Reglamento Codigo de Etica

REGLAMENTO CMITE DE TICA

Revisin 2

SEPTIEMBRE

2014

CODIGO PROCESO/ SUBPROCESO

RESPONSABLE DEL PROCESO

ELABORADO POR Pgina 1 de 6 MP-RRHH-012 GOBERNANTE Gerente de

Recursos Humanos Recursos Humanos

Reglamento Comit de tica

MP-RRHH-012 SEPTIEMBRE 2014

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reproduccin parcial o total.


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BANCO AMAZONAS S. A. REGLAMENTO DEL COMIT DE TICA

Ttulo I

De la integracin del Comit de tica

Art. 1.- Integracin del Comit. El Comit de tica del Banco Amazonas estar integrado por tres miembros provenientes de tres vertientes: el Directorio, los colaboradores y los accionistas. Sus miembros debern cumplir con los mismos requisitos exigidos para ser vocal del Directorio. Sern elegidos para perodos de dos aos y podrn ser reelegidos de manera indefinida. Art. 2.- Representante del Directorio. El Directorio designar de entre sus vocales a su representante ante el Comit de tica. Art. 3.- Representantes de los Colaboradores. El representante de los colaboradores ser elegido por los propios colaboradores de una terna integrada por tres miembros del Grupo Gerencial, propuesta por la Gerencia General, dichos candidatos debern tener una antigedad en el Banco no menor a un ao. La votacin no podr tener un ausentismo mayor al diez por ciento de la nmina total de colaboradores a tiempo completo. Ser elegido miembro del Comit el candidato que obtenga la mayor votacin. Art. 4.- Representante de los Accionistas. La Junta General de Accionistas designar a su representante. El representante de los accionistas podr ser miembros del Directorio, apoderado o ejecutivo del banco o antiguo ejecutivo del banco de reconocida solvencia moral. Art. 5.- Presidencia y Secretara del Comit. El Comit de tica ser presidido por el representante del Directorio y sus miembros tienen derecho a voz y voto. En la Secretara del Comit actuar el Gerente de Recursos Humanos o su delegado.

Ttulo II

De las sesiones del Comit de tica Art. 6.- Sesiones ordinarias y extraordinarias. El Comit de tica sesionar de manera ordinaria una vez al ao en el


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transcurso del mes de enero y de manera extraordinaria en cualquier tiempo cuando se presenten causas que ameriten su convocatoria. Art. 7.- Convocatorias. Las convocatorias a las sesiones las har el Presidente a travs de la Secretara del Comit, se cursarn por medios electrnicos con sealamiento de lugar, da y hora de la reunin e indicacin de los puntos a tratar. Art. 8.- Convocatoria directa. Si uno de los miembros del Comit solicitare al Presidente que convoque a sesin extraordinaria para conocer determinado asunto, y el Presidente del Comit no convocare a sesin dentro del trmino de diez das, el miembro solicitante podr directamente convocar a sesin extraordinaria sealando lugar, da, hora y el asunto a tratar. Art. 9.- Qurum. El Comit de tica tendr qurum y sesionar vlidamente con la presencia de tres de sus miembros, siempre con la representacin de las tres fuentes de nominacin: Directorio, colaboradores y accionistas. Art. 10.- Calificacin de las ausencias. Si un miembro del Comit conoce de antemano que no podr asistir a la sesin en la fecha sealada, lo notificar a Secretara solicitando se fije nueva fecha para la sesin. En segunda convocatoria el Comit deber calificar las razones de su ausencia y de ello se dejar constancia en el Acta de la sesin. Art. 11.- Videoconferencia. El Comit de tica sesionar en el edificio del Banco en la ciudad de Guayaquil y hasta dos de sus miembros podrn hacer presencia y participar de la sesin a travs del sistema de videoconferencia desde el local del Banco en la ciudad de Quito. En el Acta de la sesin se dejar constancia de este particular. Art. 12.- Resoluciones y voto salvado. El Comit de tica adoptar sus resoluciones por lo menos con dos de los tres votos posibles. En este caso, el miembro del Comit que salv su voto deber dejar en el Acta constancia escrita de las razones que lo motivaron a salvar su voto, de negarse a hacerlo, se asentar en el Acta la razn de su negativa. Art. 13.- Acta Administrativa. De las resoluciones que adopte el Comit respecto de las denuncias que conociere, se levantar un Acta Administrativa en la que se dejar constancia del contenido de la denuncia, de las declaraciones receptadas y ms medios de prueba si los hubiere y de las resoluciones que se adoptaren. El Acta Administrativa ser suscrita, en cada una de sus pginas, por todos los


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miembros del Comit y por el Secretario de la sesin. El Acta Administrativa suple y hace las veces de Acta de la sesin. Art. 14.- Declaracin de testigos Las declaraciones de testigos y en general toda declaracin que de manera verbal se presente ante el Comit, se reducir a escrito y podr hacrselo en documento separado que, previa lectura, ser firmado por el declarante y el Secretario que lo certificar. Las declaraciones sern mencionadas en el Acta Administrativa e incluidas como parte integrante de la misma. Art. 15.- Documentos adjuntos Las Actas Administrativas sern archivadas en orden cronolgico y custodiadas por el Secretario del Comit, y en cada una de ellas se adjuntarn los documentos, si los hubiere, considerados en la respectiva sesin. Posteriormente las Actas y sus documentos adjuntos sern digitalizados en la carpeta Actas del Comit de tica. El archivo fsico de las Actas se mantendr durante tres aos y luego ser enviado al archivo general del Banco. Art. 16.- Requisito de validez. Como requisito de validez las Actas Administrativas debern ser firmadas, en cada una de sus pginas, por todos los miembros del Comit de tica que participaron de la sesin y por el Secretario que certifica. Se dejar en el Acta el margen suficiente para facilitar las firmas. Las declaraciones que se recepten las firmarn el declarante y el Secretario que certifica. Los informes, si los hubiere, estarn firmados por quienes los emitan y en el acta se dejar constancia de su presentacin.

Ttulo III

De las denuncias, procedimientos y sanciones

Art. 17.- Denuncias. Los colaboradores, los clientes, los proveedores y en general todo el que se sienta afectado o conozca de una conducta alejada de las normas ticas, podr denunciar el hecho mediante carta autgrafa dirigida a la Gerencia General del Banco Amazonas. La carta incluir la direccin electrnica y/o el nmero de telfono del denunciante. Art. 18.- Reserva del nombre del denunciante.- El Banco Amazonas guardar en reserva el nombre de los denunciantes y en todo caso proteger y no permitir represalias ni discriminacin alguna contra colaboradores por el hecho de haber denunciado de buena fe infracciones reales o sospechosas o haber colaborado en el esclarecimiento de los hechos


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denunciados. Art. 19.- Investigacin. Las denuncias sern investigadas y de encontrarse motivos suficientes, se convocar al Comit de tica para que avoque conocimiento, escuche por separado a las partes acusadora y acusada, valore los hechos y las pruebas que se presentaren y emita su pronunciamiento desechando la denuncia por falta de fundamento o sancionando al denunciado si hubiere lugar a ello. Art. 20.- Entera libertad. Los miembros del Comit de tica del Banco Amazonas, en el conocimiento de las denuncias, en su investigacin, procedimientos y resoluciones, actuarn con entera libertad, sin recibir ni permitir presiones de ninguna naturaleza, de acuerdo a su real saber y entender y en todo apegados a los dictados de su conciencia. Art. 21.- La sancin. Las sanciones que imponga el Comit de tica consistirn en precisar el artculo del Cdigo de tica que tipifica la falta cometida, establecer la gravedad de la misma de conformidad a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, archivar una copia del Acta Administrativa en la carpeta personal del funcionario o empleado sancionado e informar y notificar a la Gerencia General con una copia del Acta Administrativa. Art. 22.- Ejecucin de la sancin. Establecida la falta, calificada su gravedad y notificada la Gerencia General con copia del Acta Administrativa, corresponder a la administracin del Banco ejecutar la sancin de existir mritos para ello.

Ttulo IV

Disposiciones generales

Art. 23.- Informe anual. El Comit de tica en su sesin ordinaria aprobar el informe anual que presentar al Directorio para que sea puesto en conocimiento de la Junta General Ordinaria de Accionistas. El informe ser suscrito por el Presidente del Comit. Art. 24.- Funciones prorrogadas. Los miembros del Comit de tica actualmente en funciones continuarn en el ejercicio del cargo hasta completar el perodo para el que fueron elegidos y


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hasta ser legalmente reemplazados. Art. 25.- Vigencia. La presente Codificacin del Reglamento del Comit de tica del Banco Amazonas aprobado por el Directorio, entra en vigencia desde la fecha de su promulgacin en la carpeta de publicaciones de la Red de Intranet del Banco Amazonas S. A. Nmero de

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Motivo

1 Septiembre 2014 Se suprimi los miembros alternos del Comit de tica

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