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RENDICIÓN DE CUENTAS

DISTRIBUIDORA TOYOTA S.A.S AÑO 2020

1. Cumplimiento indicadores de los objetivos del sistema de gestión integral

2. Desempeño sistema de gestión ambiental 3. Desempeño sistema de gestión calidad

Distoyota presenta a las partes interesadas los resultados de su Sistema de Gestión Integral bajo las Normas ISO 9001: 2015 Calidad e ISO 14001: 2015 Ambiental.

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1. CUMPLIMIENTO INDICADORES DE LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

OBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADOR FÓRMULA RESPONSABLEMETAS

2020RESULTADO

HORIZONTE

2020

Cantidad de técnicos certificados /

Total de técnicos por tallerGerente de Posventa 83% 100% dic-20

Gerente Nacional de Repuestos 92% 82% dic-20

Gerente Nacional de Ventas 85% 97% dic-20

(Capacitaciones eficaces / capacitaciones totales) * 100 Gerente Posventa Equipos Industriales 90% 95% dic-20

(Promedio total funcionarios que aprobaron la evaluación /

Promedio total funcionarios que presentaron la evaluación)

* 100

Jefe Gestión Integral 96% 98% dic-20

COBERTURA

CAPACITACIONES SGI

(Total funcionarios capacitados en SGI / Total

funcionarios convocados) * 100Jefe Gestión Integral 85% 99,7% dic-20

EJECUCIÓN DEL PROGRAMA

DE BIENESTAR(Actividades realizadas / actividades programadas) * 100

Coordinadora de Selección Bienestar y

Comunicaciones 85% 100% dic-20

CUMPLIMIENTO DE

CONFIABILIDAD DEL

PERSONAL

(Número de empleados con estudio de seguridad

realizados / Total de empleados programados en el

periodo) * 100

Jefe de Gestión Humana 100% 100% dic-20

Jefe de Operaciones y Transporte 89% 90% dic-20

Gerente Nacional de Repuestos 99% 100% dic-20

Gerente Soluciones Logísticas 99% 100% dic-20

Promedio de no conformes de los talleres de Distoyota (#

de no conformes / total entrada clientes) * 100Gerente de Posventa 98% 99,7% dic-20

EFICACIA DE LA MEJORA( No. AC, AP y AM no repetidas en el trimestre / No. AC,

AP y AM cerradas en el trimestre) * 100 Jefe Gestión Integral 90% 96% dic-20

ÍNDICE DE SATISFACCIÓN AL

CLIENTE EXTERNO

VENTAS VEHÍCULOS93% 94,74% dic-20

ÍNDICE DE SATISFACCIÓN AL

CLIENTE EXTERNO

REPUESTOS VEHÍCULOS94% 94,61% dic-20

ÍNDICE DE SATISFACCIÓN AL

CLIENTE EXTERNO

POSVENTA VEHÍCULOS96% 95,33% dic-20

ÍNDICE DE SATISFACCIÓN AL

CLIENTE EXTERNO

VENTA VEHÍCULOS USADOS90% 95,10% dic-20

ÍNDICE DE SATISFACCIÓN AL

CLIENTE EXTERNO

VENTA EQUIPOS

INDUSTRIALES

93% 98% dic-20

ÍNDICE DE SATISFACCIÓN AL

CLIENTE EXTERNO

SERVICIO EQUIPOS

INDUSTRIALES

93% 94,50% dic-20

ÍNDICE DE SATISFACCIÓN AL

CLIENTE EXTERNO

SERVICIO RENTAL EQUIPOS

INDUSTRIALES

91% 92,70% dic-20

(Total productos conformes por unidad de negocio / total

productos por unidad de negocio) * 100

3. CAUTIVAR A NUESTROS CLIENTES

CON CALIDAD, CUMPLIMIENTO Y

SERVICIO

Índice de satisfacción al cliente externo =

Ʃ de los resultados de calificaciones encuesta CSI / Total

de encuestas

Coordinador Gestión Clientes

1. DESARROLLAR LAS

COMPETENCIAS ESTRATÉGICAS Y EL

BIENESTAR DEL PERSONAL

EFICACIA DE LA

CAPACITACIÓN

Versión

2. ADOPTAR LA MEJORA CONTINUA

EN LOS PROCESOS DE LA

ORGANIZACIÓN

(Número Total de Funcionarios que Aprobaron

capacitaciones de ATC / Numero total de participantes a

capacitaciones de ATC) * 100

14MATRIZ DE OBJETIVOS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

CONFORMIDAD DEL

PRODUCTO

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OBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADOR FÓRMULA RESPONSABLEMETAS

2020RESULTADO

HORIZONTE

2020

4. PROMOVER EL CUMPLIMIENTO DE

LOS REQUISITOS LEGALES

APLICABLES

CUMPLIMIENTO PLANES DE

ACCIÓN NORMATIVO Y

REQUISITOS DE COMERCIO

EXTERIOR

Número de normas con cumplimiento total del plan de

acción/ Número de normas con planes de acción

Jefe de Gestión Integral

Jurídica 90% 96% dic-20

5. PROMOVER LA GESTIÓN DEL

RIESGO Y OPORTUNIDADES EN

TODOS LOS PROCESOS DEL

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.

EFICACIA DE LA MEJORA

EN RIESGOS Y

OPORTUNIDADES

( No. AC de Riesgos, AP de Riesgos y AM de

Oportunidad no repetidas en el trimestre / No. AC de

Riesgos, AP de Riesgos y AM de Oportunidad cerradas

en el trimestre) * 100

Jefe Gestión Integral 90% 100% dic-20

(Actividades ejecutadas / Actividades programadas) * 100 Jefe Gestión Integral 90% 94% dic-20

(Actividades ejecutadas / Actividades programadas) * 100 Jefe Gestión Integral 90% 94% dic-20

(Actividades ejecutadas / Actividades programadas) * 100 Jefe Gestión Integral 90% 90% dic-20

(Actividades ejecutadas / Actividades programadas) * 100 Jefe Gestión Integral 90% 99% dic-20

Bucaramanga

Carrera 21

2 m 3/Persona

1,1 m 3/persona

Bucaramanga

Carrera 27

3 m 3/Persona

2,8 m 3/persona

Ibagué

3,5 m 3/Persona4,2 m 3/persona

Neiva

2,6 m 3/Persona1,7 m 3/persona

Pasto

3 m 3/Persona2,3 m 3/persona

Bogotá

2 m3 /Persona1,4 m 3/persona

Bucaramanga

Carrera 21

385 KW/H /

Persona

351 KW/H /

Persona

Bucaramanga

Carrera 27

474 KW/H /

Persona

434 KW/H /

Persona

Ibagué

228 KW/H /

Persona

190 KW/H /

Persona

Neiva

307 KW/H /

Persona

305 KW/H /

Persona

Pasto

154 KW/H /

Persona

126 KW/H /

Persona

Bogotá

205 KWH/

Persona

116 KWH/

Persona

( No. de requisitos cumplidos / No. requisitos exigidos por

las normas)* 100Jefe Gestión Integral 100% 100% dic-20

(Total de residuos peligrosos generados / total de residuos

generados) *100Jefe Gestión Integral 50% 33% dic-20

Consumo en m3 / Numero de personas Jefe Gestión Integral

dic-20

CONSUMO Y GESTIÓN DEL

PLAN AMBIENTAL

Consumo de energía KWH / Numero de personas Jefe Gestión Integral

6. CONTRIBUIR CON EL CUIDADO DEL

MEDIO AMBIENTE

dic-20

EJECUCIÓN DE PROGRAMAS

DEL PLAN AMBIENTAL

Versión

14MATRIZ DE OBJETIVOS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

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OBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADOR FÓRMULA RESPONSABLEMETAS

2020RESULTADO

HORIZONTE

2020

7. GESTIONAR LOS RIESGOS EN LA

CADENA DE SUMINISTRO

RIESGOS DE ACTIVIDADES

ILICITAS MATERIALIZADOS

(Número de riesgos en Seguridad materializados / total

de riesgos en seguridad identificados)*100Implementador OEA 10% 0% dic-20

REDUCCION DE INCIDENTES

DE SEGURIDAD EN

INSTALACIONES

((Número de incidentes de seguridad del año anterior -

número de incidentes de seguridad del año actual ) /

Número de incidentes de seguridad del año anterior * 100)

Jefe de Seguridad 15% 200% dic-20

SEGURIDAD OPERACIONALNúmero de incidentes presentados en el mes / Total

de Operaciones * 100

Gerente de Logística y Ventas de

Repuestos

Jefe de Operaciones y Transporte

Jefe de Bodega CPD

Jefe de Planeación Comercial E.I

Profesional de Importaciones

10% 0% dic-20

(Números de ROS realizados en el tiempo establecido /

Total de ROS) * 100Oficial de cumplimiento 98% 100% dic-20

(Proveedores críticos en seguridad con cumplimiento en

los criterios de evaluación, selección, seguimiento al

desempeño y reevaluación / Total de proveedores críticos

en seguridad) * 100

Jefe de Compras 95% 95% dic-20

SEGURIDAD ASOCIADOS DE

NEGOCIO

8. GARANTIZAR LA SEGURIDAD EN LA

CADENA DE SUMINISTRO

Versión

14MATRIZ DE OBJETIVOS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Inicio

De los 35 indicadores de los objetivos integrales se observa cumplimiento en la mayoría de ellos (31 indicadores), el análisis de su tendencia se explica en las presentaciones de cada una de las áreas responsables Solo se observa incumplimiento en 4 indicadores correspondiente a eficacia capacitación GNR, CSI Posventa vehículos, consumo de agua en Ibagué y reducción de incidentes de seguridad, el análisis y acciones tomadas de estos indicadores se explican en las presentaciones de cada una de las áreas En la planeación estratégica del 2021 se revisarán las nuevas metas de estos indicadores de acuerdo a los resultados obtenidos.

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2. DESEMPEÑO SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

CUMPLIMIENTO PROGRAMAS AMBIENTALES

Se evidencia cumplimiento del indicador de ejecución de los programas debido a que se han desarrollado en su mayoría las actividades programadas, sin embargo, por la cuarentena obligatoria debido al Covid-19. algunas de las actividades fueron reprogramadas y se desarrollaron de acuerdo al nuevo cronograma.

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INDICE DE CONSUMO DE AGUA

Bogotá

Sucursales

Se evidencia que en el transcurso del año se presentó cumplimiento de la meta del consumo per cápita de 2m3/persona, en el periodo de febrero y abril se presentó el menor consumo en las tres sedes debido a la cuarentena obligatoria por el COVID-19 ya que el personal que está en las instalaciones disminuye, para el periodo de abril y junio se presentó mayor consumo en calle 102 y calle 13 debido a la reactivación económica, para el caso del 7 de Agosto se presentó una disminución ya que dentro del periodo facturado solo se consumieron 2m3. Para junio y agosto se presentó aumento en calle 13, debido a una fuga de agua en uno de los tanques de almacenamiento de agua potable, en 102 se presenta disminución por la cuarentena sectorizada. En el periodo de agosto y octubre se presentó aumento en el consumo de agua ya que se desarrollaron actividades de lavado con agua potable porque ya no se contaba con agua lluvia y se desarrolló el mantenimiento de la PTAR de 102.

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Sucursales

Para este indicador cada sucursal cuenta con su propia meta de consumo per cápita; en la sede de Neiva se evidencia cumplimiento en la meta, sin embargo, se evidencia disminución en el consumo desde el periodo de mayo hasta octubre, debido a que unos meses por parte del acueducto de la ciudad se promediaron los consumos y ya que los recibos estaban llegando con valores en cero, para lo cual de acuerdo a lo indicado por la entidad se está gestionando el cambio del medidor. En la sucursal de Ibagué se presenta un aumento en el consumo desde el mes de Marzo, debido a que se presentó una fuga de agua en la zona de lavado a mediados de ese mes, lo cual se pudo solucionar en el mes de mayo por la cuarentena obligatoria, adicional se está haciendo lavado de vehículos antes de prestar el servicio de acuerdo a las condiciones de entrada del mismo, se hace lavado de los equipos industriales ya que se habilito una bahía de trabajo para el mantenimiento y reparación de los mismos. Para el periodo de mayo-junio en la sucursal de Bucaramanga Cr 27 se presentó aumento en el consumo de agua debido a una fuga en el tanque de almacenamiento de agua potable, para julio y agosto se presentó aumento debido al aumento en el ingreso de los vehículos al taller. En la sucursal de Pasto se evidencia cumplimiento en la meta de 3m3/persona, sin embargo, en el periodo de septiembre y octubre se presenta aumento en el consumo debido al incremento en las entradas al taller.

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INDICE DE CONSUMO DE ENERGÍA

Bogotá

Se evidencia cumplimiento en la meta de consumo en las sedes de Bogotá, para los meses de enero y febrero se evidencian consumos bajos debido al periodo de vacaciones; en los meses de marzo-abril se presentó una disminución en el consumo de todas las sedes debido a la cuarentena obligatoria por Covid-19. En los meses de mayo y junio se presenta un incremento por la reapertura económica, se presenta aumento en el personal que asiste a las sedes, así mismo se evidencia que calle 102 y calle 150 tiene un consumo mayor debido a las actividades del taller y los horarios en los cuales se está prestando el servicio se necesita tener luminarias encendidas en horas de la noche, lo cual aumenta el consumo. Para el periodo de julio y agosto se evidencia un aumento en el consumo debido a los horarios y por las cuarentenas sectorizadas los concesionarios como calle 150 estuvo atendiendo vehículos de calle 102, así mismo el personal estuvo en dicho concesionario por esto se evidencia un aumento significativo. En el periodo de septiembre y octubre se evidencio incumplimiento debido al aumento de los ingresos de vehículos al taller.

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Sucursales

Se evidencia que la sucursal de Neiva se presentó incumplimiento en el indicador en el periodo de enero-febrero, julio-agosto y septiembre-octubre debido a que se cuenta con equipos que se utilizan todo el día como lo es la UPS y la utilización de aires acondicionados, se documentó el hallazgo 17-014. En la sucursal de Bucaramanga de la carrera 27 se presentó incumplimiento en los periodos de Ene-feb y sep-oct del consumo de energía debido al aumento de entradas, la utilización de los aires acondicionados y el cambio de horario hasta las 7 para el último periodo, se documentó el hallazgo 19-714.

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CUMPLIMIENTO PROGRAMAS VERTIMIENTOS Y RESPEL

Inicio

Para el programa de vertimientos y emisiones, en el año 2020 se continúa con las plantas de tratamiento de Bogotá calle 102 y Neiva llevando en estas dos sedes a un cumplimiento del 100% referente a la Resolución 631 de 2015. En el programa de residuos peligrosos, se cumple con la gestión correcta del 100% de los residuos generados por Distoyota, durante el 2020 se continua con el convenio con un Gestor de residuos que permite garantizar la correcta gestión ambiental del 100% de los residuos generados por Distoyota a nivel nacional.

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3. DESEMPEÑO SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD

ANÁLISIS DE HALLAZGOS NACIONAL

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Inicio

La tendencia histórica indica que se ha enfocado en documentar más acciones de mejora, seguido de correctivas y preventivas, para el año 2019 la tendencia se mantiene al generar mayor número de acciones de mejora, pero en este caso seguido de las preventivas y las correctivas. Es importante resaltar que en los resultados parciales a noviembre del 2020 las acciones correctivas documentadas no superan el 50% del total de las acciones lo cual es positivo para el sistema ya que lo que se busca es resaltar las mejoras y destacar la prevención en los procesos. La tendencia a Nivel nacional ha sido la detección de mayor numero de oportunidades y menor número de riesgos, para este año en Bogotá se observa que se documentaron mayor número de riesgos (14) doce de ellos relacionados con situaciones por pandemia; respecto a las oportunidades (11) algunas de ellas enfocadas a aprovechamiento de canales electrónicos; En las sucursales Neiva no documento riesgos y oportunidades este año y en el caso de Ibagué y B/manga se enfocaron en encontrar oportunidades (1 por sucursal) y Pasto detectó un Riesgo y una oportunidad. Riesgos

• Emergencia sanitaria por covid-19

• Impacto financiero por pandemia

• Disminución en ventas de productos y servicios por efecto de pandemia

• Afectación del inventario de productos debido a la pandemia

• Afectación a respuesta por parte de los proveedores debido a la pandemia

• Insatisfacción o pérdida de clientes

• Pérdidas económicas, demandas legales o inconvenientes con los clientes

• Incumplimiento de normatividad

• Incumplimiento a los objetivos, presupuestos o ineficacia en los procesos

• Riesgos ambientales (ver presentación ambiental)

Oportunidades

• Lograr mantener o mejorar la participación en el mercado y ventas

• Apertura de nuevos canales de venta que fortalecen la continuidad del negocio

• Apertura de nuevos canales para pagos electrónicos

• Aprovechamiento de los leads generados por los canales virtuales

• Lograr reducir las quejas de los clientes

• Fortalecer el cumplimiento al CSI de las diferentes áreas y NPS

• Optimizar el espacio de almacenamiento de los equipos nuevos y usados

• Implementación programa DPOK en almacenes de repuestos

• Mejoras para optimización de los procesos

• Integración de los sistemas OEA y SST en las auditorías internas integrales

• Oportunidades ambientales (ver presentación ambiental)

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Retroalimentación

Invitamos a nuestras partes interesadas a retroalimentar este informe a través de los siguientes medios:

• comunicados@distoyota.com.co

• Línea de atención al cliente 01800 110606

ORIGINAL FIRMADO Gerencia Administrativa y Financiera

1 de marzo del 2020

mailto:comunicados@distoyota.com.co