Lección 1Redactando un resumen ejecutivo

Esta lección le enseña a convertir un documento de investigación o un caso de estudio enun Resumen Ejecutivo de dos páginas. Asimismo, le ayuda a redactarlo de manera queimpacte eficazmente sobre su audiencia meta. Usted aprenderá cómo transformar elcontenido técnico detallado en un formato más accesible para los lectores, así como laimportancia de utilizar un lenguaje conciso e interesante para motivar a los lectores apensar o actuar de forma particular.

Más adelante en la capacitación, durante la segunda fase universitaria, usted tendrá quepreparar un Resumen Ejecutivo para su Plan de Proyecto. Dicha actividad será máscompleja que la contenida en esta lección, sin embargo se aplicarán varias de las mismashabilidades y técnicas.

Al terminar esta lección, usted será capaz de:

redactar un resumen ejecutivo para un documento corto de investigación o unestudio de casomodificar su redacción para una audiencia meta específica

redactar de forma clara y persuasiva para alcanzar una meta específica

tomar un contenido extenso y detallado y convertirlo en un resumen corto,resaltando solamente los puntos más relevantes e importantes.

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Actividad: Redactando un Resumen Ejecutivo paraun documento de investigación

Instrucciones para el participante

Paso 1

Propósito

Utilizar las presentes herramientas de redacción básicas para redactar un resumenejecutivo sobre un documento de investigación o un estudio de caso.

90 minutos, incluyendo tiempo de lectura

Paso 2

Participe en la actividad

Esta lección le ayuda con la tarea de la lección Investigación secundaria, aprendiendosobre la universidad y sus recursos sobre cómo convertir un documento de investigaciónen un resumen ejecutivo de dos páginas.

1. Escuche activamente al resumen presentado por su instructor y participe en ladiscusión.

2. Tome el documento de investigación que usted ha elegido para practicarredactar un resumen ejecutivo. Comparta con la clase el tema del documento,para quién va a redactar el resumen, y qué desea usted que piense o haga esapersona al leer el resumen.

3. Utilizando el esquema presentado por el instructor, use los próximos 30 minutosredactando por su cuenta la primera frase y 2-3 puntos para cada ítem en elesquema.

4. Trabaje en pareja o según lo indique su instructor.5. Lea el esquema de su compañero y haga comentarios sobre el esquema leído.

Sobre la base de lo presentado en la lección, comente los puntos quefuncionan bien y las cosas que pudieran mejorarse.

6. Comparta con toda la clase los puntos más problemáticos.7. Termine el resumen ejecutivo de su documento de investigación como tarea,

utilizando la lista de verificación ubicada en el contenido de la lección. Estatarea será calificada como parte del curso de maestría, Métodos Cualitativosde Investigación, COMX, 5311.

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Redactando un resumen ejecutivoUsted aprenderá la importancia de lograr un impacto positivo en su audiencia de maneraque la misma actúe como usted lo desea. También practicará una variedad de técnicasde redacción para crear un resumen ejecutivo claro, persuasivo y agradable de leer.

Qué es un resumen ejecutivoUn resumen ejecutivo es una presentación general breve y escrita de un plan, informe opropuesta más extensos. Es una herramienta diseñada para proveer a los 'ejecutivos'ocupados (u otros profesionales) con respuestas rápidas a preguntas como: "¿Quéinformación contiene este documento?" y "¿Qué hay de interés para mí?" Al igual que lamayoría de las comunicaciones, el resumen ejecutivo se utiliza para alcanzar una meta - yasea lograr que alguien lea más, esté de acuerdo con proveer comentarios, compartainformación con otros u ofrezca un tipo específico de apoyo o respaldo que usted necesitapara lograr el éxito.

Un resumen ejecutivo generalmente tiene una orientación crítica o persuasiva, contrario aun abstracto, que es una sinopsis de solo los hechos con el propósito de ayudar al lectordecidir si desea leer el documento completo. Es importante redactar el resumen ejecutivobajo el supuesto que algunos lectores no revisarán todo el plan o propuesta (debido a queno tienen tiempo, interés o necesidad de conocer todos los detalles). El resumen debe porlo tanto no solo describir sino presentar los puntos principales de la manera más concisa yatractiva posible.

Cómo redactar un resumen ejecutivo

Paso uno: Identifique su audiencia y su objetivoEl comprender a su audiencia y su meta para esa audiencia es un primer paso crucial paracualquier comunicación. Por lo tanto, antes de avanzar, usted debe decidir qué desea quesu lector haga, piense o sienta una vez que haya leído su resumen ejecutivo. ¿Desea que ellector cambie su opinión sobre algo o que apruebe su proyecto o que comprenda mejorsus retos? Cualquiera que sea su meta, su redacción tiene que ser a la medida de esameta.

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Empiece a trabajar en su resumen ejecutivo contestando las siguientes preguntas:

¿Para quién escribo este resumen ejecutivo? (¿jefe?, ¿compañeros? ¿expertoscientíficos?)¿Cuál es el conocimiento que ellos tienen sobre el tema? (necesito presentarmuchos antecedentes o explicaciones o ¿puedo empezar desde un nivel másavanzado?)¿Cuál es su actual opinión sobre el tema? (tienen ya un sesgo o una nociónpreconcebida de este tema o será esta la primera vez que piensan sobre elasunto? Si ya tienen noción, tome en consideración la opinión del lector cuandoredacte su mensaje e incluya información que trate directamente sobre suspreocupaciones/intereses).¿Qué quiero que el lector haga, piense o sienta cuando haya terminado de leer miresumen ejecutivo? (No sólo debe limitarse a adecuar su redacción conforme aesta meta, si no debe enunciarla claramente en el documento. De esta forma ellector sabe por qué se le pidió que tomara tiempo de su apretada agenda pararevisar el resumen ejecutivo.)

Una vez que sabe para quién está escribiendo y por qué, puede empezar a desarrollar y verel contenido a través de un lente más estratégico.

Paso dos: Haga un esquemaUn resumen ejecutivo generalmente es de una a cuatro páginas. La extensión depende dela cantidad de información que esté resumiendo y el tiempo que espera que el lector estédispuesto a invertir en leerlo. Independientemente de la extensión, empiece por hacer unesquema o lista de los puntos más importantes que quiere cubrir. Los redactores expertosrecomiendan estilos de guías diferentes, así que Rare ha escogido uno que se adecua a laactividad que tiene como tarea en esta lección. En la segunda fase universitaria (Módulo 3)le daremos un esquema específicamente diseñado para ayudarle a redactar un resumenejecutivo para su plan de proyecto.

Escriba una frase para cada sección de la guía o esquema

Empiece redactando una frase para cada sección del esquema que se sugirió arriba. Ustedirá ampliando cada sección una vez que empiece a escribir todo el resumen.

1. Un comienzo que atraiga la atención: empiece con una o dos oraciones quecapturen al lector instantáneamente. Haga una pregunta importante, proveainformación sobre un hecho apremiante o haga una cita del mismo documento opresente una aseveración osada o inesperada. La idea es evitar el síndrome delprimer párrafo aburrido, que es común en los documentos de negocios y tengaclaro que su lector es una persona real que probablemente tenga otros 20documentos aburridos que leer. Un comienzo atractivo le da a su resumen unaventaja y retiene la atención de su lector.

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2. Introducción y resumen del propósito principal: una vez que cuenta con laatención del lector, debe introducir formalmente el tema y el propósito de suresumen. Deje claro el título, autor y la fecha del documento. Luego conteste losiguiente en un párrafo:

a. ¿Por qué le estoy presentando un resumen de este documento?b. Lo que espero que aprenda o que le motive una vez leído este resumen

3. Resumen del documento: en el resto del resumen ejecutivo describa los siguientespuntos en secuencia.

Empiece escribiendo una oración para cada uno:

a. Objetivo del estudio o proyecto de investigaciónb. Pregunta o reto que se enfrentac. Método utilizado para abordar la preguntad. Respuestas y productos obtenidose. Conclusiones o recomendaciones

4. Sus recomendaciones: finalice planteando de nuevo el punto principal. Lo quepiensa que puede aprenderse del documento o del estudio de caso que se puedaaplicar a su propia situación y que por lo tanto recomienda que el lector piense,sienta o haga.

Paso tres: Desarrolle el resumen completoEn este punto, usted debe poder ver su esquema y puntos principales y tener una idea decómo su documento se leerá una vez completado. La tarea ahora es completarlo coninformación relevante de antecedentes y datos de refuerzo, así como asegurar que cadasección fluya bien hacia la siguiente de forma tal que su narración sea cohesiva.

Necesitará dejar la mayoría de los detalles y ejemplos ilustrativos para el documentocompleto. Debe incluir solamente las principales ideas, hechos y antecedentes necesariospara que su lector entienda el objetivo, crea en los productos y evalúe la conclusióngeneral. Ser breve y conciso es la clave para un resumen bien redactado.

Consejos sobre el tono y estilo de la redacción

Sea breve y concisoDeje la mayoría de los detalles y ejemplos ilustrativos del documento de investigación fueradel resumen.

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Sólo incluya las ideas principales, hechos y antecedentes necesarios para que el lector:

Entienda el objetivo de la investigación;

Crea en el producto;

Evalúe la conclusión general.

Ser breve y conciso es la clave para redactar un buen resumen. Lo que debe evitar es solotomar algunas oraciones de secciones claves y simplemente enlazarlas. En lugar de eso,revise todo el documento y vuelva a redactar algunos elementos que considere relevantes.Luego pula lo que ya redactó hasta que el texto suene fluido y sin exceso de palabras.

Recuerde, los mejores escritores redactan hasta 5-10 borradores de un documento antes dequedar satisfechos.

No se desvíe de su punto principalEn una buena comunicación, siempre debe haber un punto principal con el que el lector oquien escuche se sienta identificado. Se debe poder extraer el punto principal en una o dosoraciones al principio del documento, y luego el resto de su contenido debe construir unaplataforma para este mensaje o proveer evidencia que lo apoye.

Lea sus borradores en voz altaEn el momento que su redacción se vuelva complicada o compleja, el lectorprobablemente olvide o deje de importarle el punto principal. Y usted perderá laoportunidad de causar impacto. Lee su primer borrador en voz alta a alguien y pregúntelesi con honestidad lo encuentra interesante y fácil de entender. Haga lo mismo con elsegundo borrador, con alguien diferente.

La jerga técnica, acrónimos y abstracciones elaboradas son barreras a la comprensión. Lasoraciones directas, con palabras concretas y las frases explícitas ayudan a que susignificado sea claro.

Finalmente, escoja un estilo de redacción que usted mismo disfrute leyendo. La redacciónempresarial no necesariamente tiene que ser aburrida o encopetada. No necesita seguirlas mismas reglas que aplican para una tesis de doctorado. Esta redacción tiene unpropósito completamente diferente y otra audiencia: su propósito es capturar el interés yconducir a la acción.

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Las bases de la buena redacción

Aprenda las basesLa gramática tiene razón de existir. Ayuda a las personas a entenderse. Los errores enpuntuación, ortografía y sintaxis alterarán y menoscabarán su mensaje. Si necesita ayudacon la gramática, compre una guía básica. O simplemente escriba “errores gramaticalesmás frecuentes” en su buscador de Internet para obtener una lista de los errores máscomunes. Las faltas de ortografía y mala gramática le dan una imagen poco profesional austed y a su organización. También debe usar el corrector de ortografía y gramática opedirle a alguien que revise su trabajo.

Use lenguaje y frases efectivasEscriba oraciones activas en vez de pasivas. Esta es la forma más efectiva para mejorar untexto aburrido.

Activo: Seis trabajadores protestaron.

Pasivo: Una protesta fue iniciada por seis trabajadores

Use un tono informal y palabras “reales”. A pesar de que quiere sonar inteligente ypreparado, no necesita usar frases complejas o lenguaje formal. Esto no atrae a la mayoríade lectores y le hace sonar como que si se está esforzando demasiado.

Informal: De acuerdo a lo discutido, adjunto una propuesta para su revisión.

Formal: Conforme a nuestra conversación, por favor encuentre adjunta una copiade la propuesta para su lectura.Informal: El criminal se escapó de la cárcel.

Compleja: El individuo que perpetuó el crimen escapó de las instalaciones deretención.

Sea específico en vez de vago. No use oraciones que adolecen de los factores clave o quedejan al lector inseguro de lo que quiere decir.

Específico: El departamento de mercadeo utilizará el dinero para comprar unanueva computadora y software para gráficas.Vago: El dinero será redirigido por el departamento de mercadeo.

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Déle un buen formato a su documentoHaga que su documento sea fácil de leer utilizando estas técnicas:

Use titulares y viñetas para capturar la atención del lector,

Divida el texto en pequeñas secciones,

Use viñetas con frases cortas para resaltar puntos importantes,

Deje márgenes de por lo menos una pulgada a cada lado de la página,

Empiece nuevos párrafos con frecuencia para que la lectura no parezcademasiado densa.

Lista de verificación para la completación del resumen ejecutivoRevise la gramática y ortografía de su resumen, revise el formato y lea su documento en vozalta para identificar cualquier lenguaje inadecuado.

Antes de terminar, conteste las siguientes preguntas para revisar si el contenido estácompleto.

¿Incluí todo lo que era necesario en el resumen ejecutivo para hacer unarepresentación justa y certera del reporte de investigación completo?Basado en mi conocimiento sobre los intereses, sesgos y preguntas probables dellector, ¿hay alguna otra cosa que deba incluir?¿Hay oraciones que puedo acortar o simplificar, manteniendo el mismosignificado?¿Estaré usando jerga, acrónimos o lenguaje técnico que el lector puedadesconocer?¿Habré repetido algo innecesariamente?

¿Habré dejado claro el punto principal al inicio y al final del documento?

Si puede contestar apropiadamente a todas estas preguntas, el resumen ejecutivo estáterminado.

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ResumenEn el transcurso de su campaña Pride usted muy probablemente tendrá que leer y redactarmuchos documentos e informes. Algunos como su Plan de Proyecto podrían contener variaspáginas.

Use las herramientas básicas de redacción presentadas en esta lección para avanzar en eldesarrollo de cada componente de su Plan de Proyecto.

Tenga en mente al ir desarrollando cada página de su Plan de Proyecto final que cadapieza es importante, pero que no todas las personas tienen el tiempo o la inclinación de leercada página. Un buen resumen ejecutivo ayudará al lector a tomar decisiones informadasdentro de un margen limitado de tiempo.

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