Registro de Información Catastral de Guatemala - RIC ......nacionales del Sector Público y...

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RIC MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS RESPONSABLE-VERSIÓN GAF - 01

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GENERALES MES-AÑO 10-06

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Contenido 1. INTRODUCCIÓN. .......................................................................................................................................................................... 2

2. OBJETIVOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. ........................................................................................................................ 5

2.1 OBJETIVO GENERAL. ........................................................................................................................................................................................ 5 2.2 OBJETIVO ESPECÍFICO. ................................................................................................................................................................................... 5 2.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN. ................................................................................................................................................................................ 5

3. FUNCIONES, NORMAS Y DISPOSICIONES DE CONTROL INTERNO. ..................................................................... 6

3.1 FUNCIONES DEL ÁREA O UNIDAD ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE. ............................................................................................ 6 3.2 NORMAS Y DISPOSICIONES DE CONTROL INTERNO. ................................................................................................................................... 8 3.2.1 CONTROL ADMINISTRATIVO- FINANCIERO.................................................................................................................................................. 8 3.2.2 CONTROL CONTABLE ....................................................................................................................................................................................... 9 3.2.3 CONTROL DE DESEMBOLSOS, LIQUIDACIONES DE GASTOS Y PAGOS ..................................................................................................... 9 3.3 AUDITORÍA ........................................................................................................................................................................................................ 10

4 PROCEDIMIENTO CORRESPONDIENTE (OBJETIVO Y NORMA). ........................................................................ 11

4.1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GENERALES – MNPG ..................................................................................................... 11 4.1.1 CONTRATACIÓN DE PERSONAL POR EL SISTEMA DE SERVICIOS TÉCNICOS Y/O PROFESIONALES (CONSULTORÍAS

INDIVIDUALES) ................................................................................................................................................................................................. 11 4.1.2 GESTIÓN DE CUENTADANCIA ....................................................................................................................................................................... 14 4.1.3 GESTIÓN DE FINIQUITO DE CUENTADANCIA ............................................................................................................................................ 16 4.2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTARIOS – MNPP ......................................................................................... 18 4.3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES - MNPC ....................................................................................................... 18 4.4 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE TESORERÍA - MNPT .................................................................................................... 18 4.5 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDOS ROTATIVOS - MNPFR .............................................................................. 18 4.6 .MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIOS - MNPINV ......................................................................................... 18 4.7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN - MNPALM ............................................................................................... 19 4.8 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - MNPADM ..................................................................................... 19 4.9 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS (ADQUISICIONES) – MNPCOM (ADQ) ............................................... 19 4.10 OTROS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS - OMNP ........................................................................................................... 19

5 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN. ........................................................................................................................................ 20

5.1 A NIVEL DEL LA GAF. .................................................................................................................................................................................... 20 5.2 A NIVEL DE LA UDAF Y UNIDADES CORRESPONDIENTE. ...................................................................................................................... 20

6 ANEXOS. ........................................................................................................................................................................................ 21

6.1 NORMATIVA LEGAL APLICABLE ................................................................................................................................................................... 21 6.2 FORMULARIOS CORRESPONDIENTES. ......................................................................................................................................................... 23 6.3 ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA-SICOIN WEB. .................................................................. 24 6.4 SIMBOLOGÍA. .................................................................................................................................................................................................... 26

1. INTRODUCCIÓN. El Manual de Normas y Procedimientos Administrativos Financieros-MNPAF del Registro de Información Catastral-RIC, complementa las disposiciones normativas nacionales emitidas para el funcionamiento y administración de entidades

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nacionales del Sector Público y conexas, así como a los manuales del Sistema de Información Administrativo Financiera-SIAF, que incluye el Sistema de Contabilidad Integrado-SICOIN-WEB. El MNPAF-RIC se ha integrado en los Manuales siguientes: 1. Normas y Procedimientos Generales; 2. Normas y Procedimientos Presupuestarios; 3. Normas y Procedimientos Contables; 4. Normas y Procedimientos de Tesorería; 5. Normas y Procedimientos de Manejo de Fondos; 6. Normas y Procedimientos de Inventarios (bienes patrimoniales); 7. Normas y Procedimientos de Almacén; 8. Normas y Procedimientos Administrativos; 9. Normas y Procedimientos de Compras (Adquisiciones); y del 10 al 12. Como otros Manuales de Normas y Procedimientos1 (10. Organización y Funciones de la UCP; 11 Adquisiciones con fondos del BM; y 12 Administrativos y Financieros para el BM). El presente documento denominado Manual de Normas y Procedimientos Generales, es el que establece el marco referencial para constituir el conjunto de normas y procedimientos que realizan cada una de las unidades y áreas con las cuales está estructurada la Gerencia Administrativa Financiera-GAF del RIC; y que relacionadas entre sí organizan y completan el MNPAF. Los respectivos procedimientos, integrados en manuales separados, presentan una estructura homogénea para fácil comprensión y uso, incluyendo su propia portada que lo identifica. Siguiendo los principios técnicos para la preparación de este tipo de documentos, para cada procedimiento se ha identificado un recuadro que permite la revisión del mismo, como parte de un planteamiento de mejora continua; así como cada una de la páginas presenta en la parte superior un recuadro de leyenda que se compone de cinco apartados: el primero incluye el logo institucional; el segundo las iniciales de la institución; el tercero divido en dos secciones uno en la parte superior con el indicativo del MNPAF y en la parte inferior el nombre de manual específico; el cuarto incluye la referencia de la leyenda del quinto cuadro, correspondiente a las iniciales de la dependencia institucional responsable de los manuales (preparación y actualización), la versión correspondiente al manual, el mes de elaboración/actualización y el año correspondiente.

El contenido de esta Sección del MNPAF-RIC es el siguiente: 1) Introducción; 2) Objetivos y Ámbito de aplicación; 3) Funciones, Normas y Disposiciones de Control Interno; 4) Procedimiento correspondiente (Objetivo y Norma); 5) Seguimiento y Evaluación; y, 6) Anexos. A nivel ejecutivo, la GAF se organiza como un conjunto engranajes o módulos (áreas funcionales y operacionales), a partir del Sistema de Gestión Operativa Administrativo financiero del RIC, el cual se constituye por entradas (serie de principios, órganos, normas, procedimientos y/o documentos) y salidas (transacciones, pagos y/o resoluciones) que permiten el registro de los hechos que tienen efectos administrativos financieros (presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones de la institución), según lo establece el marco legal nacional. El objetivo principal del sistema, es que el RIC cuente con una gestión eficaz, que permita satisfacer las necesidades de información destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la administración, el control y registro de las operaciones realizadas dentro de la institución. Esquemáticamente, el Sistema de Gestión Operativa Administrativo financiero del RIC, puede ser representado en base al diseño que se presenta a continuación:

1 Por ejemplo manuales específicos para la administración de fondos provenientes de préstamos y/o donaciones, según disposiciones establecidas en el respectivo convenio.

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Nota Aclaratoria: No en todos los procedimientos de los diferentes manuales que integran el MNPAF, se cuenta con el tiempo estimado de realización del mismo, adicionalmente, en los que se cuenta con tiempo máximo estimado, debe considerarse como tiempo efectivo, donde no se incluyen contingencias, como por ejemplo: no contar con servicio de web para las operaciones en el SICOIN WEB, falta de energía, o servicios de red, entre otros. Lo anterior, tiene su justificación en el hecho de que durante la realización de la consultoría de apoyo a la GAF para la elaboración de los manuales, muchos procesos aun estaban por implementarse o aun no se habían implementado2, por lo que no fue posible estimar de una manera efectiva los tiempos máximos estimados, por lo que será en el momento de la implementación de los manuales que los mismos se actualizaran o se estimaran. Las situaciones o procesos no previstas en la implementación y aplicación del MNPAF, deberán ser resueltas por al GAF, previa consulta y propuesta de la sección o unidad correspondiente. En esta sección del MNPAF no se incluyen formularios, a excepción de un modelo para preparación de Términos de Referencia para contratación de personal bajo la modalidad de consultoría individual (ver en anexo de formularios). No obstante, cuando sean generados los mismos y que por su naturaleza correspondan a un ámbito de aplicación general y no específico para alguno de los manuales que integran el presente, se incluirán como parte de la institucionalización del RIC.

2 Es necesario aclarar que durante la realización de la consultoría de apoyo a la elaboración de los Manuales, el RIC apenas contaba con un trimestre de inicio de operaciones como nueva institución autónoma del sector público nacional.

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2. OBJETIVOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.

2.1 Objetivo General. Integrar el MNPAF del RIC en complemento a las disposiciones legales para el funcionamiento de las instituciones públicas de la República de Guatemala; estableciendo las pautas a seguir en cada uno de los procesos que se derivan de las funciones básicas asignadas a ésta área, con el fin de orientar las tareas que debe cumplir el funcionario o empleado encargado.

2.2 Objetivo Específico. Organizar las actividades básicas que deben ser ejercidas a nivel de normas (políticas) y procedimientos por la Gerencia Administrativa Financiera del RIC y las diferentes unidades, secciones o áreas que la integran.

2.3 Ámbito de Aplicación. El presente Manual será de observancia y aplicación para GAF, las diferentes unidades o áreas que la integran, en complemento con los demás manuales que integran el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos Financieros; así mismo, de acatamiento para todas las Gerencias, unidades y dependencias que organizan institucionalmente el RIC.

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3. FUNCIONES, NORMAS Y DISPOSICIONES DE CONTROL INTERNO. La Gerencia Administrativa Financiera-GAF forma parte del nivel 2 de la estructura orgánica del RIC y se encuentra ubicada al nivel de las Gerencias institucionales, bajo la dependencia directa de la Dirección Ejecutiva Nacional. La GAF se compone de las siguientes dependencias-áreas o unidades: Unidad de Administración Financiera-UDAF, Administración, Recursos Humanos y Unidad Financiera de Proyectos. Dicha Gerencia, se regirá por las normas y procedimientos institucionales del RIC, en cuanto a la gestión administrativa financiera, cumpliendo en lo que corresponda a las condiciones especificas descritas en el MNPAF y a las disposiciones emitidas para las instituciones del Sector Público Nacional.

3.1 Funciones del área o unidad administrativa correspondiente. La GAF tendrá un Gerente (y un número de asistentes de acuerdo a los volúmenes de operación y fuentes de fondos) quien será responsable de llevar el control de todas las operaciones, a nivel de registro de ingreso, gasto, regularizaciones y patrimoniales de la institución (incluyendo los auxiliares necesarios de acuerdo a la fuente de financiamiento). Las principales funciones de esta Gerencia, son las siguientes: a) Asesora al Director Ejecutivo del RIC sobre asuntos inherentes a la rama de su especialidad, con el objeto de atender

en forma adecuada los problemas que se deriven. b) Informa al Director Ejecutivo de las ejecuciones de los programas o actividades a su cargo, indica los problemas

afrontados y propone las soluciones adecuadas a los mismos. c) Formula y diseña la política administrativa y financiera de la Institución, en coherencia con las políticas generales de

gobierno y los objetivos del RIC. d) Planificar, dirigir, supervisar y evaluar las actividades técnicas y administrativas que realiza el personal y las

unidades/secciones que constituyen al área Administrativa Financiera del RIC.

REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL -RIC-

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Secretaría General

Asesoría Jurídica

Gerencia Técnica Gerencia Jurídica Gerencia de Tecnología de la Información

Gerencia Administrativa Financiera

Área de Análisis Catastral

Operaciones Técnicas deLevantamiento

Área de Mantenimiento Catastral

Área de Producción y Análisis de la Información

Regístral

Diagnósticos de Propiedad

Análisis Jurídico y Externalización del Proceso

Catastral

Área de Sistemas e Infraestructura

Gerencia de Programación, Cooperación y Coordinación

Interinstitucional

Oficina de Comunicación Social

Gerencia de Operaciones y Direcciones Municipales

Área Financiera UDAF

Area de Administrativa

Área de Recursos Humanos

Consejo Directivo del RIC

Dirección Ejecutiva Nacional

Zonas en Proceso Catastral

Direcciones Municipales de Registro de Información CatastralApoyo Social a Comunidades

Programa Permanente de Formación y Capacitación

Área de Desarrollo Técnico y Administrativo

Área de Base de Datos, Seguridad y Admón. de la

Información

Área de Organización y Métodos, Control de Calidad

y Operación

Consejo Técnico Asesor Auditoria Interna

Área de Normatividad y Control de Calidad

Área de Estudios Generales y Regularización

Unidad Financiera de Proyectos

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e) Planificar y controlar la ejecución del presupuesto mensual, trimestral y anual del RIC y de los diversos proyectos que sean coordinados por este.

f) Diseña y ejecuta investigaciones, proyectos, estudios y otras actividades en el campo de su especialidad, que por su carácter tienen coberturas totales en la dependencia, mismas que en su aplicación ocasionan erogaciones en el presupuesto de la Institución.

g) Preparar y evaluar mensualmente reportes de ejecución financiera de la Institución. h) Revisar mensualmente estados financieros de la Institución; realizar y aprobar las modificaciones necesarias a efecto

de cumplir con el plan operativo y la ejecución de los recursos asignados a la institución en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Nación.

i) Preparar informes financieros mensuales, semestrales y anuales o cuando sean requeridos por instituciones de Gobierno, Organismos Internacionales y/o Nacionales.

j) Supervisar que se lleve el debido registro, custodia y asignación de activos fijos; así como prácticas de inventarios de los bienes propios y en uso de la Institución, así como sus actualizaciones periódicas (al menos mensuales).

k) Preparar manuales de procedimientos del área administrativa financiera del RIC, así como de adquisiciones (compras y contrataciones, licitaciones nacionales e internacionales) y demás procedimientos que establezca el Director Ejecutivo y/o el Gobierno de Guatemala.

l) Supervisar la ejecución presupuestaria y financiera de la Institución, informando sobre disponibilidad presupuestaria y efectiva.

m) Supervisar que se lleven los registros, archivos y controles de la documentación que se emita y/o reciba relativa al tema administrativo financiero.

n) Supervisar que se lleven los registros y controles adecuados relacionados con el estado, uso y mantenimiento de los vehículos de la Institución.

o) Supervisar que se lleve el control de los viáticos pagados al personal de la Institución. p) Realizar otras actividades que le sean asignadas por el Director Ejecutivo Nacional y/o que sean de su competencia. El organigrama nominal de la GAF en el marco del Sistema de Gestión Operativa Administrativo financiero del RIC, es el que se presenta a continuación:

Organigrama NominalGerencia Administrativa Financiera - GAF

Encargado de Recursos Humanos

Jefe Sección de Compras y

Contrataciones

Sección de Contabilidad

Sección de Tesorería

Sección de Presupuesto y Programación

Asistente Administrativo

Asistente de Gerencia (1 plaza)

Asistente de Recursos Humanos

Asistente de Nóminas y PlanillasTécnico de

Licitaciones y Contrataciones

Técnico en Gestión y Trámites

Encargado de Inventarios

Gerente Administrativo Financiero (1 plaza)

Encargado de la Unidad de Administración

Financiera (1 plaza)

Asistente

Auxiliar de Mantenimiento

Pilotos Automovilistas

Jardinero

Conserjes

Mensajero

Asistente de Inventarios

Encargado de Almacén

UFP Oficial Administrativo Financiero PATII (1)

Oficial Presupuestario y Programación

PATII (1)

Oficial Contable y Desembolsos

PATII (1)

Oficial Administrativo y de resguardo patrimonial PATII (1)

Asistente de Desarrollo Humano

Oficial de Recursos Humanos PATII (1)

Oficial Encargado de Adquisiciones PATII

(1)

Oficial Asistentes de Adquisiciones PATII

(2)

Oficial de Tesorería PATII (1)

Encargado Administrativo

(1 plaza)

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3.2 Normas y disposiciones de control interno. A nivel general, las normas que la GAF aplicará se centran a lograr la:

• Efectividad y eficiencia en las operaciones. • Confiabilidad en la información financiera. • Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (gubernamentales, como normativas internacionales-NIIFs).

Otras normas de orientación para el control interno, de aplicación administrativa financiera, son:

• La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.

• Mantener el principio de separación de funciones, incompatibles, en los diferentes procedimientos administrativos financieros.

• Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.

• Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad y/o en custodia (resguardo o de uso diferido) del RIC.

• Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misión. • Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas

constitucionales, legales y reglamentarias. En adición a las normas de control interno, instituidas por la legislación nacional, a continuación se incluyen otras disposiciones específicas de Control Interno a nivel administrativo financiero, contable, de desembolsos, de liquidaciones de gastos y pagos, que la GAF debe establecer como parte de la implementación de los Manuales que integran el MNPAF corresponden a.

3.2.1 Control Administrativo- Financiero a) El RIC, para iniciar sus operaciones administrativas financieras, tendrá una cuenta única donde se depositaran los

fondos institucionales y otras cuentas operativas que vayan requiriéndose, mismas que se abrirán siguiendo las deposiciones normativas y utilizando la forma de firmas mancomunadas de acuerdo a los principios legales correspondientes;

b) El RIC establecerá el registro de los funcionarios autorizados para firmar las solicitudes de retiro de fondos, emitir cheques o realizar gestiones de carácter administrativo financiero ante las instancias institucionales nacionales e internacionales correspondiente;

c) Los fondos que financiarán las operaciones del RIC se utilizarán cuidando de la economía y eficiencia, y para los fines del financiamiento;

d) Cumplir con el ciclo presupuestario, el cual comprende la formulación, la aprobación, la ejecución, las modificaciones, el control y cierre, en base a la normativa nacional y la ley del presupuesto gubernamental.

e) Conforme la normativa nacional establecida, todas las personas que manejen efectivo y valores dentro de la institución o Proyectos, tales como: GAF, Encargado de la UDAF, Encargado de Tesorería, Encargado de Fondos Rotatorios, Encargado de Pagos, Refrendarios, y otros que el Director Ejecutivo o por ley se determine, rendirán fianza de fidelidad;

f) La constitución, liquidación y reposición de Fondos Rotatorios se hará siguiendo los procedimientos definidos institucionalmente por el RIC;

g) Las formas impresas de cheques que se manejen, serán resguardadas en caja fuerte por el Encargado de Pagos y Liquidaciones de Gastos en Tesorería;

h) Para evitar alteraciones en los cheques que se emitan a favor de los proveedores, previo a la entrega, el Encargado de Pagos y Liquidaciones de Gastos (Asistente u Oficial de Tesorería), los protegerá con una maquina protectora de cheques y/o con formas voucher (según corresponda), debiendo estampar en cada uno de ellos la leyenda “No Negociable”, o cualquier otra equivalente;

i) Las facturas emitidas por proveedores deberán cumplir con los requerimientos legales, los originales y las copias duplicado de estas deberán estar escritas por el proveedor para que las mismas sean coincidentes con el original de la factura, la cual quedará (copia) en poder del proveedor. Las facturas y los recibos deberán presentarse en original y ambos documentos no deberán mostrar señales de alteración;

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j) Para tramitar el pago de las facturas (original cliente) y/o recibos, éstos deberán llevar adjunto el formulario con la leyenda “Bienes o Servicios Recibidos”, el cual deberá contener el nombre, firma y sello de la unidad a la que pertenece el solicitante del suministro, como señal de haber recibido el bien y/o servicio o bien su ingreso a almacén;

k) Todos los requerimientos de pago solicitados y operados por la Tesorería, deberán estar documentados conforme las condiciones contractuales, sellados y firmados por las personas correspondientes;

l) De realizar pagos directos para cancelar a sus proveedores en el extranjero, el RIC deberá cumplir con las obligaciones estipuladas por el Ministerio de Finanzas Publicas de Guatemala para esos casos, la “Ley del Organismo Ejecutivo” y la “Ley Orgánica del Presupuesto”;

m) Los registros presupuestarios, contables, pagos y liquidaciones, se harán en el SIAF-SICOIN Web y los sistemas informáticos, diseñados para la administración financiera, auxiliares del RIC;

n) Los bienes adquiridos serán llevados con un control en el área de inventario (bienes patrimoniales) y que pertenece a la Sección de Contabilidad del RIC;

o) El área de Inventarios, será responsable del control de los activos fijos que el RIC adquiera o administre; p) Todos los bienes institucionales deberán ser asegurados; q) Las adquisiciones de bienes a nombre del RIC o la administración de bienes por parte de la institución (a nombre de

otra pero en uso por el RIC), deberán utilizarse en actividades definidas institucionalmente; y r) La papelería, útiles de oficina, otros bienes de consumo y bienes no fungible, serán registrados y llevarán su control

por el área de Almacén del RIC.

3.2.2 Control Contable

a) La situación contable y financiera del RIC (registro y operaciones), se preparará con base en los procedimientos y prácticas contables requeridas a nivel gubernamental, según el Sistema Integrado de Administración Financiera-SIAF (SICOIN-WEB), en el cado de fondos por donación y/o préstamo, como previsto en el convenio respectivo;

b) Los reportes e Informes Financieros requeridos por el MFP e Institucionales, se entregarán en los plazos establecidos; c) Los Estados Financieros y sus Anexos, serán firmados por: El encargado de la contabilidad, llevaran el visado del

encargado de la UDAF y el visto bueno de la GAF como responsable de la aprobación (en el caso de Proyectos, en adición se incluirá la firma del responsable a nivel contable del mismo);

d) Las partidas contables, deberán respaldarse conforme a los requisitos establecidos a nivel gubernamental y en a base a Sistema Integrado de Administración Financiera-SIAF (SICOIN-WEB);

e) Las partidas contables serán elaboradas y autorizadas por la sección de contabilidad y supervisadas por el Encargado de la UDAF del RIC;

f) Las conciliaciones bancarias, serán elaboradas y firmadas por la Sección de Contabilidad del RIC; g) Las conciliaciones bancarias serán realizadas dentro de los primeros quince días calendario del siguiente mes o como

previsto por disposiciones del SIAF; h) Cuando sea necesario realizar las conciliaciones bancarias y no se haya recibido el estado bancario mensual en forma

impresa, se podrá solicitar al Banco los Estados de Cuenta; y i) La depreciación o valuación de los bienes, cuando aplique, será registrada y controlada por la Sección de Contabilidad

del RIC.

3.2.3 Control de desembolsos, liquidaciones de gastos y pagos a) El mecanismo de desembolso y liquidaciones de fondos se hará, conforme las disposiciones en la legislación nacional

correspondiente; para el caso de prestamos o donaciones se deberá cumplir con lo previsto en el convenio respectivo; b) Los cheques y las transferencias electrónicas (en adelante documentos de pago), serán firmados y autorizados por los

refrendarios y por el Encargado de Pagos y Liquidaciones de Gastos (Tesorería), siendo indispensable la firma de este último en todo documento de pago;

c) El Encargado de Pagos y Liquidaciones de Gastos podrá efectuar pagos a los proveedores nacionales y extranjeros a través de la Banca Electrónica, siguiendo el procedimiento institucional que se implemente para tal fin;

d) Los pagos se acompañarán de los siguientes documentos: • Solicitud de compra autorizada en original. • Orden de pago. • El Comprobante Único de Registro-CUR correspondiente. • Copia de la contraseña de pago.

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• Original de factura y/o recibo original, con detalles de acuerdo a la contratación. • Otra información de soporte que se indique en el Contrato y/u orden de compra (cuando aplique). • Copia del Contrato y/u orden de compra (todas las veces). • Forma de (acta/nota) de recepción de bienes/servicios. • Forma de ingreso a almacén e inventario (cuando corresponda). • Autorización de informe o pago emitida por la Gerencias y/o responsable delegado en la solicitud.

e) Cuando los pagos se realicen a los proveedores por medio de cheques o transferencias electrónicas de fondos en el País (pagos locales), los documentos de respaldo que quedarán en poder de la UDAF (Contabilidad y/o Tesorería), serán todos los mencionados en el literal anterior más lo siguiente:

Voucher y copia del cheque y/o nota de cargo. f) Cuando se solicite que se pague a un proveedor al exterior, por medio de transferencia bancaria, deberá proporcionar

la siguiente información: - Código ABA o SWIFT - Banco Beneficiario - Dirección del Banco - Cuenta del Beneficiario - Nombre del Beneficiario - Dirección del Beneficiario - Factura y/o recibo debidamente firmado por el proveedor También, se colocará el sello en donde se indique el Número de transferencia con que se le realizó el pago. Asimismo, se anexará la nota de cargo que evidencie que la transferencia de fondos fue realizada;

g) Cuando se solicite el pago a un proveedor local, se deberá proporcionar la siguiente información: - Nombre de la institución bancaria - Número de la Cuenta bancaria (especificar si es ahorro o corriente) - Nombre de la cuenta - Factura y/o recibo debidamente firmado por el proveedor

También, se colocará el sello en donde se indique el número de transferencia con que se le realizó el pago. Asimismo, se anexará la nota de cargo que evidencie la realización de la transferencia de fondos;

h) Los pagos a los proveedores, se programarán con base a la fecha de vencimiento de las contraseñas de pago; y i) El RIC no realizará pagos en efectivo a sus Proveedores; excepto los pagos que puedan realizarse, de acuerdo a las

disposiciones institucionales del RIC, a través de fondo rotativo.

3.3 Auditoría El RIC cuenta con una unidad específica de Auditoría Interna-UDAI, la cual depende funcionalmente del Consejo Directivo institucional. El RIC contará periódicamente con la supervisión de auditorías internas como externa, a través de la Contraloría General de Cuentas-CGC de la República de Guatemala o por convenio cuando se trate de donaciones y/o préstamos. Dicha unidad de UDAI, presentará anualmente un plan de trabajo y realizará la supervisión periódica al RIC a efecto de dar seguimiento al cumplimiento de los aspectos legales y normativos a nivel institucional, como parte de un programa de auditoría preventiva por medio de evaluaciones a los procesos, actividades y al sistema de control interno del mismo. Los exámenes de auditoría principalmente tendrán un carácter a posteriori y serán atendidas dependiendo de la naturaleza, por las áreas establecidas en el presente MNPAF de acuerdo al Sistema de Gestión Operativa Administrativo financiero del RIC, quienes a su vez serán las encargadas del seguimiento a las recomendaciones correspondientes.

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4 PROCEDIMIENTO CORRESPONDIENTE (Objetivo y Norma). El presente manual se ha organizado por secciones separadas, denominados manuales de normas y procedimientos y el correspondiente nombre del área que reglamentan. Cada procedimiento tiene su objetivo/s y norma/s (políticas) que orientan su aplicación. La estructura es semejante para mantener un esquema estándar a nivel de manual.

4.1 Manual de Normas y Procedimientos Generales – MNPG Incluye las siguientes normas y procedimientos:

4.1.1 Contratación de personal por el sistema de servicios técnicos y/o profesionales (consultorías individuales) Objetivo del procedimiento: Establecer los pasos a seguir relacionados con el proceso de contratación de personal como consultores individuales por el sistema de servicios técnicos y/o profesionales, con el fin de guiar y facilitar las labores del personal. Normas del procedimiento: 1. La Unidad de Recursos Humano, será la responsable de la administración de los recursos humanos del RIC;

proporcionando los servicios de apoyo logístico en todo lo relacionado con las fases de: a. apoyo a la unidad solicitante en la preparación de TdR; b. reclutamiento, selección y contratación; c. Formular y ejecutar el Plan de Inducción y Capacitación para el personal; d. Evaluar periódicamente el desempeño del personal; e. Gestionar el pago de los honorarios y salarios del personal, incluyendo la preparación de la planilla de

pagos, planilla de retención, etc.; f. Llevar el registro y los expedientes actualizados del personal/consultores que laboran para el RIC. g. Otras disposiciones de acuerdo a las funciones de la Unidad.

2. El recurso humano contratado por el RIC, gozará de los mismos derechos y obligaciones establecidas en la normativa nacional vigente y/o establecida por la institución, en el marco de su autonomía, para la contratación de proveedores individuales y/o personal contratado por el Sistema de Servicios Técnicos y Profesionales.

Procedimiento: (Ver en página siguiente)

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CONTRATACIÓN DE PERSONAL POR EL SISTEMA DE SERVICISO PROFESIONALES/TÉCNICOS

(CONSULTORÍAS INDIVIDUALES) MPG-01

Dependencia Pasos Descripción de Actividad Tiempo Máximo (días)

Unidad Administrativa Interesada 1

Prepara Términos de Referencia-TdR (específica experiencia y cualificaciones), según formato; define productos, tiempo y monto estimado de la Consultoría y traslada para aprobación e inicio de trámite de contratación.

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Gerente y/o jefe de Zona Catastral

2 Recibe solicitud para aprobación de TdR e inicio de tramite de contratación 2 2.1 No, regresa para correcciones, paso 1 2.2 Aprueba y firma solicitud para inicio de trámites

Gerente y/o jefe de Zonas Catastral 3 Traslada a Recursos Humanos solicitud de Contratación (Solicitud de Compra) y Términos de

Referencia 1

Recursos Humanos 4 Recibe documentación, verifica que expediente este completo. 4.1 No, devuelve a solicitante para lo correspondiente 4.2 Si, solicita a presupuesto información (ver MPP-03)

Recursos Humanos-RRHH 5 Verifica disponibilidad de reglón, línea y disponibilidad presupuestaria. Traslada solicitud de autorización de Dirección Ejecutiva y nombramiento de comité de selección. 1

Dirección Ejecutiva 6 Recibe solicitud de contratación, quien revisa para autorizar contratación, nombrar comité de

selección y si corresponde solicitud de No Objeción a financiador (p.e. el Banco Mundial-BM) 2

6.1 No, devuelve, para corrección o lo correspondiente, paso 4 6.2 Si, continua paso 7 o paso 8 según corresponda

Organismo Financiador (p.e. BM)

7 Recibe solicitud de No Objeción de contratación 15 7.1 No, devuelve para corrección, paso 4 7.2 Si, continua paso 8

RRHH 8

Recibe autorización (no objeción si corresponde), proceden a Reclutar terna de candidatos o candidato único según corresponda, solicitando experiencia y calificaciones. Si es candidato único, procede a elaborar acta respectiva.

3

8.1 Si, es terna traslada a comité de selección 8.2 No es terna, solicita autorización de contratación, paso 11

Comité de selección (integrado en número

impar)

9 Recibe terna, procede a realizar evaluación de experiencia y calificaciones 3 9.1 Solicita más información a candidatos, paso 8 o paso 6 según corresponda 9.2 procede con paso 10

10 Selecciona, prepara Acta Respectiva y solicita a Dirección Ejecutiva autorización de contratación

Dirección Ejecutiva 11 Recibe acta de evaluación y selección (según corresponda) 1

11.1 No, autoriza, retorna paso 8 o paso 4 según corresponda 11.2 Si, autoriza contratación, instruye a RRHH

RRHH 12 Recibe autorización, procede a elaboración y suscripción de contrato 1 Dirección Ejecutiva 13 Suscribe contrato.

Consultor seleccionado 14 Suscribe contrato, recibe una copia y procede a tramitar fianza de cumplimiento (si corresponde) 1

RRHH 15 Archiva expediente. Continua con procesos de pago a proveedores (ver MPC-02 y MPT-02) cuando corresponda.

Unidad Administrativa Interesada 16 Da seguimiento contractual y solicita pago cuando corresponda a RRHH

FIN DEL PROCEDIMIENTO El tiempo previsto es estimado, sobre un escenario ideal. Tiempo estimado tomando en cuenta la preparación de los Términos de Referencia: 39 días hábiles. Tiempo estimado sin tomar en cuenta la preparación de los Términos de Referencia: 34 días hábiles. Tiempo estimado sin tomar en cuenta la preparación de los Términos de Referencia para consultorías que no requieren No Objeción: 19 días hábiles.

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1

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOCONTRATACION DE PERSONAL POR EL SISTEMA DE SERVICIOS

PROFESIONALES/TÉCNICOS (CONSULTORÍAS INDIVIDUALES)

Inicia: Área de Recursos Humanos y/o Unidad Administrativa Solicitante: Solicitud de contratación.Termina: Área de Recursos Humanos: Archiva expediente.

FechaPagina

Octubre de 20061/1

Elaboró: Consultoría PHRD-Banco Mundial

Fecha

Pagina

Organismo Financiador (p.e. Banco Mudial)Dirección EjecutivaUnidad administrativa Interesada-

Gerente/Encargado Zona Catastral Consultor SeleccionadoRecursos Humanos/Comité de Selección

REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL - RIC

1 Recibe solicitud y revisa la misma

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11

Prepara TdR y solicita aprobación

Recibe solicitud para aprobación de TdR e inicio de tramite de contratación

SITraslada a Recursos Humanos

solicitud de Contratación (Solicitud de Compra) y TdR

Recibe documentació, verifica que expediente

este completo.

NO devuelve, paso 2

SIsolicita a presupuesto

información (ver MPP-03)

10

Recibe terna, procede a realizar evaluación

7 u 8

NO, devuelve paso 4

Nombra comité de selección y si corresponde solicita no

objeción a organismo financiador

Suscribe contrato

11

Selecciona, prepara Acta respectiva y solicita a Dirección Ejecutiva autorización de contratación

Fin del Proceso

SI

Actualización / sustituye a

Revisó y Autorizó: Gerencia Administrativa Financiera Comentario:

Ref. MPG-01

14

Da seguimiento contratactual y solicita

pago cuando corresponda a RRHH

2

NO devuelve, paso 1

3

14

5Traslada solicitud de autorización

de Dirección Ejecutiva y nombramiento de comité de

selección.

16

8

Recibe solicitud de no objeción y revisa la misma

8

NO, devuelve paso 4

Da su acuerdo de no objeción

SI

17Suscribe contrato, recibe copia y

tramita fianza de cumplimiento (o adelanto) si corresponde

113

14Entrega a RRHH del RIC la

fianza que corresponda según contrato

NO terna, solicita autorización contratación, paso 11SI

Recibe autorización (no objeción), proceden a Reclutar terna de candidatos o candidato único según corresponda, Si es candidato único, procede a elaborar

acta respectiva.

9

19

NO Solicita más información a candidatos, paso 8 o paso 6 según

correspondaSI

113-14

Selecciona, prepara Acta respectiva y solicita a Dirección Ejecutiva autorización de contratación

Elaboración y suscripción de contrato. Archiva. Continua con

procesos de pago (ver MPC-02 y MPT-02) cuando corresponda

113

Recibe acta de evaluación y solicitud de contratación. Revisa

la misma

12

No, autoriza, retorna paso 8 o paso 4 según corresponda

Autoriza contratación, instruye a RRHH

SI

111

14



4.1.2 Gestión de Cuentadancia Objetivo del procedimiento: Establecer la descripción del proceso de Registro de Cuentadancia, con el fin de orientar y facilitar las actividades que debe cumplir los empleados o funcionarios que administren fondos del RIC. Normas del procedimiento: Los funcionarios o empleados que sean responsables de la administración de Fondos del RIC o públicos, deben tramitar su registro de cuentadancia en la Contraloría General de Cuentas, para lo cual contarán con el apoyo de la Unidad de Recursos Humanos y deberán presentar al menos la documentación siguiente: a) Nombre de la persona b) Cargo que desempeña c) Dirección y teléfono actual de su residencia d) Dirección y teléfono actual de su trabajo e) Fotocopia de cédula f) Fotocopia de Contrato de trabajo o de servicios técnicos o profesionales (según corresponda) g) Fotocopia de fianza/póliza de fidelidad h) Fotocopia de fianza/póliza de cumplimiento (según corresponda) i) Asignaciones presupuestarias que va a manejar j) Número de Identificación Tributaria NIT Procedimiento

GESTION DE CUENTADANTES MPG-02


Funcionarios y/o empleados que administraran fondos

1 Recopila/n la documentación requerida por la Contraloría General de Cuentas, solicitando información a la sección de Tesorería de la UDAF.

2 Adjuntan la documentación para el trámite de la cuentadancia para manejo de fondos

3 Traslada la documentación a la GAF, para trámite de registro ante la Contraloría General de Cuentas

GAF/UDAF/RRHH

4 Recibe la documentación y revisa si esta completa y correcta

4.1 Si, sigue paso 5

4.2 No, devuelve a donde corresponda para que hagan las correcciones necesarias.

5 Elabora oficio para la Dirección Ejecutiva, en el cual solicita lleve a cabo las gestiones para el registro de cuentadancia ante la CGC.

6 Traslada el oficio con la documentación de soporte a la Dirección Financiera para su visto bueno.

Dirección Ejecutiva 7 Recibe el oficio con la documentación y revisa si está correcto.

7.1 Si, sigue paso 8 7.2 No, devuelve a la GAF para que efectué las correcciones.

Secretaría General/RRHH 8 Recibe el oficio y la documentación de soporte

9 Traslada el oficio con la documentación correspondiente a la Contraloría General de Cuentas, para su trámite respectivo.

Contraloría General de Cuentas - CGC

10 Recibe y revisa que la documentación está correcta.

10.1 Si, sigue paso 11

10.2 No, devuelve a la institución para que efectué las correcciones, regresa paso 4.

11 Realiza trámite interno, aprueba cuentadancia y notifica a la institución

FIN DEL PROCEDIMIENTO

15



FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOGESTION DE CUENTADANCIA

Inicia: Área de GAF-RRHH: Recibe de Funcionario y/o empleado.Termina: Área de GAF-RRHH: Archiva expediente.

FechaPagina

Octubre de 20061/1

Elaboró: Consultoría PHRD-Banco Mundial

Fecha

Pagina

SECRETARIA GENERAL Y/O RRHHDIRECCIÓN EJECUTIVAFUNCIONARIOS Y/O

EMPLEADOS Contraloría General de Cuentas-CGCGERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA-UDAF-RRHH

REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL - RIC

1

2

3

Recopilandocumentación requerida por

Contraloría General

Adjunta documentos para trámite

Traslada a GAF

3

6

Recibe documentación y revisa

Traslada a Dirección Ejecutiva

NO, devuelve para completar

SI

4

5 Elabora oficio para realizar gestiones

Recibe oficio y documentos, verifica que

esten correctos

7

8

NO, devuelve a GAF

Traslada a Secretaria General

SI

8Recibe oficio y

documentos

Envía a Contraloría General de Cuentas

Actualización / sustituye a

Revisó y Autorizó: Gerencia Administrativa Financiera Comentario:

Ref. MPG-02

6

11

NO, devuelve para lo correspondiente,

paso 4

Realiza tramite interno de aprobación y

notifica a institución

SI

10 Recibe y verifica documentación

Fin de proceso

9

16



4.1.3 Gestión de Finiquito de Cuentadancia Objetivo del procedimiento: Establecer la descripción del proceso de Solicitud de Finiquito de Cuentadancia, con el fin de orientar y facilitar las actividades que debe cumplir los empleados o funcionarios al finalizar su gestión como administradores de fondos del RIC- públicos y/o valores. Normas del procedimiento: 1. Los funcionarios o empleados que cesen actividades como responsables de la administración de Fondos dentro del RIC, deben tramitar su Finiquito de cuentadancia en la Contraloría General de Cuentas, dentro de los 30 días después de haber dejado el cargo. 2. Al formulario de solicitud de Finiquito deberá adjuntarse los documentos siguientes: a) Fotocopia completa de cédula de vecindad b) Recibo de compra de formulario de Solicitud de Finiquito c) Constancia de solvencia a nivel de la institución (inventarios, biblioteca y/o tesorería), según corresponda. Procedimiento

SOLICITUD DE FINIQUITO DE CUENTADANCIA MPG-03


Cuentadante

1 Compra formulario de Solicitud de Finiquito de Cuentadancia en la Contraloría General de Cuentas

2 Completa el formulario con la información que se solicita 3 Adjunta al formulario la documentación correspondiente

GAF/RRHH RIC

4 Verifica información, y finiquitos de inventarios, biblioteca y tesorería 4.1 No, devuelve a cuentadante para lo correspondiente 4.2 Si, emite finiquito institucional al cuentadante para tramite ante la

Contraloría

Cuentadante 5 Recibe finiquito institucional y presenta el formulario con la documentación de soporte ante la Contraloría General de Cuentas

Contraloría General de Cuentas

6 Recibe formulario con la documentación respectiva 6.1 No, devuelve al solicitante para lo correspondiente 6.2 si, continúa tramite. 7 Inicia el trámite internamente en la Contraloría 8 Emite finiquito al Cuentadante 9 Traslada finiquito al solicitante

Cuentadante 10 Recibe Finiquito de Cuentadancia, entrega una copia a RRHH del RIC (para adjuntar al expediente interno)

FIN DEL PROCEDIMIENTO

17



18



A continuación se presenta el nombre del manual específico y los procedimientos propuestos en el manual respectivo:

4.2 Manual de Normas y Procedimientos Presupuestarios – MNPP

Incluye las siguientes normas y procedimientos: 1. Etapa previa a la formulación del POA y anteproyecto de presupuesto 2. Formulación y aprobación del presupuesto 3. Ejecución del Presupuesto 4. Modificaciones Presupuestarias 5. Seguimiento y Control Presupuestario 6. Liquidación (cierre) presupuestario

4.3 Manual de Normas y Procedimientos Contables - MNPC

Incluye las siguientes normas y procedimientos: 1. Registro de Ingresos 2. Pago a proveedores (incluye pago de prestaciones) 3. Pago de honorarios y/o nominas 4. Regularización de Gastos (aportaciones, prestamos o donaciones) 5. Liquidación y Reembolso de Fondo Rotativo Interno 6. Elaboración y Autorización de conciliación bancaria

4.4 Manual de Normas y Procedimiento de Tesorería - MNPT

Incluye las siguientes normas y procedimientos: 1. Control de Ingresos, 2. Pago a Proveedores (incluyendo el caso de pago de prestaciones), 3. Pago de Honorarios y/o Nominas, 4. Preparación y presentación de Caja Fiscal, 5. Liquidación y Reposición de Fondo Rotativo Interno.

4.5 Manual de Normas y Procedimientos de Fondos Rotativos - MNPFR Incluye las siguientes normas y procedimientos: 1. Constitución de Fondo Rotativo Interno; 2. Compra y liquidación interna en unidad solicitante, 3. Liquidación y Reembolso de Fondo Rotativo Interno, 4. Liquidación final sin Reembolso de Fondo Rotativo Interno, 5. Anticipo de Viáticos, 6. Liquidación de Viáticos

4.6 .Manual de Normas y Procedimientos de Inventarios - MNPInv Incluye las siguientes normas y procedimientos: 1. Inventario Físico de Bienes 2. Registro de Bienes adquiridos por el RIC 3. Registro de Bienes en uso del RIC propiedad de otra Institución/Organismo 4. Registro de Bienes por Préstamo o Donados al RIC 5. Entrega y asignación de Bienes 6. Desasignación y reasignación de Bienes 7. Emisión de Certificación de Bienes 8. Emisión de Solvencia de inventarios 9. Emisión y Entrega de Informe a Contabilidad del Estado 10. Reposición y baja de Bienes

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4.7 Manual de Normas y Procedimientos de Almacén - MNPAlm Incluye las siguientes normas y procedimientos: 1. Ingreso de mercadería y bienes 2. Egresos de mercadería y bienes 3. Baja de materiales por obsolescencia 4. Control-informes mensuales de ingreso y egresos de mercaderías correspondiente a Aportaciones, Préstamos

y/o Donaciones

4.8 Manual de Normas y Procedimientos Administrativos - MNPAdm Incluye las siguientes normas y procedimientos: 1. Gestión de combustible, 2. Entrega de combustible, 3. Gestión, entrega y asignación de celulares, 4. Gestión de reparación, extravío o robo de celulares, 5. Gestión y pago de servicio públicos, 6. Modificación a las instalaciones, 7. Servicios de mantenimiento varios, 8. Solicitud de entrega y recepción de vehículos, 9. Solicitud de mantenimiento de vehículos.

4.9 Manual de Normas y Procedimientos de Compras (adquisiciones) – MNPCom (Adq) Incluye las siguientes normas y procedimientos: 1. Compra Directa >1,000.01 y ≤ 10,000.00 2. Compra Directa >1,0000.01 y ≤ 30,000.00 3. Compra por Cotización >30,0000.01 y ≤ 900,000.00 4. Compra por Licitación > 900,0000.01 5. Compra por Contrato Abierto.

4.10 Otros Manuales de Normas y Procedimientos - OMNP Incluye los siguientes Manuales: 1. Manual de Organización y Funciones de la Unidad de Coordinación de Proyectos – UCP – MOFUCP PATII. 2. Manual de Adquisiciones para el Proyecto Administración de Tierras II – Madq PATII 3. Manual Administrativo Financiero del Proyecto Administración de Tierras II – MAF PATII

La versión de estos manuales debe contar con la no objeción del Banco Mundial3 y serán parte integral del Manual de Operaciones del Proyecto de Administración de Tierras, Fase II, PATII.

3 La versión presentada por el responsable de la consultoría, corresponde a los manuales previos a contar con la no objeción.

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5 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN. En el marco de las políticas y disposiciones institucionales, se establecerán las orientaciones correspondientes para el seguimiento y evaluación del cumplimiento de las funciones de cada una de sus dependencias. Para el presente caso, corresponderá a la Gerencia Administrativa Financiera y las dependencias que componen a la misma, la implementación de lo siguiente: 1. Manuales de normas y procedimientos específicos 2. Revisión anual de las normas y procedimientos administrativos financieros, correspondientes a cada manual. 3. Actualización y/o adaptación de las normas y procedimientos administrativos financieros, a la luz de las revisiones

periódicas o producto de nuevas disposiciones legales o administrativas. 4. Elaboración e implementación de disposiciones complementarias para el seguimiento y evaluación de la aplicación del

manual de normas y procedimientos administrativos financieros. Todo funcionario, empleado y/o consultor individual del RIC estará sujeto a las sanciones y/o deducción de responsabilidades que correspondan por el no cumplimiento de sus funciones o al no acatamiento de las normativas instituciones y legales. Dichas sanciones y/o deducción de responsabilidades se regirán sobre la base de las disposiciones correspondientes a la legislación nacional.

5.1 A nivel del la GAF. Corresponderá a la GAF la correcta aplicación de las disposiciones del presente manual, así como el elevar ante autoridades superiores la revisión y evaluación del mismo. También se incluirá dentro de las responsabilidades de la GAF, la evaluación del personal asignado a la Gerencia, en cumplimiento a las políticas y disposiciones de evaluación del desempeño institucional.

5.2 A nivel de la UDAF y unidades correspondiente. Será responsabilidad del Encargado de la UDAF y en el caso de otras unidades no dependientes de la UDAF, la correcta aplicación del manual de su ámbito de competencia y sus disposiciones (incluyendo someter a nivel de la GAF su revisión y actualización), al igual que la evaluación del personal bajo su coordinación en el marco de las políticas y disposiciones de evaluación del desempeño institucional.

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6 ANEXOS.

6.1 Normativa Legal Aplicable Normativa Legal: Constitución Política de la República de Guatemala. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. ARTICULO 2. Ámbito de competencia. Corresponde a la Contraloría General de Cuentas la función fiscalizadora en forma externa de los activos y pasivos, derechos, ingresos y egresos y, en general, todo interés hacendario de los Organismos del Estado, entidades autónomas y descentralizadas, las municipalidades y sus empresas, y demás instituciones que conforman el sector público no financiero; de toda persona, entidad o institución que reciba fondos del Estado o haga colectas públicas; de empresas no financieras en cuyo capital participe el Estado, bajo cualquier denominación, así como las empresas en que éstas tengan participación. ARTICULO 39. Sanciones. La Contraloría general de Cuentas aplicará sanciones pecuniarias que se expresan en quetzales a los funcionarios y empleados públicos y demás personas sujetas a su control, que incurran en alguna infracción de conformidad con el artículo 38 de la presente ley, en otras disposiciones legales y reglamentarias de la siguiente manera:

Mínimo Máximo 1. Incumplimiento de recomendaciones realizadas en auditorias anteriores Q.2,000 – Q10,000. 2. Falta de manuales de funciones y responsabilidades. Q.2,000 – Q10,000. 3. Falta de control previo a la ejecución de inversiones. Q.2,000 – Q.10.000. 4. Falta de presentación del informe de Ejecución de la inversión. Q.2,000 – Q.10,000. 5. Falta de aplicación de los clasificadores presupuestarios establecidos en la ley. Q.2,000 – Q.10,000. 6. Falta de conciliaciones de saldos. Q.2,000 – Q.10,000. 7. Incumplimiento de la rendición de cuentas. Q.2,000 – Q.40,000. 8. Falta de registro y control presupuestario. Q.4,000 - Q.40,000 9. Falta de separación de funciones incompatibles. Q.8,000 – Q.40,000 10. Pérdida o extravío de formularios oficiales. Q.2,000 – Q.80,000. 11. Falta de documentos de respaldo. Q.2,000 – Q.80,000. 12. Otros incumplimientos a Normas de Control Interno y disposiciones legales. Q.2,000 – Q.80,000. 13. Utilización de formularios no autorizados. Q.4,000 – Q.80,000 14. Falta de control interno. Q.4,000 – Q.80,000. 15. Falta de registro o atraso en los registros para el control de inventarios y almacén. Q.4.000 – Q.80,000. 16. Falta de un adecuado registro y resguardo de la documentación de respaldo de operaciones financieras y

administrativas. Q.8,000 – Q80,000. 17. Falta de presentación de la liquidación del presupuesto en la fecha establecida en la ley. Q.4,000 – Q.80,000.

ARTICULO 6. EJERCICIO FISCAL. El ejercicio fiscal del sector público se inicia el uno de enero y termina el treinta y uno de diciembre de cada año. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas (Acuerdo Gubernativo 318-2003) Articulo 9 Aplicación del Control Interno Ley de probidad y Responsabilidades. ARTICULO 20. RENDICION DE CUENTAS. Todos los que manejen, recuden, administren o inviertan fondos públicos, con cualquier fin, están obligados a rendir cuentas ante la autoridad superior del ramo y en forma prescrita por las leyes fiscales. En esta prescripción quedan incluidos los funcionarios diplomáticos y consulares de la República. El funcionario o empleado que por cualquier motivo perciba cantidades de dinero y no diere el correspondiente recibo indicando la causa de la recepción incurre en responsabilidad conforme a las leyes respectivas. Ley del RIC (Decreto 42-2005).

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EL Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF). El SIAF es el conjunto entidades, órganos, leyes, reglamentos, manuales, procedimientos, instructivos, recursos humanos, materiales y tecnológicos cuyo objetivo es desarrollar la administración presupuestaria y financiera del sector público no financiero. En tal sentido, el SIAF está conformado por: • Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97 del Congreso de la República, y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo

240-98, que constituye el marco normativo de los sistemas de Presupuesto, Contabilidad Integrada, Tesorería y Crédito Público, y por tanto, contiene las funciones de os entes rectores y las principales características de las etapas del proceso presupuestario.

• Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002 del Congreso de la República, y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 318-2003, que constituye el marco normativo del proceso de fiscalización y control gubernamental, y de funcionamiento de la Contraloría General de Cuentas.

• Decreto Legislativo de aprobación anual del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Nación, que se constituye en la base específica de administración de los créditos presupuestarios aprobados para el ejercicio correspondiente.

• El Ministerio de Finanzas Públicas como Órgano Rector de los Sistemas de Presupuesto, Contabilidad Integrada, Tesorería y Crédito Público, a través de las siguientes Dependencias:

• Dirección Técnica del Presupuesto –DTP-. • Dirección de Contabilidad del Estado –DCE-. • Tesorería Nacional –TN-. • Dirección de Crédito Público -DCP-.

• Los Órganos del Estado, Ministerios, Secretarías, Entidades Descentralizadas, Autónomas, Empresas Públicas e Instituciones del Sector Público No Financiero, con sus correspondientes Unidades de Administración Financiera –UDAF- y estructuras de Control Interno encargados de administrar los créditos presupuestarios autorizados en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Nación.

• Manuales elaborados y autorizados por el Ministerio de Finanzas Públicas, para la correcta y uniforme administración de los sistemas y etapas del proceso presupuestario, siendo éstos:

• Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. • Manual de Formulación de Presupuesto. • Manual para las Modificaciones Presupuestarias. • Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria y Financiera. • Manual de Contabilidad Patrimonial. • Manual de Ejecución Presupuestaria. • Las Normas Generales de Control Interno emitidas y aprobadas por la Contraloría General de Cuentas, para dar una

seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. • El Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, es el Sistema Informático diseñado, desarrollado y administrado por

el Ministerio de Finanzas Públicas para el registro de las transacciones con efectos, presupuestarios, patrimoniales y financieros, que en forma común, oportuna y confiable, permite conocer el destino de los egresos y la fuentes de los ingresos, expresados en términos monetarios. El SICOIN incluye por tanto, los sistemas de presupuesto, contabilidad integrada, tesorería y crédito público, y además, las etapas del proceso presupuestario: formulación, ejecución, evaluación y liquidación.

• Otras leyes y disposiciones que rigen la gestión de la administración pública, tales como: • Ley del Organismo Ejecutivo • Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento • Ley de Servicio Civil y su Reglamento. • Código Tributario. • Ley del Impuesto Sobre la Renta –ISR- y su Reglamento. • Reglamento de Gastos de Viático para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas

del Estado. • Ley del Impuesto al Valor Agregado –IVA- y su Reglamento. • Ley Orgánica de los otros Organismos, Entidades Descentralizadas, Autónomas y Empresas Públicas del

Estado. • Otros Acuerdos Gubernativos (Ministeriales) correspondientes.

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Otras Disposiciones: En cada sección o apartado que integra el MNPAF, en lo posible se integraran disposiciones específicas.

6.2 Formularios correspondientes. Anexo 1. Ejemplo de Formato de Términos de Referencia para contratación de consultorías

Préstamo ___-GT u Otra referencia de carácter institucional Nombre del Proyecto o área institucional

Consultoría en……………(nombre de la consultoría)

Formato de Términos de Referencia (TdRs) Los TdRs normalmente consisten de:

1. antecedentes del proyecto o institución; 2. objetivos de la consultoría; 3. alcance del trabajo; 4. lista de informes, entrega de productos; 5. duración y cronograma de actividades; 6. información sobre servicios locales, personal, facilidades que se proporcionarán al consultor 7. arreglos institucionales 8. perfil del consultor

1. Antecedentes Se describe de manera breve las características generales del proyecto y de la consultoría. En particular, se incluye:

• el nombre de la entidad ejecutora; • ubicación del proyecto; • una breve historia del proyecto (qué se ha realizado hasta la fecha); • lista de estudios relevantes e información básica; • los asuntos a resolver; • la fuente de financiamiento de la consultoría; • acuerdos de supervisión de los trabajos.

2. Objetivos de la Consultoría Los TdRs deben describir en forma específica los objetivos y resultados esperados de la consultoría. Los objetivos típicos de la consultoría en proyectos que financia el Banco Mundial (por ejemplo) suelen incluir:

• preparación de programas de desarrollo; • estudios de factibilidad de proyectos; • diseño de proyectos; • preparación de términos de referencia • capacitación; • recolección y análisis de datos, etc.

3. Alcance de la Consultoría Esta sección debe describir todas las actividades o tareas que el consultor debe realizar y los resultados esperados. Se debe describir solo las actividades y no la metodología o el enfoque a seguir, ya que esto es tarea de los consultores. Sin embargo, si se puede dar sugerencia del enfoque o metodología preferida.

El alcance de la consultoría usualmente se define indicando la siguiente información: • definición, alcance, límites y criterios de aceptación de la consultoría • nivel de detalle para el análisis o estudio requerido

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• comparación de la consultoría con otros proyectos similares • principales problemas a resolver, alternativas, • marco institucional y legal para la consultoría • requerimientos de idioma, equipo, etc. • requerimientos de calidad del trabajo

4. Informes y Productos Esperados Se debe especificar claramente los informes esperados u otros productos de ser el caso. Dependiendo de cada consultoría se pueden pedir plan de trabajo, informes de avance, informes interinos e informe final. El informe final debe ser siempre discutido en borrador con la entidad ejecutora y el Banco antes de ser considerado final.

5. Duración y Cronograma de Actividades Los TdRs deben indicar el tiempo estimado de duración de la consultoría.

6. Información sobre servicios locales, personal y facilidades que se proporcionaran al consultor. De ser aplicable, se debe indicar si se proporcionará al consultor equipo espacial o oficina, etc. .

7. Arreglos Institucionales. Se debe indicar el rol y responsabilidades de las entidades involucradas con la consultoría y la línea de autoridad para supervisión del consultor.

8. Perfil del Consultor. Se debe indicar claramente los requerimientos académicos del consultor, área de especialización y experiencia requerida.

6.3 Aspectos generales del Sistema de Contabilidad Integrada-SICOIN WEB. Ingreso al sistema:

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Menú principal: Selección de la Operación que se desea realizar:

Presentación de un módulo del sistema. 1. Identificación del tipo de operación y 2. Iconos utilitarios para comprobantes (crear, la entidad que lo realiza. modificar, consultar, aprobar, imprimir, etc.)

3. Operaciones ingresadas: 4. Filtros de búsqueda:

26



6.4 Simbología.

Símbolo Significado Operación y/o transferencia de datos, revisión, operación

combinada

Decisión

Documento

Transferencia ……..control

Referencia otra página

Terminador

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