Reglas de Operación del Grupo Interdisciplinario del ...

Reglas de Operación del Grupo Interdisciplinario del Servicio Postal Mexicano

Fecha de Primera Emisión 21/04/2021

Aprueba y Expide Dirección General 2021

Última Actualización 21/04/2021

Integrado: Dirección Corporativa de Planeación Estratégica

Servicio Postal Mexicano

21/04/2021


Fecha de Emisión: 21/04/2021

Unidad Responsable: Dirección Corporativa de Administración y Finanzas / Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios

Fecha de Versión: 21/04/2021

Clave: DCAF-CM-21-010 Versión:

A1 Hoja: 2 de 22 Tipo de Documento: Comité

Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia debe ser verificada o comparada con la versión electrónica original antes de su uso.

Contenido

1. Introducción ............................................................................................................................................................. 3

2. Objetivos ..................................................................................................................................................................... 3

3. Alcance ........................................................................................................................................................................ 4

4. Ámbito de Aplicación ........................................................................................................................................ 4

5. Marco Jurídico ......................................................................................................................................................... 5

6. Glosario ........................................................................................................................................................................ 6

7. Reglas de Operación ........................................................................................................................................... 7

7.1. Revisión y Actualización .......................................................................................................................... 7

7.2. Normas de Funcionamiento ................................................................................................................ 7

7.2.1. Integración del Grupo Interdisciplinario .............................................................................. 8

7.2.2. Suplencia de los Integrantes ........................................................................................................ 8

8. Funcionamiento del Grupo Interdisciplinario ................................................................................... 9

8.1. Funciones del Grupo Interdisciplinario ........................................................................................ 9

8.2. Funciones de los integrantes del Grupo Interdisciplinario ............................................. 9

8.2.1. Corresponde a los Integrantes con voz y voto del Grupo Interdisciplinario 9

8.2.2. Corresponde a los integrantes con voz del Grupo Interdisciplinario .............. 10

8.2.3. De las Sesiones ...................................................................................................................................... 11

8.2.4. Clasificación de los Documentos ............................................................................................. 12

9. Anexos ........................................................................................................................................................................ 13

Ficha Técnica de Valoración Documental............................................................................................... 13

10. Cédula de Registro y Autorización ......................................................................................................... 20

11. Transitorios ............................................................................................................................................................. 22








1. Introducción

El artículo 6o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece disposiciones relativas a que el derecho a la información será garantizado por el Estado; así como que toda persona tiene derecho al libre acceso a información plural y oportuna; que toda la información en posesión de cualquier autoridad, Entidad, Órgano y Organismo Federal, Estatal y Municipal, es pública y sólo podrá ser reservada temporalmente por razones de interés público en los términos que fijen las leyes; que en la interpretación de éste derecho deberá prevalecer el principio de máxima publicidad; que los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos.

Por su parte, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley General de Archivos, el Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX) requiere contar con un instrumento normativo que permita regular al Grupo Interdisciplinario para que defina de manera eficiente, la gestión de sus bienes documentales y determinar de la forma más conveniente y transparente la disposición final y baja de aquellos bienes documentales que por haber cumplido su ciclo vital ya no resultan útiles para los fines que fueron elaborados; por lo cual, la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, a través de la Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios, cuyo titular ejerce la Coordinación de Archivos, propone las Reglas de Operación del Grupo Interdisciplinario del Servicio Postal Mexicano, que define los aspectos básicos para la administración de los documentos, con el propósito de adecuar los procedimientos que deben seguirse en lo relativo al registro, control, valoración, disposición final y baja del archivo, de acuerdo a las funciones y operación de cada una de las Unidades Administrativas que integran el SEPOMEX; tomando como referencia la Ley General de Archivos, las disposiciones que dicten, tanto el Consejo General de Archivos como el Archivo General de la Nación.

Este documento contiene el marco jurídico, glosario, objetivos, fines, integración, funcionamiento y anexos, con la finalidad de facilitar y orientar a los integrantes del Grupo Interdisciplinario del Servicio Postal Mexicano en la toma de sus determinaciones.

2. Objetivos

a) De las Reglas

Dar a conocer los pasos, funciones y acciones a seguir que permitan un óptimo desarrollo de las sesiones, la toma de acuerdos del Grupo Interdisciplinario, que tiene asignadas acorde a la Ley General de Archivos.








b) Del Grupo Interdisciplinario|

Establecer las bases y criterios generales para el funcionamiento y operación del Grupo Interdisciplinario de SEPOMEX, así como coadyuvar en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental, durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el Catálogo de Disposición Documental.

3. Alcance

Las resoluciones que tome el Grupo Interdisciplinario serán de alcance institucional y observancia obligatoria bajo la estricta responsabilidad de los titulares de todas las Unidades Administrativas que conforman el SEPOMEX, en el ámbito central y regional, así como del personal involucrado adscrito a estas unidades; responsables de llevar a cabo el registro, control, disposición final y baja documental, salvo que exista una disposición legal o administrativa que los regule de manera específica, queda bajo su responsabilidad el estricto y cabal cumplimiento del mismo.

4. Ámbito de Aplicación

El contenido de las presentes Reglas es de observancia general y obligatoria para los integrantes del Grupo Interdisciplinario, salvo que exista una disposición legal o administrativa en contrario, queda bajo su responsabilidad el estricto y cabal cumplimiento de este.

Los integrantes del Grupo Interdisciplinario serán los responsables de su observancia y aplicación al interior del Grupo, así como de llevar a cabo revisiones periódicas para que su contenido corresponda a su operación, estructura y normatividad vigentes, a fin de que se constituya como una herramienta de trabajo eficaz y eficiente.








5. Marco Jurídico A. Legislación Nacional

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley del Servicio Postal Mexicano.

3. Ley de Vías Generales de Comunicación.

4. Ley Federal del Trabajo.

5. Ley General de Bienes Nacionales.

6. Ley General de Archivos.

7. Ley General de Responsabilidades Administrativas.

8. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento.

9. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento.

10. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

11. Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público.

12. Ley Federal sobre Metrología y Normalización.

13. Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

14. Código Civil Federal.

15. Código Federal de Procedimientos Civiles.

16. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano.

17. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.

18. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano.

19. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano.

20. Acuerdo por el que se modifica el diverso por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales (MAAG-RMSG).

21. Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el Dictamen y Acta de Baja Documental o de Transferencia Secundaria para los Sujetos Obligados del Poder Ejecutivo Federal, previsto en el Artículo 106, Fracción VI, de la Ley General de Archivos.

22. Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos, emitidos por el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales.

B. Legislación Internacional

Tratados Internacionales. 1. Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos.

2. Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.

3. Convención Americana sobre Derechos Humanos.

4. Protocolo Adicional a la Convención Americana en materia de Derechos Económicos, Sociales y Culturales (Protocolo de San Salvador).

5. Y demás disposiciones aplicables.








6. Glosario

Para efectos de las presentes Reglas de Operación, además de las definiciones contenidas en el artículo 4o, de la Ley General de Archivos y, Cuarto de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos, emitidos por el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, se entenderá por:

Acta: Documento originado de las sesiones ordinarias y extraordinarias celebradas por el Grupo Interdisciplinario que tiene por objeto, validar las actuaciones, acciones, programas, acuerdos y cualquier acto relacionado con sus funciones y atribuciones.

Acuerdo Resolución tomada por consenso en las sesiones ordinarias y extraordinarias por parte del Grupo Interdisciplinario, y el responsable de darle seguimiento hasta su conclusión.

Criterios Específicos

Documento en el que se establecen las medidas que se deberán observar para regular un tema o asunto determinado.

Gestión Documental

El tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos y procedimientos de recepción, producción, organización, acceso y consulta, conservación, valoración y disposición final.

Grupo Interdisciplinario

Se denomina, al conjunto de personas que deberá estar integrado por el titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes; las áreas responsables de la información, así como el responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental.

Lineamientos Lineamientos para la organización y conservación de Archivos emitidos por el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales.

Ley Ley General de Archivos.

Moderador Responsable de la Coordinación de Archivos.

Políticas Conjunto de programas, acciones y actividades que aplican para los procesos de organización de archivos, debidamente autorizados por el Grupo Interdisciplinario.

Recomendaciones Documento orientador en el que se establecen los principios de referencia para resolver un tema o asunto determinado, el cual es emitido por el Grupo Interdisciplinario.

SANI-APF Sistema de Administración de Norman Internas de la Administración Pública Federal, de la Secretaría de la Función Pública.

Valor Documental

Asignación, mediante un análisis e identificación de la condición de los documentos a los que se les confieren características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración, o evidénciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos; con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental.








7. Reglas de Operación

El Grupo Interdisciplinario, aplicará como referencia la Ley General de Archivos y demás disposiciones aplicables, para la debida gestión de los bienes documentales y determinar la disposición final y baja de los bienes, que por haber cumplido su ciclo vital, ya no resultan útiles para los fines que fueron elaborados al interior de las Unidades Administrativas de SEPOMEX.

7.1. Revisión y Actualización

1. La Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios, como responsable de la Coordinación de Archivos, deberá revisar periódicamente las presentes Reglas y en caso de que se requiera ser modificado por la adición o adecuación de estos, deberá someter a la aprobación del Pleno del Grupo Interdisciplinario.

2. Una vez aprobadas las modificaciones, la Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios, como responsable de la Coordinación de Archivos, solicitará la intervención de la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica, a fin de registrar los cambios y mantenerlo actualizado, así como asesorar y aclarar cualquier duda respecto a las pautas establecidas en estas Reglas.

3. La Dirección Corporativa de Planeación Estratégica a través de la Gerencia de Organización es responsable de la revisión técnica, registro, trámite de validación y publicación de las presentes Reglas en todos los dispositivos aplicables y su difusión por comunicación interna.

7.2. Normas de Funcionamiento

1. En cumplimiento a lo establecido en el artículo 54 de la Ley General de Archivos, se establecen en las presentes Reglas, las bases y criterios generales para el funcionamiento y operación del Grupo Interdisciplinario del Servicio Postal Mexicano.

Así como, en términos de lo dispuesto en los artículos 11, fracción V, 50, 51, 52 y 53 de la Ley General de Archivos, en lo señalado en el artículo Cuarto, fracción XXV, y Sexto fracción IV, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos, emitido por el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.

2. La aplicación e interpretación de las presentes Reglas corresponde al Grupo Interdisciplinario del Servicio Postal Mexicano.








7.2.1. Integración del Grupo Interdisciplinario

1. El Grupo Interdisciplinario del Servicio Postal Mexicano, se integrará por los titulares de las siguientes áreas:

TITULAR ATRIBUCIONES

Coordinación General de Logística y Operación. Con derecho a voz y voto

Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal y Titular de la Unidad de Transparencia.

Con derecho a voz y voto

Dirección Corporativa de Administración y Finanzas. Con derecho a voz y voto (Contará con voto de

calidad en caso de empate)

Dirección Corporativa de Planeación Estratégica. Con derecho a voz y voto

Dirección Corporativa Comercial. Con derecho a voz y voto

Dirección Corporativa de Información y Tecnología. Con derecho a voz y voto

Órgano Interno de Control en el Servicio Postal Mexicano. Con derecho a voz

Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios. Con derecho a voz

2. En el caso de la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal y Titular de la Unidad de Transparencia, únicamente tendrá una representación y derecho a la emisión de un solo voto.

3. Los cargos de los integrantes del Grupo Interdisciplinario son de carácter honorífico, por lo tanto, quienes los ocupen no devengarán retribución alguna por su desempeño.

4. A solicitud de cualquiera de los integrantes con derecho a voz y voto, se podrá requerir la participación de cualquier servidor público del SEPOMEX; así como, invitar a cualquier otro servidor público o particular especialistas en algún tema en específico. Mismos que solo tendrán voz respecto del asunto para el que se requiera su intervención.

7.2.2. Suplencia de los Integrantes

1. Los titulares de las áreas, integrantes del Grupo Interdisciplinario podrán nombrar a un representante que los supla en caso de ausencia, mismo que será del nivel inmediato inferior y deberá notificarse la designación con 24 horas de anticipación, mediante oficio dirigido al Moderador.








8. Funcionamiento del Grupo Interdisciplinario

8.1. Funciones del Grupo Interdisciplinario

1. El Grupo Interdisciplinario tiene como función coadyuvar en el análisis de las técnicas, métodos y procedimientos institucionales que dan origen, integran y conservan la documentación que componen los expedientes de cada serie documental; con el fin de colaborar con las áreas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental.

8.2. Funciones de los integrantes del Grupo Interdisciplinario

8.2.1. Corresponde a los Integrantes con voz y voto del Grupo Interdisciplinario

I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales;

II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad, de conformidad con las presentes Reglas de Operación;

III. Establecer la tipología documental que debe integrar cada serie y expediente tomando en cuenta los siguientes principios archivísticos:

a. Principio de Procedencia. Considerar que el valor de los documentos depende del nivel jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción documental de las Unidades Administrativas que la generan, en el ejercicio de sus funciones, desde el más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una completa identificación de los procesos institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento;

b. Principio de Orden Original. Garantizar que las secciones y las series no se mezclen entre sí. Dentro de cada serie debe respetarse el orden en que la documentación fue producida;

c. Principio Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos que integran la serie, considerando que los documentos originales, terminados y formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos que éstas obren como originales dentro de los expedientes;

d. Principio de Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del productor de la documentación;

e. Principio de Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, es decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se contiene en otro, así como los documentos con información resumida, y

f. Principio de Utilización. Considerar los documentos que han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general, así como el estado de conservación de los mismos. Sugerir, cuando corresponda, se atienda al programa de gestión de riesgos institucional o los procesos de certificación a que haya lugar.








IV. Verificar que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté alineado a la operación funcional, misión y objetivos estratégicos del sujeto obligado;

V. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental, se incluya y se respete el marco normativo que regula la gestión institucional;

VI. Recomendar que se realicen procesos de automatización en cumplimiento a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos, y

VII. Las demás que se definan en otras disposiciones y que no contravengan a lo dispuesto en la Ley General de Archivos.

1. El Grupo Interdisciplinario conocerá y, en su caso, aprobará los criterios específicos que elabore el responsable de la Coordinación de Archivos, y que tengan como propósito regular la administración y el tratamiento de los documentos y mejorar la gestión documental.

2. Además de lo señalado en el numeral anterior, el Grupo Interdisciplinario podrá aprobar las Políticas, medidas técnicas y recomendaciones que emita el responsable de la Coordinación de Archivos, y que tengan como objetivo asegurar la rendición de cuentas a través de archivos administrativos permanentemente actualizados.

3. El Grupo Interdisciplinario conocerá, analizará y aprobará el Programa Anual de Desarrollo Archivístico que deberá publicarse en el portal electrónico del SEPOMEX dentro de los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente, así como el informe anual de cumplimiento, el último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa, lo anterior de conformidad con lo establecido en los artículos 23 y 26 de la Ley General de Archivos.

8.2.2. Corresponde a los integrantes con voz del Grupo Interdisciplinario

A. Órgano Interno de Control

Actuar conforme a las facultades previstas en el Reglamento Interno de la Secretaría de la Función Pública y demás disposiciones aplicables.

B. Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios

I. La responsabilidad del cumplimiento de las funciones de la Coordinación de Archivos;

II. Fungir como Moderador de las reuniones del Grupo Interdisciplinario;

III. Convocar las sesiones;

IV. Someter el orden del día a consideración del Grupo Interdisciplinario;

V. Presentar al Pleno, los asuntos que se consideren relevantes, o aquellas disposiciones que se vinculen con atribuciones sustantivas;

VI. Proponer y presentar el calendario anual de sesiones ordinarias del Grupo Interdisciplinario y citar a las extraordinarias;

VII. Someter a consideración y en su caso aprobación del cuerpo colegiado la propuesta de criterios específicos para regular la administración y el tratamiento de los documentos y mejorar la gestión documental.

VIII. Elaborar el acta de la sesión que corresponda con el fin de validar las decisiones, actuaciones, acciones y programas;








IX. Recabar la firma de los integrantes asistentes a la sesión;

X. Dar seguimiento e informar a los integrantes del Grupo del cumplimiento de los acuerdos;

XI. Someter a la aprobación del Grupo Interdisciplinario, las modificaciones a las presentes Reglas de Operación.

XII. Las demás que le encomienden las disposiciones aplicables.

8.2.3. De las Sesiones

1. El Grupo Interdisciplinario llevará a cabo sesiones ordinarias al menos en forma cuatrimestral, y extraordinarias cuando se considere necesario a solicitud de alguno de sus integrantes con voz y voto. Las sesiones podrán ser presenciales o vía electrónica.

2. Cuando se convoque a sesiones ordinarias, deberá notificarse a los integrantes del Grupo Interdisciplinario con dos días hábiles de anticipación.

3. En el caso de que se convoque a sesión extraordinaria, el plazo para notificar la fecha de la sesión será de un día hábil.

4. Las convocatorias se realizarán mediante oficio o vía electrónica en el que se deberá señalar el tipo y número de sesión, así como la fecha, hora, el lugar en el que se llevará a cabo, así como el orden del día.

5. La invitación y los documentos que componen la carpeta de la sesión se remitirán vía electrónica a los correos institucionales de los integrantes.

6. Se considera que hay quorum y la sesión es válida cuando se cuente con la asistencia de al menos el cincuenta por ciento más uno de los integrantes del Grupo Interdisciplinario.

7. El procedimiento para celebrar las sesiones del Grupo Interdisciplinario, se desarrollarán de acuerdo con los siguientes puntos:

I. Lista de asistencia;

II. Declaración de estar legalmente constituido, de encontrarse el quórum reglamentario, o la inexistencia de este, así como la hora de inicio de la sesión;

III. Lectura y aprobación del orden del día;

IV. Presentación y estudio de los asuntos;

V. Aprobación, en su caso, de los acuerdos del Grupo Interdisciplinario, y

VI. Clausura de la sesión.

8. Una vez realizada la sesión, se elaborará el acta correspondiente, se remitirá vía electrónica a los integrantes fijando tres días naturales posteriores a la celebración de la sesión para emitir propuestas, comentarios y observaciones y posteriormente se recabarán las firmas.

9. Cuando no se cuente con el quórum requerido, el Moderador postergará la sesión, y emitirá nueva convocatoria a los integrantes del Grupo Interdisciplinario fijando nueva fecha y hora para llevar a cabo la misma sesión y se elaborará el Acta de postergación de sesión correspondiente.








10. Las decisiones del Grupo Interdisciplinario se aprobarán por mayoría simple de votos.

11. Los acuerdos tomados por el Grupo Interdisciplinario serán obligatorios para todas las Unidades Administrativas. Dichos acuerdos serán difundidos por el Moderador a todos los mandos medios para su conocimiento y/o cumplimiento.

12. La documentación que emita el Grupo Interdisciplinario, relativa a las actas administrativas, es pública y sólo podrá ser reservada de acuerdo con lo que establezcan Ley General Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados y demás disposiciones en la materia.

8.2.4. Clasificación de los Documentos

El Acta de la Sesión, orden del día, o cualquier otro documento que contenga datos personales, se clasificará en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como de la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados.








9. Anexos

Ficha Técnica de Valoración Documental

Unidad Administrativa:

Nombre del Área:

Área de Contexto:

1 Clave de la Serie:

Nombre de la Serie:

2 Clave de la Subserie:

Nombre de la Subserie:

3 Función por la cual se genera la serie:

4

Áreas de la Unidad administrativa que intervienen en la generación, recepción, trámite y conclusión de los asuntos o temas a los que se refiere:

5

Áreas de otras unidades administrativas o áreas relacionadas con la gestión y trámites de los asuntos o temas a los que se refiere la serie:

6 Fechas Extremas de la Serie: de: a:

7 Año de Conclusión de la Serie:

8 Términos Relacionados de la Serie:

9 Breve descripción del contenido de la serie:

10 Tipología Documental:

11 Condiciones de Acceso a la Información de la Serie: Pública Reservada Confidencial








12 Valores Documentales de la Serie:

Administrativo

Legal

Fiscal/Contable

13 Vigencia Documental de la Serie:

Plazo de Reserva: años

Vigencia Documental: años Vigencia Completa: años

14 La Serie tiene Valor Histórico: SI NO 15 Nombre del Área Responsable donde se localiza la serie:

16 El Responsable o titular del Área generadora de la serie documental:

Nombre Firma

17 El Responsable del Archivo de Trámite del Área Administrativa generadora:

Nombre Firma








Ejemplo Prellenado

Ficha Técnica de Valoración Documental

Unidad Administrativa: Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX)

Nombre del área: Dirección Corporativa de Administración y Finanzas.

Área de contexto:

1 Clave de la Serie: C6.17

Nombre de la Serie: Inventario físico y control de bienes muebles.

2 Clave de la Subserie: N/A

Nombre de la Subserie: N/A

3 Función por la cual se genera la serie:

Llevar el control y seguimiento de las existencias de los bienes muebles y su asignación en apego a

Las funciones y atribuciones de cada área administrativa.

4 Áreas de la unidad administrativa que intervienen en la generación, recepción, trámite y

conclusión de los asuntos o temas a los que se refiere:

Dirección de Administración y Finanzas, Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y

Servicios, Gerencia de Almacenes e Inventarios. 5 Áreas de otras unidades administrativas o áreas relacionadas con la gestión y trámites

de los asuntos o temas a los que se refiere la serie:

Na

Na

Na

6 Fechas Extremas de la Serie: de: 2015 a: 2019

7 Año de Conclusión de la Serie: Abierta.

8 Términos Relacionados de la Serie: Actas de inicio y término, Listados de reportes de levantamiento

Físico, bienes muebles.

9 Breve descripción del contenido de la Serie: Inventarios que registran la existencia física de

Bienes muebles.

10 Tipología Documental: Formato de registro de inventario en Cédula de archivo documental.








11 Condiciones de Acceso a la Información de la Serie: Pública X Reservada Confidencial

12 Valores Documentales de la Serie: Administrativo Artículo 20, fracción XV, Estatuto Orgánico del Servicio Postal

Mexicano. (DOF 03 junio 2014)

4. Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, Funciones 15;

4.3 Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios, Funciones 8;

4.3.1 Gerencia de Almacenes e Inventarios, Funciones 5 y 6 del Manual de Organización

Institucional (29 mayo 2015).

Legal NO.

Fiscal/contable NO.

13 Vigencia documental de la serie:

Plazo de reserva: NO años

Vigencia documental: 05 años Vigencia completa: 05 años 14 La serie tiene valor histórico: SI NO X

15 Nombre del área responsable donde se localiza la serie: Gerencia de Almacenes e Inventarios.

16 El Responsable o titular del Área generadora de la serie documental:

Nombre Firma

17 El Responsable del Archivo de Trámite del Área Administrativa generadora:

Nombre Firma








Instructivo de llenado de la Ficha Técnica de Valoración Documental

a) La ficha técnica es un instrumento archivístico que permite identificar y valorar las series documentales que componen el corpus del Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) del SEPOMEX, y la Ley General de Archivos la define como el instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental;

b) El formato contiene 17 rubros de información necesaria para alimentar, renovar y actualizar el CADIDO institucional de acuerdo con la Ley General de Archivos y las propuestas del Archivo General de la Nación y es de elaboración obligatoria para todas las Unidades y áreas administrativas que conforman SEPOMEX a fin de identificar las series documentales que generan y cuya gestión, custodia, y disposición se regulan de acuerdo con la Ley General de Archivos.

c) La Ley General de Archivos identifica al Catálogo de Disposición Documental como el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental; y a la Serie documental como la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite específico.

d) Los valores documentales son:

Administrativo, es aquel que posee el documento cuando su información se requiera para realizar un trámite o procedimiento administrativo propio del SEPOMEX y este no haya concluido.

Legal, el que poseen los documentos en los cuales se encuentre información en que se asienten derechos u obligaciones vigentes sustentadas en normas legales.

Fiscal/Contable, cuando los documentos muestren información relacionada con manejo, ejercicio, asignación, ingresos, egresos o comprobación monetaria o fiscal.

A continuación, se enumeran las características de cada numeral y los datos necesarios para su correcto llenado.

Unidad Administrativa: Deberá escribirse siempre Servicio Postal Mexicano y las siglas (SEPOMEX) dentro de un paréntesis. Ejemplo: Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX).

Nombre del Área: Nombre completo del Área Administrativa superior de la cual dependa el área que produce y custodia la serie documental a describir. Ejemplo: Dirección Corporativa de Administración y Finanzas.

Área de Contexto

Este espacio contiene los 17 rubros de información que deben ser llenados para la elaboración de la ficha.

1. Clave de la Serie: Código establecido para la serie documental en el CADIDO vigente. Ejemplo: 6C.4

2. Nombre de la Serie: Nombre establecido para la serie documental en el CADIDO vigente. Ejemplo: Adquisiciones.

3. Clave de la Subserie: Código establecido para la subserie documental en el CADIDO vigente. Ejemplo: 6C.4.1

4. Nombre de la Subserie: Nombre establecido para la subserie documental en el CADIDO vigente. Ejemplo: Licitación Pública.

Nota: La Subserie es una división de la serie documental y no todas las series documentales cuentan con subseries. En esos casos deberá escribirse N/A.








5. Función por la cual se Genera la Serie: Describir la función o atribución establecida para el área que ocasiona que se plasme en uno o varios documentos.

Ejemplo: Realizar adquisiciones apegados a los procedimientos y criterios para las Licitaciones Públicas que se requieran, con la finalidad de cumplir con el Programa Anual de Adquisiciones de conformidad con la normatividad aplicable.

6. Áreas de la Unidad Administrativa que intervienen en la generación, recepción, trámite y conclusión de los asuntos o temas a los que se refieren: Enumerar las áreas administrativas que participan en la gestión de la función que ocasiona la creación de la documentación que conforman la serie o subserie documental.

Ejemplo: Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, Subdirección de Recursos Materiales, Subdirección de Finanzas, Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios, Gerencia de Adquisiciones, Gerencia de Suministros, Gerencia de Presupuesto. Gerencia de Bienes Inmuebles.

7. Áreas de otras Unidades Administrativas o áreas relacionadas con la gestión y trámites de los asuntos o temas a los que se refiere la serie: Enlistar los nombres de otras áreas de otras Unidades Administrativas que participen directa o indirectamente en el desarrollo o cumplimiento de la función que refleja la serie documental.

Ejemplo: Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal, Subdirección Jurídica, Gerencia Consultiva.

Nota: No todas las funciones que generan series documentales se relacionan con otras áreas. En esos casos deberá escribirse N/A

8. Fechas Extremas de la Serie: de: a: Anotar las fechas extremas que contiene la documentación de la serie, asentando la más antigua y la más reciente. Ejemplo: de: 2015 a: 2019.

9. Año de Conclusión de la Serie: En el caso de que la función o atribución haya sido suprimida se considera una serie cerrada. Cuando la función continúe se anotará Abierta. Ejemplo: 2020.

10. Términos Relacionados de la Serie: Anotar las palabras que se incluyan en el procedimiento o documentos que integran la serie documental. Ejemplo: Licitación, adjudicación, bases de licitación, publicación en DOF, CompraNET, insumos, servicios, bienes.

11. Breve Descripción del Contenido de la Serie: Explicar cómo se integran los documentos de la serie y sus características.

Ejemplo: El Expediente de personal se integra con los siguientes documentos. Copia de identificación oficial con fotografía. Copia de comprobante de domicilio. Copia de comprobante de grado máximo de estudios. Registro Federal de Contribuyentes CURP Currículum Vitae, etc.

12. Tipología Documental: Enumerar los tipos documentales que integran la serie.

Ejemplo: Invitación, bases, carpeta de la sesión, publicación en DOF.








13. Condiciones de Acceso a la Información de la Serie: Se marcará la opción en la cual se encuentre la serie documental de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Toda la información es pública, a menos, que el Comité de Transparencia determine que es reservada o confidencial como consecuencia de una solicitud de acceso a la información.

Ejemplo: Pública _X__ Reservada _____ Confidencial _____

14. Valores Documentales de la Serie: Administrativo ____ Legal ____ Fiscal/Contable ____: Se marcará el valor que manifieste la serie documental a partir del análisis del contenido informativo que posea. Puede tener uno, dos o los tres tipos de valores y se justificará mediante el registro del articulado de las normas aplicables en cada caso.

Ejemplo: Administrativo _X__ 4.11 Gerencia de Adquisiciones, Funciones numeral 7. 4.12 Gerencia de Bienes Inmuebles, Funciones Numeral 6 del Manual de Organización Institucional.

Legal _X___ Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público

6.1 Subdirección Jurídica, Funciones Numeral 8; 6.1.1 Gerencia Consultiva, Funciones Numeral 6 del Manual de Organización Institucional.

Fiscal/Contable __NO___

15. Vigencia Documental de la Serie: Plazo de reserva ____ vigencia documental ____ vigencia completa ____.: Se registrará la cantidad en años que la documentación posee en cada variable. El plazo de reserva se relaciona directamente con el numeral 11, en el caso de que se haya reservado o posea información confidencial; la vigencia documental se relaciona con el numeral 12; la vigencia completa será la suma de las dos anteriores.

Ejemplo: Plazo de reserva _NO_ Vigencia documental_08__ Vigencia completa _08__.

16. La Serie tiene Valor Histórico. SI _____ NO ____. Marcar la opción de acuerdo con el CADIDO vigente. Ejemplo: SI ____ NO __X__

17. Nombre del Área Responsable donde se localiza la Serie: Anotar el nombre completo del área administrativa en donde se resguarda la serie documental. Ejemplo: Gerencia de Adquisiciones.

18. El Responsable o titular del Área Generadora de la Serie Documental: Nombre. Firma.

Ejemplo: Nombre: Sánchez Guerrero Idalid Georgina Firma: ___xxx___

19. El Responsable del Archivo de Trámite del Área Administrativa generadora de la Serie Documental: Nombre. Firma.

Ejemplo: Nombre: _______________________ Firma: ___xxx___








10. Cédula de Registro y Autorización

Responsables de la Emisión de las presentes Reglas de Operación del Grupo Interdisciplinario del Servicio Postal Mexicano.

FECHA CÓDIGO CLASIFICACIÓN

21/04/2021 DCAF-CM-21-010 Público

Las presentes Reglas se emiten para alta, derivado del ACUERDO GI/E-02/2020, tomado en la

Primera Sesión Extraordinaria del 23/12/2020, que a la letra dice: “Los Integrantes de las diferentes

Áreas del Organismo Aprueban las Reglas de Operación del Grupo Interdisciplinario, mismas

que serán enviadas a la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica, para su Validación,

Registro y Difusión en el Organismo”.

Aprobación de las Reglas de Operación del Grupo Interdisciplinario del Servicio Postal Mexicano








Aprobación de las Reglas de Operación del Grupo Interdisciplinario del Servicio Postal Mexicano

En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 59, fracción V, de la Ley Federal de las

Entidades Paraestatales y 12, fracción XIV, del Estatuto Orgánico del Servicio Postal

Mexicano, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 3 de junio de 2014, así como

del Aviso relativo a lo dispuesto en el transitorio Primero del Estatuto Orgánico del

Servicio Postal Mexicano, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 10 de octubre

del 2014, se aprueba en lo que a su competencia corresponde, la expedición y difusión

del presente Documento Normativo.








11. Transitorios

Primero. Las presentes Reglas se presentarán en la sesión de instalación del Grupo Interdisciplinario del Servicio Postal Mexicano y entrarán en vigor al siguiente día de su aprobación.

Segundo. El Coordinador de Archivos elaborará e informará al Grupo Interdisciplinario, los procedimientos y criterios técnicos específicos para la realización de la valoración, selección y baja documental, en un máximo de treinta días hábiles después de la aprobación de las presentes Reglas.

Tercero. El Coordinador de Archivos remitirá, para su conocimiento, al Archivo General de la Nación, en un máximo de 30 días hábiles posteriores a su aprobación, una copia de las Reglas de Operación del Grupo Interdisciplinario del Servicio Postal Mexicano.

Cuarto. Las presentes Reglas se publicarán en la página electrónica del Servicio Postal Mexicano, así como en el SANI-APF e Intranet.

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