Infraestructuras y Servicios SAC

PROCEDIMIENTO GENERAL

ATENCIÓN COMPRAS Y SERVICIOS

PG-AD-01Revisión : 00Hoja 1 de 10

Revisión Nombre y Apellido Cargo Firma Fecha

Editado por: Angelita Pachao Coordinadora del Sistema de Gestión Integrado p. original 06/06/2011

Revisado por: Jose Antonio Rey Sub Gerente de Administración p. original 06/06/2011

Aprobado por: Jose Antonio Rey Sub Gerente de Administración p. original 06/06/2011

MATERIAL EN REVISION

PG-AD-01

Atención de Compras y Servicios

Procedimiento General Código: PG-SMAC-28Control de Máquinas e Instrumentos de

MediciónRevisión:01Hoja 2 de 10

INDICE

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Procedimiento General Código: PG-SMAC-28Control de Máquinas e Instrumentos de

MediciónRevisión:01Hoja 3 de 10

1. OBJETIVO........................................................................................................32. ALCANCE.........................................................................................................33. TERMINOS Y DEFINICIONES.........................................................................34. RESPONSABILIDADES...................................................................................4

4.1 SEGURIDAD, MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD (SMAC)............................44.2 SERVICIOS GENERALES........................................................................44.3 LOGÍSTICA................................................................................................44.4 COORDINADORES DE ÁREA..................................................................4

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS..........................................................................46. PROCEDIMIENTO...........................................................................................47. REGISTROS.....................................................................................................78. ANEXO.............................................................................................................7

ANEXO 1..........................................................................................................8LISTADO DE INFORMACIÓN SGI PARA PROVEEDORES............................8ANEXO 2..........................................................................................................8PENALIDADES PARA PROVEEDORES.........................................................8ANEXO 3..........................................................................................................8FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO............................................................8

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Procedimiento General Código: PG-AD-01Atención de Compras y Servicios Revisión:00

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1. OBJETIVO

Describir el procedimiento a seguir para realizar una compra, de materia prima y suministros, para las diversas áreas de CALATEL Infraestructuras y Servicios SAC.Obtener las mejores condiciones de compra a nivel nacional y en el exterior.

2. ALCANCE

Compra de productos (herramientas, vestimenta, equipos, agregados, etc.)Otros servicios (imprenta, envíos por courier, etc.)No se incluye la mano de obra para producción, “Evaluación y Contrato de Sub Contratistas”, servicios y mantenimientos.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

3.1. SMAC.- Área de seguridad, medio ambiente y calidad, de la empresa CALATEL Infraestructuras y Servicios SAC.

3.2. Especificaciones técnicas.- son los documentos en los cuales se definen las normas, exigencias y procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos de construcción de obras, elaboración de estudios, fabricación de equipos, herramientas o maquinaria.

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3.3. Producto.- Es cualquier cosa que se puede ofrecer a un mercado para satisfacer un deseo o una necesidad. Son todos los elementos tangibles.

3.4. Servicios.- son intangibles, son inseparables (se producen y consumen al mismo tiempo), son variables y son indurables.

3.5. Herramienta.- Es un objeto elaborado a fin de facilitar la realización de una tarea mecánica que requiere de una aplicación correcta de energía. Útiles para realizar trabajos mecánicos que requieren la aplicación de una cierta fuerza física.

3.6. Equipos de protección personal.- cualquier equipo destinado a ser llevado o sujetado por el trabajador(a) para que le proteja de uno o varios riesgos que puedan amenazar su seguridad o su salud en el trabajo, así como cualquier complemento o accesorio destinado a tal fin.

3.7. Máquinas.- Conjunto de piezas o elementos móviles y fijos cuyo funcionamiento posibilita aprovechar, dirigir, regular o transformar energía o realizar un trabajo con un fin determinado.

3.8. Instrumentos de medición.- Aparato que se usa para comparar magnitudes físicas mediante un proceso de medición. Como unidades de medida se utilizan objetos y sucesos previamente establecidos como estándares o patrones y de la medición resulta un número que es la relación entre el objeto de estudio y la unidad de referencia. Los instrumentos de medición son el medio por el que se hace esta conversión.

3.9. Penalidad.-Sanción impuesta por la falta del contrato u orden de servicio.

3.10. SGI.- Sistema de Gestión Integrado, que la empresa asume, los tipos de sistema de gestión son: Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio ambiente, Responsabilidad social.

3.11. Logística.- Especialidad perteneciente al área de Administración, encargada de la compra de bienes materiales relacionados a la operación de CALATEL Infraestructuras y servicios SAC.

3.12. Servicios Generales.- Especialidad perteneciente al área de Administración, encargada de proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera las diversas áreas de CALATEL Infraestructuras y Servicios, como por ejemplo: archivo, mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario e instalaciones, equipo de oficina.

3.13. Flota vehicular.- Especialidad perteneciente al área de Administración, encargada de proporcionar a las áreas operativas, en el caso de vehículos propios, condiciones óptimas de las unidades, así como exigir oportunamente a los proveedores de las unidades alquiladas el buen estado de las mismas.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 Seguridad, Medio Ambiente y Calidad (SMAC)

Es responsable de verificar e inspeccionar las normas técnicas de los productos relacionados a las operaciones, que se realizan dentro de CALATEL Infraestructuras y Servicios SAC.

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4.2 Servicios Generales

Es el responsable de velar por los servicios requeridos por las diversas áreas operativas involucradas en la producción de CALATEL Infraestructuras y Servicios SAC.

4.3 Logística

Es el responsable de realizar las compras oportunas de los productos requeridos por las diversas áreas involucradas a la producción de CALATEL Infraestructuras y Servicios SAC.

4.4 Coordinadores de Área

Responsables de realizar los pedidos necesarios para la correcta operatividad realizada en campo.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOSNormas ISO 14001 y OHSAS 18001

6. PROCEDIMIENTO

6.1. Requerimiento de compraItem Actividad Responsable1.

ZComunica al área de logística la cantidad mínima de unidades que quedan en stock dentro de almacén.

Encargado de almacén

2. En el caso de las áreas operativas podrán realizar las solicitudes de compra, mediante el sistema de CALATEL ALMACÉN en la ventana SOLICITUD DE COMPRA.

En el caso de ser requerimiento nuevo, de equipos de protección personal, herramientas, máquinas o instrumentos de medición relacionadas a los tra-bajos operativos de CALATEL Infraestructuras y Servicios SAC. deberán lle-nar el formato FICHA TECNICA INTERNA F-SMAC-42, debiendo estar au-torizada por el coordinador de área y el área de SMAC, para el caso de

Jefes o coordinadores

de área

3. Verifica la cantidad mínima de stock en el almacén y realiza la cotización, de los productos requeridos o nuevos solicitados. Nota 1:

En el caso de cambiar de proveedor, se deberá confirmar dicho cambio con las áreas usuarias, del producto a cambiar, y ser aprobado por el área de SMAC, para el caso de equipos de protección personal, herramientas, máquinas o instrumentos de medición relacionadas a los trabajos operativos de CALATEL Infraestructuras y Servicios SAC.

Nota 2:En el caso que se desapruebe las especificaciones técnicas del producto, se deberá realizar una nueva solicitud de cotización.

Encargado de Logística

4. El lote del producto solicitado deberá contar con los siguientes documentos, según sea el caso:

Encargado de logística y

SMAC

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En el caso que sea herramientas y equipos de protección personal:Solicitará las hojas técnicas de los productos así como los protocolos de prueba o constancias de los productos a los que hayan sido sometidos.

En el caso de máquinas:Solicitará el manual de uso, especificaciones técnicas, información para el mantenimiento, en lo posible capacitación a las áreas usuarias. En el caso de instrumentos de medición:Solicitará certificado de calibración, manual de uso y especificaciones técni-cas.

Nota 3:Es obligatoria la presentación de los documentos descritos.

5.4

En el caso de ser aprobado el producto solicitado, por el área usuaria, la or-den de servicio deberá tener el VºBº por el GERENTE respectivo según sea el caso:

Para el caso de Compras hasta S/. 1,000Las compras menores, hasta el importe de S/. 1,000, podrán ser solicitadas directamente por Logística a los proveedores, sin dejar de contar con la aprobación de la Subgerencia de Administración.Copia de la Orden de Compra debe remitirse a Finanzas.

Compras de S/. 1,001 hasta S/. 10,0000Para las compras de S/. 1,001 hasta S/. 10,000, la Jefatura de Logística procederá a solicitar como mínimo tres cotizaciones y con la autorización de la Subgerencia de Administración optará por la más conveniente en calidad, precio y condiciones de pago (objetivo 60 días).

Copia de la Orden de Compra y las cotizaciones deben remitirse a Finanzas.

Compras superiores a S/. 10,0000Para las compras superiores a S/. 10,000, la Jefatura de Logística procederá a solicitar como mínimo tres cotizaciones y con la autorización de la Subgerencia de Administración recomendarán la más conveniente en calidad, precio y condiciones de pago (objetivo 60 días), documentos que serán remitidos a Finanzas.Para este nivel de compras se requiere la aprobación final de la Gerencia de Finanzas.

Una copia de la Orden de Compra quedará en Finanzas.

Nota 4:Queda PROHIBIDO partir una compra en varias compras menores a su importe real.

Encargado de Logística

6 Se le indica al proveedor de la penalidad a imputársele de incumplir con los plazos de entrega acordados. En el anexo 2 se indica las Penalidad a Pro-veedores.

Encargado de Logística

7 La orden de compra que se envía a los proveedores deberá contar con la Política de la empresa y los lineamientos que le corresponde dentro de los sistemas de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, según la activi-dad a realizar dentro de CALATEL Infraestructuras y Servicios SAC. En el anexo 1 se encuentra la información del SGI para proveedores.

Encargado de Logística

8 La factura del proveedor debe tener adjunta la orden de compra y la cotiza- Encargado de

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ción aprobada por el área correspondiente y la Gerencia General para ser transferida a contabilidad.

Logística

6.2. Requerimiento de Servicios Item Actividad Responsable6.

ZRealiza la solicitud del servicio autorizado por el coordinador o jefe de área, por medio de correo electrónico.

Encargados de área

7.Realiza la selección del proveedor, cotiza y elabora la orden de compra co-rrespondiente.

El tipo de servicio varia según las especialidades que presenta el área de Administración, las que son: Servicios GeneralesFlota vehicularGestor de Servicios Generales

Nota 5:Si el área usuaria contara con un contacto directo del servicio solicitado, co-municará a la especialidad de servicios generales, para que solicite la cotiza-ción respectiva.

Encargado de Servicios

Generales

8.4

En el caso de ser aprobado el servicio solicitado, por el área usuaria, debe-rá ser aprobada por el GERENTE respectivo y la orden de compra deberá tener el VºBº según sea el caso:

Para el caso de Compras hasta S/. 1,000Los servicios menores, hasta el importe de S/. 1,000, podrán ser solicitadas directamente por la Subgerencia de Administración.Copia de la Orden de Compra debe remitirse a Finanzas.

Compras de S/. 1,001 hasta S/. 10,0000Para los servicios de S/. 1,001 hasta S/. 10,000, servicios generales procederá a solicitar como mínimo tres cotizaciones y con la autorización de la Subgerencia de Administración optará por la más conveniente en calidad, precio y condiciones de pago (objetivo 60 días).

Copia de la Orden de Compra y las cotizaciones deben remitirse a Finanzas.

Compras superiores a S/. 10,0000Para los servicios superiores a S/. 10,000, servicios generales procederá a solicitar como mínimo tres cotizaciones y con la autorización de la Subgerencia de Administración recomendarán la más conveniente en calidad, precio y condiciones de pago (objetivo 60 días), documentos que serán remitidos a Finanzas.Para este nivel de solicitud de servicios se requiere la aprobación final de la Gerencia de Finanzas.

Una copia de la Orden de Compra quedará en Finanzas.

Nota 4:Queda PROHIBIDO partir una compra en varias compras menores a su importe real.

Encargado de Logística

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6 Se le indica al proveedor de la penalidad a imputársele de cumplir con los plazos de entrega acordados.

Encargado de Logística

7 La orden de compra que se envía a los proveedores deberá contar con la Política de la empresa, como copia no controlada, y los lineamientos que le corresponde dentro de los sistemas de seguridad, salud ocupacional y me-dio ambiente, según la actividad a realizar dentro de CALATEL Infraestructu-ras y Servicios SAC. En el anexo 1 se encuentra la información SGI para proveedores.

Encargado de Logística

8 La factura del proveedor debe tener adjunta la orden de compra y la cotiza-ción aprobada por el área correspondiente y la Gerencia General para ser transferida a contabilidad.

Encargado de Logística

6.3. Recepción de Producto o ServicioItem Actividad Responsable9. El producto o servicio, al ingresar a la empresa presentará los documentos

pertinentes, con respecto a la compra, según el procedimiento de Seguridad Patrimonial.

Encargado de Seguridad Patrimonial

10.g

Recepciona los productos solicitados, según indicación del área de logística, según el procedimiento de almacén de electricidad y compras.

Encargado de Logística

7. REGISTROS

F-SMAC-42 Ficha Técnica Interna

8. ANEXO

ANEXO 1: Listado de información SGI para proveedores

ANEXO 2: Penalidades a proveedores

ANEXO 3: Flujograma de procedimiento

ANEXO 1

LISTADO DE INFORMACIÓN SGI PARA PROVEEDORES

1. Política de seguridad, salud en el trabajo, medio ambiente y calidad2. Misión de CALATEL Infraestructuras y Servicios SAC3. Visión de CALATEL Infraestructuras y Servicios SAC4. ¿Como actuar ante una emergencia?5. ¿Qué equipos de protección personal debo usar?6. ¿Cómo controlo mis aspectos ambientales?

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ANEXO 2

PENALIDADES PARA PROVEEDORES

ANEXO 3

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

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