Resolución de Secretaría General

N°04Q -2010-OEFA/SG

Lima,.0 ÍíOCT. 2010

VISTO:

El Memorándum N° 0655-2010-OEFA/OA, del 28 de setiembre de 2010, a través

del cual se remite la Directiva N° 006-2010-OEFA-OA denominada "Toma de Inventario

Físico de Existencias y Bienes Muebles en el Organismo de Evaluación y Fiscalización

Ambiental - OEFA"; y,

CONSIDERANDO:

Que, mediante la Segunda Disposición Complementaria Final del Decreto

Legislativo N° 1013, que aprueba la Ley de Creación, Organización y Funciones del

Ministerio del Ambiente, se crea el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental -

OEFA, como organismo público técnico especializado con personería jurídica de derecho

público interno, constituyéndose en Pliego Presupuestal adscrito al Ministerio del

Ambiente y encargado de la fiscalización, supervisión, control y sanción en materia

ambiental;

Que, el artículo 1o de la Resolución N° 039-98-SBN, del 29 de marzo de 1998, que

aprueba el Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado,

establece las disposiciones que deben cumplir las entidades del sector público,

conformado por el Gobierno Central, Consejos Transitorios de Administración Regional,

Organismos Públicos Descentralizados, Organismos Constitucionalmente Autónomos,

Corporaciones de Desarrollo, Empresas Públicas y otros entes del Estado en general,

creados o por crearse, a fin de asegurar el uso correcto, la integridad física y permanencia

de los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario del Estado;

Que, asimismo, el inciso c) del artículo 5 de la Resolución N° 039-98-SBN, indica

que corresponde a la Dirección Genera! de Administración o a la Oficina que haga sus

veces, precisar las instrucciones, plazos mecanismos, instrumentos y responsabilidades,

para el levantamiento del inventario físico del patrimonio mobiliario de la entidad;

Que mediante el documento de visto, la Oficina de Administración remite a la

Secretaría General la Directiva denominada "Toma de Inventario Físico de Existencias y

Bienes Muebles en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", la

misma que tiene por objetivo establecer las disposiciones que normen una adecuada y

oportuna ejecución del inventario físico de existencias y muebles en el OEFA al 31 de

diciembre de cada año;

Contando con el visado de la Oficina de Administración, la Oficina de

Planeamiento y Presupuesto y la Oficina de Asesoría Jurídica;

En uso de las atribuciones conferidas por el inciso h) del artículo 17° del

Reglamento de Organización y Funciones del OEFA, aprobado por el Decreto Supremo

N° 022-2009-MINAM;

SE RESUELVE:

Artículo 1o.- Aprobar la Directiva N° 006-2010-OEFA-OA, "Toma de* InventarioFísico de Existencias y Bienes Muebles en el Organismo de Evaluación y Fiscalización

Ambiental - OEFA"; que como anexo forma parte integrante de la presente resolución.

Artículo 2°.- Encargar a la Oficina de Administración la implementación y

ejecución de la Directiva aprobada por el artículo 1o de la presente resolución, quien

deberá adoptar las acciones administrativas necesarias para su cumplimiento.

Artículo 3°.- Encargar a la Oficina de Tecnologías de la Información que publique

la presente resolución en el portal institucional.

Regístrese, comuniqúese y publíquese.

RUJpTOTABOADADEL^QSecretario General (e)Óiganteme de Evaluación y

rfeealfeación Ambiental - OEFA

r "Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"

"Año de la Unión Nacional frente a la Crisis Extema"

DIRECTIVA N°0Ü&- 2010-OEFA/OA

TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE EXISTENCIAS Y BIENES MUEBLES EN

EL ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL - OEFA

OBJETIVO

Establecer las disposiciones que normen una adecuada y oportuna ejecución

del Inventario Físico de existencias y bienes muebles en el OEFA al 31 de

Diciembre de cada año.

II. FINALIDAD

1. Proporcionar información objetiva, uniforme, completa, ordenada e

¡nterrelacionada sobre los Bienes Muebles y Existencias susceptibles de

ser considerados como Patrimonio del OEFA.

2. Cumplir la normatividad vigente en materia de inventario de bienes.

ALCANCE

Las normas de la presente Directiva son de aplicación obligatoria por todas las

personas que prestan servicios en el OEFA, cualquiera sea su modalidad de

contratación.

BASE LEGAL

3.1 Ley N° 29151 - Ley General del Sistema Nacional de Bienes Nacionales.

3.2 Decreto Supremo N° 007-2008-VMENDA, que aprueba ei Reglamento

de la Ley N° 29151.

3.3 Ley N° 27785 - Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría

General de la República.

3.4 Resolución N° 039-98-SBN, que aprueba el Reglamento para el

Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado.

3.5 Resolución N° 158-97-SBN, que aprueba el Catálogo Nacional de Bienes

Muebles del Estado y la Directiva N° 001-97/SBN-UG-CIMN, que

contiene las normas para el uso y aplicación del mencionado Catálogo.

3.6 Resoluciones N°s 040-98/SBN, 090-99/SBN, 130-2000/SBN, 089-

2001/SBN, 004-2002/SBN-GO, 013-2003/SBN-GO, 015-2004/SBN-GO,

003-2005/SBN-GO, 006-2006/SBN-GO, 016-2007/SBN-GO, 009-

2008/SBN-GO, 025-2009/SBN-GO, 004-2010/SBN-GO, que aprueban

los Fascículos Primero al Décimo Tercero del Catálogo Nacional de

Bienes Muebles del Estado, respectivamente.

3.7 Decreto Ley N° 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento.

3.8 Resolución Jefatural N° 118-80-1NAP/DNA, Normas Generales del

Sistema de Abastecimiento (SA. 07 - Verificación del Estado y Utilización

de Bienes y Servicios)

3.9 Resolución Jefatural N° 335-90-1 NAP/DNA, Manual de Administración de

Almacenes para el Sector Público Nacional.

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3.10 Directiva N°14-76-EF/73-20, Determinación del valor mínimo para que un

bien material sea considerado como activo fijo en las entidades del

Gobierno Central.

3.11 Decreto Supremo N° 022-2009-MINAM que aprueba el Reglamento de

Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización

Ambiental.

3.12 Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, que aprueba las

Normas de Control Interno.

3.13 Resolución de Contraloría No. 094-2009-CG, que aprueba la Directiva N°

002-2009-CG/CA "Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría

General de la República y los Órganos de Control Institucional".

V. VIGENCIA

La presente Directiva es de carácter permanente y entrará en vigencia a partir

del día siguiente de su aprobación.

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 ParaPara un mejor entendimiento de la presente Directiva, se aplican las

siguientes definiciones:

Inventario Físico: es el procedimiento que consiste en verificar

físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta

cada entidad a una determinada fecha, con el fin de verificar la

existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro

contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las

regularizaciones que correspondan..

Bienes Muebles Comprendidos en el Inventario: son los bienes muebles

pertenecientes al OEFA codificados en el Catálogo de Bienes Muebles

del Estado o posibles de codificar, asignados para el desarrollo y

cumplimiento de sus actividades, objetivos y fines, que tengan

existencia útil estimada mayor de un año.

Bienes Muebles Faltantes: estando incluidos en el patrimonio del OEFA,

no se encuentran físicamente, desconociéndose su ubicación.

Bienes Muebles Sobrantes: no han sido dados de alta en el patrimonio

del OEFA, debido a que su origen es desconocido o no se cuenta con

la documentación suficiente

6.2 El OEFA realizará el Inventario Físico de los bienes muebles que posee,

sea cual fuere su origen o modalidad de adquisición.

6.3 El personal del OEFA comprendido en la toma de inventario físico deberá

ordenar, facilitar y colaborar al momento de la toma de inventario físico,

permitiendo visualizar los cajones y/o ambientes donde se encuentran los

bienes sujetos a inventariar.

6.4 Durante la toma de inventario ningún Director, Jefe o persona contratada

en el OEFA podrá movilizar los bienes muebles interna o externamente de

las Direcciones, Oficinas, Unidades, salvo casos de excepción,

debidamente dispuestos y autorizados por la Unidad de Logística.

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6.5 Las Direcciones y Oficinas designarán un coordinador para contribuir en la

identificación y ubicación de los bienes asignados al personal de cada

unidad orgánica.

6.6 En caso de no ubicar los bienes asignados al Director o Jefe y/o persona

contratada por el OEFA, inmediatamente alcanzarán los documentos

sobre denuncia policial, referida a robo o pérdida.

En caso de ubicar bienes que no pertenecen al OEFA, alcanzarán los

documentos que acrediten la donación, préstamo o alquiler de los bienes

para su registro y control.

. J-

Vil. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

7.1 CONDICIONES PREVIAS AL INVENTARIO EN EL ALMACÉN CENTRAL

DEL OEFA

Las acciones previas a la toma de inventario físico del almacén central

están a cargo del responsable de almacén o quien haga sus veces,

debiendo considerar lo siguiente:

a) Ordenamiento del Almacén

Los bienes almacenados en las estanterías y espacios físicos del

almacén deberán encontrarse ordenados, clasificados por grupos

genéricos, debidamente identificados con su tarjeta de control visible

para facilitar la verificación y conteo.

b) Documentación

Preparar la documentación, considerando los siguientes aspectos:

• Los saldos de bienes deben estar consignados en un reporte

formulado por el responsable de Almacén.

• Las tarjetas de existencia valorada y tarjetas de control visible

deben encontrarse al día.

• Las atenciones de pedidos pendientes no reclamadas al inicio de

la toma del inventario, deben de permanecer en el Almacén.

7.2 COMISIÓN DE TOMA DE INVENTARIO

La Comisión de Toma de Inventario tendrá como función organizar,

conducir, ejecutar y consolidar los resultados del Inventario. Será

designada mediante Resolución de Presidencia del Consejo Directivo a

propuesta del Jefe de la Oficina Administración.

El Órgano de Control Institucional participará en calidad de veedor en el

proceso de toma de inventario.

La Comisión de Toma de Inventario estará conformado por el siguiente

personal:

a) Representante de la Oficina de Administración (Responsable de

Control Patrimonial).

b) Representante de la Oficina de Administración (Contabilidad).

c) Responsable de almacén o quién haga sus veces.

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7.3 CRONOGRAMA DE TOMA DE INVENTARIO

El cronograma de toma de inventario será propuesto a través de un

Memorándum, programándose lo siguiente:

a) Instalación de la Comisión de Toma de Inventario y formulación del

acta correspondiente.

b) Verificación física (conteo)

c) Conciliación con tarjetas Kardex.

d) Conciliación con cuentas contables.

e) Informe final conteniendo el inventario físico de almacén debidamente

conciliado, para ser distribuido:

■ Inventario original : Contabilidad

■ Primera copia : Logística

■ Segunda copia : Almacén

■ Tercera copia : OCI

7.4 DE LA VERIFICACIÓN

a) Cuantitativa.- El personal de la Comisión de Inventario y/o de los

equipos de apoyo deberá contar los bienes almacenados en el Almacén

Central, para comprobar que las cantidades sean iguales a las que se

consignan en las Tarjetas de Control Visible (BINCARD). Asimismo,

para el caso de los órganos del OEFA, dicho personal deberá verificar y

comprobar la existencia física del equipo, mueble o accesorio, que

consigna la relación proporcionada por el encargado de control

patrimonial.

b) Cualitativa.- El personal de la Comisión de Inventario y/o de los

equipos de apoyo deberá constatar que las características y

propiedades de los bienes (marca, modelo, color, N° de serie, lote,

vencimiento, dimensiones, peso, capacidad, volumen, etc.) estén de

acuerdo con lo consignado en la descripción del BINCARD. Asimismo,

para el caso de los órganos del OEFA, dicho personal deberá constatar

que las características y propiedades de los bienes (marca, modelo,

color, N° de código patrimonial, dimensiones, unidad de medida,

funcionario o personal a quien se le asigna el bien mueble, etc.) estén

de acuerdo con lo consignado en la descripción de la relación

proporcionada por el encargado de control patrimonial.

7.5 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO

ALMACÉN CENTRAL

a) La toma de inventario se inicia con la verificación documentaría de la

última orden de compra ingresada y el último PECOSA atendido a la

fecha de la toma de inventario.

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b) Una vez verificada la documentación, se continúa con la toma de

inventario, para lo cual se utilizará el método al barrer a partir del

primer estante del Almacén, continuando con el conteo de todos los

bienes almacenados.

c) Al término del conteo de cada bien, la Comisión de Toma de Inventario

suscribirá en la tarjeta BINCARD, fecha y rúbrica.

d) Sobrantes de Inventario: Si en el desarrollo de la verificación se

detectará bienes sobrantes se procederá de la siguiente manera:

■ Determinar su origen de acuerdo a las siguientes causas:

documentos fuente no registrados en las tarjetas KARDEX,

bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el

PECOSA, entrega de un bien similar en lugar del que figura

como sobrante

■ Cuando los sobrantes tiene origen en documentos fuente no

registrados en las tarjetas KARDEX y bienes entregados en

menor cantidad a la autorizada en el PECOSA, estos deben ser

ingresadas al almacén con una Nota de Entrada a Almacén.

■ Cuando el sobrante tiene origen de un bien similar en lugar del

sobrante, la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como

faltante en el bien similar entregado. En este caso se procederá

a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencia

Valorada de Almacén, consignando en el Informe de la

Comisión.

e) Faltante de Inventario: Si en el desarrollo de la verificación se detectará

bienes faltantes se procederá de la siguiente manera:

■ Determinar su origen de acuerdo a las siguientes causas:

documentos fuente no registrados en las tarjetas KARDEX,

bienes entregados en mayor cantidad a la autorizada en el

PECOSA, entrega de un bien similar en lugar del que figura

como faltante.

■ Cuando los faltantes tienen origen en documentos fuente no

registrados en las tarjetas KARDEX y bienes entregados en

mayor cantidad a la autorizada en el PECOSA,, éstas deben

salir del almacén con PECOSA.

■ Cuando el faltante tiene origen de un bien similar en lugar de

otro, indica que la misma cantidad del bien faltante debe figurar

como sobrante en el bien similar entregado. En este caso se

procederá a realizar el ajuste respectivo, consignando tal hecho

en el Informe de la Comisión.

■ Faltante por robo o sustracción: El responsable de Control

Patrimonial organizará un expediente con las investigaciones

realizadas, acompañadas de la denuncia policial.

■ Faltante por merma: En este caso se procederá a realizar el

ajuste respectivo, consignando tal hecho en el Informe de la

Comisión.

■ Faltante por negligencia: El responsable de almacén encargado

de la custodia de bienes almacenados son responsables tanto

pecuniaria como administrativamente de la pérdida de algún

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^ PLANEAMIENTO SY PRESUPUESTO i

bien. En este caso se procederá a realizar el ajuste respectivo,

consignando tal hecho en el Informe de la Comisión.

f) El inventario se elaborará en base al reporte alcanzado por el

responsable de almacén o quien haga sus veces, consignando datos,

según FORMATO N° 1 u otra observación que fuera conveniente,

suscrita por la Comisión de Toma de Inventario.

EN LOS ÓRGANOS DEL OEFA

a) La toma de inventario se inicia con la verificación documentaría de la

última orden de compra ingresada y el último PECOSA atendido a la

fecha de la toma de inventario.

b) Una vez verificada la documentación se procede con la toma de

inventario, para lo cual se utilizará el método al barrer de acuerdo al

cronograma formulado por la Comisión de Toma de inventario. Se inicia

desde un lugar de ubicación y se termina con la verificación de los

bienes muebles de los órganos.

c) Al término de la verificación de cada bien mueble, la Comisión de Toma

de Inventario suscribirá en señal de conformidad la relación

proporcionada por el Responsable de Control Patrimonial, la fecha y

rúbrica, para lo cual se utilizará el FORMATO N° 2.

d) Sobrantes de Inventario: Si en el desarrollo de la verificación se

detectará bienes sobrantes se procederá de la siguiente manera:

e) Determinar su origen de acuerdo a las siguientes causas: documentos

fuente no registrados, bienes entregados en mayor cantidad a la

autorizada en el PECOSA. Dichos sobrantes deberán ser ingresados en

el inventario de cada órgano con un PECOSA.

f) Faltante de Inventario: Si en el desarrollo de la verificación se detectará

bienes faltantes se procederá de la siguiente manera:

Determinar su origen, de acuerdo a las siguientes causas:

■ Faltante por robo o sustracción: Organizar un expediente con

las investigaciones realizadas, acompañadas de la denuncia

policial.

■ Faltante por negligencia: El personal que hace uso del bien es

responsable tanto pecuniaria como administrativamente de la

pérdida de algún bien, no informado a la Oficina de

Administración en el momento que sucedió el percance.

g) El inventario se elaborará en el reporte alcanzado por el Responsable

de control patrimonial, consignando el estado del bien, características,

ubicación, estado de conservación, cantidad u otra observación que

fuera conveniente, suscrita por la comisión de toma de inventario.

7.6 REGISTRO Y VALORIZACIÓN

EN EL ALMACÉN CENTRAL

El personal de la Comisión de Inventario y/o de los equipos de apoyo

cerrará la Tarjeta de Control Visible luego de la verificación del último

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registro y anotará la fecha correspondiente, con indicación del acto

administrativo (inventario físico) y la cantidad verificada, firmando en la

última columna del lado derecho.

El personal de la Comisión de Inventario y/o de los equipos de apoyo

evidenciará la conformidad en el "Reporte de Toma de Inventario Físico de

Existencia en Almacén" - Kardex, la descripción del bien considerando

especificaciones técnicas, unidad de medida, lote, fecha de vencimiento,

cantidad verificada y cantidad consignada en la Tarjeta de Control Visible

(BINCARD), finalmente los integrantes de la Comisión de Toma de

Inventario firmarán el FORMATO N° 1. .

EN LOS ÓRGANOS DEL OEFA

El Responsable de control patrimonial entregará al Equipo de toma de

inventario un reporte de bienes en uso con la información completa de

cada bien mueble, para lo cual se utilizará el FORMATO N° 2

A cada bien inventariado se le colocará un sticker como constancia de

haberse realizado la toma de inventario, siendo responsable cada usuario

y mantendrá la conservación del mencionado sticker.

Durante el inventario si se observa que algún bien no cuenta con el código

patrimonial se le preguntará al encargado de control patrimonial.

De encontrar algún bien sobrante se coordinará con el encargado del

control patrimonial.

El inventario ambiental será suscrito por el equipo de toma de inventario

con el coordinar designado de la Dirección u Oficina.

7.7 CONCILIACIÓN

La Comisión de Toma de Inventario efectuará la conciliación entre las

existencias físicas, Tarjetas de Control Visible, Tarjetas de Existencias

Valoradas y Saldo del Reporte de movimiento de Almacén, estableciendo

los sobrantes y/o faltantes, tanto en unidades físicas como en unidades

monetarias. (FORMATO N° 3).

De presentarse bienes sobrantes debido a que no se registró un ingreso o

se entregó en menor cantidad que la autorizada, se incorporarán en el

registro de existencias formulando la respectiva Nota de Entrada,

informando al respecto.

Si se entregó un bien similar en lugar del sobrante, sin alterar los valores,

se efectuará el ajuste en las Tarjetas de Existencia Valorada, de la base de

datos, previa evaluación e informe del Comité.

Si se determinan bienes faltantes por robo o sustracción se organizará un

expediente de las investigaciones realizadas acompañados de la denuncia

policial correspondiente.

Si el faltante es por merma, será aceptada siempre y cuando se encuentre

dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica respectiva.

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Si el faltante es por negligencia, e¡ responsable de almacén a cargo de la

custodia de los bienes tiene responsabilidad pecuniaria como

administrativamente de la pérdida.

La Comisión de Toma de Inventario coordinará con el responsable de

almacén y responsable de contabilidad para la conciliación contable final.

7.8 INFORME FINAL

INVENTARIO DEL ALMACÉN CENTRAL

Una vez culminada las acciones administrativas de conciliación contable, la

Comisión de Toma de Inventario presentará el informe adjuntando el

inventario físico de bienes en almacén debidamente conciliado con los

documentos respectivos en caso de sobrantes y/o faltantes. (FORMATO N°

4).

INVENTARIO DE LOS ÓRGANOS DEL OEFA

Una vez culminada las acciones administrativas de conciliación contable, la

Comisión de Toma de Inventario presentará el informe adjuntando el

inventario físico de bienes muebles debidamente conciliado con los

documentos respectivos en caso de sobrantes y/o faltantes, adjuntando los

siguientes listados:

a) Bienes en Uso del OEFA.

b) Inventario Ambiental

c) Bienes prestados a otras instituciones.

d) Bienes prestados por otras instituciones.

e) Bienes donados

f) Bienes faltantes

g) Bienes sobrantes

h) Bienes dados de baja.

i) Otros relacionados, que la comisión estime por conveniente.

Los listados serán firmados, fechados con nombres, apellidos y cargo del

equipo de toma de inventario.

7.9 RESPONSABILIDADES

a) La Oficina de Administración velará por el cumplimiento de la presente

Directiva.

b) El Responsable de Logística elabora, actualiza y evalúa la aplicación de

la presente Directiva.

VIII. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA

La Oficina de Administración proporcionará la Comisión de Toma de

Inventario la información, materiales y útiles que pudieran requerir para el

debido y oportuno cumplimiento de sus funciones.

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ANEXOS

9.1 FORMATO N° 1 - Toma de Inventario de Almacén al 31 de

Diciembre del

9.2 FORMATO N°2: Inventario Físico de Bienes Muebles e Intangibles al

31 de Diciembre del

9.3 FORMATO N° 3 - Conciliación de Inventario Físico, Bincard y

Kardexal 31 de Diciembre del

9.4 FORMATO N° 4 - Inventario Físico de Almacén al 31 de Diciembre

del

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FORMATO. N° 1

TOMA DE INVENTARIO DE ALMACÉN AL 31 DE DICIEMBRE DEL.

■' /¡o

7

N°

ORD

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

DESCRIPCIÓN

UNIDAD

DE

MEDIDA

SALDO ALMACÉN AL

31 DICINGRESO.... TOTAL OBSERVACIONES

10

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FORMATO N° 2

TOMA DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INTANGIBLES AL 31 DE DICIEMBRE DEL

& PLANEAMIENTOtSUSJJESro

N°

ORD

1

2

3

4

5

6

7

CÓDIGO

DE BIENDESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE

DIMENSIONES

LARGO ANCHO ALTO

ESTADO DE

CONSERVACIÓNUBICACIÓN OBSERVACIONES

11

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FORMATO N° 3

CONCILIACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO, B1NCARD Y KARDEX AL 31 DE DICIEMBRE

DEL

N°

ORDDESCRIPCIÓN

UNIDAD

DE

MEDIDA

INVENTARIO

FÍSICOBINCARD KARDEX

DIFERENCIAS

MAS MENOS

OBSERVA

CIONES

12

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FORMATO N°4

INVENTARIO FÍSICO DE ALMACÉN AL 31 DE DICIEMBRE DEL

N°

ORDDESCRIPCIÓN

UNIDAD DE

MEDIDACANTIDAD

PRECIO

UNITARIO

VALOR

TOTALOBSERVACIONES

13

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