REVISIÓN, EVALUACIÓN, ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE …

REVISIÓN, EVALUACIÓN, ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y PERFILES DE CARGOS

EN LAS DEPENDENCIAS DE LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE,

IMPLEMENTANDO LOS REQUISITOS EXIGIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008

JEFFREY LEANDRO PRADA HENAO

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI 2010

REVISIÓN, EVALUACIÓN, ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y PERFILES DE CARGOS

EN LAS DEPENDENCIAS DE LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE,

IMPLEMENTANDO LOS REQUISITOS EXIGIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008

JEFFREY LEANDRO PRADA HENAO

Pasantía para optar el titulo de

Ingeniero Industrial

Director: FABIO HERNAN SALAZAR

Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN

PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI

2010

Nota de aceptación:

Aprobado por el comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título de Ingeniero Industrial

ALVARO ARARÁ Jurado JENNY MOSQUERA Jurado

Ing. FABIO HERNAN SALAZAR Director

Santiago de Cali, 18 de febrero de 2010

4

AGRADECIMIENTOS El desarrollo de este proyecto de grado ha sido posible gracias a varios factores relevantes y fruto de un enorme trabajo e invaluables aportes que han hecho de esta una idea factible, y aun más que eso, una historia con futuro. Quiero agradecer a mi mamá y mi padrastro por hacer el esfuerzo y pensar siempre en mi bienestar, dándome la oportunidad de ser hoy un profesional de éxito. A Dios que me dio la vida y me permitió culminar mi carrera, dándome su guía y su respaldo, mostrando soluciones y otorgándome el entendimiento necesario. A la gente que de una u otra manera me aportaron valiosas ideas y a aquellos que dieron las bases necesarias para desarrollar este proyecto.

5

CONTENIDO

pág.

GLOSARIO 14

RESUMEN 16

INTRODUCCIÓN 17

1. OBJETIVOS 18

1.1 OBJETIVO GENERAL 18

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 18

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 19

3. METODOLOGIA 23

4. JUSTIFICACION 25

5. ANTECEDENTES 27

6. MARCO TEORICO 29

6.1 NORMAS ISO 9001:2000 29

6.1.1 Cambios entre la Norma ISO 9001:2000 y la Norma ISO 9001:2008. (Actualización 03/12/08: ISO 9001:2008, publicación y novedades). 29

6.1.2 Requisitos de la documentación 31

7. MARCO DE REFERENCIA 33

7.1 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 33

6

7.2 NORMA FUNDAMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTO. 33

7.3 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CODIFICACION POR TIPO DE DOCUMENTO 34

7.3.1 Codificación. 34

7.4 FORMA Y ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS 35

7.4.1 Manual De Dependencia (Md). 35

7.4.1.1 Contenido Del Manual 35

7.4.2 Manual de funciones del cargo (MF). 36

7.4.2.1 Contenidos del manual 36

7.4.3 Manual de procesos y procedimientos 37

7.4.3.1 Caracterizaciones del proceso (PR). 37

7.4.3.1.1 Contenido del manual 38

7.4.4 Procedimiento (PD). 39

7.4.5 Manual de usuario (MU). 41

7.4.6 formatos (FO). 41

7.4.7 Tipo de fuente 41

7.4.8 Flujograma 42

8. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS DEPARTAMENTOS 48

8.1 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL 48

8.2 IDENTIFICACIÓN FRENTE A LOS NUMERALES OBLIGATORIOS 49

8.3 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON LOS DEPARTAMENTOS, PARA REVISIÓN Y APROBACIÓN 50

7

8.4 RESULTADOS DE LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. 50

8.5. DOCUMENTOS OBSOLETOS 51

8.6 DIVULGACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO DESARROLLADOS EN LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. 52

8.7 FASES PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS 52

8.7.1 Consulta 52

8.7.2 consulta de documentos a través de la intranet 53

8.7.2.1 Ingreso al Portal Administrativo 53

8.7.2.2 Documentos Manuales y Procedimientos 57

8.7.2.3 solicitudes de cambio de documentos 58

8.8 IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA Y VERIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. 59

9. RESULTADOS OBTENIDOS 60

10. CONCLUSIONES 132

11. RECOMENDACIONES 133

BIBLIOGRAFIA 134

ANEXOS 136

8

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Cantidad de Documentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 21

Tabla 2. Cantidad de Documentos que faltan por actualizar de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera por Divisiones. 22

Tabla 3. Descripción campos 34

9

LISTA DE FIGURAS

pág.

Figura 1. Mapa de procesos 39

Figura 2. Manual de procesos y procedimientos 44

Figura 3. Ciclo PHVA aplicado en la UAO 49

Figura 4. Inicio de sección 53

Figura 5. Selección de EOYM 54

Figura 6. Inicio Organización y métodos 54

Figura 7. Opción Manual de Calidad Vicerrectoría Administrativa Y Financiera 55

Figura 8. Desplegar Manual de Calidad Vicerrectoría Administrativa y Financiera 55

Figura 9. Opciones consulta manual de calidad 56

Figura 10. Opción Manuales y procedimientos - Dependencias 57

Figura 11. Opción Procedimientos 58

Figura 12. Solicitud de Modificaciones 59

10

LISTA DE CUADROS

pág.

Cuadro 1. Codificación 34

Cuadro 2. Tipos de Documentos 35

Cuadro 3. Cuerpo del documento 39

Cuadro 4. Despacho División Financiera – Departamento de Finanzas 61

Cuadro 5. Sección Tesorería 62

Cuadro 6. Sección Asesoría de Crédito 63

Cuadro 7. Departamento De Contabilidad Y Presupuesto 66

Cuadro 8. Sección Kardex Financiero 70

Cuadro 9. Departamento De Compras y Suministros - Almacén 72

Cuadro 10. Departamento de Compras y Suministros 72

Cuadro 11. Despacho División De Tecnologías 73

Cuadro 12. Departamento de Cómputo 74

Cuadro 13.Departamento De Redes Y Telecomunicaciones 75

Cuadro 14. Departamento de Soporte Técnico 81

Cuadro 15. Departamento de Multimedios 83

Cuadro 16. Despacho División Administrativa 86

Cuadro 17. Departamento de Recursos Humanos 87

Cuadro 18. Departamento de Servicios Generales 92

Cuadro 19. Departamento de Planta Física 94

Cuadro 20. Departamento de Evaluación, Organización y Métodos 99

11

Cuadro 21. Departamento de Protección y Control 101

Cuadro 22. Sección de Publicaciones E Impresiones 103

Cuadro 23. División de Mercadeo 109

Cuadro 24. Cantidad de Documentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera 116

Cuadro 25. Cantidad de Documentos Actualizados de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera 118

Cuadro 26. Cantidad Total De Documentos De La Vicerrectoría Administrativa Y Financiera 120

Cuadro 27. Cantidad Total De Documentos De La División Financiera 122

Cuadro 28. Cantidad Total De Documentos De La División De Tecnologías 124

Cuadro 29. Cantidad Total De Documentos De La División Administrativa 126

Cuadro 30. Cantidad Total De Documentos De La División De Mercadeo 128

Cuadro 31. Porcentaje de actualización por cada División 130

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LISTA DE ANEXOS

pág.

Anexo 1. DM-3.2.4-FO1 Solicitud de Espacios y Equipos de Producción y Post Producción Audiovisual 136

Anexo 2. DM-3.2.4-FO6 Programación Semanal 138

Anexo 3.DM-3.2.4-FO7 Distribución Diaria de Equipos Móviles 139

Anexo 4. DM-3.2.4-MD Manual de Dependencia 140

Anexo 5. DM-3.2.4-MF1 Jefe del Departamento 142

Anexo 6. DM-3.2.4-MF2 Secretaria 147

Anexo 7. DM-3.2.4-MF3 Auxiliar de Reservas 151

Anexo 8. DM-3.2.4-MF4 Coordinador de Servicios Audiovisuales 155

Anexo 9. DM-3.2.4-MF5 Auxiliar de Depósito 159

Anexo 10. DM-3.2.4-MF6 Auxiliar de Auditorios 163

Anexo 11. DM-3.2.4-MF7 Auxiliar de Bodega 166

Anexo 12. DM-3.2.4-MF8 Coordinador de Producción Audiovisual 169

Anexo 13. DM-3.2.4-MF9 Auxiliar Técnico (Énfasis) 173

Anexo 14. DM-3.2.4-MF10 Auxiliar Técnico – Camarógrafo 178

Anexo 15. DM-3.2.4-MF11 Auxiliar Técnico – Edición 181

Anexo 16. DM-3.2.4-MF12 Auxiliar Técnico – Fotografía 184

Anexo 17. DM-3.2.4-MF13 Auxiliar Técnico – Audio 187

Anexo 18. DM-3.2.4-PD1.1 Reserva Escrita de Espacios y Equipos Audiovisuales 190

Anexo 19. DM-3.2.4-PD1.3 Reserva del Salón Lile 194

13

Anexo 20. DM-3.2.4-PD1.4 Entrega y Devolución de Espacios 195

Anexo 21. DM-3.2.4-PD1.5 Entrega y Retiro de Equipos Móviles 198

Anexo 22. DM-3.2.4-PD1.6 Préstamo de Equipos Sin Reserva Previa Para Docentes 199

Anexo 23. DM-3.2.4-PD1.8 Alquiler de Equipos Portátiles Para Estudiantes 200

Anexo 24. DM-3.2.4-PD2.1 Programación Semestral de Espacios y Equipos de Producción Audiovisual Video/lab- Audio/lab. 206

Anexo 25. DM-3.2.4-PD2.2 Reserva Escrita de Espacios y Equipos de Producción Audiovisual video/lab y Audio/lab 208

Anexo 26. DM-3.2.4-PD2.4 Entrega de Espacios de Producción Audiovisual. 212

Anexo 27. DM-3.2.4-PD2.5 Entrega de Equipos de Producción Audiovisual 214

Anexo 28. DM-3.2.4-PD2.6 Manejo del Video/pro 216

Anexo 29. DM-3.2.4-PD2.7 Manejo del Audio/pro 217

Anexo 30. DM-3.2.4-PD2.8 Solicitud de Copiado de Material Audiovisual 218

Anexo 31. DM-3.2.4-PD2.9 Recepción Satelital 220

Anexo 32. DM-3.2.4-PD2.10 Manejo del Foto/lab 221

Anexo 33. DM-3.2.4-PD2.12 Programación Grafica/lab 222

Anexo 34. DM-3.2.4-PD2.13 Préstamo de los Grafica /lab 223

Anexo 35. DM-3.2.4-PD3.1 Reparación de Equipos y Espacios Audiovisuales y de Producción Audiovisual 225

Anexo 36. DM-3.2.4-PD4.1 Acceder al servicio de videoconferencia 227

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GLOSARIO

ACCIÓN PREVENTIVA: medida establecida para eliminar la causa de una no conformidad potencial. ACCIÓN CORRECTIVA: medida establecida para eliminar la causa de una no conformidad encontrada. CALIDAD: conjunto de características inherentes a un bien o servicio que satisface las expectativas de un cliente. (Libro). CICLO PHVA: ciclo definido por Deming en el cual se establece que el mejoramiento continuo se logra a través de planear, hacer, verificar y actuar en función correctiva. CLIENTE: es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma voluntaria productos o servicios que necesita o desea para si mismo, para otra persona o para una empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se crean producen, fabrican y comercializan productos y servicios. COPIA CONTROLADA: documentos que han sido aprobados por las instancias correspondientes y distribuidos en las áreas involucradas, se asegura su vigencia en cualquier momento en que vayan a ser consultados. COPIA NO CONTROLADA: aquellos documentos que no se les garantiza a los usuarios que sea la versión actualizada del mismo y aquellos que sean copiados e impresos a través de la intranet para ser utilizados en su gestión diaria DIRECCIÓN: es la persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel de una organización. Cliente es la organización o persona que recibe un producto/servicio. Proveedor es la organización o persona que proporciona un producto/servicio. Tanto los proveedores como los clientes pueden ser internos o externos a la organización. Parte interesada es cualquier persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización (clientes, propietarios, bancos, sindicatos, proveedores, socios,…). DOCUMENTO: información relacionada en un medio especificado. DOCUMENTO OBSOLETO: es todo aquel documento el cual su vigencia ha derogado y no da fe de su aplicación actual en la gestión de una dependencia. GESTIÓN DE LA CALIDAD: articulación de procesos, procedimientos y tareas utilizados en un Sistema de Gestión de la Calidad.

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LISTADO MAESTRO: listado donde se muestran todos los documentos del sistema de gestión de la calidad.

MEJORA CONTINUA: actividad sistemática que incrementa la capacidad para darle respuesta a los requisitos.

MISIÓN: es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Así mismo es la determinación de la/las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un entorno determinado para conseguir tal misión. En la misión se define: la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.

NO CONFORMIDAD: no logro de un requisito.

OBJETIVO DE LA CALIDAD: logro buscado por la empresa relacionado con la Calidad. ORGANIZACIÓN: conjunto de elementos conectados entre sí que posee unos objetivos, unos responsables, unas autoridades y una relación entre estos. (Libro) POLITICA DE CALIDAD: directrices globales e intenciones de una organización relacionadas con la Calidad, expresadas por la alta gerencia. PROCEDIMIENTO: estructura especifica para desarrollar una actividad o un proceso. PROCESO: conjunto de la combinación de personas, información, máquinas y materiales a través de una serie de actividades conjuntas para producir bienes y/o servicios que satisfagan las necesidades del cliente. (Libro) REGISTRO: documento en donde se evidencia resultados obtenidos de actividades desarrolladas REQUISITO: requerimiento establecido que puede ser implícito u obligatorio. (Libro) SISTEMA: conjunto de elementos interconectados o que se interrelacionan SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC): sistema de Gestión que se determina para dirigir y controlar una empresa con respecto a los requisitos de calidad.

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RESUMEN

El trabajo se enfoca básicamente en la actualización de los manuales de usuario, manuales de funciones, procedimientos y formatos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente, según la norma ISO 9001, debido a que la vigencia de los documentos se encuentra desactualizada y es necesario para el proceso de certificación que se esta adelantando. Se actualizaron los procedimientos eliminando actividades innecesarias que no agreguen valor a los resultados finales que se ofrecen a los usuarios tales como productos, servicio o atención al cliente. Para determinar las actividades que no agregan valor a los procedimientos se procede a plantear unas fases de trabajo con los departamentos, que son básicamente el mismo enfoque que le da el ciclo PHVA a la estructura de los procesos en cualquier campo de desempeño. El periodo de caducidad de los documentos es como mínimo de dos años para establecer gestiones de mejora continua, según el procedimiento DEOM-3.3.1-PD1.1 Elaboración y Control de Documentos. Por consiguiente fue necesario realizar acciones correctivas para poder medir, evaluar y mejorar de manera constante y eficiente los procesos de los departamentos para satisfacción de las necesidades de los usuarios. Finalmente, para el desarrollo de este proyecto se emplearon los conocimientos adquiridos en la materia Gestión y Auditoria de la Calidad y la inducción previa por el Ingeniero Fabio Hernán Salazar, aplicando las bases teóricas y asociándolas al desarrollo de la práctica empresarial y el control de calidad total.

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INTRODUCCIÓN

Para lograr un correcto y efectivo desarrollo empresarial que conlleve a las entidades a ser cada día más competitivas frente a los retos que el mundo globalizado de hoy les impone, es importante que éstas cuenten con guías y lineamientos claros que orienten a los funcionarios a realizar las actividades a cargo de la mejor manera posible y acorde con los objetivos organizacionales y, por otro lado, que permita perfeccionar cada vez más los procesos al interior de la compañía. La Vicerrectoría Administrativa y Financiera se ha preocupado por adoptar un Sistema de Gestión Calidad cuya motivación principal es hacer sus procesos más eficientes a través de la estandarización, simplificación y mejoramiento continuo de los mismos; siempre en pro de garantizar mejores servicios a la comunidad universitaria. Por esta razón, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera tiene su propio “Departamento encargado de hacer la implementación, mantenimiento, optimización y mejora de todos los procesos que se realizan dentro de la institución en pro de mejorar los servicios que ofrecen a sus estudiantes. Éste Departamento observó que los documentos (manuales de funciones, procedimientos, manuales de usuarios y formatos) de algunos departamentos de las diferentes divisiones (financiera, administrativa, tecnologías y mercadeo) se encontraban desactualizados y con el fin de mejorar esta situación, se organizo un plan de trabajo a través del practicante para que visitara los departamentos e informara que documentos se debían actualizar. En consideración a lo anterior, esta pasantía pretende revisar y evaluar acciones y/o actividades que no agregan valor en los trámites de las gestiones administrativas, apoyándose en métodos establecidos por la dirección de procesos y procedimientos frente al mejoramiento continuo de los servicios que se le suministran al usuario. El proyecto está enfocado a la actualización, elaboración y mejoramiento de los documentos que servirán a los departamentos como herramienta de apoyo a los colaboradores en sus labores del día a día. Además busca exaltar el nivel de calidad dentro de la institución para alinear los sistemas de gestión de calidad y los controles administrativos para optimizar la competitividad y lograr la fidelidad de los usuarios. Finalmente, luego de actualizada y levantada la información se procede a divulgar a través del portal interno de la Universidad Autónoma de Occidente, capacitando al usuario para que acceda, consulte y realice solicitud de cambios, creación, modificación y eliminación de los documentos.

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1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL � Revisar, evaluar, elaborar y actualizar los manuales de procesos, procedimientos y perfiles de cargos en las dependencias de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera en la Universidad Autónoma de Occidente, implementando los requisitos exigidos por la norma ISO 9001: 2008 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS � Analizar en compañía de los jefes de los departamentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, los manuales de procesos, procedimientos y perfiles de cargos, las actividades realizadas por los funcionarios a fin de comparar y establecer las mejoras que se requieran para su actualización. � Identificar las actividades repetitivas o que no agregan valor a los procesos objeto de estudio para mejorarlas y/o simplificarlas. � Estructurar e implementar el sistema documental en los procesos de cada una de las divisiones, teniendo en cuenta los lineamientos de la Norma ISO 9001:2008. � Caracterizar e identificar los procesos de cada una de las divisiones, aplicando el ciclo PHVA de cada uno de los departamentos.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Los manuales de procesos, procedimientos y perfiles de cargos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeño mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, se hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales de procesos y procedimientos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de nuevos empleados, proporcionando una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puestos.

En este sentido las organizaciones con visión y que mantienen su proyección como la línea base a su compromiso con el mejoramiento, están en la búsqueda constante de mejorar cada día los procedimientos y lograr el óptimo desarrollo de las funciones. Dentro de estas herramientas se cuenta con uno de los más utilizados como son los manuales.

La finalidad de los manuales es exponer la información de la manera mas clara, sencilla y concreta. A través de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de información a los miembros de la organización, mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.

En Colombia para las empresas es una necesidad establecer manuales administrativos; Ya que las organizaciones han progresado con el hecho de simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar sus labores.

Esta empresa actualmente presenta una problemática relacionada en el área de almacén debido a la fuga de materiales al momento de la recepción y despacho de materiales importados, lo que genera el retraso en los mismos. Ya que no se cuenta con un documento formal que le indique las actividades de los procedimientos de entradas y salidas de dichos materiales importados.

Para la Universidad Autónoma de Occidente presenta una problemática relacionada en la actualización de manuales de procesos, procedimientos y perfiles de cargos de la vicerrectoría administrativa y financiera, ya que los departamentos que lo comprenden no verifican si sus procedimientos siguen siendo los mismos de hace 3 años y no los reportan al departamento de EOYM, para realizar la actualización, no se ha hecho conciencia acerca de la importancia de tener vigentes estos documentos, facilitando la inducción del personal nuevo.

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En estos momentos la Universidad se encuentra en un proceso importante, que es la certificación de la ISO 9001:2008, por eso para lograr el éxito de la certificación ISO 9001:2008, la vicerrectoría administrativa y financiera se encuentra en su mayoría documentado, pero requieren ser actualizados aproximadamente el 50,7% (ver tabla 1 y tabla 2) según el numeral 4.2.3 literal (b) de la norma NTC-ISO 9001, ya que algunos han cambiado o requieren someterse a un proceso de rediseño en sus procedimientos para mejorarlos. Estos procesos se deben gestionar de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2008. La Norma ISO 9001:2008 propone, un modelo de administración que les posibilita a las empresas contar con herramientas de gestión más sólidas y efectivas que les permitan orientar sus esfuerzos de una manera más efectiva, hacia el logro de sus metas.

A raíz de la problemática se enfocan las siguientes interrogantes:

Pregunta General: ¿La actualización del manual de procesos y procedimientos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente facilita a los funcionarios el desarrollo de sus actividades haciendo los procesos más eficaces y eficientes (productivos)? Preguntas Específicas: 1. ¿El análisis de los procesos y procedimientos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente permitirá identificar las actividades susceptibles de mejora? 2. ¿La identificación de las actividades repetitivas de los Procesos contribuye a la mejora de los mismos? 3. ¿La actualización del manual de procesos, procedimientos y perfiles de cargo del la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente permitirá a dicho departamento desarrollar sus actividades en conformidad con la norma NTC-ISO 9001? 4. ¿La actualización del manual de procesos y procedimientos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente permitirá a los funcionarios conocer mejor sus actividades diarias?

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Tabla 1. Cantidad de Documentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera.

En esta tabla se puede ver claramente los documentos (procesos (PR), manual de funciones (MF), manuales de usuario (MU), manuales de dependencia (MD), procedimientos (PD), formatos (FO) y tablas de retención documental (TRD)) en los que se va a iniciar el proceso de actualización que tiene la vicerrectoría administrativa y financiera. Mostrando en la columna “Total por Área” los documentos totales por cada departamento y en la columna de “Total por división”, todos los documentos que comprenden a cada división.

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Tabla 2. Cantidad de Documentos que faltan por actualizar de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera por Divisiones.

PR MF MU MD PD FO TRDVICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERADESPACHO VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

1 1 316 20%

DESPACHO DIVISIÓN FINANCIERA

1 3 2 1 6 4 1 18 100%

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

1 3 4 8%

DPTO. ASESORIA DE CREDITOS

2 1 3 7%

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

5 0 1 40 4 1 51 93%

DPTO. KARDEX FINANCIERO 1 1 1 10 13 43%DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS

6 6 13%

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS (ALMACÉN)

3 0 1 2 6 1 13 100%

DESPACHO DIVISION TECNOLOGIAS

4 5 1 10 33%

DEPARTAMENTO DE COMPUTO

3 1 1 20 1 1 27 100%

DPTO. DE REDES Y TELECOMUNICACIONES

3 0 1 9 2 1 16 100%

DPTO. DE SOPORTE TECNICO 6 1 7 25%

DEPARTAMENTO DE MULTIMEDIOS

13 1 31 45 88%

DESPACHO DIVISION ADMINISTRATIVA

0 0%

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

45 2 47 61%

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

9 1 13 23 53%

DEPARTAMENTO DE PLANTA FISICA E INFRAESTRUCTURA

12 1 1 14 15%

DPTO. EVALUACION ORGANIZACION Y METODOS

0 0%

DEPARTAMENTO DE PROTECCION Y CONTROL

1 1 3%

SECCION DE PUBLICACIONES E IMPRESIONES

0 0%

DIVISIÓN DE MERCADEO Y PROMOCION INSTITUCIONAL

DESPACHO DIRECCION DE MERCADEO Y PROMOCION INSTITUCIONAL

1 10 0 1 5 0 1 18 18 100%

TOTAL

108

105

85

TIPO DE DOCUMENTO TOTAL POR AREA

% POR AREA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO

DIVISION TECNOLOGIAS

En esta tabla se puede ver claramente los documentos (procesos (PR), manual de funciones (MF), manuales de usuario (MU), manuales de dependencia (MD), procedimientos (PD), formatos (FO) y tablas de retención documental (TRD)) que faltan por actualizar de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, en los cuales iniciara el proceso de verificación con cada jefe de departamento, si esta vigente u obsoleto. En la columna “Total por Área” indican los documentos que faltan por actualizar en cada departamento y en la columna “% Área” indica el porcentaje que falta por actualizar.

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3. METODOLOGIA Para la correcta implantación de un sistema de gestión de la calidad en una organización, se requiere la realización de una planificación rigurosa y que los objetivos, las fases y las acciones que se desarrollen sean compartidas por el personal de dicha organización, de forma que comprendan que la implantación de un sistema de gestión de la calidad permite mejorar el funcionamiento y los resultados de la misma. Por ello, la actualización se desarrollara siguiendo la máxima coordinación con las personas de la vicerrectoría administrativa que van a participar en el proyecto. El proyecto se estructura en las siguientes fases: � 1. Identificar los procesos y procedimientos de los departamentos: Se verifica con el responsable de cada proceso si la información consignada aún correspondía con la vigente para el tiempo en que se actualizó, dicha información: Manual de dependencia, departamento, macro proceso, proceso, procedimiento. � 2. Diagnóstico de la situación actual. En esta fase se analiza el estado de situación del sistema de gestión de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, en relación con los requisitos establecidos en la Norma Internacional ISO 9001: 2008, verificando que documentación tienen hasta el momento, para revisar y comparar con los procesos que se van a certificar � 3. Identificar los numerales obligatorios según la norma ISO 9001:2008, para documentarlos: En este segundo paso se debe identificar los numerales obligatorios de la norma ISO 9001:2008, para luego realizar el procedimiento respectivo y las dependencias tengan claro como proceder en esos casos. � 4. Recopilación de la información de los procedimientos actuales. (Formatos, manuales de dependencia, manuales de funciones, procesos y procedimientos): En esta fase 4 se recoge información con los colaboradores de los documentos que se van a crear o actualizar del sistema de gestión de calidad. � 5. Mejoramiento de procesos y procedimientos (Actualización de procesos, levantamiento) En esta fase del proceso consiste en establecer los procedimientos documentados que existen, a fin de actualizar su contenido de acuerdo a los cambios a que hayan sido susceptibles los procesos de la organización. Esta etapa también incluye el análisis y estandarización de los procesos que no estén registrados, para la posterior elaboración de los documentos nuevos que se requieran.

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� 6. Validación de la documentación con los departamentos, para revisión y aprobación. Esta fase del proceso ha sido constante, ya que cada vez que hay una creación o actualización de un documento se hará la respectiva revisión y aprobación por cada uno de los colaboradores del sistema de gestión de calidad. � 7. Identificación de la documentación externa y verificación de las Tablas de Retención Documental. En esta etapa del proceso se identificará y verificará con cada jefe de área, la documentación externa y las tablas de retención documental, para cumplir con el numeral 4.2.3 literal (F) de la norma NTC-ISO 9001.

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4. JUSTIFICACION La razón para estudiar el tema de los Sistemas de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001, es porque las Universidades Colombianas ven necesario el desarrollo de sistemas de calidad basados en las Normas ISO 9000. Por lo tanto, es importante para el país contar con universidades que cada día sean más competitivas ya que esto tendrá como resultado el desarrollo integral de una nación; lo cual genera mejores oportunidades de participar en un mercado global. El sector servicio se encuentra en diferentes etapas de desarrollo, esto trae como consecuencia que las empresas desconozcan parcialmente los beneficios de los sistemas de calidad. Lo cual implica que sus productos y/o servicios no sean uniformes y las expectativas de los clientes no sean satisfechas. La documentación es uno de los puntos básicos de la Norma ISO 9001:2008, debido a que exige un esquema formal de documentación de calidad. Uno de los problemas típicos de las empresas deriva en que son tan solo una minoría las que cuentan con sus procedimientos documentados, como consecuencia se detectan a empleados “especializados” en ciertas funciones, estos por lo regular son los que han acompañado por mucho tiempo a la empresa, lo que suele generar pequeños feudos entorno a los procesos del funcionamiento de la empresa, convirtiéndose en una problemática cuando estos trabajadores dejan de desempeñar los cargos provocando un vacío documental acerca de las tareas ejercidas ya que la experiencia adquirida en el cargo no se encuentra documentada y el nuevo empleado tendrá que descubrir como se realizaban las funciones. Al conocer como implantar el Aseguramiento de Calidad por medio de las Normas ISO 9000 se obtiene una estructura sólida y funcional, lo cual permite tener un sistema idóneo para que el personal trabaje de una forma adecuada lo cual crea un ambiente propicio para generar una cultura de mejora continúa. Como resultado de la globalización se ha iniciado la estandarización y certificación de la Calidad en el ámbito mundial, tomando como base las Normas ISO 9001, por estas razones se deriva la importancia de la implementación de dichas Normas y lograr una ventaja competitiva que haga sobrevivir a las universidades. Las compañías de hoy se deben enfocar hacia acciones que permitan integrar sistemas modernos y dinámicos que permitan mantenerse en el mercado y abrir nuevos campos de acción en este mundo cada día más exigente en Calidad. Una de estas acciones se puede señalar el uso adecuado de la Norma ISO 9001:2008. Por otro lado, se debe recordar que cada empresa es parte de una gran cadena Cliente-Proveedor y que a través de una certificación ISO 9000 puede asegurarse

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la calidad del servicio, por lo tanto la empresa puede ser cliente de empresas que exigen este requisito, y al mismo tiempo solicitarlo a sus proveedores. Los propósitos que mueven a una organización a involucrarse en un proyecto destinado a implantar la Norma ISO 9001:2008, habitualmente comprenden obtener una ventaja competitiva, diferenciarse de la competencia, demostrar su preocupación por la calidad, iniciar un proyecto dirigido hacia la Calidad Total, o simplemente cumplir con la exigencia de sus clientes.

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5. ANTECEDENTES Dentro de la búsqueda del mejoramiento continuo institucional, las universidades han demostrado gran interés en desarrollar estrategias para fortalecer sus procesos críticos en sus diferentes áreas, en especial las áreas administrativas y académicas. A través del tiempo este interés se ha convertido en una necesidad apremiante que empezó con la identificación de los procesos críticos desde la documentación de todas las actividades de cada proceso, hasta encontrarse con el objetivo de obtener un certificado de gestión en calidad, como estrategia efectiva para el desarrollo interno que tiene un impacto positivo para la satisfacción de los usuarios. Como estándar de calidad se ha acogido la norma ISO 9001 la cual tiene como objetivo especificar los requisitos para un sistema de gestión de la calidad que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, en este caso , instituciones de educación superior que buscan tener esta certificación, para lograr la satisfacción del usuario ofreciendo mayor eficacia y eficiencia en los servicios que presta las instituciones. Para las instituciones educativas de nivel superior son muy importantes estos principios básicos de la gestión de la calidad, ya que son reglas de carácter social encaminadas a mejorar la marcha y funcionamiento de una organización mediante la mejora de sus relaciones internas. Las dependencias que se ven involucradas en esta certificación son principalmente los departamentos administrativos siguientes: Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Tesorería, Asesoría de Créditos, contabilidad y Presupuesto, Kárdex Financiero, Compras y Suministros, División de Tecnologías, Computo, Redes y Telecomunicaciones, Soporte Técnico, Multimedios, División Administrativa, Recursos Humanos, Servicios Generales, Planta Física e Infraestructura, Evaluación Organización y Métodos, Publicados e Impresiones y Mercadeo y Promoción Institucional. En Cali las universidades que han empezado o que ya han terminado sus procesos de certificación son: Universidad ICESI El 17 de diciembre de 2008, recibió la Certificación de Calidad ISO 9001:2000 en Diseño, desarrollo y prestación de servicios de educación. LA Universidad Santiago de Cali, el 13 de noviembre 2008, recibió la Certificación de Calidad ISO 9001:2000 en los respectivos alcances para los subsistemas de Bienestar Universitario (Servicio de Salud, consulta externa médica y psicológica) y Extensión Universitaria (Formulación y desarrollo de proyectos de capacitación,

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asesoría, consultoría, veeduría, asistencia técnica e interventora requeridos por el sector público y privado. Universidad libre de Cali, el 22 de junio de 2007, recibió la Certificación de Calidad ISO 9001:2000. En gestión de la dirección, administración de la calidad, gestión financiera, gestión humana, gestión de admisiones y registro, bienestar universitario, gestión de la biblioteca, gestión de la auditoria interna, gestión de servicios generales, gestión informática, gestión de adquisiciones y suministros. La Dirección de Extensión de la Universidad Autónoma de Occidente, fue certificada en el año 2005 por el Icontec, con la Norma ISO 9001 en su versión del año 2000, convirtiéndose en la primera del suroccidente colombiano y segunda en el país, en implementar un sistema de gestión de calidad. En la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente UAO se esta realizando dichos procesos y documentación con el fin de buscar la certificación de Calidad ISO 9001:2008. En gestión de la dirección administrativa, financiera, mercadeo y tecnologías.

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6. MARCO TEORICO 6.1 NORMAS ISO 9001:2000 La Norma ISO 9001:2000 Es una norma internacional aceptada por innumerables organizaciones y empresas que define los requisitos mínimos que debe cumplir un sistema de gestión de calidad para ser certificado. La anterior versión de la norma ISO de 1994 se componía de una serie de tres normas cuyos códigos eran UNE-EN-ISO 9001:94, UNE-EN-ISO 9002:94 y UNE-EN-ISO 9003:94, destinadas a empresas industriales que, respectivamente, contemplasen la totalidad de operaciones, incluidas las de diseño, que solamente tuviese en cuenta la fabricación o que basas en su sistema de calidad únicamente en el análisis y los ensayos finales de sus productos1. En la actualidad, todas ellas han sido sustituidas por la ISO 9001-2000 que señala los requisitos de un sistema de gestión de la calidad certificable y que se complementa con la ISO 9000 que se refiere a los fundamentos y el vocabulario y con la ISO 9004 que se ocupa de las directrices para la mejora del desempeño. Por lo tanto, si una organización desea certificar su sistema de calidad, dicho sistema deberá estar redactado de acuerdo con lo que se señala la norma ISO 9001:2000. Según su definición, la Norma ISO 9001:2000 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación, y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente. 6.1.1 Cambios entre la Norma ISO 9001:2000 y la Norma ISO 9001:2008. (Actualización 03/12/08: ISO 9001:2008, publicación y novedades). � aclaraciones respecto a aspectos ya citados en la versión del texto de la norma ISO 9001 2000, de modo que se haga más sencilla su aplicación a un mayor número de sectores:

1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACION. Cambios entre la norma ISO 9001:2000 y la Norma ISO 9001:2008. 3 ed. Bogotá D.C: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), 2008. p. 5

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• Apartado 1.1. Generalidades (Alcance): Ampliación del término "producto" a las compras realizadas y a cualquier subproducto obtenido en las fases intermedias durante el proceso de realización. • Apartado 4.1. Requisitos Generales, - Nota 2: Aclara la necesidad de la aplicación del punto 7.4 a los procesos subcontratados en la realización de productos/servicios. - Se sustituye el término “identificar” por “determinar” y se incorpora el matiz de “cuando sea aplicable”. - Se sustituye “el control sobre dichos procesos” por “el tipo y grado de control a aplicar sobre dichos procesos”, e “identificado” por definido. • Apartado 4.2.1. Requisitos de la documentación (Generalidades), Nota 1: Aclara que es posible que con un único procedimiento se pueden cubrir varios requisitos o que se puede cubrir un requisito con varios procedimientos. • Apartado 4.2.3. Control de los documentos: En el subapartado f), aclara que es necesario identificar la documentación de origen externo "necesaria para el sistema de gestión de calidad". • Apartado 6.2.2. Competencia, toma de conciencia y formación: Incluye asegurar que se han alcanzado las competencias necesarias en lugar de asegurar la efectividad de las acciones tomadas. No hay cambio conceptual. - Se sustituye “calidad del producto” por “conformidad con los requisitos del producto”. La conformidad de los requisitos puede verse afectada por el personal que desempeña las tareas. - Proporcionar formación para lograr la competencia necesaria, cuando aplique. Asegurarse que la competencia necesaria se ha logrado (no la efectividad de las acciones tomadas). • Apartado 6.4. Ambiente de trabajo: Este concepto tiene implicación directa para alcanzar los requisitos de producto., se incluye la nota, el término “ambiente de trabajo” esta relacionado con aquellas condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo, incluyendo factores físicos, ambientales y de otro tipo tales como (ruido, temperatura, humedad, iluminación y condiciones climáticas).

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• Apartado 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto (Nota): Las actividades post-venta deben incluir garantías, obligaciones contractuales: mantenimientos y servicios suplementarios como el reciclaje o su eliminación. • Apartado 7.3.1. Planificación del diseño y desarrollo (Nota): En la planificación del diseño del producto, se aclara que la revisión, verificación y validación deben llevarse a cabo y registrarse por separado o en combinación cuando sea adecuado al producto o la organización. • Apartado 7.5.4. Propiedad del cliente (Nota): Los "datos personales" están definidos como propiedad del cliente. Apartado 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición (Nota): La idoneidad del software para satisfacer la aplicación prevista debe incluir la gestión de la verificación y configuración del mismo. Apartado 8.2.1. Satisfacción del cliente: Introduce el término "indicador" para la medición de la satisfacción del cliente como "uno de los indicadores para el desempeño del sistema de gestión de calidad..." Apartado 8.2.3. Seguimiento de los procesos (Nota): El impacto en la conformidad de los requisitos de producto y la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad, determinará el grado y tipo de seguimiento que requiere el proceso. • Apartado 8.5.2. Acciones correctivas / Apartado 8.5.3 Acciones Preventivas: Aclara que se debe revisar la "efectividad" de las acciones correctivas y preventivas. 6.1.2 Requisitos de la documentación. Dado que la norma desarrolla un sistema de gestión de calidad basado en los procesos, éstos serán la base de la actuación y para su mejora se diseña un modelo que está soportado por los siguientes documentos:

a) documento de definición de objetivos a alcanzar por la organización. b) procedimientos documentados que describan los procesos realizados por la organización para alcanzar los objetivos. c) manual de la calidad que incluya todos los procedimientos documentados o haga referencia a ellos. d) documento en el que la dirección exprese la política de calidad que ha de desarrollarse para alcanzar los objetivos.

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e) documentos en donde se anoten los resultados de los procesos, de acuerdo con un plan de control y evaluación establecido y a los que se denomina registros de calidad2.

La eficacia del modelo consiste en que la organización ha de centrar sus esfuerzos en desarrollar los procesos de acuerdo con las instrucciones contenidas en los procedimientos documentados y los resultados obtenidos se trasladan a los registros de calidad los cuales sirven para realizar el seguimiento y establecer las bases para las futuras mejoras. El Manual de calidad específica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para conseguir los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad, etc. El fin del mismo se puede resumir en varios puntos:

� Única referencia oficial. � Unifica comportamientos decisionales y operativos. � Clasifica la estructura de responsabilidades. � Independiza el resultado de las actividades de la habilidad. � Es un instrumento para la Formación y la Planificación de la Calidad.

Es la base de referencia para auditar el Sistema de Calidad.

2 Ibíd., p 7

33

7. MARCO DE REFERENCIA

7.1 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse, la norma ISO 9001 pide un procedimiento documentado que defina los controles para la aprobación, revisión y actualización de los documentos, los cambios deben identificarse así como el estado de revisión de los documentos. Además debe asegurar que las versiones vigentes de los documentos se encuentren en los puntos donde se requieran, que estén legibles y fácilmente identificables. Los documentos de origen externo que sean aplicables al sistema se deben identificar y se deben controlar su distribución y en todo momento se debe prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. En caso de que se mantengan documentos obsoletos por cualquier razón deben ser claramente identificados como tales. La Universidad Autónoma de Occidente es una organización que de forma permanente estableciendo políticas de mejoramiento en cada una de las secciones y departamentos, el control de sus documentos esta estandarizado permitiendo una buena aplicación en su momento. 7.2 NORMA FUNDAMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTO. La Universidad Autónoma de Occidente cuenta con un departamento que es el encargado de evaluar, diseñar y actualizar los procesos, procedimientos, funciones de cargos y dependencias que contribuyan al funcionamiento y control institucional, para asegurar la calidad y coherencia de las actividades, mediante el cual se rige bajo una norma fundamental para la administración y control de documentos (Elaboración y Actualización de Documentos). A continuación se explicaran cada uno de los puntos que se tuvieron en cuenta y se aplicaron tanto para la presentación de los documentos como para su control y administración.

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7.3 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CODIFICACION POR TIPO DE DOCUMENTO 7.3.1 Codificación. Los documentos que hacen parte de los manuales de proceso, procedimientos y funciones deben ser identificados para su adecuada emisión y control, por lo cual se ha establecido un sistema de control de documentos partiendo de lo establecido en el Instructivo para la elaboración de Comunicaciones, en el sistema de codificación institucional (Pág. 25 a 28) definido como:

Cuadro 1. Codificación

A B C

DEOM-3.3.4 PR 2

Fuente: SALAZAR RUBIO, Fabio. Administración de documentos. Universidad Autónoma de Occidente. Santiago de Cali, 2009. P.20

• A: Corresponde al código alfanumérico de la Dependencia que ha asignado el SIGED. • B: Corresponde a las letras que identifican el tipo de documento • C: Corresponde a una numeración consecutiva definida por cada departamento, de acuerdo al tipo de documento. Todos los tipos de documentos (Manuales de Procesos, Procedimientos, Funciones del Cargo, Manuales de Usuario) llevan en la parte superior derecha un encabezado que describe su procedencia y control para su respectiva identificación, descrita como: Tabla 3. Descripción campos Primer Renglón : Código / Código del tipo de documento al que pertenece en la

dependencia Segundo Renglón : Expedido / Fecha en la cual fue elaborado el documento por primera

vez Tercer Renglón : Actualizado / Fecha en la cual se actualizó el documento por última

vez

Cuarto Renglón : Versión / Número de revisiones aprobadas que ha tenido el documento, partiendo de 0 como la primera elaboración.

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En la siguiente tabla se muestra los tipos de documentos que en la Universidad con su respectiva nomenclatura. Cuadro 2. Tipos de Documentos

NUMERO TIPOS DE DOCUMENTOS NOMENCLATURA

1 Manual de Funciones MF

2 Manual de Dependencia MD

3 Manual de Usuario MU

4 Cuadro de Comando de Indicadores CMI

5 Caracterización del Proceso PR

6 Procedimiento PD

7 Formato FO

8 Manual de Calidad MC Fuente: SALAZAR RUBIO, Fabio. Administración de documentos. Universidad Autónoma de Occidente. Santiago de Cali, 2009. p.22

7.4 FORMA Y ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS 7.4.1 Manual De Dependencia (Md). Tiene como intención definir el "Deber ser" de la dependencia, en este documento se establecen los criterios conceptuales y organizacionales de la unidad de trabajo.

7.4.1.1 Contenido Del Manual

• Misión: Se expresa la razón de ser y de existir de la dependencia dentro de la institución. • Funciones: Detallada de las actividades o líneas de acción que planea, realiza, verifica y mejora la dependencia. • Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica interna de la dependencia y de las relaciones que guarda entre sí los cargos que la integran.

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7.4.2 Manual de funciones del cargo (MF). Tiene como propósito orientar adecuadamente a las personas que trabajan en la organización sobre el objetivo y asignación de las funciones de cada uno de los cargos establecidos. Sirve como guía para seleccionar, capacitar y evaluar el desempeño en cada cargo frente a las responsabilidades asignadas, de igual manera representa información para el análisis de cargas de trabajo. 7.4.2.1 Contenidos del manual • Identificación del cargo: Campo donde se especifica Nombre de la Dependencia, Cargo del funcionario, Cargo del superior inmediato y cantidad de cargos de su misma índole. • Objetivo del cargo: Razón de ser del cargo dentro de la estructura funcional de la Institución. • Funciones: Descripción de las actividades que ejecuta el cargo para las cuales debe determinar resultados acordados. Las funciones deben describirse a manera de competencia, utilizando la estructura Verbo, Objeto y Condición. • Relación con publico: Describe los contactos y justificación con los diferentes públicos internos y externos con los que relaciona el cargo. • Responsabilidades: Comprende el manejo de bienes, supervisión, discreción, detallada también la relación de informes que debe presentar el cargo a sus usuarios. • Requisitos: Describe los requisitos Educación, Formación, Habilidades y Experiencia que requiere el cargo. A continuación se relaciona la estructura de los manuales de funciones:

CONTENIDO

IDENTIFICACIÓN

DEPENDENCIA : NOMBRE DEL CARGO : SUPERIOR INMEDIATO : No. DE CARGOS :

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2. OBJETIVO 3. FUNCIONES Estructura de elaboración (VERBO – OBJETO – CONDICIÓN) 4. RESPONSABILIDADES 4.1 EN BIENES 4.2 EN SUPERVISIÓN 4.3 EN DISCRECIÓN 4.4 GENERALES 5. RELACIONES CON PÚBLICOS

Clase de público Interno y/o Externo

Objetivo de la relación Frecuencia de la relación

6. INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS QUE GENERA EL CARGO

Informe o Reporte Descripción Frecuencia de entrega Usuario

7. REQUISITOS

EDUCACION : FORMACIÓN : HABILIDADES : EXPERIENCIA3 :

7.4.3 Manual de procesos y procedimientos 7.4.3.1 Caracterizaciones del proceso (PR). Tiene como finalidad conceptualizar los atributos establecidos de un proceso de tal forma que se distinga claramente los parámetros que lo conforman.

3 SALAZAR RUBIO, Fabio. Procedimiento DEOM-3.3.4-PD1.1 Elaboración y Actualización de Documentos, Universidad Autónoma de Occidente. Santiago de Cali, 2004. 1 Archivo de Computador

38

7.4.3.1.1 Contenido del manual • Objetivo: Razón de ser del proceso. • Entrada / requerimientos: Elementos requeridos para que se lleve a cabo el proceso, estos elementos pueden: ser información, necesidades o insumos de carácter indispensable para el resultado esperado. • Salida / productos y/o servicios: Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. • Proveedor de entrada: Quien proporciona los elementos de entrada para la realización del proceso. • Usuario de salida: Es quien(es) recibe(n) los resultados del proceso. • Procedimientos: Son las actividades que se llevan a cabo dentro del proceso para agregar valor a quien recibe los resultados definidos como procedimientos (flujo de actividades) • Responsable del proceso: Es quien directamente esta encargado de que se lleve a cabo correctamente el proceso se logren los resultados y el cumplimiento de los requisitos de los usuarios. • Recursos: Elementos que permiten o facilitan alcanzar los objetivos propuestos. • Proveedores del recurso: Quienes proporcionan los recursos para la realización del proceso. • Participantes del proceso: Cargos que están involucradas dentro del proceso. • Indicadores: Documentos que evidencia el logro de los objetivos a través de mecanismos para la medición. • Plantilla � Cuerpo del documento

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Cuadro 3. Cuerpo del documento

• Escala del mapa de proceso. El Mapa de Procesos cuenta con 4 Macroprocesos que agrupan los procedimientos que aplican para su correcto funcionamiento, según el siguiente esquema: Figura 1. Mapa de procesos

7.4.4 Procedimiento (PD). Describe de forma ordenada el flujo de actividades y decisiones que se llevan a cabo dentro de los procesos, de igual manera se definen los responsables de la ejecución de las actividades.

40

• CONTENIDO DEL MANUAL NOMBRE DEL PROCESO: Se escribe el nombre de la caracterización macro NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Se escribe el nombre del procedimiento a actualizar o elaborar DEFINICIONES: Significado o equivalencia de términos o palabras que no sean de común dominio para las personas que tendrán que manejar el procedimiento. NORMAS: Especificación de condiciones generales y de obligatoriedad para el buen desarrollo de las actividades asociadas al proceso y procedimiento. DEPENDENCIA: Se especifica el nombre del departamento responsable de las actividades que se describen en el flujograma. RESPONSABLE: Se especifica el cargo encargado de realizar las actividades que se describen en el flujograma. PROCEDIMIENTO: Muestra gráficamente a manera de flujograma la descripción paso a paso de las actividades de cada procedimiento contenido en el proceso. SIMBOLOGIA UTILIZADA EN LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO – PROCEDIMIENTOS

COMIENZO/FIN: Se utiliza para dar inicio y fin al procedimiento

PROCESO: Representa una actividad dentro del procedimiento

DECISIÓN: Representa una decisión o una función de tipo conmutable que teniendo una sola entrada puede tener varias salidas.

CONECTOR : Representa una salida o una entrada desde otra parte del flujograma Nota 1: En caso de ser requerido algún símbolo fuera a los del estándar para detallar gráficamente alguna acción en particular en un procedimiento, este será incluido previa consideración de la dependencia usuario. Nota 2: Se debe para cada actividad mostrar la numeración secuencial dentro del procedimiento4

4 Ibíd., 1 archivo de computador

41

7.4.5 Manual de usuario (MU). Es utilizado para describir la funcionalidad y administración de sistemas de información que apoyan la gestión de los procesos. En este se describen las pantallas y pasos que se llevan a cabo para la consulta y aplicación del usuario interno, de igual manera se utiliza para describir operaciones técnicas de carácter operativo que involucran acciones en equipos y maquinas, manipulación de sistemas de infraestructura física y tecnológica.

7.4.6 formatos (FO). Son formularios para registrar o capturar información de forma física o magnética, durante la realización de un proceso. Un formato está estructurado de varios ‘campos’ donde el usuario puede introducir la información solicitada. 7.4.7 Tipo de fuente: Para todos los documentos se detalla el uso de fuente de la siguiente manera:

Tipo de letra: Tahoma Tamaño: Desde 7 hasta 12 pt dependiendo del uso Encabezados y margen inferior se especifica de la siguiente manera: NOMBRE DE LA VICERRECTORIA: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 10 pt - NOMBRE DE LA DEPENDENCIA QUE REALIZA EL DOCUMENTO: Tipo de letra: Tahoma, Minúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 10 pt - NOMBRE DEL MANUAL: Palabras Manual de / Caracterización: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 20 pt Palabras que especifican el Nombre del manual: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 24 pt - CODIFICACIÓN, EXPEDICIÓN, ACTUALIZACIÓN Y VERSIÓN: Tipo de letra: Tahoma, Minúscula, Negrita,

42

Tamaño: Tamaño 8 pt (parte superior derecha) - NOMBRE DE LA DEPENDENCIA A QUIEN SE LE REALIZA EL DOCUMENTO: Tipo de letra: Tahoma, Minúscula, negrita Tamaño: Tamaño 12 pt - NOMBRE DE PROCESO Y PROCEDIMIENTO: (donde aplique) Tipo de letra: Tahoma, Minúscula Tamaño: Tamaño 11 pt - EN EL PROCEDIMIENTO: FLUJOGRAMA, DEPENDENCIA, RESPONSABLE: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula Tamaño: Tamaño 8 pt - MARGEN INFERIOR: La cual debe ir en todas las hojas del documento Las palabras Elaborado por: -Aceptado por: - Revisado por: - Aprobado por: Tipo de letra: Tahoma, Minúscula, Tamaño: Tamaño 9 pt Nombre del funcionario: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 8 pt Cargo: Tipo de letra: Tahoma, Mayúscula, Negrita Tamaño: Tamaño 7 pt5

7.4.8 Flujograma. Para realizar la modificación de los documentos se debe seguir el conducto ilustrado por medio del siguiente flujograma: El siguiente flujograma se utiliza como ejemplo real de cómo es el verdadero procedimiento de actualización, modificación, creación y eliminación de los documentos de los departamentos y dependencias, propuesto por el departamento de Evaluación, Organización y Métodos, para atender las solicitudes de gerenciamiento de procesos, estableciendo un sistema de construcción técnico de las actividades de cada una de las dependencias de la Universidad Autónoma de Occidente siempre la aplicación de un mejoramiento continuo en sus labores

5 Ibíd., 1 archivo de computador

43

del día a día evitando reprocesos y brindando una mejor administración en las actividades6.

6 SALAZAR RUBIO, Fabio Hernán. Procedimiento DEOM-3.3.4-PD1.1 Elaboración y Actualización de Documentos, Universidad Autónoma de Occidente. Santiago de Cali, 2004. p. 5. 1 Archivo de Computador

44

Figura 2. Manual de procesos y procedimientos

PROCESO

PROCEDIMIENTO

1

1.1

Administración y Control de Documentos

Elaboración y Actualización de Documentos

Código

Expedido

Actualización

Versión

Paginas

DEOM-3.3.4-PD1.1

Octubre de 2004

Febrero 24 de 2009

4

1 de 4

Elaborado y Aceptado por: Aceptado por:

Aprobado por:Revisado por:

FABIO HERNÁN SALAZARCOORDINADOR DEPARTAMENTO EOYM

ANDRÉS SIERRA GARZÓN DIRECTOR DIVISIÓN ADMINISTRATIVA


DIEGO SMITHVICERRECTOR ADMINISTRATIVO & FINANCIERO

DEFINICIONES :

NORMA FUNDAMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTO:

1. COPIA CONTROLADA: Documentos que han sido aprobados por las instancias correspondientes y distribuidos en las áreas involucradas, se asegura su vigencia en cualquier momento en que vayan a ser consultados.

2. COPIA NO CONTROLADA: Aquellos documentos que no se les garantiza a los usuarios que sea la versión actualizada delmismo y aquellos que sean copiados e impresos a través de la intranet para ser utilizados en su gestión diaria.

3. DOCUMENTO OBSOLETO: Es todo aquel documento el cual su vigencia a erogado y no da fe de su aplicación actual en lagestión de una dependencia.

4. PROCESO :Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman insumos para el logro de un resultado (producto oservicio).

5. PROCEDIMIENTO: Forma especifica secuencial y ordenada para llevar a cabo una serie de actividades. Una forma deprocedimiento puede ser un documento (diagrama de flujo), un video, un instructivo, una ficha técnica, un instructivo, etc.

6. ACTIVIDAD: Conjunto de tareas interrelacionadas que conforman un procedimiento.

7. REGISTRO: Documento físico o magnético diligenciado que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados.

8. DOCUMENTO EXTERNO: Documentos que proporcionan información verificable de organizaciones o sistemas externos.

FLUJOGRAMADEPENDENCIA RESPONSABLE

Dependencia

Jefe de la dependencia o

Responsable del proceso

INICIOIdentifica la necesidad de crear, modificar y/o

eliminar un documento que hace parte del gerenciamiento de los procesos de la dependencia.

Diligencia el formato de solicitud de creación, modificación y/o eliminación de documentos a través de la intranet y envía automáticamente al Dpto. de Evaluación, organización y métodos para su gestión

Auxiliar y/o Coordinador

Evaluación, Organización y

Métodos

Programa reunión con el responsable del proceso y participantes para validar la solicitud y evaluar

otras necesidades no especificadas

El sistema notifica a través del correo electrónico la solicitud

de la dependencia.

1

45

Figura 2. Continuación







PROCEDIMIENTO Elaboración y Actualización de Documentos1.1Código

Paginas

DEOM-3.3.4-PD1.1

2 de 4


Auxiliar y/o Practicante con

Coordinador

Dpto. Evaluación,

Organización y Métodos

1Revisa previamente el documento actual y se proponen los cambios, eliminaciones o creación de nuevos documentos

establecidos por necesidad de la dependencia

Auxiliar y/o Practicante con

Coordinador


Métodos

CREADO

ELIMINADOMODIFICADO ESTADO DEL DOCUMENTO

FIN

3Se revisa el documento con el usuario dela dependencia solicitante asegurando el

cumplimiento de sus necesidades

Elabora el documento de acuerdo a las normafundamental definida por este procedimiento y a las especificaciones o necesidades definidas

por la dependencia

Ingresa a la matriz de control de cambios y versiones el evento realizado

al documento correspondiente

Realiza las actividades de cambio de versión al documento y fecha de ultima

actualización

Realiza los cambios al documento de acuerdo a las definiciones y observaciones realizadas por el responsable del proceso

Ingresa al portal administrativo y saca de uso el documento correspondiente e

informa a la Dependencia solicitante

Ingresa a la matriz de control de cambios y versiones el evento realizado

al documento correspondiente

Revisa con el responsable del proceso y definen eliminar el documento

2

46









Paginas

DEOM-3.3.4-PD1.1

3 de 4


SI NO

Auxiliar y/o Practicante


Métodos

5

Cualquier Dependencia

Funcionario de la dependencia o Responsable

del proceso

Requiere Ajustes?

3

Informa al Dpto. de Evaluación, Organización y Métodos que el documento requiere de ajustes

antes de ser emitido.

Informa al Dpto. de Evaluación, Organización y Métodos que el

documento cumple y está acuerdo con los requerimientos

2

Imprime y envía el documento con sello de “Copia No Controlada” y el registro de firmas de control de documentos al director de división o

decanatura para su revisión y aprobación.

Realiza ajustes al documento


4

Coordinador

Superior de la Dependencia

SolicitanteDependencia

NO

SI

APRUEBA?

Devuelve al Dpto. de Evaluación, Organización y Métodos el documento con las firmas correspondientes de aprobación,

revisión y/o aceptación del documento

Devuelve al Dpto. de Evaluación, Organización y Métodos informandolas observaciones y/o modificaciones

a realizar en el documento

Efectua modificaciones solicitadas.

Envía el documento con el registro de firmas de control de documentos al director de división o

decanatura para su revisión y aprobación.

Comunica a contraloría para dar a conocer la creación, modificación y/o

eliminacion del documento

4


Métodos

47



NOTA Se debe proporcionar en el momento requerido por una instancia superior o por necesidad de un área de control interno o externo el documento impreso, con sello verde de copia no controlada, previa solicitud al departamento de Evaluación, Organización y Métodos.

FIN

El documento es publicado en la intranet para su consulta

Informa a los responsables del procesoy partes interesadas de la versión del nuevo documento para ser consultado

Entrega copia física del documento con sello de “Copia No Controlada” a

la Dependencia solicitante








Paginas

DEOM-3.3.4-PD1.1

4 de 4



Métodos

5

48

8. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS DEPARTAMENTOS

� Para esta fase de identificación de los procedimientos se realizó una reunión con cada Jefe de Departamento, para revisar previamente la documentación que había hasta ese momento y saber si estaba vigente o no. En esta fase algunos Jefe de Departamento manifestaron que se había realizado previamente un trabajo con el practicante anterior y hasta el momento hacia falta actualizar el 50,7% de la documentación de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, por lo tanto se empezó a hacer un diagnostico de la situación actual para empezar a actualizar la documentación faltante. 8.1 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL � Para realizar el diagnostico actual de los diferentes formatos, manuales de procesos, procedimientos y perfiles cargo de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, se hizo un análisis de las condiciones actuales de los mismo con el fin de identificar aquellos que contienen información desactualizada y requieran alguna modificación o reforma en sus contenidos. Después de haber realizado el análisis individual de cada uno de los procesos que conforman los departamentos, se procede a realizar un diagnostico de las condiciones actuales utilizando la metodología del ciclo PHVA.

49

Figura 3. Ciclo PHVA aplicado en la UAO

8.2 IDENTIFICACIÓN FRENTE A LOS NUMERALES OBLIGATORIOS � En esta fase de identificación de los numerales obligatorios de la ISO 9001, se actualizó el procedimiento DEOM-3.3.4-PD4.1 Auditorias Internas de Calidad en Marzo 6 de 2009, DEOM-3.3.4-PD1.1 Elaboración y Actualización de Documentos en Febrero 2 de 2009 y se crearon los procedimientos que estaban haciendo falta para cumplir con los requisitos de la ISO 9001:2008 que son: DEOM-3.3.4-PD4.2 Control del Producto No Conforme Febrero 6 de 2009, DEOM-3.3.4-PD4.3 Acciones Correctivas y Preventivas Febrero 6 de 2009 y los formatos DEOM-3.3.4-FO22 Listado Maestro de Acciones Correctivas o Preventivas Febrero 6 de 2009 y DEOM-3.3.4-FO23 Seguimiento a Acciones Correctivas o Preventivas Febrero 6 de 2009.

50

8.3 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CON LOS DEPARTAMENTOS, PARA REVISIÓN Y APROBACIÓN � Recopilación de la información de los procesos. El análisis de un proceso puede dar lugar a acciones de rediseño para incrementar la eficacia, mejorar la claridad y acortar los tiempos reduciendo los plazos y entrega del servicio. Esta primera fase tiene como intención cumplir con el plan de trabajo, el cual constituye tres puntos significativos. El primero de ellos, organizar el equipo de trabajo involucrado en el desarrollo de los procedimientos, con el fin de estudiar los contenidos de dichos documentos con el personal involucrado. Seguidamente se comentaron los resultados obtenidos de los análisis para identificar aquellos que deben mejorar, y realizar las reformas necesarias con las sugerencias obtenidas, como por ejemplo la reducción del número de trámites implicados en un ejercicio de simplificación característico de esta estrategia de gestión. 8.4 RESULTADOS DE LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.

Respondiendo a la estrategia para mejores prácticas, el departamento de Evaluación, Organización y Métodos cumple con el objetivo estratégico planteado para lograr la excelencia administrativa en cada actividad programa. De esta manera se propuso elaborar un cuadro donde se evidenciaran los documentos que no estaban vigentes, la cual el Jefe del Departamento de Evaluación, Organización y Métodos envió un correo electrónico a los Jefes de cada departamento para realizar una cita con cada uno y mostrarles la documentación desactualizada y definir un plan de trabajo ideal para abarcar toda la documentación de la dependencia en que se llevó a cabo dicha actividad e identificar las acciones a implementar de acuerdo al Cantidad de Documentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. (ver tabla 1) Documentación de los procesos y/o procedimientos. Siempre que un proceso va a ser rediseñado o mejorado, su documentación es esencial como punto de partida. Encontramos que buena parte de las actividades de un proceso necesitan ser reformadas y actualizadas con el fin de cumplir con el numeral 4.2.4 “Control de Documentos” de la norma ISO 9001:2008. Algunas son actividades de control, duplicadas o, simplemente, que se llevan a cabo porque surgieron, por alguna razón más o menos operativa en principio, pero que hasta ahora no se justifica su presencia. La gestión de procesos cuestiona

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estas actividades dejando perduras las estrictamente necesarias, como aquellas de evaluación imprescindibles para controlar el proceso o las que deban realizarse por cumplimiento de la legalidad y normativa vigente. Administración y control de los documentos. El Departamento de Evaluación, Organización y Métodos de la Universidad es el encargado de administrar y llevar el control de los documentos en la institución para esta actividad cuenta con una matriz de control de documentos en la cual maneja la vigencia de todos los documentos de la Universidad Autónoma de Occidente, para reforzar mas el seguimiento a los documentos se cuenta con un programa creado en Microsoft Office Access llamado “Sistema de Administración Documental SAD” que nos permite ver el nombre del documento, la fecha de creación de los documentos, fecha de actualización, versión y que cambios se le han realizado durante las actualizaciones. Toda solicitud de Creación, Modificación o Eliminación de documentos debe ser aprobada única y exclusivamente por Evaluación, Organización y Métodos. Todos los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad se les debe realizar actualización por lo menos cada 2 años, excepto los formatos cuando apliquen cambios de campos de información importante para el proceso y en los Manuales de Funciones cuando se presente nuevas responsabilidades o creaciones de cargos, si algún documento no presenta cambios durante este periodo, se debe realizar actualización por vigencia donde se modificará la fecha de actualización pero este no afecta la versión del documento. Los cambios de vigencia que no generen nuevas versiones se debe asegurar por parte del responsable del proceso de la Dependencia consignado la información en el formato DEOM-3.3.4-FO16 “Certificación de Vigencia de Documentos” donde se determina finalmente que el proceso sigue vigente en la actualidad tal cual lo especifica el procedimiento. 8.5. DOCUMENTOS OBSOLETOS Todos los documentos que se encuentren en medio físico y que no correspondan a la versión actual serán identificados con un sello de “Documento Obsoleto” con el fin de prevenir el uso no intencionado mientras estos se mantengan por cualquier razón en el puesto de trabajo según el numeral 4.2.4 “Control de Documentos”, se manejara un registro de entrega de documento a los que han sido revisados y aprobados por las instancias correspondiente en el formato DEOM-3.3.4-FO26; esto aplica solamente para las Dependencias de Protección y Control, Servicios Generales, Publicaciones e Impresiones, Multimedios y Planta Física; debido a que no todo el personal dispone de equipo de computo por el tipo de funciones desempeñadas.

52

8.6 DIVULGACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO DESARROLLADOS EN LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. La divulgación de los documentos que han sido aprobados por creación o actualización se realizará por medio de un e-mail enviado por el Departamento de Evaluación, Organización y Métodos, esta información le llegará al Responsable y participantes del proceso donde se especifica que tales documentos están aprobados y disponibles en la INTRANET para su consulta, conocimiento, aplicación e información general. Se utilizará la capacitación, reunión u otra metodología que asegure la divulgación de documentos cuando apliquen procedimientos nuevos o que generen alto impacto en el proceso en la Dependencia. 8.7 FASES PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS 8.7.1 Consulta. Se realiza por la INTRANET, siendo el único medio Institucional para la consulta de los documentos que han sido revisados y aprobados por la instancia correspondiente y cuenta con el debido control de la información. Accesando en la siguiente dirección: http://www.uao.edu.co/portaladm en el Link de Consulta de Documentos, donde se encuentran todos los documentos disponibles para cada Dependencia (MC, MD, MF, PR, PD, FO, MU, CMI) con su identificación y control respectivo. Las copias físicas que se encuentren en los puestos de trabajo no serán consideradas como un documento controlado para el Sistema de Gestión de Calidad, ni para ningún tipo de revisión general (Auditorias internas y/o externas y de control). Solo las Dependencias de Protección y Control, Servicios Generales, Publicaciones e Impresiones, Multimedios y Planta Física podrán contar con copias físicas que llevarán un sello de identificación como “Copia No Controlada”, debido a que no todo el personal de estas Dependencias dispone de equipo de cómputo ya que sus funciones no lo requieren. Nota 1: Los formatos son un tipo de documento, los cuales son consultados y descargados de la Intranet para el uso de los usuarios que lo requieran; asegurando que aquellos documentos se encuentren vigentes al momento de su uso. Nota 2: Los Manuales de Usuario y Funciones serán entregados en documento físico a las Dependencias y contaran con una identificación como “Copia No Controlada” para ser utilizado como herramienta de inducción y reinducción.

53

A continuación se muestra la secuencia a seguir, la cual explica la forma de ingreso al sistema, los pasos para la consulta de algún documento y la forma de hacer algún tipo de solicitud para alguna modificación. 8.7.2 consulta de documentos a través de la intranet 8.7.2.1 Ingreso al Portal Administrativo 1. Ingrese la siguiente dirección en la barra de direcciones de Internet.

http://www.uao.edu.co/portaladm 2. Digite su usuario y contraseña (es la misma con la que inicia sesión en Windows a su equipo). Figura 4. Inicio de sección

3. En la pestaña Div. Administrativa, seleccione el siguiente link. EOYM. (ver figura).

2

54

Figura 5. Selección de EOYM

4. Una vez seleccionada encontrará en la siguiente pantalla, dos opciones: Manual de Calidad, Manuales y Procedimientos y Solicitud de Cambio de Documentos. Figura 6. Inicio Organización y métodos

3

4

55

5. El usuario selecciona la opción Manual de Calidad, Manuales y Procedimientos ó Solicitud de Cambio de Documentos. Figura 7. Opción Manual de Calidad Vicerrectoría Administrativa Y Financiera

6. Despliega Manual de Calidad Vicerrectoría Administrativa y Financiera Figura 8. Desplegar Manual de Calidad Vicerrectoría Administrativa y Financiera

5

6

5

56

7. Posteriormente de haber desplegado el Manual de Calidad, consulta por cualquiera de las opciones que se presentan. Figura 9. Opciones consulta manual de calidad

7

57

8.7.2.2 Documentos Manuales y Procedimientos 8. Despliega Universidad. En este campo ingresa a la división, al cual pertenece el Departamento. Figura 10. Opción Manuales y procedimientos - Dependencias

9. Posteriormente de haber ingresado a su departamento, observará los siguientes links, el cual usted deseará consultar (Formatos, Manuales de Funciones de Cargos, Manual de Dependencia, Manual de Usuario, Procesos, Tablas de Retención Documental).

8

58

Figura 11. Opción Procedimientos

8.7.2.3 solicitudes de cambio de documentos 10. Cuando selecciona Solicitud de Cambios a Documentos aparece este pantallazo, la cual en Nombre Dependencia escribe el departamento que requiere cambios en los documentos, en Tipo de Documento selecciona el documento que se va a crear, modificar o eliminar, en el código documento escribe el código que aparece en la parte superior – derecha de los documentos, en el caso de estar creado, caso contrario que no este creado, escribe por asignar, en observaciones escribe todas las justificaciones de la creación o eliminación del documento y en Adicionar Archivos adjunta un documento si lo tiene.

9

59

Figura 12. Solicitud de Modificaciones

8.8 IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA Y VERIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. En esta fase se revisó con cada Jefe de Área la tabla de Retención Documental, para actualizarla, ya que se había creado hace dos años con el departamento SIGED, el cual es el encargado del levantamiento y no se habían dado a conocer a los diferentes departamentos, además de eso se levantó y se identificó la documentación externa que afectaba a cada uno de ellos, como son leyes, decretos, resoluciones emitidas por instancias externas, que podían afectar el proceso de cada departamento.

60

9. RESULTADOS OBTENIDOS A continuación relaciona que se trabajaron en cada una de las dependencias de la Vicerrectoría Administrativa

61

Cuadro 4. Despacho División Financiera – Departamento de Finanzas

DESPACHO DIVISIÓN FINANCIERA - DEPARTAMENTO DE FINANZAS

CODIGO DOCUMENTO REFERENCIA TIPO

DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE

ACTUALIZACION PROXIMA

ACTUALIZACION DEPENDENCIA-

SECCION VERSION ACTUAL

DVF-3.1-FO01 Solicitud de Contratación por Servicios

FO 05/08/2009 05/08/2009 05/08/2011 División Financiera 0

DVF-3.1-FO02

Presupuesto Postgrados y Eventos (Ingresos - Egresos)

FO 21/09/2009 21/09/2009 21/09/2011 División Financiera 0

DVF-3.1-PR1 Macro proceso de Gestión Financiera PR 13/04/2009 13/04/2009 13/04/2011 División

Financiera 0

DVF-3.1-PD2.1

Elaboración de Presupuesto de Ingresos

PD 01/11/2004 13/08/2009 13/08/2011 Despacho

Departamento de Finanzas

1

DVF-3.1-PD2.2

Elaboración del Presupuesto de Egresos de personal de planta docentes y hora cátedra

PD 01/11/2004 13/08/2009 13/08/2011 Despacho


1

DVF-3.1-PD2.3

Presupuesto de gastos Generales e Inversiones

PD 01/11/2004 13/09/2009 13/09/2011 Despacho


1

62

Cuadro 5. Sección Tesorería

SECCIÓN TESORERÍA

CODIGO DOCUMENTO REFERENCIA CODIGO

DOCUMENTO REFERENCIA CODIGO DOCUMENTO REFERENCIA CODIGO

DOCUMENTO REFERENCIA

TES-3.1.1.1-FO02 Recibo de Caja FO 01/06/2000 02/02/2009 02/02/2011 Dpto. de

Tesorería 2

TES-3.1.1.1-FO07

Análisis pagos de embargos FO 19/10/2009 19/10/2009 19/10/2011 Dpto. de

Tesorería 0

TES-3.1.1.1-FO08

Realización de pagos por prestamos a empleados correspondientes a descuentos por nomina

FO 19/10/2009 19/10/2009 19/10/2011 Dpto. de Tesorería 0

TES-3.1.1.1-FO09

Rendimientos de Inversiones Nacionales y Extranjeras

FO 09/11/2009 09/11/2009 19/10/2011 Dpto. de Tesorería 1

TES-3.1.1.1-PD1.1

Pagos recibidos por ventanilla (Estudiantes) PD 01/06/2000 27/08/2009 27/08/2011 Dpto. de

Tesorería 3

TES-3.1.1.1-PD1.14

Legalización de divisas al exterior por transferencia o cheque

PD 08/09/2009 08/09/2009 08/09/2011 Dpto. de Tesorería 0

63

Cuadro 6. Sección Asesoría de Crédito

SECCIÓN ASESORIA DE CRÉDITO


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




ACE-3.1.1.2-MD

Manual de Dependencia MD 01/10/2004 11/09/2009 05/10/2008

Asesoría de Crédito

Educativo 1

ACE-3.1.1.2-MF1 Coordinador MF 01/06/2000 11/09/2009 03/04/2008


Educativo 2

ACE-3.1.1.2-MF2 Auxiliar MF 01/06/2000 11/09/2009 03/04/2008


Educativo 1

ACE-3.1.1.2-MU1

Manual de Usuario Sistema ICEBERG- Créditos

MU 01/06/2004 15/09/2009 01/06/2006 Asesoría de

Crédito Educativo

0

ACE-3.1.1.2-PD1.1

Contacto con Entidades Financieras

PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD1.2

Alternativas de Crédito para Estudiantes en Intercambio Universitario

PD 01/10/2003 07/03/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD1.3

Asesoría en Alternativas de Crédito a Estudiantes

PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD2.1

Organización Logística PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010


Educativo

1

64

Cuadro 6. Continuación

SECCIÓN ASESORIA DE CRÉDITO CODIGO

DOCUMENTO REFERENCIA TIPO DOCUMENTO

FECHA EXPEDICION

FECHA DE ACTUALIZACION

PROXIMA ACTUALIZACION

DEPENDENCIA-SECCION

VERSION ACTUAL

ACE-3.1.1.2-PD2.2

Selección e Inducción de Personal Externo y Monitores

PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD2.3

Otorgamiento de Crédito Por Internet PD 01/10/2003 06/03/2009 30/06/2010


Educativo 1

ACE-3.1.1.2-PD2.4

Asignación de Citas Para Crédito Financiero

PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD2.5

Otorgamiento de Crédito Presencial PD 01/10/2003 06/03/2009 30/06/2010


Educativo 1

ACE-3.1.1.2-PD3.1

Otorgamiento de Crédito Educativo en Época Normal (Postgrado)

PD 01/10/2003 06/03/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD3.2

Curso Opción de Grado PD 30/07/2008 10/09/2009 30/07/2010 Asesoría de

Crédito Educa 0

ACE-3.1.1.2-PD5.1

Aplazamiento de Fecha de Consignación de Cheques

PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD6.1

Gestión de Cobro de Facturas PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010


Educativo 1

ACE-3.1.1.2-PD7.1

Procedimiento de Cobro Pre jurídico PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010


Educativo

1

65


SECCIÓN ASESORIA DE CRÉDITO CODIGO

DOCUMENTO REFERENCIA TIPO DOCUMENTO

FECHA EXPEDICION

FECHA DE ACTUALIZACION

PROXIMA ACTUALIZACION

DEPENDENCIA-SECCION

VERSION ACTUAL

ACE-3.1.1.2-PD7.2

Procedimiento de Manejo de Estados de Crédito

PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD8.1

Seguimiento de Compromisos de Pago de Estudiantes Activos

PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD9.1

Liquidación de Crédito cuando el estudiante finaliza sus estudios

PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD9.2

Liquidación de Crédito cuando el estudiante se retira de la Universidad sin haber culminado sus estudios

PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD10.1

Otorgamiento de Crédito Complementario Proyecto PILOS

PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

ACE-3.1.1.2-PD11.1

Liquidación de Matricula Extemporánea de Postgrados

PD 01/10/2003 10/09/2009 30/06/2010 Asesoría de

Crédito Educativo

1

66

Cuadro 7. Departamento De Contabilidad Y Presupuesto



DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DCP-3.1.2-FO06

Solicitud de anulación tramite de pago

FO 06/10/2009 06/10/2009 06/10/2011 Dpto.

Contabilidad y Presupuesto

0

DCP-3.1.2-FO07

Solicitud y aprobación de comisiones

FO 06/10/2009 06/10/2009 06/10/2011 Dpto.


0

DCP-3.1.2-FO08

Documentos devueltos a las dependencias

FO 06/10/2009 06/10/2009 06/10/2011 Dpto.


0

DCP-3.1.2-FO09

Control de fotocopias FO 06/10/2009 06/10/2009 06/10/2011

Dpto. Contabilidad y Presupuesto

0

DCP-3.1.2-FO10

Préstamo de documentos FO 16/10/2009 16/10/2009 16/10/2011


0

DCP-3.1.2-FO11

Solicitud llamadas a celular FO 16/10/2009 16/10/2009 16/10/2011


0

DCP-3.1.2-MD Manual de Dependencia MD 01/06/2000 16/11/2009 01/05/2008


1

DCP-3.1.2-MF6

Auxiliar de unión temporal UAO - Procivica TV.

MF 10/09/2009 10/09/2009 10/09/2011 Dpto.


0

DCP-3.1.2-PD1.1

Radicación de Cuentas por Pagar PD 01/06/2000 16/10/2009 16/10/2011


3

67




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DCP-3.1.2-PD1.2

Calculo y Contabilización de Depreciación de Activos Fijos

PD 01/06/2000 08/05/2009 08/05/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.3

Conciliación de la Cuenta de Inventarios Suministros

PD 01/06/2000 08/05/2009 08/05/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.4

Comprobante Manual de Gastos Diferidos por Software y Licencias

PD 01/06/2000 08/05/2009 08/05/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.5

Contabilización, Análisis y Ajuste de Ingresos Recibidos por Anticipado

PD 01/06/2000 08/05/2009 08/05/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.6

Causación de cuentas con tarjeta de crédito

PD 01/06/2000 31/03/2009 31/03/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.7

Causación contable del consumo de Publicaciones

PD 01/06/2000 31/03/2009 31/03/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.9

Registro y conciliación de inversiones

PD 01/06/2000 31/03/2009 31/03/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.10

Elaboración manual del comprobante de ingresos por rendimientos financieros vencidos

PD 01/06/2000 31/03/2009 31/03/2011 Dpto.


2

68

Cuadro 7. Continuacion



DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DCP-3.1.2-PD1.11

Legalización de anticipos PD 16/10/2009 16/10/2009 16/10/2011


0

DCP-3.1.2-PD1.12

Pago de honorarios y facturas PD 16/10/2009 16/10/2009 16/10/2011


0

DCP-3.1.2-PD1.13

Devolución de ingresos por facturación

PD 16/10/2009 16/10/2009 16/10/2011 Dpto.


0

DCP-3.1.2-PD2.1

Análisis de cuentas de balance PD 01/06/2000 31/03/2009 31/03/2011


2

DCP-3.1.2-PD3.1

Parametrizacion de módulos contables PD 01/06/2000 31/03/2009 31/03/2011


2

DCP-3.1.2-PD3.3

Creación de clientes en la base de datos PD 01/06/2000 31/03/2009 31/03/2011


2

DCP-3.1.2-PD1.1

Radicación de Cuentas por Pagar PD 01/06/2000 16/10/2009 16/10/2011


3

DCP-3.1.2-PD1.2

Calculo y Contabilización de Depreciación de Activos Fijos

PD 01/06/2000 08/05/2009 08/05/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.3

Conciliación de la Cuenta de Inventarios Suministros

PD 01/06/2000 08/05/2009 08/05/2011


2

69




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DCP-3.1.2-PD1.4

Comprobante Manual de Gastos Diferidos por Software y Licencias

PD 01/06/2000 08/05/2009 08/05/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.5

Contabilización, Análisis y Ajuste de Ingresos Recibidos por Anticipado

PD 01/06/2000 08/05/2009 08/05/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.6

Causación de cuentas con tarjeta de crédito

PD 01/06/2000 31/03/2009 31/03/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.7

Causación contable del consumo de Publicaciones

PD 01/06/2000 31/03/2009 31/03/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.9

Registro y conciliación de inversiones

PD 01/06/2000 31/03/2009 31/03/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.10

Elaboración manual del comprobante de ingresos por rendimientos financieros vencidos

PD 01/06/2000 31/03/2009 31/03/2011 Dpto.


2

DCP-3.1.2-PD1.11

Legalización de anticipos PD 16/10/2009 16/10/2009 16/10/2011


0

DCP-3.1.2-PD1.12

Pago de honorarios y facturas

PD 16/10/2009 16/10/2009 16/10/2011 Dpto.


0

70

Cuadro 8. Sección Kardex Financiero

SECCIÓN KÁRDEX FINANCIERO


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




KF-3.1.2.1-FO03

Control de Fotocopias FO 11/09/2009 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-FO05 Entrega de Cheques FO 11/09/2009 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-FO06 Memo Devolución FO 11/09/2009 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-FO11 Solicitud de servicio FO 16/03/2009 16/03/2009 16/03/2011 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-FO13

Acuerdo de Pago - CERES FO 11/09/2009 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-FO14

Compromiso de Pago FO 11/09/2009 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-FO15

Liquidación Matriculas Financieras

FO 11/09/2009 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Kárdex Financiero 0

KF-3.1.2.1-FO16

Solicitud de Descuento de Matricula

FO 11/09/2009 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Kárdex Financiero 0

KF-3.1.2.1-MF1 Coordinador MF 01/09/2000 05/10/2009 05/10/2011 Dpto. de Kárdex

Financiero 2

KF-3.1.2.1-MF2 Auxiliar MF 01/09/2000 05/10/2009 05/10/2011 Dpto. de Kárdex

Financiero 2

KF-3.1.2.1-MF3 Auxiliar Icetex MF 01/06/2000 05/10/2009 05/10/2011 Dpto. de Kárdex

Financiero 2

KF-3.1.2.1-MF4

Manual de Funciones del Coordinador de CERES

MF 07/05/2009 07/05/2009 07/05/2011 Dpto. de Kárdex Financiero 0

KF-3.1.2.1-PD2.1

Manejo de Crédito de Icetex.

PD 01/10/2003 05/10/2009 05/10/2011 Dpto. de Kárdex Financiero 2

71


SECCIÓN KÁRDEX FINANCIERO


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




KF-3.1.2.1-PD2.2

Activación Manual de Estudiantes de Matricula de Primer Semestre


KF-3.1.2.1-PD2.3

Matricula financiera por línea roja PD 05/10/2009 05/10/2009 05/10/2011 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-PD2.4

Cuentas de cobro por matricula financiera a entidades externas


KF-3.1.2.1-PD3.1

Certificaciones financieras PD 01/10/2003 16/03/2009 16/03/2011 Dpto. de Kárdex

Financiero 2

KF-3.1.2.1-PD3.2

Atención de solicitud de servicio para quejas y/o reclamos


KF-3.1.2.1-PD4.1 Legalizaciones PD 17/05/2009 17/05/2009 17/05/20010 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-PD4.2 Renovaciones PD 17/05/2009 17/05/2009 17/05/20010 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-PD4.3 Conciliaciones PD 17/05/2009 17/05/2009 17/05/20010 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-PD4.4 Aplazamientos PD 17/05/2009 17/05/2009 17/05/20010 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-PD4.5

Terminación de Créditos PD 17/05/2009 17/05/2009 17/05/20010 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

KF-3.1.2.1-PD4.6

Conciliación Largo Plazo PD 17/05/2009 17/05/2009 17/05/20010 Dpto. de Kárdex

Financiero 0

72

Cuadro 9. Departamento De Compras y Suministros - Almacén

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS - ALMACÉN


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




ALM-3.1.3.1-PD1.1

Recepción y entrega de materiales PD 25/03/2009 25/03/2009 25/03/2011

Dpto. de Compras y

Suministros - Almacén

0

ALM-3.1.3.1-PD2.1

Baja de Bienes (Almacén) PD 25/03/2009 25/03/2009 25/03/2011

Dpto. de Compras y

Suministros - Almacén

0

ALM-3.1.3.1-PD2.2

Dar de Baja un Bien por Garantía PD 01/09/2000 13/07/2009 13/07/2011

Dpto. de Compras y Suministros

2

Cuadro 10. Departamento de Compras y Suministros

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DSU-3.1.3-FO23 Informe Técnico FO 17/03/2009 17/03/2009 17/03/20010


0

DSU-3.1.3-MU4

Solicitud de Materiales en el Modulo de Suministros

MU 30/01/2009 30/01/2009 30/01/2011 Dpto. de

Compras y Suministros

0

DSU-3.1.3-PD1.4

Selección y Evaluación de Proveedores

PD 01/02/2004 25/03/2009 25/03/2011 Dpto. de


2

73




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DSU-3.1.3-PD1.5

Recepción de Donaciones PD 01/02/2004 25/03/2009 25/03/2011


2

DSU-3.1.3-PD2.1

Dar de Baja Un Bien por Daño Parcial/Total U Obsolescencia

PD 01/09/2000 25/03/2009 25/03/2011 Dpto. de


2

DSU-3.1.3-PD2.3

Dar de baja un bien por reposición PD 01/09/2000 13/07/2009 13/07/2011


1

DSU-3.1.3-PD2.4

Dar de Baja Un Bien que ha Sido Hurtado En las Instalaciones de la Universidad

PD 01/09/2000 13/07/2009 13/07/2011 Dpto. de


2

DSU-3.1.3-PD2.5

Dar de Baja Un Bien que ha Sido Hurtado Por Fuera de la Universidad

PD 01/09/2000 13/07/2009 13/07/2011 Dpto. de


2

Cuadro 11. Despacho División De Tecnologías

DESPACHO DIVISIÓN DE TECNOLOGIAS


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DVT-3.2-MF6 Coordinador de Seguridad Informática

MF 01/08/2006 13/11/2009 13/11/2011 Despacho División de Tecnologías

1

DVT-3.2-PR1 Macro Proceso Gestión Tecnologías PR 13/04/2009 13/04/2009 13/04/2011 División de

Tecnologías 0

74

Cuadro 12. Departamento de Cómputo

DEPARTAMENTO DE COMPUTO


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DC-3.2.1-FO02

Diseño y Ejecución de Pruebas de Usuario

FO 23/10/2007 27/08/2009 27/08/2011 Dpto. de Computo 2

DC-3.2.1-FO03

Acta de Entrega de Aplicaciones FO 23/10/2007 16/10/2009 16/10/2011 Dpto. de

Computo 2

DC-3.2.1-FO04

Definición para el Desarrollo de Software

FO 15/10/2009 15/10/2009 15/10/2011 Dpto. de Computo 0

DC-3.2.1-FO05

Capacitación Usuarios FO 21/10/2009 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de

Computo 0

DC-3.2.1-FO06

Ficha de Inventario Tecnológico FO 28/10/2009 28/10/2009 28/10/2011 Dpto. de

Computo 0

DC-3.2.1-PD1.1 Soporte PD 01/04/2004 28/04/2009 28/04/2011 Dpto. de

Computo 2

DC-3.2.1-PD1.2

Administración Tecnológica PD 01/04/2004 28/04/2009 28/04/2011 Dpto. de

Computo 2

DC-3.2.1-PD1.3

Desarrollo y/o Adquisición de Software

PD 01/04/2004 28/04/2009 28/04/2011 Dpto. de Computo 2

DC-3.2.1-PD1.4

Mantenimiento de Aplicaciones PD 28/04/2009 28/04/2009 28/04/2011 Dpto. de

Computo 0

75

Cuadro 13.Departamento De Redes Y Telecomunicaciones

DEPARTAMENTO DE REDES Y TELECOMUNICACIONES


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DRT-3.2.2-FO03

Solicitud de Servicios de Red FO 02/06/2009 02/06/2009 02/06/2011 Dpto. de Redes y

Telecomunicaciones 0

DRT-3.3.2-FO04

Inventario de Aplicaciones Académicas

FO 13/07/2009 13/07/2009 13/07/2011 Dpto. de Redes y Telecomunicaciones 0

DRT-3.2.2-FO05

Solicitud de Reserva Direcciones IP


DRT-3.2.2-FO06

Solicitud de Carpeta Compartida "Cluster"


DRT-3.2.2-FO07

Solicitud de Actualizaciones de Servidores


DRT-3.2.2-FO08

Solicitud de Creación o Activación de la Cuenta del Estudiante


DRT-3.2.2-FO09

Solicitud de Instalación de Impresora


DRT-3.2.2-FO10

Creación de Reportes FO 21/09/2009 21/09/2009 21/09/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-FO11

Creación o Modificación de Aplicaciones


76




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DRT-3.2.2-FO12

Modificación de Requerimientos Atenciones e Informes Técnico en la Base de Datos de Helpdesk


DRT-3.2.2-FO13

Ingreso de Estudiantes a la Base de Datos


DRT-3.2.2-FO14

Creación Masiva de Equipos en la Base de Datos de Helpdesk


DRT-3.2.2-FO15

Activación Servicio de Navegación


DRT-3.2.2-FO16

Eliminación de Equipos del Directorio Activo


DRT-3.2.2-MD1

Manual de Dependencia - Comunicaciones

MD 05/02/2008 05/02/2008 05/02/2010 Dpto. de Redes y Telecomunicaciones 0

DRT-3.2.2-MD2

Manual de Dependencia - Redes

MD 01/10/2004 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Redes y Telecomunicaciones 1

DRT-3.2.2-MF1

Jefe de Departamento MF 01/10/2004 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-MF2

Coordinador Internet MF 01/10/2004 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Redes y


77




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DRT-3.2.2-MF3

Coordinador Intranet MF 01/10/2004 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-MU2

Manual de Sharepoint 2007 MU 26/06/2009 26/06/2009 26/06/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-MU3

Manual de Conexión VPN MU 26/06/2009 26/06/2009 26/06/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-MU4

Manual de GroupMail MU 26/06/2009 26/06/2009 26/06/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-MU5

Manual de Configuración Marca de Agua Impresa Lexmark E120

MU 26/06/2009 26/06/2009 26/06/2011 Dpto. de Redes y Telecomunicaciones 0

DRT-3.2.2-MU6

Manual de Configuración VPN Fenalcheque


DRT-3.2.2-MU7

Manual Configuración Certificado Digital


DRT-3.2.2-MU8

Manual de Usuario RIS MU 31/07/2009 31/07/2009 31/07/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-MU9

Implementación Sharepoint MU 31/07/2009 31/07/2009 31/07/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-PD1.13

Administración de Políticas PD 01/11/2005 21/09/2009 21/09/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-PD1.17

Administración de Cuentas (Redes)

PD 07/05/2009 07/05/2009 07/05/2011 Dpto. de Redes y Telecomunicaciones 0

78




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DRT-3.2.2-PD1.18

Administración de Membresía (Redes)


DRT-3.2.2-PD1.19

Administración de Servicios de Impresión


DRT-3.2.2-PD1.20

Soporte de Segundo Nivel (Redes)


DRT-3.2.2-PD1.21

Direcciones Permitidas para el Uso de Envío de Correo Masivo


DRT-3.2.2-PD1.22

Activación de Internet PD 13/07/2009 13/07/2009 13/07/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-PD1.23

Vencimiento de Cuentas PD 13/07/2009 13/07/2009 13/07/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-PD1.24

Servicio de Mensajería Instantánea Interno (Microsoft Office Communicator 2005)


DRT-3.2.2-PD1.25

DCHP (Direcciones IP Dinámicas y/o Estáticas)


DRT-3.2.2-PD1.26

Aplicaciones Académicas PD 13/07/2009 13/07/2009 13/07/2011 Dpto. de Redes y


79




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DRT-3.2.2-PD1.27

Email and Web Security Appliance


DRT-3.2.2-PD1.28

Creación de Carpetas Compartidas "Clúster" (Redes)


DRT-3.2.2-PD1.29

Packeteer (Redes) PD 31/07/2009 31/07/2009 31/07/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-PD1.30

Actualización de Servidores (Redes)


DRT-3.2.2-PD1.31

Actualización de Equipos con WSUS (Redes)


DRT-3.2.2-PD1.32

Instalación de Impresoras (Redes)


DRT-3.2.2-PD1.33

Monitoreo y Administración del Servicio de Antivirus


DRT-3.2.2-PD1.34

Creación o Modificación de Aplicaciones


DRT-3.2.2-PD1.35

Mantenimiento Base de Datos SQL


80




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DRT-3.2.2-PD1.36

Soporte base de datos SQL PD 21/09/2009 21/09/2009 21/09/2011 Dpto. de Redes y


DRT-3.2.2-PD3.1

Configuración de Puntos de Cableado


DRT-3.2.2-PD3.2

Instalación de Puntos de Cableado


DRT-3.2.2-PD3.3

Mantenimiento Preventivo de Cableado de Comunicaciones


DRT-3.2.2-PD3.4

Mantenimiento Correctivo de Cableado de Comunicaciones


81

Cuadro 14. Departamento de Soporte Técnico

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DST-3.2.3-FO03

Préstamo de Elementos FO 07/02/2007 21/10/2009 21/10/20011 Dpto. de Soporte

Técnico 2

DST-3.2.3-FO09 Estado del Equipo FO 31/07/2009 31/07/2009 31/07/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 0

DST-3.2.3-FO10

Reporte de Daños de Equipos y Elementos

FO 31/07/2009 31/07/2009 31/07/2011 Dpto. de Soporte Técnico 0

DST-3.2.3-MD Manual de Dependencia MD 01/04/2004 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 2

DST-3.2.3-MF1

Jefe de Departamento MF 01/04/2004 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 1

DST-3.2.3-MF3

Coordinador de Administración de Salas de Computo

MF 01/04/2004 31/07/2009 31/07/2011 Dpto. de Soporte Técnico 2

DST-3.2.3-MF4 Auxiliar de Salas MF 01/04/2004 31/07/2009 31/07/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 2

DST-3.2.3-MF5

Coordinador de Software MF 01/04/2004 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 1

DST-3.2.3-MF6 Auxiliar de Software MF 01/04/2004 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 1

DST-3.2.3-MF7

Auxiliar Soporte a Usuarios MF 02/04/2004 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 2

DST-3.2.3-MF8 Técnico Hardware MF 01/04/2004 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 1

DST-3.2.3-PD1.1 Help Desk PD 01/07/2006 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 2

DST-3.2.3-PD1.2

Adquisición de Software Nuevo PD 01/03/2002 21/10/2009 21/10/2011

Dpto. de Soporte Técnico

2

82


DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DST-3.2.3-PD1.3

Reserva de los Equipos en las Salas de Computo

PD 31/07/2009 31/07/2009 31/07/2011 Dpto. de Soporte Técnico 0

DST-3.2.3-PD1.4

Administración de Licencias PD 01/03/2002 31/07/2009 31/07/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 3

DST-3.2.3-PD1.5

Préstamo de Software "Medios (CD-DVD)"


DST-3.2.3-PD1.6

Préstamo de Equipos PD 01/08/2006 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 1

DST-3.2.3-PD1.7

Inventario de Equipos PD 01/08/2006 21/10/2009 21/10/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 1

DST-3.2.3-PD1.8

Administración de Salas de Computo PD 01/08/2006 31/07/2009 31/07/2011 Dpto. de Soporte

Técnico 2

DST-3.2.3-PD1.9

Mantenimiento Preventivo de Hardware


83

Cuadro 15. Departamento de Multimedios



DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DM-3.2.4-FO01

Solicitud de Espacios y Equipos de Producción y Post Producción Audiovisual

FO 01/10/2004 26/03/2009 26/03/2011 Dpto. de Multimedios 1

DM-3.2.4-FO06

Programación Semanal FO 14/04/2009 14/04/2009 14/04/2011 Dpto. de

Multimedios 0

DM-3.2.4-FO07

Distribución Diaria de Equipos Móviles FO 14/04/2009 14/04/2009 14/04/2011 DPTO. DE

Multimedios 0

DM-3.2.4-MD Manual de Dependencia MD 01/10/2004 29/09/2009 29/09/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-MF1 Jefe del Departamento MF 01/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-MF2 Secretaria MF 01/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Multimedios 2

DM-3.2.4-MF3 Auxiliar de Reservas MF 02/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Multimedios 2

DM-3.2.4-MF4 Coordinador de Servicios Audiovisuales

MF 02/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Multimedios 2

DM-3.2.4-MF5 Auxiliar de Deposito MF 01/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Multimedios 2

DM-3.2.4-MF6 Auxiliar de Auditorios MF 01/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Multimedios 2

DM-3.2.4-MF7 Auxiliar de Bodega MF 01/10/2004 11/09/2009 11/09/2011

Dpto. de Multimedios

2

84




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DM-3.2.4-MF8

Coordinador de Producción Audiovisual

MF 01/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de Multimedios 2

DM-3.2.4-MF9 Auxiliar Técnico (Énfasis) MF 01/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-MF10

Auxiliar Técnico - Camarógrafo MF 01/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-MF11

Auxiliar Técnico - Edición MF 01/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-MF12

Auxiliar Técnico - Fotografía MF 01/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-MF13

Auxiliar Técnico - Audio MF 01/10/2004 11/09/2009 11/09/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-PD1.1

Reserva Escrita de Espacios y Equipos Audiovisuales

PD 01/10/2004 14/04/2009 14/04/2011 Dpto. de Multimedios 2

DM-3.2.4-PD1.3

Reserva del Salón Lile PD 01/10/2004 14/04/2009 14/04/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-PD1.4

Entrega y Devolución de Espacios


DM-3.2.4-PD1.5

Entrega y Retiro de Equipos Móviles PD 01/10/2004 14/04/2009 14/04/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-PD1.6

Préstamo de Equipos Sin Reserva Previa Para Docentes


DM-3.2.4-PD1.8

Alquiler de Equipos Portátiles Para Estudiantes


85




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DM-3.2.4-PD2.1

Programación Semestral de Espacios y Equipos de Producción Audiovisual Video/lab- Audio/lab.


DM-3.2.4-PD2.2

Reserva Escrita de Espacios y Equipos de Producción Audiovisual video/lab y Audio/lab


DM-3.2.4-PD2.4

Entrega de Espacios de Producción Audiovisual.


DM-3.2.4-PD2.5

Entrega de Equipos de Producción Audiovisual


DM-3.2.4-PD2.6

Manejo del Video/pro PD 01/10/2004 14/04/2009 14/04/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-PD2.7

Manejo del Audio/pro PD 01/10/2004 14/04/2009 14/04/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-PD2.8

Solicitud de copiado de material audiovisual


DM-3.2.4-PD2.9 Recepción satelital PD 01/10/2004 14/04/2009 14/04/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-PD2.10 Manejo del Foto/lab PD 01/10/2004 14/04/2009 14/04/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-PD2.12

Programación Grafica/lab PD 01/10/2004 14/04/2009 14/04/2011 Dpto. de

Multimedios 2

86




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DM-3.2.4-PD2.13

Préstamo de los Grafica /lab PD 01/10/2004 14/04/2009 14/04/2011 Dpto. de

Multimedios 2

DM-3.2.4-PD3.1

Reparación de Equipos y Espacios Audiovisuales y de Producción Audiovisual


DM-3.2.4-PD4.1

Acceder al servicio de videoconferencia PD 01/10/2004 14/04/2009 14/04/2011 Dpto. de

Multimedios 2

Cuadro 16. Despacho División Administrativa

DESPACHO DIVISIÓN ADMINISTRATIVA


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DVA-3.3-PR1 Macro proceso de la Gestión Administrativa

PR 13/04/2009 13/04/2009 13/04/2011 Despacho División

Administrativa 0

87

Cuadro 17. Departamento de Recursos Humanos



DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DRH-3.3.1-FO14

fondo para prestamos a empleados

FO 16/10/2009 16/10/2009 16/10/2011 Dpto. de Recursos Humanos

0

DRH-3.3.1-FO18

Solicitud de permiso licencia y Vacaciones


1

DRH-3.3.1-FO22 Dotación Codificada FO 13/03/2009 13/03/2009 13/03/2011

Dpto. de Recursos Humanos

0

DRH-3.3.1-FO23

Registro de Atención


0

DRH-3.3.1-FO24

Requisición de Personal FO 04/05/2009 04/05/2009 04/05/2011


0

DRH-3.3.1-FO25 Entrevista FO 04/05/2009 04/05/2009 04/05/2011


0

DRH-3.3.1-FO26

Carta de Agradecimiento FO 04/05/2009 04/05/2009 04/05/2011


0

DRH-3.3.1-FO27 Evaluación Técnica FO 04/05/2009 04/05/2009 04/05/2011


0

DRH-3.3.1-FO28

Informe Proceso de Evaluación FO 04/05/2009 04/05/2009 04/05/2011


0

DRH-3.3.1-FO29

Evaluación Programa de Inducción

FO 04/05/2009 04/05/2009

04/05/2011


0

88




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DRH-3.3.1-FO30

Cronograma de Inducción FO 04/05/2009 04/05/2009 04/05/2011


0

DRH-3.3.1-FO31

Evaluación del Desempeño FO 04/05/2009 04/05/2009 04/05/2011


0

DRH-3.3.1-FO32

Plan de Acción Mejoramiento del Desempeño


0

DRH-3.3.1-FO33

Evaluación y Validación de Competencias


0

DRH-3.3.1-FO34

Listado de Asistencia Seminarios


0

DRH-3.3.1-FO35

Hoja de Vida Institucional FO 03/03/2009 03/03/2009 03/03/2011


0

DRH-3.3.1-FO36

Registro de Evidencias FO 04/05/2009 04/05/2009 04/05/2011


0

DRH-3.3.1-FO37

Liquidación Definitiva de Prestaciones Sociales (Paz y Salvo)


0

DRH-3.3.1-FO38 Dotación Codificada FO 10/07/2009 10/07/2009 10/07/2011


0

89

Cuadro 17. continuación



DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DRH-3.3.1-FO39

Dotación de uniformes para personal operativo


0

DRH-3.3.1-PD1.1

Selección de Personal PD 01/09/2000 04/05/2009 04/05/2011


2

DRH-3.3.1-PD2.1

Contratación de Personal de Planta PD 01/09/2000 04/05/2009 04/05/2011


2

DRH-3.3.1-PD2.2

Contratación de Docentes Hora Cátedra

PD 01/09/2000 04/05/2009 04/05/2011 Dpto. de Recursos Humanos

2

DRH-3.3.1-PD2.3

Contratación de Aprendices y Practicantes


2

DRH-3.3.1-PD3.1

Tramite de solicitud de permisos, licencias y vacaciones


2

DRH-3.3.1-PD3.2

Dotación de uniformes de personal administrativo


2

DRH-3.3.1-PD3.4

Expedición de certificados


2

DRH-3.3.1-PD3.5

Sanciones Disciplinarias PD 01/09/2000 28/07/2009 28/07/2011


2

90




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DRH-3.3.1-PD4.1

Evaluación del desempeño PD 04/05/2009 04/05/2009 04/05/2011


0

DRH-3.3.1-PD5.1

Liquidación de cesantías PD 01/09/2000 05/08/2009 05/08/2011


2

DRH-3.3.1-PD5.2

Liquidación parcial de cesantías PD 01/09/2000 05/08/2009 05/08/2011


2

DRH-3.3.1-PD5.3

Desvinculación de personal por retiro voluntario


2

DRH-3.3.1-PD5.4

Desvinculación de personal por vencimiento de contrato


2

DRH-3.3.1-PD5.5

Desvinculación de personal por muerte del empleado


2

DRH-3.3.1-PD5.6

Liquidación de nomina PD 01/09/2000 27/07/2009 27/07/2011


2

DRH-3.3.1-PD5.7

Liquidación de prima semestral PD 01/09/2000 27/07/2009 27/07/2011


2

DRH-3.3.1-PD5.8

Liquidación definitiva de prestaciones sociales


2

DRH-3.3.1-PD5.9

Liquidación de vacaciones PD 01/09/2000 27/07/2009 27/07/2011


2

91




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DRH-3.3.1-PD5.10

Recalculo de la retención en la fuente


0

DRH-3.3.1-PD6.2

Reinducción al personal antiguo PD 01/09/2000 31/08/2009 31/08/2011


2

DRH-3.3.1-PD6.4

Capacitación personal administrativo


2

DRH-3.3.1-PD7.1

Diseño y ejecución de programas de salud ocupacional


2

DRH-3.3.1-PD7.2

Manejo de accidentes de trabajo


2

DRH-3.3.1-PD7.3

Requisición de dotación de uniformes para el personal operativo


2

DRH-3.3.1-PD7.4

Atención medica a estudiantes y empleados


2

DRH-3.3.1-PD8.1

Inducción al Nuevo Personal PD 01/09/2000 04/05/2009 04/05/2011


2

92

Cuadro 18. Departamento de Servicios Generales



DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DSG-3.3.2-FO05

Lista de verificación y chequeo FO 09/10/2009 09/10/2009 09/10/2011 Dpto. Servicios

Generales 0

DSG-3.3.2-FO06

Solicitud de insumos de aseo y cafetería FO 09/10/2009 09/10/2009 09/10/2011 Dpto. Servicios

Generales 0

DSG-3.3.2-FO08

Cronograma de inspección de áreas de aseo

FO 27/10/2009 27/10/2009 27/10/2011 Dpto. Servicios Generales 0

DSG-3.3.2-MU2

Limpieza y desinfección de las instalaciones de la Institución

MU 09/10/2009 09/10/2009 09/10/2011 Dpto. Servicios Generales 0

DSG-3.3.2-PD1.1 Mensajería Interna PD 01/03/2004 03/02/2009 03/02/2011 Dpto. Servicios

Generales 2

DSG-3.3.2-PD1.2

Mensajería Externa con Personal Propio PD 01/03/2004 03/02/2009 03/02/2011 Dpto. Servicios

Generales 2

DSG-3.3.2-PD1.3

Mensajería Externa con Empresa Contratista

PD 01/03/2004 03/02/2009 03/02/2011 Dpto. Servicios Generales 2

DSG-3.3.2-PD2.1 Mantenimiento PD 01/03/2004 03/02/2009 03/02/2011 Dpto. Servicios

Generales 2

DSG-3.3.2-PD3.1

Control de Pagos de Servicios Públicos PD 01/03/2004 03/02/2009 03/02/2011 Dpto. Servicios

Generales 2

DSG-3.3.2-PD3.2

Control de Pago de Impuestos (Predial, Valorización)


DSG-3.3.2-PD3.4

Control de Pagos de Arrendamiento y Administración de Inmuebles


93




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DSG-3.3.2-PD4.1

Prestación de Servicios a las Dependencias


DSG-3.3.2-PD5.1

Administración de Garantías PD 01/03/2004 03/02/2009 03/02/2011 Dpto. Servicios

Generales 2

DSG-3.3.2-PD6.1

Disposición Final de Basuras PD 01/03/2004 03/02/2009 03/02/2011 Dpto. Servicios

Generales 2

DSG-3.3.2-PD8.1

Facturación por pagos de arrendamientos


DSG-3.3.2-PD9.1 Aseo y Cafetería PD 09/10/2009 09/10/2009 09/10/2011 Dpto. Servicios

Generales 0

94

Cuadro 19. Departamento de Planta Física

DEPARTAMENTO DE PLANTA FÍSICA


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DPF-3.3.3-FO08

Evaluación de proveedores FO 16/10/2009 16/10/2009 16/10/2011

Dpto. de Planta Física

Infraestructura 0

DPF-3.3.3-MD Manual de Dependencia MD 01/10/2003 16/10/2009 16/10/2011


Infraestructura 1

DPF-3.3.3-MF1

Jefe del Departamento MF 01/10/2003 16/10/2009 16/10/2011


Infraestructura 2

DPF-3.3.3-MF2 Secretaria MF 01/10/2003 16/10/2009 16/10/2011


Infraestructura 2

DPF-3.3.3-MF3

Coordinador de Infraestructura Física MF 01/10/2003 16/10/2009 16/10/2011


Infraestructura 2

DPF-3.3.3-MF4

Técnico de Mantenimiento Locativo

MF 01/10/2003 16/10/2009 16/10/2011 Dpto. de Planta

Física Infraestructura

2

DPF-3.3.3-MF5

Supervisor de Jardines MF 01/06/2003 16/10/2009 16/10/2011


Infraestructura 2

DPF-3.3.3-MF6 Auxiliar de Jardinería MF 01/06/2003 16/10/2009 16/10/2011


Infraestructura 1

DPF-3.3.3-MF7

Técnico Mecánico e Hidrosanitario MF 01/10/2003 16/10/2009 16/10/2011


Infraestructura 2

DPF-3.3.3-MF8

Coordinador de Infraestructura Técnica

MF 01/10/2003 16/10/2009 17/10/2011 Dpto. de Planta


1

95




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DPF-3.3.3-MF10 Técnico Electricista MF 01/10/2003 16/10/2009 16/10/2011


Infraestructura 1

DPF-3.3.3-MF11

Coordinador de Sistemas de Automatización

MF 01/10/2003 16/10/2009 16/10/2011 Dpto. de Planta


1

DPF-3.3.3-MF12

Auxiliar Técnico de Control MF 01/10/2003 16/10/2009 16/10/2011


Infraestructura 1

DPF-3.3.3-MF13

Técnico de aire acondicionado MF 21/10/2009 21/10/2009 21/10/2011


Infraestructura 0

DPF-3.3.3-PD1.1

Mantenimiento Preventivo de Iluminación Interior y Exterior

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.3

Mantenimiento Preventivo de Sistemas de Tomas

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.4

Mantenimiento Preventivo de Transformadores

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.5

Mantenimiento Preventivo de Tableros Eléctricos

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.6

Mantenimiento Preventivo de Subestaciones y Seccionador

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

96




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DPF-3.3.3-PD1.7

Mantenimiento Preventivo Diario de planta de Emergencia

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.8

Mantenimiento Preventivo Semanal de la planta de Emergencia

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.9

Mantenimiento Preventivo de Aire Acondicionado

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.10

Limpieza y desinfección tanque de almacenamiento y red de distribución

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.11

Mantenimiento Preventivo de la PTAR

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.12

Inspección Semanal del Sistema Contraincendios

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.14

Mantenimiento Preventivo de Equipos de Bombeo

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.17

Mantenimiento Preventivo de Sensores de Seguridad

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

97




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DPF-3.3.3-PD1.18

Mantenimiento Preventivo de Sensores de Prevención de Incendios

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.19

Mantenimiento Preventivo de Barras Perimetrales

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.20

Mantenimiento Preventivo de Botones de Pánico

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.21

Mantenimiento Preventivo de PLC’S

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.22

Mantenimiento Preventivo de Software de los PLC’S

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.23

Mantenimiento Preventivo de Instalaciones Locativas

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.26

Renovación o Construcción de un Jardín

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.27

Mantenimiento Preventivo de Vivero PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011


Infraestructura 2

DPF-3.3.3-PD1.28

Mantenimiento Preventivo de Cancha de Fútbol

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

98




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DPF-3.3.3-PD1.29

Mantenimiento Anual de la Cancha de Fútbol.

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD1.30

Limpieza y Reposición del filtro de arena de la planta de Agua potable

PD 27/01/2009 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


0

DPF-3.3.3-PD1.31

Mantenimiento Preventivo de Equipo de Bombeo

PD 27/01/2009 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


0

DPF-3.3.3-PD2.1

Mantenimiento Correctivo PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011


Infraestructura 2

DPF-3.3.3-PD4.4 Inventario del Vivero PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011


Infraestructura 2

DPF-3.3.3-PD4.5

Dar de baja una Planta PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011


Infraestructura 2

DPF-3.3.3-PD4.6

Intercambio de especies en el vivero institucional

PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011 Dpto. de Planta


2

DPF-3.3.3-PD5.1 Manejo de Proyectos PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011


Infraestructura 2

DPF-3.3.3-PD5.2

Presentación de proyectos de redistribución de espacios físicos de laboratorio

PD 19/06/2009 19/06/2009 19/06/2011 Dpto. de Planta


0

99




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DPF-3.3.3-PD6.1

Procedimiento de Contrataciones PD 01/03/2004 27/01/2009 27/01/2011


Infraestructura 2

Cuadro 20. Departamento de Evaluación, Organización y Métodos

DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DEOM-3.3.4-FO22

Listado maestro de acciones correctivas o preventivas

FO 06/02/2009 06/02/2009 06/02/2011 Dpto. Evaluación Organización y

Métodos 0

DEOM-3.3.4-FO23

Seguimiento a acciones correctivas o preventivas

FO 06/02/2009 06/02/2009 06/02/2011 Dpto. Evaluación Organización y

Métodos 0

DEOM-3.3.4-FO24 Plan de Acción FO 06/02/2009 06/02/2009 06/02/2011

Dpto. Evaluación Organización y

Métodos 0

DEOM-3.3.4-FO25 ACTA FO 06/02/2009 06/02/2009 06/02/2011


Métodos 0

DEOM-3.3.4-MC Manual de Calidad MC 13/04/2009 13/04/2009 13/04/2011


Métodos 0

DEOM-3.3.4-MC03

Manual de Calidad - Organigrama MC 13/04/2009 20/10/2009 20/10/2011


Métodos 1

100


DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DEOM-3.3.4-PD1.1

Elaboración y Actualización de Documentos

PD 01/10/2004 24/02/2009 24/02/2011 Dpto. Evaluación Organización y

Métodos 4

DEOM-3.3.4-PD1.2 Control de Registros PD 06/02/2009 06/02/2009 06/02/2011


Métodos 0

DEOM-3.3.4-PD4.1

Auditorias Internas de Calidad PD 01/06/2006 06/03/2009 06/03/2011


Métodos 2

DEOM-3.3.4-PD4.2

Control del Producto No Conforme PD 06/02/2009 06/02/2009 06/02/2011


Métodos 0

DEOM-3.3.4-PD4.3

Acciones Correctivas y Preventivas PD 06/02/2009 06/02/2009 06/02/2011


Métodos 0

101

Cuadro 21. Departamento de Protección y Control

DEPARTAMENTO DE PROTECCIÓN Y CONTROL


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DPC-3.3.5-FO10

Devolución de Pertenencias para los Usuarios que

pierdan la Ficha de Casillero Externo

FO 29/04/2009 29/04/2009 29/04/2011 Dpto. de

Protección y Control

0

DPC-3.3.5-FO11

Planilla de Control de Correspondencia FO 07/09/2009 07/09/2009 07/09/2011

Dpto. de Protección y

Control 0

DPC-3.3.5-FO12

Relación de Entrada de Elementos FO 07/09/2009 07/09/2009 07/09/2011


Control 0

DPC-3.3.5-FO13 Novedades Diarias FO 07/09/2009 07/09/2009 07/09/2011


Control 0

DPC-3.3.5-MD Manual de Dependencia MD 01/11/2005 18/11/2009 01/11/2005


Control 1

DPC-3.3.5-MF1

Jefe del Departamento MF 01/11/2005 18/11/2009 14/03/2007


Control 2

DPC-3.3.5-MF2 Auxiliar MF 01/11/2005 18/11/2009 14/03/2007


Control 2

DPC-3.3.5-PD1.1

Protección y vigilancia con

personal interno PD 01/03/2004 18/11/2009 25/08/2008


Control 2

DPC-3.3.5-PD1.2

Protección y vigilancia con

personal externo PD 01/03/2004 18/11/2009 25/08/2008


Control 2

102




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DPC-3.3.5-PD2.1

Control de acceso de personas en

porterías peatonales (1-3)

PD 01/03/2004 18/11/2009 25/08/2008 Dpto. de


2

DPC-3.3.5-PD2.2

Control de acceso de vehículos en porterías (2-4)

PD 01/03/2004 07/09/2009 25/08/2008 Dpto. de


2

DPC-3.3.5-PD3.1

Protección y control de eventos PD 01/03/2004 18/09/2009 25/08/2008


Control 2

DPC-3.3.5-PD4.1

Control de acceso al edificio central PD 01/03/2004 18/09/2009 25/08/2008


Control 2

DPC-3.3.5-PD4.3

Control de acceso a biblioteca PD 01/03/2004 18/09/2009 25/08/2008


Control 2

DPC-3.3.5-PD5.1

Protección y control de movilidad de

activos de la institución en la sede

PD 01/03/2004 18/11/2009 25/08/2008 Dpto. de


3

DPC-3.3.5-PD5.2

Registro de movilidad de activos que no pertenecen a

la institución

PD 01/03/2004 18/11/2009 25/08/2008 Dpto. de


2

DPC-3.3.5-PD6.1

Investigación de hurtos de elementos

de la universidad PD 01/03/2004 18/11/2009 25/08/2008


Control 2

103




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DPC-3.3.5-PD7.1

Control de salida de personas por

porterías peatonales PD 01/03/2004 18/11/2009 25/08/2008


Control 2

DPC-3.3.5-PD7.2

Control de salida de vehículos por porterías 2-4

PD 01/03/2004 07/09/2009 25/08/2008 Dpto. de


2

Cuadro 22. Sección de Publicaciones E Impresiones

SECCIÓN PUBLICACIONES E IMPRESIONES


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




PI-3.3.6-FO03 Codificación De Conferencias FO 23/07/2009 23/07/2009 23/07/2011

Sección Publicaciones e Impresiones

0

PI-3.3.6-FO04 Informe de Ventas Diarias FO 23/07/2009 23/07/2009 23/07/2011


0

PI-3.3.6-FO05 Informe de Ventas Ordenes de Impresión

FO 23/07/2009 23/07/2009 23/07/2011 Sección Publicaciones e Impresiones

0

PI-3.3.6-FO06 Informe de Ventas Diarias Ordenes de Impresión


0

PI-3.3.6-FO07 Registro Diario de Producción FO 12/05/2008 23/07/2009 23/07/2011


1

104




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




PI-3.3.6-FO08 Registro Diario de Ventas FO 12/05/2008 23/07/2009 23/07/2011


1

PI-3.3.6-FO09 Registro Diario de Impresiones Ventas FO 12/05/2008 23/07/2009 23/07/2011


1

PI-3.3.6-FO10 Resumen Orden de Trabajo del Día FO 12/05/2008 23/07/2009 23/07/2011


1

PI-3.3.6-FO11 Control de Cambios de Insumos de Duplicadora


0

PI-3.3.6-FO12 Control Diario de Papel por Maquina FO 12/05/2008 23/07/2009 23/07/2011


1

PI-3.3.6-FO13 Kardex "Articulo de Papelería" FO 12/05/2008 23/07/2009 23/07/2011


1

PI-3.3.6-FO14 Control Diario de Entrega de Papel por Turno


1

PI-3.3.6-FO15 Movimiento Resmas de Papel por Maquina


0

PI-3.3.6-FO16 Registro Diario de Recaudo FO 12/05/2008 23/07/2009 23/07/2011


1

PI-3.3.6-FO17 Reembolso para Caja Registradora FO 12/05/2008 23/07/2009 23/07/2011


1

105




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




PI-3.3.6-FO19 Solicitud de Materiales FO 23/07/2009 23/07/2009 23/07/2011


0

PI-3.3.6-FO20 Registro Diario de Producción FO 12/05/2008 23/07/2009 23/07/2011


1

PI-3.3.6-FO21 Registro Diario de Producción-Fotocopias


1

PI-3.3.6-FO22 Registro Diario de Producción Duplicaciones


1

PI-3.3.6-FO23 Movimiento Papel Bodega Principal FO 23/07/2009 23/07/2009 23/07/2011


0

PI-3.3.6-FO24 Planilla control de Estudiantes PILOS FO 23/07/2009 23/07/2009 23/07/2011


0

PI-3.3.6-FO25 Relación Manejo de Copias con Orden, Efectivo y Tarjeta


0

PI-3.3.6-FO26 Relación Manejo de Tarjeta Biblioteca FO 23/07/2009 23/07/2009 23/07/2011


0

PI-3.3.6-FO27 Resumen Diario de Contadores de Maquina


0

PI-3.3.6-FO28 INFORME DE Ventas en Ordenes FO 23/07/2009 23/07/2009 23/07/2011


0

106




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




PI-3.3.6-FO29 Control Impresiones Administrativas FO 23/07/2009 23/07/2009 23/07/2011


0

PI-3.3.6-FO30

Relación de Fotocopiadoras e Impresoras Utilizadas


0

PI-3.3.6-FO31 Inventario Local FO 23/07/2009 23/07/2009 23/07/2011 Sección Publicaciones e Impresiones

0

PI-3.3.6-FO32

Listado de Conferencias Codificadas para Aulas 1


0

PI-3.3.6-MF1 Jefe de la Sección MF 10/06/2008 21/10/2009 21/10/2011 Sección Publicaciones e Impresiones

1

PI-3.3.6-MF2 Supervisor MF 10/06/2008 21/10/2009 21/10/2011 Sección Publicaciones e Impresiones

0

PI-3.3.6-MF3 Auxiliar MF 10/06/2008 21/10/2009 21/10/2011 Sección Publicaciones e Impresiones

0

PI-3.3.6-PD1.1

Recepción de Inventario por Elemento de Consumo y Venta

PD 10/06/2008 21/10/2009 21/10/2011 Sección Publicaciones e Impresiones

0

107




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




PI-3.3.6-PD1.2

Manejo de Inventarios de Elementos de consumo y Venta


0

PI-3.3.6-PD2.1

Codificación de Conferencias de Docentes


0

PI-3.3.6-PD2.2

Fotocopia Conferencia de Docentes


0

PI-3.3.6-PD2.3

Anillado y Argollado de Material PD 10/06/2008 21/10/2009 21/10/2011


0

PI-3.3.6-PD2.4

Impresión a Blanco y Negro PD 10/06/2008 21/10/2009 21/10/2011


0

PI-3.3.6-PD2.5

Venta de Tarjeta en Aulas 1 para Fotocopia en Biblioteca


1

PI-3.3.6-PD2.6

Prestación de Servicio con Orden Administrativa


0

PI-3.3.6-PD3.1

Liquidación Ordenes de Servicio PD 10/06/2008 21/10/2009 21/10/2011


0

PI-3.3.6-PD4.1

Cuadro Diario de Maquinas Fotocopiadoras Sotana (Ordenes Administrativas)


1

108




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




PI-3.3.6-PD4.2

Cuadro Diario de Maquinas Fotocopiadoras e Impresoras (ordenes administrativas - servicio al público)


1

PI-3.3.6-PD4.4

Cuadro Diario de Maquinas Fotocopiadoras Sótano (ordenes administrativas)


1

PI-3.3.6-PD4.5

Pago a Proveedores (contrato outsourcing)


0

109

Cuadro 23. División de Mercadeo

DIVISIÓN DE MERCADEO


DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DMI-1.7-FO01 Solicitud campaña publicitaria o evento FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011

Despacho Dirección Mercadeo Promoción Institucional

0

DMI-1.7-FO02 Cotización material impreso FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011


0

DMI-1.7-FO03 Cotización medios de comunicación FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011


0

DMI-1.7-FO04 Plan de campaña publicitaria FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011


0

DMI-1.7-FO05 Informe campaña publicitaria FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011


0

DMI-1.7-FO06 Buzón de sugerencias FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011


0

110




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DMI-1.7-FO07 Carta de compromiso diploma de bachiller

FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011


0

DMI-1.7-FO08 Carta de compromiso EPS FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011


0

DMI-1.7-FO09 Carta de compromiso libreta militar

FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011


0

DMI-1.7-FO10 Programación de pasantías FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011


0

DMI-1.7-FO11 Formulario de inscripción - pregrado

FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011


0

DMI-1.7-FO12 Formulario de inscripción - postgrados

FO 31/08/2009 31/08/2009 31/08/2011


0

111




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DMI-1.7-FO13 Visita a colegios FO 17/09/2009 17/09/2009 17/09/2011


0

DMI-1.7-FO14 Seguimiento a visitas a colegios FO 17/09/2009 17/09/2009 17/09/2011

Despacho Dirección Mercadeo Promoción institucional

0

DMI-1.7-FO15 Reserva de cupo FO 24/09/2009 24/09/2009 24/09/2011


0

DMI-1.7-FO16 Programación de pasantías FO 24/09/2009 24/09/2009 24/09/2011


0

DMI-1.7-FO17 Programación de entrevistas FO 24/09/2009 24/09/2009 24/09/2011


0

DMI-1.7-FO18 Control de refrigerios FO 24/09/2009 24/09/2009 24/09/2011


0

112




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DMI-1.7-FO19 Control conociendo la UAO FO 24/09/2009 24/09/2009 24/09/2011


0

DMI-1.7-FO20 Confirmación Entrevista FO 24/09/2009 24/09/2009 24/09/2011


0

DMI-1.7-FO21 Encuesta eventos FO 24/09/2009 24/09/2009 24/09/2011


0

DMI-1.7-FO22 Encuestas encuentros universidades

FO 24/09/2009 24/09/2009 24/09/2011


0

DMI-1.7-FO23 Encuesta conociendo a la UAO

FO 24/09/2009 24/09/2009 24/09/2011


0

DMI-1.7-FO24 Encuestas actividades facultades

FO 24/09/2009 24/09/2009 24/09/2011


0

113




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DMI-1.7-FO25 Prorroga matricula financiera FO 24/09/2009 24/09/2009 24/09/2011


0

DMI-1.7-MD Manual de Dependencia MD 08/05/2009 08/05/2009 08/05/2011


0

DMI-1.7-MF1 Director de Mercadeo MF 27/11/2000 27/03/2009 27/03/2011


2

DMI-1.7-MF2 Profesional de Mercadeo Apoyo Táctico

MF 27/03/2009 27/03/2009 27/03/2011


0

DMI-1.7-MF3 Profesional de Mercadeo-Admisiones

MF 27/11/2000 27/03/2009 27/03/2011


1

DMI-1.7-MF4 Profesional de Mercadeo de Comunicaciones

MF 27/03/2009 27/03/2009 27/03/2011


0

114




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DMI-1.7-MF5 Auxiliar de Admisión MF 27/03/2009 27/03/2009 27/03/2011


0

DMI-1.7-MF6 Coordinador de Investigación de Mercados

MF 27/11/2000 27/03/2009 27/03/2011


1

DMI-1.7-MF7 Diseñador Grafico MF 27/03/2009 27/03/2009 27/03/2011


0

DMI-1.7-MF8 Auxiliar de Admisión Pregrado MF 27/11/2000 27/03/2009 27/03/2011


1

DMI-1.7-MF9 Auxiliar de Admisión Postgrados MF 27/11/2000 27/03/2009 27/03/2011


1

DMI-1.7-MF10 Secretaria MF 27/11/2000 27/03/2009 27/03/2011


1

115




DOCUMENTO FECHA

EXPEDICION FECHA DE




DMI-1.7-PD1.1

Visita a colegios y empresas PD 01/04/2009 01/04/2009 01/04/2011

Dirección de Mercadeo Promoción Institucional

0

DMI-1.7-PD1.2

Presencia en eventos externos a la institución

PD 01/04/2009 01/04/2009 01/04/2011


0

DMI-1.7-PD1.3

Desarrollo de campaña publicitaria PD 01/04/2009 01/04/2009 01/04/2011


0

DMI-1.7-PD1.4 Logística del evento PD 01/04/2009 01/04/2009 01/04/2011


0

DMI-1.7-PD1.5

inscripción de estudiantes nuevos PD 01/04/2009 21/10/2009 21/10/2011


1

DMI-1.7-PR1 Macro proceso de Gestión Mercadeo PR 13/04/2009 13/04/2009 13/04/2011


0

116

Cuadro 24. Cantidad de Documentos de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera

DEPARTAMENTO TIPO DE DOCUMENTO TOTAL

POR ÁREA

TOTAL POR

DIVISIÓN PR MF MU MD PD FO TRD

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

DESPACHO VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

0 2 0 1 1 1 1 6 835

DIVISIÓN FINANCIERA

DESPACHO DIVISIÓN FINANCIERA 1 3 2 1 16 5 1 29

265

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 0 3 2 1 38 9 1 54

DPTO. ASESORIA DE CRÉDITOS 0 2 1 1 19 4 1 28


0 5 0 1 40 11 1 58

DPTO. KÁRDEX FINANCIERO 0 4 1 1 20 16 1 43


0 2 4 1 13 25 1 46


0 3 0 0 3 0 1 7

DIVISIÓN TECNOLOGÍAS

DESPACHO DIVISIÓN TECNOLOGÍAS 1 3 5 1 1 16 1 28

217

DEPARTAMENTO DE COMPUTO 0 3 1 1 24 6 1 36

DPTO. DE REDES Y TELECOMUNICACIONES 0 6 9 2 49 16 2 84

DPTO. DE SOPORTE TÉCNICO 0 7 0 1 9 10 1 28

DEPARTAMENTO DE MULTIMEDIOS 0 13 0 1 19 7 1 41

117



POR ÁREA

TOTAL POR

DIVISIÓN PR MF MU MD PD FO TRD

DIVISION ADMINISTRATIVA

DESPACHO DIVISIÓN ADMINISTRATIVA 1 2 0 1 3 4 1 12

304

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 0 8 2 1 26 32 1 70


0 8 1 1 16 12 1 39

DEPARTAMENTO DE PLANTA FÍSICA E INFRAESTRUCTURA

0 13 5 1 39 8 1 67

DPTO. EVALUACIÓN ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

0 3 1 1 10 25 1 41


0 2 0 1 12 10 1 26

SECCIÓN DE PUBLICACIONES E IMPRESIONES

0 3 0 1 13 31 1 49

DIVISIÓN DE MERCADEO Y PROMOCIÓN

INSTITUCIONAL

DESPACHO DIRECCIÓN DE MERCADEO Y PROMOCIÓN INSTITUCIONAL

1 10 0 1 5 25 1 43 43

TOTAL DOCUMENTOS 4 105 34 21 376 273 22

118

Cuadro 25. Cantidad de Documentos Actualizados de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera


POR ÁREA

TOTAL %

POR ÁREA PR MF MU MD PD FO TRD

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

DESPACHO VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

0 0 0 0 0 0 1 1 1 17%

DIVISIÓN FINANCIERA

DESPACHO DIVISIÓN FINANCIERA 1 0 0 0 3 2 1 7

121

24%

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 0 0 0 0 2 4 1 7 13%

DPTO. ASESORIA DE CRÉDITOS 0 2 1 1 19 0 1 24 86%


0 1 0 1 36 6 1 45 78%

DPTO. KÁRDEX FINANCIERO 0 4 0 0 12 8 1 25 58%


0 0 1 0 6 1 1 9 20%


0 0 0 0 3 0 1 4 57%

DIVISIÓN TECNOLOGÍAS

DESPACHO DIVISIÓN TECNOLOGÍAS 1 1 0 0 0 0 1 3

125

11%

DEPARTAMENTO DE COMPUTO 0 0 0 0 4 5 1 10 28%

DPTO. DE REDES Y TELECOMUNICACIONES 0 3 8 2 25 14 2 54 64%

DPTO. DE SOPORTE TÉCNICO 0 7 0 1 9 3 1 21 75%

DEPARTAMENTO DE MULTIMEDIOS 0 13 0 1 19 3 1 37 90%

119



POR ÁREA

TOTAL %

POR ÁREA PR MF MU MD PD FO TRD

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA

DESPACHO DIVISIÓN ADMINISTRATIVA 1 0 0 0 0 0 1 2

191

17%

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 0 0 0 0 26 20 1 47 67%


0 0 1 0 12 3 1 17 44%

DEPARTAMENTO DE PLANTA FÍSICA E INFRAESTRUCTURA

0 13 0 1 32 1 1 48 72%

DPTO. EVALUACIÓN ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

0 0 0 0 5 4 1 10 24%


0 2 0 1 12 4 1 20 77%

SECCIÓN DE PUBLICACIONES E IMPRESIONES

0 3 0 1 13 29 1 47 96%

DIVISIÓN DE MERCADEO Y PROMOCIÓN

INSTITUCIONAL

DESPACHO DIRECCIÓN DE MERCADEO Y PROMOCIÓN INSTITUCIONAL

1 10 0 1 5 25 1 43 43 100%

TOTAL DOCUMENTOS 4 59 11 10 243 132 22 481

120

Cuadro 26. Cantidad Total De Documentos De La Vicerrectoría Administrativa Y Financiera

CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

NOMBRE DEL DOCUMENTO CANTIDAD DE DOCUMENTOS

CANTIDAD DE DOCUMENTOS

ACTUALIZADOS

PROCESO 4 4 MANUAL DE FUNCIONES 105 59

MANUAL DE USUARIO 34 11 MANUAL DE DEPENDENCIA 21 10

PROCEDIMIENTO 376 243 FORMATO 273 132

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 22 22

TOTAL DOCUMENTOS 835 481

121

Grafico 1. Cantidad Total De Documentos De La Vicerrectoría Administrativa Y Financiera

CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

4

105

3421

376

273

22

4

59

11 10

243

132

22

0

50

100

150

200

250

300

350

400

PROCESO MANUAL DE FUNCIONES MANUAL DE USUARIO MANUAL DEDEPENDENCIA

PROCEDIMIENTO FORMATO TABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTAL

Tipo de Documento

Can

tid

ad

de

Do

cum

ento

s CANTIDAD DEDOCUMENTOS

CANTIDAD DEDOCUMENTOSACTUALIZADOS

En este grafico se observa la cantidad de documentos que hay en el año 2009 en la división Financiera que incluyen los diferentes departamentos como son: División administrativa, financiera, tecnologías y de mercadeo, con referencia a los diferentes tipos de documentos a nivel general, por ejemplo en procedimientos habían 376 documentos y se actualizaron 243 de ellos.

122

Cuadro 27. Cantidad Total De Documentos De La División Financiera

CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN FINANCIERA



ACTUALIZADOS




TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

7 7


123

Grafico 2. Cantidad Total De Documentos De La División Financiera Vs Tipo de Documento

CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN FINANCIERA VS TIPO DE DOCUMENTO

1

22

106

149

70

71

72 2

81

21

7

0

20

40

60

80

100

120

140

160



Tipo de Documento

Can

tidad

de

Do

cum

ento

s


CANTIDAD DE DOCUMENTOSACTUALIZADOS

En este grafico se observa la cantidad de documentos que hay en el año 2009 en la División Financiera que incluyen los diferentes departamentos como son: Contabilidad y Presupuesto, Kárdex Financiero, Tesorería, Asesoría de Crédito, Suministros - Almacén y el Despacho División Financiera con referencia a los diferentes tipos de documentos, por ejemplo en los formatos procedimientos habían 273 documentos y se actualizaron 132 de ellos.

124

Cuadro 28. Cantidad Total De Documentos De La División De Tecnologías

CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN DE TECNOLOGÍAS



ACTUALIZADOS

PROCESO 1 1

MANUAL DE FUNCIONES 32 24 MANUAL DE USUARIO 15 8

MANUAL DE DEPENDENCIA 6 4 PROCEDIMIENTO 102 57

FORMATO 55 25 TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL 6 6


125

Grafico 3. Cantidad Total De Documentos De La División De Tecnologías Vs Tipo de Documento

CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN DE TECNOLOGÍAS VS TIPO DE DOCUMENTO

1

32

15

6

102

55

61

24

84

57

25

6

0

20

40

60

80

100

120



Tipo de Documento

Can

tid

ad d

e D

ocu

men

tos CANTIDAD DE

DOCUMENTOS


En este grafico se observa la cantidad de documentos que hay en el año 2009 en la División de Tecnologías que incluyen los diferentes departamentos como son: Multimedios, Computo, Redes y Telecomunicaciones, Despacho División de Tecnologías y Soporte Técnico con referencia a los diferentes tipos de documentos, por ejemplo en los procedimientos habían 102 documentos y se actualizaron 57 de ellos.

126

Cuadro 29. Cantidad Total De Documentos De La División Administrativa

CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA



ACTUALIZADOS





7 7


127

Grafico 4. Cantidad Total De Documentos De La División Administrativa Vs Tipo de Documento

CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA VS TIPO DE DOCUMENTO

1

39

9 7

119122

71

18

1 3

100

61

7

0

20

40

60

80

100

120

140

PROCESO MANUAL DEFUNCIONES

MANUAL DE USUARIO MANUAL DEDEPENDENCIA


Tipo de Documento

Can

tid

ad d

e D

ocu

men

tos

CANTIDAD DEDOCUMENTOS


En este grafico se observa la cantidad de documentos que hay en el año 2009 en la División Administrativa que incluyen los diferentes departamentos como son: Recursos Humanos, Servicios Generales, Despacho División Administrativa, Planta Física e Infraestructura, Evaluación, Organización y Métodos, Protección y Control y Publicaciones e Impresiones con referencia a los diferentes tipos de documentos, por ejemplo en los procedimientos habían 119 documentos y se actualizaron 100 de ellos.

128

Cuadro 30. Cantidad Total De Documentos De La División De Mercadeo

CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN DE MERCADEO



ACTUALIZADOS





1 1


129

Grafico 5. Cantidad Total De Documentos De La División De Mercadeo

CANTIDAD TOTAL DE DOCUMENTOS DE LA DIVISIÓN DE MERCADEO VS TIPO DE DOCUMENTO

1

10

01

5

25

11

10

01

5

25

1

0

5

10

15

20

25

30

PROCESO MANUAL DEFUNCIONES

MANUAL DEUSUARIO

MANUAL DEDEPENDENCIA

PROCEDIMIENTO FORMATO TABLAS DERETENCIÓN

DOCUMENTAL

Tipo de Documento

Can

tid

ad d

e D

ocu

men

tos


CANTIDAD DE DOCUMENTOSACTUALIZADOS

En este grafico se observa la cantidad de documentos es igual a la cantidad de documentos actualizados, ya que en este año fue que salio la resolución reglamentando que la División de Mercadeo pertenecía a la Vicerrectoría Administrativa & Financiera

130

Cuadro 31. Porcentaje de actualización por cada División

DIVISIÓN CANTIDAD DE DOCUMENTOS


ACTUALIZADOS

% DE ACTUALIZACIÓN

DESPACHO VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

6 1 17%

FINANCIERA 265 121 46%

TECNOLOGÍAS 217 125 58%

ADMINISTRATIVA 304 191 63%

MERCADEO 43 43 100%

TOTAL DOCUMENTOS 835 481 58%

131

Grafico 6. Porcentaje de actualización por cada División

PORCENTAJE DE ACTUALIZACIÓN POR CADA DIVISIÓN

17%

46%

58%

63%

100%DESPACHO VICERRECTORÍAADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

FINANCIERA

TECNOLOGÍAS

ADMINISTRATIVA

MERCADEO

Esta grafica representa el porcentaje que se actualizo en el año 2009 por cada división, este proceso se viene realizando desde el año 2008, ahí se refleja el porcentaje de actualización efectuado en el transcurso del año; este porcentaje de actualización se formulo con la cantidad de documentos (sumatoria de todos los tipos de documentos por división) actualizados en este año dividido entre la cantidad total de documentos que habían hasta el año 2009. La más representativa fue la división administrativa en donde se actualizó la información hasta un 63%, representado en 191 documentos actualizados.

132

10. CONCLUSIONES

La organización de los procesos en las dependencias de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera permitieron aumentar las ventajas en la aplicación de los manuales de función, procesos, procedimientos implicando mayores niveles de eficacia, la ampliación de la esfera de actuación de los empleados o sea de su satisfacción, y la posibilidad de reaccionar de forma más flexible y competitiva a las circunstancias externas. El hecho de ahorrar tiempo en el desarrollo de las funciones condujo notoriamente a una reducción de actividades innecesarias, que a largo plazo conduce a un incremento en la productividad. Por lo anterior, la actualización efectuada a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Autónoma de Occidente por el estudiante en practica de la Universidad Autónoma de Occidente en compañía de los funcionarios de dicha entidad, fue importante para el crecimiento de los departamentos ya que los funcionarios se involucraron más en los procesos que diariamente ejecutan, conociendo la mejor manera de desarrollar sus actividades y las nuevas normas que aplican a sus procesos. Los documentos debidamente actualizados son un instrumento que facilita el desarrollo de las labores ejecutadas por los funcionarios, ya que presenta de forma secuencial, lógica y sistemática las actividades para la efectiva fluidez de los procesos y les brinda una guía que les permite optimizar su accionar. La actualización de la documentación, permitirá a los funcionarios de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera analizar y cuestionar la manera de desarrollar sus actividades y si estas le están generando valor agregado a los proceso y por ende a la empresa de la cual son parte.

133

11. RECOMENDACIONES

Cuando una empresa tiene documentación actualizada de sus actividades puede establecer controles que contribuyan a perfeccionar su desempeño. En el caso de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, es indispensable contar con manuales actualizados, teniendo en cuenta los cambios frecuentes en la normatividad que la rige y con la finalidad de garantizar la mejora continua de sus procesos para brindar servicios con calidad. En cuanto al trabajo realizado en la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, se exalta la importancia de divulgar los manuales de procesos actualizados a todos los funcionarios que lo integran, con el fin de alcanzar una mayor rotación de las personas entre los diferentes procesos que allí se manejan, logrando así un mejor aprovechamiento del recurso humano mediante la interacción permanente, la retroalimentación continua y pluralizando el conocimiento; generando un óptimo desempeño, el cual se reflejará en el resultado final de la gestión del Departamento.

134

BIBLIOGRAFIA ¿Qué es un cliente? [en línea]. Los Ángeles: Microsoft Corporation, 2009 [consultado 15 de octubre de 2009]. Disponible en Internet: http://www.microsoft.com/business/smb/es-es/rrpp/cliente.mspx

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136

ANEXOS

Anexo 1. DM-3.2.4-FO1 Solicitud de Espacios y Equipos de Producción y Post Producción Audiovisual

FORMATO PARA SOLICITUD DE ESPACIOS Y EQUIPOS DE PRODUCCIÓN Y POST PRODUCCIÓN AUDIOVISUALDepartamento de Multimedios

DM-3.2.4-FO1

1. DATOS BÁSICOS DEL SOLICITANTESEMESTRE

PROGRAMA ACADÉMICO O DEPENDENCIA NOMBRE DEL DOCENTE DEL CURSO

CÉDULA CÓDIGO

AÑOMES

HORA DE INICIO FECHA DE FINALIZACIÓN

DIA AÑOMES

HORA DE FINALIZACIÓN

AM

PM

FECHA DE INICIO

DÍADENTRO DE LA UNIVERSIDAD

FUERA DE LA UNIVERSIDAD

NUMERO DE PARTICIPANTES

AM

PM

Maleta 1Arri 1000

Maleta 4Arri 600

Maleta 2Arri 1000-650

Maleta 5Arri 150

Maleta 3Arri 650

Maleta 6Speedtron

Granangular para F828

MALETAS DE ILUMINACIÓN

2. DATOS DE LA SOLICITUD

3. DATOS TÉCNICOSKITS DE PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL

Tele para F828

LENTES

Mini Jib

Extensión Energía 10 m



Caja Eléctrica

ACCESORIOS

Flex

Dolly

Piaña para Boom

Cargador Baterías Cámara

Kit Micrófono Boom

CANTIDAD

Audio / Pro 1

Audio / Pro 2

Audio / Pro 3

Video / Pro 1

Video / Pro 2

Video / Pro 4

Estudio 1 de Televisión

Estudio 2 de Televisión

Master de Emisión

FECHA DE UTILIZACIÓN

Desde

Hasta

DÍA

DÍA

MES

MES

AÑO

AÑO

ACCESORIOS CANTIDAD

Monitor

ESPACIOS

Video / Pro 3

Número de Horas Requeridas:

CORREO ELECTRÓNICO PRODUCCIÓN A REALIZAR

NOMBRE (S) Y APELLIDO (S) TELÉFONO

Kit 5

Kit 6

Kit 7

Kit 8

Kit 1

Kit 2

Kit 3

Kit 4

Foto / Lab

137

KITS

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS KITS(Estos campos son para uso exclusivo del Departamento de Multimedios)

Cámara DV-CAM DSR- PDX 10

Cables de Línea 2 Extensiones de energía de 5 metrosDos (2) BateríasMaleta de transporteTrípodeFuente de Energía con CableAudífonos Micrófono de mano + cablesMicrófono Boom + cables

BARRAS

KIT 1

Cámara DV AG – DVC 80 P

Cables de Línea 2 Extensiones de energía de 5 metrosMaleta de transporteTrípodeFuente de Energía con CableAudífonos Micrófono de mano + cablesMicrófono Boom + cablesDos (2) baterías

KIT 3

Cámara DVC – PRO 50 DXC – D35 WS + AJ – D90

Maleta de Transporte

Trípode

Fuente de Energía con Cable

Una (1) bateríaKIT 5

Cámara Fotográfica Sony F 828

Maleta de Transporte

Trípode

Memoria Sony de 1 GB


Dos (2) baterías

KIT 6

Cámara Cine Alta

1 Memoria de 8 GB

1 Memoria de 16 GB

Tres (3) Baterías

Maleta de transporte

Trípode


Audífonos

Micrófono de mano + cables XLR

Micrófono Boom + cables

KIT 8

Cables de Línea

2 Extensiones de energía de 5 metros

KITSNo. KIT

Cámara DV- CAM DSR – 450WS

Una (1) BateríaMonitorLuz portátilMaleta de transporteTrípodeFuente de Energía con CableAudífonos Micrófono de mano + cablesMicrófono Boom + cables

KIT 2

Cámara Mini DV 401 PA

Cables de Línea 2 Extensiones de energía de 5 metrosMaleta de transporteTrípodeFuente de Energía con CableAudífonos Micrófono de mano + cablesUna (1) Batería

Cámara HDV

Dos (2) Baterías

Maleta de transporte

Trípode


Audífonos

Micrófono de mano + cables

Micrófono Boom + cables

KIT 7

Cables de Línea

2 Extensiones de energía de 5 metros

2 Extensiones de energía de 5 metrosCables de Línea

Cables USB y Línea

FIRMA DE AUTORIZACIÓN MULTIMEDIOSFIRMA DEL DOCENTE

ESPACIO RESERVADO PARA LA GESTIÓN DE LA COORDINACIÓN DE PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL

BARRASNo. KIT

KIT 4

4. DATOS DE GESTIÓN

138

Anexo 2. DM-3.2.4-FO6 Programación Semanal

DÍA S

L UN E S

M e hag o re sp on sa bl e

d e es te esp ac io y s u s eq u ip os

M A RT E S

M e h ag o re sp ons a bl e

d e e s te e sp aci o y s u s eq u ip os

M IER CO L E S

Me h ag o res po ns ab le

de e ste es pa cio y su s equ ip os

JU EV E S

M e hag o re sp ons a b le

de es te esp acio y s u s eq u ip os

V IE RN ES

M e hag o re sp ons a bl e

d e es te e sp acio y s u s eq u ip os

6 :0 0 - 7 :3 0

7 :3 0 - 9 :00

9:00 - 1 0:30

10 :3 0-1 2:00

12 :0 0 - 2:00

2 :0 0 - 3 :30

3 :3 0 - 5 :0 0

5 :0 0 - 6 :30

6 :3 0 - 8 :00

8 :0 0 - 9 :3 0

* D ota ció n Bá sica: Equip os que se enc ue ntran en el lugar.

DE P A RT AM EN T O D E M UL T IM E D IO S N O M B R E D E L L U G A RPR O G RA M A D O R SE M AN AL

S EM A NA DEL A L D E DE 200 9

H O R AS

139

Anexo 3.DM-3.2.4-FO7 Distribución Diaria de Equipos Móviles

140

Anexo 4. DM-3.2.4-MD Manual de Dependencia

142

Anexo 5. DM-3.2.4-MF1 Jefe del Departamento

147

Anexo 6. DM-3.2.4-MF2 Secretaria

151

Anexo 7. DM-3.2.4-MF3 Auxiliar de Reservas

155

Anexo 8. DM-3.2.4-MF4 Coordinador de Servicios Audiovisuales

159

Anexo 9. DM-3.2.4-MF5 Auxiliar de Depósito

163

Anexo 10. DM-3.2.4-MF6 Auxiliar de Auditórios

166

Anexo 11. DM-3.2.4-MF7 Auxiliar de Bodega

169

Anexo 12. DM-3.2.4-MF8 Coordinador de Producción Audiovisual

173

Anexo 13. DM-3.2.4-MF9 Auxiliar Técnico (Énfasis)

178

Anexo 14. DM-3.2.4-MF10 Auxiliar Técnico – Camarógrafo

181

Anexo 15. DM-3.2.4-MF11 Auxiliar Técnico – Edición

184

Anexo 16. DM-3.2.4-MF12 Auxiliar Técnico – Fotografía

187

Anexo 17. DM-3.2.4-MF13 Auxiliar Técnico – Áudio

190

Anexo 18. DM-3.2.4-PD1.1 Reserva Escrita de Espacios y Equipos Audiovisuales

194

Anexo 19. DM-3.2.4-PD1.3 Reserva del Salón Lile

195

Anexo 20. DM-3.2.4-PD1.4 Entrega y Devolución de Espacios

198

Anexo 21. DM-3.2.4-PD1.5 Entrega y Retiro de Equipos Móviles

199

Anexo 22. DM-3.2.4-PD1.6 Préstamo de Equipos Sin Reserva Previa Para Docentes

200

Anexo 23. DM-3.2.4-PD1.8 Alquiler de Equipos Portátiles Para Estudiantes

206

Anexo 24. DM-3.2.4-PD2.1 Programación Semestral de Espacios y Equipos de Producción Audiovisual Video/lab- Audio/lab.

208

Anexo 25. DM-3.2.4-PD2.2 Reserva Escrita de Espacios y Equipos de Producción Audiovisual video/lab y Audio/lab

212

Anexo 26. DM-3.2.4-PD2.4 Entrega de Espacios de Producción Audiovisual.

214

Anexo 27. DM-3.2.4-PD2.5 Entrega de Equipos de Producción Audiovisual

216

Anexo 28. DM-3.2.4-PD2.6 Manejo del Video/pro

217

Anexo 29. DM-3.2.4-PD2.7 Manejo del Audio/pro

218

Anexo 30. DM-3.2.4-PD2.8 Solicitud de Copiado de Material Audiovisual

220

Anexo 31. DM-3.2.4-PD2.9 Recepción Satelital

221

Anexo 32. DM-3.2.4-PD2.10 Manejo del Foto/lab

222

Anexo 33. DM-3.2.4-PD2.12 Programación Grafica/lab

223

Anexo 34. DM-3.2.4-PD2.13 Préstamo de los Grafica /lab

225

Anexo 35. DM-3.2.4-PD3.1 Reparación de Equipos y Espacios Audiovisuales y de Producción Audiovisual

227

Anexo 36. DM-3.2.4-PD4.1 Acceder al servicio de videoconferencia

REVISIÓN, EVALUACIÓN, ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE …

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