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REPUBLICA DE COLOMBIA
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
ESTUDIO PREVIO No. 6
DEPENDENCIA: GRUPO DE DESARROLLO HUMANO
CONTRATAR LOS SERVICIOS DE ESPACIOS FISICOS PARA REALIZAR PROGRAMAS DE
ACONDICIONAMIENTO Y ENTRENAMIENTO DEPORTIVO PARA LOS FUNCIONARIOS DE
LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, SEDE CENTRAL Y OFICINAS DE
REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS.
BOGOTÁ D.C., 12 DE FEBRERO DE 2014
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I. INTRODUCCIÓN
La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR es una entidad descentralizada,
técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al
Ministerio de Justicia y del Derecho.
La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR ejerce la orientación,
inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los
Registradores de Instrumentos Públicos; atiende la organización, administración y sostenimiento
de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y asesora al Gobierno Nacional en la
construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los
servicios públicos notarial y registral.
De conformidad con lo establecido en los Decretos 2163 y 2164 de 17 de junio de 2011, mediante
los cuales se restructuró la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO y REGISTRO - SNR, se
establecen, entre otras de sus funciones, las de: Adelantar las gestiones necesarias para la eficaz
y transparente prestación del servicio público notarial y registral. Fijar los estándares de calidad
requeridos para la prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos;
y establecer sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente atención de los servicios
de notariado y de registro de instrumentos públicos procurando su racionalización y
modernización.
II. JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER
CON LA CONTRATACIÓN.
El Plan de Bienestar Social se encuentra enmarcado en la Ley No. 909 de 2004 reglamentado en
el Decreto Ley No.1567 de 1998 y Decreto No.1227 de 2005. En virtud de la normativa y
considerando que es misión de las Entidades Públicas implementar programas institucionales de
Bienestar Social para los funcionarios con el fin de atender sus necesidades de protección, ocio,
identidad y aprendizaje del empleado y su familia se hace necesario contar con los espacios
físicos que permitan brindar alternativas que mejoren la calidad de vida de los servidores a través,
de la participación en programas de acondicionamiento y entrenamiento deportivo para el
mejoramiento de la condición física y el buen estado de salud de los funcionarios de la Entidad.
Que adicionalmente, con la contratación prevista se procura promover el deporte, los espacios
de esparcimiento y de ejercitación física y mental de los funcionarios de la SRN lo cual garantiza
la efectividad en el aumento de su autoestima, la motivación laboral, el manejo del estrés, una
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mejor salud, mejoramiento de resistencia y fuerza física, viéndose esto reflejado especialmente
en sus índices de productividad y mejor desempeño en el desarrollo de sus actividades diarias,
además de reducir sus posibilidades de padecimiento de enfermedades de tipo metabólico,
pulmonar, cardiovascular, neuromuscular etc.
III. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES
ESENCIALES.
A. Objeto a contratar
Contratar los servicios de espacios físicos para realizar programas de acondicionamiento y
entrenamiento deportivo para los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro,
sede central y oficinas de registro de instrumentos públicos.
B. Alcance del objeto
- Funcionaros objeto del servicio
Los servicios previstos para los programas de acondicionamiento y entrenamiento deportivo
tendrán una cobertura promedio de cuatrocientos (400) funcionarios de todas las oficinas de
registro de instrumentos públicos y de la sede central de la Superintendencia de Notariado y
Registro.
- Cobertura mínima de servicio
El contrato se ejecutara en los diferentes escenarios ofrecidos por el contratista, por lo que con
el fin de calificar la idoneidad y la cobertura real del servicio a contratar, el proponente deberá
indicar de manera clara, expresa e inequívoca en su oferta, las sedes que ofrecerá a nivel
nacional a la Superintendencia de Notariado y Registro para prestar el servicio de
acondicionamientos y entrenamientos deportivos, cuyo mínimo para ser habilitado en el presente
proceso es de tres (3) sedes en la ciudad de Bogotá y una (1) sede en las siguientes
capitales de Departamento Barranquilla, Bucaramanga, Cali y Medellín.
Nota: La descripción de las ciudades seleccionadas como mínimo habilitante para ofertar en el
presente proceso, obedecen al resultado obtenido en la encuesta realizada por el Grupo de
Desarrollo Humano a los funcionarios de la SNR a nivel nacional.
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C. Lugar de Ejecución
Para todos los efectos contractuales el domicilio de las partes será la ciudad de Bogotá D.C., sin
perjuicio que para el normal desarrollo y ejecución del contrato el contratista preste sus servicios
en otras partes del territorio nacional.
D. Plazo
El plazo de ejecución será de ocho (8) meses contados a partir de la fecha de suscripción del
acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución establecidos; en todo caso se
advierte que la ejecución del contrato no podrá superar el 31 de diciembre de 2014
E. Especificaciones Técnicas del Servicio
Los servicios esenciales o elementos que debe ofrecer como mínimo el contratista son:
1. Valoración inicial, diagnóstico y seguimiento de los funcionarios Beneficiados con el
programa de acondicionamiento físico y entrenamiento deportivo.
2. Sistemas de acondicionamiento físico: Spinning, Rumba – Aeróbicos – Body Circuit,
Ejercicios y circuitos Cardiovasculares y de estiramiento, Zona de Pesas, ejercicios de
musculación, fuerza y demás actividades que reporten o conduzcan beneficios para la
salud y el estado físico del funcionario.
Este tipo de actividades se desarrollaran dependiendo de los correspondientes resultados
de la valoración física y diagnostico que deberá realizarse previamente a cada persona o
funcionario, a cargo de los profesionales del centro de acondicionamiento físico; es decir
nutricionistas, deportologos, fisioterapeutas o entrenadores, entre otros.
Lo anterior en razón a que cada funcionario posee necesidades particulares de
entrenamiento y acondicionamiento físico dependiendo de su estado de salud, edad, sexo,
estado nutricional, estado de salud, etc. y esto solo podrá determinarse en la valoración y
diagnóstico inicial. De igual forma es necesario que estos mismos profesionales realicen
el respectivo seguimiento de los avances en materia de acondicionamiento físico de cada
funcionario en particular.
F. Obligaciones
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Obligaciones del contratista
Dentro del objeto contractual, el contratista deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
- Obligaciones generales
1. Constituir la garantía única para amparar los riesgos establecidos en el contrato.
2. Cumplir con los aportes a seguridad social en salud, pensión y Riesgos laborales,
conforme a las disposiciones legales vigentes.
3. Cumplir el objeto contractual con diligencia, ajustándose a las disposiciones
constitucionales, legales, contractuales, las del pliego de condiciones y sus adendas y a
la propuesta presentada.
4. Atender las observaciones del funcionario que ejerce control, supervisión y vigilancia del
contrato.
5. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del contrato.
6. Mantener reserva profesional sobre los asuntos o la información que le sea suministrada
por motivo de la prestación de sus servicios.
7. Informar inmediatamente a la entidad contratante y demás autoridades competentes
cuando se presenten peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el
objeto de obligar al contratista a hacer u omitir algún acto o hecho.
- Obligaciones específicas
1. Poner a disposición de los funcionarios beneficiarios, todas las sedes ofrecidas en su
propuesta, sin restricción alguna.
2. Prestar el servicio de acondicionamiento y preparación física de lunes a domingo en todas
sus sedes, en los horarios establecidos por el proponente en su oferta
3. Asignar personas idóneas, responsables, debidamente uniformadas, carnetizadas y que
maneje excelentes relaciones interpersonales, para la dirección, coordinación y manejo
del servicio de entrenamiento físico
4. Brindar asesoría y acompañamiento por fisioterapeuta, medico deportólogo y nutricionista
5. Los funcionarios beneficiados con este servicio deberán tener una permanencia mínima
de tres (3) meses consecutivos y (8) ingresos mínimos por cada mes de lo contrario,
estarán sujetos al pago total de la tarifa establecida para el proceso; por lo cual el
contratista deberá remitir un informe mensual sobre la asistencia del personal de la SNR
a las sedes dispuestas para los entrenamientos o acondicionamientos físicos.
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6. Poner a disposición de los funcionarios de LA SUPERINTENDENCIA, los recursos físicos
ofrecidos, con sujeción a los condicionamientos de tiempo, modo y lugar.
7. Disponer de una línea de telefax y de una dirección de correo electrónico, para atender
de manera efectiva y permanente, los requerimientos que LA SUPERVISORA le formule,
indicando en su propuesta el respectivo número y dirección de correo electrónico.
8. Disponer de sistemas para control de asistencia.
Obligaciones de la SNR
1. Asistir diligentemente al CONTRATISTA en el cumplimiento del objeto contractual,
colaborando continuamente con él para el desarrollo del mismo.
2. Efectuar cumplidamente los pagos.
3. Ejercer la supervisión por el Servidor Público designado por la Secretaria General.
4. Aprobar la Garantía única del Contrato.
5. Las demás inherentes al presente contrato, y las consignadas en la Resolución interna
que regula la actividad de Supervisión.
IV. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACION.
La presente modalidad de selección se aplica teniendo en cuenta lo establecido en el numeral b
del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, que establece como modalidad de selección del contratista
la selección abreviada, que integra diferentes causales, a las que se acude de acuerdo a las
características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía, o la
destinación del bien obra o servicio, y en razón a que no puede ser encuadrado el objeto dentro
de aquélla que corresponde a la adquisición de bienes y servicios de características técnicas
uniformes y de común utilización, ni en ninguna de las otras causales contempladas para la
selección abreviada, se concluye de acuerdo a su cuantía que corresponde a una selección
abreviada de menor cuantía.
Conforme a lo anterior y en concordancia con lo dispuesto en el artículo 59 del decreto 1510 de
2013, y en atención al presupuesto oficial del que se dispone para satisfacer la necesidad descrita
y al objeto que se pretende contratar deberá acudirse al procedimiento de selección abreviada
de menor cuantía.
V. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
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A. Análisis del Sector – Estudio de Mercado
La Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de establecer los valores reales con los
que se atenderá la prestación de estos servicios, adelantó el estudio de mercado correspondiente,
y verifico el valor de la prestación que será atendida durante la vigencia del 2014, teniendo en
cuenta las actividades y la modalidad de ejecución utilizada en el proceso en curso, conforme al
cual se decidió realizar el cálculo tomando el número de funcionarios a los que se prestara el
servicio, y el valor de las cotizaciones presentadas por algunos oferentes del mercado las cuales
fueron cotejadas con el histórico de contrataciones efectuadas por otras entidades del Estado
cuyo objeto es similar al del presente proceso, obteniendo como resultado el valor referencia con
el cual la Entidad estimo el valor del contrato.
1. Instrumento de recolección de la información
Con el objetivo de definir la cantidad de funcionarios que serán beneficiarios del servicio y por
ende una de las variables para proyectar el valor del contrato se utilizó una encuesta dirigida a
todos los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro a nivel nacional, con
preguntas de tipo cerrada para que los encuestados expresaran su intención de utilizar este tipo
de servicios de acondicionamiento y entrenamiento físico.
2. Población
La encuesta institucional tuvo como resultado un monto aproximado de cuatrocientos (400)
funcionarios a nivel nacional interesados en el servicio tal y como se ilustra en la siguiente gráfica.
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3. Cotizaciones de Servicio
25
22
9
21
18 18
32
14
97
20
3
18
10
2325
27
70
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
POBLACIÓN INTERESADA POR DEPENDENCIA U ORIP
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4. Histórico de Contrataciones
La Superintendencia, con base en los datos del Sistema Electrónico de Contratación Pública –
SECOP, correspondiente a los años 2011 a 2013, analizó los procesos de contratación de
asociados a este tipo de servicios.
La siguiente es la tabla de resumen de los contratos identificados.
AÑO ENTIDAD OBJETO PLAZO DE
EJECUCIÓN
NUMERO DE
CONTRATO
VALOR
2013
SUPERINTENDENCIA
DE NOTARIADO Y
REGISTRO
CONTRATAR LOS SERVICIOS
DE ESPACIOS PARA
REALIZAR PROGRAMAS DE
ACONDICIONAMIENTO Y
ENTRENAMIENTO
DEPORTIVO PARA LOS
FUNCIONARIOS DE LA SNR
CINCO (5)
MESES
656 DE 2013
SETENTA Y OCHO
MILLONES DE
PESOS ($78.000.000)
2012
COOPERATIVA DE
LOS TRABAJADORES
DEL INSTITUTO DE
SEGURO.
ACONDICIONAMIENTO
FISICO DE FUNCIONARIOS
DOCE (12)
MESES
33 DE 2012
TRECIENTOS
CATORCE
MILLONES
SEISCIENTOS
VEINTICINCO MIL
PESOS
($314.625.000)
OFERENTE SERVICIO
TARIFA
MENSUAL
POR
PERSONA
# DE
FUNCIONARIO
S
# DE MESES
DE SERVICIO
VALOR POR 8
MESES DE
SERVICIO POR
PERSONA
VALOR POR 8
MESES DE
SERVICIO PARA
400
FUNCIONARIOS
VALOR A PAGAR
POR LA SNR. 70%
VALOR A PAGAR
POR LOS
FUNCIONARIOS
30%
Oferente No. 1 $ 115.000 400 8 $ 920.000 $ 368.000.000 $ 257.600.000 $ 110.400.000
Oferente No. 2 $ 66.667 400 8 $ 533.336 $ 213.334.400 $ 149.334.080 $ 64.000.320
Oferente No. 3 $ 110.000 400 8 $ 880.000 $ 352.000.000 $ 246.400.000 $ 105.600.000
97.222$ 400 8 777.779$ 311.111.467$ 217.778.027$ 93.333.440$
Realizar programas
de acondicionamiento
y entrenamiento
deportivo para los
Funcionarios de la
SNR
VALOR PONDERADO DE PRECIOS
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2012
CORPORACIÓN SOCIAL DE CUNDINAMARCA,
PRESTAR EL SERVICIO DE
INSTRUCCIÓN Y PRÁCTICA
DEPORTIVA EN LOS
CENTROS MÉDICOS
DEPORTIVOS
OCHO (8)
MESES
No. 58614 DEL
10 DE
FEBRERO DE
2.012
CIENTO VEINTE MILLONES DE PESOS M/CTE. ($120.000.000)
2011
DAVIVIENDA
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
MÉDICOS DEPORTIVOS
DOCE (12)
MES
2011 - 00703
CUATROCIENTOS
NOVENTA Y UN
MILLONES
DOSCIENTOS
VENTIOCHO
SEICIENTOS VEINTE
PESOS
($491.228.6210)
2011
CORPORACIÓN SOCIAL DE CUNDINAMARCA,
PRESTACION DEL SERVICIO DE INSTRUCCIÓN Y PRÁCTICA DEPORTIVA EN CENTROS MÉDICOS DEPORTIVOS HABILITADOS PARA EL EJERCICIO Y EL DEPORTE
NUEVE (9)
MESES
No. 49067 DEL 19 DE ENERO DE 2.011
CIENTO TREINTA Y OCHO MILLONES DE PESOS M/CTE.
($138.000.000).
Los resultados que se encontraron con esta investigación evidencian que el valor establecido por
la SNR para prestar el servicio, conforme al número de meses y funcionarios beneficiados se
encuentra acorde al rango del histórico de valores dispuestos en otros contratos por Entidades
tanto públicas como privadas para atender este tipo de necesidades de acondicionamiento físico
y entrenamiento deportivo. Adicionalmente, se encontró que el histórico está en perfectamente
en consonancia con los valores de mercado que fluctúan en la actualidad.
B. Valor
El valor total del contrato es hasta por la suma de TRECIENTOS ONCE MILLONES CIENTO
ONCE MIL CUATROCIENTOS SESENTA Y SIETE PESOS MCTE ($311.111.467) IVA incluido.
La Superintendencia de Notariado y Registro cubrirá el setenta por ciento (70%) del valor total
correspondiente a DOSCIENTOS DIECISIETE MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y OCHO
MIL VEINTISIETE PESOS ($217.778.027), y el treinta por ciento (30%) restante corresponderá
a los funcionarios de la SNR.
Para determinar el valor del contrato se tuvo en cuenta, el estudio del sector realizado de
conformidad al artículo 15 del decreto 1510 de 2013 y en especial las cotizaciones realizadas a
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través del Grupo de Desarrollo Humano, a los distintos proveedores del servicio quienes
atendieron la Solicitud de la SNR.
C. Forma de Pago
El valor del servicio contratado se pagará al contratista en pagos mensuales distribuidos de la
siguiente manera:
1. La Superintendencia de Notariado y Registro asumirá el 70% del valor del servicio.
2. Por su parte, los funcionarios beneficiados deberán pagar el treinta por ciento (30%)
restante del valor total del servicio prestado por el contratista.
Nota 1. El pago podrá ser descontado por nomina mensualmente previa autorización escrita por
el funcionario y verificada su capacidad de endeudamiento o a través de transacciones
electrónicas a la cuenta que disponga el contratista o en las sedes autorizadas.
Los pagos a realizar se detallan así:
La Superintendencia de Notariado y Registro pagará al contratista el valor del contrato, en
mensualidades vencidas, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la
factura correspondiente
El pago se efectuará previo cumplimiento de los trámites administrativos y presupuestales a que
haya lugar:
Factura con el cumplimiento de los requisitos legales.
Responsables
de los pagosValor Mensual
Valor Total de
8 meses Porcentajes
TOTAL $ - $ - 100%
Valor a Pagar por
el Funcionario $ - 30%
Valor por Funcionario
Valor a Pagar por
la SNR $ - 70%
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Certificación de cumplimiento a satisfacción, expedida por el Supervisor del Contrato.
Constancia de cumplimiento por parte del Contratista, de las obligaciones con el Sistema
General de Seguridad Social, Parafiscales y ARL.
Nota: Gravamen Financiero: el presente contrato generará costo adicional correspondiente a la
tarifa del gravamen a movimientos financieros y bancarios del cuatro por mil (4x1000), estipulado
en el artículo 872 del Estatuto Tributario, el cual será pagado por la SNR.
D. Determinación de la concordancia del objeto del contrato con el rubro presupuestal a
través del cual se financia.
El contrato se paga con cargo al rubro presupuestal A-2-0-4-21-4 Servicios de Bienestar Social
Lo anteriormente dispuesto, según Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido por el
responsable del presupuesto.
VI. CRITERIOS PARA DETERMINAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
De conformidad con el Artículo 26 del decreto 1510 de 2013, la Entidad Estatal deberá determinar
la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección
del contratista.
Para el presente proceso de contratación la modalidad de selección, se determina cual es la oferta
más favorable para la entidad teniendo en cuenta la ponderación de elementos de calidad, y
precio soportados en puntajes.
También deberá tenerse en cuenta el artículo 5 (de la selección objetiva), numerales 1 y 2 de la
ley 1150 de 2007. Adicionalmente, se verificaran los requisitos habilitantes de experiencia,
capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional, estos requisitos se
verificaran en el RUP.
A. Experiencia
Experiencia General - (se verificará en el RUP)
El proponente deberá acreditar que cuenta con una experiencia mínima como proveedor de 5
años, lo cual será verificado en el registro único de proponente.
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Experiencia Específica o Acreditada
La experiencia requerida para persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal en el
presente proceso contractual debe estar relacionada con el objeto del contrato a celebrar y sus
actividades, para lo cual deberán presentar hasta tres (3) certificaciones o copias de contratos
celebrados con entidades públicas o privadas cuyo objeto sea similar al de la presente
contratación y que hayan sido desarrollados con posterioridad al 31 de diciembre de 2011 y cuyo
valor facturado sumen por lo menos dos (2) veces el presupuesto oficial.
Acreditación de experiencia consorcio o unión temporal
En el caso de que la mencionada experiencia haya sido adquirida a título de consorcio o unión
temporal, se advierte que se toma en cuenta el porcentaje de participación dentro de la ejecución
del contrato, por lo tanto, las certificaciones y/o constancias presentadas en este sentido deben
especificar el citado porcentaje y el nombre de los integrantes del consorcio o unión temporal.
NOTA: Las certificaciones y/o constancias enunciadas deben individualmente contener como
mínimo la siguiente información para que sean válidas:
1) Contratos:
- Fecha de suscripción del contrato
- Nombre de la entidad pública o privada contratante
- Nombre del contratista
- Objeto del contrato
- Valor
2) Certificaciones:
- Nombre de la empresa Contratante
- Nombre y cargo de quien suscribe la certificación
- Actividades desarrolladas por el contratista
- Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe anexar el documento de
conformación del mismo donde señala el nombre de quienes lo conforman y el porcentaje de
participación de cada uno de sus miembros.
- Fecha de suscripción y/o inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año).
- Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año)
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- Valor del contrato
- Número del contrato (si tiene)
B. Capacidad Jurídica
Persona Jurídica
- Deberá aportar el Certificado de existencia y representación legal expedido por la
autoridad competente, con una fecha de expedición que no puede ser superior a treinta
(30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección.
En dicho Certificado se verificará:
1. El Objeto Social: Deberá ser coherente al objeto del presente proceso de
selección.
2. Calidad del Representante Legal de quien suscribe la oferta: Deberá estar
inscrito en el certificado de existencia y representación legal.
3. Facultades del representante legal de la persona jurídica para presentar la
oferta: Se verificará la inscripción de las facultades y funciones.
4. Autorización para contratar: En caso de que el representante legal no cuente
expresamente en el Certificado de existencia y representación la facultad para
contratar, deberá presentar la autorización de órgano que lo faculte.
- Ausencias de Inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones de la persona
jurídica para contratar con el Estado: Se verificará con una declaración de la persona
jurídica en la cual certifica que ni la persona jurídica ni el representante legal están
incursos en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratar con el Estado.
- Verificaciones de antecedentes judiciales, procuraduría general de la Nación y
Contraloría General de la República: La Superintendencia verificará que el proponente
persona jurídica y el representante legal no presente sanciones judiciales, disciplinarias o
fiscales.
- Copia de la cédula de ciudadanía: Deberá anexar copia de la cédula de ciudadanía del
representante legal.
- Carta de Presentación: Se diligenciará formato correspondiente, suscrito por el
representante legal.
- Rut: Deberá presentarlo el Representante legal y el Rut de la Persona Jurídica, expedido
por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) donde conste el régimen
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tributario a que pertenece el oferente. Para los consorcios o uniones temporales estos
deben adjuntar las respectivas certificaciones.
- Hoja de Vida de la función pública de persona jurídica.
- Declaración de Renta.
- Aportes al Sistema General de Seguridad Social: la persona Jurídica deber acreditar
el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante
certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los
requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que
exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el
cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del
contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida,
deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.
Persona Natural
- Cédula de ciudadanía.
- Pasaporte: Deberán aportar copia del Pasaporte las personas naturales extranjeras o
cédula de extranjería que estén interesadas en participar en el presente proceso de
selección.
- Ausencias de Inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones de la persona
jurídica para contratar con el Estado: Se verificará con una declaración de la persona
natural en la cual certifica que no está incurso en inhabilidades, incompatibilidades o
prohibiciones.
- Verificaciones de antecedentes judiciales, procuraduría general de la Nación y
Contraloría General de la República: La Superintendencia verificará que el proponente
persona natural no presente sanciones judiciales, disciplinarias o fiscales.
- Carta de Presentación: La propuesta se deberá presentar firmada por el oferente
persona natural.
- Rut: Deberá acreditar este requisito con copia del RUT.
- Hoja de Vida de la función pública para persona Natural.
- Declaración de Bienes y Rentas de la función pública.
- Pagos al sistema general en seguridad social: De conformidad con el artículo 50 del
decreto 789 de 2002 “La celebración, renovación o liquidación por parte de un
particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público,
requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con
los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de
Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional
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de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. (…) ”, con base en esta disposición la
Superintendencia verificará que el proponente persona natural se encuentre afiliado y a
paz y salvo en el sistema general de seguridad social.
Consorcio o Uniones Temporales
- Los requisitos jurídicos, experiencia, capacidad financiera y organizacional señalados
anteriormente, deberán acreditarlos todos los integrantes que conforman el consorcio o
unión temporal proponente.
- El RUT del Consorcio será exigible únicamente al proponente adjudicado, que deberá
hacer el trámite ante la DIAN respecto al consorcio o unión temporal.
- Pagos de los aportes al Sistema General de Seguridad Social: Cuando se trate de
Consorcios o uniones temporales este requisito se exigirá de cada una de las personas
jurídicas o naturales que lo conforman.
- Deberá presentar por escrito y suscribir el compromiso consorcial, atendiendo el artículo
7 de la ley 80 de 1993.
C. Registro único de proponentes RUP
Certificado de inscripción en el registro único de proponentes.
En atención al artículo 162 del Decreto 1510 de 2013, los proponentes deberán estar inscritos
en cualquier clasificación de los siguientes sistemas de clasificación según sea el caso:
1. De acuerdo al Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme CIIU (CIIU
Rev. 4 A.C. Resolución Nro. 066 del 31 de enero de 2012)
CODIGO DESCRIPCION
8699 Otras actividades de atención de la salud humana
2. De acuerdo al Sistema de Clasificación UNSPSC (Decreto 1510 de 2013):
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GRUPO
SEGMENTO
FAMILIA
CLASE
PRODUCTO
CÓDIGO
UNSPSC
(F)
SERVICIOS
(91)
SERVICIOS
PERSONALES
Y
DÓMESTICOS
(10)
ASPECTO
PERSONAL
(15)
FACILIDADES DE SPA
Y EJERCICIOS Y
REJUVENECIMIENTO
(01)
GIMNASIOS
O CENTROS
DE SALUD
91101501
Los proponentes deberán allegar el Registro Único de proponentes expedido por la Cámara de
comercio con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la
estipulada como fecha límite para presentar propuestas.
Cuando la propuesta sea presentada por consorcio o unión temporal, cada uno de sus integrantes
deberá anexar RUP en el que se acredite que cada uno de sus miembros se encuentra inscrito
en la clasificación dada por la entidad. En todo caso, la información aquí requerida, debe
encontrarse en firme a la fecha de cierre del presente proceso de selección.
El proponente de igual forma deberá incluir en su oferta los siguientes documentos:
1. Manifestación expresa por parte del representante legal del proponente, bajo la gravedad
de juramento, que tiene disponibilidad suficiente de equipos en cada una de las sedes
ofrecidas para el acondicionamiento y entrenamiento deportivo de los funcionarios.
2. Remitir los certificados de cámara y comercio de la respectiva jurisdicción, de cada uno
de los establecimientos ofertados en donde se pueda verificar que la matrícula mercantil
de estos se encuentra vigente.
3. Remitir copia de las licencias, permisos de funcionamiento o certificaciones expedidas por
la autoridad competente distrital o municipal, de cada uno de los establecimientos
ofrecidos, donde se verifique el cumplimiento de las condiciones sanitarias descritas por
la Ley 9ª de 1979 y demás normas vigentes sobre la materia.
VII. PARAMETROS DE EVALUACION DE LAS OFERTAS
Las ofertas serán verificadas, evaluadas y calificadas objetivamente, de conformidad con los
parámetros fijados en la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y en especial el articulo 26 Decreto
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1510 de 2013, donde se determina la más favorable, teniendo en cuenta la ponderación de los
elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas.
De esta forma la Superintendencia se permite fijar un puntaje total de mil (1000) puntos,
distribuidos en los factores de calidad y precio, en el siguiente orden:
ASPECTOS A EVALUAR PUNTAJE SUBTOTAL PUNTAJE TOTAL
Factor Económico 400 400 400
Factor Técnico (Calidad)
- Mayor número de sedes ofrecidas respecto del mínimo requerido por ciudad.
200 200
500
- Mayor cobertura de ciudades respecto de las mínimas requeridas.
200 200
- Servicios Agregados
1. Estacionamientos gratuitos 2. Zonas Húmedas 3. Pilates 4. Yoga 5. Estética facial o corporal
100 100
Protección a la Industria Nacional 100 100 100
PUNTAJE TOTAL 1000
Factor Económico
Los precios deberán expresarse en pesos colombianos.
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Los precios ofrecidos deberán sostenerse durante la validez de la propuesta y la ejecución del
contrato.
Se analizaran los valores ofrecidos, haciendo un promedio a partir de las ofertas.
Se calcula Cp = el costo promedio, a partir de la sumatoria de las ofertas.
Cp = P1+P2+P3…+ PN / N
De donde:
P = propuesta
N= número de ofertas
Se procede a comparar el costo promedio, con las propuestas y se le asignarán los cuatrocientos
(400) puntos a aquella que esté más cercana al costo promedio por debajo, y de ahí en adelante
en orden descendente se le resta 50 puntos, hasta llegar a 50, puntuación que se le asignara a
las propuestas que continúen .
Factor Técnico
De acuerdo a las condiciones básicas relacionadas a continuación el proponente que ofrezca el
mayor número de elementos adicionales se le otorgará un puntaje máximo y al resto de
proponentes en forma descendiente se les otorgara una puntuación así:
1. Mayor número de sedes ofrecidas respecto del mínimo requerido por ciudad: El
proponente deberá relacionar en su oferta el número de sedes adicionales al mínimo
requerido que pondrá a disposición de la Entidad para prestar el servicio; este elemento
se le asignara en la calificación máxima de hasta 200 puntos así:
1 a 3 sedes adicionales 100 puntos
4 a 5 sedes adicionales 150 puntos
6 o más sedes adicionales 200 puntos
El proponente que cumplan con el mínimo requerido se le asignará una calificación básica de
cincuenta (50) puntos.
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2. Mayor cobertura de ciudades respecto de las mínimas requeridas: El proponente
deberá relacionar en su oferta el número de ciudades adicionales al mínimo requerido
donde cuenta con la logística y la infraestructura necesaria y que pondrá a disposición de
la Entidad para prestar el servicio; este elemento se le asignara en la calificación máxima
de hasta 200 puntos así:
1 a 3 ciudades adicionales 50 puntos
4 ciudades adicionales 100 puntos
5 ciudades adicionales 150 puntos
6 o más ciudades adicionales 200 puntos
El proponente que cumplan con el mínimo requerido se le asignará una calificación básica de
cuarenta (40) puntos.
Servicios Agregados: El proponente deberá relacionar en su oferta el número de servicios
agregados que pondrá a disposición de los funcionarios de la SNR en sus espacios de
acondicionamiento o entrenamiento deportivo.
Se asignara una calificación máxima de hasta 100 puntos para aquel proponente que ofrezca la
totalidad de los servicios adicionales requeridos de Estacionamientos gratuitos, Zonas
Húmedas, Pilates, Yoga y Estética facial o corporal, y al resto de proponentes en forma
descendiente se les otorgara una puntuación así:
1 servicio adicional 20 puntos
2 servicios adicionales 40 puntos
3 servicios adicionales 60 puntos
4 servicios adicionales 80 puntos
5 servicios adicionales 100 Puntos
Protección e incentivo a la industria nacional (100) puntos
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Para este aspecto el proponente recibirá un máximo de cien (100) puntos de acuerdo a lo
siguiente:
Se otorgarán cien (100) puntos a la propuesta cuyos bienes o servicios ofrecidos sean de carácter
nacional. Son servicios de origen nacional aquéllos prestados por empresas constituidas de
acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en
Colombia. Esta información se verificará en el Certificado de Cámara y comercio presentado. En
el evento en el cual los bienes o servicios ofrecidos no sean de carácter nacional se les otorgará
cincuenta puntos (50).
Origen de los Bienes y Servicios Puntaje
Nacionales 100
Extranjera 50
Nota. Este puntaje será otorgado de conformidad con la información suministrada por el
proponente. El no diligenciamiento de este punto en el documento correspondiente de acuerdo
con el pliego de condiciones, será entendido como una manifestación de contar con servicios
extranjeros, motivo por el cual se otorgarán en dicho caso, los cincuenta (50) puntos asignados
por tal concepto.
Criterios de desempate
Si se presentara un empate entre dos (2) o más proponentes, la Superintendencia de Notariado
y Registro procederá a la definición de un ganador teniendo en cuenta los criterios de desempate
contenidos en el Decreto 1510 de 2013 en el siguiente orden de prioridad:
1. Se seleccionará al proponente que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación del
factor económico.
2. Si persiste el empate, se escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en la evaluación
técnica
3. Si persiste el empate, la superintendencia utilizara las siguientes reglas de forma sucesiva
y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los compromisos
adquiridos por Acuerdos Comerciales así:
3.1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o
servicios extranjeros.
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3.2. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.
3.3. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de
sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme
nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento
(25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la
experiencia acreditada en la oferta; 0000000000000000000000000y (c) ni la
Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados,
socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa
de sociedad futura.
3.4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones
establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está
en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta
es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura,
el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina
está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe
tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el
Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el
veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.
4. Si subsiste el empate se procederá a elegir el ganador mediante el sorteo por balotas,
para lo cual en la fecha y hora que al efecto se cite a los proponentes, los Representantes
Legales (o delegados) de las propuestas empatadas escogerán las balotas y se adjudicará
a aquel que obtenga la balota con el número mayor.
VIII. ANÁLISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.
De conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y el decreto 1510 de
2013 y los lineamientos de la Agencia Compra Eficiente, la Superintendencia establece la
siguiente Estimación y Asignación de riesgos que pueda presentarse durante el desarrollo y
ejecución del contrato y que tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del mismo.
Con base en lo anterior se establece dentro del presente estudio el soporte del análisis de riesgos,
para lo cual se utilizó los instructivos del documento CONPES 3714 del 1 de diciembre de 2011
y la tabla CONPES para la estimación del riesgo de acuerdo a su probabilidad de ocurrencia e
impacto, por lo tanto se hace necesario que los futuros oferentes conozcan lo que a continuación
se señala:
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Riesgo previsible: Son aquellos hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato
son de posible ocurrencia.
Riesgo imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias coyunturales ó administrativas,
que no se pueden prever, tales como los desastres naturales que afectan la ejecución del
contrato.
Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles
constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras
palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un
futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato.
Estimación del riesgo: Consiste en determinar un valor para los riesgos que se han
tipificado.
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1 GENERAL INTERNO PLANEACIÓN OPERACIONAL
EL CONTRATISTA POR CAUSAS AJENAS A SU VOLUNTAD NO PUEDE CONTINUAR CON LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
SUSPENSIÓN O TERMINACIÓN DEL CONTRATO
IMPROBABLE MAYOR 6 ALTO
2 GENERAL EXTERNO EJECUCIÓN REGULATORIOS
CAMBIOS INESPERADOS DE NORMATIVIDAD APLICABLE QUE AFECTEN LA ECUACIÓN ECONÓMICA DEL CONTRATO
NECESIDAD DE ADICIONAR EL CONTRATO
POSIBLE MENOR 5 MEDIO
3 GENERAL INTERNO EJECUCIÓN OPERACIONAL
ACCIONES U OMISIONES DEL CONTRATANTE EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN NECESARIA PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
INCUMPLIMIENTO, SUSPENSIÓN, TERMINACIÓN CONTRACTUAL O IMPOSIBILIDAD DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
RARO MODERADO 4 BAJO
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4 GENERAL INTERNO EJECUCIÓN OPERACIONAL
MORA EN LOS PAGOS POR PARTE DE LA CONTRATANTE
AFECTACIÓN FINANCIERA AL CONTRATISTA
IMPROBABLE MENOR 4 BAJO
5 GENERAL EXTERNO EJECUCIÓN DE LA
NATURALEZA
FENÓMENOS O HECHOS GEOLÓGICOS, HIDROLÓGICOS, CLIMÁTICOS, INCENDIOS ETC...
SUSPENSIÓN, TERMINACIÓN DEL CONTRATO O IMPOSIBILIDAD DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
IMPROBABLE MAYOR 6 ALTO
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1 CONTRATISTA ACEPTAR IMPROBABLE MODERADO MEDIO NO
SUPERVISOR DEL CONTRATO POR PARTE DE LA ENTIDAD
INICIO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
TERMINACION ESTIMADA DE LA EJECUCION DEL CONTRATO (DICIEMBRE DE 2014)
SE REALIZARÁ A TRAVÉS DE LOS INFORMES PERIÓDICOS DE EJECUCIÓN A CARGO DEL SUPERVISOR
CONFORME LO PREVISTO EN EL CONTRATO
2
ENTIDAD 50% Y
CONTRATISTA 50%
ACEPTAR POSIBLE MENOR MEDIO NO
SUPERVISOR DEL CONTRATO POR PARTE DE LA ENTIDAD
INICIO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
TERMINACION ESTIMADA DE LA EJECUCION DEL CONTRATO (DICIEMBRE DE 2014)
SE REALIZARÁ A TRAVÉS DE LOS INFORMES PERIÓDICOS DE EJECUCIÓN A CARGO DEL SUPERVISOR
CONFORME LO PREVISTO EN EL CONTRATO
3 ENTIDAD EVITAR RARO MENOR BAJO NO
SUPERVISOR DEL CONTRATO POR PARTE DE LA ENTIDAD
INICIO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
TERMINACION ESTIMADA DE LA EJECUCION DEL CONTRATO (DICIEMBRE DE 2014)
SE REALIZARÁ A TRAVÉS DE LOS INFORMES PERIÓDICOS DE EJECUCIÓN A CARGO DEL SUPERVISOR
CONFORME LO PREVISTO EN EL CONTRATO
4 ENTIDAD EVITAR RARO MENOR BAJO NO
SUPERVISOR DEL CONTRATO POR PARTE DE LA ENTIDAD
INICIO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
TERMINACION ESTIMADA DE LA EJECUCION DEL CONTRATO (DICIEMBRE DE 2014)
SE REALIZARÁ A TRAVÉS DE LOS INFORMES PERIÓDICOS DE EJECUCIÓN A CARGO DEL SUPERVISOR
CONFORME LO PREVISTO EN EL CONTRATO
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5
ENTIDAD 50% Y
CONTRATISTA 50%
ACEPTAR IMPROBABLE MODERADO MEDIO NO
SUPERVISOR DEL CONTRATO POR PARTE DE LA ENTIDAD
INICIO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
TERMINACION ESTIMADA DE LA EJECUCION DEL CONTRATO (DICIEMBRE DE 2014)
SE REALIZARÁ A TRAVÉS DE LOS INFORMES PERIÓDICOS DE EJECUCIÓN A CARGO DEL SUPERVISOR
CONFORME LO PREVISTO EN EL CONTRATO
IX. GARANTÍAS Efectuado el análisis de riesgos de la presente contratación, establecida la valoración del impacto
y la probabilidad de ocurrencia de cada uno de ellos, se estima que la Superintendencia de
Notariado y Registro se encuentra que en el desarrollo del contrato presenta principalmente
riesgos de Incumplimiento del contratista en el desarrollo de las obligaciones establecidas o
deficiente prestación del servicio; por lo cual se exigirá al contratista constituir a su costa y a
favor de SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR, la garantía Única de que
trata la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007y el artículo 116 del decreto 1510 de 2013 consistente
en garantía legalmente autorizada para operar en Colombia con el fin de amparar el riesgo que
se determina a continuación:
a. CUMPLIMIENTO: en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del
Contrato, por el término de ejecución del mismo y seis (6) meses más, contados a partir
de la fecha de expedición de la póliza.
b. CALIDAD: en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato,
con una vigencia igual a la del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la fecha
de expedición de la póliza.
c. DEL PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Para garantizar el pago de
salarios, prestaciones sociales y demás obligaciones inherentes a la previsión social del
personal que emplee durante el desarrollo del contrato, por un valor igual al 5% del valor
total del mismo, por el plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más, contados a
partir de la fecha de expedición de la póliza.
Parágrafo primero: en los casos en que se prorrogue el plazo de ejecución del contrato y/o se
adicione el valor, el Contratista se compromete, dentro de los 5 días siguientes, a presentar el
certificado de modificación de la garantía de conformidad con el nuevo plazo y/o valor pactados.
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Parágrafo Segundo: el contratista deberá mantener la garantía en plena vigencia y validez en los
términos expresados en este documento y deberá pagar las primas y cualquier otra expensa
necesaria para constituirlas, mantenerlas, prorrogarlas o adicionarlas.
X. ACUERDOS INTERNACIONALES O TRATADOS DE LIBRE COMERCIO
VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO
De conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 22 del Decreto 1510 de 2013,
y de acuerdo con las pautas para establecer si determinada contratación se encuentra o no
cobijada por algún Acuerdo Internacional o Tratado de Libre Comercio (TLC) vigente, la
Superintendencia de Notariado y Registro informa que, una vez revisado lo publicado por el
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en su página web y de acuerdo con las
exclusiones de aplicabilidad y excepciones consagradas en el manual explicativo, en los
capítulos de contratación pública de los acuerdos comerciales negociados por Colombia para
entidades contratantes, del Departamento Nacional de Planeación, se encontraron los
siguientes acuerdos internacionales y tratados de libre comercio que aplican para la SNR:
Acuerdo
Comercial
Entidad Estatal Incluida
Presupuesto del Proceso de
Contratación Superior al Valor del Acuerdo Comercial
Excepción Aplicable al
Proceso de
Contratación
Proceso de Contratación
Cubierto por el Acuerdo
Comercial
Canadá SI SI NO SI
Chile SI SI NO SI
Estados Unidos SI SI NO SI
Salvador SI
NO INCLUYE VALORES NO SI
Guatemala SI NO INCLUYE VALORES NO SI
Honduras SI NO INCLUYE VALORES NO NO
Liechtenstein SI NO NO NO
Suiza SI NO NO NO
México SI SI NO SI
Unión Europea SI NO NO NO
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XI. SUPERVISIÒN
La vigilancia y control de la ejecución del contrato será ejercida por el Coordinador del Grupo de
Desarrollo Humano o en quien la ordenadora del gasto designe.
Cordialmente
(Original firmado)
HERNÁN CASTELLANOS RAMÍREZ Coordinador Grupo Desarrollo Humano Proyectó: Lorena Neira Cabrera – Abogada Dirección Administrativa
