REUNIONES PRODUCTIVASDESARROLLANDO EQUIPOS DE TRABAJO

REUNIONES PRODUCTIVASTEMAS

Normas para las reunionesTcnicas para discusiones efectivasFormatos agendas y minutasEstableciendo sistemas de documentacinMetas de reuniones (desarrollo, educativas(El ciclo de Shewhart), proyecto)Primera reunin (direccin)

REUNIONES PRODUCTIVASNormas para reunionesEs difcil tener reuniones productivas , ya que muy poca gente conoce las reglas y tcnicas necesarias.De hecho, tener reuniones que se mejoren constantemente puede ser tan difcil de lograr como alcanzar las metas de mejoramiento fijadas para el proyecto.

EL Ciclo de Reunin

DISEAR LA REUNIONDesarrollar la agendaDisear el formato

CONDUCIRLA REUNIONAmbientacin y revisin de la agenda.Discutir los puntos.Identificar las actividades de seguimiento.Evaluar la Reunin.

LLEVAR A CABOLAS ASIGNACIONESENTRE REUNIONES

RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA PARALA PROXIMAREUNION

REUNIONES PRODUCTIVASNormas para reunionesUsar agendasTener un facilitadorTomar minutasRedactar la prxima agendaEvaluar la reuninAdherirse a la regla de los 100 km

REUNIONES PRODUCTIVASNormas para reunionesUsar agendas

Se debe designar una persona del equipo a cargo de esta actividad y esta deber enviarse a los participantes de antemano, las agendas debern incluir:

Los puntos de la agenda (en forma breve se describe cada punto a tratar y la razn para la cual se va a discutir).Las personas que van a presentar los puntos (habitualmente la persona que propuso el punto o que tiene mas conocimiento del mismo)Un limite de tiempo (tiempo estimado en minutos)El tipo de punto y si este requiere discusin o una decisin, o si es solo un anuncio)

Bueno, ahora revisemos la agenda una vez ms

REUNIONES PRODUCTIVASNormas para reunionesUsar agendas

Las agendas adems incluyen adicionalmente algunas actividades:

Ambientaciones: actividades cortas (la idea es despejar a los participantes para centrarlos en la reunin).Una revisin rpida de la agenda, en donde pueden aadirse o eliminarse puntos y modificar tiempos estimados.Recesos durante reuniones largas.Evaluacin de la reunin.

REUNIONES PRODUCTIVASNormas para reunionesTener un facilitador

Cada reunin deber tener un facilitador cuya misin es la de mantener enfocada la reunin, normalmente este rol lo juega el lder del equipo o un tercero designado. Funciones del facilitador:Mantener la discusin enfocada en el punto y en movimiento.Intervenir si la discusin se fragmenta en conversaciones mltiples.Con mucho tacto, impedir que alguien sea dominante o pase desapercibido.Concluir las discusiones y vigilar los tiempos.

Funciones del Facilitador

REUNIONES PRODUCTIVASNormas para reunionesTomar minutas

Cada reunin debe tener una persona a cargo de tomar notas de los temas principales y los puntos clave que se trataron, las decisiones tomadas y los puntos que el equipo esta de acuerdo en discutir mas adelante en la reunin o en una reunin futura. Se aconseja rotar esta tarea entre los miembros del equipo.

REUNIONES PRODUCTIVASNormas para reunionesRedactar la prxima agenda Al final de cada reunin , se redactara la agenda para la prxima reunin.

REUNIONES PRODUCTIVASNormas para reunionesEvaluar la reunin

Se debe revisar y evaluar cada reunin, inclusive si otros puntos de la agenda tomaron mas tiempo del fijado. La evaluacin debe incluir decisiones (acuerdos) para mejorar las prximas reuniones y criticas constructivas sobre como se dio la reunin.

REUNIONES PRODUCTIVASAdherirse a la regla de los 100 km

Una vez que se inicia una reunin se espera que cada persona preste su mxima atencin, nadie debe salir de la reunin, tampoco debe ser interrumpido.

REUNIONES PRODUCTIVASTcnicas para Discusiones efectivas.

Cada reunin de equipo debe incluir acciones que faciliten el proceso de discusin, el lder del equipo debe usar tcnicas para hacer las discusiones efectivas; el equipo ser mas exitoso si las aprende y las practica.

REUNIONES PRODUCTIVASLA CLAVE ES LA COMUNICACIN EFECTIVA:

REUNIONES PRODUCTIVAS Nos han sido dados dos ojos, dos odos, y una sola boca, porque nos es ms importante ver y escuchar, que hablar. (Zenn).

Barreras a la Comunicacin:Las palabras.Los prejuicios.Los encasillamientos.Semejanza.Filtros.La suposicin.Los juicios.

REUNIONES PRODUCTIVASTcnicas para Discusiones efectivas.

Pedir clarificacin (Si no se esta claro del punto a discutir o a la lgica de los argumentos, pida claridad acerca de el punto en discusin, pida a los miembros que expliquen las ideas de otra forma) Actuar como porteros (Participacin equitativa, se debe regular a los miembros dominantes)Escuchar (Explore la ideas de otros en vez de discutir o defender cada idea que surge.)

REUNIONES PRODUCTIVASTcnicas para Discusiones efectivas.

Resumir De vez en cuando compilen lo que se haya dicho y presntenlo al grupo en forma resumida.Restringir las divagaciones No permitan ejemplos muy largos o discusiones irrelevantes.Administrar el tiempo La agenda debe ser revisada en sus tiempos de forma que la reunin siga el orden preestablecido en lo posible.

Las reuniones son 28% ms productivas desde que tenemos asiento con disparador para Lopez.

REUNIONES PRODUCTIVASTcnicas para Discusiones efectivas.

Finalizar la discusin Reconozca cuando no hay nada que ganar con discusiones adicionales. Ayude al equipo a terminar las discusiones sobre el asunto.Comprobar el consenso Resuma la posicin del equipo sobre le asunto, presente la decisin que parece haberse tomado y verifique que el equipo esta de acuerdo con el resumen. Evaluar constantemente el proceso de reunin Durante la reunin evalu la calidad de la discusin.

Si no fuera por el caf y los pastelitos esta reunin sera una VERDADERA perdida de tiempo.

REUNIONES PRODUCTIVASFormato de la AgendaREUNION NUMERO:. FECHA:..LUGAR:HORA:NOMBRE DEL PROYECTO:DECLARACION DE LA MISION:.

MIEMBROS DEL EQUIPO ------------------- ------------------- ------------------- ------------------- -------------------

AGENDA TPO / ESTIMADO -------- -------- -------- -------- Evaluacin

RECOMENDACIONES----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

REUNIONES PRODUCTIVASFormato de Reunin (MINUTA)REUNION NUMERO:. FECHA:..LUGAR:HORA:..NOMBRE DEL PROYECTO:..DECLARACION DE LA MISION:...

ASISTENTES/INASISTENTES RESUMEN BREVE DE TOPICOS, DECISIONES CONCLUSIONES Y PROXIMOS PASOS

------------------- ------------------------------------------------------------ ------------------- ------------------------------------------------------------ -------------------AGENDA TPO / ESTIMADO PUNTOS A TRATAR A FUTURO-------- -------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------

EVALUACION REUNION PROXIMA REUNION FECHA: HORA:. LUGAR:. + - PROXIMA AGENDA: ----------------------- -----------------------

REUNIONES PRODUCTIVASEstableciendo sistemas de Documentacin. El proyecto a tratar debe ser documentado, se puede describir mediante una grafica tipo diagrama de flujo, ayudando a los miembros del equipo a llevar la cuenta de los eventos por los que el equipo a pasado y debera pasar. Este sistema de documentacin deber ser administrado por el lder del equipo.

REUNIONES PRODUCTIVASEstableciendo sistemas de Documentacin.

BREVE DESCRIPCION DEL PROYECTOPROYECTO

RAZON DEL POR QUE SE SELECCIONO EL PROYECTODESTACA IMPORTANCIAPARA LOS CONSUMIDORESRAZON PR LACUAL SE SELECCIONO

DETALLE DE LA SITUACION ACTUAL,SE INCLUYEN TODO TIPO DE DATOSDISPONIBLES QUE MUESTRENEL PROBLEMA A RESOLVERO SU ESTADO ACTUAL.ANALISIS DE LA SITUACIONRECOPILACION DE DATOSANALISIS DE DATOSMETAACCIONESEVALUACION

Para que una reunin sea efectiva se requieren los siguientes Roles :

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reuniones

Metas de desarrollo del equipo.Metas Educacionales para las primeras reuniones. Metas del Proyecto para las primeras reuniones

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reuniones

Metas de desarrollo del equipoLlegar a conocerse.Aprender a trabajar en equipo.Resolver los asuntos relacionados con la toma de decisiones.Determinar los servicios de apoyo.Establecer reglas fundamentales para la reunin.

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas de desarrollo del equipoLlegar a conocerse

Presentacin.Conocer habilidades de los miembros.Preferencias individuales.Manera de aprender y trabajar.Aprender a halagarse y a no estar de acuerdo.

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas de desarrollo del equipoAprender a trabajar en equipo

Los miembros del equipo pertenecen a diferentes unidades, departamentos o eslabones en la cadena de mando, denle tiempo para convertirse en equipo.

Todo estaba bien hasta que empezamos a tener Reuniones

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas de desarrollo del equipoResolver los asuntos relacionados con la toma de decisiones. Definir la forma de tomar decisiones.

Modelo EconomicistaModelo de la Racionalidad LimitadaModelo del Favorito ImplicitoModelo Intuitivo

REUNIONES PRODUCTIVAS El Proceso de Toma de DecisionesModelo Economicista (Racionalidad)Identificacin de un problemaIdentificacin de un criterio de decisinAsignacin de pesos a criteriosDesarrollo de alternativasAnlisis de alternativasSeleccin de alternativasImplementacin de alternativasEvaluacin de efectividad de la decisin

PrecioFabricante y ModeloGarantasSoporteConfiabilidadRegistro de Servicio

Confiabilidad 100 Fabricante y Modelo 85Soporte 70Registro de Servicio 25 Garanta 10Precio 10

IdentificacinDe un Problema

IdentificacinDe un criterioDe decisin

Asignacin de Pesosa Criterios

Desarrollo De alternativas

Anlisis deAlternativas

Seleccin deAlternativas

Implementacin de Alternativas

Evaluacin Decisin

NECESITO UN COMPUTADOR?

IBM

ACER IBM AST DEC ZEOS ALR

Proceso de Toma de Decisiones

IBM

REUNIONES PRODUCTIVASPremisas de RacionalidadClaridad del ProblemaOrientacin a MetasOpciones ConocidasPreferencias ClarasPreferencias ConstantesSin Restricciones de Tiempo y de CostoUtilidad Mxima

Limites a la RacionalidadLimitaciones en la capacidad de procesar informacinTendencia a mezclar soluciones con problemasPerspectiva de una ptica limitada (prejuicios, precedentes)Seleccin de informacin por u accesibilidad mas que por su calidadTendencia a seleccionar una alternativa lo que afecta la objetividad del proceso.Las organizaciones imponen restricciones de tiempo y de costo.Intereses divergentes no permiten obtener fcilmente acuerdos en objetivos nicos

REUNIONES PRODUCTIVAS

VentajasProporciona informacin mas completa Genera mas alternativasIncrementa la aceptacin de una solucinIncrementa la legitimidadProporciona informacin mas completa

DesventajaQuitan tiempoDominacin de minorasPresiones para conformarseResponsabilidad ambigua

Toma de Decisiones en Grupo

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas de desarrollo del equipoDeterminar los servicios de apoyo

Cmo tendrn acceso a servicios de mecanografa y reproduccin? Dnde pueden obtener los materiales para las reuniones?

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas de desarrollo del equipoEstablecer reglas fundamentales para la reunin.

AsistenciaPuntualidadLugar de la reuninHora de la reuninReuniones y periodicidadParticipacinReglas de cortesaTareasRecesosInterrupcionesRotacin de quehaceresAgendasMinutas y documentacin

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas Educacionales para las primeras reuniones Explorar los temas de calidadAprender el mtodo cientfico

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas Educacionales para las primeras reuniones Explorar los temas de calidad

Un resumen del movimiento de la calidadEl concepto de la calidadEquipos y cooperacinEl principio de ParetoLa regla del 85/15ProcesosConsumidores y ProveedoresComplejidadVariacin

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas Educacionales para las primeras reunionesAprender el mtodo cientfico

Definiciones Operativas.Herramientas para recopilar informacin.Herramientas para el anlisis de datos.

REUNIONES PRODUCTIVASEL CICLO DE SHEWHART1234

REUNIONES PRODUCTIVASEl ciclo de Shewhart EL CIRCULO DE DEMING O CIRCULO DE CALIDAD DE SHEWHART.l crculo de calidad consiste en 4 etapas: 1.- PLANEAR. En esta etapa primero se definen los planes, y la visin de la meta que tiene la empresa, en donde quiere estar en un tiempo determinado. Una vez establecido el objetivo, se realiza un diagnostico, para saber la situacin actual en que nos encontramos y las reas que son necesario mejorarlas definiendo su problemtica y el impacto que puedan tener en su vida. Despus se desarrolla una teora de posible solucin, para mejorar un punto. Y por ultimo se establece un plan de trabajo en el que probaremos la teora de solucin. 2.- EJECUTAR. En esta etapa se lleva a cabo el plan de trabajo establecido anteriormente, junto con algn control para vigilar que el plan se este llevando a cabo segn lo planeado. Para poder llevar a cabo el control, existen varios mtodos como la grfica de Gantt en la que podemos medir las tareas y el tiempo.

REUNIONES PRODUCTIVASEl ciclo de Shewhart EL CIRCULO DE DEMING O CIRCULO DE CALIDAD DE SHEWHART.l crculo de calidad consiste en 4 etapas:

3.- VERIFICAR. En esta verificacin, se comparan los resultados planeados con los que obtuvimos realmente. Antes de esto, se establece un indicador de medicin, por que lo que no se puede medir, no se puede mejorar en una forma sistemtica. El mejor de los ejemplos puede ser un deportista que entrena para calificar a las olimpiadas, a l se le pone a competir semanalmente con rivales de su mismo nivel, y aqu es cuando puede verificar si en verdad esta logrando aumentar su rendimiento.

4.- ACTUAR. Con esta etapa se concluye el ciclo de la calidad. Por que si al verificar los resultados, se logro lo que tenamos planeado entonces se sistematizan y documentan los cambios que hubo, pero si al hacer una verificacin nos damos cuenta que no hemos logrado lo deseado, entonces hay que actuar rpidamente y corregir la teora de solucin y establecer nuevo plan de trabajo. El Circulo de Calidad se transforma en un proceso continuo de mejora, una vez que se logren los objetivos del primer esfuerzo hay que seguirlo estableciendo, y no dejar de planear, hacer, verificar y actuar hasta resolver la problemtica.

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas del Proyecto para las primeras reunionesEntender su asignacinEntender el procesoIdentificar los recursosDesarrollar un plan de mejoramiento

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas del Proyecto para las primeras reunionesEntender su asignacin Los gerentes han identificado los mejoramientos que se espera que se hagan o las preguntas a las que se espera que respondan. Asegurase que se entiende la asignacin y las expectativas de los gerentes.

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas del Proyecto para las primeras reunionesEntender el proceso Concntrese en conocer el proceso que les fue asignado. Como funciona? Cuales son sus procedimientos? Conozca los consumidores, operadores y vendedores Realice encuestas para identificar los problemas.

En etapas posteriores , determine las causas de los posibles problemas: Utilice:

Entrevistas, Encuestas, Lluvia de idea, El grafico de pareto, Los diagramas causa- efecto, La votacin mltiple, Tcnicas de grupo nominal

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas del Proyecto para las primeras reunionesIdentificar los recursos

Discuta que recursos necesitaran: presupuestos, tiempo, gente, etc. Qu destrezas o habilidades tcnicas se necesitaran, que no se encuentran entre los miembros del equipo?

REUNIONES PRODUCTIVASMetas de las primeras reunionesMetas del Proyecto para las primeras reunionesDesarrollar un plan de mejoramiento.

Antes que el equipo se rena el lder del equipo y el asesor (FACILITADOR) deben redactar un plan de mejoramiento, que divida la tarea asignada al equipo en tareas mas pequeas, y deben identificar tambin la secuencia de actividades necesarias para completar las tareas mas pequeas. (este plan tipo mapa de carreteras que el equipo podra usar en el proyecto debera ser discutido en las primeras reuniones)

REUNIONES PRODUCTIVASPreparndose para la primera reunin (lder del equipo)

Revisar la declaracin escrita de la misin.Definir (Clarificar) funciones.Redactar un plan de mejoramientoIdentificar los datos existentesEstablecer la logstica de las reuniones.Crear una agendaPlanificar como mejorar las reuniones

REUNIONES PRODUCTIVASDirigiendo la Primera Reunion:

Antes de la llegada de los miembrosSaludar a los recien llegadosComenzar a tiempoAmbientacionHacer que los miembros se presentenRevisar el proposito del equipoExplicar las metas de la reunionFamiliarizarse con cada unoDefinir funcionesEstablecer reglas fundamentalesCompletar la agendaEvaluacion

REUNIONES PRODUCTIVASAgenda Modelo (Rutina)

RompehielosRevisin de la agendaInforme sobre asignacionesOtros informes, presentaciones, actividades o discusionesRevisin del estado del proyecto Dnde estamos en nuestro plan?Asignaciones para futuras actividades Qu? Quien?Para Cuando?Eventos futuros. Presentaciones, reuniones especialesRevisar puntos en lista de accionRevisar puntos en la lista FuturaPuntos para agenda de la prxima reuninEvaluacin de la reunin: preguntas y discusin