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Villavicencio, Enero 30 de 2018.

RESPUESTA A OBSERVACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA DE LA INVITACION 001 DE 2018,

OBJETO:

"EJECUTAR EL PROCESO TECNICO ADMINISTRATIVO DE FACTURACION Y AUDITORIA CONCURRENTE EN EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO - ESE."

PRIMERA OBSERVACION:

ANGIE MILENA RAMIREZ GOMEZ:

"Solicitamos aclaracion a los siguientes puntos en la convocatoria del asunto:

2.10.2. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS

REQUERIMIENTO DE PERSONAL PROPUESTA

HOSPITALIZACION

FACTURACION 8 ADMISIONES 15 AMBULATORIOS 4 LABORATORIO 3 USCAO 2 SALUD MENTAL 1 ADULTOS - PEDIATRIA 1 NEONATAL 1 QX 2 NO QX 1 GINECOLOGIA 2 PEDIATRIA 2 ESPECIALIDADES 1 SALUD MENTAL 1 CXPROGRAMADA 2 URGENCIAS 4

8 5 8

URGENCIAS

CONSULTA EXTERNA

UCI

OBSERVACION ANALISTAS DE CUENTAS RADICADORES DE CUENTAS AUTORIZADORES Calle 37 No. 28 - 53 Barzal Alto - Pbx:57(8) 6817901 Linea Gratuita: 01 8000930606 Nit:892000501-5 Fax: 57 (8) 672 89 37 - 6705019 Pagina Web: www.hdv.gov.co e-mail decontacto:interventor@hdv.gov.cogerencia.asistente@hdv.gov.co Ext: 110 - 111 Villavicencio -Meta - Colombia

GERENCIA , 'OSPITAl OVAII.uu,HIAlI>f Vnl"'''lCtHC)() t) e

"

JEFES CONCURRENTES MEDICOS AUDITORES CONCURRENTES COORDINADOR DE FACTURACION APOYO A FACTURACION

8 3 1 2

85

En mi consideracion es importante tener en cuenta para el requerimiento de personal el promedio de facturas generadas, promedio mensual de tacturacion y la orqanizacion actual, especialmente si tenemos en cuenta que el valor de la facturaclon mensual fluctua de acuerdo al estado de contrataclon de las EPS,

usa DE HERRAMIENTAS TECNOLOGOCAS

Se debe garantizar la auditoria concurrente de tipo adrnlnlstrativo y asistencial que permita a la institucion determinar la calida (sic) del registro en la historia clfnica.

Se dificulta garantizar un proceso que no se pueda corregir ni mejorar porque la responsabilidad asistencial no sera adjudicada al contratista seleccionando. LCual serfa el apoyo por parte del Hospital en el caso de ser adjudicado el contrato?

R/ Lefda la observaclon por parte del HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO -ESE, se procedio a cotejar el numero y actividades del personal a ofertar establecido en el numeral 2.10.2. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS con el personal y actividades que a la fecha funciona debidamente el proceso de facturacion encontrandose que existen diferencias en este, por 10 cual ha decidido, por medio de adenda, tal como 10 ordenan los Terrninos de Referencia modificar el cuadro de personal y actividades a realizar el cual quedara asf:

URGENCIAS FACTURACION 4 ADMISIONES 10

CONSULA EXTERNA AMBULATORIOS 5 LABORATORIO 2 USACO 3

UCI ADULTOS-PEDIATRIA 2 NEONATAL 1

HOSPITALIZACION QX 2 GINECOLOGIA 1 PEDIATRIA 1

Calle 37 No. 28 - 53 Barzal Alto - Pbx:57(8) 6817901 Linea Gratuita: 01 8000930606 Nit:892000501-5 Fax: 57 (8) 672 89 37 - 6705019 Pagina Web: www.hdv.gov.co e-mail decontacto:interventor@hdv.gov.cogerencia.asistente@hdv.gov.co Ext: 110 - 111 Villavicencio -Meta - Colombia

GERENCIA

ESPECIALIDADES 2 SALUD MENTAL 1 CX PROGRAMADA 2

OBSERVACION URGENCIAS 4 ANALISTAS DE CUENTAS 10 LIDER DE ESTADISTICA 1 LIDER DE RADICACION 1 ANALISTAS PARA DEVOLUCIONES 2 AUDITORES ADMISIONES 2 RADICADORES DE CUENTAS 5 CONTROL DE RADICACION 1 RADICADOR A ENTIDADES 2 AUTORIZADORES 5 JEFES CONCURRENTES 6 MEDICOS AUDITORES CONCURRENTES 1 COORDINADOR DE FACTURACION 1 INGENIERO DE SISTEMAS 1 SERVICIOS GENERALES 1 APOYO A FACTURACION 2

SEGUNDA OBSERVACION:

En cuanto al apoyo del Hospital esta dado en cuanto a la informacion adicional que se necesite y este en los archivos del Hospital este podra entregarla siempre y cuando no se trate de aquella con caracter confidencial 0 restringida.

AURA MARIA

"Atentamente solicitamos aclaraci6n sobre los siguientes puntos de los terrninos de referencia invitacion publica No. 01 de 2018.

1.6. FORMA DE PAGO

Consideramos que se debe especificar que EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO - ESE paqara al oferente el 3.4% mas iva.

2.10.2. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS

Calle 37 No. 28 - 53 Barzal Alto - Pbx:57(8) 6817901 Linea Gratuita: 01 8000930606 Nit:892000501-5 Fax: 57 (8) 672 8937 - 6705019 Pagina Web: www.hdv.gov.co e-mail decontacto:interventor@hdv.gov.cogerencia.asistente@hdv.gov.co Ext: 110 - 111 Villavicencio -Meta - Colombia

GERENCIA

Es evidente la responsabilidad contractual del contratista respecto a la calidad y oportunidad del servicio a traves del recurso humano idoneo y calificado. Sin embargo el personal requerido en los terrninos no corresponde a la estructura funcional actual, razon por la cual solicitamos cambiar la tabla propuesta con fundamento en la estructura actual del servicio:

URGENCIAS FACTURACION 4 ADMISIONES 10

CONSULA EXTERNA AMBULATORIOS 5 LABORA TORIO 2 USACO 3

UCI ADUL TOS-PEDIATRIA 2 NEONATAL 1

HOSPITALIZACION QX 2 GINECOLOGIA 1 PEDIATRIA 1 ESPECIALIDADES 2 SALUD MENTAL 1 CX PROGRAMADA 2

OBSERVACION URGENCIAS 4 ANALISTAS DE CUENTAS 10 LIDER DE ESTADISTICA 1 LIDER DE RADICACION 1 ANALISTAS PARA DEVOLUCIONES 2 AUDITORES ADMISIONES 2 RADICADORES DE CUENTAS 5 CONTROL DE RADICACION 1 RADICADOR A ENTIDADES 2 AUTORIZADORES 5 JEFES CONCURRENTES 6 MEDICOS AUDITORES CONCURRENTES 1 COORDINADOR DE FACTURACION 1 INGENIERO DE SISTEMAS 1 SERVICIOS GENERALES 1 APOYO A FACTURACION 2

Agradecemos la atencron prestada."

R/ Lefda la primera observacion sobre el IVA en la forma de pago EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO - ESE, Y teniendo en cuenta que no quedo debidamente especificado, procedera por media de Calle 37 No. 28 - 53 Barzal Alto - Pbx:57(8) 6817901 LInea Gratuita: 01 8000930606 Nit892000501-5 Fax: 57 (8) 672 89 37 - 6705019 Pagina Web: www.hdv.gov.co e-mail decontacto:interventor@hdv.gov.cogerencia.asistente@hdv.gov.co Ext: 110 - 111 Villavicencio -Meta - Colombia

GERENCIA

Adenda como ordenan los Terrninos de Referencia a aclarar el numeral 1.4. FORMA DE PAGO el cual quedara asf: "

1.4 FORMA DE PAGO.

EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO - ESE, paqara al OFERENTE SELECCIONADO el 3.4% mas IVA del valor de la radicacion de las facturas presentadas y debidamente radicadas en las entidades responsables del pago 0 aseguradoras (EPS, EPSS Y otras) con el debido soporte recibido ya sea este en fisico 0 en cargue electronico de las entidades responsables del pago a partir de la ejecucion del contrato. EI respective pago debera ser cancelado dentro de los (60) dias siguientes a la presentacion de los soportes que indique que las facturas estan debidamente radicadas en las diferentes entidades responsables de pago o aseguradoras (EPS, EPSS Y otras) y la debida certificacion sobre el cumplimiento de actividades por parte del interventor y/o supervisor del contrato y el pago de las parafiscales seguridades sociales ordenadas por la ley, de los pagos seran descontados el 100% de las glosas debidamente aceptadas y que se hayan producido por culpa del contratista si elias existiere, el valor incluira el costa para cumplir con el objeto del contrato.

La propuesta que sobre pase el valor del porcentaje estimado en el presente numeral como pago del valor facturado y radicado, sera declarada no habil economicamente y no sera habilitada para proseguir con la evaluacion."

A la segunda observacion, lefda la misma por parte del HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO -ESE, se procedlo a cotejar el nurnero y actividades del personal a ofertar establecido en el numeral 2.10.2. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS con el personal y actividades que a la fecha funciona debidamente el proceso de facturacion encontrandose que existen diferencias en este, por 10 cual ha decidido, por medio de adenda, tal como 10 ordenan los Terrninos de Referencia modificar el cuadro de personal y actividades a realizar el cual quedara asf:

URGENCIAS FACTURACION 4 ADMISIONES 10

CONSULA EXTERNA AMBULATORIOS 5 LABORA TORIO 2 USACO 3

UCI ADULTOS-PEDIATRIA 2 NEONATAL 1

HOSPITALIZACION QX 2 GINECOLOGIA 1 PEDIATRIA 1 ESPECIALIDADES 2 SALUD MENTAL 1 CX PROGRAMADA 2

Calle 37 No. 28 - 53 Barzal Alto - Pbx:57(8) 6817901 Linea Gratuita: 01 8000930606 Nit:892000501-5 Fax: 57 (8) 672 89 37 - 6705019 Pagina Web: www.hdv.gov.co e-mail decontacto:interventor@hdv.gov.cogerencia.asistente@hdv.gov.co Ext: 110 - 111 Villavicencio -Meta - Colombia

• GERENCIA

OBSERVACION URGENCIAS 4 ANALISTAS DE CUENTAS 10 LIDER DE ESTADISTICA 1 LIDER DE RADICACION 1 ANALISTAS PARA DEVOLUCIONES 2 AUDITORES ADMISIONES 2 RADICADORES DE CUENTAS 5 CONTROL DE RADICACION 1 RADICADOR A ENTIDADES 2 AUTORIZADORES 5 JEFES CONCURRENTES 6 MEDICOS AUDITORES CONCURRENTES 1 COORDINADOR DE FACTURACION 1 INGENIERO DE SISTEMAS 1 SERVICIOS GENERALES 1 APOYO A FACTURACION 2

OBSERVACION TERCERA.

ESPERANZA GOMEZ.

"senores Hospital departamental:

de (sic) acuerdo a los terrninos de referencia del asunto me permito solicitar aclaracion sobre los siguientes puntos:

1.6. FORMA DE PAGO: el porcentaje del 3.4% del valor de la radicacion incluye el impuesto al valor agregado (IVA)?

2.10.2. CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS: es requisito indispensable el numero de personas relacionado en el cuadro? 10 anterior debido a que si el objeto del contrato serla ejecutar el proceso tecnlco administrativo de facturacion y auditoria concurrente, serla autonornia del contratista elegido el nurnero de personas a requerir. Serra importante conocer el promedio del valor a facturar mensual para tomas decisiones frente a este punto.

Agradecemos la atencion prestada."

Calle 37 No. 28 - 53 Barzal Alto - Pbx:57(8) 6817901 Linea Gratuita: 01 8000930606 Nit:892000501-5 Fax: 57 (8) 672 89 37 - 6705019 Pagina Web: www.hdv.gov.co e-mail decontacto:interventor@hdv.gov.cogerencia.asistente@hdv.gov.co Ext: 110 - 111 Villavicencio -Meta - Colombia

GERENCIA OSPITAl

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R/ Lefda la primera observacion sobre el IVA en la forma de pago EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO - ESE, Y teniendo en cuenta que no quedo debidamente especificado, procedera por medio de Adenda como ordenan los Terrnlnos de Referencia a aclarar el numeral 1.4. FORMA DE PAGO el cual quedara asf: "

1.4 FORMA DE PAGO.

EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO - ESE, paqara al OFERENTE SELECCIONADO el 3.4% mas IVA del valor de la radicacion de las facturas presentadas y debidamente radicadas en las entidades responsables del pago 0 aseguradoras (EPS, EPSS Y otras) con el debido soporte recibido ya sea este en Fisico 0 en cargue electronico de las entidades responsables del pago a partir de la ejecucion del contrato. EI respective pago debera ser cancelado dentro de los (60) dias siguientes a la presentacion de los soportes que indique que las facturas estan debidamente radicadas en las diferentes entidades responsables de pago o aseguradoras (EPS, EPSS Y otras) Y la debida certificacion sobre el cumplimiento de actividades por parte del interventor y/o supervisor del contrato y el pago de las parafiscales seguridades sociales ordenadas por la ley, de los pagos seran descontados el 100% de las glosas debidamente aceptadas y que se hayan producido por culpa del contratista si elias existiere, el valor incluira el costo para cumplir con el objeto del contrato.

La propuesta que sobre pase el valor del porcentaje estimado en el presente numeral como pago del valor facturado y radicado, sera declarada no habil economicarnente y no sera habilitada para proseguir con la evaluacion."

A la segunda observacion, si es indispensable para el debido funcionamiento del proceso de facturacion, por 10 cual y como ya se Ie desato la observacion a los anteriores presuntos proponentes, por medio de Adenda, tal como 10 ordenan los Terrninos de Referencia se procedera a modificar y ajustar el cuadro de personal y actividades de acuerdo a como a la fecha debidamente funciona el cual quedara asf:

URGENCIAS FACTURACION 4 ADMISIONES 10

CONSULA EXTERNA AMBULATORIOS 5 LABORATORIO 2 USACO 3

UCI ADUL TOS-PEDIATRIA 2 NEONATAL 1

HOSPITALIZACION QX 2 GINECOLOGIA 1 PEDIATRIA 1 ESPECIALIDADES 2

Calle 37 No. 28 - 53 Barzal Alto - Pbx:57(8) 6817901 Linea Gratuita: 01 8000930606 Nit:892000501-5 Fax: 57 (8) 672 89 37 - 6705019 Pagina Web: www.hdv.gov.co e-mail decontacto:interventor@hdv.gov.cogerencia.asistente@hdv.gov.co Ext: 110 - 111 Villavicencio -Meta - Colombia

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SALUD MENTAL 1 CX PROGRAMADA 2

OBSERVACION URGENCIAS 4 ANALISTAS DE CUENTAS 10 LIDER DE ESTADISTICA 1 LIDER DE RADICACION 1 ANALISTAS PARA DEVOLUCIONES 2 AUDITORES ADMISIONES 2 RADICADORES DE CUENTAS 5 CONTROL DE RADICACION 1 RADICADOR A ENTIDADES 2 AUTORIZADORES 5 JEFES CONCURRENTES 6 MEDICOS AUDITORES CONCURRENTES 1 COORDINADOR DE FACTURACION 1 INGENIERO DE SISTEMA~ 1 SERVICIOS GENERALES \ 1 APOYO A FACTURACIO I 2

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LUIS OSCAR VES TEUS Agente Especi I Inter zentor

Proyecto: Johanna p. Castillo M- Tecnicb Administra vo Aprob6: Luis Oscar Galves Mateus - Agcnte Especir Interventor

Calle 37 No. 28 - 53 Barzal Alto - Pbx:57(8) 6817901 Linea Gratuita: 01 8000930606 Nit:892000501-5 Fax: 57 (8) 672 89 37 - 6705019 Pagina Web: www.hdv.gov.co e-mail decontacto:interventor@hdv.gov.cogerencia.asistente@hdv.gov.co Ext: 110 - 111 Villavicencio -Meta - Colombia