Gua prctica de optimizacin de recursos

y reduccin del gastoAdministraciones pblicas

5Autor

EdicinInstitut dInnovaci Empresarialde les Illes Balears

Ha coordinado la guaInstitut dinnovaci empresarial de les Illes Balears. Proyecto de Calidad Interna

Maquetacin e impresinGrficas Planisi

Depsito legal: PM 569 - 2011

1 edicin: mayo 2011

Patrocinadores

7Presentacin y propsito de la gua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Consideraciones previas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

. Ahorrar de manera estratgica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

. O ahorrar en el da a da . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Fuentes de sobrecoste y medidas de ahorro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

1) Ahorro consumos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12. . Energa.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12. . Telfono.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18. . Agua.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19. . Transporte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

2) Ahorro en contratacin y compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21 3) Ahorro de material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 4) Gestin de los recursos humanos y estructura administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 5) Sistemas de gestin e informtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

ndice

9PRESENTACIN Y PROPSITO DE LA GUA

Desde.su.creacin.en.2005,.el.Foro.Institucional.de.Calidad.en.el.Sector.Pblico.de.les.Illes.Balears.

ha.sido.el.marco.de.actuacin.comn.en.el.que.organizaciones.de.las.tres.administraciones.pblicas.

han.compartido.conocimientos.y.experiencias.y.han. realizado.conjuntamente.propuestas.para. la.

mejora.de.los.servicios.pblicos .

En.esta. lnea.y.como.consecuencia.de. la. inquietud.del.Foro.por. la.mejora.de. la.eficiencia.y.del.

aprovechamiento.de.los.recursos,.el.pasado.ao.se.constituy.un.grupo.de.trabajo.cuyas.conclusiones..

se.recogieron.en.un.documento.que,.por.su.inters,.se.consider.conveniente.publicar.y.compartir.

con.las.restantes.organizaciones.de.la.administracin ...

.

Este.es.el.origen.del.presente.documento,.cuyo..propsito.es.servir.de.gua.dentro.del.sector.pblico.

para.sensibilizar.a.las.personas.que.en.l.trabajan.acerca.de.la.importancia.de.identificar.y.eliminar.

los.gastos.excesivos,.llevando.a.cabo.acciones.de.mejora.en.ese.sentido .

Par.ello,.la.gua.aporta.una.serie.de.ideas.y.de.buenas.prcticas.que.pueden.servir.de.ejemplo.y.que.

cualquier.organizacin.puede.ejecutar.de.manera.inmediata.y.sin.coste.alguno .

El. fin. ltimo,. en. definitiva,. es. hacer. reflexionar. a. las. instituciones. y. a. los. trabajadores. sobre. la.

necesidad.de. crear. una. nueva. cultura. del. gasto. pblico. que.permita. una.gestin. sostenible. de.

los.recursos .

11

CONSIDERACIONES PREVIAS

Ahorrar de manera estratgica

Cuando.una.organizacin.se.plantea.recortar.gastos.debe.pensar.bsicamente.en.dos.cosas:

1 ....Determinar.si.se.trata.de.un.recorte.estructural,.para.lo.que.sern.necesarias.herramientas.de.gestin.complejas.y.elaboradas;.o.bien.de.un.recorte.coyuntural,.en.este.caso.se.trata.de.

identificar.aquellos.costes.que.todava.no.estn.comprometidos.para.eliminarlos .

2 ....Valorar.las.relaciones.causa-efecto.que.provocar.el.recorte.de.gastos ..

O ahorrar en el da a da

Cabe.distinguir.entre:

Coste:.lo.que.cuesta.hacer.una.cosa.apta.para.su.uso.(materiales,.tiempo,.energa,.dinero) .

Despilfarro:.el.gasto.excesivo.y.superficial,.por.tanto.innecesario .

Eficiencia:.Utilizacin.racional.de.los.recursos.para.conseguir.los.objetivos .

La.reduccin.de.costes.a.menudo.es.compleja.tcnicamente.o.requiere.decisiones.y.cambios.

de.cierta.importancia ..Pero.hay.otros.aspectos,.cercanos.a.nosotros,.que.no.requieren.cambios.

organizativos.o.grandes.decisiones.y.sobre.los.cuales.podemos.actuar.directamente,.que.son.

los.despilfarros .

12

FUENTES DE SOBRECOSTE Y MEDIDAS DE AHORRO

1) Ahorro consumos

Plan.de.revisin.de.instalaciones.(planificacin.temporal) ..Estudio.y.planificacin.de.los.recursos.

y.del.gasto .

Energa

Contratacin del suministro.Opcin.de.realizar.un.contrato.administrativo.cuando.se.pueda.por.el.ahorro.que.supone.

frente.a.contratar.el.servicio.como.particular ..Es.preferible.un.mayor.mbito.de.aplicacin.

territorial.del.contrato,.pues.permite.ajustar.econmicamente.las.ofertas.y.obtener.precios.

ms.bajos ..Ej ..mbito.nacional.o.autonmico .

A.considerar. la.opcin.de.dirigir.el.contrato.a.un.servicio.global.de.suministro.y.man-tenimiento,.utilizando.por.ejemplo.el. registro.de.Empresas.Suministradoras.de.Energa.

(ESE).y.tomando.como.referencia.el.modelo.de.contrato.de.servicios.energticos.y.man-

tenimiento.en.edificios.de.las.Administraciones.Pblicas,.propuesto.por.el.Instituto.para.

la.Diversificacin.y.el.Ahorro.de.la.Energa.(IDAE),.del.Ministerio.de.Industria,.Turismo.y.

Comercio:.www .idae .es .

La Delegacin de Economa y Hacienda de Illes Balears, gracias a la celebracin de un contrato administrativo de suministro elctrico ha conseguido un ahorro en el 2010 de un 25% respecto al ejercicio 2009.

13

. Horarios de uso de luces y de aire acondicionado.Apagado. de. luces. y. aire. de. forma. general. a. una. hora. determinada. (utilizacin. de.

programadores.automticos) .

Colocacin.de.interruptores.temporizadores.en.las.cabinas.de.los.baos .Apagado.de.luces.fijas.de.los.aparcamientos.por.la.noche,.y.fines.de.semana.y.festivos .Utilizacin.de.sensores.de.movimientos .Encendido.de.bombas.de.calor.en.funcin.de.las.condiciones.meteorolgicas .

. Sectorizacin de luces y aire acondicionado.Establecer.sistemas.que.permitan.apagar.o.encender.por.sectores.(no.centralizacin) .Luces.de.pasillos.encendidas.alternativamente .Encendido.parcial.de.luces.en.el.hall.de.entrada.principal .Encendido.parcial.de.luces.en.el.parking .

. Necesidades de iluminacin de cada zona.Uso.de.bombillas.incandescentes.o.de.fluorescentes .Detectores.de.presencia,.no.uso.en.zonas.deshabilitadas.o.de.paso .Utilizacin.de.bombillas.de.bajo.consumo.(en.general.compra.de.aparatos.elctricos.de.

bajo.consumo) .

Encendido.de.luces.en.funcin.de.la.iluminacin.solar .

14

La Delegacin de Economa y Hacienda de Illes Balears, gracias a las medidas anteriormente expuestas ha conseguido en el ao 2010 un ahorro en el suministro elctrico de un 8% respecto

al ejercicio 2009 y de un 19% respecto al ejercicio 2008.

15

TemperaturaTermostatos.no.modificables.a.la.temperatura.legal.en.invierno.y.en.verano,.o.incluso.bajo.

los.lmites.establecido.(experiencia Conselleria de Comer, Indstria i Energia i IDI 21 en invierno y 26 en verano).

Cierres.de.zonas.para.mantener.temperatura .Reduccin.de.horarios.de.climatizacin.y.alumbrado .Regulacin. de. horario. de. ventilacin. forzada. en. la. planta-stano. aparcamiento. de.

vehculos .

Aprovechamiento.de.zonas.de.stano.para.la.instalacin.de.equipos.S .A .I ..e.informticos,.con.el.fin.de.reducir.las.necesidades.de.refrigeracin .

16

La Delegacin de Economa y Hacienda de Illes Balears, ha conseguido desde principios del ao 2011 eliminar la climatizacin del cuarto donde se ubican los equipos de S.A.I., gracias al aprovechamiento de la temperatura constante de 17 C de la planta stano y de la instalacin de ventilacin, lo que ha supuesto un notable ahorro, ya que estos equipos tenan que

estar trabajando ininterrumpidamente fines de semana inclusive.

Optimizacin de las instalaciones.Instalacin.de.descalcificadora .Mantenimiento.preventivo .Colocacin.de.electrovlvulas.temporizadas.para.evitar. fugas.de.agua.cuando.no.hay.

presencia.fsica.en.el.inmueble .

Adopcin.de.medidas.para.el.uso.racional.de.las.instalaciones ..Colocacin.de.termostatos.en.equipos .Encendido.de.mquinas.en.horarios.de.bajo.consumo .Ajuste.de.la.presin.del.agua.y.uso.de.difusores.de.menor.caudal ..

La Delegacin de Economa y Hacienda de Illes Balears, gracias a estas medidas ha conseguido un ahorro de ms de un 30% en el captulo de inversin de material para el arreglo de instalaciones.

17

Ordenadores e impresoras.Modo.en.espera .Apagar.monitores.(poner.recordatorios.en.pantallas) .Impresin.a.doble.cara.y.por.impresoras.conectadas.en.red.frente.a.las.de.uso.individual .Impresoras.compartidas.entre.servicios .Limitar.la.utilizacin.de.impresoras.a.color.(slo.en.determinados.servicios) .Configuracin.de.impresoras.en.blanco.y.negro .

Concienciacin y sensibilizacin.Uso.de.pegatinas.recordatorio .Establecer.figura.del.gestor.energtico .Formacin./.informacin.(mdulo.de.sensibilizacin.medioambiental) .Publicacin. de. las. normas. de. austeridad. y. ahorro. energtico. en. la. INTRANET. del.

organismo .

Energas renovables.Uso.de.paneles.solares.cuando.sea.rentable .Uso.de.ecodiseo.en.los.proyectos.de.nuevos.edificios.e.instalaciones.pblicas .

18

Cumplimiento en la AGE de la Orden PRE/2118/2007, de 13 de julio, por la que se da publicidad al Acuerdo del Consejo de Ministros por el que se adoptan medidas de ahorro de energa en los edificios de la Administracin General del Estado.

El plan de ahorro desarrollado por la Conselleria de Comer, Indstria i Energia i el IDI (Institut dInnovaci) en el ao 2008, que inclua acciones concretas de ahorro energtico, le ha permitido reducir el gasto de electricidad en un 13,6 % por

persona y el gasto de agua en un 13,5 % por persona.

Telfono

Exceso de uso del telfono.Control.de.llamadas.(listados.por.extensiones) .Horario.restringido .Contratos.de.servicio:.tarifas.ajustadas.a.horarios./.tipo.de.llamada .Sustitucin.por.correo.electrnico .Establecimiento.de.Internet-chat.como.sustitutivo.de.llamadas .Sustitucin.por.el.uso.de.mensajera.SMS.corporativa .

19

Agua

Cisternas. de. doble. descarga,. que. permiten. vaciar.media. o. toda. la. capacidad. de. lacisterna.reduciendo.de.3.a.9.litros.segn.el.uso .

Lectura.de.contadores..mensualmente.para.la.deteccin.de.fugas .Colocacin.de.aireadores.en.los.grifos,.que.permiten.la.reduccin.del.gasto.de..agua.por.

minuto.entre.un.30-50% ..

Adhesivos.informativos.de.control.de.consumos..(experiencia Conselleria de Comer, Indstria i Energia e IDI Adhesivo en el wc En caso de deteccin de una fuga avisad ext: 99999).

20

Utilizacin.de.plantas.autctonas.en.las.zonas.ajardinadas.y.riego.por.goteo .Utilizacin.de.agua.de.lluvia.para.riego.mediante.la.instalacin.de.un.aljibe.de.recogida.

de.pluviales .

Gestin.del.riego.en.funcin.de.la.humedad,.la.temperatura.y.la.pluviosidad .

Gracias a estas medidas, la Delegacin de Economa y Hacienda de Illes Balears, ha conseguido un ahorro en el consumo de agua de un 16% respecto al ejercicio 2008.

Transporte

Uso de vehculos oficiales.Limitar.el.uso.a.lo.estrictamente.necesario .Gestin.eficaz.del.vehculo.oficial:.planificar.rutas./.uso.compartido .Fomentar.el.transporte.pblico.entre.los.empleados.pblicos,.as.como.su.utilizacin.en.

actos.y.eventos .

La Conselleria de Comercio, Industria i Energa del Govern de les Illes Balears ha sustituido el vehculo tradicional por uno hbrido de gama media

21

2) Ahorro en contratacin y compras Contratos Administrativos (ascensores, limpieza, seguridad, mantenimiento, desinsectacin).Limitar.o.rescindir.la.tendencia.a.prorrogar.los.contratos.administrativos,.procediendo.a.

convocar.nuevos.procedimientos.de.contratacin.para.conseguir.ofertas.econmicamente.

ms.favorables .

Modificar.a.la.baja.los.contratos.administrativos.existentes .Pedir.varios.presupuestos.en.la.contratacin.menor.y.renegociar.a.la.baja .Cambiar.sistema.de.contratacin.procedimiento.abierto./.mesa.contratacin .Los.criterios.de.valoracin.en.la.adjudicacin.debern.basarse.en.criterios.econmicos.

(mnimo.60%).y.no.en.otros.factores.no.evaluables.automticamente .

Fomentar.la.celebracin.de.Acuerdos.Marcos.de.seleccin.de.proveedores .Impulsar.la.adhesin.a.sistemas.de.adquisicin.centralizada .

En la Delegacin de Economa y Hacienda en Illes Balears, se ha celebrado un contrato de servicio de mantenimiento de ascensores un 16% ms barato que en ejercicios anteriores. As mismo se ha modificado un 30% a la baja el contrato del servicio de seguridad.

Necesidades.reales.de.gasto .Gestin.de.presupuestos:.presupuesto.x.=.gasto.x

22

Alquiler.de.instalaciones .Arrendar.instalaciones.acorde.con.su.uso.real .Amortizacin. de. espacios. pblicos. (aprovechamiento) .. Uso. pblico. fuera. de. horarios.

oficiales .

3) Ahorro de material: uso de consumibles,

Papel.Uso.100%.de.papel.reciclado .No.uso.de.papel;.escaneo.y.envo.electrnico .Reutilizacin./.doble.cara .Fomento.del.uso.del.correo.electrnico .Instalacin.de.contenedores.de.papel.para.su.reciclado .

Material de oficina.Inventario.restringido:.justificacin.de.necesidades .Control.por.departamentos.(volumen.personal,.trabajo,. . . .) .Unificacin.del.suministro.de.material .

23

Tner de las impresoras.Uso.de.impresoras.en.Red,.no.locales .Restriccin.impresin.en.color .No.impresin.automtica:.cuadro.de.dilogo .

La impresin a doble cara, as como imprimir slo lo estrictamente necesario ha supuesto para la Conselleria de Comer, Indstria i

Energia y el IDI bajar el consumo de papel un 7,21 % por persona, lo que supone un uso por trabajador al ao de 1,8 cajas de papel (cada caja 2500 folios). En relacin al tner se ha reducido en un 10,1 %.

24

4) Gestin de los Recursos Humanos y Estructura Administrativa

Formacin.Recursos.internos.en.formacin.en.lugar.de.contratacin.externa.(formacin.interna) .Formacin.online.elaborada.internamente;.sustitucin.parcial.de.la.formacin.presencial .Reciclaje.de.material.didctico.(cesin.propiedad.intelectual),.repositorio.formativo .Sistema.digital.de.material.didctico .

Gestin de permisos, licencias y ausencias..Limitar.y.racionalizar.los.viajes.(viajes.innecesarios) ..Uso.de.herramientas.telemticas.(videoconferencia,.etc .) ..Control.de.absentismo .

Horarios.Flexibilidad.horaria ..Flexibilidad.horaria.ajustada.a.objetivos ..Fomentar.el.teletrabajo.en.aquellos.puestos.en.que.sea.posible ..Potenciar.la.administracin.electrnica .

25

Rendimiento de las personas.

.Establecer.sistemas.de.medicin.del.rendimiento .

.Mayor.productividad.mayor.reduccin.de.contrataciones.extraordinarias .

.Control.de.los.tiempos.de.desayuno,.de.ir.a.fumar

.Limitar.el.uso.de.internet .

.Obligatoriedad. de. reciclaje. formativo. (nuevas. tecnologas,. nueva. regulacin,. nuevasherramientas.de.trabajo.en.general) .

.Deduccin.de.retribuciones.por.ausencias.injustificadas .

Relaciones de Puestos de Trabajo.

Generalizar. la.denominacin.de.puestos.de.trabajo.de.modo.que.permita. la.movilidad.funcional.entre.unidades.administrativas .

Duplicidad de funciones, competencias.

Estudio.de.funciones.dentro.de.cada.organizacin.y.entre.diferentes.administraciones .

Favorecer.movilidad.interadministrativa.sujeto.a.necesidades .

Introducir.funciones.genricas.de.grupo/cuerpo/escala.en.los.puestos.de.trabajo.indivi-dualizados .

26

Desajustes Personas/cargas de trabajo.

Reajustar.los.puestos.de.trabajo.de.las.unidades.administrativas.en.funcin.de.su.carga.de.trabajo .

Cargos de confianza y personal eventual.

Reduccin.de.cargos.de.confianza .

5) Sistemas de gestin e Informtica.

Sistemas de gestin utilizados.

Sistemas.de.gestin.por.objetivos .

Sistemas.de.gestin.de.calidad .

Gestin.por.procesos .

Sistemas.de.gestin.medioambiental .

Seguridad.y.salud.laboral .

Seguridad.de.la.informacin.(proteccin.de.datos.y.optimizacin.documental) .

27

Logstica.Archivo.de.documentos.necesarios.para.el.procedimiento .Transporte.de.documentos.optimizada .Digitalizacin .Liberar.espacios.de.almacn.innecesarios .

Software. Empleo.de.software.libre:.sistemas.operativos,.paquetes.ofimticos,.antivirus .Uso.de.estndares.abiertos.que.permitan.la.interoperabilidad .

PROCESOS ESTRATGICOS

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE APOYO

ADMINISTRADO

ADMINISTRADO

28

Necesidades informticas.Anlisis.de.las.necesidades.reales.de.software.y.de.hardware .Racionalizar.los.cambios .