resumen curso sga iso

8/16/2019 resumen curso sga iso

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La creciente conciencia social sobre la importancia de la protección del medioambiente, las tendencias actuales de la política comunitaria (a través de su reflejo enuna legislación ambiental cada vez más exigente) y la presión de los consumidores yde las instituciones oficiales, hacen que hoy en día ninguna empresa puedapermanecer ajena a la incorporación del factor medioambiental al conjunto deactividades de gestión de una empresa.

El reglamento EMAS de Ecogestión y Ecoauditoría y la publicación de la normaUNE-EN ISO 14001 forman el marco para el desarrollo de una efectiva gestiónambiental en la empresa.

REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

3.2.1. Generalidades de la norma.

La norma UNE-EN ISO 14001, sobre gestión medioambiental, no establecerequisitos más allá del compromiso de la empresa en la política medioambiental, elcumplimiento de la legislación aplicable y la mejora continua . Por este motivo, es posibleel caso de que, por ejemplo, dos organizaciones con distinto comportamientomedioambiental puedan cumplir perfectamente con los requisitos.

Esta norma se aplica a los aspectos medioambientales (y no a los impactos) que la

organización o empresa puede controlar y sobre los que puede esperar tenerinfluencia. Por lo tanto, la implantación del Sistema de Gestión Medioambiental,según esta norma, no asegura necesariamente la mejora del medio ambiente.

Los requisitos de un S.G.M.A. según la UNE-EN ISO 14001 se desarrollarán a lolargo del curso partiendo del siguiente esquema de contenidos:

UNE-ENISO 14001:04

REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTI NMEDIOAMBIENTAL

4.2 POLÍTICA MEDIOAMBIENTAL4.34.3.14.3.24.3.3

PLANIFICACI N Aspectos medioambientales.Requisitos legales y otros requisitos.Objetivos y Metas y Programa de gestión ambiental.

4.44.4.14.4.24.4.34.4.44.4.5

4.4.64.4.7

IMPLANTACI N Y FUNCIONAMIENTOEstructura y responsabilidades.Formación, sensibilización y competencia profesional.Comunicación.Documentación del sistema.Control de la documentación.

Control operacional.Planes de emergencia y capacidad de respuesta.

EL SISTEMA DE GESTI N AMBIENTAL

UNE-ENISO 14001

4.1.


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4.54.5.1

4.5.24.5.34.5.4

COMPROBACI N Y ACCION CORRECTORASeguimiento y medición.

Evaluación del cumplimiento de requisitos legalesNo conformidad, acción correctora y acción preventiva.Registros. Auditoría del sistema.

4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN


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3.2.2. Política Ambiental.

EXPLICACIÓN DEL REQUISITO

La política medioambiental es una declaración pública documentada de una

organización que cumple las siguientes características:

Dirigida a la prevención de la contaminación .

Con el compromiso de:

Cumplimiento de la legislación medioambiental aplicable.

Mejora continua.

Proporciona el marco de establecimiento y revisión de los objetivos y metasmedioambientales.

Adecuada a sus actividades, productos, servicios y aspectos medioambientales.

Debe ser conocida, comprendida, desarrollada y mantenida al día portodos los niveles de la organización.

UNE-EN

ISO 140014.2.

4.2. Política ambientalLa alta dirección debe definir la política medioambiental de la organización yasegurar que:a. es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos medioambientales de sus

actividades, productos o servicios;b. incluye un compromiso de mejora continua y de prevención de la

contaminación;c. contiene un compromiso de cumplir con la legislación y la reglamentación

medioambiental aplicables y con los otros requisitos que la organizaciónsuscriba;

d. proporciona el marco para establecer y revisar los objetivos y metasmedioambientales;

e. está documentada, implantada, mantenida al día y se comunica a todos losempleados;

f. se halla a disposición del público.


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PASOS NECESARIOS

1. La dirección de la empresa debe establecer este compromiso inicial al comienzo delproceso de desarrollo e implantación del sistema, ya que es necesario paradirigir e impulsar la participación en todos los niveles de la organización desdelas etapas más tempranas.

A la hora de decidir el contenido de dicha política medioambiental, deberátener en cuenta, como mínimo, los compromisos que recoge la norma ISO14001. Además, la política deberá considerar aquellos otros compromisos quela empresa suscriba voluntariamente.

La dirección debe tener presente, a la hora de su redacción, que la política sirvede instrumento de comunicación en dos esferas:

Internamente, indicando a los empleados cuáles son sus intenciones encuanto a las cuestiones medioambientales.

Externamente, como una declaración de principios, prioridades eintenciones ante las partes interesadas de la empresa.

2. El desarrollo e implantación de la política medioambiental requiere:

El establecimiento de las responsabilidades y la puesta en marcha de las

medidas necesarias para gestionar las siguientes fases del desarrollo delsistema.

La aceptación por parte de la dirección de sus responsabilidadesmedioambientales, y que compruebe que todos los niveles conocen ytienen presente sus obligaciones.

Asegurarse de que todos los empleados involucrados cuentan con laformación necesaria para cumplir con los requisitos medioambientalesinherentes a su puesto de trabajo y función.

Además, se debe tener en cuenta que esta declaración de intenciones se va amaterializar más tarde en la fase de planificación del sistema; concretamente, enlos criterios de evaluación de los aspectos medioambientales, en la definiciónde prioridades para la mejora del comportamiento medioambiental y en losobjetivos y metas medioambientales. Por tanto, la coherencia debe hilvanar todosestos puntos.


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3. Una vez decidido el contenido, se debe documentar y aprobar por la direcciónde la organización, estableciendo un control documental de dicha políticamedioambiental.

Debido al carácter público de este documento, se tendrá que prever cómo se va a permitir el acceso al mismo de las partes interesadas que lo soliciten y elmodo de difundirlo a todos los niveles de la organización.

Todos los cambios de la política que puedan originarse como consecuenciadel requisito de mantenerla siempre apropiada a la naturaleza, magnitud eimpactos de las actividades, productos o servicios, deberán incorporarse ydifundirse de nuevo en la organización.

POSIBILIDADES

Las empresas pueden tener ya desarrolladas otras políticas , tantocorporativas como de gestión o de aseguramiento de la calidad. La empresapuede optar por incluir en un único documento todos los compromisosadquiridos, sean cual sea su área de actuación, o segregarlos si lo considera asíde mayor utilidad.

La política debe estar refrendada por la dirección , siendo la forma de hacerloelección libre de la empresa. A veces, se firma una copia de la política quedespués se incluye en el manual vigente; otras veces, se aprueba el manual en

conjunto; también cabe la posibilidad de firmar todas las reproduccionesdistribuidas.

En cuanto a las vías de comunicación para asegurarse de que los empleadosconozcan la política medioambiental, la empresa puede utilizar los canales yaestablecidos para otros asuntos: reuniones de personal por departamentos,jornadas masivas, cursos de ingreso para nuevas incorporaciones, repartopersonal de un ejemplar, distribución de copias por los puestos de trabajo, etc.

La difusión externa puede ser tan extensa como la empresa decida. Algunasempresas editan una publicación de dicha política que luego distribuyen

voluntariamente a algunas de sus partes interesadas; otras la difunden encomunicaciones ya establecidas, como revistas, folletos; algunas incluso utilizan supágina Internet para asegurarse una mayor accesibilidad.


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3.2.3. Planificación

ASPECTOS AMBIENTALES


Los aspectos medioambientales hacen referencia a:

PASOS NECESARIOS

Identificación de los Aspectos Medioambientales

1. Se deben identificar los aspectos medioambientales de las actividades,productos o servicios sobre los que tienen control o influencia.

Esto significa que el ámbito de la identificación estará delimitado por laposibilidad de actuación, tanto de control como de mejora, de la empresa sobrelos aspectos medioambientales identificados.

2. Para llevar a cabo la identificación se podrá utilizar el método que la empresaestime oportuno y podrá llevarse a cabo con o sin ayuda externa. Este métodotendrá que ser capaz de asegurar que la identificación no deja fuera alguno de

los aspectos generados por la organización.

UNE-ENISO 14001

4.3.

4.3.1 Aspectos ambientalesLa organización debe establecer y mantener al día el (los) procedimiento(s) paraidentificar los aspectos medioambientales de sus actividades, productos o serviciosque puedan controlar y sobre el (los) que se pueda esperar que tenga influencia,para determinar aquéllos que tienen o pueden tener impactos significativos en elmedio ambiente. La organización debe asegurarse de que los aspectos relacionadoscon estos impactos significativos se consideran cuando se establezcan susobjetivos medioambientales.

UNE-ENISO 14001

4.3.1

Los elementos de las actividades, productos o servicios de una organización quepueden interactuar con el medio ambiente.

Aspectosmedioambientales

Es importante diferenciarlos de los impactos medioambientales, los cuales serían elresultado de esta interacción, tanto si tiene consecuencias positivas comonegativas.

Impactos


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3. El ámbito del sistema abarcará todas las actividades que se desarrollendentro de las instalaciones de la organización, tanto las propiamenteproductivas como las auxiliares, y tanto las realizadas por el personal de laplantilla como por el personal subcontratado.

En empresas de servicios la identificación, en ocasiones, no estará tan unida alemplazamiento físico como a la naturaleza de las actividades que integren laprestación del servicio. Por tanto, el ámbito se definirá en relación con todaslas actividades necesarias para el servicio que puedan afectar al medioambiente.

4. La identificación se deberá realizar en condiciones normales de operación, encondiciones anormales y en situaciones de emergencia. Las condiciones

anormales son aquellas que no se producen habitualmente, pero no generanuna situación difícil, como sí lo hacen los accidentes o las emergencias.

5. Además tendrán que tenerse en cuenta los aspectos medioambientalesderivados de actividades pasadas. Es decir, la empresa deberá informarse delos usos pasados de sus instalaciones con objeto de identificar si haycontaminación histórica, fruto de actuaciones del pasado.

6. Además de la identificación de los aspectos se debe obtener informaciónadicional sobre ellos, como una cuantificación o estimación.

Evaluación de los aspectos medioambientales7. Posteriormente, y con el fin de cumplir con el requisito de seleccionar los

aspectos significativos, la organización deberá establecer unos criterios designificancia. Dichos criterios (en el número que se estime oportuno) deberántener sensibilidad ambiental, ya que se trata de determinar cuáles son lasactividades que generan mayores impactos.

8. Además, será necesario establecer la forma de aplicación de dichos criterios ala batería de aspectos medioambientales identificada. Esta metodología deberádocumentarse de tal manera que se evite la subjetividad en su aplicación

favoreciendo el potencial de comparación entre las distintas evaluacionessucesivas.

Considerando los pasos anteriores, la empresa u organización ya está preparada pararealizar la evaluación de los aspectos, que consistirá en la aplicación de los criteriosde significancia, a través de la metodología, a los aspectos medioambientales.

Como resultado de dicha evaluación se obtendrán tanto los aspectosmedioambientales significativos como los no significativos:


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Los aspectos significativos tendrán que tenerse en cuenta a la hora deestablecer los objetivos, ya que serán los temas prioritarios en nuestramejora medioambiental.

Esta información se generará en las etapas de implantación del sistema,pero necesita mantenerse actualizada; por tanto, el procedimientodeberá contemplar una forma de revisión y actualización para contarsiempre con información fiable e útil.

El procedimiento o método de evaluación será distinto para cadaempresa, pues no existe un método patrón que sea óptimo paratodas. Cada una tendrá que elaborarlo en función de suscaracterísticas.

Además, el método deberá ser sensible a los cambios o mejoras originadasen la empresa y, por tanto, mediante las evaluaciones sucesivas, poderevidenciar el cumplimiento del compromiso de mejora continua.

POSIBILIDADES

Para la identificación de los aspectos medioambientales, puede ser útilemplear la herramienta del diagrama de flujo del proceso como esquemabásico en el cual se podrán identificar los flujos de entrada y salida demateriales, recursos y energías.

Este diagrama de flujo consiste en una sucesión secuencial de todaslas acciones que componen el proceso, representadas en bloquesunidos en orden cronológico. Incluye las actividades auxiliares ocomplementarias.

Además, para la cuantificación podrá completarse el diagrama con unbalance de masas de los flujos identificados, de manera que se puedacomprobar que se tienen todas las cantidades identificadas y no hay partidassin control. La tolerancia admitida a la hora de hacer coincidir el balance demasas estará en función de los métodos de medida empleados para cuantificar

los flujos.

Fuentes de Información para la Identificación de los AspectosMedioambientales

Toda la información necesaria para hacer dicha identificación yevaluación se encuentra en la propia organización, aunque quizás norecopilada para este fin. A continuación se incluyen algunos ejemplosde las fuentes de información que una empresa puede utilizar pararecoger datos medioambientales:


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EJEMPLO DE FUENTES DE INFORMACI N

ENTRADAS SALIDASRecibos de consumos de agua, electricidad,

combustibles. Albaranes de entrega de materiales

consumidos como materias primas omaterias auxiliares.

Fichas técnicas de materiales y productos.Hojas de seguridad de sustancias químicas.Registros de formulación de productos.

Registros de producción.Registros de incidentes o accidentes

medioambientales.Registros de cantidades de residuos

peligrosos generados.Certificados de destrucción de residuos.Recibos de retirada de residuos sólidos.Facturas de la retirada de residuos. Analítica de vertidos, emisiones e

inmisiones.

Medidas de la contaminación sonora.Registros de distribución de los productos.Registros de quejas de clientes, vecinos,

partes interesadas, etc.

La metodología utilizada para la aplicación de los criterios de evaluacióndependerá de los datos disponibles sobre todos los aspectosmedioambientales identificados. Así, existen distintas posibilidadessegún los métodos de evaluación sean:

Cualitativos.Cuantitativos.

Semicuantitativos.

Las organizaciones que dispongan de un diagnóstico inicial podránutilizar sus conclusiones como parte de la identificación de los aspectosmedioambientales. Este diagnóstico no entra en los requisitos de lanorma ISO 14001, aunque el anexo informativo de dicha norma loaconseja como buena práctica de implantación.

Además, aquellas empresas que por ley posean una Evaluación de Impacto Medioambiental ( EIA ), fruto del cumplimiento de un requisito legalaplicable, podrán utilizarla también como fuente de información útilsobre la identificación y evaluación de los aspectos medioambientales.Para eso se necesita tener en cuenta las diferencias de concepto entreuna EIA conforme a la ley y el requisito 4.3.1 de la norma ISO 14001.


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REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS


Se debe desarrollar un procedimiento que describa cómo, a partir de ahora, laorganización va a tener acceso a los requisitos legales medioambientales. De éstos,

identificar los que les sean de aplicación en función de sus actividades, productos oservicios de la empresa y mantener esta información actualizada a la luz de loscambios constantes de la legislación medioambiental.

En este procedimiento también se deberán contemplar los requisitos voluntariamente asumidos por parte de la empresa como pueden ser:

Los códigos de práctica industrial,

Manuales corporativos de la empresa,

Los acuerdos con las autoridades,

Las guías no reglamentarias.

PASOS NECESARIOS

1. Si se ha llevado a cabo una revisión medioambiental inicial, la empresa haidentificado los requisitos legales aplicables, pero en esta etapa de planificaciónes necesario formalizar el proceso.

Para ello, se tendrá que revisar con qué medio cuenta tanto en recursos humanos como en fuentes de información y en función de éstos decidir cuál va

a ser el método elegido para cumplir con el requisito.

2. Se debe tener en cuenta a la hora de elaborar el procedimiento que la funciónde los requisitos legales identificados, es asegurar que los responsablesconocen y comprenden las obligaciones formales y materiales establecidas enla legislación y asegurar su cumplimiento. Por tanto, no es un procedimientoque sólo implique al responsable de su identificación sino a todo el personalimplicado en cuanto a sus obligaciones en la práctica.

A la vez que se decide el método se deberá designar el responsable de sucumplimiento y documentarlo.

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitosLa organización debe establecer y mantener al día un procedimiento para laidentificación y el acceso a los requisitos legales, y otros requisitos a los que laorganización se someta que sean aplicables a los aspectos medioambientales desus actividades, productos o servicios.

UNE-ENISO 14001

4.3.2


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3. El procedimiento no debe dejar a un lado una parte esencial del requisito quees la actualización de la información, la cual deberá realizarse de maneraperiódica. Dicha periodicidad deberá decidirse en función de la disponibilidadde datos y de la frecuencia de cambio de los requisitos aplicables, para que seasuficiente para garantizar el conocimiento del marco legal de referencia.

4. Para cerrar el ciclo el procedimiento podría incluir o referenciar cómo se van acomunicar los requisitos legales identificados a los responsables de sucumplimiento.

POSIBILIDADES

Para la actualización periódica de los requisitos legales aplicables, laempresa puede consultar diferentes fuentes tales como:

La Administración Medioambiental competente.

Las asociaciones o agrupaciones industriales.

Las bases de datos existentes en el mercado.

Los servicios profesionales especializados.

Habrá que tener en cuenta que ninguna de las fuentes citadas es

completa en sí misma y que, por lo tanto, sería convenientecombinar varias de ellas para recoger todo el espectro legislativo.

OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES

4.3.3 Objetivos y Metas Ambientales.

La organización debe establecer y mantener documentados los objetivos y metasmedioambientales, para cada una de las funciones y niveles relevantes dentro dela organización.

Cuando se establezcan estos objetivos, la organización debe considerar los

requisitos legales y de otro tipo, sus aspectos medioambientales significativos, susopciones tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y de negocio, asícomo la opinión de las partes interesadas.

Los objetivos y metas deben ser consecuentes con la política medioambiental,incluido el compromiso de prevención de la contaminación.

UNE-ENISO 14001

4.3.1


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EXPLICACIÓN DEL REQUISITOLos objetivos y metas medioambientales constituyen la concreción de la políticamedioambiental de la empresa y de los compromisos en ella asumidos.

De los objetivos medioambientales derivan las metas:

El establecimiento de los objetivos es un punto clave del sistema, ya que es laherramienta por la cual la empresa define su velocidad de mejora delcomportamiento medioambiental. Por este motivo, la elaboración de los objetivos yde las metas medioambientales debe cumplir una serie de características que losotorgue la suficiente validez dentro del Sistema de Gestión Medioambiental.

Se deben establecer y mantener debidamente documentados para cada nivel y función profesional relevante dentro del organigrama de la empresa.

Deben considerarse , a la hora de establecer los objetivos, los requisitos

legales, los aspectos medioambientales significativos de la organización,las necesidades de las partes interesadas, las tecnologías opcionales alalcance de la organización, los requisitos financieros y operacionales ode la empresa, etc.

Ser coherentes con el compromiso de mejora continua del medioambiente.

Mostrar la coherencia con la política medioambiental , que a su vez incluirá elcompromiso de prevención de la contaminación.

Los objetivos son los puntos de mejora internos de la empresa, cuantificados, enla medida de lo posible, y aplicables a toda la organización o a un aparte.

ObjetivosMedioambientales

Las metas medioambientales constituyen requisitos detallados de actuación conel fin de alcanzar dichos objetivos.

MetasMedioambientales


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PASOS NECESARIOS

1. El primer paso para el establecimiento de objetivos y metas es decidir quépuntos débiles (identificados en la revisión previa o en la evaluación deaspectos medioambientales) son prioritarios. Esto no significa la obligación deponer un objetivo para cada uno de los anteriores, sino de tenerlos en cuentapara fijar los objetivos

Este proceso se debe llevar a cabo por los responsables designados en ladocumentación del sistema.

2. Sin embargo para establecer los objetivos la empresa también puede tener enconsideración información importante no para el medio ambiente pero sí parala empresa como son:

Las opiniones de las partes interesadas. Es decir, la empresa puededecidir establecer un objetivo de mejora en función del grado desensibilidad de un problema medioambiental, tanto esté asociado o no aun aspecto medioambiental significativo.

Los cambios legislativos en materia medioambiental. Se puedenestablecer objetivos para anticiparse a cambios de legislación, con elobjeto de cumplir los nuevos requisitos o simplemente considerarlomás estratégico para la empresa por tener asociadas determinadas

responsabilidades.

Las opciones tecnológicas de mejora disponibles. A la hora dedecidir sobre cuáles de nuestros aspectos significativos podemos actuartenemos que tener en cuenta las distintas opciones posibles.

Las opciones financieras para llevar a cabo las mejoras. Estecriterio constituirá un último filtro en función de los recursosdisponibles para llevar a cabo determinadas medidas de mejora.

3. Cuando se hayan decidido los objetivos medioambientales deberán

documentarse de manera que se pueda identificar cuáles son los vigentes encada momento.

4. Por último la gestión integrada exige que todos los niveles de la organizaciónconozcan y dispongan los distintos objetivos y metas a conseguir.


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CONSEJOS

Las metas, o en su ausencia los objetivos, deben ser lo más específicas posiblesy cuantificables con objeto de desterrar la subjetividad y de poder medir laevolución en el tiempo con mayor fiabilidad.

Es recomendable la definición de sus correspondientes indicadores de medida. Estos deben ser utilizados como base del sistema de evaluación delcomportamiento medioambiental, el grado de cumplimiento de los objetivos ymetas medioambientales fijados y los progresos realizados. En el seno delcomité 207 de ISO se está elaborando la norma 14031 acerca de la evaluacióndel comportamiento medioambiental mediante el uso de indicadores.

Además de evaluar la tendencia favorable o no del cumplimiento delos objetivos, puede ser útil en algunas ocasiones revisar los mismos sise tiene información suficiente que nos ponga en evidencia su falta deadecuación.

Es aconsejable que el cumplimiento de las metas medioambientales sea uncomponente de responsabilidad personal y de la valoración de la actuación delos trabajadores. Pero la dirección tendrá que dar mensajes coherentes dentrode su definición de gestión con el interés de su cumplimiento prioritario. Estosdos factores contribuirán a que el personal involucrado integre el sistema en su

práctica diaria y no lo perciba como algo ajeno.

EVOLUCIÓN DE LOS OBJETIVOS MEDIOAMBIENTALES

Al mismo tiempo que se ha producido una evolución del concepto de gestiónempresarial ha ido evolucionando la actitud hacia la gestión medioambiental.

El concepto de gestión empresarial comienza centrándose en las característicasdel producto, conforme la competencia iguala las ofertas, los aspectos diferenciales se

van centrando en la empresa . Posteriormente, se ha dado un giro de orientación a lasnecesidades del cliente y, en estos momentos, enfatiza la importancia del marketing como principal estrategia de la gestión empresarial.

Mientras tanto, la actitud hacia la gestión medioambiental ha pasado por variasetapas: desde la indiferencia total hacia temas colaterales a la producción, y pasandode una actitud defensiva por sus posibles repercusiones negativas en la empresa, hastauna actitud preventiva que nos aleje de esa problemática. Más recientemente sepercibe como una estrategia más, integrada dentro de la gestión empresarial. Unaestrategia que aporta una serie de beneficios y ventajas a la organización como sonla reducción y prevención de costes, la mejora de la imagen de la empresa, unautilización adecuada de los recursos naturales, la mejora de los procesos, etc.


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PROGRAMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL


En este programa se debe especificar cómo se van a cumplir los objetivosmedioambientales previamente establecidos y aprobados.

Como ya se ha indicado previamente, los objetivos deben ser cuantificables -en lamedida de lo posible- y estar referidos a unos plazos para su ejecución. Además,debe señalarse los recursos necesarios y el personal disponible para la puesta en marcha dedichos objetivos

El programa de gestión medioambiental es la concreción práctica de los objetivos ymetas, con los cronogramas para cada uno de ellos. Consiste en disponer de metasestablecidas para cada nivel de la organización, con los medios y recursos adecuadospara su puesta en funcionamiento y un calendario que señale las fechas decompromiso para su consecución. Este programa se modificará cuando seanecesario debido a proyectos de nuevos desarrollos , productos o servicios.

INDIFERENCIA

PRODUCTOS

DEFENSIVA

EMPRESA

PREVENTIVA

CLIENTE

ESTRATEGIA

MARKETING

EVOLUCI N DE LA ACTITUD DEGESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

EVOLUCI N DEL CONCEPTODE GESTIÓN EMPRESARIAL

Programa (s) de gestión medioambiental

La organización debe establecer y mantener al día un programa o programas paralograr sus objetivos y metas. Debe incluir:

a) Asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas encada función y nivel relevante de la organización.

b) Los medios y el calendario en el tiempo en que han de ser alcanzados.

Si un proyecto se relaciona con nuevos desarrollos y actividades, productos oservicios nuevos o modificado, el programa o programas, deben modificarse,donde sea necesario, para asegurarse de que la gestión medioambiental se aplica atales proyectos.

UNE-ENISO 14001


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Para afrontar la gestión medioambiental se hace necesaria la asignación deresponsabilidades a diversas personas de la organización, de manera que se cubrantodas las actividades reflejadas en las metas medioambientales.

PASOS NECESARIOS

1. Lo primero es ver la necesidad de desarrollar los objetivos en metas másespecíficas, dependiendo de la complejidad de la organización y de la utilidadde este desglose como parte de la concienciación y sensibilización de losimplicados.

2. Una vez decidido las distintas acciones necesarias, se deben buscar dentro delos recursos disponibles a las personas más apropiadas para que seresponsabilicen de cada tarea o para que la ejecute. Habrá que reflexionaracerca de la necesidad de ayuda externa, tanto en cuanto a recursos como ainversiones en adquisiciones necesarias, formación, etc., y por tanto asignar losmedios para cubrir dichas necesidades.

3. El siguiente paso será estimar el tiempo necesario para que se alcancen losobjetivos y las metas planificadas, estableciendo el calendario gradual deactuación. Estas decisiones pueden estar muy condicionadas por el pasoanterior.

4. Todo lo decidido hasta el momento deberá documentarse, aprobarse por los

responsables de su elaboración, pensemos que la firma en este documentocompromete a asignar los recursos y a hacer todo lo posible para alcanzar losplazos.

5. Además deberá darse a conocer a todos los niveles implicados en surealización e incluso, puede ser necesario en aquellos niveles no implicadosdirectamente en su realización pero cuyas actividades puedan tener influenciaen su cumplimiento.

6. Es necesario que se adecuen e incluyan en el programa los cambios que serealicen en cuanto al desarrollo de nuevos productos, ampliación de actividades

o modificación de los procesos que hagan referencia a alguno de los proyectosincluidos en el programa, para asegurar que se aplica la gestión medioambientala ellos. Normalmente los nuevos proyectos representan una oportunidad deutilizar nuevas técnicas o prácticas con menor efecto medioambiental.

POSIBILIDADES

El contenido del programa medioambiental puede ser el siguiente:

La descripción de las acciones específicas.

El nivel de aceptación del objetivo para cada paso.


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La persona o grupo responsable de llevar a cabo cada acción.

Los principales pasos a tomar.

El calendario en que se compromete a alcanzarlos.

Los recursos económicos y humanos necesarios.

Método de revisión y modificaciones del contenido del programa.

Los programas son la herramienta que ayuda a la empresa a su mejora delcomportamiento medioambiental, por tanto:

3.2.4. Implantación y Funcionamiento

ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES

Los programas deben ser una herramientadinámica

UNE-ENISO 14001

4.4.

4.4.1 Estructura y responsabilidades

Las funciones, las responsabilidades y la autoridad deben estar definidas ydocumentadas, y se debe informar al respecto para facilitar la eficacia de lagestión medioambiental.

La dirección debe proveer los recursos esenciales para la implantación y controldel Sistema de Gestión Medioambiental. Estos recursos incluyen tanto recursoshumanos y conocimientos especializados como recursos tecnológicos yfinancieros.

La alta dirección de la organización debe asignar uno o varios representantesespecíficos que, sin perjuicio de otras responsabilidades, deben tener definidassus funciones, autoridad y responsabilidad para:

a) Asegurar que los requisitos del Sistema de Gestión Medioambiental estánestablecidos, implantados y mantenidos al día de acuerdo con esta normainternacional.

b) Informar del funcionamiento del Sistema de Gestión Medioambiental a laalta dirección para su revisión y como base para la mejora del Sistema deGestión Medioambiental.


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Para conseguir implantar el Sistema de Gestión Medioambiental es necesario definir"quién es quién" en la empresa, "quién hace qué" y, además, asignar y definir lasresponsabilidades y sobre quién recaen.

La dirección debe asumir la responsabilidad última del desarrollo y la implantación delsistema, a la vez que debe asignar responsabilidades para su funcionamiento.

El organigrama es esencial para definir la estructura organizativa del sistema. Éstedebe mostrar la estructura jerárquica de la organización respecto a los temasmedioambientales, así como las relaciones entre diferentes áreas.

Las responsabilidades relativas a cada uno de las funciones deben ser definidasdocumentalmente , igual que las interrelaciones del sistema.

PASOS NECESARIOS

Dentro del sistema se distinguen dos tipos de responsabilidades de ámbitogeneral:

Actividades Directivas. Corresponden a la dirección general y,dependiendo de la complejidad estructural, a otros niveles de dirección.

Actividades Técnicas. Corresponden a cargos técnicos dentro de laorganización, de los cuales el representante de la dirección es unejemplo. Entre las tareas asignadas a estos se encuentran:

Identificar los aspectos medioambientales.

Desarrollar y utilizar los procedimientos.

Ejemplos de este tipo de responsabilidades:

Fijar la política medioambiental de la empresa.Diseñar la programación y gestionar las actividades desarrolladas.Establecer los respectivos objetivos medioambientales.Definir las responsabilidades.Proporcionar los medios y recursos necesarios.Revisar el sistema implantado y su seguimiento posterior.


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Elaborar toda la documentación relacionada con la marcha delsistema.

Hacer el seguimiento y control operacional de las actividades.

Llevar a cabo la generación de registros.

El representante de la dirección. Debe estar formalmente designadopor la dirección y ser alguien con capacidad ejecutiva para que seresponsabilice del sistema.

La norma le asigna dos responsabilidades:

Garantizar que los requisitos del sistema están establecidos,implantados y actualizados de acuerdo a la norma.

Informar del funcionamiento del Sistema de GestiónMedioambiental a la alta dirección para su revisión, como basepara la mejora continua.

Además, podrá realizar otras tareas, pero debe tener la autoridadnecesaria en la empresa para garantizar que el sistema está funcionandode manera efectiva.


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CUADRO DE RESPONSABILIDAES EN MATERIA AMBIENTAL

Este cuadro es un ejemplo orientativo sobre como se puede documentar losresponsables (R) y los que deben participar (D) en las funciones relativas a la gestiónmedioambiental.

FUNCIONES DE GESTIÓNMEDIOAMBIENTAL

DGENER AL

DTTECNICO

COMPR AS

PRODUCCION

C ALID AD

M. AMBIENTE

COMERCI AL

FIN ANZ AS

R.HUM ANOS

Política M.A. R D D D D D D D D

Objetivos y Metas * * * * * * * * *

Programa ** ** ** ** ** ** ** ** **

Documentación R D D D D D D D

Revisión Sistema R D D D

Control operacional R D R D R

Acciones correctoras D D D D D R D D D

Auditorías D D D D D R D D D

Comunicación externa R D

Formación D R

Comunicación interna D D R

Identificación de aspectosmedioambientales

R

* No tiene porque existir en todas las áreas a la vez. Siempre en relación con unamejora continua (Ver definición UNE-EN-ISO 14001).

** En función de objetivos y proyectos relativos a nuevos desarrollos, productos,etc.


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FORMACIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y COMPETENCIA PROFESIONAL


Para que todo el personal cumpla de forma eficiente con sus obligaciones necesitaposeer la formación necesaria en cuanto a conocimientos, experiencia y habilidades.

La eficacia de un Sistema de Gestión Medioambiental depende, en gran medida, dela actitud positiva de todos los miembros de la empresa.

La forma de conseguirlo es doble: por una parte, se requiere una adecuadaformación para realizar su trabajo, y, por otra, que estén suficientementesensibilizados.

PASOS NECESARIOS

1. Para ello, en primer lugar, es necesario la identificación de las necesidades deformación. Estas necesidades surgirán, por ejemplo, de:

Comparar la formación definida como necesaria para un puestodeterminado con la que posee el personal asignado.

De las no conformidades del sistema cuya causa sea la falta deformación.

De los resultados asignables a determinadas funciones.

UNE-ENISO 14001

4.4.24.4.2 Formación, Sensibilización y competencia profesional

La organización debe identificar las necesidades de formación. Se requeriráque todo el personal cuyo trabajo pueda generar un impacto significativosobre el medio ambiente haya recibido una formación adecuada.La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para hacerconscientes a sus empleados, miembros de cada nivel o función relevante que:a) La importancia del cumplimiento de la política medioambiental y de los

procedimientos y requisitos del Sistema de Gestión Medioambiental.b) Los impactos medioambientales significativos, actuales o potenciales, de

sus actividades y de los beneficios para el medio ambiente de un mejor

comportamiento personal.c) Sus funciones y responsabilidades en el logro del cumplimiento de lapolítica y procedimientos medioambientales; y de los requisitos delSistema de Gestión Medioambiental, incluyendo los requisitos relativos ala preparación y a la respuesta ante situaciones de emergencia.

d) Las consecuencias potenciales de la falta de seguimiento de losprocedimientos de funcionamiento específicos.


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2. Por tanto, se necesitará definir las características de los puestos de trabajoque puedan tener influencia en la gestión medioambiental, para posteriormenteasegurarse de que todo el personal cuya actividad pueda generar un impactosignificativo haya recibido la formación necesaria y posea la competenciaprofesional adecuada.

3. Habrá que dar respuesta a los temas pendientes de formación que no cubre elcumplimiento de todos los requisitos del sistema referidos a este apartado, yaque es necesaria la tarea de sensibilización de este mismo personal. Enalgunos casos, la actuación conforme o no al sistema no se origina por la faltade conocimientos, sino por la falta de concienciación de las repercusiones quepuede originar no seguirlo.

Por esta razón, resulta esencial establecer los procedimientos esenciales paraque todos los niveles de la estructura organizativa se hagan conscientes de laimportancia del cumplimiento de la política y de los requisitos del sistema y desus funciones concretas en esta área. Igualmente, es importante que tomenconciencia de los impactos significativos derivados de sus actividades y de laconsecuencia de incumplir el seguimiento de los procedimientos.

Este requisito se relaciona con la comunicación interna , ya que ésta es laherramienta más poderosa para sensibilizar y comunicar con eficacia losmensajes que pueden cambiar hábitos o actitudes.

4. El último paso será comunicar a toda la organización los procedimientosque se establecen para la formación, sensibilización y competencia profesional,de manera que se conozca la forma de obtener la formación necesaria y loscanales establecidos para ello. Si la empresa posee esta sistemática, se podráintegrar en ella la formación medioambiental.

5. El nivel de la formación dependerá de la influencia de las actividadesdesempeñadas en relación con el medio ambiente. Así, existen dos perfiles quese mencionan en la norma que, por su influencia en el sistema, deberágarantizarse que poseen los conocimientos necesarios para llevar a cabo lasfunciones asignadas en el sistema:

El representante de la dirección.

Los auditores medioambientales.

6. Además de este proceso descrito, no debe dejarse sin cubrir las necesidades deformación para el personal de nueva incorporación, que, si bien puedeposeer toda la formación académica y experiencia necesaria, desconocerá laestructura del sistema y sus implicaciones para el desarrollo de sus futurasfunciones.


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EL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL.

POSIBILIDADES

Comúnmente se utiliza para dar respuesta a esta formación una planificaciónmediante programas de formación . Estos programas pueden ser comunes a todaslas necesidades de la empresa en otras materias o específicos, y contener, entreotros, los siguientes elementos:

Las necesidades identificadas.

La planificación de las actividades para dar las respuestas.

La forma de elección del responsable interno o externo deimpartirla.

La evaluación a posteriori de la formación recibida

COMUNICACIÓN


Uno de los requisitos es dar a conocer, internamente y a las partes interesadas, elSistema de Gestión Medioambiental que se implanta en la empresa u organización.Por este motivo, se deben elaborar los procedimientos para desarrollar las vías decomunicación sobre los asuntos relativos a la gestión, la política, las actuaciones ylos aspectos medioambientales.

La comunicación se desarrollará atendiendo tanto a la comunicación intern a, es decir, atodos los niveles y a todas las funciones participantes de la gestión medioambientaldentro de la empresa, como a la comunicación externa , referida a la recepción, ladocumentación y las respuestas a las comunicaciones relevantes de las partes

interesadas.

UNE-ENISO 14001

4.4.3

4.4.3 Comunicación

En relación con los aspectos medioambientales y el Sistema de GestiónMedioambiental, la organización debe establecer y mantener al díaprocedimientos para:

a) La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de laorganización.

b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partesinteresadas externas.

La organización debe considerar procesos para comunicaciones externas en susaspectos medioambientales significativos y registrar las decisiones en esecampo.


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La comunicación incluye el establecimiento de procesos de información, interna yexternamente, de las actividades de la organización.

PASOS

La distinción entre comunicación interna y externa responde sólo al propósito deser más claros, pues no resultaría necesario debido a que los requisitos de ambas soncoincidentes en muchos puntos y pueden integrarse en un mismo documento.

Comunicación Interna.

7. A la hora de establecer el proceso para dar respuesta a la comunicación interna,lo primero que hay que plantearse son los objetivos que deben cubrirse condicha comunicación. Éstos son:

Comunicar a todos los empleados de la organización tanto la políticamedioambiental como las líneas estratégicas del S.G.M.A.

Explicar las razones para la implantación del sistema y qué se pretendeobtener con su puesta en marcha.

Sensibilizar sobre la importancia del factor medioambiental en el futuroy la necesidad de participar activamente en su protección a través debuenas prácticas de gestión integradas en el resto de las políticas de

empresa.

Motivar suficientemente a los empleados para que colaboren y sesientan involucrados en la implantación y el desarrollo del sistema.

Establecer vías de comunicación que posibiliten los flujos deinformación tanto en sentido ascendente como descendente.

8. Estos requisitos afectan a todos los empleados de la organización y, por tanto,habrá que:

Plantearse cómo va a ser el método según el público objetivo.Documentar estos métodos y difundirlos a toda la organización.

9. Es importante que este procedimiento se implante, es decir, que sea una víaefectiva, fluida y utilizada habitualmente por la organización, y no sólo unprocedimiento casi de urgencia. Además, deben crearse los registros quedemuestren su utilización.


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Comunicación externa

Los pasos que hay que seguir para la comunicación externa son los mismos que enla comunicación interna.

10. Los objetivos perseguidos por la comunicación son:

Demostrar el compromiso medioambiental de la organización.

Ocuparse de las reacciones causadas por las cuestiones relativas a losproblemas medioambientales.

Informar a cualquier parte interesada sobre el Sistema de Gestión

Medioambiental implantado y sus resultados.Estimular la comprensión y aceptación de los esfuerzos realizados porla empresa para mejorar su comportamiento medioambiental.

11. El público objetivo está formado por las diferentes partes interesadas quepuedan solicitar información o aquellas otras a las que la empresa quieratransmitírsela de forma voluntaria.

La norma ISO 14001 incluye una definición de parte interesada según la cualcualquiera puede personarse como tal. Por tanto, la organización no puederestringir el concepto a su voluntad.

Aunque no exclusivamente, se pueden identificar como partes interesadas a lassiguientes:

Organismos estatales, autonómicos o locales.

Grupos de presión.

Medios de comunicación.

Asociaciones de consumidores o de vecinos.

Inversores y accionistas.

Clientes.

Competidores.

Organizaciones empresariales.

Empleados.


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La importancia relativa de cada grupo o individuo depende de la naturaleza ycircunstancias de la empresa. Éstos pueden expresar su opinión o simplementesolicitar información a la empresa. Estas comunicaciones deben percibirsecomo oportunidades de corregir problemas medioambientales o percepcioneserróneas de las actividades de la empresa.

12. Además, hay que escoger el método por medio de alguno de los canales que sepueden emplear para dar respuesta a dicho requisito y documentarlo.

13. Y por último, hay que implantar la vía elegida y dejar registros de lascomunicaciones producidas.

POSIBILIDADES

Puede ser importante incluir a los empleados de contratas ex ternas quedesarrollan sus actividades en las instalaciones de la empresa, lossubcontratistas ajenos o los suministradores, dependiendo de la importanciade sus actividades para el sistema.

Existen numerosos canales de comunicación interna que la organización puedeutilizar: tablones de anuncios, buzones de sugerencias, informes o memoriasanuales, boletines o revistas de comunicación interna, jornadas de convivencia,programas de divulgación, iniciativas para incentivar y los canales clásicosentre la estructura departamental de la empresa.

Además de la comunicación por todas estas vías, es fundamental el papel de lacomunicación no verbal. Los mensajes transmitidos mediante los recursosasignados, los presupuestos, las prioridades de dirección, etc. deberán sercoherentes con los mensajes expresados verbalmente y, por supuesto, con loscompromisos públicos asumidos en la política medioambiental; ya que, encaso contrario, se originaría una gran confusión por el cruce de mensajesopuestos.

Para la comunicación externa se pueden utilizar los siguientes canales:

Teléfono de asistencia.

Revista de noticias.

Noticias en prensa, radio, etc.


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Jornadas de puertas abierta.

Visitas a las instalaciones.

Videos divulgativos.

Informes sobre la gestión medioambiental.*

Puede ser útil tener previsto la comunicación en situaciones de crisis para asegurarse, enla medida de lo posible, de que se ofrecerá una información suficiente llegado elcaso. Esta información se difundiría tanto interna como externamente paraevitar especulaciones por falta de conocimiento.

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

EXPLICACIÓN DEL REQUISITODe acuerdo con el modelo de gestión medioambiental elegido, se preparará ladocumentación básica, que normalmente se denomina manual de gestiónmedioambiental, y se definirá el resto de la documentación necesaria. El objeto esestablecer y mantener información de la descripción de los elementos centrales delSIGMA y de las interacciones que éstos conllevan.

No es obligatorio que la empresa cuente con un manual como tal, sinembargo, es la forma más habitual de cumplir con el requisito dedocumentación del sistema.

Aparte de este manual, que se refiere a la columna vertebral de la documentacióndel sistema, es necesario desarrollar otro tipo de documentación, como son los

procedimientos.

* Sobre este tema se podrá encontrar más información en el capítulo sobre la declaración medioambiental del Reglamento EMAS.

UNE-ENISO 140014.4.4

4.4.4 Documentación del Sistema de Gestión Medioambiental

La organización debe establecer y mantener al día, en papel o en formatoelectrónico, la información para:a) Describir los elementos básicos del sistema de gestión y su interrelación.b) Orientar sobre la documentación de referencia.

Es el conjunto de documentos utilizados para describir todas las normas odisposiciones tomadas por la empresa con el objeto de realizar una adecuadagestión medioambiental.

Manual de GestiónMedioambiental


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Los procedimientos reportan una mayor probabilidad de la"reproducibilidad" del proceso y favorecen la ejecución de lasactividades de forma controlada. También son útiles para minimizar loserrores humanos y homogeneizar los procesos.

En función de la complejidad documental del sistema, se podrán crear documentos

más específicos como son las instrucciones.

PASOS NECESARIOS

14. Lo primero que hay que hacer a la hora de desarrollar la documentación esidentificar las actividades cuya ejecución tenga que regularse por ladocumentación. De manera general, estas actividades serán las específicas de la

implantación del sistema, más todas aquellas que, aunque no estánespecificadas en la norma, son necesarias para el cumplimiento de losrequisitos que se exigen.

Evidentemente, las actividades descritas varían de una empresa a otra según eltipo de sector, instalaciones, productos, servicios, así como el tamaño ycomplejidad de la organización.

15. Identificadas las actividades, se deberá decidir los tipos de documentos necesarios para cubrir las exigencias.

16. Una vez que se identifica la necesidad de elaborar un determinadoprocedimiento de trabajo, se deberá definir la sistemática que hay que seguirpara la redacción, aprobación y distribución de dicha documentación. Estoincluirá la designación de los responsables de llevar a cabo todas las etapas deldesarrollo de la documentación, que pueden ser las siguientes:

Revisar prácticas actuales.

Analizar prácticas actuales.

Desarrollar el borrador del procedimiento.

Los procedimientos son todas las acciones, recogidas por escrito y ordenadascronológicamente, que se llevan a cabo para cumplir con una función específicade la empresa.

Procedimiento

La documentación es la herramienta que marca la“trazabilidad” del sistema


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Distribuir el borrador para su comentario.

Revisar comentarios y corregir.

Distribuir para su aceptación.

Obtener aprobación.

Distribuir para su uso.

Ejecutar

Controlar y revisar.

POSIBILIDADES

Existen distintos tipos de documentos necesarios para cubrir las exigencias de lanorma de referencia. Se pueden agrupar de la siguiente forma:

Nivel I: Política medioambiental y manual de gestión medioambiental.

Nivel II: Procedimientos básicos, procedimientos específicos o normasde análisis.

Nivel III: Instrucciones, especificaciones y otros.

Nivel IV: Registros. (De éste hablaremos en detalle en el punto 4.5.3.de la norma).

Diferencia entre documento y registro

Él término documento incluye tanto los internos, (tales como planos,manuales, procedimientos, instrucciones), como los externos (códigos,especificaciones, reglamentos).Los procedimientos e instrucciones se emplean para descubrir o controlarla forma en la que se hacen las cosas y pueden ser revisados para reflejarcambios circunstanciales.

No debe confundirse los documentos con los registros. Los registros sonel resultado de alguna actividad y quedan como una declaración de loshechos de un momento dado; por tanto, no pueden ser revisados. Losdocumentos reemplazados o revisados pueden convertirse en registros.


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Política Medioambiental y manual de gestión medioambiental

El manual de gestión medioambiental es un documento que proporciona una visiónglobal del sistema, así como una base para la coordinación y el control de lasactividades de gestión a través de la organización. Éste realiza una descripción de:

Los principios e intenciones generales.

Los elementos clave de la organización y las responsabilidades.

La aplicación concreta en la empresa de los distintos requisitos de lanorma.

Además, contiene referencias necesarias a otros documentos del sistema.

Si el manual no incluye algo de lo anterior, puede que se limite a indicardónde podemos encontrarlo.

La empresa es libre de elegir el formato de manual que considere másapropiado para su estructura y complejidad.

A modo de EJEMPLO, un manual podría contener:

La política de gestión medioambiental.Descripción de las actividades de la empresa.La forma en que funciona el sistema de documentación y laorganización de dicho manual.

Un índice de los procedimientos que se han desarrollado paradocumentar la forma de cumplir cada requisito aplicable.Un glosario con las definiciones de los términos necesarios parala comprensión del manual.Designación de responsabilidades y autoridades.


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Procedimientos e instrucciones

Se debe evaluar la necesidad de crear procedimientos específicos o de aprovechar ladocumentación ya existente. Bastaría con incluir una simple referencia o modificarla documentación donde hiciera falta.

La precisión de los detalles de los procedimientos e instrucciones depende, engran medida, de los métodos empleados, las habilidades requeridas, laformación que se ofrezca y el grado de supervisión exigido. Noobstante, la presentación de detalles excesivos no necesariamenteproporciona un mayor control sobre la actividad en cuestión.

Los procedimientos no deben ser una lista de lo que se desea que

ocurra en la empresa, sino que deben reflejar con exactitud lo querealmente sucede. Sin embargo, es conveniente aprovechar el momentode su desarrollo para cuestionar la necesidad y utilidad de todas lasprácticas llevadas a cabo y para introducir las mejoras en las pautas deactuación.

Algunas organizaciones prefieren, dependiendo de la complejidad de lodescrito, desarrollar el cómo en una instrucción de trabajo o manual deoperaciones, cuya referencia se incluirá en el procedimiento.

Algunos apartados de esta norma fijan requisitos para los

procedimientos documentados. Sin embargo, esto no significa que laempresa necesite tener un procedimiento específico para cada requisito.

Cuando se trata de documentos informáticos, existe la posibilidad deacceder a ellos mediante una contraseña combinada con una forma deidentificación del documento en vigor para los usuarios.

En estos procedimientos se recoge el alcance , es decir, dónde seaplicarán los procedimientos, quiénes serán los responsables de suutilización, cuáles son las referencias que utilizará y su estado derevisión.


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Las principales partes que cubre un procedimiento pueden ser:

CONTENIDOS DE UN PROCEDIMIENTOObjeto Se define la intención y utilidad del documento.

AlcanceSe define las actividades y puestos de trabajoafectados por el documento.

Responsabilidades Los cargos que se ven afectados por el contenido.

Desarrollo En este capítulo se detallan las acciones, incluido elqué, quién, cómo y cuándo.

DefinicionesPalabras que puedan en una interpretaciónespecífica.

Referencias

Se citan los documentos que permiten ascender o

descender en la pirámide documental.

Documentación anexaSe incluyen aquella documentación adicionalnecesaria.

Generalmente, los procedimientos van acompañados de instrucciones, las cualescompletan y desarrollan los puntos de un determinado procedimiento.

Sistemas de Documentación

Cuando la empresa desarrolla todo la documentación del S.G.M.A., tendrá quetenerse en cuenta cómo se va a relacionar con la documentación ya existente; muyespecialmente, con otros sistemas de gestión ya existentes, sobre todo, si ya tienenun sistema de calidad implantado. En estas empresas, se considera de sumo interésaprovechar al máximo la estructura y documentación del sistema de calidadexistente.

Existen diferentes alternativas de integrar la estructura documental necesaria en elsistema, siendo la empresa la que decida entre ellas de acuerdo con sus intereses:

SISTEMAS DE DOCUMENTACI N

Sistemas en paralelo

La elaboración de la documentación es totalmente

independiente al sistema de calidad. Esto puedeprovocar exceso de documentación y duplicidades,pero puede ser conveniente en función delorganigrama de la empresa y de los responsables delsistema.

Sistemas integradosSe revisa la documentación de calidad para quecumpla ambas normas y se desarrolla ladocumentación adicional necesaria.

Sistema de referenciascruzadas

Se elabora la documentación independientemente yse integra en los procedimientos operativos y lasinstrucciones, incluso con registros comunes.


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CONSEJOS

Existen muchas formas de preparar y presentar los procedimientos oinstrucciones. La empresa puede usar el método, estilo, composición oformato que considere más adecuado. Lo importante es evitar la preparaciónde documentación innecesaria y conseguir que sean tan sencillos como seaposible.

Aproveche la flexibilidad que permite este apartado, adoptando métodossencillos y prácticos que eviten costes burocráticos, así como la falta deseguimiento de los procedimientos y la ineficaz implantación del sistema.

CONSEJOS PRÁCTICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LADOCUMENTACIÓN

ConcisoDecir lo que se quiere transmitir con las menos palabrasposibles.

Coherente Con la práctica y la realidad de la empresa.

ExactoEvitar términos que den lugar a interpretacionessubjetivas o erróneas

Práctico Útil para los usuarios.

Lenguaje sencilloPara facilitar su comprensión al nivel de los usuarios, node los redactores.

Buena organización Facilidad de manejo y rapidez.Presentación cuidada Ofrecer una buena imagen.


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CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN


En principio, el motivo del control de los documentos es garantizar que eldocumento que está utilizándose sea el correcto. Es decir, que sea el documentoaplicable, vigente y aprobado. Esto es importante con el fin de que las personasdispongan de la información que necesitan para realizar sus tareas.

La labor de asegurar la gestión medioambiental implica también el control, mediantelos procedimientos adecuados, de los documentos relacionados con la marcha de laempresa.

Se debe aplicar tanto a los documentos internos como a aquellos documentos y datos deorigen externo que afecten a la gestión del medio ambiente.

El control significa que los documentos:

Estén identificados en todo momento y que los vigentes estén disponiblesen los lugares apropiados para evitar la confusión con los obsoletos.

Mantengan su idoneidad y se realicen las reediciones necesarias.

UNE-ENISO 14001

4.4.54.4.5 Control de la documentación

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos que permitancontrolar toda la documentación requerida por esta Norma Internacional paraasegurar que:

a) pueda ser localizada;

b) sea examinada periódicamente, revisada cuando sea necesario y aprobada,todo ello por personal autorizado;

c) las versiones actualizadas de los documentos apropiados estén disponiblesen todos los puntos donde se lleven a cabo operaciones fundamentales para

el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión Medioambiental;d) los documentos obsoletos se retiren rápidamente de todos los puntos de

uso o distribución o se garantice de otra manera que no se haga de ellos unuso inadecuado;

e) los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o para conservarla información estén adecuadamente identificados.

La documentación debe ser legible, fechada (incluidas las fechas de revisión) eidentificable con facilidad; conservada de manera ordenada y archivada por unperíodo especificado. Deben establecerse y mantener actualizadosprocedimientos y responsabilidades relativos a la elaboración y modificación de

los distintos tipos de documentos.


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Se revisen periódicamente y se aprueben por el personal responsable, a la vez que se definan quiénes son los responsables de su creación ymodificación.

Existe la posibilidad de que el control de la documentación sea comúnal sistema de calidad, el S.G.M.A. y el sistema de seguridad e higiene, siexiste.

CONTROL OPERACIONAL


El objetivo del control operacional de la empresa es mantener sus actuacionesdentro de unos límites medioambientales predeterminados.

Con el control operacional puede dar respuesta a diferentes necesidades de laempresa, como son:

Desarrollo de actividades destinadas a prevenir la contaminación.

Actividades cotidianas de gestión destinadas a garantizar laconformidad de las exigencias externas e internas.

Actividades estratégicas de gestión destinadas a anticiparse y respondera las nuevas exigencias en materia de medio ambiente.

UNE-ENISO 14001

4.4.6

4.4.6 Control operacional

La organización debe identificar aquellas operaciones y actividades que estánasociadas con los aspectos medioambientales significativos identificados,conforme a su política, objetivos y metas. La organización debe planificar estasactividades, incluido el mantenimiento, para asegurar que se efectúan según lascondiciones especificadas:

a) estableciendo y manteniendo al día procedimientos documentados paracubrir situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de lapolítica, los objetivos o las metas medioambientales;

b) estableciendo criterios operacionales en los procedimientos;

c) estableciendo y manteniendo al día procedimientos relativos a aspectosmedioambientales significativos identificables de los bienes y serviciosutilizados por la organización; y comunicando los procedimientos yrequisitos aplicables a los proveedores y subcontratistas.


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PASOS NECESARIOS

17. Lo primero será identificar cuáles son las actividades que van a ser objeto decontrol operacional. Para ello, habrá que considerar:

Política medioambiental.

Los aspectos medioambientales identificados y valorados comosignificativos.

Los objetivos y metas planificados.

Los requisitos legales aplicables.

El principio de prevención de la contaminación.

Además, habrá que tener en cuenta que se debe considerar el control tanto encondiciones normales de funcionamiento como en condiciones anormales .

18. Después habrá que desarrollar la forma de ejecución de dichas actividades,incluyendo en éstas los criterios de aceptación y rechazo y documentarlos en elsistema. Dichos criterios pueden ser.

Subjetivos, en el caso de control de atributos cualitativos.

Objetivos, en el caso de control de variables cuantitativas.

19. El grado de control necesario dependerá en cada caso del tipo de actividades,de los requisitos aplicables y, sobre todo, de los efectos potenciales de su faltade cumplimiento.

20. Para establecer los criterios de aceptación se podrá emplear, bien la legislaciónmedioambiental aplicable, bien otros criterios de eficacia propios de la empresa(ej. mantenimiento preventivo), condiciones de control de procesos o criteriosde reducción de impactos.

En esta fase -muy relacionada con la elaboración de la documentación- seránecesario consultar a aquellas personas cuyo trabajo será controlado paraasegurar la eficacia y el cumplimiento de lo documentado.

A la hora de decidir cuándo debo documentar o no unas actividades decontrol, la norma nos indica el siguiente criterio: "deben documentarse parasituaciones en las que la ausencia de tales instrucciones pudiera dar lugar a infracciones de la

política medioambiental".

21. Esto está íntimamente relacionado con la formación del personal que debeaplicar dichos procedimientos, ya que el nivel de detalle de su contenido varía

dependiendo de la formación que posea.


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22. Llegado a este punto, debemos implantar los procedimientos, es decir, quedichas actividades se lleven a cabo tal y como se han previsto en ladocumentación.

23. Posteriormente, se lleva a cabo la comprobación de que la actividad se hadesarrollado conforme a lo planificado, incluyendo los mecanismos de control,la frecuencia de los mismos y el responsable de su aplicación.

A menudo, también se originan registros que recogen la información de losresultados de dicha comprobación.

24. Es importante señalar que el control operacional está muy ligado a:

Seguimiento y medición , como fuente de parámetros a medir.

No conformidades, como fuente de desviaciones.

Acciones correctoras, como fuente de información de las causas.

Política Medioambiental, como referencia permanente.

Requisitos reglamentarios y otros, como parte a cubrir durante el controloperacional.

Por tanto, es difícil distinguir, a menudo, qué actividades forman parte del controloperacional y cuáles del seguimiento y medición.

ALCANCE

El control operacional alcanza a todas las actividades que se realizan dentrode las instalaciones de la organización; también a aquellas externas que formanparte del ámbito de su actividad como empresa.

Por tanto, existen muy pocas circunstancias en las que algunaactividad se deja fuera del alcance del control operacional.

Además, se tiene que tener en cuenta que también se deben incluir lasactividades realizadas por los subcontratistas con incidenciamedioambiental (en lo que les afecte). La norma no pide una evaluación alos subcontratistas, pero sí que cumplan con lo que la organización les exija,especialmente, dentro de las instalaciones.

Para que esto sea así, la empresa tiene que comunicar a estossubcontratistas cuáles son los procedimientos que les afectan.


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POSIBILIDADES

En ocasiones, es útil elaborar planes de control que recojan las distintasactividades de supervisión previstas. Estos planes pueden incluir algunos deestos aspectos:

Puntos que hay que controlar.

Especificación.

Criterios de aceptación.

Frecuencia.

Método de control.

Identificación del registro.

Responsable.

El origen de las desviaciones del control operacional radica en la falta deseguimiento de dichas pautas, lo cual está relacionado con la sensibilización delpersonal involucrado en estas labores. Por tanto, será siempre útil planificar estasactividades de sensibilización teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente.

CONSEJOS

Conviene no confundir el concepto de control operacional con el de seguimientoy medidas o analíticas realizadas al final de proceso.

Ejemplo:

Parámetros de los vertidos de agua residuales

El control operacional incluirá todas las actividades necesarias parallegar a conseguir unos determinados parámetros de vertido.

El seguimiento se referirá a los ensayos para obtener datos fiables deesos parámetros de vertido.


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El concepto de control operacional no es totalmente equivalente al concepto de calidad decontrol de procesos, ya que el primero abarca todas las actividades que puedenestar asociadas con los aspectos medioambientales, estén o no relacionadas con elproceso productivo. Gráficamente se podría representar así:

CONTROLOPERACIONAL

Actividades anexasServicio médicoServicio de comidasPlanta depuradoraServicio de limpieza

Oficinas, etc.

El control operacional sobre las actividades que realiza personal subcontratado es,a menudo, origen de desviaciones del sistema; por tanto, es conveniente no sólocomunicarles los requisitos a cumplir sino también extender el control a lacomprobación de su cumplimiento en la medida de lo posible. Para esto resultanútiles los mecanismos de evaluación de proveedores y subcontratistas que puedan existir.

PLAN DE EMERGENCIAS

CONTROLDE

PROCESOS

UNE-ENISO 14001

4.4.7

4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuestaLa organización debe establecer y mantener al día procedimientos paraidentificar y responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia, asícomo para prevenir y reducir los impactos medioambientales que puedan estarasociados a ellos.

La organización debe examinar y revisar cuando sea necesario, sus planes deemergencia, y procedimientos de respuesta, en particular después de queocurran accidentes o situaciones de emergencia.

La organización también debe comprobar periódicamente tales procedimientos

cuando ello sea posible.


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DEFINICIONES


Los planes deben contener secuencias de actuación encaminadas a:

Identificar y responder a accidentes y situaciones de emergencia.

Prevenir y mitigar los impactos.

Es importante que sean revisados después de un accidente o situación de emergenciapara comprobar si estaban contempladas todas las contingencias.

Además, para asegurar la operatividad del plan deben realizarse pruebas, en lamedida de lo posible, con el fin de confirmar su adecuación y eficacia periódicamente.

PASOS NECESARIOS

25. El estudio o evaluación de riesgos constituye la base para la redacción ypuesta en marcha de los planes de emergencia en la industria.

26. La evaluación de riesgos se puede realizar por medio de diferentesmetodologías. En cada caso, se deberá seleccionar la adecuada al tamaño de laorganización teniendo en cuenta la aplicabilidad o no de la legislación existentesobre prevención de accidentes mayores.

Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto comoconsecuencia de hechos inesperados, capaz de producir un daño.

Accidente

Suceso incontrolado de la actividad de una empresa, tanto previsto como no,capaz de producir algún tipo de perjuicio no catalogable como daño.

Incidente

Posibilidad de que se produzca el suceso, con las consecuencias que conlleva.Puede tener carácter cuantitativo o cualitativo.

Riesgo


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Existen dos importantes fuentes de información que hay que consultar alconfeccionar el estudio. Una es el registro de incidentes o accidentes ya ocurridos;y la otra, la identificación y evaluación de aspectos medioambientales potenciales y ensituaciones de emergencia.

El uso de esta herramienta debe ser tal que permita obtener un desglose desituaciones específicas en las que puede producirse una accidente que lleveasociado un riesgo de daño.

27. Una emergencia puede originar consecuencias simultáneamente para laseguridad, la salud y el medio ambiente o sólo para el medio ambiente. Lasempresas suelen contar con planes relativos a la seguridad e higiene; sinembargo, no es habitual -a no ser que lo exija la ley- que dispongan de planes

de actuación para emergencias exclusivamente medioambientales o queincluyan en los riesgos de seguridad las consideraciones medioambientales.

Por tanto, una vez que se hayan identificados los riesgos y examinado elmaterial con el que se cuenta en la empresa (existencia o no de otros planes deemergencia), habrá que desarrollar el plan o completar el existente con lo querequiera.

El contenido del plan deberá ser coherente con los requisitos mencionados en determinadas autorizaciones administrativas. Ejemplos :autorización de vertidos, licencia como productor de residuos, etc.

El plan elaborado tendrá que ser comunicado a todos los niveles conel objetivo de que tanto el personal designado para tareas específicascomo cualquier otro trabajador conozca su existencia y se familiaricecon él.

Además, para asegurar su eficacia se deben hacer simulaciones periódicas con el fin de detectar posibles errores de concepto o de aplicación práctica.Lógicamente, éstas deberán estar completadas con las prácticas necesariasdesde el punto de vista de seguridad.

28. Cuando se produzca una circunstancia que exija la puesta en marcha del plande emergencia, será necesario que después se revise cómo se ha actuado paradetectar posibilidades de mejora e incluirlas en dicho plan.


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POSIBILIDADES

Es aconsejable registrar todos los incidentes y accidentes ocurridos , así como elresultado de la actuación planificada, de manera que ésta sea una informaciónque alimente la identificación y evaluación de aspectos medioambientalespotenciales y la mejora del plan de emergencia.

El plan de emergencia puede contemplar los siguientes contenidos:

La organización y las responsabilidades en caso de emergencia.

El personal clave en cada caso.

Los datos de los servicios de emergencia externos.

Plan de comunicación interna y externa.

Medidas a adoptar en las diferentes situaciones de emergencia.

Planes de entrenamiento y ejercicios que permitan comprobar laeficacia de las medidas.

Ejemplo:

En un plan de emergencia en materia de medio ambiente no sólodebe establecer sitemática interna, sino contemplar la comunicacióncon los bomberos, con Responsabilidad Civil, con la depuradora deagua, etc.


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31. Los equipos de medida utilizados deben ser calibrados. La frecuencia decalibración dependerá de su uso y de qué se esté midiendo con ellos

(especialmente, si en función de la medida que dé ese equipo se van a tomardecisiones para el sistema).

El concepto de calibración de los equipos es el siguiente:

Definiciones relacionadas con la calibración de equipos

Operaciones que establecen, en condiciones especificadas, la relación entrelos valores de una magnitud indicada por un instrumento de medida y los valores correspondientes a esa magnitud realizados por patrones.

Calibración de los equipos

Hace referencia al intervalo aceptable de los valores reales que puedeadoptar una determinada variable sin representar una no conformidad. Elconjunto formado por la medida y la tolerancia constituye el requisito oespecificación que debe cumplirse.

Tolerancia

Valor numérico característico de un instrumento o patrón de medidascalculado en la calibración, que caracteriza el grado de bondad para asegurarcómo se ajusta esta medida con la realidad. Nos sirve para conocer suidoneidad para determinadas aplicaciones.

Incertidumbre

Referida a un instrumento, es el mínimo intervalo existente entre dosdivisiones sucesivas de su escala de medida.

Resolución

Propiedad del resultado de una medición o de un patrón tal que puedarelacionarse con referencias determinadas (generalmente, a patronesnacionales o internacionales) por medio de una cadena ininterrumpida decomparaciones teniendo todas las incertidumbres determinadas.

Trazabilidad


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Es importante asegurar que las medidas se realizan con equipos calibrados, locual implica que se conoce la incertidumbre asociada al aparato y que ésta escompatible con la tolerancia del requisito para asegurar la fiabilidad de lasmedidas y, como consecuencia, de las actuaciones derivadas de ellas.

32. Deben originarse registros de la aplicación de todos los procedimientosdefinidos para el seguimiento y medidas. Los registros son, además de losresultados de las medidas en sí, los registros de calibración, planes decalibraciones, fichas de mantenimiento de equipos, informes de laboratoriosexternos.

33. Por último, con toda la información recogida en los registros generados esaconsejable realizarse un análisis con el objeto de sacar conclusiones - como

mínimo - sobre los siguientes puntos:

Evolución en el control de los aspectos medioambientales.

Adecuación de los medios utilizados para su seguimiento.

Grado de cumplimiento de los objetivos medioambientales.

Utilidad y adecuación de los indicadores seleccionados.

Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales.

CONSEJOS

Las actividades de seguimiento y medición podrán ser realizadas por personalde la propia empresa o ser contratado a laboratorios o empresas externasespecializadas. Aunque una empresa subcontrate la calibración de los equiposde medida, no podrá subcontratar el control de dicha calibración y la validaciónpara el parámetro que hay que controlar.

Los procedimientos pueden incluir, entre otros aspectos:

Los parámetros que hay que medir.La tolerancia admitida.

La frecuencia de las mediciones o los muestreos.

Metodología de toma de muestras.

Los equipos utilizados.

Metodología de manejo, conservación y almacenamiento deequipos.


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Formatos de registro de datos.

Responsables de su ejecución.

Método de identificación del estado de calibración.

Metodología para evaluar la validez de los resultados obtenidoscon equipos que no estén en condiciones.

Puede existir, además, requisitos particulares para cada equipo, como son:

Su exactitud y precisión.

Magnitud de medida.

Verificaciones o calibraciones que deben realizarse, forma dehacerlas, frecuencia, criterios de aceptación y rechazo y accionesen caso de rechazo.

NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTORA Y ACCIÓNPREVENTIVA


Se debe desarrollar una documentación que recoja cómo se va a llevar a cabo laoperativa para que se identifiquen las no conformidades ya originadas o las que se puedenderivar de la situación potencial, de modo que se tomen las medidas oportunas parasu tratamiento, corrección o prevención.

Para ello, la empresa debe describir en dicho procedimiento cómo se desarrollará estacadena de actuación teniendo en cuenta la magnitud de cada incumplimientodetectado, ya que puede ser válida o no la misma operativa para todos los

problemas.

UNE-ENISO 14001

4.5.3

4.5.2 No conformidad, acción correctora y acción preventiva

La organización debe establecer y mantener al día procedimientos que definenla responsabilidad y la autoridad para controlar e investigar las noconformidades llevando a cabo acciones encaminadas a la reducción decualquier impacto producido, así como para iniciar y completar accionescorrectoras y preventivas correspondientes.

Cualquier acción correctora o preventiva tomada para eliminar las causas de noconformidades, reales o potenciales, deben ser proporcional a la magnitud delos problemas detectados y ajustada al impacto medioambiental encontrado.

La organización debe implantar y registrar en los procedimientosdocumentados cualquier cambio que resulte como consecuencia de las accionescorrectoras y preventivas.


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Una vez implantada esta forma de actuar, la empresa tiene que estudiar los cambios que se han originado en sus actuaciones debido a las acciones tomadas y decidir sideben incluirse esas modificaciones en la documentación de la empresa para queestas prácticas se instauren de forma continua.

PASOS NECESARIOS

La aparición de no conformidades indica la existencia de factores que incidiránnegativamente sobre el SIGMA. Son una información útil para saber en qué puntosdel sistema se está errando y, por lo tanto, para buscar su mejora.

34. La identificación de la existencia de una no conformidad se puede realizar endistintas situaciones:

La auditoría del Sistema de Gestión Medioambiental.

Seguimiento del cumplimiento de los objetivos y el programa.

Actividades programadas de control operacional y de seguimiento ymedición.

Las quejas externas.

Incidencias originadas por primera vez o repetidas.

35. Existen tres fuentes de no conformidades, ya que son tres las fuentes derequisitos que hay que cumplir. Éstas son:

Los requisitos especificados en la norma ISO 14001.

Los requisitos legales medioambientales aplicables.

Los requisitos establecidos voluntariamente por la empresa en sudocumentación o las especificaciones de cómo se va a cumplir contodos ellos.

Una no conformidad se produce cuando no existe cumplimiento, es decir,cuando la actuación real se aparta de la ejecución planificada del parte de sistemao cuando no se alcanza el resultado que se esperaba.

No conformidad


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36. En ocasiones la no conformidad no es real, es decir, no se ha producidotodavía pero se puede identificar el riesgo de que se produzca. Es lo que sedenomina no conformidad potencial.

¿Cómo actuar cuando se detecta una no conformidad?

37. Lo primero es iniciar un tratamiento inmediato con el objeto de mitigar elimpacto que haya podido causar y para evitar que la falta de este tratamientorápido origine consecuencias de mayor magnitud.

38. Posteriormente, deberemos registrar la no conformidad tal y como se hayaestablecido en nuestra documentación y asignar un responsable de lainvestigación de las causas que han originado la no conformidad.

En el caso de la no conformidad potencial deberá investigarse la causa queproduce el riesgo.

39. Este responsable designado para la investigación podrá ser la personaencargada de realizar la acción correctora o preventiva apropiada; enfunción de la complejidad del problema, se puede optar también por que lapersona que posea la información necesaria y adecuada sea quien se haga cargode tomar la decisión.

La acción correctora buscará eliminar la causa que originó el problema mientrasque la acción preventiva eliminar la causa de que un riesgo potencial se convierta enuna desviación.

Estas medidas deben ser suficientes para eliminar la causa, pero hay queprocurar no sobredimensionarlas y provocar así que la empresa destinemuchos recursos para algo que se puede resolver con menos medios.

40. Tras la implantación de la acción correctora o preventiva hay que llevar a cabouna evaluación y un seguimiento de ella. La evaluación permite conocer si seha corregido el problema. El seguimiento es el medio para validar esa certeza.Por tanto, es necesario un seguimiento sistemático para asegurar su efectividadde las acciones tomadas.

Ejemplo:

En una empresa se observa que existen bidones metálicossumergidos en agua y que ya presentan corrosión.


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41. El registro de todas las actuaciones y decisiones tomadas durante el procesode resolución de la no conformidad constituye una información muy útil parala empresa sobre las operativas que pueden estar fallando. En consecuencia, sedeberán incluir los cambios originados por las soluciones concretasadoptadas en la operativa general, con lo que se reforzará la efectividad de lasacciones.

CONSEJOS

Para conseguir una correcta definición de la no conformidad es necesario evitarla búsqueda de culpables y la presentación de conclusiones precipitadas sobre la causa de lano conformidad. Tampoco conviene confundir el tratamiento necesario con laacción correctora en sí.

Normalmente, todas las no confor

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