18, 19 y 20 de Diciembre

Reglamento de Participación

VI Ciclo

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GERENTE GENERAL DE ISTECEX: Baronio Barayba, Elsa María

DIRECTORA GENERAL DE ISTECEX: Frías Tapia, Magaly

DIRECTOR ACADÉMICO: Blas Rivera, Aldrudover

COORDINACIÓN ACADÉMICA: Aragón Grados, Evelin

Chicchon Candiotti, César

Proaño Varas, Reynaldo

Rivero Quiroz, Julio Saavedra Rossel, Katherine

Sánchez Reina, Celia

Tenorio Pereyra, Julio

COMITÉ OPERATIVO: Charca Huamán, Denis

Oscco Alarcón, Jessica

Chirinos Uribe, Lucero

Pérez Pascual, Zulema

Noviembre 2015

COMITÉ ORGANIZADOR DE FERIADEX:

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Reglamento de Participación

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ÍNDICE:

1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 5

2. ELECCIÓN DE STAND ................................................................................................................. 5

3. MONTAJE Y DESMONTAJE DEL STAND ...................................................................................... 6

4. APERTURA Y DESARROLLO DE LA FERIA .................................................................................... 9

5. PROHIBICIONES ....................................................................................................................... 10

6. SEGURIDAD DURANTE LA FERIA .............................................................................................. 11

7. EVALUACIÓN ........................................................................................................................... 11

8. DISPOSICIONES FINALES .......................................................................................................... 12

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1. INTRODUCCIÓN

La 21° FERIADEX es organizada por el INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO DE

COMERCIO EXTERIOR ISTECEX - ADEX, en este evento participan como expositores los

alumnos de 4to y 6to ciclo con las empresas constituidas y reales que conforman

durante sus años de estudio; con el objetivo de mostrar sus emprendimientos y

contribuir al desarrollo de nuevas propuestas con valor agregado

Lugar: El Parque de la Exposición

El cronograma del desarrollo general de la feria es el siguiente:

● Montaje y decoración de stands e ingreso de los productos:

o Jueves 17 de Diciembre del 2015, de 9:00 a 20:00 horas.

● Exhibición Ferial:

o Viernes 18 de Diciembre del 2015, de 10:00 a 21:00 horas.

o Sábado 19 de Diciembre del 2015, de 10:00 a 21:00 horas.

o Domingo 20 de Diciembre del 2015, de 10:00 a 20:00 horas.

● Desmontaje de Stands:

o Domingo 20 de Diciembre, de 20:00 horas a 23:00 horas.

2. ELECCIÓN DE STAND

El comité organizador notificará a los alumnos el día asignado para la elección de los

stands. Para hacer efectiva su inscripción y elección del stand un representante de cada

empresa deberá:

Paso 1: Apersonarse a la Unidad de Atención al Alumno (2° Piso – Bloque B), recabar la

orden de pago y solicitar su pase de atención.

Paso 2: Efectuar el pago en Caja (1er Piso). La orden de pago a generar será dividida en

dos:

● Derecho de participación en FERIADEX

● Derecho de participación en Cena de Fin de Feria

Paso 3: Apersonarse a la Coordinación Académica (2do Piso – Bloque C) con el

comprobante de pago y elegir la ubicación de stand, en función a las zonas predefinidas.

Las empresas serán atendidas según el orden de su pase y así podrán elegir la ubicación

de su stand, siempre en cuando se haya realizado el pago correspondiente. Aquellos

alumnos que reciban el pase de atención y no realicen el trámite de forma inmediata,

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perderá derecho sobre el mismo, teniendo como resultado la sanción de elegir su stand

al final.

3. MONTAJE Y DESMONTAJE DEL STAND

Ocupación de Stand:

❖ Para hacer uso del stand y empezar el montaje el Jueves 17 de diciembre del

2015, el expositor previamente deberá revisar las condiciones en las que recibe

el stand, y firmará un acta ante uno de los miembros del comité organizador,

declarando que lo encuentra en óptimas condiciones. Ningún expositor podrá

hacer uso del stand sin haber cumplido antes con este requisito.

❖ Está permitido ocupar solo el espacio del stand o área que tiene asignado según

lo estipulado, tanto en ancho, largo como en altura sin sobrepasar sus medidas.

❖ En caso el expositor desee prescindir de las paredes y estructura del stand y

recibir solo el espacio físico libre para montar su propia estructura de exposición,

deberá solicitarlo por escrito al Comité Organizador hasta 2 SEMANAS antes del

día del montaje de los stands (Jueves 17 de diciembre), de ser aprobada la

solicitud, la estructura a montar deberá estar dentro de las medidas de largo,

ancho y alto establecidas en la ficha técnica.

❖ Todas las empresas deberán presentar el Plan de Trabajo hasta 2 semanas antes

de la Feriadex, donde indiquen Actividades, responsables y turnos de acuerdo al

formato del Anexo N°4.

Ingreso de Personal:

Solo podrán ingresar para el montaje, las personas que presenten su credencial de

“Proveedor” o “Expositor”.

Ingreso y Salida de Bienes, Materiales y/o Equipos al Recinto Ferial:

❖ El ingreso y salida de bienes, materiales y/o equipos al Recinto Ferial se realizará

por los accesos que el Comité organizador le informará de manera oportuna.

❖ El expositor deberá entregar en la puerta del Recinto Ferial, al personal de

Seguridad acreditado, tres copias de la Guía de Remisión (anexo 1) de los bienes,

materiales y equipos a ingresar; consignando el Número de Stand del expositor.

En los bienes, materiales y equipos deben detallar todo mobiliario auxiliar que

se coloque en el stand o área, sea materiales para decoración, exhibición de

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productos (que no sean muestras y solo sirvan de exhibición), equipos

audiovisuales, otros equipos y similares (No se considerara el registro de

celulares, laptops y tablets).

❖ La relación detallada en la Guía de Remisión será verificada y firmada por ambas

partes en el momento de su ingreso. El ingreso de algún bien, material o equipo

no consignado en la guía de remisión es de entera responsabilidad del expositor.

El original de la guía de remisión con las firmas deberá ser presentado para su

verificación al momento del desmontaje (domingo 20 de diciembre) y retiro de

los bienes, materiales y equipos que se hayan ingresado.

❖ En caso de perder la Guía de Remisión la empresa podrá recuperar lo ingresado

al recinto ferial siempre y cuando nadie reclame dichos bienes, tendrán 02 días

para demostrar que son propiedad de la empresa reclamante, caso contrario los

artículos o bienes serán llevados a los almacenes de la institución pasando a ser

donados.

❖ El personal de la empresa expositora deberá en todo momento portar su

credencial de “Proveedor” o “Expositor” y/o estar incluido en las listas

registradas con anticipación, además de portar en todo momento su DNI.

❖ Los grupos deberán cumplir con el Plan de Trabajo presentado previamente.

Decoración del Stand y uso del área de exhibición durante la feria:

❖ Corresponde a cada expositor el efectuar la decoración del stand o área

asignada. De acuerdo a las indicaciones siguientes:

● La organización entregará a los expositores los stands pre-decorados,

conforme detalle en Ficha Técnica del Stand.

● El expositor se compromete a entregar el stand en las mismas

condiciones en que le fue entregado. En caso de colocación de zapatas o

similares, el expositor se compromete a retirarlas finalizado el evento.

● Respetar la presentación y espacio de los stands colindantes

● Utilizar solo materiales de decoración que puedan ser retirados de las

paredes, frisos y pisos sin causar daños a los mismos.

● En caso de necesitar mayor carga eléctrica, el expositor asumirá los

costos adicionales, de lo cual deberá informar del nivel de incremento de

la carga eléctrica y comunicarlo como máximo 02 semanas antes del

montaje del evento (03 de diciembre).

❖ Pasados los plazos establecidos no se aceptará modificación estructural alguna

ni aumento de carga.

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❖ El Expositor debe tener su módulo limpio de escombros, cajas y materiales que

no sean de exhibición El material de embalaje, y desperdicio deberá ser retirado

del recinto ferial a más tardar 30 minutos antes del ingreso del público.

❖ Si por caso fortuito o fuerza mayor, el Expositor se viera imposibilitado de

terminar la instalación de su stand en el plazo indicado, deberá solicitar

autorización al Supervisor de la Feria para concluir el montaje de su módulo,

fuera del horario de atención al público, debiendo terminar las obras a más

tardar al día siguiente de la inauguración.

Ficha Técnica del Stand

STAND - PRE DECORADO

Dimensiones: 4m2

: 2m x 2m (1.94 x 1.94 en el interior)

Piso: Tapizón acanalado de alto tránsito color gris para todos los stands.

Paneles Divisorios:

* Estructuras horizontales y verticales hechas con perfiles de aluminio anodizado.

* Uniones mediante tenso chapas.

* Paneles de cerramiento de melamine de 15 milímetros de espesor.

* Acabado blanco mate en ambas caras.

Altura Máxima Decoración: 2.48 metros

Frisos: Friso de remate recto con marco de aluminio, nombre empresa en vinyl adhesivo.

Mobiliario: 1 mesa, 2 sillas y 1 tacho de basura

Energía: 400 watts

Iluminación y Corriente 3 braquetes con focos de 60 watts, 1 tomacorriente doble con cableado vulcanizado.

Desmontaje

❖ En cuanto al desmontaje se realizará el domingo 20 de diciembre previa

autorización del Comité Organización de FERIADEX, a partir del cierre de

feria, cuando todos los visitantes se retiren. Ese mismo día todos los

expositores deberán de retirar el mobiliario ingresado con el formulario

respectivo y reportarlo con el personal de seguridad de la feria. No debe

quedar ningún mueble en el recinto ferial ya que ese mismo día el

proveedor hará el desmontaje total de todas las estructuras.

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❖ El comité organizador revisará el estado de todos los stands entregados por los

expositores en perfecto estado de lo contrario se tomará la foto respectiva y la

empresa tendrá que cancelar al proveedor los montos incurridos por daños a la

estructura.

❖ En el caso de que los componentes del stand o área asignada, sufrieran algún

daño causado por el expositor, éste se hará responsable de cubrir el valor de su

reposición o reparación, el cual será calculado por la empresa proveedora. No se

permitirá la salida de los bienes, materiales y equipos ingresados por la empresa,

en tanto no se responda por el daño causado.

❖ El cableado, conexión o conexiones eléctricas usadas para la decoración en el

stand o área deberá usar únicamente cables vulcanizados (blindados), de forma

tal que puedan ser revisadas por los organizadores y el personal de Defensa Civil

destinado para el evento. Cualquier otra conexión que no cumpla este requisito

será retirada por la Organización de la feria.

4. APERTURA Y DESARROLLO DE LA FERIA

❖ La feria se abrirá a los expositores a partir de las 08.00 horas del día viernes 18

de Diciembre, a fin de aperturar y ordenar sus stands. Es indispensable que

porten sus credenciales de “Expositor”.

❖ El Expositor está obligado a abrir su stand a las 09:00 horas, antes del ingreso del

público visitante; y contar permanentemente con personal para atender al

público hasta la hora de cierre establecida para la exhibición.

❖ El ingreso al público en general será a partir de las 10:00 horas del día viernes 18

de Diciembre.

❖ El Comité Organizador no se responsabiliza por los daños y/o pérdidas que

puedan sufrir los bienes de los expositores por no haber ingresado antes de la

hora de apertura de la feria, así como durante las horas de exhibición.

❖ Queda establecido que a partir del primer día de la Feria (viernes 18 de

Diciembre), no se podrá realizar ninguna actividad de montaje, decoración y/o

arreglo de los stands y acceso de abastecimiento de mercadería y/o productos

exclusivos para la exposición.

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❖ Durante el desarrollo de la exposición no está permitido que personal propio o

contratado de los expositores realicen ningún tipo de actividad publicitaria

(distribución de volantes o folletería) fuera del área de su stand, ni en los

pasadizos, accesos o puerta de ingreso de la feria.

❖ Para todos los casos en que no se encontrara presente personal del stand al

momento de iniciar el ingreso del público, el organizador tendrá la plena facultad

de retirar las protecciones de acceso al stand y de colocar a personal de la

institución para desarrollar cualquier actividad que considere pertinente y

durante el tiempo que lo considere, inclusive de trasladar a un almacén temporal

los artículos y mobiliario del stand, sin lugar a reclamo alguno de parte del

expositor infractor de no cumplir con el horario de atención.

5. PROHIBICIONES

❖ El expositor debe tener en cuenta que está prohibido pintar, perforar, martillar

o dañar de cualquier manera los elementos del stand pre decorado, así como el

uso de pintura (pulverizado), pegamento (UHU, Terockal, cemento africano, etc),

clavo, grapas, chinches o cualquier otro material que pueda dañar en alguna

forma la integridad de los paneles y/o estructuras de aluminio, así como el de los

stands colindantes. El Organizador está facultado para detener cualquier trabajo

que considere inadecuado o riesgoso y para ordenar el arreglo o cambio de los

elementos de decoración que infrinjan el presente Reglamento.

❖ No está permitido pintar o cambiar el aspecto original de la alfombra del recinto

ferial, debiendo ésta ser dejada en el mismo estado en que fue recibida.

❖ Queda prohibido proyectar cualquier tipo de imagen o haz de luz fuera del

espacio adjudicado.

❖ Queda prohibido utilizar equipos de audio con la finalidad de no generar

molestias en los demás expositores.

❖ Queda establecido que la publicidad, textos o imágenes que muestren los

expositores en los stands estará referida sólo a su empresa y productos,

respetando los derechos de autor, licencias y copyright, la ética publicitaria, así

como el respeto a la moral y buenas costumbres, el Comité Organizador está

facultado para ordenar el retiro de cualquier material que a su criterio

transgreda esta directiva

❖ Queda prohibido hacer mención en su publicidad a otras empresas, sean o no

expositoras, salvo autorización solicitada al Comité Organizador.

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❖ Queda prohibido colocar precios visibles de los productos exhibidos en la feria.

❖ Queda prohibido fumar y el consumo de bebidas alcohólicas dentro del stand

por parte de los expositores.

❖ Los expositores no podrán propalar ninguna clase de música y video sin

previamente acreditar el cumplimento de las disposiciones vigentes pertinente

ante APDAYC, UNIMPRO u entidades similares.

Nota: Las empresas que deseen vender sus productos deben contar con RUC y

boletas/Facturas según el caso, asimismo si los productos son alimentos deben contar

con Registro Sanitario. El Comité Organizador está facultado a detener la venta de

productos en el supuesto el expositor careciera de alguno de estos documentos.

6. SEGURIDAD DURANTE LA FERIA

❖ FERIADEX, dispondrá de seguridad las 24 horas, durante los días oficiales de

montaje, de exhibición y de desmontaje en especial en las puertas de acceso, sin

embargo el organizador no se hace responsable, por cualquier pérdida o daño

ocurrido en cualquiera de las áreas de la feria durante el horario de exhibición.

❖ Los expositores no podrán permanecer dentro del recinto después del horario

de cierre del evento.

❖ El expositor deberá instalar elementos temporales para impedir el acceso de las

personas al interior de su stand, (toldos, cortinas, cintas de embalaje. etc.)

durante los tiempos del montaje y desmontaje en los que no se encuentre en su

stand, así como entre los 3 días de la feria.

7. EVALUACIÓN

❖ La evaluación es permanente y se iniciará a partir del montaje del stand.

❖ Al momento de la inauguración deberán de estar presentes todos los integrantes

de cada empresa, pasada la actividad, deberán estar presentes de acuerdo a su

Plan de Trabajo presentado.

❖ Los integrantes de cada empresa deberán estar formalmente vestidos (hombres

con terno, mujeres con tipo sastre, vestidos o faldas a la rodilla, sin escotes ni

transparencias). Los señores y señoritas que no cumplan con el código de

vestimenta serán retirados del recinto ferial.

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❖ La evaluación de los stands se realizará de acuerdo a lo establecido por el Comité

Organizador, las variables a evaluar serán comunicadas previamente por los

docentes de los talleres de cada ciclo.

❖ El cuaderno de negociaciones será entregado, calificado y observado.

❖ Se emitirá un instructivo para la Rueda de Negocios.

8. DISPOSICIONES FINALES

❖ Queda establecido que el Comité Organizador tiene la facultad de desarrollar los

cambios posteriores que sean indispensable y necesarios en beneficio de los

intereses de la feria o por motivos obligados de fuerza mayor los cuales serán

informados oportunamente a los expositores.

❖ Cualquier asunto no contemplado en este reglamento solo podrá ser resuelto

por el Comité Organizador, que tendrá la facultad de incorporar nuevas

disposiciones necesarias para el mejor desarrollo del FERIADEX.

COMITÉ ORGANIZADOR DE FERIADEX

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N° DE STAND:

CANTIDAD

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

OBSERVACIONES:

FECHA:    SECCIÓN:

PRODUCTO ESTADO /CONDICIÓN

RESPONSABLE

TELÉFONO    EMAIL:

EMPRESA

PRODUCTO

GUIA DE REMISIÓN

Anexo N°1

14

COMPETENCIA A EVALUAR: Negocia y lograr cerrar una operación de compra - venta internacional

EMPRESA GRUPO N°

CATEGORIA DETALLES

Apertura

. Presentación de la Empresa / Brochure

. Presentación del Equipo / Tarjetas

personales

TODOS

(5)

LA MAYORIA

(4)

ALGUNOS

(1)

NINGUNO

(0)

Elementos a negociar

· Precio

· Cantidad

· Calidad

· Formas de Pago – Cobro

· Forma de entrega

·  Otros: Envases, embalajes, garantías, etc.

TODOS

(5)

LA MAYORIA

(4)

ALGUNOS

(1)

NINGUNO

(0)

Productos a ofrecer

. Presenta Catalogo de productos

. Ficha comercial del producto

. Presenta lista de precios - Incluye cotizador

. Presenta muestras y / o prototipos

. Maneja adecuadamente la información

técnica

. Condiciones de venta

TODOS

(5)

LA MAYORIA

(4)

ALGUNOS

(1)

NINGUNO

(0)

Aspectos logísticos

. Presenta claramente las condiciones de

entrega.

. Define adecuadamente las Reglas Incoterms

que ofrece.

. Su propuesta presenta los envases y

embalajes apropiados.

. Define adecuadamente el medio de

transporte, ruta e interfaces.

TODOS

(5)

LA MAYORIA

(4)

ALGUNOS

(1)

NINGUNO

(0)

Información recibidaLa información recibida fue:

. Clara, precisa y apropiada

TODOS

(5)

LA MAYORIA

(4)

ALGUNOS

(1)

NINGUNO

(0)

INTERACCION / Dialogo

Comprador - Vendedor

Los argumentos:

. Son presentados con una secuencia lógica,

coherente y ordenada.

. Se aprecia claramente las ideas principales y

secundarias.

. Todos los contra-argumentos fueron

precisos, relevantes y contundentes.

TODOS

(5)

LA MAYORIA

(4)

ALGUNOS

(1)

NINGUNO

(0)

Estilo de Presentación /

Generación de Empatía

El equipo usa adecuadamente:

. Contacto visual.

. Tono de voz adecuado.

. Muestra entusiasmo.

. Logra captar la atención e interés

TODOS

(5)

LA MAYORIA

(4)

ALGUNOS

(1)

NINGUNO

(0)

CierreEl equipo logró cerrar una operación de

compra - venta15

PUNTAJE MAXIMO 50 28 7 0

Nombre y Rubrica de Profesor - Evaluador N° 1:

Nombre y Rubrica de Profesor - Evaluador N° 2:

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADO DE COMERCIO EXTERIORRUEDA DE NEGOCIOS

PUNTAJE

0

CALIFICACION OBTENIDA

PARTICIPANTES

VENDEDORES

PARTICIPANTES

COMPRADORES

Anexo N°2

15

CICLO: VI

EMPRESA

PRODUCTO: MERCADO:

CRITERIOS A EVALUAR CALIFICACIÓN OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

Elementos decorativos

Creatividad

Iluminación

Mobiliario

Limpieza y orden

Carpetas de productos

Información técnica

Información comercial

Aspectos logísticos de entrega

Folletos

Tarjetas de presentación

Formularios de registro de contactos

Muestras

Recursos multimedia:informaticos, audio visuales

Obsequios, concursos

Vestimenta correcta

Apertura (presentación apropiada)

Uso correcto de terminología

Demuestra conocimiento del sector

Interpreta y fundamenta adecuadamente

Comenta en forma asertiva

Demuestra capacidad de síntesis al explicar

Dinamismo y entusiasmo

Genera empatía

Captura información del publico

Cierre (termino de atención)

Sistema de Calificación:

( 1 ) Deficiente

( 2 ) Regular

( 3 ) Bueno

( 4 ) Muy Bueno

( 5 ) Excelente

Nombre del Jurado:

Firma Fecha

INSTRUMENTOS AUXILIARES

CONTACTO CON LOS VISITANTES

STAND

PRODUCTOS A OFRECER

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO DE COMERCIO EXTERIOR

HOJA DE REGISTRO DE EVALUACIÓN STAND Y ATENCIÓN

COMPETENCIA A EVALUAR: Diseña, implementa adecuadamente stand / Capacidad de negociación.

CURSO / TALLER: GESTIÓN EMPRESARIAL

Anexo N°3

16

EMPRESA:

PRODUCTO:

SECCIÓN: STAND:

Fecha Actividades Horario Responsable Recursos Requeridos

INTEGRANTES:

1.- 5.-

2.- 6.-

3.- 7.-

4.-

Día 1:

Pre-Feria

Día 2:

Durante la

Feria

Día 3:

Durante la

Feria

Día 4:

Durante la

Feria

PLAN DE TRABAJO - FERIADEX

Anexo N°4

17

Anexo N°5

18

ADEX

INSTITUTO DE COMERCIO EXTERIOR