Registres d'autoritat i nou procediment pel Dipòsit Digital

Maig 2012

Objectiu:

• Tenir el màxim de registres de professors de la UB per tal que es puguin utilitzar tant pel catàleg bibliogràfic com pels Dipòsits Digitals com pel GREC, i evitar duplicar les entrades i afavorir l’entrada única en els tres entorns.

Gestió dels registres d’autoritat des de PT:

• S’aniran redactant i completant tots els registres d’autoritat dels professors/investigadors de la UB tinguin o no tinguin registres bibliogràfics al catàleg però si en els diferents Dipòsits Digitals

• Al disposar de registres d’autoritat amb la nota 670 UB. Directori, aquests es podran filtrar per enviar al GREC i a més a més ens serviran per augmentar el subcatàleg d’autoritats Professors UB

• Per fer aquesta tasca es disposarà de la llista de Professors/Investigadors que hi ha actualment al GREC.– En una primera fase es detectarà els registres pendents de treballar, sigui

quina sigui la casuística. • També s’anirà completant el catàleg d’autoritats de professors a partir de

les noves incorporacions de documents en el dipòsit digital

- Contingut d’aquests registres (1):

a) Professors amb documents només al catàleg:- 670 UB. Directori- 856 VIAF (si és el cas) |yVIAF

• En cas que es donin d’alta documents d’aquest autor als dipòsits, el grup de dipòsits actuarà segons sigui el cas: b) o c)

• Nota: – Hi ha d’haver el corresponent registre d’autoritat

CANTIC al CCUC, sense el camp d’enllaç 856

- Contingut d’aquests registres (2):

b) Professors amb documents al catàleg i al DD-UB, el grup de dipòsits crearà i/o ampliarà el RA amb els següents continguts:

• - 670 UB. Directori• - 856 VIAF (si és el cas) |yVIAF• - 856 url índex d’autors del DD-UB |yDD-UB• - 910 DD-UB (|b si cal fer modificacions)

• Nota: – Hi ha d’haver el corresponent registre d’autoritat CANTIC al CCUC

sense els camp local 910 i d’enllaç 856– (Ex.: Abadal, Ernest)

- Contingut d’aquests registres (3):

c) Professors amb documents al catàleg i que tindran documents als dipòsits en un termini indefinit, el grup de dipòsits ampliarà i/o redactarà el RA amb els següent contingut:– 670 UB. Directori– 856 VIAF (si és el cas) |yVIAF– 910 GREC

• Una vegada ja es disposa dels seus documents en el DD-UB, – passa al cas b– s’esborra 910 GREC

• Nota: – Hi ha d’haver el corresponent registre d’autoritat CANTIC al CCUC

sense els camp local 910 i d’enllaç 856

- Contingut d’aquests registres (4):d) Professors amb documents només als DD-UB. El grup de dipòsits redactarà el RA

corresponent amb el següent contingut:• ESTAT: SUPRESS• 670 UB. Directori• 856 VIAF (si és el cas) |yVIAF• 856 url índex d’autors del DD-UB |yDD-UB• 900 NOCAT• 910 DD-UB

– En cas que s’afegeixin al catàleg registres bibliogràfics relacionats amb el professor, qualsevol catalogador modificarà el registres amb les següents actuacions: • Modificar si cal segons pautes CANTIC i passar al CCUC el RA• Es treu l’estat SUPRESS• S’esborra el camp 900 NOCAT

Nota: – Si té documents al CCUC és fa el corresponent registre d’autoritat CANTIC al CCUC i es

s’afegeixen els camps 001 i 003 al registre del catàleg UB. Es redacta la 670 de font tenint en compte els documents del CCUC. S’esborraran els camps locals 9XX i d’enllaç 856

– Si el document no és al CCUC, el camp 670 es crea amb els documents del Dipòsit.– (Ex.: Llupart, Montserrat ; Querol Martínez, Ester)

- Contingut d’aquests registres (5):e) Professors només amb documents en trànsit cap al DD-UB. El grup de dipòsits redactarà el RA corresponent amb els següents continguts:

• ESTAT: SUPRESS• 670 UB. Directori• 856 VIAF (si és el cas) |yVIAF• 900 NOCAT• 910 GREC

Una vegada es donen d’alta als dipòsits:• es modifica la 910 per DD-UB• s’afegeix la 856 cap al índex d’autors dels dipòsits amb |yDD-UB

–Nota: • Si té documents al CCUC és fa el corresponent registre d’autoritat CANTIC

al CCUC i es s’afegeixen els camps 001 i 003 al registre del catàleg UB. Es redacta la 670 de font tenint en compte els documents del CCUC. S’esborraran els camps locals 9XX i d’enllaç 856

• Si el document no és al CCUC, el camp 670 es crea amb els documents del Dipòsit.

Esquema (1)

•Professors amb registres bibliogràfics al CCUC –Usar plantilla ACA100AP: CANTIC-100professor (registre CANTIC) –Basar l’encapçalament en els documents del CCUC o les bases de dades d’autoritat pertinents–Si en el nostre catàleg no té bibliogràfics associat fer les següents modificacions en el registre donat per plantilla:

– camps Millenium: Estat: n Suppress– afegir 900 NOCAT

– Al passar al CCUC treure els camps: 856 d’enllaç a VIAF i DD-UB; 910 de bases de dades; 900 si s’escau

Esquema (2)

•Professors amb registres només als DD-UB o GREC –Usar plantilla A100: 100professor ; –basar l’encapçalament en bases d’autoritat externes (BNE/A, LC/NAF) o en els documents dels dipòsits–No passar al CCUC–Quan passin els documents del GREC al DD-UB esborrar GREC i subtituir per DD-UB– Quan arribin documents al catàleg passar a CANTIC:

• Mirar si al CCUC algú ja ha fet el RA (si fos així copiar/modificar tant al CCUC com al nostre catàleg (punt anterior) •o bé ja hi ha algun document (revisar l’encapçalament en funció del nou RB i els existents; deixar registre amb totes les característiques de CANTIC (A Codigo 1 – c; Estat - ---; 001 .b... ; 003 ES-BaCBU; 008Fuen Cat c; esborrar 900))•Al passar al CCUC treure els camps: 856 d’enllaç a VIAF i DD-UB; 910 de bases de dades

- Consulta des del catàleg d’autoritats:

– Tots els registres es podran consultar des del catàleg d’autoritats excepte els del cas e)

– Els casos c) i e) són excepcionals i es preveu que durin un període de tems definit.• Una vegada els professors ja tinguin documents als dipòsits es modificaran el

registres d’autoritat segons pertoqui• Els procediments per fer aquestes actualitzacions es definiran una vegada s’hagin

fet les càrregues corresponents i es vegi el volum de feina que genera

Preguntes més freqüents:

1. Quan fem un registre de Professor UB, hem de mirar si té RA al VIAF? I documents al DD-UB?– Només s’ha de consultar al VIAF i si és el cas

afegir el camp 856– Els professors que tenen també documents al

DD-UB s'aniran respectant amb la llista del GREC– Tots els catalogadors faran RA del cas a), a partir

del cas b) només els grup de dipòsits

Preguntes més freqüents:

2. S’han de fer els registres d’autoritat dels autors que no són professors i no tenen registres bibliogràfics al catàleg?– No

Preguntes més freqüents:3. Com es diferenciaran les propostes de

registres d’autoritat (catàleg- DD-UB)que fan els catalogadors de les biblioteques? I qui les resoldrà?– Una vegada les biblioteques iniciïn la tasca de

validació, tindran un formulari específic per les propostes de noves entrades als dipòsits

– Es procediment per resoldre aquestes propostes no està establert, s’establirà una vegada s'iniciï el procés i es vegi el volum de feina que genera, etc.

Tasques becaria:• A partir del llistat:– No CANTIC (tan si té com no RA): marca a la llista i

ho passa a l’Anna Rovira– Si CANTIC: • Revisar que no faltin els camps del cas b) si s’escau.• Si no coincideix la forma amb la del DD-UB, afegirà en el

camp 910 un subcamp |bCal modificar:

Novetats al catàleg d’autoritats dels noms d’impressors i antics posseïdors:• Enllaç al les corresponents bbdd• Visualització dels camps d’activitat, categoria i

congregació religiosa dels diferents personatges i possibilitat de navegació des d’aquests camps.

• Moltes gràcies i bona feina14 maig 2012