana de JulioProyecto presupuestario 2011

3.- Sistema de Capacitación - SC


Hito de cumplimiento Plazo Observación

1.- Ejecución del 30% del presupuesto

$ 2010: $53.048.000

30 de Junio de 2010

El proceso de adjudicación depende de Dpto. Administrativo – División Legal y Gabinete.

Aprobación de las bases

2.- Modificaciones al Plan Anual de Capacitación (PAC)

31 de marzo de 2010

A la fecha ya no se pueden hacer cambios al PAC el $ está en un 100% comprometido para el 2010.

4.- Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público - SCCP



1.- Entrega de Informe de Avance del Sistema

30 de junio de 2010

La entrega de este informe es opcional.

2.- 10 compras estratégicas de la Subtrans

2010 A la fecha 5 están en proceso de licitación (TS)

3.- Envío de nómina de acreditaciones (clave) de perfiles para el Portal Chilecompra.

30 de junio de 2010

Dentro de esta nómina está pendiente designar abogados y auditores.

5.- Sistema de Integral de Información y Atención Ciudadana - SIAC



1.- Entrega de Informe de Avance del Sistema

30 de julio de 2010

Relacionado directamente con la implementación del SGC para este año 2010.

2.- Implementación Sistema Interoperable Versión 2.0.

Junio de 2010 Estaba programada la entrega para 10/2009.

A la fecha están en proceso de adecuación de lo solicitado por la encargada

3.- Generación de módulos del DTP para regiones

Sept 2010 Se debe dar prioridad a este tema ya que se pone en riesgo la certificación de la ampliación a regiones.

4.- Designación de Encargados Mayo de 2010 Regiones: III – V – IX - X

5.- Implementar espacio físico de atención

Mayo de 2010 Regiones: III – V

6.- Sistema de Auditoría Interna - SAI



1.- Entrega de Informe con las Modificaciones al Plan de Auditoría

30 de junio de 2010

Si corresponde

2.- Envío de Resolución del Comité de Riesgo

30 de junio de 2010

En esa Resolución debe estar:

Revisión de la Política de Riesgo de la Subsecretaría y la Conformación del Comité de Riesgos

3.- Oficio con la ejecución de las actividades del mes anterior

Mensual Su envío es obligatorio.

7.- Sistema de Evaluación de Desempeño - SED



1.- Entrega del Segundo Informe de desempeño

31 de julio de 2010

Evaluación del periodo 02/2010 al 06/2010.

Ult. Semana de junio envío de formatos.

10 días de plazo para realización de la evaluación

2.- Ejecución del Plan de Capacitación 31 de agosto de 2010

Resolución de Adjudicación

Div. legal

8.- Sistema de Higiene, Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo - SHYSMAT

Compromiso Avance / Ejecutado Desviaciones

Elaboración del Programa de Trabajo del SHYSMAT. según el Plan Anual; aprobación por parte de la Subsecretaria y Difusión.

Ejecutado, con fecha 30 de marzo el Programa de Trabajo fue aprobado por la Subsecretaria y difundido por “administrador” a todo el personal.

No hubo.

Ejecución Programa de Trabajo del Sistema de Higiene y seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo.

En proceso. Con desviación.

Licitaciones de abril atrasadas por designación del CP


NºAcuerdos Responsable/Plazos Verificación

1. Nombrar o confirmar Encargados de Calidad en cada Programa y División.

Responsables:Miembros del Consejo

Diciembre 2009

2. Conformación de Equipo de Trabajo para definir aspectos técnicos, metodológicos y recursos para el sistema de información de apoyo al SGC.

Responsables: Coord. deCalidad/ DED/Dpto. Informática/Dpto. Coordinación y Gestión

Enero 2010

3. El Programa de Fiscalización enviará a la Coordinación del SGC propuesta de Plan de Trabajo para 2010, que será revisada para asegurar su integración general de ampliación del alcance regional.

Responsables:Programa de FiscalizaciónCoordinadora de Calidad

Enero de 2010

4. Se efectuará reunión con DAF para ver necesidades de recursos informadas y disponibles para en segundo año del Plan Trienal Institucional del Programa Marco de la Calidad.

Responsables:Coordinación de la CalidadRepresentante de la DirecciónDAF

Enero 2010

Acciones de Seguimiento de Revisiones por la Dirección Previas

Cambios que Podrían Afectar al SGC

1.- Implementación Marco de la Calidad 2010 - Consultora ORF

1° Hito: Diagnóstico y Plan Institucional Trienal actualizado, si corresponde y el Programa de Trabajo del segundo año. (30 de junio)

Cambios que Podrían Afectar al SGC2.- Certificación Externa 2010:

MES TIPO DE AUDITORÍA DE LA CALIDAD

SISTEMAS

Agosto Precertificación SHYSMAT NC

Fiscalización NC- V y VI

Septiembre Mantención SPCG

SC

SIAC ( NC, EA RM, VI y VII)

SCCP

SAI

SED (NC, V, RM, VI)

SHYSMAT NC

Fiscalización NC- V y VI

Noviembre Certificación SIAC (III- IV-V- VII- IX- XIV- X)

SED (III- IV- VII- IX- XIV- X)

SHYSMAT (III- IV- V – VI – VII – IX – XIV – X - RM (Seremitt)

SF (III- IV- VII- IX- XIV- X)

Recomendaciones Para la Mejora

1.- Participación en “Seminario Directivo del Sistema Unificado de Gestión de la Calidad”.

2.- Adquisición Sistema Informático para el manejo de:

- Indicadores de Gestión (SIG) de la Subsecretaría

- Sistema Unificado de Gestión de la Calidad

Según acuerdo de Revisión por la Dirección anterior, el equipo de trabajo designado emitió y entregó a la jefatura del Servicio, informe con recomendaciones para la licitación del Sistema Informático (marzo 2010).

Necesidad de Recursos

1.- Disponibilidad de pasajes y viáticos para la implementación y Auditorías Internas del Sistema Unificado de Gestión de la Calidad.

Entrevistas de Diagnóstico (III, IV, V, VI, VII, IX, X, XIV)

Implementación de los Procesos de Bienes y ServiciosNormas y Operaciones (III, IV, V, VI, VII, IX, X, XIV y RM)CONASET (III, IV, V, VI, VII, IX, X, XIV)Programa de Fiscalización (III, IV, X, XIV, XI, XII)

Implementación de los procesos de ApoyoSED (III, IV, VII, IX, X, XIV)SHYSMAT (III, IV, V, VI, VII, IX, X, XIV y RM)SIAC (III, IV, V, IX, X, XIV)

Auditorías Internas de la Calidad (III, IV, V, VI, VII, IX, X, XIV)

Auditorías de Certificación (5 regiones)

Necesidad de Recursos

Actividad % Cuota Valor de Cuota

Informe final de Auditoría de Precertificación (agosto 2010)

10 $ 1.386.000

Informe final Auditoría de Certificación y Recertificación (sept. 2010)

30 $ 4.158.000

Informe final de Auditoría de Certificación de ampliación regional (nov. 2010)

20 $ 2.772.000

Informe final 1°Auditoría de Mantención año 2011

20 $ 2.772.000

Informe final 2°Auditoría de Mantención año 2012

20 $ 2.772.000

Total 100% $ 13.860.000

2.- Contratación Certificadora 2010: $ 8.316.000.-

Muchas Gracias

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